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Auftrag des Staatssekretariats fr Wirtschaft (SECO)

Studie ber den neuen Lohnausweis


Messung der administrativen Belastung durch den Lohnausweis mit Hilfe des Standard-Kosten-Modell (SKM)

Zrich/Bern, Dezember 2008

KPMG AG/SA, a Swiss corporation, is a subsidiary of KPMG Holding AG/SA, which is a subsidiary of KPMG Europe LLP and a member of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative.

Mitglied der Treuhand-Kammer

Ansprechpartner:
Staatssekretariat fr Wirtschaft (SECO): Nicolas Wallart Tel.: +41 (0)31 322 21 16 Fax: +41 (0)31 323 50 01 eMail: nicolas.wallart@seco.admin.ch Andrea Bonanomi Tel.: +41 (0)31 324 08 44 Fax: +41 (0)31 323 50 01 eMail: andrea.bonanomi@seco.admin.ch

Direktion fr Wirtschaftspolitik Regulierungsanalyse Effingerstrasse 1 3003 Bern Schweiz www.seco.admin.ch

KPMG AG: Philip Ferber Tel.: +41 (0)44 249 28 34 Fax: +41 (0)44 249 29 12 eMail: pferber@kpmg.com Hansruedi Leuzinger Tel.: +41 (0)44 249 29 27 Fax: +41 (0)44 249 29 12 eMail: hleuzinger@kpmg.com

KPMG AG Restructuring & Performance Services Badenerstrasse 172 CH-8000 Zrich www.kpmg.ch

KPMG AG/SA, a Swiss corporation, is a subsidiary of KPMG Holding AG/SA, which is a subsidiary of KPMG Europe LLP and a member of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative.

Mitglied der Treuhand-Kammer

Studie ber den neuen Lohnausweis Messung der administrativen Belastung durch den Lohnausweis

Inhaltsverzeichnis
1 2 Zusammenfassung Einleitung 2.1 Ausgangslage, Zielsetzung 2.2 Auftrag Vorgehen 3.1 Phasenplan 3.2 Vorbereitung 3.3 Datenerhebung 3.4 Datenauswertung Ergebnisse 4.1 Grundstzliche Erkenntnisse 4.2 Zeitschtzungen aus den Interviews und dem Experten-Workshop 4.3 Mehr-/Minderaufwand beim Ausfllen des neuen Lohnausweises 4.4 Total Mehr-/Minderkosten der Firmen in der Schweiz 4.5 Handlungsbedarf und Verbesserungsvorschlge 4.6 Vorschlge fr Vereinfachungen Schlussbemerkung Anlagen A.1 Gegenberstellung der Ziffern im alten und neuen Lohnausweis A.2 Standard-Kosten-Modell (SKM) A.3 Tarifberechnung A.4 Anzahl Arbeitssttte und Lohnausweise pro Segment A.5 Zeitschtzungen aus Interviews und Experten-Workshop A.6 Vorschrifteneinhaltung beim alten und neuen Lohnausweis 5 6 6 6 8 8 9 14 15 17 17 18 18 21 22 23 24 25 25 30 31 32 34 39

5 A

Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Phasenplan..................................................................................................8 Abbildung 2: Alter Lohnausweis (ALA) und neuer Lohnausweis (NLA) .......................9 Abbildung 3: Methodik (Messmethode) pro Frage ........................................................11 Abbildung 4: Standardprozess ........................................................................................12 Abbildung 5: Firmentypen A, B und C ..........................................................................17 Abbildung 6: Mehr-/Minderaufwand pro Segment ........................................................18 Abbildung 7: Mehr-/Minderkosten pro Segment und fr gesamte Schweiz ..................21

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Dank
Wir bedanken uns bei den Vertretern der Schweizerischen Steuerkonferenz und beim Auftraggeber, dem Staatssekretariat fr Wirtschaft (SECO)

fr die gute Zusammenarbeit und die tatkrftige Untersttzung. Besonders bedanken mchten wir uns bei den Firmen und Personen, die sich bereit erklrt und die Zeit dafr genommen haben, uns im Rahmen von Interviews und Workshops zur Verfgung zu stehen und zu untersttzen. Nur durch dieses wohlwollende und unentgeltliche Engagement war es uns mglich, die notwendigen Daten zu erheben und auszuwerten. Danken mchten wir auch allen weiteren Mitarbeitenden in den Behrden, Verbnden und Vereinigungen, die das SECO und uns mit Informationen versorgt haben, um die im Rahmen dieses Projektes bentigten Ergebnisse zu ermitteln.

Abkrzungen
ALA ESTV KMU LA MA NLA SECO SKM SSK = Alter Lohnausweis = Eidgenssische Steuerverwaltung = Kleine-, Mittlere Unternehmen = Lohnausweis = Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter = Neuer Lohnausweis = Staatssekretariat fr Wirtschaft = Standard-Kosten-Modell = Schweizerische Steuerkonferenz (Vereinigung schweizerischer Steuerbehrden)

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Zusammenfassung
Ziel dieser Studie ist die beim Erstellen des neuen bzw. alten Lohnausweises entstehenden wiederkehrenden administrativen Kosten1 auf Basis des Standard-Kosten-Modells zu ermitteln und zu vergleichen, die Mehr- oder Minderkosten aufzuzeigen und allfllige mgliche Verbesserungen bei der Ausgestaltungen des neuen Lohnausweises zu erheben. Die Ermittlung der Kosten fr die einmalige Umstellung, Einarbeitung, Schulung etc. des neuen Lohnausweises sind nicht Bestandteile dieser Studie. Fr die Ermittlung des administrativen Aufwandes wurde der Prozess "Erstellen eines Lohnausweises" in seine Standardaktivitten2 zerlegt. Die Datenerhebung erfolgte anhand von 18 persnlichen Interviews bei unterschiedlich grossen Firmen bzw. Firmentypen A, B und C3. Die Aufwandschtzungen der befragten Firmen erfolgten pro Standardaktivitt. In einem Workshop mit Experten wurden die Ergebnisse validiert und wo ntig von den Experten korrigiert. Die Auswertung ergab fr Firmen von 1-249 Beschftigten einen Minderaufwand pro Lohnausweis von 0.5 bis 9.5 Minuten fr das Erstellen des neuen Lohnausweises im Vergleich zum alten Lohnausweis. Bei Grossfirmen ab 250 Beschftigte entstand weder ein Mehr- noch Minderaufwand mit der Umstellung auf den neuen Lohnausweis.
Firmentyp Anz. Beschftigte (Segmente) Total pro alter LA in Min. Total pro neuer LA in Min. Mehr-/Minderaufwand in Min. B Segment 1-19 33.25 21.25 23.56 11.56 -9.69 -9.69 A C 8.25 5.00 -3.25 C 20-249 4.52 3.96 -0.56 C 250+ 1.39 1.39 0.00

Mit der Einfhrung des neuen Lohnausweises konnte fr die Wirtschaft einen jhrlichen Minderaufwand von rund 167'000 Arbeitsstunden bzw. eine Kosteneinsparung von rund CHF 11.7 Millionen erzielt werden.
320,820 100.0% Arbeitsttten Aufwand in Stunden Aufwand in Franken Lohnausweise 3,799,827 100.0% 445,275 31,169,217 Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "neuen" Lohnausweises 612,685 42,887,973 Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "alten" Lohnausweises Mehr/Minderaufwand, -Kosten des "neuen"-"alten" Lohnausweises -167,411 -11,718,755 Total
alle Unternehmensgrssen
(+) Mehraufwand, -kosten; (-) Minderaufwand, -kosten

Der neue Lohnausweis ist bei allen Befragten gut "akzeptiert". Die Befragten sehen grundstzlich keinen Handlungsbedarf fr eine nderung im Formular oder in der Wegleitung. Auf der anderen Seite sind die "erwnschten Vereinfachungen" mit dem neuen Lohnausweis fr die befragten Arbeitgeber nicht offensichtlich. Lobend erwhnt wurde die grssere Transparenz des Formulars bzw. Wegleitung sowie die merkliche administrative Entlastung fr kleinere Firmen dank dem "eLohnausweis SSK" (mandantenfhige Software zum Erstellen von Lohnausweisen).
1

Kosten welche spezifisch mit dem Erstellen der Lohnausweise verbunden sind. Davon ausgeschlossen sind z.B. allgemeine buchhalterische Aufwnde, welche ohnehin anfallen wrden. 2 Lohnausweise beschaffen, vorbereiten, ausfllen, berprfen, drucken/kopieren, austeilen, archivieren und Rckfragen (seitens Mitarbeiter, Steuermter) beantworten. 3 Manuelle (Typ A), halb-automatisierte (Typ B) und voll-automatisierte Lohnausweiserstellung (Typ C).

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2.1

Einleitung
Ausgangslage, Zielsetzung
Der Vorstand der Schweizerischen Steuerkonferenz empfahl den Kantonen, den neuen Lohnausweis im Sinne der Empfehlungen der Arbeitsgruppe Lohnausweis fr die Steuerperiode 2007 einzufhren. Die meisten Kantone haben den NLA fr die Steuerperiode 2007 (Lhne 2007) eingefhrt. Eine Ausnahme bilden die Kantone AG, LU, SO, VS und ZH. Ab Kalenderjahr 2008 gilt nur noch der neue Lohnausweis4. Nationalrat Edi Engelberger hat im Jahre 2007 ein Postulat5 ber die Einfhrung des neuen Lohnausweises eingereicht. Dieses verlangt neben der Messung der technischen und fiskalischen Kosten auch die Messung der administrativen Kosten des NLA fr die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Ziel und Zweck dieser Studie ist es, die beim Erstellen des neuen bzw. alten Lohnausweises entstehenden wiederkehrenden administrativen Kosten zu ermitteln und zu vergleichen, die Mehroder Minderkosten aufzuzeigen und zu begrnden sowie allfllige mgliche Verbesserungen bei der Ausgestaltungen des neuen Lohnausweises vorzuschlagen. Die Studie soll, unter Bercksichtigung bzw. mglicher Anpassung auf die projektspezifischen Bedrfnisse, methodisch auf dem international anerkannten Standard-Kosten-Modell6 (SKM) Ansatz aufbauen.

2.2

Auftrag
Zur Beantwortung des Postulats wurde KPMG durch SECO beauftragt, die fr die Unternehmen beim Ausfllen des neuen, im Vergleich zum alten Lohnausweis, entstehenden administrativen Kosten, mit Hilfe des Standard-Kosten Modell zu ermitteln. Die Ermittlung der einmaligen Umstellungskosten vom alten Lohnausweis (ALA) auf den neuen Lohnausweis (NLA) ist demnach nicht Gegenstand dieser Studie. Folgende Fragen sind zu beantworten: 1. Wie hoch ist der Mehr- oder Minderaufwand zum Ausfllen des neuen anstatt des alten Lohnausweises fr eine Firma, welche den Lohnausweis stets vollstndig ausgefllt hat? In der Vergangenheit wurde der Lohnausweis nur teilweise vorschriftenkonform ausgefllt. Bei dieser Frage mchte man deshalb neben den Einsparungen (dank den Vorschriftenvereinfachungen beim NLA) auch mgliche, mit einer vollstndigen Vorschrifteneinhaltung verbundene Mehraufwnde beim NLA erfassen.
4 5

Medienmitteilung der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK vom 26. Juni 2006. Postulat 07.3504 - Neuer Lohnausweis. 6 Bei der Beurteilung der Ergebnisse ist zu bercksichtigen, dass es sich bei dem SKM um ein Modell handelt, das in der Lage ist, administrative Kosten mglichst realittsnahe abzubilden. Gleichwohl ist zu bercksichtigen, dass es ein Modell ist, mit allen sich daraus ergebenden Strken und Schwchen.

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Bei dieser Frage geht man von einer vollstndigen Vorschrifteneinhaltung aus; vor und nach der Einfhrung des neuen Lohnausweises. Anhand der erhobenen Daten wird geschtzt, welche administrativen Kosten die befragten Unternehmen im Durchschnitt dank dem Ersetzen des alten Lohnausweises durch den neuen einsparen konnten oder allenfalls mehr aufwenden mussten. 2. Wie viel mehr oder weniger kostet es fr die Gesamtheit der Schweizer Firmen im Jahr, den neuen anstelle des alten Lohnausweises auszufllen? Diese Frage befasst sich mit den tatschlichen administrativen Kosten fr die Gesamtheit der Schweizer Firmen. Zur Berechnung dieser Kosten wird das Standard-Kosten-Modell angewendet. Damit wird der Mehr- oder Minderaufwand beziffert, der sich durch die administrativen Aktivitten zum Ausfllen des neuen Lohnausweises insgesamt fr die Unternehmen in der Schweiz ergibt. Das Ergebnis beinhaltet sowohl die Einsparungen dank den Vorschriftenvereinfachungen des NLA, wie auch die mit der besseren Einhaltung der Vorschriften verbundenen Kosten. 3. Welche Irritationsfaktoren7 bestehen und wo sind Verbesserungen mglich? Sowohl whrend den Firmeninterviews wie whrend dem Expertenmeeting werden Irritationsfaktoren und Verbesserungsvorschlge abgefragt. Da der neue Lohnausweis erst vor kurzem eingefhrt wurde, sollten die Verbesserungsvorschlge konkret und praktikabel sein. Das Potential dieser Vorschlge bezglich der administrativen Entlastung soll soweit mglich beziffert werden. 4. Sind die erwnschten Vereinfachungen mit dem neuen Lohnausweis tatschlich eingetreten? Anscheinend verlangen gewisse Kantone nebst dem NLA zustzliche Informationen, die im alten Lohnausweis enthalten waren und im neuen nicht mehr (z.B. Auflistung der Krankentaggelder, Schichtarbeit). Solche Erkenntnisse sind im Bericht zu erwhnen.

