INSTITUTO TECNOLOGICO DE CHETUMAL

INGENIERIA EN GESTION EMPRESARIAL PERIODO: ENERO-JUNIO/2013

GRUPO: 6 MATUTINO

AULA: X-037

ASIGNATURA: DISEO ORGANIZACIONAL.

UNIDAD: VI: TCNICAS DE ORGANIZACIN. ACTIVIDAD: INVESTIGACIN DE TCNICAS DE

ORGANIZACIN. NOMBRE DE LA MAESTRA: NIDIA ROSALBA.

INTEGRANTES: BEATRIZ ABOYTE MNDEZ. IVN GARDEA BALLESTEROS. MORA CERVANTES EDWIN. SHYLA GONZALEZ POOT. SOSA CABRERA MARCOS. SUREZ PALMA JESS. CHETUMAL QUINTANA ROO 27 DE MAYO DE 2013
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ndice
ndice.................................................................................................................. 2 6.1.- Organigramas............................................................................................. 1 6.2.- Mapas de procesos..................................................................................... 5 6.3.- Diagrama de flujos...................................................................................... 8 6.4.- Manuales................................................................................................... 10 6.4.1.- Manual de Bienvenida............................................................................10 6.4.2.- De Polticas............................................................................................ 12 6.4.3.- De Organizacin..................................................................................... 19 6.4.4.- Manual de Procedimientos.....................................................................26 6.4.5.- Manual de Calidad................................................................................. 29 6.5.- De distribucin de espacios de trabajos....................................................32 Fuentes bibliogrficas....................................................................................... 35

INSTITUTO TECNOLGICO DE CHETUMAL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICO ADMINISTRATIVAS MATERIA: DISEO ORGANIZACIONAL UNIDAD VI ACTIVIDAD: INVESTIGACION DEL TEMA TCNICAS DE ORGANIZACIN.

6.1.- Organigramas.
Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma grfica sealando simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad, por tal razn la forma como la organizacin describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicacin formal en la organizacin, se denomina un Organigrama. Puesto que el organigrama muestra las lneas de autoridad para tomar decisiones, en ocasiones el simple hecho de presentar la organizacin en una grfica puede mostrar las incongruencias y complejidad lo cual facilitara correccin. El Organigrama tambin le muestra a los administradores y al personal de nuevo ingreso como encajan dentro de toda la estructura. A menudo se suele clasificar al organigrama como un modelo abstracto simplificado de la estructura, ya que no es una representacin exacta de la realidad, y por lo tanto posee limitacin. La impresin que se posee generalmente del Organigrama, se debe a su simplicidad y a la omisin de muchos otros aspectos importantes de una estructura. Un problema importante de los Organigramas es el tratar de establecer en un plano simple, las relaciones estructurales que se dan en la organizacin. Por ejemplo el Organigrama solo muestra unas cuantas relaciones de la organizacin formal, pero impide visualizar las relaciones de las organizaciones informales. Tradicionalmente, un Organigrama se construye en forma de pirmide, donde los individuos que se sitan en la parte superior de esta poseen mas autoridad y responsabilidad que los que se ubican en la parte inferior. La posicin relativa de los individuos dentro de las casillas del Organigrama indica relaciones amplias de trabajo, mientras que las lneas entre las casillas designan lneas formales de comunicacin entre los individuos. Tipos de organigrama: Existen algunas recomendaciones para la elaboracin de un Organigrama: Mantener la mayor simplicidad posible y evitar el cruce excesivo de lneas.

 Los rganos (o los cargos) del mismo nivel jerrquico debern tener nombres equivalentes o que indiquen el nivel. Los rganos auxiliares o de asesora debern permanecer yuxtapuestos al rgano principal respectivo. Existen varias clases de Organigramas, cada uno de los cuales tiene sus propias caractersticas: Organigrama Clsico, Organigrama Vertical, Organigrama Horizontal, Organigrama Sectorial o Radial, Organigrama circular, organigrama de Barras, Listograma, Organigrama Lineal de Responsabilidad y Organigrama Mixto. Organigrama Clsico

El ms comn de todos los Organigramas y el que presenta caractersticas mas importantes de la estructura organizacional. El Organigrama Clsico facilita la codificacin de los rganos o las actividades de la organizacin. Organigrama Vertical

En este Organigrama cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad; de cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas a los puestos que dependen de l y as sucesivamente. Este Organigrama es muy usado, por lo mismo, fcilmente comprendido, aparte indica en forma objetiva las jerarquas del personal; considerando esto como las
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ventajas de este organigrama. Ya al mirar la desventaja; se produce el llamado efecto de triangulacin porque, despus de dos niveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores, para lo que se requerira hacerse Organigramas muy alargados. Organigrama Horizontal

Representa los mismos elementos del Organigrama anterior y en la misma forma, solo que comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha. Organigrama Sectorial O Radial Consta de crculos concntricos que representan los diversos niveles jerrquicos. A autoridad mxima se localiza en el centro del Organigrama, y el nivel jerrquico disminuye a medida que se acerca a la periferia. El Organigrama Sectorial o Radial permite representar la estructura organizacional de manera compacta. No obstante, presenta ciertas limitaciones tcnicas, pues dificulta la representacin de rganos auxiliares muy variados. Organigrama Circular

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima de la empresa, a cuyo alrededor se trazan crculos concntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con lneas continuas o punteadas que representan los canales de comunicacin, autoridad y responsabilidad existentes entre los rganos (o cargos).
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Organigrama De Barras.

