Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Sa
formezi o echipa este doar inceputul, sa ramai impreuna este progresul, sa lucrezi impreuna este succesul.
Henry David Thoreau
n context institutional, n societti private, n regii autonome, n institutii publice etc , n toate organizatiile care au personal angajat pe baz de contract individual de munc, indiferent de forma de organizare juridic sau poate s i desfaoare activitatea i ca persoan fizic autorizat.
Activitatea se desfoar n baza principiilor managementului calittii: abordarea bazat pe proces, abordarea managementului sistemic, mbunttirea continu, luarea deciziilor bazate pe dovezi, respectndu-se etapele ciclului calittii: planificare, implementare, evaluare, revizuire. Ocupatia de inspector resurse umane este necesar persoanelor care doresc s se califice n ntocmirea i gestionarea documentelor ce tin de evidenta muncii ntr-o organizatie, de gestionarea relatiilor dintre angajati i angajatori, de recrutarea i selectarea personalului care urmeaz a fi angajat.
n conformitate cu cerintele specifice ocupatiei, inspectorul resurse umane realizeaz urmtoarele sarcini:
ntocmete documentele de evidenta personalului i documentele ce tin de evidenta muncii ntr-o organizatie; gestioneaz i arhiveaz toate documentele de evidenta personalului i de evidenta muncii in societatea n care i desfsoar activitatea; consiliaz personalul angajat i potentialii candidati la angajare referitor la desfurarea relatiilor de munc i a documentelor ce trebuiesc ntocmite; n cazul organizatiilor cu un numr mai mic de personal inspectorul ul de resurse umane ntocmete statul de plat pentru personalul angajat i documentele aferente statului de plat; identific necesarul de personal i ntocmete documentele care urmeaz a fi utilizate n desfurarea procesului de recrutare i selectiede personal; ntocmete Registrul general de evident a salariatilor i l transmite ctre Inspectoratul Teritorial de Munc; ntocmete i gestioneaz baza de date de personal.
Legislatia n vigoare se refer la: ncheierea, derularea i ncetarea raporturilor de munc ca urmare a contractului individual de munc sau a conventiei de prestri servicii.
Legea 40/2011 publicat n M.Of.nr.225 din 31 martie 2011 care modific i completeaz Legea 53/2003-Codul muncii,abrogarea Decretului nr.92/1976 privind carnetul de munc ncepnd cu data de 1 ianuarie 2011ceea ce a determinat incetarea existentei carnetului de munc,dup aceast dat evidenta muncii realizndu-se electronic prin intermediul registrului general de evident a salariatilor, reglementat prin Hotrrea de Guvern nr.161/2006 modificat i completat cu Hotarrea de Guvern nr.500/2011. Deasemenea ncepnd tot cu data de 1 ianuarie 2011 nu se vor mai depune la inspectoratele teritoriale de munc actele privind executarea ,modificarea ,suspendarea i ncetarea contractelor individuale de munc,nu se va mai efectua plata comisionului datorat .Modificarea i completarea Legii 571/2003 Codul fiscal prin Ordonanta de Guvern 30/2011 i Ordonanta de Guvern 125/2011 duc la aparitia declaratiei unice-Declaratie privind obligatiile de plat a contributiilor sociale, impozitului pe venit i evidenta nominal a persoanelor asigurate(D112).
Acte normative referitoare la: ntocmirea i ncetarea conventiilor de prestri servicii, salarizare, concedii, incapacitti temporare de munc, pensionare, omaj, dreptul persoanelor strine de a ncheia contracte individuale de munc pe teritoriul Romniei.
Regulamentele de ordine interioar (Regulamentul de Ordine Interioar R.O.I., Regulamentul de Organizare i Functionare R.O.F.)
