1

PERANGKAT LUNAK PENDAFTARAN MAHASISWA BARU BERBASIS

WEB IAIN WALISONGO SEMARANG

Fahri Firdausillah, Deddy Wahyu Sugiarto, Ditha Imawati

Program Studi Teknik Informatika, Universitas Dian Nuswantoro

ABSTRAK
Penggunaan perangkat lunak berbasis web yang lebih mudah didistribusikan
dibandingkan perangkat lunak desktop, sudah banyak merambah ke berbagai
bidang. Aplikasi yang dulunya hanya ditemui dalam bentuk perangkat lunak desktop,
saat ini sudah banyak yang bertransformasi berbasis web (Stuttart 2008).
Pendaftaran mahasiswa baru IAIN Walisongo, merupakan salah satu bentuk
kegiatan yang bisa dibantu dengan menggunakan perangkat lunak berbasis web
secara online. Karena, dengan demikian pendaftaran bisa dilakukan di mana saja
tanpa harus datang secara langsung ke sekretariat pendaftaran. Perangkat lunak
pendaftaran yang dibuat ini mengakomodasi semua kebutuhan data seperti yang ada
pada perangkat lunak pendaftaran sebelumnya, dengan penambahan fasilitas filter
inputan untuk menjamin validitas inputan. Selain itu juga tersedianya fasilitas
pencetakan bukti pendaftaran secara langsung untuk mengonfirmasi pendaftaran di
sekretariat. Dengan menggunakan perangkat lunak tersebut, calon mahasiswa dari
luar kota akan lebih mudah melakukan registrasi tanpa harus datang secara
langsung ke sekretariat pendaftaran.

Kata kunci: pendaftaran mahasiswa baru, perangkat lunak, aplikasi berbasis web,
keamanan website.

PENDAHULUAN
Stuttart (2008) menjelaskan, pada awal periode kemunculan internet, website
berupa halaman-halaman berisi informasi tanpa interaktifitas dengan pengunjung.
Semua pengunjung dianggap sama, baik itu pengunjung tamu atau klien penting atau
bahkan administrator. Semua hanya mampu membaca halaman. Sekarang website
sama sekali berbeda dengan wajah halaman website pada kemunculan pertama
kalinya, faktanya, sekarang hampir semua website adalah aplikasi yang mempunyai
fungsional tinggi dan bergantung pada aliran informasi dua arah. Sekarang website
mampu mendukung registrasi, login, transaksi, dan konten yang dapat dibuat secara
dinamis.
Aplikasi web dibuat untuk menjalankan fungsi praktis yang sangat berguna
dan dapat dijalankan secara tersambung langsung (on-line). Beberapa contoh aplikasi
berbasis web yang paling banyak digunakan sekarang seperti aplikasi penjualan
seperti Amazon, jejaring sosial seperti Facebook, perbankan seperti klikBCA, mesin
 2