Permite representar la estructura organizacional mediante barras horizontales de longitud variable, segn el nivel jerrquico. Cada rgano est representado por una barra. Todas las barras comienzan en la misma lnea a la izquierda (o a la derecha) y se prolongan hacia la derecha (o hacia la izquierda). Cuanto ms levado sea el nivel jerrquico, mayor ser la longitud de la barra. La subordinacin de un rgano a otra est determinada por la continuidad espacial. Cada rgano se subordina al rgano de nivel jerrquico inmediato ms elevado. Este Organigrama presenta algunas desventajas respecto del Organigrama clsico, pues dificulta la representacin de diversos tipos de autoridad (funcional, comits, etc.), as como de rganos subordinados pertenecientes a niveles jerrquicos distantes. Una de sus fortalezas es la facilidad de elaboracin. Listograma Equivale al Organigrama de Barras; construirlo es fcil en extremo. Las Barras son sustituidas por marginacin o alineamiento de los rganos en funcin de sus niveles jerrquicos. En lo dems, presenta las mismas caractersticas del Organigrama de Barras. Organigrama Lineal de Responsabilidad. Se basa en el diagrama de Responsabilidad Lineal ideado por Ernest Hijmans y modificado por Serge A. Birn. Es uno de los diagramas mas completos pero su elaboracin es compleja. Consta de un cuadro de doble entrada en cuyas filas se escriben las responsabilidades (atribuciones), y en las columnas, los cargos. Se recomienda en los siguientes casos: Para facilitar las reorganizaciones departamentales, debido a la visin que ofrece de la jerarqua, de las atribuciones de cada uno, del flujo de las operaciones y del rol de cada cargo involucrado en dicho flujo. Para facilitar el trabajo de auditoria de personal o de anlisis de cargos y verificaciones de tareas.
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 Para eliminar errores de organizacin o de procesamiento, debido a la facilidad de mostrar fallas o congestin, ya que permite una correccin adecuada. Para verificar si determinado jefe centraliza demasiado el trabajo en sus manos o exagera en la delegacin de sus responsabilidades. Para lograr la distribucin correcta de las tareas en un departamento. Para facilitar la descripcin de los cargos. Como sustituto de otros Organigramas para especificar los responsables de cada operacin. Como sustituto del diagrama de anlisis de proceso (flujo-grama), pues permite enumerar las diversas fases y el flujo del proceso, el tiempo de trabajo de cada empleado y los costos total y parcial de la fuerza laboral empleada. Organigrama Mixto

En este tipo de Organigramas usted puede mezclar tres tipos de Organigramas (Vertical, Horizontal, Circular) en uno solo, cada empresa, cada organizacin utiliza este tipo de Organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administracin y con ello buscan la optimizacin del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayora de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamao carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organizacin.

6.2.- Mapas de procesos.

Que es un Mapa de Procesos y cules son sus utilidades. El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una unidad de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos, A travs de este tipo de grfica podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el da a da, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo. Los mapas de proceso nos permite identificar claramente los individuos que intervienen en el proceso, la tarea que realizan, a quin afectan cuando su trabajo no se realiza correctamente y el valor de cada tarea o su contribucin al proceso. Tambin nos permite evaluar cmo se entrelazan las distintas tareas que se requieren para completar el trabajo, si son
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paralelas o secunciale. Los mapas de procesos se representan uno y cada uno de los procesos que componen un sistema as como sus relaciones principales. Dichas relaciones se indican mediante grficos en forma de mapas conceptuales los cuales representan los flujos de informacin. Los mapas de procesos son tiles para: Conocer cmo se llevan a cabo los trabajos actualmente Analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoramiento del proceso Orientar a nuevos empleados Desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos crticos Evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados

Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos. Para graficar un proceso nos da la oportunidad de observar su funcionamiento desde cada uno de sus pasos, esto nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas lo cual facilita el trabajo de correccin y mejoramiento. Porque debemos a enfocarnos en la entropa de los sistemas de informacin que utiliza la empresa para as saber cul se debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tener resultados exitosos. Que permite identificar los Mapas de Procesos. Identificar en que se est fallando o en que se puede mejorar, para as tener una idea ms compleja de la solucin del problema planteado. Tambin lo podemos llamar como una gua de procesos el cual muestra un serie de actividades. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos. Cuando se interesa automatizar la informacin a travs de la adquisicin de equipos de computadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los procesos. De esta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son crticos para completar el trabajo correctamente y aquellos que debern modificarse para obtener un mayor beneficio de la nueva tecnologa. Cuando las quejas o los sealamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algn servicio o resultado, es un buen indicio de que el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente. Cuando se reciben sealamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo, estos pueden ser ocasionados por un empleado que no posee el
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conocimiento o la destreza necesaria. En estos casos, obviamente la primera opcin es el adiestramiento al empleado. Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo, resulta de gran valor conocer los pasos o tareas que lo componen. As, cuando se determinan las tareas que sern medidas, se seleccionan solo aquellas que verdaderamente impactan el resultado y se evita recopilar datos innecesarios.

