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MANUAL DE EXCEL 1.

INTRODUCCIN La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin cuya finalidad es la realizacin de clculos y la representacin en forma grfica. Nos brinda la posibilidad de volver a utilizar una hoja que contiene frmulas, funciones, etctera con datos diferentes. Por ejemplo, podemos ingresar en una hoja, los datos, clculos y funciones para calcular IVA, Cofis, etctera de una empresa y volver a utilizar esa hoja para realizar los mismos clculos para otra empresa. Esto es posible porque Excel trabaja con direcciones de celdas para datos que cambian su valor. Un clculo es una operacin matemtica aplicada a unos datos. Una hoja de clculo Excel est formada por una cuadrcula rectangular. Las filas estn numeradas desde uno y las columnas estn rotuladas, de izquierda a derecha, de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuacin AA, AB AC BA BB etctera. La ventana muestra una parte de la hoja de clculo. La unidad bsica de la hoja de clculo es una celda. Las celdas se identifican por una referencia que consta de dos partes, la letra de encabezamiento de columna y el nmero de fila. Entonces, a la interseccin de una fila con una columna se le denomina celda. Como valor predeterminado para identificar las celdas se utiliza el estilo de referencia A1. Dicho estilo identifica a las columnas con letras desde A hasta IV con un total de 256 columnas y a las filas con nmeros del 1 al 65536. A un conjunto de celdas se le denomina rango. La celda en la columna A y la fila 10 A10

La hoja de clculo se completa introduciendo texto, nmeros, fechas, operaciones aritmticas, funciones y frmulas. 2. CMO EMPEZAR A TRABAJAR CON EXCEL Cuando se abre la aplicacin, se presenta en pantalla un documento nuevo y vaco, cuyo nombre es Libro1. El libro contiene tres hojas de clculo. Podemos agregar y eliminar hojas. 3. GUARDAR EL DOCUMENTO Es aconsejable guardar el documento por primera vez antes de empezar. Cuando hayamos guardado el documento en el lugar deseado y con el nombre deseado, bastar con ir guardando los cambios que vamos realizando para evitar prdida de informacin. 3.1. Libro de trabajo Como hemos dicho, a los documentos de Excel se les llama libros de trabajo y contienen hojas de clculo cuyo nombre se muestra en forma de pestaa en la parte inferior izquierda de la pantalla de trabajo. Al iniciar el trabajo, los nombres de las hojas son Hoja1, Hoja2, Hoja3. Utilizando el men Insertar, Hoja o el men Edicin, Eliminar podemos agregar o quitar hojas. Tambin con el men Mover o Copiar, podemos mover las hojas para que se presenten ordenadas y podemos copiar las hojas. En las celdas se pueden introducir: nmeros, textos, fechas, horas, frmulas y funciones, (en una celda podemos almacenar hasta 32000 caracteres). 1

NMEROS TEXTO FECHA Y HORA FRMULAS FUNCIONES

(9900, 25, 8%) (Mara, Instituto, Hola mundo) (31/12/2006) =3+15-10 =SUMA(A1:A10))

Para editar celdas y rangos primero debemos realizar la seleccin mediante alguna de las diferentes formas que se describen en la siguiente tabla:

Pulsar simultneamente Shift y F8 y usar teclas de direccin para marcar cada nuevo rango. COLUMNAS Colocarse en cualquier posicin de la columna a marcar y pulsar simultneamente Control y Barra espaciadora. VARIAS COLUMNAS Marcar celdas de las columnas y posteriormente ControlBarra espaciadora. FILAS Colocarse en cualquier posicin del rengln a marcar y pulsar simultneamente shift y Barra espaciadora. VARIAS FILAS Marcar celdas de los renglones y posteriormente shift y -Barra espaciadora. HOJA DE CLCULO Pulsar simultneamente Shift - Control y barra espaciadora. COLUMNA O FILA Colocarse en la primera celda de la columna o fila, pulsar DE DATOS simultneamente Shift-Fin posteriormente pulsar Shift-tecla direccional.

PARA SELECCIONAR UNA CELDA UN RANGO AMPLIAR EL RANGO MAS DE UN RANGO

CON EL TECLADO Usar teclas de direccin, tabulador, Enter Pulsar simultneamente Shift y teclas de direccin. Pulsar F8 y posteriormente tecla de direccin.

Modificar el contenido de una celda Ubicarse en la celda y pulsar F2 para editar el contenido Borrar el contenido de una celda o rango Ubicarse en la celda y Suprimir Copiar el contenido de una celda o rango Si copiamos una sola celda, nos ubicamos en la celda y copiar, luego nos ubicamos en la celda destino y pegar. Copiar un conjunto o rango de celdas 1. Seleccionar las celdas o rango y Copiar 2. Ubicarse en la celda en que comenzaremos a pegar y Pegar Otra forma usando el teclado 1. Seleccionar la celda o el rango. 2

2. Pulsar Control + Insert. 3. Colocar el cursor en la posicin de la copia. 4. Pulsar Shift +Insert o pulsar Enter Diferencias entre eliminar y borrar del men edicin Las opciones de eliminar y borrar en una hoja de clculo electrnica como Excel son diferentes. Eliminar desaparece la celda y desplaza las restantes celdas para cerrar el espacio presentando al usuario diferentes alternativas para hacerlo. Borrar desaparece el contenido, el formato o las notas pero la celda permanece en su lugar. Ingresemos datos en varias celdas contiguas desde A1 hasta C4 por ejemplo. Borremos el contenido de la celda B2. Repitamos el ejercicio pero esta vez eliminando la celda B2. El resultado ser diferente. Mover el contenido de una celda o rango 1. 2. 3. 4. Seleccionar la celda o el rango con Shift + teclas de direccin Pulsar Shift + Supr Colocar el cursor en la nueva posicin Pulsar Shift + Insert o Enter.

4. INTRODUCCIN A FRMULAS Y FUNCIONES Una frmula es una ecuacin que analiza los datos de una hoja de clculo. Las frmulas predefinidas de Excel se denominan funciones. Todas las frmulas y funciones en Excel deben iniciarse con el signo igual. El contenido de las frmulas y funciones puede ser: Nmeros Texto Fechas Referencia de celdas (A10, B6) de una hoja o de un libro Nombres de celdas o rangos Funciones

4.1. Sintaxis de una frmula A la estructura u orden de los elementos de una frmula se le denomina sintaxis. Las frmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis especfica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del clculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo. 3

Los operadores son de cuatro tipos: Aritmticos Comparacin Texto Referencia

De forma predeterminada Microsoft Excel calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Se puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la frmula mediante el uso de parntesis. Para ejemplificar lo anterior, en la siguiente frmula Excel proporciona como resultado once. El procedimiento que sigue es: multiplica dos por tres y al resultado (seis) le suma cinco. =5+2*3 Puede cambiarse la sintaxis colocando entre parntesis cinco ms dos. El resultado en este caso ser de veintiuno ya que Excel sumar primero cinco ms dos y el resultado lo multiplicar por tres. =(5+2)*3 4.2. Operadores de las frmulas de Excel Como ya mencion anteriormente, las frmulas hacen uso de operadores que especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia. Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos. En la tabla siguiente, se han ingresado Operador aritmtico, Significado y Ejemplo.

Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje)

Significado Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje

Ejemplo 3+3 31 1 3*3 3/3 20%

Operador aritmtico ^ (acento circunflejo)

Significado Exponente

Ejemplo 3^2 (el mismo que 3*3)

En la tabla siguiente, se han ingresado Operador de comparacin, Significado y Ejemplo. Los operadores de comparacin contrastan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO.

Operador de comparacin Significado = (igual) Igual a > (mayor que) Mayor que < (menor que) Menor que >= (mayor o igual que) Mayor o igual que <= (menor o igual que) Menor o igual que <> (distinto) Distinto de

Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

En la tabla siguiente, se han ingresado Operador de texto, Significado y Ejemplo. El operador de texto & combina uno o ms valores de texto para generar un nico texto.

Operador de texto & (y comercial)

Significado Conecta o concatena dos valores de texto para producir un valor de texto continuo resultado de unir los dos primeros.

Ejemplo Teresa & &Garca genera Teresa Garca

En la tabla siguiente, se han ingresado Operador de referencia, Significado y Ejemplo. Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.

Operador de referencia :(dos puntos)

Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas que estn incluidas entre las dos referencias. Operador de unin que combina varias referencias en una sola.

Ejemplo B1:B3 Incluye las celdas B1, B2 y B3. SUMA(B1:B3;1:D3) Incluye las celdas B1, B2 y B3 5

, (coma) o ; (punto y

coma) (un espacio)

y D1, D2 y D3. Operador de interseccin, que genera SUMA(B1:B3 A21:C2) una referencia a la celda comn a dos En este ejemplo hace referencia a referencias. la celda B2 que es comn a ambos rangos.

El operador de Unin se configura en el separador de listas que se encuentra en el panel de control. Podemos cambiar coma por punto y coma o viceversa. 4.3. Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) el programa evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de ejecucin, escribir entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. En la tabla siguiente, han ingresado Operador y Descripcin.

Operador : (dos puntos), (coma) (un espacio) % ^ *y/ +y & = < > <= >= <>

Descripcin Operadores de referencia Negacin (como en 1) Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin

EJERCICIOS 1. Sin activar Excel, cules seran los resultados esperados para las siguientes frmulas considerando la forma en que Excel ejecuta los operadores? 3 por 6 ms 12 dividido 4 2 3 por (6 ms 12 dividido (4 2)) (3 por 6) ms 12 dividido (4 2) (3 por 6 ms 12) dividido (4 2) (3 por 6 ms 12) dividido 4 2 6

2. Ahora, comprobaremos los resultados utilizando Excel.

4.4. Referencias de celda Una frmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo de igual seguido del identificador de la celda que desea referenciar. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie el contenido de la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin el contenido de la celda que contiene la frmula. Si en la celda A1 ingresamos Hola Mundo y en otra celda, por ejemplo en B4, ingresamos =A1 la celda B4 mostrar Hola Mundo. Si modificamos el contenido de la celda A1, esa modificacin se reflejar en B4. La frmula =B15*5 colocada en la celda A2, multiplica el valor en la celda B15 por cinco. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volver a calcular la frmula y el resultado en A2 se modificar. Por ejemplo si la celda B15 contiene el valor 100, el resultado en la celda A2 ser de quinientos. Si se modifica a dos el contenido de B15 automticamente en A2 aparecer el nmero diez como resultado. Las frmulas pueden hacer referencia a: celdas, rangos de celdas, nombres o rtulos que representan a las celdas o rangos. En el siguiente ejemplo, se suma al valor de la celda B5, veinticinco y el resultado se divide entre la suma de las celdas D5, E5 y F5. =(B5+25)/SUMA(D5:F5) Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desean utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. A continuacin tenemos una tabla que muestra Para hacer la referencia y el ejemplo.

Para hacer referencia a El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20.

Utilice A10:A20 7

El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la B15:E15 E. Todas las celdas en la fila 5 5:5 Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10 Todas las celdas en la columna H H:H Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J Tambin podemos utilizar los rtulos (encabezados) de las columnas y filas en una hoja de clculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. Pueden crearse nombres descriptivos para representar celdas, rangos de celdas, frmulas o valores constantes. Si se desean analizar los datos de la misma celda o rango de celdas en varias hojas de clculo dentro de un libro se puede utilizar una referencia 3D que se refiere al uso en una frmula o funcin de celdas de distintas hojas del libro de trabajo. En una seccin ms adelante de este documento se muestra el procedimiento para usar rtulos o referencias en 3D . 4.4.1.
REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos. Para copiar frmulas es necesario conocer los tres tipos de referencias de celdas. El tipo de referencia usado en una frmula determina el resultado al copiarla a otra celda ya que representan diferentes instrucciones para el programa. Relativas (predeterminadas) son referencias a celdas de acuerdo con la posicin de la celda que contiene la frmula. Generalmente, son las que ms se utilizan. Absolutas cuando hacen referencia a las celdas ubicadas en una posicin especfica Mixtas son una combinacin de ambas.

De manera predeterminada cuando se crea una frmula las referencias de celda se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. Si tenemos la siguiente cuadrcula en Excel:

A B C 1 1 2 10 22 9 2 0 20 110 4 3 0 150 190 8

En la celda C1 ingresamos =A1 + B1 Al copiar la frmula en las celdas C2 y C3, Excel cambia automticamente, A1 por A2 y A3 y B1 por B2 y B3 A esto llamamos referencia relativa. Relativa al movimiento que realizamos. Cuando pasamos a la fila siguiente, Excel le suma al nmero de fila, 1. En nuestro ejemplo, en la columna C tendremos: =A1 + B1 =A2 + B2 =A3 + B3 Lo mismo sucede con las columnas. Cuando una frmula requiere usar siempre el mismo contenido de una celda las referencias absolutas son las ms adecuadas. Las referencias absolutas se indican en la frmula con un signo de dlar ($) antes de la parte de la referencia que se requiere constante. Esto puede ser antes del indicador de fila, columna o de ambos. Cuando el smbolo de pesos aparece antes del indicador de fila y de columna se dice que es una referencia absoluta. La instruccin que recibe el programa es: buscar el valor contenido en la celda referenciada. Supongamos que en B1 ingresamos Al copiar la frmula aparecer: =A3 * $F$2 =A1 * $F$2 =A2 * $F$2

O sea que la celda F2 permanece fija. Para fijar una celda, presionamos F4 Siguiendo con el ejemplo, si la frmula multiplica al contenido de la celda A5 por 2 y deseamos que al copiarla en otra celda se mantenga, se debe hacer una referencia absoluta, colocando =$A$5. Al copiarse la frmula en cualquier otra celda, siempre aparecer la misma frmula y por tanto el mismo resultado. Cuando el smbolo de pesos aparece antes del indicador de fila o de columna es una referencia mixta y pueden ser: 9

Referencia absoluta de columna con una referencia relativa de fila ($A5) Referencia relativa de columna con referencia absoluta de fila (A$5)

Como ya sealamos, la referencia de celda de forma predeterminada es relativa y puede modificarse pulsando la tecla F4. Cuando F4 se pulsa una vez, la referencia relativa de celda se modifica a referencia absoluta de fila y columna; pulsndola dos veces cambia a referencia relativa de columna y absoluta de fila; pulsndola tres veces a referencia absoluta de columna y relativa de fila y con el cuarto pulso, vuelve a la referencia relativa predeterminada. Referencia absoluta de fila y columna Al copiar una frmula con referencia absoluta el resultado siempre es el mismo. Copia de una frmula con referencia absoluta de columna y relativa de fila referencia absoluta de fila y relativa de columna o con

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta.

