HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

NTC GP 1000 & ISO 9001

rea de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

gicuv@univalle.edu.co

http://gicuv.univalle.edu.co http://procesos.univalle.edu.co

Herramientas para la mejora continua

Ttulo interior principal Objetivos

1. Proveer un marco estructurado de solucin de problemas y toma de acciones de mejora. 2. Asegurar que los problemas sean debidamente definidos basndose en informacin concreta. 3. Proveer tcnicas para el anlisis de causas (tanto para problemas simples como complejos). 4. Asegurar que las soluciones sean sostenibles.

Ttulo interior principal Conceptos

Accin tomada para eliminar una no
Correccin

conformidad detectada. Se realiza para un evento puntual.

Accin tomada para eliminar la causa

Accin Correctiva

principal

de

una

no

conformidad

detectada u otra situacin no deseable

Accin
Accin de Mejora

tomada

para

aumentar

la

capacidad de cumplimiento de los requisitos.

Accin tomada para eliminar la causa de

Accin Preventiva

una no conformidad potencial u otra situacin (problema problemas potencial potencial). no deseable Situaciones

riesgosas o que se prevn ocasionaran

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Correccin Punto por fuera: NO CONFORMIDAD Tiempo Atencin Queja (Das) Accin correctiva

Meta = 11,5 das

Mejoramiento

Meta mejorada = 9,5 das

Prximo punto posiblemente por fuera: NO CONFORMIDAD POTENCIAL Tiempo Atencin Queja (Das)

Meta = 11,5 das RIESGO

Meses

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Ttulo interior principal Requisitos NTC GP 1000

Seguimiento, Anlisis y Mejora

Seguimiento

Anlisis

Mejora

Autoevaluaciones Retroalimentacin del usuario u otras partes interesadas. Auditoras internas de calidad y externas. Evaluacin de riesgos por procesos. Evaluacin del desempeo de los procesos. Referenciacin con otras entidades Equipos de mejora y sugerencias del personal Desempeo de proveedores y del personal. Anlisis de costos de servicios Estado y resultado de los objetivos y actividades de mejora. Revisin por la direccin.

Herramientas de Anlisis: Diagrama Causa - efecto Diagrama de Pareto Anlisis grfico de situaciones Histograma Grficos de control Estratificacin Hoja de recoleccin de datos

Correccin Accin correctiva Accin preventiva Accin de mejora

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Ttulo interior principal METODOLOGA MEJORAMIENTO

PLANEAR
1- Identificar y Registro
Identificar la situacin de no conformidad real (problema) u oportunidad de mejora en forma concreta y sin ambigedades. Tcnicas: 5W 2H, Lluvia de ideas

2- Recopilacin Informacin
Investigar las caractersticas especficas de la situacin identificada con una visin amplia y desde varios puntos de vista. Recopilar la informacin requerida sobre la situacin detectada y mantener registro. Tcnicas: Hoja de recoleccin datos, Graficas distinto tipo y estratificacin.

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3- Anlisis
Determinar las posibles causas que la estn originando la no conformidad. Plantear las hiptesis de las causas probables. Tcnicas: Por qu? Porque, Lluvia ideas, Estratificacin, Causa Efecto, Diagramas de distinto tipo, Pareto

4- Elaboracin del Plan de Accin

Plantear las acciones correctivas, preventivas o de mejora que son consideradas viables teniendo en cuenta metodologa, seguimiento y que darn respuesta a la situacin identificada Tcnicas: 5W 2H, Cronograma.

HACER
5- Ejecucin del Plan de Accin
Ejecutar las actividades definidas para la Accin. -La ejecucin de las acciones debe llevarse a cabo de acuerdo a lo planeado. Tcnicas: Formacin, Divulgacin y las establecidas en el plan.

VERIFICAR
6- Verificacin
Verificar la eficacia de la Accin establecida. - Monitorear el cumplimiento y evaluacin de las acciones. Tcnicas: Idem Recopilacin Informacin con el fin de realizar comparacin antes y despus.

ACTUAR
7- Estandarizacin
Documentar los cambios originados por las acciones tomadas. Tcnicas: Procedimientos, documentacin, carteleras, guas, boletines, etc. Tcnicas: Procedimientos, Documentacin carteleras.

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8- Consolidacin y Conclusin
Consolidar la informacin relativa a planes de acciones correctivas, preventivas y de mejora de todos los procesos de la organizacin, para preparar los informes correspondientes. Tcnicas: Informes, Presentaciones efectivas.

Ttulo interior principal Tcnicas Utilizadas

Diagrama de Causa y Efecto

Diagrama que expresa, de modo simple, la relacin entre una serie de causas y un efecto. Se usa a menudo junto con la Tcnica de las Ms; y sirve para investigar, de forma integral, las causas de un problema.

