PRESENTACIONES EFECTIVAS LISTADO DE BUENAS PRCTICAS Herramientas conceptuales bsicas

Los s y los no que favorecen el logro de presentaciones efectivas

Cuando prepare su presentacin, RECUERDE:

Antes de la fecha de su presentacin es necesario:

3 Realizar un check list de:

las actividades previas al inicio del curso (invitaciones a los participantes, llamadas recordatorias, contactos, etc) los recursos que utilizaremos. Generalmente, se utilizan: PC, Proyector, multimedia Marcadores de distintos colores: o Para pizarra: siempre lavables (board marker) preferentemente de punta redonda (en algunas marcas comerciales, N 230) o Para papel: si el papel es de muy poco gramaje, use al agua. Si cuenta con papel de mayor gramaje (que generalmente se colocan en rotafolios) conviene de alcohol (indelebles) ya que se secan ms rpido y pueden usarse en cualquier superficie (por ej: en vidrio) borrador, pizarrones, rotafolios con papel suficiente papeles organizacin y distribucin de los breaks.

3 Preparar el material a entregar

3 Preparar una ficha ayuda memoria con la distribucin del tiempo y los
conceptos ejes que desarrollarn, actividades, etc en orden secuencial

3 Prever carteles u otro recurso que permita identificar a cada participante

del grupo.

3 Llegue media hora antes de la presentacin, para chequear el

funcionamiento de los recursos a utilizar.

3 Lleve consigo un reloj o cronmetro. 3 Ubique dnde se encuentran los comandos de la luz. 3 Identifique el encargado de mantenimiento y/o logstica del lugar dnde va
a desarrollar su presentacin. Siempre hay que tener un referente identificado.

3 En el momento de su presentacin, tenga un vaso de agua cerca pero no

dnde lo pueda derramar.

3 Practique la presentacin.

CUANDO PREPARE SU PRESENTACION TENGA EN CUENTA:

3 Lo ms importante es tener claro: el tiempo con que se cuenta, el lugar

donde se desarrollar la presentacin y el perfil de los participantes.

3 Analice los objetivos y expectativas de la audiencia. Quines estarn?

Por qu? Cules son las necesidades y funciones? A qu se dedican? Qu posicin ocupan en la/s empresas? Cuando esto no pueda conocerse de antemano, prevea un espacio dentro de la presentacin para indagarlo.

3 Identifique y enumere cules son las ideas y conceptos claves que tiene
que desarrollar.

3 Tenga claro lo que necesita saber el interlocutor y no se focalice en lo que

a usted le parece interesante.

3 El adulto aprende un 20% de lo que escucha y un 80 % de lo que hace y

practica.

3 Generalmente, las presentaciones se organizan en base a la siguiente

secuencia lgica: Apertura e Introduccin: presentacin personal del comunicador y de la empresa a la que representa presentacin general o individual de los participantes (segn el nmero y el grado de conocimiento previo que tenga el grupo entre s o el grupo con el responsable de la presentacin), comunicacin de los objetivos, de la secuencia de trabajo y de las normas de accin. Desarrollo del tema y actividades previstas, Cierre: sntesis de lo visto, conclusiones finales.

3 Asegrese de que haya un comienzo que presente todo el contenido y un

final que explique su conclusin

3 Los minutos iniciales tienen que orientarse a que los participantes se

interesen por lo que usted va a desarrollar (crear expectativas) y lo acepte a usted como presentador. Por lo tanto, ponga nfasis en determinar claramente un punto de contacto que predisponga a los participantes a escucharlo y sobre todo, a seguirlo.

3 En los minutos finales, hay que sintetizar y enfatizar los puntos ms

importantes tratados a lo largo de toda la presentacin. Se cierra con los mismos temas que se comenz.

3 Comience SINTETIZANDO contine ANALIZANDO y culmine

nuevamente sintetizando.

3 En el desarrollo de su explicacin, es conveniente ir de lo simple a lo

complejo, de lo concreto a lo abstracto, de la descripcin a la aplicacin.

3 Practique la presentacin y calcule el tiempo real que le insume cada parte

de su presentacin.

3 Estructure su presentacin de forma de intercalar adecuadamente los

momentos expositivos con los tiempos de participacin del grupo, de forma de no generar cansancio con ninguna actividad.