MODULUL I NTOCMIREA I GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI Compartimentul Resurse Umane are urmtoarele atribuii i competene:
a) ntocmete statele de funcii i de personal, conform organigramei aprobate, cu ncadrare n numarul de posturi aprobat; b) organizeaz si coordoneaz activitatea de recrutare, selectare i ncadrare a personalului n scopul ndeplinirii atribuiilor specifice institutiei; c) rspunde de organizarea i desfurarea concursurilor de selecie a personalului; d) constituie dosarul de personal i ntocmete documentaia de ncadrare a personalului (informare, dispoziie de angajare, contract individual de munca, angajament, ntocmirea si completarea carnetului de munca) precum si documentele necesare n vederea ncetrii contractului de munc; e) asigur evidena, pstrarea i completarea documentelor salariailor instituiei, potrivit legislaiei muncii in vigoare; f) asigur i rspunde de ntocmirea i completarea corect a Registrului general de eviden a salariailor, precum si de transmiterea electronic a micrii de personal prin programul REVISAL la Inspectoratul Teritorial de Munc, potrivit legislaiei muncii n vigoare; g) particip la elaborarea, modificarea i completarea Contractului colectiv de munc i a Regulamentului intern precum si la negocierea individuala a salariilor angajatilor;
MODULUL I NTOCMIREA I GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI Compartimentul Resurse Umane are urmtoarele atribuii i competene:
h) asigur i rspunde de aplicarea corect a prevederilor legislaiei muncii, ale Contractului colectiv de munc asupra tuturor operaiunilor i activitilor din atribuie; i) ine evidena participrii salariailor la programele de instruire; j) ntocmete dispoziiile preedintelui i duce la ndeplinire prevederile acestora n ceea ce privete executarea, modificarea i ncetarea raporturilor de munc a salariailor i a contractelor individuale de munc, n conformitate cu actele normative specifice i cu prevederile legislaiei n vigoare; k) ntocmete adeverinele solicitate de ctre salariaii unitii; l) asigur evidena concediilor fr plat i a absenelor nemotivate ale salariailor i le opereaz n carnetul de munc, evidena concediilor de odihn i a concediilor medicale; m) asigur evidena vechimii n munc a tuturor salariailor; n) rspunde de ntocmirea listelor si a comenzii pentru tichete de mas; o) rspunde de ntocmirea i vizarea legitimaiilor personalului salariat; p) ntocmete i propune spre aprobare fiele i dosarele de pensionare ale salariailor care ndeplinesc condiiile legale de pensionare; q) gestioneaz toate documentele intocmite pentru si de catre salariai (cereri concediu, diplome, cursuri, dispozitii, acte aditionale, etc) r) actualizeaz permanent baza de date a resurselor umane i rspunde de corectitudinea datelor nscrise; s) ndeplinete i alte sarcini din dispoziia conducerii instituiei, n condiiile prevederilor legale i a pregtirii profesionale.
CELELALTE COMPARTIMENTE
DESPRE DOCUMENTE
Informatiile care circul n cadrul Compartimentului de Resurse Umane sunt materializate, n majoritatea lor covritoare, din documente scrise de mn, dactilografiate, etc. Buna organizare, sau dimpotriv, lipsa organizrii fluxului de documente si deci implicit informatii, este esential pentru atingerea performantei organizatiei care le gestioneaz.
Viata unui document are, n principiu, etapele: Emiterea documentului Editarea documentului Transmiterea documentului pe circuitele stabilite de modul de organizare a sistemului Avizarea documentelor la diverse nivele de competenta Clasarea documentelor Distrugerea sau arhivarea documentelor
Pe ntreaga existent si functionare a unui document, pe de o parte ct si n activitatea gestionrii generale a suporturilor de informatii, (a documentelor), se ivesc o serie de factori care pot influenta pozitiv sau negativ performantele organizatiei care le gestioneaz.
