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ORGANIZZARE UN EVENTO CULTURALE COMPLESSO

Umberto Croppi - 19 novembre 2009

Organizzare un evento culturale complesso

LE CINQUE FASI

IDEAZIONE PROGETTAZIONE STRATEGICA PROGETTAZIONE ESECUTIVA COMUNICAZIONE E PROMOZIONE CHIUSURA DEL PROGETTO

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LE FIGURE CHIAVE

IDEAZIONE: curatore/direttore artistico (esperto) PROGETTAZIONE STRATEGICA: manager (A.D./Direttore Generale/Responsabile Area Eventi) PROGETTAZIONE ESECUTIVA: responsabile organizzativo del progetto (responsabile Area Eventi responsabile tecnico (responsabile Area Servizi Tecnici) COMUNICAZIONE E PROMOZIONE: responsabile Area Comunicazione responsabile ufcio stampa CHIUSURA DEL PROGETTO: responsabile di progetto controller amministrativocommittenza/curatore/manager (per valutazioni e verica nale del progetto)

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LA FASE 1: IDEAZIONE

FASE 1: LIDEAZIONE
Il CURATORE elabora:

IL FORMAT IL PROGRAMMA ARTISTICO LUOGO E CALENDARIO DI SVOLGIMENTO

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LA FASE 2: PROGETTAZIONE STRATEGICA

FASE 2: LA PROGETTAZIONE STRATEGICA

Il MANAGER traduce il progetto scientico del curatore in un PROGETTO STRATEGICO che contiene:

ANALISI DI FATTIBILITA PIANO ECONOMICO PIANO DI FUND RAISING

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LA FASE 3: PROGETTAZIONE ESECUTIVA

FASE 3: LA PROGETTAZIONE ESECUTIVA

A) ORGANIZZAZIONE E PRODUZIONE

Il RESPONSABILE DI PROGETTO elabora un PIANO ORGANIZZATIVO che attua con il supporto della SEGRETERIA ORGANIZZATIVA E DI PRODUZIONE e effettua un controllo costante del BUDGET e della QUALITA

Denizione aspetti autorizzativi (concessione della sede; denizione contratto di afdamento, ecc.) Denizione di aspetti di programmazione (in accordo con il curatore si procede a ricontattare tutti gli autori/artisti/ prestatori per conferma, disponibilit e definizione modalit di partecipazione) Denizione aspetti contrattuali con i partecipanti Denizione aspetti logistici e di ospitalit Denizione aspetti di gestione delle serate e dellaccoglienza del pubblico (biglietteria, presidi personale di custodia, postazioni hostess/steward)

FASE 3: LA PROGETTAZIONE ESECUTIVA

B) SERVIZI TECNICI
Il RESPONSABILE DEI SERVIZI TECNICI elabora un PIANO TECNICO DI PRODUZIONE che attua con il supporto della SEGRETERIA TECNICA.

Il PIANO TECNICO DI PRODUZIONE prevede le seguenti azioni: Effettuazione di un sopralluogo sulla sede di svolgimento dellevento Elaborazione di un progetto di allestimento e del relativo capitolato tecnico Preparazione insieme allUfficio Legale della documentazione per lattivazione della procedura di gara per allestimenti tecnici, ove necessaria, o in alternativa richiesta preventivi per la fornitura degli stessi. Elaborazione di un cronoprogramma delle attivit di allestimento/prove/ svolgimento dellevento/disallestimento Direzione tecnica degli allestimenti Coordinamento tecnico durante levento Individuazione di eventuali set coperti in caso di cattivo tempo x eventi allaperto

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LA FASE 4: COMUNICAZIONE, PROMOZIONE, MARKETING

FASE 4: COMUNICAZIONE, PROMOZIONE, MARKETING

Il RESPONSABILE AREA COMUNICAZIONE E PROMOZIONE elabora un PIANO MEZZI che prevede:

Ideazione grafica della campagna pubblicitaria e delle sue varie declinazioni Acquisto spazi pubblicitari sui mass media
(quotidiani, riviste, radio, siti e portali web ecc.) Acquisto spazi per affissione statica e dinamica (cartelloni, manifesti, autobus ecc) Produzione e distribuzione di materiali promozionali: leaflet, locandine, ecc. Produzione e spedizione invito alla serata inaugurale Ideazione e aggiornamento di un sito web dedicato allevento (se previsto)

Attivit di ufficio stampa: coordinata dal RESPONSABILE UFFICIO STAMPA

(preparazione materiali per conf. stampa; contatti con testate e giornalisti, ecc.)

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LA FASE 5: CHIUSURA DEL PROGETTO (EVENTO)

FASE 5: CHIUSURA DEL PROGETTO

Questa fase prevede 2 momenti:

CHIUSURA AMMINISTRATIVA: effettuata dal Responsabile di progetto insieme al CONTROLLER amministrativo VERIFICA FINALE: analisi dei dati di monitoraggio delle afuenze di pubblico, dei risultati delle indagini di Customer Satisfaction e della rassegna stampa. Valutazioni e riessioni congiunte della committenza, del curatore artistico e del responsabile della struttura organizzativa e di produzione

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Umberto Croppi - 19 novembre 2009