Perencanaan Perencanaan meliputi kegiatan untuk menentukan jenis perbekalan farmasidan jumlah yang diperlukan untuk periode pengadaan

yang akan datang. Tujuandari perencanaan untuk menghindari keterlambatan penyediaan barang,kekosongan dan kekurangan barang yang menjadi kebutuhan masing-masingruangan, dan perbekalan farmasi yang menumpuk di gudang dapat dihindari.Perencanaan untuk periode yang akan datang dilakukan oleh Bagianperencanaan didasarkan pada data penggunaan periode sebelumnya denganmenggunakan metode kombinasi metode pareto abc dengan max min stok level.Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Rumah Sakit,anggaran yang tersedia, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan,persediaan barang di gudang.Berdasarkan usulan permintaan dari masing-masing ruangan, Bagianperencanaan membuat perencanaan tahunan tentang jumlah kebutuhan danperkiraan anggaran, kemudian diserahkan ke bagian pengadaan dalam bentuk SPB (Surat Permintaan Barang), dengan persetujuan Kepala Instalasi FarmasiRSUH. Berdasarkan persetujuan Kepala Bidang Pelayanan Penunjang RSUniversitas Hasanuddin, dan mengetahui Direktur Pelayanan Penunjang diberikanpersetujuan dalam bentuk DPA (Dokumen Permintaan Barang) dan dana akandialokasikansetiap tiga bulan. Penganggaran Penganggaran adalah seluruh kegiatan dan usaha untuk merumuskan danmenentukan secara rinci kebutuhan dalam skala standar (skala mata uang).Sumber dana yang dimiliki oleh RSUH dalam pengelolaan perbekalan farmasi dirumah sakit, antara lain:1. Anggaran dari Universitas Hasanuddin, digunakan untuk pengadaanperbekalan farmasi kebutuhan rutin, seperti obat dan alkes, dialokasikantriwulan.Penganggaran dilakukan satu tahun sebelumnya berdasarkanpemakaian/pengeluaran tahun lalu dan permintaan usulan permintaan barang baru Bagian perencanaan membuat rincian kebutuhan barang habis pakai medik.Rincian distribusi dengan persetujuan Kepala Instalasi Farmasi RSUH diserahkankepada panitia anggaran rumah sakit dalam bentuk RKA RS (Rencana KegiatanAnggaran Rumah sakit) yang kemudian diserahkan kepada UniversitasHasanuddin dalam bentuk RKA (Rencana Kegiatan Anggaran) denganpersetujuan Direktur RSUH. Berdasarkan persetujuan Universitas Hasanuddin,diberikan persetujuan dalam bentuk DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran), dandana akan dialokasikan setiap tiga bulan. Persetujuan yang diberikan dalambentuk DPA kemudian dilakukan penyesuaian terhadap usulan permintaan.Siklus penganggaran di Unit Logistik Medik dapat dilihat pada Gambar

Penyimpanannya antara lain:1. Perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan dalam kondisi khususdiletakkan dalam ruangan yang dilengkapi dengan pengatur suhu dankelembaban udara, yaitu di dalam lemari es dengan suhu 2-6 0 C2. Obat-obat yang termasuk golongan narkotik disimpan dalam lemari yangterkunciUnit Logistik Medik mempunyai 1 gudang penyimpanan, yangmenyimpan secara terpisah : obat, cairan infus, antiseptik, alat kesehatan.Tujuan penyimpanan di gudang secara terpisah adalah :1. Mempermudah pencarian barang di gudang2. Mempermudah menghitung jumlah persediaan3. Mempermudah pengawasan barang4. Mencegah kehilangan barang5. Mengantisipasi keadaan yang berfluktuasi dan menghindari kekosonganbarang, karena apabila dilakukan penyimpanan pada gudang secaraterpisah maka pengawasan akan ketersediaan barang akan lebih mudahdilakukan sehingga tidak terjadi penumpukan barang digudang yangakhirnya akan menghemat biaya pemesanan barang tersebut.6. Menjaga agar kualitas barang tetap dalam keadaan siap pakai7. Mempercepat pendistribusian Penyaluran Penyaluran barang yang dilakukan oleh Unit Logistik Medik denganmenggunakan prinsip First In First Out (FIFO), di mana barang yang dikeluarkanlebih dahulu adalah barang yang datang lebih dahulu. Selain prinsip ini, dapatpula dilakukan penyaluran dengan menggunakan prinsip Last In First Out (LIFO), jika barang yang terakhir masuk memiliki waktu/tanggal daluarsa yang lebihdekat; atau First Expired Date First Out (FEFO), yaitu obat dengan tanggaldaluarsa lebih dekat dikeluarkan lebih awal. Mekanisme penyaluran perbekalanfarmasi yang dilakukan oleh Unit Logistik Medik adalah: Barang habis pakai Penyaluran bahan habis pakai dilakukan melalui Unit Distribusi,langsung diberikan kepada unit atau instalasi yang membutuhkan. Semuapenyaluran perbekalan farmasi dilakukan menggunakan formulir permintaanyang diajukan oleh masing-masing unit sesuai dengan jenis dan jumlah yangdibutuhkan. Pengawasan

