ISO 9001

Proyecto: Implementacin del Sistema de Calidad

Proyecto ISO-I-10-011

Autor(es) Alicia Tejada

INDICE
CONFIDENCIALIDAD / ADVERTENCIA DE SEGURIDAD................................................................................... 4 HISTORIA DE REVISIONES................................................................................................................................................ 4 1. DATOS GENERALES................................................................................................................................................. 5 1.1. EJE ESTRATGICO QUE CORRESPONDE EL PROYECTO ............................................................................................... 5 1.2. ORGANIZACIN OPERATIVA DEL PROYECTO ............................................................................................................ 5 1.3. OTROS ROLES Y RESPONSABILIDADES CLAVES ........................................................................................................ 7 2. ANTECEDENTES Y MOTIVACIONES................................................................................................................... 8 3. ENFOQUE DEL PROYECTO.................................................................................................................................. 10 3.1. MISIN DEL PROYECTO........................................................................................................................................... 10 3.2. ACTIVIDADES O FASES DEL PROYECTO ................................................................................................................... 10 3.2.1. Lo que no incluye............................................................................................................................................ 11 3.3. ALCANCE ............................................................................................................................................................... 11 3.4. INTERDEPENDENCIAS DEL PROYECTO .................................................................................................................... 12 3.5. EXPECTATIVAS ....................................................................................................................................................... 12 3.6. LIMITACIONES DEL PROYECTO ............................................................................................................................... 12 3.7. SUPUESTOS DEL PROYECTO .................................................................................................................................... 13 3.8. FACTORES CRTICOS DE XITO ............................................................................................................................... 13 3.9. JUSTIFICACIN ECONMICA (COSTOS- BENEFICIOS)............................................................................................... 13 3.10. RESULTADOS CUANTIFICABLES (ENTREGABLES) ................................................................................................. 14 3.10.1. Entregables de Gestin de Proyecto............................................................................................................. 14 3.10.2. Entregables del Proyecto.............................................................................................................................. 14 3.10.3. Estructura de trabajo WBS........................................................................................................................... 14 4. COMPROMISOS....................................................................................................................................................... 16 4.1. MODELO DE INGRESOS Y GASTOS (PRESUPUESTO)................................................................................................. 16 4.2. TOMA DE DECISIONES ............................................................................................................................................. 16 4.3. ENTREGA DE INFORMES .......................................................................................................................................... 16 5. PLAN DE COMUNICACIN .................................................................................................................................. 17 5.1. MAPA DE PBLICOS Y EXPECTATIVAS DE COMUNICACIN...................................................................................... 17 5.2. MAPA DE ALIANZAS Y EXPECTATIVAS DE COMUNICACIN ..................................................................................... 18 5.3. MULTICANALIDAD ................................................................................................................................................. 18 5.4. LISTA DE CONTACTOS ............................................................................................................................................ 18

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5.5. MATRIZ DEL PLAN DE COMUNICACIN .................................................................................................................. 19 5.6. CALENDARIO SEMANAL ......................................................................................................................................... 20 6. PLAN DE RIESGOS.................................................................................................................................................. 21 7. EVALUACIN FINAL Y CIERRE DEL PROYECTO ...........................................................................................I 8. APROBACIN............................................................................................................................................................ II

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Confidencialidad / Advertencia de Seguridad

La informacin contenida en este documento es confidencial y de propiedad exclusiva de la Escuela Nacional de la Judicatura. No puede ser presentada a ninguna entidad o persona externa sin el consentimiento por escrito de las mismas. Este documento no puede ser reproducido, parcial ni totalmente fsica o electrnicamente, sin un permiso escrito de la institucin que lo ha elaborado. Todo el que reciba este documento acepta la naturaleza confidencial del material contenido en el mismo y acepta prevenir la distribucin de este documento ms all de la audiencia designada.

Historia de Revisiones
Versin 1.0 1.1 Fecha 01-11-06 13-11-06 Autor(es) Alicia Tejada Alicia Tejada Notas de Revisin Formulacin inicial Contiene las correcciones preliminares de Gervasia Valenzuela

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1. Datos Generales
1.1. Eje Estratgico que corresponde el proyecto
Cdigo del Proyecto Objetivo Estratgico Area de Enfoque Beneficiarios Primarios Areas Relacionadas Actores claves Comit Ejecutivo xxxalicia Xxx Implementacin Sistema de Calidad Gerencias y Gestiones de la ENJ Todas las Gerencias y Gestiones de la ENJ Gerentes, Gestores, Especialistas y Analistas Luis Henry Molina (Director ENJ), Gervasia Valenzuela Escuela Nacional de la Judicatura Alicia Tejada Adriano Francisco

