Los Libros Contables Los libros Contables: Obligatorios y Voluntarios El Cdigo d Comercio dice q toda E.

deber llevar una contabilidad adecuada a la actividad d su E., q permita un seguimiento cronolgico d todas sus operaciones, as como la elaboracin peridica d balances e inventarios. Los libros obligatorios sern legalizados a posteriori, antes d q transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha d cierre del ejercicio. Todos los libros contables deben ser llevados:

echas..

Los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en q stos se adviertan. Los empresarios estn obligados a conservar los libros de contabilidad, as como toda la documentacin y la correspondencia concernientes a su negocio, durante seis aos. Tipos d libros - obligatorios y voluntarios

Libros obligatorios

Libro Diario - se registran las transacciones econmicas. Libro d inventarios y cuentas anuales.
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Balance inicial Balances trimestrales - comprobacin c sumas y saldos. Cuentas anuales - las E. constituidas como sociedad estn obligadas a llevar uno o ms libros d Actas, en los q consten los acuerdos adoptados p sus juntas generales y otros rganos d direccin.

Libros voluntarios Las E. pueden utilizar otros libros, registros y medios materiales c el fin d llevar ms fcilmente los libros obligatorios. Destaca el libro Mayor. Libro Diario: Es un libro d contabilidad en el q se registran cada da a da todas las operaciones relativas a la actividad d la E. y por riguroso orden cronolgico. Tipos de Asientos Asiento(asiento contable): Cada registro contable d una operacin econmica q se hace en el Libro Diario. Hay dos tipos de asientos: Asientos simples: Los asientos en los q slo se registran dos cuentas, una con cargo y otra con una abono, ambas p la misma cantidad. Asientos compuestos: Son los asientos en los q intervienen dos o ms cuentas en un lado y dos o ms cuentas en el otro.

Libro Mayor: Es un libro en el q se anota cada cuenta q va apareciendo en los registros contables d la E., as como los movimientos q sta tiene, es decir, sus cargos o abonos segn el caso. Balance de comprobacin de sumas y saldos Recoge el resumen del diario a una fecha determinada y nos permiten conocer la situacin patrimonial a esa fecha. Se divide en dos bloques: Bloque de sumas: Se compone d la suma total d las cantidades anotadas en la columna del Debe q ser = a la suma d la columna del Haber. Bloque d saldos: Se compone d la suma d los saldos deudores q ha d ser = q la suma de los saldos de los acreedores. Estructura del Balance 1. Bloque - es el d todas las cuentas. 2. Bloque - llamado sumas, y comprende dos partes: Debe y Haber. 3. Bloque - llamado saldos, y comprende dos partes: Deudor y Acreedor. Comprobacin del Balance Cuando ya se han registrado todas sus cuentas c sus sumas y sus saldos, se debe comprobar: + Dentro del bloque d sumas - la suma total d las cantidades anotadas en la columna del debe y del haber deben ser igual. + Dentro del bloque d saldos - la suma total d las cantidades anotadas en la columna d los deudores y Acreedores deben ser iguales.

Y si no cuadra el Balance? 1. Comprobar si todos los asientos del Diario estn cuadrados. 2. Comprobar si cada apunte, o anotacin, del diario ha sido correctamente traspasada al Mayor. 3. Comprobar q todas las Sumas d cada cuenta son correctas, y q su traspaso al Balance d Comprobacin no tenga errores (d cantidad o d colocacin). 4. Comprobar q los clculos d los saldos son correctos y si estn ubicados en la columna q les corresponde. NORMAS LEGALES QUE REGULAN SU ELABORACIN PRINCIPIOS CONTABLES Los Principios Contables constituyen bases o reglas establecidas

con carcter obligatorio, que permiten que las operaciones registradas y los saldos de las cuentas presentadas en los Estados Financieros expresen una imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de las empresas. Estos principios tienen su origen en la experiencia obtenida de la solucin de problemas contables y en las leyes, debiendo ser aceptados por los contadores como bases para la prctica contable. Los Principios Contables son desarrollados en los distintos pases

por instituciones que pueden ser gubernamentales o no, las cuales trabajan en forma coordinada. Con el desarrollo de las transacciones econmicas, es indudable que la necesidad de ellos ha traspasado los mbitos internos, ya que debido a la falta de comparabilidad, los Estados Financieros se convierten en poco tiles para analizar las tendencias econmicas mundiales.

Por la importancia de los Principios Contables, en 1982 fue creado en la ONU el Grupo Intergubernamental de Trabajo de Expertos en Normas

Internacionales de Contabilidad y Presentacin de Informes, el cual desde su fundacin se ha dedicado a la tarea de determinar qu elementos deben figurar en los Estados Financieros y cmo deben registrarse las operaciones ms comunes. ARTICULO 48. CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES MEDIOS PARA EL ASIENTO DE

OPERACIONES. Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. ARTICULO 49. LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aqullos. Por otro lado el decreto reglamentario 2649 de 1993 se refiere con mayor detenimiento sobre los libros que se deben llevar y registrar y como se deben llevar: ART. 125. Libros Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe

llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones,se deben llevar los libros necesarios para: 1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: a. Conocer las transacciones individuales, cuando stas se registren en los libros de resumen en forma global; b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones; c. Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras; d. Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos, y

e. Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y control del ente econmico. 6. Cumplir las exigencias de otras normas legales. ART. 126. Registro de los libros Cuando la ley as lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. En el caso de los libros de los establecimientos, stos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente econmico e identificndolos con la ensea del establecimiento. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: 1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o 2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econmico. Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador pblico. Si la falta del libro se debe a prdida, extravo o destruccin, se debe presentar la copia autntica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripcin. ART. 127. Lugar donde deben exhibirse los libros Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente econmico. ART. 128. Forma de llevar los libros Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras,

computadores o similares. El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. En los libros est prohibido: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los

renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. ART. 129. Inventario de mercancas El control de las mercancas para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogneos, por lo menos los siguientes datos: 1. Clase y denominacin de los artculos. 2. Fecha de la operacin que se registre. 3. Nmero del comprobante que respalda la operacin asentada. 4. Nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas. 5. Existencia en valores y unidad de medida. 6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado. 7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con las unidades registradas en las tarjetas de control. En todos los casos cuando en los procesos de produccin o transformacin se dificulte el registro por unidades, se har por grupos homogneos.

Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancas para la venta el cual contendr una relacin detallada de las existencias con indicacin de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artculos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares. Dicho inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste mrito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto. ART. 130. Libro de accionistas y similares Los entes econmicos pueden llevar por medios mecanizados o electrnicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicacin de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada ao calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior. ART. 131. Libros de actas Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus rganos colegiados de direccin, administracin y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del rgano y una numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos. ART. 132. Correccin de errores. Los simples errores de transcripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin. La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo.

ART. 133. Exhibicin de libros Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente econmico, en presencia de su propietario o de la persona que ste hubiere designado expresamente para el efecto. Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibicin se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relacin con las operaciones del establecimiento.