Irritationsfaktoren sind Belastungen, die subjektiv als besonders strend empfunden werden, weil z.B. Aufwand und Nutzen aus Sicht der Betroffenen in keinem Verhltnis stehen.

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3
3.1

Vorgehen
Phasenplan
Das Projekt wurde im Zeitraum September bis November 2008 in folgenden drei Phasen abgewickelt:
01.09.08 05.12.08

Vorbereitung
Projektinitialisierung Auftragsanalyse Methodik, Vorgehen

Datenerhebung
Interviewfragebogen, Interviews planen,

Auswertung, Bericht
Ergebnisse aufbereiten,

Datenmodell erstellen vorbereiten

auswerten

Ergebnisse prsentieren,

Aktivitten

definieren

Standardprozess

Telefonische und

validieren (ExpertenWorkshop) genehmigen

beschreiben

persnliche Interviews durchfhren Interviews (Daten vervollstndigen, evtl. weitere Interviews durchfhren)

Schlussbericht erstellen,

Segmentierung festlegen Mengenparameter

Nachbearbeitung

aufbereiten (Fallzahlen, Tarife)

Projekt ist aufgesetzt

Interviews sind abgeschlossen Daten fr Auswertung erhoben

Ergebnisse sind aus-

Ergebnisse

Vorgehen ist definiert Mengenparameter sind

gewertet und validiert


Schlussbericht ist erstellt &

ermittelt

abgenommen (Projektabschluss)

Abbildung 1: Phasenplan Bestandteil der Phase Vorbereitung war eine detaillierte Analyse des ALA und NLA. Im Weiteren wurde mit der Definition des Standardprozesses der Auftrag klar abgegrenzt und das Vorgehen und die Methodik pro Frage festgelegt. Ebenfalls Bestandteil der Vorbereitung war die Aufbereitung der vorgesehenen Segmente (Stichprobe) sowie der bentigten Mengenparameter (z.B. Fallzahlen und Tarife). Die eigentliche Ermittlung des administrativen Aufwandes (= Zeitwerte), pro alter und neuer Lohnausweis fr jedes Segment, erfolgte anhand von persnlichen Interviews in der Phase Datenerhebung im Oktober. Dazu wurde ein Fragebogen auf Excel, mit einem integrierten Datenmodell fr die automatische Berechnung der administrativen Kosten pro Segment entwickelt. Parallel zu den persnlichen Interviews wurden telefonische Interviews durchgefhrt, die zustzliche Informationen zu den Fragen 3 & 4 lieferten. In der Phase Auswertung, Berichterstattung wurden die erhobenen Daten im Exceltool ausgewertet mit dem Ziel, so genannte "Trends" in den Zeitwerten pro Segment und Firmentyp zu erkennen. Diese Zeitwerte wurden, im Sinne eines Zweitgutachtens, in einem Workshop von einer Expertengruppe beurteilt. Wo kein Trend erkennbar war, wurde von den Experten ein Zeitwert festgelegt. Daneben diente der Experten-Workshop auch zur Beantwortung ausgewhlter Fragen, die in den Interviews nicht erhoben werden konnten.

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3.2
3.2.1

Vorbereitung
Auftragsanalyse
Gegenstand dieser Studie war der alte und neue Lohnausweis:

Gltig bis 2005

Gltig ab 2005

Abbildung 2: Alter Lohnausweis (ALA) und neuer Lohnausweis (NLA) Der wesentliche Unterschied vom NLA zum ALA ist der Aufbau. Whrend im NLA die einzelnen Einkommensbestandteile zum Total der steuerpflichtigen Einknfte zusammengezhlt werden, war im ALA der Ausgangspunkt die Ziffer "Bruttolohn total" und darunter wurden ausgewhlte (aber nicht die Summe aller) Bestandteile des Bruttolohnes aufgelistet. Eine Detailanalyse bezglich Inhalte ergab eine Unterteilung der einzelnen Datenfelder im ALA und NLA in folgende drei Kategorien: Identische oder vergleichbare Datenfelder: Es handelt sich dabei um Felder, die sowohl im ALA wie im NLA vorkommen. Allfllige Abweichungen bestehen zum Teil in den unterschiedlichen Feldbezeichnungen oder darin, dass Felder mit hnlichem "Inhalt" mit anderen Inhalten aus anderen Ziffern zusammengefasst oder separat in neuen Ziffern aufgelistet sind. Neue oder genderte Datenfelder: Neue oder genderte Datenfelder sind im NLA neu dazugekommen (z.B. Ziffer 13.3. "Beitrge an die Weiterbildung") oder werden detaillierter beschrieben d.h. waren im ALA in dieser Form nicht oder nur teilweise vorhanden (z.B. Ziffer 2.2. "Privatanteil Geschftswagen").

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Wegfallende Datenfelder: Im NLA sind gewisse Felder vom ALA nicht mehr enthalten. Der Grund besteht darin, dass im NLA (von kleinen Ausnahmen abgesehen) nur Fragen gestellt werden, die fr die Feststellung des Erwerbseinkommens ntig sind. Das heisst: Angaben die der Steuerpflichtige beispielsweise fr die Deklaration der Berufskosten in seiner Steuererklrung bentigt, werden ausschliesslich mit der Steuererklrung erhoben. Damit wird der Arbeitgeber entlastet.

Eine detaillierte Gegenberstellung der Ziffern im ALA und NLA ist in Anlage A1 (Seite 25ff) abgebildet.

3.2.2

Vorgehen, Methodik
Als primre Messmethode fr die Phase "Datenerhebung" wurde das Interview ausgewhlt. Neben der Beantwortung der qualitativen Fragen 3 & 4 war das Hauptziel der Interviews, reprsentative Zeitwerte fr das Erstellen des ALA und NLA zu erheben. Die erhobenen Zeitwerte wurden in einem Experten-Workshop validiert. Anhand dieser Zeitschtzungen wurde der Mehr- oder Minderaufwand zum Ausfllen des NLA, im Vergleich zum ALA, berechnet. Um die Mehr- oder Minderkosten des NLA zum ALA fr die Gesamtheit der Schweizer Firmen im Jahr auszurechnen, wurde das Standard-Kosten-Modell angewendet (Beschreibung siehe Anlage A2, Seite 30). Dabei wurden die Standardkosten des ALA von den Standardkosten des NLA subtrahiert und mit der Anzahl Lohnausweise pro Segment ausmultipliziert. Die Standardkosten (pro ALA und NLA) setzten sich zusammen aus: Personalkosten = Zeit (Z) x Tarif8 (T) x Fallzahl9 (F) Sachkosten (SK) = wiederkehrende Anschaffungskosten, die explizit mit der Erstellung des Lohnausweises anfallen. Dazu gehren Papier-, Druckerkosten, Briefcouvert, Porto und Telefongebhren (fr Beantwortung Rckfragen). Einmalige Anschaffungskosten10 zur Umstellung vom ALA auf den NLA waren nicht Bestandteil der Untersuchungen.

8 9

Durchschnittlicher Stundenlohn zur Verrichtung einer Standardaktivitt. Entspricht der Hufigkeit dieser Standardaktivitt pro Jahr. 10 Z.B. IT-Umrstungskosten, Kurskosten fr Schulung der Mitarbeiter.

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Frage

Methodik Zeitschtzungen pro Standardaktivitt aus Interviews und Experten-Workshop Mehr oder Minderkosten fr Gesamtheit der Schweizer Firmen:
k

1 2

Anzahl Lohnausweise Segment x [ Standardkosten NLA Standardkosten ALA ]


n

n=1

Mehr- / Minderkosten pro Lohnausweis Standard-Kosten Modell: Standardkosten (ALA oder NLA) = (Z n x T x Fn) + (SKn x F ) n
n=1 n=1 i i

ALA = alter Lohnausweis Personalkosten Sachkosten NLA = neuer Lohnausweis k = Anzahl Segmente i = Anzahl Standardaktivitten Z = Zeitschtzung fr diese Standardaktivitt (-> Ergebnis aus Frage 1) T = Durchschnittlicher Tarif (Stundenlohn) fr Durchfhrung einer Standardaktivitt F = Fallzahl (Hufigkeit pro Jahr ) dieser Standardaktivitt bzw. angefallenen Sachkosten SK = Sachkosten pro Standardaktivitt (Papier-/Druckkosten, Briefcouvert, Porto, Telefongebhren)

3&4

Qualitative Aussagen aus Interviews und Experten-Workshop

Abbildung 3: Methodik (Messmethode) pro Frage

3.2.3

Standardprozess
Zur Erhebung der Zeitschtzungen wurde auf Grundlage der "SKM-Methodik", das Erstellen eines Lohnausweises in seine Standardaktivitten zerlegt: Lohnausweis beschaffen: Sofern der Lohnausweis in einem Unternehmen nicht bereits in einer Lohnbuchhaltung integriert ist, wurde er im Fall ALA typischerweise bei den kantonalen Steuerbehrden mit Hilfe eines amtlichen Bestellformulars angefordert. Beim NLA verwenden Unternehmen ohne eigene Lohnverarbeitungssoftware das von der eidgenssischen Steuerverwaltung ESTV im Internet zur Verfgung gestellte Lohnausweisformular zur Online-Erfassung (Software eLohnausweis SSK) der bentigten Lohnausweisdaten. Mit diesem mandantenfhigen Programm kann eine beliebige Anzahl Lohnausweise erstellt und verwaltet werden. Lohnausweis-Vorbereitungen: Beinhaltet grundstzlich das Sammeln, Aufbereiten und Kontrollieren der bentigten Daten zum Ausfllen der Lohnausweise. Sofern die Lohnarten in der Lohnbuchhaltung richtig auf die zu deklarierenden Feldern im Lohnausweis zugewiesen wurden, reduziert sich diese Standardaktivitt allenfalls auf eine generelle Kontrolle (Testlauf) und eine berprfung der nicht alltglichen "Spezialflle". Lohnausweis ausfllen: Entweder werden die Datenfelder automatisch aus der Lohnbuchhaltung in das Lohnausweisformular gedruckt oder sie mssen manuell mit Hilfe des Programm "eLohnausweis SSK" ins elektronische NLA-Formular bertragen werden. Als Grundlage dient je nach Automatisierungsgrad der Unternehmung ein Auszug aus der Lohnbuchhaltung (Rekapitulation), oder im Sinne eines Lohnjournals, eine Exceltabelle mit den totalisierten Lohnarten.

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Lohnausweis-Nachbearbeitungen: Umfasst primr die Nachkontrolle der ausgefllten Lohnausweise. Dabei wird entweder die Lohnarten-Rekapitulation der Unternehmung aus der Lohnbuchhaltung mit den addierten Datenfeldern aller Lohnausweise auf Vollstndigkeit und Richtigkeit verglichen oder aber einzelne Lohnausweise mit einzelnen Lohnarten-Rekapitulationen abgeglichen. Lohnausweise drucken/kopieren, austeilen und archivieren: In der Regel werden fr den ALA und NLA drei Exemplare erstellt; eines fr den Arbeitnehmer, eines fr die Steuerbehrden und eines fr den Arbeitgeber (Archiv). Whrend beim ALA typischerweise alle drei Exemplare gedruckt wurden, wird beim NLA hufig nur ein Exemplar gedruckt, whrend die restlichen je nach Bedarf kopiert werden. Sofern der Arbeitgeber den original Lohnausweis nicht direkt den Steuerbehrden11 zustellen muss, werden den Arbeitnehmern in der Regel zwei Exemplare mit der Lohnabrechnung im Januar ausgeteilt oder an seine Privatadresse zugestellt. Die Kopie fr den Arbeitgeber wird, falls physisch archiviert, gelocht und in einen Personalordner abgelegt12. Rckfragen beantworten: Das knnen Rckfragen zum Lohnausweis seitens Steuerbehrden oder Mitarbeiter sein. Der Aufwand fr Rckfragen ist in der Regel gering.

Jahresende

Feb.

Umstellungsarbeiten

Personalstamm- & Bewegungsdaten erfassen, mutieren

Unterjhrige Lohnausweise

Standardaktivitten zum Erstellen des alten und neuen Lohnausweises: - Lohnausweise beschaffen - LA-Vorbereitungen (Daten zusammenstellen/erfassen, Testlufe)

out of scope

- Lohnausweise ausfllen - LA-Nachberarbeitungen (Kontrolle, Ergnzungen) - LA drucken/kopieren, austeilen und archivieren - Rckfragen beantworten (von Steuermter oder Mitarbeiter)

Abbildung 4: Standardprozess

11 12

Gilt fr Kantone Bern, Basel Stadt, Basel Landschaft, Freiburg, Jura, Neuenburg und Wallis. Beim NLA wenn ausgefllt auf "eLohnausweis SSK" vielfach nur noch elektronische Archivierung.