EJERCICIOS PARA REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS Introducir en las celdas A1, B1, y C1, los siguientes datos: TASA, AO 1, AO 2 Introducir en las celdas A2, B2, y C2, los siguientes datos: .20, 20000, 5000 En la celda B3, introducir una frmula con la cual se multiplique la tasa por el valor del ao 1 con referencia relativa tanto en el valor como en la tasa. En la celda B4, introducir una frmula con la cual se multiplique la tasa con referencia absoluta, por el valor del ao 1 con referencia relativa. En la celda B5, introducir una frmula con la cual se multiplique la tasa con referencia relativa de columna y absoluta de fila, por el valor del ao 1 con referencia relativa. En la celda B6, introducir una frmula con la cual se multiplique la tasa con referencia absoluta de columna y relativa de fila, por el valor del ao 1 con referencia relativa. Copiar las cuatro frmulas en la columna C y analizar los resultados.

4.5. Rtulos

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Las hojas de clculo pueden contener nombres (rtulos) en la parte superior de cada columna y/o a la izquierda de cada fila describiendo el significado de los datos de la hoja. Microsoft Excel permite usar dichos nombres o rtulos dentro de frmulas cuando se requiere hacer referencia a los datos que se encuentran identificando. De forma predeterminada Excel no tiene esta opcin activa por lo que para activarla, es necesario seleccionar Opciones del men Herramientas y a continuacin la ficha Calcular. En Opciones del libro, activar la casilla de verificacin Aceptar rtulos en las frmulas. Por ejemplo, si una tabla contiene el monto de ventas del primer semestre en una columna denominada semestre1 y las del segundo semestre en otra columna llamada semestre2 y una fila para cada una de las ciudades de Montevideo, Canelones, Rocha Se le puede indicar al programa que tome el valor de las ventas del primer semestre de Montevideo y lo multiplique por 1.25. La frmula sera: =semestre1 Montevideo*1.25. El espacio entre semestre1 y Montevideo es un operador de interseccin que seala la celda coincidente o comn para el rango que representan los dos rtulos. Tambin se le podra indicar al programa que sume las ventas del primer semestre con la funcin =SUMA(semestre1) 4.6. Nombres de celdas o rangos de celdas En Microsoft Excel, puede asignarse un nombre a una celda, a un rango, a frmulas o a valores constantes para que sea ms sencillo leer y recordar las frmulas. Un nombre descriptivo en una frmula puede facilitar la comprensin del objetivo de la frmula. La frmula =SUMA(semestre1) puede ser ms sencilla de identificar que =SUMA(B2:B4). En este ejemplo, el nombre semestre1 representa el rango B2:B4. Los nombres estn disponibles en cualquier hoja de clculo dentro de un libro. Si existen rtulos de columna o de fila en una hoja de clculo, podemos hacer referencia directamente o bien, pueden utilizarse como nombres que representen a las celdas asociadas. Como valor predeterminado, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda. Procedimiento para definir nombres 1. Seleccionar la celda o rango 2. Men Insertar Nombre Definir 3. Excel va a asumir como nombre del rango el contenido de la primera celda si no es numrico. El nombre puede cambiarse. 4. El nombre de un rango no puede contener espacios en blanco.

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Para definir un nombre nicamente para la hoja de clculo determinada, se debe anteponer el nombre de la hoja entre comillas sencillas seguido de un signo de admiracin y el nombre del rango. Procedimiento para agregar nombres en frmulas o funciones Para agregar nombres cuando nos encontramos editando una frmula o funcin: 1 2 Seleccionar Insertar-Nombre-Pegar Seleccionar el nombre deseado y Enter

Procedimiento para borrar o modificar nombres 1 2 3 4 Para borrar o modificar nombres debemos Insertar-Nombre-Definir Seleccionar de la lista el nombre Seleccionar Eliminar o en el caso de modificar cambiar el rango Seleccionar Aceptar

4.7. Referencias a otras hojas de clculo Dentro de un mismo libro: 1. Colocarse en la celda en la que se desea utilizar la frmula 2. Pulsar el signo = 3. Escribir el nombre de la hoja de clculo. 4. Ingresar el signo ! que significa pertenece 5. Escribir la direccin de celda 6. La sintaxis de la frmula ser: =HojaX!celda referenciada 7. Si estamos en Hoja1 y queremos hacer referencia a la celda B3 de Hoja2, escribiremos: =Hoja2!B3 Recordar que las hojas que trae el libro de Excel no tienen espacios en blanco: Hoja1, Hoja2 y Hoja3 Procedimiento para referencias a celdas o rango en hojas mltiples mediante una referencia 3D El libro deber contener ms de una hoja de clculo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Debemos ubicarnos en la celda en la que queremos utilizar la frmula Ingresar el signo = Ingresar el nombre de la primera hoja deseada Ingresar : Ingresar el nombre de la ltima hoja que queremos utilizar La sintaxis de la frmula sera: =HojaX:HojaZ!celda referenciada. Otro ejemplo: =SUMA(Hoja1:Hoja2!A15:B15) suma las celdas A15 hasta B15 de las hojas 1 y 2

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Este tipo de referencia (tridimensional) se encuentra disponible nicamente para las funciones de SUMA, CONTARA, PROMEDIO, MAX, MIN, PRODUCT, DEVEST, DEVESTP, VAR, VARP y CONTAR. En distinto libro de trabajo: 1. Nos ubicaremos en la celda en la que se deseamos utilizar la frmula 2. Si el libro est abierto la sintaxis de la frmula ser: =[LibroX ]HojaX!celda referenciada. 3. Si el libro de trabajo de donde se obtuvo la referencia se cierra y supongamos que se encuentra en la carpeta C:\Trabajo la sintaxis sera: =C:\TRABAJO\ [LibroX]HojaX!celda absoluta referenciada Tengamos en cuenta que la unidad, la carpeta o directorio, el nombre del libro y el nombre de la hoja van entre comillas. El nombre del libro va entre parntesis rectos.