Patrocinador Gerente del Proyecto Subgerente del Proyecto

1.2. Organizacin operativa del Proyecto

El COMIT EJECUTIVO o Comit Timn del Proyecto estar compuesto por el Director de la ENJ, Luis Henry Molina, la Subdirectora de la ENJ, Gervasia Valenzuela y El GERENTE DEL PROYECTO, Alicia Tejada. Este comit tomar todas las decisiones relativas al proyecto y sern ejecutadas y administradas por el Gerente asignado. El SUBGERENTE DEL PROYECTO es Adriano Francisco, Contador de la ENJ, quien asumir el proceso de la ejecucin del proyecto en ausencia del Gerente del Proyecto. Al proyecto le asiste la COMISION ISO, la cual est representada por cada gerente y gestor de la ENJ, de forma tal que todas las reas de la institucin se vean involucradas. A esta comisin pertenecen: Gervasia Valenzuela, Subdirectora de la ENJ Nora Rubirosa, Gerente de Formacin y Capacitacin( F Y C)
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Ney de la Rosa, Gerente de Comunidad Jurdica (CJ) Antonia Jacquelin Daz, Gestora de Informacin y Atencin al Usuario (GIAU) Alicia Tejada, Gestora de Administracin y Finanzas (GAF) Joddy Hernndez, Analista de Capital Humano Pal Rivera, analista del proyecto, en perodo de pasanta en la ENJ de la carrera de Ingeniera Industrial de la PUCMM Jairo Jimnez, analista del proyecto

Asimismo, el EQUIPO DE EJECUCION del proyecto y lidereado por el Gerente del proyecto est compuesto por: Alicia Tejada Pal Rivera Jairo Jimnez

COMIT EJECUTIVO

EQUIPO ISO

Alicia Tejada

EQUIPO EJECUCION

Adriano Francisco

Paul Rivera

Jairo Jimnez

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1.3. Otros Roles y Responsabilidades claves

Personas importantes para el logro exitoso de este proyecto son los especialistas y analistas de todas las reas de gestin de la ENJ, en vista de que todos son necesarios para el proceso de levantamiento y validacin de los documentos del sistema. A continuacin detallamos: Especialista y todos los analistas de la Gerencia de Formacin y Capacitacin. Especialista y todos los analistas de la Gerencia de Comunidad Jurdica Especialista y todos los analistas de la Gestin de Informacin y Atencin al Usuario

Otros colaboradores claves para este proyecto es la Consultora local experta en Implementacin de ISO 9000, la Ingeniero Carolina Mueses, quien de manera voluntaria se ha ofrecido a validar y monitorear el proyecto.

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2. Antecedentes y Motivaciones
Con miras a un mejoramiento institucional, la Direccin de la ENJ, como responsable de la administracin estratgica de la institucin, inici la gestin de contactar a expertos locales en la implementacin de sistema de gestin de la calidad, en especfico los basados en las normas ISO. La ENJ realiz una reunin preliminar con la empresa de consultores Grant Thornton. En esa reunin se levantaron las informaciones bsicas de la institucin, que le permitiera a esta firma de consultores, presentar a la ENJ una propuesta preliminar de implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Norma ISO 9000. La ENJ recibi y evalu dicha propuesta de implementacin, considerando la Direccin el alto riesgo de que dicha empresa no dispona, dentro de su portafolio de experiencias, la implementacin de dicha norma en una institucin educativa no lucrativa. prioridades de la ENJ para ese momento. Sin embargo, la Direccin no declin la posibilidad de que la ENJ incurriera en la implementacin del Sistema de Calidad, realizando otras investigaciones acerca de otras experiencias y asumiendo otros compromisos que no implicaran una alta inversin econmica. Se contact a la Ingeniera Carolina Mueses, quien dispone de una alta experiencia en la implementacin de las normas ISO en Repblica Dominicana, quien nos sugiri otro enfoque ms asequible para llevar a cabo la implementacin de la norma ISO 9000-2000. Present a la ENJ otras investigaciones y trabajos realizados, relativos a sistemas de calidad en entidad educativa presentando la IWA2, que significa INTERNACIONAL WORKSHOP AGREEMENT 2, que consiste en un taller celebrado en la ciudad de Mxico, para el desarrollo y adaptacin de la norma ISO 9000-2001 a entidades educativas. Posterior a este encuentro con la ingeniera Mueses y despus de leer la bibliografa recomendada respecto a la norma, la Direccin de la ENJ consider oportuno designar a un equipo multidisciplinario, que sera el involucrado posteriormente en el proyecto, para asumir la capacitacin formal para conocer a profundidad las Norma ISO. Se contacto a la empresa local QSI, America, certificada para tales fines y se aprob la participacin del futuro equipo ISO, en los siguientes cursos: Auditor Lder ms registros y documentacin: Gervasia Valenzuela, Subdirectora Asimismo, los recursos demandados por el proyecto no estaban previstos en el presupuesto del ao 2006, siendo la propuesta econmica final insostenible vs. otras