Birocratia excesiv, confirmat prin aspectul birourilor si a spatiilor de lucru ncrcate cu dosare, documente, scrisori, hrtii de tot felul, stampile, faxuri suprancrcate de documete care ies si care intra in organizatie, etc. Inexistenta, n cele mai multe cazuri, a unei organigrame si/sau a Fisei Postului angajatilor, n care s fie definite clar competentele n ceea ce priveste avizarea, aprobarea, etc. a unor anume tipuri de document. Negestionarea sau gestionarea defectuoas a timpului necesar circulatiei documentelor n cadrul organizatiei, ceea ce duce la strangularea canalelor fluxurilor normale, aparnd fenomene de suprancrcare a anumitor segmente sau noduri. Slaba formalizare (standardizare) a documentelor purttoare a informatiei n cadrul organizatiei ct si n exteriorul acesteia. Acest fenomen poate duce la strangularea nodurilor fluxurilor normale, nestiindu-se n competenta cui este procesarea documentul respectiv, la un momentdat. Cheltuieli semnificative cu suportul de informatie (bibliorafturi, dosare, hrtie, indigo, instrumente de scris si de arhivat etc.), consumabile pentru masini de scris, copiatoare, imprimante, etc., precum si costurile cu exploatarea si asistenta tehnic privind functionarea acestor dispozitive. Afectarea mediului prin consumul de hrtie.
Posibilitatea aparitiei fraudelor, mergnd pn la nclcarea legii privind documentele clasificate (sau a secretului de serviciu), neexistnd practic nici un control al circulatiei si/sau copierii documentelor, pe fluxul acestora. Dependenta, n unele cazuri, de bunvointa unui functionar pentru ca un document s parcurg fluxul normal de vizri, n termenele stabilite si de aici posibilitatea escaladrii coruptiei n cazul acestor functionari, aruncnd o lumin nefavorabil asupra ntregii organizatii. Posibilitatea nlocuirii unor documente distruse initial, n scopuri frauduloase. Posibilitatea distrugerii unor documente importante, n scopuri frauduloase. Inexistenta practic a istoricului unui anume document sau a unui grup de documente, de la lansare si pna la distrugerea/arhivarea acestora si de aici imposibilitatea determinrii unor actiuni frauduloase a celor care au acces, autorizat sau nu, la astfel de documente. Cheltuieli majore cu activitatea de arhivare a documentelor, plecnd de la chiriile alocate spatiilor de depozitare, a ntretinerii acestora, cheltuieli cu compactarea si clasificarea documentelor, etc. Inexistenta unui program, n cele mai multe cazuri, sau a unor proceduri si standarde privind distrugerea documentelor, plecnd de la importanta si/sau a perioadelor de expirare a acestora. Managementul mai putin eficient al resurselor umane angajate n cadrul organizatiei
Centralizatoarele de concedii sunt ntocmite conform programrilor de concediu individuale primite de la efii de compartimente i sunt supuse aprobrii conducerii. Durata concediilor este conform normelor legislative n vigoare. Centralizatoarele sunt ntocmite corect astfel nct s fie n concordant cu programrile individuale. Situatiile de evident statistic operativ a personalului sunt ntocmite conform (n structura) solicitrilor conducerii. Situatiile operative de evident statistic a personalului sunt ntocmite corect, folosind baza de date a compartimentului.
Documentele sunt actualizate conform legislatiei n vigoare. Conventiile civile i contractele de munc sunt nregistrate, conform legislatiei, n termen legal. Documentele sunt pstrate n conditii de sigurant, asigurndu-se confidentialitatea acestora. Arhivarea cronologic a documentelor asigur regsirea rapid a acestora. Pstrarea i arhivarea documentelor se face respectnd ntocmai cerintele legislatiei specifice n vigoare.
- contractul de munca intervine intre un angajator - persoana juridica sau fizica - si un salariat - intotdeauna o persoana fizica; - contractul de munca este bilateral, adica ambele parti au obligatii. Prestarea muncii, respectiv plata salariului- sunt cele mai importante dintre aceste obligatii. Cu alte cuvinte, atat angajatorul cat si salariatul sunt, in acelasi timp, si creditor, si debitor in cadrul contractului individual de munca; - contractul de munca nu se incheie niciodata gratuit. Daca angajatorul nu se obliga la plata nici unui salariu, atunci se va considera incheiat un contract de munca voluntara, in conditiile Legii nr. 195/2001, modificata si completata prin Ordonanta Guvernului nr. 58/2002, aprobata prin Legea nr. 629/2002 .