EJERCICIOS PARA FRMULAS 1. Supongamos que nos dedicamos a proporcionar asesora a un grupo de almacenes. Hemos obtenido la siguiente informacin: a) Las ventas actuales son de U$s 100000 y se pronostica lo siguiente para los prximos 5 aos: AO % DE AUMENTO SOBRE EL AO ANTERIOR 1 2 3 4 5 20 30 20 10 10

O sea, para el ao 1 el porcentaje de aumento es del 20% sobre el ao anterior. Para el ao 2, el porcentaje de aumento es del 30% sobre el ao anterior, y as sucesivamente. Calcular el resultado para los cinco aos. 5. FUNCIONES Microsoft Excel contiene muchas frmulas predefinidas o funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La caracterstica de las funciones es que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado en la sintaxis. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores de rangos de celdas y la funcin PAGO calcula los pagos de un 13

prstamo basndose en un tipo de inters, la duracin del prstamo y el importe principal del mismo. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Smbolo igual (si la funcin est al principio de la frmula) Nombre de la funcin Argumentos =SUMA(A10;B5:B10;50;37) El punto y coma separa cada argumento Los parntesis encierran los argumentos 5.1. Funciones anidadas Pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones. Por ejemplo, en la siguiente frmula se utiliza las funciones PROMEDIO y SUMA anidadas en una funcin condicional denominada SI. En la frmula, la funcin SI compara el promedio de las celdas F2 a F5 con el valor cincuenta. Si el promedio es mayor o igual a 50 entonces dar como resultado la suma de los valores contenidos en las celdas G2 a G5. En caso de que el promedio sea menor a 50 el resultado que mostrar ser de cero. =SI(PROMEDIO(F2:F5)>=50;SUMA(G2:G5);0) Una frmula puede contener como mximo varios niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como un argumento en la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Si la Funcin B contiene la Funcin C como un argumento, la Funcin C ser una funcin de tercer nivel. Las funciones podemos ingresarlas directamente desde el teclado o seleccionar la opcin del Men, Insertar, Funcin. Supongamos que elegimos la funcin Si, aparecer entonces una ventana en la que el primer cuadro de edicin se denomina prueba lgica.

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En ese cuadro ingresamos por ejemplo A1 > 18 En el segundo cuadro de edicin denominado Si verdadero o sea, si se cumple que A1 es mayor que 18 ingresaremos 200 En el tercer cuadro denominado Si falso o sea, si A1 no es mayor que 18 ingresaremos gratis Esto significa que si en A1 tengo un dato que hace referencia a la edad de una persona, si la persona es > 18 paga 200 de lo contrario gratis. 5.2. Ejemplos de algunas funciones A continuacin, en una tabla de tres columnas se muestran algunos ejemplos en los que se usan las funciones de Microsoft Excel:

Descripcin Seleccionar el mes de la celda B2 que contiene la fecha de nacimiento de una persona. Introducir la fecha actual. Introducir fecha y hora actual Introducir un nmero aleatorio con valor entre cero y uno. Crea un valor total para un rango basndose en el valor de otro rango. Por ejemplo por cada celda en el rango B5:B25 que contenga el valor Ingeniero, se desea calcular la suma del total de los valores contenidos en las celdas correspondientes al rango F5:F25. Contar cuntas veces aparece la profesin Ingeniero en el rango de celdas B2 a B25.

Categora De fecha y hora

Frmula =MES(B2)

De fecha y hora De fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Matemticas y trigonomtricas

=HOY() =AHORA() =ALEATORIO() =SUMAR.SI(B5:B25,=Ingeniero,F5:F25)

Estadstica

=CONTAR.SI(B5:B25,=Ingeniero)

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Descripcin Contar cuntas veces aparecen los valores mayores a 25 en el rango de celdas B2 a B25. Si el valor contenido en G118 es mayor a 360, entonces al valor contenido en G118 hay que restarle 100 de lo contrario se ingresar 0 Calcular el valor futuro de una inversin de dinero a una tasa anual de inters compuesto ubicada en la celda B134; el nmero de aos se encuentra en la celda B136 y el monto a invertir mensualmente se encuentra en B133. Buscar el valor de la celda C137 en los datos de la tabla colocada de B310 a F313 y donde el indicador de la fila se encuentra en B317. (Al indicador siempre habr que sumarle 1). Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. La H de BUSCARH significa Horizontal.

Categora Estadstica

Frmula =CONTAR.SI(B5:B25,>25)

Lgicas

=SI(G118>360,(G118-100;0)

Financieras

=VF(B134/12,B136*12,B133)

Bsqueda y referencia

=BUSCARH(C317,$B$310:$F$313,B317+1)

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Descripcin Buscar el valor de la celda C341 en los datos de la tabla colocada de A329 a D336 y donde el indicador de la columna se encuentra en B341. (Al indicador siempre habr que sumarle 1). Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. La V de BUSCARV significa Vertical.

Categora Bsqueda y referencia

Frmula =BUSCARV(B341,$A$329:$D$336,C341+1)

EJERCICIOS 1. Una empresa quiere enviar un saludo a cada cliente en su cumpleaos para lo cual, cuenta con una hoja de clculo en la que registra el nombre, apellido de cada cliente as como la fecha de nacimiento de los mismos. A fin de mes quiere verificar las fechas de nacimiento y elaborar un listado con aquellos clientes a los que hay que felicitar durante el mes prximo. Podramos sugerir alguna manera de seleccionar a los clientes a quienes la empresa quiere felicitar? PATERNO NOMBRE FECHA NACIMIENTO GARCA CIRO 27/04/1960 ROSAS PEDRO 15/10/1951 MARIN ROCO 06/07/1950 GONZLEZ ELENA 30/11/1970 ALVAREZ ALICIA 05/05/1962 RODRGUEZ MARA 04/02/1955 PREZ RUB 10/04/1954 BELISARIO BENITO 25/02/1947 GARCA MANU 31/10/1980

2. Calcular el monto total de la liquidacin de los siguientes empleados al 31 de marzo de 2002 considerando que la misma se integra de: a) 6 das de sueldo de prima vacacional. b) 1.25 de 8 das de sueldo de gratificacin. 17

c) 90 das de sueldo de indemnizacin. d) Despus del primer ao de antigedad, por concepto de prima de antigedad, 20 das por cada Ao o la parte proporcional que le corresponda (debemos usar aos de 360 das). NOMBRE SUELDO DIARIO FECHA DE INGRESO JUAN PREZ 1340 04/05/1980 MANUEL MORA 900 10/02/1970 LUCIA MAR 290 13/01/1997 ANA FRANCO 520 03/02/1997 LUIS LUNA 620 01/02/1998 MARTHA LIMA 670 11/03/1996 JOS BLANCO 890 11/08/2001 ELENA SOTO 1250 01/07/1995 MARA MEJA 1688 12/09/2001 SERGIO RUIZ 800 16/08/1999

3. En la tienda de ropa SISTEMAS II, se tiene la poltica de ofrecer descuentos a partir de un monto de compra de $ 2000. Los descuentos varan en funcin del monto y del tipo de departamento, los cuales para identificarlos se les asigna un nmero, es decir, el nmero 1 a nios, el 2 a damas y el 3 a caballeros. Se tiene a continuacin la tabla de descuentos ofrecida por la tienda: 200 0 1 2% 2 3% 3 5% 500 10000 15000 0 3% 5% 7% 4% 6% 8% 5% 6% 7%