Cules son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explquelas. Mapas de procesos cruzados: Contiene los insumos o recursos necesarios, personas, materiales, y productos y los pasos necesarios para transformarlos en el resultado final. Estos se representan mediante smbolos y flecha. Ofrecemos dos alternativas para representar los procesos cruzados; el mapa funcional y el lineal de tiempo. Mapa funcional: se utiliza mayormente para clarificar la forma en que est organizado el trabajo, paso a paso, a travs del proceso y cmo las actividades cruzan los lmites de una unidad a otra para que pueda ser completado el proceso.

Mapa de tiempo: ste se construye para representar el ciclo de tiempo a travs del proceso. Comnmente se utiliza cuando se interesa reducir el ciclo de tiempo, esto es, agilizar el proceso.

Cules son los smbolos utilizados en los Mapas de Procesos y descripcin de cada uno.

6.3.- Diagrama de flujos.

El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representacin grfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programacin, economa, procesos industriales y psicologa cognitiva. En Lenguaje Unificado de Modelado (UML), un diagrama de actividades representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los componentes en un sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de control general.
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En SysML el diagrama de actividades ha sido extendido para indicar flujos entre pasos que mueven elementos fsicos (e.g., gasolina) o energa (e.g., presin). Los cambios adicionales permiten al diagrama soportar mejor flujos de comportamiento y datos continuos. Estos diagramas utilizan smbolos con significados definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo: Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos O responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos Interrelacionados, otras partes interesadas. Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo. Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar Fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. Identificar y listar las principales actividad Incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. Diagrama de procedimiento o flujo Es la representacin grfica que muestran las sucesiones de los pasos de que Consta un procedimiento. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin. Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido. Ventajas de los diagramas de flujo Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El Cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo Reemplaza varias pginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.
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Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

6.4.- Manuales.
Concepto de Manual Administrativo. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Los objetivos de los manuales. Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes. Por su contenido se clasifican en: De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc. De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa. De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa. De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. Que se explicaran a ms detalle a continuacin.

6.4.1.- Manual de Bienvenida.

Qu es? Es un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, en l se incluyen todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto a toda la empresa y sus funciones. Este debe dar respuestas a todas las inquietudes del nuevo trabajador, facilitndole la integracin como uno ms. Objetivo: La finalidad del manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jams podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organizacin. Importancia: Con el estado actual de innovacin tecnolgica la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes
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perciben que la buena elaboracin y difusin de los objetivos, polticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del mbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. Que contiene: El manual de bienvenida, contiene la informacin necesaria que el empleado de nuevo ingreso debe saber acerca de la compaa para poder desempear su trabajo satisfactoriamente. Es til para orientar a los nuevos empleados as como una gua de referencias para empleados de mayor antigedad. Es de gran valor pues se considera como un promotor auxiliar en mejorar las relaciones entre patrn y empleado. Contenido: Bienvenido/a Historia de la compaa. Estructura de la compaa. Nombre y funciones de los ejecutivos principales. Estructura de edificios e instalaciones. Periodo de prueba. Normas de seguridad. Descripcin del proceso de produccin. Polticas y normas. Pasos para realizar un manual de bienvenida:

Ejemplo: Empresa El Mantequilln 1. BIENVENIDO AL EQUIPO El Mantequilln 2. HISTORIA DE El Mantequilln 3. FILOSOFA DE El Mantequilln
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4. ORGANIGRAMA 5. DERECHOS Y OBLIGACIONES a) Derechos b) Obligaciones c) Bajas d) Capacitacin 6. PAGO DE NMINA a) Tiempo y Pago de Nmina b) Recibos de Nmina c) Prestaciones d) Tabla de Periodo de Vacaciones 7. SEGURIDAD SOCIAL a) Seguro Social b) Trabajar con Seguridad c) Botiqun 8. PRESTACIONES GENERALES INTERNAS a) Uniformes b) Cuarto de descanso c) Tiempo de descanso d) Capacitacin y desarrollo 9. POLTICAS DE IMAGEN 10. REGLAMENTO INTERIROR DE TRABAJO 11. ERES PARTE DE EL MANTEQUILLN