- contractul de munca are caracter consensual. Codul muncii prevede consensualismul printre principiile intregii reglementari (art. 8). Aceasta inseamna ca, chiar daca nu a fost incheiat in forma scrisa si nu a fost inregistrat, el poate produce totusi efecte juridice. Astfel, art. 16 din Codul muncii prevede ca in situatia in care contractul individual de munca nu a fost incheiat in forma scrisa, partile pot face dovada prevederilor contractuale si a prestatiiilor efectuate prin orice alt mijloc de proba. Regula rmne totusi incheierea contractului in forma scrisa. Anumite erori se pot strecura ntr-un contract individual de munc dac acesta este ntocmit superficial, fr cunoaterea prevederilor legale . Din acest motiv, este indicat sa se apeleze la specialiti n legislaia muncii dac angajatorul nu dispune de un compartiment juridic sau de o persoan specializat n dreptul muncii.
CONTRACTUL INDIVIDUAL DE MUNC De exemplu , ntr-un contract individual de munc nu trebuie s existe prevederi de tipul : fixarea unei perioade de proba la angajare mai indelungate decat cea legala; prevederea unui termen de preaviz in caz de concediere inferior celui legal; incheierea contractului pe durata determinata, in alte cazuri decat cele limitativ prevazute de lege; stabilirea pentru salariat a unor obligatii suplimentare fa de cele prevzute n lege, etc...
Studiu de caz 1. Ce trebuie sa fac o persoan care are ncheiate mai multe contracte de munc, cu mai muli angajatori, care ajunge n situaia n care orele de munc adunate ajung s depaeasc 24 de ore pe zi? Potrivit art. 35 alin. (1) din Codul muncii, orice salariat are dreptul de a cumula mai multe funcii, n baza unor contracte individuale de munc, beneficiind de salariul corespunztor pentru fiecare dintre acestea.
Codul muncii nu impune condiia ca totalul orelor prestate n temeiul mai multor contracte individuale de munc s nu depeasc durata maxim a timpului de munc. Astfel, prevederile Codului muncii referitoare la durata timpului de munc au n vedere timpul de lucru n temeiul unui singur contract individual de munc. In cazul cumulului de funcii, interdicia referitoare la cele 40 i, respectiv, 48 de ore, nu i mai gsete aplicabilitate. Cumulul de funcii poate avea loc nu numai la angajatori diferi, ci chiar la acelai angajator prin ncheierea cu acesta a nc unui alt contract sau mai multe contracte individuale de munc, ntruct nu exist nicio interdicie legal privind cumulul de funcii la acelai angajator.
Regula celor 48 de ore pe sptmn are n vedere timpul de lucru n temeiul unui singur contract individual de munc. n ipoteza cumulului de funcii, nu mai funcioneaz interdicia referitoare la cele 48 de ore pe sptmn indiferent dac, contractele individuale de munc sunt incheiate cu un singur angajator sau cu mai muli angajatori.
Studiu de caz 2. In baza carui articol din Codul muncii poate inceta un contract de munca temporara pentru abateri disciplinare grave inainte de incheierea misiunii pentru care a fost angajat?
De regula, contractul de munca temporara se incheie pe durata determinata, pe durata unei misiuni sau pentru mai multe misiuni. Potrivit dispozitiilor art. 90 alin. (1) din Codul muncii, misiunea de munca temporara se stabileste pentru un termen care nu poate fi mai mare de 24 de luni. La alin. (2) al aceluiasi articol se prevede ca durata misiunii de munca temporara poate fi prelungita pe perioade succesive care, adaugate la durata initiala a misiunii, nu poate conduce la depasirea unei perioade de 36 de luni. Pe parcursul executarii lui, pana la incetarea misiunii/misiunilor pentru care a fost incheiat contractul de munca temporara poate inceta prin oricare dintre cazurile prevazute de lege pentru incetarea contractelor individuale de munca. Asadar, daca salariatul temporar savarseste o abatere grava sau abateri repetate de la regulile de disciplina a muncii ori de la cele stabilite prin contractul individual de munca, contractul colectiv de munca aplicabil sau regulamentul intern, contractul de munca temporara poate inceta in temeiul art. 61 lit. a) din Codul muncii. ncetarea contractului de munca temporara va fi dispusa cu respectarea procedurii prevazute de Codul muncii pentru angajarea raspunderii disciplinare.