Suponiendo que los siguientes clientes realizaron sus compras por el monto y en el departamento especificado. Calcular el descuento total a efectuar por los clientes antes mencionados CLIENTE DEPARTAMENTO COMPRA 25 3 1500 45 2 900 235 2 300 12 3 156000 95 1 1780 156 1 2390

5.3. Funciones CONTAR, CONTARA, CONTAR.SI, BDCONTAR Las funciones BDCONTAR, CONTAR, CONTARA y CONTAR.SI son sumamente tiles. Las dos primeras corresponden al grupo de funciones de bases de datos. 18

La funcin BDCONTAR cuenta las celdas que contienen un nmero en una columna de una base de datos y que concuerdan con los criterios especificados. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios. Su sintaxis es la siguiente: BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios), donde: Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son los registros y las columnas de datos forman las variables o campos que la componen. Cada columna debe identificarse con un nombre nico denominado nombre de campo. Nombre_de_campo indica la celda que contiene el nombre del campo o variable cuyos datos que representa en la base de datos que se utilizarn para el clculo de la funcin. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones que deben cumplirse para ejecutar la funcin. Puede utilizar cualquier rango mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una condicin de columna. La funcin BDCONTARA es una funcin de base de datos utilizada para contar el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de los registros de la base de datos que cumplen con los criterios especificados. Su sintaxis es: BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Donde: Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son los registros y las columnas de datos forman las variables o campos que la componen. Cada columna debe identificarse con un nombre nico denominado nombre de campo. Nombre_de_campo indica la celda que contiene el nombre del campo o variable cuyos datos se utilizarn en el clculo de la funcin. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones que deben cumplirse para ejecutar la funcin. Puede utilizar cualquier rango mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una condicin de columna. La funcin estadstica CONTARA, es similar a BDCONTARA, se utiliza cuando se necesita contar valores lgicos, texto o valores de error. Su sintaxis es: CONTARA(valor1;valor2; ...) Donde: Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que se desean contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco () 19

pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasa por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia. La funcin CONTAR.SI corresponde a las funciones matemticas o trigonomtricas y cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Su sintaxis es: CONTAR.SI(rango;criterio) Donde: Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. El argumento criterio puede expresarse como 12; 12; >12 o ventas y se puede teclear directamente o hacer referencia a una direccin de celda.

5.4. Criterios para funciones de bases de datos Cuando se trabaja con funciones de base de datos se requiere del establecimiento de un rango de celdas que contengan criterios o condiciones para realizar los clculos en la frmula. Para establecer un criterio, es recomendable COPIAR el nombre de campo (rtulo) del cual se desea efectuar la operacin y en la celda debajo de la copia colocar el nombre de la variable a considerar, por ejemplo: supngase que se tiene una base de datos que va desde la celda A1 hasta G50 y que la variable GNERO se encuentra en la columna D la cual contiene dos opciones FEMENINO o MASCULINO, y se requiere contar el nmero de elementos de sexo FEMENINO, entonces, el procedimiento que se podra seguir es: 1. Copiar el contenido de la celda B1 (nombre del campo = GNERO) en la celda Z1 (puede ser cualquier otra celda que el usuario recuerde como rea de criterios). 2. Teclear en la celda Z2 la palabra FEMENINO (es el criterio de seleccin). Las celdas Z1 y Z2 de hecho establecen un rango de criterios de seleccin en el cual se establece que cualquier frmula que los utilice seleccionar aquellos registros cuyo sexo sea femenino. 3. Ir a la celda W1 (puede ser cualquier posicin que el usuario recuerde como rea de frmulas) y seleccionar la funcin BDCONTARA (se requiere contar una serie de datos cuyos valores sean de tipo texto), Aceptar. 4. En donde dice Base_de_datos, seleccionar el rango de A1:G50. En el siguiente campo que solicita la informacin sobre Nombre_de_campo: seleccionar la celda D1. En el siguiente campo que solicita informacin sobre Criterios: seleccionar las celdas Z1 y Z2. 5. El resultado ser el nmero de elementos de la columna D que contengan la palabra FEMENINO.

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La definicin de criterios es muy importante para las funciones de bases de datos. Pueden establecerse para ms de una variable. La condicin que se debe cumplir para evaluar a ms de una variable depende de las condiciones Y/O. Algunos criterios avanzados pueden incluir varios valores de una sola variable, varios criterios aplicados a varias variables y condiciones creadas como resultado de una frmula. A continuacin se muestran algunos ejemplos de rangos de criterios. Tres o ms valores de una sola variable Si se requiere que la bsqueda incluya tres o ms valores de una sola variable, se deben escribir los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. El siguiente rango de criterios colocado de A1 hasta A4, presentar los registros que contienen Soltero, Casado o Viudo en la columna denominada Edo_civil. Edo_civil Soltero Casado Viudo Criterios de dos o ms variables o campos Para buscar datos que cumplan con condiciones de bsqueda para dos o ms variables, se deben introducir todos los criterios en celdas contiguas. El siguiente rango de criterios colocado de A1 hasta C2, presentar todos los registros que cumplan con las siguientes tres condiciones: Soltero en la columna Edo_civil, Estudiante en la columna Ocupacin y valores femenino en la columna Sexo. Edo_civil Soltero Ocupacion Estudiante Gnero femenino

5.5. Mensajes de error en frmulas o funciones En la siguiente tabla aparece el mensaje de error y en la columna siguiente, el significado.

MENSAJE DE ERROR #DIV/0! #NOMBRE? #VALOR! #REF! #N/A #NUM!

SIGNIFICADO Se ha intentado dividir un nmero entre cero o celda en blanco. Se ha introducido un nombre de rango inexistente o no se ha encerrado una cadena de caracteres entre comillas dobles. Se ha introducido una frmula matemtica que hace referencia a un dato de tipo texto. Se ha borrado un rango de celdas cuyas referencias estn incluidas en una frmula. No hay informacin disponible para el clculo que se quiere realizar. Se ha introducido un argumento incorrecto en una funcin de la hoja de clculo. 21

MENSAJE DE ERROR #NULO!

SIGNIFICADO Se ha incluido un espacio entre dos rangos dentro de una frmula para indicar una interseccin, pero los rangos no tienen celdas comunes.

EJERCICIO 1. Supongamos que en la clnica mdica se llevan las siguientes fichas para cada paciente: DATOS GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cdula Identidad Edad: Sexo: Femenino Masculino Estado civil Soltero Casado Trabaja? S Estudia? S

Viudo NO NO

Divorciado

SE PIDE: 1. Ingresar los datos en Excel 2. Utilizando funciones de Excel : 2.1. Cul es el promedio de las edades? 2.2. Cuntos hombres y cuntas mujeres hay? 2.3. Cuntos son solteros, casados, viudos o divorciados? 2.4. Cuntos trabajan y cuntos no trabajan? 2.5. Cuntos estudian y cuntos no estudian? 2.6. Cul es la edad mxima y mnima entre las mujeres? 2.7. Cul es la edad mxima y mnima entre los hombres? 2.8. Cuntos hombres trabajan? 2.9. Cuntas mujeres trabajan?