pencari seperti Google, informasi interaktif seperti Wikipedia, surat elektronik seperti
Yahoo Mail, web logs seperti Wordpress.
Banyak juga perangkat lunak berbasis desktop yang telah berubah wajah
menjadi aplikasi berbasis web. Aplikasi bisnis seperti Enterprise Resource Planning
(ERP), yang sebelumnya hanya bisa diakses dengan perangkat lunak berbasis
desktop, sekarang dapat diakses menggunakan browser. Tren ini berlanjut kepada
pembuatan perangkat lunak seperti aplikasi pemroses kata (word processor),
spreadsheet, dan lain sebagainya yang telah dibuat dengan berbasis web seperti yang
ada pada Google Apps.
Institut Agama Islam Negeri Walisongo (IAIN Walisongo) adalah salah satu
perguruan tinggi agama Islam negeri yang berlokasi di Semarang. Meskipun
demikian mahasiswa yang mendaftar pada perguruan tinggi tersebut, berasal dari
beberapa kota di seluruh Indonesia. Bahkan juga ada banyak mahasiswa yang berasal
dari luar Jawa. Ini menunjukkan peminat dari perguruan tinggi tersebut, berasal dari
berbagai kota di Indonesia.
IAIN merupakan satu-satunya perguruan tinggi Islam negeri di Semarang, dan
sudah eksis sejak lama. Meskipun bertempat di Semarang, bukan berarti hanya
membidik pangsa pasar yang ada di Semarang, namun juga banyak mahasiswa yang
berasal dari luar daerah, bahkan dari luar pulau. Terutama setelah adanya program
Takhassus (jalur khusus beasiswa) pada fakultas Ushuluddin, IAIN Walisongo
semakin banyak dikenal masyarakat di seluruh Indonesia.
Seperti kebanyakan perguruan tinggi lain, IAIN Walisongo membuka
pendaftaran mahasiswa baru setiap tahunnya. Sekretariat pendaftaran mahasiswa baru
IAIN Walisongo bertempat di kampus I perguruan tinggi tersebut, yaitu di Jl.
Walisongo No 5 – 9. Sehingga semua calon mahasiswa yang ingin mendaftarkan diri
harus datang ke alamat tersebut untuk melakukan registrasi.
Hal tersebut tidak masalah untuk pendaftar dari kota Semarang dan beberapa
kota di sekitar Semarang seperti Purwodadi, Demak, Kudus, Jepara, dan lain
sebagainya. Namun untuk beberapa kota calon mahasiswa yang berasal dari luar kota,
model pendaftaran seperti ini tentu saja sangat merepotkan, karena mereka harus
datang berkali-kali ke sekretariat hanya untuk melakukan pendaftaran melakukan
ujian, dan juga melihat hasil pengumuman.
Semakin banyaknya calon mahasiswa yang berasal dari luar daerah inilah,
dibutuhkan suatu sistem yang dapat memfasilitasi calon mahasiswa dari luar daerah
untuk bisa mendaftar tanpa harus datang langsung ke sekretariat.
Untuk memberikan solusi permasalahan tersebut IAIN walisongo membuat
perangkat lunak pendaftaran online berbasis web yaitu sebagai mana dapat dilihat
pada http://walisongo.ac.id/form_pendaftaran.php. Namun sistem yang sudah ada
tersebut mempunyai banyak kekurangan seperti, calon mahasiswa baru tidak dapat
mencetak formulir pendafatarannya sendiri, form pendaftaran masih kurang aman dan
berpotensi besar dibanjiri dengan data-data sampah, dan lain sebagainya. Akibatnya
sistem tersebut tidak dapat diimplementasikan.
Dalam telekomunikasi, istilah online memiliki arti lain yang lebih spesifik.
Suatu alat yang diasosiasikan dalam sebuah sistem yang lebih besar dapat dikatakan
online bila berada dalam kontrol langsung dari sistem tersebut–dalam arti jika ia
 3

tersedia saat akan digunakan oleh sistem (on-demand), tanpa membutuhkan

intervensi manusia, namun tidak bisa beroperasi secara mandiri di luar dari sistem
tersebut (id.wikipedia.org 2008).
Perangkat lunak pendaftaran mahasiswa yang dibangun adalah perangkat lunak
yang bersifat online, artinya perangkat lunak tersebut terhubung dengan internet dan
dapat diakses secara langsung melalui jaringan internet. Dengan begitu perangkat
lunak pendaftaran mahasiswa baru ini dapat diakses semua orang di seluruh dunia
dengan syarat terhubung ke internet.
Penelitian ini difokuskan untuk mengembangkan perangkat lunak pendaftaran
mahasiswa berbasis web baru yang dapat diterapkan pada IAIN Walisongo. Dengan
meneliti kekurangan yang ada pada sistem yang lama, dan menyingkronkan dengan
kebutuhan data-data calon mahasiswa yang diperlukan oleh perguruan tinggi dan
calon mahasiswa itu sendiri. Dari uraian sebelumnya maka penelitian ini diberi judul
"Perangkat Lunak Pendaftaran Mahasiswa Baru Berbasis Web IAIN Walisongo
Semarang ".

METODE PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK

Pada penelitian ini, metode pengembangan yang digunakan adalah model
Prototyping. Metode ini sangat cocok digunakan untuk mengembangkan perangkat
lunak yang kebutuhannya belum bisa diketahui secara lengkap, atau kebutuhannya
dapat berkembang setiap saat dengan cepat. Proses pengembangan dengan metode
Prototyping dimulai dengan analisa kebutuhan secara cepat, kemudian langsung
dibuat prototype-nya. Setelah prototype selesai dibangun dengan analisa kebutuhan
seadanya, barulah kemudian perangkat lunak yang telah dibuat dievaluasi, apakah
perangkat lunak tersebut telah memenuhi kebutuhan data administratif. Selain itu
dilakukan penambahan fitur-fitur yang diperlukan berdasarkan analisa kebutuhan
yang lebih lengkap. Dan berulang-ulang seperti itu seterusnya sampai perangkat
lunak yang dikembangkan siap diimplementasikan pada lingkungan kerja (work
environment) yang sebenarnya (Jayaswal 2006).