Studiu de caz 3 . Angajatorul incheie contractul de munca cu o anumita persoana, pentru ca are in vedere aptitudinile profesionale ale acesteia, studiile absolvite, trasaturile comportamentale, competentele, experienta, capacitatea de a-si insusi noi cunostinte, capacitatea de comunicare s.a.m.d.. Salariatul va fi interesat nu numai de salariu, dar de conditiile de munca asigurate, de domeniul de activitate al angajatorului, de masura in care unitatea angajatoare este profitabila,daca are perspective de dezvoltare s.a.m.d. Daca una dintre parti se afla in eroare cu privire la calitatile personale ale celeilalte, atunci contractul de munca se poate anula.
contractul de munca face parte dintre contractele cu executare succesiva, nu dintr-o data. In consecinta, daca se va pune problema incetarii lui, aceasta incetare nu va produce efecte decat pentru viitor, niciodata pentru trecut. Rezilierea contractului de munca nu produce efecte retroactive prin incheierea contractului individual de munca, salariatul devine subordonat angajatorului.
Studiu de caz 4. Nu va avea importanta numai calitatea muncii prestate de salariat, ci si modalitatea prestarii muncii, felul in care se integreaza in colectiv, comportamentul salariatului cu colegii si sefii, felul in care acesta da curs indicatiilor primite. Angajatorul si salariatul nu se afla pe picior de egalitate juridica; salariatul executa ordinele primite de la angajator. Ca urmare, angajatorul poate aplica sanctiuni disciplinare, mergand pana la concedierea disciplinara a salariatului. Si aceasta, independent de calitatea muncii salariatului.
Guvernul a decis, la solicitarea Comisiei Europene, s modifice legislaia muncii, pentru combaterea evaziunii, prin introducerea unor reguli care s impun firmelor s nregistreze contractele de munc mai rapid, cu o zi nainte de nceperea activitii, nu n 20 zile de la angajare . Guvernul a decis, la solicitarea Comisiei Europene, s modifice legislaia muncii, pentru combaterea evaziunii, prin introducerea unor reguli care s impun firmelor s nregistreze contractele de munc mai rapid, cu o zi nainte de nceperea activitii, nu n 20 zile de la angajare.
Guvernul a decis prin hotrre, ca firmele s fie obligate s includ n registrul general de eviden a salariailor elementele de identificare a salariatului cel trziu n ziua anterioar nceperii activitii acestuia, s anune ncetarea contractului individual de munc chiar la data ncetrii relaiilor de serviciu i s transmit registrul n format electronic la inspectoratul teritorial de munc cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre primul salariat i, ulterior, de ctre fiecare nou salariat, au declarat, vineri, surse oficiale. Amenzi de 1.500 de lei pentru fiecare contract nenregistrat
Angajatorii care nu respect termenul de nregistrare a contractului de munc vor fi amendai cu 1.500 lei pentru fiecare contract individual nenregistrat, fr ca valoarea cumulat a amenzii, determinat de numrul efectiv de astfel de contracte, s depeasc cuantumul de 20.000 lei. Pentru completarea registrului general de eviden a salariailor cu date eronate va fi aplicat o amend cuprins ntre 3.500 lei i 5.000 lei. Nu au obligaia de a nfiina un registru misiunile diplomatice din Romnia, respectiv ambasadele, reprezentanele, consulatele generale i consulatele oficiale.
