GOBIERNO DE CHILE

MINISTERIO DE HACIENDA Direccin de Presupuestos

***

Descripcin del Proceso de Certificacin ISO 9001:2000 PMG Avanzado

Divisin de Control de Gestin

Santiago, Septiembre 2006

Proceso de Certificacin ISO 9001:2000 PMG Avanzado El proceso de certificacin de sistemas de gestin est basado en eventos claramente acotados y establecidos. Este proceso consiste en la certificacin del sistema por parte de una empresa certificadora, previamente seleccionada, de acuerdo al modelo certificable implementado y las Normas Internacionales integradas al sistema de gestin. Las procesos y etapas a considerar son las siguientes: 1 Pre-Certificacin a. Envo de Antecedentes a Certificadora La Institucin debe enviar el Manual de Calidad a la empresa certificadora seleccionada. b. Recepcin del Programa de Auditora Segn la informacin entregada por el servicio Institucin, la empresa certificadora entrega un programa detallado que contiene las reas y/o procesos a auditar, la fecha, hora y duracin estimada en la que se realizar la auditora y el auditor responsable. c. Auditora de Pre-Certificacin Para generar un clima adecuado para la auditoria de certificacin se recomienda realizar una pre-auditoria de certificacin por la entidad certificadora. Esta auditora permite a la Institucin familiarizarse con el proceso de auditora, conocer anticipadamente algunas discrepancias an no verificadas en el sistema de gestin y corregirlas antes de que se realice la auditora de certificacin. Para definir el periodo de duracin estimado para la auditora de pre-certificacin, la empresa certificadora realiza una estimacin que depende del nmero de personas incluidas en el alcance del sistema. El resultado de esta auditora de pre-certificacin es un informe donde son identificadas las inconsistencias o no conformidades1 del sistema. La Institucin debera corregir estas no conformidades internamente y no existe la obligatoriedad de informar a la empresa certificadora las acciones correctivas. Esta etapa tiene alcance de anlisis reducido y el tiempo de auditora es menor que el de la auditora de certificacin. El tiempo transcurrido entre la auditora de pre-certificacin y la auditora de certificacin depender del tipo y cantidad de no conformidades o discrepancias que sean detectadas en esta primera instancia. Por lo que el tiempo entre cada evento ser el que la Institucin demore en implementar las acciones correctivas.

1 Existen empresas certificadoras que ocupan el trmino no conformidad slo en la auditora de certificacin no en la de certificacin

Certificacin a. Auditora de Certificacin2 La certificacin del sistema consiste en la realizacin de una o varias auditorias de certificacin previamente programadas, su objetivo es auditar de forma plena el sistema de gestin y comprobar en detalle su nivel de cumplimiento segn la norma Para la programacin de las auditoras la empresa certificadora solicita con un mes de anticipacin3 la presentacin del Manual de calidad de la Institucin. Con esta informacin la empresa certificadora programa los das y horas en que las diversas reas de la institucin sern auditadas y hace llegar esta programacin al Servicio, con el fin de coordinar que el personal involucrado este presente en dicha oportunidad. Durante la auditora de certificacin, el equipo auditor en base al Manual de Calidad, verifica todos los puntos de la norma y todos los departamentos o reas de la Institucin involucrados en el alcance del sistema, buscando evidencia de que los procesos de la Institucin estn en conformidad con la norma. El resultado de esta etapa es el Informe Final de Auditoria, que dependiendo del tipo de no conformidad encontrada puede orientar el proceso hacia los siguientes escenarios: Escenario 1: La Institucin no presenta no conformidades. En este caso, el grupo de auditores recomienda al Servicio para la Certificacin4. Posteriormente la certificadora tramita la emisin del Certificado y lo hace llegar al Servicio en un tiempo estipulado por la empresa certificadota, generalmente entre de 45 a 90 das (considerado desde la fecha que el auditor entreg el informe final hasta la emisin del certificado). La duracin estimada del proceso de certificacin en este escenario es de 7 meses, segn se presenta en el cronograma 1. Escenario 2: La Institucin presenta no conformidades menores. En este caso el Servicio puede presentar acciones correctivas a la no conformidad detectada5, antes de concluida la auditora o puede enviar las acciones correctivas a la empresa certificadora en el plazo estipulado por ella6. Bajo este escenario, una vez recibida la informacin del servicio y aceptada por la empresa Certificadora, sta recomienda al Servicio para la certificacin. Posteriormente, la certificadora tramita la emisin del certificado y lo hace llegar al Servicio en un tiempo estipulado por la empresa certificadota, generalmente

