PARTE II CONSIDERACIONES RESPECTO A LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO La consideracin del auditor respecto a la estructura de control interno constituye una

parte esencial de la auditora de estados financieros. La Parte II incluye siete captulos del 5 al 11. En los captulos 5 y 6 se presta atencin a los requerimientos bsicos para cumplir con la segunda norma relativa al trabajo de campo. El captulo 5 contiene un comentario acerca de los elementos de estructura de control interno y los procedimientos para obtener un entendimiento de las polticas y procedimientos de estructura de control. El captulo 6 completa el aspecto de la cobertura de requerimientos que incluyen la evaluacin del riesgo de control y la determinacin de la naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas sustantivas a realizar en la auditora. Los captulos restantes detallan aplicaciones significativas de los requerimientos bsicos en situaciones especficas. En primer trmino, en el captulo 7 se presta particular atencin a los sistemas electrnicos de procesamiento de datos. Luego, en los captulos del 8 al 10 se desarrollan los principales tipos de transacciones dentro de tres ciclos de transacciones: ingresos, gastos y produccin. Finalmente, en el captulo 11 se explica el empleo de muestreo estadstico dentro de la metodologa del auditor. Captulo 5 CRONOGRAMA DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Despus de haber terminado el estudio de este captulo usted podr: . Sealar la importancia del control interno. . Identificar y explicar los elementos de la estructura de control interno. . Sealar los conceptos bsicos que corresponden a la estructura de control interno. . Enumerar los objetivos de control. . Explicar el proceso para comprender la estructura de control i)temo, . Describir la forma como el auditor documenta su comprensin sobre la estructura de control interno. La segunda norma de auditora generalmente aceptada del trabajo de campo seala que: Deber obtenerse una comprensin suficiente de la estructura de control intern con el fin de planear la auditora y determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas que deban realizarse. En este captulo, la atencin se concentrar, en primer trmino, en la importancia del control interno y los elementos que integran la estructura de control interno de una entidad. Luego se presta consideracin a los procedimientos utilizados por el auditor para obtener una comprensin suficiente de la estructura de control interno, y cmo el auditor documenta tal comprensin. En el captulo 6 se explican las responsabilidades adicionales del auditor para satisfacer la segunda norma de trabajo de campo. RELACIONES FUNDAMENTALES IMPORTANCIA DE CONTROL INTERNO Durante muchos aos se ha reconocido dentro de la literatura profesional la importancia del control interno para la administracin y para los auditores independientes. Una publicacin del ao de 1947 del American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) intitulada Internal Control cit los siguientes factores como adyuvantes en el reconocimiento cada vez mayor de la importancia del control interno: . El alcance y el tamao de la entidad se ha hecho tan complejo y amplio que la administracin deber de confiar en innumerables reportes y anlisis para controlar efectivamente las operaciones.

. La verificacin y revisin inherente a un buen sistema de control interno proporcionan proteccin contra las debilidades humanas y reducen la posibilidad de que ocurran errores e irregularidades. . Para los auditores resulta impracticable realizar auditora en la mayor parte de las compaas sin rebasar las restricciones de honorarios si no se tiene el apoyo de un buen sistema de control interno del cliente. Durante las cuatro dcadas que prosiguieron a la publicacin citada se le ha atribuido mayor importancia an al control interno tanto por la administracin como por los auditores independientes. En 1977 fue impuesta una nueva dimensin con la aprobacin de la Ley sobre prcticas de corrupcin. Conforme esta ley, la administracin de la Ley de mercado de valores de 1934, estaba obligada a cumplir con ciertas normas contables encaminadas a evitar sobornos, independientemente que operaran fuera de Estados Unidos. Dentro de las normas contables se estableca la obligacin de mantener un sistema satisfactorio de control interno. Esta ley la administra la Comisin de valores (SEC), y los administradores que no cumplan con lo dispuesto estarn sujetos a multas, castigos, y/o prisin. Diez aos ms tarde, la National Commission on Fraudulent Financial Reportin (Treadway Commission) volvi a enfatizar la importancia del control interno para producir la incidencia de informacin financiera fraudulenta. El informe final de sta, publicado en octubre de 1987, incluy lo siguiente: . Es de suma importancia para poder evitar informacin financiera fraudulenta el "tono fijado por la alta gerencia" que influye en el entorno de la compaa dentro del cual ocurre la informacin financiera. . Todas las compaas cuyas acciones se cotizan en bolsa debern mantener controles internos que proporcionen una seguridad razonable de que la informacin financiera fraudulenta se impida, o que su deteccin sea oportuna. . Las organizaciones que patrocinan la Comisin, incluyendo el Auditing Standard Board (ASB), deben cooperar para desarrollar directrices adicionales dentro de sistemas de control interno. Posteriormente a este reporte de la comisin, el Asa emiti el SAS nm. 55 Consideration of the Internal control Structure in a Financial Statement Audit (AV 319). Este SAS ampla el concepto de control interno ms all del comprendido en anteriores SAS y explica las responsabilidades del auditor en un trabajo de auditora. El AICPA tiene planeado emitir una Gua del auditor para ayudar a los auditores a implementar los nuevos SAS. ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO DEFINIDO El AU 319.06 seala que: La estructura de control interno de una entidad consiste de las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de que sern alcanzados los objetivos especficos de la entidad. Los objetivos de una entidad pueden abarcar tanto metas financieras cuanto no financieras. Por ejemplo, es comn que un objetivo financiero general proporcione informacin precisa y oportuna a los accionistas y a las dependencias reguladoras tales como la Comisin de Valores. Las metas financieras precisas pueden mejorar el flujo de efectivo y las utilidades por accin. Las metas no financieras podrn referirse a la consecucin de mejor control de calidad. El desarrollo de nuevos productos y la ampliacin de las fronteras de investigacin cientfica. En una auditora de estados financieros, un auditor est primordialmente interesado en las polticas y procedimientos de la entidad que se relacionan con objetivos financieros. Sin embargo, en algunos casos la informacin que pertenezca a objetivos no financieros podr ser de utilidad dentro de una auditora. Por ejemplo, esa informacin podr ser relevante cuando el auditor aplica procedimientos analticos. . El trmino polticas se refiere a las directrices establecidas por la administracin para alcanzar objetivos de la entidad. Por lo tanto, una entidad podr tener polticas sobre fijacin de precios a los productos, otorgamiento de crdito y conducta de los empleados. El trmino procedimientos se refiere a los pasos especficos que deben observarse al seguir una poltica. Por ejemplo, todas las ventas a crdito deben ser autorizadas por el departamento de crdito. En lo sucesivo, el trmino controles habr de utilizarse en referencia a polticas y procedimientos.

ELEMENTOS DE UNA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO El AU 319.08 seala que para efectos de una auditora de estados financieros, la estructura de control interno de una entidad consta de tres elementos: el entorno de control; el sistema contable; y, los procedimientos de control. Entorno de control Los controles de una entidad existen dentro de un conjunto de factores conocidos como el entorno de control. Dichos factores incluyen: . Filosofa de la administracin y estilo operativo. . Estructura organizativa. . Comit de auditora. . Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. . Mtodos de control administrativo. . Polticas y prcticas de personal. . Influencias externas. El entorno controlado podr favorecer o mitigar la efectividad de controles especficos. Por ejemplo, las prcticas de personal que conducen a la contratacin de personal incompetente o indigno de confianza podr hacer que un control especfico no sea eficaz. El entorno de control de una entidad refleja el tono general o actitud de la administracin y del consejo de directores respecto a la importancia de control en la compaa. Filosofa de la administracin y estilo operativo. La administracin desempea un papel importante para establecer un entorno favorable de control dentro de la organizacin. El entorno se ve afectado de manera adversa cuando la administracin no est dispuesta a establecer controles apropiados o no puede adherirse a controles establecidos. El Apndice A del AU 319 indica que las siguientes caractersticas de filosofa de administracin y estilo operativo podrn influenciar significativamente en el entorno de control: su enfoque para asumir y vigilar el riesgo de negocios; el nfasis que ejerce el cumplir con metas de presupuesto, utilidades, financieras y operativas; y, su actitud y acciones orientadas hacia la informacin financiera. El impacto de estas caractersticas podr tener mayor significado cuando la administracin se encuentra controlada por una o pocas personas. Estructura organizativa. Contribuye a un buen entorno de control interno al proporcionar un marco global de trabajo para planear, coordinar y controlar las operaciones. La estructura organizativa de una compaa involucra: determinar la forma y naturaleza de sus unidades organizativas, incluyendo la identificacin de funciones relacionadas de administracin y los vnculos en la informacin, y proporcionar bases de asignacin de responsabilidades y delegacin de autoridad dentro de cada una de las unidades organizacionales. La organizacin de la unidad que maneja el procesamiento electrnico de datos contables es de particular importancia dentro del entorno de control. En el captulo 7 habr de estudiarse en detalle este tema. Por lo comn, la estructura organizativa de una compaa se plasma grficamente por medio de un organigrama. Tales ilustraciones debern mostrar con exactitud las relaciones de lneas de autoridad y responsabilidad. Comit de auditoria. El consejo de directores tiene importantes responsabilidades fiduciarias dentro de una entidad. Tal como se explic en el captulo 2 el comit de auditora del consejo de directores asume cada vez ms un papel importante en la vigilancia de las prcticas de informacin financiera y contable de una entidad. Adems de auxiliar al consejo de directores para satisfacer sus responsabilidades, mantiene lneas de comunicacin entre el consejo y los auditores internos y externos de la entidad. Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad . La conciencia del control dentro de una organizacin aumenta cuando las responsabilidades estn perfectamente establecidas y se comunican. Por ejemplo, por escrito debern difundirse las polticas respecto a prcticas de negocios aceptables, conflictos de intereses y cdigos de conducta. Adems, debern quedar asentadas por escrito descripciones de puestos que especifiquen determinadas

funciones, relaciones de dependencias y restricciones. Adems, existir documentacin de sistema de cmputo que describa los procedimientos para autorizar transacciones y hacer cambios de sistemas. Mtodos de control administrativo. Estos mtodos se relacionan con la habilidad de la administracin para supervisar con efectividad las actividades generales de la compaa. Tres mtodos bsicos son los presupuestos, la informacin interna y la auditora interna. Los presupuestos proporcionan un medio para establecer y comunicar planes de la administracin a travs de toda la organizacin. Adems, muestran una base para medir la actuacin en relacin con las metas planeadas y tomar medidas apropiadas y oportunas de carcter correctivo con base en la investigacin de variaciones en lo esperado. Los presupuestos debern ser revisados peridicamente con el fin de que reflejen condiciones cambiantes en la operacin, as como otros factores. Un sistema eficaz de informacin interna para todos los niveles de administracin se considera esencial para un buen entorno de control. Cuando se elaboran adecuadamente y se analizan, los reportes internos proporcionan una base para evaluar la actuacin y apreciar la forma como se est asignando la responsabilidad delegada. La informacin interna deber establecerse sobre una base regular y oportuna. Como se explic en el captulo 1, la auditora interna es una funcin de evalua cin. Contribuye a un buen entorno de control y ayuda a la administracin a vigilar la eficacia de otros controles. Adems, puede ofrecer constructivas sugerencias para mejorar la estructura de control. La eficacia de la auditora interna se relaciona con capacidades del staf de los recursos con que se les dote. Los auditores internos debern ser independientes de las unidades que auditan y dependern directamente del consejo de directores o de su comit de auditora. Polticas y prcticas de personal. Algo bsico para un adecuado entorno de control es la calidad y la integridad del personal, quien se encargar de conducir las polticas y los procedimientos de la entidad. Asimismo, el personal deber ser contratado en cantidad suficiente y se le deben tener asignados los recursos suficien tes para descargar sus responsabilidades asignadas. Las personas en puestos de responsabilidad tales como funcionarios, jefes de departamento y cajeros debern ser personas que tengan el entrenamiento y la experiencia para desempear de manera eficaz y econmica sus responsabilidades asignadas. Por una parte, sera ineficaz y aventurado contratar a un contador sin experiencia como contralor de una compaa. Por otra, no sera econmicamente apropiado emplear a un contador pblico con experiencia como auxiliar de cuentas por pagar. Adems de estar capacitado, el personal deber adherirse a elevadas normas personales y ticas. La capacidad y la integridad del personal dependen en alto grado de las polticas y procedimientos de la compaa relacionada con la contratacin, adiestramiento, compensacin, evaluacin de actuacin y promocin. Influencias externas. La conciencia del control en una entidad podr reforzarse con la existencia de requerimientos de vigilancia y cumplimiento impuestos por rganos legislativos y reguladores. Por ejemplo, los bancos podrn estar sujetos a vigilancia por una o ms dependencias reguladoras. Tales influencias podrn conducir a la administracin a adoptar polticas y procedimientos adicionales y especficos de control interno. Sistema contable El AV 319.10 define este elemento de estructura de control como los mtodos y registros establecidos para identificar, agrupar, analizar, clasificar, registrar y dictaminar las transacciones de una entidad y mantener un control sobre los activos y pasivos. Un sistema efectivo de contabilidad deber: Identificar y registrar todas las transacciones vlidas. Describir sobre una base temporal las transacciones con detalle suficiente como para permitir la adecuada clasificacin de stas con fines de informacin financiera. Medir el valor de las transacciones de manera que permita registrar su adecuado valor monetario dentro de los estados financieros. Determinar el periodo en el cual las transacciones tuvieron lugar para permitir una adecuada contabilizacin de las transacciones en el momento contable adecuado.

Presentar de manera adecuada las transacciones y notas correlativas dentro de

los estados financieros.

Debe ser evidente que el centro de un sistema contable est en las transacciones. Estas ltimas incluyen el intercambio de activos y servicios entre la empresa y terceros, as como dentro de la propia entidad al transferir o usar activos. El sistema contable de una compaa deber proporcionar un rastreo completo de transacciones o de auditora para cada operacin. Dicho procedimiento constituye una cadena de evidencias proporcionadas por codificaciones, referencias cruzadas y documentacin que conectan saldos de cuentas y otros resultados resumidos con datos de transacciones originales. El rastreo de transacciones es bsico tanto para la administracin como para los auditores. Por ejemplo, la administracin utiliza el rastreo para dar respuestas a preguntas de clientes o proveedores respecto a saldos de las cuentas. Los auditores lo utilizan para cotejar las transacciones conforme se explic en el captulo 4. Procedimientos de control Los procedimientos de control constituyen el tercer elemento de la estructura de control interno. Podrn ser aplicables a un solo tipo de transacciones, como ventas, o podrn tener una aplicacin ms amplia e integrarse a componentes especficos del entorno de controlo del sistema contable. Los procedimientos de control podrn clasificarse en las siguientes categoras: Procedimientos de autorizacin. Separacin de funciones. Documentos y registros. Controles de acceso. Verificacin interna independiente. Procedimientos de autorizacin Un objetivo importante de esos procedimientos es asegurarse de que las transacciones sean autorizadas por personal administrativo que acte dentro del alcance de su autoridad. Las autorizaciones pueden ser generales o especficas. Las primeras se relacionan con las condiciones generales bajo las cuales se autorizan las transaccio nes, tales como listas de precios estndar para los productos y polticas generales de crdito respecto a las ventas a crdito. Las autorizaciones especficas se relacionan con el otorgamiento de autorizaciones sobre una base de casos individuales. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en transacciones que no sean de rutina; por ejemplo, fuertes desembolsos capitalizables con respecto a adquisiciones de activo fijo a la emisin de acciones en aumentos de capital social. La autorizacin especfica podr aplicarse tambin a transacciones de rutina que exceden los lmites prescritos por al autorizacin general, como el otorgamiento de crdito a un cliente que no satisface ciertas condiciones especficas debido a circunstancias especiales. Existe una diferencia importante entre la autorizacin de la administracin de una transaccin y la aprobacin que hace el empleado. Actuando dentro de los lmites de polticas de crdito autorizadas, por ejemplo, el personal del departamento de crdito podr aprobar crditos a clientes especficos. Los procedimientos de autorizacin son tambin importantes al restringir el acceso a activos, tal como se explica en "Controles de acceso", en las prximas pginas. Separacin de funciones Esta categora de procedimientos de control abarca la asignacin de responsabilidad respecto a una transaccin, de manera que la actuacin de una persona automticamente proporcione la verificacin del trabajo desarrollado por uno o ms empleados. El principal objetivo de la separacin de funciones es la prevencin y pronta deteccin de errores o irregularidades en la realizacin de responsabilidades asig nadas. Se considera que las funciones son incompatibles, desde un punto de vista de control, cuando una persona pueda cometer errores o irregularidades en el curso normal de sus funciones que no se puedan detectar por medio de una estructura de control interno.

La aplicacin bsica de separacin de funciones es que la responsabilidad para realizar una transaccin, registrar la transaccin y mantener custodia del activo derivado de la transaccin deber asignarse a diferentes departamentos y personas. En el caso de transacciones de compras, el personal del departamento de compras deber efectuar la compra, el de contabilidad registrar los bienes recibidos y el de almacenes asumir la responsabilidad por la custodia de las mercancas. Antes de contabilizar la compra, el personal de contabilidad deber asegurarse que la compra fue autorizada y que los bienes ordenados fueron recibidos. El asiento contable, a su vez, proporciona una base de control de los bienes que se encuentran en el almacn. La separacin de funciones tambin se aplica a los diversos pasos que se forman para la ejecucin de una transaccin. Por lo tanto, al llevar a cabo una transaccin de ventas en una compaa manufacturera, diferentes departamentos o personas sern responsables de autorizar la venta, surtir el pedido, embarcar los artculos y facturar al cliente. De manera similar, para registrar una transaccin, diferentes personas debern llevar el mayor general y el registro auxiliar de cliente. El implementar la separacin de funciones resulta ser ms difcil en una empresa pequea que en una empresa grande a causa de la menor cantidad de empleados. Sin embargo, en dichas empresas es bastante comn que el dueo desempee un papel importante en el negocio. Por lo tanto, podr realizar tareas especficas que puedan conducir a una adecuada separacin de funciones. De manera alternativa, los dueos podrn ejercer una supervisin ms estrecha e inspeccin del trabajo de los empleados para compensar la inadecuada separacin de funciones. Documentos y registros Los documentos proporcionan evidencia de la realizacin de transacciones, as como el precio, naturaleza y trminos de las transacciones. Las facturas, los cheques, los contratos y las tarjetas de tiempo son ilustrativos de tipos comunes de documentos. Cuando estn debidamente firmados o sellados, los documentos proporcionan una base para establecer responsabilidad para ejecutar y registrar transacciones. Los documentos prenumerados son tiles para mantener control y para fijar responsabilidades. La numeracin previa sirve para asegurar que todas las transacciones han sido registradas, y que ninguna transaccin sea registrada ms de una vez. Cuando exista prenumeracin, ser necesario que se conserven todos los documentos invalidados. Los procedimientos de documentacin deben proporcionar una elaboracin oportuna de documentos por el personal de operaciones a medida que las transacciones sean ejecutadas. El registro de transacciones se facilita cuando los documentos son rpidamente transferidos al departamento de contabilidad. Los documentos debern archivarse posteriormente de una manera ordenada. Los registros incluyen los registros de percepciones de los empleados, que muestran salarios acumulativos para cada empleado, y tambin se pueden considerar como registros los relacionados con los inventarios perpetuos. Otro tipo de registro lo constituyen los resmenes diarios de documentos emitidos tales como facturas de ventas y cheques. Los resmenes se comparan en forma independiente con la suma de asientos cotidianos correspondientes, para asegurarse que todas las transacciones hayan sido registradas. Un catlogo de cuentas y un manual de procedimientos contables tambin se consideran importantes. El primero proporciona la base para una adecuada clasificacin de las transacciones. Los segundos se relacionan con el procesamiento oportuno de documentos dentro del departamento de contabilidad. Un manual de procedimientos contables contiene instrucciones para el registro y pase de transacciones. Por ejemplo, podr especificar que un supervisor de contabilidad revise peridicamente los asientos de diario con el fin de evaluar la correccin de la clasificacin de las cuentas, y que todos los documentos prenumerados sean incluidos en el diario. Controles de acceso Los controles de acceso se consideran esenciales para salvaguardar los activos. Acceso significa tanto acceso fsico directo a los activos como acceso indirecto a travs de la preparacin o procesamiento de documentos tales como rdenes de venta y comprobantes que autorizan el uso o disposicin de activos. El acceso directo se evita por medio de controles fsicos. Estos controles se relacionan primordialmente con medios de seguridad y medidas para la salvaguarda de activo, registros contables y formas preimpresas no utilizadas. Los medios de seguridad incluyen caja fuerte protegida contra incendio y almacenes debidamente

cerrados; asimismo, rentar bvedas de depsito bancario y almacenes pblicos autorizados. Las medidas de seguridad vale permitir el acceso a reas de almacenamiento slo a personal autorizado. Al determinar qu personas deben estar autorizadas para tener acceso a activos especficos y registros contables, es necesario tomar en consideracin la naturaleza de los activos y registros y su susceptibilidad de prdida a travs de errores e irregularidades (riesgos inherentes). Generalmente, entre mayor sea el riesgo inherente, deber estar ms restringido el acceso. Los controles fsicos tambin comprenden el empleo de equipo mecnico y elctrico al realizar transacciones. Por ejemplo, las cajas registradoras ayudan a asegurar que todas las transacciones de entradas de efectivo hayan sido realmente recibidas y proporcionan un control contundente dentro del propio equipo respecto a las entradas diarias. Cuando se utiliza equipo de procedimiento electrnico de datos, el acceso al computador, a los registros computados y a los archivos de datos y programas, deber estar restringido al personal autorizado. Verificacin interna independiente Esta categora de procedimientos de control abarca las revisiones independientes (o verificaciones) que hace un tercero respecto a la calidad de actuacin de un empleado, y la correccin de los documentos de las cifras registradas e informes. La verificacin interna independiente incluye: Verificaciones aritmticas de las facturas de venta, comprobantes y clculos de nminas. Comparacin de los activos existentes con los saldos registrados, como en el caso de recuentos fsicos de inventarios y arqueos de caja. Conciliacin de los saldos de las cuentas de control con la suma de los registros auxiliares. Las verificaciones aritmticas podrn efectuarse diariamente sobre todas las transacciones o slo sobre transacciones seleccionadas. En contraste, las comparaciones y las conciliaciones podrn efectuarse diariamente, cada semana, cada mes o inclusive anualmente. La verificacin interna independiente tambin podr aplicarse a los dictmenes. Por ejemplo, el gerente de crdito podr examinar el anlisis de antigedad de saldos de clientes en cuanto a totalidad y razonabilidad. De manera similar, el gerente de ventas, quien proporcion los datos para obtener un reporte de ventas generado en computadora, ser capaz de verificar la correccin de los listados comparndoles con los datos de entrada que sirven de control. En el captulo 7 se explica la verificacin independiente realizada por medio de controles incorporados dentro de programas de computadoras. Los errores, descubiertos por un empleado al realizar la verificacin interna debern ser comunicados rpidamente a los empleados involucrados. Los errores recurrentes e importantes y todo tipo de irregularidades debern ser comunicados a la gerencia. En la figura 5-1 se muestra una grfica del resumen de los elementos de estructura de control. CONCEPTOS BSICOS Existen tres conceptos que pertenecen a la estructura de control interno. Se explican a continuacin. Responsabilidad de la administracin Establecer y mantener una estructura de control interno apropiado a la entidad resulta ser una responsabilidad importante de la administracin. Los controles especficos que se deben incluir en los tres elementos de estructura de control para una entidad determinada dependen del tamao de la entidad, de las caractersticas de propiedad, de la naturaleza y complejidad de las operaciones, sus mtodos de procesamiento de datos y si se encuentra sujeta a jurisdiccin de control. La responsabilidad de la administracin incluye supervisar lo adecuado de la estructura de control y efectuar las modificaciones a medida que se requiera. (el cuadro esta hecho en PowerPoint) Seguridad razonable

Normalmente la administracin busca una seguridad razonable ms que una absoluta, de que los objetivos de la estructura de control sean alcanzados. Dos factores importantes respaldan esta conclusin. En primer trmino, aparece el reconocimiento de que el costo de la estructura no debe superar los beneficios que se espera obtener. El criterio de costo-beneficio es determinante en el proceso de toma de decisiones de la administracin. Esto se complica por el hecho de que la relacin costo-beneficio involucra estimaciones y juicio ms que mediciones precisas. Se pens que dentro de los aeropuertos vala la pena pagar el costo de la vigilancia de seguridad personal para pasajeros a fin de protegerlos contra asaltantes y bombas. En contraste, los administradores de establecimientos detallistas han decidido a la fecha, que tal vigilancia no se justifica con respecto al beneficio de evitar prdidas por robos. Sin embargo, muchas tiendas han instalado estratgicamente cmaras de televisin de circuito cerrado y aparatos electrnicos en un esfuerzo por enfrentar este problema. En segundo trmino, debe entenderse que los controles no deben tener un efecto adverso significativo sobre la eficiencia o rentabilidad. Por ejemplo, una compaa podra eliminar prdida por cheques sin fondo aceptando tan slo cheques certificados o cheques de caja de parte de los clientes. Sin embargo, a causa de posibles efectos adversos sobre las ventas, la mayor parte de las compaas piensa que basta requerir una identificacin de parte del librador del cheque para estar tranquilos en contra de este tipo de prdidas. Limitaciones Todas las estructuras de control interno se encuentran sujetas a limitaciones inhe rentes. Una de ellas es el factor humano que existe dentro de los procedimientos de control. La efectividad de los controles especficos pueden nulificarse por un empleado por no entender las instrucciones, descuido, cansancio o ausentismo. Tambin es posible que la efectividad del control interno se minimice a travs de la confabulacin entre empleados o con otras personas fuera de la entidad. Precisamente a esta ltima situacin se le denomina conclusin. La administracin tambin puede pasar por alto controles especficos. Una segunda limitacin es que los controles pueden no abarcar a todas las transacciones. Por ejemplo, los controles podrn no aplicarse a transacciones que no sean de rutina como seran bonos a funcionarios y eventos extraordinarios. Adems, debe reconocerse que el control interno existe dentro de un entorno de negocios ms dinmico que esttico. Las condiciones cambiantes, tales como la renuncia o retiro de un empleado importante, o la instalacin de un autoservicio para clientes, consolas "en lnea o de tiempo real" dentro de un sistema de cmputo, podran requerir de serias modificaciones dentro de la estructura de control. Por lo tanto, deber tenerse un cuidado especial al realizar proyecciones respecto a la efectividad futura de una estructura tan slo sobre la base de su efectividad. IDENTIFICACIN DE OBJETIVOS DE CONTROL La estructura de control interno de una entidad incluye normalmente controles diseados para asegurar la confiabilidad de los registros contables, y salvaguardar los activos. Los registros financieros proporcionan la base para informar tanto en forma interna a los administradores cuanto externa a los accionistas y dems interesados. En una auditora de estados financieros el contador est interesado primordialmente en los controles que se relacionan con la informacin externa. En un sentido amplio, la salvaguarda de activos incluye todas las medidas preventivas para evitar la ocurrencia de sucesos desagradables con los recursos de la entidad, incluyendo "casos de fuerza mayor". Sin embargo, el auditor generalmente est interesado tan slo en los controles que evitan prdida de activos derivado de errores e irregularidades. Normalmente se considera muy til dentro de una auditora de estados financieros identificar los objetivos del control. En este texto se utilizarn los siguientes cinco objetivos de control: Validez. Todas las transacciones registradas representan eventos que han ocurrido; por ejemplo, ninguna de las transacciones registradas es ficticia. Totalidad. Todas las transacciones vlidas se registran.

Propiedad de registro. Los detalles de las transacciones son capturados Adecuadamente en los documentos fuente y las transacciones registradas son debidamente valuadas, clasificadas, registradas y resumidas sobre base oportuna. Salvaguarda. Los activos, los documentos no utilizados y los registros se conservan en reas seguras y el acceso slo se permite con la autorizacin de la administracin. Control subsecuente. Los saldos registrados, para activos y pasivos se comparan con los activos y pasivos existentes a periodos razonables y se toman medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia que pudiera existir.

RELACIN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL CON LOS OBJETIVOS DE CONTROL Esta relacin se ilustra en la figura 5_2. La grfica revela que se aplican tres procedimientos a todos los objetivos de control y que slo los controles de acceso tienen aplicacin limitada. La ejecucin de transacciones de conformidad con autorizaciones generales o especficas de la administracin contribuyen a la validez de las transacciones. Sin embargo, una transaccin de intercambio sin la debida autorizacin sigue siendo una transaccin vlida. Por ejemplo, una venta a crdito sin la autorizacin del crdito y un desembolso no autorizado son transacciones que no debieron haber ocurrido. Sin embargo, son transacciones reales que deben contabilizarse. El procedimiento de control relacionado con la autorizacin se aplica al objetivo de control de salvaguarda al permitir que slo personal autorizado pueda ingresar en reas restringidas tales como el acceso a un almacn o al centro de cmputo. Este procedimiento contribuye al objetivo de control de registro apropiado cuando se le pide al personal de contabilidad que obtenga autorizaciones especficas para registrar transacciones extraordinarias o modificar la aplicacin de un principio de contabilidad. Como se indic anteriormente, la separacin de funciones constituye un procedimiento general que se aplica a la ejecucin y registro de transacciones, as como a la custodia de los activos. El procedimiento de documentos y registros tambin se aplica a todos los objetivos de control. Por ejemplo, un documento prenumerado y autorizado contribuye tanto a la validez como la integridad de las transacciones. Sin embargo, los documentos y el control de personas admitidas a las reas de almacenamiento y al centro de cmputo contribuyen al objetivo de salvaguarda. Los registros contables son indispensables para cumplir con el objetivo de propiedad en el registro y proporcionan la base para satisfacer el objetivo de control posterior.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Autorizacin Separacin de funciones Documentos y registros Controles de acceso Verificacin interna Independiente OBJETIVO DE CONTROL INTEGRIDAD PROPIEDAD EN SALVAGUARDA REGISTRO X X

VALIDEZ

CONTROL POSTERIOR

X X X X

X X X

X X X

X X X X

X X X

Los controles de acceso se relacionan primordialmente con los controles fsicos. Por lo tanto, son aplicables tan slo en el objetivo de salvaguarda. En contraste, el procedimiento de control de verificacin interna independiente se aplica a todos los objetivos de control. Por ejemplo, se aplica al objetivo de validez cuando un segundo empleado se asegura si ha existido la autorizacin apropiada para una transaccin. Este procedimiento se aplica al objetivo de integridad cuando un empleado verifica que todos los documentos de embarque prenumerados tienen una factura de venta correspondiente. De manera similar, la verificacin interna de que todas las facturas de venta estn correctas en cuanto a precios contribuye al objetivo de adecuado registro de la propiedad. Este procedimiento de control es relevante para la salvaguarda y los subsecuentes objetivos de

control contables a travs de exmenes independientes de documentos y registros que relacionan con el acceso a reas restringidas, as como recuentos independientes de activos existentes. COMPRENSION DE LOS ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Conforme se indic anteriormente, la segunda norma de trabajo de campo requiere que el auditor obtenga una adecuada comprensin de la estructura de control interno para planear la auditora. Con el fin de plan accin, la comprensin abarca hasta el diseo de controles y si se han puesto en operacin. El AV 319.16 indica que tal conocimiento debe ser utilizado por el auditor para: Identificar en los estados financieros tipos de afirmaciones equivocadas en potencia. Considerar factores que afectan el riesgo de equivocaciones importantes. Disear pruebas sustantivas planeadas. COMPRENSIN DEL ENTORNO DE CONTROL La comprensin que el auditor tenga conciencia del entorno de control debe ser satisfactoria como para evaluar la actitud, conciencia y acciones de la administracin y del comit de auditora con respecto a la importancia de los controles y sus efectos en la entidad. Al hacer esta evaluacin, el auditor deber reconocer la esencia o sustancia de las acciones de la administracin ms que su forma. Por ejemplo, el establecimiento de un cdigo de conducta o un sistema presupuestal hace muy poco para reducir el riesgo de errores en los estados financieros si la administracin pasa por alto la violacin del cdigo o no analiza y acta con respecto a las variaciones en los presupuestos. La comprensin del entorno de control se considera esencial para planear en forma adecuada la auditora. Conforme se indic anteriormente, el entorno de control es de suma importancia para evitar informacin financiera fraudulenta en grandes empresas cuyas acciones cotizan en bolsa. Tambin es de suma impor tancia en otras compaas. El auditor asimismo debe comprender que el entorno de control tiene un efecto significativo en otros elementos de la estructura de control. Por ejemplo, la ausencia de mtodos de control gerencial para vigilar la actuacin de los empleados habr de afectar de manera adversa a la probabilidad de cumpli miento con los procedimientos establecidos de control. El entorno de control constituye una parte vital de la evaluacin que hace un auditor del riesgo de control. COMPRENSIN DEL SISTEMA CONTABLE El AV 319.21 seala que la comprensin del auditor del sistema contable debe incluir: Las principales clases de transacciones dentro de las operaciones de la entidad. Cmo se inician y se ejecutan estas transacciones. Los registros contables, los documentos de apoyo, informacin factible de ser leda por mquinas y cuentas especficas dentro de los estados financieros involucrados en el procesamiento e informacin de transacciones. El procesamiento contable comprendido desde la iniciacin de una transaccin hasta su inclusin en los estados financieros, incluyendo la forma como la computadora se utiliza para procesar datos. El proceso de informacin financiera utilizado para preparar los estados financieros de la entidad, incluyendo estimaciones contables significativas. El proceso de informacin financiera se extiende hasta la comprensin de principios de contabilidad o prcticas especiales de la industria, as como cumplir con ciertos requerimientos contables exigidos por organismos reguladores. La comprensin del sistema contable debe incluir conocimiento de la naturaleza y complejidad de las transacciones y dems factores que pudieran afectar la probabilidad de errores importantes. Por ejemplo, pudiera existir un significativo riesgo inherente al aplicar el mtodo de porcentaje b grado de avance en la obra para reconocer ingresos dentro de una compaa constructora y el aplicar el sistema de UEPS monetario dentro de

una tienda departamental. COMPRENSIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL El auditor normalmente obtiene ciertos conocimientos acerca de los procedimientos especficos de control relacionados con el entorno de control y el sistema contable a travs de los procedimientos ejecutados para obtener una comprensin de estos elementos de la estructura de control. Por ejemplo, al obtener una comprensin del entorno de control, el auditor podr identificar procedimientos de control que se relacionan con la autorizacin de transacciones de ventas. De manera similar, al obtener una comprensin de los documentos, registros y pasos de procesamiento dentro de un sistema contable para las cuentas de efectivo, el auditor probablemente habr de enterarse si las cuentas bancarias son en efecto conciliadas de manera independiente sobre una base regular. Asimismo, deber determinar si el conocimiento adquirido de la forma anterior es suficiente para planear la auditora. Por lo general, para planear la auditora no se requiere de un conocimiento de procedimientos de control de todas las afirmaciones contenidas dentro de estados financieros. Sin embargo, se considera necesario que el auditor conozca los procedimientos clave de control que se relacionan con las cuentas y transacciones que tengan un elevado riesgo de errores. Por lo tanto, el auditor deber tener una comprensin de los controles de acceso sobre los inventarios y de la debida separacin de funciones al ejecutar, registrar y custodiar el efectivo. PROCEDIMIENTOS PARA ADQUIRIR CONOCIMIENTO Y COMPRENSIN El conocimiento acerca de la estructura de control interno de una entidad normalmente se obtiene: Considerando experiencias previas con el cliente en auditoras anteriores. Realizando investigaciones con la administracin y personal de supervisin y de apoyo. Revisando documentos y registros tales como manuales de contabilidad y procedimientos. Observando las actividades y operaciones de la entidad. La naturaleza y la extensin de los procedimientos varan dependiendo del tamao de la entidad, la complejidad de la estructura de control y de si se trata de un primer trabajo de auditora o un trabajo recurrente. La informacin obtenida de considerar la experiencia previa del auditor con el cliente se aplica a cada uno de los elementos de la estructura de control. Al utilizar esta informacin, el auditor deber asegurarse si la informacin es relevante para la auditora en proceso. Los dems procedimientos generalmente se utilizan com binados. Por ejemplo, el auditor realiza investigaciones con la administracin y con el comit de auditora respecto del entorno de control, y adems investiga con el personal de contabilidad respecto del sistema contable. Las investigaciones deben ser complementadas por una revisin de la documentacin como dictmenes de auditores internos que vigilaron las operaciones e informes contables elaborados de los registros contables. Adems, el auditor deber observar acciones y actividades tales como la forma en que la administracin utiliza los informes presupuestales y la forma como 'se actualizan los registros relacionados con inventarios perpetuos. Los auditores difieren en sus enfoques respecto a la forma de comprender los procedimientos de control que corresponden a la ejecucin y registro de transacciones y a la custodia de los activos. Generalmente, el esfuerzo se organiza de acuerdo con uno de los siguientes: Ciclos de transaccin, tales como el ciclo de erogaciones que comprende compras, desembolsos de efectivo y transacciones relacionadas con nminas. Este enfoque trasciende diferencias organizativas entre compaas y lneas funcionales dentro de una compaa. Saldos de cuentas, como la cuenta de caja que incluye transacciones de entradas y salidas de efectivo. Este enfoque facilita el diseo de pruebas sustantivas de saldos de cuentas. Funciones de negocios, como la funcin de finanzas, de ventas y de produccin. Este enfoque sigue la estructura organizativa de la compaa y es til para determinar si se ha cumplido con la responsabilidad delegada.

