SEMINARIO UPANA 1 MATRIZ DE 8 SECTORES

Es normal que cuando alguien se inicia en la labor proyectista y de investigador no tenga idea por donde empezar para lograr los objetivos que se propone, por esa razn en este texto, por considerar que su aplicacin posibilita un amplio conocimiento de la institucin o comunidad, se adopta la gua propuesta por Elisa Delgado Moreira en su texto Elaboracin de Proyectos en Centros Infantiles la que asumi CONMODIFICACIONES DE: Alvarado a. M. La supervisin educativa, teora y prctica Memoria de Seminario de Graduacin de Licenciatura en Administracin Educativa. San Jos, Universidad de Costa Rica, 1992. (las porciones que aparecen en cursiva constituyen agregados que el autor de este texto considera pertinentes).

Informacin a obtener con el Diagnstico

Gua para la Elaboracin del Diagnstico

I SECTOR - COMUNIDAD REAS 1. Geogrfica 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 INDICADORES Localizacin Tamao Clima, hidrografa, suelo, principales accidentes. Recursos naturales, aspectos ambientales, lo que ms se cosecha. Fauna, flora. Primeros pobladores. Sucesos histricos importantes. Personalidades presentes y pasadas. Lugares de orgullo local. Gobierno local Organizacin administrativa Organizaciones polticas Organizaciones civiles apolticas Ocupacin de los habitantes. Produccin, distribucin de productos. Agencias educacionales: escuelas, colegios, otras. Agencias sociales de salud y otros. Vivienda (tipos) Centros de recreacin Transporte Comunicaciones Grupos religiosos Clubes o asociaciones sociales Composicin tnica.

2. Histrica

3. Poltica

4. Social

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Ejercicio:
1. Elabore el plan para realizar el diagnstico de la institucin o empresa en que usted trabaja (ver los elementos indicados al inicio de este mdulo). 2. Haga un ensayo de la matriz Foda de su grupo de estudio (grado, semestre o asistentes del curso). 3. Forme con otros cuatro compaeros un grupo supuesto multidisciplinario o de miembros de una x comunidad y hagan la lista de sus necesidades y elaboren como informe conjunto un diagrama de rbol de problemas. 4. Elabore un comentario respecto al uso de las tcnicas ensayadas en los numerales anteriores. 5. Con ayuda de su instructor o docente, determine en qu consisten y cules son las tcnicas de investigacin participativas y las no participativas.

Para el diagnstico podemos utilizar 7 sectores, Foda, lluvia de ideas, marco lgico.

De la informacin obtenida, seale los siguientes aspectos: Principales problemas Factores que originan Solucin que requieren del sector los problemas los problemas

Alternativa posible para la solucin

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II SECTOR DE LA INSTITUCIN REAS 1. Localizacin geogrfica 1.1 1.2 2.1 2.2 INDICADORES Ubicacin (direccin) Vas de acceso Tipo de institucin (oficial, privada, otra) Regin, rea, distrito

2. Localizacin administrativa

3. Historia de la Institucin

3.1 3.2 3.3

Origen Fundadores y organizadores Sucesos o pocas especiales

4. Edificio

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

rea construida (aproximadamente) rea descubierta (aproximadamente) Estado de conservacin Locales disponibles Condiciones y usos

5. Ambientes y equipamiento (incluye mobiliario, equipo y materiales)

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13

Salones especficos (clases, de sesiones) Oficinas Cocina Comedor Servicios sanitarios Biblioteca Bodega (s) Gimnasio, saln multiusos Saln de proyecciones Talleres. Canchas Centro de producciones o reproducciones. Otros.

De la informacin recopilada, seale los siguientes aspectos: Principales problemas Factores que originan Solucin que requieren del sector los problemas los problemas

Alternativa posible para la solucin

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III SECTOR DE FINANZAS

REAS 1. Fuentes de financiamiento 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

INDICADORES Presupuesto de la nacin Iniciativa privada Cooperativa Venta de productos y servicios Rentas Donaciones, otros

2. Costos

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Salarios Materiales y suministros Servicios profesionales Reparaciones y construcciones Mantenimiento Servicios generales 8electricidad, telfono, agua) otros

3. Control de finanzas

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Estado de cuentas Disponibilidad de fondos Auditora interna y externa Manejo de Libros contables Otros controles

De la informacin recopilada, seale los siguientes aspectos: Principales problemas del sector Factores que originan los problemas Solucin que requieren los problemas Alternativa posible para la solucin

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IV SECTOR RECURSOS HUMANOS REAS 1. Personal operativo 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 INDICADORES Total de laborantes Total de laborantes fijos e interinos Porcentaje de personal que se incorpora o retira anualmente. Antigedad del personal Tipos de laborantes (profesional, tcnico.) Asistencia del personal Residencia del personal Horarios, otros.