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Diagramas de Distinto Tipo

Distinto tipos de grficos dentro de los que se encuentra grafico de barras, pastel y tendencia; sirve para analizar una situacin, conocer el comportamiento de una caracterstica objeto de estudio

Estratificacin

Tcnica que permite agrupar los datos de diversas formas o grupos; y sirve para posibilitar una mejor evaluacin de la situacin. Identificando el principal problema.

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Hoja de Recoleccin de Datos

Motivo del atraso
Falta de recursos en caja Nota Fiscal errada Cobro Indebido Nota Fiscal atrasada Problema en el sector de Tesorera Otros Total

Verificacin

Total
20 50 150 350 80 50 700

Es una planilla que facilita la recoleccin de datos concernientes a una determinada situacin.

Flujograma o Diagrama de Flujo

Representacin grfica de los pasos de un proceso para describir y analizar un proceso existente o para disear uno nuevo.

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5 W 2H
Serie de preguntas que permiten analizar una situacin: Qu?, Quin?, Dnde?, Cundo?, Por qu?, Cmo? y Cunto?; sirve para realizar el anlisis o definir un plan de accin.

Por qu? Porque

Mtodo de preguntas sucesivas que permite llegar a la causa raz de un problema, sirve en el anlisis, permite identificar la causa fundamental o raz.

Grfico de Pareto
Diagrama de barras que permite jerarquizar de mayor a menor, los factores que inciden en una situacin objeto de estudio, sirve para priorizar de forma ordenada el anlisis y las acciones consecuentes.

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Diagrama de Correlacin
Grfico cartesiano que representa la relacin presente entre dos variables, para verificar la existencia o no de la relacin entre dos variables.

Histograma
Diagrama de barras que representa la distribucin de frecuencias de una variable objeto de anlisis, para verificar el comportamiento de la variable de un proceso con relacin a la especfica.

Grfico de Control

Grfico con lmites de control que permiten el monitoreo de los procesos, para identificar la aparicin de causas especiales en los procesos.

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_ Ejemplos y aplicacin

5W 2H

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5W - 1H

PLANEAR PROYECTO DE MEJORA

WHAT

QU?

WHY POR QU?

Por qu se hace as ahora? Por qu debe hacerse? Por qu hacerlo en ese lugar? Por qu hacerlo en este momento? Por qu hacerlo de esta manera?

Qu se hace ahora? Qu se ha estado haciendo? Qu debera hacerse? Qu otra cosa podra hacerse? Qu otra cosa debera hacerse?

WHO

QUIN?

WHERE DNDE?
Dnde se har? Dnde se est haciendo? Dnde debera hacerse? En que otro lugar podra hacerse? En que otro lugar debera hacerse?

Quin lo har? Quin lo est haciendo? Quin debera estarlo haciendo? Quin otro podr hacerlo? Quin ms debera hacerlo?

WHEN

CUNDO?

HOW CMO?
Cmo se hace actualmente? Cmo se har? Cmo debera hacerse? Cmo usar este mtodo en otras reas? Cmo hacerlo de otro modo?

Cundo se har? Cundo terminar? Cundo debera hacerse? En qu otra ocasin podra hacerse? En qu otra ocasin debera hacerse?

Por qu Por qu?

Pregunta 1: Pregunta 2: Pregunta 3: Por qu se par la Planta? Por qu se present la sobrecarga? Por qu la lubricacin del rodamiento ha sido inadecuada?

Respuesta 1: Porque el fusible se quem debido a una sobrecarga. Respuesta 2: Porque la lubricacin del rodamiento ha sido inadecuada. Respuesta 3: Porque la bomba de lubricacin no estaba funcionando bien.

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Pregunta 4: Pregunta 5:

Por qu la bomba de lubricacin no estaba funcionando bien? Por qu el eje de la bomba estaba gastado?

Respuesta 4: Porque el eje de la bomba estaba gastado. Respuesta 5: Porque se le meti un sedimento: Causa raz. Tratamiento de la no conformidad : Sustituir el fusible (Ataca el efecto de la maquina parada, Apaga fuego) Accin correctiva: Colocar un filtro en la bomba de lubricacin (Ataca la causa del paro).

Diagrama Causa Efecto Elaboracin

Identifique claramente la situacin objeto de anlisis. La cual puede corresponder a un efecto, un atributo, una caracterstica, una situacin que requiere ser mejorada. Escrbala en un recuadro del lado derecho (cabeza del pez) Dibuje una lnea a manera de espina dorsal, del lado izquierdo del recuadro. Identifique las causas o factores primarios asociados al efecto. Ubquelos en recuadros distribuidos arriba y debajo de la espina dorsal. Una cada recuadro con la espina dorsal, trazando lneas inclinadas. Defina las espinas ms delgadas (causas especficas) y nalas a las lneas trazadas en el punto anterior.

Ayuda para identificar Causas: Las famosas Ms: Mtodo Mano de obra Maquinas Materiales Mediciones Medio ambiente

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Diagrama Causa Efecto

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