Este libro utiliza ciclos de transacciones para obtener una comprensin, dado que este enfoque es el que actualmente predomina en la prctica. Para reforzar la comprensin de la informacin obtenida de diferentes fuentes, el auditor podr realizar una revisin cclica de las transacciones. Con este fin se sigue la huella de una o varias transacciones dentro de cada una de las principales categoras de transacciones, y se identifican los procedimientos de control relacionados con stas. DOCUMENTAR LA COMPRENSIN En todas las auditoras ser necesario documentar el entendimiento que tiene el auditor de la estructura de control interno de la entidad dentro de los papeles de trabajo. Esto podr realizarse llenando cuestionarios, grficas de flujos, tablas de decisiones (dentro de un sistema contable computado) y narraciones escritas. Dentro de una entidad grande, generalmente habr de utilizarse cada tipo de documentacin. Dentro de una entidad muy pequea, bastar un solo memorndum. Cuestionarios Un cuestionario consta de una serie de preguntas respecto a si dentro de la estructura de control de la entidad incluyen controles que el auditor considera necesarios para detectar o evitar errores e irregularidades dentro de estados financieros. Las preguntas se hacen de tal manera que basta un "s" o un "no" de respuesta, y la respuesta afirmativa indica si el cliente tiene el control establecido. Un cuestionario contribuye a que el auditor comprende el diseo y operacin de la estructura de control, pero no para comprender su efectividad. Aun cuando no son tan comunes como antes, hay cuestionarios adaptable s a muchos clientes y que son utilizados por algunos despachos. En determinados casos se podrn elaborar cuestionarios de control interno a la medida de un cliente especfico. Podrn emplearse cuestionarios por separado para cada elemento de control interno conforme se ilustra en las figuras 5-3, 5-4 y 5-5. Los cuestionarios relacionados con el entorno de control y con el sistema contable se aplican a la entidad como un todo sin considerar las clases de transacciones importantes. En contraste, la figura 5-5 se concentra en procedimientos especficos de control que se aplican a las principales categoras de transacciones. Tal como se indica, otros cuestionarios tambin incluyen espacios para comentarios del auditor. Los cuestionarios ofrecen varias ventajas. Reducen significativamente la posibilidad de ignorar aspectos importantes dentro de cada uno de los elementos de estructura de control. Adems, son fciles de utilizar y de llenar. Grficas de flujo Una grfica de flujo es un diagrama esquemtico que utiliza smbolos estandarizados, lneas de flujo que se interconectan y anotaciones que revelan los pasos comprendidos dentro del procesamiento de informacin a travs del sistema contable. Las grficas de flujo varan en la extensin de detalle que se muestre. Podr elaborarse una grfica de flujo general y amplia para el sistema contable como un todo o para cada ciclo de transacciones particulares; por ejemplo, el ciclo de ingresos. De manera alternativa, pueden prepararse grficas de flujo muy detalladas que representen al procesamiento de clases individuales de transacciones; por ejemplo, ventas, entradas de efectivo, compras, salidas de efectivo, nminas y produccin. Las ltimas generalmente incluyen suficiente detalle para revelar: Todas las operaciones realizadas al procesar tipos de transacciones, presentadas por funciones, departamentos o personas, mostrando de esa manera el grado de separacin de funciones. Los mtodos de procesamiento (manual o computado). La fuente, flujo y distribucin de los documentos, registros y reportes que intervienen en el procesamiento.

La elaboracin de grficas constituye una tarea creativa, lo cual hace difcil que dos personas puedan elaborar grficas de flujo exactamente iguales para un sistema determinado. Los smbolos de grficas de flujo ms comnmente utilizados se presentan en la figura 5-6.

Algunos despachos complementan estos smbolos bsicos con conjuntos ms amplios de smbolos para propsitos especiales.
PREPARADO POR C8J FECHA 9/2/X REVISADO POR G4S FECHA 9/8/XI XYZ STORES, INC. Cuestionario de control interno-Auditora de entorno de control para el ao que concluye el 31 de diciembre de 19-1 Si No Comentarios 1. Existe una grfica de organizacin? 2. Se tienen definiciones claras de la responsabilidad de: Consejo de directores? Comit de auditora? Administracin corporativa? Administracin de subsidiarias? 3. Tiene la entidad: Un cdigo de conducta? Poltica de conflicto de intereses? 4. Participa adecuadamente la administracin en el diseo y aprobacin de cambios dentro de la estructura de control? Est vigilada adecuadamente la estructura? Existe un seguimiento adecuado sobre incumplimientos con los controles establecidos? 5. Existe un sistema presupuestal? Se elaboran reportes presupuestales sobre una base oportuna? Existe un seguimiento de la administracin respecto a resultados presupuesta1es? 6. Se tiene una funcin de auditora interna? En caso afirmativo, considera usted que los auditores sean: Objetivos? Competentes? El trabajo realizado por los auditores internos est adecuadamente: realizado? documentado? comunicado? 7. Las polticas de personal garantiza la adecuada: contratacin? adiestramiento? supervisin? evaluacin? 8. Existe baja rotacin en: la administracin? el personal? 9. Existe alguna indicacin que la administracin: desea estados financieros apropiados? es libre y dispuesta a responder a preguntas de La administracin es muy accesible y cooperadora. Los gerentes departamentales proporcionan informes presupuestales mensuales a la gerencia del corporativo, incluyendo las razones de variaciones superiores al 10%.

El comit de auditora se rene semestralmente con los auditores.

Los auditores internos envan copias de todos los reportes al comit de auditora.

Los departamentos se auditan una vez al ao.

La compaa no tiene programas formales de adiestramiento. Sin embargo, la supervisin y evaluacin del nuevo personal es amplia.

auditores? es prudente al realizar estimaciones contables? tiene integridad? tiene una fuerte disposicin para el control? FECHA FECHA 9/3/-1 9/8/-1

PREPARADO POR CBJ REVISADO POR GTS XYZ STORES, INC. Cuestionario de control interno-Sistema contable Auditoria para el ao que concluye el 31 de diciembre de19-1 Si No l. El personal de contabilidad parece estar: capacitado? debidamente supervisado? 2.Existen especificaciones de puestos delineadas para el personal de contabilidad? claramente

Comentarios

3. Existe baja rotacin del personal de contabilidad? 4. Existen mtodos establecidos para comunicar polticas y procedimientos contables? 5. Son utilizados los siguientes mtodos para vigilar la confiabilidad de los datos financieros? Comparacin con datos internos generados por otros departamentos. Reportes de presupuestos. Reportes de variaciones de costos estndar. La rotacin durante el ao pasado se restringi a dos empleados. 6. La confiabilidad del sistema de contabilidad se evidencia debido a: Baja frecuencia en ajustes de auditora en auditoras anteriores? Baja frecuencia de ajustes mensuales y anuales por parte del personal de contabilidad? Confianza en reporte interno de la administracin?

Los manuales semestralmente.

contables

se

actualizan

Los ajustes se restringen principalmente a acumulamientos y estimaciones contables.

PREPARADO POR CBJ FECHA 9/4/-1 REVISADO POR GTS FECHA 9/8/-I XYZ STORES, INC. Cuestionario de control interno-Procedimiento de Control Auditoria para el ao que concluye el 31 de diciembre de19-1 Ciclo: Erogaciones Tipo de Transaccin: desembolsos de efectivo Objetivo/Control Si No Comentarios VALIDEZ l. Cada uno de los cheques est amparado por documentos debidamente autorizados? 2. Revisa la persona que firma los cheques la documentacin para ver si est debidamente autorizada? 3. Se cancelan los documentos que respaldan las transacciones despus de haberse efectuado el pago? TOTALIDAD

Se estampa en documentos la leyenda PAGADO.

l.

Se utilizan cheques prenumerados y se lleva un control de ellos? 2. Se hace un resumen de los cheques preparados y se ampara con los cheques expedidos? 3. Se hace comparacin de los resmenes de cheques expedidos con los totales del registro de cheques? REGISTRO ADECUADO l. Se le prohbe al personal de contabilidad que firme los cheques? 2. Existe la aprobacin del supervisor respecto a la debida clasificacin de cuentas para contabilizar? Ciclo: Erogaciones Objetivo/Control SALVAGUARDA 1. Lo siguiente est al alcance tan slo de personal autorizado? a. Cheques no utilizados. b. Protector de cheques utilizado para imprimir el importe de los cheques. c. Equipo o facsmil utilizado para firmar mecnicamente los cheques. d. Registro de cheques y mayor general. CONTROL SUBSECUENTE 1. Se realizan peridicamente conciliaciones independientes de las cuentas bancarias? S

Un supervisor del departamento de tesorera compara cheques emitidos con resumen diario. El supervisor de contabilidad compara los totales.

El tesorero y su asistente son los nicos autorizados para firmar cheques.

Tipo de Transaccin: desembolsos de efectivo No Comentarios

Las conciliaciones bancarias son elaboradas por auditores internos.

Las siguientes directrices son tiles al elaborar grficas de flujo apropiadas: Identificar las clases de transacciones que deban incluirse en una grfica de flujo.
Recabar la informacin necesaria a travs de entrevistas, observaciones y revisin de documentos. .

Visualizar un formato organizativo para la grfica de flujo (por ejemplo, el nmero y orden de columna necesarios para representar departamentos, funciones o personas) y elaborar un bosquejo general. Elaborar una grfica de flujo apropiadamente. .1 Probar la correcin y precisin de la grfica de flujo imaginando una transaccin hipottica y ver cmo se conduce a travs de la grfica de flujo.

Con fines ilustrativos, supongamos que el auditor desea preparar una grfica de flujo que revele la forma como se procesa la recepcin de dinero por correo en Rayes Company. La siguiente descripcin del sistema de procesamiento se basa en la informacin obtenida a travs de investigaciones con el personal del cliente, observaciones y revisin de documentos: (el cuadro esta en PowerPoint) Todo cobro a clientes se obtiene a travs del correo y va acompaado por un aviso preimpreso de remesa de fondos (la porcin inferior de facturacin originalmente enviada al cliente). En la oficina de correspondencia, los cheques y avisos de remesa se separan. Los cheques se endosan de manera restrictiva (para depsito exclusivamente) y un listado (prelistado) de los cheques se elabora en duplicado y se totaliza. Luego los cheques son remitidos al cajero. Los avisos de remesa y una copia del listado previo se envan al Departamento de cuentas por cobrar y una segunda copia de listado previo se remite a Contabilidad general. El cajero prepara una ficha de depsito en original y duplicado y se hace un depsito bancario diario. El cajero

remite la copia certificada de la ficha de depsito bancario (con sello y fecha indicada por el banco) al Departamento de contabilidad general. En el Departamento de cuentas por cobrar se comparan los avisos de remesa contra el litado previo y se hace el pase al registro auxiliar de cuentas por cobrar. Los avisos de remesa se archivan por orden alfabtico y por cliente. El total de crditos hechos en el registro auxiliar se pasa a mquina con la parte inferior del listado previo y se concilia con el total determinado en el Departamento de correspondencia. El listado previo se remite luego a Contabilidad general. El Departamento de contabilidad general compara los totales del listado previo recibido del Departamento de correspondencia, la ficha de depsito certificada recibida del cajero y el total registrado por mquina del listado previo recibido del Departamento de contabilizacin de cuentas por cobrar y resuelve cualquier discrepancia. Las entradas de efectivo son ahora contabilizadas en el diario y se hace el pase al mayor general. Se cotejan listados previos y las fichas de depsito y se archivan por fechas. Despus de considerar la informacin anterior, el auditor presenta una grfica de flujo con cuatro columnas o secciones abarcando al Departamento de correspondencia, cajero, seccin de contabilidad de cuentas por cobrar y contabilidad general. Despus de preparar un bosquejo general, se elabora la grfica de flujo que se muestra en la figura 5-7. Debe sealarse que la grfica de flujo constituye un medio para alcanzar un fin y no es un fin en s misma. Una grfica de flujo debe pennitir al auditor visualizar las relaciones, que existen entre controles, y facilita la identificacin de controles clave relacionados con declaraciones especficas de los estados financieros. Por ejemplo, despus de estudiar la grfica de flujo de la figura 5-7 se podrn observar, entre otros, los siguientes controles: Uso de avisos de remesa preimpresos regresados por los clientes con los pagos. Endoso de los cheques inmediatamente despus de que se reciben en el Departamento de correspondencia. Separacin de manejo de efectivo (Departamento de correo y cajero) de la contabilizacin del efectivo y cuentas por cobrar (contabilidad general y seccin de cuentas por cobrar). Verificacin interna independiente (por parte del Departamento de contabilidad general) del efectivo recibido, depositado y acreditado a las cuentas de los clientes.

Podrn documentarse controles adicionales haciendo anotaciones en la grfica de flujo. Por ejemplo, en esta ilustracin podrn aadirse anotaciones para indicar que mensualmente se efectan conciliaciones respecto a la cuenta bancaria, y que existe una correspondencia entre los totales de los mayores auxiliares de cuentas por cobrar con la cuenta control del libro mayor. Posteriormente los controles se relacionan con los objetivos relevantes de control: validez, integridad, correcta contabilizacin, salvaguarda y control subsecuente. Memoranda narrativos Los memoranda narrativo s constan de comentarios escritos en relacin con las consideraciones del auditor respecto a la estructura de control. Otras formas de documentacin podrn utilizarse para complementar, resumiendo la comprensin global del auditor en referencia a la estructura de control, elementos individuales de la estructura de controlo polticas o procedimientos especficos de control relacionados con objetivos especficos de control interno. En las auditoras de pequeas empresas, un memorndum narrativo podr servir como la nica documentacin de la comprensin del auditor de la estructura de control. En el ltimo caso, el memorndum deber indicar las fuentes de informacin obtenida e identificar aspectos de la estructura de control que tienen importancia para la planeacin de la auditora. (el cuadro esta en PowerPoint) COMENTARIOS FINALES La segunda norma de auditora relacionada con el trabajo de campo seala que el auditor deber obtener suficiente comprensin de la estructura de control interno para planear la auditora. Tal comprensin se extiende

a cada elemento de la estructura de control interno (por ejemplo el entorno de control, el sistema contable y los procedimientos de control). Para obtener tal comprensin, el auditor considera experiencias previas con el cliente en auditoras anteriores, realiza investigaciones con la administracin, revisa la documentacin y registro y observa actividades y operaciones. La comprensin del auditor acerca de la estructura de control debe documentarse en los papeles de trabajo a travs de cuestionarios que se hayan llenado, grficas de flujo y memoranda narrados. En el captulo siguiente se consideran las responsabilidades adicionales del auditor para satisfacer la segunda norma de auditora relacionada con el trabajo de campo. PREGUNTAS DE REPASO Qu acontecimientos durante los aos 70 y 80 han reforzado la importancia del control interno dentro de una entidad? a. Defina la estructura de control interno de una entidad. b. Qu objetivos de la estructura de control son de particular inters para el auditor? c. Distinga entre polticas de estructura de control respecto a procedimientos. a. Identifique los tres elementos de una estructura de control interno. b. Tom Moore, un compaero de estudios, piensa que cada uno de los elementos es de igual importancia. Est usted de acuerdo? Explique. Indique los factores que comprenden el entorno de control. a. Cules son los objetivos del sistema contable de una entidad? b. Qu se entiende por rastreo de auditora o de transacciones? a. Identifique las cinco categoras de procedimientos de control. b. Sandra Sprock, ayudante de contador principiante, sostiene que los procedimientos de control tan slo se aplican a tipos especficos de transacciones. Est en lo correcto Sandra? Explique. Explique el fin primordial de cada una de las categoras de procedimientos de control. Identifique y brevemente explique los conceptos bsicos que pertenecen a la estructura de control interno de una entidad. a. Cules son los objetivos primarios de una estructura de control interno? b. Identifique y explique los cinco objetivos de control que pueden utilizarse en una auditora de estados financieros. a. Cul es el objetivo de obtener comprensin de los elementos de la estructura de control? b. De qu manera se espera que el auditor utilice los conocimientos de los elementos de estructura de control en una auditora? a. Qu procedimientos podrn utilizarse para obtener una comprensin de los elementos de estructura de control? b. Qu se entiende por estudio integral de transacciones? Qu fin se persigue con este estudio? Qu enfoques pueden utilizarse para llegar a tener una comprensin? Qu factores son importantes para obtener una comprensin del entorno de control? Qu aspectos del sistema contable son esenciales para obtener una comprensin? Se requiere un conocimiento detallado de los procedimientos de control para obtener una comprensin. Est usted de acuerdo? Explique. De qu manera un auditor documenta su comprensin de la estructura de control?

Identifique las ventajas de utilizar cuestionarios y grficas de flujo al documentar la comprensin del auditor. Qu informacin debe mostrarse en una grfica de flujo para que se represente el procesamiento de un tipo especfico de transacciones? Cul es la relacin del entorno de control y los elementos de un sistema contable de estructura de control interno respecto a los objetivos de control? a. Qu procedimientos de control se aplican a todos los objetivos de control? b. Qu procedimientos de control tienen aplicacin limitada respecto a objetivos de control? PREGUNTAS OBJETIVAS DE EXAMENES PROFESIONALES Seale la mejor respuesta para cada una de las siguientes preguntas de opcin mltiple. Las preguntas se relacionan con consideraciones bsicas de control interno. l. De las siguientes afirmaciones respecto a la estructura de control interno, cul de ellas no es vlida? a. Ninguna persona debe hacerse responsable de la obligacin de custodia y de la responsabilidad de registro respecto de un activo. b. Las transacciones deben ser debidamente autorizadas antes de que sean procesadas. c. Por razn de la relacin costo - beneficio, un cliente podr aplicar procedimientos de control sobre bases selectivas. d. Los procedimientos de control garantizan razonablemente que no ocurrir la colusin entre empleados. 2. Una segregacin apropiada de responsabilidades funcionales requiere de la separacin de: a. Funciones relacionadas con la autorizacin, aprobacin y ejecucin. b. Funciones de autorizacin, ejecucin y pago. c. Funciones de recepcin, embarque y salvaguarda de activo. d. Funciones relacionadas con la autorizacin, registro y salvaguarda. 3, Dentro de una estructura de control interno debidamente diseada, al mismo empleado no se le permitir que: a. Firme cheques y cancele la documentacin que ampare el pago. b. Reciba mercanca y prepare un reporte de recepcin. c. Prepare documentacin de pago y firme cheques. d. Inicie la solicitud de compra de mercancas y apruebe la mercanca recibida. 4. Cul de lo siguiente sera menos probable que se considere un objetivo de la estructura de control interno? a. Verificar la correccin y la confiabilidad de los datos contables. b. Detectar fraude de parto de la administracin. c. Fomentar la adhesin a polticas gerenciales. d. Salvaguarda de los activos. 5. Cuando se considera el control interno, un auditor debe estar consciente del concepto de seguridad razonable que reconoce que: a. La segregacin de funciones incompatibles se considera necesaria para asegurar que el control interno es efectivo. b. La contratacin de personal competente proporciona la seguridad de que los objetivos de control interno habrn de ser alcanzados. c. El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno es una responsabilidad importante de la administracin y no del auditor. d. El costo del control interno no debe superar los beneficios que se espera que se deriven del control interno. Estas preguntas se relacionan con una comprensin de la estructura de control interno. l. En el estudio y evaluacin de la estructura de control interno, llenar un cuestionario est ntima mente

relacionado con: a. Prueba de controles. b. Pruebas sustantivas. c. Asignacin final del riesgo de control. d. Obtener comprensin. 2. El auditor emplea con ms frecuencia una grfica de flujo en relacin con: a. La formulacin de programas generales de auditora computados. b. La obtencin de una comprensin de la estructura de control interno. c. La utilizacin del muestreo estadstico al realizar la auditora. d. La realizacin de procedimientos analticos de saldos de cuentas. 3. La comprensin de la estructura de control interno por parte del auditor se documenta con el fin de comprobar: a. Conformidad de los registros contables con los principios de contabilidad generalmente aceptados. b. Cumplimiento con las normas de auditora generalmente aceptadas. c. Adhesin a los requerimientos de la administracin. d. Razonabilidad de presentacin de estados financieros. 4. Cul de las siguientes caractersticas de control interno habra de ser de menor inters para el auditor al obtener una comprensin? a. Separacin de las funciones de manejo de efectivo y su registro. b. Polticas de la compaa respecto a esfuerzo de crdito y cobranza. c. Registros de ventas y de costos clasificados por productos. d. Autorizaciones de adiciones a planta y equipo. 5. Cul de las siguientes afirmaciones respecto de la documentacin que hace el auditor en relacin con la estructura de control interno es la correcta? a. La documentacin puede incluir grficas de flujo. b. La documentacin debe incluir actualizaciones en procedimientos. c. Ninguna documentacin es necesaria, aun cuando es deseable. d. Ninguna forma especfica de documentacin es necesaria y la extensin de la documentacin podr fluctuar. PREGUNTAS DE AMPLIO ALCANCE Betty Baron, contador pblico ha sido asignada a un trabajo de control interno con respecto a la auditora de Milan Company. Se trata de la primera auditora de Betty. Ella le hace a usted, como su supervisor, las siguientes preguntas: l. Qu fin se persigue con la segunda norma de auditora en relacin con el trabajo de campo? 2. Qu es una estructura de control interno de una entidad? 3. Ser necesario obtener informacin especfica acerca de cada elemento de estructura de control para obtener una comprensin? 4. Qu procedimientos deben utilizarse para obtener una comprensin? 5. Qu consideracin, si acaso, debe darse a la informacin concerniente a la estructura de control que aparece en papeles de trabajo del ao anterior? 6. Ser necesario documentar la comprensin de los papeles de trabajo? Si acaso, cmo debe hacerse? 7. Al utilizar un cuestionario podr usted o el despacho proporcionar alguna ayuda para identificar las adecuadas? 8. Cmo deben emplearse los conocimientos obtenidos para la planeacin de una auditora? 9. Qu objetivos de control debern utilizarse en esta auditora? 10. De qu manera los objetivos de control se relacionan, si acaso, con el resto de la auditora?

Resuelva a. Conteste las preguntas que hace Betty. b. Identifique lo siguiente para Betty. l. Los factores que comprenden el entorno de control. 2. Objetivos del sistema contable. 3. Las categoras de los procedimientos de control. Jones, contador pblico, acaba de ser contratado para auditar los estados financieros de Ajax, Inc. y va a iniciar el estudio y evaluacin de la estructura de control interno de Ajax; est consciente de las limitaciones inherentes que deben ser consideradas. Resuelva a. Cules son los objetivos de la estructura de control interno? b. Qu seguridades razonables se pretende alcanzar a travs de la estructura de control interno? c. Cules son las restricciones inherentes que deben reconocerse cuando se considera la afectividad de cualquier estructura de control interno? Cinco categoras de procedimientos de control se identifican en este captulo. A continuacin se enumeran procedimientos especficos de control establecidos por Landry Compay: l. Se utilizan cajas registradoras para las ventas de contado. 2. Son diferentes personas las que intervienen en la aprobacin de la nmina, en la formulacin de cheques para el pago de nmina y en la distribucin de los cheques. 3. Los cheques son prenumerados. 4. Los estados de cuenta bancarios se concilian mensualmente en forma independiente. 5. El crdito se aprueba por el departamento respectivo antes de que se realice la venta. 6. Se mantiene un catlogo de cuentas. 7. El inventario se conserva en almacenes con candado. 8. Se utiliza un sistema de cuentas por pagar. 9. Se requieren requisiciones de materiales para retirar materia prima de almacn. 10. Peridicamente se concilian las cuentas control con registros auxiliares. Resuelva a. Identifique la categora de procedimiento de control con la que se relaciona cada control. b. Identifique otros dos procedimientos especficos que se aplican a cada categora. La Compaa Richmond, un cliente de su despacho, acudi a usted debido al siguiente problema. Tiene tres empleados que deben realizar las siguientes funciones: l. Llevar el mayor general. 2, Llevar el registro auxiliar de cuentas por pagar. 3. Llevar el registro auxiliar de clientes. 4. Preparar los cheques para su firma. 5. Llevar el registro de desembolsos. 6. Expedir notas de crdito por devoluciones y descuentos. 7. Conciliar la cuenta bancaria. 8. Manejar y depositar entradas de efectivo. Resuelva Suponiendo que no haya problemas con respecto a la capacidad de cada uno de los empleados, la compaa le pide a usted que asigne las funciones anteriores entre los tres empleados de manera que se alcance el nivel ms elevado de control interno, Puede suponerse que tales empleados no realizarn otras funciones contables de las

ya enumeradas. a. Seale cmo recomendara usted distribuir las funciones anteriores entre los tres empleados, Suponga que, salvo los trabajos espordicos de conciliacin bancaria y expedicin de notas de crdito por devoluciones y descuentos todas las funciones requieren de la misma cantidad de tiempo. (Se recomienda: Asignar nombre a cada funcin o puesto de empleado). b. Mencione cuatro posibles combinaciones insatisfactorias de las funciones arriba mencionadas. La adhesin a las normas de auditora generalmente aceptadas requiere entre otras cosas de un estudio y evaluacin apropiados de la estructura de control interno existente. Las formas ms comunes de documentar la comprensin de tal estructura comprenden el uso del cuestionario, la preparacin de una descripcin por escrito, la preparacin de una grfica de flujo y combinaciones de estos mtodos. Resuelva a. Cul es el objetivo del contador pblico al obtener una comprensin de la estructura de control interno para efectos de una auditora en donde se tiene que externar una opinin? b. De qu manera el auditor obtiene la comprensin necesaria? c. De qu manera utilizar el auditor la comprensin dentro de la planeacin en la auditora? d. Comente las ventajas de que un auditor documente la estructura de control interno mediante el uso de: 1. Un cuestionario de control interno. 2. Memoranda narrativos. '3. Una grfica de flujo. La estructura de control interno de Trust y Company incluye los siguientes procedimientos de control: l. Se requiere un comprobante autorizado para cada cheque expedido. 2. Se requieren dos firmas en cada cheque. 3. Un supervisor efecta arqueos de caja diariamente. 4. Las horas extras se aprueban por un supervisor. 5. Se utilizan facturas de venta prenumeradas. 6. Un segundo empleado verifica la correccin de cada comprobante. 7. Se conservan los registros de nmina de cada empleado en un archivo asegurado. 8. Un supervisor de contabilidad revisa los asientos contables peridicamente para asegurarse de la correcta contabilizacin. 9. El personal de cuentas por cobrar se dedica totalmente a hacer los pases y afectacin en el registro auxiliar de clientes. 10. Todos los vales y comprobantes de pago se sellan de "pagado" en cuanto esto se efecta. 11. En el centro de clculo slo se admite personal que opera equipo de procesamiento electrnico de datos. 12. Un supervisor concilia mensualmente la cuenta control de clientes con el registro auxiliar. Resuelva a. Indique la categora de procedimientos de control aplicables a cada procedimiento. b. Identifique el o los objetivos de control al (los) cual(es) pertenece cada uno de los procedimientos. A continuacin un listado de procedimientos de control establecidos: l. Despus de que el tesorero de la Arden Company firma cheques de pago, la documentacin de respaldo se regresa al departamento de contabilidad y los cheques se entregan a su secretaria para enviarlos por correo. 2. A la persona que recibe boletos en un cine se le obliga que rompa por la mitad cada boleto que se le presenta y el taln se le entrega al dueo. 3. A los empleados de una tienda departamental se les pide que entreguen al cliente el recibo de la caja conjuntamente con el cambio correcto. 4. La mes era del Elite Restaurant elabora el recibo del cliente que ste paga al cajero. La mesera tiene instrucciones de no hacer correcciones en los recibos, pero si se comete un error tiene que anular el recibo y expedir uno nuevo. Todos los recibos anulados se entregan al gerente al final del da.

5. Larson Manufacturing Company prepara seis copias de cada orden de compra. La tercera copia es enviada al Departamento de recepcin para ser utilizada como comprobante de recepcin, pero la forma tambin est diseada de manera que la cantidad ordenada no aparezca en esta copia: 6. Los trabajadores por hora deben marcar tarjeta en reloj checador. 7. Un administrador concilia el efectivo disponible con las lecturas diarias de la caja registradora. 8. Un auditor interno concilia mensualmente los estados de cuenta. 9. El departamento de crdito aprueba todas las ventas a crdito. 10.Los cheques no utilizados son guardados en una caja fuerte bajo la custodia del tesorero. Resuelva Para cada procedimiento indique: a. La categora aplicable de procedimiento de control. b. El objetivo u objetivos de control aplicables. En el Main Street Theater el cajero, localizado en sala a la entrada, recibe el efectivo de los clientes y opera una mquina que emite boletos numerados en serie. Para ingresar al cine, el cliente entrega el boleto a la persona de la puerta que se encuentra ubicada a 50 pies de la sala de entrada del cine. El portero rompe el boleto por la mitad, abre la puerta al cliente y le regresa el taln. La otra mitad del boleto se deposita por el encargado de puerta en una caja cerrada. Resuelva a. Indique qu controles internos se encuentran presentes en esta fase de entradas de efectivo. b. Qu medidas deben tomar regularmente el gerente u otro supervisor para dar mxima efectividad a estos controles? c. Suponga que el cajero y encargado de puerta decidieran colaborar para sustraer entradas de efectivo.Qu medidas deben tomar? d. Continuando con el supuesto que se hizo en el inciso anterior de la confabulacin del cajero y portero, qu medidas de control interno muy probablemente servirn para revelar el fraude? PML Manufacturing Inc., una sociedad annima privada, fabrica equipo de oficina. A continuacin se describe la porcin del ciclo de ingresos relacionado con entradas de efectivo: 1. La correspondencia se abre en el departamento respectivo. Se separan las remesas (cheque y una copia de la factura). 2. 2. Un listado de control de cheques se prepara y se le enva al contralor. 3. 3. Los cheques son enviados al cajero y los avisos de remesas (copias de las facturas) al Departamento de cuentas por cobrar para afectar los auxiliares de clientes. 4. El Cajero 1 endosa los cheques y prepara una ficha de depsito en original y copia. 5. El Cajero 2 compara los cheques y las fichas de depsito. Investiga cualquier discrepancia y un mensajero deposita el dinero diariamente. 6. Un mensajero lleva el depsito al banco. 7. El mensajero regresa la Copia de la ficha de depsito sellada por el banco directamente al contralor. 8. El contralor concilia el listado de control de cheques y el duplicado de la ficha de depsito e investiga cualquier diferencia. 9. El contralor archiva la conciliacin, la copia de la ficha de depsito y el listado de control de cheques recibidos en forma cronolgica. Resuelva a. Prepare una grfica de flujo de los procedimientos de entrada de efectivo. b. Identifique los controles clave en su grfica de flujo.

Jay Jolly, contador pblico, prepara un cuestionario de control interno respecto al entorno de control interno de Delmar Corporation. Como supervisor de Jay usted solicita que el cuestionario est organizado por los factores que comprenden el entorno de control y que se hagan dos preguntas respecto a cada factor. Enseguida le informa a Jay que usted habr de proporcionar las preguntas con respecto a influencias externas. Resuelva a. Elabore el cuestionario de acuerdo con la solicitud del supervisor. b. Cules son los posibles efectos del entorno de control sobre otros elementos de la estructura de control interno? c. Qu inferencias pueden concluirse del entorno de control acerca de la administracin y los controles? Un cuestionario de control interno para transacciones de desembolsos contiene las siguientes preguntas con respecto a procedimientos de control en la Beckman Company. 1. Existen conciliaciones peridicas independientes de cuentas bancarias? 2. Se elabora un resumen diario de cheques elaborados y concuerda con los cheques expedidos? 3. Todo cheque est amparado por el comprobante de pago aprobado? 4. Se utilizan cheques prenumerados y se lleva un control de ellos? 5. Los cheques an no utilizados se conservan en un rea segura de acceso restringido? 6. Se anota la leyenda "pagado" en los comprobantes al efectuar el pago? 7. Existe una adecuada separacin de funciones entre la contabilizacin en diario y pase al mayor? 8. Se hace una verificacin interna de concordancia de resumen de cheques expedidos diariamente con los asientos que se hacen diariamente en el registro de cheques expedidos? 9. Se utiliza un aparato protector para imprimir cantidades en cheques? 10. Las personas que firman cheques estn autorizados para hacerlo? 11. Existe una separacin adecuada de funciones entre la relacin de pagos y la contabilizacin de salidas de efectivo? 12. Todos los pagos se efectan con cheque salvo pagos menores que se hacen de la caja chica? Resuelva Para cada pregunta: a. Indique la categora de procedimiento de control a que pertenece cada uno (por ejemplo, autorizacin, procedimiento, controles de acceso, etctera). .b. Identifique el objetivo de control al cual pertenece cada uno (por ejemplo, validez, integridad, etctera). ESTUDIO DE CASO Charting Inc., un nuevo cliente suyo, procesa sus documentos de ventas y de entrada de efectivo de la siguiente manera: l. Pagos parciales. La correspondencia la abre todas las maanas un empleado del departamento de ventas. El empleado de correspondencia prepara un aviso de remesa (que muestra el nombre del cliente y el importe pagado) en caso de no recibirse el pago de alguna partida. Posteriormente, los cheques y los avisos de remesa se remiten al supervisor del departamento de ventas, quien examina cada cheque y transmite los cheques y los avisos de remesa al supervisor del departamento de contabilidad. ste, quien tambin acta como gerente de crdito para aprobar nuevos crditos y todos los lmites de crdito, revisa todos los cheques para pago respecto a cuentas vencidas y luego transmite los cheques y los avisos de remesa al empleado de cuentas por cobrar, quien ordena los avisos por orden alfabtico. Los avisos de remesa se contabilizan de inmediato en las tarjetas de cuentas por cobrar. Los cheques se endosan "para abono en cuenta" y se totalizan. El total se registra en el diario de entradas de efectivo. Los avisos de remesa se archivan cronolgicamente. Despus de recibir el efectivo de las ventas de contado del da anterior, el empleado de cuentas por cobrar

prepara diariamente una ficha de depsito en triplicado. La tercera copia de la ficha de depsito se archiva por fecha y la segunda copia y el original acompaa el depsito bancario. 2. Ventas. Los empleados de ventas elaboran las facturas de ventas por triplicado. El original y la segunda copia se presentan al cajero. La tercera copia la retiene el empleado de ventas en el libro de ventas. Cuando la venta se hace de contado, el cliente le paga al empleado de ventas, quien entrega el dinero al cajero con las copias de facturas. Una venta a crdito es aprobada por el cajero con base en una lista de crdito aprobada, despus de que el empleado de ventas prepara la factura en tres tantos. Luego de recibir el efectivo o aprobar la factura, el cajero certifica la copia original de la factura de venta y se le entrega al cliente. Al final de cada da, el cajero resume las ventas y el efectivo recibido y transmite el efectivo y la segunda copia de todas las facturas de ventas al empleado de cuentas por cobrar. ste compara el efectivo recibido contra las facturas de ventas de contado y elabora un resumen diario de ventas. Las facturas de ventas a crdito son registradas en el registro auxiliar por cobrar y luego todas las facturas se envan al empleado de control de inventarios en el departamento de ventas para afectar las tarjetas del registro auxiliar de almacn. Despus de hacer el registro, el empleado de control de inventarios archiva todas las facturas por orden numrico. El empleado de cuentas por cobrar registra el resumen de ventas diarias en el registro diario de entradas de efectivo y en el diario de ventas; finalmente, archiva los resmenes de venta por orden cronolgico. El efectivo de las ventas de contado se combina con el efectivo recibido para pago de cuentas para integrar as el depsito bancario diario. 3. Depsitos bancarios. El banco sella la ficha de depsito y regresa la segunda copia al departamento de contabilidad en donde se archiva por fecha por el empleado encargado de cuentas por cobrar. Los estados de cuenta bancarios mensuales se concilian rpidamente por el supervisor del departamento de contabilidad y se archivan por fecha. Resuelva a. Usted reconoce que existen debilidades dentro del sistema existente y piensa que en la preparacin de anlisis de estados financieros que usted har, una grfica de flujo de informacin y documentos sera de utilidad para evaluar el control interno del cliente. En la pgina anterior la grfica de flujo para las ventas y entradas de efectivo de Charting Inc., titulando los smbolos adecuados e indicando flujos de informacin. La grfica se considera completa en cuanto a smbolos y flujo de documentos. b. Enumere los principales controles de la grfica de flujo.

Captulo 6
Evaluacin del riesgo de control OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Despus de terminar el estudio de este captulo, usted ser capaz de: Presentar un resumen de la metodologa que sigue el auditor para satisfacer la segunda norma de trabajo de campo. Enumerar los pasos para evaluar el riesgo de control. Sealar la naturaleza, objetivo, oportunidad y extensin de pruebas adicionales de control. Explicar la correlacin que existe entre los riesgos de control y de deteccin y los efectos sobre las pruebas sustantivas. Describir las responsabilidades del auditor para comunicar temas de la estructura de control interno.