Pengawasan pengelolaan perbekalan farmasi di RSUH dilakukan oleh SPIdan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan badan pemeriksa pusatdi luar departemen kesehatan dan bersifat independent . Pengendalian Pengendalian terhadap material dan personil di RSUH dilakukan olehBadan Pemeriksa Keuangan (BPK), yaitu badan pemeriksa pusat di luardepartemen, yang bersifat independent , dan merupakan institusi di luar badaneksekutif yang bertanggung jawab kepada Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.Pengendalian material meliputi: a. Kebenaran barang saat diterima 1) Mutu barang (sifat fisik dan waktu daluarsa)2) Spesifikasi (bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan)3) Kuantitas atau jumlah barang4) Harga pembelian barang b. Stock Opname Stock Opname merupakan kegiatan yang dilakukan secara rutin danberkala dengan tujuan mencocokkan kondisi fisik barang yang ada di gudangdengan kartu stok barang dan dengan dokumen sumber (dokumenpenerimaan, permintaan, pengeluaran. dan permeriksaan barang), sehinggadapat diketahui kualitas, kuantitas, serta waktu daluarsa barang-barangtersebut. Stock opname dilakukan setiap tiga bulan, dengan pertimbangan bahwadalam jangka waktu tiga bulan diharapkan dapat diketahui keadaan dan jumlah obat yang rusak atau telah mendekati waktu daluarsanya, sehinggadapat segera diantisipasi. Jangka waktu tiga bulan ini dianggap tidak terlalucepat, karena untuk melakukan stock opname dibutuhkan waktu dan tenaga,apalagi jika jumlah barang banyak. Jika jangka waktu untuk melakukan stock opname lebih lama, misalnya setiap satu tahun, maka akan mempersulitpemeriksaan data, terutama jika terjadi ketidakcocokan antara barang dengandokumen sumber, sehingga penelusurannya lebih sulit. Perbekalan farmasidengan waktu daluarsa yang kurang dari empat bulan dilihat pada kartustok, kemudian diperiksa keadaan barang tersebut di gudang, jika ternyataobat tersebut masih ada, maka dipisahkan dengan maksud supayamendapatkan perhatian khusus.Tindakan yang dilakukan untuk mengantisipasi kerugian akibat obatyang daluarsa antara lain dengan membuat surat

penunjang yang berisiperjanjian dengan rekanan agar dapat mengembalikan barang tiga bulansebelum expired date . Cara lain yang dapat dilakukan adalahmenginformasikan dan menyarankan kepada dokter di poli dan di ruanganuntuk melakukan peresepan yang lebih mengarah terhadap pilihan obat yangmendekati expired date tersebut, tanpa mengubah pola terapi yang akandiberikan. Perlu diingat bahwa obat-obat yang digunakan sebagai penggantiharus senilai dengan harga dasar pembelian obat yang ditawarkan tersebut.Unit Logistik Medik melaporkan jumlah perbekalan farmasi yangdidistribusikan setiap bulan, serta membuat laporan penggunaan psikotropik dan narkotik, dan laporan stock opname . Unit Logistik Medik melakukanevaluasi perencanaan dan penerimaan, serta evaluasi permintaan danpemberian. Parameter yang digunakan untuk mengevaluasi adalah waktu(tanggal usulan, tanggal SPK/Surat Perintah Kerja), jumlah (RAB/RencanaAnggaran Belanja dan

SPJB/Surat Perjanjian Jual Beli), harga satuan, danmerek

perbekalan farmasi dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penyaluran,penggunaan dan pemantauan perbekalan farmasi yang tergolong dalam lifesaving . Perbekalan farmasi yang dikelola di IRD meliputi obat, alat kesehatanhabis pakai.Tugas pokok farmasi di IRD adalah menjamin kelancaran suplaiperbekalan farmasi yang tepat jenis, tepat jumlah, dan tepat waktu untuk kebutuhan pelayanan di IRD serta menjamin bahwa obat yang diberikan sesuaidengan kebutuhan dan kondisi pasien.Sistem Distribusi Obat Sistem pengelolaan perbekalan farmasi di IRD menggunakan sistem resepindividu ( Individual Prescribing )a. Individual Prescription System (IPS) Individual prescription system adalah tatanan kegiatan distribusi sediaanobat oleh Instalasi Farmasi Runah Sakit (IFRS) sesuai dengan yang ditulispada resep atas nama pasien rawat IRD

