Tecnicas de Diagnostico y Planeacion Documental

TCNICAS DE
DIAGNSTICO Y PLANEACIN DOCUMENTAL

GUA DE AUTOAPRENDIZAJE
DANIEL MARTNEZ BONILLA
TCNICAS DE DIAGNSTICO Y PLANEACIN DOCUMENTAL
GUA DE
AUTOAPRENDIZAJE
TCNICAS DE DIAGNSTICO
Y PLANEACIN DOCUMENTAL
MODALIDAD DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA
DANIEL MARTNEZ BONILLA
SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA
MXICO, 2004
SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA SUBSECRETARA DE EDUCACIN SUPERIOR E INVESTIGACIN CIENTFICA DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA TCNICAS DE DIAGNSTICO Y PLANEACIN DOCUMENTAL (SERIE GUAS DE AUTOAPRENDIZAJE) MODALIDAD DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA MXICO 2004 PRODUCCIN EDITORIAL Y CORRECCIN DE ESTILO: IVONNE BAUTISTA CARMONA
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NDICE PGS. INTRODUCCIN.....................................................................................................................................5 OBJETIVO GENERAL.............................................................................................................................6 EVALUACIN DIAGNSTICA ..............................................................................................................7 UNIDAD I EL DIAGNOSTICO 1.1 Generalidades ................................................................................................................................10 1.2 Diagnstico Archivstico ..................................................................................................................12 1.3 Importancia del diagnstico y mbito de aplicacin.........................................................................14 1.4 Etapas del diagnstico ...................................................................................................................16 1.4.1 Planeacin ...................................................................................................................................19 1.4.2 Desarrollo ....................................................................................................................................20 1.4.3 Anlisis y evaluacin de resultados ..........................................................................................21 1.4.4 Informe final y propuesta de solucin .........................................................................................22 UNIDAD II ETAPAS DEL DIAGNOSTICO 2.1 Planeacin del diagnstico .............................................................................................................28 2.1.1 Objetivos ......................................................................................................................................31 2.1.2 Tiempos .......................................................................................................................................33 2.1.3 Instrumentos de recoleccin de datos ..........................................................................................34 2.2 Desarrollo ........................................................................................................................................37 2.2.1 Informacin institucional ..............................................................................................................37 2.2.2 Informacin de los procesos tcnicos del archivo .......................................................................38 2.2.3 Informacin de recursos .............................................................................................................43 UNIDAD III ANLISIS Y ELABORACIN DE PROPUESTA 3.1 Anlisis y evaluacin de resultados de la informacin ..................................................................50 3.1.1 Anlisis de la informacin ...........................................................................................................50 3.2 Informe final y Propuesta de solucin ............................................................................................51 3.2.1 Establecimiento de metas ...........................................................................................................53 3.3 La planeacin en un sistema documental ......................................................................................54 3.4 El estudio de viabilidad ...................................................................................................................59 3.4.1 Costo beneficio ............................................................................................................................59 ANEXOS ...............................................................................................................................................67 BIBLIOGRAFA .....................................................................................................................................68
INTRODUCCIN
Momentos de transformaciones son los que cambian al mundo, rompen paradigmas y afloran nuevas concepciones y realidades. Desde tiempos inmemoriales cuando se tuvo una visin de que slo se trasciende con huellas claras, los documentos, las bibliotecas y los archivos han ocupado un sitio relevante para el progreso de las organizaciones y de las sociedades. Hoy son un factor determinante para el desarrollo integral de un pas, ya que tienen una gran ingerencia en cualquier actividad humana por sencilla que parezca, repercuten en las decisiones acertadas y son una caracterstica de las sociedades actuales, tan es as que el grado de desarrollo se mide en muchas ocasiones por el nivel de desarrollo y cultural. Esta Gua llamada Tcnicas de Diagnstico y Planeacin Documental, est estructurada y dirigida para la elaboracin y aplicacin de un Diagnstico Archivstico y la Planeacin que se debe hacer despus de haberlo concretado. La Gua toca diversos temas que son reales y prcticos, pero no solamente te debes quedar con lo que en el texto se dice, te invito a que lo reflexiones, leas y vuelvas a reflexionar, ya que esta materia da la pauta para seguir investigacin. Las unidades que se tratan, estn enfocadas a conceptos generales y a las etapas que comprende el diagnstico. La primera parte es el enfoque global de toda la Gua, conceptos y el inicio a comprender que es y lo que se debe considerar en los diagnsticos. La segunda y tercera unidad son las partes que integran al Diagnstico, la planeacin, el desarrollo, el anlisis y por ltimo la estructuracin de una propuesta. Se tocan muchos temas administrativos, Y tambin temas de carcter tcnico que en cohesin forman esta Gua. Adems, se incluyen actividades de investigacin documental y otras prcticas, te sugiero que las realices ya que son parte importante de la enseanza-aprendizaje. Los temas que se comprenden estn basados en la bibliografa, con esto no queremos decir que sean lo nico en textos, existen varios de donde se pueden retomar conceptos aplicables. Por tal motivo, te invito a que investigues, no solamente en esta rea, sino en todas las dems y contribuyas a la expansin de nuestra profesin. Nuevamente te hago una cordial invitacin a que curses esta asignatura con el mismo inters y empeo con el que has cursado las otras y todos los comentarios que tengas nos los hagas llegar a la brevedad posible, con la seguridad de que se tomarn en cuenta y desde luego que son bienvenidos. Albert Einstein dijo alguna vez: No conozco mejor fbrica que el compromiso y la imaginacin, as que: Bienvenido a esta asignatura!!!! CORDIALMENTE
EL AUTOR
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OBJETIVO GENERAL DE LA GUA
AL TRMINO DE LA GUA, EL ALUMNO:
TENDR LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA DISEAR Y APLICAR UN DIAGNSTICO EN UNA UNIDAD DOCUMENTAL A TRAVS DE LAS TCNICAS Y MTODOS DE PLANEACIN DOCUMENTAL.
EVALUACIN DIAGNSTICA
El siguiente cuestionario tiene la finalidad de explorar en las reas que se relacionan con esta materia; si tienes alguna duda consulta las Guas anteriores y/o consulta con tu asesor. 1. CULES SON LOS RECURSOS QUE INTEGRAN A LOS ARCHIVOS? DESCRBELOS Y CITA UN EJEMPLO DE CADA UNO DE ELLOS.
2.
DESCRIBE, QU ES UN SISTEMA?
3.
A QU SE LE LLAMA SISTEMA ABIERTO?
4.
QU ES UN SISTEMA ARCHIVSTICO? CUL ES SU FUNCIONAMIENTO COMO UNA UNIDAD DOCUMENTAL?
5.
DESCRIBE LOS MTODOS PARA LA RECOPILACIN DE INFORMACIN
6.
QU ES UN PROCEDIMIENTO?
7.
CUL ES LA DIFERENCIA ENTRE UN OBJETIVO Y UNA META?
8.
MENCIONA QU SE DEBE TENER EN CUENTA ANTES DE PLANEAR PARA UN ARCHIVO?
9.
PARA QU NOS SIRVE EVALUAR O CONOCER EL FUNCIONAMIENTO DE UN ORGANISMO ADMINISTRATIVO O SOCIAL? DESCRIBE BREVEMENTE
10.
DE ACUERDO A LO QUE HAS VISTO EN OTRA MATERIAS, CUL CREES QUE SEA LA RELACIN CON ESTA MATERIA?
Enva a tu asesor
OBJETIVO DE LA UNIDAD I
AL TRMINO DE LA UNIDAD, EL ALUMNO:
RECONOCER LA IMPORTANCIA DEL DIAGNSTICO, AS COMO CADA UNA DE LAS ETAPAS QUE LO COMPONEN.
PARA INICIAR ESTA GUA, ES MUY IMPORTANTE QUE REALICES LA SIGUIENTE ACTIVIDAD, SI TIENES ALGUNA DUDA CONSULTA A TU ASESOR.
Actividad
Visita un Archivo Histrico o una biblioteca y realiza lo siguiente: Observa una escena qu es lo que ves? qu hay? Describe lo que observaste. Cmo funciona lo que observaste? Describe en qu puede mejorar su funcionamiento Qu propondras para su mejora. Explica por qu
Enva a tu asesor
UNIDAD I EL DIAGNSTICO
I.1 GENERALIDADES DEL DIAGNSTICO Los orgenes del diagnstico, se remontan a los orgenes del hombre mismo, se emple y se sigue empleando en el ramo de las ciencias mdicas con mayor frecuencia, sin embargo hace algunas dcadas se aplica el trmino en diferentes reas sociales y administrativas, una de ellas es la Archivonoma. El diagnstico dirige y enfoca sus observaciones a la resolucin de problemas. Dependiendo de los sntomas que se presenten y los signos descubiertos, reconoce el problema y su magnitud, busca las alteraciones que se deben sanar y corregir, paralelamente a otras funciones u rganos que en apariencia no estn alterados pero que sean una causa posible, probable o paralela al problema. Los diagnsticos Archivsticos se sustentan en principios administrativos, ya que los archivos son reas administrativas que funcionan como subsistemas de un sistema total. Caso un tanto diferente es el de los archivos histricos que suelen trabajar como sistemas completos y un tanto independientes, como a continuacin lo vemos:
INSTITUCIN
REA ADMVA.
REA ADMVA.
ARCHIVO
REA ADMVA.
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ARCHIVO HISTRICO
ARCHIVO HISTRICO
TRANSFIERE DOCUMENTOS
PROCESA
INSTITUCIN
INVESTIGACIN CREA NUEVAS FUENTES CON LOS DOCUMENTOS PRIMARIOS
El diagnstico permite el acercamiento a los problemas de una unidad documental, aunque este acercamiento puede ser muy estrecho, no llega a ser exacto en su totalidad, por la razn de que ningn diagnstico puede ser tan amplio o denso que determine de forma exacta la raz de los problemas. Sin embargo deben ser objetivos y claros para evitar errores al momento de dar la o las alternativas de solucin. En el fondo, el diagnstico no pretende hacer trabajos de adivinanza, sino de sustentar lo que se haga y se cuenten con los parmetros para la evaluacin concreta y objetiva. Las formas para realizar los diagnsticos son diversas, debido a que deben ser acopladas a las necesidades de una unidad documental para as, llegar a un juicio concreto y acertado. Existen diagnsticos para diferentes causas, vistos desde un enfoque organizacional descubren puntos en los que se carece o se tienen dificultades. Estos pueden ser variables y est en cualquier rea o recurso archivstico que sea evaluado. A continuacin se citan los mtodos para hacer un diagnstico, de los cuales nicamente se describirn tres que se han considerado los ms importantes. Como hacer un diagnstico Existen siete mtodos para hacer un diagnstico organizacional: Investigacin de diagnstico por un consultor. Anlisis de la filosofa del directivo principal. Anlisis del trabajo previo a un seminario sobre estrategia corporativa. Anlisis del diseo de la organizacin. Investigacin con instrumentos de diagnstico. Anlisis de la respuesta del consultor. Autoinvestigacin del diagnstico de la organizacin.
Investigacin diagnstica por un consultor El mtodo ms comnmente utilizado es que un consultor pida sus opiniones a los miembros de la organizacin. Si es competente har distincin entre los sntomas y las causas, e identificar las
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dificultades fundamentales. Los resultados de su investigacin por lo general son proporcionados a la organizacin en forma de reporte, el cual puede tener una distribucin limitada o amplia. Anlisis de la respuesta del consultor El consultor puede utilizarse a si mismo como un instrumento, en forma muy semejante a como lo hace un psiquiatra. A menudo lo que le sucede al consultor es un buen indicador de la dinmica de la organizacin; por ejemplo: va y viene de un grupo a otro? Qu grupo lo llev hasta all? Se le trata con franqueza y confianza? Tienen miedo los gerentes de ser mal interpretados por l? Estn los altos directivos estrechamente vinculados en el procedimiento de diagnstico del consultor? Considerando independientemente, es posible que cualquiera de estos factores sea malinterpretado, pero, si se les estudia en combinacin con otros indicadores, pueden proporcionar un cuadro bastante exacto de la organizacin. Autoinvestigacin del diagnstico de la organizacin La autoinvestigacin del diagnstico de la organizacin puede llegar a convertirse en un mecanismo poderoso y desparalizante. Por lo general, se utiliza solo en compaas que poseen un grado considerable de apertura o una estructura de poder un tanto plena. El anlisis lo hacen los mismos miembros de la organizacin en ocasiones, un equipo integrado por trabajadores y ejecutivos- en forma similar a como lo hara un consultor externo. El equipo prepara un resumen de sus hallazgos principales y los presenta pblicamente a la organizacin, animado por el espritu de decir: stos son nuestros problemas; vamos a resolverlos juntos. Tal vez este enfoque no tendra xito en la mayora de las organizaciones, pero, cuando se le utiliza en forma adecuada, las fuerza en pro de un cambio creativo es dramtica. 1
1.2 DIAGNSTICO ARCHIVSTICO Con un fundamento terico y acreditable, el diagnstico archivstico es mnimo. Carece de una plataforma slida, aunque sabemos que es una realidad que se lleva a cabo con menor o mayor credibilidad, dependiendo de quien lo aplique y la experiencia que lo avale, lo cual es un medio para darle mayor veracidad al mismo. Las tendencias actuales, no solamente en las reas documentales, sino en muchas otras, buscan la optimizacin de las organizaciones, en donde las funciones y actividades se realicen eficientemente. En este sentido las organizaciones tienden a ser organizaciones moleculares y proactivas, obtienen ms por menos, es decir mejor productividad con menos recursos, mejores servicios ms rpidos con un costo menor y sobre todo mejorando la calidad. Con la correccin de desviaciones, se pretende disminuir cargas de trabajo, tiempos muertos, procedimientos errneos, etc., por lo tanto:
El diagnstico es un conjunto de interacciones continuas e integradas que representan la evaluacin y anlisis de las condiciones en que se encuentra el archivo.
Administracin Aplicada. Salvador Mercado. Pg. 322
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En su conjunto incluye una secuencia que comprende diversos aspectos de evaluacin entre los cuales encontramos: el anlisis documental y de procedimientos, las condiciones fsicas del local o inmueble y/o distribucin de reas, el mobiliario y equipo utilizado y el personal que labora en l; como segunda parte s concluye con una propuesta para resolver los problemas detectados, tomando en cuenta lo viable que resulta su aplicacin. Para llevarlo a cabo es indispensable planear previa y posteriormente al diagnstico. Por tal razn diagnstico y planeacin se encuentran vinculados, desde el principio hasta el final. EL DIAGNSTICO Y LA PLANEACIN El momento oportuno de aplicar un diagnstico es cuando: algo no se hace cuando se debe hacer o cuando algo no funciona como debiera funcionar, es decir cuando se detecta un problema, una disfuncin y se quiere resolver, y desde luego se desean conocer las causas que lo originan. Un porcentaje bastante alto en las organizaciones, sus archivos no fueron diseados para cumplir su propsito, por ello cuando el crecimiento ha salido de control, se vuelve difcil la situacin y a veces casi incontrolable, sobre todo en la bsqueda de documentos en un inmenso mar de documentos. A diferencia de cuando se ha diseado para cumplir su propsito, el diagnstico se vuelve una evaluacin sencilla y la o las alternativas de solucin se convierten en recomendaciones que se cumplen fcilmente. La planeacin est presente en dos etapas del diagnstico: a) Antes de realizarlo y b) Despus de realizarlo La planeacin antes de, es el cmo se va a realizar y despus de, es el qu, es decir lo que se har. Quedando en el entendido de que lo propuesto depende en gran medida de las estrategias del profesionista. Caractersticas del Diagnstico Archivstico El diagnstico Archivstico tiene caractersticas que permiten su adecuada estructura y aplicacin, por lo que debe ser: 1. Conveniente Es conveniente cuando el cliente y el proveedor obtendrn una ganancia; un buen resultado contribuye a la satisfaccin de ambas partes, no solo econmicas sino laborales y profesionales. 2. Factible El diagnstico debe enfocarse a lo real. Debe estar sustentado en lo posible, y ver que tan viable resulta su aplicacin. 3. Flexible La rigidez del diagnstico no permite que ante problemas inesperados se tengan los recursos suficientes para enfrentarlos, lo cual significa que es casi imposible el manejo del conflicto y el riesgo de que la informacin recabada no sea la adecuada.
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1.3. IMPORTANCIA DEL DIAGNSTICO Y MBITO DE APLICACIN El ser humano por mucho tiempo ha buscado la forma de identificar sus problemas, las causas que los originan y sobre todo la forma de resolverlos oportuna y confiablemente. No cabe duda que esto se ve reflejado en diversos problemas que se dieron en la antigedad y que se siguen dando continuamente, como es el de las enfermedades. Las enfermedades desde un punto de vista simple, son un conjunto de signos de carcter peculiar que reflejan y ocasionan un disfuncionamiento en un organismo vivo. La finalidad de ejercer un diagnstico, va ms all de buscar e identificar el problema, pretende encontrar causas y solucionarlas, logrando el cambio permanente a travs de un saneamiento. El diagnstico archivstico est sustentado en la administracin, de hecho est basado en el diagnstico administrativo, desde luego con la aplicacin de aspectos terico-prcticos de la Archivonoma como ms adelante lo veremos. Ramiro Carrillo, nos dice: La deteccin de problemas y la formulacin de recomendaciones en las estructuras organizativas y funcionales, as como en los sistemas y procedimientos bsicos de trabajo, constituyen la esencia del diagnstico administrativo. 2 Bajo este contexto el diagnstico abre una puerta de posibilidades obligando a mejorar las caractersticas de lo que se pretende corregir e inclusive formar un crculo de feedback o retroalimentacin, como lo representa el siguiente esquema:
DIAGNSTICO REA DOCUMENTAL RETROALIMENTACIN REACCIN En sntesis, los diagnsticos Archivsticos pretenden alentar el anlisis integral y respuestas acordes a las necesidades reales de la institucin. Vctor M. Martnez, dice: En cuanto a la definicin de la palabra diagnstico, las races etimolgicas del trmino permiten deducir su significado cientfico: da (a travs) y gnosis (conocer). Por lo tanto, se trata de conocer a travs de o por medio de. A modo de definicin, se puede decir que el diagnstico es la conclusin del estudio de la investigacin de una realidad, expresada en un juicio comparativo sobre una situacin dada. 3 En si, el diagnstico est enfocado a conocer los problemas y causas que lo originan. Carrillo, Landeros, nos dice: El diagnstico administrativo es un medio de primer orden en el conocimiento de la naturaleza, caractersticas y origen de los problemas que afectan al funcionamiento normal de una organizacin, provee los elementos para saber cuales son las condiciones que prevalecen en su entorno al percibir tanto lo referente al anlisis
