Modulo Tecnicas de Documentacion y Archivo PDF

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR H.
CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA
MDULO
TCNICAS DEDOCUMENTACINY ARCHIVO
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MANUAL DE TCNICAS DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVO
II N ND D II C CE E
TCNICAS PARA EL MANEJO DE __________________________________________________________ 1 1. FUNDAMENTOS GENERALES DE ARCHIVO ______________________________________________ 1 1.1 HISTORIA DEL ARCHIVO ______________________________________________________________ 1 1.2 CONCEPTOS __________________________________________________________________________ 3 EL ARCHIVO ____________________________________________________________________________ 3 Archivar _________________________________________________________________________________ 3 Archivologa ______________________________________________________________________________ 3 1.3 IMPORTANCIA________________________________________________________________________ 4 Funciones ________________________________________________________________________________ 4 1.4 OBJETIVOS___________________________________________________________________________ 4 1.5 CARACTERSTICAS ___________________________________________________________________ 5 1.6 DOCUMENTO _________________________________________________________________________ 6 1.6 FUENTES DE ARCHIVO _______________________________________________________________ 6 CLASES _________________________________________________________________________________ 6 1.6.1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA _____________________________________________________ 6 1.6.1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA _____________________________________________________ 7 1.6.2 DOCUMENTOS PROPIAMENTE DICHOS _______________________________________________ 7 1.7 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL ______________________________________ 7 CREACIN o RECIBO __________________________________________________________________ 7 ARCHIVO Y PROTECCIN ______________________________________________________________ 7 UTILIZACIN _________________________________________________________________________ 7 TRANSFERENCIA _____________________________________________________________________ 7 ELIMINACION ________________________________________________________________________ 8 1.8 CONDICIONES DE UBICACIN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS. __________________________________________________ 8 1.9 TAREAS ESPECFICAS EN EL TRABAJO DE ARCHIVO ____________________________________ 9 1.9.2 REVISIN DE DOCUMENTOS _________________________________________________________ 9 1.9.3 RESTAURACIN DE DOCUMENTOS ___________________________________________________ 9 1.9.4 CODIFICACIN ____________________________________________________________________ 10 1.9.5 DISTRIBUCIN _____________________________________________________________________ 10 1.9.6 CONTROL CRUZADO________________________________________________________________ 10 1.9.7 PREPARACIN DE LEGAJOS ________________________________________________________ 10 1.9.8 PREPARACIN DE LAS CARPETAS O FOLDERES ______________________________________ 10 1.9.9 ORDENAMIENTO ___________________________________________________________________ 10 1.10 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO _________________________________________ 11 1.10.1 INSPECCIN: _____________________________________________________________________ 11 1.10.2 CLASIFICACIN: __________________________________________________________________ 11 1.10.3 CODIFICACIN: ___________________________________________________________________ 11
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1.10.4 DISTRIBUCIN: ___________________________________________________________________ 11 1.10.5 ARCHIVAR: _______________________________________________________________________ 12 1.11 CLASES DE ARCHIVOS ______________________________________________________________ 12 1.11.1 POR SU MANEJO O USO ____________________________________________________________ 12 1.11.1.1 ACTIVO O DE TRMITE __________________________________________________________ 12 1.11.1.2 INACTIVO O DE DEPSITO _______________________________________________________ 12 1.11.1.3 SEMIACTIVO ____________________________________________________________________ 13 1.11.2 POR SU ORGANIZACIN ___________________________________________________________ 13 1.11.2.1 ARCHIVO CENTRALIZADO _______________________________________________________ 13 1.11.2.2 ARCHIVO DESCENTRALIZADO ____________________________________________________ 14 1.11.2.3 ARCHIVO MIXTO O COMBINADO __________________________________________________ 14 2. ORGANIZACIN GENERAL DEL ARCHIVO ______________________________________________ 15 2.1 UBICACIN DENTRO DE LA ESTRUCTURA _____________________________________________ 15 2.2 PERSONAL COMPETENTE ____________________________________________________________ 15 2.3 MTODOS DE TRABAJO ______________________________________________________________ 15 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PRSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDICIN DE CERTIFICADOS _________________________________________________________________________ 16 3.1 SISTEMAS DE PRSTAMO ____________________________________________________________ 16 3.2 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL __________________________________ 17 3.3 EXPEDICIN DE CERTIFICADOS______________________________________________________ 17 4. SISTEMAS, MUEBLES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO ______________________________________ 18 4.1 ARCHIVADOR HORIZONTAL O DE GAVETA ____________________________________________ 18 4.2 ARMARIOS __________________________________________________________________________ 19 4.3 ESTANTERAS _______________________________________________________________________ 19 4.4 ARCHIVADOR DE FOLDERAMA O VERTICAL ___________________________________________ 19 4.5 CLASIFICACIN DE FUELLE _________________________________________________________ 19 4.6 EL KRDEX _________________________________________________________________________ 19 4.7 OTRO MOBILIARIO __________________________________________________________________ 20 4.8 ELEMENTOS DE ARCHIVO ___________________________________________________________ 20 4.8.1 CARPETAS O FOLDERES ____________________________________________________________ 20 4.8.2 CARPETAS PARA ARCHIVO _________________________________________________________ 20 4.8.3 PESTAAS _________________________________________________________________________ 20 4.8.4 MARBETES ________________________________________________________________________ 21 4.8.5 GUAS O SEPARADORES ____________________________________________________________ 21 4.8.6 GUAS PRIMARIAS _________________________________________________________________ 21 4.8.7 GUIA ESPECIAL ____________________________________________________________________ 21 4.8.8 GUIA INDIVIDUAL__________________________________________________________________ 21 4.8.9 CARPETA MISCELNEA ____________________________________________________________ 21 4.8.10 ETIQUETAS O RTULOS ___________________________________________________________ 21 4.8.11 RELOJ RADICADOR _______________________________________________________________ 22
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4.8.12 NUMERADOR Y FECHADOR ________________________________________________________ 22 4.8.13 BALANZA PARA CORRESPONDENCIA _______________________________________________ 22 4.8.14 TULAS ____________________________________________________________________________ 22 4.8.15 MESA DE TRABAJO ________________________________________________________________ 22 4.8.16 BANDEJAS PORTAPAPELES / BANDEJAS CLASIFICADORAS APILABLES _______________ 22 5 RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA ___________________________________________________ 22 5.1 TRAYECTORIA DE UNA CARTA: _______________________________________________________ 23 6. MANUAL DE ARCHIVO ________________________________________________________________ 23 6.1 OBJETIVOS DEL MANUAL ____________________________________________________________ 23 7. ARCHIVADORES ESPECIALES _________________________________________________________ 24 7.1 CONCEPTOS _________________________________________________________________________ 24 7.2 HEMEROTECA_______________________________________________________________________ 24 7.3 FOTOTECA __________________________________________________________________________ 25 8. MICROFILMACION ___________________________________________________________________ 25 81 CONCEPTOS _________________________________________________________________________ 25 8.2 VENTAJAS DE LA MICROFILMACION _________________________________________________ 25 8.3 APLICACIONES ______________________________________________________________________ 26 8.4 COMO SE HACE LA M1CROFILMACION ________________________________________________ 26 8.4.1 ACTA INICIAL ______________________________________________________________________ 26 8.4.2 ACTA FINAL _______________________________________________________________________ 27 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ___________________________________________________ 28 VITALES _______________________________________________________________________________ 28 NO ESENCIALES ________________________________________________________________________ 28 TILES ________________________________________________________________________________ 28 IMPORTANTES. _________________________________________________________________________ 29 SEGUNDA PARTE _______________________________________________________________________ 30 MTODOS DE CLASIFICACIN DE ARCHIVO______________________________________________ 30 1. MTODOS DE ARCHIVO _______________________________________________________________ 30 1.1 MTODO ALFABTICO _______________________________________________________________ 30 1.2 MTODO NUMRICO ________________________________________________________________ 31 1.3 MTODO GEOGRFICO ______________________________________________________________ 32 1.4 MTODO DE ARCHIVO POR ASUNTOS _________________________________________________ 33 1.5 MTODO ALFANUMRICO ___________________________________________________________ 34 TERCERA PARTE _______________________________________________________________________ 36 REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVO _____________________________________________________ 36 1. REGLAS DE CLASIFICACIN __________________________________________________________ 36 1 Regla: ________________________________________________________________________________ 36 2 Regla: ________________________________________________________________________________ 37 3 Regla: ________________________________________________________________________________ 37 4 Regla: ________________________________________________________________________________ 38
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5 Regla: ________________________________________________________________________________ 38 6 Regla: ________________________________________________________________________________ 39 7 Regla: ________________________________________________________________________________ 39 8 Regla: ________________________________________________________________________________ 40 9 Regla: ________________________________________________________________________________ 40 10 Regla: _______________________________________________________________________________ 41 11 Regla: _______________________________________________________________________________ 42 12 Regla: _______________________________________________________________________________ 42 13 Regla: _______________________________________________________________________________ 43 14 Regla: _______________________________________________________________________________ 43 2. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA POR ASUNTOS _______________________________________ 44 ANEXO 1 _______________________________________________________________________________ 45 ANEXO 2 _______________________________________________________________________________ 47 ARCHIVO GENERAL ____________________________________________________________________ 48 COMO DEBE GUARDAR LA DOCUMENTACIN ____________________________________________ 50 LIBRO DE REGISTROS___________________________________________________________________ 51 FORMULARIO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS __________________________________________ 52 PROCESO DOCUMENTAL ________________________________________________________________ 53 CLASES DE DOCUMENTOS ______________________________________________________________ 55 FORMULARIO ELIMINACIN DE DOCUMENTOS __________________________________________ 56
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TCNICAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVO

1. FUNDAMENTOS GENERALES DE ARCHIVO 1.1 HISTORIA DEL ARCHIVO La historia en realidad no dice cundo, cmo o dnde se invent este sistema, que ha sido y es una necesidad en la historia de una empresa y tambin del hombre, nace con l y forma parte de su vida. Se sabe que los antiguos guardaban en los templos de los dioses sus archivos y eran manejados por los sacerdotes. Tal importancia daban a sus documentos que los llevaban a las guerras, por temor a dejarlos en las ciudades donde l os enemigos los destruiran con mayor facilidad. La informacin ha sido el elemento primordial para el desarrollo histrico de la humanidad en todos sus aspectos. La informacin le permite al hombre avanzar en conocimientos y apreciar al mundo que lo rodea, esto es, el descubrimiento de su mundo personal, a una adaptacin a los cambios y al empleo de nuevas tcnicas, todo condicionado por varios factores como el ambiente, la naturaleza, las costumbres, la educacin. La constante necesidad del ser humano de obtener informacin se ha hecho presente desde tiempos remotos: los ideogramas encontrados en las cavernas, las tablas de arcilla de los antiguos babilonios, los papiros egipcios, los juglares durante el Medioevo; y ahora, la imprenta, el telgrafo, el telfono, la radio, la televisin, la computadora, los satlites. Son todos mtodos que la humanidad ha utilizado y utiliza en su afn de guardar la informacin que obtiene para su posterior utilizacin. Si hacemos un breve recorrido por los pueblos de la antigedad, los egipcios dan testimonio de sus archivos: En sus templos haba columnas recubiertas de inscripciones para consulta de sus sacerdotes. En la China y en la India las leyes sagradas eran custodiadas en los templos, por los sacerdotes. Los griegos y los romanos guardaban sus testamentos y documentos en mrmol, en bronce grabado y en madera. La expresin del pensamiento, desde la antigedad hasta nuestros das, ha sido grabada en piedra, mrmol, arcilla, pizarra, metal, madera, plantas y pieles y desde hace unos mil aos se escribe sobre papel. El primer contacto con el archivo se inici por los aos 1700, cuando el hombre vio en su tienda la necesidad de guardar algunos documentos; invent un aparato llamado aguja o spendle que consista en una varilla bastante delgada, ensamblada en una base y terminada en una punta fina, donde se insertaban los papeles. Con este elemento la consulta se haca muy difcil y los documentos se rompan con mucha facilidad. Ms tarde se ide otro sistema llamado gancho. Este tena mayor ventaja que el anterior ya que haca la consulta ms rpida, pues consista en una medialuna provista de varios ganchos en donde se clasificaban los papeles; pero a medida que la clientela aumentaba, aumentaba tambin la papelera, hacindose indispensable la divisin y clasificacin de documentos para encontrarlos ms rpidamente. De esa necesidad
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surgi el llamado Shannon; se trataba de una tabla base que tena en su borde superior un gancho que aprisionaba los papeles. Tiempo despus, aparece un nuevo clasificador que permita archivar por asuntos: El pigen hole que quera decir nido de palomas; era una caja con divisiones internas, tanto verticales como horizontales que hacan tantos espacios como se quisieran. A partir de esta poca la necesidad oblig a clasificar en algn orden la documentacin, puesto que no exista ningn sistema y se pens en ordenarlos alfabticamente; para el efecto, se cre el boxfile o archivo de caja, construido en madera. De ste surgi uno nuevo que se llam bellows-file, que quera decir carpeta de fuelle y facilit el manejo del material. Todo lo anterior prueba que siempre ha sido necesario guardar y clasificar documentos, dando origen a la regla de oro del archivo; "debe haber un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar".