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Im Rahmen dieser Studie wurden nur jene administrativen Aufwnde gemessen, welche spezifisch mit dem (Massen-)Erstellen der Lohnausweise Ende Jahr verbunden sind. Dabei wurden folgende Ttigkeiten ausgeschlossen (ausserhalb Auftragsumfang): Einmalige Einfhrungsarbeiten im Zusammenhang mit der Umstellung auf den neuen Lohnausweis, d.h. o Dokumentenstudium, Schulungen der Mitarbeiter zum NLA o Kursbesuche, Abklrungen Personalverantwortliche o Umstellungen der IT-Systeme13 Allgemeine buchhalterischen Arbeiten, welche ohnehin anfallen wrden wie o Erstmalige Stammdatenerfassung von neuen Mitarbeitern/Mandanten in der Lohnbuchhaltung o Unterjhriges Nachfhren, Mutieren der Stamm- und Bewegungsdaten aufgrund Vertragsnderungen (Befrderung, Geschftsauto, Lohnerhhung etc.) Heirat, Geburt, Dienstaltersjubilum Weiterbildung, Spesenabrechnung Austritt, Einkauf in Pensionskasse Neuen Gesetzesvorlagen Unterjhriges Erstellen von individuellen Lohnausweisen (z.B. fr austretende Mitarbeiter, Ersatz fr verlorene Lohnausweise)

3.2.4

Mengenparameter
Der durchschnittliche Tarif fr die Durchfhrung einer Standardaktivitt wurde aus der "Schweizerischen Lohnstrukturerhebung Die Lhne 2006 im berblick (Bundesamt fr Statistik)" abgeleitet und auf CHF 70.- pro Stunde festgelegt. Die detaillierte Herleitung ist in Anlage A3 (Seite 31) abgebildet. Die Anzahl Arbeitssttte bzw. Anzahl Lohnausweise pro Segment wurde von SECO geliefert (siehe Anlage A4, Seite 32/33). Im Weiteren wurden von SECO die Fallzahlen (relative Hufigkeiten) einer ausgefllten Ziffer im ALA und NLA aus sechs Stichproben anhand von Daten kantonaler Steuerverwaltungen zusammengestellt (siehe Spalte "Fallzahlen" in Anlage A1, Seite 25ff).

13

Neu-Zuordnung der Lohnarten in der Lohnbuchhaltung, Anpassungen der Druckereinstellungen auf das neue Lohnausweisformat etc.

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3.3
3.3.1

Datenerhebung
Interviewvorbereitung
In Zusammenarbeit mit SECO und dem Steueramt des Kantons Zrich wurde ein detaillierter Fragebogen erstellt. Der Fragebogen ist unterteilt in einen Allgemeinen Teil: Bezeichnung und Standort (Kanton) des Unternehmens, Anzahl Lohnausweise und Anzahl Beschftigte, Angaben zur Lohnbuchhaltung (wenn vorhanden) und zur Person des Interview-Teilnehmers (Funktion, Tel. Nr., eMail). Teil fr Zeit-/Sachkostenschtzung ALA und NLA: Die Gliederung richtete sich nach dem Standardprozess, angefangen mit der "Lohnausweisbeschaffung", "LohnausweisVorbereitungen" etc. Die Standardaktivitt "Lohnausweise ausfllen" ist weiter unterteilt in die drei Datenkategorien identische/neue/wegfallende Felder, mit hinterlegten Fallzahlen, um im Falle eines manuellen Ausfllens Zeitschtzung pro Ziffer bei den Befragten einzuholen. Schlussteil: Fr die qualitative Beurteilung des NLA gemss Fragestellung 3 & 4.

Parallel zum Fragebogen wurde von SECO die Stichprobenauswahl fr die Interviews aufbereitet und die Unternehmen mit einem offiziellen Brief angeschrieben. Die Stichprobe bestand aus einer Liste von 94 Firmenadressen aus 4 unterschiedlichen Kantonen14, unterteilt in die Segmente (nach Beschftigte in Vollzeitquivalenz) Mikrounternehmen: 1-9 Beschftigte Kleinunternehmen: 10-49 Beschftigte Mittelunternehmen: 50-249 Beschftigte Grossunternehmen: ab 250 Beschftigte

Von den 94 Firmen wurden 87 telefonisch kontaktiert. Die Bereitschaft der kontaktierten Unternehmen fr eine Interview-Teilnahme war jedoch begrenzt. ber ein Drittel hatte "keine Zeit" oder "kein Interesse". Mit 6 Unternehmen konnten telefonische Interviews15 durchgefhrt werden und 18 Firmen stellten sich fr ein persnliches Interview vor Ort zur Verfgung. Um den Befragten eine serise Vorbereitung zu ermglichen, wurden allen Teilnehmern eine Terminbesttigung mit der Zielsetzung und dem Inhalt des Interviews zugestellt.

14 15

Basel Stadt, Basel Landschaft, Bern, Zrich. In den Telefoninterviews wurde keine Zeitschtzungen oder Sachkosten abgefragt, sondern lediglich grundstzliche Fragen gestellt wie "Mehr oder Minderaufwand" bzw. "Vor-/Nachteile" des NLA.

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3.3.2

Interviewdurchfhrung
Smtliche Interviews wurden im Zeitraum von Mitte bis Ende Oktober 2008 durchgefhrt. Die Mehrzahl der befragten Unternehmen hatte eine Lohnbuchhaltung mit integriertem Lohnausweis im Einsatz. Diese Unternehmen konnten somit keine individuellen Zeitschtzungen fr die Deklaration pro Ziffer im Lohnausweis abgeben. Bei den Firmen, die den ALA und NLA manuell ausgefllt haben, konnte mehrheitlich fr jede Lohnausweis-Ziffer eine Zeitschtzung fr das Ausfllen erhoben werden. Die Sachkosten konnten mangels entsprechender Daten nur teilweise erhoben werden (insbesondere bei Klein- und Mittelunternehmen).

3.4

Datenauswertung
Alle Interviewergebnisse wurden in eine Excel-Datenbank integriert, aufbereitet und ausgewertet. Teilweise wurden die Zeiten anhand von telefonischen Nachfragen berprft und ergnzt. Wo ntig, mussten zustzliche Interviews durchgefhrt werden (insbesondere bei Mikro- und Kleinunternehmen). Die ausgewerteten Interview-Ergebnisse wurden SECO Ende Oktober prsentiert.

3.4.1

Datenanalyse
Haupterkenntnisse aus der Datenanalyse: Sachkosten: Eine vollstndige Datenerhebung in den Interviews war nicht mglich. Grundstzlich sind die Sachkosten beim ALA und NLA identisch16 und haben somit auf das Ergebnis keinen Einfluss (d.h. Mehr- /Minderkosten gleich Null). Segmentierung: Fr die ursprnglich festgelegte Segmentierung (siehe Kapitel 3.3.1) war die Anzahl der befragten Firmen zu klein. Ausreisser beeinflussten das Resultat pro Segment erheblich. Gesttzt auf diese Erkenntnis wurde mit SECO eine Konsolidierung auf drei Segmente festgelegt. In diesen Segmenten sind die unterschiedlichen "Automatisierungsgrade" anhand von drei Firmentypen bercksichtigt worden. Heterogene Zeitschtzungen: Die Datenauswertung zeigte sowohl innerhalb des gleichen Segments als auch innerhalb des gleichen Firmentyps zum Teil grssere Unterschiede. Ein "Trend" in den Zeiten war lediglich im Segment Grossunternehmen erkennbar. Die Grnde dafr sind vielfltig und beruhen vor allem auf unterschiedlichen Prozessen bzw. Systemuntersttzungen, oder auf genderten Rahmenbedingungen (z.B. Genehmigung Spesenreglement, Einfhrung neuer Lohnbuchhaltung). Im Weiteren muss von einer geMit der Einfhrung des "Einheitlichen Lohnmeldeverfahren ELM/Salary Declaration" knnen die Daten per Mausklick an die Steuerbehrden bermittelt werden, was Einsparungen in den Sachkosten des NLA zur Folge hat (jedoch nicht Gegenstand dieser Studie).

16

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wissen Ungenauigkeit der Zeitschtzungen ausgegangen werden, da noch geringe Erfahrungen mit dem NLA vorliegen bzw. der ALA zum Teil bereits zwei Jahre zurckliegt. Fallzahlen: Zeitschtzungen auf Stufe Lohnausweis-Ziffern waren nur bei Unternehmen mglich, die den Lohnausweis manuell ausfllen. Die Datenerhebung auf dieser Stufe stellte sich als schwierig heraus. Die Befragten waren mit einer Zeitangabe pro Lohnausweis-Ziffer zum Teil berfordert. Zudem konnten mit der vorhandenen Stichprobe nicht fr alle Lohnausweis-Ziffern Zeitschtzungen erhoben werden. Eine reprsentative Zeitschtzung mit einer Verwendung der Fallzahlen auf Stufe "Ziffern" war somit nicht mglich.

Fr das weitere Vorgehen wurden folgende Schlussfolgerungen gezogen: Sachkosten werden in den Berechnungen fr die Mehr- oder Minderkosten (siehe Kapitel 4.4) nicht bercksichtigt. Konsolidierung von vier auf drei Segmente mit Bercksichtigung der unterschiedlichen Firmentypen (Automatisierungsgrad). Ausschluss von "Spezialfllen"17 aus der Datenauswertung um eine Harmonisierung und Vergleichbarkeit der Zeitschtzungen zu erreichen. Validierung der Zeitschtzungen auf Stufe Standardaktivitt bzw. klren ausgewhlter Fragen im Rahmen eines Experten-Workshop.

3.4.2

Experten-Workshop
Fr den Experten-Workshop18 wurden drei Treuhnder und ein Vertreter der kantonalen Steuerverwaltung eingeladen. Zielsetzung war die Datenvalidierung bzw. Beantwortung ausgewhlter Fragen, die in den Interviews nicht erhoben werden konnten19.

17

Ausschluss von 3 Firmen bei der Auswertung. Kriterium: Wenn eine Firma den Prozess vom ALA zum NLA massiv gendert hat (z.B. frher von Hand ausgefllt und fr den NLA eine neue Lohnbuchhaltung eingefhrt). 18 Experten-Workshops eignen sich besonders gut in Kombination mit Interviews. Zudem ist beim ExpertenWorkshop das Verhltnis von Durchfhrungsaufwand und Durchfhrungsertrag nach allgemeiner Erfahrung bei keiner anderen Erhebungsmethode derart gnstig. 19 Z.B. %-Hufigkeit der Firmentypen A, B und C im Segment 1-19.

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4
4.1

Ergebnisse
Grundstzliche Erkenntnisse
Fr die Darstellung und Berechnung der Ergebnisse wurden folgende Segmente definiert: Segment 1-19 Beschftigte Segment 20-249 Beschftigte Segment 250+ Beschftigte

Im Segment 1-19 wird beim Ausfllen der Lohnausweise zwischen drei Firmentypen unterschieden20: Firmentyp A: Firmen ohne Lohnbuchhaltung. Fllen die Lohnausweise von Hand aus. Firmentyp B: Firmen mit Lohnbuchhaltung, aber ohne integrierte Lohnausweisfunktion, d.h. Lohndaten mssen manuell in den Lohnausweis bertragen werden. Firmentyp C: Firmen mit Lohnbuchhaltung und integrierter Lohnausweisfunktion, d.h. Lohnausweise knnen "per Knopfruck" aus der Lohnbuchhaltung gedruckt werden.

Die drei Firmentypen A, B und C, inkl. eine, von den Experten geschtzte Hufigkeit im Segment 1-1921 wurde wie folgt beschrieben:
Typ Eigenschaften Hufigkeit (Segment 1-19 Beschftigte) 65 %

Mikro-Unternehmen Bestellen alten Lohnausweis per Post (Bestellformular) Fhren Lohnarten unterjhrig in Excel (oder Lohnkarten) Datenaufbereitung auf Excel Ende Jahr als Vorbereitung zum Ausfllen des Lohnausweises bertragung jede Ziffer von Hand auf alten und mit SSK-Software auf neuen Lohnausweis Nachkontrolle & Unterschrift. Danach kopieren, archivieren (physisch), intern verteilen

Mikro- / Klein-Unternehmen Haben Lohnbuchhaltung fr ALA und NLA, aber ohne integrierte Lohnausweisfunktion Fhren Lohnarten unterjhrig in Lohnbuchhaltung Drucken Ende Jahr eine Rekapitulation aus, kontrollieren diese und bertragen Zahlen davon in ALA von Hand bzw. elektronisch mit SSK-Software in NLA Drucken den alten Lohnausweis hufig auf den bestellten Lohnausweisformularen aus (NLA in der Regel bereits integriert, d.h. kann direkt aus dem System gedruckt werden) Klein- / Mittelunternehmen, Grossfirmen Haben Lohnbuchhaltung fr ALA und NLA, aber mit integrierter Lohnausweisfunktion Sind Ende Jahr in der Lage Lohnausweis per Knopfdruck auszudrucken, nachdem allenfalls Testlufe oder (in Ausnahmefllen) kleinere Datenergnzungen stattgefunden haben

20 %

15 %* (*100% bei >20 Beschftigte)

Abbildung 5: Firmentypen A, B und C


20

Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung (und somit die Erstellung der Lohnausweise) ausgelagert haben, sind nicht Bestandteil dieser Studie. 21 Im Segment 20-249 und Segment 250+ sind nur noch Vertreter des Firmentyp C zu finden.

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4.2

Zeitschtzungen aus den Interviews und dem Experten-Workshop


In Anlage A5 (Seite 34ff) finden Sie eine Zusammenstellung der erhobenen Aufwnde (pro Standardaktivitt, Segment und Firmentyp) aus den Interviews, inklusiv kommentierte "Sondereffekte" (Ausreisser) und dem Vorschlag22 des Projektteams an die Experten. aus dem Experten-Workshop, wobei die Experten entweder den Vorschlag bernommen oder eine neue Zeitschtzung festgelegt haben.