6.4.2.- De Polticas.
Qu es un manual de polticas?
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Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del organismo social. Objetivo del Manual de Polticas: Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal. Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa. Importancia de Manual de Polticas: Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones. Un manual no debe contener ms que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables. Se estructura en esta forma: ndice: Objetivos del Manual, Alcance, Como usar el manual, Revisiones y recomendaciones Introduccin Organigrama Declaraciones de Polticas Tipos de Manuales de Polticas: Manuales Generales de Polticas: Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada rea a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional. Manuales especficos de Polticas: Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o seccin en particular. Desarrollo de polticas Para llevar a cabo la declaracin de polticas se sugiere el siguiente mtodo:
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1. Formular una lista de polticas, por funcin operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate. 2. Discutir la lista de polticas con los responsables de cada funcin operacional para: * Determinar una lista de las polticas que realmente se requieren definir. * Precisar los lmites a que llegarn las polticas. * Determinar una prioridad de polticas para ser desarrolladas. * Presentar un borrador de las polticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptacin o modificacin respectiva. * Aprobacin de las polticas por la direccin superior. * Integrar las polticas al manual conforme stas vayan siendo aprobadas. Descripcin narrativa de las polticas 1. PROPOSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una poltica. 2. DEFINICION. Precisar los conceptos bsicos que se invocan en la poltica. 3. CONTENIDO. Describir en orden numrico y de acuerdo a su importancia los lineamientos especficos necesarios para la aplicacin de la poltica. 4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION. Enunciar la(s) unidades orgnicas que deben observar las prcticas de la poltica. Preparacin del manual El paso inicial para preparar un "Manual de polticas". Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habr que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Adems todos los manuales administrativos tienen un propsito en comn: "Obtener mejores resultados". Posteriormente se iniciar la elaboracin en s del manual, inicindose el procesamiento de la informacin, es decir; la integracin propiamente de proceso de elaboracin. Preparacin de un borrador del manual
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La elaboracin de este borrador se debe poner a consideracin de la alta administracin, de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave. Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones. Desde luego las sugerencias que se aprovechen para la relacin definitiva pueden proceder de los ms diversos niveles jerrquicos (Jefes y empleados). Elaboracin del manual Para la elaboracin del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad. Pueden surgir durante la elaboracin de manuales de polticas algunas dificultades al determinarse polticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinters por determinar con xito dichos manuales o bien en que no operen las especificaciones en los misinos de la manera establecida. Algunas de las polticas que tratan con los niveles jerrquicos intermedios o inferiores son formuladas comnmente por los jefes en sus respectivas reas. FORMATO. Para lograr un eficiente manual de polticas que ayude a llevar a cabo el trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Adems de permitir hacer referencias rpidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden. NUMERACION DE PGINAS. Despus de seleccionar el formato, hay que decir cmo numerar las pginas. Existen tres mtodos para numerar las pginas del manual de polticas y son: a) Numeracin consecutiva de pginas. Es el mtodo ms sencillo. Pero tambin el menos flexible. En ste mtodo las pginas se numeran en orden consecutivo a partir del nmero 1. b) Numeracin de pginas por secciones. Consiste en que, las pginas de cada una de las secciones se numeran consecutivamente y cada nmero de pgina va precedido por el de la seccin y un guion. ENCABEZAMIENTO DE PGINAS. Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada pgina y que contiene
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cierta informacin bsica, como el ttulo de la poltica, nmero de control, unidad orgnica, fecha de elaboracin y vigencia, etc. Autorizacin del manual Una vez elaborado el manual de polticas y para poder .facilitar su implantacin, se recomienda que sea autorizado por intervienen: * Por la alta Administracin, para darle la formalidad y el apoyo necesario. * Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido. * De la unidad responsable de la elaboracin de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de tcnicos en su caso. * Del consultor externo en su caso. Distribucin control del manual La "Distribucin" del manual de polticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido ntegramente a todos los miembros del organismo. En particular basta con que el personal subalterno reciba nicamente las instrucciones sobre las polticas que debe observar. Slo los .administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas. Hoja de aprobacin La indicacin de haber sido dada la aprobacin al manual de polticas por parte de los rganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual. Revisiones y actualizaciones. Las polticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas peridicamente en forma sistemtica para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. . Al fin de contra restar la obsolescencia, habr necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organizacin y mtodos) o de su equivalente.

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ACTUALIZACIONES IRREGULARES. Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de algunas poltica, eliminacin, reestructuracin, etc.). ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un programa de actualizaciones peridicas. Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisin de los manuales de polticas. Guando menos una vez al ao y, si los apartados cambian con rapidez. Ser necesario efectuar esas revisiones dos veces al ao. RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACION. Desde un punto de vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor como en contra de una poltica existente, procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma ms imparcial posible. Ejemplo: PACIFICTEL S.A. INDICE INTRODUCCIN Introduccin............................................................................................................1 1. POLITICAS ORGANIZACIONALES Poltica de Desarrollo Organizacional........................................................................2-4 Poltica de Regulacin Interna........4-5 Poltica Salarial....................................................................................5-6 Poltica de Seleccin y Contratacin de Personal........................................................6-7 Poltica de Plan de Carrera Empresarial...........................7 Poltica de Vacaciones. .........8 Poltica de Capacitacin.............................................................................................8-9
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Poltica de Relaciones Pblicas...................................................................................9 2. POLITICAS TECNOLOGICAS Poltica de Desarrollo Tecnolgico.............................................................................9-10 Poltica de Tecnologa de Informacin.......................................................................11-15 Poltica de Seguridad de Informacin.........................................................................15-16 3. POLITICAS OPERACIONALES Poltica de Operaciones..............................................................................................17-18 4. POLITICAS COMERCIALES Poltica de Negocios........................................................18-21 Poltica de Servicio y Atencin al Cliente....................................................................21-23 Poltica de Autogestin..............................................................................................23-24 Poltica de Mercadeo.24-25 5. POLITICAS FINANCIERAS Poltica de Presupuestacin........................................................................................26-27 Poltica de Cobranza de Cartera Corriente y Anulada.................................................27-29 Poltica de Pagos.......................................................................................................29-30 Poltica de Informacin Financiera............................................................................30-31
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Poltica de Inversiones Financieras................................................31-32 6. POLITICAS ADMINISTRATIVAS Poltica Administrativa..............................................................................................32-33 Poltica de Compras...................................................................................................33-34 7. POLITICAS JURIDICAS Poltica Jurdica........................................................................................34-35 Poltica Regulatoria....................................................................................................35-36 8. POLITICAS DE AUDITORIA Poltica de Auditoria y Control.36-38