Analisis Sistem
Tahap analisis mempelajari tentang spesifikasi sistem dan rencana perangkat
lunak. Analisis sistem bertujuan untuk menjabarkan kebutuhan pemakai sistem dan
meletakan dasar–dasar untuk proses perancangan perangkat lunak. Analisis yang
dibutuhkan meliputi analisis kebutuhan software dan hardware dan analisis
kebutuhan sistem. Karena sudah pernah ada perangkat lunak pendaftaran mahasiswa
baru yang lama, maka pada tahap analisis ini juga menganalisa perangkat lunak yang
telah ada, dan mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan perangkat lunak
tersebut tidak dapat diimplementasikan. Analisa kebutuhan yang dikumpulkan tidak
perlu lengkap, karenan nanti akan ada tahapan tersendiri untuk mengevaluasi dan
mengerjakan kembali perangkat lunak yang sudah dibuat.
 4

Perancangan dan Pembuatan Prototype

Setelah mendapatkan list kebutuhan sistem, kemudian dengan cepat membuat
rancangan dengan berdasarkan kebutuhan yang telah diketahui. Rancangan ini yang
nantinya akan menjadi dasar pengembangan sistem selanjutnya sekaligus sebagai titik
awal yang digunakan oleh user untuk memberikan feedback untuk pengembangan
sistem selanjutnya.
Prototype yang pertama kali dibuat menampilkan keseluruhan field inputan
yang diperoleh dari analisa pertama, sehingga bisa langsung teridentifkasi, apakah
inputan yang ada sudah cukup atau diperlukan inputan yang lain. Prototype
selanjutnya yang merupakan tindak lanjut dari feedback yang diberikan oleh reviewer
yaitu diperlukannya fasilitas validasi inputan, dan pembenahan tampilan antarmuka
menu dan lain sebagainya.

Review dan validasi

Stakeholder internal dilibatkan dalam proses ini untuk mengevaluasi apakah
rancangan yang telah dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan administratif. Pada tahap
ini reviewer akan memberikan feedback berupa list kebutuhan yang belum ter-cover
dalam analisa kebutuhan awal, sekaligus memberikan rekomendasi fitur-fitur
tambahan agar sistem yang dikembangkan dapat digunakan secara optimal.

Pengerjaan Kembali (Revise)

Pada tahap ini, sistem akan dikembangkan kembali dengan menambahkan
fungsionalitas yang diperlukan dan memperbaiki beberapa modul yang belum
optimal, berdasarkan feedback yang diberikan oleh reviewer. Tahap ketiga (Review)
dan keempat (Revise) ini akan dilakukan berulang-ulang sampai tidak ada lagi
feedback permintaan penambahan fasilitas dari reviewer.
Dalam pengembangan perangkat lunak pendaftaran online, tahap ini
merupakan tahap paling lama. Karena kebutuhan yang sering berubah-ubah karena
harus konfirmasi kebenaran kebutuhan pada bidang-bidang terkait. Beberapa kali
perangkat lunak harus diubah dan terkadang perubahan itu bersifat fundamental
karena kesalahan konfirmasi kebutuhan data.

Implementasi dan Distribusi Sistem

Setelah semua tahap selesai dan tidak ada permintaan penambahan
fungsionalitas, versi final sistem diluncurkan. Pada tahap ini software dibuat secara
lengkap dan terintegrasi dengan suma fungsi yang diperlukan. Selanjutnya adalah
pendistribusian Framework pada functional environment untuk dapat dipergunakan
dalam proses pengembangan perangkat lunak berbasis web. Meski telah mencapai
tahap akhir, akan selalu ada evaluasi dan peningkatan performa dan fungsional pada
Framework, sehingga akan lahir perangkat lunak versi selanjutnya sebagai
penyempurnaan versi yang telah diluncurkan.
Implementasi ini meliputi instalasi perangkat lunak web server dan database
server pada komputer server. Web server yang digunakan adalah Apache yang sudah
dilengkapi dengan parser PHP untuk dapat mendukung pemrograman PHP.
Sedangkan untuk database server-nya menggunakan MySQL. Setelah perangkat
 5

lunak pendukung selesai dipasang pada server, kemudian aplikasi pendaftaran

mahasiswa baru dipasang pada server. Dan diuji coba pada beberapa komputer klien
internal IAIN Walisongo dan juga komputer eksternal (dari luar IAIN Walisongo).