AGUJA O SPENDLE
GANCHO
BELLOWS FILE
PIGEN HOLE 2
SHANNON DOARD
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ARCHIVO HORIZONTAL
1.2 CONCEPTOS EL ARCHIVO. Es una entidad que sirve para guardar toda la informacin que se genera en una institucin y toda la que recibe de acuerdo con su actividad. El archivo es, por lo tanto: la informacin con la cual cuenta toda la institucin. La memoria de la empresa. Archivo es la organizacin metdica y apropiada de los documentos para su manejo, registro, conservacin, restauracin, consulta y control. El archivo es el centro fundamental de informacin de la empresa, cuya organizacin y funcionamiento requiere orden, precisin, claridad y agilidad. Es la agrupacin sistemtica de documentos con caractersticas comunes, que permitan un conocimiento detallado de cada documento determinado: asunto, cdigo, tipo y localizacin dentro del archivador. En sntesis es el eje director de informacin por excelencia. Archivar Consiste en guardar los documentos de tal forma que estn protegidos co ntra el deterioro, destruccin o prdida, y que facilite la localizacin de la correspondencia en el momento en que se solicite. La tcnica que trata sobre conservacin, administracin, clasificacin, ordenacin e interpretacin de la correspondencia en los archivos, fuentes de consulta, tanto interna como externa, se llama archivologa. Archivologa Estudia la sistematizacin de los archivos con el objeto de determinar mtodos de ordenacin, conservacin, restauracin, encuadernacin y administracin. Su campo es
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cada da ms extenso porque no solamente se archivan documentos escritos, sino tambin cintas magnetofnicas, pelculas, filminas, discos, planos y otros. 1.3 IMPORTANCIA Todo negocio necesita archivar para conservar datos importantes acerca de sus productos, empleados, enseanzas, reseas o de algunos documentos por constituir patrimonio histrico, legal, administrativo, acadmico, investigativo o por cualquier otra razn que haga necesaria su conservacin. Estos datos deben ser encontrados oportunamente, y debido a que el manejo del archivo es cada da una de las funciones ms importantes de una empresa, deben existir funcionarios encargados de l con el fin de poder tomar decisiones rpidas y precisas. Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los negocios; crece su caudal, se multiplican y stas se convierten en documentos que hay que guardar para referencias futuras, tanto en empresas grandes, como pequeas basando todas sus posibilidades de surgir, en una programacin cuidadosa de trabajo y en un conocimiento preciso de fechas y acontecimientos. Para que los documentos que se archivan produzcan la informacin, es necesario agruparlos y clasificarlos por sus caractersticas y contenidos; conocer los orgenes y funciones (planes de la compaa); determinar los principios de procedencia bsica de cada documento, su frecuencia y el tiempo que debe guardarse. Funciones Las funciones del Archivo son: Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentacin que le sea remitida por los distintos servicios de la Institucin. Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentacin. Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas. Aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin segn los criterios establecidos. Gestionar el prstamo de la documentacin a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. Proporcionar asesoramiento tcnico a los archivos de oficina para su organizacin. Facilitar el acceso y difusin del patrimonio documental de la Institucin. 1.4 OBJETIVOS La definicin de objetivos debe adecuarse a cada empresa, pero hay unos elementos bsicos entendibles y aplicables en todos los entornos. En general, un sistema de gestin documental pretende: 1. Hacer ms fcil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qu documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe cmo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. 2. Facilitar que la informacin se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc.
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3. Conservar la memoria de la Institucin ms all de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada. 4. Localizacin y consulta fcil, rpida y segura de cualquier documento. 5. Construccin de centros de informacin activa para la empresa, disponible en todo momento. 6. Conservacin y ordenacin adecuada de documentos de la compaa. 7. Agrupacin de los documentos homogneos a travs de una nomenclatura en los diferentes asuntos. 8. Aceleracin del trmite y centro de atencin prestada a cada documento en particular y cada asunto. 9. Supresin de duplicados y documentos innecesarios. 10. Aplicacin de normas sobre duplicacin, retencin y transferencia de documentos de acuerdo con su importancia, utilizacin y consulta. 11. Determinacin de mtodos, elementos y formularios para lograr una operacin efectiva con la mayor economa de espacio y de tiempo. 12. Mantener bajo seguridad y reserva documentos confidenciales de funcionamiento de la empresa. 13. Suministrar informacin en forma gil y precisa. Definir el mbito de aplicacin de un sistema de gestin documental desde un punto de vista prctico, nos obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los documentos electrnicos y las bases de datos. En cualquier empresa existen estas tres realidades conviviendo de forma tan relacionada que no se pueden ofrecer soluciones parciales, en conclusin bsicamente tendremos como objetivos: Constituir un centro vivo y activo de informacin. Establecer un sistema que ofrezca los ms eficientes servicios. Asegurar una perfecta organizacin y custodia de los documentos. Mantener un sistema constante de transferencia de documentos.
La persona que maneja el archivo debe conocer: La institucin a la cual pertenece el archivo. Su estructura y organizacin. El origen de los documentos que genera a recibe la empresa. Tiempo que debe guardarse cada documento, en razn del tipo de institucin. Las clases de archivos segn su uso y necesidad.
1.5 CARACTERSTICAS Para que el archivo cumpla la funcin de guardar ordenadamente los documentos, y que puedan encontrarse cuando se necesiten, debe reunir las siguientes caractersticas: 1. 2. 3. 4. 5. Ajustado a las necesidades de la oficina. Simple, con relacin a la identificacin de su contenido. Rpido en la operacin de archivar papeles en sitios no equivocados. De fcil manejo, para encontrar documentos sin dificultad ni prdida de tiempo. Independiente de la memoria del archivero.
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6. Seguro, y que inspire confianza en la persona que los maneja para evitar prdida de documentos. 7. Ubicado en un sitio iluminado y con gran medida de seguridad. 8. Claro, evitando ambigedad en el proceso de informacin. 9. El mtodo y el sistema establecido deben proporcionar a los usuarios y a la empresa servicio eficiente. 10. Debe cumplir los objetivos como banco de datos sobre personal, proveedores, mobiliarios y mquinas; evitando que el archivo sea solamente para el servicio de conservacin de papeles.
1.6 DOCUMENTO DEFINICIN.- Es todo material que, de una u otra forma, nos ofrece informacin. Visin global que integre los documentos en papel, los documentos electrnicos y las bases de datos. El trmino gestin documental o gestin de documentos puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestin de los papeles que, en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando los buscan. En otros, con un nivel tecnolgico ms alto, gestin documental se asocia a digitalizacin de imgenes y a escneres que milagrosamente hacen desaparecer los papeles. Pero, gestin documental es esto, y algo ms. Para intentar explicar que es un sistema de gestin documental en el entorno empresarial, tenemos que insistir en dos aspectos importantes: los objetivos que pretendemos conseguir y el mbito de aplicacin del proyecto. 1.6 FUENTES DE ARCHIVO Las oficinas de hoy son un constante fluir de correspondencia, que, dada la variedad, es indispensable establecer una clasificacin, para que la informacin contenida en la correspondencia pueda ser identificada, clasificada y archivada satisfactoriamente. CLASES.- Correspondencia y documentos propiamente dichos. 1.6.1 Correspondencia es el conjunto de cartas o comunicaciones que se enva o se recibe1 y se clasifica de acuerdo con su fuente en: a) Externa. b) Interna. 1.6.1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA Corresponde a todos aquellos mensajes y documentos que se reciben, y se envan, tales como estados de cuentas, cartas, pagars, contratos, solicitudes, facturas de compra,
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Dentro de la correspondencia enviada y recibida, es importante hacerle estudio particular para determinar su clasificacin y mantener la secuencia, tanto en las carpetas individuales como en las carpetas del archivo general. La correspondencia para las carpetas tanto enviada como recibida se archiva en orden cronolgico (ao, mes, da).
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licencias, etc. Estas deben tener una clasificacin establecida de acuerdo con el mtodo del archivo de la empresa: por asunto, alfabtico, numrico, cronolgico, alfabtico/numrico; puede tener adems un distintivo especfico de color o de marbetes en las carpetas para distinguir la correspondencia enviada de la recibida 1. Tambin podemos decir que correspondencia externa es el sistema de comunicacin escrita que se produce entre las instituciones. 1.6.1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA Comprende a todas las comunicaciones, mensajes de administracin y disciplina que se tramitan dentro de la empresa, a travs de formatos de notas, memorandos, circulares, rdenes de trabajo / autorizaciones, copias de diferentes trabajos, informes, actas y otros y deben ser archivadas como correspondencia interna recibida y enviada 2, en orden consecutivo de fechas, de acuerdo con el remitente, el destinatario o el as unto. 1.6.2 DOCUMENTOS PROPIAMENTE DICHOS Son creados para trasmitir datos a informacin, tales como avisos, catlogos, certificados, rdenes de servicios, decretos, informes, registros contables, papeles de inversin, ttulos de propiedad, garantas, informes jurdicos. 1.7 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL Para el buen funcionamiento de un negocio o empresa es importante conocer cul es el ciclo de vida de un documento, cmo guardarlo y custodiarlo, cundo transferirlo o eliminarlo. Comprende las siguientes etapas: 1. 2. 3. 4. 5. Creacin o recibo. Archivo y proteccin. Utilizacin. Transferencia. Eliminacin.