Pelayanan di Ruang Bedah

Pelayanan Farmasi di Ruang Bedah (RB) merupakan suatu pelayananFarmasi yang menunjang pelayanan di kamar Operasi, Anastesi, Recovery Room .Bentuk pelayanan farmasi di Ruang Bedah (RB) dibagi menjadi 3 macam:1. Pelayanan barang medik dasar merupakan pelayanan barang medik yangpemakaiannya termasuk dalam tarif paket dasar, disediakan di kamaroperasi dan RR, pemakaiannya digunakan untuk kebutuhan semua pasien.Sumber dana barang medik dasar berasal dari dana Unhas. Contoh: kasa,kapas, perban, plester, antiseptik, dan lain-lain.2. Pelayanan obat emergency merupakan pelayanan obat dan alat kesehatan(alkes) yang termasuk dalam kelompok obat emergency emergency kit sangat pentingketersediaannya (harus selalu ada) dan dipakai pada saat pasien benar-benar membutuhkan pertolongan mendadak. Jumlah dan jenis disesuaikandengan kebutuhan masingmasing unit yang terkait di ruang tersebut danatas dasar kesepakatan bersama. Jumlah stok persediaan golongan emergency diusahakan tetap sehingga bila barang tersebut terpakai segeradilengkapi kembali. Contoh: lidokain, adrenalin, dopamin, KCl,dobutamin, kalmethason, sulfas atropin, spuit, blood set, dan lain-lain. 3.Pelayanan di luar barang paket dasar merupakan pelayanan kebutuhanbarang medik di luar tarif paket dasar atau paket tindakan. Pemakaianbarang medik tersebut dibebankan pada pasien sesuai dengan jenis dan jumlah yang dipakai.PerawatPasienAdministrasiPembayaran olehkeluarga pasien Contoh : a.Obat premedikasi dan narkotik: pethidin, diazepam, morfin,midazolam, fenthanyl, sulfas atropin, phenergan, dormicum, DHBP. b.Obat anestesi: enflurane, pentotal, ketamin, propofol, aether,halothane, isoflurane. c.Obat pelumpuh otot: norcuron, succinil kolin, pavulon, atrakurium. d.Obat lain: adrenalin, antibiotik, efedrin, analgesik, dan lain-lain. e.Cairan: ringer laktat, NaCl 0,9%, albumin, haes steril 6%, gelofusin,dan lain-lain. f.Alat kesehatan: benang (vicryl, prolene, ethilon, mersilk), spuit,steridrape,blood set , folley catheter ,thorax drain,urine bag,dan lain-lain. Sistem pelayanan farmasi di Ruang Bedah (RB) menggunakan sistem satupintu dimana kebutuhan barang medik di semua unit dilayani oleh UnitPelayanan Farmasi. Hal ini bertujuan untuk untuk mempermudah pelayanankepada pasien, mempermudah kegiatan Drug Utilization Study (DUS),sehingga meningkatkan kepuasan pasien atau keluarga pasien terhadappelayanan farmasi yang diberikan. Sedangkan kategori pasien yang dilayani diRuang Bedah (RB) meliputi pasien

ASKES (Asuransi Kesehatan), UMUM,Asuransi Kesehatan Inhealth, Jamsostek, Waskita, Jasindo.

