Audit Internal Bagian Kepegawaian PT.

BANK MEGA Tbk, Buah Batu, Bandung

Alifia Syahrina Elief Biant Pratama Irenne PE Rumengan Novia Permatasari Raymond P Hutahaean

110200079 110200082 110200085 110200094 100200101

Akuntansi C 2010

Contoh kasus:
Data di bawah ini dikumpulkan oleh auditor internal selama field work pada fumgsi kepegawaian di PT Bank Mega Buah Batu, Bandung: 1. Pada saat auditor internal memeriksa kebenaran perhitungan rincian gaji dan bonus yang dibayarkan dan dibandingkan dengan peraturan untuk, auditor menemukan kesalahan bahwa bonus yang dibayarkan tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. 2. Pada saat auditor internal memeriksa otorisasi dari siapa-siapa yang terlibat dalam proses pengelolaan penggajian, auditor menemukan bahwa tidak terdapat pemisahan tugas antara yang mencatat slip gaji dengan yang melakukan pembayaran gaji 3. Pada saat auditor internal memeriksa kebenaan dari daftar penerima gaji dengan jumlah pegawai yang terdaftar, auditor mencurigai adanya karyawan fiktif di perusahaan

Kriteria:
1. Adanya kode etik yang harus ditaatioleh seorang karyawan

2. Adanya ketentuan yang mengatur penerimaan, penempatan, pelatihan karyawan baru untuk kompetensi karyawan perusahaan 3. Adanya struktur organisasi yang jelas 4. Terdapatnya metode pelimpahan wewenang dan pertanggung jawaban yang jelas 5. Adanya kebijakan dan prosedur kepegawaian, diantaranya: kebijakan penerimaan pegawai, kebijakan penilaian pegawai dan kebijakan pemberian gaji pegawai 6. Adanya peninjauan ulang atas hasil kerja yang sesungguhnya (review kinerja) 7. Adamya pemisahan tugas yang jelas sehingga tidak ada bagian yang merangkap bagian lainnya 8. Ketelitian menghitung gaji, tunjangan, ptongan serta tarif lembur dilakukan dengan computer 9. Ketepatan waktu, pembayaran gaji pada PT Bank Mega Tbk telah sesuai dengan jadwal yang diterapkan 10. Dokumen dan catatan yang memadai sangatlah berpengaruh dalam pengelolaan gaji.

Kondisi:
1. Pembayaran gaji mengalami keterlambatan. 2. Pembayaran bonus/potongan terkadang tidak sesuai yang seharusnya karena kurangnya ketelitian dari bagian penggajian. 3. Pegawai yang telah pensiun masih dicatat sebagai pegawi aktif sehingga masih meneriwa gaji.

Sebab:
1. Kejadian ini diakibatkan ketidaklengkapan filing dokumen dan dokumen tersebut tidak tersusun secara berurutan sehingga pembayaran gaji mengalami keterlambatan, kejadian ini terjadi di karenakan tanggal libur di tanggal yg seharusnya gaji di bayar. 2. Kejadian ini dikarenakan kelalaian/kelelahan pegawai salah menginput data. 3. Kejadian ini dikarenakan kurangnya koordinasi antara bagian SDM dan Keuangan sehingga informasi yang diberikan kurang aktual dan juga terjadi manipulasi data.

Akibat:
1. Produktivitas pegawai dalam melaksanakan kewajiban di perusahaan berkurang sehingga dapat menurunkan laba di perusahaan. 2. Gaji yang diberikan tidak sesuai dengan ketentuan sehingga dapat mengakibatkan produktivitas karyawan menurun. 3. Dapat menimbulkan karyawan fiktif yang menyebabkan beban gaji menjadi tinggi dan menurunkan laba perusahaan.