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IMPACTO
Metodologa y Administracin. Carrillo Landeros Ramiro. Pg. 216 Teora y Prctica del Diagnstico Administrativo. Martnez Chvez Vctor M. Pg. 20
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cualitativo y cuantitativo de los recursos humanos, financieros y materiales, como el tipo de problemas por enfrentar y las posibilidades institucionales de respuesta. 4 Lo anterior, relacionndolo con el mbito documental, da como hecho que el factor ms importante y del cual muchas organizaciones adolecen es la adecuada organizacin y una definicin como tal, es decir que cuente con todos aquellos instrumentos y elementos que la hagan recuperable en el momento oportuno con la confiabilidad que requiere el cliente-usuario. Los archivos, bibliotecas, centros de informacin y todos aquellos relacionados con la documentacin-informacin, son reas administrativas y por lo tanto se deben tratar como tales, aunque en aspectos tcnicos sean muy especficos y eso sea la diferencia, para lo cual. Los diagnsticos Archivsticos son vistos en dos formas: a) En el sentido amplio y b) En el sentido estricto a) En el sentido amplio, abarcan diversas reas que conforman el archivo como son: reas de procesos, los recursos materiales y los recursos humanos (como est contemplado en esta Gua). La amplitud de un diagnstico de este tipo puede ser tan extensa que se deben cuidar aspectos importantes, para no perderse es por ello que debemos tener cuidado en la recoleccin de datos y sobre todo en el anlisis y procesamiento de informacin, ms an en la elaboracin de la propuesta de solucin. Aunque una caracterstica favorable de la aplicacin de una propuesta derivada de un diagnstico amplio, es que los resultados se ven reflejados en menor tiempo. b) En el sentido estricto, los diagnsticos estn enfocados a un rea especfica es decir, a los procesos tcnicos, a la evaluacin de los recursos humanos, etc. Cuando se lleva a cabo un diagnstico de este tipo, evita el grado de error o el amontonamiento de errores, hacindolo ms veraz y con informacin completa y especifica. A continuacin vemos un cuadro comparativo de las dos formas del diagnstico. El siguiente cuadro describe las caractersticas de los tipos de diagnstico.
DIAGNSTICO AMPLIO
DIAGNSTICO ESTRICTO
1. ABARCA TODAS LAS REAS DE UNA UNIDAD DOCUMENTAL.
1. TIENDE A SER MS PRECISO POR EL ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN. 2. LA EVALUACIN Y ANLISIS ES EN MENOR TIEMPO, DE IGUAL FORMA LA PREPARACIN DE RESULTADOS. 3. EL ANLISIS Y LA PREPARACIN DE RESULTADOS DEBEN SER
2. EL TIEMPO DE LA EVALUACIN TIENDE A AMPLIARSE POR SER DE MAYOR MAGNITUD. 3. EL ANLISIS Y LA PREPARACIN DE RESULTADOS DEBEN SER
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Metodologa y Administracin. Carrillo Landeros Ramiro. Pg. 216
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OBJETIVOS PARA EVITAR ERRORES POSIBLES SUPUESTOS.
OBJETIVOS PARA EVITAR ERRORES POSIBLES SUPUESTOS.
4. POR SER AMPLIA, LA PROPUESTA DE SOLUCIN ES MAYOR Y SOBRE TODO LA TOMA DE DECISIONES DE QUINES COMPRAN LA IDEA DEL DIAGNSTICO, TARDAR PARA SER APROBADA, (NO SIEMPRE). 5. EL COSTO SE INCREMENTA CONSIDERABLEMENTE POR INCLUIR TODAS LAS REAS.
4. EL COSTO ES MENOR POR ABARCAR UN REA ESPECFICA.
6. EL BENEFICIO ES MLTIPLE, LOS RESULTADOS SON PARALELOS Y SE DAN EN MENOR TIEMPO.
5. LAS DECISIONES DE COMPRAR LA IDEA TIENDEN A TOMARSE RPIDAMENTE, (NO SIEMPRE) YA QUE EL COSTO ES MENOR Y LA SOLUCIN IMPLICA REDUCCIN DE TIEMPO. 6. EL BENEFICIO ES NICAMENTE A UN REA Y POR LO TANTO EL RESULTADO INTEGRAL ES PAULATINO.
Su aplicacin, responde a cualquier tipo de archivo, sea administrativo, histrico o especial. La metodologa que se utilice es la misma, la diferencia son las caractersticas a evaluar, por ejemplo, las caractersticas de un archivo activo pequeo son diferentes a uno de mayor volumen y totalmente diferente a un archivo de carcter histrico. Por ejemplo:
CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO DE TRMITE
CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO HISTRICO
Aunque sean diferentes en la informacin recabada, el diagnostico y la propuesta de solucin y/o las recomendaciones que se hagan sern tan explcitos como sean necesarios. Cmo recabar la informacin? Cmo analizarla?
1.4 ETAPAS DEL DIAGNSTICO Las siguientes unidades estn destinadas al desarrollo de las etapas que conforman al diagnstico, en este punto de la unidad solo se desarrollarn de forma general. Se plantean cuatro etapas: 1. 2. 3. 4. Planeacin Desarrollo Evaluacin de recursos y anlisis de resultados (interpretacin de datos) Propuesta
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Los tres primeros puntos son los que constituyen al diagnstico en su esencia y el ltimo es el que le da la fuerza y la estructura formal y objetiva, en donde se plantean las alternativas de solucin a los problemas detectados. El diagnstico y la planeacin documental, enfocados a la solucin de problemas, estn estrechamente vinculados entre el profesional que lo realiza y la o las personas que tendrn que aprobar la propuesta. Es importante que las decisiones que se tomen sean con bases firmes y sin preferencias, tomando en cuenta los beneficios que traern consigo en un futuro. Cumplir con las expectativas de las personas a quienes se les presentar el diagnstico o bien solamente la propuesta, determina el resultado de una sana decisin, bajo este enfoque se incrementa la posibilidad de que sea aprobado. Para establecer esta relacin de modo formal y sobre todo profesional, se debe comprender que no solamente existe laboralmente, sino que es una relacin de cliente-proveedor.
RELACIONES INTERNAS CLIENTE-PROVEEDOR Las relaciones que se establecen para llevar a cabo el diagnstico, determinan que pueda verse afectado positiva o negativamente, depende en gran medida de los conceptos con los que se trabajen. Toda organizacin debe estar orientada a satisfacer necesidades y expectativas de clientes externos a travs de un bien o servicio que se proporcione, de igual forma la funcionalidad de una institucin se crea con clientes y proveedores internos. El proveedor interno ser aqulla persona o grupo de personas que proporcionan un trabajo, un bien o servicio a sus clientes dentro de la organizacin. El cliente interno, no se limita al usuario final del servicio, sino que va ms all, es aquella persona o personas que reciben el fruto del trabajo del proveedor. Es comn que se establezcan relaciones cliente-proveedor externo; dada esta situacin el diagnostico ser realizado por un profesionista ajeno a la institucin. En la realizacin del diagnstico, la relacin cliente-proveedor tiene que estar bien definida de ello depende el xito del mismo, como a continuacin lo vemos con los siguientes factores: 1. Existe una decisin compartida y compromiso mutuo 2. Disponibilidad de informacin necesaria 3. Voluntad para solucionar el problema
FACTORES QUE DETERMINAN UN BUEN DIAGNSTICO Decisin compartida y compromiso mutuo Qu es una decisin compartida? Es la integracin de necesidades que existen entre ambas partes, es decir la parte que necesita el servicio y la parte que aplica el diagnstico, proporciona el servicio y da solucin al problema.
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El compromiso mutuo al igual que la decisin compartida se da desde la perspectiva clienteproveedor, en el entendido que es la relacin existente entre quien adquiere un servicio y quien lo proporciona y se da cuando estn dispuestos a interactuar para reconocer y solucionar la desviacin presentada. Interactuar se debe entender como la inversin de tiempo, planteamiento de necesidades, intercambio de informacin y la tica profesional aplicada al servicio que se de. Disponibilidad de Informacin Necesaria Para recabar los datos necesarios como regla, el cliente debe proporcionar toda la informacin posible al proveedor. Con esto queda manifestado que el cliente-proveedor no solo se da de manera externa (como en ocasiones se entiende), sino tambin de forma interna en una institucin en donde existen clientes y proveedores internos. Por ejemplo: en donde exista el problema ser el cliente y quien pretende solucionarlo ser el proveedor, caso contrario, el que proporcione la informacin ser el proveedor y el que la recibe ser el cliente. En el siguiente esquema se ve la relacin cliente-proveedor, en donde puede ser interna o externa.
REQUIERE INFORMACIN PROVEDOR CLIENTE
SE CONVIERTE EN
SE CONVIERTE EN
CLIENTE PROPORCIONA INFORMACIN
PROVEDOR
Con este esquema se pretende tener una idea ms clara de lo que es el cliente y el proveedor. Para complementar este apartado, cabe destacar que los diagnsticos deben ser elaborados por profesionistas de la Archivonoma que laboran dentro de una institucin o que proporcionan un servicio externo a la misma. Voluntad para solucionar el problema La solucin de problemas est condicionada a la responsabilidad que asuma cada parte, los dueos del problema y el que intervendr como solucionador del problema. Como primera parte se debe dar a partir de la evaluacin y desarrollo del diagnstico y como segunda parte del informe y la alternativa que se plantee. Si una de las partes no estuviera dispuesta en su totalidad a cumplir su misin no se lograra cerrar el crculo y se dificultara integrar una solucin real.
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1.4.1
PLANEACIN
Responde a las preguntas qu se va hacer? y cmo se va hacer? La planeacin diagnstica, es ver el futuro inmediato 5 . Comprende la estructuracin de planes, ideas y previsiones. Aunque pareciera que es muy concreta y simple, va ms all de una simple perspectiva, incluye una amplia previsin de factores que puedan ser motivo de prdida de tiempo e incluso desviaciones del objetivo principal. En la planeacin deben plantearse una serie de estrategias reales y factibles que logren la conclusin del objetivo satisfactoriamente. La planeacin diagnstica est enfocada a: Delimitar y analizar lo que se va a hacer Los aspectos a evaluar Como se va a evaluar El mtodo de anlisis de la informacin Propuestas, sugerencias, recomendaciones y observaciones
Delimitar y analizar lo que se va a hacer Los recursos a evaluar son el objetivo del diagnstico, los lmites se establecen desde un principio con lo cual se garantiza la amplitud que se tendr, con una visin mucho ms amplia de lo que se va incluir. Tambin, en esta parte se debe contemplar un margen de error, ya que en un futuro prximo ser muy importante para darle flexibilidad al diagnstico (que no sea rgido). Los aspectos a evaluar Una vez delimitadas las reas de accin en las cuales se diagnosticar, la siguiente fase es preguntarnos qu vamos a evaluar de esos recursos? Con esta pregunta, se establecen indicadores precisos haca cada elemento o caractersticas de los recursos, por ejemplo; si se evala el mobiliario, evaluar si es el adecuado, el material, resistencia, etc. Como se va a evaluar Cumplidas las dos etapas anteriores, la siguiente corresponde a las estrategias de cmo se evaluar, los medios y mtodos a utilizar, pueden ser la observacin directa, cuestionarios, entrevistas.
Esta planeacin es para elaborar y aplicar el diagnstico.
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El mtodo de anlisis de la informacin El anlisis de la informacin es la parte en donde se debe tener una atencin muy especial, ya que de esta ser la propuesta que se plantee. Desde luego que con esto queda en el entendido de que las etapas anteriores se estructuraron y se aplicaron satisfactoriamente. Propuestas, sugerencias, recomendaciones y observaciones Como ltima parte despus del anlisis, es importante destacar los puntos a proponer como mejoras, y prioridades. Las tres primeras etapas corresponden al previo, es decir antes de desarrollar el diagnstico.
1.4.2
DESARROLLO
Como etapa posterior a la planeacin, el desarrollo del diagnstico, corresponde a la aplicacin prctica de lo planeado. Es la fase en donde se evalan los recursos que previamente se tomaron en cuenta o que fueron delimitados, as el desarrollo es: La evaluacin del funcionamiento de los recursos que integran una unidad documental. As como la planeacin, el desarrollo tambin tiene una serie de planteamientos como son: a) El desarrollo del diagnstico est sustentado en los planes, mtodos y estrategias que se planearon previamente. b) Su estructura est basado en el orden, parte de lo general a lo particular. c) Si existe desviacin alguna por algn factor que no haya sido contemplado o que sea una variante, es el momento oportuno para ajustar lo planeado. El desarrollo del diagnstico Como ser ha mencionado reiterativamente en esta unidad, el desarrollo es el resultado de una serie de interacciones continuas e integradas. En su conjunto, incluye una serie de conductas previamente establecidas que comprenden varios componentes de cuya coordinacin depende el xito de su aplicacin. El desarrollo del diagnstico se lleva a cabo con estrategias prediseadas, aunque suelen suscitarse obstculos, lo recomendable es que se establezca un plan de contingencia que solucione los improvistos, ya que de no contar con l, es probable que ocasione un diagnstico poco confiable quedando condicionado y sin alcanzar su objetivo.
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DESARROLLO DEL DIAGNSTICO
OBJETIVO FLEXIBILIDAD PARA REACCIONAR ANTE CONTRATIEMPOS PLAN DE CONTINGENCIA PARA ENFRENTAR OBSTCULOS
OBSTCULO
Estructura ordenada El desarrollo parte de un principio bsico y es el orden, el cual desde la planeacin va de lo general a lo particular. Se estructura primeramente con las generalidades y posteriormente pasa a la evaluacin, que de igual manera debe de ser, como ms adelante lo veremos. El tener una estructura lgica permite que la tercera fase del diagnstico, sea ms rpida y sobre todo evita errores de comprensin. Si existe desviacin u omisin es el momento de ajustarse Como parte de aplicacin o trabajo de campo, tienden a presentarse problemas u omisiones que no fueron contempladas o que por falta de informacin completa no se previeron, para corregir existen dos formas; la primera es la improvisacin como se mencion anteriormente, la segunda es, si se cuenta con el tiempo suficiente se replantea o se ajusta lo que se est haciendo.
1.4.3
ANLISIS Y EVALUACIN DE RESULTADOS
Una vez recabada la informacin, la siguiente fase es analizarla y evaluarla. Qu parmetros se deben utilizar? Si bien no existen normas o estndares precisos que obliguen las condiciones o procedimientos Archivsticos debemos basarnos en algunos puntos bsicos para el anlisis y la evaluacin como son: a) Conocimiento de la teora Archivonmica b) Experiencia prctica c) Evitar el supongo que..., tengo la idea que es..., creo que... Conocimiento de la teora Archivonmica El anlisis de la teora y de procedimientos permite una visin amplia de los requerimientos de las unidades documentales, es un hecho que su anlisis y la evaluacin tiene mayor precisin cuando se hace por un profesionista, en comparacin con las personas que no dominan el rea.
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Experiencia prctica Dentro de este mbito y para la aplicacin de un diagnstico es conveniente tener experiencia, ya que proporciona un panorama ms acertado y real de la situacin de las unidades documentales, adems de que existe la posibilidad de comparar y/o aplicar qu funcion bien, qu no y cmo se hizo. Evitar el supongo que..., tengo la idea que es..., creo que... Esta fase es de comprensin y por lo tanto se deben evitar suposiciones, supuestos, ideas sin fundamento, y creencias vagas poco sustentables.
1.4.4
INFORME FINAL Y PROPUESTA DE SOLUCIN
Es la parte adicional del diagnstico e igual de importante Lo ms importante de esta fase y como regla principal es:
LA CONGRUENCIA EN LO QUE SE INFORMA CON LO QUE SE PROPONE O SUGIERE CON LA REALIDAD SOCIAL Y ECONMICA DEL ARCHIVO DIAGNOSTICADO.
Por lo cual partimos de: a) Regresar a lo que es lgico y a lo obvio b) Tener claro todas las medidas de seguridad posibles (que podra pasar si..., es pensar en extremo) Regresar a lo que es lgico y a lo obvio El anlisis y la evaluacin son la interpretacin de la informacin recabada, esto da la oportunidad de proponer de una forma abierta y con todas las variantes que se consideren adecuadas. Para tales acciones partimos de enunciados como: es conveniente por..., es obvio si se organiza as por..., de cierta forma es pensar como el cliente-usuario, sus necesidades y como le ser ms fcil recuperar la informacin. Tener claro todas las medidas de seguridad posibles Para complementar la parte anterior, la propuesta debe estar expuesta a una serie de condiciones que le permitan ser tan flexible al momento de aplicarla y de los resultados. La condicin de este punto es pensar en extremo, es decir, que podra pasar si.... Para que quede ms claro este punto se amplia en la unidad 3. Para finalizar esta unidad y a manera de resumen, el profesor Ramiro Carrillo nos dice de las PRINCIPALES ACCIONES QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN LA FORMULACIN DE UN DIAGNSTICO ADMINISTRTATIVO:
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... en su aplicacin se deben considerar ciertos pasos de naturaleza genrica, a efecto de optimizar esfuerzos y evitar dispersin en las acciones respectivas. Estos pasos reducidos a su mnima expresin son: a) Planeacin del estudio mediante la preparacin cuidadosa de las actividades ms estrechamente vinculadas con las unidades y procedimientos cuyos resultados no son satisfactorios; as como determinacin precisa de los recursos que demandarn su realizacin. b) Evaluacin previa de los propsitos, magnitud y sealamiento de causas de irregularidad que motivan el estudio, a efecto de garantizar el xito en la gestin y precisar si las acciones por emprender abarcan a la problemtica en su conjunto o slo a un sector especfico como reflejo de un malestar general. c) Obtencin de los datos que delimiten la situacin prevaleciente, de tal manera que precisen ms el problema y sirvan de basamento para la presentacin de resultados, formulacin de propuestas y posterior toma de decisiones. d) Anlisis de los datos mediante su adecuado registro, clasificacin y evaluacin, as como la verificacin de su grado de objetividad, congruencia, relevancia y vigencia, para jerarquizarlos de manera que sea factible distinguir los relativos a situaciones fundamentales de las secundarias. e) Definicin de factores limitantes, deficiencias o irregularidades, sealando su ubicacin y causas fundamentales, as como la identificacin precisa de problemas intermedios y aparentes. f) Presentacin de resultados, considerando las opciones viables, las ventajas y desventajas de la persistencia de una situacin dada frente al estado de las cosas al que se aspira y los esfuerzos y costos econmicos y sociales que tal inspiracin implica. g) Preparacin final y entrega, la cual consiste en decidir, de acuerdo con los resultados obtenidos, si es conveniente mantener una situacin cuyas causas ya son conocidas, porque no es factible superarla o no se dispone de los medios para su mejora. 6
En el esquema que a continuacin se presenta enmarca las etapas anteriores y las vemos de la siguiente forma:
Metodologa y Administracin. Carrillo Landeros. Pg. 216
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SE DESARROLL A SE PLANEA EL DIAGNSTIC
SE ANALIZA LA INFORMACI
SE HACEN RECOMENDA CIONES
ELABORA PROPUESTA S
CICLO DEL DIAGNSTICO