2. Personal administrativo

IGUAL QUE EL NUMERAL 1 2.1 Total de laborantes 2.2 Total de laborantes fijos e interinos 2.3 Porcentaje de personal que se incorpora o retira anualmente. 2.4 Antigedad del personal 2.5 Tipos de laborantes (profesional, tcnico.) 2.6 Asistencia del personal 2.7 Residencia del personal 2.8 Horarios, otros.

3. Usuarios

3.1 3.2 3.3 3.4

Cantidad de usuarios Comportamiento anual de usuarios Clasificacin de usuarios por sexo, edad, procedencia Situacin socioeconmica

4. Personal de servicio

IGUAL QUE EL NUMERAL 1

De la informacin recopilada, seale los siguientes aspectos: Principales problemas del sector Factores que originan los problemas Solucin que requieren los problemas Alternativa posible para la solucin

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V SECTOR CURRCULUM
(Para el caso de una institucin de servicios educativos)

REAS 1. Plan de estudios Servicios

2. Horario institucional

3. Material didctico (Materias primas)

4. Mtodos y tcnicas Procedimientos

5. Evaluacin

SECTOR DE OPERACIONES/ACCIONES INDICADORES 1.1 Nivel que atiende 1.2 reas que cubre 1.3 Programas especiales 1.4 Currculum oculto 1.5 Tipo de acciones que realiza 1.6 Tipo de servicios 1.7 Procesos educativos 2.1 Tipo de horario: flexible, rgido, variado, uniforme 2.2 Maneras de elaborar el horario 2.3 Horas de atencin para los usuarios 2.4 Horas dedicadas a las actividades normales 2.5 Horas dedicadas a actividades especiales 2.6 Tipo de jornada (matutina, vespertina, nocturna, mixta) 3.1 Nmero de docentes que confeccionan su material 3.2 Nmero de docentes que utilizan textos 3.3 Tipos de texto que se utilizan 3.4 Frecuencia con que los alumnos participan en la elaboracin del material didctico 3.5 Materias/materiales utilizados 3.6 Fuentes de obtencin de las materias 3.7 Elaboracin de productos 4.1 Metodologa utilizada por los docentes 4.2 Criterios para agrupar a los alumnos 4.3 Frecuencia de visitas o excursiones con los alumnos 4.4 Tipos de tcnicas utilizadas 4.5 Planteamiento 4.6 Capacitacin 4.7 Inscripciones o membresa 4.8 Ejecucin de diversa finalidad 4.9 Convocatoria, seleccin, contratacin e induccin de personal ( y otros propios de cada institucin) 5.1 Criterios utilizados para evaluar en general 5.2 Tipos de evaluacin 5.3 Caractersticas de los criterios de evaluacin 5.4 Controles de calidad (eficiencia, eficacia)

De la informacin recopilada, seale los siguientes aspectos: Principales problemas Factores que originan Solucin que requieren del sector los problemas los problemas

Alternativa posible para la solucin

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VI SECTOR ADMINISTRATIVO REAS 1. Planteamiento 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 INDICADORES Tipo de planes (corto, mediano, largo plazo) Elementos de los planes Forma de implementar los planes Base de los planes: polticas, estrategias, objetivos, actividades. Planes de contingencia Niveles jerrquicos de organizacin Organigrama Funciones cargo/nivel Existencia o no de manuales de funciones Rgimen de trabajo Existencia de manuales de procedimientos Existencia o no de informativos internos Existencia o no de carteleras Formularios para las comunicaciones escritas Tipos de comunicacin Periodicidad de reuniones tcnicas de personal Reuniones de reprogramacin Normas de control Registros de asistencia Evaluacin del personal Inventario de actividades realizadas Actualizacin de inventarios fsicos de la institucin Elaboracin de expedientes administrativos Mecanismos de supervisin Periodicidad de supervisiones Personal encargado de la supervisin Tipo de supervisin Instrumentos de supervisin