Rekomendasi:
1. Seharusnya bagian SDM menyiapkan data-data yang diperlukan untuk pembayaran gaji sebelum hari libur nasional, agar perusahaan tetap dapat melakukan pembayaran gaji karyawan tepat waktu dan menghindari keterlambatan dalam pembayaran akibat dokumen yang tidak tersusun rapih. 2. Untuk mengatasi kelalaian/kelelahan kerja yang dialami oleh karyawan, perusahaan dapat melakukan langkah-langkah berikut: 1. Melakukan analisis kinerja karyawan dan organisasi; 2. Menelaah hubungan kinerja dengan kelalaian/kelelahan kerja karyawan; 3. Menganalisis jenis uraian kerja dan beban kerja hubungannya dengan kinerja; 4. Menyusun program peningkatan kinerja khususnya subprogram mengurangi kelelahan kerja; 5. Melaksanakan program peningkatan kinerja secara teratur; dan 6. Mengevaluasi keberhasilan pelaksanaan program dan kinerja karyawan/organisasi. Program dan strategi yang dapat diambil oleh perusahaan adalah : 1. Meningkatkan dan penyegaran motivasi 2. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif 3. Integrasi Manajemen Waktu Dengan Sistem Perusahaan 4. Memberikan Reward and Punishment

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK KEGIATAN LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui/menilai apakah kegiatan latihan dan pengembangan karyawan telah direncanakan dan dikelola dengan baik. 2. Untuk menilai efektivitas hasil program latihan dan pengembangan karyawan. b. Langkahlangkah kerja: 1. Teliti apakah telah disusun perencanaan yang matang mengenai program latihan dan pengembangan karyawan dalam rangka peningkatan mutu dan ketrampilan karyawan. 2. Teliti apakah program latihan dan pengembangan karyawan tersebut sejalan dengan pelaksanaan tugas pokok. 3. Pastikan apakah pelaksanaan program latihan dan pengembangan karyawan telah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Bila tidak teliti sebabsebabnya. 4. Amati sampai sejauh mana keterlibatan setiap pimpinan pada semua tingkat dalam penanganan program tersebut. 5. Amati apakah terdapat peningkatan hasil pekerjaan dari karyawan yang telah dididik dan dilatih tersebut.

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK ANALISIS DAN EVALUASI TUGAS/PEKERJAAN

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui apakah ada pedoman mengenai analisis dan evaluasi tugas/pekerjaan. 2. Untuk menilai apakah pedoman tersebut sudah cukup memadai. 3. Untuk mengetahui apakah analisis dan evaluasi terhadap tugas/pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan pedoman yang sudah ditetapkan. b. Langkah-langkah kerja: 1. Mintakan pedoman mengenai analisis dan evaluasi tugas/pekerjaan. 2. Teliti apakan pedoman tersebut memuat berbagai faktor seperti keahlian, luasnya tanggung jawab, ruang lingkup kegiatan, dan kondisi yang melingkupi suatu tugas/pekerjaan. 3. Teliti apakah pelaksanaan analisis dan evaluasi tugas/pekerjaan didasarkan pada pedoman yang ditetapkan. 4. Amati apakah dilakukan pengukuran mengenai tingkat perbedaan dan bobot dari faktorfaktor tersebut terhadap tugas atau bidang pekerjaan yang bersangkutan. 5. Teliti apakah dalam melakukan analisis dan evaluasi telah ditetapkan namanama atau istilahistilah yang sesuai untuk masingmasing tugas/pekeljaan dan teliti bagaimana cara penerapannya terhadap suatu pekerjaan dengan spesifikasi tertentu.