6.4.3.- De Organizacin.
Concepto de manual de organizacin. Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin, y funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de organizacin en general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. El manual de organizacin es un documento oficial que describe claramente la estructura orgnica y las funciones asignadas a cada elemento de una organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. Se define como una herramienta o instrumento de trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la informacin detallada, referente a los antecedentes histricos, el marco jurdico-administrativo, objetivo, estructura orgnica, organigrama que representa en forma esquemtica la estructura de la organizacin, las funciones de los rganos que integran una unidad administrativa, los niveles jerrquicos, los grados de autoridad, responsabilidad, as como las lneas de comunicacin y coordinacin existentes, que esquematiza y resume la organizacin de una unidad responsable.
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El manual de organizacin es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo. Objetivo El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. Ventajas: Presentar una visin de conjunto de la unidad administrativa. Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Colaborar en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar medidas de modernizacin administrativa. Lineamientos generales para la elaboracin del manual de organizacin: La Direccin de Programacin, Organizacin y Presupuesto, a travs de la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo, proporcionar la asesora necesaria a las unidades administrativas correspondiente para la elaboracin de su manual de organizacin especfico El manual de organizacin deber ser aprobado por el responsable de la unidad administrativa de que se trate y contar con la aprobacin de la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo. La actualizacin, de cada manual se realizar cuando se operen cambios en la nomenclatura o estructura orgnica por: modificacin, crecimiento o compactacin; distinta distribucin de funciones entre las reas que integran a la unidad administrativa de que se trate; as como por modificaciones al reglamento interior. La actualizacin, modificacin o cambios que sufra el manual de organizacin debern de ser supervisados y avalados por la direccin de Organizacin.

Recomendaciones generales. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un rea subordinada.
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Es conveniente que los manuales de organizacin sean elaborados con la participacin de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar las funciones. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias. Despus de efectuar esta revisin, es conveniente someter el proyecto de manual a la aprobacin de las autoridades correspondientes, con el fin de que sea expedido. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manual de organizacin, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo. Una vez que el manual de organizacin ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin. Elementos que integran el manual. En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de organizacin, por estas razones, resulta conveniente que en la Administracin Pblica Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentacin. En las siguientes pginas se mencionan los elementos que se considera deben integrar un manual de organizacin, por ser los ms relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboracin. Identificacin. Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern anotarse los datos siguientes: 1. Logotipo de la dependencia. 2. Nombre de la Dependencia. 3. Ttulo del manual de organizacin. 4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboracin o actualizacin permanente.
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5. Fecha de implantacin o, en su caso, de actualizacin. Los manuales de organizacin debern elaborarse en el siguiente formato y la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo, se encargar de dictaminar la informacin procesada por la unidad administrativa en dicho formato. Ejemplo: Hoja donde inicia el manual; se utiliza para la portada y el ndice:

Hoja donde continuar el manual hasta su conclusin:

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Contenido En este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los captulos que constituyen el manual o los ttulos principales que comprende. A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuacin: Ejemplo de Contenido: I. INTRODUCCIN II. OBJETIVO DEL MANUAL III. ANTECEDENTES HISTRICOS IV. MARCO JURDICO V. ATRIBUCIONES VI. MISIN Y VISIN VII. ESTRUCTURA ORGNICA VIII. ORGANIGRAMA IX. OBJETIVO Y FUNCIONE a) Introduccin. Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones. Es recomendable que al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los siguientes rubros: Propsito y utilidad. Sntesis del contenido. mbito de su aplicacin. reas que participaron en la elaboracin del manual.
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 Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual. La redaccin deber se concisa, clara y comprensible. La introduccin habr de elaborarse en un mximo de tres cuartillas. b) Objetivo del manual. En este apartado se deber expresar el propsito que se pretende alcanzar con la aplicacin del manual. Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la elaboracin de los manuales con uniformidad, contenido y presentacin que permita optimizar la eficiencia en la organizacin y funcionamiento de las unidades administrativas de la Secretara. El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar: QU SE HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE. La descripcin de los objetivos se iniciar con un verbo en infinitivo, y en un mximo de cinco lneas. c) Antecedentes histricos. Se darn a conocer las principales transformaciones sobre la organizacin y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronolgico indicando las disposiciones jurdico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma. d) Marco jurdico. En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurdicas relacionadas por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que establecen su creacin y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su funcionamiento. Se deber ordenar y jerarquizar los documentos jurdico-administrativos vigentes, en forma descendente, segn se muestra a continuacin: a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos mexicanos. b) Leyes. c) Cdigos. d) Reglamentos. e) Decretos. f) Convenios. g) Acuerdos. h) Circulares y/u Oficios. i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guas o catlogos). j) Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificacin anterior). Se debern indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos y citar su nmero de referencia (captulo, artculo, fraccin y en su caso, letra de inciso), fecha de publicacin o expedicin, as como su ltima reforma. Debe seguirse el orden cronolgico en que fue expedida cada disposicin.
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e) Atribuciones. Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones son medios para alcanzar fines. En el caso de los rganos administrativos, las atribuciones estn representadas por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitacin, determinan su mbito de competencia. Se deber hacer una trascripcin textual y completa de las atribuciones de la unidad administrativa con base en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y en el Reglamento Interior de la Dependencia de que se trate. f) Misin y Visin. La Misin es la razn de ser de la institucin, la cual explica su existencia. Es una declaracin de alto nivel que describe su propsito fundamental. La Visin representa el escenario altamente deseado por la Dependencia que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo. g) Estructura orgnica. Debern identificarse y mostrarse los niveles jerrquicos y la relacin que guardan entre si cada uno de los rganos que integran la estructura autorizada apegndose al nmero de cdigo organizacional establecido por la D.G.P.O.P.; enseguida del nmero del cdigo organizacional, se anotarn los nombres de los rganos que integran la unidad administrativa de acuerdo con la estructura autorizada. La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder a su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico y al orden de presentacin. h) Organigrama. Se deber representar grficamente la relacin ordenada de las reas que componen una unidad administrativa, autorizada por la SHCP y la SFP, reflejando en forma sistemtica la ubicacin del rgano administrativo, su integracin, sus niveles jerrquicos y sus lneas de autoridad y asesora. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforman una estructura, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia, y sus funciones bsicas. i) Objetivos y funciones. Objetivo: El objetivo constituye el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qu y para que se proyecta y se debe realizar una determinada accin. Se plantearn como mximo tres objetivos por rea. La descripcin de los objetivos se iniciar con un verbo en infinitivo, y se evitar el uso de adjetivos calificativos. Funciones: Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea que se trate.
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Las funciones descritas para cada rgano administrativo sern las ms relevantes con relacin al mbito de su competencia e incluirn slo las de carcter sustantivo. Se recomienda un mximo de diez. h) Glosario de trminos. Es un listado alfabtico de definiciones de aquellas palabras o trminos utilizados en el documento y que pueden prestarse a confusin en virtud de que no siempre tienen la misma acepcin o no son ampliamente conocidos. Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes: a) Defina con la mayor claridad y concrecin posible los trminos tcnico administrativos sealados en el manual. b) Incluya solamente los trminos que se presten a confusin. c) Ordene los trminos en forma alfabtica. d) Describa los conceptos sin incluir para ello el trmino que pretende definir.