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Auditor Lder: Alicia Tejada, Gestora de Administracin y Finanzas (GAF) Auditor: Nora Rubirosa, Gerente de Formacin y Capacitacin ENJ, Jacquelin Daz, Gestora de Informacin y Atencin al Usuario (GIAU), Joddy Hernndez, Analista de Capital Humano. Todo el equipo designado aprob exitosamente dicho entrenamiento. Todos asumieron mucho mayor

conciencia de las implicaciones del futuro proyecto e inmediatamente se realizaron reuniones preliminares para definir el enfoque de cmo iniciar el proceso de implementacin del proyecto. Luego de varias reuniones de anlisis, el equipo implicado, llamado desde ese momento, equipo ISO, estuvo de acuerdo en adoptar el estudio de toda la norma ISO 9000-2000, viendo todos los requerimientos de la misma para implementar un sistema de gestin de la calidad y luego enfocarse especialmente en el proceso de enseanza aprendizaje, abarcando el modelo educativo de la ENJ, identificando las tareas crticas que respondan con los requerimientos obligatorios de la norma pero sin excluir otras tareas relevantes para el proceso. Paralelamente en octubre de 2006, la Direccin de la ENJ inici un proceso de planificacin tctica para el ao 2007, de dicho proceso resultaron las reas de enfoque que regirn la operatividad de la institucin para el ao 2007, siendo la primera rea de enfoque el de Implementar un sistema de gestin de la calidad, haciendo la propuesta formal para el inicio de dos proyectos, uno de los cuales era el de implementar la norma ISO 9000-2000. Posteriormente en noviembre del mismo ao, fue designado gerente del proyecto a Alicia Tejada, Gestora de Administracin y Finanzas(GAF).

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3. Enfoque del Proyecto

3.1. Misin del proyecto
El objetivo general de este proyecto es el de implementar un sistema de gestin de la calidad acorde a la norma ISO 9000-2001, teniendo como gua la IWA2 para instituciones educativas A continuacin se presentan los objetivos especficos del proyecto, basado en el enfoque de la norma orientado a ofrecer un servicio de calidad al cliente, que en este caso son nuestros usuarios de las capacitaciones: 1. Identificar las tareas crticas del proceso enseanza aprendizaje 2. Documentar dichas tareas, acorde a los formatos e informaciones generales que demanda la norma ISO 9000-2001. 3. Implementar inmediatamente est validado y aprobado, el documento levantado respecto a la tarea crtica. 4. Realizar actividades de monitoreo del cumplimiento de dicha tareas crtica identificada 5. Realizar correcciones de las posibles desviaciones 6. Realizar un auditoria interna despus de que todo el sistema est implementado

3.2. Actividades o Fases del proyecto

Para el cumplimiento de los requerimientos de la NORMA ISO 9001, es determinante considerar la documentacin e implementacin mnima de (1) manual de poltica de calidad, (6) procedimientos y (21) registros. Esto no excluye que sean procedimentados y registrados otros aspectos del proceso enseanza aprendizaje. El esquema de trabajo a plantear es desde la perspectiva del proceso, identificar y determinar las actividades claves o crticas, que sin ellas se vera en aprietos o afectadas el proceso. Una vez identificado, en el caso de no existencia, se procedera a la creacin de la documentacin y seguimiento, y en el caso de la ya existencia, se procedera al ajuste de forma que se eliminaran los pasos y tareas innecesarias o se evitara duplicidad. Analizando las implicaciones de una exitosa implementacin y certificacin de la institucin en la norma, se presentan dos fase del proyecto. FASE 1: CREACION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD

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Identificacin y validacin de las tareas crticas Documentacin de las tareas crticas Implementacin y seguimiento de lo documentado Evaluacin y seguimiento de la implementacin Auditora Interna (acciones correctivas y preventivas) Revisin de la Direccin

FASE 2: CERTIFICACION EN LA NORMA ISO 9001 Auditora Externa Correccin a las no conformidades Obtencin a la Certificacin

3.2.1. Lo que no incluye

La implementacin de la FASE 2 del proyecto Capacitacin y certificacin de todo el personal en la norma ISO, por parte de una compaa certificada, ya que los recursos disponibles slo contempla la capacitacin y certificacin del equipo ISO. La documentacin, por parte del equipo de ejecucin del proyecto, relativa a tareas crticas del proceso enseanza aprendizaje, solo soportar como facilitador del proceso.

3.3. Alcance
Este proyecto, tiene un alcance solo de la fase I, detallada en el siguiente acpite, que abarca la identificacin y documentacin del 100%, de las tareas crticas del proceso enseanza aprendizaje, considerando los elementos del modelo educativo de la ENJ. Abarcando a todas las reas de gestin de la institucin. Los requerimientos de recursos, tanto humanos como de capital, sern financiados por la ENJ en un 100%. De manera directa se ha contratado los servicios de un pasante universitario de la carrera de Ingeniera Industrial, de la Pontificia Universidad Catlica Madre y Maestra (PCUMM), para fines de asistir y documentar todos los procesos del sistema. En cuanto a la colaboracin del equipo ENJ, esto tiene un impacto en uso de horas laborables de trabajo.