HASIL DAN PEMBAHASAN

Perangkat Lunak Lama
Untuk memberikan solusi pada permasalahan mahasiswa pendaftar yang
beralamat jauh dari kota Semarang, IAIN Walisongo telah membuat perangkat lunak
pendaftaran mahasiswa baru online dan berbasis web yang dapat diakses secara
umum pada http://walisongo.ac.id/form_pendaftaran.php. Namun perangkat lunak
yang dibuat ini masih memiliki banyak kekurangan, sehingga pada saat implementasi,
perangkat lunak ini masih belum bisa memenuhi kebutuhan pendaftaran online yang
diharapkan oleh panitia pendaftaran mahasiswa baru. Beberapa kekurangan dari
perangkat lunak sebelumnya adalah sebagaimana dijelaskan di bawah ini.
1. Tidak ada filter inputan untuk data-data penting seperti nama, email, dan lain
sebagainnya. Sehingga pengunjung bisa memasukkan data apa saja, termasuk
data yang tidak masuk akal, misalnya memasukkan email dengan tanpa ada
karakter "@", atau memasukkan huruf pada kolom nomor telepon.
2. Tidak ada pengamanan yang baik dari SPAM, banyak sekali data-data sampah
yang diisikan secara otomatis oleh mesin khusus (bukan manusia). Akibatnya
kebanyakan data pendaftar yang masuk, bukanlah pendaftar yang sebenarnya,
namun hanya data-data yang di-generate oleh mesin yang berisi link ke alamat
situs penyerang.
3. Pendaftar tidak mendapatkan bukti apapun yang menyatakan bahwa dia telah
mendaftar melalui perangkat lunak tersebut. Setelah melakukan registrasi, para
pendaftar tidak mendapatkan bukti pendaftaran atau bahkan nomor registrasi. Ini
berakibat sulitnya kofirmasi pada sekretariat.
4. Setelah melakukan registrasi, pendaftar tidak bisa memperbaharui data yang
dimasukkan secara langsung. Padahal pada waktu registrasi, ada kemungkinan
pendaftar salah memasukkan data dirinya karena salah ketik atau faktor lain.
Untuk memperbaiki kesalahan inputan pendaftar harus mengontak administrator
basis data yang ada di sekretariat terlebih dahulu.

Implementasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Online

Beradasarkan analisis kebutuhan yang telah dikumpulkan sebelumnya, juga
dengan pertimbangan perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru online yang telah
ada. Perangkat lunak yang dibangun harus mempunyai fitur-fitur sebagai berikut:
1. Mampu menyediakan field-field data yang dibutuhkan untuk pendaftaran
mahasiswa. Yaitu kode pendaftaran, nama lengkap, email, alamat, kota, telepon,
tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, warganegara, agama, status marital,
jalur pendaftaran, asal sekolah dasar, asal sekolah menengah pertama, asal
sekolah menengah atas, pendidikan non formal, prestasi olah raga, prestasi seni,
nama ayah, pendidikan terakhir ayah, profesi ayah, jumlah penghasilan ayah,
 6

nama ibu, pendidikan terakhir ibu, profesi ibu, jumlah penghasilan ibu, dan juga
tiga pilihan jurusan.
2. Menyediakan informasi agenda pendaftaran setiap gelombangnya, termasuk juga
agenda pendaftaran ulang, jadwal ujian, dan pengumuman hasil ujian.
3. Ada filter inputan untuk memastikan data yang dimasukkan pendaftar adalah
data yang valid, serta sebisa mungkin mengurangi kesalahan inputan fatal yang
berakibat data tidak bisa digunakan. Sebagai contoh inputan tanggal lahir harus
mengikuti pola "yyyy-mm-dd".
4. Menggunakan CAPTCHA sebagai gerbang keamanan, untuk memastikan yang
sedang melakukan registrasi secara online adalah manusia, bukan mesin yang
dibuat untuk melakukan pengisian formulir secara otomatis. Selain itu inputan
data dibuat secara step by step, tidak langsung dalam satu halaman, ini juga untuk
menambah keamanan inputan.
5. Pendaftar bisa mengubah kembali data pendaftarannya, sehingga kesalahan saat
menginput formulir bukan masalah lagi, karena secara langsung pendaftar dapat
mengoreksi kesalahan datanya sendiri.
6. Yang juga sangat penting adalah bukti pendaftaran. Perangkat lunak pendaftaran
ini juga menyediakan fitur untuk mencetak formulir pendaftaran dengan format
khusus, sehingga calon mahasiswa bisa yakin kalau dirinya telah terdaftar
sebagai peserta ujian. Selain itu, formulir ini juga digunakan untuk konfirmasi
saat pendaftaran ulang di sekretariat pendaftaran.