CREACIN o RECIBO: Es enorme la cantidad de documentos que circulan por una organizacin sean stos recibidos o generados en ella. El momento en el cual se produce un documento o se lo recibe en la institucin corresponde a esta primera etapa del ciclo de vida. ARCHIVO Y PROTECCIN: Cuando se decide tener documentos, se deben tomar medidas para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida til. UTILIZACIN: Los documentos se guardan por un motivo primordial: para su consulta. Solo los documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican en tiempo empleado para guardarlos. Para poder distinguir cules documentos sern utilizados posteriormente y cules no, es importante conocer la empresa, las leyes sobre conservacin de documentos y poseer una buena dosis de sentido comn. TRANSFERENCIA: A medida que la consulta de determinados documentos se vuelve ocasional o nula, deben ser sacados de los archivos activos y transferirlos a los archivos inactivos, mediante un sistema de traslado de documentos.
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La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de los Archivos de gestin o de oficina al Archivo General. Los objetivos principales son: a) Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeracin de documentos en las oficinas y descargndolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente. b) Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestin, conservacin (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos. Para el traslado peridico se deben fijar criterios o seguir los ya establecidos. Hay necesidad de crear, sin excepcin, un archivo semiactivo o un archivo intermedio, de manera que, si en algn momento se requiere cualquier papel, ste se lo encuentre fcilmente. En el momento de hacer la transferencia se debe tener en cuenta: - Documentos fundamentales, esenciales para la vida de la empresa (escrituras) y que no deben ser trasferidos. - Documentos importantes y de utilidad diaria, pueden ser trasferidos al archivo semiactivo, luego de un tiempo prudencial (Ej. Actas - un ao, dos aos), luego al archivo inactivo. -Documentos eficaces temporalmente (Recibos, cheques - tres o cuatro aos) y que posteriormente pueden ser remplazados. Trasmitir datos procesados se conoce como egreso y los documentos se denominan de accin ELIMINACIN: Documentos no esenciales, estos documentos tienen valor por tiempo muy corto (Ej. memos de seis meses, propaganda) estos pueden destruirse y no se justifica su conservacin por ms tiempo previo a un anlisis, como tambin podemos decir que es el material que puede ser descartado o eliminado luego de corto uso. 1.8 CONDICIONES DE UBICACIN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS. Teniendo en cuenta las caractersticas fundamentales del archivo como unidad de informacin en toda organizacin empresarial, y dada la funcin de control y conservacin de documentos, es conveniente darle la importancia que le corresponde para lograr el cumplimiento de los objetivos, por lo que debe tener las mnimas condiciones de ubicacin y medidas preventivas, tales como: 1) 2) 3) 4) No utilizar papel reciclado para los documentos importantes. Los documentos importantes no se perforan nunca. No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. Si es necesario, se abrirn varias carpetas y se numerarn: volumen I, II , Evitar el uso de elementos metlicos para unir los documentos importantes (grapas, fastener, etc.), gomas elsticas ni carpetas o camisas de plstico.
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5) Utilizar el material de oficina ms aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los documentos: papel permanente, clips de plstico, cola de celulosa, etiquetas de papel engominado, cajas de cartn neutro, hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5), armarios y contenedores metlicos. Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una temperatura entre 15 y 25C, una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial que no supere los 200 lux. Estas condiciones son difciles de conseguir en una oficina y no siempre son compatibles con las condiciones ambientales que requerimos los seres humanos. No obstante, se pueden tomar las siguientes medidas en las oficinas: Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel. Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen caeras o existan humedades. Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o cartn). Contra el calor: Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo. 7) 8) Medidas de seguridad; es decir, alejado de talleres, cocinas o de cualquier otra causa que produzca fuego o altas temperaturas, provisto de extintores. Iluminacin y ventilacin; dos aspectos muy importantes en la buena conservacin de los documentos y que facilitan la labor del personal que all trabaja. El sitio del archivo debe permanecer completamente limpio, para evitar mal aspecto; utilizar aspiradoras para la limpieza. Consultar al cuerpo de bomberos para efectos de asesora del mismo, sobre seguridad industrial. Las gavetas deben permanecer cerradas, para evitar accidentes y al finalizar la Jornada de trabajo deben quedar con llave.
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1.9 TAREAS ESPECFICAS EN EL TRABAJO DE ARCHIVO Cuando provienen de la unidad de correspondencia se recibirn manteniendo el orden en que son enviadas; y cuando provienen de las diferentes dependencias se recibirn mediante relacin que identifique el ttulo, cdigo, centro de costo y el nmero de los folios enviados en cada lugar. 1.9.2 REVISIN DE DOCUMENTOS Verifique que los documentos dispuestos para archivar hayan sido totalmente tramitados. Se deben separar los papeles deteriorados, restaurarlos o sustituirlos, quitar ganchos clips, y revisar anexos. 1.9.3 RESTAURACIN DE DOCUMENTOS Para reparar un documento se aconseja introducir el papel dentro de una bolsa de polietileno o dentro de una cubierta plstica procurando su continua ventilacin. Para arreglar rasgaduras en los documentos deber unirse sus bordes y colocarse sobre ellas una delgada tira de papel de seda, previamente impregnado de acetato de celulosa en acetona, con un pincel, de manera que forme una especie de goma; es aconsejable no utilizar cinta.
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1.9.4 CODIFICACIN Es el procedimiento de determinar el nombre o asunto bajo el cual se va a ar chivar con la ayuda del registro de clasificacin o cdigo de asuntos, asignando a cada documento el nmero o cdigo correspondiente. La unidad de archivo encargada de codificar anotar a continuacin las iniciales de redaccin y elaboracin del documento (pie de pgina), el cdigo de archivo que corresponda al tema, segn el registro de clasificacin o cdigo de archivo adoptado por la institucin. 1.9.5 DISTRIBUCIN Revisados los documentos, y perfectamente clasificados, se separan y se ordenan de acuerdo con el cdigo del asunto o materia. 1.9.6 CONTROL CRUZADO Para facilitar la clasificacin del archivo y consulta de los documentos que tratan a la vez de varios temas o asuntos, se establece la utilizacin de la referencia cruzada. Cuando una carta o documento trate de diferentes temas o asuntos, o bien exista duda de varios sitios donde pueda ser archivado, el documento original se archivar en el asunto que haga referencia, o sea el de mayor importancia y se llenar el formulario de referencia cruzada, anotando en el espacio destinado al resumen una sntesis de lo correspondiente a cada asunto, para el cual se ha producido. El formulario una vez llenado se archivar en el legajo del tema que corresponde; con tinta y letra clara. Se recomienda elaborar tantos cruces de referencia cuantos se crean necesarios, pues el xito de un archivo consiste en poder localizar fcilmente y en cualquier momento lo deseado. 1.9.7 PREPARACIN DE LEGAJOS Los documentos deben agruparse por cdigo de acuerdo con el sistema establecido para conformar legajos. Los documentos de un mismo cdigo se ordenarn cronolgicamente, teniendo en cuenta que los documentos ms recientes se ubiquen en la parte superior. Para la conservacin de los legajos se utilizarn carpetas con la cartula respectiva. 1.9.8 PREPARACIN DE LAS CARPETAS O FOLDERES Para lograr que el archivo de oficina sea lo ms uniforme posible, circunstancia que facilita la localizacin fcil y rpida de los documentos, es indispensable preparar cuidadosamente las carpetas. Se aconseja evitar la utilizacin de toda clase de sujetador metlico en las carpetas, pastas o cartulas. Existen dos clases de carpetas o flderes, una para el sistema vertical o folderama; y otra para el horizontal o de gaveta. La diferencia entre estas dos es la colocacin de las guas. Para preparar las carpetas o folderamas se elaboran los marbetes, escribiendo siempre en la misma posicin, el cdigo, ttulo del tema, o asunto, en maysculas y el nombre con minsculas. 1.9.9 ORDENAMIENTO
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Los legajos se ubicarn en el mueble respectivo de acuerdo con el cdigo o mtodo utilizado. 1.10 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Luego de que la correspondencia ha sido enviada para ser archivada, pasa por cinco etapas diferentes: Inspeccin Clasificacin Codificacin Distribucin Archivo
1.10.1 INSPECCIN: Se examina la correspondencia para comprobar que tiene las iniciales de autorizacin para ser archivada,, si no es as, se la devolver a la persona a quien estaba dirigida. 1.10.2 CLASIFICACIN: Es el proceso mediante el cual se determina el nombre o el asunto con el que se archivar la correspondencia: 1) Bajo el nombre del membrete o razn social (correspondencia recibida). 2) Bajo el nombre de la persona o compaa a quien se dirige la carta (copias de correspondencia enviada). 3) Nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida). 4) Nombre del tema o asunto mencionado en la carta (correspondencia recibida o enviada). 5) Nombre de la localidad geogrfica (correspondencia recibida o enviada). 6) Bajo un cdigo especfico. La correspondencia se clasificar con el encabezamiento por el cual es ms probable que sea solicitada del archivo. Cuando un documento puede ser solicitado de varias maneras, se elaborar la tarjeta de referencia. 1.10.3 CODIFICACIN: El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia, recibe el nombre de codificar. Existen tres mtodos: 1) Se subraya el nombre seleccionado (Es mejor un lpiz de color). 2) Si el encabezamiento bajo el cual se va a archivar, no aparece en el cuerpo del mensaje ni en parte alguna del documento, se lo debe escribir en la esquina superior derecha. 3) Si es necesario hacer una referencia de la correspondencia, el encabezamiento seleccionado se subrayar o escribir y adems se colocar una X al final de la lnea para indicar que tiene una referencia. 1.10.4 DISTRIBUCIN:
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Es ordenar los documentos alfabticamente luego de su codificacin. 1.10.5 ARCHIVAR: Es el ltimo paso y comprende la colocacin de los documentos en los respectivos expedientes y guardarlos dentro de las gavetas. 1) Abrir la gaveta del archivo que est rotulada con el encabezamiento buscado. 2) Utilizar los encabezamientos de las guas para localizar y encontrar la carpeta que lleva el ttulo con el cual debe ser guardada la correspondencia. 3) Sacar la carpeta y dejarla descansar sobre el borde de la gaveta, cerca del lugar de donde se la extrajo. 4) Comparar el encabezamiento del documento con el de la carpeta. 5) Colocar los documentos en las carpetas respectivas de acuerdo con el sistema, con el titulo hacia la izquierda, de tal manera que el lado izquierdo del documento descanse sobre el fondo del expediente. La carpeta debe levantarse y apoyarse en un lado del cajn, antes de colocar los papeles dentro de ella, para tener la seguridad de que se ha tomado la que corresponde y para que los papeles queden bien colocados y lleguen al fondo de la misma. 6) Volver a colocar el expediente de tal manera qua descanse sobre el fondo de la gaveta con sus dos lados en posicin vertical y con su encabezamiento completamente visible.