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La demanda de tiempo del equipo interno de la ENJ, es coordinado considerando las responsabilidades de cada equipo de trabajo La fecha de Inicio del proyecto es en octubre del 2006. 2006. Se tiene estimado la fase de finalizacin del

proyecto en diciembre del 2007. El tiempo estipulado para uso del pasante universitario es a diciembre del

3.4. Interdependencias del Proyecto

Actualmente, los proyectos proyectados para el 2007 de la ENJ, aunque tienen un rea de enfoque que en algn momento se vern relacionados, de manera directa este proyecto solo tiene interdependencia con el proyecto de Capacitacin del equipo docente, que conjuntamente con este proyecto, responde al rea de enfoque para el 2007: Implementacin del Sistema de Calidad.

3.5. Expectativas
Una clara identificacin de las tareas crticas y claves del proceso enseanza aprendizaje, as como los actores responsables en cada parte del mismo Estandarizacin de las tareas repetitivas del proceso Responsabilidades claras de los actores que intervienen en el proceso enseanza aprendizaje Disminucin de la duplicidad de tareas y eliminacin de tareas innecesarias

3.6. Limitaciones del Proyecto

Dilacin en la entrega en cuanto a las tareas crticas del proceso enseanza aprendizaje Cambio cultural del personal que ejecuta las tareas, ya que requerir un alto compromiso en el cumplimiento de los requerimientos de la norma La no disponibilidad oportuna de la participacin de algn actor clave, ya que todos los pasos a ejecutar del proyecto implican un validacin por parte de los responsables que ejecutarn las tareas. Resistencia del equipo de la ENJ, ante el proceso de verificacin y auditoria de los procesos, y que este enfoque solo se presentaba en la ENJ en el aspecto financiero.

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3.7. Supuestos del Proyecto

Que antes de la creacin y documentacin de tareas, ser validada en un 100% por las reas responsables de su implementacin Que una vez creado el proceso, procedimiento o registro, ser implementado y sujeto a futuras revisiones. Que se disponga del compromiso, por parte del EQUIPO ISO, para la identificacin de las tareas claves del proceso enseanza aprendizaje Que para la implementacin exitosa de este proyecto, El equipo Ejecutivo de este proyecto, reflejar un alto compromiso en la ejecucin del proyecto, considerando los aspecto relevantes de la norma Que el proceso de difusin del proyecto, permitir a todo el equipo de la ENJ, el poder asumir los conceptos bsicos de lo que significa un sistema de calidad, con miras a sensibilizar e incrementar el compromiso del equipo.

3.8. Factores Crticos de xito

Una clara difusin de los conceptos bsicos del proyecto, hacia todo el equipo de la ENJ La disponibilidad de los actores claves del proyecto, para la validacin e implementacin de los documentos creados La resistencia de los responsables de la implementacin de los documentos, viendo las posibles desviaciones como oportunidad de mejora El alto compromiso de la Direccin ENJ, ante el cumplimiento y seguimiento de los documentos creados El alto compromiso de todo el equipo en cumplir con los requerimientos implicados en cada documentacin creada.

3.9. Justificacin Econmica (costos- beneficios)

Una vez implementado el sistema, los beneficios a obtener es disponer de un conjunto de tareas crticas, que evitar la duplicidad de esfuerzo, orientadas desde un enfoque sistmico, al mejoramiento de las actividades, impactando en un mejor resultado esperado de calidad. La no duplicidad y la orientacin directa impactan en menor esfuerzo del equipo, reflejando en menos horas hombre a invertir en el proceso.

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3.10. Resultados Cuantificables (Entregables)

3.10.1. Entregables de Gestin de Proyecto
A continuacin encontraran los entregables de este proyecto: 1. Perfil de proyecto (Word) incluye alcance, plan de comunicacin y plan de gestin de riesgos; 2. WBS (Project); 3. Planificacin Presupuestaria (Excel); 4. Reporte de Status y Seguimiento (WBS Project); 5. Lecciones Aprendidas (Excel) 6. Entrega documentacin a archive (Carpeta / compendio).

3.10.2. Entregables del Proyecto

Los productos o resultados tangibles de este proyecto son: 1. Identificacin de las tareas crticas del proceso enseanza aprendizaje basado en lo minimo requerido por la norma ISO 9000-2001 2. Documentacin de las tareas crticas, tanto del proceso enseanza-aprendizaje, como los requeridos por la NORMA ISO 9000-2001 3. Implementar los documentos creados 4. Evaluar y realizar las acciones correctivas de posibles desviaciones 5. Realizacin de una Auditora Interna al sistema

3.10.3. Estructura de trabajo WBS

ENFOQUE DE IMPLEMENTACION DEFINIDO Reunion 1 Reunion 2 Reunion 3 Reunion 4 ENTREGABLES CAP. 4: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Redaccion del Manual de Calidad Aprobacion Procedimiento Control de documentos Elaborar de procedimiento de control de registro ENTREGABLES CAP. 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION Elaborar registros de Revision del sistema ENTREGABLES CAP. 6: GESTION DE RECURSOS Elaborar de Registro de competencias de recursos humanos ENTREGABLES CAP. 7: REALIZACION DEL PRODUCTO Escuela Nacional de la Judicatura, Repblica Dominicana, 2007 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 08-Feb-07 12-Feb-07 28-Feb-07 12-Feb-07 26-Mar-07 12-Feb-07 12-Feb-07 12-Feb-07 12-Feb-07 07-Feb-07 08-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 08-Feb-07 08-Jun-07 28-Feb-07 12-Feb-07 08-Jun-07 16-Mar-07 16-Mar-07 15-Mar-07 15-Mar-07 23-Mar-07 14/27
Equipo ISO,Direccin Equipo ISO,Direccin Equipo ISO,Direccin Equipo ISO,Direccin Equipo ISO,Direccin Direccin[0%] Gervasia Valenzuela Luis Henry Molina Equipo ISO