3 No lo olvide: prepare algo

til, interesante y breve. Es preferible que los participantes quieran orlo ms que menos.

Para confeccionar un PPT , tenga en cuenta las siguientes recomendaciones sobre los slides:

3 La simplicidad es el mejor criterio para elaborar su presentacin. Los

diseos muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje

3 Como regla general, recuerde: Seis lneas de texto, con seis palabras
por lnea

3 Poco texto, pocas animaciones, pocas transparencias. 3 No compita con los recursos: nunca deben ser ms potentes que usted ni
ocupar demasiado su propia atencin y la del auditorio.

3 Jams los slides debe decir ms o lo mismo que el comunicador. 3 Utilice los distintos componentes que pueden formar parte de los slides en
forma alternativa: texto, imagen, grfico, sonido, videos, segn los objetivos que persiga.

3 No use excesivamente recursos visuales dentro de las presentaciones

porque desenfocan la atencin y la exposicin

3 Cada slide puede tener un ttulo que aclare el punto que se est tratando en
cada momento de la presentacin.

3 Sea consistente en el tipo de letra, tamao y formato a lo largo de toda la

presentacin como as tambin respete las reglas de escritura. Use letras fciles de leer. El tamao de la letra nunca debe ser inferior a 18. Cuide y revise la redaccin y la ortografa.

3 Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar ms alejado del saln.
Los fondos de pantalla deben ser sencillos y los colores, claros.

3 Sea cuidadoso con el uso de los colores. Tenga en claro las asociaciones de
colores con significados en diferentes contextos (ejemplo, el rojo en los nmeros es seal de valores negativos, el rosado con la femeneidad)

3 Procure buen contraste entre texto y fondo. Se recomienda usar colores

oscuros para el texto y pasteles plidos para el fondo. No utilice colores complementarios en la misma diapositiva (ej. rojo y verde, azul y anaranjado, etc) ni tampoco colores brillantes (sobre todo en rojo, amarillo y azul).

Para mejorar su perfomance como COMUNICADOR, preste atencin a lo siguiente:

3 Tenga claridad en su propio pensamiento. Maneje rigurosamente los
conceptos.

3 Comunique con seguridad: nunca presente algo de lo que duda. 3 Ante los participantes difciles o los sucesos inesperados, mantenga
siempre un autocontrol del impulso y las emociones.

3 Est siempre atento a lo que usted est diciendo. 3 Active su propia creatividad de moda tal de incorporar novedad u
originalidad pero recordando que no es necesario ser creativo e innovador en cada presentacin.

3 Tenga claro los objetivos que persigue y transmita entusiasmo y

conviccin en lo que transmite.

3 Empese en hacerse entender con facilidad: las mentes odian y evitan

la confusin.

3 No se empee en convencer. 3 Controle y ejercite su lenguaje corporal y gestual. 3 Prese en forma erguida. Intente poner los pies de forma que estn
separados en el mismo ancho que los hombros para mayor estabilidad y comodidad.

3 Use ropa con la que se vea y se sienta bien. Su comodidad ser una cosa

menos por la que preocuparse y eso tambin se transmite a la audiencia.

3 Utilice todas las posibilidades de su voz. Para que sta llene el

auditorio utilice un viejo truco: mire y hable hacia la pared posterior. Esto proyectar ms claramente su mensaje.

3 Hable en tono fuerte, pero no grite. Pausado, pero no montono.

Identifique las palabras que tiene problema en pronunciar y use sinnimos de las mismas.

3 Tenga en cuenta que no es necesario llenar todos los segundos

disponibles con su voz. Puede utilizar el silencio para enfatizar puntos importantes.

3 Una buena respiracin es la base de un buen uso de la voz. 3 Antes de cada presentacin, realice un momento de concentracin. 3 Algo siempre sale mal. Est preparado para afrontarlo y solucionarlo con
humor y soltura.

3 Renuncie a la omnipotencia de querer resolverlo y manejarlo todo.

Spase limitado. A partir de ese momento, encontrar posibilidades en las situaciones difciles.

3 Si conoce bien el tema, reljese. Nada da ms sentido de autoridad que

la seguridad en s mismo y viceversa. Presentar informacin que usted disfruta y conoce, a un grupo interesado en su tema, debe ser una experiencia placentera y satisfactoria.