El objetivo primordial de este captulo es terminar la explicacin de las responsabilidades del auditor para

cumplir con la segunda norma de auditora del trabajo de campo. El captulo incluye un estudio de la metodologa del auditor y un comentario de cada uno de los principales pasos dentro de este proceso, empezando con la evaluacin inicial que se hace del riesgo de control. Al final del captulo se trata acerca de la comunicacin que el auditor requiere respecto a temas de estructura de control interno. ALCANCE Y OBJETIVO DE LA SEGUNDA NORMA DEL TRABAJO DE CAMPO Debe recordarse del captulo anterior que el auditor tiene la obligacin, de acuerdo con la segunda norma de trabajo de campo, de obtener una comprensin apropiada de la estructura de control interno para planear la auditora de estados financieros y determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas por realizar. Esta norma se aplica a cada uno de los elementos de la estructura de control interno. Las estructuras de control pueden variar en forma significativa de un ao al siguiente a medida que se introducen nuevos controles y existe una rotacin entre personal clave. Por lo tanto, la segunda norma de trabajo de campo debe cumplirse en cada una de las auditoras de estados financieros. Los objetivos citados, que tambin son los primarios de la norma, son planear la auditora, conforme se explic en el captulo 5, y determinar los efectos sobre las pruebas que se realizarn al llevar a cabo la auditora, que se explican en este captulo. Las pruebas que se deben realizar son sustantivas. Conforme se explic en el captulo 4, stas constan de pruebas detalladas de transacciones y saldos y procedimientos analticos. Se requiere la evidencia de pruebas sustantivas para satisfacer la tercera norma de auditora de trabajo de campo que requiere que se tenga una base razonable para expresar una opinin acerca de los estados financieros. Un objetivo no sealado y secundario de la segunda norma de auditora de trabajo de campo es proporcionar al consejo de directores o comit de auditora una base para comunicar deficiencias significativas en el diseo u operacin de la estructura de control interno. Adems, el conocimiento que posea el auditor de la estructura de control interno podr utilizarse para hacer recomendaciones de mejoramiento a la administracin. MBTODOLOG PARA SATISFACER LA SEGDA NORMA _ DB TRABAJO DB CAMPO REPASO DE LA METODOLOGA La consideracin del auditor de la estructura de control interno de la entidad consta de las siguientes partes estrechamente relacionadas: Obtencin de una comprensin de los elementos de la estructura de control. Realizar una evaluacin inicial del riesgo de control. Realizar pruebas adicionales de controles respecto a ciertas afirmaciones. Efectuar una evaluacin final del riesgo de control. Correlacionar el riesgo de control con el riesgo de deteccin. Disear pruebas sustantivas adecuadas respecto al riesgo de deteccin. En la figura 6-1 se presenta una representacin grfica de la interrelacin de estas partes. El auditor obtiene, en primer trmino, una comprensin de cada elemento de la estructura de control. Este proceso se explic en el captulo 5. Deber recordarse que el propsito de obtener una comprensin es la planeacin de la auditora. El auditor obtiene una comprensin de los elementos de la estructura de control a travs de cuestionamientos a la administracin, revisin de la documentacin y observacin de actividades y operaciones. En algunos casos, estos procedimientos tambin podrn proporcionar evidencia respecto a la efectividad de la operacin de los elementos de la estructura de control. Cuando esto ocurre, se han realizado pruebas de control. El auditor no est obligado a obtener evidencia acerca de la eficacia operativa de los controles al obtener una comprensin. Sin embargo, como mnimo, generalmente se obtiene cierta evidencia acerca de la eficacia de los controles con respecto al entorno de control y al sistema contable, en forma simultnea con dicha comprensin. (el cuadro esta en PowerPoint)

La siguiente parte de la metodologa es realizar una evaluacin inicial del riesgo de control para cada afirmacin importante contenida en los estados financieros con base en la comprensin de la estructura de control. Conforme se muestra en la grfica, el riesgo de control puede evaluarse al nivel ms elevado o por abajo del mximo. Una evaluacin del mximo riesgo de control ocurre cuando ningn control efectivo se ha diseado y colocado en operacin para la afirmacin, o el auditor piensa que es ms eficiente en costo realizar pruebas sustantivas para tal afirmacin. Una evaluacin del riesgo de control por abajo del mximo debe basarse en la evidencia de la efectividad operativa del control. Respecto a ciertos controles, como los que se refieren al entorno de la estructura de control, podrn efectuarse pruebas de controles al obtener una comprensin de la estructura de control. Por ejemplo, el auditor podr revisar reportes presupuestales e investigar con la gerencia respecto a qu significado tienen las variaciones del presupuesto. Con estos procedimientos, se obtiene evidencia respecto a la efectividad de los mtodos de control administrativo en lo que concierne al empleo de los presupuestos. Respecto a otros controles (por ejemplo, los que involucran procedimientos especficos de control), la evidencia de eficacia operativa podr limitarse con base en la comprensin del auditor respecto a la estructura de control. En primer trmino, la evidencia de efectividad operativa no se requiere para planear la auditora. En segundo trmino, la evidencia obtenida se aplicara generalmente tan slo con el periodo desde el inicio del ao hasta la fecha en que la planeacin de la auditora se concluya y no en relacin con el periodo completo sujeto a auditora. Por lo tanto, el auditor deber decidir respecto a muchos controles, si una mayor evidencia respaldar una reduccin adicional en el riesgo de control, y si obtener la evidencia es ventajoso desde un punto de vista de costo-beneficio. Cuando resultan respuestas negativas, el auditor procede a correlacionar su evaluacin inicial del riesgo de control con el riesgo de deteccin, diseando pruebas sustantivas apropiadas. En contraste, conforme se muestra en la figura 6-1, cuando surgen respuestas afirmativas, el auditor obtiene conocimientos adicionales de procedimientos de control, si se requirieran, y realiza pruebas adicionales en los controles en donde es probable la reduccin en el riesgo de control. Con base en la evidencia obtenida de estas pruebas respecto a la efectividad operativa de los controles, el auditor hace una evaluacin final del riesgo de control. Espera que la evidencia respalde una evaluacin del riesgo de control inferior a la de la evaluacin inicial. Cuando esto ocurre, el auditor procede a correlacionar el riesgo de control con el riesgo de deteccin y disea pruebas sustantivas restringidas con el fin de realizar la auditora. Sin embargo, conforme se muestra en la figura 6-1, cuando un riesgo de control inferior no puede respaldarse con la evidencia obtenida, el auditor deber utilizar su evaluacin inicial de riesgo de control para correlacionar el riesgo de deteccin y disear pruebas sustantivas. Las rutas de decisin dentro de una grfica de flujo terminan con el diseo de pruebas sustantivas. Este ltimo, ampliado, supone un riesgo de control mximo y un bajo riesgo de deteccin. El diseo de pruebas sustantivas restrictivas supone bajos riesgos de control y elevados riesgos de deteccin. Esta es la ruta de decisin preferida del auditor dado que generalmente es ms costoso realizar pruebas sustantivas que pruebas de controles. El diseo de pruebas sustantivas parcialmente restringidas supone moderados riesgos de control y de deteccin. Cada parte de la metodologa debe estar documentada en los papeles de trabajo. A continuacin se explican las partes de la metodologa. EFECTUAR UNA EVALUACIN INICIAL DEL RIESGO DE CONTROL La evaluacin del riesgo de control es el proceso de evaluar la eficacia de la estructura de control interno que tiene la entidad para prevenir o detectar errores significativos dentro de los estados financieros. El riesgo de control deber ser valuado, en ltima instancia, en trminos de afirmaciones en estados financieros. Por ejemplo, debe haber una evaluacin por separado de la existencia y totalidad de las afirmaciones relativas a ventas. Conforme se explic con anterioridad, una evaluacin inicial del riesgo mximo de control ocurre cuando los controles no corresponden a una afirmacin; los controles correspondientes probablemente no sern eficaces; o, la evaluacin de la efectividad de controles relevantes habra de ser ineficaz. Una evaluacin del riesgo de control abajo del mximo significa que existen controles efectivos para prevenir o detectar errores dentro de una afirmacin en estados financieros. La evaluacin del riesgo de control por abajo del mximo debe basarse en la evidencia de la eficacia operativa de los controles. El riesgo de control puede expresarse cualitativamente como bajo, moderado o alto. De manera alternativa, puede expresarse cuantitativamente como un porcentaje o una probabilidad numrica como 75 1.0. La

evaluacin inicial del riesgo de control comienza con la comprensin del entorno de control por parte del auditor, seguido por su conocimiento del sistema contable. Si es buena la actitud de la administracin hacia el control aumenta la probabilidad de hacer una evaluacin inicial del riesgo de control por abajo del mximo. En algunos casos, la evaluacin inicial puede basarse en la efectividad de los controles mostrados por la auditora del ao anterior, condicionado ello a que el auditor haya determinado que tales controles estn vigentes en el presente ao. La evaluacin del riesgo de control es cuestin de juicio profesional. Al realizarla es necesario que el auditor: Identifique dos errores que pudieran presentarse en las afirmaciones de los estados financieros. Identifique los controles que probablemente pudieran prevenir o detectar los errores. Obtenga evidencia de pruebas de controles respecto a si los controles operan con eficacia.

Los primeros dos pasos deben realizarse con todas las afirmaciones importantes de los estados financieros. El tercer paso se requiere slo cuando el auditor evala el riesgo de control por abajo del mximo. Cada paso dentro de la evaluacin inicial del riesgo de control se explica a continuacin plenamente. Errores potenciales La mayor parte de los despachos de auditora han desarrollado guas o directrices que enumeran los tipos de errores e irregularidades que se pueden presentar dentro de las afirmaciones en los estados financieros. Con base en estos materiales y en la comprensin de la estructura de control, el auditor identifica los errores potenciales aplicables a las afirmaciones contenidas en los estados financieros del cliente. Muchas afirmaciones de saldos de cuentas se ven afectadas por el procesamiento de importantes categoras de transacciones. Por ejemplo, las afirmaciones que se refieren a efectivo, tanto por las entradas y salidas de ste. En tales casos, el auditor podr, en primer trmino, identificar los errores potenciales y las irregularidades que puedan ocurrir en el procesamiento de transacciones en cada categora que afecte a la cuenta. Al llevar a cabo este paso, es til analizar los errores potenciales y las irregularidades de acuerdo con los objetivos de control identificados en el captulo 5 (por ejemplo validez, totalidad, propiedad en el registro, salvaguarda y control subsecuente). Algunos ejemplos de errores e irregularidades relacionadas con la validez y totalidad en cuanto a objetivos de control para los desembolsos de efectivo son los siguientes: Validez Un cheque podra ser expedido a favor de un beneficiario no autorizado. Podra duplicarse el pago de documentacin autorizada. Un cheque podra ser firmado por una persona no autorizada.

Totalidad Un cheque podra no tomarse en consideracin. Un cheque expedido podra no ser incluido en el resumen diario de cheques. Un cheque expedido podra no ser contabilizado.

Controles necesarios El proceso de identificacin de controles necesarios es similar al enfoque de identificacin de errores potenciales. Como se indic en el captulo 5, cada pregunta de su cuestionario de control interno se refiere a un control necesario. Tambin es til clasificar los controles por objetivo de control. Al identificar controles relevantes, el auditor debe reconocer que el entorno de control y los elementos de un sistema contable pueden tener un efecto que se transmite a ms de un objetivo de control y sus afirmaciones relacionadas. Por ejemplo, cuando la administracin utiliza con efectividad el componente presupuestal del entorno de control para

controlar los gastos, afecta la validez, la totalidad y los objetivos de control de la propiedad o adecuacin en el registro, y estos objetivos -a su vez- afectan el riesgo de control con respecto a la ocurrencia, totalidad, valuacin y presentacin en estados y afirmaciones de revelacin para estos gastos. En la misma forma los procedimientos de control podrn concentrarse en tan slo una de estas afirmaciones. Por ejemplo, la aprobacin del supervisor de la clasificacin de cuentas al contabilizar los gastos tan slo afecta la presentacin dentro de los estados y las afirmaciones de revelacin para los gastos. Adems, el auditor deber reconocer que un procedimiento especfico de control podr tener un efecto directo o indirecto sobre un objetivo de control y la afiliacin relacionada. Por lo tanto, el procedimiento de control de cotejar los documentos de embarque con las facturas de ventas relaciona directamente el objetivo de control de totalidad para las transacciones de ventas a crdito y la afirmacin de totalidad para ventas y cuentas por cobrar. En contraste, el procedimiento de hacer que los gerentes regionales de ventas revisen los resmenes de ventas para comprobar si son correctos est indirectamente relacionado con la totalidad. En algunos casos, una combinacin de dos o ms controles deber operar conjuntamente para prevenir o detectar un error particular o una irregularidad. En otros, un control compensador podr suplir la ausencia o ineficiencia de otro control. Los controles necesarios para las posibles equivocaciones identificadas en lneas anteriores se muestran en la figura 6-2.
Errores e irregularidades potenciales VALIDEZ Un cheque podra ser expedido a favor de un beneficiario no autorizado. Procedimientos de control necesarios

Documentacin aprobada de respaldo para cada cheque. Cotejar beneficiario en el cheque con beneficiario indicado en el comprobante, aprobado por la persona que firma el cheque. Utilizacin de documentos cuando se expide el cheque. Lista autorizada de firmas autorizadas para librar cheques. Requerir de ms de dos firmas para los cheques.

Podra duplicarse el pago de documentacin aprobada. Un cheque podra ser firmado por un librador no autorizado.

TOTALIDAD Puede omitirse algn cheque.

Utilice cheques prenumerados. Llevar un control de todos prenumerados.

los

cheques

Un cheque expedido podra no ser incluido en el resumen diario de cheques expedidos. Algn cheque expedido podra no estar contabilizado.

Verificacin interna independiente del resumen diario de cheques contra los cheques girados. Contabilizacin secuencial de cheques prenumerados. Verificacin interna de la concordancia del total de cheques registrados contra el resumen de cheques emitidos diariamente.

Prueba de controles al obtener una comprensin Las pruebas de controles son procedimientos de auditora realizados para evaluar tanto el diseo como la operacin de controles. Tales pruebas podrn ser realizadas simultneamente al obtener una comprensin o

despus de sta. Las pruebas de controles relacionados con su diseo pueden realizarse en forma simultnea. Por ejemplo, a travs de investigaciones con la administracin acerca del entorno de control el auditor podr determinar si el sistema presupuestal est bien diseado. Adems, las grficas de flujo y los cuestionarios llenados pueden proporcionar evidencia con respecto al diseo del sistema contable y los procedimientos espec ficos de control. Si bien no han sido planeadas especficamente como pruebas de controles, algunas tcnicas para obtener una comprensin podr tambin proporcionar evidencia respecto a la eficiencia de los controles. Por ejemplo, la revisin de un informe de presupuesto, al estar obteniendo informacin e investigando acerca de accin de seguimiento de la administracin de las variaciones en presupuestos, podr permitir al auditor efectuar una evaluacin inicial acerca de la efectividad del sistema presupuestal. Por lo general, en este momento de la auditora, la evidencia de efectividad operativa muy probablemente habr de obtenerse ms para el entorno de control y del sistema contable que para los procedimientos de control. Sin embargo, algunos auditores consideran el anlisis integral de transacciones descrito anteriormente como una prueba de los controles. En tal caso, tambin podr obtenerse evidencia acerca de la eficiencia de los procedimientos de control. Utilizacin de objetivos de control en la evaluacin inicial del riesgo de control Los prrafos anteriores sugieren el siguiente enfoque para llevar a cabo una evaluacin inicial del riesgo de control cuando una afirmacin en los estados financieros se ve afectada por una o ms categoras importantes de transacciones: (el cuadro esta en PowerPoint) Al utilizar este enfoque, es necesario comprender plenamente las relaciones entre objetivos de control y afirmaciones en estados financieros. En la figura 6-3 se presenta un resumen de las interrelaciones primarias. Como se puede observar, las afirmaciones a las cuales pertenecen los objetivos de control de validez y totalidad difieren en si el tipo de transaccin aumenta o disminuye el saldo de la cuenta. Por otra parte, los otros objetivos de control se relacionan con las mismas afirmaciones sin importar el efecto del tipo de transaccin sobre la cuenta. Con fines ilustrativo s, el riesgo de control respecto a la afirmacin de existencia para efectivo se ve afectado por la eficiencia de controles relacionados con el objetivo de control de validez en relacin con transacciones de entradas de efectivo.
Afirmacin Correccin aritmtica Existencia Totalidad Valuacin Objetivo de control Correccin en el registro Control posterior Validez del tipo de transaccin que incrementa el saldo de la cuenta Totalidad del tipo de transaccin que disminuye el saldo de la cuenta Salvaguarda Control posterior Totalidad del tipo de transaccin que incrementa el saldo de la cuenta Validez del tipo de transaccin que disminuye el saldo de la cuenta Salvaguarda Control posterior Correccin en cuanto a registro

 Presentacin en el estado y revelacin

Control posterior Correccin en el registro

Hasta el grado en que las entradas de efectivo no sean vlidas (no tuvieron lugar), parte del saldo de efectivo no existe. La afirmacin de existencia se ve adicionalmente afectada por la eficiencia de controles relacionados con el objetivo de control de totalidad en referencia a transacciones de desembolsos de efectivo que disminu yen el saldo de efectivo. Si algunos desembolsos de efectivo reales no se registran, ya no existe parte del saldo del efectivo. De manera similar, el riesgo de control respecto a la afirmacin de totalidad de efectivo se ve afectado por el objetivo de control de totalidad relacionado con transacciones de entradas de efectivo. Hasta el punto en que las entradas de efectivo no sean contabilizadas, el saldo de efectivo est incompleto. Adems, lo completo del saldo de efectivo se ve afectado por la efectividad de los controles relacionados con el objetivo de control de validez respecto a transacciones de desembolsos de efectivo. Si se registran desembolsos ficticios, el saldo de efectivo estar incompleto debido que el saldo verdadero de efectivo estar subestimado. La aplicacin de este enfoque se complica por varios factores. En primer lugar, ms de un objetivo de control se podr relacionar con la afirmacin. En tal caso, el auditor podr tener evidencia conflictiva respecto de los controles. Por ejemplo, al hacer una evaluacin inicial del riesgo de control respecto a la afirmacin de existencia de efectivo, la evidencia acerca del objetivo de control de validez respecto a transacciones de entrada de efectivo podr respaldar una evaluacin inferior al mximo. Sin embargo, la evidencia relacionada con el objetivo de control de totalidad para desembolsos de efectivo podr no respaldar una evaluacin inferior al mximo. En estos casos, el auditor deber basar su evaluacin inicial en la evidencia relacionada con el objetivo de control que conduzca a la evaluacin ms elevada del riesgo. En segundo trmino, un objetivo de control podr ubicarse en ms de una afirmacin. Conforme se muestra en la figura 6-3 el objetivo de contabilizacin correcta afecta tres afirmaciones. El diseo y operacin de controles especficos relacionados con este objetivo podr variar en su efectividad para prevenir o detectar errores en afirmaciones individuales. Por ejemplo, los controles que aseguran la correccin de registro del costo de transacciones de compras podr ser potencialmente efectivo. Estos controles se relacionan con la afirmacin de valuacin. En contraste, los controles para asegurar la correccin de la clasificacin de transacciones de compras podr no existir, estar mal diseada o ser inefectiva. Estos controles pertenecen a la afirmacin de presentacin en estados y de revelacin. Cuando existan diferencias significativas en la efectividad potencial de controles especficos respecto a afirmaciones especficas la evaluacin del riesgo de control deber basarse en el control especfico ms que en la efectividad conjunta de todos los controles relacionados con el objetivo de control. La figura 6-3 muestra que los objetivos de control de salvaguarda y de control posterior podrn pertenecer a varias afirmaciones. En captulos posteriores se proporcionarn ilustraciones de estas relaciones. Pueden hacerse tres observaciones adicionales respecto del uso de objetivos de control para evaluar el riesgo de control con el fin de que se comprendan las afirmaciones de estados financieros: Ninguno de los objetivos de control se relaciona directamente con la afirmacin de derechos y obligaciones. El objetivo de control relacionado con la correccin en registro es dbil al reconocer cambios posteriores de valor. El objetivo de control relacionado con la correccin en registro no reconoce plenamente todos los temas relacionados con presentacin y revelacin de estados. REALIZAR PRUEBAS DE CONTROL ADICIONALES Estas se realizan despus de obtener una comprensin de la estructura de control; adems, se efectan para obtener suficiente evidencia de la eficiencia operativa de los controles para apoyar una reduccin en la evaluacin inicial que hace el auditor del riesgo de control. No se requieren pruebas adicionales de controles en una auditora de estados financieros. Por ejemplo, no tienen que hacerse en los controles donde el auditor no busca reducir su evaluacin inicial del riesgo de control. Sin embargo, en la mayor parte de auditoras de estados financieros, las pruebas de controles adicionales constituyen una parte importante del trabajo de campo. Generalmente tales pruebas son siempre necesarias para obtener evidencia suficiente que apoye una evaluacin de bajo riesgo de control respecto a una afirmacin especfica. Esta decisin de realizar pruebas de controles

adicionales resulta de dar respuestas afirmativas a las siguientes preguntas: Desea el auditor reducir adicionalmente su evaluacin inicial del riesgo de control? Es probable que pueda obtenerse evidencia adicional para apoyar una evaluacin menor? Ser eficiente el obtener la evidencia? Si una respuesta negativa se diera a cualquiera de estas preguntas, el auditor suprime pruebas adicionales de los controles y utiliza su evaluacin inicial de riesgo de control para concluir la auditora. En la mayor parte de los casos, la eficiencia en la obtencin de evidencia adicional constituye un problema crtico. La decisin pasa por la comparacin del costo de realizar las pruebas adicionales de controles con el ahorro en costo que puede resultar si, en lugar de pruebas sustantivas ms amplias, son realizadas pruebas limitadas para concluir la auditora. Generalmente, entre menor sea el riesgo de control evaluado, ms eficiente ser la auditora. Naturaleza de las pruebas Las pruebas de los controles podrn dirigirse ya sea a la efectividad del diseo o a la operacin de un control. Las primeras se refieren a si el control est debidamente diseado para evitar o poder detectar errores importantes en afirmaciones especficas de los estados financieros. Los ltimos se concentran en las siguientes preguntas: De qu manera se ha aplicado el control? Fue aplicado consistentemente durante el ao? Por quin fue aplicado? Un control est operando con efectividad cuando ha sido debida y consistente mente aplicado durante el ao por el empleado autorizado para ello. En contraste, una falla en la aplicacin o una aplicacin consistente de un controlo su aplicacin por un empleado no autorizado, indican una operacin inefectiva. Tales fallas se refieren a desviaciones, ocurrencias o excepciones. Esta terminologa es preferida al trmino error, puesto que una falla en el desempeo slo indica que puede haber un error en los registros contables. Por ejemplo, la falla de un segundo empleado al verificar la correccin de una factura de venta constituye una desviacin, pero el documento podra estar correcto si el primer empleado lo elabor debidamente. Procedimientos de auditora Comnmente se utilizan cuatro procedimientos de auditora al realizar pruebas de controles. Investigacin con el personal para saber cmo realizan sus funciones. Observar al personal en la realizacin de sus funciones. Inspeccionar documentos e informes que revelen resultados de controles. Recorrer el control por parte del auditor.

Estos procedimientos pueden utilizarse para proporcionar evidencia de la efectividad del diseo o de la peracin de un control, o de ambos. Al realizar las pruebas, el auditor selecciona el procedimiento que le proporcione la evidencia ms confiable acerca del riesgo de control correspondiente a la afirmacin. Ninguna prueba de controles es siempre aplicable o igualmente efectiva para proporcionar evidencia. La investigacin est diseada para determinar la comprensin del empleado de sus funciones; la actuacin de una persona en el desempeo de sus funciones; y, la frecuencia, causa y disposicin de las variaciones. Una aplicacin incorrecta de un control implicar respuestas insatisfactorias de un empleado. Observar la actuacin de un empleado proporciona evidencia similar. Lo ideal es que este procedimiento se realizara sin el conocimiento del empleado o hacerlo sorpresivamente. La investigacin y la observacin son particularmente tiles para obtener evidencia del procedimiento de control concerniente a la separacin de funciones.

La inspeccin de documentos y registros es aplicable cuando se lleva a cabo un rastreo de transacciones de actuacin bajo la forma de firmas y autorizaciones que indican si el control fue llevado a cabo y la persona lo realiz. Cualquier documento o registro que fracase en proporcionar evidencia de actuacin constituye una desviacin, independientemente si el documento en s mismo est correcto. Algunos auditores afirman que recorrer el control proporciona al auditor la mejor evidencia de su eficiencia. Para ilustrar, supongamos que un segundo empleado del departamento de facturacin est obligado a verificar de manera independiente la correccin de los precios unitarios de venta que se encuentran en las facturas, comparndolos contra un catlogo de precios de lista autorizados. Al hacerlo, el empleado firma una copia de la factura para indicar que realiz el trabajo. Al probar la verificacin del segundo empleado por medio del recorrido el auditor compara los precios de venta en las facturas con el listado autorizado de precios. Por lo tanto, en este ejemplo, podran haber dos posibles desviaciones de control: facturas firmadas cuyos precios de venta no concuerdan con los de las listas de precios del catlogo; y, facturas que no contienen la firma del empleado. Con base en lo anterior puede apreciarse que recorrer el trabajo manualmente constituye un procedimiento de auditora ms costoso que inspeccionar las facturas respecto de la evidencia de desempeo. Sin embargo, el empleo de tcnicas de auditora auxiliadas por computadora para recorrer un control pueden tener buena relacin, costo y eficiencia. Extensin de las pruebas La cantidad de pruebas adicionales de controles de eficiencia para la efectividad est directamente relacionada con el nivel de control de riesgo planeado por el auditor, sobre el inherente riesgo de control. Es fundamental que se requiera mayor evidencia para respaldar un nivel bajo de riesgo de control que para un nivel elevado. La cantidad de evidencia para respaldar un nivel especfico de riesgo de control es cuestin de juicio de auditora. Este juicio habr de hacerse totalmente sobre una base subjetiva o podr basarse en tcnicas de muestreo estadstico conforme se describe en el captulo 11. La magnitud de pruebas adicionales tambin podr verse afectada por la evidencia obtenida en auditoras anteriores. Al considerar tal evidencia, el auditor deber reconocer que entre mayor sea el intervalo de tiempo transcurrido desde la realizacin de las pruebas de control, proporcionarn menor seguridad. Es ms, antes de utilizar tal evidencia para determinar la extensin de pruebas en el periodo sujeto a revisin, el auditor deber asegurarse si han habido cambios significativos en los controles desde que se efectuaron las pruebas anteriores. La consideracin de estos factores podr resultar en aumentar o disminuir la cantidad de pruebas dentro de la presente auditora. Oportunidad de las pruebas La oportunidad de pruebas adicionales de controles se refiere a cundo se realizan y la parte del periodo contable al cual se relacionan. Generalmente se realizan este tipo de pruebas en el trabajo interino que podr ser de varios meses antes de que finalice el periodo contable. Estas pruebas, por lo tanto, proporcionan slo evidencia de la eficiencia de los controles desde el inicio del ao hasta la fecha de las pruebas. Sin embargo, el auditor est obligado, conforme normas de auditora generalmente aceptadas, a tener evidencia sobre la efectividad de ellas para todo el ao cubierto por los estados financieros. La necesidad de realizar pruebas adicionales de contro les durante el ao depende de factores como: Importancia de la afirmacin contenida en los estados financieros. Efectividad de los controles con base en pruebas interinas. Tiempo restante en el ao contable. Cambios en controles en el mismo lapso. Descubrimientos de errores e irregularidades en el periodo restante al realizar pruebas sustantivas. Es importante reconocer que la observacin de controles pertenece slo al punto del tiempo en que se efectu la observacin. La evidencia obtenida de la prueba podr complementarse con pruebas adicionales capaces de proporcionar evidencia respecto a la eficiencia del control para todo el periodo sujeto a auditora. Por ejemplo, la observacin del auditor de la verificacin interna independiente por un empleado durante el trabajo de periodo

intermedio puede complementarse con cuestionamientos al empleado acerca de este procedimiento posteriormente en la auditora. Programas de auditora Los programas de auditora son preparados para pruebas de controles adicionales. Las pruebas se aplican slo a controles que puedan permitir al auditor reducir el nivel evaluado de riesgo de control. Al disear los programas, el auditor identifica, en primer trmino posibles pruebas para cada control. Luego selecciona las pruebas que le proporcionen evidencia de la efectividad operativa de los controles en cuanto a la relacin costos-eficiencia. En la figura 6-2 se muestra un listado de posibles pruebas de controles para los controles necesarios. Con base en los posibles controles, el auditor prepara el programa de auditora que se muestra en la figura 6-4. Al implementar el programa, el auditor deber seleccionar al azar una muestra de desembolsos de efectivo para pruebas del objetivo de validez. De manera similar, en relacin con el objetivo de totalidad, el auditor deber examinar un nmero representativo de asientos contenidos en el registro de cheques, examinando una muestra de la evidencia que corresponde a la verificacin interna independiente y repetir selectivamente varias verificaciones. Como se ilustra, el programa de auditora contiene columnas que indican dnde se documentan los resultados de pruebas en los papeles de trabajo; quin realiz la prueba; y la fecha en que la prueba fue realizada. Los resultados de la realizacin de pruebas adicionales de los controles debern documentarse en los papeles de trabajo. Control necesario VALIDEZ Autorizacin de documento de respaldo para cada cheque. Comparar beneficiario en el cheque con beneficiario en el documento conforme firma de recibido. Cancelacin de la documentacin cuando se expidi el cheque. Lista aprobada de personas autorizadas para firmar cheques. Requerir que ms de una persona firme los cheques. Posibles pruebas de controles Examinar evidencia de documentos de respaldo . Observar la firma en cheques.

Examinar la cancelacin en la documentacin pagada. Observar cancelacin de documentos. Examinar lista de personas autorizadas para firmar cheques. Examinar cheques para verificar las firmas mancomunadas.

TOTALIDAD Utilizar cheques prenumerados. Todos los cheques deben estar prenumerados. Verificacin interna independiente de concordancia del resumen diario de cheque contra los cheques girados. Contabilizacin secuencial de cheques prenumerados. Verificacin interna independiente de concordancia de total de cheques registrados con resumen diario de cheques.

Inspeccionar numeracin previa en cheques. Examinar evidencia respecto a todos los cheques librados y en blanco. Examinar evidencia de verificacin interna independiente. Investigar con el verificador respecto al procedimiento de control. Examinar registros de cheques para contabilizacin secuencial. Examinar evidencia de verificacin interna independiente. Observar al verificador cuando realiza su control. Recorrer la verificacin.

Pruebas de doble finalidad

Dentro de la mayor parte de las auditoras se realizan primordialmente pruebas adicionales de controles durante el trabajo interino y en igual forma pruebas sustantivas durante el trabajo de fin de ao. Sin embargo, es permisible conforme

normas de auditora generalmente aceptadas el realizar pruebas sustantivas de detalles de transacciones para detectar errores monetarios en las cuentas durante trabajo intermedio. Cuando esto ocurre, el auditor 'podr realizar simultneamente, pruebas de controles sobre las mismas transacciones: Por ejemplo, el auditor examinar las facturas de ventas respecto a la firma de empleados autorizados para verificar de manera independiente la correccin de los documentos. Al mismo tiempo, el auditor tabular los errores monetarios de las facturas. Este tipo de pruebas se conoce con el nombre de pruebas dobles. Cuando se realizan el auditor deber ejercer cuidado para disear las pruebas para asegurarse que se obtiene evidencia tanto respecto a efectividad de controles, as como errores monetarios en las cuentas. Adems, deber tener cuidado en evaluar la evidencia obtenida. Las pruebas con doble finalidad se utilizan por algunos despachos dado que es ms eficiente en cuanto a costo realizar tales pruebas simultneamente que realizarlas por separado. Elaborado por CBJ Revisado por GFS Fecha 10/2/-1 Fecha 10/7/-1

XYZ Stores, Inc. Programa parcial de auditora - Prueba de controles 31 de diciembre de 19-1 CICLO: Erogaciones TIPO DE TRANSACCION: Desembolsos de efectivo Trabajo realizado por Ref. papeles de trabajo Objetivo de control pruebas de controles Auditor Fecha VALIDEZ l. Seleccionar muestras de desembolsos de efectivo del registro de cheques y examinar documento respaldado respecto a: a. Debida autorizacin b. Cancelacin TOTALIDAD l. Examinar registro de cheques para secuencia numrica de asientos. 2. Examinar evidencia de verificacin interna de concordancia de resumen diario de cheques y cheques librados. 3. Repetir la verificacin de concordancia de cheques totales registrados con resumen diario de cheques. Aprovechamiento del trabajo de auditores internos Las grandes compaas que tienen muchas divisiones como IBM y General Electric, o con muchas sucursales como Chase Manhattan Bank y Sears Roebuck, generalmente contratan y emplean auditores internos. Como parte de sus funciones ordinarias, stos revisan peridicamente los elementos de estructura de control interno y los controles aplicables a cada divisin o sucursal. Por lo tanto, el auditor independiente podra aprovechar los hallazgos de los auditores internos para realizar la auditora externa o de estados financieros de una entidad. Los hallazgos podrn comprender los resultados de pruebas de controles especficamente solicitados por el auditor

independiente. Cuando los auditores internos proporcionan ayuda directa, el auditor externo est obligado, conforme el SAS nm. 9 The effect 01 an Infernal Audit Function on the Scope 01 the Independent Auditors Examination (AU 322.10) considerar la capacidad y la objetividad de los auditores internos y a supervisar y poner a prueba su trabajo al grado que ameriten las circunstancias. Conforme se indic en el captulo 2, el auditor independiente podr utilizar el trabajo de los auditores internos como un complemento, pero no como un sustituto de su trabajo. Adems, todos los juicios respecto a la efectividad de los controles debern ser realizados por el auditor independiente. REALIZAR EVALUACIN FINAL DEL RIESGO DE CONTROL Conceptualmente, el proceso de realizar una evaluacin final del riesgo de control es el mismo que el de realizar una evaluacin inicial. Esto significa que el auditor identifica los posibles errores; identifica los controles necesarios para evitar y detectar errores, y considera evidencia respecto a la efectividad de los controles necesarios. Puesto que los primeros dos pasos fueron llevados a cabo al efectuar la evaluacin inicial del riesgo de control, la evaluacin final se preocupa primordialmente con sopesar la evidencia obtenida en las pruebas de control adicionales. El AU 319.46 indica que la evidencia vara sustancial mente en la seguridad que proporciona al auditor al desarrollar ste un nivel evaluado de riesgo de control. Interrelacin de evidencia Al evaluar la suficiencia evidencial para respaldar un nivel evaluado de riesgo controlado moderado o bajo respecto a una afirmacin especfica del estado financiero, el auditor deber reconocer diversas interrelaciones. En primer trmino, la relevancia de la evidencia respecto de una afirmacin especfica puede ser directa o indirecta. Por ejemplo, la evidencia de que el inventario est guardado en un almacn debidamente custodiado se aplica directamente a la afirmacin de existencia respecto a inventarios. Al contrario, la evidencia de que los documentos de embarque se comparan con las rdenes de venta a crdito slo se aplica indirectamente a la afirmacin de valuacin de las cuentas por cobrar. En segundo lugar, la evidencia derivada de ms de una prueba de controles podr ser relevante respecto a una sola afirmacin. Por ejemplo, la evidencia de que existe una factura de venta para cada documento de embarque y que todas las facturas se controlan al contabilizarlas se aplican ambas a la afirmacin de totalidad respecto a ventas. Cuando varios tipos diferentes de evidencia respaldan la misma conclusin respecto de una afirmacin, el grado de seguridad se incrementa. Por lo consiguiente, cuando soportan diferentes conclusiones, el grado de seguridad disminuye. Cabe reconocer que la evidencia oral no bastar para apoyar una conclusin acerca de la eficiencia de un procedimiento especfico de control. Cuando el procedimiento de control puede tener un efecto significativo para reducir el riesgo de control con respecto a una afirmacin, ser necesario obtener evidencia de otros procedimientos de auditora tales como la repeticin de actos. Naturaleza y propsito La evaluacin final del riesgo de control implica tanto una evaluacin cuantitativa como cualitativa. La cantidad de fallas descubiertas en una prueba de controles podr ser de tal magnitud que exista razn para dudar de la eficiencia del control. Sin embargo, antes de concluir que un control no es eficiente, generalmente es necesario determinar cules son las causas. Por lo tanto, el auditor podr atribuir diferente importancia a las fallas cometidas por un nuevo empleado, un sustituto en poca de vacaciones, y un empleado de planta con experiencia. Tambin es esencial determinar si la falla es atribuible a errores o a irregularidades. En la mayor parte de los casos la evidencia de una irregularidad es ms importante que la frecuencia de la falla. La finalidad de la evaluacin final es apreciar correctamente el nivel de riesgo de control para cada una de las afirmaciones contenidas en los estados financieros. El riesgo de control es una expresin de la probabilidad de que los controles del cliente no evitarn o detectarn errores importantes de una manera oportuna. Por ejemplo, el mximo riesgo de control significa mayor probabilidad de no prevencin o deteccin.