2 Conocida tambin como auditora de registro. 3 Este periodo podra ajustarse dependiendo de la empresa certificadora. 4 Trmino empleado por las empresas certificadoras para referirse a las instituciones que han aprobado la auditora de certificacin. 5 Este escenario es independiente de la cantidad de no conformidades menores encontradas por los auditores. 6 Los plazos podran variar dependiendo de la empresa certificadora y flucta entre 30 y 90 das.

entre de 45 a 90 das (considerado desde la fecha que el auditor entreg el informe final hasta la emisin del certificado). La duracin estimada del proceso de certificacin en este escenario es de 9 meses segn se presenta en el cronograma 2. Escenario 3: La Institucin presenta no conformidades Mayores7. En este caso, el Servicio debera presentar acciones correctivas a las no conformidades detectadas en un plazo estipulado por la empresa certificadora (flucta entre 10 das hbiles y como mximo de 90 das). Una vez aceptada la informacin por la empresa certificadora sta recomienda al Servicio para la certificacin. Posteriormente la certificadora tramita la emisin del certificado y lo hace llegar al Servicio en un tiempo estipulado por la empresa certificadota, generalmente entre de 45 a 90 das (considerado desde la fecha que el auditor entreg el informe final hasta la emisin del certificado). La duracin estimada del proceso de certificacin en este escenario es de 10 meses segn se presenta en el cronograma 3. b. Acreditacin Las empresas certificadoras pueden entregar distintas acreditaciones en conjunto con el certificado, y se traducen en la prctica en el uso del sello de dicho organismo de acreditacin en el certificado emitido. Considerando que el alcance de la certificacin en estas primeras etapas de desarrollo es a procesos internos y no a la provisin de bienes y/o servicios, slo es necesario el certificado que entregue el reconocimiento a nivel nacional. c. Emisin de Certificado La emisin del certificado que muestra el cumplimiento de la Norma ISO 9001:2000 ocurrir en forma posterior a la fecha de finalizacin satisfactoria de la auditora de certificacin y a la entrega del Informe Final confeccionado por la empresa certificadora. La fecha de este Informe Final, es el punto de partida para el clculo de las fechas en que sern efectuados los seguimientos y la recertificacin. El periodo de emisin del certificado depender de las tramitaciones internas de la empresa certificadora (este periodo puede ser considerado como mximo en 90 das). 3 Auditoras de Mantenimiento (seguimientos)

Para demostrar que la Institucin mantiene su sistema operando bajo la norma, se deben realizar auditoras de seguimiento durante el periodo de validez del certificado. Estas auditoras son realizadas cada 6 meses8, mientras dura la certificacin y tienen por objetivo auditar a travs de una muestra, parte del sistema de gestin de la empresa. Las acciones correctivas de eventuales no conformidades menores detectadas en auditoras anteriores, son auditadas para comprobar y verificar mediante evidencia su resolucin. La duracin del tiempo de las auditoras de mantenimiento es menor que la auditora de certificacin.
7 En estos casos las certificadoras no recomiendan para la Certificacin hasta que se resuelvan las no conformidades mayores. 8 La definicin de este periodo depende de lo que ofrece en su contrato la empresa certificadora y es de comn acuerdo con el Servicio.

El resultado de esta etapa es un Informe de Auditora y la recomendacin para la continuidad de la certificacin. Auditoras de Re- Certificacin Pasado el tercer ao de la obtencin de la certificacin (certificacin 1 ao y dos aos de mantencin), el sistema de gestin de la empresa debe ser otra vez auditada en forma ntegra. Las auditoras de re-certificacin tienen las mismas caractersticas de las auditoras de certificacin, sin embargo como el sistema de gestin ya se encuentra plenamente establecido en la Institucin, la duracin de la auditora de re-certificacin es menor que la auditora de certificacin, pero mayor que el tiempo considerado en las auditoras de mantenimiento. El resultado de esta etapa es un Informe de Auditora con las posibles no conformidades y la recomendacin para la continuidad de la certificacin.

Diagrama del Proceso de certificacin

P R E -C ER T IF IC A C IO N

I n ic io A u d it o r ia d e P r e - C e r tif ic a c i n

NO

E x is te n N o C o n f o r m id a d e s SI C o r r e c c i n d e N o C o n f o r m id a d e s

C E R T I F I C A C IO N A u d it o r ia d e C e r tif ic a c i n

NO

E x is te n N o C o n f o r m id a d e s SI

R e c e p c i n d e l I n f o r m e F in a l y R e c o m e n d a c i n p a r a la C e r tif ic a c i n