4.3

Mehr-/Minderaufwand beim Ausfllen des neuen Lohnausweises


Zusammengefasst ergibt dies, gewichtet mit den Mengenangaben pro Segment und Firmentyp (siehe Anlage A4, Seite 32/33), folgende Aufwandschtzungen23 fr die Erstellung des alten und neuen Lohnausweises:
Firmentyp Segmente (mit Anz. Beschftigte) Total pro alter LA in Min. Total pro neuer LA in Min. Fix Variabel Mehr-/Minderaufwand in Min. Fixe-Zeiten pro LA Gewichtet mit Anzahl Arbeitssttten CH, pro Segment A 33.25 23.56 Fix Variabel -9.69
validierte Zeitschtzung

B Segment 0-19 21.25 11.56 Fix Variabel -9.69


validierte Zeitschtzung

C 8.25 5.00 -3.25


validierte Zeitschtzung

C Seg. 20-249 4.52 3.96 Fix Variabel


validierte Zeitschtzung

C Seg. 250+ 1.39 1.39 Fix Variabel F F F F V V V V V V F F 0.00


validierte Zeitschtzung

-0.56

Lohnausweisbeschaffung Vorbereitungen (zum Ausfllen Lohnausweise) Ausfllen Lohnausweis

alt neu alt neu alt neu

F F V V V V V V V V V V

8.00 2.00 15.00 15.00 6.00 3.00 5.00 3.00 5.00 2.00 0.00 0.00

F F V V V V V V V V V V

8.00 2.00 3.00 3.00 6.00 3.00 5.00 3.00 5.00 2.00 0.00 0.00

F F V V V V V V V V V V

8.00 0.00 3.00 3.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3.00 2.00 0.00 0.00

F F F F V V V V V V F F

4.00 0.00 90.00 90.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2.50 2.00 45.00 45.00

0.00 0.00 240.00 240.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1.00 1.00 240.00 240.00

alt Alle Daten im Lohnausweis neu nochmals berprfen Lohnausweise drucken, kopieren, alt archivieren, austeilen, versenden neu alt Beantwortung unterjhriger neu Rckfragen (+) Mehraufwand, (-) Minderaufwand

Abbildung 6: Mehr-/Minderaufwand pro Segment Der Mehr-/Minderaufwand ergibt sich somit aus dem Vergleich des Totalaufwand "NLA minus ALA". Aufgrund der Ergebnisse ziehen wir folgende grundstzliche Schlussfolgerungen: Schweizer Unternehmen bis 250 Beschftigte haben durch die Einfhrung des NLA jhrlich nachhaltig einen geringeren Verarbeitungsaufwand. Unternehmen ab 250 Beschftigte haben im Vergleich vom ALA zum NLA weder Mehrnoch Minderaufwnde24 fr das Erstellen der Lohnausweise.

22

Der Vorschlag basierte typischerweise auf dem Median der Zahlenwerte aus den Interviews. Der Median ist der Wert in der Mitte einer Zahlengruppe. Das heit, dass die Werte einer Hlfte der Zahlen grer als der Median und die Werte einer Hlfte der Zahlen niedriger als der Median sind. 23 Aufwandschtzungen knnen entweder pro Firma (Fix) oder pro Lohnausweis (Variabel) sein.

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Je mehr Mitarbeiter eine Unternehmung beschftigt, desto grsser ist der Automatisierungsbedarf und grad bei der Erstellung der Lohnausweise. Oder anders ausgedrckt: Je hher der Automatisierungsgrad, desto kleiner wird der Unterschied des administrativen Aufwandes zwischen ALA und NLA. Bei den Standardaktivitten "Lohnausweis-Vorbereitungen" und "Beantwortung unterjhriger Rckfragen" gibt es, unabhngig vom Segment, keine Unterschiede im administrativen Aufwand zwischen ALA und NLA.

Allgemeiner Hinweis: Die Schweizerische Steuerkonferenz vermutet, dass die Vorschriften zum ausfllen des ALA weniger vollumfnglich eingehalten wurden als beim NLA. Die Experten besttigten diese Vermutung der besseren Vorschrifteneinhaltung beim NLA mit folgender Begrndung: Einerseits ist die Wegleitung zum NLA klarer, transparenter und verstndlicher geworden und andererseits haben viele Unternehmen mit der Einfhrung des NLA ihre Spesenreglemente angepasst und durch die Steuerverwaltung genehmigen lassen. Zudem haben viele eine professionelle Lohnbuchhaltung eingefhrt. Die Einschtzung der Experten zur "besseren Vorschrifteneinhaltung beim NLA" wird mittels einer statistischen Analyse durch das SECO von 600 alten und neuen Lohnausweisen untersttzt (siehe Anlage A6, Seite 39). Wie hoch der Mehraufwand fr eine volle Vorschrifteneinhaltung beim ALA gewesen wre, konnte von den Experten nicht abgeschtzt werden. Insbesondere kleinere Firmen empfanden die vollstndige Deklaration der effektiven Spesen als "unzumutbaren Aufwand", da die Spesenverbuchung vielfach nicht ber die Lohnbuchhaltung sondern ber die Finanzbuchhaltung erfolgte. In den Kapiteln 4.3.1 4.3.3 werden die einzelnen Aufwandschtzungen, pro Firmentyp und Segment im Detail erlutert.

4.3.1

Aufwandschtzung fr das Segment 1-19


Ursache fr die unterschiedlichen Aufwandschtzungen im Segment 1-19 sind die verschiedenen Prozesse und Automatisierungsgrade in den Firmentypen: Firmentyp A: Der Aufwand fr die Beschaffung der Lohnausweise, ob alt oder neu, ist fr eine Unternehmung ein fixer Aufwand und hngt somit nicht von der Anzahl zu beschaffenden Lohnausweise ab. Beim ALA beinhaltet dieser Aufwand das Suchen (oder eventuell nochmals herunterladen), Drucken, Ausfllen und Versenden des Bestellformulares, was einiges lnger dauert als beim NLA, der typischerweise mit dem "eLohnausweis SSK" erstellt wird und man dazu lediglich das Programm starten muss. Die Vorbereitung beansprucht vor und nach der Einfhrung des NLA gleich viel Zeit. Das Ausfllen des ALA erfolgte manuell whrend der NLA in der Regel im "eLohnausweis SSK" ausgefllt wird, was den Aufwand halbiert. Die berprfung beim NLA geht auch schneller, aufgrund der besseren Transparenz und bersichtlichkeit des NLA bzw. wegen den automatischen Berechnungen (der Zwischentotale) im "eLohnausweis SSK". Weitere
Begrndung: Grosse Firmen waren bereits mit dem ALA voll automatisiert und hatten analoge Prozesse.

24

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Vorteile und somit Einsparungen sehen die Experten beim Drucken und Archivieren des NLA dank "eLohnausweis SSK". Der Aufwand zur Beantwortung von Rckfragen ist sowohl beim ALA wie beim NLA vernachlssigbar. Firmentyp B: Die einzige Abweichung zum Typ A liegt in der Vorbereitungszeit. Whrend beim Typ A allenfalls noch Daten gesammelt und die Exceltabelle aufbereitet werden muss, wird hier lediglich die entsprechende Zusammenfassung (Lohn-Rekapitulation) aus der Lohnbuchhaltung gedruckt und bestenfalls kurz berprft. Firmentyp C: Der Aufwand fr die Beschaffung des ALA hier ist analog zum Typ A & B. Beim NLA ist das Formular jedoch in der Regel integrierter Bestandteil der Lohnbuchhaltung und muss deshalb weder bestellt noch herunter geladen werden. Der Aufwand fr die Vorbereitung anhand der berprfung der Rekapitulation ist hier analog zum Typ B. Die Nachkontrolle beim Typ C entfllt in der Regel. Whrend beim Drucken des ALA aufgepasst werden musste, dass die bestellten Formulare richtig im Drucker liegen (damit die Daten im richtigen Feld gedruckt wurden) wird beim NLA typischerweise das ganze Formular aus der Lohnbuchhaltung gedruckt.

4.3.2

Aufwandschtzung fr das Segment 20 249


Fr Unternehmen in diesem Segment gehen die Experten davon aus, dass alle eine Lohnbuchhaltung mit integriertem Lohnausweis bentzen. Es wird angenommen dass beim ALA in 50% der Flle der Lohnausweis direkt aus der Lohnbuchhaltung gedruckt wird (und somit nicht mehr bestellt werden muss), was den Zeitaufwand zum Typ C im Segment 1-19 fr die Standardaktivitt "Lohnausweisbeschaffung" halbiert. Fr die Vorbereitungen wurde ein fixer Aufwand pro Firma von 90 Minuten (1 Stunden) geschtzt. Der Aufwand zum Drucken des ALA ist kleiner als beim Typ C im Segment 1-19, weil es in diesem Segment mehr Lohnbuchhaltungen mit integriertem Lohnausweis hat und somit das Justieren (einspannen/einlegen) der Formulare im Drucker entfllt. Ab einer gewissen Anzahl Beschftigten steigt die Wahrscheinlichkeit von Rckfragen. Es wird fr dieses Segment mit einem durchschnittlichen Aufwand von 45 Minuten ber das ganze Jahr fr die Beantwortung von Rckfragen seitens Mitarbeiter25 und Steuermter gerechnet.

4.3.3

Aufwandschtzung fr das Segment 250+


Mehr- oder Minderaufwand im grssten Segment ist gleich Null, da die Arbeitsprozesse beim ALA und NLA identisch sind. Fr Testlufe im Rahmen der Vorbereitung wird im Durchschnitt fr den ALA und NLA mit einem halben Tag Aufwand gerechnet. Dank einem hohen Automatisierungsgrad beim Drucken, Kopieren und Versenden sinkt der Aufwand auf eine Minute pro Lohnausweis. Die Rckfragen beanspruchen ungefhr einen halben Tag pro Jahr.

25

Vielfach wird von den Mitarbeitern der verlorene Lohnausweis nochmals nachbestellt.

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4.4

Total Mehr-/Minderkosten der Firmen in der Schweiz


Basierend auf den validierten Aufwandschtzungen und den aufbereiteten Mengenparameter (siehe Anlage A3, Seite 31 und A4, Seite 32/33) ergeben sich gemss Standard-Kosten-Modell folgende Mehr-/Minderkosten pro Segment:
Segmente Mengenparameter
Bezeichnung Anzahl in %

Auswertungsbasis
Aufwand +/- Stunden Aufwand +/- Franken

Arbeitsttten Lohnausweise Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "neuen" LA, Typ A Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "alten" LA, Typ A Mehr/Minderaufwand, -Kosten des "neuen"-"alten" LA, Typ A Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "neuen" LA, Typ B Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "alten" LA, Typ B Mehr/Minderaufwand, -Kosten des "neuen"-"alten" LA, Typ B Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "neuen" LA, Typ C Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "alten" LA, Typ C Mehr/Minderaufwand, -Kosten des "neuen"-"alten" LA, Typ C Seg 1-19
0 bis 19 Beschftigte

301,256 1,070,542

93.9% 28.2% 273,270 385,632 -112,362 41,262 75,834 -34,573 13,382 22,083 -8,701 -155,636 5.7% 33.3% 83,570 95,345 -11,775 0.4% 38.5% 33,791 33,791 0 100.0% 100.0% 445,275 612,685 -167,411 31,169,217 42,887,973 -11,718,755 2,365,342 2,365,342 0 5,849,915 6,674,142 -824,227 19,128,933 26,994,263 -7,865,331 2,888,305 5,308,403 -2,420,098 936,723 1,545,822 -609,099 -10,894,528

Segmentanteil

65.0%

Segmentanteil

20.0%

Segmentanteil

15.0%

Mehr/Minderaufwand, -Kosten des "neuen"-"alten" Lohnausweises Seg 20-249 Arbeitsttten 18,389


20 bis 249 Beschftigte Lohnausweise 1,265,849 Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "neuen" Lohnausweises Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "alten" Lohnausweises

Mehr/Minderaufwand, -Kosten des "neuen"-"alten" Lohnausweises Seg 250+ Arbeitsttten 1,175


250+ und mehr Beschftigte Lohnausweise 1,463,436 Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "neuen" Lohnausweises Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "alten" Lohnausweises

Mehr/Minderaufwand, -Kosten des "neuen"-"alten" Lohnausweises


alle Unternehmensgrssen

320,820 Arbeitsttten Lohnausweise 3,799,827 Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "neuen" Lohnausweises Aufwand, Kosten fr das Ausfllen des "alten" Lohnausweises Mehr/Minderaufwand, -Kosten des "neuen"-"alten" Lohnausweises Total

(+) Mehraufwand, -kosten; (-) Minderaufwand, -kosten

Abbildung 7: Mehr-/Minderkosten pro Segment und fr gesamte Schweiz Durch die Umstellung vom alten auf den neuen Lohnausweis knnen die Unternehmen jedes Jahr Kosten einsparen. Am grssten sind die Einsparungen im Segment 1-19 Beschftigte mit Minderkosten von CHF 10'894'528. Grund ist die starke Verbreitung und Nutzung der mandantenfhigen Software "eLohnausweis SSK" zum Erstellen von Lohnausweisen.

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4.5

Handlungsbedarf und Verbesserungsvorschlge


Die befragten Unternehmen und die Experten sind der Auffassung, dass mit der Umstellung auf den NLA fr die Firmen erhebliche Erleichterungen realisiert wurden. Einen unmittelbaren Handlungsbedarf fr Verbesserungen sehen die Befragten nicht. Folgende Punkte wurden diskutiert: Rosa Feldfarbe: Viele Unternehmen drucken den NLA farbig aus, obwohl diesbezglich keine Vorschrift besteht. Dadurch entstehen hhere Druckerkosten und es knnen Probleme beim Einscannen der Formulare auftreten, da die Lesbarkeit der Zahlen/Text auf "nicht-weissem" Hintergrund abnimmt. Platzbedarf Ziffer 3 und 15: Gerade bei grsseren Firmen mit vielen "Spezialfllen" kann es vorkommen, dass der vorgesehene Platz fr die Beschreibung der Ziffer 3 (unregelmssige Leistungen) und Ziffer 15 (Bemerkungen) nicht ausreicht und eine zweite Seite gedruckt werden muss, was wiederum Mehrkosten verursachen kann. Kinderzulagen: Durch den Wegfall der separaten Ziffer fr die "Kinderzulagen"26 beim NLA ist die berprfung fr die Mitarbeitenden schwieriger geworden. Auch fr die Grenzgnger ist der Wegfall bedauerlich, weil diese Zulagen nicht steuerbar sind. Arbeitsort: Insbesondere den Treuhnder fehlt diese Ziffer im NLA und verursacht zustzliche Rckfragen der Mitarbeitenden beim Unternehmen und Treuhnder27. Taggelder aus Versicherungen: Diese sind im NLA nicht mehr separat ausgewiesen sondern integriert im Lohn (Ziffer 1), was die Mglichkeit fr einen allflligen Abzug in der Steuererklrung seitens Mitarbeiter erschwert.