Condiciones reportables y debilidades significativas El SAS nm. 60, Communication 01 Infernal Control Structure Related Matters Noted in anAudit (AV 325.02) define las condiciones reportables como aquello que: representa deficiencias significativas en el diseo u operacin de la estructura de control interno que habran de afectar de manera adversa la capacidad de la organizacin para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera consistente con las afirmaciones de la administracin dentro de los estados financieros. Una condicin reportable podr pertenecer a cualquier elemento de estructura de control. Ejemplos de condiciones reportables se presentan en el Apndice 6B. Una condicin reportable puede ser de tal magnitud como para constituir una falla importante. El AU 325.15 define una falla significativa como: una condicin reportable en la que el diseo u operacin de los elementos especficos de estructura de control interno no reducen a un nivel relativamente bajo el riesgo que los errores o irregularidades en las cifras que pudieran ser significativas con relacin a los estados financieros que se auditan puedan ocurrir y no ser detectadas oportunamente por los empleados en el curso normal en que realizan sus funciones asignadas. DOCUMENTACIN DEL RIESGO DE CONTROL EVALUADO La evaluacin final del auditor del riesgo de control deber ser documentada dentro de los papeles de trabajo. Cuando la evaluacin se encuentra a su nivel mximo, slo esa conclusin necesita ser documentada. En contraste, cuando la evaluacin est por abajo del mximo, la base de la evaluacin tambin deber ser explicada. El SAS nm. 55 no ilustra ni ofrece directriz alguna respecto a la forma de documentacin. Un mtodo sera listar las afirmaciones importantes relacionadas con cada cuenta seguidas por la declaracin de riesgo de control y una explicacin de la base para tal evaluacin. Este enfoque se ilustra en la figura 6-5. Preparado por CBJ Revisado por GTS XYZ, Stores, Inc. Evaluacin final parcial de riesgo de control 31 de diciembre de 19-1 Afirmacin en estado financiero Efectivo Existencia Nivel evaluado de riesgo de control Bajo Base Fecha 10/15/-1 Fecha 10/18/-1

Los controles que pertenecen al objetivo de control de validez respecto a transacciones de entradas de efectivo y el objetivo de control de totalidad para transacciones de salidas de efectivo son valederos. Los controles relacionados con la salvaguarda y control subsecuente son tambin eficientes. Los controles relacionados con el objetivo de control de totalidad de las transacciones de entradas de efectivo y los controles pertenecientes al objetivo de control de validez de las transacciones de salidas de efectivo son eficientes. Los relacionados con la salvaguarda y control

Totalidad

Bajo

subsecuentes son tambin valederos. CORRELACIN DEL RIESGO DE CONTROL CON EL RIESGO DE DETECCIN Y EL DISEO DE PRUEBAS SUSTANTIVAS El AU 319.61 seala que el fin ltimo de la evaluacin del riesgo de control es contribuir a la evaluacin que hace el auditor del riesgo (por ejemplo riesgo de auditora) de que existan errores significativos en los estados financieros. Los procedimientos utilizados por el auditor al obtener una comprensin de la estructura de control y realizar las pruebas de control proporciona evidencia del riesgo de tales errores. Por lo tanto, el auditor utiliza esta evidencia como parte de la base razonable para expresar su opinin acerca de la correccin de los estados financieros, requerida por la tercera norma de trabajo de campo. De acuerdo con lo explicado anteriormente existe una relacin inversa entre el riesgo de control y el riesgo de deteccin al determinar el riesgo de auditora. Las normas de auditora generalmente aceptadas, sin embargo, no permiten que el riesgo de control sea tan bajo que el riesgo de deteccin sea del 1 00% para una cuenta con saldo significativo. Debido a las limitaciones de una estructura de control interno, el riesgo de deteccin deber ser menor al 100% para todas las cuentas con saldos importantes. Como un resultado de las anteriores relaciones, el auditor deber realizar siempre algunas pruebas sustantivas de cuentas con saldos importantes, pero no necesariamente para cada afirmacin relacionada con un saldo de cuenta. Para el auditor el nivel aceptable del riesgo de deteccin habr de afectar la naturaleza, oportunidad y extensin o alcance de las pruebas sustantivas. En el Apndice 6A se muestra el uso de un modelo de riesgo de auditora al correlacionar el riesgo de control con el riesgo de deteccin. Naturaleza La naturaleza de la prueba sustantiva se refiere al tipo y efectividad del procedimiento de auditora que se habr de realizar. A medida que disminuye el nivel aceptable del riesgo de deteccin, el auditor cambia de un procedimiento menos efectivo a otro ms eficiente. Por lo tanto, el auditor podr utilizar pruebas dirigidas hacia terceros ajenos a la empresa y no hacia personas y documentacin dentro de la propia entidad. Para ilustrar, supongamos que se necesita evidencia para la afirmacin de valuacin del saldo de efectivo en el banco. Los efectos del riesgo de deteccin respecto a la naturaleza de las pruebas sustantivas son como sigue: Riesgo de deteccin Elevado Moderado Bajo Muy bajo Prueba sustantiva Examinar la conciliacin bancaria elaborada por personal del cliente y verificar en correccin aritmtica. Revisar la conciliacin bancaria preparada por personal del cliente y verificar sus partidas ms importantes. Elaborar la conciliacin bancaria y verificar las partidas de diferencia ms significativas. Obtener directamente del banco el estado de cuenta, elaborar la conciliacin bancaria y verificar todas las partidas de conciliacin.

Observe que cuando el riesgo de deteccin es elevado, el auditor utiliza documentacin elaborada internamente y realiza procedimientos de auditora limitados. En contraste, cuando el riesgo de deteccin es bajo, el auditor utiliza documentacin obtenida directamente del banco y realiza procedimientos de auditora muy amplios. Oportunidad El nivel aceptable de riesgo de deteccin puede afectar cuando se realicen pruebas sustantivas. Si el riesgo de

deteccin es elevado, las pruebas podrn ser realizadas varios meses antes de que concluya el ao. En contraste, cuando el riesgo de deteccin de una afirmacin es bajo, las pruebas sustantivas habrn de realizarse a una fecha cercana a la del balance general. Extensin El riesgo de deteccin muy probablemente habr de tener un efecto directo sobre la cantidad de evidencia que se deba obtener de las pruebas sustantivas. Como es de esperarse, se requiere ms evidencia cuando el riesgo de deteccin es menor que cuando el riesgo es elevado. Por ejemplo, supongamos que el auditor utiliza la confirmacin de cuentas por cobrar para satisfacer la afirmacin de existencia respecto a esta cuenta. En este caso, la cantidad de cuentas a confirmar podra de ser de 100 cuando el riesgo de deteccin para este objetivo es alto, 150 cuando el riesgo es moderado y 200 cuando el riesgo es bajo. El tamao de muestra apropiado para un determinado nivel de riesgo de deteccin podr basarse en el juicio subjetivo o habr de determinarse con la ayuda de tcnicas de muestreo estadstico. En la figura 6-6 se muestra un resumen grfico de las relaciones anteriores. (el cuadro se encuentra en PowerPoint) COMUNICACIN DE ASUNTOS RELACIONADOS CON LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Durante una auditora, el contador podr estar al tanto de asuntos relacionados con la estructura de control interno del cliente que pudiera ser de inters para el comit de auditora o para personas con autorizacin y responsabilidad equivalentes. El AV 325.02 requiere que el auditor comunique cualesquiera condiciones reportables. La comunicacin podr ser oral, pero preferiblemente deber ser por escrito. Un informe deber incluir: La definicin de una condicin reportable y una descripcin de las condiciones observadas. Cuestiones concernientes al propsito de la auditora y restricciones en cuanto a distribucin del informe.

El AU 325.12 ilustra las secciones del reporte que incluye estos requerimientos: Al planear y realizar nuestra auditora de estados financieros de la ABC Corporation para el ao que concluye el 31 de diciembre de 19-- consideramos su estructura de control interno para determinar nuestros procedimientos de auditora con el fin de expresar nuestra opinin acerca de los estados financieros y no con el fin de proporcionar seguridad respecto a la estructura de control interno. Sin embargo, observamos ciertos aspectos que involucran a la estructura de control interno y su operacin que consideramos constituyen condiciones reportables segn las normas establecidas por el American Institute of Certified Public Accountants. Las condiciones reportables abarcan asuntos que llamaron nuestra atencin, relacionados con deficiencias significativas en el diseo u operacin de estructura de control interno que, en nuestra opinin, pudieran afectar adversamente la capacidad de la organizacin para registrar, procesar, resumir y reportar datos financieros consistentes con las afirmaciones de la administracin en los estados financieros. (Incluir prrafos para describir las condiciones reportables observadas). Este reporte tiene como fines exclusivos informar y ser empleado por el comit de auditora (consejo de directores, comisarios o propietarios en empresas administradas por sus propietarios), administracin y dems personas dentro de la organizacin (o dependencia reguladora u otro tercero interesado). Cuando un informe de la estructura de control interno es requerido por las dependencias reguladoras, deber hacerse referencia especfica a la dependencia en el prrafo final. Debido al potencial de mala interpretacin del poco grado de seguridad proporcionada por el auditor en el reporte anterior, aqul no deber sealar en su informe que ninguna condicin reportable fue observada. La comunicacin con el comit de auditora deber hacerse sobre una base oportuna ya sea durante la auditora o despus de su terminacin.

El AU 325.15 no obliga al auditor a identificar y comunicar por separado las fallas importantes al comit de auditora. Sin embargo, un cliente podr solicitar tal comunicacin o el auditor podr decidir hacerlo. En cualquiera de estos dos casos se requieren dos prrafos adicionales en el informe. El primer prrafo nuevo deber contener una definicin del trmino falla significativa y una descripcin de condiciones reportables, si las hubiera, que constituyen las fallas significativas. El AU 325.16 indica que el segundo prrafo deber describir las limitaciones del trabajo del auditor como sigue: Nuestra consideracin de la estructura de control interno no necesariamente revela todos los asuntos de estructura de control interno que pudieran constituir condiciones reportables y, por lo tanto, no necesariamente revelarn todas las condiciones reportables que tambin son consideradas como fallas significativas, conforme se les defini anteriormente. COMENTARIOS FINALES La metodologa para realizar un estudio y evaluacin del control interno de una entidad representa una parte importante del trabajo de campo en la mayor parte de las auditoras de estados financieros. Como se describi en bl presente captulo, la metodologa incluye hacer una o ms evaluaciones de riesgo de control de las afirmaciones importantes en los estados financieros. La evaluacin del auditor del riesgo de control proporciona la base para determinar el riesgo de deteccin que directamente afecta la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. Los elementos de una estructura de control interno descritos en el captulo 5 y la metodologa descrita en el presente captulo, proporcionan un marco para considerar aspectos adicionales de estructuras de control interno en captulos posteriores. Esta consideracin comienza en el prximo captulo, en donde explicamos las repercusiones de control interno cuando una entidad utiliza procesamiento electrnico de datos. APNDICE 6 A MODELO DE RIESGO EN AUDITORA Podr utilizarse un modelo de riesgo de auditora para correlacionar el riesgo de control con el riesgo de deteccin. El modelo de riesgo de auditora expresa los componentes del riesgo de auditora de la siguiente manera: AR = IR x CR x DR Los smbolos representan riesgo de auditora, riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin, respectivamente. Si bien algunos auditores no estn de acuerdo acerca de la conveniencia o prctica de cuantificar los componentes de riesgo, un estudio del modelo es til para comprender la interaccin entre los componentes. Supongamos, por ejemplo, que el auditor ha efectuado las siguientes evaluaciones del riesgo al examinar los inventarios: Riesgo de auditora deseado Riesgo inherente Riesgo de control 5% 50% 50%

El uso del modelo indica que el riesgo de deteccin debe ser del 20 % conforme se indica a continuacin: DR = AR + (IR x CR) = .05 + (.5 x .5) = 20%

Si el auditor decide que el riesgo inherente no puede cuantificarse o que el esfuerzo para lograrlo habr de superar la reduccin potencial en procedimientos de auditora que se espera como derivado de tal evaluacin, puede adoptar el enfoque conservador evaluando el riesgo inherente al mximo (100%). En este caso, el modelo

conduce a un riesgo de deteccin de un 10% [.05/ (1.00 x .5) = .10]. Si el riesgo de control se evala al nivel mximo, el auditor establece el riesgo de control en 100%. En este caso, suponiendo ningn cambio en los riesgos inherentes y de auditora, el modelo revela que el riesgo de deteccin deber ser del 5% [.05/(1.00 x 1.00) = .05]. Se requiere criterio en auditora para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas apropiadas para un nivel especificado de riesgo de deteccin. Sin embargo, el modelo de riesgo de auditora aclara que se necesita mayor evidencia cuando el riesgo de deteccin es del 10% respecto a cuando este riesgo es del 20%. APENVICE 6B EJEMPLOS DE POSIBLES CONDICIONES REPORTABLES Los siguientes son ejemplos de cuestiones que pueden considerarse condiciones reportables. Se agrupan por categoras de condiciones y dentro de las categoras, por ejemplo, especficos de condiciones. Algunos de los asuntos podran asimismo requerir de comunicaciones conforme a lo dispuesto en otras normas de auditora. Deficiencias en el diseo de la estructura de control Diseo general inadecuado de la estructura de control. Ausencia de una adecuada separacin de funciones, consistente con los objetivos apropiados del control. Ausencia de una adecuada revisin y aprobacin de transacciones, asientos contables o informacin proveniente del sistema. Procedimientos inadecuados para evaluar y aplicar apropiadamente los principios contables. Ausencia de otras tcnicas de control consideradas apropiadas para el tipo y nivel de actividad de las transacciones. Medidas inadecuadas para salvaguardar los activos. Evidencia de que un sistema no puede proporcionar informacin completa y precisa, consistente con los objetivos y necesidades actuales, por fallas en el diseo. Fallas en la operacin prctica de la estructura de control Evidencia de falla de los controles identificados, para evitar o detectar errores en la informacin contable. Evidencia de que un sistema no es capaz de proporcionar informacin completa y precisa, consistente con los objetivos de control de la entidad, debido a una mala aplicacin de los procedimientos de control. Evidencia de fracaso para salvaguardar activos de prdidas, daos o malversacin. Evidencia de que funcionarios ignoraron intencionalmente la estructura de control interno, con detrimento de los objetivos generales del sistema. Evidente incapacidad para realizar tareas que son parte de la estructura de control interno, tales como conciliaciones no preparadas, o no preparadas oportunamente. Evidencia de actos incorrectos delineados cometidos por empleados o por la administracin. Evidencia de manipulacin, falsificacin o alteracin de registros contables o documentos de respaldo. Evidencia de aplicacin equivocada intencional de principios contables. Evidencia de afirmaciones errneas del personal del cliente al auditor. Evidencia de que los empleados y la administracin carecen de cualidades y entrenamiento para poder realizar las funciones a ellos asignadas.

Otros Ausencia de un nivel apropiado de concientizacin del control dentro de la organizacin. Fallas en no llevar a cabo adecuadamente el seguimiento necesario para corregir deficiencias de estructura de control previamente identificadas.

Evidencia de transacciones materiales entre empresas relacionadas, que no se revelan. Evidencia de ciertas desviaciones o falta de objetividad por aquellos responsables de las decisiones contables.

PREGUNTAS DE REPASO a. Identificar las partes de la metodologa del auditor para satisfacer la segunda norma de auditora relacionada con el trabajo de campo. b. Son opcionales algunas partes? Explique. a. Cundo podr un auditor efectuar una evaluacin inicial del riesgo de control? b. Distinga entre evaluacin inicial del riesgo de control al mximo nivel y abajo del mximo. c. Existen condiciones que deban satisfacerse para llevar a cabo una evaluacin inicial del riesgo de control por abajo del mximo? Explique. a. Cmo podr, en ltima instancia, ser evaluado el riesgo de control dentro de una auditora? b. Identifique el proceso de tres pasos para evaluar el riesgo de control. c. Se requiere de cada paso para todas las afirmaciones de estados financieros? Explique. De qu manera el auditor identifica posibles errores en las afirmaciones de los estados financieros, y en los controles necesarios para evitar o detectar errores? a. Qu se entiende por pruebas de controles? b. De qu manera se podrn realizar pruebas de control al obtener una comprensin de la estructura de control? Qu circunstancias pueden justificar que se realicen pruebas adicionales de controles? a. Qu preguntas son importantes al realizar pruebas de controles? b. Qu procedimientos de auditora son utilizados al realizar pruebas de controles? c. Qu procedimiento de auditora proporciona la mejor evidencia de la efectividad operativa de un control? Por qu? a. Qu factores influyen en el alcance de las pruebas de control del auditor? b. Cundo se realizan normalmente pruebas adicionales de controles? c. Qu circunstancias pueden causar que se realicen pruebas de controles al final o cerca del final del periodo contable? a. Jan Joiner, un compaero de clase, piensa que los programas de auditora para pruebas de contro les son diseados para cada tipo especfico de transacciones. Es correcto lo que piensa Jan? Explique. b. Luke Loren, otro compaero de clases, sostiene que los programas de pruebas de controles se organizan siguiendo el orden de las afirmaciones en los estados financieros. Est en lo correcto Luke? Explique. a. Qu son las pruebas de doble propsito? b. De qu manera, si acaso, el auditor independiente aprovecha el trabajo de un auditor interno en una auditora de estados financieros? Cmo podrn los objetivos de control interno ser utilizados al hacer evaluaciones de riesgo de control? Qu factores debern ser considerados por el auditor al evaluar la evidencia derivada de pruebas de controles? a. De qu manera la naturaleza de una desviacin afecta la evaluacin final del riesgo de control? b. Cul es el propsito de la evaluacin final del riesgo de control? a. Qu se entiende por condicin reportable?

b. De qu manera una condicin reportable difiere de una falla significativa? Cmo deber documentarse la evaluacin final que hace un auditor respecto al riesgo de control? a. De qu manera la segunda norma de trabajo de campo se relaciona con la correlacin del riesgo de control con el riesgo de deteccin? b. Cul es la relacin entre riesgo de control y riesgo de deteccin al determinar el riesgo de auditora? Indique los efectos bsicos de riesgo de deteccin sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. Contraste la naturaleza de las pruebas sustantivas relacionada con un saldo bancario en cuanto a los diferentes niveles de riesgo de deteccin. a. Qu hallazgos de auditora requieren que el auditor comunique asuntos relacionados con la estructura de control interno al comit de auditora? b. Cmo y de qu manera deber hacerse la comunicacin? a. Mel Manis piensa que en realidad slo existe una diferencia semntica entre una condicin reportable y una debilidad material en el control Tiene razn Mel? Explique. b. Indique los efectos de cada uno de los prrafos del informe cuando el cliente solicita al auditor que incluya debilidades significativas en la comunicacin, y tales fallas no se encontraron. PREGUNTAS OBJETIVAS DE EXAMENES PROFESIONALES Estas preguntas se relacionan con pruebas de controles l. Cul de los siguientes procedimientos muy probablemente habra de incluirse como parte de las pruebas de controles del auditor? a. Inspeccin. b. Conciliacin c. Configuracin d. Revisin analtica 2. Es menos probable que un auditor realice pruebas de controles sobre: a. La separacin de funciones de la contabilizacin de desembolsos y conciliacin de cuenta bancaria. b. Comparacin de reportes de recepcin y facturas de proveedores, contra rdenes de compras. c. Aprobacin de compra y venta de valores negociables. d. Clasificacin de transacciones de ingresos y gastos por lnea de producto. 3. Cul de lo siguiente no constituye un procedimiento de auditoras que se utilice comnmente al realizar pruebas de controles? a. Investigacin. b. Observacin. c. Confirmacin. d. Inspeccin. 4. Las pruebas de controles se relacionan primordialmente con cada una de las siguientes preguntas salvo: a. Cmo se realizaron los procedimientos? b. Por qu se realizaron los procedimientos? c. Se realizaron los procedimientos necesarios? d. Quin realiz los procedimientos? 5. Con base en un estudio y evaluacin realizados en una fecha interina, el auditor concluye que no existen fallas de control interino significativo. Los procedimientos de control muy probablemente habran de ser probados al

final del ao si: a. No fueron realizadas pruebas de controles por el auditor interno durante el periodo restante. b. La estructura de control interno proporciona bases para reducir el alcance de las pruebas sustantivas. c. El auditor utiliz muestreo no estadstico durante la prueba de controles en el periodo interino. d. Las investigaciones y observaciones conducen al auditor a pensar que las condiciones han cambiado. Estas preguntas corresponden a la correlacin del riesgo de control con el riesgo de deteccin y el diseo de pruebas sustantivas. 1. Un auditor podr compensar una debilidad en estructura de control interno incrementando: a. El nivel de riesgo de deteccin. b. El alcance de las pruebas de controles. c. Juicio primario del riesgo de auditora. d. Alcance de los procedimientos analticos. 2. Un auditor evala la estructura de control interno existente primordialmente para: a. Asegurarse si existen o no errores e irregularidades. b. Determinar el alcance de pruebas de control que deban realizarse. c. Determinar el alcance de pruebas sustantivas que deban realizarse. d. Hacer sugerencias constructivas al cliente para mejorar. 3. Despus de estudiar y evaluar la estructura de control interno del cliente, un auditor ha llegado a la conclusin que est bien diseada y funcionan conforme a lo planeado. Bajo estas circunstancias el auditor muy probablemente habra de: a. Realizar pruebas, con el alcance sealado en el programa de auditora. b. Determinar los procedimientos de control que deben evitar o detectar errores e irregularidades. c. No incrementar el alcance de pruebas sustantivas predeterminadas. d. Determinar si las transacciones estn registradas y permiten la elaboracin de estados financie ros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 4. De qu manera el alcance de pruebas sustantivas requerido para constituir suficiente materia de evidencia vara con el nivel de evaluacin del riesgo de control del auditor? a. Aleatoriamente. b. Desproporcionadamente. c. Directamente. d. Inversamente. PREGUNTAS DE AMPLIO ALCANCE Como gerente de auditora, en la revisin a Ridley Corporation, encuentra necesario proporcionar a un ayudante sin experiencia un estudio general de la consideracin de la estructura de control interno del auditor. Usted decide que adems, se requiere una explicacin de las relaciones y de las rutas de decisin. Resuelva a. Prepare una grfica de flujo de la metodologa del auditor para considerar la estructura de control interno. b. Explique las circunstancias que conducen a la evaluacin inicial del riesgo de control a nivel mximo y por abajo de ste. c. Qu circunstancias pueden surgir al realizar pruebas adicionales de controles? d. Describa las trayectorias de decisin que conducen a pruebas sustantivas ampliadas y pruebas sustantivas restringidas. e. Explique la relacin del riesgo de control con el riesgo de deteccin y los efectos sobre pruebas sustantivas.

El propsito general de la consideracin del auditor sobre la estructura de control interno es obtener una comprensin suficiente para planear la auditora, y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de pruebas que deban realizarse. Resuelva a. 1. Qu conocimiento deber obtenerse acerca de los elementos de la estructura de control para obtener una comprensin? 2. Cmo obtiene tal comprensin el auditor? b. Despus de obtener una comprensin, a qu conclusiones podr llegar el auditor y de qu manera cada una de las conclusiones afecta las pruebas sustantivas del auditor? c. Cul es el alcance apropiado de la documentacin del auditor de su comprensin de la estructura de control interno? Jack Byrd participa en su primera auditora, la que se practica a los estados financieros de Marion Company para 19-7. Jack le pide su ayuda para contestar las siguientes preguntas respecto a pruebas de controles. 1. Cul es el propsito general de las pruebas de controles? 2. Cundo se realizan normalmente las pruebas de controles? 3. Qu procedimientos de auditora podrn utilizarse al realizar pruebas de controles? 4. Existe alguna diferencia en la calidad de la evidencia proporcionada por cada uno de los procedimientos de auditora? Explique. 5. Qu preguntas, si acaso, necesitan ser contestadas por las pruebas de controles? 6. Qu responsabilidad, si acaso, tiene el auditor al realizar pruebas de controles despus de que el trabajo interino se ha hecho? 7. Qu son las pruebas con doble propsito y es cierto que stas pruebas pueden ser utilizadas como sustituto de pruebas de controles? 8. Cul es nuestra relacin, si acaso, con los auditores internos de Marion al realizar pruebas de controles? Resuelva a. Responda las preguntas de Jack. b. Explique a Jack el contenido de un programa de auditora para las pruebas de controles. c. Describa a Jack las circunstancias que representan una desviacin cuando las pruebas de controles comprende a la inspeccin de documentos. Cul es el significado de una desviacin para el resto de la auditora? Como gerente de auditora del despacho Hull y Mason, usted se prepara a fin de asignar el personal para la auditora de Nielson Company a fin de evaluar el riesgo de control. Usted decide organizar su pltica en torno a los siguientes puntos: 1. Riesgo de control y su relacin con el riesgo de auditora. 2. Pasos en la evaluacin. 3. Evaluacin inicial del riesgo de control. a. Cundo. b. Mximo o por abajo del mximo. 4. Reduccin adicional en riesgo de control. a. Por qu. b. Cundo. c. Cmo.

5. Evaluacin final del riesgo de control. a. Relacin de los objetivos de control. b. Interrelacin de la evidencia. c. Expresin del riesgo. d. Condiciones reportables. 6. Documentacin de la evaluacin. Resuelva Para cada punto tal como 1, 3a, etctera, indique la explicacin que deba darse al respecto. Todo el trabajo de control interno en la auditora de la Hurst Company ha sido terminado salvo la correlacin del riesgo de control con el riesgo de deteccin y el diseo de pruebas sustantivas apropiadas. Resuelva Conteste las siguientes preguntas: a. Cul es la relacin entre el riesgo de control y el riesgo de deteccin? Puede esta relacin eliminar completamente las pruebas sustantivas? Explique. b. Cules son los posibles efectos del riesgo de deteccin sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas? c. Pueden representarse grficamente las relaciones involucradas al correlacionar el riesgo de control con el riesgo de deteccin y el diseo de pruebas sustantivas? Si la respuesta es afirmativa, presente la grfica. d. De qu manera los componentes del riesgo de auditora podrn expresarse dentro de un modelo de riesgo de auditora? e. A cunto ascender el riesgo de deteccin si el riesgo de auditora deseado es el 10%, el riesgo inherente es del 50% y el riesgo de control es deI40%? Su despacho ha sido contratado para auditar los estados financieros de la Haven Company. Al obtener una comprensin de los controles internos relacionados con transacciones de desembolsos de efectivo se utiliza el siguiente cuestionario: l. Se realizan conciliaciones peridicas e independientes de las cuentas bancarias? 2. Se elabora un resumen diario de los cheques preparados y comparados contra los cheques expedidos? 3. Se estampa el sello de "pagado" en los documentos de respaldo despus de efectuado el pago? 4. Se conservan los cheques no utilizados en un lugar seguro, limitando su acceso a personal autorizado? 5. Los cheques se encuentran prenumerados y se lleva un control de ellos? 6. Existe aprobacin de supervisores sobre la clasificacin de cuentas al contabilizar? 7. Se utiliza protector de cheques para imprimir cantidades en los cheques? 8. Se hacen arqueos peridicos del efectivo que se tiene en caja chica comparndolos contra su saldo en libros? 9. Existe una separacin de funciones entre registros en diarios y pases al mayor? 10. Existe una verificacin interna diaria de resumen de cheques contra los asientos en el registro de cheques? 11. Existe una verificacin interna de concordancia de fechas de registro con la fecha que aparece en los cheques? Resuelva a. Indique el objetivo de control al cual pertenece cada pregunta. b. Identifique un posible error o irregularidad que pudiera ocurrir suponiendo una respuesta negativa a cada pregunta. c. Identifique una posible prueba de controles para el procedimiento de control suponiendo una respuesta afirmativa para cada pregunta. (Presente sus respuestas en forma tabular con columnas por separado para cada parte.) En la auditora de Megan Company usted identifica los siguientes errores potenciales que pudieran presentarse en afirmaciones en los estados financieros respecto a cuentas afectadas por transacciones de salidas de efectivo:

1. Un cheque expedido podra ser omitido. 2. Un cheque podra expedirse a un beneficiario no autorizado. 3. Cheques impresos no utilizados podran ser sustrados del armario abierto de proveedura. 4. Un cheque expedido podr no aparecer en listado en el resumen de cheques que se elabora diariamente. 5. El saldo de la cuenta bancaria puede no ser conciliado con el saldo que aparece en el estado de cuenta bancario. 6. La documentacin de respaldo aprobada podra pagarse dos veces. 7. La persona que firma los cheques tambin contabiliza en el diario las transacciones de salida de efectivo y efecta el pase a auxiliares. 8. Un cheque expedido se clasifica inadecuadamente al contabilizarlo. 9. Un cheque podra ser firmado por una persona no autorizada. 10. Un cheque expedido podra no ser contabilizado. Resuelva a. Identifique el objetivo de control al cual corresponde cada falla. b. Identifique los procedimientos de control necesarios que pudieran evitar o detectar cada una de las fallas. c. Identifique una posible prueba de controles para cada procedimiento de control en el inciso anterior. (Presente sus respuestas en forma tabular utilizando una columna para cada inciso.) Nancy Neuman, la gerente de la auditora de la De Vieu Company, decide que deben realizarse pruebas adicionales de controles sobre aqullos relacionados con desembolsos de caja; en un esfuerzo por reducir adicionalmente las evaluaciones de riesgo de control. Nancy le proporciona a usted el siguiente programa de auditora para las pruebas de controles. l. Revise evidencia de las conciliaciones bancarias mensuales. 2. Investigue acerca de acceso a bvedas en donde se guardan los cheques no utilizados. 3. Observe la separacin de funciones entre la aprobacin de cheques para pago y la firma de cheques. 4. Examine la evidencia de verificacin interna de concordancia de resumen diario de cheques con los cheques expedidos. 5. Investigue con el supervisor de contabilidad acerca de errores al clasificar cuentas en diario. 6. Examine la documentacin de respaldo de cheques expedidos. 7. Examine las firmas de personas autorizadas para firmar cheques en cheques devueltos por el banco como pagados (slo en Estados Unidos). 8. Compare el beneficiario en cheques contra el que aparece en documentacin de respaldo. 9. Observe la cancelacin de los documentos al pagarlos. 10. Examine el registro de cheques para ver su secuencia al contabilizarlos. 11. Inspeccione los cheques en cuanto a su prenumeracin. 12. Observe los controles de acceso a facsmiles para firmar cheques. 13. Examine la evidencia de verificacin interna del resumen diario de cheques con los cheques registrados. Resuelva a. Identifique el procedimiento de control al cual pertenece cada prueba. b. Identifique un error o una irregularidad que pudiera evitarse o detectarse con cada uno de los procedimientos de control incluidos en el inciso anterior. c. Indique el objetivo de control al cual se relaciona cada procedimiento de control. Presente sus respuestas en forma tabular con columnas por separado para cada inciso. En los prrafos siguientes se proporciona una descripcin de algunos de los procedimientos de operacin de Greystone Manufacturing Corporation: l. Cuando se ordenan materiales, se enva un duplicado de la orden de compra al departamento de recepcin. Cuando se reciben los materiales, el empleado de recepcin los registra en la copia del pedido que, a su vez, se enva al departamento de compras como respaldo al asiento contable que afecta los rubros de Cuentas por pagar.

Despus, los materiales se llevan a los almacenes en donde se asienta en los registros de anaqueles la cantidad recibida. 2. Las tarjetas reloj de los empleados son enviadas al departamento de procesamiento de datos, en donde se emiten tarjetas perforadas que son utilizadas en la preparacin de la nmina, che ques para nmina y registros de aplicacin del costo de mano de obra. Los cheques de nminas son comparados con las nminas y firmados por un funcionario de la compaa, el cual las regresa al supervisor del departamento de procesamiento de datos para su distribucin entre los empleados. 3. Una sucursal de ventas de la compaa tiene personal de oficina que est compuesto por el gerente y dos asistentes. La sucursal tiene una cuenta bancaria en la localidad en la cual deposita las entradas de efectivo. Los cheques que se expiden sobre esta cuenta requieren la firma del gerente o la firma del tesorero de la compaa. Los estados de cuenta bancarios y los cheques pagados son regresados por el banco al gerente, quien los conserva en sus archivos despus de practicar la conciliacin. El administrador prepara un informe de desembolsos que es remitido a las oficinas centrales en fechas establecidas. Resuelva Para cada una de las actividades descritas usted deber mencionar: a. Las deficiencias, si las hubiera, en el control interno incluyendo una explicacin de los errores y de las irregularidades que pudieran surgir. b. Recomendaciones para cambios en procedimientos tendientes a corregir las deficiencias. Al terminar el trabajo sobre la estructura de control interno en Klima Corporation para la auditora de 19-4, se le pidi a un empleado sin experiencia que preparara la comunicacin para el comit de auditora. El equipo de auditora lleg a la conclusin de que existan varias condiciones reportables, pero no se tenan fallas significativas. El primero y el tercer prrafos del informe decan lo siguiente: Al Comit de auditora: Al concluir nuestra auditora de los estados financieros de la Klima Corporation por el ao que concluye el 31 de diciembre de 19-4, observamos su entorno de control interno a efecto de poder determinar nuestros procedimientos de auditora, y con ello expresar nuestra opinin sobre los estados financieros, y no con el fin de expresar una opinin acerca de la estructura de control interno. Sin embargo, observamos ciertas cuestiones que involucran al diseo y efectividad del sistema de control interno que consideramos se encuentra en condiciones reportables conforme normas de auditora generalmente aceptadas establecidas por el American Institute of Certified Public Accountants. Las condiciones reportables incluyen cuestiones que observamos en relacin con posibles fallas en el diseo y operacin de la estructura del control interno que en nuestra opinin pudieran afectar de manera adversa la capacidad de la organizacin para preparar estados financieros de conformidad con normas de auditora generalmente aceptadas. Este informe se elabora exclusivamente para el comit de auditora y otro personal dentro de la organizacin. Resuelva a. Enumere las deficiencias del reporte. Para cada deficiencia indique la redaccin apropiada. Utilice el siguiente formato para sus respuestas. (Nota: no es necesario que haga todo un dictamen propiamente dicho.) Deficiencia Redaccin apropiada

b. Distinga entre una condicin reportable y una debilidad importante. c. Indique los efectos sobre el reporte cuando el auditor desea informar al comit de auditora que las condiciones reportables identificadas no constituyen debilidades importantes. Harlan, Inc. es una organizacin grande, altamente diversificada, que se dedica a la molienda de harina y

alimentos, a la manufactura de productos de plstico, a la manufactura de maquinaria altamente especializada y a la operacin de criaderos, granjas y plantas procesadoras. Las instalaciones de la compaas se encuentran localizadas a lo largo de todo Estados Unidos. Durante los ltimos aos la compaa ha extendido su negocio mediante adquisiciones, fusiones y crecimiento normal de operaciones originales. La compaa financia las crecientes operaciones de avcolas hasta que puedan ser vendidos los pollos al mercado alimentario. El precio del pollo ha estado deprimido durante los ltimos aos y como resultado se han tenido prdidas principalmente por incobrabilidad de sueldos. Muchas de las cuentas por cobrar a clientes se encuentran garantizadas con colaterales diferentes a inventarios y, por lo tanto, no se consideran activos circulantes. Al reciclar informacin sobre la actual estructura de control interno, usted descubre los siguientes cambios respecto a aos anteriores: l. La compaa organiz un departamento de auditoria interna durante el ao. 2. El personal de auditoria interna se encarga de conciliar todas las cuentas bancarias. 3. La compaa ha instalado un procedimiento en el cual las divisiones le envan a la Casa Matriz un listado previo que enumere o contiene la informacin requerida para pago de las facturas y la fecha de vencimiento. Las dems facturas, y otros datos de respaldo (por ejemplo, reportes de recepcin, rdenes de compra) permanecen en el lugar de recepcin. 4. Se invierten ahora fondos sobrantes o excedentes de efectivo en valores negociables a corto plazo. El tesorero es el nico facultado para comprar y vender inversiones. Las compras de valores se acreditan a una cuenta de la compaa en una casa de bolsa de la localidad. Los valores estn a nombre del tesorero de la compaa. Toda correspondencia relacionada con inversiones se remite directamente al tesorero. A su vez, ste enva la informacin de la casa de bolsa al departamento de contraloa para efectos de contabilizacin. 5. En la oficina matriz se ha hecho un inventario fsico de muebles y enseres de oficina. Las plticas con personal de la compaa y pruebas de controles revelaron la siguiente informacin: l. La compaa planea no seguir otorgando crdito a ciertos clientes cuyas operaciones avcolas se han deteriorado hasta el punto en que se duda de su capacidad para pagar a la compaa. Se prev que podra ser necesaria una provisin grande para cuentas incobrables con el fin de reducir estas cuentas a un valor realizable estimado sobre una base forzada de realizacin (la compaa tiene segundas hipotecas como colateral respecto a muchas de las granjas). 2. El inventario de herramientas consta de un conjunto de artculos miscelneos, la mayor parte de ellos representan pequeas cantidades con precios unitarios muy bajos. Este inventario asciende a 42 395.89 dlares que constituye una parte insignificante del total de los inventarios. 3. El almacn de partes compradas en otra planta se encuentra separado de las reas de produccin por una cerca de alambre. Al visitar la planta usted observa que la puerta se dej abierta todo el da y el acceso al almacn qued disponible para cualquier empleado (este almacn contiene muchas piezas o artculos valiosos que fcilmente pueden ocultarse). Los registros de inventarios perpetuos del almacn fueron comprobados por un empleado que realizaba recuentos fsicos peridicos y sobre bases selectivas. Este empleado se ha retirado y no ha habido persona alguna quien lo sustituya. Como resultado, tales recuentos han cesado. Usted ampli sus pruebas como consecuencia de estas situaciones y se ha satisfecho de que los registros de inventarios perpetuos reflejan razonablemente las cantidades en existencia. Resuelva a. Identifique los factores ambientales que impactan la estructura de control interno de la compaa.

b. Enumere aspectos favorables y condiciones reportables dentro de los procedimientos de Harlan. c. De su lista de condiciones reportables, identifique aquellas que usted considera que sean fallas importantes e indique sus sugerencias para mejoramiento en su comunicacin requerida para el comit de auditora. e. Indique las reas en donde muy probablemente tendr que ampliar sus pruebas sustantivas.

