Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

SOALAN TUGASAN 2 KOMPONEN II: NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM

Tugasan 2b:

Kewajipan Menjalankan Tugas ialah satu daripada tonggak 12 yang bertujuan untuk menerapkan budaya kerja cemerlang dalam kalangan penjawat awam sesebuah organisasi.

Sebagai penjawat awam, huraikan cara-cara anda dapat membantu organisasi membudayakan amalan kerja positif berdasarkan konteks di atas.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

BAHAGIAN A (SOALAN 2b) Dalam sesebuah organisasi, penjawat awam memainkan peranan yang penting dalam membentuk sesebuah organisasi tersebut. Oleh yang demikian membudayakan amalan kerja positif adalah penting. Merujuk kepada Tunggak 12, Kewajipan Menjalankan Tugas merupakan salah satu daripada tunggak 12 yang mana ia menerapkan tentang nilai bertanggungjawap terhadap tugas yang diberikan dengan cepat, cekap, berkesan dan sempurna . Tunggak ini adalah penting dalam meghasilkan suatu budaya kerja yang baik dan cemerlang di kalangan penjawat awam dalam sesebuah organisasi. Berdasarkan kepada kata hikmat Thinking well is wise, planing well is wiser, Doing well is wisest and best of all menyatakan bahawa melakukan sesuatu kerja atau tugasan dengan sebaiknya dan bertanggungjawap merupakan suatu pekara yang terbaik daripada berfikir secara bijak dan merancang dengan bijaksana. Diantara cara bagaimana seorang penjawat awam dapat membantu sesebuah organisasi untuk membudayakan amalan kerja positif berdasarkan konteks Kewajipan Menjalankan Tugas, adalah dengan: 1. Memahami dengan lebih jelas dan terperinci tentang visi dan misi sesebuah organisasi. Ia bertujuan untuk menerapkan nilai bertanggujawap yang mendalam dalam diri seorang penjawat awam dalam melaksanakan tugas yang diberikan dengan lebih baik dan berkesan. Jika sebaliknya pula, dimana seorang penjawat awam tidak memahami tentang visi dan misi sesebuah organisasi, maka ini akan menyebabkan seseorang penjawat awam itu hanya melaksanakan tugas tanpa berusaha dan bersunguh-sungguh. Ini juga mengakibatkan mutu dan hasil kerja yang tidak produktif.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

2. Menumpukan perhatian dan menjadi seorang pendengar yang aktif. Dimana seorang penjawat awam harus memberi perhatian dan menjadi seorang pendengar yang aktif sama ada semasa dalam mesyuarat, menerima arahan dari ketua organisasi, peka terhadap isu-isu semasa yang positif dan sebagainya. Ini adalah penting untuk membolehkan seseorang penjawat awam tersebut menjalankan tugasnya dengan baik, cermat dan teliti dimana setiap langkah yang diarahkan atau yang dikehendaki oleh sesebuah organisasi dilaksanakan atau dirancang seperti yang diinginkan. Di sebalik tindakan tersebut akan menyebabkan pemesongan maklumat dan tidak menepati kehendak organiasi tersebut. 3. Peka terhadap kualiti kerja. Kepekaan seorang penjawat awam terhadap kualiti kerja juga merupakan salah satu perkara yang penting kerana ia menentukan produktiviti sesebuah organisasi dalam menjalankan tugas. Seorang penjawat awam haruslah meneliti sesuatu tugas dengan mendalam dan terperinci sebelum ia dilaksanankan. Sebagai contoh ia harus mendapatkan maklumat yang benar dari pihak yang berkenaan jika terdapat sebarang kemuskilan tanpa membuat anggapan sendiri. Jika sebaliknya berlaku, maka ia akan menimbulkan sikap yang bersahaja iaitu asal tugas yang diberikan siap pada masanya yang mana hasil kerja adalah tidak berkualiti atau produktif. 4. Mempunyai sifat bestari Dengan adanya sifat bestari dikalangan penjawat awam ini, ia akan dapat membantu organisasi dalam menyelesaikan sebarang masalah yang timbul, sama ada yang telah berlaku atau secara tidak diduga. Sebagai contoh, seorang penjawat awam akan berusaha untuk memikirkan cara penyelesaian yang terbaik bagi permasalahan yang telah berlaku dan sentiasa menyediakan diri