Ein Ziel der Schweizerischen Steuerkonferenz war es, mit der Einfhrung des NLA die Arbeitgeber (und somit die Wirtschaft) von aufwndigen Arbeiten zu entlasten. Ob ein Wiedereinfgen der Felder "Kinderzulagen", "Arbeitsort" und "Taggelder aus Versicherungen" zu einem Mehraufwand fhren, msste geprft werden. Befrchtete Zusatzarbeiten durch vermehrte Ausknfte an Steuermter infolge wegfallender Ziffern im NLA wurden von den Befragten nicht besttigt.

26 27

Im NLA sind die Kinderzulagen Bestandteil der Ziffer 1 "Lohn". Vorschlag der Experten: Treuhnder ergnzen ihre Checkliste betreffend anzufordernde Unterlagen/Informationen beim Arbeitgeber mit dem Punkt "Angabe Arbeitsort".

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4.6

Vorschlge fr Vereinfachungen
Die befragten Unternehmen und die Experten haben keine Vorschlge fr eine Vereinfachung des NLA. Einen unmittelbaren Handlungsbedarf fr Verbesserungen sehen die Befragten nicht. Der NLA galt anfnglich als gewhnungsbedrftig und wurde zum Teil mit grosser Skepsis aufgenommen. Einmal im Unternehmen eingefhrt, sehen die Befragten jedoch keinen Mehraufwand mit dem NLA. Im Gegenteil; gemss Umfrage sorgt der NLA fr grssere Transparenz und Klarheit. Dies insbesondere auch durch die deutlich prziseren Angaben in der Wegleitung28. fr eine differenzierte Besteuerung und damit mehr Gerechtigkeit fr die Mitarbeitenden, dank der separaten Auflistung von Lohnarten (z.B. Kapitalleistungen). fr weniger administrativen Aufwand bei kleineren Firmen dank den Erfassungsmglichkeiten via "eLohnausweis SSK". fr eine bessere Einhaltung der Vorschriften, einerseits dank verstndlicher Wegleitung, andererseits wegen den Konsequenzen bei Nichteinhaltung29.

28

Gltig fr den Standardfall. Fr "Spezialflle" knnte die Wegleitung gemss Befragten noch przisiert bzw. ergnzt werden. 29 Falsch Ausfllen der Lohnausweise oder der Arbeitgeber verweigert das Ausfllens des Lohnausweises, knnen eine Busse bis zu CHF 1000.- in schweren Fllen bis zu CHF 10000.- zur Folge haben.

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Schlussbemerkung
Die Studie erstellten wir unter Anwendung des Standard-Kosten-Modell (SKM). Wir sttzen unsere Analysen, Feststellungen und Schlussfolgerungen ausschliesslich auf die Auswertung der Firmen-Interviews, Expertenaussagen und Mengenangaben des SECO. KPMG dankt allen Beteiligten fr die konstruktive Zusammenarbeit und das entgegengebrachte Vertrauen. Bern/Zrich, Dezember 2008

KPMG AG

Christian Kunz Partner

Philip Ferber Manager

***

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Anlagen
A.1 Gegenberstellung der Ziffern im alten und neuen Lohnausweis
alt neu alt neu alt neu Position Ziffer A D Dauer E Fallzahlen (rel.Hufigkeit) Ergebnis 97.9 % Jahr 100.0 % Jahr 98.1 % Datum (vonbis) 100.0 % Datum (vonbis) 98.3 % Nummer 99.8 % Nummer 100.0 % Text 100.0 % Text 0.7 % Kreuz

Datenkategorie 1: "Identische oder vergleichbare Datenfelder" (Teil 1):


Datenfelder (Kalender)Jahr Definition der Position/Ziffer Kalenderjahr angeben. Kalenderjahr anzugeben, fr das die Lohnzahlungen bescheinigt werden. Lohnausweis ist jhrlich bzw. bei Wegzug oder Todesfall sofort auszustellen. Bei mehreren Ein- und Austritten im Laufe der bescheinigten Lohnperiode sind alle Ein- und Austrittsdaten einzusetzen (der Raum reicht fr drei Zeilen). Ein- und Austrittsdaten des Arbeitnehmers (auch wenn ganzes Jahr bei derselben Firma). Bei mehreren krzeren Arbeitseinstzen (v. a. bei Temporrangestellten) gengt es, Beginn des ersten und Ende des letzten Einsatzes anzugeben. Eingabe 11-stellige AHV-Nr. (obligatorisch). Zustzlich kann neue 13-stellige AHV-Nr. angegegeben werden. Falls keine AHV-Nr. vorhanden -> Geburtsdatum einsetzen Bei Frauen sind zur leichteren Identifizierung ausgeschriebene Vorname und Mdchenname anzugeben Name vollstndiger Vorname und Adresse Arbeitnehmers - Anzukreuzen bei unentgeltlichen Befrderung zwischen Wohn- und Arbeitsort durch den Arbeitgeber. - Nicht anzukreuzen: Bei Barvergtung an die Fahrkosten oder Bezahlung Abonnement durch Arbeitgeber (> anstelle Betrag in Feld b deklarieren) ankreuzen bei: - Zurverfgungstellen Geschftswagen (sofern AN nicht mindestens 65 Rp./km zahlt) - Sammeltransport - Vergtung effektiver Auto-km (Benutzung Privatauto) fr Aussendienst MA dir direkt zum Kunden fahren - zurverfgungstellen geschftliches GA anzukreuzen, falls Beitrag an Kosten der Mahlzeiten am stndigen Arbeitsort (in bar oder Lunch-Checks), unabhngig ob Angebot genutzt wird anzukreuzen (oder P = partiell, bei zustzlicher "Fremdbenutzung"), wenn Personal grundstzlich Mglichkeit hat, unabhngig davon, wie weit Arbeitnehmer davon Gebrauch gemacht hat. anzukreuzen bei - Abgabe Lunch-Checks - Auszahlung Essensbeitrag (in Form Spesenentschdigungen) an Aussendienstmitarbeiter ca. 50% der Arbeitstage (bzw. Mitarb. mit aussendiensthnlichen Aufgaben) - Mglichkeit, verbilligt Mittag- oder Abendessen in Personalrestaurant dem Arbeitnehmer abgezogenen oder vom Arbeitgeber bernommenen Arbeitnehmerbeitrge. dem Arbeitnehmer abgezogenen Prmien fr obligatorische Nichtberufsunfallversicherung (NBUV). ACHTUNG: Prmien fr Zusatzversicherungen nicht hier, sondern im Feld k auszuweisen beim Arbeitnehmer in Abzug gebrachte Arbeitnehmeranteil fr AHV/IV/EO/ALV/NBUV. Kein Abzug darf gemacht werden fr Beitrge, die der Arbeitgeber bezahlt hat (Arbeitgeberbeitrge). dem Arbeitnehmer abgezogene Beitrge fr den Einkauf von Beitragsjahren z.B. Beitrge fr den Einkauf von fehlenden Versicherungsjahren oder von fehlendem Spar- bzw. Deckungskapital Beitrge fr den Einkauf, der durch eine nderung des Reglementes oder Vorsorgeplans bedingt ist Beitrge fr den Wiedereinkauf nach einer Scheidung. - Vom Arbeitgeber bernommene Arbeitnehmerbeitrge falls unter Ziffer 7 aufgefhrt Nur laufende und Erhhungsbeitrge (ohne Einkauf gemss Feld m), d.h. - nach Gesetz, Statut oder Reglement geleistetete ordentlichen Beitrge fr die berufliche Vorsorge (2. Sule) - als auch Beitrge fr den Einkauf von Lohnerhhungen - nach Gesetz, Statut oder Reglement geleistetete ordentlichen Beitrge fr die berufliche Vorsorge (2. Sule) Bemerkung: Bei bernahme BVG-Anteil Arbeitnehmer -> Deklaration in Ziffer 7

Beschftigungsdauer, Lohnperiode

AHV-Nummer

alt neu alt neu alt

AHV C Adresse H w

Name und Adresse unentgeltliche Befrderung zw. Wohnund Arbeitsttte

neu

6.8 % Kreuz

Kantinenverpflegung/ Lunch Checks/ Bezahlung von Malzeiten

alt alt neu

x y G

2.4 % Kreuz 10.2 % Kreuz oder P 17.9 % Kreuz

Beitrge AHV/IV/EO/ALV/NBUV

alt alt neu

C F 9 m 10.2

95.2 % Betrag 77.7 % Betrag 96.5 % Betrag 1.0 % Betrag 2.3 % Betrag

Berufliche Vorsorge: Beitrge Einkauf

alt neu

Berufliche Vorsorge: Ordentliche Beitrge

alt

74.2 % Betrag

neu

10.1

77.6 % Betrag

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Datenkategorie 1: "Identische oder vergleichbare Datenfelder" (Teil 2):


Datenfelder (bewertete) Gehaltsnebenleistungen alt neu alt Position Ziffer e Fallzahlen (rel.Hufigkeit) Ergebnis 1.4 % Betrag Definition der Position/Ziffer Eingabe von: - Betrag der bewerteten Naturalleistungen (z.B. Unterkunft und Verpflegung) zu Marktwerten (gemss massgebenden Anstzen Merkblatt N2) - Vermerken A, B, C, D oder E (gemss Fussnote 7) Berechneter Bertrag fr gratis Verpflegung und Unterkunft vom Arbeitgeber (Angaben siehe Merkblatt N2). Feld ist nicht auszufllen, wenn fr gewhrte Verpflegung und Unterkunft ein Abzug vom Lohn gemacht wird. Eingabe von Art und Betrag anderer ausgerichteten Gehaltsnebenleistung (z.B. Wohnung, nicht geschftliches GA, Lebensunterhaltskosten).

neu

2.1

0.5 % Betrag

neu

2.3

1.0 % Art, Betrag

Beteiligungsrechte

alt

Bei mehereren ist die "Art" und soweit mglich der Wert individuell aufzulisten. Im Betragsfeld ist hingegegen nur die Summe einzutragen. Wohnung, nicht geschftliches GA, Lebensunterhaltskosten) Keine Deklaration, sofern Naturalgeschenke (z.B. fr Weihnachten) gemss AHV-Richtlinien als geringfgig betrachtet werden (vgl. Rz 62 und 72). 0.5 % Kreuz und Be- ankreuzen und beilegen einer Bescheinigung*, welche Aufschluss ber Tatbestand gibt (insb. falls z.B. scheini-gung Abgabe- bzw. Erwerbspreis unter Verkehrswert ist) * keine amtliche Vorlage Angabe steuerbares Erwerbseinkommen (= Differenz zwischen Verkehrswert und Abgabe- bzw. Erwerbspreis) im Kalenderjahr aus Aktien und/oder Optionen Fr alle Mitarbeiterbeteiligungen: Detailangaben auf Beiblatt* (mit Name, Vorname, Geburtsdatum usw.) * keine amtliche Vorlage Bruttolohn bzw. Lohn minus entsprechende Abzge Angabe: - Ort, Datum (Zeitpunkt des Ausfllens) - (genaue Anschrift) Firma - Name/Tel (alt fakultativ) zustndige Person - bei nicht Vollautomatisation: handschriftliche Unterzeichnung obligatorisch Angabe/Przisierungen zu: bei mehreren Lohnausweise (einer von ... Lohnausweisen) - Quellensteuerabzug (inkl. Betrag) - Beschftigungsdauer - Wird ein Arbeitnehmer nicht durchgehend voll beschftigt, so ist dies hier oder unter Bemerkungen durch einen entsprechenden Zusatz (z. B. 50 %-Stelle, Aushilfskraft) anzugeben - Kinderzulagen wenn nicht vom AG ausbezahlt - Anzahl Tage mit Erwerbsausfallentschdigungen (falls nicht durch Arbeitgeber ausbezahlt) in Ziffer 4 - NICHT bewertbare Leistungen (z.B. Abgabe Gratiskleider) - Hinweis: "Genehmigtes Spesenreglement" - Die Art der in Feld n einzusetzenden Prmien oder Beitrge ist im Kopf oder unter Bemerkungen genau zu bezeichnen. Erluterungen zu Mitarbeiterbeteiligungen (noch nicht steuerbar, z.B. anwartschaftliche Option; Grund) genehmigter Verkehrswert, oder dem Arbeitgeber unbekannt Art oder Umfang der Beteiligung bernahmen Umzugskosten (z. B. Umzugskosten von CHF ... bezahlt). Direktauszahlung Kinderauslagen durch Ausgleichskasse (z.B. Kinderzulagen im Lohnausweis nicht enthalten. Auszahlung durch Ausgleichskasse) Angabe von: Anzahl Tage Erwerbsausfallentschdigungen (falls nicht durch AG ausbezahlt) Genehmigtes Spesenreglement (Spesenreglement durch Kanton X am ... genehmigt) bei mehreren Lohnausweise (einer von ... Lohnausweisen) Teilzeitanstellung = reduzierten Beschftigungsgrad (z. B. 50 %-Stelle) Erluterungen zu Mitarbeiterbeteiligungen (noch nicht steuerbar, z.B. anwartschaftliche Option; Grund) genehmigter Verkehrswert, oder dem Arbeitgeber unbekannt Art oder Umfang der Beteiligung bernahmen Umzugskosten (z. B. Umzugskosten von CHF ... bezahlt). Direktauszahlung Kinderauslagen durch Ausgleichskasse (z.B. Kinderzulagen im Lohnausweis nicht enthalten. Auszahlung durch Ausgleichskasse) Privatanteil fr Geschftswagen durch Kanton X (Autokennzeichen des Kantons) am ... (Datum) genehmigt Privatanteil Geschftswagen im Veranlagungsverfahren abzukl-ren In den folgenden Fllen ist auf die Mitarbeiterbeteiligung nicht in Ziffer 5, sondern in Ziffer 15 des Lohnausweises hinzuweisen (vgl. Rz 69): Bei der Mitarbeiterbeteiligung handelt es sich um anwartschaftliche Rechte (z. B. bei der Zuteilung noch nic Art und/oder Umfang der Mitarbeiterbeteiligung sind dem Arbeitgeber nicht bekannt (z. B., weil die Mitarbeit Werden die Quellensteuern vom Arbeitgeber bezahlt (Nettolohnvereinbarung), ist in Ziffer 15 des Lohnauswe

neu

1.0 % Betrag und Beiblatt

G alt 11 neu Ort, Datum, Unterschrift alt Unterschrif t Nettolohn (II)

99.5 % Betrag 100.0 % Betrag 100.0 % Text, Nr.