6.4.4.- Manual de Procedimientos.

Definicin: El procedimiento administrativo es un plan o mtodo de trabajo que establece una sucesin cronolgica de operaciones relacionadas entre s, que tienen como propsito la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin para la obtencin de un resultado concreto. El procedimiento determina, de manera especfica y detallada, el cmo se realizan las actividades de transformacin de insumos en productos. En consecuencia, en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de informacin que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo. Los procedimientos administrativos con orientacin a sistemas de gestin de calidad. Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, toda vez que por medio de ellos se suministran los bienes y servicios que demanda la poblacin mexiquense, y se da cumplimiento a las disposiciones legales vigentes. En este sentido, las unidades administrativas que conforman el Poder Ejecutivo del Estado de Mxico tienen la responsabilidad de proveer bienes y servicios de calidad; es decir, que renan las condiciones o requisitos que exige la sociedad. Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de gestin de calidad en el diseo y desarrollo de los procedimientos administrativos. Estos principios son: a. Enfoque al cliente: las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas.
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b. Liderazgo: La direccin debe orientar a la organizacin al logro de sus objetivos con altos niveles de calidad. c. Participacin del personal: Se requiere del involucramiento y compromiso del personal en todos los niveles de la organizacin. d. Enfoque basado en procesos: La organizacin debe estructurarse mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor para los usuarios. Procedimientos documentados (Manual de Procedimientos). Las unidades administrativas deben documentad sus procedimientos; es decir, establece por escrito, implementarlos y mejorarlos. Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de Procedimientos, en la cual se constituye en un documento independiente del manual de calidad, pero complementario. Ventajas de contar con procedimientos documentados. Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten: a) Disminuir la improvisacin y los errores; b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organizacin; c) Dar una visin global y sistemtica del trabajo administrativo de los servicios pblicos; d) Ser documentos de consulta; e) Vincular la realidad con los procesos documentos; y f) Emprender acciones de mejora. COMPONENTES PRINCIPALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada organizacin; vara segn su mbito de aplicacin y su alcance. No obstante, se recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente: Presentacin Objetivo General Identificacin e integracin de procesos Relacin de procesos y procedimientos Descripcin de los procedimientos Nombre del procedimiento Objetivo Alcance Referencia Responsabilidades Definiciones Insumos Resultados Interaccin con otros procedimientos
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Polticas Desarrollo Diagramacin Medicin Formatos e instructivos Simbologa Registro de ediciones Distribucin Validacin