3.PendistribusianPendistribusian dilakukan kepada masing-masing unit pelayanan (OK,Anaestesi, RR, ICU) berdasarkan pada lembar permintaan yang berisikebutuhan barang medik baik kebutuhan dasar maupun kebutuhan di luarbarang dasar. 4.Penggunaan dan evaluasi obat ( Prescripbing 5.Pemberian dan informasi obat ( dispensing)Pemberian dan informasi obat bisa dilakukan kepada dokter maupunperawat dengan tujuan untuk mengurangi tingkat accident yang mungkinsaja terjadi . 6.pemantauanPemantauan harus dilakukan oleh farmasis untuk menjamin efektivitas,keamanan dan rasionalitas barang medik yang digunakan 7.Pengendalian dan pengawasanPengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi, sedangkanpengawasan dilakukan terhadap material yang meliputi mutu barang (sifatfisik dan waktu kadaluarsa), spesifikasi (bentuk sediaan, merk, potensi dankemasan), dan kuantitas barang. Dalam melakukan pengawasan ditemukanadanya kesalahan kesesuaian barang yang tersedia dengan yang tercatat dikartu stok. Untuk mencegah terjadinya kesalahan tersebut maka perludilakukan hal-hal sebagai berikut: a.Pencatatan kartu stok yang up to date untuk setiap pengeluaran barang.Kartu tersebut mencantumkan : nama barang, tanggal masuk barangbarang, tanggal keluar barang, jumlah barang, sisa barang dan tanggal expired date .b.Pelaksanaan stok opname setiap 6 bulan sekali dan pemantauan barangyang kadaluarsa setiap 3 bulan sekali. Untuk pemantauan persediaanbarang diruangan (ICU) dilakukan setiap dua hari sekali.8. Pelaporan Pelaporan dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap barangyang telah diminta, barang yang telah digunakan, dan seberapa besar jumlah barang yang tersisa. Dengan demikian dapat menghindarkan daripraktek-praktek penyalahgunaan barang medik. Pelaporan penggunaanobat anestesi dan bahan dasar setiap bulannya. Pelayanan barang medik dasar meliputi:

1.Pelayanan kamar operasi (OK)Petugas OK mengajukan permintaan kebutuhan dengan mengisi formpermintaan yang sudah ada tanda tangan Ka. Ruangan ke Pelayanan Farmasi ,kemudian petugas Pelayanan Farmasi menyiapkan kebutuhan tersebut sesuaidengan permintaan. 2.Pelayanan anaestesiPetugas anaesthesi mengajukan permintaan dengan form permintaan kePelayanan Farmasi, kemudian petugas Pelayanan Farmasi akan menyiapkankebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan. 3.Pelayanan ICUPetugas anaesthesi mengajukan permintaan dengan form permintaan keUnit Pelayanan Farmasi, kemudian petugas Unit Pelayanan Farmasi akanmenyiapkan kebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan. Pelayanan Barang Medik di Luar Paket Dasar 1.Pelayanan kamar operasi (OK) A.Petugas Unit Pelayanan Farmasi menyiapkan barang medik di dalamtrolly untuk OK. b.Dokter / perawat OK mengajukan permintaan barang medik sesuai jenis dan jumlah beserta kelengkapan data pasien ke petugas UnitPelayanan Farmasi. c.Petugas Unit Pelayanan Farmasi mencatat jumlah dan jenis permintaanbarang medik yg diberikan dalam form OK. Jika operasi selesai,petugas Farmasi memeriksa kembali kelengkapan data pasien dan tanda tangan dokter / perawat termasuk jika ada pengembalian barangmedik. d.Petugas Farmasi, mengambil data OK dan anaesthesi pasien yg selesaioperasi, kemudian memberi harga sesuai dengan status pasien. e.Penyelesaian administrasi dilakukan di kasir. 2.Pelayanan Anestesia. a.Petugas anaesthesi mengajukan permintaan obat anaesthesi dalam formanaesthesi ke Unit Pelayanan Farmasi untuk stok persediaananaesthesi, kecuali golongan Narkotik (Morphin, Pethidin, Fentanyl) b.Petugas Unit Pelayanan Farmasi mencatat permintaan tersebut dalamkartu stok. c. Petugas anaesthesi menulis jumlah pemakaian obat anaesthesi dalamform anaesthesi (rangkap dua) untuk masing-masing pasien, sesuaidengan yang digunakan d.Petugas Farmasi mengambil data form anaesthesi yang warna putih(yang warna kuning untuk arsip anaesthesi) dan menghitung jumlahbiaya pemakaiannya. e.Penyelesaian administrasi di lakukan di kasir. Peran farmasis yang bisa dilakukan di Ruang Bedah (RB), diantaranya:1. Pelayanan dalam hal managerial meliputi:a. Merencanakan kebutuhan barang medik dan menyalurkannya sesuaipermintaan tiap unit Gedung Bedah (RR, Anestesi, OK, ICU).b. Mengatur pengadaan kebutuhan barang medik di unit Ruang Bedah (RB).

c. Melakukan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan pelayanan barangmedik di unit Ruang Bedah (RB).d. Membuat laporan meliputi laporan bulanan seperti pendapatan, laporanklaim pasien Askes, Inhealth, laporan stok opname tiap 6 bulan , laporan expired date tiap 3 bulan dan laporan tahunan