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

terhadap sebarang permasalahan yang tidak dapat diduga dengan mengambil langkah-langkah pencegahan terlebih dahulu. Sekiranya sifat bestari ini tidak di semai dalam diri seorang penjawat awam, maka berlakunya kegagalan yang berterusan terutamanya apabila masalah timbul secara tidak diduga dan ini secara tidak lansung akan mempengaruhi kualiti kerja penjawat awam tersebut dan dicop sebagai tidak boleh diharap. 5. Sifat tidak menyeleweng Sifat ini penting dalam sesebuah organisasi bagi mewujudkan hubungan yang baik atau sihat diantara penjawat awam serta menghasilkan keperibadian yang seimbang sebagai seorang penjawat awam terutama semasa menjalankan tugas. Sebagai contoh kepada sifat tidak menyeleweng adalah dengan tidak mengambil keputusan yang berat sebelah terhadap orang yang tidak disukai ataupun yang disukai. Contoh lain adalah dengan tidak mengambil kesempatan terhadap kelemahan orang lain. Berdasarkan kepada beberapa cara-cara yang disenaraikan diatas akan dapat membantu sesebuah organisasi membudayakan amalan kerja yang positif dengan lebih baik dan effekti.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

RUMUSAN Secara kesimpulannya, tonggak Kewajipan Menjalankan Tugas ini lebih menitik beratkan tentang nilai bertanggungjawap, ketekunan dan disiplin diri yang tinggi dalam melaksanakan sesuatu tugas sebagai seorang penjawat awam. Oleh yang demikian adalah penting untuk seorang penjawat awam untuk menerapkan dan memahami nilai atau etika kerja yang dinyatakan dalam tugaan ini. Dimana langkah pertama yang perlu dilakukan adalah dengan memahami dengan lebih jelas dan terperinci tentang visi dan misi organisasi tersebut. Melalui tindakan ini, seorang penjawat akan dapat membantu organisasi tersebut dengan berbakti dan melaksanakan tugas dengan baik selaras dengan visi dan misi yang ditetapkan oleh sesebuah organisasi. Apabila visi dan misi tercapai, maka nama baik sesebuah organisasi akan terpelihara dimana ia secara tidak lansung juga dapat menjaga nama baik semua pejawat awam dalam organisasi tersebut. Langkah yang seterusnya adalah dengan menerapkan nilai dan sikap seperti menjadi pendengar aktif, peka terhadap kualiti kerja, mempunyai sifat bestari dan tidak melakukan penyelewengan dalam sesebuah organisasi. Ia adalah penting apabila telah menjawat jawatan dalam organisasi tertentu bagi melahirkan penjawat awam yang bertanggungjawap dan produktif dalam melakukan sesuatu tugas dengan lebih efektif. kelima-lima cara yang disenaraikan tersebut akan dapat membantu organisasi membudayakan amalan kerja positif dikalangan penjawat awam.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

SOALAN TUGASAN 3 KOMPONEN III: ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN

Tugasan 3b:

Adalah menjadi satu tanggungjawap khas dan terpenting bagi jabatanjabatan menentukan bahawa setiap rekod kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik. Ketua-ketua jabatan hendaklah dengan sendirinya bertanggungjawap untuk memelihara setiap rekod kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka. (Arahan Perkhidmatan Bab 5)

(i)

Jelaskan tanggungjawap Ketua Jabatan kepada Arkib Negara dalam usaha memelihara dan menyimpan rekod-rekod kerajaan.

(ii)

Huraikan tindakan-tindakan yang sesuai yang boleh dilakukan oleh Jabatan untuk memelihara rekod-rekod kerajaan dari sebarang kerosakan dan kemusnahan semasa dalam jagaan mereka.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