Captulo 7
. AUDITORIA A SISTEMAS ELECTRONICOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Cuando haya concluido el estudio de este captulo usted ser capaz de: Describir los componentes bsicos de un sistema de procesamiento electrnico de datos (PED). Explicar los elementos bsicos de un sistema de procesamiento electrnicos de datos. Indicar la aplicabilidad de las normas de auditora generalmente aceptadas cuando se utiliza un procesamiento electrnico de datos en aplicaciones contables importantes. Disear cuestionarios de control interno para controles de PED. Identificar errores e irregularidades, controles necesarios y posibles pruebas de controles necesarios y posibles pruebas de controles. Distinguir entre tipos de tcnicas computarizadas para realizar pruebas de los controles. Indicar la naturaleza y usos de software de auditoria. Explicar las implicaciones de auditoria de sistemas de microcomputadora y centros de servicio computacional.

El procesamiento electrnico de datos (PED) ha sido uno de los avances tecnolgicos ms importantes en la ltima mitad de este siglo. Las instalaciones de computadoras varan en tamao, desde microcomputadores y minicomputadoras a grandes equipos de cmputo enlazados en complejas redes de comunicacin financiera internacionales. Una compaa puede elegir entre rentar o poseer su computadora o utilizar centros de servicio de cmputo independientes para procesar informacin contable. Por lo tanto, inclusive un pequeo cliente de auditora podr tener informacin procesada de manera electrnica. Paralelo al mayor uso de computadoras en los negocios, ha sido el creciente aumento de fraudes relacionados con computadoras. El objetivo primario de este captulo es explicar e ilustrar las responsabilidades del auditor para satisfacer la segunda norma de auditora de trabajo de campo cuando se utiliza PED en aplicaciones contables importantes. Con el fin de proporcionar una base para estos comentarios, el captulo comienza con una consideracin de los componentes bsicos de sistemas de PED. El captulo concluye con una explicacin del software para auditora y los efectos de las microcomputadoras en la auditora, y los centros de servicio computacional. COMPONENTES DE UN SISTEMA DE PED El auditor deber estar familiarizado con los siguientes componentes de un sistema de PED: Hardware (equipo). Software (programa de trabajo). Organizacin de datos y mtodos de procesamiento. EQUIPO DE COMPUTACIN (HARDWARE) El hardware representa el equipo fsico asociado con el sistema. La configuracin bsica del hardware consta de una unidad central de proceso (DCP) y los aditamentos perifrico s de entrada y de salida. El principal componente del hardware lo constituye la unidad central de procesamiento. Est integrada por una unidad de control, una unidad de almacenamiento interno y una unidad de lgica-matemtica. La unidad de control dirige y

coordina todo el sistema, incluyendo la entrada y eliminacin de informacin del almacenamiento y la ruta de datos del almacenamiento a la unidad de lgica-matemtica. La unidad interna de almacenamiento o "memoria" de la computadora, guarda las instrucciones del programa y los datos que deban procesarse. A la unidad de lgica matemtica se le denomina as porque es capaz de realizar clculos matemticos y algunas operaciones lgicas. Se sostienen aditamentos perifrico s a la VCP de entrada, de salida y equipo auxiliar de almacenamiento. La figura 7-1 ilustra tipos comunes de equipo de computacin. Las terminales se encuentran directamente conectadas con la unidad central de procesamiento. Generalmente se encuentran localizadas en lugares lejanos. Las terminales de impresin con tablero tienen tableros similares a una mquina de escribir que proporcionan impresiones (chard copy) de los datos accesados. Las terminales de despliegue tambin tienen tableros y muestran datos en una pantalla. Los aparatos lectores de caracteres constan de reconocimiento ptico de caracteres y aparatos de reconocimiento de caracteres de tinta magntica. Estos aparatos leen documentos que contienen caracteres codificados o escritos a mquina y accesan datos directamente a la VCP o a medios reconocibles por la mquina. La impresora es una unidad de salida ampliamente utilizada. Produce impresiones (hard copy) bajo la forma de documentos, informes, etctera. El equipo perifrico en comunicacin directa con la UCP se considera que se encuentra en lnea. SOFTWARE DE COMPUTADORA Este componente consta de los programas y rutinas que facilitan la programacin y operacin de un computador. Existen varios tipos de software de computadora. Los programas de sistemas y los de aplicaciones son de particular inters para los auditores. (el cuadro se encuentra en PowerPoint) Programas de sistemas Estos programas a veces conocidos como programas supervisores realizan funciones generales para la operacin del computador conforme ejecutar tareas especficas. Los programas de sistemas incluyen lo siguiente: Los sistemas operativos dirigen la operacin de la computadora, incluyendo unidades de entrada y salida, almacenamiento principal, ejecucin de programas y administracin de archivos. Los programas utilitarios realizan tareas comunes de procesamiento de datos como copiado, reorganizacin de datos en un archivo, seleccin, agrupacin e impresin. Podrn emplearse otros tipos de programas utilitario s para recabar informacin acerca del uso de hardware y software, ayudar a la deteccin de uso no autorizado o cambios a programas y datos, proporcionar documentacin de lgica de programas y facilitar las pruebas de nuevos sistemas. Los compiladores y ensambladores traducen lenguajes especficos de programacin en instrucciones a un lenguaje que pueda ser entendido por la computadora. Cada computadora tiene un lenguaje de mquina especfico, determinado por los ingenieros que la disearon. Los sistemas administrativos de base de datos son utilizados por compaas que emplean una base de datos computada; estos programas controlan los registros de datos y archivos independientemente de los programas de aplicacin que permiten cambios en uso de los datos.

Los programas de sistemas generalmente son comprados a proveedores de equipo y a compaas de software. Luego son adoptados por cada usuario conforme a sus necesidades particulares. Programas de aplicaciones Estos programas contienen instrucciones que permiten al usuario realizar tareas de procesamiento de datos apropiadas para aplicaciones especficas; por ejemplo nminas, inventarios, etctera. Estos programas generalmente son elaborados por el usuario del equipo, pero tambin pueden ser adquiridos de los proveedores de software.

Las instrucciones pueden ser clasificadas en cuatro tipos: entrada-salida (inputoutput); movimiento de datos; matemticas; y, lgicas. La instruccin de entrada permite a la computadora leer datos de una unidad de entrada apropiada, almacenndolos en su memoria. Para extraer datos de este almacn y convertirlo en medio de salida, debe proporcionrsele la instruccin correspondiente. La instruccin de movimiento de datos permite que el computador mueva los datos almacenados de un lugar a otro. Se emplean instrucciones matemticas para especificar las operaciones aritmticas y los campos de datos en los cuales se habr de operar. El concepto bsico de la instruccin lgica es la comparacin de dos conjuntos de datos almacenados y la ramificacin del programa hacia proceso en particular cuando una condicin dada (igual, mayor o menor que) se localice despus de comparar los datos. ORGANIZACIN DE DATOS Y MTODOS DE PROCESAMIENTO Con frecuencia la funcin contable incluye el registro, actualizacin, recuperacin e informacin de grandes volmenes de datos que reflejan transacciones y su informacin relacionada. Dentro de un entorno de PED, la organizacin de datos se refiere a los mtodos utilizados para organizar datos dentro de los archivos. En contraste, los mtodos de procesamiento de datos se refieren a la captura y procesamiento de datos en y por la computadora. Estas actividades en conjunto son conocidas como administracin de datos. Existen dos mtodos principales de organizacin de datos y tres mtodos de procesamiento ampliamente utilizados. Mtodo tradicional de archivo El mtodo tradicional de archivo de organizacin de datos predomina en las aplicaciones contables. Bajo este mtodo se llevan dos tipos de archivos: los archivos maestros, que contienen informacin actualizada acerca de cierto tipo de datos; por ejemplo saldos actualizados de cuentas de clientes o cantidades actualizadas de inventarios, y los archivos de transacciones, que contienen los detalles de transacciones individuales del mismo tipo, por ejemplo, ventas diarias a crdito o desembolsos diarios de efectivo. Estos archivos podrn organizarse para procesamiento secuencia! o de acceso directo. En archivos secuenciales, la informacin se mantiene dentro de un orden o secuencia particular. Cuando un archivo maestro se organiza en forma secuencial, deber distribuirse la informacin relacionada del archivo de transacciones en el mismo orden antes de que pueda usarse para actualizar el archivo maestro. Por ejemplo, si un archivo maestro de cuentas por cobrar se organiza por nmero de cliente, el archivo de transacciones de ventas diarias o crdito deber distribuirse en la misma secuencia antes de que se haga la actualizacin. Asimismo, siempre que se utilice el archivo maestro secuencial, el archivo total deber leerse por la computadora aun cuando slo algunas cuentas o registros en el archivo puedan afectarse por el archivo de transacciones diarias. Los archivos secuenciales generalmente se conservan en cintas magnticas. En los archivos de acceso directo, ni el archivo maestro ni el archivo de transacciones relacionadas y su informacin se mantienen en un orden determinado. No ser necesario que el archivo de transacciones sea distribuido antes de proseguir a su procesamiento. Adems, el computador es capaz de ignorar aquellas cuentas del archivo maestro que no estn actualizadas y leer slo aquellas cuentas de las cuales el archivo de transacciones contiene informacin actualizada. Por lo tanto, los archivos de acceso directo podrn ser procesados ms eficientemente. Por lo general, estos archivos se conservan en disco magntico. Las diferencias entre la forma de procesar archivos secuenciales y de acceso directo se ilustran en la figura 7-2. De acuerdo con el mtodo de archivo tradicional, debern mantenerse por separado archivos maestros y archivos de transacciones para cada aplicacin, por ejemplo cuentas por cobrar, inventarios, nminas y ventas. Es tpico que la informacin y los datos de estos archivos son accesibles slo a travs del particular programa de aplicacin para el cual se cre el archivo. Por esta razn, la redundancia de datos a travs de los archivos es bastante comn. Por ejemplo, un archivo de nmina generalmente incluye entre otros, los siguientes elementos de datos: nombre del empleado, nmero de seguro social, domicilio y salario base. Todos estos elementos de datos muy probablemente habrn de repetirse en un archivo de personal por separado. La creacin y mantenimiento de los mismos elementos de datos en varios archivos es costoso. El acceso a un solo programa y el problema de redundancia del mtodo de archivo tradicional se evitan en el mtodo de base de datos conforme se explica en los siguientes prrafos. En la actualidad los enfoques de auditora a sistemas de PED utilizando el

mtodo de archivo tradicional de administracin de datos se encuentran muy desarrollados. Mtodo de base de datos El mtodo organizativo de base de datos constituye la principal alternativa al mtodo de archivo tradicional. El mtodo se basa en la creacin y mantenimiento de un solo archivo para todas las aplicaciones que utilizan datos comunes. Por lo tanto, cada elemento de datos se almacena tan slo una vez, pero es accesible por todos los programas de aplicacin autorizados. En el caso de aplicaciones ya mencionadas de nminas y personal, el nombre del empleado, el nmero del seguro social, domicilio y el salario base se incluirn en el archivo tan slo una vez, pero seran aprovechable s en la aplicacin de ambos programas. Un sofisticado software de sistema de administracin base de datos, se disea para proporcionar control con el cual los usuarios y las aplicaciones pueden accesan y modificar elementos especficos de datos. (el cuadro se encuentra en PowerPoint) La organizacin de archivos bajo este mtodo se basa en relaciones lgicas, ms que fsicas, entre datos. Una tcnica utilizada para relacionar lgicamente los elementos de datos es el sistema de cadena (o listado) y puntos. En este sistema, los registros relacionados no necesariamente son fsicamente adyacentes uno con otro. Ms bien, los registros lgicamente relacionados se unen por puntos. Un punto es un campo de datos dentro de un registro que contiene celdas de almacenamiento del siguiente registro lgico en la cadena. La figura 7-3 ilustra el uso de puntos dobles, uno para proporcionar la celda del registro previo lgicamente relacionado y uno para proporcionar la del siguiente registro lgicamente relacionado. La relacin lgica identificada a travs de puntos es "empleado del Departamento B". La mayor parte de los elementos de datos habrn de estar relacionados lgicamente con varios registros y cadenas. Otros ejemplos de relaciones lgicas incluidas son "compras al proveedor B" y "cliente con crdito AA". (el cuadro se encuentra en PowerPoint) Si bien se elimina la redundancia de datos, esta organizacin de archivos generalmente requiere de ms espacio de almacenamiento que los archivos tradicionales debido al espacio ocupado por los puntos. Sin embargo, la eficiencia en procedimientos para registrar, actualizar y restaurar datos, y la velocidad de procesamiento, generalmente compensan con creces el espacio adicional de almacenamiento. Se utilizan aparatos de acceso directo por ejemplo, discos magnticos como medios de almacenamiento. Si bien en una poca slo se utiliz para sistemas muy grandes, el mtodo base de datos est ganando popularidad dentro de los sistemas medianos e inclusive en los pequeos. Los enfoques de auditora respecto a sistema PED que utilizan el mtodo de base de datos son ms complejos que aquellos basados en el mtodo de archivo tradicional. Con frecuencia se requiere de conocimientos especializados y el uso de software sofisticado. Adems de entender los dos mtodos ms comunes de organizacin de datos, es importante para los auditores entender tambin los mtodos ms comunes de procesamiento de datos. A continuacin se describen tres mtodos bsicos: Registro en batch / procesamiento en batch En este tipo de PED, los datos se acumulan por tipos de transacciones, tales como ventas y desembolsos de efectivo y ambos son registrados y procesados en bloques (batches). La entrada de datos podr incluir la conversin de datos de los documentos fuente a formas legibles por mquina, capturando los datos en tarjetas perforadas o cintas o discos magnticos. Por lo general, un segundo empleado de registro verifica la correccin de la conversin volviendo a teclear los mismos datos. De manera alternativa, los datos podrn ya poder ser ledos por la mquina en la forma de documentos reversibles (turnaround), por ejemplo tarjetas perforadas o documentos con caracteres pticos o magnticos que requieren ser regresados incluyendo en ellos los pagos de servicios pblicos y facturaciones de tarjetas de crdito. En cuanto se encuentra apto para su lectura por la mquina, el archivo podr o no tener que ser seleccionado dependiendo de que utilicen archivos secuenciales o de acceso directo.

Generalmente se considera que el procesamiento y registro en batch es eficiente debido a que se procesan conjuntamente transacciones similares. Otras ventajas incluyen la capacidad de generar totales en batch o de control antes del procesamiento, y utilizar los nmeros en batch como controlo rastreo de transacciones o referencias de procesamiento. Una desventaja de este tipo de procesamiento es que el archivo maestro no puede ser actualizado hasta que los datos batch sean acumulados. Adems, generalmente se tienen retrasos al corregir errores de procesamiento identificados a travs de rutinas de edicin debido a errores en los documentos fuente o en la conversin de datos a una forma legible por la mquina que deben ser totalmente reciclados. Dentro de los sistemas de PED que utilizan procesamiento batch, es muy probable que exista el rastreo tradicional de auditora. En los sistemas relativamente pequeos con impresiones frecuentes, el rastreo de auditora podr existir en forma impresa. En otros casos, el rastreo de auditora podr existir tan slo bajo la forma legible por mquinas. En la figura 7 -4 se presenta una ilustracin de registro en batch/procesamiento en batch. (el cuadro se encuentra en PowerPoint) Registro en lnea/procesamiento en batch Conforme a este mtodo de procesamiento, las transacciones individuales se registran directamente a la computadora a medida que ocurren a travs de una terminal. Se acumula un archivo de transacciones validado (legible por mquinas) conforme se registran las transacciones. Posteriormente este archivo se procesa para actualizar el archivo maestro. Una ventaja de este mtodo es que los datos se someten a ciertas comprobaciones de validacin por el programa de computadora al momento de registro y se comunican de inmediato los errores en mensajes al operador de terminal. Por ejemplo, la rutina de edicin programada podr detectar datos faltantes, incompletos o no vlidos, como podra ser el nmero inexistente de un cliente. Esto permite la correccin y deteccin inmediata de la mayor parte de los errores del registro de datos. El mtodo tambin conserva las ventajas de control de registro en batch/procesamiento en batch, concretamente, los totales de control en batch y los nmeros de referencia en batch. El registro en lnea/procesamiento en batch podr utilizarse ya sea con acceso referenciado al archivo maestro respectivo, o sin acceso. En el acceso de referencia, el archivo podr leerse pero no actualizarse de la terminal. El acceso referenciado es necesario en el procesamiento de entradas efectivo en donde los pagos recibidos de los clientes deben concordar con facturas o cuentas abiertas dentro del archivo de los clientes. En contraste, cuando es sin acceso, el archivo maestro correspondiente no puede leerse cuando se accesan los datos de transacciones. Generalmente no se requiere la lectura del archivo maestro previa al procesamiento en batch de las ventas y transacciones relacionadas con nminas. La figura 7-5 ilustra el registro en l nea/procesamiento en batch tanto con, como sin acceso. (el cuadro se encuentra en PowerPoint) Registro en lnea/procesamiento en lnea Tambin denominado procesamiento en lnea/tiempo real (PLTR), este tipo de procesamiento permite la validacin inmediata de archivos al accesar los datos, tal como se describi anteriormente. En este tipo de procesamiento, los datos podrn agruparse desde varios lugares y los archivos actualizarse de inmediato. PLTR difiere en dos aspectos del procesamiento de registro en lnea/procesamiento en batch: se actualizan los archivos maestros simultneamente con el registro de datos, y se genera una log o bitcora de transacciones que consiste de un registro cronolgico de todas stas. El log no se clasifica por tipo de transacciones. Para proporcionar una pista de las transacciones, a cada una el programa de cmputo le asigna un nmero de identificacin particular. El registro en lnea/procesamiento en lnea se utiliza en sistemas de reservaciones en aerolneas, y en hoteles. Una aplicacin contable comn la encontramos en muchas tiendas detallistas en donde las cajas registradoras electrnicas actualizan de inmediato los registros de inventario s cuando se realiza una venta. Las principales desventajas de este tipo de procesamiento son los riesgos de errores en el archivo maestro derivados de la concurrencia de datos actualizados, y la posible prdida parcial o total de los archivos maestros en caso de falla de equipo. Para minimizar estos riesgos, algunas compaas utilizan el sistema de respaldo del archivo maestro en el momento mismo del registro de datos. Esto implica el uso de una copia del archivo

maestro. Posteriormente, se utiliza el log de transacciones con el [m de actualizar peridicamente el archivo maestro. La figura 7-6 ilustra el procesamiento inmediato y la actualizacin de respaldo inmediato del archivo maestro dentro del registro en lnea/procesamiento en lnea. (el cuadro se encuentra en PowerPoint) ELEMENTOS PED DE ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO La mayor parte de los sistemas contables que utilizan PED para transacciones de procesamiento involucran una combinacin de actividades manuales y computadas. Dentro de los sistemas bsicos de PED, la computadora podra ser utilizada exclusivamente para procesar transacciones. En sistemas avanzados de PED, los registros contables pueden llevarse en la computadora, y los estados financieros elaborados directamente de sta. En sistemas muy avanzados de PED, la computadora tambin es capaz de iniciar automticamente operaciones o ciertos procedimientos necesarios para ejecutar transacciones. Cuando el PED se utiliza en aplicaciones contables importantes, generalmente tambin tendr un efecto significativo en la estructura de control interno diseado para alcanzar los objetivos de control interno. Los cambios en la estructura de control con frecuencia son atribuibles a las siguientes diferencias entre procesamiento con computador y procesamiento manual: El sistema PED puede producir una pista de transaccin para fines de auditora que tan slo sea disponible por un breve periodo. Con frecuencia existe menos evidencia documental del funcionamiento de los procedimientos de control en sistemas computarizados que en sistemas manuales. La informacin dentro de los sistemas manuales es visible. En contraste, los archivos y los registros en sistema de PED generalmente son sensibles nicamente para la mquina y no pueden ser ledos sin una computadora. La menor participacin humana en el PED puede oscurecer errores que si pueden observarse con sistemas manuales. La informacin en el sistema de PED puede ser ms vulnerable a desastres fsicos, manipulacin no autorizada y mal funcionamiento mecnico que la informacin de sistemas manuales. Varias funciones podrn estar concentradas en sistemas de PED, con la correspondiente reduccin en la separacin tradicional de funciones que se sigue en los sistemas manuales.
Los cambios al sistema son con frecuencia ms difciles de implementar y controlar en los sistemas de PED que en los sistemas manuales.

Los sistemas de PED pueden proporcionar mayor consistencia en el procesamiento que los sistemas manuales, dado que someten a todas las transacciones a los mismos controles. La mayor oportunidad de los informes contables automatizados pueden proporcionar a la administracin medios ms efectivos de supervisin y revisin de las operaciones de la compaa.

As como ocurre en un sistema manual, la administracin tiene la responsabilidad de establecer y mantener una estructura de control interno apropiado dentro de un sistema de PED. De manera similar, el auditor tiene la responsabilidad de obtener una comprensin de la estructura de control en un sistema de PED, suficiente para planear la auditora, y determinar sus efectos en la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditora que se debern realizar. La comprensin del auditor debe extenderse a tres elementos: el entorno de control, el sistema contable y los procedimientos de control. Los controles dentro de un sistema PED se han clasificado tradicionalmente como controles generales o controles aplicables. Estas categoras corresponden aproximadamente a los elementos de estructura de control utilizados en el SAS nm. 55 como sigue: Controles generales = Entorno de control Controles aplicables = Sistemas contables y procedimientos de control CONTROLES GENERALES

Los controles generales se relacionan con el entorno del PED y a toda sus actividades. Por lo tanto, estos controles tienden a ser penetrantes en su efecto. Se incluyen dentro de esta categora de controles los siguientes: . Controles de operacin y de organizacin. . Controles de documentacin y desarrollo de sistemas. . Controles sobre equipo y sistemas software. . Controles de acceso. . Controles de datos y de procedimientos. Estas categoras no se corresponden exactamente con los siete factores explicados dentro del entorno de control de un sistema manual de procesamiento de datos del captulo 5. Sin embargo, conforme se explica a continuacin, existen similitudes. Controles de organizacin y de operacin Corresponden a la separacin de funciones dentro del departamento de sistemas. Controles sobre equipo y sistemas software. Controles de acceso. Controles de datos y de procedimientos.

Controles de organizacin y de operacin Corresponden a la separacin de funciones dentro del departamento PED y entre ste y los departamentos usuarios. Las fallas de estos controles generalmente afectan a todas las aplicaciones del PED. La estructura organizacional de la figura 7-7 ilustra un arreglo que permite lneas divisorias de autoridad y responsabilidad dentro del' departamento de PED. Las responsabilidades primarias para cada puesto son como sigue: (el cuadro se encuentra en PowerPoint)
Puesto Responsabilidad primaria

Gerente del departamento de procesamiento electrnico de datos Analista de sistemas

Ejerce control general, desarrolla planes a corto y largo plazos y aprueba sistemas. Evala los sistemas existentes, disea nuevos sistemas, bosqueja los sistemas y prepara especificaciones para programadores. Elabora grficas de flujo de lgica de programas de cmputo, desarrolla y documenta programas y los actualiza. Opera el equipo de cmputo y ejecuta el programa de acuerdo con instrucciones operativas. Prepara datos para procesamiento registrndolos en medios legible s por las mquinas, por ejemplo tecleando datos en cinta magntica. (De manera alternativa el registro de datos podr ser realizado directamente por departamentos o usuarios individuales.) Mantiene custodia de documentacin de sistemas, programas y archivos. Acta como intermediario entre departamentos y vigila la

Programador Operador de computador Capturista de datos

Bibliotecario Grupo de control de datos

entrada, procesamiento y salida de datos. Administrador de base de datos Disea el contenido y organizacin de la base de datos y controla el acceso y uso de la base de datos.

En instalaciones pequeas, los puestos de analistas de sistemas y programadores, podrn combinarse. Sin embargo, la combinacin de estas dos funciones con las funciones del operador de cmputo generalmente conduce a funciones incompatibles. Cuando estas tres funciones son realizadas por una sola persona, puede cometer y ocultar errores. Han surgido numerosos fraudes por computadora cuando estas funciones se han combinado. El departamento de PED deber estar organizacionalmente independiente de los departamentos usuarios. Por lo tanto, el administrador del departamento de PED debe depender de un ejecutivo, por ejemplo el Director de finanzas, quien no se ve normalmente involucrado en la autorizacin de transacciones para efecto de proce samiento en computadora. Adems, el personal del departamento de procesamiento electrnico de datos no deber corregir errores salvo que se originen ah mismo. Por ejemplo, el departamento del PED podr corregir errores de tecleado, pero deber regresar una orden de venta con nmero incorrecto de codificacin al departamento de ventas para su correccin. Adems, el personal del departamento de PED no deber estar autorizado para aprobar o iniciar transacciones o tener custodia de los activos resultantes. Cuando el plan organizativo no prev la adecuada separacin de funciones, el auditor podr tener dudas muy serias con respecto a la confiabilidad de los resultados emanados del sistema. Desarrollo de sistemas y controles de documentacin Los controles del desarrollo de sistemas se relacionan con: estudio, prueba y aprobacin de nuevos sistemas, con control de cambios a los programas y con procedimientos de documentacin. Los siguientes procedimientos son tiles para proporcionar los controles necesarios: El diseo de sistemas debe incluir representantes de los departamentos usuarios y conforme a las circunstancias, al personal del departamento de contabilidad y los auditores internos. Cada sistema deber tener especificaciones escritas que deben ser estudiadas y aprobadas por la administracin y por el departamento usuario. La prueba de sistemas deber constituir un esfuerzo mancomunado de usuarios y del personal de PED. El gerente del departamento de PED, el administrador de la base de datos, el personal usuario y el nivel apropiado de administracin debern dar la aprobacin final al nuevo sistema antes de que entre en operacin normal. Los cambios a los programas debern ser aprobados antes de implementarse para determinar si han sido autorizados, verificados y documentados?

En el entorno de control interno de un sistema de procesamiento manual, la documentacin de sistemas y procedimientos para aprobar cambios a los sistemas deberan clasificarse como parte de los mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. Los controles de documentacin se relacionan con los documentos y registros llevados por una compaa para describir actividades de procesamiento por computadora. Una documentacin adecuada es importante tanto para la administracin como para el auditor. Para la administracin, la documentacin proporciona una base para revisar el sistema, adiestrar nuevo personal, y mantener y modificar sistemas y programas existentes. Para el auditor, la documentacin constituye la fuente primaria de informacin acerca del flujo de transacciones a travs del sistema y controles contables relacionados. La documentacin incluye: . Descripciones y grficas de flujo de los sistemas y programas. . Instrucciones operativas para los operadores de computadoras. . Procedimientos de control que debern ser seguidos por operadores y usuarios. . Descripciones y muestras de datos requeridos de entrada y salida.

En sistemas de administracin de base de datos, un control importante de documentacin lo constituye el diccionario directorio de datos. El directorio constituye un software que ayuda a mantener un control de las definiciones y localizaciones de elementos de datos en la base de datos. Equipo y controles software de sistemas La tecnologa moderna de computacin ha alcanzado un alto grado de confiabilidad en equipos de computacin. Han contribuido a ello los aditamentos de control interconstruidos y los controles software de sistemas que estn diseados para detectar cualquier mal funcionamiento del equipo. Esta categora de controles incluye lo siguiente: Lectura dual. Los datos de entrada son ledos dos veces y las lecturas se comparan. Verificacin de paridad. Los datos se procesan por la computadora en conjuntos (dgitos binarios de O 1). Adems de seguimientos (bits) necesarios para representar caracteres numricos y alfabticos, se aade un bit de paridad, cuando sea necesario, para hacer la suma de todos los bits "1" siempre impar o par. A medida que se aaden datos y son finalmente transferidos dentro de la computadora, se aplica la verificacin de paridad con la computadora para asegurarse que los bits no se han perdido durante el proceso. Verificacin eco. La verificacin eco involucra la transmisin de datos recibidos por un mdulo de salida, de regreso a la unidad fuente para comparar con datos originales. Leer despus de escribir. La computadora lee de nuevo los datos despus de haberlos registrado, ya sea en almacenamiento o en mdulo de salida, y verifica los datos comparados contra su fuente original. Para obtener mximo beneficio de estos controles deber existir un programa de mantenimiento preventivo para todo el equipo, y los controles sobre los cambios en el software de sistemas deben estar parejos con el desarrollo de sistemas y los controles de documentacin descritos anteriormente. Controles de acceso Los controles de acceso deben evitar el mal uso del equipo de procesamiento electrnico de datos, archivos de datos y programas de cmputo. Los controles especficos incluyen tanto salvaguarda fsica cuanto procedimientos. El acceso al equipo de computacin deber limitarse slo a personas autorizadas, como los operadores de computadoras. La salvaguarda fsica incluye el alojamiento del equipo en un rea que est separada de los departamentos usuarios. El acceso al rea deber estar controlado por vigilantes, contar con puertas aseguradas o por llaves especiales. Los cuidados de procedimiento involucran el estudio de la administracin respecto a los informes del uso de las computadoras. El acceso a los archivos de datos y programas deber disearse para evitar su mal uso. Existen controles fsicos bajo la forma de un bibliotecario y una biblioteca. El acceso a la documentacin de programas y al archivo de datos deber limitarse a las personas autorizadas a procesar, mantener o modificar sistemas particulares. Generalmente el bibliotecario conserva un log o bitcora del uso de archivo y programas. De manera alternativa, conforme al mtodo de archivo base de datos, el software de diccionario de datos proporciona un log de acceso automtico a programas y elementos de datos. En los sistemas con entrada o registro de datos en lnea, muchos usuarios tienen acceso directo a la UCP a travs de mdulos remotos de entrada. Con frecuencia el acceso se extiende ms all de los empleados de la compaa, agentes externos e inclusive a clientes, quienes tienen acceso a llaves especiales, tales como tarjetas magnticas expedidas por bancos, que activan el computador. Para lograr los controles necesarios, a cada usuario de mdulos remotos de entrada se le proporciona un acceso, un cdigo o una tarjeta que identifique al tenedor como usuario autorizado. Otros controles de acceso son los procedimientos de cmputo de llamadas posteriores cuando el telfono es utilizado para comunicarse con la computadora, y las contraseas o claves que son verificadas por la computadora antes de que una persona pueda accesar una transaccin.

Controles de datos y de procedimientos Esta categora de controles generales proporciona un marco para controlar operaciones cotidianas de cmputo, minimizando la probabilidad de errores de procesamiento y asegurando la continuidad de operaciones en el caso de dao fsico o una falla de la computadora. Los controles de datos y procedimientos seran parte de mtodos de control administrativo dentro del entorno de control en un sistema manual de procesamiento. Los primeros dos objetivos se alcanzan a travs de una funcin de control realizada por personas o departamentos que organizativamente son independientes de las operaciones de la computadora. Esta responsabilidad es asumida con frecuencia por el grupo de control de datos del departamento de procesamiento electrnico de datos. La funcin de control involucra: . Recibir y seleccionar todos los datos que se deban procesar. . Control de todos los datos de entrada. . Seguimiento a errores de procesamiento. . Verificacin de la debida distribucin de listados. La capacidad para mantener la continuidad de operaciones de la computadora incluye el almacenaje de archivos, programas y documentacin importante, fuera de la empresa; la proteccin fsica contra riesgos ambientales; la comparacin formal de registros y planes de recuperacin de datos, y el arreglo del uso de instalaciones de respaldo en otro lugar en el caso de que ocurra un desastre. La capacidad para reconstruir archivos de datos es igualmente importante. Cuando se utiliza el procesamiento secuencial, un mtodo comn de reconstruccin de registros lo constituye el concepto de abuelo-padre-hijo ilustrado en la figura 7-8. Conforme este concepto, el nuevo archivo maestro actualizado en el hijo. El archivo maestro usado en la corrida de actualizacin que produjo al hijo es el padre, y el archivo maestro anterior es el abuelo. Para actualizar estos archivos maestros anteriores, ser necesario tener registros de transacciones para el periodo actual y los previos. En el caso de que se destruya el archivo maestro de cmputo actual, el sistema tiene la capacidad para reemplazarlo. Lo ideal es que las tres generaciones de archivos maestros y los archivos de transacciones estn almacenados en lugares distintos para minimizar el riesgo de perder todos los archivos en una sola vez. Cuando se utiliza el procesamiento de acceso directo, el archivo maestro y las bitcoras de transacciones debern guardarse o copiarse peridicamente en cinta. En el caso de que los archivos en lnea sean destruidos o daados, estas cintas podrn ser utilizadas mediante un programa especial de recuperacin para reconstruir el archivo maestro. CONTROLES DE APLICACIN Como se sugiri anteriormente, los controles de aplicacin se refieren a los elementos del sistema contable y los procedimientos de control de una estructura de control interno de PED. Estos controles estn diseados para proporcionar una seguridad razonable de que el registro, procesamiento e informacin de datos por PED son debidamente llevados a cabo. Los controles de aplicacin se clasifican por funcin como sigue: (el cuadro se encuentra en PowerPoint) . Controles de entrada o acceso. . Controles de procesamiento. . Controles de salida. Cada categora funcional de control habr de incluir procedimientos relevantes de control; por ejemplo, procedimientos de autorizacin, documentos y registros, y verificacin interna independiente. Los procedimientos especficos de control dependern del objetivo de control interno que se deba satisfacer (por ejemplo validez, integridad, debida contabilizacin, salvaguarda y control posterior). El auditor debe considerar por separado los controles de aplicacin para cada aplicacin contable importante, como facturacin a los clientes, as como la preparacin de los cheques de nminas.

Controles de datos de entrada Los controles de entrada son un tipo de controles de aplicacin. Son de vital importancia dentro de un sistema de PED debido a que la mayor parte de los errores se comete en ese momento. Los controles de entrada se disean para proporcionar una seguridad razonable de que los datos recibidos para procesamiento han sido debidamente autorizados y convertidos en forma sensible a la mquina. Estos controles tambin incluyen el rechazo, correccin y reconsideracin de datos que fueron inicialmente incorrectos. Autorizacin. Cada registro de transacciones deber estar debidamente autorizado y aprobado de conformidad con la autorizacin general o especfica de la administracin. Cuando los documentos se procesan individualmente, la autorizacin generalmente se proporciona en la forma de una firma o sello en el documento fuente; en contraste, cuando se agrupan datos de entrada en bloques, generalmente se tiene la autorizacin del departamento usuario de cada grupo de documentos. En algunos casos, la computadora realiza la funcin de autorizacin. Por ejemplo, una requisicin de compra es iniciada automticamente cuando las cantidades de inventario s se reducen hasta un nivel de reordenamiento especificado. El control en este caso ocurre despus del hecho, mediante la revisin del resultado por el grupo de control de datos o por el departamento usuario. Conversin de datos de acceso. Los controles respecto a la conversin de datos a forma sensible por la mquina tienen como finalidad asegurar que los datos estn correctamente registrados y que los datos convertidos son vlidos. Los controles especficos incluyen: Controles de verificacin. Estos incluyen la recaptura de todos o la mayor parte de los datos de entrada de un documento fuente por parte de una segunda persona, comparando resultados, y utilizando documentos reversibles. El uso de estos controles fue explicado anteriormente en la seccin de registro en batch / procesamiento en batch. Edicin por medio de la computadora. la constituyen rutinas de cmputo que tienen como finalidad detectar datos incompletos, incorrectos o no razonables. Incluyen: Comprobacin de datosfaltantes para asegurarse de que todos los campos de datos requeridos se llenan y que no existen espacios vacos. Verificacin de caracteres vlidos para verificar que slo caracteres alfabticos, numricos u otros especiales aparecen como requeridos en campos de datos. Verificacin de lmites (razonabilidad) para determinar que slo aquellos datos que caen dentro de lmites predeterminados se registran (por ejemplo, se podrn rechazar tarjetas de tiempo que exceden cierta cantidad de horas designadas por semana). Verificacin de signos vlidos para determinar que, si fuera aplicable, el signo de los datos es correcto. Verificacin de cdigo correcto para cotejar una clasificacin (por ejemplo, nmero de cuenta de gastos) o cdigo de transacciones (por ejemplo, registro de entrada de efectivo) contra un listado maestro de cdigos permitidos para el tipo de transaccin que se habr de procesar. Verificar dgito para determinar que una cuenta, empleado u otro nmero de identificacin ha sido correctamente registrado aplicando una operacin aritmtica especfica al nmero de identificacin y comparando el resultado con el dgito verificado. Totales de control. Tambin conocido como totales batch, estos controles incluyen: Recuentos de documentos o de registros que representan los totales de documentos o registros a procesar. Totales financieros que se calculan de documentos fuente que contienen informacin financiera. Totales hash (cifras de control) que se calculan sumando valores que no podran ser sumados visualmente unos con otros (por ejemplo, nmero clave de empleados o de productos, cuyo resultado no tiene significado alguno salvo como cifras de control).