SE DIAGNOSTIC A SE APRUBA
PLANEA PARA MEJORA SE EVALA Y ANALIZAN RESULTADO
SE APLICA LA PROPUESTA
Actividades Actividad 1 1 2 3 Investiga por lo menos 3 autores diferentes que hablen del diagnstico administrativo y de su importancia Elabora un cuadro en donde especifiques 5 caractersticas de cada una de las etapas del diagnstico Explica su mbito de aplicacin en los archivos.
Actividad 2 1. Explica qu es el diagnstico. 2. Explica la diferencia entre la planeacin previa al diagnstico y posterior a l. 3. De los temas tratados con anterioridad, da tu opinin acerca del diagnstico amplio y del estricto. 4. Investiga 3 autores de la administracin y sus etapas, relacinalas con la Archivonoma y elabora un cuadro con las siguientes caractersticas: Ejemplo: NOMBRE DEL AUTOR ETAPA ADMINISTRATIVA 5 CARACTERSTIC AS (lo que dice) RELACIN CON LA ARCHIVONOMA (5 puntos aplicables) (como se puede aplicar al diagnstico)
Agustn Reyes P. Planeacin
Organizacin NO SE TE OLVIDE ANOTAR LA BIBLIOGRAFA
Enva a tu asesor
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EVALUACIN DE LA UNIDAD I
CONTESTA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS.
1. EXPLICA QU ES UN DIAGNSTICO
2. CUL SU RAZ ETIMOLGICA?
3. PARA QUE SE APLICAN LOS DIAGNSTICOS
4. QU ES UN DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO?
5. EXPLICA LAS CARACTERSTICAS DE UN DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO
6. EXPLICA CUAL ES SU APLICACIN
7. CUAL ES SU MBITO DE APLICACIN?
8. POR QU ES IMPORTANTE DIAGNSTICAR LAS UNIDADES DOCUMENTALES?
9. DESCRIBE LAS ETAPAS QUE COMPRENDE UN DIAGNSTICO ARCHIVSTICO
Enva a tu asesor
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OBJETIVO DE LA UNIDAD II
IDENTIFICAR LAS PARTES DEL DIAGNSTICO Y APLICAR SUS TCNICAS.
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UNIDAD II ETAPAS DEL DIAGNSTICO
2.1 PLANEACIN DEL DIAGNSTICO Hemos insistido en diferentes ocasiones que la planeacin es la base de los resultados de toda actividad, la cual tiene como plataforma conceptos que permitirn a futuro alcanzar el objetivo previsto. Autores conocidos por sus textos, han escrito y desarrollado el tema de la planeacin como son: H. Fayol (es uno de los pilares), B. E. Goetz, G. Terry, R. L. Ackoff, y muchos otros, entre ellos H. Koontz y Cyril ODonnell que sobre Planeacin dicen: planeacin es decidir en forma anticipada qu hacer, cmo hacerlo, cundo hacerlo y quin lo va hacer. La planeacin llena el vaco que existe entre dnde estamos y a dnde queremos llegar. Permite que las cosas posibles ocurran que de otra manera no ocurriran. Aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho y los factores que estn ms all de nuestro control pueden interferir an con los mejores planes, sin la planeacin los eventos se dejan al azar. La planeacin es un proceso intelectual, la determinacin consciente del curso de accin, la base del proceso de decisin, los hechos y las estimaciones establecidas. 7 La planeacin es el punto medular de muchas actividades, Salvador Mercado nos dice: Planear es tan importante como hacer, porque: a) Hace posible la utilizacin de actividades en forma ordenada y con un propsito. Todos los esfuerzos van dirigidos hacia los resultados que se deseen y se obtiene con ello una eficiente sucesin de ellos. b) Se disminuye la condicin azarosa de enfocar y ejecutar el trabajo. c) Las actividades se coordinan de tal manera que se consigue la integracin de una gran fuerza, movindose armoniosamente hacia la meta determinada. d) Se reduce el trabajo improductivo. e) Se reducen los costos y se establece la empresa. 8 La planeacin tiene una serie de principios que hacen que sta sea ms sustentable y con bases firmes. Estos principios encajan para que sean aplicados despus de haber diagnosticado una unidad documental. Los principios de la planeacin son: 1. Principio de la unidad. Debe haber un plan para cada tarea y el conjunto de stos debe de estar coordinado e integrado en forma tal que pueda decirse que existe un solo plan general. 2. Principio de la precisin. Es necesario que los planes se preparen con la mayor precisin posible y no con afirmaciones vagas o generales.
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Principles of Management. H. Koontz y C. ODonnell. Pg. 113 Administracin Aplicada. Salvador Mercado. Pg. 130
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3. Principio de la flexibilidad. Todo plan debe dejar un margen para cambios que puedan ocurrir, ya sea: a) Fijando mximos y mnimos, con una tendencia central entre ellos. b) Proveyendo anticipadamente caminos de sustitucin para tales circunstancias c) Estableciendo sistemas para su rpida revisin. 4. Principio de compromiso. La planeacin debe comprender un perodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisin. 5. Este principio indica que la planeacin a largo plazo es la ms conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y polticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos. 6. Principio de factibilidad. Todo plan debe prepararse considerando la viabilidad de los resultados. 9 La planeacin diagnstica engloba diversos aspectos an ms completos que la planeacin administrativa, estos estn basados en principios no solo administrativos sino tambin Archivsticos, para lo cual: En la planeacin diagnstica se debe: 1. No subestimar los problemas por pequeos que parezcan. 2. Comprender la solvencia econmica de la institucin a la que se le aplica el diagnstico y se elabora la propuesta. 3. Asegurarse de elegir los problemas correctos (qu se va a resolver). 4. Asegurarse que los objetivos sean claros y que toda la informacin recabada sea la adecuada. 5. Determinar y delimitar la informacin que ser til y necesaria. 6. Por ltimo, convertirse en la persona confiable para el cliente, ya que l es el que mejor conoce el problema. La planeacin del diagnstico es muy concreta, se hace y se aplica en un tiempo relativamente corto, y se identifican de dos formas: 1. La que se planea formalmente y 2. La que se planea para una eventualidad o una contingencia La planeacin formal es lo que queremos, aplicada a un diagnstico es lo que pretendemos o queremos conocer o hacer de una unidad documental. Planear para una eventualidad, se le conoce como planeacin de contingencia, lo que podra pasar, qu pasara s..., Es decir los posibles eventos que puedan ocurrir en el lapso de la aplicacin de la planeacin formal.
Op. Cit. Pg 134
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Por una parte la planeacin de contingencia es muy viable para prepararse a lo inesperado, pero tambin tiene desventajas como es la estimulacin haca actitudes negativas. Se puede pensar que va a pasar lo peor, aunque esto no fuera cierto. La planeacin de contingencia aplicada al diagnstico nos debe dar un plano paralelo si llegara a suceder, sin embargo no quiere decir que estemos esperando forzosamente sucesos que dificulten el proceso del diagnstico. La planeacin de contingencia es solo un momento de la planeacin formal. Quiere decir que solo se emplea en problemas parciales y que es necesaria una alternativa eficaz para solucionarlos. El siguiente esquema representa la planeacin de acuerdo a sus dos vertientes:
TIEMPO PLANEACIN FORMAL
PLANEACIN CONTINGENCIA
DE
PLANES
Qu eventos posibles pudieran suceder al aplicar el diagnstico? La planeacin contempla diversas etapas, estas se deben ver como un conjunto que se establece desde un inicio hasta su conclusin final. Las etapas son: a) Entender el problema. Parta lograr la interpretacin correcta del problema podemos recurrir como una ayuda a las preguntas: Cul es el fin principal del plan? Qu importancia tiene para la empresa la realizacin de ese fin? b) Obtener informacin completa sobre las actividades involucradas. Para comprobar si obtuvimos toda la informacin necesaria, podemos recurrir a las siguientes peguntas: Han sido recopilados todos lo datos convenientes? Se han solicitado sugestiones al personal? c) Analizar y clasificar los datos. En esta etapa procedemos a evaluar y clasificar la informacin obtenida. Como una gua para esta etapa, podemos preguntarnos: Se han incluido todos los datos tiles? Ha sido tabulada la informacin para facilitar su anlisis? d) Formular premisas de planeacin. Con la informacin necesaria en nuestras manos estamos en aptitud de pensar en los problemas que se nos presentarn en lo futuro y la manera de resolverlos; para ayudarnos, debemos hacernos las siguientes preguntas: Considerando el futuro, qu circunstancias importantes se han tomado en cuenta para desarrollar el plan? Cubren las premisas todas las contingencias importantes que puedan afectar el plan? Qu precauciones debemos tomar para combatir esas contingencias?
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e) Formular planes alternativos. Generalmente existen varios planes alternativos para ejecutar determinada tarea; esas posibilidades deben tomarse en cuenta en esta etapa. Como ayuda para lograr lo anterior, debemos hacernos las siguientes preguntas: Son estos planes los adecuados para la empresa? Se har ms rpido el trabajo mediante la mecanizacin? Qu adaptaciones exigir cada plan en caso de implantarse? f) Elegir el plan. En esta etapa llegamos al momento de dar la decisin y escogemos los dos planes ms adecuados, ayudndonos con las siguientes preguntas: Es sencillo o complicado el plan propuesto? Ser captado rpidamente por el personal de operacin? g) Disponer detalladamente la sucesin y direccin de las operaciones. Despus de haber escogido el plan ms adecuado, procedemos a ordenar en una forma detallada el proceso de las actividades involucradas. Para lograr esta situacin, las siguientes preguntas pueden ayudar: Se ha establecido con todo cuidado el programa de tiempo? Se han elaborado las instrucciones detalladas por escrito abarcando todo el plan? h) Vigilar cmo progresa el plan propuesto. El xito de cualquier plan se mide por los resultados obtenidos. Por lo tanto dentro del proyecto deben incluirse ciertas herramientas que nos determinen el avance del plan. Para esta etapa podemos preguntarnos: Se han previsto registros e informes para que los gerentes estn siempre enterados del progreso del plan? 10 Las etapas anteriores, estn diseadas para la administracin de una empresa, sin embargo, se toman en cuenta para un subsistema que es parte de la misma. Desde luego, que se adaptar de tal forma que sea prctico y que cumpla con nuestras expectativas. Como podemos observar, las etapas de la planeacin descritas es todo un proceso bastante amplio y que aplicado a nuestra Gua, incluira: el diagnstico, la puesta en marcha de la propuesta y la evaluacin de resultados que sean originados.
2.1.1 OBJETIVOS
Antes de iniciar este tema, realiza la siguiente actividad. Actividad I. Investiga: a) qu es un objetivo general? b) qu es un objetivo especfico? c) cul es la importancia de plantear objetivos? d) cmo se clasifican los objetivos? II. En qu momento se deben plantear cada uno de los objetivos anteriores y cuales son sus caractersticas. NO OLVIDES ANOTAR LAS REFERENCIAS DE LAS FUENTES CONSULTADAS Enva a tu asesor
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Op. Cit. Pg 155
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OBJETIVOS La direccin que se le d al diagnstico est basada en el objetivo u objetivos que se planteen. Son parte integral de la planeacin y: ...son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra ndole. Representan no slo el punto terminal de la planeacin, sino tambin el fin que se persigue mediante la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control. 11 Los objetivos son adecuados cuando se determina o verifica si se ha o han cumplido o no; Tienden a ser verificables con lo que se propusieron. Un Objetivo es: En la aplicacin del diagnstico, una vez identificadas las reas que presentan fallas en su operacin, se deber principiar por el sealamiento de objetivos y el establecimiento de las metas por alcanzar, procurando centrar la atencin en los factores ms estrechamente ligados a la problemtica, a partir del anlisis de causas que confunden, dispersan, frenan el desarrollo del trabajo y ofrecen resultados precarios. 12
EL RESULTADO QUE SE DESEA O QUE SE DEBE LOGRAR EN UN TIEMPO DETERMINADO Los objetivos tienen diferentes caractersticas: 1. Comprensibles Los objetivos empleados en el diagnstico deben ser comprensibles. En el sentido de que cuando se interpreten reflejen exactamente para qu fueron planteados; no debe existir variante que modifique la esencia del mismo. 2. Aceptados Como segunda caracterstica, los objetivos deben aceptarse, en primer lugar por el proveedor seguido por el cliente. La finalidad es que ambos compartan los mismos ideales de lo que se plantea en un futuro. 3. Flexibles El margen que permite moverse, tiene la finalidad de dar un mejor aprovechamiento de lo que se har, por ende, todo objetivo debe tener adaptabilidad a la situacin o situaciones que se presenten. Por lo anterior, no deben ser tan rgidos que no permita modificaciones ni que sean tan flexibles que puedan cambiarse con facilidad, un objetivo debe estar en un punto medio. 4. Lgicos, Coherentes y factibles Aunado a los tres puntos anteriores, los objetivos cumplen con una caracterstica ms.
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Administracin. Harold Koontz. Pg 129 Metodologa y Administracin . Carrillo Landeros Ramiro. Pg. 219
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Que sean lgicos, coherentes y factibles, significa que no estn basados en irrealidades fuera de contexto, ni que sean ficticios y desde luego que puedan cumplirse en un tiempo limite sin exagerar el plazo. Para fijar objetivos, G. Terry 13 dice: 1. Los objetivos de una organizacin deben apoyar las metas parciales o totales de toda la institucin. Esto ayuda a lograr la unidad de los esfuerzos y la compatibilidad de los objetivos. La importancia consiste en saber qu es lo que se debe alcanzar. 2. Los objetivos se deben enunciar de forma explcita y clara; se prefieren cifras que se puedan medir de manera objetiva. Tambin deber llegarse a un acuerdo sobre los factores de medicin que incluya qu informacin se requiere y quin lleva los registros. 3. Deben ser factibles y ser en s mismos incentivos para su logro. 4. Deben tener en cuenta los factores ajenos al control de la persona responsable de alcanzarlo. 5. Los objetivos establecidos para cada rea laboral deben ser en un nmero limitado. Cuando hay demasiados objetivos disminuye la importancia de los que realmente son importantes y se destacan indebidamente los de menor condicin. 6. Los objetivos deben estar sujetos a una revisin peridica; adems, se deben mantener vlidos y de acuerdo con las condiciones que los rodean. Como podemos observar, lo que menciona Terry est enfocado a una organizacin, sin embargo es importante que de estos conceptos se rescate su aplicacin hacia la fijacin de objetivos del diagnstico. Otras funciones de los objetivos son: Apoyan a la emisin de juicios de valor hacia el diagnstico que se pretende. Orientan para la toma de decisiones, ya que sern la lnea a seguir y por lo tanto deben estar bien definidos. Constituyen un elemento de evaluacin de resultados, es decir la comparativa entre lo que se plante y que se logr. Nos dan parmetros tan amplios o tan especficos como lo requiramos, ya que se plantean objetivos generales para todo el diagnostico u objetivos especficos para las partes o algn apartado en particular.
ACUERDATE QUE EL OBJETIVO U OBJETIVOS QUE PLANTEES TIENEN QUE ESTAR DIRIGIDOS A LO QUE SE QUIERE LOGRAR CON EL DAGNSTICO!!!
2.1.2 TIEMPOS Se ha considerado como un recurso no renovable, en el cual no existe el si hubiera.... Es el factor fundamental para la toma de decisiones, en gran medida de l dependen que sean acertada y/o que se tomen correctamente.
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Principios de Administracin. Terry, George R. CECSA, Mxico 1981
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El tiempo es el vnculo entre la planeacin y la aplicacin del diagnstico, aplicado al mismo, tiene la finalidad de determinar el cumplimiento de ciertas actividades en un perodo establecido. Existen dos tipos de tiempos, el bsico y el suplemental que sumados nos dan el tiempo real que tardar el diagnstico. El tiempo bsico es el que comprende la aplicacin de las tcnicas, a este se le incluye el tiempo suplemental, que es el que se determina por las inacciones o contingencias a las que se expone al desarrollar el diagnstico. Por lo tanto, se hace necesario definir que:
TIEMPO BSICO + TIEMPO SUPLEMENTAL = TIEMPO REAL El mtodo para determinar el Tiempo Real que tardar la aplicacin del diagnstico se basa en: EL EXAMEN SISTEMATICO Y PROYECTADO PARA LLEVARLO A CABO. Para llevar a cabo este examen es necesario: 1. Definir y determinar el problema 2. Definir los instrumentos necesarios de recoleccin de informacin. 3. Definir el total de personas y/o la forma como se aplicarn los instrumentos. Adems de los tres puntos, tambin se deben considerar todos aquellos tiempos adicionales que por una eventualidad o una accin no prevista aumenten el tiempo estimado, adems de considerar los tiempos muertos que adicionalmente se incluyan o se prevean.
2.1.3. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS Previamente se debe establecer el cmo se recopilar la informacin que ser objeto de anlisis. Debe quedar claro que los tres instrumentos siguientes deben aplicarse de ser posible, aunque es recomendable que por lo menos dos sean los que se utilicen. Los instrumentos utilizados son: 1. La observacin 2. El cuestionario 3. La entrevista La observacin es como su nombre lo indica, estar presente en el lugar y momento oportuno. Se le conoce tambin en la investigacin como observacin participante. La observacin participante, consiste en la intervencin de la persona que hace la investigacin en las actividades que se analizan. Permite un contacto directo con la realidad. Adems, la percepcin que se tenga despus de haber llevado a cabo la observacin ser trascendental para que en conjunto con la informacin recabada con los otros instrumentos, se forme un criterio ms amplio de la situacin.
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El cuestionario y la entrevista, son una serie de preguntas abiertas, cerradas o mixtas en donde se recaba la informacin que se crea conveniente. De acuerdo como estn dirigidas estas preguntas ser la direccin que se tome. Las preguntas van de lo general a lo especfico; estas deben ser claras y directas a fin de evitar la desinformacin o mala informacin que pueda trasmitirse. Carrillo Landeros, sobre los cuestionarios dice: Se denomina cuestionario al listado de preguntas escritas e integradas a un documento cuyas respuestas permiten obtener informacin acerca de un tema determinado. 14 Sobre las desventajas que presentan los cuestionarios, el mismo autor contina diciendo: (1) La gente puede objetar demasiadas preguntas, prdida de tiempo y lo tedioso del cuestionario, no tomndolo seriamente. (2) Es difcil disear cuestionarios que aseguren la obtencin exacta de la informacin deseada. (3) El mtodo de cuestionario es relativamente lento porque muchas personas aplazan la resolucin del cuestionario por algn tiempo, y cuando lo hacen proporcionan respuestas apresuradas y poco efectivas. 15 La finalidad del cuestionario es uniformar la cantidad de informacin recopilada. Estos se dividen es dos: en estructurados y libres; los cuestionarios estructurados tienen como caracterstica fundamental que sus preguntas estn predeterminadas y pueden ser abiertas o cerradas, las abiertas como su nombre lo indica tienden a que sean contestadas como mejor convenga al encuestado, las preguntas cerradas slo tiene una respuesta. Como instrumento de recoleccin de datos, se toman en cuenta las siguientes reglas: 1. Debe ante todo explicarse los objetivos que busca la encuesta y garantizar en una u otra forma el sigilo respecto a los datos que en la misma se nos darn. Esto puede variar desde la simple promesa de que los datos se conservarn y usarn slo para determinados fines, hasta el ofrecimiento de la contestacin annima. 2. Debe ofrecerse algo de inters para quin va a tomar la molestia de contestar. Lo ms efectivo suele ser el anuncio de que los resultados de la encuesta sern comunicados. 3. Debe dirigirse la solicitud de contestacin a la persona que tenga autorizacin suficiente para poder contestar el cuestionario. 4. Debe facilitarse la devolucin, remitiendo el sobre ya rotulado y, de ser posible, timbrado. Puede ofrecerse inclusive el pasar a recogerlo, si no se trata de cuestionarios contestados de forma annima. 5. Debe reiterarse la splica de contestacin personal, a travs del telfono, ya que la experiencia muestra que esta reiteracin aumenta notablemente el porcentaje de contestaciones. 16 La entrevista tiene la finalidad de recabar informacin por medio de testimonios orales.
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Metodologa y Administracin. Carrillo Landeros. Pg. 206 Op. Cit. Pg. 207 16 Administracin Aplicada. Salvador Mercado. Pg 258
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...se entiende por entrevista el intercambio de informacin que se realiza entre dos o ms personas con un propsito determinado, por lo general orientado a saber su punto de vista acerca de un tema en especial que se considera de inters. Constituye una forma de comunicacin que tiene por objeto recabar datos que en muchas ocasiones slo se pueden obtener de las personas entrevistadas. 17 La estructuracin o tcnica de la entrevista la define como libre o dirigida; la primera es de una forma ms espontnea y la segunda est condicionada con un nmero de preguntas, y una tercera llamada combinada. En la aplicacin de entrevistas para fines del diagnstico, es conveniente la tercera llamada combinada, esto con el fin de obtener un mejor resultado.
CUESTIONARIO 1. PERMITE UN ALCANCE MAYOR DE PERSONAS EN MENOR TIEMPO. 2. SE CONTESTA EN EL MOMENTO QUE SE CONSIDERE OPORTUNO (SIN PASAR DE UN TIEMPO LMITE). 3. SI SE GUARDA EL ANONIMATO TIENDE A CONTESTARSE CON MAYOR HONESTIDAD. 4. PUEDE SER CONTESTADO POR TODOS LOS ENCUESTADOS AL MISMO TIEMPO.
ENTREVISTA 1. PERMITE PERSONAL. EL CONTACTO
2. PRECISA Y ACLARA PREGUNTAS EN EL MOMENTO.
3. PERMITE VERIFICAR RESPUESTAS OPORTUNAMENTE.
4. PERMITE APRECIAR ACTITUDES ENTRE LAS PREGUNTAS QUE SE REALICEN.
Es muy importante que se combinen ambos mtodos con la observacin, para efectos de verificar los datos recabados. Existen otros instrumentos para recabar informacin, a estos se les llama; instrumentos de anlisis administrativo.
Los instrumentos de anlisis administrativo constituyen medios parta facilitar el conocimiento de cualquier unidad administrativa; permiten determinar la forma en que se est realizando el trabajo, por qu y por quin; auxilian en la comprensin de las caractersticas y propsitos de la unidad en cuestin, sus tendencias y perspectivas, as como los niveles de eficacia y eficiencia; ayudan a precisar las posibilidades de mejora en determinadas reas y contribuyen a la revisin y actualizacin de las operaciones. 18
Dentro de estos instrumentos de anlisis se consideran los cuestionarios, la entrevista y la observacin, as mismo, los organigramas u organogramas, diagramas de flujo, grficas, tcnicas de muestreo, anlisis de puestos, entre otros.
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Metodologa y Administracin. Carrillo Landeros. Pg. 202 Metodologa y Administracin. Carrillo Landeros. Pg. 179
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Estos instrumentos son fundamentales, ya que por ser informacin documentada permiteN hacer una comparativa con los datos obtenidos de las personas a quienes se les aplic el cuestionario y/o la entrevista o se observaron las actividades que realizaban. A travs de estos instrumentos se puede recabar informacin de ndole administrativo y/o netamente informacin tcnica; lo favorable es que sea combinada para que nos d los parmetros suficientes para establecer comparativas u obtener informacin adicional que no se haba contemplado.
2.2. DESARROLLO La aplicacin de lo planeado, es el elemento ms interesante, ya que ser lo prctico, esta parte es la recabacin de la informacin necesaria para evaluar y poder elaborar una propuesta, ya que estudia la realidad en su contexto natural tal y como sucede, interpretando las actividades y sucesos de acuerdo al significado que representan para la Archivonoma.
2.2.1. INFORMACIN INSTITUCIONAL Como se ha venido diciendo, el diagnstico archivstico, en su sentido amplio abarca diversos puntos, uno de ellos es la investigacin de la institucin, con la que se pretende tener una visin amplia de quin es, cmo se ha desarrollado y cuales son sus actividades. En la relacin cliente externo-proveedor externo, la investigacin institucional resulta en ocasiones difcil de conseguir, por tal motivo se debe tener el suficiente tacto en la elaboracin de los instrumentos de recoleccin de datos para acercarse lo ms prximo a lo deseado. ANTECEDENTES INSTITUCIONALES Y ESTRUCTURA ORGNICA El enfoque de los diagnsticos se dirige a todos los tipos de archivo y a cualquier recurso que se desee evaluar. Con la recopilacin de los antecedentes instituciones, se pretende conocer desde el nacimiento hasta la situacin actual de la institucin -si es posible-, quin es y cmo ha evolucionado. Las caractersticas de los antecedentes institucionales son para: 1. Identificarlo: si se trata de una administracin pblica o de una organizacin privada, y precisar sus lmites. 2. Conocer su estructura organizativa: las unidades que los constituyen, las diversas escalas (centrales y descentralizadas), las ramificaciones eventuales, filiales... La naturaleza de las relaciones internas tanto orgnico-jerrquicas como de gestin. 3. Conocer las finalidades u objetivos de la entidad, los cometidos y competencias de cada uno de los diferentes niveles o escalas que la integran. Las fuentes de informacin son los documentos fundacionales, los organigramas de estructuracin, los estudios de organizacin y distribucin de los recursos humanos, entre otros. En este sentido las instancias responsables deben ser claras y proporcionar las precisiones necesarias para saber cul es el mbito sobre el que debemos actuar, cules son sus propsitos, cmo est organizado, cules son sus recursos humanos, que tareas tiene encomendadas, cmo se relacionan entre s... 19
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Manual de Archivstica. Cruz Mundet. Pg. 168
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Recabar informacin institucional es una tarea minuciosa, por ello debemos ser claros y precisos en la forma de cmo obtener solamente la necesaria y no otra que pueda desviar el objetivo del diagnstico. Por ende, constituyen el medio para facilitar el conocimiento de la institucin, pero principalmente del archivo que se diagnstica, entre sus ventajas permite: Conocer quin hace el trabajo Permite ver la eficacia a travs de las reas que componen la estructura del archivo Contribuye en un futuro a la revisin y actualizacin de procedimientos, normas y polticas Como una finalidad extra, la informacin institucional, es fundamental para una futura organizacin de archivos histricos, su desarrollo, crecimiento y/o evolucin son fundamentales para reconstruir series, secciones y fondos documentales. Para la recopilacin de este tipo de informacin, los instrumentos de anlisis administrativo juegan un papel fundamental ya que de ellos se puede obtener prcticamente todo lo que se necesita. Lo ms interesante y aplicar u obtener los adecuados.
2.2.2. INFORMACIN DE LOS PROCESOS TCNICOS DEL ARCHIVO Actividad 1. Investiga cules son los procesos tcnicos que especficamente se emplean en un archivo de trmite, uno de concentracin y un archivo histrico? y, 2. Elabora un cuadro en donde los describas, destacando aquellos similares en donde seales sus funciones de acuerdo a su aplicacin. Enva a tu asesor
La informacin que se debe recabar como parte del diagnstico en el rea de los procesos tcnicos comprende varios puntos, entre los ms importantes; 1. 2. 3. 4. Volumen documental Clasificacin y Descripcin documental Valoracin y Depuracin Transferencias documentales
La aplicacin o desarrollo del diagnstico en el rea tcnica, se considera como la parte bsica y en la cual en muchos casos se encuentra estancada la problemtica. Los puntos a evaluar que a continuacin analizaremos son solamente algunos, quedando en el entendido que varan dependiendo del tipo de archivo que se diagnostique o de la etapa en que se encuentre la documentacin (de acuerdo con el ciclo vital del documento). VOLUMEN Muchos problemas se derivan del exceso de documentacin generada o multiplicada por los medios electrnicos o electromagnticos, afectando en que el crecimiento documental sea incontrolable por
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falta de una adecuada planeacin documental y ocasione lo que conocemos como explosin documental. Cules son las consecuencias de un crecimiento desmedido? La ausencia de polticas o de una planificacin adecuada de trabajo, ha tenido como resultados el crecimiento documental, que como primera instancia se justifica para tener un mejor control de las reas administrativas, pero no as en materia archivstica en donde no se realizan las valoraciones correspondientes, y como segundo se ve afectado por el uso indiscriminado de los medios de reproduccin masiva como son las fotocopiadoras e impresoras, que en cuestin de minutos reproducen cientos de documentos. Las consecuencias: Falta de espacio Complica el manejo y, Se requiere de mayores recursos
El volumen documental es la cantidad expresada de documentacin en una unidad de archivo. En la aplicacin del diagnstico, evaluar el volumen es un hecho que por ningn motivo se nos debe olvidar, ya que de este factor depender la planeacin futura o las recomendaciones que se hagan al respecto. Lo que se debe analizar del volumen documental es: El total de cajas, carpetas, expedientes, etc. Estos sern en cantidad, en metros lineales o si se prefiere conocer el volumen, en metros cbicos o hasta en kilogramos. El crecimiento de los ltimos aos y, El crecimiento de los documentos generados actualmente. La finalidad de determinarlo est basada en el anlisis de cual ha sido su aumento y prever los espacios posibles de crecimiento o las medidas convenientes para solucionar el problema que puede ser a travs de expurgos y/o depuraciones, polticas y procedimientos adecuados o almacenajes en una zona destinada para concentrar mayor cantidad. CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN DOCUMENTAL Dos procesos bsicos e inseparables en cualquier centro de informacin. La evaluacin de estos mtodos, consiste como primera parte, en el anlisis de los tipos documentales que se utilizan en la unidad documental diagnosticada; una vez que se determinan los documentos, la clasificacin y la descripcin debern adaptarse a ellos. La evaluacin corresponde a los sistemas utilizados, es decir si son los adecuados o pueden mejorarse (lo ms probable) y si su aplicacin es la ptima. Al diagnosticar estos puntos, se toman en cuenta: 1. La forma de identificacin 2. La forma de descripcin
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1. Para lograr un diagnstico efectivo en cuanto a la forma de clasificacin o identificacin, los sistemas que se utilicen as como los mtodos deben ser fciles de comprender para que se lleven a cabo los procedimientos de manera efectiva. En muchas ocasiones cuando esto no se entiende correctamente, puede representar una amenaza para el personal, es difcil de comprenden y ocasiona errores constantes y prdida de documentos, por la inadecuada interpretacin de los mtodos y procedimientos. Sobre la clasificacin o forma de identificacin, lo sobresaliente es que: Es indispensable para que cualquier archivo opere de forma eficiente. Es una manera efectiva de establecer un control preciso. Es necesaria para el mejor y rpido desempeo de las funciones archivsticas. Su aplicacin beneficia a todas las reas porque facilita el tiempo de respuesta. No es posible que un archivo opere sin una clasificacin; por lo menos esta debe ser bsica. No garantiza el xito, pero si es parte fundamental de que el archivo tcnicamente funcione.
2. Otro elemento que se debe diagnosticar es la forma de descripcin. En sta se debe poner mucha atencin, ya que depender del tipo de archivo que se evale. Al igual que la clasificacin debe comprenderse, de no ser as la recuperacin de la informacin no ser la adecuada. Para la descripcin no existen frmulas ni recetas, pero si se pueden establecer estndares u homogenizar los elementos a considerar. La descripcin responde a: Determinar el tipo documental a describir y la forma en cmo se describir. La descripcin debe ser clara, sencilla y concisa como sea posible. Todo el personal debe ser involucrado. Debe ser flexible. Que de la oportunidad a que si un elemento adicional se incluye, sea manejado fcilmente. Es una rea importante, ms no quiere decir que sea la ms importante.
VALORACIN Y DEPURACIN DOCUMENTAL Son dos procesos que cumplen una funcin sustancial y elemental de todo archivo. Estos dos procesos los encontramos entre las fases de la documentacin, como se muestra en el esquema: ARCHIVO DE TRMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIN ARCHIVO HISTRICO
SE VALORAN LOS DOCUMENTOS Y SE DEPURAN LOS QUE PIERDEN VALORES PRIMARIOS