Nota:
Todos los papeles, no importa el tamao que tengan, se colocan en las carpetas con los membretes hacia la izquierda. Se debe archivar directamente para evitar acumulacin de documentos y lograr que la labor sea eficaz.
1.11 CLASES DE ARCHIVOS La prctica corriente de las actividades administrativas establece una clasificacin que obedece a circunstancias de importancia y situacin. Por su manejo o uso y por su organizacin. 1.11.1 POR SU MANEJO O USO 1.11.1.1 ACTIVO O DE TRMITE Son aquellos en los que los documentos se encuentran en proceso de tramitacin, o material de administracin que presta un servicio activo; ya sea que presenten un alto ndice de consulta permanente, o por ser documentos que su contenido es indispensable en el movimiento diario de las actividades del trabajo de oficina. 1.11.1.2 INACTIVO O DE DEPSITO Esta unidad de archivo implica la prestacin de servicio pasivo de informacin porque la consulta es menos frecuente.
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Identifica los documentos que han perdido actualidad pero que por aspectos legales y de prevencin se hace necesario conservarlos por su valor constante, para la empresa, tales como: libros de contabilidad, documentos fiscales, inventarios de maquinari a y equipo, cheques, plizas de seguros, recibos de pagos, facturas, contratos, acuerdos y actas, etc. El archivo inactivo constituye un depsito de correspondencia y se organiza en un lugar propio para descongestionar el trabajo de oficina. Se deben establecer pautas para el traslado de documentos que dejan de tener actualidad. Para la conservacin de estos documentos es importante cubrir algunos requisitos como encuadernacin, pastas de cartn, carpetas, separadores, otros. Tambin establecer un fichero alfabtico con el contenido general de cada libro, carpeta, paquete o cajas. El objetivo de este fichero es mantener actualizado el archivo inactivo para que la consulta sea gil y efectiva en un momento dado. 1.11.1.3 SEMIACTIVO Caracteriza aquellos documentos que dada su importancia presentan un gran valor informativo. Es considerado como un paso intermedio entre el activo y el inactivo, dependiendo de las actividades de la empresa o de la importancia de consulta que tenga el material de correspondencia; ya que existe la posibilidad que un documento regrese al archivo activo, a causa de las investigaciones o procesos del trabajo de oficina. Este archivo puede funcionar en una gaveta o archivador junto al activo para tener la documentacin al alcance de la mano. Si las consultas que recibe esta documentacin son frecuentes, deber permanecer en el semiactivo; y si por el contrario, no se efectan, podrn trasladarse al inactivo. 1.11.2 POR SU ORGANIZACIN 1.11.2.1 ARCHIVO CENTRALIZADO Consiste en organizar una sola unidad de archivo, bajo direccin nica y en un mismo lugar para manejar toda la correspondencia de la empresa. Ventajas; Permite el control unificado de los documentos. Mayor precisin en su funcionamiento. Requiere de personal capacitado y especializado. Economa de material y equipo. Responsabilidad individual de los funcionarios. Permite un acondicionamiento tcnico del local, para destinarlo solamente al archivo. Permite eliminar muchas copias de la correspondencia y otros documentos.
Tambin presenta desventajas: Dificulta la consulta inmediata de documentos de carcter general en cada oficina. El trmite de prstamo de documentos es ms riguroso, cosa que se obviara si se mantuviera un archivo propio.
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Ms costos, porque el personal debe ser capacitado, y, adems, ser numeroso por la mayor cantidad de solicitudes de informacin. Este sistema es aconsejable para organizaciones pequeas, medianas y oficinas de profesionales independientes.
1.11.2.2 ARCHIVO DESCENTRALIZADO Consiste en llevar un archivo especfico de documentos por departamentos de acuerdo con la especializacin del trabajo, y debe estar bajo una misma direccin. Es apropiado para medianas y grandes empresas, que tengan sucursales; sobre todo para archivos de personal. Ventajas: Limita el nmero de dependencias de la organizacin. Agiliza la localizacin y trmite de documentos. Mayor control en los consecutivos. Reglamenta la duplicacin de fotocopias de la correspondencia por la intercomunicacin permanente con otras dependencias. Puede llevarse un sistema de acuerdo con las exigencias de cada departamento.
Desventajas: Acumula trabajo para las secretarias, muchas veces no alcanzan a mantener actualizado este archivo, Carencia de mecanismos de control; al extraviarse un documento en alguna dependencia difcilmente puede restituirse.
1.11.2.3 ARCHIVO MIXTO O COMBINADO Consiste en tener un archivo central al cual se remiten todos los documentos de la entidad y organizar en cada dependencia, archivadores temporales, con objetivos especficos de trabajo. Ventajas; Segura recuperacin de un documento cuando se ha extraviado del archivo temporal. Rpida tramitacin y localizacin de documentos. Coordinacin con todas las dependencias de la empresa.
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2. ORGANIZACIN GENERAL DEL ARCHIVO 2.1 UBICACIN DENTRO DE LA ESTRUCTURA Para mejor cumplimiento de los objetivos a que se dedica esta dependencia en toda institucin, es aconsejable situarlo entre los organismos asesores y coordinadores, dependiendo, directamente, de la secretara general. Dada su funcin de trnsito y conservacin de documentos, esta unidad presta un servicio de informacin y control sobre todas las operaciones de la compaa. 2.2 PERSONAL COMPETENTE Todo personal que tenga relacin directa con el manejo, trmite y conservacin de documentos, deber ser eficiente, idneo, de tal manera que cumpla con los pre requisitos de confiabilidad, responsabilidad y tica profesional. Adems, debe tener un director o jefe de seccin calificado que defina claramente las funciones, facultades y responsabilidad de cada empleado, en el manejo y control de todo documento, dada la importancia, reserva, cuidado con que deben tratarse los diferentes elementos de informacin. 2.3 MTODOS DE TRABAJO Un aspecto importante para precisar el trabajo de archivo, es la organizacin del manual de archivo, en el cual se debe precisar la metodologa que se adopte como: mtodos racionales de ordenamiento, movilizacin de papeles, normas precisas sobre transferencia, recepcin y codificacin, apertura de carpetas, formacin de legajos, ficheros de control y el servicio de prstamos. Todo mtodo de trabajo en archivo ser funcional y tendr xito en su aplicacin, con la colaboracin de todos los empleados y funcionarios de la entidad.
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3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PRSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDICIN DE CERTIFICADOS La razn fundamental de organizar eficientemente un archivo y de establecer un manual para su funcionamiento, no es otra que la de convertirlo en un rgano gil de consulta. Por ello, su fin primordial es proporcionar, con la mxima celeridad posible, a quien lo requiera, los documentos que guarda en orden y seguridad. El reglamento para el prstamo de los documentos, debe contener bsicamente las siguientes normas: 1. Responsabilizar a un funcionario del archivo para manejar y controlar el servicio de prstamos. 2. Definir un horario de servicio. 3. No permitir el acceso directo a los documentos de personal ajeno a esa oficina y especialmente, tomar documentos sin autorizacin. 4. Disponer que la ubicacin del archivo, sala de lectura, iluminacin y dems aspectos fsicos, faciliten la consulta del archivo. 5. Establecer un mtodo para solicitar los documentos y asegurar el control. 6. Precisar el tiempo mximo de prstamo de documentos y la responsabilidad de quien los tenga. En lo posible el plazo no exceder de dos semanas. 7. Prohibir que los documentos prestados a una persona se cedan a otra sin intervencin o autorizacin del archivo. 3.1 SISTEMAS DE PRSTAMO Existen tres clases de prstamos: solicitud telefnica, personal y de oficina o por escrito. Cuando se requiere retirar un documento del archivo, debe diligenciarse la tarjeta afuera , con los datos all indicados. Cuando el documento regresa, se cancela la tarjeta con la palabra cancelada. Procedimiento: En caso de que un documento sea pedido en prstamo, se retirar el legajo correspondiente y se colocar en reemplazo de ste, la tarjeta afuera, de esta manera se mantendr actualizado el archivo, aun cuando los documentos se encuentren en otra dependencia. La tarjeta afuera, se utilizar tantas veces como sea posible, pues para cancelar la devolucin del legajo prestado, basta con trazar una lnea sobre lo escrito y de es ta manera se continuarn usando los distintos renglones por ambas caras, hasta agotar la tarjeta.
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Por ningn motivo se prestarn legajos o documentos sin que quien reciba el documento firme la tarjeta afuera, y anote su nombre claramente. El archivo podr ser consultado por todos los empleados de la organizacin, en razn de sus funciones, y el jefe de la unidad tendr la debida discrecin en su manejo, evitando que los documentos queden en lugares en donde puedan ser consultados por personas extraas a la institucin, o por quien no est autorizado para ello. Los documentos recibidos del archivo, no podrn ser traspasados a otro funcionario, sin haber llenado los requisitos para el nuevo prstamo, Al vencerse el plazo, solicitar los documentos prestados si an no han sido devueltos mediante la utilizacin del recordatorio y micro formas. Verificar su integridad, se cancelar la boleta de afuera. Estas se conservarn con el propsito de hacer estadsticas de consulta, y estudiar el tiempo de retencin de los documentos en el archivo. 3.2 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Los documentos archivados en las dependencias van perdiendo actualidad, a medida que trascurre el tiempo. Por esta razn y ante la limitacin del espacio, se hace necesario trasladar documentos al archivo central. Procedimiento: En primer lugar, la unidad del archivo dirigir una circular recordando la obligacin de enviar durante los tres primeros meses de cada ao, los documentos inactivos de vigencias anteriores. Los jefes de cada dependencia remitirn los documentos a la unidad de archivo, acompaados de una relacin, un original y dos copias, en las cuales deben figurar los siguientes datos: 1. Nmero y nombre del centro de costo. 2. Ttulos de los legajos, por asuntos. 3. Firma del responsable. El funcionario responsable en el archivo recibe los documentos, confronta la relacin y devuelve la segunda copia debidamente firmada a la oficina remitente. El original de la relacin se conservar en carpeta de inventario general del archivo, y la primera copia en carpeta de inventario por oficinas, 3.3 EXPEDICIN DE CERTIFICADOS El jefe del archivo central expedir los certificados y constancias sobre documentos que se conservan en esta dependencia, con el visto bueno de su jefe inmediato.