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK PENGELOLAAN PEMBERIAN IMBALAN/KOMPENSASI

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui adanya ketentuan mengenai pengelolaan pemberian imbalan/kompensasi. 2. Untuk menilai kelayakan ketentuanketentuan tersebut. 3. Untuk mengetahui apakah semua ketentuan mengenai pengelolaan pemberian imbalan/kompensasi dilaksanakan dengan seksama. b. Langkahlangkah kerja: 1. Teliti apakah terdapat ketentuan mengenai pemberian imbalan/ kompensasi. 2. Teliti bagaimana cara menentukan tarif kompensasi untuk berbagai pekerjaan, dan teliti kaitannya antara kompensasi dengan berbagai pekerjaan. 3. Pastikan apakah cara pelaksanaan pemberian imbalan atau kompensasi didasarkan pada ketentuan yang telah ditetapkan. 4. Amati pengaruh kebijakan tentang pemberian imbalan/kompensasi terhadap: - Seleksi dan perekrutan karyawan baru. - Semangat kerja. - Kesetiaan karyawan terhadap perusahaan. - Produktivitas para karyawan.

Perasaan individu-individu tertentu dalam kegiatannya dengan sifat pekerjaan masing-masing

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK EVALUASI PELAKSANAAN TUGAS

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui apakah terdapat ketentuan mengenai evaluasi pelaksanaan tugas. 2. Untuk menilai apakah evaluasi pelaksanaan tugas telah dilakukan menurut cara cara/metode yang memadai. 3. Untuk menilai apakah evaluasi pelaksanaan tugas dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. b. Langkahlangkah kerja: 1. Mintakan ketentuanketentuan mengenai pelaksanaan tugas. 2. Pastikan apakah pejabat yang berwenang melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas para karyawannya telah dilakukan secara teratur, setidaktidaknya sekali setahun. 3. Teliti apakah hasil evaluasi diperlihatkan kepada karyawan yang bersangkutan dan karyawan tersebut diminta untuk membubuhkan tanda tangannya sebagai tanda mengetahui. 4. Teliti apakah dalam rangka melakukan evaluasi pelaksanaan tugas dipergunakan formulirformulir yang merinci faktorfaktor untuk bahan penilaian seperti: Kecakapan melaksanakan tugas, Kualifikasi pribadi, Kemampuan bekerjasama dengan orang lain dan sebagainya. 5. Pastikan apakah faktorfaktor tersebut dievaluasi sesuai dengan skala penilaian yang telah ditetapkan. 6. Amati apakah terhadap karyawan yang terbukti melakukan pelanggaran disiplin telah diambil tindakan administratif sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jika ya, teliti dan catat jumlahnya, menurut tingkat dan jenis hukumannya. Jika tidak, teliti penyebabnya. 7. Teliti apakah terdapat pelanggaran disiplin yang diduga mengandung tindak pidana yang telah diajukan kepada aparat penegak hukum. 8. Pastikan apakah telah ada putusan dari pengadilan, dan teliti tindak lanjut yang telah/akan dilaksanakan schubungan dengan hal tersebut pada butir (7). 9. Teliti apakah pelaksanaan hukuman disiplin terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran disiplin telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 10. Teliti apakah peraturan mengenai evaluasi pelaksanaan tugas telah ditaati sepenuhnya.

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK MUTASI PERSONALIA

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui apakah terdapat ketentuan tertulis mengenai mutasi personalia. 2. Untuk menilai apakah masalah mutasi personalia telah ditangani secara layak sesuai ketentuan yang berlaku.