Luis Henry Molina Joddy Alina y Nora Rubirosa

Elaborar registros necesarios para comprobar planificacion en la realizacion del producto Elaborar registro de los resultados a la revision a los requisitos del producto Elaborar Registro que indique los elementos de entrada del producto Elaborar registro de las revisiones al diseno y desarrollo Elaborar registros de los resultados de verificacion del diseno Elaborar registros de los resultados de la validacion Elaborar registros de los cambios en el diseno y desarrollo Elaborar registros de los resultado de la revision de los cambios en el diseno y desarrollo Elaborar registros de los resultados de las evaluaciones a los proveedores Elaborar registro que evidencien la trazabilidad del producto Elaborar registro del manejo de la propiedad del cliente Elaborar registro de control de los dispositivos de seguimiento y medicion Elaborar registro de los resulados de la calibracion ENTREGABLES CAP. 8: MEDICION ANALISIS Y MEJORA Elaborar registro de auditorias internas Elaborar Procedimiento de auditoria interna Elaborar registro de las personas que liberan el producto Elaborar procedimiento de control de producto no conforme Elaborar registro de las no conformidades Elaborar registro de las acciones correctivas Elaborar procedimiento para llevar a cabo las acciones correctivas Elaborar registro de acciones preventivas Elaborar procedimiento para llevar a cabo acciones prevenivs. AUDITORIA INTERNA Implementacion de auditoria Ajustes CIERRE DE PROYECTO

12-Feb-07 12-Feb-07 12-Feb-07 12-Feb-07 12-Feb-07 12-Feb-07 12-Feb-07 12-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 05-Mar-07 05-Mar-07 03-Apr-07 05-Mar-07 05-Mar-07 05-Mar-07 05-Mar-07 05-Mar-07 05-Mar-07 05-Mar-07 16-Jul-07 16-Jul-07 23-Jul-07 27-Aug-07

16-Mar-07 16-Feb-07 16-Feb-07 16-Feb-07 16-Feb-07 23-Mar-07 23-Feb-07 23-Mar-07 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 07-Feb-07 18-May-07 18-May-07 18-May-07 13-Apr-07 13-Apr-07 13-Apr-07 13-Apr-07 13-Apr-07 13-Apr-07 13-Apr-07 20-Aug-07 18-Jul-07 20-Aug-07 31-Aug-07

Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa

Alicia Tejada Alicia Tejada Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa Nora Rubirosa

Equipo ISO Equipo ISO Equipo ISO

Ver presentacin Power Point y WBS en Project.

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4. Compromisos
4.1. Modelo de Ingresos y Gastos (Presupuesto)
Los recursos financieros de este proyecto, provendrn en un 100% de la ENJ, implicando el pago del pasante y las horas extras necesarias para el cumplimiento del cronograma estipulado.

4.2. Toma de decisiones

Todas las decisiones de carcter operativo que hayan de adoptarse durante y para la ejecucin de las actividades objeto del presente Proyecto se adoptarn consensuadamente entre los miembros del Equipo EJECUTIVO.

4.3. Entrega de Informes

Se realizar un informe mensual de status de la ejecucin del proyecto y el mismo ser presentado al COMIT EJECUTIVO quien a la vez lo presentar en las reuniones del Consejo Directivo de la ENJ.

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5. Plan de Comunicacin
5.1. Mapa de pblicos y expectativas de comunicacin
Escuela Nacional de la Judicatura Consejo Directivo Ex-miembros Consejo Directivo Direccin ENJ Empleados ENJ Comits Responsables del Sistema Comisiones de Capacitacin Capacitadores MDFs Aspirantes Ex-Aspirantes Aliados estratgicos Poder Judicial Pleno Suprema Corte de Justicia Jurisdicciones de Apelacin Jurisdicciones de Primera Instancia Juzgados de Paz Defensora Judicial Direccin General Tcnica Direccin General de Carrera Jurisdiccin de Tierras Direccin Financiera Inspectora Judicial Empleados Judiciales y Administrativos Comunidad Jurdica Nacional Ex-Presidentes Suprema Corte de Justicia Oficinas y Asociaciones de Abogados Cmaras Legislativas y Comisiones Justicia Presidencia de la Repblica Ministerio Pblico Escuela Nacional del Ministerio Pblico Escuela Nacional Penitenciaria Polica Nacional Comisionado Apoyo Reforma Justicia Comisionado Apoyo Reforma Estado Secretaras de Estado Comunidad Jurdica Internacional Supremas Cortes de Iberoamrica Escuelas Judiciales Asociaciones internacionales Otros Colectivos de Inters Agencias de Cooperacin Inters Alto Bajo Alto Alto Alto Alto Alto Bajo Alto Bajo Alto Inters Alto Alto Alto Alto Alto Alto Alto Alto Bajo Bajo Bajo Inters Bajo Bajo Bajo Bajo Alto Alto Alto Bajo Alto Bajo Bajo Inters Alto Alto Bajo Inters Alto Poder Alto Bajo Alto Alto Bajo Bajo Alto Bajo Bajo Bajo Bajo Poder Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Poder Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Poder Bajo Bajo Bajo Poder Bajo 17/27 Expectativas /Demandas Expectativas /Demandas Expectativas /Demandas Expectativas /Demandas Estandarizacin de los procesos docentes Aprobacin del proyecto, reporte de status seguimiento Puesta en funciones de procesos estndar Expectativas /Demandas Presentacin de informe mensual