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4. SISTEMAS, MUEBLES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO A la hora de amueblar las oficinas es aconsejable evitar el mobiliario standard y prever las necesidades especficas de mobiliario de archivo adecuado para el tipo de documentacin propia de cada oficina. Para la organizacin del archivo se debe contar con mobiliario y accesorios que permitan cumplir con los objetivos de guardan, conservan y utilizar posteriormente los documentos, en forma apropiada. 4.1 ARCHIVADOR HORIZONTAL O DE GAVETA Este sistema est constituido por gavetas de rodillos o correderas, agrupados en un solo cuerpo, los que se deslizan sobre un sistema de rieles que permite un fcil desplazamiento colocados a lado y lado para facilitar el movimiento de l os cajones, sin necesidad de quitarlos del gabinete. Generalmente, son metlicos para favorecerlos de las polillas e incendios. Consiste en colocar los papeles sobre un extremo, sostenido por guas y carpetas. A fin de que se pueda identificar rpidamente el contenido de las gavetas, cada una debe ir claramente rotulada. En la parte delantera de1 mueble archivo hay un porta rtulo llamado marbete destinado pana este fin. El ttulo del rtulo indica las limitaciones alfabticas de los documentos all guardados. Por ejemplo: Si en la gaveta existe correspondencia que se inicia con el nombre Delgado y termina con Fuentes, el titulo puede ser: (Ttulo es un nombre o nmero utilizado para identificar los documentos con fines de archivo.) 1. Ttulo simple: La letra D) sola, indica el inicio de la correspondencia que contiene esa gaveta.
2. Ttulo doble: Los letras D-F indican el inicio y la terminacin de la correspondencia contenida en esa gaveta.
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Tambin, tienen cerraduras que permiten mantener con llave todas las gavetas. Los elementos que integran este archivo son: - Las guas principales, secundarias y especiales. - Las pestaas y marbetes. - Carpetas y portafolios. - Los porta-ndices. Las carpetas se colocan sobre el lomo una detrs de la otra, con el borde que presenta la pestaa hacia arriba. Cada gaveta lleva porta-ndice para indicar el nombre de la primera y ltima carpeta. 4.2 ARMARIOS Pueden ser de varios tipos: a) Compactos sobre rieles: tienen la particularidad de aprovechar el espacio disponible notablemente, al permitir el deslizamiento de los mdulos y, por lo tanto, la reduccin del nmero de pasillos a uno solo, aumentando el espacio en un 80-90% y constituyen la solucin ideal para aquellas oficinas que deban conservar un gran volumen documental. b) Convencionales: se aconsejan los armarios de puertas enrollables o de persianas, por facilitar el acceso sin ocupar mucho espacio, y con la ventaja aadida de que se pueden cerrar al finalizar la jornada de trabajo. Se aconsejan sistemas de armario modulares, ya que permiten el almacenamiento de distintos formatos y soportes, as como la posibilidad de ir incorporando mdulos de acuerdo con las necesidades. 4.3 ESTANTERAS Permiten el acceso directo a los documentos tanto visual como manual mente. Si bien son muy adecuadas para instalar libros, no lo son para los documentos de archivo. Una variante til sera la instalacin en las mismas de carpetas colgantes.
4.4 ARCHIVADOR DE FOLDERAMA O VERTICAL Es un archivo de visibilidad lateral. Consiste en un armario de metal dividido por tablillas verticales; tiene entrepaos mviles que se pueden adaptar al tamao de las carpetas; sus puertas plegables de incrustacin lateral. Las carpetas se colocan de lomo con los marbetes hacia afuera; esto permite una gran visibilidad en el momento de la localizacin de un documento, es un sistema muy fcil para la tarea de archivar, pero menos fcil para leer los encabezamientos. 4.5 CLASIFICACIN DE FUELLE Fabricado en papel y cartn con pastas duras, contiene varios compartimientos en forma de bolsillo y lleva el abecedario por un lado, y el orden numrico en el lado opuesto. Es un auxiliar rpido y seguro en el trabajo de oficina, permite archivar temporalmente un mayor volumen de documentos. 4.6 EL KRDEX
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Este sistema consiste en una serie de tarjetas, colocadas horizontalmente una encima de otra, dejando visible solamente las pestaas y marbetes de cada tarjeta; lo cual permite en forma rpida obtener cualquier informacin, y adems, hacer anotaciones directamente llevando as un control activo sobre las actividades especficas de la empresa, como; fichas de personal, clientes, movimiento de cuentas, inventarios, etc. Cada gaveta tiene un amplio espacio y se deslizan con facilidad y precisin. Es seguro , ya que tiene un cierre simultneo para todas las gavetas. 4.7 OTRO MOBILIARIO Existen mobiliario y elementos auxiliares para la instalacin de otro tipo de materiales: Ej.: planeros (mdulo especial para el archivo de planos, carteles ...), archivadores para disquetes y discos compactos, etc. La necesidad de archivar cada vez ms otros tipos de soportes aconseja la progresiva sustitucin de las tradicionales libreras por un mobiliario modular multiusos en el que las diferentes piezas que lo componen pueden adaptarse a los soportes y a los contenedores, permitiendo la extensin de los mdulos de acuerdo con las necesidades de las oficinas. 4.8 ELEMENTOS DE ARCHIVO El trabajo de archivo requiere elementos normalizados tales como; 4.8.1 CARPETAS O FOLDERES Hojas de cartulina o plstico, con un pliegue de expansin marcado en el lomo que permite que la carpeta conserve su forma original aun cuando aumente su contenido. Se fabrican en diferentes formas de acuerdo con el uso que se les vaya a dar; tienen una pestaa para colocar el marbete, que identifica su contenido; las pestaas pueden ir en posicin horizontal y vertical. Hay carpetas para ser suspendidas, con ndice corredizo y otras para apoyar dentro del cajn. Los documentos en las carpetas se legajan de acuerdo con un orden cronolgico, alfabtico y numrico. 4.8.2 CARPETAS PARA ARCHIVO Cuando las carpetas contienen correspondencia se denominan expedientes y se guardan en las gavetas de archivo. Son de cartulina. La pestaa que se proyecta del borde posterior de la carpeta ofrece el sitio para escribir el ttulo o encabezamiento del contenido. Las carpetas tienen un mnimo de espesor, son de diferente calidad y modelo. Las hay colgantes que se sostienen por sus bordes superiores por medio de un armazn metlico dentro de la gaveta, no descansan sobre el fondo de sta, como lo hacen las carpetas ms comunes de cartulina. 4.8.3 PESTAAS
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Aleta de cartn o plstico que sobresale de los bordes superiores de las carpetas o de las guas; sirven para colocar el marbete, en el cual se escribe la identificacin de la carpeta (cdigo o asunto).
4.8.4 MARBETES Etiqueta de papel engomado en donde se escribe el nombre o cdigo de la carpeta. Los hay de diferentes colores; tamaos y formas para facilitar la organizacin y presentacin del archivo. Los marbetes se marcan generalmente a mquina. 4.8.5 GUAS O SEPARADORES Hojas de cartn fuerte que se usan para separar las acciones de un archivo. Las guas indican las divisiones principales y secundarias del mtodo que se est siguiendo. 4.8.6 GUAS PRIMARIAS Las pestaas de las guas primarias, por lo general, se encuentran en el extremo izquierdo, pero se pueden espaciar de izquierda a derecha del cajn del archivo. En un archivo bien organizado no se debe colocar un nmero excesivo de carpetas detrs de la gua. 4.8.7 GUIA ESPECIAL Una pieza de cartn fuerte, que se usa entre las guas primarias para subdividir una seccin alfabtica principal del archivo, o para realzar la importancia especial de los ttulos. 4.8.8 GUIA INDIVIDUAL Aquellas que se usan para archivar documentos de un solo nombre o asunto. Las carpetas individuales se arreglan alfabticamente detrs de cada gua. La pestaa de una carpeta individual se encuentra por lo general en el centro o ligeramente hacia la derecha. La correspondencia de una carpeta individual se arregla cronolgicamente colocando el documento de fecha ms reciente y continuando por orden hasta el de la fecha ms remota. 4.8.9 CARPETA MISCELNEA Es aquella que se usa para guardar los documentos de varios individuos, o asuntos de los que no se tiene correspondencia suficiente (ms de cinco documentos) que justifique abrir una carpeta individual para cada uno. Cada grupo de carpetas individuales deben estar seguidas de una carpeta miscelnea. Los documentos se arreglan alfabticamente en una carpeta miscelnea. Si se archivan dos o ms documentos con el mismo nombre, se arreglan cronolgicamente por orden de fechas, poniendo adelante la fecha ms reciente. 4.8.10 ETIQUETAS O RTULOS
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Son pequeas etiquetas de papel engomado que se pegan en las pastas de las carpetas, paquetes, cajones, fichas, para destacar dependencia, asunto, archivo, con el objeto de facilitar la consulta de los documentos.
4.8.11 RELOJ RADICADOR Es un reloj especial que lleva un sello para registrar la fecha y hora de entrega de la correspondencia y el distintivo de la empresa. 4.8.12 NUMERADOR Y FECHADOR Es un sello especial para registrar el nmero y fecha de la correspondencia de entrada y salida. 4.8.13 BALANZA PARA CORRESPONDENCIA Se usa en algunas empresas para controlar el peso de la correspondencia despachada. 4.8.14 TULAS Son de uso especial para el despacho de la correspondencia al correo. 4.8.15 MESA DE TRABAJO Que sean planas, sencillas para facilitar la labor. 4.8.16 BANDEJAS PORTAPAPELES / BANDEJAS CLASIFICADORAS APILABLES Se usan en todas las oficinas para disponer la entrada y salida de los documentos. Usualmente para los documentos en trmite, aprovechando cada bandeja para una serie documental.
CAPACIDAD DE LAS GAVETAS. - El espacio dentro de cada gaveta es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la posterior. La capacidad mxima es de 5.000 documentos, incluyendo las guas y las carpetas. Pero, para su optimizacin es mejor no colocar ms de 4.000 documentos en cada gaveta de archivo, pues, si quedan muy apretados se vuelve difcil extraer los documentos o los expedientes.
5 RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA El mtodo que se utiliza para manejan la correspondencia vara un poco de una compaa a otra. En la mayor parte de las organizaciones grandes existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a las oficinas o personas indicadas. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas secretarias abren ese correo y lo leen, excepto aquellos documentos marcados personal o confidencial
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Las cartas que no estn dirigidas a personas a departamentos especficos deb en ser abiertas por este departamento para determinar a quin se le entregar la correspondencia. La persona que abra el correo debe revisar que haya la direccin del remitente en la correspondencia. Si no existe, el sobre con la direccin del remitente se adjuntar a la carta. Se marcar, adems, la fecha y la hora en la que fue recibida, a fin de proporcionar un control interno eficiente. 5.1 TRAYECTORIA DE UNA CARTA: a) b) c) d) El empleado/a correspondiente recibe, abre y fecha el documento. Se enva a la secret aria, quien lo coloca en su bandeja de entrada La jefa/e lo estudia y analiza y dicta o elabora una respuesta. Cuando termina con el documento lo marca de manera que indique que ha concluido con l y autoriza su archivo. Esta anotacin se la conoce como iniciales de autorizacin para archivar un documento, las cuales se colocan en la esquina superior izquierda.
