ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

INSTRUMENTE SOFTWARE FOLOSITE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

CAP I INTRODUCERE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Intr-o lume din ce in ce mai orientata pe proiecte, promisiunea project management-ului de a imbunatati productivitatea este mult prea tentanta pentru a putea fi ignorata. Insa, pentru majoritatea companiilor, trecerea la o structura bazata pe management-ul de proiecte reprezinta o schimbare semnificativa, iar oamenii au tendinta de a opune rezistenta schimbarilor, indiferent de beneficiile pe care acestea le aduc. De aceea este nevoie de o serie de reguli si indrumari pentru ca o organizatie sa poata patrunde in sfera succesului. Principala problema a proiectelor este aceea ca ele nu ajung sa fie terminate din cauza limitelor de timp, resurselor solicitate si a bugetelor depasite. O solutie pentru evitarea diverselor neajunsuri ce pot interveni in timpul derularii lucrarilor unui proiecte , o poate reprezenta spargerea acestora in proiecte mai mici, mai usor de gestionat, mai usor de supervizat . In acest fel termenele limita pot fi satisfacute datorita unor cerinte rezonabile de timp si efort. Pe termen lung, mai multe victorii mici vor avea un impact mai mare asupra organizatiei decat un succes rasunator care se lasa asteptat. Proiectele de obicei sunt unice, au eluri bine definite ce trebuie atinse, conin activiti multiple ce trebuie coordonate i n final au un impact direct asupra businessului. Cu toate astea exist o incertitudine permanent cu care trebuie s trim n lumea managementului de proiect, cu alte cuvinte un manager de proiect va trebui de multe ori va trebui s fac compromisuri. Putem nelege mai bine, dac ne gndim la cele trei mari componente cu care va lucra un manager de proiect: cost, timp i calitatea produsului. Dac vrem s umblm la o component, vom afecta celelalte dou, de exemplu dac vrem s terminm proiectul mai repede (timp), probabil va costa mai mult (cost) sau produsul nu va fi n parametri specificai (calitate). Desigur putem profita de aceste interdependente si sa gasim noi variante. Este foarte greu s termini un proiect exact aa cum l-ai planificat, adic s faci un produs n parametri specificai, la timp i s te incadrezi n buget. Trebuiesc avute in vedere gestionarea cu responsabilitate a resurselor umane si materiale, prin o planificare riguroasa folosind toate mijloacele puse la dispozitie ( hard si soft ), prin analiza periodica asupra stadiului de realizare si a tolerantei admise in implementare, prin analiza de risc si minimizarea impactului acestora asupra derularii proiectului.

CAP.2 INSTRUMENTE SOFTWARE UTILIZATE

Sa ne focalizam insa atentia catre solutiile software pentru management proiectelor. O mare parte din activitatile pe care project managementul le implica pot fi automatizate. Tehnologia actuala ofera facilitati ca monitorizarea stadiului proiectelor, management-ul sarcinilor, administrarea fluxului de lucru si suportul pentru analiza resurselor. Sa nu uitam, insa, ca utilizarea unor noi tehnologii pentru a adauga inca un nivel de complexitate la un proiect deja complicat nu este cea mai buna idee. Tehnologia informatiei este cu atat mai alunecoasa cu cat se gaseste mereu in miscare, in schimbare, adaptandu-se continuu la provocarile de afaceri. Insa, pentru cei care reusesc sa o supuna prin management-ul de proiecte, ea poate oferi un real avantaj competitiv.

ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

Un ajutor deosebit il ofera acum software-ul specializat (PRIMAVERA, MS Project fiind cele mai des utilizate) care poate sa faca o seama de replanificari si calcule cu dependente multiple, vis--vis de un "baseline" initial, pentru ca, nu-i asa, acela nu e un proiect adevarat care nu se modifica in anumite puncte.