A continuacin se explica cada uno de los apartados que integran el manual de procedimientos: Presentacin: Deber contener una explicacin de los que el documento, cules son sus propsitos y a quienes se dirigen, as como su mbito de aplicacin. Por lo general, la presentacin no deber exceder de dos cuartillas y su redaccin deber ser clara y sencilla. Objetivo general: Se deber establecer el propsito que se desea alcanzar y los medios o acciones para lograrlo; es decir, qu se pretende lograr con la integracin y aplicacin del manual de procedimientos. Para la redaccin del objetivo general se recomienda lo siguiente: Iniciar la descripcin del objetivo general con un verbo en infinitivo que implique, inherentemente, alguna medicin, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc. Especificar con claridad qu se pretende con la integracin del manual de procedimientos, as como las acciones que se llevarn a cabo para lograr el resultado esperado. Identificacin e interaccin de procesos: De conformidad con el principio de que la organizacin tenga un enfoque basado en procesos, en este apartado se representarn de manera grfica y en forma general, los procesos clave identificados que formarn parte del manual, as como las interacciones o relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de ellos. Relacin de procesos y procedimientos: Una vez identificados los procesos se debern precisar los procedimientos que se derivan de cada uno de ellos, los cuales sern documentados en el manual de procedimientos. Para este propsito se deber establecer el flujo del proceso global de principio a fin, estableciendo los procedimientos que conforman al proceso. Relacin de procesos y procedimientos: Proceso: Integracin de manuales de organizacin: De la solicitud de elaboracin o actualizacin a la entrega del manual de organizacin publicado. Procedimientos:
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 Asesora tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin Revisin o dictaminacin de proyectos de manuales Validacin de manuales de organizacin Gestin de publicacin de manuales de organizacin Descripcin de los procedimientos: Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la razn de dicho documento. La descripcin de los procedimientos deber contener, invariablemente, los aspectos siguientes: 1.- Nombre del procedimiento. 2.- Objetivo. 3.- Alcance. 4.- Referencias. 5.Responsabilidades. 6.- Definiciones. 7.-Insumos. 8.- Resultados. 9.- Interaccin con otros procedimientos. 10.- Polticas. 11.- Desarrollo. 12.- Diagramacin.13.Medicin. 14.- Formatos e instructivos. Simbologa: En este apartado del manual se debern incluir nicamente los smbolos ANSI y significados que fueron usados en los diagramas de flujo. Ver apartado de diagramacin de esta gua. Registro de ediciones: Con el propsito de controlar las ediciones del manual de procedimientos, es necesario registrar el nmero de modificaciones, las fechas, los apartados y las hojas modificadas. Distribucin: En este apartado se debern enlistar las unidades administrativas o puestos autorizados para contar con el manual, as como el nmero de copias controladas y distribuidas. Es recomendable que el servidor pblico que coordina los trabajos de integracin del manual, sea el poseedor del documento original en sus diversas presentaciones (medio magntico e impresin) y que el nmero de copias controladas y unidades administrativas destinatarias sean definidas atendiendo a su participacin en los procedimientos documentados. Validacin: Este apartado contendr el nombre, puesto y firma de las autoridades de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso pblico que corresponda, por medio del cual se aprueba el contenido del manual de procedimientos. Cabe sealar que los manuales de procedimientos de las dependencias debern ser validados por los titulares de las unidades administrativas ejecutoras de los procedimientos y por los jefes inmediatos superiores hasta el nivel de Secretario. Si se trata de un manual especfico o de un organismo auxiliar la validacin del documento ser hasta el titular.

6.4.5.- Manual de Calidad.

El Manual de Calidad de una organizacin, es un documento donde se especifican la misin y visin de una empresa con respecto a la calidad as como la poltica de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha poltica.

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El Manual de Calidad expone adems la estructura del Sistema de Gestin de la Calidad y es un documento pblico, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones. Es un documento "Maestro" en cual la Organizacin (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de l se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc. El Manual de Calidad entendido como tal, nicamente es de obligada realizacin en la implantacin de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestin de la empresa, el compromiso de ste hacia la calidad, la gestin de recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento pblico frente a clientes y proveedores, con una extensin preferiblemente no superior a las 20 pginas y se suele redactar al final de la implantacin una vez documentados los procedimientos que la norma exige. Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas por el ICTE; la norma Q del sector turstico, no exige la realizacin de un Manual de Calidad, aunque s ayuda a la implantacin de la misma. Lo mismo sucede con el EFQM que es el modelo de excelencia europeo, que actualmente se est implantando con bastante xito en Espaa. Es un modelo que tampoco exige el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal. El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la organizacin para alcanzar la calidad mediante la adopcin del correspondiente sistema de Gestin de la Calidad. Estructura de un manual de calidad:

El Manual de la calidad ha de proporcionar informacin acerca del SGC de la organizacin y ha de especificar: El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin) Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o referencia a los mismos) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del SGC de la organizacin.

Adems, tambin puede incluir:

Las actividades de la organizacin. Las caractersticas principales del SGC. La poltica de calidad y los objetivos a ella asociados. Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad. Una descripcin de la organizacin (por ejemplo, un organigrama)
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Cmo funciona la documentacin y dnde debe dirigirse el personal para encontrar los procedimientos acerca de cmo hacer las cosas Una definicin de los trminos que tengan un significado singular para la organizacin.

El Manual de calidad puede utilizarse para facilitar una panormica general o mapa del SGC. Su formato y la estructura son decisin de la organizacin y dependern de su tamao, cultura y complejidad. Adems, algunas organizaciones pueden elegir utilizarlo para otros propsitos (por ejemplo, fines comerciales). En definitiva, debera ser un verdadero documento de trabajo. Poltica de Calidad Compromiso de la Direccin Objetivos de Calidad Pautas de organizacin Estructura y organigramas Funciones y responsabilidades de las reas de la empresa Relaciones internas y externas Formacin, motivacin y cualificacin del personal Pautas de Gestin Revisiones y auditoras del Sistema Compras y homologacin de proveedores Control de no conformidades y acciones de mejora Elaboracin de ofertas y revisin del contrato Pautas Tecnolgicas Planificacin y control de procesos Control de Equipos e Instalaciones Cada captulo del Manual debe incluir, como mnimo: Objetivo del mismo mbito de aplicacin Referencias Responsabilidades Desarrollo del proceso Documentacin y registros Las ventajas que se obtienen al crear tu manual de calidad son entre otras:

Uniformar y controlar el cumplimiento de las prcticas de trabajo. Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxiliar en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal. Ayudar a la coordinacin de actividades y a evitar duplicidades.
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Apoyar el anlisis y revisin de los procesos del sistema y emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Construir una base para el anlisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos y mtodos. Facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia.