(Las copias al carbn de documentos enviados o de memorandos internos no requieren de las iniciales de autorizacin para ser archivadas.) La secretaria adjunta las copias al carbn de la respuesta al original de la carta. Si ella se ocupa del archivo, colocar la correspondencia en su carpeta rotulada Para archivar. Si los archivos son manejados par especialistas, la secretaria pondr la correspondencia en su charola rotulada Salida. 6. MANUAL DE ARCHIVO Teniendo en cuenta que el archivo es la "memoria" y centro de informacin de todas las actividades empresariales, tanto pblicas como privadas, es indispensable consignar en un manual las instrucciones normativas que se deben seguir, como es el manejo adecuado de la documentacin que se guarda en un archivo. En la primera parte de este manual encontraremos un contenido general con los siguientes datos: 1. Razn social de la empresa. 2. Datos de identificacin (direccin, organigrama de la seccin de archivo dentro de la empresa, nombre de los cargos, personal que all trabaja). 6.1 OBJETIVOS DEL MANUAL - Unificar criterios: Sobre mtodos de organizacin, sistemas de codificacin, clasificacin, transferencia, mantenimiento, seguridad y control de todos los documentos. - Anlisis de documentos: Para identificar su procedencia, contenido y custodia, segn los requisitos que imprime la ley.
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- Evaluacin de documentos; O sea determinar su valor y tiempo de vida para reglamentar los registros necesarios. - Determinar sistema de codificacin. - Determinar mtodos de clasificacin: Teniendo en cuenta las necesidades especficas de la empresa, de tal manera que las reglas establecidas permitan una informacin clara y precisa. - Elaborar formatos de papelera para los ficheros y los registros de documentos- Reglamentar normas especficas sobre prstamos, recuperacin, localizacin, consulta, remisin y transferencia de documentos. - Establecer el tiempo de vida para cada documento. - Reglamentar los procedimientos que se utilizarn y las personas autorizadas en la iniciacin de documentos. 7. ARCHIVADORES ESPECIALES 7.1 CONCEPTOS La coleccin de materiales, diferentes a documentos como revistas, planos, peridicos, fotografas, que se conservarn como fuente para su conocimiento ulterior y servicio pblico, forman el grupo de archivos especiales: la hemeroteca, mapoteca, planoteca, fototeca, etc. 7.2 HEMEROTECA Se forma de revistas, peridicos, folletos, boletines, etc. De la misma forma que los archivos de correspondencia, se puede organizar con mtodo alfabtico, numrico, por asunto o geogrfico. Es aconsejable organizar un archivo de tarjetas: bajo el nombre de la casa editora de la revista, bajo los artculos anunciados, bajo el asunto tratado. Adems, en la tarjeta se consigna el nombre, nmero del folleto y algunas anotaciones de inters. Con el objeto de llevar un control especifico del contenido de la hemeroteca, se deben tambin hacer referencias cruzadas. Para los recortes de peridico y revistas, se debe escribir una hoja con los siguientes datos; a) Nombre del peridico o revista de donde se tom el recorte. b) Fecha en que fue publicado. c) Asunto bajo el cual ser archivado. Los planos, mapas y otros: Para estos archivos e) mtodo ms prctico es el numrico, y para facilitar su localizacin es conveniente utilizar etiquetas visibles y debidamente enumeradas, no
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doblarlos, colocarlos en muebles especiales; se pueden emplear el enrollado, gavetas en posicin horizontal, o suspendidos en ganchos en forma vertical.
7.3 FOTOTECA All se guardan las fotografas, organizando lbumes, segn la importancia que tengan para la empresa; clasificndolas en grupos, tales como: fotografas de personas, de eventos y fotografas industriales. Este material tambin se puede organizar en la hemeroteca, cuando su nmero es reducido.
8. MICROFILMACION 81 CONCEPTOS Los adelantos tecnolgicos de los ltimos aos y la necesidad de almacenar registros, han permitido el desarrollo de sistemas ms tcnicos como es el caso de la microfilmacin, que cada da disea procesos ms avanzados en la produccin de pelculas y microfichas para almacenar documentos de un archivo. Los documentos se fotografan a gran velocidad en pelculas resistentes, y al quedar reducidas, ocupan poco espacio y pueden conservarse indefinidamente. Los documentos en micropelculas son pequeos, pesan poco y, por lo tanto, pueden trasladarse fcilmente de un lugar a otro. La micropelcula puede ser destinada a la reproduccin en tamao reducido, de documentos o como serie de imgenes fotogrficas que en cualquier momento se pueden hacer copias ampliadas del mismo tipo de micropelculas, y entonces reciben el nombre de microcopias. Los equipos de microfilmacin pueden producir imgenes cuadro a cuadro o de forma continua, documento a documento. Cada empresa utilizar el sistema ms apropiado, segn sus necesidades. El objeto de este proceso de microfilmacin es produci r pelculas y microfichas de los documentos de un archivo, con el fin de proporcionar seguridad, conservacin de la informacin all registrada. Cuando se desea ver un documento microfilmado basta consultar el tarjetero de control, localizar el rollo donde se encuentra fotocopiado el documento, despus sacar el rollo, carrete de la pelcula, colocarlo en un proyector. 8.2 VENTAJAS DE LA MICROFILMACION Conservacin: Los documentos registrados en micropelculas, pueden conservarse indefinidamente sin que sufran deterioro alguno. Ahorro de espacio:
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En un gabinete de un metro de alto, pueden archivarse ms de 6000 rollos de pelcula. Por lo tanto, permite un 99% en ahorro de espacio. Los rollos pueden reducirse de tamao hasta 40 veces.
Copias: Facsmiles de series de documentos pueden publicarse por completo en micro - pelculas a un costo menos elevado que el necesario para las publicaciones impresas, y con menos trabajo editorial. Se pueden ofrecer copias a un costo menor que el de transcribir, escribir a mquina o copiar fotogrficamente los originales. Seguridad: Los documentos de gran valor deben tener un archivo de seguridad y pueden asegurarse contra la prdida de informacin, en caso de que estos sean destruidos, o contra la prdida de datos, debido al continuo manejo. Los documentos microfilmados se admiten en la mayora de los tribunales como pruebas, previo cumplimiento de los trmites legales. Facilidad de traslado de un lugar a otro. 8.3 APLICACIONES Para la reproduccin de archivos en bancos, bibliotecas, hospitales, ministerios, fuerzas armadas, oficinas gubernamentales, empresas pblicas y privadas, etc. El sistema es perfecto, reproduce automticamente con nitidez firmas, sellos, estampillas y tambin colores como en los cheques. Para la reproduccin de libros, diarios, artculos de revistas. Todos estos materiales de informacin debido a su crecimiento y dimensiones, al espacio que requieren para su conservacin, al elevado costo de las encuadernaciones, pueden resolver en parte su problema por medio del microfilm. Facilita la utilizacin de materiales mediante su proyeccin en conferencias y en las explicaciones de temas especiales, eliminando el riesgo de perder el original. La microfilmacin surgi en 1925, en forma ms definitiva, cuando George L. Mc Carthy, empleado de un banco en la ciudad de Nueva York, Estados Unidos, desarroll un sistema para fotografiar cheques simultneamente, con las listas de sumadoras, brindando a los bancos un registro permanente de las operaciones de cheques. Posteriormente, Ray M. Hasset. norteamericano, invent la cmara microfilmadora automtica. En el ao de 1928 se lograron microfilmar con esta cmara documentos por ambas caras, y, en este mismo ao, se lanz al mercado. 8.4 COMO SE HACE LA M1CROFILMACION 8.4.1 ACTA INICIAL
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Al comenzar el rollo se escribe el nmero de orden, la fecha en la que se inicia el trabajo, el nombre de la persona o entidad a la cual pertenece el archivo, el contenido, el nombre y la firma de la persona, bajo cuya responsabilidad se ejecuta la microfilmacin. Luego, sigue la operacin en la cual se inserta el ttulo gua, que nos indica las materias que se han microfilmado en el rollo. Se inserta tambin el ndice, que nos indica el orden en que han sido microfilmados los documentos. En esta forma se facilita la localizacin de un contenido informativo dentro de un rollo que puede llegar a contener hasta 6000 documentos. 8.4.2 ACTA FINAL Al terminar el rollo se hace el acta final para responsabilizar a los encargado s de la operacin; sta indica: Fecha en la cual se termin el rollo. Nmero de orden. ltimo documento microfilmado. Estado en que ha quedado filmada la cinta; se especifica si hay espacios en blanco, correcciones, recortes, observaciones generales, etc. Nombres de las personas responsables de la microfilmacin. Firmas del jefe del archivo y el operador responsable.
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TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS Para dar un tratamiento adecuado a los documentos que se manejan en la of icina es necesario clasificarlos de la siguiente manera: E) F) G) H) Vitales No esenciales tiles Importantes
VITALES
VITALES. Sirven para reanudar las operaciones, rehacer el estado legal y financiero para el funcionamiento y crecimiento de la empresa o institucin. Este tipo de documentos se conservan en un sitio independiente dentro de la empresa o fuera de ella y se los conserva en el archivo permanente.
NO ESENCIALES
ARCHIVO PERMANENTE
Escritura de Constitucin Patente de funcionamiento Diseos y frmulas Reporte de accionistas Prueba de activos y pasivos Planos Escritura de propiedades
Acuses de recibo Anuncios Convocatorias Comunicaciones internas Memorandos Indagaciones Rutinarias
NO ESENCIALES. Estos documentos tienen valor por tiempo muy corto (memos de seis meses) estos pueden destruirse y no se justifica su conservacin por ms tiempo.
TILES
TILES.- Estos documentos ayudan en la gestin a trmite por un tiempo inferior a un ao se conservan en la oficina solamente un ao vigente y puede destruirse a no Ing. Marco Mrmol dependiendo de la poltica de la empresa.
ARCHIVO DE GESTIN
Correspondencia general Cartas pendientes de contestar Cartas contestadas que forman parte de una gestin en curso 28 Cartas contestadas que sirven como fuente de informacin.
IMPORTANTES.
IMPORTANTES.- Estos documentos contienen informacin de valor para la gestin par periodos largos hasta (5 o 6 aos). Estos pueden conservarse en la oficina (2 0 3 aos), dependiendo de la frecuencia de consulta, cuando esta disminuye, deben trasladarse al archivo semiactivo o permanente, hasta que por ley puedan destruirse o conservarse.
Facturas Documentos contables Correspondencia contestada Contratos Documentos bancarios Manuales y funciones Documentos fiscales
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SEGUNDA PARTE
MTODOS DE CLASIFICACIN DE ARCHIVO 1. MTODOS DE ARCHIVO Se considera mtodo de archivo a la secuencia lgica, que el archivista sigue para ordenar la diferente documentacin, y que de acuerdo con sus caractersticas puede ubicar por asunto, alfabtica, cronolgica, geogrfica y numricamente Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas. Los principales sistemas son: 1.1 MTODO ALFABTICO Es el ms importante por ser utilizado como apoyo de las dems metodologas empleadas en el trabajo de archivo, y, por lo cual, recientemente se habla de alfa por asuntos o de materia, mtodo alfa-numrico, alfa-geogrfico y alfa-cronolgico; es adems, el ms sencillo de manejar ya que los documentos y la referencia estn directamente en las gavetas principales sin la necesidad de un archivo auxiliar de tarjetas. Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y despus colocar las carpetas en orden alfabtico. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningn tipo de formacin especial. La desventaja de este sistema, es que podran surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la nica solucin a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas. Al estructurar un mtodo alfabtico es necesario conocer de antemano: Los requisitos de las empresas sobre el almacenaje de documentos y el sistema de control de los mismos. Los distintos sistemas de archivo y los equipos disponibles en el mercado para determinar con precisin cul de stos resultara ms eficaz y reunira los requisitos de la oficina en la cual se va a emplear el mtodo. Los elementos que son esenciales en un sistema adecuado de almacenaje y control de documentos, y cmo pueden stos variarse y ajustarse ventajosamente al solucionar problemas particulares de archivo.