b. Langkah-langkah kerja: 1. Teliti apakah terdapat ketentuan tertulis mengenai penempatan karyawan dalam rangka alih tugas dan alih daerah. 2. Pastikan apakah rencana alih tugas dan alih daerah sesuai dengan ketentuan mutasi karyawan. 3. Pastikan apakah surat keputusan/penunjukan telah sesuai dengan rencana yang ditetapkan. 4. Pastikan apakah dalam penempatan/penunjukan jabatan telah digunakan Daftar Urutan Kepangkatan, Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dan Buku Catatan Konduite karyawan sebagai bahan pertimbangan. 5. Teliti berapa jumlah calon karyawan yang sudah diangkat menjadi karyawan perusahaan pada tahun yang diperiksa. 6. Teliti apakah terdapat calon karyawan yang tertunda pengangkatannya menjadi karyawan, dan teliti apa sebabnya serta minta keterangan tertulis dari unit yang diperiksa. 7. Teliti apakah usulan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala telah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan, antara lain dilengkapi dengan: Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dan Daftar Urutan Kepangkatan, Masa kerja dalam pangkat, Masa kerja dalam jabatan, Batas jenjang pangkat dan Persetujuan dari pejabat yang berwenang. 8. Amati apakah terdapat karyawan yang memenuhi persyaratan tetapi tidak diusulkan kenaikan pangkat/kenaikan gaji berkalanya. Apabila ada, selidiki sebabsebabnya. 9. Teliti apakah terdapat karyawan yang pangkatnya lebih rendah namun membawahi secara langsung karyawan yang pangkatnya lebih tinggi dalam satuan kerja. Jika ada, teliti sebabsebabnya. 10. Teliti apakah terdapat penunjukan dalam jabatan dengan predikat pejabat atau pejabat sementara, padahal ada karyawan yang memenuhi syarat untuk jabatan tersebut. 11. Lakukan penilaian secara seksama apakah penempatan/penunjukan dalam jabatan didasarkan pada sistem karir dan sistem prestasi kerja serta persyaratan lainnya yang diperlukan. 12. Teliti kemungkinan adanya hambatan dalam penerbitan/penyampaian surat keputusan karyawan/surat keputusan pemberian kenaikan gaji berkala.

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK CATATAN DAN LAPORAN MENGENAI KARYAWAN

a. Tujuan audit: Untuk mengetahui apakah dibuat ketentuan atau prosedur mengenai catatancatatan dan laporanlaporan karyawan dan untuk menilai apakah catatancatatan dan laporanlaporan mengenai karyawan dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. b.Langkahlangkah kerja: 1. Mintakan ketentuan tertulis mengenai catatancatatan dan laporan--laporan mengenai karyawan. 2. Amati apakah telah diselenggarakan tata usaha personalia secara tertib. 3. Pastikan apakah dibuat dan disampaikan pelaporan mutasi karyawan, baik yang berkala maupun laporan tahunan.

4. Nilailah apakah infonnasi yang tereantum dalam catatancatatan personalia dan laporanlaporan mengenai karyawan secara efektif dapat membantu manajemen di bidang kepegawaian.

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK KEGIATAN PEMBERIAN PETUNJUK/BIMBINGAN

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui apakah Bagian Personalia berperan aktif dalam pemberian petunjuk/bimbingan. 2. Untuk menilai apakah kegiatan pemberian petunjuk/bimbingan dilaksanakan secara mantap. b. Langkahlangkah kerja: 1. Lakukan pengamatan apakah Bagian Personalia benarbenar berperan aktif dalam memenuhi kebutuhan karyawan akan berbagai petunjuk/bimbingan atau informasi yang menyangkut kepentingan pribadi karyawan. 2. Lakukan konfirmasi dengan para karyawan sehubungan dengan butir1). 3. Teliti apakah dalam memberikan petunjuk/bimbingan kepada para karyawan tersebut Bagian Personalia tetap menjaga hubungan baik dengan para karyawan.

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK PROGRAM KESEJAHTERAAN KARYAWAN

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui apakah terdapat program kesejahteraan karyawan secara tertulis. 2. Untuk memastikan apakah program kesejahteraan karyawan dilaksanakan sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku/ditetapkan. b. Langkahlangkah kerja: 1. Periksa sampai sejauh mana usaha yang dilakukan perusahaan yang menyangkut kesejahteraan para karyawannya, dan teliti apakah semua kebijakan yang menyangkut kesejahteraan para karyawan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya. 2. Periksa apakah perencanaan program kesejahteraan dilakukan secara seksama, baik dari segi biaya maupun manfaatmanfaat yang diharapkan. 3. Teliti apakah dilaksanakan komunikasi dengan cukup mengenai cara program tersebut dilaksanakan, dan apakah pengelolaan terhadap semua aspek dari program dilaksanakan secara cermat. 4. Teliti apakah dilakukan penilaian kembali secara periodik terhadap pencapaian sasaran program serta modifikasimodifikasi apa yang mungkin perlu dilakukan