BAHAGIAN A (SOALAN 3a) Jawapan (i) Terdapat enam cara bagaimana Ketua Jabatan bertanggungjawap dalam usaha untuk memelihara dan menyimpan rekod-rekod kerajaan kepada Arkib Negara iaitu diantaranya adalah: 1. Tanggungjawap memelihara rekod kerajaan Ketua Jabatan mempunyai tanggungjawap yang khusus dan sangat penting untuk memastikan bahawa setiap rekod kerajaan disimpan dan dipelihara dengan sebaiknya. Ketua Jabatan juga mempunyai tanggungjawap untuk mendapatkan kelulusan dari Arkib Negara sebelum membuat apa-apa tindakan untuk memusnahkan sebarang rekod kerajaan yang dikira tidak bernilai. Segala rekod rekod adalah yang melibatkan apa jua bentuk yang mempunyai tujuan untuk urusan rasmi kerajaan yan dijalankan atau ditunaikan seperti surat, gambar, dokumen, rakaman suara dan sebagainya seperti yang dinyatakan dalam buku Undang-Undang Malaysia, Arahan Perkhidmatan Bab 5. 2. Berhubung dengan Akib Negara Ketua Jabatan Juga bertanggungjawap untuk berhubung dengan Arkib Negara setiap masa jika terdapat sebarang kemuskilan atau maklumat tentang penyimpanan kesemua rekod-rekod kerajaan yang lama (bukan semasa) mahupun rekod yang tidak dikehendaki oleh Jabatan. Ketua Jabatan juga bertanggungjawap dalam memberi nasihat atau maklumat kepada mana-mana jabatan berkaitan dengan pemeliharaan atau pemusnahan segala rekod yang belum di beri kuasa keatasnya.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

3. Melantik Pegawai Rekod Jabatan Ketua Jabatan bertanggungjawap untuk melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan yang bertujuan untuk memudahkan perhubungan diantara Jabatanjabatan dengan Arkib Negara. Tanggungjawap Pegawai Rekod Jabatan ini adalah untuk menjaga segala rekod Jabatan semasa dalam tempoh ia dilantik. Perlantikan atau pemilihan Pegawai Rekod Jabatan ini adalah mesti salah seorang daripada kakitangan jabatan tersebut dan pegawai yang dilantik adalah terdiri daripada kumpulan yang tidak rendah daripada kumpulan kerja dan separa ikhtisas. Ketua jabatan akan memaklumkan nama pegawai yang dilantik kepada Arkib Nagara. 4. Menghantar rekod-rekod ke Arkib Negara Ketua Jabatan bertanggungjawap untuk menghantar kesemua rekod yang bernilai dan yang telah berumur melebihi 20 tahun kepada Arkib Negara kecuali rekod yang telah diberi pengecualiaan khas. Begitu juga dengan rekod yang melebihi 5 tahun selepas penutupan serta tidak diperlukan oleh jabatan dalam urusan seharian dimana ia boleh dihantar ke Arkib Negara selepas sahaja ia dikatekorikan sebagai tidak berguna atau dipisahkan dari rekod sebagai tidak bernilai. 5. Memeriksa rekod-rekod yang ditutup lebih 5 tahun setiap tahun Ketua jabatan Bertanggungjawap untuk memeriksa dan membuat kajian terhadap rekod yang telah ditutup melebihi 5 tahun untuk dihantar ke Arkib Negara. Pemeriksaan ini bertujuan untuk membuat rujukan semula secara berterusan dari masa ke semasa terhadap fail-fail yang masih dijadikan sebagai rujukan atau diperlukn. Oleh itu tarikh pemeriksaan semula perlu ditentukan semula dan direkodkan.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

6. Menyenaraikan rekod-rekod sebelum dihantar ke Arkib Negara Ketua Jabatan bertanggungjawap untuk menyenaraikan kesemua rekod cadangan secara berasingan dalam borang yang disedikan khas untuk tujuan ia dihantar atau dimusnahkan oleh Arkib Negara.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