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Ejemplo:
1.2 MTODO NUMRICO Consiste en asignar un cdigo a cada una de las carpetas del archivo. Es un mtodo indirecto debido a que se necesita para su organizacin un archivo auxiliar. Consta de tres partes principales: Archivo principal Corresponde al orden numrico asignado a cada carpeta del cliente o del asunto. Tarjetero En el cual se ordenan alfabticamente los nombres de los clientes o los asuntos activos y el nmero que se le ha asignado a la carpeta. Archivo alfabtico Compuesto por carpetas o guas en el cual se archivan nombres de clientes o asuntos inactivos. Se utiliza generalmente para movimientos bancarios, plizas de seguros, historias clnicas, facturas, recibos, registros de alumnos, departamentos contables y casos confidenciales. Tambin podemos asignar nmeros consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despus archivarlas por
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orden numrico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el nmero asignado. Las fichas se archivarn en orden alfabtico en un cajn o fichero. Las ventajas de este sistema son: es ms sencillo encontrar las carpetas, los nmeros de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (slo ser necesario aadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines. Ejemplo:
1.3 MTODO GEOGRFICO Consiste en agrupar las carpetas en orden geogrfico, por pases, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. ste es un sistema prcticamente indispensable en una oficina de exportacin o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios especficos y otro inconveniente sera que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades. Se utiliza el orden alfabtico para las diferentes localidades de manera descendente: pas, departamento, municipio, cantones, etc. Se utiliza generalmente en ministerios, secretaras departamentales, almacenes en cadena (sucursales), oficinas de ingenieros y arquitectos.
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Ejemplo:
1.4 MTODO DE ARCHIVO POR ASUNTOS Consistira en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un mtodo muy til. Los archivos por temas son tiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si stos tratan de diversos asuntos. El archivo por asuntos se puede usar ventajosamente cuando se desean agrupar todos los documentos relacionados con un asunto en particular (personas, productos materiales, servicios y otros) esto es, en aquellos casos en que haya necesidad de referirse al expediente completo perteneciente a un producto especfico o a una actividad determinada. Se recomienda en los siguientes casos: - Departamento de investigaciones cientficas en donde sea conveniente archivar la informacin bajo las reas o temas de los diferentes estudios que se estn llevando a cabo. - Oficinas donde el inters se enfoca, principalmente no en un corresponsal en particular, sino en el cuadro general de la situacin; por ejemplo: para un agente de compras de equipos, resulta ms conveniente agrupar la informacin por las clases que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casas comerciales o personas que los distribuyen o representan.
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- Oficinas que conservan material didctico. Ejemplo de esto, seran los archivos de profesores, en los cuales el material de enseanza se clasificara por temas o asignaturas. - Instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que sus artculos o productos se identifiquen por grupos, tales como galeras de arte, museos, bibliotecas, etc. Organizacin de archivo por asuntos Todo sistema de archivo por asuntos deber tener una lista de los temas usados en la correspondencia y dems documentos de la empresa, preparada aquella en forma de bosquejo, llamado ndice, el cual contiene temas principales, subtemas y si fuese necesario, divisiones de esos subtemas. Los temas escogidos deben ser exactos, concisos, especficos, claramente descritos y redactados en trminos de uso corriente de manera que puedan interpretarse en una sola forma. Raras veces los individuos en una empresa se refieren a los contenidos de un documento en la misma forma. Por esta razn, la seleccin de los temas debe ser hecha por personas cabalmente familiarizadas con el material que se va a archivar y que tengan pleno conocimiento de las operaciones de la empresa. Esta tarea generalmente debe ser encomendada a los supervisores, a los encargados de los archivos, o a ambas. An en empresas de naturaleza similar, las listas de los temas pueden variar ya que las funciones cambian y los archivos tienen que estar adaptados a esas funciones. Las listas de control que se sugieren en este texto solamente pueden darnos una idea de cmo prepararlas. Tanto los asuntos principales como sus divisiones y subdivisiones se ordenarn alfabticamente, por el nmero que se les asigne segn el sistema seleccionado. Ejemplo:
1.5 METODO ALFANUMRICO
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Es una combinacin de las clasificaciones alfabtica y numrica. A cada letra del alfabeto se le da un nmero, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un nmero se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas se ordenan alfabticamente en el archivo y los nmeros se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia. Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el mtodo que elijamos depender de factores como: el tipo de negocio de la compaa en la que estemos, el tipo y tamao de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por ltimo, el mtodo de clasificacin utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmacin, Archivo Automtico y Almacenaje de Informacin Computarizado.
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TERCERA PARTE
REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVO 1. REGLAS DE CLASIFICACIN Principios Bsicos. - Una secretaria que sepa las reglas bsicas de clasificacin podr archivar y encontrar documentos con prontitud. Para comprender mejor las reglas de clasificacin es indispensable conocer el significado de los siguientes trminos usados en el proceso de clasificacin: 1) Ordenamiento Alfabtico.- Las reglas de clasificacin se basan en el ordenamiento de Los nombres de acuerdo al estricto orden alfabtico. No es necesario explicar profundamente, ya que es el mismo que se utiliza en los diccionarios. 2) Unidad.- Se llama unidad a cualquiera de las partes del nombre de una persona, Institucin, Materia o asunto. En el nombre Mara de los ngeles Balseca Prez por ejemplo, como hay: MARA DE LOS NGELES BALSECA PREZ = 4 Unidades.
3) Clasificacin.- Es sinnimo de Ordenamiento.- Clasificar es un proceso muy importante que se lleva a cabo antes de colocar los documentos en el archivo. REGLAS 1 Regla: Nombres de Individuos.- En la prctica para archivar documentos que pertenecen a individuos se debe utilizar la siguiente regla: Unidad. Unidad. Unidad. Unidad. Apellido Paterno Apellido Materno Primer Nombre Segundo Nombre
PRCTICA.- De acuerdo a la Regla estudiada proceda a clasificar y a archivar los nombres: NOMBRES Mara Beln lvarez Paredes Carlos Xavier Granda Zapata
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR: lvarez Paredes Mara Beln Granda Zapata Carlos Xavier
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ARCHIVO: G) Granda Zapata Carlos Xavier A) lvarez Paredes Mara Beln 2 Regla: Orden Alfabtico. - Hay que arreglar nombres en el orden alfabtico, comparando las unidades semejantes de cada nombre. Cuando las primeras unidades son idnticas se comparan las segundas unidades, cuando estas son idnticas se deben comparar las terceras Unidades y Si estas tambin fueran idnticas se deben comparar las cuartas unidades para determinar cmo se debe ordenar alfabticamente. PRCTICA: Proceda a clasificar y archivar en orden alfabtico los siguientes nombres: NOMBRES Carmen Ins Pez Arias Ins Mara Pez Arias Carlos Antonio Zapata Mndez Carlos Pal Zapata lvarez
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR: Pez Arias Carmen Ins Pez Arias Ins Mara Zapata lvarez Carlos Pal Zapata Mndez Carlos Antonio
ARCHIVO: Z) Zapata Mndez Carlos Antonio Zapata lvarez Carlos Pal P) Pez Arias Ins Mara Pez Arias Carmen Ins 3 Regla: Apellidos Compuestos.- Los apellidos que tienen una preposicin, artculo a contraccin se consideran una sola unidad. Ejemplo: NOMBRE Ricardo Andrs de la Rosa Fuentes
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR De la Rosa Fuentes Ricardo Andrs
ARCHIVO D) De la Rosa Fuentes Ricardo Andrs
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4 Regla: Mujeres Casadas.- En los pases hispanos el nombre legal de la mujer casada est formada por sus nombres, apellidos y el apellido del esposo. Unido por la preposicin de. En la mayora de empresas privadas e instituciones pblicas para archivar documentos de mujeres casadas desechan el apellido Materno, en cambio se toma el apellido del esposo pare efectos del archivo, se procede de la siguiente manera: 1 Unidad. Apellido Paterno 2 Unidad. Apellido del Esposo 3 Unidad. Primer Nombre 4 Unidad. Segundo Nombre EJEMPLO: NOMBRES Nancy Margarita Rodrguez Crdova de Prez Ruth Alicia Zrate Crdenas de Rojas
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Rodrguez de Prez Nancy Margarita Zrate de Rojas Ruth Alicia
ARCHIVO Z) Zrate de Rojas Ruth Alicia R) Rodrguez de Prez Nancy Margarita 5 Regla: ABREVIATURAS.- Toda abreviatura que induzca a error, se debe eliminar; las que se tengan en cuenta para archivar se deben escribir como si el nombre estuviera completo; por ello, se deben considerar como unidad separada de clasificacin. EJEMPLO: NOMBRES Jos Ma. Chiriboga Garca Lus Fco. Tituaa Quintero Ma. Fca. Mndez
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR CHIRIBOGA GARCA, Jos Mara MNDEZ, Mara Francisca TITUAA QUINTERO, Lus Francisco
ARCHIVO T) TITUAA QUINTERO, Lus Francisco
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M) MNDEZ, Mara Francisca C) CHIRIBOGA GARCA, Jos Mara
6 Regla: Nombres de Casas Comerciales e Instituciones.- Cuando haya que clasificar documentos que pertenecen a casas comerciales o instituciones simplemente se proceder a archivar en el orden que aparezca escrito. Ejemplo: NOMBRES Ferretera Alemana Instituto Superior los Alpes Farmacia Fybeca
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Farmacia Fybeca Ferretera Alemana Instituto Superior los Alpes
ARCHIVO I) Instituto Superior Los Alpes F) Ferretera Alemana Farmacia Fybeca 7 Regla: Nombres de casas comerciales incluido el nombre completo de un individuo o personas.Cuando el nombre de una casa comercial, o de una institucin incluye el nombre completo de una persona, se invierte el orden de las unidades al igual que se hace en los nombres de individuos; pero si la razn social no cumple con el requisito anterior, es decir, slo presenta el nombre o el apellido, se deja tal como aparece. En estos casos el orden de las unidades son: 1 Unidad.2 Unidad.Apellido El Nombre
Y el resto del nombre se escribir al final en el orden que aparezca Ejemplo: NOMBRES Joyera Ramrez Confecciones Ana Mara Distribuidora Amanda Zapata Carteras Julio Corts
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Confecciones Ana Mara Corts Julio Carteras Joyera Ramrez Zapata Amanda Distribuidora
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ARCHIVO Z) J) C) Zapata Amanda Distribuidora Joyera Ramrez Corts Julio Carteras Confecciones Ana Mara
8 Regla: Abreviaturas, siglas, expresiones finales.- Las Abreviaturas se consideran unidades separadas como si el nombre estuviese escrito todo. Ejemplo: Clnica Veterinaria S.A.