CAP.3 APLICATIA MICROSOFT PROJECT

Aplicatia Microsoft Project este ajunsa la maturitate, in sensul ca au aparut o serie de versiuni ale acestei aplicatii. Constant imbunatatita, ea functioneaza pe placul asteptarilor multor companii. Ultima versiune aparuta este Microsoft Project 2007, si in continuare vom prezenta o serie de aspecte noi incluse in cadrul acesteia, aditionale celor deja existente in cadrul predecesorului ei, Microsoft Project 2003. management-ul timpului liber, o facilitate care permite utilizatorilor sa inteleaga si sa aiba control asupra timpului in care resursele angrenate in proiect pot fi folosite. Change Highlighting, permite utilizatorilor sa observe modul in care sunt afectate activitatile, respectiv resursele utilizate in urma unei schimbari in planul proiectului . Multiple Level Undo, o optiune foarte utila ce permite utilizatorului sa renunte la o schimbare facuta anterior, sau sa revina la acea schimbare, fie in cadrul interfetei grafice a programului, fie in cadrul cuprinsului proiectului. Crearea de rapoarte vizuale in MS Excel si MS Visio functie ce permite exportul datelor din Project in Excel,respectiv Visio, pentru a vizualiza datele proiectului sub forma diagramelor sau graficelor.

De asemenea remarcam un control mai bun asupra costurilor resurselor necesare fiecarei activitati, si o facilitate interesanta este aceea ca utilizatorului i se permite stabilirea unei limite de buget, lucru de o importanta deosebita in economia derularii unui proiect. Se promoveaza astfel un management mai riguros, orientat mai ales catre costuri.

Microsoft Project Utilizare si mod de functionare

Este cunoscut faptul ca Project Manager-ul trebuie sa construiasca un plan pentru derularea activitatilor necesare realizarii proiectului, un plan cu ajutorul cruia s putem coordona proiectul n aa fel nct s realizm produsul la timp i n bugetul stabilit. Un

ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

proiect l vom putea sparge n activiti elementare (operaiuni), care la rndul lor vor putea fi reprezentate vizual n Gantt-chart-uri.

- Figura 1 Exemplu de Gantt-chart -

n aceste reprezentri, operaiunile (task) vor aprea sub forma unor dreptunghiuri a cror lungime este proporional cu durata lor. Astfel n Gantt-chart vom putea observa cum trebuie executate operaiunile n timp. Structura obinut din spargerea proiectului n operaiuni se numete WBS (Work Breakdown Structure). Dup spargerea n operaiuni, va trebui s estimm durata lor. Aici deja intervine un prim element complex, fiindc durata operaiunilor va fi estimat din experiena Project Manager-ului, experiena echipei, experilor sau directorilor. Experienta se acumuleaza realizand cteva proiecte i apoi se vor putea face estimri mai realiste. Dup estimarea duratelor, vom stabili fazele majore ale proiectului. Aceste faze vor conine grupuri de operaiuni iar durata lor va rezulta din duratele operaiunilor grupate. ntre operaiunile obinute va trebui s stabilim aa-numitele dependene sau relaii. Aceste relaii pot fi de patru feluri: FS (Finish to Start), n care a doua operaiune nu poate ncepe dect dup ce se termin prima operaiune SS (Start to Start), n care a doua operaiune poate ncepe odat cu prima operaiune FF (Finish to Finish), n care a doua operaiune trebuie s se termine odat cu prima operaiune SF (Start to Finish) se folosete foarte rar

Este momentul acum s alocm resurse la fiecare operaiune. Cnd vorbim de resurse, spunem resurse umane (membrii echipei), echipamente i materiale. Din salariul membrilor echipei, din costul de utilizare al echipamentelor i din costul materialelor vom obine deja o prim evaluare a costului proiectului nostru, cost dependent printre altele de duratele operaiunilor. n aceast faz va trebui s introducem eventuale constrngeri de timp pentru operaiunile din proiect. Aceste constrngeri pot fi: Constrngeri flexibile:

- Figura 2 Relaii ntre operaiuni -

ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

As Soon As Possible ASAP As Late As Possible ALAP Constrngeri semiflexibile: Start No Later Than SNLT Finish No Later Than FNLT Start No Earlier Than SNET Finish No Earlier Than FNET Constrngeri inflexibile: Must Start On MSO Must Finish On MFO