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SE VALORAN LOS DOCUMENTOS Y SE DEPURAN LOS QUE PIERDEN VALORES SECUNDARIOS
El documento posee un valor primario desde su nacimiento... Mas este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de gestin administrativa. Sin embargo comporta un valor paralelo, el valor legal, jurdico o probatorio, cuyo plazo de prescripcin vara desde unos pocos aos en unos documentos, hasta lo imprescriptible en otros. 20 Para su evaluacin requieren lo siguiente: Que estn establecidas las normas y polticas necesarias para la valoracin y depuracin documental. Que se cuente con un catlogo del tiempo de guarda o de vigencias documentales, definiendo claramente los documentos susceptibles de ser conservados para su consulta o sean posibles de una revisin por autoridades del orden pblico. Que est establecido un plan o programa de valoracin y depuracin de forma peridica. Con los lineamientos bsicos anteriores se evalan estos procesos. De no contarse con los instrumentos como son las normas, catlogos, etc., el profesionista que ejecute el diagnstico los deber manejar como un punto elemental para el control de documentos.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Uno de los problemas que se presentan con frecuencia, es que existen documentos que no hacen falta y/o que ha terminado su ciclo de vida y an se conservan o se encuentran en el mismo lugar en donde se originaron. Las transferencias documentales, se hacen:
ARCHIVO DE TRMITE
TRANSFERENCIA PRIMARIA
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
ARCHIVO HISTRICO
Sobre las transferencias Cruz Mundet dice:

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Manual de Archivstica. Cruz Mundet. Pg 103
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... consiste en trasvasar los fondos de una etapa a otra de acuerdo con la edad de los documentos, pero no de cualquier manera sino observando unas reglas y unos plazos de obligatorio cumplimiento. 21 En s, una transferencia es: Una serie de procedimientos que consisten en remitir a una unidad de archivo subsiguiente y capaz de administrar al conjunto de documentos o series documentales que por sus caractersticas han perdido su permanencia en el archivo en donde se encontraban.
Bajo este concepto, lo que se debe evaluar de las transferencias es: 1. Que existan lineamientos como son procedimientos, normas y polticas para la realizacin de esta actividad. 2. Que los procedimientos, las normas y polticas, sean sencillos y comprensibles. 3. Que la documentacin transferida o que se pretenda transferir conserve su orden original. 4. Que la documentacin transferida pueda ser recuperada fcilmente y con los instrumentos necesarios. 5. Que las transferencias sean programadas. De este punto Mundet nos dice: ... la planificacin de las transferencias a de responder a una pregunta evidente, cundo se debe enviar la documentacin al archivo? En este sentido son varios los criterios a tomar en consideracin: 1. La finalizacin de la tramitacin. Como principio general slo se transfieren expedientes conclusos, es decir, cuya tramitacin haya finalizado, pues lo contrario supondra dejacin de responsabilidad por parte de los gestores y su indebida asuncin por el archivo. 2. La frecuencia de uso. Es el mtodo ms seguro y consiste en valorar la frecuencia con que los servicios administrativos consultan sus documentos... 3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de recibir las remesas se encuentra en el mismo edificio o razonablemente cerca de la entidad a la que sirve, de modo que en cualquier supuesto se pueda proporcionar con rapidez la documentacin solicitada, es recomendable adoptar plazos ajustados. Sin embargo cuando se trate de un servicio de grandes dimensiones (estatal, nacional...) sin posibilidades de ofrecer respuestas rpidas, conviene mantener plazos de tiempo amplios antes de aceptar los documentos. 22 El diagnstico aplicado a los tres procesos ltimos incluye: 1. Revisar si se tiene manuales de operacin o de procedimientos; a) Si no se tienen hacer mencin y manejarlos como una necesidad de primer orden. b) Si se tienen se deben revisar los procedimientos y el cumplimiento de los mismos.
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Op. Cit. Pg 190 La Planificacin de las infraestructuras nacionales de archivos. Bruno Delmas. Pg 193
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2. Si se cuenta con estos manuales, se deben dar a conocer para que se cumplan tal y como se indican todas las operaciones archivsticas. Es muy importante que tambin se maneje una periodicidad para la revisin de todos los lineamientos, con la finalidad de tenerlos actualizados. Lo explcitos que resulten y su secuencia lgica en las actividades son el eje para que opere la unidad documental ptimamente.
2.2.3. INFORMACIN DE RECURSOS LOCAL La valuacin que se haga respecto al local o edificio para archivo depende de: Si es un espacio propio para archivo o Si ha sido acondicionado Si ha sido diseado y construido para albergar documentos, es indispensable por una parte analizar la distribucin de reas y por otra las medidas de seguridad. Entre las medidas de seguridad estn: que los extintores sean los adecuados, su ubicacin y rutas de evacuacin. La masa de los fondos (dimensiones y peso) y su tipo de crecimiento impone una modalidad determinada de construccin. Las normas para tales edificios son conocidas. Habr que tener tambin en cuenta la diversidad morfolgica de los documentos, a fin de satisfacer exactamente los imperativos que plantea su adecuada conservacin. 23 Si ha sido acondicionado, lo que valuar ser: Distribucin de reas; que sean las adecuadas para el almacenaje o para el trabajo tcnico. Los muros y techos sin fisuras o que sean susceptibles a filtraciones de agua o humedad. Pisos firmes, sin fisuras ni humedad y que tengan el soporte necesario para resistir las cargas muertas. Al igual que el anterior, las medidas de seguridad sern prioritarias. Muchas veces, los responsables ltimos prefieren aprovechar edificios de carcter histrico (palacios, iglesias, conventos...) y habilitarlos para fines culturales, el de archivo entre ellos. Tampoco es una mala opcin si se eligen bien los edificios y se observan las normas necesarias para eliminar toda fuente de peligro y si se puede remodelar el espacio con amplia libertad para que se adapte a las necesidades del servicio y no al revs. Es preferible vaciar por completo el edificio, manteniendo los muros exteriores y remodelar a voluntad, entre los posibles destinos, algunos ofrecen mayores ventajas como: las iglesias, conventos y prisiones, por ejemplo, que ofrecen amplios espacios difanos; en cambio no son recomendables aquellos que obliguen a respetar la distribucin interior e incluso la decoracin: mansiones, castillos... 24
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Op. Cit. Pg 40 Manual de Archivstica. Cruz Mundet. PG. 339
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MOBILIARIO Y EQUIPO Cada unidad documental, dependiendo de la etapa en la que se encuentre la documentacin, es decir el estado que guarde, requerir de recursos materiales suficientes y propios para su funcionamiento. Las caractersticas del archivo determinan el tipo de mobiliario y en parte del equipo con el que se trabajar. Qu debemos considerar del mobiliario? El mobiliario y las instalaciones variarn con sus finalidades especficas: vitrinas, paneles y videos para la sala de exposiciones; sistema de proyeccin, pantalla, butacas y mesa parta la de conferencias-reuniones; mesas, sillas... para el servicio educativo. 25 Dos caractersticas del mobiliario son fundamentales: Las caractersticas ergonmicas y Las caractersticas organolpticas La primera se refiere a las dimensiones del mobiliario en comparativa con las dimensiones del cuerpo humano. La segunda son las caractersticas fsicas del mobiliario, en su acabado. En cuanto al mobiliario se considera: 1. Para que reas se utilizar y 2. Si es el apropiado En cuanto a mobiliario para la documentacin se requiere: De preferencia que sea metlico, resistente, ahorre espacio y que tenga la suficiente capacidad para albergar los documentos existentes y la proyeccin que se tenga contemplada. Que sea el apropiado para el tipo de documentos que tendr que conservar. La estanteras deben presentar cierto nmero de cualidades: incombustibilidad, inocuidad para los documentos, solidez y manejo cmodo. - Solidez. Los documentos de archivo son pesados, un metro lineal puede alcanzar los 100 Kg, por tanto la estantera tendr el espesor suficiente para soportar dicho peso sin deformarse. Ser adems de superficie lisa, con una pintura y tratamiento antioxidante. - Manejabilidad. Para lo cual deben ser mviles y poder ubicarse en altura cada 25 milmetros. - Inocuidad. Se deben rechazar los sistemas de montaje de perno y tuerca, as como las aristas vivas y elementos cortantes que puedan daar la documentacin y a las personas. Para evitar la condensacin de humedad, el aire debe circular entre las estanteras, de modo que las divisiones interiores sean abiertas, separadas mediante tiras en <<X>>, y slo estarn cerrados
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Op. Cit. Pg 347
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los laterales para evitar que caigan los documentos. Asimismo estarn a unos centmetros del suelo y cerrado dicho espacio, como lo estarn por arriba como proteccin contra el polvo. 26 Las recomendaciones o eleccin del mobiliario dependen del tipo documental que se maneje en el archivo, el soporte que tenga este, es clave para elegir o decidir lo que se necesita. En cuanto al equipo, la tecnologa juega un papel trascendental para cualquier organismo. El diagnstico en esta rea, evaluar: si se cuentan con computadoras actualizadas (software), impresoras, microfilmadoras, scanners, o lo que sea necesario, a esto es indispensable evaluar si su utilidad se justifica, de no serlo, no se citar como una prioridad inmediata aunque a un mediano plazo si ser conveniente que sea contemplado para optimizar recursos.
PERSONAL Actividad Explica: I. Cuales son las caractersticas que debe tener un archivista que da servicio? II. Porqu es importante contar con profesionales y profesionistas en los archivos? Enva a tu asesor La evaluacin al personal que labora en las unidades documentales es determinante. Es uno de los puntos clave de muchos problemas y el inicio de los buenos resultados. El personal constituye el problema clave: si no es competente y suficiente, todos los proyectos, recursos y decisiones sern estriles. 27 La aplicacin del diagnstico a los recursos humanos, tiende a evaluar el potencial de desempeo y desarrollo. Es por dems mencionar que la gran mayora de los archivos no cuenta con el personal calificado, sin embargo su evaluacin permitir conocer sus deficiencias. El objetivo es alcanzar un mejor nivel de productividad (servicio y en general la administracin de los archivos). El diagnstico debe evaluar: Capacidad intelectual y de desarrollo Actitudes ante el trabajo y su relacin con otras reas administrativas u operativas. Relaciones interpersonales Necesidad de capacitacin y desarrollo
Estos puntos comprenden los puntos de lo que se necesita, aunque debe quedar claro que esta parte se refiere a los aspectos relacionados con el rea documental, ms no quiere decir que no se necesiten otros requerimientos personales que permitan su crecimiento personal y sentirse a gusto con lo que realiza. Para finalizar esta unidad y cerrar esta parte que es la PLANEACIN Y DESARROLLO DEL DIAGNSTICO, es necesario que quede claro que los pasos del diagnstico archivstico son los mismos para cualquier tipo de archivo, la variable ser los recursos a evaluar, an cuando en esta unidad se han planteado de forma general, las caractersticas que los une son las siguientes:
26 27
Op.cit. pg. 348 La Planificacin de las infraestructuras nacionales de archivos. Bruno Delmas. Pg. 34
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DEFINIR LOS PROBLEMAS. QUE SEAN ACEPTADOS POR PARTE DEL CLIENTE. IDENTIFICAR A LOS DUEOS DE LOS PROBLEMAS; ES DECIR LAS REAS QUE PRESENTAN ALGUNA DEFICIENCIA. ANALIZAR LAS POSIBLES CAUSAS. IDENTIFICAR LAS CAUSAS MAYORES, AS COMO LAS PARTES EN DONDE SON POTENCIALES. IDENTIFICAR SOLUCIONES QUE SEAN CLARAS, CONCRETAS Y POTENCIALES. SELECCIONAR LAS SOLUCIONES DE ACUERDO A LA PRIORIDAD. ELABORAN UN PLAN DE ACCIN; ES DECIR HACER PROPUESTAS. INSTRUMENTAR O APLICAR EL PLAN DE MEJORA. EVALUAR EL PLAN; CONFIRMANDO LOS RESULTADOS. El siguiente esquema es un resumen de la unidad
OPTIMIZACIN DE RECURSOS
GENERA NUEVAS ACTITUDES
RECURSOS MATERIALES LOCAL, MOBILIARIO, EQUIPO *CARACTERSTICAS PROPIAS
RECURSOS HUMANOS * CAPACITADOS O IDONEOS RECURSOS TCNICOS *DEFINIDOS, ESTRUCTURADOS
DIAGNSTICO
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Actividad I I. Con los elementos que se plantearon en esta unidad: a) Elige un archivo (el que tu desees o labores), disea un diagnstico, es decir planearlo y complementa: Nombre de la institucin ido archivo a diagnosticar Giro de la institucin Tipo de archivo del que se trate (Ej. Jurdico de trmite, archivo general de...) Domicilio y telfonos Nombre de la o las personas a quienes se les entregara el informe final, as como sus puestos que desempean b) De acuerdo a lo que planeaste: Elabora un objetivo general, el cual ser la finalidad del diagnstico, as como todos los objetivos especficos que consideres necesarios (por cada recurso o rea a evaluar). Elabora un cuestionario, con las preguntas que consideras que son aplicables para el archivo que diagnosticars. Estas preguntas deben enfocarse al personal de archivo. Elabora un cuestionario tipo para los usuarios que utilizan los servicios del archivo. c) Realiza un estimado de tiempo para el diagnstico desde su diseo hasta la conclusin de la aplicacin del mismo, contemplando las actividades a realizar y los tiempos suplementales que consideres necesarios (cronograma de actividades) y explica por qu.
Enva a tu asesor Actividad II I. Una vez que realices la actividad anterior: Aplica el diagnstico y desarrolla las etapas que se mencionaron en la unidad, (si tienes que anexar ms elementos, inclyelos) o los que son los adecuados para el tipo de archivo visitado. Por ltimo, con la informacin recabada, elabora una tabla en donde vaces en forma de resumen los datos ms relevantes que hayas recopilado y que sean factibles de mejorar. Si anexas ms elementos o eliminas algunos, explica porque.
IMPORTANTE!!! Estas actividades por ser investigacin de campo requieren cierto tiempo, adems por lo denso que resultan debers coordinarte con tu asesor para la entrega de los mismos.
Enva a tu asesor
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EVALUACIN DE LA UNIDAD II LAS SIGUIENTES PREGUNTAS SON PARTE DE ESTA UNIDAD, EN ALGUNAS DE ELLAS TENDRS QUE INVESTIGAR PARA PODERLAS RESOLVER. 1. QU ES LA PLANEACIN?
2. PARA QU PLANEAMOS?
3. CUL ES LA FINALIDAD DE ESTABLECER OBJETIVOS
4. CUL ES LA FINALIDAD DE ESTABLECER TIEMPOS PARA LAS ACTIVIDADES
5. MENCIONA DOS PROCESOS TCNICOS A EVALUAR EN UN DIAGNSTICO Y DESCRIBE QUE ES LO QUE SE DEBE EVALUAR
6. PORQU ES IMPORTANTE DIAGNOSTICAR EL ESPACIO FSICO DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES
7. EXPLICA, QU ES LA ERGONOMETRIA Y CUALES SON SUS CARACTERSTICAS
8. EXPLICA, QUE SON LAS CARACTERSTICAS ORGANOLPTICAS Y EN QUE CONSISTEN
9. EXPLICA PORQUE ES IMPORTANTE CONTAR CON PROFESIONISTAS EN LAS REAS DOCUMENTALES Y MENCIONA 5 CASOS.
Enva a tu asesor
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OBJETIVO DE LA UNIDAD III
1. TENDR LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA ANALIZAR LA INFORMACIN RECABADA. 2. DISEAR Y ESTRUCTURAR EL INFORME Y LA PROPUESTA EN BASE AL DIAGNSTICO REALIZADO.
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3.1. ANLISIS Y EVALUACIN DE RESULTADOS Se entiende por anlisis de resultados, a la evaluacin e interpretacin de la informacin que se recabo previamente con la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos. La finalidad es de dar un calificativo o asignarle un valor a la informacin, este valor se puede dar por sus caractersticas, por su funcionalidad o por su eficiencia y operatividad, los dos primeros se aplican a los recursos tcnicos y materiales, la eficiencia y operatividad es para el personal. 3.1.1. ANLISIS DE LA INFORMACIN Cuando el analista considera haber reunido suficiente informacin para empezar a compararla y evaluarla, procede a deducir y reglamenta los hechos al relacionar los datos reunidos de manera consistente y objetiva y al cotejarlos y organizarlos para su interpretacin, verifica y completa las discrepancias u omisiones de datos, elimina datos insignificantes o no comparables y toma en cuenta la educacin humana cuando evala los datos. 28 Como podemos ver el anlisis de la informacin, es el trabajo intermedio entre el diagnstico aplicado y la propuesta que se haga
ANLISIS DE LA INFORMACIN
RECOLECCIN DE DATOS
INFORME FINAL Y PROPUESTA
La objetividad del anlisis debe ser coherente con lo que se recabo de informacin, de manera similar el informe final se debe realizar de la misma manera, (que corresponda problema-solucin). La informacin indica la expansin que se tuvo, por ello al realizar el anlisis corresponde valorar: Que se haya recabado la informacin suficiente Que corresponda a lo que se plane en un principio y de la misma forma la evaluacin de los recursos as como sus partes. Que se haya recabado la informacin adecuada y eliminar la basura que ocasione entorpecimiento. Esta se debe hacer a travs de la depuracin de la misma. Por ltimo, de preferencia se debe vaciar en formularios destinados para este tipo de actividad. En la unidad I se mencionaron tres aspectos bsicos para hacer el anlisis de la informacin obtenida y son los siguientes: a) Conocimientos Tericos en Archivonoma b) Experiencia en el trabajo archivstico c) Evitar los supuestos
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Teora y Prctica del Diagnstico Administrativo. Vctor M. Martnez. Pg. 77
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Conocimientos Tericos en Archivonoma El anlisis de la informacin debe sustentarse en teoras y en conocimientos que se han aplicado y que son viables haca la solucin de problemas. La comparativa que exista entre lo terico-ideal o recomendado contra lo que se diagnostic, ser fundamental en una toma de decisin para las soluciones posibles. La teora Archivonmica da las bases para tener un conocimiento amplio de las necesidades, requerimientos y lo ptimo para las unidades documentales. Experiencia en el trabajo archivstico Lo ms importante de este punto, es tener un contacto previo con los archivos y de ser posible si son similares (jurdicos, contables...) establecer una comparativa del funcionamiento de cada uno, lo que es rescatable de cada uno; adems, el trabajo prctico nos da una visin mayor y ms amplia de las situaciones archivsticas, que aunado a los conocimientos tericos se complementan. Evitar los supuestos Por ltimo, que es uno de los que no se deben olvidar al analizar la informacin despus de diagnosticar una unidad documental, es evitar suposiciones vagas y que puedan desinformarnos. a) La informacin obtenida se debe seleccionar de acuerdo al uso que se har de ella. Su objetividad responde a situaciones veraces y no supuestos como: creo que..., supongo que..., tengo la idea de que..., etc. b) Debe estar completa y seleccionarse de tal forma que refleje lo que se desea conocer, teniendo la certeza de que no carecer de informacin relevante. c) Por ltimo, el anlisis debe ser confiable, ya que es lo nico para la elaboracin de propuestas y/o recomendaciones. La recopilacin de la informacin debe estar lo ms completa posible, de acuerdo a lo que se planeo en una instancia. La mala planeacin y recopilacin de la misma genera la ausencia de aspectos esenciales para la solucin de problemas; lo ms adecuado es que cuando pase este problema, se replantee la situacin y se consiga rpidamente.
3.2. INFORME FINAL Y PROPUESTA DE SOLUCIONES Una vez aplicado el diagnstico y analizada la informacin, es el momento de dar a conocer su situacin y de proponer. El informe y la propuesta, incluyen la situacin que se detect y una serie de recomendaciones y/o soluciones que se pretenden aplicar para la erradicacin de lo detectado. Previamente se elaborar un informe de la situacin en que se encuentra la unidad documental: ... el analista debe ejercitar su imaginacin e iniciativa mediante recomendaciones a fin de indicar los pasos preliminares necesarios para su aplicacin; as mismo, debe emitir consejos para indicar formas, instrucciones, manuales de procedimientos, memoranda, reglamentos, procedimientos y cambios de organizacin necesarios. 29 Contina el mismo autor diciendo:
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Teora y Practica del Diagnostico Administrativo. Martnez Chvez, Vctor. Pg. 78
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...prepara un borrador preliminar de su informe en el cual a) declara las conclusiones y las recomendaciones que a conseguido con base a su interpretacin de los datos; b) establece los resultados de procedimientos defectuosos o impropios... c) indica recomendaciones para revisin o cambio, las cuales deben mostrar beneficios tales como aclaracin de polticas... d) establece el costo estimado de cambiar los arreglos existentes por los recomendados como resultados de la encuesta... 30 Los informes que se presenten tienen diversos fines, entre los que destacan: 1. Informar al cliente de la situacin que guardan su archivo o archivos 2. Ejercer una propuesta integral de solucin a sus problemas. 3. Establecer sugerencias, recomendaciones u observaciones pertinentes hacia los recursos que lo requieren. Los informes finales varan mucho en tamao y contenido, pueden encontrarse informes bastante amplios con propuestas muy especficas y otros breves y concisos con instrucciones o propuestas muy generales. Lo ms recomendable es que los informes y la propuesta no sean tan amplios pero si que en su contenido se identifiquen los problemas y las soluciones que para estos se dan. No se pueden clasificar en buenos o malos sino por su contenido y la forma en que se presentan: INFORMES ORALES: Estos se pueden hacer cuando se ha diagnosticado un archivo muy pequeo y especfico para lo cual no requiere mayor presentacin, no se recomienda que se haga de esta forma porque es demasiado informal. INFORMES ESCRITOS: Objetivos, formales y sobre todo representan la mejor manera de presentar un informe final y las sugerencias necesarias. El tamao o grueso del informe no quiere decir que se a bueno, el contenido es el que decide cual importantes son las sugerencias. Por lo general las sugerencias y/o recomendaciones que se hacen deben ser muy especficas, breves y con un enfoque lgico y objetivo de tal forma que se pueda garantizar que lo entregado sea ledo y analizado. Es muy importante que si se tiene la oportunidad de combinar ambas formas se realice, ya que el informe final con las propuestas estar sustentado en un soporte escrito que lo hace confiable Las propuestas al igual que el diagnstico incluye objetivos, planes, tiempos y costos (Ver Guas de Autoaprendizaje Organizacin de Archivos I y II). Por ltimo, sobre la aplicacin de las recomendaciones que haga el personal, Vctor M. Martnez dice: ... debe tener la suficiente madurez emocional para entender que en la aplicacin misma algunas de sus recomendaciones se adaptarn a las costumbres o necesidades de las reas sustantivas; por lo tanto an cuando se le invite a participar en la instrumentacin, debe asumir su papel secundario de simple consultor... 31 Con lo anterior, debe quedar claro que no siempre el que realiza el diagnstico y proporciona las posibles soluciones, es la persona que ejecutar tales actividades, aunque s, sera lo ideal para
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Op. Cit. Teora y Prctica del Diagnstico Administrativo. Martnez Chvez V. Pg 81
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tener un seguimiento de lo que se haba planeado en un principio y lo que se planear despus para conformar un sistema como tal. Como un punto ms que se debe tratar en las propuestas, estn las medidas de seguridad. Se consideran como medidas de seguridad, no slo las de higiene y seguridad, sino tambin todas aquellas que estn basadas en: que podra pasar si... , es decir si no se lleva a cabo una accin, la reaccin que tendra o las consecuencias que implicara no slo econmicas sino el impacto a otras reas y a la misma institucin. Para tal caso, para que no pase, hay que hacer lo que se debe hacer, sin dejar puntas sueltas que ocasionen situaciones difciles o mismas que se conviertan en situaciones criticas.
3.2.1 ESTABLECIMIENTO DE METAS Algunos autores, la meta y el objetivo lo manejan indistintamente, como si fueran sinnimos, sin embargo para efecto de esta materia se entiende por meta: AL CONJUNTO DE ELEMENTOS, PLANES Y ESTRATEGIAS QUE TIENEN LA FINALIDAD DE LOGRAR UNA PARTE DEL OBJETIVO GENERAL. Una meta se define como: Cuantificacin de los objetivos por alcanzar en los mbitos temporal y especial. Por lo tanto, debe responder a la pregunta de cuanto se pretende conseguir. As mismo para poder registrar las metas y facilitar su seguimiento y evaluacin, es necesario que adems su cuantificacin conlleve su expresin genrica en unidades de medida, con objeto de hacer posible la identificacin del trmino susceptible de medir, ya sea el producto o resultado final. Los componentes de una meta son: la descripcin, la unidad de medida y el monto o cantidad. 32 Para que una propuesta pueda sobrevivir, el cliente y el proveedor deben tener clara la visin haca donde se encaminan los resultados. El establecer metas como parte de una propuesta es indispensable, significa la subdivisin de grandes actividades para concretarlas poco a poco, logrando la disminucin de errores y sobre todo enfocando las reas con mayor precisin para actuar con eficacia. Incluye la definicin de estrategias a seguir y encierra una serie de prcticas para conseguir lo deseado. El informe final de la situacin archivstica y las propuestas de recomendacin y/o sugerencias, aunque son independientes ambas dependen una de otra. Las metas estn dentro de la propuesta con ellas se pretende delimitar y proporcionar los alcances posibles de lo recomendado. Las metas tambin consideran los tiempos para la aplicacin de lo planeado; el tiempo que se llevarn las actividades. Para facilitar esta operacin se pueden manejar diagramas de tiempos y movimientos, con la finalidad de que stos sean explcitos grficamente. En s, las metas responden a la pregunta qu se va hacer? y en su conjunto formarn el objetivo general.
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Op. Cit. Pg 203
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Como punto adicional a este tema en una propuesta, es indispensable tomar en cuenta los costos que implican poner en marcha el plan o planes, ya que el costo ser determinante para el anlisis que haga el cliente del costo-beneficio. El costo ser variable cuando se trate de un proveedor interno o un proveedor externo, esto se determinar por los gastos que sean generados por otros conceptos.
Actividad I. Elabora un informe por escrito en donde describas la situacin del archivo diagnosticado. Es muy importante que sea coherente lo evaluado con el informe. II. Del diagnostico que realizaste en la segunda unidad: a). Identifica las reas prioritarias b). Enumralas y explica por qu las consideraste en ese orden. III. Elabora cinco propuestas (explicadas) para cada uno de los recursos evaluados (o las reas evaluadas), fundamentando el porque de cada una. Enva a tu asesor 3.3. LA PLANEACIN DE SISTEMA DOCUMENTAL
PARA QU PLANEAMOS UN SISTEMA DOCUMENTAL? La planeacin de un sistema documental tiene diferentes funciones, entre las ms importantes, es establecer un control estructurado e integral para la documentacin. En trminos generales, un Sistema: ...es un grupo de elementos, componentes o partes interrelacionadas que trabajan de forma coordinada para lograr una meta comn. 33 El grupo de elementos que menciona la definicin la podemos observar en cualquier ente, la interdependencia de sus rganos o subsistemas que los componen es bsica. Todos los sistemas se caracterizan por cuatro componentes bsicos: entrada, proceso, salida y retroalimentacin. En cuanto a los sistemas documentales: Qu implica tener un sistema documental? El tener un todo bien delimitado y definido tiene ptimos resultados a corto plazo, permite evitar lo que con frecuencia se repite: extravo de documentos, expedientes incompletos, documentacin mal ubicada, etc., como conclusin de estos problemas: prdidas econmicas en multas o en gastos no deducibles por no tener comprobantes.
33
Administracin de Documentos. Castro De Badillo. Pg. 10
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CON UN SISTEMA INTEGRAL SE BUSCA: TENER LA DOCUMENTACIN-INFORMACIN ADECUADA EN EL LUGAR ADECUADO. Cuando se planea la participacin de todas las reas se debe entender que un sistema integral, ya que para que una unidad de archivo opere con funcionalidad y eficiencia, es necesario que todas sus partes se encuentren integradas y dentro de las mismas su funcionamiento sea ptimo. Al referirnos a un sistema documental no podemos aislar ningn elemento que sea consecuente de la interaccin, por ello su interdependencia de unos con otros se vuelve imprescindible para funcionar. El siguiente ejemplo representa un sistema y cada crculo un subsistema, que a su vez cada uno funciona como un sistema ms pequeo:
RECURSOS MATERIALES: * MUEBLES * MQUINAS * MOBILIARIO * INMUEBLE....
RECURSOS HUMANOS: * PERSONAL ADMINISTRATIVO * PERSONAL OPERATIVO * PERSONAL DE APOYO, LIMPIEZA...
REA DOCUMENTAL * EXPEDIENTES, CAJAS, CARPETAS... * LIBROS * DOCUMENTACIN POR INTEGRAR... * SERVICIO...
Con este ejemplo, se representa la interaccin mutua adentro y afuera de los subsistemas. Entre ms grande sea, su complejidad es mayscula y la interdependencia de los elementos aumenta. Si vemos el rea documental como un sistema, sus componentes son: Los documentos El volumen Los procesos tcnicos, El personal El servicio y El mantenimiento y guarda
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Cada uno de estos tiene funciones muy especficas y al igual que cualquier sistema sus elementos se necesitan entre s, de no estar interrelacionados sus deficiencias creceran notablemente. El desarrollar un sistema documental requiere anlisis y sobre todo experiencia que pueda aplicarse. Planear un sistema es la estructuracin reestructuracin parcial o total del mismo. Uno de los factores a considerar en la planeacin de un sistema documental es el tamao de la empresa o de las reas que concentran sus documentos, para as determinar qu es lo que se necesita, el qu se adoptara y por qu. En instituciones de menor tamao disear un sistema es ms sencillo ya que las partes involucradas son pocas y su complejidad es menor. Los sistemas documentales generalmente se planean a futuro a mediano o largo plazo, aunque no se descarta que con la aplicacin de sugerencias generadas por el diagnstico se construya o comience a formar o reestructurar el sistema. La esencia de la planeacin de un sistema documental vara: depende de para qu se planea , si lo que se pretende reconstruir es el sistema (lo que ya existe) que incluye todos los recursos y las reas que lo componen o construir un sistema integral que de igual forma incluye a recursos y reas o una tercera, un subsistema especfico para un rea determinada. Una de las ventajas de tener un sistema integral bien planeado consiste en que se puede lograr una mejor coordinacin en un futuro y por lo tanto preparar planes ms pequeos y creativos para los subsistemas que requieren menos tiempo, esfuerzo y costos. Implantar mtodos y procedimientos en el sistema requiere un estudio amplio en costos, beneficios y tiempos, el diagnstico nuevamente contribuye a las decisiones para lograrlo. Un asunto importante es la posicin del archivnomo en relacin con las otras personas que participan en el diseo de la planeacin, ya que l ser el coordinador, el supervisor y el evaluador del plan, adems de ser en vnculo entre lo planeado y lo que se realiza. Bajo estos conceptos la capacidad intelectual y la personalidad del mismo son factores determinantes para cumplir con este trabajo. Poner en marcha la planeacin no necesariamente es partir de cero, ya que con lo que se cuenta funciona una unidad documental en menor o mayor precisin, sin embargo, se tienen parmetros suficientes para proponer mejoras. Veamos el siguiente esquema:
SISTEMA DOCUMENTAL QUE SE DESEA
SISTEMA ACTUAL PLANES