Correccin de error. La correccin y nueva revisin de datos incorrectos se considera vital para la precisin

aritmtica de los registros contables. Por ejemplo, si el procesamiento de una factura vlida de ventas se detiene por motivo de un error, tanto las cuentas por cobrar como las ventas estarn subestimadas hasta que el error se elimine y el procesamiento se concluya. Los errores debern ser corregidos por quienes los cometieron. Por lo tanto, los errores dentro de los documentos fuente debern ser corregidos por el departamento usuario en tanto que los errores en la conversin o en el movimiento de datos de acceso debern ser corregidos por el departamento de PED. Para fines de control, los errores debern ser archivados para que sean analizados peridicamente por el grupo de control de datos. Controles de procesamiento Esta clase de controles de aplicacin estn diseados para proporcionar una seguridad razonable de que el procesamiento con computadora ha sido realizado conforme a lo previsto para una aplicacin dada. Por lo tanto, estos controles debern evitar que se pierdan, se aadan, dupliquen o alteren datos durante el procesamiento. Los controles de procesamiento adoptan muchas formas, pero las ms comunes las constituyen los controles programados incorporados a las aplicaciones individuales del software. Incluyen lo siguiente: Control de totales. El comando para acumular totales de controles se incluye en el programa de cmputo para facilitar el equilibrio de los totales de entrada con los totales de procesamiento para cada corrida. De manera similar, los totales de corridas sucesivas se acumulan para verificar por etapas el procesamiento que se lleva a cabo. Etiquetas para identificar archivos. Se aaden marcas externas fsicamente a cintas magnticas o discos para permitir la identificacin visual de un archivo. Las etiquetas de archivos internos se encuentran bajo formas legibles por la mquina y se comparan de manera electrnica con instrucciones especficas de operadores (o comandos) incorporados en los programas de la computadora antes de que pueda iniciarse el procesamiento o que se pueda terminar con xito. Verificaciones de lmites y de razonabilidad. Este control es el mismo que el descrito como edicin de computadora. Informe antes y despus. Este informe muestra un resumen de los contenidos del archivo maestro antes y despus de cada actualizacin. Pruebas de secuencia. Si a las transacciones se les asignan nmeros de identificacin (como en algn sistema de registro directo) o si los registros deben procesarse en un orden especfico, el archivo de transacciones podr probarse en cuanto a secuencia, as como para partidas faltantes o duplicadas. Datos de rastreo de proceso. Este control involucra un listado de datos especficos para inspeccin visual con el fin de determinar si el procesamiento es correcto. Para evaluar cambios en partidas crticas, el rastreo de datos podr incluir los contenidos antes y despus del procesamiento. Controles de datos de salida Los controles de salida estn diseados para asegurarse de que el resultado del procesamiento es correcto y de que slo personal autorizado reciba los resultados. La precisin del resultado del procesamiento incluye tanto archivos actualizados, sensibilizados a la mquina, as como las impresiones (hard-copy). Este objetivo se alcanza de la siguiente manera: Conciliacin de totales. Los totales de salida que son generados por los programas de computadora se concilian con los totales de entrada y de procesamiento por el grupo de control de datos y por los departamentos usuarios. Comparacin con documentos fuente. Los datos de salida se someten a una comparacin detallada con

documentos fuente. Anlisis visual. Los resultados se analizan para asegurarse de su totalidad y aparente razonabilidad. Los resultados reales se podrn comparar con los resultados estimados. El control sobre la distribucin de los resultados generalmente lo mantiene el grupo de control de datos. Este grupo deber tener un cuidado especial respecto a la distribucin de informacin confidencial. Para facilitar el control acerca de la disposicin de la informacin, la documentacin de los sistemas deber incluir una hoja de distribucin de informes. APLICACIN DE LAS NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS Todas las normas de auditoria generalmente aceptadas se aplican a la auditoria de estados financieros elaborados de conformidad con normas de auditoria generalmente aceptadas. Esto es verdadero independientemente del mtodo de procesamiento de datos utilizado por el cliente. El impacto de un sistema de PED respecto a tres de las normas ameritan un comentario especial. La primera norma general Esta norma seala que el examen debern realizarlo personas que tengan un entrenamiento apropiado y capacidad como auditores. Esto significa que el auditor deber ser lo suficientemente experto como para comprender y evaluar los aspectos de control contable esenciales del sistema. El grado de conocimiento depende de la complejidad del sistema de PED y las responsabilidades que asume la persona, quien podr ser miembro del staf general del departamento de auditoria; especialista en auditorias de sistemas contable computados; o un profesional que presta servicios de consultora administrativa de PED. La primera norma de auditora relacionada con trabajo de campo Esta norma seala que el trabajo deber ser debidamente planeado y que en caso de haber ayudantes stos debern ser debidamente supervisados. Al planear la auditora para clientes que utilizan procesamiento por computadora, el SAS nm. 22, P lanning and Supervision (AV 311.09) seala que el auditor deber considerar cuestiones tales como: El grado en que la computadora se utiliza en cada una de las aplicaciones contables importantes. La complejidad de las operaciones computarizadas del cliente, incluyendo el uso de un centro de servicio externo. La estructura organizativa de actividades de procesamiento computarizado. La disponibilidad de datos en impresiones o en formas legibles por computadora. El empleo de tcnicas de auditora auxiliadas por computadora para incrementar la eficiencia al realizar procedimientos de auditora.

La segunda norma relacionada con trabajo de campo Esta norma seala que debe obtenerse una comprensin suficiente de la estructura de control interno para planear la auditora y as determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas que se deban realizar. La aplicabilidad de esta norma no se ve afectada si las instalaciones de PED son las del cliente o de un tercero, como un despacho de servicios de computacin. METODOLOGIA PARA CUMPLIR CON LA SEGUNDA NORMA RELACIONADA CQN IIL TRMJAJO DE CAMPO La metodologa para satisfacer la segunda norma relacionada con el trabajo de campo en un sistema de PED es

conceptualmente la misma que en un sistema manual. Por ejemplo, los pasos y las rutas de decisin ilustrados en la figura 6-1 para un sistema manual son idnticos a las aplicables a un sistema computarizado. Los efectos de un sistema de PED en los pasos de las metodologa se explican en las siguientes secciones. OBTENCIN DE UNA COMPRENSIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Cuando se utiliza el PED dentro de aplicaciones contables importantes, el auditor deber obtener una comprensin de la estructura de control de PED para planear la auditora. La comprensin deber incluir tanto controles generales como controles de aplicacin. Como en un sistema manual, al auditor le preocupa tanto el diseo de los controles de PED y que en realidad se hayan puesto en operacin. La naturaleza y el alcance de los procedimientos que se deban realizar para obtener una comprensin de los controles del PED vara con el tamao y complejidad del propio sistema. En aplicaciones de microcomputadora, el auditor podr obtener la comprensin mediante investigaciones con el personal, observando las operaciones de cmputo e inspeccionando los resultados e informes generados por la computadora. Cuando se trata de equipos grandes, tambin se considera necesario revisar la documentacin, incluyendo grficas de flujos y manuales. Tratndose de sistemas avanzados de PED, el auditor podra necesitar la ayuda de especialistas. La inspeccin de informes de administracin por excepcin, o listados de errores generados por la computadora como resultado de procedimientos de control permite al auditor determinar si los controles han sido puestos en operacin. El auditor deber obtener suficiente conocimiento del sistema de PED para comprender: Los tipos de transacciones de las operaciones de una entidad que han sido procesados por sistema de PED que son significativos para los estados financieros. Los registros contables, los documentos de respaldo, la informacin leble por computadora y las cuentas especficas en los estados financieros involucrados en el procesamiento de PED y la informacin de estos tipos de transacciones clave. Cmo la computadora es utilizada para procesar datos, desde el inicio de la transaccin hasta su inclusin final en los estados financieros. Los tipos de errores potenciales que pudieran presentarse. La comprensin del auditor de la estructura de control de PED debe documentarse en los papeles de trabajo. Generalmente, el alcance de la documentacin habr de variar directamente con el tamao y complejidad de la estructura de control. Como en el caso de estructura de control manual, la documentacin podr formularse bajo la forma de cuestionarios que se han llenado. En las figuras 7-9 y 7 -10 se ilustra una lista de preguntas representativas para controles generales y controles de aplicacin. EVALUACIN DEL RIESGO DE CONTROL El auditor podr hacer una evaluacin inicial y final del riesgo de control respecto a una afirmacin especfica en los estados financieros. El proceso de evaluar el riesgo de control es el mismo para una estructura de control de PED que para una estructura manual. Por lo tanto, se considera necesario dentro de una estructura de PED: identificar errores potenciales e irregularidades que pudieran existir en las afirmaciones; identificar los procedimientos de control necesarios para evitar o detectar tales errores; y realizar pruebas de los controles. Debido a la gran importancia que tienen los controles generales, stos se podrn evaluar en primer trmino. Con base en la comprensin que el auditor tiene de la estructura de control de PED, su evaluacin inicial podr ser al mximo nivel para ciertos controles e inferior al mximo para otros. Una evaluacin abajo del mximo deber basarse en evidencia de la efectividad operativa de los controles lograda por pruebas de control realizados conjuntamente al obtener la comprensin. Errores potenciales y controles necesarios Las figuras 7-11 Y 7-12 muestran listados representativos de datos para controles generales y controles de aplicacin, respectivamente. Debe recordarse que estos datos son desarrollados como resultado del conocimiento que tiene el auditor del cliente y directrices o listados de verificacin proporcionados por firma de auditores y

adaptadas al cliente.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

S CONTROLES DE ORGANIZACIN Y OPERACIN 1. Se encuentran las siguientes funciones debidamente separadas dentro del departamento de PED? a. Diseo de sistemas b. Programacin de computadora c. Operaciones computarizadas d. Acceso de datos e. Custodia de documentacin de sistemas, programas y archivos f. Control de datos 2. Las siguientes funciones son realizadas slo fuera del departamento de PED? a. Iniciacin y autorizacin de transacciones. b. Autorizacin de cambios en sistemas, programas y archivo maestro. c. Preparacin de documentos fuente. d. Correccin de errores en documentos fuente. e. Custodia de activos. CONTROLES DE LOS SISTEMAS DE DESARROLLO Y DOCUMENTACIN 1. Existe una adecuada participacin por parte de los usuarios y auditores internos en el desarrollo de nuevos sistemas? 2. Se requiere de autorizacin, verificacin y documentacin adecuados para efectuar cambios a los sistemas y programas? CONTROLES DE EQUIPO Y SISTEMA SOFTWARE 1. Son los controles en el equipo y en el software de sistema adecuados como para detectar mal funcionamiento del equipo? 2. Estn en software los cambios debidamente autorizados, probados y documentados? CONTROLES DE ACCESO 1. Est el acceso a las instalaciones de la computadora limitado a personal autorizado? 2. Est el acceso al archivo de datos y programas limitado a personal autorizado por el bibliotecario? CONTROLES DE DATOS Y DE PROCEDIMIENTO 1. Existe una funcin de control de datos que controle el acceso de datos, el procesamiento y los resultados? 2. Existe una plan de contingencia de desastre para asegurar la continuidad de las operaciones? 3.Se tiene almacenamiento para respaldos de archivos y programas fuera de las instalaciones? CONTROLES DE ACCESO 1. Los datos de entrada son: a. Iniciados y autorizados por los departamentos usuarios? b. Seleccionados por el grupo de control de datos? 2. Es la correccin de la conversin de datos garantizada por el uso de: a. Controles de verificacin? b. Edicin de computadora? c. Totales de control? 3. Los procedimientos de control de errores incluyen: a. Conservacin de log o bitcora de errores? b. Regreso de documentos fuente equivocados al departamento usuario para su

No

correccin? c. Seguimiento por parte del grupo de control de datos? CONTROLES DE PROCESAMUENTO 1. La seguridad que los archivos adecuados son procesados y actualizados se obtiene por: a. Etiquetas externas en archivos? b. Identificaciones internas de archivos? 2. Una seguridad razonable de que no se pierdan, aadan, dupliquen o alteren los datos durante el procesamiento es proporcionada por: a. Los totales de control? b. Verificaciones de lmite y de razonabilidad?
CONTROLES DE RESULTADOS

l. La exactitud de los resultados es verificada mediante conciliacin de totales de control por: a. El grupo de control de datos? b. Los departamentos usuarios? c. Pruebas secuenciales? 2. Se garantiza que la distribucin de resultados tan slo se haga a usuarios autorizados por medio de: a. Hojas de control de distribucin de informes? b. Grupo de monitoreo de control de datos? Debe recordarse que las pruebas de controles se realizan con el fin de obtener evidencias respecto a la efectividad del diseo u operacin de un control. El auditor realiza tales pruebas cuando existe razn para pensar que la evidencia obtenida habr de permitir una reduccin adicional en el nivel evaluado del riesgo de control y cuando la evidencia pueda obtenerse de una manera eficiente en cuanto a costos. La columna 3 de las figuras 711 y 7-12 muestra posibles pruebas de controles. El auditor sabr, debido a su conocimiento de la estructura de control del departamento de PED, si los controles necesarios han sido diseados y puestos en operacin. En un sistema computarizado, algunos procedimientos de control se podrn realizar por una computadora. Cuando la computadora produce evidencia visible para verificar que los procedimientos estuvieron en operacin y para evaluar la correccin de desempeo, las pruebas de controles de PED podrn corresponder a la inspeccin de documentacin que se hace en un sistema manual. Sin embargo, si tal evidencia no la genera la computadora, las pruebas de controles debern realizarse con tcnicas de auditora auxiliados por computadora. Prueba de controles sin computadora Probar controles sin la computadora, lo que tambin se conoce como auditora en tomo a la computadora, es similar a probar controles de una estructura manual de control. Este tipo de prueba ocurre cuando las aplicaciones de procesamiento estn bien documentadas y existen muchas impresiones o bien puedan ser generadas por el cliente. Auditar sin la computadora ofrece las siguientes ventajas: El auditor puede utilizar procedimientos de auditora familiares al realizar las pruebas. Se considera innecesario tener que recurrir a las complejidades de los programas de cmputo. Las principales desventajas de la auditora sin computadora consisten en no utilizar las capacidades de sta para recabar evidencia de auditora y no obtener posibles ahorros en el costo del tiempo y esfuerzo de auditora. Dado que los controles generales se consideran determinantes en su efecto, stos debern ponerse a prueba antes de verificar los controles de aplicacin. La mayor parte de los controles generales pueden probar su efectividad sin utilizar la computadora. Por ejemplo, todas las posibles pruebas de controles que se muestran en la figura 711 pueden realizarse manualmente. De manera similar, todas las posibles pruebas de controles de entrada y salida que se muestran en la figura 7-12, salvo las que corresponden a edicin con computadora, se realizan sin sta. Sin embargo, la auditora por pruebas de accesamientos y salidas en lugar del propio procesamiento por computadora no permite al auditor detectar errores de programa que no se revelan en los reportes de salida. Si bien los listados de errores

proporcionan evidencia de que algunos controles estn funcionando, no revelan los que faltan. El auditor deber confiar en departamentos usuarios y controles de resultados para compensar cualquier control de procesa miento que pudiera estar faltando. Pruebas de controles con la computadora Probar controles con la computadora, conocido tambin como auditora por medio de la computadora, involucra el uso de tcnicas de auditora auxiliadas por computadora. Estas pruebas son utilizadas ampliamente al probar rutinas de validacin de datos de entrada (edicin de computadora) y controles de procesamiento programa do. El auditor podr descubrir que es ventajoso utilizar la computadora para pruebas de controles cuando:
Posibles errores e irregularidades Controles necesarios Posibles pruebas de controles

CONTROLES DE ORGANIZACIN Y DE OPERACIN

Los operadores de computadora podran modificar programas para violar controles de programados. El personal del PED podra iniciar y procesar transacciones no autorizadas.

Separacin de funciones dentro del PED respecto a programacin de computado a y operacin de computadora. Separacin de funciones entre departamentos usuarios y el de PED para iniciar y procesar transacciones.

Observar separacin funciones dentro del PED.

de

Observar separacin de funciones entre departamentos usuarios y el de PED.

CONTROLES DE DESARROLLO DE SISTEMAS Y DOCUMENTACIN El diseo de sistemas podra no Participacin de personal de Investigar acerca de participantes satisfacer las necesidades de departamentos usuarios y de auditora al disear nuevos sistemas; departamentos usuarios o de interna al disear y aprobar nuevos examinar evidencia para aprobar auditores. sistemas. nuevos sistemas. Cambios no autorizados en programas podran resultar en errores no previstos en el procesamiento. Verificacin interna de autorizacin adecuada, prueba y documentacin de cambios en programacin antes de su implementacin. Examen de evidencia de verificacin interna; rastrear colectivamente cambios en programas a documentacin de respaldo. Examinar especificaciones equipo sistemas software. de

CONTROLES DE EQUIPO Y SISTEMAS DE SOFTWARE El mal uso del equipo pudiera originar errores en procesamiento. Cambios no autorizados en sistemas software podrn conducir a errores de procesamiento. CONTROLES DE ACCESO Usuarios no autorizados podran llegar a tener acceso a equipo de PED. Archivos de datos y programas podran ser procesados o alterados por usuarios no autorizados. Controles interconstruidos en el equipo y sistemas de hardware para detectar mal funcionamiento. Aprobacin y documentacin de todos los cambios en sistemas software.

Examinar evidencia de aprobacin y documentacin de cambios.

Seguridad fsica de instalaciones de PED; estudio de la administracin de los informes de utilizacin. Uso de un bibliotecario, de una biblioteca y bitcoras para restringir acceso y vigilar uso.

Inspeccionar seguridad e utilizacin. Inspeccionar bitcoras.

arreglos informes instalaciones

de de y

CONTROLES DE DATOS Y PROCEDIMIENTOS

Se podran cometer errores al registrar o procesar datos o distribuir resultados. La continuidad de operaciones pudiera interrumpirse por un desastre, por ejemplo un incendio o inundacin. Los archivos de datos y programas podran daarse o perderse.

Utilizacin de un grupo de control de datos que sea responsable de mantener control sobre datos de entrada, procesamiento e informes. El plan de contingencia incluye arreglos para el uso de instalaciones externas de respaldo. Almacenar archivos de respaldo y programas fuera de instalaciones; considerar la reconstruccin de archivos de datos.

Observar la operacin del grupo de control de datos. Examen de plan de contingencia.

Examinar instalaciones de almacenamiento; evaluar capacidad de reconstruccin de archivos.

Figura 7-11 CONSIDERACIONES DE EVALUACIN DE RIESGO DE CONTROL PARA CONTROLES GENERALES DE PED.

Errores e irregularidades posibles CONTROLES DE ACCESO Datos respecto a transacciones no autorizadas podran ser sometidas para procesamiento. Datos vlidos podran ser incorrectamente convertidos a formatos sensibles por mquinas. Errores en documentos fuente podran no ser corregidos y vueltos a presentar.

Controles necesarios

Pruebas de controles posibles

Autorizacin y aprobacin de datos en departamentos usuarios; seleccin de datos por grupo de control de datos. Verificacin (recaptura); edicin de computadora; totales de control.

Conservacin de bitcoras de errores; regresar al departamento usuario para correccin; seguimiento por grupo de control de datos. CONTROLES DE PROCESAMIENTO Archivos equivocados podran Uso de identificaciones internas y ser procesados y actualizados. externas de archivos.

Examinar documentos fuente y transmisiones batch para evidencia de aprobacin; observar grupo de control de datos. Observar procedimientos de verificacin de datos para poner a prueba rutina de edicin; examinar conciliacin de totales de control. Inspeccionar bitcoras y evidencia de seguimiento por grupo de control de datos.

Los datos podran perderse, aadirse, duplicarse o alterarse durante el procesamiento. Los resultados equivocados. podran estar

Uso de totales de control; verificaciones de lmites y de razonabilidad; pruebas de secuencia. Conciliacin de totales por el grupo de control de datos y los departamentos usuarios. Utilizacin de hojas de control de distribucin de listados; vigilancia de grupo de control de datos.

Observar uso de identificaciones de archivos externos; examinar documentacin para identificaciones internas de archivo. Examinar evidencia de conciliaciones de totales de control; utilizar pruebas de datos. Examinar evidencia conciliaciones. de

CONTROLES DE RESULTADOS

Los

resultados

podran

ser

Inspeccionar hoja de control de

distribuidos autorizados.

usuarios

no

distribucin de listado; observar vigilancia de grupo de control de datos.

Una parte importante de los controles internos se encuentra incorporada a un programa de computadora. Existen brechas importantes en el rastreo visible de transacciones. Existen grandes volmenes de registros que deben ponerse a prueba.

Las principales desventajas de probar con la computadora lo constituyen los conocimientos y habilidades especiales requeridas y la posible interrupcin de operaciones de PED del cliente en tanto que el auditor utiliza su equipo de PED, programas y archivos para efectuar su revisin. Existen tres tcnicas de auditora auxiliadas por computadora ampliamente utilizadas para probar la operacin de controles de aplicacin especficos programados: simulacin paralela, base de datos e instalacin de prueba integrada. Simulacin paralela. En este enfoque (en ocasiones denominado re procesamiento controlado o modelaje), se reprocesan datos reales de la compaa utilizando un software controlado por el auditor. A este mtodo se le denomina asdebido a que el software se disea para reproducir o simular el procesamiento de datos reales del cliente. Una representacin grfica de este enfoque se muestra en la figura 7-13. La simulacin paralela podr ser realizada en diferentes momentos durante el ao sujeto a auditora y tambin ser aplicado al reproceso de datos histricos. Este enfoque no contamina los archivos del cliente, y podr ser realizado en instalaciones de computacin externas. Este enfoque tiene las siguientes ventajas: Puesto que son utilizados datos reales, el auditor puede verificar las transacciones rastrendolas de regreso a documentos fuente y aprobaciones. El tamao de la muestra podr ampliarse mucho con muy poco costo adicional. El auditor podr correr la prueba en forma independiente. Si el auditor decide utilizar la simulacin paralela, se deber tener cuidado al determinar que los datos seleccionados para simulacin sean representativos de transacciones reales del cliente. Tambin es posible que el sistema del cliente pueda realizar operaciones que estn ms all de la capacidad del software del auditor. Prueba de datos. Conforme el enfoque de prueba de datos (a veces llamada prueba de tableros), son preparadas transacciones simuladas por el auditor y procesadas conforme su control por el programa de computacin del cliente. La prueba de datos consiste de una transaccin para cada condicin vlida o no vlida que el auditor desea probar. Por ejemplo, una prueba de nmina podr incluir tanto una condicin vlida o no vlida de horas extras. El listado derivado de procesar datos de prueba se compara luego con el listado esperado del auditor para determinar si los controles han estado funcionando adecuadamente. Este enfoque de prueba es relativamente sencillo, rpido y poco costoso. Sin embargo, el mtodo tiene las siguientes deficiencias importantes de auditora: El programa del cliente se pone a prueba tan slo en momentos determinados y no a lo largo del periodo de auditora. El mtodo es una prueba de tan slo la presencia y funcionamiento de controles en el programa sometido a prueba. No existe examen de documentacin realmente procesada por el sistema. Los operadores de la computadora saben qu pruebas de datos se estn corriendo, lo cual podra reducir la validez de los informes. El alcance de la prueba se ve limitado por la imaginacin y conocimiento del auditor de los controles dentro de la aplicacin. Una representacin grfica del enfoque de datos de prueba se muestra en la figura 7-13.

Instalacin de prueba integrada. Este mtodo de prueba de controles programados requiere de la creacin de un pequeo subsistema (una minicompaa) dentro del sistema ordinario de PED. Esto podr lograrse creando archivos maestros simulados o incorporando registros maestros simulados de los archivos existentes del cliente. Datos de prueba, particularmente codificados para concordar con los archivos maestros simulados son introducidos al sistema conjuntamente con las transacciones reales. Los datos de prueba debern incluir todo tipo de errores y fallas de transacciones que pudieran encontrarse. De esta manera, los datos de prueba son sometidos a los mismos controles programados para los datos reales. Para el sub sistema, o archivos simulados, se habr de generar un conjunto de resultados por separado. Los resultados podrn compararse con los esperados por el auditor. El mtodo de instalacin de prueba integrada tiene como desventaja el riesgo potencial de crear errores en datos del cliente. Adems, algunas modificaciones podrn ser necesarias a los programas de los clientes para acoplar los datos simulados. Comparacin de enfoques. Las principales diferencias entre la simulacin paralela y el enfoque de prueba de datos se muestra en la figura 7-13. La comparacin de resultados bajo cada enfoque se realiza manualmente por el auditor. La tcnica de instalacin de prueba integrada combina caractersticas de cada uno de estos mtodos dado que tanto los datos de prueba como las transacciones reales se procesan de manera simultnea. Independientemente de la eleccin que se haga entre estos tres mtodos de prueba de la efectividad de controles programados, los procedimientos seguidos son anlogos al procedimiento manual de rastreo de transacciones a travs de todos o de algunos componentes seleccionados del sistema de control interno del cliente, con el fin de determinar la existencia y la efectividad de los controles internos escogidos. A diferencia del caso manual, sin embargo, los procedimientos son realizados por la computadora y no dejan huella visible. Slo en el caso de una transaccin que no satisfaga un control especfico incorporado al programa, habr de generarse un mensaje. Los programas de auditora para probar controles de aplicacin para tipos especficos de transacciones habrn de ilustrarse en los captulos del 8 al 10. Prueba de controles dentro del registro en lnea/procesamiento en lnea Es posible utilizar datos de prueba para verificar controles dentro de un sistema de registro en lnea/procesamiento en lnea. Sin embargo, este enfoque no es ampliamente utilizado por los auditores debido a la contaminacin de datos de archivo y la dificultad para revertir los datos hipotticos. La simulacin paralela podr tambin ser utilizada, pero la disponibilidad de software de auditora generalizado al utilizarse para simular un sistema de procesamiento en lnea, tiempo real, PL TR, es muy limitada. Como sustituto de la prueba tradicional, con frecuencia el auditor hace arreglos para realizar un monitoreo continuo del sistema. Bajo esta tcnica se aade una rutina de auditora a los programas de procesamiento del cliente. Las transacciones que ingresan al sistema son monitoreadas a intervalos al azar y los listados de la rutina se utilizan para probar los controles. Para permitir la integracin de software de auditora a un sistema de procesamiento PLTR, podrn incorporarse capacidades de auditora hook a los programas de computacin del cliente tanto programas operativos como de aplicacin- en el momento en que se crean. Estos hooks (ganchos) de auditora son puntos en un programa que permiten mdulos de auditora, o programas que se hayan de integrar dentro de las actividades normales de procesamiento del sistema. Estos mdulos de auditora proporcionan al auditor un medio para seleccionar transacciones que poseen caractersticas de inters para el auditor, como la transaccin de cierto tipo, o una cifra mayor o menor que un valor determinado. Tan luego que una transaccin determinada se haya identificado como de inters, podr retenerse un registro de ella por alguno de los diversos mtodos. Dos de estos mtodos los constituyen las transacciones de marcaje y logs o bitcoras de auditora. Marcaje de transacciones. Este mtodo coloca un indicador o marca en la transaccin seleccionada. La presencia de esta marca permite que la transaccin sea trasteada a travs del sistema a medida que se procesa. El sistema debe programarse para que cree impresiones de cmputo de todas las rutas seguidas por la transaccin. Tambin podrn capturarse datos con los cuales la transaccin marcada pueda interactuar en momentos particulares del procesamiento.

Log de auditora. Un log de auditora constituye una bitcora de determinadas actividades de procesamiento. El log es utilizado para registrar eventos a medida que ocurren en puntos determinados del sistema. Las transacciones o eventos identificados se registran en un archivo que tan slo se encuentra dispQnible para el auditor. ste podr, despus, imprimir o utilizar otras tcnicas para analizar estos registros y realizar pruebas adicionales a medida que sea necesario. OTRAS CONSIDERACIONES Cuando se utiliza el PED para transacciones contables importantes, el auditor tiene la oportunidad de utilizar paquetes de software de auditora en su examen. El software de auditora ha sido desarrollado para una gran gama de aplicaciones incluyendo tanto pruebas de los controles como pruebas sustantivas. Tambin podra ser necesario que el auditor considerara los efectos que sobre su examen tendran los sistemas de microcomputadoras y centros de servicios computacionales. SOFTWARE GENERALIZADO DE AUDITORA Un tipo comn de software de auditora en uso en la actualidad se conoce como software generalizado de auditoria. Este software es adaptable para uso por los auditores con archivos de PED de clientes, producido bajo una variedad de organizacin de datos y mtodos de procesamiento. Por lo tanto, es transferible de un cliente a otro. Hasta tiempo reciente estos paquetes eran muy costosos en su desarrollo y mantenimiento. Sin embargo, en la actualidad estn disponibles a costo moderado con proveedores de software y despachos de contadores, quienes venden sus propios paquetes desarrollados internamente. Dependiendo de su aplicacin, una o ms de las fases siguientes podrn intervenir al utilizar paquetes de auditora software: Identificar el objetivo de auditora y las pruebas que deban realizarse. Determinar la factibilidad de utilizar el software con el sistema del cliente. Disear la aplicacin que podr comprender la lgica, clculos y forma del listado. Codificar y probar la aplicacin, incluyendo preparacin de formas estndar y con juntando la informacin. Procesar la aplicacin en archivos reales de datos del cliente y examen de los resultados. El uso generalizado de software de auditora permite al auditor manejar eficientemente grandes cantidades de datos. Esto podr permitir la acumulacin de la misma cantidad de evidencia a menor costo si se compara con realizar un examen sin la computadora, o tener ms evidencia a un costo econmico. Su uso tambin permite al auditor poner menos confianza en el personal del PED del cliente. El uso generalizado de software de auditora est limitado tan slo por la disponibilidad de datos de archivos de clientes y la ingenuidad del auditor. El software podr disearse para realizar casi cualquier procedimiento de auditora que un auditor pudiere realizar manualmente. El software generalizado de auditora podr utilizarse tanto en las pruebas de controles como en pruebas sustantivas. Ejemplos de las primeras incluyen una comparacin de precios en un archivo computado de facturas de venta con un archivo maestro de precios autorizados, para determinar la frecuencia del uso de precios no autorizados y una comparacin del detalle de cargos a las cuentas de cliente con los datos del archivo de crditos autorizados para determinar la frecuencia con la cual el crdito fue otorgado ms all de los lmites autorizados. En ambos casos, el software habra de utilizarse para generar informes de excepcin. Como ejemplos de aplicaciones de pruebas sustantivas se incluyen las siguientes. Seleccin e impresin de muestras de auditora La computadora podr programarse para seleccionar muestras de auditora de acuerdo con cualquier criterio especificado por el auditor. Estas muestras tambin se pueden utilizar para una variedad de finalidades. Podrn seleccionarse cuentas individuales de clientes para confirmacin, o el auditor podr estar interesado en obtener un listado de todas las cuentas con valores superiores a un nivel. Las muestras seleccionadas podrn basarse en criterios mltiples. En el caso de solicitudes de confirmacin, la computadora tambin podr utilizarse para imprimir la carta de confirmacin, as como el sobre.

Prueba de clculos y realizacin de cmputos Otro uso comn de la computadora es el de probar la correccin de clculos en archivos de datos legibles por mquina. Podrn realizarse pruebas de otros clculos. Las cantidades en inventario podrn ampliarse por precios unitarios y volverse a calcular el importe del inventario; se podrn recalcular tarjetas de clientes y elaborarse una cdula que contenga los totales de clientes. Si los archivos de clientes contienen suficiente informacin, ser tambin posible calcular de nuevo los ajustes de [m de ao. Por razn de la velocidad con la cual se realiza el procesamiento de cmputo, los nuevos clculos podrn realizarse sobre una base ms amplia de lo que es prctico dentro de un sistema manual. Resumen de datos y realizacin de anlisis Con frecuencia el auditor desea lograr que los datos del cliente se reorganicen de manera que se adapten a un fm especial. Por ejemplo, el auditor podra desear determinar artculos en inventario de desplazamiento lento, saldos deudores en cuentas por pagar, o cuentas por cobrar vencidas. De manera similar, al realizar procedimientos analticos, el auditor podr utilizar la computadora para calcular razones financieras deseadas y dems cifras comparativas. Comparacin de datos auditados con registros de computadora Los datos auditados resultantes del trabajo realizado por el auditor podrn compararse con informacin contenida en registros de computacin. Los datos auditados debern, por supuesto, ser inicialmente convertidos a formas legibles por mquina. El auditor podr realizar recuentos selectivos de cantidades de existencias de inventario y se podrn comparar con cantidades que aparecen en el registro de inventario perpetuo o aqulla determinada por la compaa como consecuencia del recuento fsico de inventario. SOFTWARE DE AUDITORA BASADO EN MICROCOMPUTADORA El creciente poder y fcil transporte de la microcomputadora est revolucionando la forma como se estn realizando las auditoras. Se tienen disponibles muchos paquetes de software, con variedad de capacidades. A diferencia del software generalizado de auditora antes descrito, estos paquetes especiales para microcomputadoras son muy prcticos para el usuario, pues despliegan mens de archivos con capacidades tiles tanto en la ejecucin como en la administracin de la auditora. Si el cliente del auditor utiliza un sistema de microcomputadora, el software de auditora basado en microcomputadora podr proporcionar al auditor la capacidad de leer y analizar archivos de datos de cliente. Algunos ejemplos de aplicaciones comunes de microcomputadora basadas en paquetes de software de auditora incluyen lo siguiente: Elaboracin de una balanza de comprobacin y estados financieros. Preparacin de cdulas sumarias y papeles de trabajo. Realizacin de procedimientos analticos. Generacin de programas de auditora para pruebas de controles y pruebas sustantivas. Preparacin de correspondencia de auditora estandarizada, como cartas de contratacin, confmnaciones y reportes de auditora. Realizacin de trabajos administrativos de contratacin, como la preparacin de presupuesto de tiempos, registro de tiempo trabajado y la tabulacin de cumplimiento de fechas lmites en trabajo de auditora. Estas aplicaciones ofrecen el potencial para reducir tiempo de clculos aritmticos, en una asignacin, y con ello incrementar la productividad del personal de auditora. PEQUEOS SISTEMAS DE CMPUTO La dcada de los 80 ha atestiguado una amplia difusin de sistemas de computadoras pequeas. Estos sistemas

podrn utilizarse como computadoras autosuficientes, o podrn estar enlazadas a redes. La distincin que una vez se hizo de estos dos tipos de computadoras, minicomputadoras y microcomputadoras ya no es precisa. Algunas de las actuales "supermicros" con aditamentos de procesamiento de altas velocidades, capacidad de almacenamiento en disco duro grande, y capacidad de comunicacin de datos, compiten con las minicomputadoras en cuanto al servicio que proporcionan. Las minicomputadoras podrn utilizarse para procesar una aplicacin contable especfica, por ejemplo, inventarios o varias aplicaciones que comprenden un paquete integrado de mayor general dentro de negocios grandes y medianos. En estos negocios, las microcomputadoras se utilizan con mayor frecuencia como herramientas de productividad personal para preparar anlisis especiales ms que para procesar aplicaciones contables de rutina. Las aplicaciones contables, o inclusive un paquete integrado de mayor general, sin embargo, se podrn llevar en una microcomputadora en un negocio pequeo. Las consideraciones de auditora para saber cundo se utilizan minicomputadoras o microcomputadoras para procesar datos contables son similares. Consideraciones de control Las dos categoras de control de PED comentadas anteriormente son relevantes para sistemas de pequeas computadoras. Sin embargo, las caractersticas de estos sistemas podran restringir la aplicacin de controles especficos. Los controles generales podran ser dbiles debido a: Falta de segregacin de funciones entre el departamento de PED y los departamentos usuarios. En muchos casos el usuario podr iniciar y autorizar transacciones y controlar tanto el procesamiento cuanto la distribucin de los resultados. Localizacin de la computadora. En muchos sistemas, la computadora se localiza en el departamento usuario. Como resultado, podrn existir fallas en controles de acceso que pueden conducir a un uso inadecuado o a la manipulacin del archivo de datos y modificaciones no autorizadas por programas de computadora. Falta de separacin de funciones en el departamento de PED. Debido a la cantidad limitada de personal del departamento de PED, las funciones de programacin y de operaciones podrn no estar separadas. Conocimiento limitado del PED. El personal del departamento de PED pudiera tener experiencia y conocimiento limitados de computacin. Por lo tanto, los sistemas podrn no satisfacer los objetivos de la administracin y el estudio y aprobacin de nuevos programas por dichas personas podr ser inefectivo.3 Los controles de aplicacin descritos anteriormente para sistemas grandes son igualmente importantes dentro de sistemas pequeos. Las reas que pudieran requerir de consideracin especial en sistemas de computadoras pequeas son las siguientes: Acceso de datos. Puesto que los datos son registrados directamente en el sistema a travs de terminales, se atribuye mayor importancia a los controles que a los datos fuente originales y que a la deteccin de errores en el momento del acceso. Procesamiento de datos. Podrn no existir controles para evitar el procesamiento de archivos equivocados. Para compensar esta falla, habr de atribuirse mayor nfasis a identificaciones externas en archivos. Ausencia de pruebas de lmite y razonabilidad. La mayor parte de los sistemas utilizan paquetes software comprados que pudieran no contener estas pruebas, o las pruebas proporcionadas pudieran no ser tiles para el usuario. Un mayor nfasis de controles sobre documentos originales fuente podr ayudar a compensar esta falla.4 Consideraciones de estructura de control interno La responsabilidad del auditor para satisfacer la segunda norma de auditora de trabajo de campo no se ve afectada por el tamao del sistema de cmputo. Cuando se utiliza el PED en aplicaciones contables importantes, el auditor deber considerar los controles de PED. Tal como se explic con anterioridad, los controles generales son dbiles en un entorno de computadora pequea. Por lo tanto, el auditor podr determinar que es mejor, desde el punto de vista de la relacin costo-eficiencia, concentrarse en los controles de aplicacin. Con el debido

reconocimiento de las debilidades en controles generales, el auditor deber estar capacitado para prever errores e irregularidades que pudieran presentarse en aplicaciones especficas del PED. En algunos casos, los controles de aplicacin del PED y los controles manuales deben ser suficientes para proporcionar una base con el fin de evaluar el riesgo de control abajo del mximo. Cuando esto no ocurre, el auditor habr de estar obligado a evaluar el riesgo de control a nivel mximo y a disear pruebas sustantivas amplias para completar la auditora. La prueba de controles involucra las mismas tcnicas para los sistemas de grandes computadoras. Sin embargo, podrn ser requeridas consideraciones especiales al planear las pruebas, debido al nmero de registro de datos que pueden retenerse en medios magnticos en sistemas pequeos y el periodo limitado que pueda retenerse la pista de auditora. ORGANIZACIONES DE SERVICIO DE CMPUTO Una organizacin de servicio de cmputo es una entidad que proporciona servicios de PED a otra entidad. La organizacin de servicio podr ser un centro de servicio de c6mputo que registra transacciones y procesa datos relacionados para compaas pequeas. Estos servicios podrn incluir el procesamiento de la nmina de la compaa, rdenes de venta, facturaciones, cobranza y llevar el mayor general de la compaa. De manera alternativa, la organizacin de servicio podr ser un departamento fiduciario de un banco o entidad similar que invierte y controla activos para beneficio de los empleados de la compaa como lo es un plan de pensiones. Bajo cualquiera de estos tipos de arreglos, las transacciones que afectan los estados financieros de la compaa fluyen a travs de sistema contable que est en mayor o menor parte, separado fsica y operacionalmente de la compaa. En tales circunstancias, los controles del PED de la organizacin de servicio debern ser incluidos en la consideracin de estructura de control interno de la compaa por parte del auditor. Como mnimo, los controles de la organizacin de servicio debern estar cubiertos por los procedimientos del auditor para obtener una comprensin y as poder determinar el alcance del procesamiento de transacciones de la organizacin de servicio y su estructura de control interno. Despus de una evaluacin inicial del riesgo de control, el auditor tiene las mismas opciones de decisin disponibles respecto de la propia estructura de control interno de un cliente. Si el auditor planea utilizar un nivel de riesgo de control inferior al mximo respecto a afirmaciones en estados financieros afectados por el procesamiento de transacciones en la organizacin de servicios, deber recabarse suficiente evidencia para apoyar tal evaluacin. Esto podr realizarse ya sea: Realizando pruebas de controles dentro de la organizacin de servicio. Confiando en el reporte de control interno preparado por los auditores independientes de la organizacin de servicio respecto a sus propios clientes. El uso del dictamen del auditor independiente constituye el enfoque ms eficiente en cuanto a la relacin costoeficiencia. Este dictamen se comenta en el captulo 18. COMENTARIOS FINALES Los sistemas de procesamiento electrnico de datos tienen un efecto significativo en la estructura de control interno de la entidad. La metodologa del auditor para satisfacer la segunda norma relacionada con el trabajo de campo del auditor dentro de una estructura de control del PED es conceptualmente la misma que para una estructura de control manual. Sin embargo, al obtener una comprensin, el auditor deber ser conocedor de los controles que comprenden la estructura de control del PED: controles generales y controles de aplicacin. Al realizar pruebas de control, el auditor podr utilizar tcnicas auxiliadas por computadora. El auditor tambin tiene la oportunidad de utilizar paquetes de auditora software en su trabajo. PREGUNTAS DE REPASO a. Cul es el principal componente hardware dentro de un sistema de PED? b. Qu componentes hardware son perifrico s al principal componente hardware? a. Explique la naturaleza y las funciones de software de computador.