Tot n aceast faz putem popula proiectul nostru cu detalii cum ar fi note, documente ataate, link-uri, deadline-uri etc. Dup toate astea, vom obine un plan, care puin probabil este lipsit de probleme. Problemele care pot aprea sunt supraalocri de resurse (oameni sau echipamente care lucreaz peste capacitate), depiri de deadline-uri i depiri de costuri. Dup ce am rezolvat aceste probleme vom putea trece la faza urmtoare. Nu nainte de a face o poz a planului aa cum l-am gndit pn acum. Aceast poz se va numi baseline i mai trziu dac proiectul nostru se modific, l vom putea compara cu baseline-ul despre care am vorbit. Pentru toate fazele discutate, Microsoft Project ofer asisten oricrui nivel de Project Manager, fie el nceptor sau avansat. Un aspect care ar trebui sa ne atraga atentia este ca lucrul cu Microsoft Project seamn foarte mult cu lucrul n Microsoft Excel ns trebuie s fim contieni c n spate lucreaz cu o baz de date. Multe din fazele proiectului nostru nici nu se pot imagina fr o unealt ca Microsoft Project. Mare parte din plan (operaiuni, resurse, relaii ntre operaiuni, constrngeri) se poate realiza mult mai repede n Microsoft Project iar unele probleme se pot rezolva exclusiv n program: supraalocri de resurse, optimizarea planului dac se depesc deadline-uri etc. n continuare vom enumera cteva faciliti ale aplicaiei n ordinea n care le-am folosi n mersul unui proiect: Project Guide Pentru nceptori, programul ofer un element special n interfaa grafic, care ajut la trecerea pas cu pas prin fazele realizrii unui proiect. Operaiuni (lucrul cu timpi) n Microsoft Project prima oar cnd creem planul va trebui s stabilim data de nceput a proiectului, apoi putem crea operaiunile i timpii lor completnd un tabel asemntor cu cele din Excel. n acelai timp aplicaia va crea automat partea vizual din Gantt-chart.

ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

Calendare Un calendar stabilete orele de lucru i zilele lucrtoare. Aplicaia va folosi aceste informaii pentru a construi structura de operaiuni n timp. Vom putea salva mai multe calendare de baz, care apoi vor putea fi folosite la nivel de proiect, la nivel de resurse sau la nivel de operaiuni. Relaii ntre operaiuni Aplicaia suport cele patru tipuri de relaii (FS, SS, FF i SF) i cele opt tipuri de constrngeri (ASAP, ALAP, SNLT, FNLT, SNET, FNET, MSO i MFO). Mai mult, n relaiile dintre operaiuni putem introduce intervale (lag time). Aceste intervale dac sunt negative, ele devin timpi de anticipare (lead time). Putem crea relaii ntre operaiuni care se afl n proiecte diferite. Resurse Resursele se introduc ca i operaiunile ntr-un tabel. n Microsoft Project vom avea dou categorii de resurse: resurse de tip lucru (work) i resurse de tip material. n prima categorie intr resursele umane i echipamentele. Resursele de tip material sunt tratate diferit deoarece ele nu folosesc calendar (ore de lucru), nu sunt capabile de ore suplimentare i nu pot colabora prin e-mail sau web. Alocri de resurse la operaiuni (uniti, costuri) Vom putea aloca resurse la operaiuni, stabilind unitile pentru fiecare resurs. Aceste uniti reprezint capacitatea de lucru a resursei respective. De exemplu o resurs care se cheam electricieni poate avea capacitate de lucru 300% dac dispunem de trei electricieni sau altfel, o resurs poate avea capacitate de lucru 50% dac nu putem dispune dect de jumtate din timpul lui. Dup o prim alocare de resurse la o operaiune, putem regla durata operaiunii adugnd sau eliminnd resurse. Mecanismul cu care aplicaia face acest lucru se numete effort-driven scheduling i are la baz o idee simpl: dac punem mai multe resurse s lucreze la o operaiune, atunci timpul se va reduce. Cnd introducem resurse ntr-un plan, vom introduce i costurile acelor resurse. Aceste costuri pot fi salarul resurselor umane, costuri de utilizare a echipamentelor, chirii, costurile materialelor ponderate sau nu n timp, costuri fixe la fiecare utilizare, cheltuieli de transport etc. Popularea cu informaii suplimentare Putem ataa informaii suplimentare la planul nostru cum ar fi: note, texte, imagini, link-uri de web, sunete, filme i prezentri PowerPoint. Aceste informaii le vom folosi pentru a da explicaii, pentru a lmuri probleme i n general pentru a face planul mai uor de neles. Fazele majore Crearea unei faze n plan se poate face simplu, folosind sgeata de indent.

ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

Rezolvarea supraalocrilor (leveling) Dac n plan avem resurse care sunt supraalocate (de exemplu o persoan este alocat s lucreze 200%), atunci va trebui s rezolvm aceste probleme. Aplicaia ofer o unealt de automatizare a rezolvrii supraalocrilor: resource leveling, care va modifica programarea n timp a operaiunilor, va introduce ntreruperi (split) i va modifica alocarea resurselor pe operaiuni. Toate acestea vor duce probabil la ntrzierea sfritului proiectului. Triunghiul proiectului (optimizare, firul rou, baseline) Dac sunt probleme cu cele trei laturi ale proiectului (timp, cost, calitatea produsului) atunci putem interveni pentru a optimiza planul nostru. Pentru a optimiza latura timp, Microsoft Project ofer o unealt numit critical path sau firul rou. Pe scurt, dac dorim s reducem durata proiectului va trebui s umblm la operaiunile care se afl n firul rou. Posibilitile de a reduce durata operaiunilor din firul rou sunt: adugarea de resurse suplimentare (va crete costul), introducerea de timpi de anticipare (pauze negative) ntre operaiuni, spargerea lor n mai multe operaiuni ce se pot face simultan, ore suplimentare. Dup ce am optimizat planul, putem nregistra un prim baseline, adic starea proiectului aa cum l-am gndit iniial. Urmrirea execuiei Urmrirea se poate face la nivel de operaiune sau la nivel de resurse alocate, ambele modaliti putnd fi detaliate n interiorul operaiunilor pe zile sau ore de lucru. Microsoft Project ofer suport pentru urmrirea costurilor i pentru analiza performanei proiectului (earned value analysis). Alte faciliti Microsoft Project ofer suport i pentru tiprire i raportarea strii proiectului nostru, vom avea posibilitatea s personalizm cmpurile, tabelele, vizualizrile, modul de numerotare a operaiunilor i resurselor, vom putea filtra, sorta i grupa informaiile afiate. Toate personalizrile pe care le facem ntr-un proiect le vom putea salva n alte proiecte sau chiar n abloanele programului pentru a putea fi utilizate n orice proiect viitor. Securitatea oferit de sistemul de operare prin autentificare i autorizarea accesului la fiierele proiectului, poate fi dublat de cererea unei parole de citire sau scriere pentru un proiect anume. Aplicatia Microsoft Project ne ofera si o serie de facilitati avansate necesare lucrului cu proiecte. Putem imagina c vom lucra ca Project Manager la mai multe proiecte simultan. Se pune ntrebarea ce se ntmpl dac avem ntr-un proiect o operaiune, care depinde de o operaiune aflat ntr-un alt proiect? Dar dac se lucreaz la dou sau mai multe proiecte folosind aceleai resurse, cum se rezolv problemele de disponibilitate i supraalocrile cauzate de participarea la mai multe proiecte?

ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

Urmtoarele faciliti sunt create pentru a rezolva aceste probleme :

Proiecte master i subproiecte Putem crea proiecte consolidate (master) n care introducem dou sau mai multe subproiecte i dup aceea putem crea relaii (dependene) ntre operaiuni aflate n proiecte diferite. Resurse partajate Soluia pentru folosirea resurselor la mai multe proiecte este folosirea unui resource pool, o baz de date sub forma unui proiect, care nu conine nimic altceva dect resurse. Proiectele noastre vor fi configurate simplu, s foloseasc acest resource pool.