ARCHIVO C) Clnica Veterinaria Sociedad Annima Las siglas o nombres abreviados de empresas u organismos se escriben completos y al final la sigla Ejemplo: U.N.E.
ARCHIVO U) Unin Nacional de Educadores U.N.E. Ejemplos: NOMBRES: Dental Ayala Cia. Ltda. Castro y Castro Hnos. O.N.U.
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Castro y Castro Hermanos Dental Ayala Compaa Limitada Organizacin Naciones Unidas O.N.U.
A RCHIVO O) Organizacin Naciones Unidas O.N U D) Dental Ayala Compaa Limitada C) Castro y Castro Hermanos 9 Regla: CON ARTCULOS. CONJUNCIONES Y CONTRACCIONES.- Los artculos (el, la, los, las y "the" (ingls)); las contracciones (del. al), y las conjunciones (y, para, en, de, etc.) (and, for, an (ingls)), no se consideran como unidades de clasificacin. Si stos estn al principio de un nombre, se colocan al final entre parntesis, y si van delante o entre nombres comerciales y
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ttulos de compaas, no se toman en cuenta ni se omiten o invierten al cl asificar; simplemente se colocan entre parntesis en el mismo lugar que ocupan. Ejemplos: NOMBRES La casa de la novia Mi comisariato The City Bank El gusano de seda El gallo de oro Almacn del Cartn Confecciones el xito
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Almacn (del) Cartn Casa (de la) novia (la) City Bank (the) Comisariato (mi) Confecciones (el) xito Gallo (de) oro (el) Gusano (de) seda(el)
ARCHIVO G) Gusano (de) seda(el) Gallo (de) oro (el) C) Confecciones (el) xito Comisariato (Mi) City Bank (The) Casa (de la) Novia (La) A) Almacn (del) Cartn 10 Regla: Ttulos y Grados (Dr. Ing. Lic. Teniente, Capitn, Coronel). - Los ttulos, grados acadmicos o calificativos no se consideran unidades de clasificacin al archivar por lo tanto, se deben escribir al final del nombre y entre parntesis. Ejemplos: NOMBRES Monseor Anbal Muoz Duque Doctora Blanca Alarcn Pediatra Bertha Patio Crnl. Almeida Dr. Edgar Esteban Pillajo Arcentales
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ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Alarcn Blanca (doctora) Almeida (coronel) Muoz Duque Anbal (monseor) Patio Bertha (pediatra) Pillajo Arcentales Edgar Esteban (doctor)
ARCHIVAR P) Pillajo Arcentales Edgar Esteban (doctor) Patio Bertha (pediatra) M) Muoz Duque Anbal (monseor) A) Almeida (coronel) Alarcn Blanca (doctora) 11 Regla: Nmeros. - Cuando forma parte de un nombre de una casa comercial o Institucin se escribe en letras, el nmero correspondiente. Ejemplos: NOMBRES Club 700 Gran Hotel 79 Discoteca 2001 Colegio 24 de Mayo
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Club setecientos Colegio Veinte y Cuatro de Mayo Discoteca dos mil uno Gran Hotel setenta y nueve
ARCHIVO G) D) C) C) Gran hotel setenta y nueve Discoteca dos mil uno Colegio veinte y cuatro de Mayo Club setecientos
12 Regla: Nombres de Gobiernos.- Cuando se tenga que archivar documentos que pertenecen a nombres de gobiernos se debe considerar como 1 Unidad.El nombre del gobierno pero en forma invertida. 2 Unidad.- El nombre de la Institucin, departamento o seccin pero en forma invertida. NOMBRES Ministerio De finanzas Repblica del Ecuador Ministerio de Gobierno Repblica de Venezuela
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ORDEN CORRECTO PARA A RCHIVAR Ecuador Repblica del Finanzas Ministerio De Venezuela Repblica de Gobierno Ministerio De
ARCHIVO V) Venezuela Repblica de Gobierno Ministerio De E) Ecuador Repblica del Finanzas Ministerio De
13 Regla: Divisiones Polticas Menores. Cuando.- los documentos pertenecen a divisiones polticas Menores se debe considerar como: 1 Unidad.2 Unidad.Divisin Poltica Menor Pero en forma invertida. El Departamento, Ministerio, Seccin, etc. de donde proviene el documento as mismo en forma invertida.
NOMBRES Direccin de Alfabetizacin Cantn Quito. Direccin de Registro Civil, Provincia de Pichincha
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Pichincha Provincia de, Civil Registro Direccin De. Quito Cantn, Alfabetizacin Direccin De
ARCHIVO Q) Quito Cantn, alfabetizacin Direccin de. P) Pichincha Provincia de, Civil Registro Direccin de. 14 Regla: Bancos.- Las partes del nombre de un banco o empresa financiera se consideran en el mismo orden en que se escriben. Ejemplos: NOMBRES Banco del Pichincha Quito Banco Central del Ecuador
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR Banco Central del Ecuador Banco del Pichincha Quito
ARCHIVO B) Banco del Pichincha Quito Banco Central del Ecuador
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2. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA POR ASUNTOS Un documento debe archivarse bajo el ttulo ms adecuado, y para ello se deben tener en cuenta las siguientes posibilidades: El nombre de la razn social de la empresa (membrete) El nombre del remitente El nombre de quien firma El asunto o tema de que trata el documento La localidad geogrfica Otros asuntos
Cuando un documento puede ser solicitado bajo diferentes ttulos, se archivar por el nombre ms importante, y se elaborar la referencia cruzada, con relacin a los otros asuntos. Por ejemplo, una carta enviada al Centro Colombo Andino, solicitando calificaciones, puede archivarse por la razn social (Centro Colombo Andino); por el nombre del remitente (lvaro Jimnez Vlez), o por el asunto (Calificaciones). Antes de archivar cualquier documento recuerde: Inspeccionar: Aprobado para ser archivado. Clasificar y marcar: Escriba en la esquina superior, el ttulo bajo el cual va a archivar el documento. Codificar: Determinar el cdigo de la correspondencia, o cualquier referencia al margen. Distribuir: Agrupe de acuerdo con el cdigo asignado o al orden alfabtico.
Archivar: Colocar la correspondencia en la gaveta de archivo. Los documentos en cada carpeta se ordenan cronolgicamente (orden de fechas) teniendo en cuenta que la ms reciente debe aparecer a la vista. En toda gaveta se debe incluir una carpeta miscelnea, la cual recibe documentos de diferentes clientes que por no tener correspondencia continua, no se hacen acreedores a una carpeta individual. La carpeta individual se abre para toda persona natural o jurdica, que tenga ms de cinco documentos de correspondencia activa con la empresa. En el archivo de correspondencia por asuntos los documentos se clasifican y se archivan con el nombre del asunto ms importante de que trata el documento. Por ejemplo: Contratos de arrendamiento, nminas, informes, auditora, administracin, seguros y otros. En este sistema es indispensable organizar, en el archivo, divisiones y subdivisiones sobre temas y subtemas, para facilitar el trabajo de archivo.
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ANEXO
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Conjunto de procedimientos que se emplea para la organizacin de documentos en un archivo fsico Los documentos de archivo constituyen fondos documentales colecciones bibliogrficas documentos cientficos
ARCHIVO Y DOCUMENTACIN
DESTREZAS Y COMPETENCIAS
PRCTICAS
Objetivos de la clasificacin
Ofrecer al usuario la documentacin necesaria para hacer un trabajo especfico. Que tenga acceso rpido a la documentacin relacionada con ese trabajo. Guardar la documentacin el tiempo que sea til. Establecer un archivado organizado de forma sistemtica, de toda la documentacin empleada y necesaria. Que tenga un sistema eficaz de reproduccin de documentos. Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
SISTEMAS DE CLASIFICACIN
Sistema Alfabtico
Sistema Alfa Numrico
Gestin tcnica de documentos: Identificacin, autentificacin y evaluacin de fondos documentales Utilizacin prctica mtodos, tcnicas y nuevas tecnologas para la implantacin y desarrollo de sistemas de gestin de documentos
Sesiones de trabajo Anlisis y creacin de bases de datos Evaluacin de los sistemas de descripcin Bsqueda y recuperacin de archivos Trabajo individual o en equipo Trabajos expuestos en clase
FINALIDAD Organizacin tcnica de todos los archivos de una institucin. Reduccin de tiempo y recursos invertidos en los diferentes procesos documentales. Mejoramiento de servicios Mejoramiento de todos los procesos Posicionamiento del Archivo (interna y externamente) Reduccin de costos Contribucin al desarrollo del negocio Modelo de Archivos y Gestin Documental confiable y duradero Polticas, normas y procedimientos adecuadas a las prcticas modernas en archivos y acordes con la legislacin expedida sobre la materia. Conciencia sobre el valor de los archivos y la informacin para el funcionamiento del Banco. Mejoramiento de la plataforma tecnolgica
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ANEXO
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Ing. Marco Mrmol
ARCHIVO GENERAL
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COMO DEBE GUARDAR LA DOCUMENTACIN EN UN ARCHIVADOR
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LIBRO DE REGISTROS
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DATOS DEL USUARIO

Apellidos y Nombre: Servicio/Centro: Unidad: Telfono de contacto: Confirme su direccin de correo electrnico: Fax:
DATOS DE LA PETICIN
Ttulo de la documentacin: Ao: Signatura Topogrfica: Prstamo Accin que solicita: Escaneado de la documentacin Consulta en depsito Consulta de datos por el Archivo
Observaciones:
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PROCESO DOCUMENTAL
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CLASES DE DOCUMENTOS
Memorando Convocatoria
Cotizacin
Vale Currculum
Vitae
Escritura de Constitucin
Factura
Acuerdos
Banco Internacional
V VIIT TA AL LE ES S
N NO O E ES SE EN NC CIIA AL LE ES S
ARCHIVO PERMANENTE
Escritura de Constitucin Patente de funcionamiento Diseos y frmulas Reporte de accionistas Prueba de activos y pasivos Planos Escritura de propiedades
Acuses de recibo Anuncios Convocatorias Comunicaciones internas Memorandos Indagaciones Rutinarias
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INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR H. CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA
ARCHIVO GENERAL AUTORIZACIN PARA LA ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Solicitante: Unidad o Servicio solicitante: Fecha de solicitud: 15/06/2012
Cdigo y ttulo de clasificacin: Descripcin de la serie documental:
Aos:
Nmero de cajas:
Accin que se solicita: ELIMINACIN MUESTREO Observaciones: Firma de autorizacin2
Firma del Jefe de la Unidad
Firma del Responsable del Archivo General
Nombre y sello
Nombre y sello
Si los documentos que se solicita destruir son acadmicos, es necesaria la firma de la autoridad competente. 56 Ing. Marco Mrmol

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