BAHAGIAN A (SOALAN 3a) Jawapan (ii) Terdapat enam contoh tindakan-tindakan yang sesuai dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod-rekod kerajaan dari sebarang kerosakan dan kemusnahan semasa dalam jagaan meraka iaitu: 1. Rekod dipelihara dengan baik Jabatan hendaklah memelihara rekod dengan baik dengan mendapatkan nasihat-nasihat pakar yang boleh diperoleh secara percuma melalui Ketua Pengarah Arkib Negara tentang cara penjagaan atau bagaimana rekod-rekod dipelihara. 2. Menyediakan bilik simpanan yang sesuai Jabatan perlulah memilih bilik simpanan yang sesuai yang mana keadaan persekitaran bilik yang tidak lembab, tiada kebocoran atap atau dinding berlubang, selamat daripada ancaman tikus dan serangga dan tehindar dari masalah banjir atau bahang matahari yang panas. Sebagai contoh cara penjagaan adalah melalui pengudaraan yang baik dengan pemasangan kipas angin di bilik sipanan tersebut 3. Menyimpan rekod di atas rak-rak Rekod-rekod perlulah diletakkan dalam rak besi yang mana ketinggian rak pertama adalah 6 inci bagi mengalakkan pengudaraan yang baik dalam blik simpanan tersebut. Penggunaan rak kayu adalah tidak digalakkan kerana mudah terdedah kepada serangan anai-anai atau bubuk, namun sekiranya ia

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

digunakkan maka dieldrin perlu disemburkan pada rak-rak tersebut sebelum ia digunakkan. 4. Pengeringan rekod Pengeringan rekod-rekod yang basah perlu dilakukan dengan

menganginkannya tanpa menjemurkan ia di bawah cahaya matahari kerana ia akan merosakkan rekod tersebut. Begitu juga dengan rekod yang telah lapuk dan diserang serangga seperti anai-anai dimana ia perlu dibersihkan dari lapuk dan serangga-serangga tersebut perlulah dihapuskan. Sebagai contoh pengeringan rekod-rekod yang terkena banjir perlu dilakukan secepat mungkin dan di keringkan dalam bilik yang berangin (menggunakan kipas angin). 5. Membaiki rekod yang perlu dibaiki Bagi rekod-rekod yang telah koyak, tertanggal atau rosak perlulah di baiki semula dengan segera. Ia dilakukan dengan menampalkan kertas lain pada rekod tersebut menggunakan perekat yang diperbuat dari tepung ubi kayu atau mana-mana perekat yang serupa dijual di mana-mana kedai. Penggunaan gam cair atau tape cellulose tidak digalakkan kerana ia boleh merosakkan serta mencacatkan kertas-kertas pada rekod berkenaan. 6. Menjaga dan membersihkan bilik rekod Penjagaan bilik rekod perlu dilakukan sebaiknya sepanjang masa dengan mengutamakan kebersihan bilik rekod dan memastikan tiada habuk-habuk yang terkumpul disekitar bilik rekod tersebut. Pembersihan rekod-rekod dari habuk boleh dilakukan dengan menggunakan pencuci hampas sekiranya perlu sahaja. Elakkan juga dari makan dan minum, merokok dan meletakkan bahan-cecair seperti dakwat, air, cat, minyak spirit dan sebagainya dalam bilik rekod.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

RUMUSAN Secara kesimpulannya, Tanggunjawap sebagai ketua jabatan dalam memelihara dan menyimpan rekod adalah besar kerana ia bertanggungjawap sepenuhnya terhadap penyimpanan apa-apa sahaja rekod kerajaan. Namun pemusnahan rekod-rekod kerajaan adalah di dalam bidang kuasa Arkid Negara dimana, Ketua Jabatan tidak boleh sama sekali memusnahkan rekod-rekod kerajaan tersebut walaupun ia dikira tidak bernilai pada pandanganya sebelum mendapat kelulusan daripada pihak arkib Negara. Oleh yang demikian jabatan perlulah menghubungi atau sentiasa berhubung dengan Arkib Negara jika terdapat sebarang kemuskilan atau pertanyaan tentang pengurusan rekod-rekod kerajaan tersebut. Pemeriksaan rekod-rekod kerajaan secara berterusan juga perlu dilakukankan bagi mengenalpasti dan menyenaraikan mana-mana rekod yang perlu di hantar ke Arkib Negara terutamanya yang telah berumur melebihi 20 tahun. Walau bagaimanapun terdapat juga Pengecualian khas diberikan bagi rekod yang melebihi 20 tahun atas kelulusan pihak Arkid Negara. Dalam tindakan penjaaan rekod-rekod kerajaan ini pula, pihak jabatan boleh mendapatkan khidmat nasihat daripada pihak Arkid Negara tentang cara penjagaan yang terbaik. Diantara tindakan yang boleh dilakukan oleh jabatan ialah menentukan bilik simpanan yang sesuai, menyimpan rekod di rak besi, melakukan pengeringan rekod basah dengan cara yang betul, membaiki rekod yang koyak dan menjaga serta membersihkan bilik rekod sepanjang masa. Dengan adanya tindakan-tindakan ini maka rekod-rekod akan lebih terjaga dan selamat dalam penyimpanan sepanjang masa.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