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LA FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS ES MAYOR O MENOR CUANDO SE ENCUENTRAN COHESIONADOS, INTEGRADOS OPTIMAMENTE.
La participacin del personal para el desarrollo de un sistema documental, es una de las caractersticas ms sobresaliente, por lo tanto es indispensable decidir quien participar y en que, con estas decisiones sern con las que se formen los grupos de trabajo. En general, entre mayor es el grado de participacin del personal involucrado ms fcil ser desarrollarlo con menor tiempo y reduccin de errores. Las responsabilidades que comparta el personal se deben ajustar a la situacin de cada persona, algunas responsabilidades suelen ser delicadas y no deben estar sujetas a la amplia participacin. Entre las desventajas que presenta la planeacin de sistema documental es que frecuentemente se enfrenta a prejuicios en su contra a razn de que se piensa que los planes no son rentables y que adems el llevarlos a cabo representa un costo significativo en trminos econmicos y de actitudes o en muchas ocasiones se puede tener preferencia a un plan que no implique riesgos. Ante tal situacin es importante proceder con cautela para asegurar que el plan se llevar con xito. Por ltimo y a manera de resumen la planeacin de un sistema documental tiene los siguientes puntos: 1. No existe una planeacin ideal para los sistemas documentales, cada unidad documental es diferente en sus necesidades. 2. Los estilos para planear son diferentes aunque en el fondo tienen la misma esencia y se concluye con un mismo resultado. 3. La planeacin de un sistema documental debe ser comprendida por todos los participantes. 4. La planeacin en un sistema documental solo se logra si se le dedica tiempo, compromiso, los recursos necesarios y desde luego la aplicacin de la misma. No quiere decir que todo el tiempo se utilice en trazar el plan para planear y la planeacin real se haga a un lado. 5. Se deben reducir los prejuicios en contra del sistema, tomar medidas o campaas ad hoc para reducirlos o eliminarlos. 6. Al igual que el diagnstico no es fcil disearlo e implantarlo, para obtener buenos resultados es un hecho que debemos regresar a las experiencias obtenidas en otros archivos y nuevamente actuar con prudencia lgica y objetiva. 7. Se debe vigilar el costo beneficio por ambas partes (cliente-proveedor) para asegurar que los resultados sean benficos para los dos. 8. La planeacin de un sistema documental nos da la pauta a la implantacin de planes, la revisin de su aplicacin y la evaluacin del resultado o resultados que se tengan. Peter Drucker dice:
LA PLANEACION Y LA REALIZACIN SON PARTES INDEPENDIENTES DENTRO DE LA MISMA ACTIVIDAD, PERO NO SON ACTIVIDADES SEPARADAS.
La Planeacin de un Sistema Documental, se relaciona con los resultados del diagnstico y las propuestas de integrarlo. Este tipo de planeacin va ms all de una planeacin a corto plazo, la integracin como tal puede ser a mediano o largo plazo, estimando entre los inter, resultados claros y con notorio avance. Los sistemas por s solos funcionaran sin mayor problema o simplemente no funcionaran. Un sistema como tal se ve afectado por diversas fuentes, a estas se les conoce como ambiente.
57
FACTORES QUE INFLUYEN EN UN SISTEMA DOCUMENTAL EL MEDIO AMBIENTE Cuando hablamos de medio ambiente o ambiente como tambin se le conoce, nos referimos a todas aquellas fuerzas y/o factores que intervienen en un sistema y que afectan en mayor o menor grado su desempeo y funcionamiento. Estos factores pueden ser: Econmicos Tecnolgicos Sociales De acuerdo al ambiente, el ente en donde influye se ve afectado positiva o negativamente. Los factores del ambiente no permiten que el sistema funcione correctamente, por tal motivo es importante que se identifiquen y si son controlables o modificables, se trabaje en ellos para que sean corregidos o de ser posible sean eliminados en su totalidad. El medio ambiente en parte, resulta ser muy especfico para cada unidad documental, por ejemplo: grupos que creen que invertir en un archivo es un gasto y por lo tanto no lo permiten, o que ha funcionado bien y se resisten al cambio o el mismo crecimiento de la institucin que reclama mayor espacio para sus documentos y su control, etc. Por otra parte tambin, el impacto econmico tiende a modificar muchos proyectos, principalmente cuando hay devaluaciones, reducciones de presupuesto o cadas econmicas de la institucin. Tambin as, el mercado global con su apremiante crecimiento en la introduccin de nuevas mquinas desplaza y ofrece ms y mejores alternativas, lo que significa que estos avances rebasen rpidamente a lo que se tiene o lo que se pens en un momento fue lo ptimo. Otros factores que se consideran en el ambiente son: disposiciones jurdicas, nuevas polticas para la institucin, procedimientos de operacin, etc. Para no tener contratiempos cuando el ambiente se torna amenazante, es indispensable contemplar todos los factores dentro de la planeacin del sistema, con ello garantizamos que ante cualquier momento inesperado se tenga la flexibilidad suficiente para evitar un impacto maysculo.
Actividad Investiga: 1. Qu es el ambiente externo y qu es el ambiente interno? 2. A qu se le llama incertidumbre ambiental y cules son sus caractersticas? ANOTA LAS REFERENCIAS CONSULTADAS Enva a tu asesor
58
3.4. EL ESTUDIO DE VIABILIDAD
En la primera unidad, se manej el trmino cliente-proveedor, con esa visin se desarrolla el siguiente tema. Qu es un estudio de viabilidad? ... es un examen para determinar si es prctico implantar procedimientos, mtodos o tecnologas nuevas o modificarlas para hacer las cosas. Los estudios de viabilidad varan desde observaciones simples e informales hasta anlisis complejos y formales. 34 Bajo dos concepciones se observa el estudio de viabilidad: 1. Qu tan viable resulta proponer mejoras y cambios y 2. Qu tan viable resulta aceptar la aplicacin de los cambios en razn del costo-beneficio para la institucin. La primera se refiere a lo que se propondr por parte del proveedor, si es factible o no, de acuerdo a las condiciones socio-econmicas de la institucin o las condiciones ambientales que le afectan. La segunda, la que trataremos en este tema, se refiere al anlisis de las propuestas y/o recomendaciones proporcionadas por el proveedor al cliente, el cual revisa, analiza, discute y concluye si es no factible la aplicacin de la propuesta de acuerdo con los costos y beneficios que le ocasione. La viabilidad pretende ver los beneficios expresados en trminos monetarios. Por lo tanto las propuestas y/o recomendaciones deben contemplar no solo la propuesta tcnico-administrativa sino tambin el desglose de los beneficios que conlleva y desde luego el costo que implicara aplicarlas. En la relacin cliente interno-proveedor interno, el costo-beneficio se reflejara en una mejora continua y en los insumos que sean adquiridos al poner en marcha el plan. En la relacin cliente externo-proveedor externo, los costos aplican a los servicios proporcionados por las empresas virtuales y disminuyen en su mantenimiento o gastos laborales.
3.4.1. COSTO-BENEFICIO
Son los elementos que ms se cuidan por que representan una decisin importante para la institucin. El costo beneficio: ...es una comparacin de los beneficios de un nuevo procedimiento, sistema o tecnologa con los costos del sistema en uso. El anlisis es una comparacin de los costos del sistema en vigor con los costos de los cambios propuestos. Deben considerarse los costos de personal, equipo, espacio y sistema de conversin. Se debe prestar atencin a los costos operacionales continuos a largo alcance as como tambin a los gastos inmediatos.
34
Administracin de Documentos. Castro de Badillo. Pg. 34
59
...Deben hacerse comparaciones de los costos a largo plazo no solo de costos iniciales del nuevo sistema sino tambin comparndolos con los costos de mantenimiento del sistema en uso. ...tambin deben evaluarse los beneficios acumulados con el nuevo sistema. Una forma de evaluar es hacer una lista de beneficios que se logran con los cambios y compararlos con cualquier problema potencial que pueda resultar de stos. 35
Las preguntas bsicas para tomar una decisin en cuanto a la viabilidad de las propuestas son: 1. 2. 3. 4. Cules son los costos al aplicarlas? Cules son los beneficios? Cul es el impacto en otras reas? Cules son los beneficios en comparacin de lo que se tiene con lo que se pretende implantar? 5. Es rentable? Se justifica el cambio? En la actualidad la competitividad es un factor importante que impera en las decisiones de lo que se adquiere y con quien se adquiere ya sea un bien o servicio. El costo es una propuesta que significa hacer las cosas ms baratas (ms baratas que los competidores) con el sentido de no sacrificar la calidad que represente. Desde luego que un costo ms bajo y rentable, hace para el cliente una propuesta deseable y por lo tanto es de esperarse que las instituciones busquen lo mejor al costo mas bajo posible. Los costos son uno de los objetivos de las instituciones ya que este impacta directamente en los totales. Aunque por otra parte el abatir costos pueda provocar momentos de crisis irreversibles que por no adquirir otra propuesta con mayor costo, el precio que se paga es muy alto. ...el anlisis de costo-beneficio es una tcnica para la eleccin del mejor plan cuando los objetivos son menos especficos que ventas, costos o utilidades. 36 El mismo autor contina diciendo: Aunque una decisin con base en el anlisis del costo beneficio implica los mismos pasos de toda decisin de planeacin, conviene distinguir las principales caractersticas que les son propias: 1. Los objetivos se orientan normalmente a la produccin o resultado final y habitualmente son imprecisos. 2. Las alternativas suelen representar sistemas, programas y/o estrategias generales para el cumplimiento de objetivos. 3. Las medidas de eficacia deben ser adecuadas para los objetivos y fijarse en los trminos ms precisos posibles, aunque es probable que algunas no se presten a la cuantificacin. 4. En los estimados de costos pueden incluirse como costos monetarios como no monetarios.
35 36
Op. Cit. Pag. 42 Administracin. Kootz Harol. Pag. 197
60
5. Entre las normas de decisin claramente definidas aunque usualmente no tan especficas como los costos o las utilidades, pueden mencionarse, por ejemplo, el cumplimiento de cierto objetivo al menor costo, su cumplimiento con los recursos disponibles o el logro de una disyuntiva costo-beneficio favorable para este ultimo particularmente en relacin con las demandas de otros programas. 37 Por ltimo, el beneficio a futuro que arroja un diagnstico bien estructurado a razn de los costos que se deriven es mltiple, su aplicacin tendr como resultado para la institucin: Reduccin de tiempos muertos Reestructuracin de reas Actividades y procedimientos definidos Polticas y normas de aplicacin Optimizacin de recursos Aprovechamiento de reas fsicas Manejo adecuado de la documentacin Personal idneo o capacitado Una mejora continua Por ltimo, un rea tan competitiva como cualquier otra.
Actividad I. Si fueras el cliente y tuvieras que decidir a travs de un diagnstico, Qu evaluaras de este? Menciona por lo menos 10 puntos que tomaras en cuenta y explica por qu.
Enva a tu asesor
37
Op. Cit. pag. 198
61
EVALUACIN DE LA UNIDAD III
COMPLETA EL SIGUIENTE TEXTO, SI TIENES DUDAS COMUNICATE CON TU ASESOR.
EL
ANLISIS
DE
LA
INFORMACIN
ES
UNA
PARTE
FUNDAMENTAL
DEL
____________________, DE ESTE ANLISIS DEPENDE PARA QUE SE CONOZCAN LAS ______________________ DOCUMENTAL. COMO PARTE SUBSECUENTE DE ESTE ANLISIS, EL ___________________ FINAL DA A CONOCER A MANERA DE RESUMEN O ESQUEMTICAMENTE LOS PROBLEMAS Y LO QUE SE PUEDE MEJORAR SE HACE A TRAVS DE UNA __________________ Y/O ____________________, QUE TIENE UNA UNIDAD
____________________, EN DONDE AL IGUAL QUE EL DIAGNSTICO SE ESTABLECEN ____________________ PARA SU __________________ ACOMPAADAS POR LOS
________________, SIN OLVIDAR QUE TAMBIN SE INCLUYEN LOS ________________ QUE IMPLICA LLEVARLA A CABO.
Enva a tu asesor
62
ANEXO I
FACTORES BSICOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA LA ELABORACIN DEL DIAGNSTICO
ESTOS SON LINEAMIENTOS GENERALES COMO PARTE DE UN DIAGNSTICO. ES IMPORTANTE QUE SE DESGLOSEN AN MS PARA TENER UNA VISIN AMPLIA Y CLARA DE LA SITUACIN REAL DEL ARCHIVO
GENERALES
1. NOMBRE DE LA INSTITUCIN 2. DOMICILIO Y TELFONOS EN DONDE SE ENCUENTRAN LAS REAS DOCUMENTALES 3. NOMBRE DE LOS EJECUTIVOS O FUNCIONARIOS Y CARGOS DE LOS QUE DEPENDEN LA UNIDAD DOCUMENTAL O UNIDADES DOCUMENTALES, NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO Y NOMBRE Y CARGO A QUIN SE LE DIRIGE LA PROPUESTA. 4. OBJETO DE LA COMPAA 5. REA DOCUMENTAL A DIAGNOSTICAR
TCNICAS
6. RELACIN QUE HA TENIDO LA INSTITUCIN CON OTROS ARCHIVNOMOS (INDIQUE EL TIPO DE SERVICIO QUE RECIBI Y CON QU PERSONA O EMPRESA). 7. COMENTAR LOS PROBLEMAS QUE SE HAYAN SUSCITADO TALES COMO: PRDIDA O EXTRAVO DE DOCUMENTOS, DUPLICIDAD DE EXPEDIENTES, ETC. 8. SE CUENTA CON MTODOS DE CONTROL PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES ARCHIVSTICAS (CONTROL DE DOCUMENTACIN, PROCEDIMIENTOS, NORMAS, ETC.). 9. CMO CONSIDERA AL PERSONAL DEL ARCHIVO? DESCRIBIR SU NIVEL ACADMICO 10. SEALE LOS DAS Y HORARIOS DE TRABAJO DE LA INSTITUCIN, AS COMO LOS DEL ARCHIVO. 11. INDIQUE LA POLTICA ESTABLECIDA POR LA INSTITUCIN PARA LA GUARDA DOCUMENTAL Y EL PROCEDIMIENTO QUE SE SIGUE PARA REALIZAR ESTA ACTIVIDAD. 12. INDIQUE COMO EST INTEGRADO EL PERSONAL DE ARCHIVO DETALLANDO NMERO Y ESTRUCTURA ORGNICA.
63
13. SEALE LOS MOVIMIENTOS APROXIMADOS DE: EXPEDIENTES, BAJAS, PRSTAMOS, CONSULTAS, ETC.
APERTURAS
DE
NUEVOS
14. PERIODICIDAD CON QUE SE INFORMA LA SITUACIN DEL ARCHIVO. 15. UBICACIN DE LA UNIDAD. 16. INDICAR SI EL LOCAL ES PROPIO PARA EL ARCHIVO. 17. REAS APROXIMADAS DESTINADAS PARA CADA ACTIVIDAD (ACERVO, PROCESOS, ETC.) 18. TIPO DE MOBILIARIO QUE SE UTILIZA 19. DESCRIBIR EL EQUIPO CON QUE SE CUENTA. 20. FORMAS Y MTODOS PARA IDENTIFICAR Y DESCRIBIR LA DOCUMENTACIN.
OBSERVACIONES DEL ARCHIVNOMO
21. OPININ SOBRE LA SITUACIN ARCHIVSTICA. 22. PROBLEMAS IMPORTANTES OBSERVADOS. 23. INDICAR LOS SERVICIOS QUE CONSIDERE CONVENIENTES 24. SUGIERA EL PERSONAL NECESARIO, SU PERFIL Y EL TIEMPO QUE REQUIERE PARA CONCLUIR SATISFACTORIAMENTE LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO 38 . 25. SEALE EL TIEMPO ADICIONAL, ESTIMANDO VISITAS Y TIEMPO INVERTIDO.
38
Es un tiempo estimado, ver Guas de Autoaprendizaje Organizacin de Archivos I y II.
64
ANEXO II ELEMENTOS BSICOS DEL DIAGNSTICO
ESQUEMA GENERAL
1. PRESENTACIN 2. NDICE 3. OBJETIVOS 4. DESARROLLO O CUERPO DEL DIAGNSTICO/INFORME FINAL DE LA SITUACIN 5. PROPUESTA DE SOLUCIN Y/O RECOMENDACIONES 6. TIEMPOS PARA SOLUCIONES 7. COSTOS
EL DIAGNSTICO DEBE SER CLARO, OBJETIVO Y SOBRE TODO BREVE PARA QUE SEA LEDO Y ANALIZADO FCILMENTE, PERO SIN PERDER SU ESENCIA.
65
ANEXO III
EVALUACIN DE LA GUA
CONTESTA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS ENVA A TU ASESOR.
1. QU ES UN DIAGNSTICO ARCHIVSTICO? 2. CULES SON SUS ETAPAS? 3. POR QU ES IMPORTANTE APLICAR LOS DIAGNSTICOS? 4. EN QU MOMENTO SE DEBEN APLICAR 5. MENCIONA LAS DOS PRIMERAS ETAPAS DEL DIAGNSTICO Y DESARRLLALAS 6. DESCRIBE LOS DOS TIPOS DE PLANEACIN APLICADAS AL DIAGNSTICO 7. MENCIONA CUANDO ES UN DIAGNSTICO AMPLIO Y CUANDO ES ESTRICTO 8. CLIENTE Y PROVEEDOR INTERNO SON: 9. QU ES UN OBJETIVO? CULES SON SUS CARACTERSTICAS? 10. A QU SE LE LLAMA TIEMPO REAL? 11. CUNDO APLICAMOS UN DIAGNSTICO, QU DEBEMOS EVALUAR DE LOS RECURSOS MATERIALES Y QU DE LOS RECURSOS TCNICOS? 12. DEL DIAGNSTICO QUE REALIZASTE, DESARROLLA LO SIGUIENTE: NOMBRE DEL ARCHIVO TIPO UBICACIN ENUMERA LOS PROBLEMAS DETECTADOS, DESCRIBE SUS
CARACTERSTICAS Y EXPLICA POR QU LOS CONSIDERASTE COMO PROBLEMAS. DE ACUERDO A TUS PROPUESTAS, ENUMRALAS SEGN PRIORIDAD QUE HAYAS CONSIDERADO. EL GRADO DE
66
DESCRIBE TUS PROPUESTAS, RECOMENDACIONES, SUGERENCIAS Y/U OBSERVACIONES PARA CADA UNO Y EXPLCALAS.
67
BIBLIOGRAFA
1.
ANDERSON, VADID Y SCHMIDT, LEO. CONTRALORA PRCTICA. MXICO UTEHA 1994.
2. CARRILLO LANDEROS, RMIRO. METODOLOGA Y ADMINISTRACIN. LIMUSA MXICO 1994. 3. CASTRO DE BADILLO, BLANCA. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: RECURSOS DE INFORMACIN. SCOTT FORESMAN 1994. CHIAVENATO, IDALBERTO. INTRODUCCIN A ADMINISTRACIN. MXICO MCGRAW-HILL 1989. LA TEORA GENERAL DE LA
4.
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CHURCHMAN, WEST C. EL ENFOQUE DE SISTEMAS. MXICO DIANA 1993. DRUCKER, PETER F. LA GERENCIA: TAREAS, RESPONSABILIDADES Y PRCTICA. MXICO LIMUSA 1990. GMEZ CEJA, GUILLERMO. PLANEACIN Y ORGANIZACIN DE EMPRESAS. MXICO MCGRAW-HILL 1994.
7.
8. HAMPTONM, DAVID R. ADMINISTRACIN CONTEMPORNEA. MXICO MCGRAW-HILL 1985. 9. KOONTZ, HAROLD Y ODONNELL, CYRIL. CURSO DE ADMINISTRACIN. MXICO TRILLAS 1990. 10. KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH HEINZ. ADMINISTRACIN, UNA PERSPECTIVA GLOBAL. EDITORIAL Mc GRAW-HILL. 11 ED. MXICO 1998. MERCADO H. SALVADOR. ADMINISTRACIN APLICADA. EDITORIAL LIMUSA 1 PARTE. MXICO 1990. MERCADO H. SALVADOR. ADMINISTRACIN APLICADA. EDITORIAL LIMUSA 2 PARTE. MXICO 1995. MOYA ANEGON, FELIX DE. TCNICAS CUALITATIVAS BIBLIOTECOLOGA Y DOCUMENTACIN. MADRID 1996. 174 PP. APLICADAS A LA
11.
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13.
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MUCH GALINDO, LOURDES Y GARCA MANZANO, JOS. FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN. MXICO TRILLAS 1990. MUNDO REYES, HUMBERTO. LINEAMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIIN DE UN PROYECTO DE ORGANIZACIN DE UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO. MXICO ENBA 1983. MURDIK, ROBERTO. ANALISIS DE POLTICAS DE EMPRESAS. MXICO LIMUSA 1987.
15.
16.
17. PANIAGUA, VCTOR Y ESPINOZA, FERNANDO. AUDITORA GENERAL. MXICO UNAM 1987.
68
18.
RODRGUEZ GMEZ, RODRIGO. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN CUALITATIVA. ED. SNTESIS. MALAGA ALJIBE 1996. 378 PP. SCANIAN, BURT. PRINCIPIOS DE LA DIRECCIN Y CONDUCTA ORGANIZACIONAL. MXICO LIMUSA 1990. VALLES, MIGUEL S. TCNICAS CUALITATIVAS DE INVESTIGACIN SOCIAL. ED. SNTESIS. MADRID 1999. 430 PP. COMO BIBLIOGRAFA ADICIONAL PUEDES CONSULTAR LAS MEMORIAS DE LOS CONGRESOS NACIONALES DE ARCHIVOS.
19.
20.
21.
69