Bemerkung

neu alt

I Bemerkungen

100.0 % Text, Nr. 14.2 % Text, Betrag

neu

15

61.7 % Text, Betrag

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Studie ber den neuen Lohnausweis Messung der administrativen Belastung durch den Lohnausweis

Datenkategorie 2: "Neue oder genderte Datenfelder" (Teil 1):


Datenfelder Bruttolohn total resp. Lohn alt neu alt Position Ziffer B Fallzahlen (rel.Hufigkeit) Ergebnis 99.3 % Betrag Definition der Position/Ziffer Inbegriffen sind smtliche Vergtungen mit Lohncharakter (in Ziffer 2 und Ziffer 3 auszuweisenden Versicherungsbeitrge, nicht aber Ziffer 4 nochmals aufgelistet), z.B. - Besoldung, Gehalt - Zulagen (z.B. Kinder-, berzeit-, Nacht-, Wohnungszulagen - Schlechtwetterentschdigung - Wegvergtungen (Bezahlung Abonnement) - Erwerbsausfallentschdigung (Militr) - Taggelder (aus Kranken-, Unfall-, Invalidenvers.) soweit durch AG bezahlt - Trinkgelder, Provisionen, Gratifikationen, Jubilumsausgaben, Prmien - Dienstaltergeschenke, Heirats- Geburtszulagen - Arbeitgeberbeitrge an private Versicherungen des AN - Kapitalabfindungen (sofern vom AG ausgerichtet) - Naturalleistungen (Verpflegung, Unterkunft usw.) - alle anderen Vergtungen mit Lohncharakter (z.B. Weiterbildungskosten) Im Lohn (soweit nicht unter Ziffer 2 bis 7) aufzufhren insbesondere: ordentliche Salr sowie die Taggelder aus Versicherungen, die durch den Arbeitgeber ausbezahlt werden (z. B. Erwerbsausfallentschdigungen aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherungen). smtliche Zulagen (z. B. Kinder- bzw. andere Familienzulagen, Schicht-, Pikett-, Versetzungs-, Nacht-, Sonntags-, Schmutz- und Wegzulagen, Prmien). Werden Kinderzulagen direkt durch Ausgleichskasse ausbezahlt -> Vermerk unter Bemerkungen (Ziffer 15) Provisionen Vergtungen fr den Arbeitsweg (Bei bernahme vollen Arbeitswegkosten: Keine Aufrechnung Betrages sondern Feld F angekreuzt) alle Barbeitrge an die auswrtige Verpflegung am Arbeitsort (z. B. Mittagszulagen). Abgabe von LunchChecks bis CHF 180 pro Monat mit Kreuz Feld G zu deklarieren; darber hinausgehende Beitrge sind zustzlich zum Lohn im Sinne von Ziffer 1 des Lohnausweises zu addieren. nicht zu deklarieren sind: Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente der SBB REKA-Check-Vergnstigungen bis CHF 600 jhrlich bliche Weihnachts-, Geburtstags- und hnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer usw.) Beitrge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis CHF 1 000 im Einzelfall Beitrge an Fachverbnde unbeschrnkt Rabatte auf Waren, die zum Eigenbedarf bestimmt und branchenblich sind Zutrittskarten fr kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlsse bis CHF 500 pro Ereignis Die Bezahlung der Reisekosten fr den Ehegatten/PartnerIn, die Arbeitnehmer auf Geschftsreisen begleite Beitrge an Kinderkrippen, die fr Kinder des Arbeitnehmers verbilligte Pltze anbieten Gratis-Parkplatz am Arbeitsort, Gutschriften von Flugmeilen Kosten fr rztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebers oder der Pensionskasse X: Geschftsauto ausschliesslich fr dienstliche Fahrten P: Auto auch fr private Fahrten einsetzbar Wenn der Arbeitnehmer fr Privatfahrten nur das Benzin zahlen muss: 0.8% des Kaufpreis (exkl. MwSt.), Min. 150 pro Monat. Bei Leasing: Barkaufpreis oder Objektpreis des Fahrzeuges (exkl. MwSt.) Bei anderem genehmigten Prozentsatz in den Bemerkungen angeben. Wenn der Arbeitnehmer betrchtliche Kosten bernimmt, nichts in 2.2 aber Bemerkung unter 15 Wenn Bordbuch: Privatkilometer * 70 Rappen (Wichtig: zustzlich immer Feld F ankreuzen) Dienstaltersgeschenk und Anzahl Dienstjahre Heirats- und Geburtszulagen Art und Betrag unregelmssig ausbezahlt Leistungen, insb.: Bonuszahlungen, z. B. leistungsabhngige Gratifikationen oder Gewinnanteile (fest vereinbarte Zusatzleistungen wie 13. oder 14. Monatslohn hingegehen in Ziffer 1). Antritts- und Austrittsentschdigungen Treueprmien Dienstaltersgeschenke, Jubilumsgeschenke Pauschale Umzugsentschdigungen (effektiven Umzugsentschdigungen unter Ziffer 15 "Bemerkungen"). WICHTIG: - Gesonderte Angabe unregelmssigen Leistungen im Interesse Arbeitnehmers, sofern ein unterjhriges Arbeitsverhltnis vorliegt - Bei ganzjhrigem Arbeitsverhltnis kann auf die separate Deklaration unregelmssiger Leistungen verzichtet werden (alles in Ziffer 1) Kapitalleistung neu 4 0.5 % Art und Betrag - Abgangsentschdigungen mit Vorsorgecharakter - Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter - Lohnnachzahlungen usw. Kapitalleistungen von Personalvorsorgeeinrichtungen: Formular 563

neu

99.2 % Betrag

Geschftsauto

alt neu

t 2.2

3.7 % Kreuz oder P 4.3 % Betrag

unregelmssige Leistungen

alt alt neu

f g 3

2.2 % Betrag. Anz. Dienstjahre 1.5 % Betrag 14.6 % Art, Betrag

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Studie ber den neuen Lohnausweis Messung der administrativen Belastung durch den Lohnausweis

Datenkategorie 2: "Neue oder genderter Datenfelder" (Teil 2):


Datenfelder Verwaltungsratentschfigung Andere Leistungen alt neu neu Position Ziffer 6 Fallzahlen (rel.Hufigkeit) Ergebnis 0.8 % Betrag Definition der Position/Ziffer Verwaltungsratsentschdigungen Sitzungsgelder Tantiemen durch den Arbeitgeber ausbezahlte Taggelder aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherung (Wenn der AG nicht Versicherungsleistungen sonder Lohn bezahlt, ist dieser im Bruttolohn, aber nicht in c aufgefhrt) Trinkgelder einsetzen mit - A = vom Arbeitgeber ausbezahlt - B = geschtzt Leistungen Arbeitslosenversicherung durch Arbeitgeber ausgerichtet: - Leistungen der obligatorischen ALV - Leistungen aus zustzlichen Lohnausfallversicherungen (z. B. Kurzarbeits- und Schlechtwetterentschdigungen sowie Einarbeitungszuschsse der ALV). WICHTIG: Erfolgt die Auszahlung direkt von der Versicherung an den Arbeitnehmer, so ist nach Rz 18 vorzugehen. Vorbergehende Arbeitslosigkeit mit spterer Wiederbeschftigung hat in der Rubrik Beschftigungsdauer (R7 14) als Unterbruch zu erscheinen. "Aufffangbecken" fr jede anderen betragsmssig zu deklarierenden Leistung (und nicht in Ziffern 1 bis 6 oder 14) aufgefhrt: Trinkgelder Taggelder (aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherungen sofern nicht unter Ziffer 1) Leistungen aus obligatorischen ALV und Lohnausfallversicherungen (z. B. Kurzarbeits- und Schlechtwetterentschdigungen) Leistungen der EO Vom Arbeitgeber bernommene Beitrge an Einrichtungen der kollektiven beruflichen Vorsorge (unter 10 wieder abzuziehen) Alle Beitrge des Arbeitgebers an Versicherungen des Arbeitnehmers (z.B. Krankenkassen, Sule 3b) Alle vom Arbeitgeber fr seinen Arbeitnehmer erbrachten Beitrge an anerkannte Formen der gebundenen Selbstvorsorge (Sule 3a) Vom Arbeitgeber bernommene Quellensteuern oder andere Steuern Vom Arbeitgeber fr Kinder des Arbeitnehmers bezahlte Schulgelder

alt

7.8 % Betrag

alt

0.2 % A oder B und Betrag 0.7 % Betrag

alt

neu

16.6 % Art, Betrag

Bruttolohn total / Rente Quellensteuer

neu neu

8 12

100.0 % Betrag

Effektive & pauschale Spesen (ohne Weiterbildung)

alt

alt

Einknfte gemss Ziffern 1 bis 7 des Lohnausweises vor Abzug der Sozialversicherungsbeitrge, Quellensteuern usw. anzugeben. 1.8 % (Text), Betrag - Angabe Totalbetrag (brutto) der Quellensteuern bom Bruttolohn abgezogen - Bei Nettolohnvereinbarung (Quellensteuern vom Arbeitgeber bezahlt): Ziffer 15 (Bemerkungen) zustzlich Hinweis: Quellensteuern vom Arbeitgeber bezahlt und entsprechende Betrag ist in Ziffer 7 anzugeben 49.4 % Kreuz anzukreuzen wenn leitendender oder Aussendienstpersonal berhaupt keine Spesenvergtungen (weder Pauschalvergtungen noch nicht pauschale Vergtungen) bzw. briges Personal keine Pauschalvergtungen erhalten haben 6.3 % Betrag Reprsentation: Fr leitendene und Aussendienstpersonal: - Pauschalvergtungen und nicht pauschale Vergtungen betragsmssig einzusetzen Fr briges Personal: - nur Pauschalvergtungen betragsmssig anzugeben (fr nicht pauschale Vergtungen -> siehe Erluterungen Feld v) Autospesen: Fr leitendene und Aussendienstpersonal: - Pauschalvergtungen und nicht pauschale Vergtungen betragsmssig einzusetzen Fr briges Personal: - nur Pauschalvergtungen betragsmssig anzugeben (fr nicht pauschale Vergtungen -> siehe Erluterungen Feld v) Reisespesen: Fr leitendene und Aussendienstpersonal: - Pauschalvergtungen und nicht pauschale Vergtungen betragsmssig einzusetzen - Anzahl Reisetage Fr briges Personal: - nur Pauschalvergtungen betragsmssig anzugeben (fr nicht pauschale Vergtungen -> siehe Erluterungen Feld v)

alt

3.1 % Betrag

alt

1.9 % Betrag

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Datenkategorie 2: "Neue oder genderter Datenfelder" (Teil 3):


Datenfelder alt neu alt Position Ziffer s Fallzahlen (rel.Hufigkeit) Ergebnis 6.5 % Betrag Definition der Position/Ziffer Andere Spesen: Fr leitendene und Aussendienstpersonal: - Pauschalvergtungen und nicht pauschale Vergtungen betragsmssig einzusetzen Fr briges Personal: - nur Pauschalvergtungen betragsmssig anzugeben (fr nicht pauschale Vergtungen -> siehe Erluterungen Feld v) x: Abonnement ausschliesslich fr dienstl. Fahrten P: Abonnement auch fr private Fahrten (z.b. Arbeistweg) einsetzbar brigen Personal: - anzukreuzen wenn entweder keine nicht pauschalen Vergtungen oder nur solche in der Hhe der tatschlichen Auslagen ausbezahlt werden Kreuz (X) einzusetzen, wenn alle Vorgaben von Rz 52 erfllt sind bzw. genehmigtes Spesenreglement vorleigt. Falls kein Kreuz -> Angabe der effektiven Verpflegungs- und bernachtungsspesen (gegen Beleg), insb. Effektive Autospesen Flug-, Taxi- und Bahnspesen Spesen fr bernachtungen, Frhstck, Mittag- und Abendessen Spesen fr Einladungen von Geschftspartnern ins Restaurant oder zu Hause Spesen fr kleinere Verpflegungsauslagen unterwegs. Auflisten mit Betrag aller brigen effektiven Spesen (insb. Fr Expatriates). Bei genehmigten Spesenreglement nur Hinweis "effektive Spesen Expatriates" Pauschale Autospesen, d.h. Angabe Pauschalbetrag fr Benutzung Privatfahrzeug fr geschftliche Zwecke (in der Regel mehrere tausend Kilometer pro Jahr). (Die Spesenpauschale muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen) Kontrollieren ob Position fr Arbeitnehmer zutrifft. Ja: Weiter zu 2 Auflisten smtlicher briger Pauschalspesen (z.b. fr Expatriates) und Summe des Betrag Weiterbildung: Geldbetrag an Arbeitnehmer fr dessen bezahlte Aus-/ Weiterbildung Geldbetrge an Dritte (z.B. Ausbildungsinstitute) sofern >CHF 12'000 pro Arbeitnehmer Auffhren (ohne Angabe des Betrages) nicht bewertbarer Gehaltsnebenleistungen des Arbeitgebers (und deshalb nicht unter Ziffer 2), z.B. gratis Waren oder zu einem besonders tiefen Vorzugspreis. Waren fr Eigengebrauch erworben zu branchenblichen Rabatte (> Selbstkosten) mssen NICHT aufgelistet werden.

alt alt

u v

0.5 % Kreuz oder P 33.9 % Kreuz

neu

13.1.1 zahl

2.9 % Kreuz oder Betrag

neu neu

13.1.2. 13.2.2.