6. COMANDOS DE EXCEL 6.1. Edicin Algunos comandos de Edicin permiten cortar, copiar, pegar, borrar, entre otras acciones, sin embargo es conveniente resaltar lo que sucede con el pegado especial, el relleno y la opcin Borrar. Pegado especial 22

Para activar esta opcin, es necesario primero copiar el contenido de una celda o rango. El cuadro que se presenta al seleccionar Edicin-Pegado especial contiene botones de opcin tales como: Todo Frmulas Valores, etctera. La opcin valores es til cuando queremos llevar el resultado de una frmula para otro lugar y no queremos que cambie su valor. 6.1.1. RELLENAR Excel permite rellenar automticamente varios tipos de series (por ejemplo:1,2,3,4,5) utilizando el comando Series-Rellenar del men Edicin. Procedimientos para usar Rellenar del men Edicin 1. 2. 3. 4. Ingresar en una celda el valor inicial. Seleccionar el rango a rellenar. Seleccionar Series-Rellenar del men Edicin Pulsar ENTER.

Otro procedimiento 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ingresar en una celda el valor inicial. Seleccionar Series-Rellenar del men Edicin Seleccionar en Fila o en Columna Seleccionar el tipo de relleno El incremento El lmite Pulsar ENTER.

Series de Tiempo Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como das de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. Seleccin inicial 9:00 Lun Lunes Ene Ene, Abr Ene-96, Abr-96 15-ene, 15-abr Serie extendida 10:00, 11:00, 12:00 mar, mie, jue martes, mircoles, jueves feb, mar, abr jul, oct, ene jul-96, oct-96, ene-97 15-jul, 15-oct 23

1994, 1995 Series lineales y geomtricas Seleccin inicial 1, 2 1, 3 100, 95

1996, 1997, 1998

Serie lineal extendida 3, 4, 5 5, 7, 9 90, 85

Las herramientas de formato afectan a la celda y a su contenido, de manera que cuando se modifica el contenido, ste recibe el formato asignado a la celda. 6.2. Borrar El comando Borrar del men Edicin, permite Borrar Todo el contenido de una celda o rango o solamente el Formato el Contenido o los Comentarios. Para copiar el formato debemos ir a Copiar, Pegado Especial, Formato. 6.3. Insertar El men Insertar permito adicionar al libro: celdas, filas, columnas, hojas de clculo, funciones, comentarios, imgenes, objetos, hipervnculos y grficos a los cuales les vamos a dedicar esta seccin. 6.3.1. GRFICOS Para crear un grfico 1. Ir al men Insertar Grfico 2. Seleccionar el tipo de grfico. Columnas, Barras, Sector, Lineal, etctera. 3. Confirmar rango de datos y posicin de las series (en filas o columnas) para el grfico y pulsar Siguiente. 4. Agregar ttulos y caractersticas del grfico en relacin a: eje, lneas de divisin, leyenda, rtulos de datos y tabla de datos y pulsar Siguiente. 5. Seleccionar si se desea el grfico en una hoja nueva o como objeto en determinada hoja de clculo y pulsar Terminar. 6.4. Datos El men Datos permite al usuario del programa trabajar con datos. Algunas de las opciones que se comentarn en cuanto a su procedimiento son: Ordenar, Filtro, Subtotales, Tabla, Texto en columnas, Consolidar e Informe de tablas y grficos dinmicos.

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6.4.1. PROCEDIMIENTO PARA ORDENAR 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de datos a ordenar. Seleccionar el comando Datos-Ordenar Introducir los criterios de ordenamiento Pulsar ENTER

6.4.2. PROCEDIMIENTO PARA USAR FILTROS Autofiltro: En una base de datos cuando se requiere seleccionar registros de acuerdo con determinados criterios, se puede seleccionar el comando Autofiltros de la siguiente manera: 1. Ubicarse en cualquier celda de la base de datos. 2. Seleccionar Datos, Filtro, Autofiltro 3. En la base de datos, en los rtulos aparece una flecha indicando que se pueden desplegar las opciones 4. Enter sobre el dato deseado. Bsqueda y extraccin de datos nicos: cuando se requieren extraer registros nicos de un campo de base de datos, seguir el siguiente procedimiento: 1. Copiar el nombre del campo del cual se desean extraer los registros nicos y pegarlo en dos celdas que no contengan datos debajo de ellas. Una de ellas, servir como rea de criterio de bsqueda y la otra, como rango de salida de la extraccin de datos. 2. Colocar el cursor en cualquier celda de la base de datos 3. Seleccionar Datos-Filtros-Filtro avanzado. 4. Seleccionar copiar a otro lugar 5. Establecer o verificar el rango de la base de datos 6. Establecer el rango del criterio de bsqueda que corresponder a la celda con uno de los nombre copiados ms la celda vaca debajo de ella. 7. Establecer en copiar a: nicamente la direccin de la otra celda que contiene el nombre copiado en el punto 1 (rango de salida de la extraccin de datos). 8. Seleccionar slo registros nicos y pulsar (Enter o Intro). 6.4.3. PROCEDIMIENTO PARA USAR EL COMANDO DE SUBTOTALES Para realizar operaciones como sumar, contar, promedio, mximo, mnimo, varianza, desviacin estndar o multiplicar con bases de datos cuyo resultado deben presentarse en la misma base, Excel cuenta con el comando denominado Subtotales, el cual es una valiosa ayuda para estos casos. El procedimiento para crear subtotales es: 1. 2. 3. 4. Seleccionar la base de datos o lista. Ordenarla con el comando Datos- Ordenar por el campo que determina los subtotales. Seleccionar en Para cada cambio en: el campo de ordenamiento principal. Seleccionar en Usar funcin: la funcin requerida para obtener subtotales 25

5. Seleccionar en Agregar subtotal a: el campo al cual se le aplicar la funcin 6. Seleccionar si se desean reemplazar los subtotales actuales, o un salto de pgina entre grupos o un resumen debajo de los datos. 7. Pulsar (Enter o Intro). 6.4.4. PROCEDIMIENTO PARA USAR EL COMANDO TABLA Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra los resultados que se obtienen al relacionar campos de una base de datos. Las tablas se generan usando el comando Tabla del men Datos. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una variable y tablas de dos variables. En las tablas de una variable se introducen diferentes valores para una variable a fin de ver el efecto al cambiar la misma en una o ms frmulas. En las tablas de dos variables se introducen diferentes valores para dos variables a fin de ver el efecto resultante al modificarse las mismas en una frmula. Las tablas resultantes del comando Tabla, se pueden copiar solamente en sus valores ya sea mediante el comando Copiar y Pegar o Pegado especial de valores. Solamente se pueden mover o borrar seleccionndolas en su totalidad. Cuando se desee modificar una tabla, deber modificarse alguna de las variables que la generan. Para controlar el momento en el que se calcularn las tablas, elegir Opciones del men Herramientas y en la ficha Calcular seleccionar el botn Automticamente excepto tablas de este modo los clculos sern ms rpidos pero para actualizar las tablas deber presionar la tecla funcional F9. Crear tablas de una variable La caracterstica de las tablas de una variable es que puede hacerse uso de ms de una frmula que utilice dicha variable en su clculo. Por ejemplo, supngase que se desea calcular el promedio, valor mximo y mnimo de edades y del ingreso por estado civil (soltero, casado, viudo, divorciado, unin libre) de una muestra de 150 elementos. El rango de la base de datos es de A1 hasta D151. Los nombres de campo son: NUM (nmero consecutivo) colocado en A1 ESTADO (estado civil) en B1 26