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Sociedad Civil Organismos No Gubernamentales (ONG) Rectores, Decanos Derecho, Profesores Estudiantes Universidades Cuerpo Diplomtico Asociaciones Empresariales Medios de Comunicacin Iglesia Red de Outsourcing Empresas certificadores en ISO Consultores especialistas en implementacin

Alto Bajo Alto Alto Bajo Bajo Alto Bajo Inters Alto Alto

Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Poder Bajo Bajo Expectativas /Demandas

5.2. Mapa de alianzas y expectativas de comunicacin

Nombre de la institucin / colectivo Consejo Directivo Direccin ENJ Gerencia de Formacin y Capacitacin Gerencia de Comunidad Jurdica Gestin de Informacin y Atencin al Usuario Docentes de la ENJ Rol Prescriptor Promotor y Sponsor Facilitador Facilitador Facilitador Facilitador Inters Alto Alto Alto Alto Alto Alto Poder Alto Alto Alto Alto Alto Bajo Expectativas /Demandas Informe de status proyecto Implementacin del proyecto segn cronograma e informe mensual de progreso del proyecto Acompaamiento de la documentacin de tareas crticas relativas al rea e informe mensual de progreso del proyecto Acompaamiento de la documentacin de tareas crticas relativas al rea e informe mensual de progreso del proyecto Acompaamiento de la documentacin de tareas crticas relativas al rea e informe mensual de progreso del proyecto Acompaamiento de la documentacin relativa a este colectivo, conjuntamente con FyC

5.3. Multicanalidad
Reporte de status de proyecto publicado en la intranet de la ENJ, as como en la memoria de Justicia, boletn electrnico de la ENJ, Razn de la ENJ, informe trimestral y memoria anual de la ENJ. El detalle de multicanalidad est sujeto a plantilla pendiente de elaborar por Comunidad Jurdica

5.4. Lista de Contactos

Apellido Molina Nombre Luis Henry Tel. Oficina
(809) 6860672

Miembro del proyecto

Miembro Comit Ejecutivo

Rol
Presidente Comit Ejecutivo

Ubicacin Organizacin Local ENJ ENJ

Email

lhmolina@enj.org

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Valenzuela Tejada Rivera Jimnez Rubirosa De la Rosa Daz Hernndez

Gervasia Alicia Pal Tirso Jairo Nora Ney Jacqueline Joddy

(809) 6860672 (809) 6860672 (809) 6860672 (809) 6860673 (809) 6860674 (809) 6860675 (809) 6860676 (809) 6860677

Miembro Comit Ejecutivo Gerente Analista Analista Equipo ISO Equipo ISO Equipo ISO Equipo ISO

Coordinadora Comit Ejecutivo Gestor del proyecto Analista Analista Representante F yC Representante CJ Representante GIAU Representante RRHH

Local ENJ Local ENJ Local ENJ Local ENJ Local ENJ Local ENJ Local ENJ Local ENJ

ENJ ENJ ENJ ENJ ENJ ENJ ENJ ENJ

gvalenzuela@enj.org

atejada@enj.org privera@enj.org tjimenez@enj.org nrubirosa@enj.org ndelarosa@enj.org jdiaz@enj.org jhernandez@enj.org

5.5. Matriz del Plan de Comunicacin

La matriz del plan de comunicacin del proyecto incluye una lista de las categoras de stakeholders, el tipo de comunicacin requerido por cada una, la razn de esa comunicacin, cundo se debe realizar, el medio y el responsable. Categora Necesidades Actor Clave de Informacin (a quin)
Consejo Directivo Luis Henry

Propsito

Frecuencia o Alarma (cundo)

en cada reunin programada mensual

Medio

Responsable

(qu)
Progreso proyecto Progreso proyecto Progreso proyecto Detalles de la ejecucin del proyecto Detalles de la ejecucin del proyecto Detalles de la ejecucin del proyecto Detalles de la ejecucin del proyecto Detalles de la ejecucin del proyecto