2. Organizacin

3. Coordinacin

4. Control

5. Supervisin

De la informacin recopilada, seale los siguientes aspectos: Principales problemas del sector Factores que originan los problemas Solucin que requieren los problemas Alternativa posible para la solucin

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VII SECTOR DE RELACIONES REAS 1. Institucin usuarios 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 3.4 INDICADORES Estado/forma de atencin a los usuarios Intercambios deportivos Actividades sociales (fiestas, ferias) Actividades culturales (concursos, exposiciones) Actividades acadmicas (seminarios, conferencias, capacitaciones) Cooperacin Culturales Sociales Con agencias locales y nacionales (municipales y otros). Asociaciones locales (clubes y otros) Proyeccin Extensin

2. Institucin con otras instituciones 3. Institucin con la comunidad

De la informacin recopilada, seale los siguientes aspectos: Principales problemas del sector Factores que originan los problemas Solucin que requieren los problemas Alternativa posible para la solucin

VIII SECTOR FILOSFICO, POLTICO, LEGAL REAS 1. Filosofa de la institucin 2. Polticas de la Institucin 3. Aspectos legales 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 INDICADORES Principios filosficos de la institucin. Visin Misin Polticas institucionales Estrategias Objetivos (o metas) Personera jurdica Marco legar que abarca a la institucin (leyes generales, acuerdos, reglamentos, otros.) Reglamentos internos.

De la informacin recopilada, seale los siguientes aspectos: Principales problemas del sector Factores que originan los problemas Solucin que requieren los problemas Alternativa posible para la solucin

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El desarrollo o aplicacin de la anterior gua permite obtener una visin amplia, es decir una descripcin muy ilustrativa de la institucin pero si no se analiza crticamente la informacin de cada sector, resulta un poco difcil poder concretizar los problemas posibles latentes o evidentes. La informacin de cada sector debe ser cuestionada en cuanto a s es lo que debera ser, s funciona adecuadamente, es completa y satisfactoria, etc. Adems debe tomarse nota de que la anterior es solo una gua, la cual puede ser aplicada total, parcial o modificada, segn las caractersticas o condiciones de la institucin y los propsitos del proyectista.

El paso final de la aplicacin de la gua consiste en reunir los cuadros de problemas identificados en cada sector y luego del anlisis crtico debe establecerse una jerarqua entre los mismos, esto posibilitar LA IDENTIFICACIN/SELECCIN O DEFINICIN DEL PROBLEMA O LA NECESIDAD QUE TENDR SUS SATISFACTORES POR MEDIO DE UN PROYECTO. Otra manera de obtener amplia informacin de una institucin es aplicar el mtodo de FACETAS propuesta por Oscar Serafini para la evaluacin institucional. Finalmente es necesario indicar que el propsito fundamental del diagnstico es responder a las siguientes cuestiones del investigador (proyectista) Qu es la institucin? Cmo est la institucin? Cmo funciona? En dnde est la institucin A quines sirve y cmo? Es en esencia como hacer una fotografa (externa) y una radiografa (interna) de la institucin o comunidad que se estudia. El conocimiento que se obtenga permitir plantear otras cuestiones como Qu le hace falta? En qu falla? Qu necesita?. Las respuestas que se den permitirn identificar y definir la situacin problemtica o necesidad que origine la formulacin de un proyecto.

Qu debe quedar como producto del diagnstico? Adems de que como consecuencia del proceso de investigacin realizado se tiene un panorama amplio de la institucin, su descripcin, sus componentes, etc. debe, el proyectistainvestigador, luego del anlisis de la informacin recolectada visualizar, lo ms ampliamente posible, las carencias o ausencias observadas o detectadas y hacer su respectivo listado. Por ejemplo: La institucin X localizada en la comunidad Y muestra los siguiente: 1. La institucin no tiene muro perimetral. 2. Riesgo de ingreso de personas o animales no deseables en las instalaciones. 3. Las ventanas no tienen balcones.