0.7 % Art, Betrag 2.3 % Betrag

neu neu Weiterbildung neu

13.2.3
bemerkung

3.4 % 4.2 % Art, Betrag 0.8 % Betrag

13.2.3 zahl 13.3

Weitere neu Gehaltsnebenleistungen

14

0.0 % Art

Datenkategorie 3: "Wegfallende Datenfelder" im alten LA (Teil 1):


Datenfelder Nettolohn I Kinderzulagen alt neu alt alt Position Ziffer E a Fallzahlen (rel.Hufigkeit) Ergebnis 98.3 % Betrag 26.7 % Betrag Definition der Position/Ziffer Nettolohn I = Bruttolohn (Feld B) - AHV- /IV/EO/ALV (Feld C) - berufliche Vorsorge (Feld D). Im Feld a sind nicht nur die eigentlichen Kinderzulagen anzugeben, sondern Familienzulagen aller Art. Ausgenommen sind einzig die im Feld g einzusetzenden Heirats- und Geburtszulagen. WICHTIG: Wenn nicht durch Arbeitgeber ausbezahlt -> Hinweis auszahlende Stelle unter "Bemerkungen" Richtet der Arbeitgeber eine Barvergtung an die Fahrkosten zwischen Wohn- und Arbeitsort aus oder bezahlt er das Abonnement, so ist der bezahlte Betrag in den Bruttolohn einzubeziehen und hier auszuweisen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall in seiner Steuererklrung den zulssigen Abzug fr Fahrkosten vornehmen. (NLA: Fahrkosten zwischen Wohn- und Arbeitsort intergriert in "Ziffer 1") Reservefelder fr - andere Gehaltsnebenleistungen (z.B. gaben zum Firmenjubilum) - Kapitalleistungen Reservefelder fr - andere Gehaltsnebenleistungen (z.B. gaben zum Firmenjubilum) - Kapitalleistungen Anzugeben sind die im Bruttolohn (Feld B) enthaltenen, dem Arbeitnehmer abgezogenen oder vom Arbeitgeber bernommenen Prmien fr Krankenversicherungen jeglicher Art, ferner fr Unfall- und Lohnausfallversicherungen ausserhalb der jeweiligen Obligatorien (z. B. Zusatzversicherungen zur obligatorischen Nichtberufsunfallversicherung). (Fr die im Kanton Waadt steuerpflichtigen Arbeitnehmer sind in diesem Feld von den vertraglich entrichteten Prmien und Beitrgen an Einrichtungen der Krankenversicherung nur diejenigen fr Ersatzleistungen bei Lohnausfall anzugeben, d. h. ohne Prmien fr Kranken- und Unfallversicherungen zur Deckung der Arzt- und Arzneikosten). Reservefeld alt l 3.9 % Art, Betrag Reservefelder

Wegvergtung

alt

0.7 % Betrag

Reservefeld

alt

6.8 % Art, Betrag

Reservefeld

alt

2.0 % Art, Betrag

Versicherungsbeitrge Krankheit, Unfall und Lohnausfall

alt

52.0 % Betrag

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Datenkategorie 3: "Wegfallende Datenfelder" im alten LA (Teil 2):


Datenfelder Reservefeld alt neu alt Position Ziffer n Fallzahlen (rel.Hufigkeit) Ergebnis 1.2 % Art, Betrag Definition der Position/Ziffer Reservefelder fr - dem Arbeitnehmer vom Lohn abgezogenen oder vom Arbeitgeber bernommenen Beitrge an private Lebens-, Renten-, Kapital- oder Sparversicherungen (Rz 20). Nicht einzusetzen sind - alle bereits in den Feldern C, D und F sowie k und m bescheinigten Beitrge oder Prmien - vom Arbeitgeber zugunsten des Arbeitnehmers direkt an eine anerkannte Form der gebundenen Selbstvorsorge (Sule 3a) geleisteten Beitrge (ohne Rcksicht, ob diese Beitrge vom Lohn abgezogen wurden oder nicht). Exemplar fr Kanton Abteilung alt alt alt Exemplar Kanton Abt 72.9 % Kreuz Text 67.0 % Text fr kantonale Steuerbehrde, Arbeitnehmer, Arbeitgeben Die Angabe der internen Dienst- oder Betriebsabteilung ist fakultativ. Sie dient in erster Linie dem Arbeitgeber fr das Austeilen der Lohnausweise am Arbeitsplatz, erleichtert aber auch die Identifizierung bei Rckfragen. Diese Angabe ist bei Arbeitgebern mit mehreren Betrieben oder Betriebssttten ntig, damit die Steuerbehrde beurteilen kann, ob und welche Abzge fr Fahrkosten gerechtfertigt sind. Bei Wechsel des Arbeitsortes im Laufe des Jahres ist der Arbeitsort am Ende der bescheinigten Lohnperiode einzusetzen. In Betracht kommt nur der stndige Arbeitsort; wechselt der Arbeitsort hufig (z. B. bei einem Bauarbeiter), so ist er nicht anzugeben. Schicht- oder Nachtarbeit: Die Bescheinigung der Schichttage ist Voraussetzung dafr, dass der Arbeitnehmer in seiner Steuererklrung den Schichtarbeitsabzug vornehmen kann. Anzugeben ist die Zahl der Tage mit durchgehender, mindestens achtstndiger Schicht- oder Nachtarbeit. Der Schichtarbeit ist die gestaffelte (unregelmssige) Arbeitszeit gleichgestellt, sofern beide Hauptmahlzeiten nicht zur blichen Zeit zu Hause eingenommen werden knnen. Tage mit Lohnausfall: Diese sind nur anzugeben, wenn die entsprechenden Erwerbsausfallentschdigungen nicht durch den Arbeitgeber ausbezahlt werden und deshalb nicht im Bruttolohn enthalten und nicht in den Feldern c und/oder h angegeben sind. Ist nur die Zahl der Ausfallstunden bekannt, so kann diese eingesetzt werden unter Beifgung der Bezeichnung Stunden. Allenfalls kann auch nur der Prozentsatz und die Dauer der Arbeitszeitverkrzung angegeben werden (z. B. 20 % vom 1.4. bis 30.6.19..).

Arbeitsort

alt

Ort

89.6 % Text

Anzahl Tage Schichtarbeit, Lohnausfall

alt

Schichtarbeit

3.1 % Zahl

A.2

Standard-Kosten-Modell (SKM)

Das Standard-Kosten-Modell (SKM) ist eine Methode, - mit der die Kosten gesetzlicher Informationspflichten - fr Unternehmen, Brger und Verwaltungen - ex post (fr bestehende Regelungen) und ex ante (fr geplante Regelungen) - gemessen werden knnen. Die Informationskosten werden wie folgt ermittelt: Auswahl der gesetzlichen Regelung Identifizierung einzelner Informationspflichten Bestimmung der erforderlichen Verwaltungsttigkeit

Tarif

Zeitaufwand

Anzahl

Hufigkeit

Kosten pro Verwaltungsttigkeit

Anzahl der Ttigkeiten pro Jahr

Informationskosten

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A.3

Tarifberechnung

Bruttolohn aus "Schweizerische Lohnstrukturerhebung" Die Lhne 2006 im berblick (Bundesamt fr Statistik BFS) Statistik, Seite 29; Monatlicher Bruttolohn (Zentralwert) nach Ttigkeit, Anforderungsniveau des Arbeitsplatzes und Geschlecht Privater Sektor und ffentlicher Sektor (Bund) zusammen

Anforderu ngsniveau, Mittel von 1+2 1= Verrichtung hchst anspruchsvol ler und schwierigster Total Mnner und Frauen pro Monat - Arbeitgeberbeitrge - AHV/IV/ALV, usw. - UVG - BVG ( 35-40 Jahre) Total Lohnkosten - Gemeinkosten (gemss SKM) Total Verwaltungskosten pro Monat 2006 - Erhhung Nominallhne 06/07 Total Verwaltungskosten pro Monat 2007 Total Verwaltungskosten 2007 - Jahres-Sollzeit 2007 in Std. (40 Std./Wo) - Ferien - Krankheit/Unfall/usw. - "Indirekte Zeiten" - "Produktive Stunden" 2007 7,054 7.50% 1.50% 9.00% 25.00% 1.60% 529 106 635 8,324 2,081 10,405 166 10,405 124,860 2,080 233 72 0 1,775 70.00

52.0 Wo

70.34 Fr./Std.

Tarifkosten 2007 pro Stunde

Die Gemeinkosten decken Kosten in Verbindung mit Verwaltungsttigkeiten unter anderem Ausgaben fr Rume (Mietoder Gebudewertminderung), Telefon, Heizung, Elektrizitt, Hard- und Software, Bromobiliar, usw.

E-Mail von SECO, 15.09.08

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A.4

Anzahl Arbeitssttte und Lohnausweise pro Segment

E-Mail von SECO, 09.12.08: In der Schweiz gibt es keine offizielle Statistik fr die Anzahl Lohnausweise, die jedes Jahr erstellt werden. Somit muss diese Zahl geschtzt werden. Die Schtzung setzt sich aus verschiedenen Ergebnissen aus verschiedenen Statistiken und Studien zusammen. Als Basis dient eine Auswertung des Bundesamtes fr Statistik ber die Anzahl Arbeitssttten und Beschftigten in den institutionellen Einheiten des 2. und 3. Sektors (Betriebszhlung 2005). Davon mssen die Selbstndigerwerbenden dieser Sektoren abgezogen werden. Dazu kommen die Beschftigten im Primrsektor. Ausserdem muss bercksichtigt werden, dass bei Stellenwechsel, ein Arbeitnehmer mehrere Lohnausweise erhlt. Diese Schritte werden im Folgenden erlutert. Im Segment 0 bis 19 Beschftigte ist ein Teil der Beschftigten selbstndigerwerbend. Da gewisse Arbeitssttten mehrere Selbstndige Beschftigte haben und andere nur Angestellte, wird davon ausgegangen, dass im Durchschnitt 1 Beschftigter pro Arbeitssttte selbstndig ist und somit keinen Lohnausweis erhlt. Somit kann von der Anzahl Beschftigten im kleinen Segment, die Anzahl Arbeitssttten abgezogen werden. Anhand einer Auswertung der SAKE (Schweizerische Arbeitskrfteerhebung) wurde die Quote der Selbstndigen im Primrsektor berechnet. Diese Quote liegt bei ungefhr 80%. Somit kann angenommen werden, dass 20% der Beschftigten im Primrsektor Arbeitsnehmer sind und somit einen Lohnausweis erhalten. Da es im 1. Sektor 212526 Beschftigte und 68050 Arbeitssttten gibt (Betriebszhlung 2005), ergibt das fr diesen Sektor ungefhr 42500 Angestellte, die einen Lohnausweis von 13600 Arbeitssttten erhalten. Da zudem ber 99% der Arbeitssttten im Primrsektor weniger als 20 Beschftigte (Vollzeitquivalenz) haben, kann man diese Anzahl Beschftigte dem Segment 0 bis 19 Beschftigte (Vollzeitquivalenz) zuordnen. Aus einer Studie von Herrn Henneberger geht hervor, dass die Fluktuation in der Schweiz, also der Prozentsatz an Personen, welche die Stelle wechseln und somit 2 Lohnausweise erhalten, bei 10% liegt. Es gibt allerdings Unterschiede zwischen den Branchen, welche sich oft auch in einer Segmentierung nach Betriebsgrsse widerspiegeln knnten. Whrend im Gastgewerbe eine deutlich berdurchschnittliche Fluktuation besteht (fast 18%), gibt es in Branchen, wo typischerweise grosse Betriebe bestehen (Maschinen-, Elektro- und Metallindustrie und chemischpharmazeutischen Industrie) deutlich weniger Wechsel (6 bis 9%). Somit kann davon ausgegangen werden, dass in kleinen Betrieben die Fluktuation grsser ist als in grossen. Somit wurde die Annahme getroffen, dass im kleinen Segment die Fluktuation bei 13% liegt, im mittleren bei 10% und im grossen bei 8%.