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK PEMBERIAN PELAYANAN KEPADA PARA KARYAWAN

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui apakah terdapat ketentuan tertulis mengenai program pelayanan kepada para karyawan. 2. Untuk menilai apakah kegiatan pemberian pelayanan kepada para karyawan telah dilaksanakan berdasarkan kebijakan yang ditetapkan. b. Langkah-langkah kerja: 1. Teliti apakah terdapat ketentuan tertulis tentang pemberian pelayanan kepada para karyawan. 2. Amati apakah kegiatan pemberian pelayanan kepada para karyawan antara lain yang menyangkut perlindungan dan keamanan tempat kerja, penyelenggaraan berbagai resepsi, transportasi lokal, pertolongan pertama pada kecelakaan, keselamatan kerja, pencetakan/fotografi, dan jasa komunikasi dilaksanakan berdasarkan pada suatu kebijakan yang mantap. 3. Amati apakah kegiatankegiatan tersebut di atas ditangani secara sungguhsungguh dan sesuai dengan kebutuhankebutuhan operasional perusahaan. 4. Lakukan pengamatan apakah terhadap kegiatankegiatan tersebut dilakukan review secara berkala.

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK PEMBERIAN KOMPENSASI DAN JAMINAN KEAMANAN BAGI PARA KARYAWAN
a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui apakah terdapat ketentuan tertulis mengenai program pemberian kompensasi dan jaminan keamanan bagi para karyawan. 2. Untuk mengetahui apakah pemberian kompensasi dan jaminan keamanan bagi para karyawan dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku. b. Langkahlangkah kerja: 1. Mintakan ketentuan tertulis mengenai pemberian kompensasi dan jaminan keamanan bagi para karyawan. 2. Lakukan pengamatan apakah ada perhatian yang serius terhadap masalah keselamatan kerja. Untuk tujuan tersebut teliti: - Tersedia tidaknya sarana atau alat keselamatan kerja. - Ada tidaknya usaha untuk menyadarkan para karyawan akan pentingnya keselamatan kerja. - Usaha menarik perhatian para pimpinan guna meningkatkan perhatiannya terhadap keselamatan kerja dalam bidang operasi masingmasing.

- Realisasi penanganan tuntutan ganti rugi para karyawan yang mengalami kecelakaan dalam melaksanakan tugasnya. 3. Teliti apakah pemberian kompensasi dan jaminan keamanan bagi para karyawan tersebut didasarkan pada kebijakan/ketentuan yang telah ditetapkan.

PROGRAM KERJA AUDIT UNTUK HUBUNGAN HUBUNGAN PERSONALIA

a. Tujuan audit: 1. Untuk mengetahui adanya kebijakan atau prosedur yang mengatur hubungan hubungan personalia. 2. Untuk menilai peran aktif Bagian Personalia dalam mewakili kepentingan para karyawan dalam hubungannya dengan perusahaan. 3. Mengidentifikasikan kekurangankekurangan yang terjadi dalam rangka hubungan personalia. b. Langkah-langkah kerja: 1. Mintakan kebijakan atau prosedur tertulis yang mengatur halhal yang berkenaan dengan hubunganhubungan personalia. 2. Teliti apakah dalam menangani masalah yang berkaitan dengan kepentingan para karyawan dalam hubungannya dengan perusahaan didasarkan pada kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan. 3. Teliti sampai sejauh mana peran aktif Bagian Personalia dalam menangani persoalan persoalan yang berkaitan dengan kepentingan para karyawan dalam hubungannya dengan perusahaan. 4. Periksa usaha apa yang dilakukan Bagian Personalia untuk meningkatkan peranannya dalam pengelolaan hubungan personalia.