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4. No se cuenta con un guardin. 5. Las instalaciones no cuentan con sistema de alarma. 6. La parte posterior de las instalaciones estn al borde de terreno con marcado proceso de erosin. 7. Basura orgnica y plstica dentro de la propiedad. 8. Excretas humanas y de semovientes junto a reas de trabajo. 9. Poca caudal de agua en los servicios sanitarios. 10. No se tienen depsitos de agua para garantizar el uso humano. 11. Ms del 50% de la red de drenajes est expuesta al ambiente. 12. Porquerizas sin condiciones sanitarias alrededor de la institucin. 13. No se atiende adecuadamente a los familiares de usuarios. 14. No existen canales adecuados de comunicacin intra institucional. 15. No se participa con otras instituciones. 16. Poca relacin con la comunidad. 17. No se tiene manejo transparente de los fondos institucionales. 18. Dudas en las inversiones y compras. 19. No se llevan controles especficos de asistencia del personal. 20. Libro de actas desactualizado. 21. No se tiene libro de conocimientos. 22. Libro de salarios sin registro de personal y de sus salarios. 23. No existe un marco filosfico que oriente las actividades institucionales. 24. No se cuenta con equipo audiovisual para el desarrollo de actividades. 25. Material y recursos de apoyo obsoletos y en mal estado. 26. Etc., etc

Al contar con la lista de ausencias o carencias se procede a agruparlas segn se refieran a un mismo ESTADO NEGATIVO (que realmente es el problema), ejemplo: De la lista anterior, los numerales del 1 al 6 se refieren a INSEGURIDAD, del 7 al 12 a INSALUBRIDAD, del 13 al 16 INCOMUNICACIN O MALAS RELACIONES HUMANAS, 17 y 18 DESCONFIANZA ECONMICA, 19 a 22 ADMINISTRACIN DEFICIENTE, 23 INCONSISTENCIA INSTITUCIONAL, 24 y 25 POBREZA DE SOPORTE OPERATIVO.

Esos estados definidos SON LOS PROBLEMAS que tiene la institucin y los factores que los provocan son las carencias y ausencias listadas como resultado del diagnstico. Suplir las ausencias o carencias posibilita la definicin de soluciones que pueden convertirse en proyectos a ejecutiva.

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Ver el siguiente cuadro que se basa en lo anterior: PROBLEMAS 1. Inseguridad FACTORES QUE LOS PRODUCEN 1. Ausencia de muro perimetral 2. Ingreso de personas y animales no deseados. 3. Ausencia de balcones en las ventanas. 4. Ausencia de guardin. 5. Ausencia de sistema de alarma. 6. Terreno erosionado en parte posterior. 1. Basura orgnica y plstica dentro de la propiedad. 2. Excretas en reas de trabajo. 3. Poco agua en los servicios sanitarios. 4. No hay depsitos de agua para consumo humano. 5. Drenajes expuestos al ambiente. 6. Porquerizas circunvecinas a la institucin. 1. No se atiende adecuadamente a usuarios. 2. No hay adecuados canales de comunicacin. 3. No se participa con otras instituciones. 4. Poca relacin con la comunidad. 1. No se tiene manejo transparente de fondos. 2. Dudas en las inversiones y compras. 1. No se llevan controles de asistencia del personal. 2. Libros de actas desactualizados. 3. No se tiene libro de conocimientos. 4. Libro de salarios sin registro de personal y de sus salarios. 1. No existe marco filosfico que oriente las actividades institucionales. SOLUCIONES Construir muro perimetral. Colocar balcones. Contratar guardianes. Colocar sistema de alarma. Construir muro de contencin.

1. 2. 3. 4. 5.

NOTA: La solucin resuelve el factor 1 y 2.

2. Insalubridad

1. Colocar colectores de basura. 2. Construir nuevas bateras de sanitarios. 3. Colocar depsitos de agua en sanitarios. 4. Colocar depsitos de agua para consumo humano. 5. Arreglar drenajes. 6. Gestionar traslado de las porquerizas. 1. Organizar cursos de relaciones humanas. 2. Organizar sistema de informacin interinstitucional. 3. Organizar omisin de participacin interinstitucional. 4. Disear programa de proyeccin a la comunidad. 1. Establecer normativos de control de flujo de fondos. 2. Realizar auditora interna. 1. Establecer mecanismos de control de asistencia. 2. Actualizar libro de actas. 3. Adquirir y habilitar libro de conocimientos. 4. Operar el libro de salarios. 1. Elaborar Misin, Visin y polticas institucionales.

3. Malas relaciones humanas o Incomunicacin

4. Desconfianza econmica

5. Administracin deficiente

6. Inconsistencia institucional

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7. Pobreza de soporte operativo.