Un ejemplo de manual de calidad es: La Norma ISO 9001:2008 elaborada por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO), especifica los requisitos para un Sistema de gestin de la calidad (SGC) que pueden utilizarse para su aplicacin interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organizacin pblica o empresa privada, cualquiera sea su tamao, para su certificacin o con fines contractuales. Dependiendo del pas, puede denominarse la misma norma "ISO 9001" de diferente forma agregndose la denominacin del organismo que la representan dentro del pas: UNE-EN-ISO 9001:2008 (Espaa), IRAM-ISO 9001:2008, etc., acompaada del ao de la ltima actualizacin de la norma.

6.5.- De distribucin de espacios de trabajos.

La distribucin de espacio se refiere a la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios tanto para el personal, como para los clientes. El objetivo de la distribucin es contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin; as como tambin proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulacin de las personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo y adems, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo. Las ventajas: Disminucin de las distancias a recorrer por los materiales, herramientas y trabajadores. Circulacin adecuada para el personal, equipos mviles, materiales y productos en elaboracin, etc. Utilizacin efectiva del espacio disponible segn la necesidad. Seguridad del personal y disminucin de accidentes. Localizacin de sitios de inspeccin, para mejorar la calidad del producto. Mejoramiento de las condiciones de trabajo.
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Incremento de la productividad y disminucin de los costos.

Mtodos De Distribucin De Una Planta Realmente existe multitud de mtodos, sin embargo por practicidad los clasificaremos en mtodos cuantitativos y mtodos cualitativos. -Los Mtodos Cuantitativos: Estos consideran la medicin de los procesos y las distancias, es decir que minimizan el costo de transporte de un proceso a otro. -Los Mtodos Cualitativos: En estos se busca darle importancia a los gustos o deseos subjetivos de que un departamento quede cerca o lejos de otro. En otras palabras en este tipo de ordenamiento los criterios que prevalecen son la comodidad o los accesos para la atencin al cliente. Tipos De Distribucin Ya que hemos definido las ventajas, los criterios y los mtodos de distribucin pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribucin. Estos hacen referencia a la prctica en s de cmo ordenar una planta de trabajo. 1. Distribucin Por Posicin Fija O Por Producto Esttico: En este caso lo ms obvio es que el producto que vamos a fabricar no puede ser movido, ya sea por su tamao o porque simplemente debe ser hecho en ese sitio. Ejemplo de esto son los tanques de recoleccin de agua que construyen las ciudades. Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima tambin se transporte a ese lugar que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la fbrica hasta el punto final, con lo cual usted deber tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para disminuirlos. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde hacer los ltimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje. 2. Distribucin Por Proceso: Las mquinas y servicios son agrupados de acuerdo las caractersticas de cada uno, es decir que si organiza su produccin por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado. Primero cuando la selecciona, segundo cuando la corta, tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. Dese cuenta que ah se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operacin. As mismo debern haber estaciones de trabajo para cada uno. 3. Distribucin Por Producto: Esta es la llamada lnea de produccin en cadena serie. En esta, los accesorios, maquinas, servicios auxiliares etc. Son hubicados continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior. La lnea de montaje de un automvil es un claro ejemplo de esto, sin embargo en las empresas de confecciones o de vveres tambin es altamente aplicado y con frecuencia es el orden ptimo para la operacin. Mucho hemos hablado del flujo de las mercancas, de los operarios de los clientes etc. Sistemas De Flujo
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Estos tratan la circulacin dependiendo de la forma fsica del local, planta o taller con el que se cuenta. a) Flujo En Lnea

b) Flujo En ELE:

c) Flujo En U:

d) Flujo En S:

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Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden general. Ms all de las tcnicas de distribucin usted debe saber mantener un orden. La mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en cuenta que "Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa est en su lugar".

Fuentes bibliogrficas
- Organizacin De empresa, de Enrique B. Franklin cap. 3 Extrado de: http://es.scribd.com/doc/18735233/Tipos-de-organigramas

-Sistema de informacin y organizacin de empresas, de Ingeniero Ral Ortiz Grazon cap. 4. Extrado de: http://www.sgc.unam.mx/Paginas/Men%C3%BA/Mapa-de-Procesos.aspx

- Diagrama de flujos www.mitecnologico.com/diagramadeflujos.com

- Manuales.
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http://www.asoecct.org/manual_de_la_asociacion.pdf

- Manual de bienvenida. Monografa de Zaragoza Soto, Nancy Cecilia. Extrado de: http://www.gestiopolis1.com/recursos7/Docs/rrhh/el-proceso-decontratacion-de-personal.htm http://www.manualdebienvenida.es/manual-de-acogida/manualacogida.html y elaborar manuales

- Joaqun Rodrguez Valencia, Como utilizar administrativos, Manual de Polticas, Cp. 6. - Manual de organizacin.

Deming W. Edwards. El reglamento interno y el manual de organizacin Ed. Diaz Santos, S. A, 1986.

- Manual de procedimientos. Giltow, Howarsd S. y Giltow, Shelly J. Como mejorar la calidad y productividad en la empresa. Ed Nonna 1999.

-Manual de calidad.

http://manualdecalidad.com/manual-de-calidad-instrucciones/

-Distribucin de espacios. http://www.trabajo.com.mx/negocios/distribucion-espacio.htm

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