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Studie ber den neuen Lohnausweis Messung der administrativen Belastung durch den Lohnausweis

Anhand dieser Annahmen kann geschtzt werden, wie viele Lohnausweise in den Unternehmen welcher Betriebsgrssen pro Jahr ausgestellt werden. Diese Zahlen sind in folgender Tabelle zusammengefasst. Segmente Beschftigte in Vollzeitquivalenz 0-19, Typ A, 65% 0-19, Typ B, 20% 0-19, Typ C, 15% 0-19 20-249 250+ Total Arbeitssttten Anzahl 195816 60251 45188 301256 18389 1175 320820 Lohnausweise Anzahl 695852 214108 160581 1070542 1265849 1463436 3799827

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A.5

Firmen-Typ Firma A Firma 1 11.93 8.40 -3.53 3 3.99 F F V V V V V V V V V V 0.00 0.00 0.00 keine Rckfragen 0.00 dito
grosser Aufwand fr individuelles Einsammeln bei allen 10 Mitarbeitern

A Firma 2 114.55 37.95 -76.60 6 12.00 6.00 1.67 12.50 7.00 6.00 3.00 5.00 3.00 3.00 3.00 5.00 3 Min. fr alles 2.00 dito 5.00 Kontrolle von Auge (evtl. nachrechnen) 3.00 dito aber prinzipiel weniger, da mehr Vertrauen dank SSK 6.00 Lohnarten von hand aufs Formular bertragen 3.00 Lohnarten in SSK Software bertragen 15.00 dito 12.50 0.00 90.80 26.70 8.00 8.00 1.25 2.25 0.00 0.00
Aufwand fr Datensammeln, aufbereiten fr Termin mit Versicherer

A Firma 3 58.05 37.01 -21.04 10 125.00 5.00 30.00 30.00 9.22 2.15 5.00 3.00 1.33 1.36 0.00 0.00 2.00 Beinhaltet Zeit fr SSK aufstarten, indiv. anpassen 15.00 Lohnarten auf Excel oder von hand aufbereiten Fix Variabel 16.26 23.32 27.29 Segment 0-19, Typ A 32.26

Workshop Experten
alt 1.50 0.00 0.00 4.50 1.80 3.00 3.00 3.10 3.10 0.00 0.00
60 Min. pro LA nur fr Feld k (Versicherungsbeitrge)

Total pro alter LA in Min.

Total pro neuer LA in Min. -11.03 -8.95 Vorschlag (Median) Experten Bemerkungen (zum Vorschlag) 5.00 8.00 5 Min. ist im Schnitt der Wert aus allen Erhebung

Mehr-/Minderaufwand in Min.

Anzahl Lohnausweise Stichproben

Lohnausweisbeschaffung
alt alt alt alt alt

Segment 1-19, Typ A:

neu

Vorbereitungen (zum Ausfllen Lohnausweise)

neu

Ausfllen Lohnausweis

neu

neu

Alle Daten im Lohnausweis nochmals berprfen Lohnausweise drucken, kopieren, archivieren, austeilen, versenden

neu

Beantwortung unterjhriger Rckfragen

neu

(+) Mehraufwand (-) Minderaufwand

Zeitschtzungen aus Interviews und Experten-Workshop

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30 Min fr Excel aufbereiten pro Mitarbeiter

Firmen-Typ Firma B Firma, 4 Segment 0-19, Typ B 13.76 9.44 11.36 20.45 31.50 12.00 -19.50 1 2.50 F F V 1.35 1.35 6.00 3.00 2.50 2.00 3.00 3.00 0.00 0.00
von hand ausgefllter ALA wird von Sekretrin noch eingetippt

B Firma 5 14.70 9.20 -5.50 10 0.00 0.00 0.50 2.00 dito 3.00 Kontrolle anhand Rekapitualtion aus Lohnbuchhaltung 3.00 dito 6.00 Lohnarten von hand aufs Formular bertragen 3.00 Lohnarten in SSK Software bertragen 5.00 Kontrolle von Auge (evtl. nachrechnen) 3.00 dito aber prinzipiel weniger, da mehr Vertrauen dank SSK 5.00 analog Typ A 2.00 dito 0.00 Firma 5 ist Ausnahme (-> ausschliessen) 0.00 dito 0.20 0.20 V V V V V V V V V 8.00 4.50 1.50 1.50 3.50 1.50 1.50 1.50 Fix Variabel -4.32 -9.09 Vorschlag Experten Bemerkungen (zum Vorschlag) (Median) 5.00 8.00 analog Typ A

Workshop Experten
alt neu alt neu alt neu alt neu alt neu alt neu
Archivierung entfllt mit SSK

Total pro alter LA in Min.

Total pro neuer LA in Min.

Mehr-/Minderaufwand in Min.

Anzahl Lohnausweise Stichproben 0.50 2.50 2.50 19.00 6.00 2.50 0.00 5.00 3.00 0.00 0.00

Segment 1-19, Typ B:

Lohnausweisbeschaffung

Vorbereitungen (zum Ausfllen Lohnausweise)

Ausfllen Lohnausweis

Alle Daten im Lohnausweis nochmals berprfen Lohnausweise drucken, kopieren, archivieren, austeilen, versenden

Beantwortung unterjhriger Rckfragen

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(+) Mehraufwand (-) Minderaufwand

Firmen-Typ Firma C Firma 6 Segment 0-19, Typ C 5.92 5.58 5.00 6.67 8.70 7.90 -0.80 5 5.00 F F V 2.50 2.50 0.00 0.00 0.00 0.00 3.00 3.00 0.00 0.00 0.00
1 Min fr Formular herunterladen + kopieren

C Firma 7 1.06 1.06 0.00 19 0.00 0.00 1.00 3.00 analog Typ B 3.00 dito 0.00 0.00 0.00 0.00 3.00 analog Typ A 2.00 dito 0.00 0.00 dito 0.00 0.00 V V V V V V V V V 0.00 0.00 0.00 0.00 1.06 1.06 0.00 0.00 Fix Variabel -0.33 -1.67 Vorschlag Experten Bemerkungen (zum Vorschlag) (Median) 5.00 8.00 Firma 7 fr dieses Segment Ausnahme (-> ausschliessen)

Workshop Experten
alt neu alt neu alt neu alt neu alt neu alt neu
20 Min. fr alle MA (Hochleistungdrucker, keine Archivierung, persnl. Verteilung)

Total pro alter LA in Min.

Total pro neuer LA in Min.

Mehr-/Minderaufwand in Min.

Anzahl Lohnausweise Stichproben 1.00 5.00 5.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2.70 2.70 0.00 0.00

Segment 1-19, Typ C:

Lohnausweisbeschaffung

Vorbereitungen (zum Ausfllen Lohnausweise)

Ausfllen Lohnausweis

Alle Daten im Lohnausweis nochmals berprfen Lohnausweise drucken, kopieren, archivieren, austeilen, versenden

Beantwortung unterjhriger Rckfragen

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(+) Mehraufwand (-) Minderaufwand

Firmen-Typ Firma Segment 20-249, Typ C 3.43 2.69 3.28 3.82 8.25 8.25 0.00 23 9.89 F F F F V V V V 0.00 2.25 1.55 30.00 30.00 45.00 dito 2.50 2.00 45.00 30 Min. in diesem Segment ist die Regel V V F F 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 90.00 90.00 dito 90.00 0.00 0.00 90.00 Im Schnitt 1-2 Stunden (Firma 10 = Ausnahme) 9.89 120.06 120.06 0.00 0.00 0.43 0.43 2.17 2.17 0.00 0.00
Im Nomalfall = 0 da NLA integirert lnger als Firma 10 weil gestaffelt drucken

C Firma 8 4.17 3.26 -0.91 99 0.00 0.00 90.09 90.09 0.00 0.00 0.00 0.00 2.88 1.97 29.70 29.70 0.00 30.00 0.00 30.00 0.44 1.13 0.64 2.33 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 6.00 60.00 6.00 90.00 0.00 0.00 1.50 7.50 150 150 -0.21 -1.45 Fix Variabel -0.75 -0.54 Vorschlag (Median) Experten Bemerkungen (zum Vorschlag) 5.00 4.00 analog Typ A 0.49 1.73 0.70 3.18

C Firma 9

C Firma 10

C Firma 11

Workshop Experten
alt neu alt neu alt neu alt neu alt neu alt neu

Total pro alter LA in Min.

Total pro neuer LA in Min.

Mehr-/Minderaufwand in Min.

Anzahl Lohnausweise Stichproben

Segment 20-249, Typ C:

Lohnausweisbeschaffung

Vorbereitungen (zum Ausfllen Lohnausweise)

Ausfllen Lohnausweis

Alle Daten im Lohnausweis nochmals berprfen Lohnausweise drucken, kopieren, archivieren, austeilen, versenden

Beantwortung unterjhriger Rckfragen

Studie ber den neuen Lohnausweis Messung der administrativen Belastung durch den Lohnausweis

(+) Mehraufwand (-) Minderaufwand

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Firmen-Typ Firma C Firma 12 1.00 1.10 0.10 800 8.00 0.00 0.00 1,250.00 1,250.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.10 0.10 0.00 0.00 F 240.00 F 240.00 V 0.66 V 0.66 V 0.00 0.00 1.00 Median (Firma 15 ausgeschlossen) 1.00 Firma 14 ist die Regel, d.h. kein Mehraufwand 240.00 im Schnitt 1/2 Tag bers ganze Jahr 240.00 dito
Hochleistungsdrucker

C Firma 13 1.72 2.22 0.50 2,200 0.00 F F F F V V V 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 143.50 240.00 dito 0.00 30.50 240.00 Median (Firma 13 ausgeschlossen) 0.00 0.00 0.00 968.00 0.00 0.00 0.87 0.87 0.66 0.72 242.00 242.00
Temporre Datenerfassung

C Firma 14 0.66 0.66 0.00 6,000 0.00 0.00 180.00 180.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.53 0.53 600.00 600.00 Experten Bemerkungen (zum Vorschlag) 0.00 Lohnausweis in Lohnbuchaltung integriert 0.00 dito 25,000 0.00 0.00 Fix Variabel 0.01 Vorschlag (Median) 0.00 0.15 0.71 1.06 0.15 0.69 Segment 250+, Typ C 1.06

C Firma 15

Workshop Experten
alt neu alt neu alt neu alt neu alt neu alt neu 48.00 48.00 0.96 0.85 0.00 0.00 0.00 0.00 64.00 64.00 0.00

Total pro alter LA in Min.

Total pro neuer LA in Min.

Mehr-/Minderaufwand in Min.

Anzahl Lohnausweise Stichproben

Segment 250+, Typ C:

Lohnausweisbeschaffung

Vorbereitungen (zum Ausfllen Lohnausweise)

Ausfllen Lohnausweis

Alle Daten im Lohnausweis nochmals berprfen Lohnausweise drucken, kopieren, archivieren, austeilen, versenden

Beantwortung unterjhriger Rckfragen

Studie ber den neuen Lohnausweis Messung der administrativen Belastung durch den Lohnausweis

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bei 15% Druck 2.Seite aufgrund Platzmangel Position 3 und 15 Nacharbeiten entfallen beim Wechsel auf SAP

(+) Mehraufwand (-) Minderaufwand

keine Angaben fr Firma 15

Studie ber den neuen Lohnausweis Messung der administrativen Belastung durch den Lohnausweis

A.6

Vorschrifteneinhaltung beim alten und neuen Lohnausweis

Vergleich der Formulare und Vorschrifteneinhaltung (E-Mail von SECO, 28.11.08):


Alter Lohnausweis Neuer Lohnausweis Vernderung Felder Felder absolut % Beitrge fr den Einkauf in die berufliche Vorsorge m 1.02% 10.2 2.35% 1.32 129.10% Unentgeltliche Befrderung zwischen Wohn- und Arbeitsort w 0.69% F 6.83% 6.14 886.11% Kantinenverpflegung/Lunch-Checks/Bezahlung von Mahlzeiten x 2.39% G 17.94% 15.55 650.29% Beteiligungsrechte z 0.50% 5 1.01% 0.51 101.39% Bemerkungen Bem. 14.24% 15 61.70% 47.46 333.29%

Anhand von 600 alten und 600 neuen Lohnausweisen aus 6 Kantonen (BE, BL, BS, JU, NE und VD) wurde ausgewertet, wie oft welche Lohnausweisposition ausgefllt wurde. Anhand dieser Angaben und der Analyse der Wegleitungen wurde eruiert, wie sich das Ausfllen dieser Positionen zwischen dem ALA und NLA entwickelt hat. Dies lieferte einen Hinweis auf die Entwicklung der Vorschrifteneinhaltung. Dabei ist zu bercksichtigen, dass es sich um eine relativ kleine Stichprobe handelt, im Vergleich zur Anzahl jhrlich ausgefllten Lohnausweisen. Im Folgenden werden die wichtigsten Ergebnisse prsentiert. Die Vorschriften bezglich unentgeltliche Befrderung zwischen Wohn- und Arbeitsort sowie Kantinenverpflegung, Lunch-Checks und Bezahlung von Mahlzeiten haben sich nicht verndert. Man beobachtet aber, dass die Positionen neu viel fter als bis anhin ausgefllt werden, nmlich 6 bis 9 Mal hufiger. Weniger hoch aber immer noch eindeutig, ist die Zunahme beim Ausfllen der Bemerkungen. Diese Position, fr welche die Vorschriften beim NLA mit denen im ALA im Wesentlichen identisch sind, wird heute in fast 2/3 der Flle ausgefllt, whrend die Position frher nur fr knapp 15% der Lohnausweise ausgefllt wurde. Dies entspricht einer Zunahme von ber 300%. Schliesslich werden die Felder Beitrge fr den Einkauf in die berufliche Vorsorge und Beteiligungsrechte im neuen Lohnausweis doppelt so oft ausgefllt als im ALA. Auch weitere Positionen werden im NLA fter ausgefllt, als es im ALA der Fall war. Allerdings ist dort der Unterschied weniger auffallend, oder der Vergleich wird durch das Zusammenfgen von bisherigen Positionen im NLA erschwert. Fr vergleichbare Positionen gibt es zudem keine Felder, die im NLA deutlich weniger ausgefllt werden als im ALA. Der Vergleich der Formulare deutet also auf eine verbesserte Einhaltung der Vorschriften beim NLA. Neben der administrativen Entlastung wurde somit mit dem NLA auch eine hhere Vorschrifteneinhaltung erreicht.

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