(por qu)
Conocer impacto logrado

(cmo)
Informe rendicin al Consejo Directivo informe de progreso tipo

Persona o Rol
Luis Henry Molina Alicia Tejada

Verificar objetivos del proyecto y monitorear progreso general Verificar objetivos del proyecto y monitorear progreso general para mejor ejecucin del proyecto para mejor ejecucin del proyecto Para monitorear los aspectos relativos a su rea Para monitorear los aspectos relativos a su rea Para monitorear los aspectos relativos a su rea

Gervasia

mensual

informe de progreso tipo

Alicia Tejada

Pal

semanal

reuniones y correos

Alicia Tejada

Tirso Jairo

semanal

reuniones y correos

Alicia Tejada

Nora

mensual y puntual mensual y puntual mensual y puntual

informes escritos y reuniones puntuales informes escritos y reuniones puntuales informes escritos y reuniones puntuales

Alicia Tejada y Equipo de ejecucin Alicia Tejada y Equipo de ejecucin Alicia Tejada y Equipo de ejecucin

Ney

Jacqueline

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Joddy

Detalles de la ejecucin del proyecto Aspectos generales Aspectos generales Aspectos generales

Para monitorear los aspectos relativos a su rea para comprender la ejecucin del proyecto para comprender la ejecucin del proyecto para comprender la ejecucin del proyecto

mensual y puntual semanal

informes escritos y reuniones puntuales encuentros de difusin y en caso de documentos del rea, reuniones focales encuentros de difusin y en caso de documentos del rea, reuniones focales encuentros de difusin y en caso de documentos del rea, reuniones focales

Alicia Tejdad y Equipo de ejecucin Alicia Tejdad y Equipo de ejecucin Alicia Tejdad y Equipo de ejecucin Alicia Tejdad y Equipo de ejecucin

Especialistas

Analistas

semanal

Apoyo

semanal

5.6. Calendario Semanal

DIA-MES LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10 MES 11 MES 12 MES 13 MES 14 Informe de progreso Informe de progreso Informe de progreso e informe de trimestre Informe de progreso Informe de progreso Informe de progreso Informe de progreso e informe de trimestre Informe de progreso Informe de progreso Informe de progreso Informe de progreso e informe de trimestre Informe de progreso Informe de progreso Actividad 08:30:00 a.m. Reuniones programacin semana 8:30 Reuniones de levantamiento y validacin 10:00 Encuentros de difusin todo el equipo 8:30 Reuniones de levantamiento y validacin 10:00 Encuentros de difusin todo el equipo 8:30 Reuniones de levantamiento y validacin 10:00 Encuentros de difusin todo el equipo 10:00 Encuentros de difusin todo el equipo

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6. Plan de Riesgos
Impacto (Alto / Mediano / Bajo) Probabilidad (Alto / Mediana / Baja)
Probabilidad Alta Mediana Baja Alto Extrema Alta Mediana Probabilidad Impacto Impacto Mediano Alta Mediana Baja Calificacin del riesgo Bajo Mediana Baja Mnima Accin para mitigar riesgo

Riesgos Riesgos del personal El personal clave no estar disponible cuando sea necesario La combinacin de habilidades claves no estar disponible cuando sea necesario. El gerente no estar disponible durante el proyecto Personal clave de gestin no estar disponible durante el proyecto

Alta

Alta

Extremo

Negociacin constante con los involucrados para la ejecucin del cronograma, en su defecto, convocatoria va subdireccin o direccin Negociacin puntual con el Gerente del rea, validado por la Subdireccin Retroalimentacin de un back up del proyecto al subgerente (Paul Rivera) La Direccin, para validacin final. Encuentros mensuales de validacin de los entregables, conjuntamente con la presentacin de los informes de progreso. Consultas puntuales, ante la duda a la consultora experta y voluntaria Carolina Mueses. Lecturas de experiencias similares y consultas a la IWA2

Alta

Alta

Extremo

Baja

Alta

Mediano

Mediano

Alta

Alto

Una falta de experiencia en proyectos resultar en retraso en la ejecucin del proyecto

Alto

Alto

Extremo

Riesgos Riesgos del patrocinador La partida presupuestaria no estar disponible en el tiempo acordado. La persona de contacto del patrocinador no lograr tomar decisiones en un tiempo adecuado. Los entregables no sern revisados de acuerdo a la agenda. El personal de alto conocimiento ser reemplazado por uno menos calificado. Una falta de experiencia en proyectos deteriorar la relacin con el patrocinador Conflictos dentro de la organizacin del patrocinador en cuanto a la factibilidad del proyecto pondrn a este en peligro.

Probabilidad

Impacto

Calificacin del riesgo

Accin para mitigar riesgo

Bajo Bajo Alta Bajo Bajo

Alto Alto Alto Bajo Alto

Mediano Mediano Extremo Mnima Mediano

Aunque no est explcito el rengln presupuestario, se considerar un ajuste correspondiente. Aunque la Subdireccin est disponible casi en un 100%, la validacin deber ser definitiva por la Direccin en encuentros mensuales. Negociar tiempos de entregas, en caso de que sea solicitado un entregable fuera de cronograma.