REFLEKSI

Sepanjang menyiapkan kerja kursus iaitu Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia yang dikenali sebagai KISSM, ilmu yang membina, pengetahuan yang lebih meluas dari sudut pendidikan telah memberikan serba sedikit ruang pemikiran yang global bagi setiap ahli dalam percambahan idea. Sebagai seorang guru, sifat-sifat ikhlas, rela dan setia dalam melaksanakan tugasan yang diberikan, akan menjadi tunjang kewajipan dalam menyelesaikan sesuatu permasalahan secara teori. Dan ini merupakan asas intipati seseorang dalam menjalankan tugas yang diamanahkan. Pembaharuan dalam kaedah tugasan secara individu mahupun secara kumpulan, memupuk sikap kreatif yang bertujuan untuk meningkatkan maklumat yang lebih berkesan dan dengan adanya KISSM ini, pelbagai idea baru yang boleh disalurkan bagi meninggikan mutu dalam pengajaran dan pembelajaran guru. Penyediaan buku panduan, yang mengandungi maklumat penting mengenai jabatan pendidikan dan kaedah pengajaran dan pembelajaran akan mampu membantu sedikit sebanyak meningkatkan mutu perkhidmatan guru dengan jayanya dan bersungguh-sungguh. Dari aspek: i) Kebaikan: Perkongsian idea mampu menghasilkan intipati yang berkualiti, menambah pengetahuan dalam membuat rujukan bagi menjadi seorang kakitangan pegawai yang berintelektual dalam globalisasi pendidikan. ii) Keburukan: Teori yang dipelbagaikan memberikan sedikit sebanyak impak kepada guru-guru untuk membuat penelitian yang mendalam dalam penghasilan maklumat dalam membuat tugasan agar tidak timbulnya kekeliruan dalam menyiapkan sesuatu tugasan.

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

BIBLIOGRAFI i) ii) Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) Malaysia, Wawasan 2020 Dan Perkhidmatan Awam Malaysia, 1994 Che Su Mustafa, Abdul Rahman Abdul Aziz, Rohani Ab. Ghani, Jamaludin iii) iv) Mustafa, Nuredayu Omar, Isu-isu Budaza Dalam Pembangunan Social, 2005, Sintok Penerbit Universiti Malaysia Abdullah Ayub, Cara Pemerintahan Tanah Melayu, (1957-1963), Kuala Lumpur, Dewan Bahasa dan Pustaka MDC Publishers Sdn. Bhd., Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) Rujukan Peperiksaan Untuk Guru-guru Repasan Diploma & Hijaza, 2004-2005 v) MDC Penerbit Pencetak Sdn. Bhd., Undang-undang Malaysia, (Perintah-perintah Perkhidmatan Am/Peraturan-peraturan, Awam/Arahan Lembaga Tatatertib Perbendaharaan/Panduan

Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor/Arahan Perkhidmatan Akta, Acara Kewangan/Perlembagaan Persekutuan, 1998 vi) Laser Press Sdn. Bhd., Sistem Pemerintahan Dan Pentadbiran Negara Malaysia, 1994, Selangor Darul Ehsan, Goleen Books Centre Sdn. Bhd. vii) Institut Perguruan Keningau Sabah, Kurikulum Modul Induksi Umum (JILID 1) Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM), 2008, Insitut Perguruan Keningau viii) Institut Perguruan Keningau Sabah, Kurikulum Modul Induksi Umum (JILID 2) Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM), 2008, Insitut Perguruan Keningau ix) PNI Neuron (M) Sdn. Bhd., Penilaian Tahap Kecekapan (PTK), Fungsi Pengurusan Pengajaran Dan Pembelajaran, 2006, Selangor Darul Ehsan, BCH PRESS SDN. BHD. x) www.yahoo.com

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) 08

xi)

www.cari.com.my