Alur Pendaftaran Mahasiswa Baru

Dengan perangkat lunak pendaftaran online berbasis web, alur Sistem Pendaftaran
Mahasiswa Baru secara online adalah seperti yang ada pada gambar di bawah ini:

Gambar 1. Alur Pendaftaran Mahasiswa Baru OnLine

 7

Pertama kali calon Mahasiswa mengisi Form Pendaftaran pada Website.

Setelah mengisi dan memastikan tidak ada kesalahan inputan data, pendaftar bisa
mencetak bukti pandaftaran. Selain itu juga form yang telah diisi otomatis masuk ke
dalam database pendaftaran di IAIN. Dengan membawa kelengkapan administrasi
seperti tercantum pada website, termasuk formulir bukti pendaftaran dan juga bukti
transfer uang pendaftaran ke sekretariat pendaftaran mahasiswa baru di kampus I
IAIN Walisongo. Contoh dari bukti formulir pendaftaran adalah sebagaimana pada
Gambar 2.
Pada tanggal yang tercantum dalam agenda pendaftaran, calon Mahasiswa
mengikuti ujian tertulis di sekretariat. Adapun pengumuman hasil ujian diumumkan
secara tertulis di pengumuman di kantor sekretariat. Selain itu juga ditampilkan di
website sehingga dapat dilihat dari mana saja dengan internet. Untuk mahasiswa yang
lulus ujian, melakukan registrasi ulang ke sekretariat dan persiapan mengikuti
PASSKA untuk secara resmi telah terdaftar sebagai mahasiswa IAIN Walisongo.

Gambar 2. Tampilan Cetak Bukti Pendaftaran

Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak

Karena berbasis web dan online, perangkat adalah space untuk hosting
perangkat lunak berbasis web. Saat ini IAIN Walisongo telah menyewa hosting
dengan alamat walisongo.ac.id. Untuk kepentingan modularitas, pendaftaran
mahasiswa baru dilletakkan pada sub domain khusus yang dapat dikses pada alamat
pmb.walisongo.ac.id.
 8

Sedangkan untuk client, perangkat keras yang digunakan bisa bervariasi yang
lebih dispesifikkan adalah keperluan perangkat lunak yaitu minimal:
1. sistem Operasi: Windows XP, Linux, Mac OS, atau yang setara;
2. perambah: IE6, Mozila FireFox 2.0, Opera 9.0, atau setara yang mendukung
JavaScript 2.0 agar filter dan AJAX berjalan dengan baik.
Pada saat ini hampir semua sistem operasi yang ada di pasaran, baik yang
bersifat komersial seperti Windows XP, atau yang bersifat bebas seperti Ubuntu, telah
memasukkan perambah dengan spesifikasi yang diperlukan. Sehingga untuk
mengakses perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru, cukup memasang sistem
operasi yang sesuai. Kemudian secara langsung dapat digunakan untuk mengakses
perangkat lunak pendaftaran tersebut begitu terhubung dengan internet.

KESIMPULAN
Perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru yang dikembangkan dengan
berbasis web, membuat pendaftaran mahasiswa baru IAIN Walisongo dapat
dilakukan di mana saja dengan syarat terhubung dengan internet, tanpa harus datang
secara langsung ke sekretariat. Dengan berbasis pengembangan prototyping,
perangkat lunak yang dibuat ini, bisa dikembangkan lebih lanjut begitu ada
perubahan pada analisis kebutuhan atau terdapat kesalahan-kesalahan yang fatal pada
perangkat lunak.
Perangkat lunak untuk pendaftaran mahasiswa baru secara online, perlu
dikembangkan lagi dengan mengakomodasi validasi pembayaran dan ujian secara
online. Sehingga calon mahasiswa hanya perlu datang ke kampus IAIN Walisongo
setelah resmi menjadi mahasiswa. Namun untuk menuju ke sana perlu adanya
penelitian tentang pembuatan perangkat lunak validasi pembayaran dan ujian berbasis
web dengan tingkat keamanan yang lebih tinggi untuk mencegah tindak kecurangan
dan manipulasi data (termasuk pencurian akun bank).

DAFTAR PUSTAKA
Arnowitz, Jonathan. 2007. Effective Prototyping for Software Makers. Amsterdam:
Morgan Kaufmann Publisher.
http://id.wikipedia.org/wiki/online (diakses tanggal 10 Desember 2008).
Jayaswal, Bijay K., Patto, Petter C. 2006. Design for Trustworthy Software: Tools,
Technique, and Metodology of Developing Robust Software. United States:
Prentice Hall.
Stuttart, Dafydd and Pinto, Marcus. 2008. The Web Application Hackers's
Handbook: Discovering and Exploiting Security Flaws. Indianapolis: Wiley
Publishing Inc.