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TCNICAS DE

DIAGNSTICO Y PLANEACIN DOCUMENTAL

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DANIEL MARTNEZ BONILLA

TCNICAS DE DIAGNSTICO Y PLANEACIN DOCUMENTAL

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OBJETIVO GENERAL DE LA GUA

AL TRMINO DE LA GUA, EL ALUMNO:

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A QU SE LE LLAMA SISTEMA ABIERTO?

QU ES UN SISTEMA ARCHIVSTICO? CUL ES SU FUNCIONAMIENTO COMO UNA UNIDAD DOCUMENTAL?

DESCRIBE LOS MTODOS PARA LA RECOPILACIN DE INFORMACIN

CUL ES LA DIFERENCIA ENTRE UN OBJETIVO Y UNA META?

MENCIONA QU SE DEBE TENER EN CUENTA ANTES DE PLANEAR PARA UN ARCHIVO?

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AL TRMINO DE LA UNIDAD, EL ALUMNO:

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INVESTIGACIN CREA NUEVAS FUENTES CON LOS DOCUMENTOS PRIMARIOS

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Administracin Aplicada. Salvador Mercado. Pg. 322

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1. ABARCA TODAS LAS REAS DE UNA UNIDAD DOCUMENTAL.

Metodologa y Administracin. Carrillo Landeros Ramiro. Pg. 216

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OBJETIVOS PARA EVITAR ERRORES POSIBLES SUPUESTOS.

OBJETIVOS PARA EVITAR ERRORES POSIBLES SUPUESTOS.

4. EL COSTO ES MENOR POR ABARCAR UN REA ESPECFICA.

6. EL BENEFICIO ES MLTIPLE, LOS RESULTADOS SON PARALELOS Y SE DAN EN MENOR TIEMPO.

CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO DE TRMITE

CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO HISTRICO

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REQUIERE INFORMACIN PROVEDOR CLIENTE

CLIENTE PROPORCIONA INFORMACIN

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Esta planeacin es para elaborar y aplicar el diagnstico.

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DESARROLLO DEL DIAGNSTICO

ANLISIS Y EVALUACIN DE RESULTADOS

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INFORME FINAL Y PROPUESTA DE SOLUCIN

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Metodologa y Administracin. Carrillo Landeros. Pg. 216

SE DESARROLL A SE PLANEA EL DIAGNSTIC

SE HACEN RECOMENDA CIONES

CICLO DEL DIAGNSTICO

PLANEA PARA MEJORA SE EVALA Y ANALIZAN RESULTADO

TCNICAS DE DIAGNSTICO Y PLANEACIN DOCUMENTAL

Agustn Reyes P. Planeacin

Organizacin NO SE TE OLVIDE ANOTAR LA BIBLIOGRAFA

TCNICAS DE DIAGNSTICO Y PLANEACIN DOCUMENTAL

CONTESTA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS.

2. CUL SU RAZ ETIMOLGICA?

3. PARA QUE SE APLICAN LOS DIAGNSTICOS

5. EXPLICA LAS CARACTERSTICAS DE UN DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO

6. EXPLICA CUAL ES SU APLICACIN

7. CUAL ES SU MBITO DE APLICACIN?