EDAD (aos de edad) en C1 INGRESO (ingreso promedio mensual) en D1 El rango de criterios se ha establecido en H1 con el nombre de campo: ESTADO y H2 con la variable soltero. Se requiere utilizar funciones de base de datos para los clculos: BDMAX, BDMIN y BDPROMEDIO.En este caso inicialmente en el rango de criterios, las frmulas slo se calcularn para el estado civil soltero ya que es el criterio sealado en la celda H2. El rango para la tabla ser a partir de la celda H9. 1. Introducir en forma de columna la serie de valores que adoptar la variable a analizar. En nuestro ejemplo: en H10 escribir soltero, en H11 casado, en H12 viudo, en H13 divorciado y en H14 unin libre. 2. Colocar una columna a la derecha y un rengln arriba del primer valor de la variable a analizar la primera frmula. Si se desea evaluar ms de una frmula, usar las siguientes columnas a la derecha. En nuestro ejemplo, la primera frmula se colocar en la celda I9, entonces: I9: =BDPROMEDIO(A1:D151;C1;H1:H2) para calcular el promedio de edades. J9: = BDMAX(A1:D151;C1;H1:H2) para calcular el valor mximo de edades. K9: = BDMIN(A1:D151;C1;H1:H2) para calcular el mnimo de edades. L9: = BDPROMEDIO(A1:D151;D1;H1:H2) para calcular el promedio del ingreso. M9: = BDMAX(A1:D151;D1;H1:H2) para calcular el valor mximo del ingreso. N9: = BDMIN(A1:D151;D1;H1:H2) para calcular el valor mnimo del ingreso. El resultado que se muestra para estas frmulas, se asocia solamente para el estado civil de soltero el cual es el sealado en el rango de criterios. 3. Marcar el rango de la tabla incluyendo las columna de la serie de valores y la(s) de la(s) frmula(s), esto es, desde H9 hasta N14. 4. Seleccionar el comando Datos-Tabla 5. Colocar el cursor en Celda de entrada (columna) y en ella determinar la direccin de celda de la variable en anlisis, esto es, la celda que contiene la variable que hace que la frmula a evaluar se modifique. En nuestro ejemplo, ser el valor de la celda H2. 6. Pulsar ENTER 6.4.5. TABLA DINMICA Una tabla dinmica es una tabla interactiva que puede resumir rpidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los mtodos de clculo elegidos. Al crear una tabla dinmica, se deben de especificar los datos que se utilizarn como campos de fila, campos de columna y campos de pgina, y luego los datos que se desean resumir en el rea de datos de la tabla.

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Microsoft Excel usa automticamente la funcin SUMA para los datos numricos y la funcin CUENTA para los datos que no son nmeros. Si fuera necesario, se puede modificar un campo para cambiar el clculo de SUMA a otra funcin de resumen. El procedimiento para crear una tabla dinmica es usando el comando Informe de Tablas y grficos dinmicos del men Datos. Se presenta un asistente que gua al usuario en la creacin de los mismos. Para el diseo de las tablas solamente arrastre el campo que desea forme parte de la tabla como encabezado de fila o columna. Para eliminar variables tambin arrastre hacia fuera los nombres de campo. Use la barra de tabla dinmica para ayudarse en el control de las tablas dinmicas. FRMULAS EXCEL 1. Financieras: DB(costo;valor_residual;vida;perodo;mes) Devuelve la depreciacin de un bien durante un perodo especfico usando el mtodo de despreciacin de saldo fijo. NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el nmero de pagos de una inversin, basado en pagos constantes y peridicos y una tasa de inters constante. PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Calcula el pago de un prstamo basado en pagos y tasa de inters constantes. PAGOINT(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el inters pagado por una inversin durante un perodo determinado, basado en pagos peridicos, pagos constantes y una tasa de inters constante. TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de inters por perodo de un prstamo o una anualidad. 2. Fecha y hora AHORA() Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Consultar la ayuda para ms informacin acerca de nmeros de serie. En el ejemplo siguiente, hemos ingresado en la celda A1 la funcin =Ahora()

A B C 1 21/12/2006 21:03

AO(nm_de_serie) Devuelve el ao, un entero en el rango 1990-9999, correspondiente a un nmero que representa una fecha. En la tabla siguiente, hemos ingresado en la celda A1 =Ao(1900) A B C 28

1 19/03/1905 00:00 DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve un nmero de 1 a 7 identificando el da de la semana basado en un nmero dado que representa una fecha. En el siguiente ejemplo, hemos introducido en la celda A1 =Diasem(B1) y en B1 tenemos la fecha 21/12/2006. El resultado es 5. Teniendo en cuenta que Excel asigna 1 al domingo, 2 al lunes, 3 al martes entonces nuestro resultado es jueves. A B 1 5 21/12/2006 HOY() Devuelve el nmero de serie que representa la fecha de hoy, en cdigo de fecha y hora de Microsoft Excel. Al introducir HOY en una celda, Microsoft Excel da formato de nmero a la fecha. MES(nm_de_serie) Devuelve el mes, un nmero entero de 1 (enero) a 12 (diciembre), correspondiente a un nmero de serie. A B 1 1 2 21/12/2006 Introducimos en la celda A1 =Mes(B1) y en B1 tenemos la fecha 21/12/2006. El resultado es 12. 3. Matemticas y trigonomtricas ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir, un nmero sin signo. COS(nmero) Devuelve el coseno de un ngulo. ENTERO(nmero) Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. LOG(nmero;base) Devuelve el logaritmo de un nmero en la base especificada. Hemos ingresado =LOG(8;2) en la celda A1. Resultado 3. Porque el resultado de elevar 2 a la 3 es 8. A 1 3

LOG10(nmero) Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero. En A1 ingresamos =LOG10(1000000) El resultado es 6 porque 10 elevado a 6 tiene como resultado 1000000 A 29

1 6 NUMERO.ROMANO(nmero;forma) Convierte un nmero arbigo en romano, en formato de texto. En la siguiente tabla, en A1 ingresamos =numero.romano(5;1) Nmero romano 5 con formato 1. A 1 V
La siguiente tabla muestra las formas: 0, 1, 2