R e c e p c i n d e l I n f o r m e F in a l C o r r e c c i n d e N o C o n f o r m id a d e s y e n v o a c c io n e s c o r r e c tiv a s a c e r tif ic a d o r a E m p r e s a C e r tif ic a d o r a a p r u e b a a c c io n e s c o r r e c tiv a s y e n tr e g a R e c o m e n d a c i n p a r a la C e r tif ic a c i n R e c e p c i n d e l C e r tif ic a d o 1

1 M A N T E N IM IEN T O 1 A u d it o r ia d e M a n te n im ie n to 1

NO

E x is te n N o C o n f o r m id a d e s SI

R e c e p c i n d e l I n f o r m e F in a l y R e c o m e n d a c i n p a r a la C o n tin u id a d d e la C e r tif ic a c i n

R e c e p c i n d e l I n f o r m e F in a l C o r r e c c i n d e N o C o n f o r m id a d e s

M A N T E N IM IEN T O 2 A u d it o r ia d e M a n te n im ie n to 2 ( * )

NO

E x is te n N o C o n f o r m id a d e s SI

R e c e p c i n d e l I n f o r m e F in a l y R e c o m e n d a c i n p a r a la C o n tin u id a d d e la C e r tif ic a c i n R E -C E R T IF IC A C IO N

R e c e p c i n d e l I n f o r m e F in a l C o r r e c c i n d e N o C o n f o r m id a d e s

A u d it o r ia d e R e C e r tif ic a c i n ( * ) = S e r e v is a n a c c io n e s c o r re c tiv a s re la tiv a s a la s n o c o n f o r m id a d e s e n c o n tr a d a s e n la P r im e r a A u d ito r ia d e M a n te n im ie n to

Cronograma 1 Ejemplo Escenario 19: Institucin no presenta no conformidades

Etapas Proceso de Certificacin Precertificacin 1 Envo antecedentes a Certificadora 2 Recepcin Programa de Auditora de Pre-Certificacin 3 Auditora de Pre-Certificacin e Informe final de Pre-Auditora 4. Envo antecedentes a Certificadora 6 Recepcin Programa de Auditora de Certificacin 7.Auditora de Certificacin e Informe final de Auditora 8. Recepcin de Certificado 1 XX XX XX XX XX XX XX 2 3 Meses 4 5 6 7

Certificacin

Cronograma 2 Ejemplo Escenario 210: Institucin presenta no conformidades menores

Etapas Proceso de Certificacin 1 2 3 Meses 4 5 6 7 8 9

Pre-certificacin

Certificacin

1 Envo antecedentes a XX Certificadora 2 Recepcin Programa de XX Auditora de Pre-Certificacin 3 Auditora de PreCertificacin e Informe final de Pre-Auditora 4 Correccin de no conformidades 5. Envo antecedentes a Certificadora 6 Recepcin Programa de Auditora de Certificacin 7. Auditora de Certificacin e Informe final de Auditora 8. Correccin de no conformidades11 9. Recomendacin para la Certificacin 10. Recepcin de Certificado

XX XX XX XX XX XX XX XX

Los plazos estipulados son referenciales dependiendo de: el envo de antecedentes completos de la institucin a la empresa certificadora, de la recepcin conforme por parte de la institucin del programa de Auditora presentado por la empresa certificadora y de la presencia efectiva del personal relevante a ser auditado, entre otras consideraciones. 10 Los plazos estipulados son referenciales dependiendo de: el envo de antecedentes completos de la institucin a la empresa certificadora, de la recepcin conforme por parte de la institucin del programa de Auditora presentado por la empresa certificadora y de la presencia efectiva del personal relevante a ser auditado, entre otras consideraciones. 11 Este plazo de presentacin de acciones correctivas a la certificadora vara de una certificadora a otra y flucta entre 10 das a 90 das.

Cronograma 3 Ejemplo Escenario 312: Institucin con no conformidades mayores

Etapas Proceso de Certificacin Pre-certificacin 1 2 3 4 Meses 5 6 7 8 9 10

Certificacin

1 Envo antecedentes a XX Certificadora 2Recepcin Programa de XX Auditora de Pre-Certificacin 3 Auditora de PreCertificacin e Informe final de Pre-Auditora 4 Correccin de no conformidades 5. Envo antecedentes a Certificadora 6 Recepcin Programa de Auditora de Certificacin 7. Auditora de Certificacin e Informe final de Auditora 8. Correccin de no conformidades 9. Recomendacin para la Certificacin 10. Recepcin de Certificado

XX XX XX XX XX XX XX XX

Los plazos estipulados son referenciales dependiendo de: el envo de antecedentes completos de la institucin a la empresa certificadora, de la recepcin conforme por parte de la institucin del programa de Auditora presentado por la empresa certificadora y de la presencia efectiva del personal relevante a ser auditado, entre otras consideraciones.

12