Familia Microsoft Project tine cont in totalitate de nevoile unei organizatii de a accesa in orice moment date referitoare la proiectele anterioare, sau in desfasurare. O data cu dezvoltarea retelelor de calculatoare in cadrul companiilor, au aparut si solutii intergrate in familia Microsoft Project adecvate cerintelor oricarei organizatii . Astfel, Microsoft ne pune la dispozitie : - Microsoft Project 2002 Standard este un produs destinat managementului de proiecte n firme mici i are toate facilitile enumerate pn acum. Familia dezvoltata de Microsoft mai conine un set de produse destinate s coopereze n firme mijlocii i mari: - Microsoft Project Server 2002 este un produs capabil s ofere timesheet-uri, rapoarte, analiza portofoliului de proiecte, modelarea portofoliului, resurse i abloane la nivel de companie. Aplicaia are nevoie de Windows 2000 Server, Internet Information Services (IIS) 5.0, i SQL Server 2000 cu Analysis Services. Project Server 2002 (urmaul lui Project Central) va centraliza n baza sa de date toate informaiile legate de proiectele companiei. - Microsoft Project Professional este un produs, care pe lng facilitile lui Project 2002 Standard, este capabil s salveze proiectele n baza de date a Microsoft Project Server. - Microsoft Project Web Access este un client de web, accesibil odat cu achiziionarea unui Project Server CAL i care cu ajutorul unui browser web, permite vizualizarea informaiilor din proiectele companiei. Acest set de produse ofer o soluie complet pentru managementul proiectelor n companiile medii i mari. Soluia ofer faciliti specifice pentru orice tip de utilizator: Directorii pot folosi Microsoft Project Web Access pentru a accesa rapid rapoartele privind starea proiectelor din companie. Rapoartele sunt disponibile la nivel de portofoliu, la nivel de proiecte sau chiar resurse. Cu Portfolio Analyzer (folosind OLAP), cu rapoarte online i documente stocate n SharePoint Team Services, directorii pot analiza tendinele proiectelor i resurselor pentru a gsi cauzele din spatele problemelor. Cu Portfolio Modeler directorii pot simula i evalua soluii la problemele gsite.

ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

Membrii echipei pot folosi Microsoft Project Web Access pentru a vedea timesheet-uri, alocrile la operaiuni, rapoarte i documente legate de proiect. Membrii echipei pot trimite uor rapoarte de stare a operaiunilor la care lucreaz i pot propune modificri n proiect. Managerii de proiect pot folosi Microsoft Project Professional pentru a crea i edita planuri la proiectele lor. Integrarea cu Microsoft Project Server asigur acces uor la resursele companiei, iar cu faciliti ca Build Team from Enterprise i Resource Substitution Project Manager-ii pot aloca resursele potrivite la proiectele lor, fr s creeze probleme de supraalocri. Microsoft Project este integrat i cu Microsoft Project Web Access, astfel Project Manager-ii pot vizualiza rapoartele trimise de membrii echipei.

CAP.4 APLICATIA PRIMAVERA

PRIMAVERA Prezentare generala

Primavera Systems, Inc. este o companie de top la nivel mondial privind solutiile puse la dispozitie in sprijinul management-ului proiectelor si al portofoliilor. Este cunoscuta pentru furnizarea catre companii a unei diverse game de produse software capabile sa vina in ajutorul managementului de portofolii, programe, proiecte si resurse. Surse din interiorul companiei au estimat ca proiecte in valoare totala de aproximativ 5 mii de miliarde de $ au fost realizate cu ajutorul pachetului de programe furnizat . Oferind solutii la peste 75,000 de clienti in toata lumea, Primavera ajuta clientii sa reduca riscul implementarii, timpul si costul aferent desfasurarii activitatii, in conditiile maximizarii profitului in urma investitiilor realizate. In Romania, Primavera este cel mai raspandit sistem profesional pentru managementul proiectelor. Pozitia companiilor romanesti este justificata atat timp cat sistemul este foarte utilizat si la scara mondiala . Responsabila cu integrarea produsului este compania TotalSoft, companie responsabila de altfel la nivel regional, in tari cum ar fi : Ungaria, Bulgaria, Serbia. Pachetul de aplicatii este utilizat intr-o gama larga de domenii, de la domeniul constructiilor pana la cel al administratiei publice. Ultima versiune aparuta este versiunea 5.0, si cuprinde urmatoarele module : - Project Manager Componenta a suitei care permite controlul amanuntit asupra activitatilor implicate intr-un proiect , a costurilor si resurselor aferente derularii acestora . De asemenea, foarte importanta, este prezenta unui modul de risc integrat, cu ajutorul caruia se pot identifica riscurile intervenite pe parcursul proiectului. - PrimaVision Este o aplicatie web in timp real, capabila sa furnizeze o serie de informatii detaliate despre derularea proiectului. - Mobile Manager O data cu dezvoltarea sistemelor mobile de comunicare, Primavera vine in ajutorul unor astfel de utilizatori ai acestei ultime tehnologii, cu acest modul care permite adminsitrarea de la distanta a proiectului. - Methodology Manager

ANDRONE MARIANA ANUL III AMG I

- Primavera Cost Management Modul ce integreaza in suita un sistem de management al costurilor.