b. Distinga entre programas de sistemas y programas de aplicacin. a. Distinga entre el mtodo de archivo tradicional y la base de datos para organizar datos. b. Distinga entre procesamiento secuencial y de acceso directo. Indique las caractersticas esenciales y su ventaja y desventaja de cada uno de los tres mtodos de procesamiento de datos. Indique cinco caractersticas que distinguen al procesamiento con computadora del procesamiento manual. Distinga entre controles generales y controles de aplicacin e indique la categora de controles que sea determinante en su efecto. a. Identifique los puestos acostumbrados dentro de un departamento de PED. b. Explique las aplicaciones primarias de separacin de funciones dentro de un departamento de PED. a. Qu reas se encuentran relacionadas con el desarrollo de sistemas y controles de documentacin? b. Por qu es importante la documentacin para la administracin y para el auditor? a. Indique la finalidad del hardware y los sistemas y controles de software. b. Identifique cuatro tipos de hardware y controles de sistemas software. a. Explique el propsito(s) y naturaleza de los controles de acceso. b. Enumere los controles de acceso que podrn utilizarse en un sistema de registro en lnea. a. Indique el alcance de los controles de datos y de procedimientos. b. Describa las actividades involucradas en la funcin de control e identifique el grupo que realizara esta funcin. a. Indique el objetivo de cada uno de los tres tipos de controles de aplicacin. b. Identifique las categoras de controles que pertenecen a la conversin de datos de acceso. a. Indique la aplicabilidad al PED de la primera norma de auditora generalmente aceptada. b. Qu informacin acerca de un sistema de PED se necesita para satisfacer la primera norma de auditora relacionada con el trabajo de campo? Qu conocimientos especficos acerca de una estructura de control de PED deber adquirir el auditor al obtener una comprensin? Cules son las ventajas y desventajas de auditar sin la computadora? Compara pruebas de controles por medio de simulacin paralela, datos de prueba e instalaciones de prueba integrada. a. Qu se entiende por software generalizado de auditora? b. Explique cmo el software generalizado de auditora podr utilizarse en pruebas de controles y pruebas sustantivas. a. Qu se entiende por software de auditora basado en microcomputadora? b. Identifique aplicaciones comunes de este software. a. Identifique tres fallas en los controles generales de sistemas de computadoras pequeas. b. Indique tres tipos de controles de aplicacin que deben recibir consideracin especial por el auditor dentro de

sistemas de computadoras pequeas. c. Qu enfoque podr ser seguido en el estudio y evaluacin de control interno en sistemas de computacin pequeos? a. Describa los tipos de organizaciones de servicio de cmputo que podrn ser utilizados por una compaa. b. Indique los efectos de organizaciones de servicio en la consideracin del auditor respecto a estructura de control interno. PREGUNTAS Indique la mejor respuesta de cada una de las siguientes preguntas de opcin mltiple. Estas preguntas correspondan a la estructura de control interno dentro de un sistema de PED. 1. Cuando el procesamiento con computadora se utiliza en aplicaciones contables importantes, los controles de PED podrn clasificarse en dos tipos: general y a. Administrativo. b. Especfico. c. De aplicacin. d. De autorizacin. 2. Qu de lo siguiente constituye una falla en la estructura de control interno de un sistema de PED? a. El empleado de control establece control sobre los datos recibidos por el departamento de PED y concilia tales de control despus del procesamiento. b. El programador de aplicacin identifica programas requeridos para el diseo de sistema y mediante una grfica de flujo establece su logstica de esos programas. c. El analista de sistemas revisa los resultados y controla su distribucin a partir del departamento de PED. d. El empleado de cuentas por pagar prepara datos para procesamiento en la computadora y los accesa al mismo. 3. El control interno no es apropiado cuando el personal del departamento de computacin: a. Participa en decisiones para adquisicin de software. b. Disea documentacin para sistemas computados. c. Origina cambios dentro de los archivos maestros. d. Proporciona seguridad fsica para archivos de programas. 4. Qu de lo siguiente no constituye una razn importante para que el rastreo en una auditora contable se utilice tambin para un sistema computado? a. Respuesta dudosa. b. Sacar irregularidades a la luz. c. Fines de monitoreo. d. Procedimientos analticos. Lo siguiente se relaciona en pruebas de controles de PED. 1. Procesar datos utilizando archivos simulados proporciona al auditor informacin acerca de la confiabilidad de los controles. Una de las tcnicas involucradas en este enfoque utiliza: a. Reprocesamiento controlado. b. Instalacin integrada de prueba. c. Validacin de datos de entrada. d. Verificacin de codificacin de programa. 2. Un auditor pudiera decidir no realizar pruebas de controles relacionadas con los procedimientos de control dentro de la porcin de PED de la estructura de control interno del cliente. Qu de lo siguiente no constituira una razn vlida para omitir pruebas de controles? a. Los controles duplican controles operativos que ya existen en otra parte de la estructura.

b. Parece que existen debilidades importantes que impediran que se puedan evitar errores o irregularidades por medio del control. c. El tiempo y los costos monetarios de prueba superan al ahorro en tiempo y dinero en pruebas sustantivas si las pruebas revelan que los controles son efectivos. d. Los controles parecen adecuados. 3. Cul de las siguientes afirmaciones no es verdadera respecto al enfoque de prueba de datos cuando se pone a prueba un sistema contable computado? a. Los datos de prueba consisten de tan slo aquellas condiciones vlidas y no vlidas que interesan al auditor. b. Slo una transaccin de cada tipo necesita probarse. c. Los datos de prueba deben constar de todas las condiciones vlidas y no vlidas. d. Los datos de prueba son procesados por los programas de computacin del cliente bajo el control del auditor. 4. Una ventaja fundamental de utilizar paquetes generalizados de software de auditora al revisar los estados financieros de un cliente que utiliza un sistema de PED es que el contador podr: a. Verificar la correccin de los datos a travs de dgitos verificadores y totales. b. Accesar la informacin almacenada en archivo del computador sin una previa comprensin completa de los materiales de hardware y software del cliente. c. Reducir el nivel de pruebas de controles requeridas a una cantidad relativamente pequea. d. Recabar y almacenar permanentemente grandes cantidades de materia de evidencia de respaldo bajo una forma legible por mquinas. PREGUNTAS DE AMPLIO ALCANCE Dos categoras y ocho tipos de controles de PED se identifican en el captulo. Enumerados a continuacin se encuentran varios de los procedimientos especficos de control: l. El gerente del departamento de PED reporta al ejecutivo de finanzas. 2. Archivos de respaldo. 3. Aprobacin por escrito de todos los cambios en los programas. 4. Controles fsicos para archivos de datos y programas. 5. Controles batch. 6. Conciliacin de totales de informes. 7. Etiquetas o marcas para identificacin de archivos. 8. Verificaciones eco. 9. Verificaciones de lmites y razonabilidad. 10. Recuento de registros. Resuelva a. Indique la categora y tipo de control al cual pertenece cada procedimiento. b. Identifique y explique un procedimiento de control adicional para cada uno de los ocho tipos. El plan de organizacin es un aspecto importante de una actividad de PED. Resuelva a. Haga un diagrama de estructura apropiado para un departamento de PED. b. Describa brevemente las responsabilidades primarias de cada persona o grupo identificado en el diagrama. c. Indique las condiciones en una estructura de PED que pudieran resultar en funciones incompatibles. Cuando se audita un sistema de PED, generalmente el auditor independiente debe estar familiarizado con los efectos del uso de PED sobre las diferentes caractersticas de control interno y sobre la consideracin del auditor

acerca de tales controles. El auditor independiente debe estar familiarizado con aquellos procedimientos de control que comnmente se les conoce como "generales" y aquellos otros conocidos por el nombre de controles de "aplicacin". Los primeros se relacionan con todas las actividades del PED, y los segundos se relacionan con tareas especficas de contabilidad. Resuelva a. Cules son los controles generales que deben existir dentro de una estructura de control interno de PED? b. Cules son los propsitos de cada una de las siguientes caractersticas de los controles de aplicacin? 1. Controles de datos de acceso. 2. Controles de procesamiento. 3. Controles de resultados. En el diseo y operacin de un sistema de informacin, deben contemplarse tres tipos de controles: administrativos, internos y de datos de aplicacin. Los primeros y los segundos no son exclusivos de sistemas de informacin basados en computadoras. Sin embargo, los terceros son ms especficos para sistemas con base computada. An cuando muchos controles pueden ser tiles en ms de una etapa, los controles especficos de datos pueden clasificarse como controles de acceso, de procesamiento y de salida o resultados. Resuelva a. Explique el fin general de: l. Controles de datos de acceso. 2. Controles de procesamiento. 3. Controles de resultados. b. Defina e identifique el objetivo de cada uno de los siguientes controles de entrada: 1. Totales hash o desglosados. 2. Verificaciones de lmite. 3. Verificacin de dgitos. c. Defma e identifique el objetivo de cada uno de los siguientes controles de procesamiento: 1. Verificaciones de secuencia. 2. Identificacin de archivos. 3. Logs (bitcoras) de operacin. d. Defma e identifique el objetivo del siguiente control de salida. 1. Examen por personas expertas. Johnson, contador pblico, fue contratado para auditar los estados financieros de Horizon Incorporated, que posee sus propias instalaciones de computacin. Al obtener una comprensin de la estructura de control, Johnson descubri que Horizon careca de una adecuada separacin de las funciones de programacin y de operacin. Como resultado, Johnson intensific su consideracin de los controles internos en turno a la computadora y concluy que los controles generales compensadores existentes proporcionaban una seguridad razonable de que los objetivos de control interno se estaban cumpliendo. Resuelva a. En un adecuado entorno funcional de PED, cmo se habr de lograr la separacin de las funciones de programacin y de operacin? b. Cules son los controles generales compensadores que Johnson muy probablemente encontr? No comente acerca de los controles del equipo y los controles de aplicacin.

Un sistema de informacin gerencial bien diseado que utiliza equipo de PED habr de incluir mtodos para asegurar que los datos son apropiados para la situacin y son precisos. Resuelva a. Describa los procedimientos que deban existir para que se asegure que los datos de entrada son precisos apropiados. b. Describa procedimientos que pudieran asegurar que todos los datos se procesaron y fueron adecuadamente procesados. c. Describa procedimientos que hubieren de asegurar que los datos de salida o resultados son exactos y apropiados. Albert Corporation contrat a un programador de computacin independiente para desarrollar una aplicacin simplificada de nminas para su nueva computadora. El programador desarroll un sistema de microcomputadora basado en datos en lnea, que minimizara el nivel de conocimiento requerido por el operador. Consista en teclear respuestas a preguntas de entrada que aparecan en la pantalla de la terminal, de lo cual aparecen ejemplos a continuacin: a. Rutina de acceso: 1. Operadores con nmero de acceso al archivo de nmina? 2. Existen nuevos empleados? b. Rutinas de nuevos empleados: l. Nombre del empleado? 2. Nmero del empleado? 3. Nmero del seguro social? 4. Tarifa de salario por hora? 5. Soltero o casado? 6. Cantidad de personas que dependen de l? 7. Distribucin o aplicacin a cuentas? c. Rutina de la nmina actual. 1. Nmero del empleado? 2. Horas ordinarias de trabajo laboradas? 3. Horas extras trabajadas? 4. Total de empleados en este periodo de nmina? El auditor independiente est intentando comprobar que existen ciertas verificaciones de validacin de acceso para asegurarse de que se detectarn errores derivados de omisiones, registros u otros errores, al teclear las respuestas a las preguntas de acceso. Resuelva Identifique los diferentes tipos de pruebas de validacin que el auditor independiente esperara encontrar al examinar el sistema de PED. Describa las seguridades proporcionadas por cada prueba de validacin identificada. No comente acerca del estudio y evaluacin de estos controles. Usted est realizando una auditora de la funcin de PED en una compaa qumica que tiene 150 millones de dlares de ventas anuales. Al obtener una comprensin de la estructura de control interno, descubre los siguientes puntos: 1. El jefe de departamento de PED reporta al director de contabilidad, quien a su vez reporta al contralor. El contralor depende del tesorero, quien es uno de los vicepresidentes de la compaa. El gerente del departamento

de PED ha hecho varias solicitudes infructuosas al director de contabilidad para tener otra impresora. 2. No se tienen establecidas por escrito las funciones del departamento de PED, pero el jefe de esta rea le indica a usted que su principal trabajo es sacar a tiempo los infonnes contables. 3. Se utilizan <tiariamente cintas de transacciones para actualizar el archivo maestro y luego se retiran al rea de desecho de cintas. 4. Una computadora de tercera generacin con gran capacidad de disco se instal hace tres aos. La actividad de PED utilizaba previamente una computadora de segunda generacin y muchos de los programas elaborados para tal computadora son utilizados en el presente equipo por medio de un emulador. 5. Usted observa que los resultados de las corridas de la computadora se accesan en cintas para ser impresos posteriormente. An quedan por imprimirse varias cintas de resultados de corridas de varios das. 6. El jefe del departamento de PED seala que la uCP (Unidad Central de Procesamiento) podra manejar el doble de trabajo que actualmente se est procesando. Resuelva a. Identifique el defecto inherente en cada una de las seis condiciones arriba mencionadas. b. Describa brevemente el probable efecto si la condicin persiste. Nota: En su hoja de respuesta indique el defecto, seguido de inmediato por el efecto probable para cada condicin. Al considerar la estructura de control interno de Aliva Company, J oan Davies, contadora pblica, desarroll un cuestionario de control interno para controles generales de PED que incluyen las siguientes preguntas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Existe una adecuada separacin de funciones entre programadores y operadores de cmputo? El acceso a instalaciones de computador se limita a personal autorizado? Los cambios a software de sistemas se encuentran debidamente autorizados, probados y documentados? Existe un plan de contingencia para desastre? Existe una funcin de control de datos para supervisar datos de acceso y procesamiento de reportes de salida? La iniciacin y autorizacin de transacciones se realiza fuera del departamento de PED? Existe una adecuada autorizacin, prueba y documentacin para cambios de sistemas y procedimientos? Est permitido el acceso a archivos de datos y programas a usuarios autorizados? Son adecuados los controles de hardware y sistemas software para detectar mal funcionamiento de equipo? Existe una participacin adecuada de usuarios y auditores internos en el desarrollo de nuevos sistemas? Es la correccin de documentos fuente realizada por departamentos usuarios? Se almacenan fuera de la empresa los archivos y programas de respaldo?

Resuelva a. Identifique la categora de controles generales a la cual pertenece cada pregunta. b. Indique algn posible error o irregularidad que pudiera presentarse suponiendo una respuesta negativa a cada pregunta. c. Identifique posibles pruebas de control suponiendo una respuesta afirmativaa cada pregunta. (Presente sus respuestas en forma tabular utilizando una columna por separado para cada parte.) Al auditar los estados financieros de Marshall Company usted descubre los siguientes errores o irregularidades en los controles de aplicacin del sistema de PED de la compaa.

l. Los datos vlidos son incorrectamente convertidos a forma legible por la mquina. 2. Los resultados no concuerdan con los documentos fuente originales. 3. Fueron cometidos errores de procesamiento en datos de entrada vlidos. 4. Fue procesado y actualizado el archivo equivocado. 5. Fueron distribuidos los informes de salida a usuarios no autorizados. 6. Fueron corregidos y procesados por el departamento de PED datos errneos de entrada de un departamento usuario. 7. Fueron procesados dos veces datos de entrada durante el manejo. 8. Fueron procesados datos de entrada no autorizados. 9. Fueron regresados para correccin datos de entrada equivocados de un departamento usuario, pero no se volvieron a pasar para procesamiento. Resuelva a. Identifique la funcin de control de aplicacin (entrada, procesamiento o salida) que es relevante para cada error o irregularidad. b. Identifique un control que pudo evitar cada error o irregularidad. c. Identifique una posible prueba de controles para cada control necesario identificado en el inciso anterior. (Presente sus respuestas en forma tabular separando columnas para cada parte.) Los contadores pueden auditar "en tomo a" o "a travs de" cornputadoras al examinar estados financieros de clientes que utilizan computadoras para procesar datos contables. Resuelva a. Describa el enfoque de auditora conocido como revisin "en tomo a" la computadora. b. Bajo qu condiciones el contador decide auditar "a travs de" la computadora en lugar de "en tomo a la computadora"? c. Al auditar "a travs de" la computadora el contador podr utilizar pruebas deck. l. Qu se entiende por "prueba deck"? 2. Por qu utiliza el contador una "prueba deck"? d. Cmo podr un auditor convencerse de que las cintas de programas de computador que le han sido presentadas estn siendo utilizadas realmente por el cliente para procesar sus datos contables? Usted ha sido contratado por Central Savings and Loan Association con el fin de auditar sus estados financieros para el ao que concluye el 31 de diciembre de 19-1. El contador que audit los estados financieros al 31 de diciembre de 19-0 emiti un dictamen sin salvedades. En enero de 19-1, la Asociacin instal un sistema de computacin de tiempo real en lnea. Cada tesorero o cajero en las oficinas centrales de la asociacin y siete sucursales tiene una terminal en lnea de acceso-salida. Los pagos de los clientes por prstamos hipotecarios y las inversiones en cuentas de ahorros y retiros se registran en las cuentas por medio de computadora de datos de acceso por el cajero al momento de la transaccin. El cajero teclea la cuenta apropiada por medio de nmero de cuenta y accesa la informacin en un tablero terminal para registrar la transaccin. El departamento de contabilidad en las oficinas centrales tiene tanto tarjetas perforadas como mquinas de escribir de acceso-salida. La computadora se tiene en las oficinas centrales. Adems de dar servicio a sus propios prstamos hipotecarios, la asociacin acta como agencia de servicio hipotecario para tres compaas de seguros de vida. En esta ltima actividad, la asociacin mantiene registros hipotecarios y acta como agente de cobros e intermediario para las hipotecarias (las compaas de seguros), quienes pagan honorarios a la asociacin por estos servicios. Resuelva Usted esperara que la asociacin tuviera ciertos controles internos en vigor debido a que se emplea un sistema de computadora de tiempo real en lnea. Enumere los controles internos que deben estar en efecto como

consecuencia de que se utilice el PED, clasificndolos como: a. Aquellos controles pertenecientes al acceso de informacin. b. Todos los dems tipos de control de computadora. El auditor independiente debe considerar la estructura de control interno del cliente para determinar el alcance de diversos procedimientos de auditora que se deban emplear. El cliente que utilice una computadora deber proporcionar al auditor una grfica de flujo del sistema de procesamiento de informacin de manera que el contador pueda evaluar sus caractersticas de control. A continuacin se presenta una grfica de flujo simplificada, como la que el cliente pudiera proporcionar. Desafortunadamente, el cliente tan slo haba terminado parcialmente la grfica de flujo cuando usted lo solicit. Resuelva a. Tennine la grfica de flujo que se muestra en la pgina que sigue. b. Describa lo que cada partida de la grfica de flujo indica. Cuando concluya, su descripcin deber proporcionar una explicacin del procesamiento de datos involucrado. Adems deber estar en el siguiente orden: 1. "Ordenes de vendedores" a "Corrida 5" 2. "De departamento de correspondencia" a "Corrida 5" 3. "Corrida 5" hasta el resto de la grfica. George Beemster, contador pblico est auditando los estados financieros de Louisville Sales Corporation que recientemente instal una computadora fuera de lneas. Los siguientes comentarios han sido extractados de notas del seor Beemster con respecto a operaciones de computadora y procesamiento y control de avisos de embarque y facturas de clientes: l. Para minimizar las molestias, Louisville convirti, sin cambios, su actual sistema de procesamiento de datos que utilizaba equipo tabulador. La compaa computadora supervis la conversin y ha proporcionado entrenamiento a todos los empleados del departamento de cmputo (salvo a perforistas) en diseo de sistemas, operaciones y programacin. 2. Cada corrida de computadora est asignada a un empleado especfico, quien es responsable de hacer cambios a los programas, correr el programa y contestar preguntas. Este procedimiento tiene como ventaja eliminar la necesidad de registro de operaciones de computacin debido a que cada empleado es responsable de su propia corrida de computadora. 3. Al menos un empleado del departamento de computacin permanece dentro de sala de cmputo durante horas de oficina y slo los empleados del departamento de computacin tienen llaves de esta sala. 4. La documentacin del sistema consiste de aquellos materiales proporcionados por la compaa de computacin, un conjunto de formatos de registros y listados de programas. Estos y la cintoteca se conservan en una esquina del departamento de cmputo. 5. La corporacin consider la conveniencia de controles programados, pero decidi conservar los controles manuales de su actual sistema. 6. Los productos de la compaa se embarcan directamente de almacenes pblicos, los cuales remiten avisos de embarque al departamento de contabilidad general. All, el empleado de facturacin registra el precio del artculo y toma en cuenta la secuencia numrica de los avisos de embarque diarios de mquinas sumadoras (listados de control) de las unidades embarcadas y de los precios unitarios. 7. Los avisos de embarque y listados de control se envan al departamento de computacin para perforacin y procesamiento. Se hacen clculos en la computadora. Los resultados consisten en facturas (en seis copias) y un

registro diario de ventas. Este ltimo muestra los totales agregados de las unidades embarcadas y de los precios unitarios que el operador de computadora compara con los listados de control. Todas las copias de las facturas se regresan al empleado de facturacin. El empleado de correspondencia enva tres copias al cliente, una al almacn, conserva una en archivo numrico y retiene en un archivo abierto de facturas que sirve como un registro detallado de cuentas por cobrar.
8.

Resuelva a. Describa las fallas en control interno sobre informacin y flujo de datos y los procedimientos para procesar avisos de embarque y facturas de clientes, y recomiende mejoras a estos controles y procedimientos de procesamiento. Organice su hoja de respuestas como sigue: Fallas Mejora recomendada

b. Indique cul de los ocho controles de PED es aplicable a cada falla. El software de microcomputadora ha sido desarrollado para mejorar la eficiencia y la efectividad de la auditora. Se dispone de las hojas especiales electrnicas y dems paquetes software para ayudar a la realizacin de procedimientos de auditora que de lo contrario se efectuaran de manera manual. Resuelva Describa los beneficios potenciales para un auditor al utilizar software de computadora en una auditora, en contraste con realizar una auditora sin el uso de una computadora. ESTUDIO DE CASO A usted se le asign para la auditora anual de Explosives, Inc. Consulta a su superior, Bob Good, como se haba previsto y se ponen de acuerdo para platicar acerca del cliente y la auditora del presente ao. En la reunin con Good, se convers acerca de la compaa y de la auditora del presente ao. Durante la pltica, Good enfatiz que l deseaba analizar bien el departamento de procesamiento de datos. Haba asistido a un curso de una semana que vers sobre la auditora con computadora y pensaba que haba mucha necesidad de tal estudio. Al octavo da de trabajo, Bob recibi aviso que se requera de su atencin inmediata en otra asignacin. El haba realizado la mayor parte del trabajo en el departamento de procesamiento de datos y desea que usted lo concluya. Good le dej los siguientes papeles de trabajo: Antecedentes generales El departamento de procesamiento de datos ha evolucionado y de una operacin de tabulacin, actualmente utiliza una IBM 360. Este departamento est bajo la supervisin de Gus Sampson, quien ha trabajado en l desde sus inicios. El depende de, y reporta al contralor. El departamento se encuentra localizado en el tercer piso de la ala oriente de la oficina. Comparte espacio de oficina con el departamento de investigaciones y con el de contabilidad general. Sin embargo, las mquinas se encuentran fsicamente separadas de los dems departamentos por puertas de vidrio. El departamento de mezclados qumicos se encuentra localizado abajo, en el segundo piso. El primer piso lo ocupa el departamento de personal de la planta, contiene varias salas para conferencias y otras oficinas administrativas. El departamento de procesamiento de datos le da servicio al departamento de contabilidad de la compaa, a la

planta local y a otras tres que se encuentran localizadas en otros lugares. El departamento tiene un computador IBM 360/30. Se utilizan tarjetas como base de la mayor parte de las aplicaciones. Se tienen dos clasificadores de tarjetas IBM que se utilizan ampliamente para ordenar las tarjetas de entrada. Las tarjetas se conservan cuando menos un ao. Dentro del departamento de procesamiento de datos se tienen tres grupos, cada uno con funciones especficas: l. Perforacin de tarjetas. 2. Anlisis de sistemas. 3. Programacin y operaciones. Cada grupo tiene su propio supervisor que reporta al gerente de procesamiento de datos. Operaciones del departamento de computaci6n Todos los operadores de mquinas conocen muy bien el trabajo que desarrollan y tienen los conocimientos para efectuar cambios en los procedimientos operativos y programas cuando afrontan dificultades. Esto ha incrementado mucho la eficiencia dado que se pierde menos tiempo como consecuencia de fallas en las mquinas causadas por interrupciones de programas. Gus seal que debido a la familiaridad que tienen los operadores con los diferentes trabajos, l no tiene que dedicar mucho tiempo a supervisarlos. Cuando se le pregunt acerca de manuales de operacin para los operadores Gus contest que sera una prdida de tiempo prepararlos, dado que los operadores estaban muy familiarizados con los programas y trabajos. Si surga un problema, el operador simplemente consultara el listado de fuente de programas para hacer la correccin necesaria. Gus seal que l rara vez consultaba las hojas de consola debido a la confianza que tena en sus operadores. Sin embargo, se quej de que el personal de contabilidad siempre le proporcionaba datos equivocados y luego se quejaban sobre los resultados; "GIGO(1) es la regla" dijo al respecto. Durante mi paseo por la sala de computacin con Gus pude observar que algunos rollos de cintas marcados y otros sin identificacin se encontraban en estantes de archivos, en mesas, sobre el equipo y en la esquina del piso. En otra esquina observ cajas vacas de diversas formas y cheques para nminas. Yo esperaba encontrarme tan slo dos o tres operadores en la sala de cmputo, pero ah se encontraban de cinco a seis personas. Cuando le pregunt a Gus acerca de esta situacin, dijo que ya haba ledo los libros y publicaciones respecto a control en sala de computacin y consideraba que la mayor parte de los peligros atribuidos eran exagerados. El confiaba en sus empleados y crea que su espacio era uno de los mejores en el rea. Respecto a personal adicional, senta que demasiada gente es algo mitificado por la computadora. Por lo tanto, l mantiene una poltica de puertas abiertas, de manera que la gente pueda entrar y ver "de qu se trata el tremendo monstruo que es la computadora". Grupo de programacin La informacin acerca de este grupo fue obtenida de Betty James, la jefa de programacin, quien reporta ante Gus Sampson. Los miembros de este grupo principalmente formulan nuevos programas y mantienen los actuales, 75% de los cuales fueron elaborados hace varios aos utilizando un lenguaje de programacin de segunda generacin (1401). Estos programas se estn volviendo a redactar en un lenguaje ms moderno y ms eficiente. La documentacin para los anteriores programas y algunos de los nuevos consisten en listados fuente. Los antiguos programas fueron formulados por Gus, Betty y una persona que ya se ha retirado de la compaa. Puesto que Gus y Betty an se encuentran colaborando, no ha habido necesidad de formular documentacin adicional. Sin embargo, Betty dijo que Gus ha estado pensando en desarrollar documentacin estndar para todos los programas. Betty seal que han surgido numerosos problemas recientemente debido a que un operador o programador ha estado haciendo un "patch" (parche) no documentado en un programa, de tal manera que el trabajo pueda correrse. En ocasiones, el cambio provoca que tambin se cometan otros errores. Gus ha intentado evitar que los operadores hagan cambios, pero debido a que las tarjetas de programas se encuentran accesibles a todos, no ha sido posible exigirlo.

Resuelva a. Desarrolle una grfica de organizacin para el departamento de PED. c. Comente acerca de las fallas en la estructura de control interno y haga recomendaciones para mejorar cada uno de los ocho controles de PED mencionados en el captulo.

Captulo 8
Consideraciones de control interno: ciclo de ingresos OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Despus de terminar de estudiar este captulo, usted ser capaz de: Explicar las actividades y principales categoras de transacciones del ciclo de ingresos. Sealar las funciones y objetivos de control que pertenecen a las transacciones de venta. y de entradas de efectivo del ciclo de ingresos. Preparar cuestionarios de control interno para estas transacciones del ciclo de ingresos. Explicar las relaciones de los objetivos de control para las transacciones de Ventas y de entradas de efectivo, con las evaluaciones de riesgo de control para sus afirmaciones relativas en los estados financieros. Identificar errores e irregularidades potenciales, controles necesarios y posibles pruebas de controles para transacciones de ventas y entradas de efectivo. Describir los procedimientos que pueden utilizarse al realizar pruebas en controles de PED dentro de las transacciones del ciclo de ingresos.

Este es el primero de tres captulos consecutivos relacionados con consideraciones de control interno para categoras importantes de transacciones. Cada captulo comienza con un comentario acerca de los elementos de estructura de control interno y su aplicacin a la categora de transaccin. Luego se presta atencin a la metodologa que sigue el auditor para cumplir con la segunda norma relacionada con el campo de trabajo. Cada uno de los captulos incluye una consideracin tanto para controles manuales como para controles de PED. ENFOQUE DEL CICLO DE TRANSACCIN En estos captulos habremos de utilizar el enfoque del ciclo de transaccin. Este requiere la identificacin de:. Las principales reas de actividad. Las principales clases de transacciones dentro de la actividad. Los pasos o funciones asociados con cada clase de transacciones. La identificacin de las reas principales de actividad en los negocios podr ser amplia o estrecha. Por ejemplo, una compaa podr elegir utilizar un ciclo de ingresos e incluir en dicho agrupamiento tanto a las ventas como a las entradas de efectivo. En contraste, otra compaa podr decidir identificar las ventas y las entradas de efectivo como ciclos separados. Si bien la identificacin de ciclos podr diferir entre entidades, los ciclos que se seleccionen debern incluir todas las transacciones repetitivas en las cuales participa normalmente la entidad. Para efectos de comentario e ilustracin en este libro, se utilizarn los siguientes ciclos y clases especficas de transacciones: Ciclo Ingresos Erogaciones Produccin Inversin Principales categoras de transacciones Ventas, entradas de efectivo y ajustes a ventas Compras y desembolsos de efectivo Nmina Manufactura Cobertura 8 9 10 10

Financiamiento

Inversiones temporales e inversiones a largo plazo. Pasivo a largo plazo y capital social

15 15

La razn de ser de este enfoque descansa en el hecho de que muchos controles internos se centran en el procesamiento de una categora especfica de transacciones, dentro de un ciclo transaccional. Casa clase de stas da como resultado incrementos o disminuciones en saldos de cuentas especficas. Por lo tanto, el considerar la estructura de control interno para una categora especfica de transacciones constituye un paso esencial para evaluar el riesgo de control con respecto a afirmaciones de estados financieros afectados por esa clase de transaccin. NATURALEZA DEL CICLO DE INGRESOS El ciclo de ingresos de una entidad consta de las actividades relacionadas con el intercambio de bienes y servicios con clientes y la cobranza en efectivo del ingreso. Las diversas entidades podrn tener diferentes fuentes de ingreso. Por ejemplo, las empresas comerciales e industriales tienen ventas; los doctores, abogados y contadores pblicos cobran honorarios; los bancos e instituciones financieras, intereses y dividendos, y las compaas de transporte masivo y aerolneas, pasajes. Los comentarios y las ilustraciones en este captulo se basan en una compaa comercial. Sin embargo, gran parte de este comentario se podr adaptar a otro tipo de entidades. Respecto a empresas comerciales, las clases de transacciones dentro del ciclo de ingresos comprenden ventas a crdito; cobros en efectivo (cobranza de cuentas por cobrar y ventas de contado); y ajustes a las ventas: descuentos, rebajas y devoluciones y cuentas incobrables (provisiones y cancelaciones). LA MATERIALIDAD Y EL RIESGO DE AUDITORA Las ventas constituyen la principal fuente de ingreso de operacin para muchas empresas comerciales y son un elemento primordial en la determinacin de la utilidad neta. Tambin es comn en las empresas comerciales e industriales que el costo de ventas constituya el peso ms elevado en el proceso de medicin de utilidades. De manera similar, las transacciones de entradas de efectivo generalmente tienen un efecto significativo en los estados financieros de la compaa. Por lo tanto, el auditor busca mantener latente el riesgo de auditora y asegurarse de que los estados financieros en conjunto no estn materialmente equivocados debido a errores originados en transacciones del ciclo de ingresos a un nivel relativamente bajo. El volumen de transacciones dentro del ciclo de ingresos generalmente es muy elevado y el efectivo es muy susceptible a robo y malversacin. Como resultado de lo anterior, existen numerosas oportunidades para que ocurran errores e irregularidades. Para poder evaluar la probabilidad de que puedan cometerse errores significativos o irregularidades dentro de los estados financieros, es necesario que el auditor determine la efectividad de los controles internos del cliente respecto a las transacciones del ciclo de ingresos. La evaluacin del auditor del riesgo de control habr de influir en el criterio del auditor respecto a la cantidad de riesgo de deteccin que pudiera aceptar al realizar pruebas sustantivas de saldos del ciclo de ingresos. COMPRENSION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Una comprensin de la estructura de control interno para el ciclo de ingresos involucra la consideracin del entorno de control, del sistema contable y de los elementos de los procedimientos de control. ENTORNO DE CONTROL Conforme se explic en el captulo 5, el entorno de control podr o no favorecer la eficiencia de otros elementos de estructura de control. El auditor necesita comprender los aspectos del entorno de control que tienen una aplicacin general en todos los ciclos de transacciones, como un comit de auditora, una funcin de auditora interna y polticas y prcticas de personal. Adems, se requiere el conocimiento respecto a la aplicacin de los factores de control del entorno a transacciones y eventos especficos. Un til punto de partida para un ciclo de ingresos es comprender la asignacin de autoridad y responsabilidad de

la administracin para las transacciones en este ciclo. La investigacin de la administracin y el estudio de la grfica de organizacin --como la que se ilustra en figura 8-1- deber permitir al auditor obtener este conocimiento. Podr obtenerse mayor entendimiento examinando descripciones de puestos y observando la actuacin de empleados clave en la realizacin de sus funciones. El auditor tambin necesita entender los mtodos de control de la administracin respecto de estas transacciones. Se realizan pronsticos de ventas? Se preparan y se utilizan presupuestos de ventas al evaluar la actuacin? Se utilizan presupuestos de efectivo? Las respuestas a stas y otras preguntas similares debern obtenerse de investigaciones con la administracin y revisin de documentacin; por ejemplo, los reportes presupuestales. Debido a lo susceptible que es el efectivo para su malversacin, con frecuencia son adoptadas polticas especiales y prcticas de personal para empleados que manejan entradas de efectivo. Muchas compaas afianzan a los empleados que manejan efectivo. El afianzamiento involucra la compra de una pliza a la compaa de fianzas en contra del robo de efectivo y desfalcos o abusos de confianza por parte de algn empleado deshonesto. Antes de que la afianzadora expida una pliza o aumente un empleado dentro de una pliza existente, generalmente hace una investigacin de la honestidad e integridad del candidato en puestos anteriores. El afianzamiento contribuye al entorno de control sobre entradas de efectivo en dos formas: podr impedir la contratacin de personas deshonestas y sirve como proteccin en contra de la deshonestidad debido a que los empleados saben de antemano que la compaa de fianzas podr proceder a investigar y a castigar un acto deshonesto. (el cuadro esta en PowerPoint) Las polticas adicionales sobre personal en lo tocante al efectivo incluyen: exigir que los empleados que manejan efectivo tomen vacaciones; y rotar peridicamente sus funciones. El afn de estos controles es alejar la posible deshonestidad haciendo ver a los empleados que no podrn ocultar de manera permanente sus malos actos. Algunos desfalcos bancarios, por ejemplo, han sido relacionados con un empleado aparentemente muy dedicado, quien tuvo el mismo trabajo y no tom vacaciones durante 25 aos. SISTEMA CONTABLE Una comprensin del sistema contable requiere de un conocimiento de los mtodos de procesamiento de datos (manuales o electrnicos) y los libros diarios y mayores utilizados para registrar transacciones del ciclo de ingresos. Los registros consisten en el diario general, el diario de ventas y el registro de entradas de efectivo. Adems del diario general, existen registros auxiliares para las cuentas de clientes y de inventarios perpetuos. El auditor tambin deber conocer la capacidad del personal de contabilidad que trabaja en el registro de ventas, entradas de efectivo y transacciones de ajustes a las ventas. La comprensin del sistema contable se obtiene a travs del estudio de los manuales de contabilidad, investigaciones con el personal de contabilidad y experiencias previas con el cliente. El conocimiento de la capacidad del personal de contabilidad se adquiere a travs de la investigacin, observacin y examen o inspeccin de archivos de personal. PROCEDIMIENTO DE CONTROL Las cinco categoras de procedimientos de control procedimientos de autorizacin, separacin de funciones, documentos y registros, controles de acceso y verificacin interna independiente- son aplicables a las transacciones del ciclo de ingresos. Procedimientos de control especfico son considerados por separado para cada clase importante de transacciones en las pginas restantes del captulo.
TRANSACCIONES DE VENTAS

Las ventas pueden realizarse ya sea de contado o a crdito. En una tienda de abarrotes la totalidad de las ventas podrn ser efectuadas de contado en transacciones de mostrador. En contraste, los detallistas nacionales tales como Lord & Taylor, Montgomery Ward y Sears Roebuck realizan tanto ventas de mostrador al contado y a crdito, as como ventas con base en pedidos por correo. La atencin en esta seccin se presta primordialmente a

las transacciones de ventas a crdito. Las ventas de contado se consideran dentro de las transacciones de entradas de efectivo. Debido a que surtir un pedido de ventas requiere la entrega de inventario, el costeo de los artculos vendidos se considera como una funcin de registro asociada con transacciones de ventas. Sin embargo, los controles internos asociados con la adquisicin y custodia de inventarios se tratan dentro del ciclo de erogaciones. FUNCIONES Y OBJETIVOS DE CONTROL Las siguientes funciones son importantes en el procesamiento de transacciones de ventas a crdito: Aceptacin del pedido del cliente. Aprobacin del crdito. Surtir el pedido del cliente. Embarcar la orden de venta. Facturacin al cliente. Contabilizacin de las ventas en el diario y pase al mayor. Actualizacin del mayor auxiliar de clientes (y de los registros de inventarios en un sistema de inventarios perpetuos). Proteccin del registro auxiliar de clientes y de los documentos de ventas no utilizados. Mantener la correccin de los saldos de clientes.