1. No se cuenta con equipo audiovisual. 2. Material y recursos obsoletos.

1. Adquirir equipo audiovisual. 2. Renovar y actualizar los recursos.

Puede notarse en el ejemplo anterior de anlisis de problemas que las soluciones propuestas son diversas, unas ms difciles de lograr y otras menos, unas ms extensas y otras breves, etc. La realizacin de todas propicia la ejecucin de varios proyectos el cual va a salir del anlisis y priorizacin que se haga de los problemas, e decir, visualizado el cuadro anterior, es necesario escoger, de acuerdo con criterios precisos y con los involucrados, el problema que se va a enfrentar. Hecho esto entonces se someten a anlisis de viabilidad y factibilidad LAS OPCIONES de solucin propuestas en el cuadro, as si se escogiera el problema nmero 1, tendra que analizarse las cinco soluciones propuestas para dicho problema. Con estas dos ltimas acciones se finaliza el diagnstico. Como parte del proceso de ejercicio profesional supervisado EPS- el proyectista debe presentar un informe de su diagnstico con la siguiente estructura:

A. En el caso de que est involucrada una sola institucin o comunidad:

1.1 Datos generales de la institucin /comunidad: 1.1.1 Nombre de la institucin 1.1.2 Tipo de la institucin (por lo general, productos, procesos, servicios o por su naturaleza: estatal, autnoma, semiautnoma, ONG, OSC, privada, etc. 1.1.3 UBICACIN GEOGRFICA. 1.1.4 VISIN (SI LA TIENE) 1.1.5 Misin (si la tiene) 1.1.6 Polticas 1.1.7 Objetivos 1.1.8 Metas 1.1.9 Estructura organizacin 1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros. 1.2 Procedimiento(s) / tcnica(s) utilizados para efectuar el diagnstico. 1.3 Lista y anlisis de problemas (cuadro con base a carencias) 1.4 Anlisis de viabilidad y factibilidad 1.5 Problema seleccionado 1.6 Solucin propuesta como viable y factible 1.7 Fuentes utilizadas para realizar el diagnstico 1.8 Apndice. Toda la informacin obtenida con la aplicacin de las tcnicas y sus respectivos instrumentos. 1.9 Anexos. (lo que considere necesario.

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B. Si el caso corresponde a la situacin en que existe una institucin/comunidad patrocinante y una beneficiada, entonces el informe debe estructurarse de la siguiente manera:
1.1 Datos generales de la institucin patrocinante. 1.1.1 Nombre de la institucin. 1.1.2 Tipo de institucin por lo que genera o por su naturaleza. 1.1.3 Ubicacin geogrfica. 1.1.4 Visin (si la tiene) 1.1.5 Misin (si la tiene) 1.1.6 Polticas 1.1.7 Objetivos 1.1.8 Metas 1.1.9 Estructura organizacional 1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros) 1.2 Procedimientos(s)/tcnicas(s) utilizados para hacer el diagnstico (de todo el diagnstico es decir lo aplicado con la institucin patrocinante y la patrocinada). 1.3 Lista y anlisis de problemas (de aqu debe surgir la conexin hacia la institucin o comunidad beneficiada con el proyecto) 1.4 Datos de la institucin o comunidad beneficiada: 1.4.1 Nombre de la institucin/comunidad 1.4.2 Tipo de institucin por lo que genera o su naturaleza. 1.4.3 Ubicacin geogrfica. 1.4.4 Visin (si la tiene) 1.4.5 Misin (si la tiene) 1.4.6 Polticas (si la tiene) 1.4.7 Objetivos 1.4.8 Metas 1.4.9 Estructura organizacin 1.4.10 Recursos (humanos, materiales, financieros) 1.5 Lista y anlisis de problemas (con base a las carencias detectadas en la institucin). 1.6 Anlisis de viabilidad y factibilidad 1.7 Problema seleccionado. 1.8 Solucin propuesta como viable y factible. 1.9 Fuentes utilizadas. 1.10 Apndice (toda la informacin obtenida con la aplicacin de las tcnicas y sus respectivos instrumentos de investigacin) 1.11 Anexos. Lo que se considere necesario.

Nota: en ocasiones la institucin patrocinante, de antemano, tiene decidido lo que har con los patrocinados, independientemente del diagnstico, y slo esperan del epesista que sea el director o gerente del proyecto. En estos casos, se realiza el diagnstico y luego en el aspecto de problema seleccionado se hace la anotacin de que el proyecto a realizar se hace por peticin y decisin de los patrocinadores y se procede a disear lo solicitado.