=NUMERO.ROMANO(499;0) Estilo de nmero romano clsico para 499 (CDXCIX) =NUMERO.ROMANO(499;1) =NUMERO.ROMANO(499;2) Versin ms concisa para 499 (LDVLIV) Versin ms concisa para 499 (XDIX)

PI() Devuelve el valor Pi, 3,14159265358979, con precisin de 15 dgitos. POTENCIA(nmero;potencia) Devuelve el resultado de elevar un nmero a una potencia. RAIZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada de un nmero. REDONDEAR(nmero;nm_decimales) Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. SIGNO (nmero) Devuelve el signo de un nmero: 1, si el nmero es positivo; cero, si el nmero es cero, y 1, si el nmero es negativo SUMA(nmero1;nmero2;...) Suma todos los nmeros en un rango de celdas. SUMA(A1:F15) Suma el bloque de celdas desde A1 hasta F15 SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condicin. En la siguiente planilla hemos ingresado en la celda D1 =SUMAR.SI(A1:A5;A1;B1:B5) A1:A5 el rango de nombres A1 contiene el nombre de la persona para la que vamos a realizar la suma. Si queremos hacer la suma para Leonardo, deberamos ingresar A4 B1:B5 rango en el que se encuentran los valores Volver a hacer el ejercicio sumando los valores para Laura y para Leonardo. A B C D 1 Marisol 100 1100 2 Laura 150 3 Marisol 300 4 Leonardo 500 5 Marisol 700 TRUNCAR(nmero;nm_decimales) Convierte un nmero decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fraccin. 30

4. Estadsticas CONTAR.BLANCO(rango) Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango especificado. =CONTAR.BLANCO(A1:A10) El resultado se encuentra en la celda B1 A B 1 Marisol 2 2 Laura 3 4 Leonardo 5 Marisol 6 Carlos 7 Gerardo 8 Leo 9 1 0 Graciela

CONTAR.SI(rango;criterio) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condicin dado. En la planilla siguiente, en la celda B1, =CONTAR.SI(A1:A10;L*) cuenta dentro del bloque de celdas A1:A10 los datos que comienzan con L A B 1 Marisol 3 2 Laura 3 4 Leonardo 5 Marisol 6 Carlos 7 Gerardo 8 Leo 9 1 0 Graciela CONTARA(A1:A8) Cuenta el nmero de celdas no vacas. PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve el promedio de los argumentos. PROMEDIO(A1:C20) 5. Bsqueda y referencia

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Utilizaremos HALLAR para determinar la ubicacin de un carcter o de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto. HALLAR(Texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) =HALLAR(e;A2;6) Posicin de la primera e en la cadena que est en A2, comenzando por el sexto carcter (7)
A2 contiene Informe anual

BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen nmeros en el campo (columna) de registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas. BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en el campo (columna) de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas. BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Devuelve el nmero mximo en el campo (columna) de registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas. BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Devuelve el nmero menor del campo (columna) de registros de la base de datos que coincide con las condiciones especificadas. BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Suma los nmeros en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas. 6. Texto CARCTER(nmero) Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo a partir del conjunto de caracteres establecido en la PC. Si ingresamos =carcter(64) obtendremos @ =carcter(92) \ @ 64 CONCATENAR(texto1;texto2;...) Une varios elementos de texto en uno slo. ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y devuelve el nmero de la posicin inicial de la cadena hallada (diferencia entre maysculas y minsculas). ESPACIOS(texto) Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras. IGUAL(texto1;texto2) Compara dos valores de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales o FALSE en cualquier otro caso (diferencia entre maysculas y minsculas). LARGO(texto) Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto. 32

LIMPIAR(texto) Quita todos los caracteres no imprimibles del texto. MAYUSC(texto) Convierte una cadena de texto en maysculas. MINUSC(texto) Convierte todas las maysculas en una cadena de texto en minsculas. NOMPROPIO(texto) Pone en maysculas la primera letra de cada palabra de una cadena de texto y pone todas las otras letras en minsculas. 7. Lgicas NO(valor_lgico) Invierte la lgica del argumento: devuelve Falso para un argumento Verdadero y Verdadero para un argumento Falso. En la siguiente planilla, ingresamos en C1 =Y(A1<100;B1<100) Y en C2 =NO(Y(A1<100;B1<100)) A 1 1 9 1 2 9 B C 5 5 VERDADERO 5 5 FALSO

O(valor_lgico1;valor_lgico2;...) Devuelve Verdadero si alguno de los argumentos es verdadero; devuelve Falso si todos los argumentos son falsos. SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un nico valor si una condicin especificada se evala como Verdadero y otro valor si se evala como Falso. En el siguiente ejemplo, en la celda B1 se ingres la funcin Si. La funcin se copi en las siguientes celdas. =SI(B1>500;10%;5%) A B 100 0 10% 500 5% 699 10% 400 5% 100 5% 200 5%

1 2 3 4 5 6
Funcin Si anidado

=SI(A1<=500;5%;SI(A1>800;10%;3%)) A B 100 1 0 10% 2 500 5% 33

3 4 5 6

699 400 100 200

3% 5% 5% 5%

Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...) Devuelve Verdadero si todos los argumentos son verdaderos; devuelve Falso si algn argumento es falso. =Y(A1>=70;B1>=75) A 79 60 48 90 95 100 B C 80 VERDADERO 50 FALSO 99 FALSO 30 FALSO 66 FALSO 100 VERDADERO

1 2 3 4 5 6

O(valor_lgico1;valor_lgico2;...) Devuelve Verdadero si al menos uno de los argumentos es verdadero; devuelve Falso si todos los argumentos son falsos. =O(A1>=70;B1>=75) A 79 60 48 90 95 100 B 80 50 99 30 66 100 C VERDADERO FALSO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO

1 2 3 4 5 6

8. Informacin ESBLANCO(valor) Devolver Verdadero si valor se refiere a una celda vaca. ESERR(valor) Devolver Verdadero si valor es cualquier valor de error excepto #N/A (valor no disponible). ESERROR(valor) Devolver Verdadero si valor es cualquier valor de error (#N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO). ESLOGICO(valor) Devolver Verdadero si valor es un valor lgico, ya sea Verdadero o Falso. ESNOTEXTO(valor) Devolver Verdadero si valor no es texto (las celdas en blanco no son texto). ESNUMERO(valor) Devolver Verdadero si valor es un nmero. ESTEXTO(valor) Devolver Verdadero si valor es texto.

EJERCICIO 34

Prepare usando tablas dinmicas con los datos de MDICOS S.A. lo siguiente SE PIDE: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Cul es el promedio de las edades de la muestra? Cuntos hombres y mujeres integran la muestra? Cuntos son solteros, casados, viudos, divorciados y viven en unin libre? Cuntos trabajan y cuntos no trabajan? Cuntos estudian y cuntos no estudian? Cuntos estudian cada tipo de cursos? Cuntos hombres y mujeres trabajan o no trabajan? De acuerdo con el estado civil, cuntos trabajan y no trabajan? De acuerdo con el estado civil, cuntos estudian y no estudian? Cuntos encuestados estudian y trabajan?

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