Angajatorii au obligatia sa nregistreze conventiile civile de prestari de servicii la directiile generale de munca si protectie sociala, n termen de 20 de zile de la ncheierea acestora. Datele despre suspendarea contractelor de munca se inregistreaza in registru in termen de maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii; ncepnd cu 01.01.2011, nu se vor mai nregistra la inspectoratele teritoriale de munc, contractele individuale de munc. Acestea se vor nregistra n format electronic n registrului general de evident a salariatilor n conformitate cu prevederile legale aflate n vigoare De asemenea, ncepnd cu 01.01.2011 nu se vor mai depune la inspectoratele teritoriale de munc actele privind executarea, modificarea, suspendarea si ncetarea contractelor individuale de munc
PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL In procesul intocmirii,gestionrii i arhivrii documentelor se acord o atentie deosebit prelucrrii datelor cu caracter personal prin prisma garantrii i protejrii drepturilor i liberttilor fundamentale ale persoanelor fizice, n special a dreptului la viata intim, familial i privat. Cadrul legislativ comunitar Conventia privind protectia drepturilor omului i a liberttilor fundamentale; Conventia pentru protejarea persoanelor fata de prelucrarea automatizata a datelor cu caracter personal, adoptata la Strasbourg la 28 ianuarie 1981; Directiva Consiliului 95/46/EC a Parlamentului European si a Consiliului European din 24 octombrie 1995 cu privire la protectia persoanelor referitoare la procesarea datelor personale si la libera circulatie a acestor date; Directiva 2002/58/EC a Parlamentului European si a Consiliului din 12.07.2002 privind procesarea datelor personale si protectia intimittii n sectorul comunicatiilor electronice; Regulamentul (EC) nr. 45/2001 al Parlamentului European i al Consiliului privind protectia persoanelor cu privire la procesarea datelor personale de ctre institutiile i organismele comunitare i la libera circulatie a acestor date. Cadrul legislativ intern Constitutia Romniei; Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulatie a acestor date; Legea nr. 682 din 28 noiembrie 2001 privind ratificarea Conventiei pentru protejarea persoanelor fat de prelucrarea automatizat a datelor cu caracter personal, adoptat la Strasbourg la 28 ianuarie 1981; Ordinul Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal.
n conformitate cu prevederile Legii 677/2001, prelucrarea datelor cu caracter personal se realizeaz prin mijloace automatizate i manuale, cu respectarea cerintelor legale i n conditii care s asigure securitatea, confidentialitatea i respectarea drepturilor persoanelor vizate. Prelucrarea datelor cu caracter personal se face cu respectarea urmtoarelor principii: Legalitatea. Prelucrarea datelor cu caracter personal se face n temeiul i conformitate cu prevederile legale; Scopul bine-determinat. Orice prelucrare de date cu caracter personal se face n scopri bine determinate, explicite i legittime; Confidentialitatea. Persoanele care prelucreaz, n numele unei institutii, date cu caracter personal au prevzut n contractul de munc i n fia postului o clauz de confidentialitate. Consimtmntul persoanei vizate. Un element cheie al prelucrrii datelor cu caracter personal l reprezint acordul pe care persoana vizat trebuie s l exprime, care se manifest pe baza unei temeinice informrii i a propriei alegeri; Informarea. Informarea persoanelor a cror date sunt procesate se face de ctre institutia care prelucreaz datele personale ale persoanei vizate; Calitatea datelor. Datele care sunt procesate trebuie s fie adecvate, pertinente i neexcesive prin raportare la scopul n care sunt colectate i ulterior prelucrate; Protejarea persoanelor vizate. Potrivit acestui principiu, persoanele vizate au dreptul de a avea acces la datele care sunt prelucrate, de a interveni asupra acestora, de opozitie i de a nu fi supus unei decizii individuale, precum i dreptul de a se adresa Autorittii Nationale de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal sau instantei de judecat pentru aprarea oricror drepturi garantate de lege, care le -au fost nclcate; Securitatea. Msurile de securitate a datelor cu caracter personal sunt stabilite astfel nct s asigure un nivel optim de securitate a datelor cu caracter personal processate; Notificarea. Operatorul de date cu caracter personal este notificat la Autoritatea National de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal, primind un numr de operator.