Cuando tenga que desarrollar una explicacin (por ejemplo, en una instancia de facilitacin o cuando presente un Informe de situacin) exprese la informacin en funcin de la siguiente estructura: Primero diga el concepto luego la explicacin y /o la descripcin de ellos. En las oraciones, primero los sustantivos, luego los adjetivos. Frases cortas en lugar de oraciones compuestas. Evitar las redundancias.

Durante la presentacin, no olvide:

3 Establecer contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes

momentos de la presentacin.

3 Mantenerse sumamente atento a las reacciones de los asistentes. Si

observa desgano o falta de participacin en alguien , es necesario procurar su participacin ms activa.

3 El entusiasmo con que usted desarrolle los temas tiene una incidencia
directa en el grado de inters que lograr generar, por lo tanto, procure un alto grado de involucramiento de su parte.

3 La expresin corporal, la voz y las manos son medios de expresin y

comunicacin.

3 Nunca lea los slides. Cuando necesite hacerlo, tenga especial cuidado
en no dar la espalda al auditorio

3 Luzca bajo control 3 Utilice los nombres de los participantes cuando dialogue con ellos. 3 Mantenga una postura adecuada y realice un correcto empleo de la
gesticulacin: sea mesurado en los gestos, sobre todo del movimiento de las manos.

3 Module correctamente; desarrolle una clara diccin e introduzca

cambios de entonacin en distintos momentos de la presentacin. Tenga especial cuidado en no levantar innecesariamente la voz. Intensifique el tono en los momentos de sntesis. Tambin haga diferencia de entonacin cuando realice una pregunta a los participantes.

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3 Controle y evite el uso de muletillas y modismos. 3 En lugar de informar, narre, describa. Utilice personajes, ancdotas,
hechos y situaciones que le ayuden a explicar su tema. Use ejemplos de su propia experiencia, vinculndolos a los puntos donde desea hacer nfasis. Compromtase con lo que est diciendo. Involucre a los participantes.

3 Desplcese pero no se mueva continuamente en el espacio. Nunca d la

espalda mientras est hablando ni se cruce delante del monitor (cuando esto ltimo no pueda evitarse, recuerde apagar o tapar el foco para que se suspenda la proyeccin en pantalla)

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Ante las preguntas o distintas intervenciones de los participantes, le recomendamos que:

3 No halague las preguntas de nadie. Escuche y responda. 3 Escuche las preguntas con actitud neutral. No acompae las preguntas
con movimientos afirmativos de su cabeza.

3 Repita las preguntas que le hagan los participantes antes de

responderlas. De este modo, se asegurar de que todos la hayan escuchado, ya que su voz tiene ms relevancia que la de los participantes en su conjunto.

3 Cuando alguien haga una pregunta negativa, transforme su respuesta en

positiva

3 Al responder mire primero a la persona que hizo la pregunta y luego haga

contacto visual con todo el auditorio

3 Conteste pura y exclusivamente en lo que le preguntan. No se explaye ni

abra ms interrogantes.

3 No pregunte reiteradamente: entienden? ... se entiende? 3 Tenga en cuenta que su punto de referencia siempre es el grupo, no cada
individuo en forma personal.

3 No entable duelos personales cuando de algn modo alguien lo desafa.

Vuelque la pregunta, la acotacin o la inquietud al grupo y de ese modo podr distanciarse y protegerse (Por ej: ante un cuestionamiento fuerte, pregunte: ustedes mirando al grupo en su totalidad- que opinan?)

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3 Supere la tentacin de estar centrado en s mismo. Cntrese en el grupo

que lo est escuchando

3 Genere participacin pero no la fuerce. Permita a los dems mantenerse

en el lugar que les resulte ms cmodo.

3 Domine la necesidad de querer agradar al auditorio en forma

permanente. Usted puede salirse del centro de la escena a favor del mensaje que est transmitiendo

3 Lo principal para poder manejar un participante difcil, es no ponerse

nervioso con l. Una respuesta razonable, calmada y amistosa, puede neutralizar intervenciones agresivas o desubicadas. Nunca se defienda.

POR LTIMO ...RECUERDE:

El xito de una presentacin depende

70 % del desempeo del comunicador

20 % de los recursos empleados

10 % de lo imprevisible

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