Bajo

Alto

Mediano

En vista de las implicaciones del proyecto, que abarca cambios radicales de la forma de cmo se hacen las cosas, se puede ver afectada la forma de hacer dependiendo de la perspectiva de la direccin y el gerente, por lo que ser siempre tomada como base la norma y la IWA2 Definicin clara de responsabilidades al momento de deteccin de las tareas crticas y validarlas con los implicados y la direccin Recopilar por lo menos registros de 1 trimestres para poder evaluar la implementacin

Falta de lneas de responsabilidad claras y su intensificacin interferir con la resolucin del problema. Los beneficios no han sido cuantificados. La partida presupuestaria no estar disponible en el tiempo acordado.

Mediano

Alto

Alto

Mediano Bajo

Mediano Bajo

Mediano Mnima

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Riesgos Riesgos de Alcance Falta de claridad en la definicin del alcance terminar en numerosos cambios de alcance. Falta de claridad en la definicin del alcance terminar en conflicto con el cliente en cuanto al alcance. Falta de claridad en la definicin del alcance terminar impactando en el presupuesto elaborado previa ejecucin del proyecto. Los requerimientos para esfuerzos adicionales aparecern. Los cambios en el alcance tendrn que ser estimados para incluirlos en al proyecto. Los cambios en el alcance sern introducidos sin el conocimiento de gestin de proyecto. Falta de definicin en el criterio de aceptacin van a causar atrasos en la recepcin y finalizacin. Un estimado apresurado o uno que no haya sido validado terminarn en un plan de proyecto no cumplido. Las expectativas del patrocinador en cuanto al desarrollo del proyecto superarn las posibilidades tecnolgicas.

Probabilidad

Impacto

Calificacin del riesgo

Accin para mitigar riesgo

Bajo

Alto

Mediano

Negociar las implicaciones de los cambios, en el calendario disponible.

Bajo

Bajo

Mnima

Bajo

Bajo

Mnima Negociar con la direccin, las implicaciones de posibles horas extras y gastos de refrigerio en caso de reuniones focales Considerar en el wbs, tiempos entre un hito y otro que pudiera ser aprovechado para los cambios Considerar en el wbs, tiempos entre un hito y otro que pudiera ser aprovechado para los cambios y negociar los impactos de los cambios

Alto

Bajo

Mediano

Alto Alto

Alto Alto

Extremo Extremo

Bajo

Bajo

Mnima Identificar si es necesario e ineludibles para el cumplimiento de la norma, si es positivo, reenfocar la tarea, si no declinar

Alto

Mediano

Alto

Bajo

Bajo

Mnima

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Las expectativas del patrocinador en cuanto a la aplicacin superarn las posibilidades tecnolgicas.

Bajo

Bajo

Mnima

Riesgos Riesgos Fsicos y Tecnolgicos La tecnologa tendr limitaciones tcnicas o de desempeo que podrn en peligro el proyecto. Los componentes tecnolgicos integrarse con facilidad. no podrn

Probabilidad

Impacto

Calificacin del riesgo

Accin para mitigar riesgo

Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo

Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo

Mnima Mnima Mnima Mnima Mnima

La tecnologa no ha sido probada y no podr cumplir con los requerimientos del cliente y del proyecto. Un virus afectar los computadores La tecnologa es nueva y mal entendida por el equipo de proyecto y causara retrasos.

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Riesgos Riesgos de Entrega

Probabilidad

Impacto

Calificacin del riesgo

Accin para mitigar riesgo

El tiempo de respuesta no ser adecuado Los tiempos de entrega acordados exceden la capacidad del equipo humano que trabaja en el proyecto Los tiempos de entrega no fueron precisados de manera adecuada

Alto

Alto

Extremo

Evaluar si lo registros recopilados permitan realizar una evaluacin razonables, segn los requerimientos de la norma

Bajo

Bajo

Mnima

Mediano

Mediano

Mediano

Planificar tiempos de holgura para mitigar

Riesgos Manejo de Riesgo La inexperiencia relativa del gerente de proyecto resultar problemas de presupuesto y de agenda. La falta de un camino de escalamiento claro crear problemas difciles de resolver. La direccin estimar un presupuesto poco adecuado para el proyecto.

Probabilidad

Impacto

Calificacin del riesgo

Accin para mitigar riesgo

Mediano

Mediano

Mediano

Revalidar siempre los objetivos vs. Los entregables y reajustar el enfoque Presentar el problema a la direccin para fines de toma de decisin final y comunicarla a las reas implicadas

Mediano Bajo

Mediano Bajo

Mediano Mnima

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7. Evaluacin Final y cierre del Proyecto

El status report frecuente del proyecto estar expresado en funcin de los subentregables indicados en el WBS. El mismo est dividido en (6) grandes bloques de tareas, las cuales indican sus subentregables, responsables y fecha fin. Al trmino del proyecto, la ENJ evaluar objetivamente el trabajo asignado y remitirn a ste ltimo el resultado de dicha evaluacin.

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8. Aprobacin
Aprobado por: Preparado por:

Luis Henry Molina

Direccin Fecha: Fecha:

Alicia Tejada Gerente de proyecto

Aprobado por:

Gervasia Valenzuela
Sub-direccin Fecha:

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