La realizacin de estas funciones comprende a las personas de diversos departamentos que se muestran en la grfica de organizacin de la figura 8-1, al sistema contable para las transacciones de ventas y a una variedad de procedimientos de control. En conjunto, la estructura de control deber conducir a lograr los siguientes objetivos de control respecto a transacciones de ventas a crdito. Validez. Todas las transacciones de ventas registradas representan eventos que han tenido lugar (por ejemplo, no existen transacciones de ventas ficticias). Totalidad. Todas las transacciones vlidas de ventas son registradas. . Correccin de registro. Los detalles de transacciones de ventas son debidamente capturados en documentos fuente y las ventas son debidamente contabilizadas y pasadas al mayor en lo que corresponde a monto, periodo y clasificacin. Salvaguarda. El acceso al registro auxiliar de clientes y documentos de ventas preimpresos se restringe a personal autorizado. Control subsecuente. El registro auxiliar de clientes concuerda con la cuenta control de clientes y los saldos de las cuentas individuales estn correctos.

En las siguientes secciones se explica la aplicabilidad de procedimientos de control respecto a objetivos de control. Adems, en la figura 8-2 se ilustran e identifican dentro de la grfica de flujo de un sistema de ventas. Validez Es esencial una debida documentacin al establecer la validez del registro de las ventas. Cada venta debe estar respaldada por la orden de un cliente, la orden de venta, el documento de embarque y la factura de venta. El flujo, fuente y disposicin de estos documentos se muestra en la figura 8-2. La validez se refuerza cuando las transacciones son procesadas de conformidad con procedimientos de autorizacin establecidos por la administracin. La autorizacin general establece la aprobacin especfica del

pedido del cliente en el Departamento de rdenes de ventas y aprobacin del crdito en el departamento correspondiente. La aprobacin del Departamento de rdenes de ventas involucra cotejar al cliente contra un listado de clientes autorizados. Si el cliente no apareciera dentro de la lista, se requerir aprobacin del supervisor respecto a esta orden. La aprobacin del crdito se obtiene enviando una copia de la orden de venta autorizada al Departamento de crdito. Para un cliente establecido, el pedido se compara con el lmite de crdito establecido y saldo actual de dicho cliente. En el caso de un nuevo cliente, podr ser necesario obtener referencia de crdito, incluyendo una evaluacin del crdito procedente de agencias tales como Dun & Bradstreet, antes de que se apruebe el crdito. Despus de la aprobacin, un empleado autorizado del Departamento de crdito deber firmar la orden de venta y regresarla al departamento respectivo. En el sistema que se muestra en la figura 8-2 se distribuyen copias separadas de la orden de venta: al almacn como autorizacin para dar salida a las mercancas para embarques; al Departamento de embarque que en forma independiente verifica la concordancia de artculos recibidos del almacn con la orden de venta autorizado; y al Departamento de facturacin, que posteriormente compara su copia con la original del pedido del cliente y con los documentos de embarque recibidos del Departamento de embarque. Los documentos de embarque estampados o firmados por la persona que entrega o por la compaa transportadora constituyen evidencia importante de que ha ocurrido una transaccin. De manera alternativa, un conocimiento de embarque podr ser obtenido del transportista. El documento de embarque cotejado con la orden de venta y el pedido del cliente sirve como base para que el Departamento de facturacin elabore la factura de venta que, a su vez, se convierte en el documento fuente para registrar la transaccin. Totalidad El empleo de rdenes de venta, documentos de embarque y facturas prenumeradas de venta y el control respecto a todos los documentos utilizados, constituyen controles importantes para cumplir con el objetivo de totalidad respecto a transacciones de venta. Adems, deber existir un documento de embarque que corresponda a cada orden de venta y una correspondiente factura de venta para cada documento de embarque. Deber tomarse en cuenta adems un seguimiento peridico de documentos que no sigan su flujo, tales como rdenes de venta que no son surtidos en el lapso acostumbrado. Para asegurarse de que todas las transacciones de venta sean contabilizadas, conforme lo muestra la figura 8-2, es tradicional que el Departamento de facturacin prepare un resumen diario de las facturas de ventas que se han expedido. La integridad del resumen se verifica de manera independiente por el supervisor del Departamento de facturacin. Posteriormente, los totales del resumen los compara un supervisor del Departamento de contabilidad con totales diarios de los asientos emanantes del diario de ventas, y con los pases totales al registro auxiliar de clientes. Correccin de registro El punto de partida para satisfacer el objetivo de control de correcta contabilizacin es el de tener una verificacin interna independiente de la correccin aritmtica de las facturas de ventas. Esto se realiza haciendo que un segundo empleado de Departamento de facturacin verifique los precio de venta utilizados y los clculos realizados al preparar la factura. Las facturas de venta deben contabilizarse en secuencia numrica y la fecha de registro generalmente debe ser la fecha en que los artculos fueron embarcados al cliente. Peridicamente debe haber una labor de supervisin y aprobacin de los asientos en el diario de ventas respecto a las clasificaciones de cuentas adecuadas. La segregacin de funciones entre la contabilizacin en el diario y el pase de las transacciones de venta al mayor general, y el pase al registro auxiliar de clientes directamente de las facturas de venta contribuyen a la correccin de las cantidades registradas. Cuando estas funciones estn segregadas, las comparaciones peridicas de la concordancia de la cuenta control con el mayor auxiliar efectuadas por un supervisor de contabilidad revelarn errores en las cantidades contabilizadas y pasadas al mayor, conforme se explica a continuacin, como control subsecuente.

Salvaguarda Son indispensables los controles apropiados de acceso para cumplir con el objetivo de salvaguarda. Estos incluyen llevar los auxiliares de cuentas por cobrar a un lugar seguro y conservarlos en un archivo protegido o bveda cuando no se estn utilizando. Los documentos de ventas preimpresos y no utilizados deben conservar se en un rea segura. El acceso a las reas de almacenamiento deber estar permitido slo a personal autorizado. (los cuadros estn en PowerPoint) Control subsecuente El procedimiento de control de verificacin interna independiente es importante para satisfacer este objetivo de control. En primer lugar, un supervisor del Departamento de contabilidad deber verificar en forma mensual e independiente la concordancia del registro auxiliar de cuentas por cobrar con la cuenta de control de cuentas por cobrar. En segundo trmino, deber controlarse en forma independiente el envo de estados de cuenta mensuales a los clientes y el seguimiento de cualquier diferencia reportada por estos. OBTENCIN DE UNA COMPRENSIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL La comprensin de procedimientos de control relacionados con transacciones de venta se obtiene mediante una experiencia previa con el cliente, investigaciones, observacin y examen de los documentos. Por ejemplo, el auditor podr investigar con el gerente de crdito respecto a las polticas y controles de crdito de la compaa, observar el embarque de los bienes a los clientes y revisar las grficas de flujo de la compaa, como las ilustradas en la figura 8-2. El uso y llenado de un cuestionario es til para obtener la comprensin y proporcionar documentacin importante en los papeles de trabajo del auditor. En la figura 8-3 se muestra una lista representativa de preguntas respecto a procedimientos de control para transacciones de ventas. EVALUACIN DEL RIESGO DE CONTROL De acuerdo con la segunda norma de auditora, el auditor est obligado a trabajo de campo y evaluar el riesgo de control para todas las afirmaciones importantes contenidas en los estados financieros. Sin embargo, de acuerdo con lo explicado en el captulo 6, el riesgo de control para ciertas afirmaciones depende de la efectividad de los controles para satisfacer los objetivos de control para ms de una categora de transacciones. Por ejemplo, las afirmaciones relacionadas con cuentas por cobrar habrn de verse afectadas por los controles de cada una de las principales categoras de transacciones en el ciclo de ingresos. Nuestra concentracin recae en las relaciones de los objetivos de control para transacciones de venta respecto a afirmaciones sobre saldos de cuentas de este tipo de transacciones. Estas relaciones se muestran en la figura 8-4. La figura 8-4 muestra que el objetivo del control de validez se relaciona con la afirmacin de existencia con respecto a cuentas afectadas por las transacciones de venta. Si los controles de validez inefectivos permiten que se contabilicen ventas ficticias, las cuentas por cobrar, ventas y costo de ventas habrn de estar sobrestimadas y pudiera ser que algunas cuentas de dientes no existan. En contraste, el objetivo de validez se relaciona con la afirmacin de totalidad respecto a la cuenta que disminuy como consecuencia de la transaccin de ventas. En este caso, el crdito a almacn derivado de venta ficticia subvala (hace incompleto) el saldo del inventario. En el caso del objetivo de totalidad, los controles inefectivos que permiten que las ventas reales no se registren, subestiman los saldos en las cuentas que se incrementaron. Por lo tanto, los saldos estn incompletos. Sin embargo, respecto a las cuentas que disminuyeron, las ventas no registradas conducen a una sobrevaluacin en el saldo de inventarios, en virtud de que parte del saldo no existe.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CICLO: Ingresos

CATEGORA DE TRANSACCIN: Ventas de contado SI NO

VALIDEZ 1. Las rdenes de los clientes se comparan contra el listado de clientes autorizados? 2.Existe una supervisin para la aprobacin de nuevos clientes? 3.Existe una orden de venta autorizada, un documento de embarque y una factura de venta para cada venta? 4.Se obtiene la aprobacin del crdito antes de cada venta? 5.Existe verificacin interna de concordancia entre artculos embarcados y rdenes de venta? TOTAL 1.Se utilizan documentos prenumerados y se lleva un control sobre ellos? 2.Se prepara un resumen diario de ventas y se compara en forma independiente con facturas expedidas?
3.Existe una verificacin interna de concordancia de los totales diarios de los asientos emanantes del diario de ventas con el total de los pases al registro auxiliar de clientes contra resmenes diarios de ventas?

CORRECCIN EN REGISTRO 1.Existe una verificacin interna de cantidades, precios y correccin matemtica de facturas de ventas? 2.Existe una verificacin interna de concordancia de la fecha de registro con la fecha del embarque? 3.Existe una supervisin para la aprobacin al contabilizar en cuanto a clasificacin de cuentas? 4.Los pases al mayor auxiliar de clientes se hacen en forma independiente a la contabilizacin en el diario y el pase al mayor general? SALVAGUARDA 1.Existen controles fsicos sobre los auxiliares de clientes? 2.Se conservan en rea protegida y con acceso restringido los documentos de embarque no utilizados y las facturas de ventas? CONTROL SUBSECUENTE 1.Existe una conciliacin peridica independiente del registro auxiliar de clientes con la cuenta control del mayor general? 2.Existen envos independientes de estados de cuenta a clientes? 3.Existe un seguimiento independiente de quejas de clientes respecto a estados de cuenta mensuales? Un estudio ms a fondo de la figura 8-4 revela que los objetivos de control de propiedad en el registro, salvaguarda y control posterior a cada uno de ellos se relacionan con ms de una afirmacin. Adems, los efectos de estos objetivos en las afirmaciones son los mismos, independientemente de si la cuenta se increment o disminuy por la transaccin de ventas. CICLO: Ingresos TIPO DE TRANSACCIN: Ventas Afirmaciones en estados financieros Cuentas que incrementaron Cuentas que disminuyeron su su saldo saldo

Objetivo de control Validez Totalidad Propiedad en la contabilizacin Salvaguarda Control posterior

Cuentas por cobrar Ventas Costo de bienes vendidos Existencia Totalidad Correccin aritmtica, valuacin y presentacin en estados financieros y revelacin. Existencia e integridad Correccin aritmtica, totalidad, existencia y valuacin

Inventario Totalidad Existencia Lo mismo que para las cuentas que se incrementaron Lo mismo que para las cuentas que se incrementaron Lo mismo que para las cuentas que se incrementaron

Para determinar la eficiencia de los controles con el fin de satisfacer objetivos de control respecto a transacciones de ventas, es necesario identificar errores potenciales para cada objetivo; identificar los controles necesarios para evitar o detectar los errores en afirmaciones, y realizar pruebas de controles. Estos pasos se explican en las siguientes secciones. El auditor podr hacer una evaluacin inicial y otra final de efectividad de controles a fin de satisfacer objetivos de control para las transacciones de ventas. La evaluacin inicial se hace sobre la base de la comprensin del auditor de los elementos de estructura de control para transacciones de ventas. La evalucin final se hace despus de que se realizan pruebas de control en trabajo intermedio. Las afirmaciones del auditor debern quedar documentadas en los papeles de trabajo. Errores potenciales y controles necesarios El paso inicial para evaluar el riesgo de control es el de identificar declaraciones errneas en afirmaciones en estados financieros relacionados con saldos de cuentas afectadas por transacciones de venta. Un listado representativo de posibles errores e irregularidades ordenados por objetivos de control se muestra en la columna 1 de la figura 8-5. Esta informacin se adapta al cliente y se desarrolla basada en el conocimiento del auditor de las transacciones de ventas y listados proporcionados por el despacho de auditores. La columna 2 de esta figura identifica los procedimientos de control necesarios para evitar o detectar cada error e irregularidad. El auditor, partiendo de su comprensin de los controles relacionados con las transacciones de venta, habr de saber si estos controles han sido diseados y puestos en operacin por el cliente. Pruebas de controles Las pruebas de controles de transacciones de ventas se realizan para obtener evidencia de la efectividad operativa de los procedimientos de control. Estas pruebas podrn realizarse conjuntamente al obtener una comprensin de la estructura de controlo posteriormente. La columna 3 de la misma figura muestra posibles pruebas de controles. Cuando el auditor examina documentos para evidenciar la efectividad de los controles, la direccin de las pruebas debe ser compatible con el objetivo de control. Por lo tanto, el objetivo de control de validez y los asientos emanantes del diario de ventas deben compararse con las facturas de ventas. Sin embargo, respecto al objetivo de control de totalidad, las facturas de ventas deben cotejarse contra los asientos del diario de ventas. Se realizan pruebas adicionales de controles con base en una muestra representativa de transacciones. Una muestra dada podr utilizarse para probar la efectividad de controles que pertenecen a ms de un objetivo de control. Por ejemplo, la misma muestra podr utilizarse con respecto a objetivos de validez y correccin en registro. El tamao de la muestra depende primordialmente del nivel planeado por el auditor en relacin con el riesgo de control. Podr utilizarse el muestreo estadstico o no estadstico para determinar el tamao de la muestra conforme se explica en el captulo 11 de este texto. El resultado de las pruebas de controles deber quedar documentado en los papeles de trabajo.

CORRELACIN DEL RIESGO DE CONTROL CON EL RIESGO DE DETECCIN Las evaluaciones de efectividad de objetivos de control para transacciones de ventas se combinan subsecuentemente con las evaluaciones de objetivos de control respecto a otras clases de transacciones relevantes. El riesgo de control resultante para cada afirmacin se correlaciona luego con el riesgo de deteccin y se disean las pruebas sustantivas apropiadas. En los captulos 13 y 14 explicamos estos pasos bajo el comentario de pruebas sustantivas. PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS Muchas compaas utilizan el procesamiento electrnico de datos al ejecutar y registrar transacciones de ventas. Para ilustrar algunos de los efectos del PED sobre la estructura de control interno de un cliente y la consideracin del auditor con respecto a controles del PED, se presenta el siguiente estudio de caso. Descripcin del sistema de ventas Para sus transacciones de ventas, Joiner Company utiliza el mtodo de procesamiento de registro batch/procesamiento batch (o en bloques) para preparar las facturas de ventas, preparar el diario de ventas y actualizar los saldos de las cuentas de clientes. Se utilizan datos de acceso por cinta magntica y se mantienen datos de archivo en cintas y discos magnticos. En la figura 8-6 se muestra una grfica de flujo para el sistema de ventas. Posibles errores e irregularidades VALIDEZ Podran registrarse ficticias ventas Procedimientos de control necesarios Pedido del cliente, orden de venta, documento de embarque (o conocimiento de embarque) y factura de venta para cada caso. Aprobacin de la orden de venta por el departamento respectivo Aprobacin del crdito por el departamento respectivo Verificacin del departamento de embarque de la concordancia de los artculos embarcados con la orden de venta Verificacin del departamento de facturacin de todas las autorizaciones y aprobaciones antes de la facturacin Posibles pruebas de controles Examinar la evidencia de venta

Pudieron no haberse autorizado ventas reales

Observar procedimientos de aprobacin Investigacin con el personal respecto a la aprobacin del crdito. Observar procedimientos verificacin Examinar evidencia verificacin interna de

de

TOTAL Podran no estar contabilizadas ventas reales vlidas

Utilizar y llevar un control sobre rdenes de venta, documentos de embarque y facturas de venta prenumeradas. Verificacin interna del resumen diario de ventas con las facturas expedidas, asientos del diario de ventas y pases al registro auxiliar de clientes

Examinar evidencia de uso y control de toda la documentacin Examinar evidencia verificacin interna de

PROPIEDAD EN EL REGISTRO Las facturas de ventas podran estar incorrectas.

Verificacin interna de cantidades embarcadas y facturadas, comparacin de precios unitarios con lista autorizada de precios y correccin Separacin de funciones entre la contabilizacin en el diario y pase al mayor general y al auxiliar de cuentas por cobrar-matemtica en facturas. Verificacin interna de fechas de registro con fechas de embarque Aprobacin supervisora de clasificaciones de cuentas dentro del diario de ventas.

Examinar evidencia de verificacin interna, repetir procedimientos de verificacin.

Las facturas de ventas podran estar incorrectamente contabilizadas respecto al valor, periodo o clasificacin de cuentas

Observar separacin de funciones.

Examinar evidencia de verificacin interna. Examinar evidencia de aprobacin por parte de aprobacin por parte de supervisores. Observar seguridad investigar respecto a restringido. fsica; acceso

SALVAGUARDA Pudieran efectuarse pases no autorizados al registro auxiliar de cuentas por cobrar. CONTROL SUBSECUENTE El mayor auxiliar de clientes pudiera no coincidir con la cuenta control del libro mayor La cuenta de un cliente podra estar incorrecta.

Guardar el mayor auxiliar de clientes en caja de seguridad o bveda con acceso permitido slo a personal autorizado. Verificacin peridica interna de concordancia Envo de estados de cuentas mensuales a los clientes en forma independiente.

Examinar evidencia verificacin interna.

de

Observar el envo de estos estados.

En la porcin manual del sistema de ventas, los procedimientos de control claves son la preparacin de totales batch dentro del departamento de facturacin; la verificacin y log o bitcora de totales dentro del control de datos; y concordar y verificar los datos en el registro respectivo. Conforme se muestra en la figura 8-6, existen dos corridas de computador: Corrida 1. En esta corrida, la cinta de transaccin de ventas se distribuye por nmero de cliente y luego se valida por la aplicacin de una rutina de verificacin edil que consiste de pruebas para corroborar la totalidad, validez y razonabilidad. Los resultados de esta corrida representan las cintas de transacciones de ventas y un informe que muestre los totales de control y un listado de transacciones rechazadas. El informe se enva luego a

control de datos en donde se comparan los totales de los controles con los totales en logs. Adems, el Departamento de control de datos asume la responsabilidad de ver que las transacciones rechazadas sean corregidas por el departamento que cometi el error, y que los datos corregidos se vuelvan a someter a procesamiento por computadora. Corrida 2. Esta corrida involucra el procesamiento de la cinta vlida de transacciones. Como se puede observar, los archivos maestros de cuentas por cobrar y los de precios de ventas son utilizados en la corrida. El archivo maestro de precios se encuentra en disco magntico para facilitar el acceso a precios individuales de diversos productos involucrados en la cinta de transaccin de venta. Los resultados constan de un archivo maestro actualizado de cuentas por cobrar en cinta magntica y listados de facturas de ventas, el diario de ventas y un reporte de control y errores. Cada listado se transmite al control de datos en donde los totales se comparan y los dems listados se distribuyen a lo_ departamentos apropiados dentro de la compaa. Una tercera corrida, el costeo de las facturas de venta y la actualizacin de registros de inventarios, no se incluye en la grfica de flujo para efectos de simplificacin. La figura 8-6 muestra tan slo un aspecto de actualizacin del archivo maestro de cuentas por cobrar. Consideracin de la estructura de control de PED. Como en el caso de un sistema manual de ventas, el auditor est obligado a obtener una comprensin de la estructura de control interno de PED para planear la auditora. Los procedimientos para obtener esta comprensin son los mismos de un sistema manual. El auditor tambin podr elegir realizar pruebas de controles de PED. Al efectuar stos, el auditor podr utilizar tanto datos de prueba como software generalizado de auditora. Uso de datos de prueba. Estos son aplicables a las pruebas de controles de programas en la corrida 1 y a la lgica de programa en la corrida 2. Para probar el funcionamiento apropiado de los controles incorporados en la rutina edit (programa) de la corrida 1, el auditor prepara pruebas de datos de transacciones de venta vlidas e invlidas. Estas ltimas comprenden: . Nmero del cliente invlido o faltante. . Cdigo invlido de producto. . Nombre y domicilio del cliente incompleto. . Cantidades faltantes. . Cantidades de ventas anormales (no realistas). . Caracteres alfabticos dentro de campos numricos. Los datos se accesan en cintas magnticas y se corren en el programa del cliente. El listado errneo de transacciones invlidas se compara con los resultados esperados. Cualquier discrepancia en la comparacin es investigada por el auditor con el fin de identificar posibles fallas en los controles de la rutina de edicin (edit). Para la corrida 2, el auditor busca evidencia de que los controles del programa re lacionados con pasos de decisiones y clculos matemticos dentro del programa estn funcionando adecuadamente. Para este fin podrn prepararse diferentes pruebas de datos o, alternativamente, podr utilizarse la prueba de datos validada que sirvi la prueba de rutina edit de la corrida 1. La prueba de datos para la corrida 2 podr incluir las transacciones que surgieron del uso de precios de venta unitarios y trminos de crdito recientemente modificados, lneas de productos discontinuados y codificaciones de precios no vlidos. Como en la prueba anterior, el auditor compara el listado de la corrida de prueba con los resultados esperados e investiga las diferencias. . Para que sea una prueba vlida de un programa, el auditor debe asegurarse de que el programa sometido a revisin lo est utilizando realmente el cliente. Por lo tanto, el auditor solicita en forma sorpresiva al bibliotecario el programa de ventas del cliente. Los nmeros de identificacin de las cintas de los programas se siguen hasta la documentacin del programa en la biblioteca para asegurarse de que se estn obteniendo los programas rutinarios del cliente. Luego, los datos de prueba son procesados contra una copia de archivo maestro de datos del cliente bajo la supervisin del auditor.

Uso de software generalizado de auditoria . Este software se utiliza en el ejemplo para probar la confiabilidad del archivo maestro del cliente. El alcance de esta forma de prueba depende de la efectividad de los controles generales relacionados con la seguridad del archivo y con los cambios a los programas. Cuando tales controles son fuertes y las pruebas anteriores de controles no producen diferencias, algunos auditores podrn no utilizar esta forma de pruebas. En Joiner Company el auditor decidi utilizar software generalizado de auditora con el fin de probar el archivo maestro de cuentas por cobrar. Para hacerlo, en primera instancia el auditor obtiene una copia del archivo al inicio del da y lo actualiza al procesar las transacciones reales para el da. Despus se utiliza el software de auditora para comparar el detalle del archivo actualizado del cliente con el archivo actualizado producido por el software generalizado de auditora. Cualquier diferencia habr de identificarse e imprimirse por la computadora. El software tambin podr utilizarse para seleccionar e imprimir una muestra de precios de venta del archivo maestro de precios de venta. Estos precios podrn compararse luego con los precios autorizados establecidos por la compaa y tomar nota de cualquier diferencia. Las diferencias descubiertas del uso generalizado de auditora de software indican qu procedimientos de control aplicable no estn operando conforme lo planeado. Al terminar de realizar las pruebas de control general y de aplicacin de PED, el auditor evala el riesgo de control y luego determina la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas de saldos de cuentas del ciclo de ingresos.
TRANSACCIONES DE ENTRADAS DE EFECTIVO

Las entradas de efectivo podrn provenir de transacciones de ingresos, de prstamos a corto y largo plazos de la emisin de acciones representativas de capital social y de la venta de inversiones y otros activos. En este captulo, el comentario se limita a ventas de contado y cobros a clientes, derivados de ventas a crdito resultantes de transacciones del ciclo de ingresos. FUNCIONES Y OBJETIVOS DE CONTROL Las siguientes funciones son importantes en el procesamiento de transacciones de entradas en efectivo: . Recepcin de dinero por correo. . Recepcin de ingresos de mostrador. . Depsito de efectivo en el banco. . Contabilizacin de las transacciones de entrada de efectivo en el diario y hacer los pases al libro mayor y auxiliares. . Proteger el dinero que se tenga disponible. . Mantener en forma adecuada los saldos de efectivo. Los objetivos de control para las transacciones de entradas de efectivo son los siguientes: Validez. Todas las entradas de efectivo contabilizadas representan transacciones que han ocurrido. Totalidad. Todas las transacciones de entradas de efectivo se registran. Contabilizacin apropiada. Las transacciones de entradas de efectivo contabilizadas son correctas en cuanto a valor, periodo y clasificacin y se han hecho correctamente los pases al mayor general y mayores auxiliares. Salvaguarda. El efectivo est correctamente protegido al recibirse diariamente y se deposita intacto en el banco. Control subsecuente. Los saldos de efectivo registrados coinciden con el efectivo disponible y en el banco. Los procedimientos de control aplicables a estos objetivos se describen a continuacin y se identifican los controles clave en una grfica de flujo de un sistema de entradas de efectivo mostrado en la figura 8-7.

Validez El uso de una documentacin apropiada es esencial para satisfacer el objetivo de control denominado validez. La documentacin deber incluir:

Documentacin de remesas para recepciones de efectivo por correo (por ejemplo, el taln de recibo que el cliente regresa a la compaa de servicio con el pago). Cuando el aviso de remesa no se incluye en la correspondencia, el empleado que recibe sta se encuentra obligado a formular uno. Listado previo de recepciones por correo (por ejemplo, un listado de ingresos individuales recibidos a diario en el Departamento de correspondencia). Tiras de caja registradora de ventas en el mostrador. Hojas de arqueo diario de efectivo de las cajas registradoras.

En la figura 8-7 se muestran la fuente, el flujo y la disposicin de estos documentos. El procedimiento de control de separacin de funciones tambin es importante para satisfacer el objetivo de validez. Las funciones de recepcin de efectivo, registro de transacciones de ingresos y mantener custodia del efectivo podrn ser realizadas por diferentes personas. Cuando estas funciones se combinan, el poten cial de errores e irregularidades se incrementa. Totalidad Una gran preocupacin cuando se procesan transacciones de entradas de efectivo es la posible distraccin del efectivo antes de que exista documentacin alguna del ingreso. Por lo tanto, los procedimientos de control deben proporcionar una seguridad razonable de que de inmediato se prepare la documentacin adecuada en el momento en que se recibe el efectivo. Respecto al efectivo recibido por correo, los procedimientos contemplan la apertura de la correspondencia por ms de una persona as como la vigilancia y supervisin para que los empleados que abren la correspondencia de inmediato hagan un listado de las remesas en un listado previo, anoten de inmediato en cada cheque el sello de "slo para depsito". Para minimizar la probabilidad de que se distraigan entradas de efectivo enviadas por correo, la mayor parte de las compaas solicitan a sus clientes que paguen con cheque. El total de entradas de efectivo que se indica en un listado previo deber concordar con los avisos de remesa y con los cheques y el efectivo recibidos. Conforme se indica en la figura 8-7, se envan copias de listados previos a otros departamentos en donde estos establecen la base para una verificacin interna independiente de que todas las entradas de efectivo son registradas, pasadas al mayor y auxiliares, y depositadas. Respecto a las entradas de efectivo por mostrador, se considera indispensable la caja registradora para cumplir con el objetivo de totalidad. Una caja registradora permite: (los cuadros estn en PowerPoint) Que el cliente pueda ver la cantidad de la venta. La entrega de un recibo al cliente y anotacin en una lista interna de la caja registradora de la transaccin realizada. Totales generados por la caja registradora, respecto a las entradas de efectivo del da.

La vigilancia de supervisores de los procedimientos de caja registradora ayuda a garantizar que todas las ventas de contado aparezcan en las cajas registradoras. Conforme aparece en la columna del Departamento de Ventas de la figura 8-7, los supervisores tambin estn involucrados en dos controles claves: leen los registros de las cajas diariamente, en forma diaria hacen recuentos de efectivo, preparan hojas de arqueo y comparan el efectivo disponible con los totales en registros. Los resultados se envan junto con el efectivo y las cintas de registro al Departamento de caja. En el Departamento de caja existe una verificacin interna independiente de concordancia de la documentacin de respaldo con el efectivo recibido. Luego se procede a elaborar un resumen diario de efectivo y una ficha de depsito. El depsito de efectivo se hace diariamente por el Departamento de caja y se obtiene una ficha de depsito validada por el banco, que indica el importe total y la fecha del depsito. Conforme se muestra en la figura 8-7, el resumen diario de caja se enva al Departamento de contabilidad general y la dems documentacin se remite al Departamento de tesorera. El procedimiento de verificacin interna independiente tambin se aplica para determinar que todas las entradas de efectivo se hayan registrado. Esto ocurre en la contabilidad general cuando un supervisor independientemente

verifica diario la suma de registro en el registro diario de entradas de efectivo con el total de pases diarios al registro auxiliar de cuentas por cobrar y totales del resumen diario de caja. Contabilizacin correcta Los procedimientos de control de separacin de funciones, documentos y registros, y verificacin interna independiente, son importantes para satisfacer este objetivo de control. Una seguridad razonable de la correccin de la cantidad se alcanza a travs de una debida separacin de funciones entre la contabilizacin de las transacciones de entradas de efectivo y el pase al registro auxiliar de cuentas por cobrar. Cuando estas funciones estn separadas, los procedimientos de control explicados a continuacin bajo el objetivo de control del control subsecuente, habrn de revelar errores en las cantidades contabilizadas y pasadas a libros y registros. Los documentos fuente para correr los asientos contables los constituyen los avisos de remesas y resmenes diarios de efectivo. Conforme se muestra en la figura 8-7, deber existir una verificacin interna de la concordancia de los avisos de remesas con el listado previo en la contabilidad de cuentas por cobrar y el listado previo con el resumen diario de caja en contabilidad general. Salvaguarda Los controles de acceso son esenciales para salvaguardar el efectivo. Dos premisas sirven de base a los procedimientos de control: el efectivo debe estar guardado en lugares seguros; por ejemplo, en una caja registradora con llave, cajas de seguridad y bvedas cuando las tenga la compaa, y ser depositado intacto (todo) diariamente en el banco. Adems de la guarda del efectivo en lugares seguros se incluye la restriccin de que el acceso sea exclusivamente para personal autorizado. Conforme se muestra en la figura 8-7, un control clave para asegurar que todo el efectivo sea depositado en forma intacta es que el Departamento de tesorera verifique en forma independiente que las fichas de depsito validadas concuerde con el resumen diario de efectivo. Las compaas que tienen un gran volumen de entradas de efectivo a veces utilizan un sistema de buzn para satisfacer este objetivo de control. El buzn es controlado por el banco de la compaa. Conforme a este tipo de sistema, los clientes envan sus pagos al buzn junto con sus avisos de remesas. El banco recoge la correspondencia diariamente, acredita a la cuenta bancaria de la empresa el efectivo recibido y enva los avisos de remesa a la compaa para que se proceda a contabilizar en el diario y afectar los libros y registros correspondientes. Un sistema de buzn elimina el riesgo de malversacin de fondos por parte de los empleados y los robos que pudieran ocurrir entre el momento en que se recibe el efectivo y el momento que es depositado por la compaa. Control posterior El principal procedimiento de control para satisfacer este objetivo de control lo constituye la verificacin interna independiente. Las verificaciones independientes de caja y saldos bancarios se realizan generalmente cada mes. El efectivo en existencia registrado se compara con los arqueos que se practiquen y los saldos bancarios segn libros se concilian con los saldos que aparecen en los estados de cuenta bancarios. Adems, debe existir una verificacin interna de la concordancia del registro auxiliar de clientes con la cuenta control del mayor general, y de la correccin de saldos individuales de clientes, conforme se explic anteriormente bajo el encabezado de transacciones de ventas. OBTENCIN DE UNA COMPRENSIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL El procedimiento para obtener una comprensin de los procedimientos de control para las transacciones de entradas de efectivo es el mismo que el antes descrito para las transacciones de ventas. Como ejemplo, el auditor podr observar los procedimientos de control dentro del Departamento de correspondencia, e investigar con los supervisores del Departamento de caja respecto a sus arqueos de caja revisando la documentacin, tal como se ilustra en la grfica de flujo de la figura 8-7. En la figura 8-8 se muestra un cuestionario de control interno para las transacciones de entradas de efectivo.

EVALUACIN DEL RIESGO DE CONTROL La metodologa para evaluar el riesgo de control para transacciones de entradas de efectivo es igual a los pasos descritos anteriormente para las transacciones de ventas. La figura 8-9 muestra la relacin entre los objetivos de control y las afirmaciones en estados financieros para saldos de cuentas resultantes tanto de cobros a clientes por ventas a crdito como por ventas de contado. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CICLO: Ingresos TIPO DE TRANSACCIN: Entradas de efectivo VALIDEZ 1. Se elaboran listados previos para el efectivo recibido por correo? 2. Se utilizan cajas registradoras para los ingresos de mostrador? 3. Solamente personal autorizado maneja efectivo y hace depsitos? 4. Se obtiene una ficha de depsito validada por cada depsito bancario? 5. Existe una adecuada separacin de funciones entre la recepcin de efectivo y los pases al registro auxiliar de cuentas por cobrar? TOTALIDAD 1.Existe vigilancia por parte de supervisores sobre el Departamento de correspondencia y de los procedimientos de caja registradora? 2. Los listados previos y cheques se concilian en forma independiente contra resmenes diarios de efectivo? 3.Existen arqueos independientes diarios y conciliaciones con las lecturas de las cajas registradoras? 4. Se elabora un resumen diario de caja y se compara en forma independiente con las entradas de efectivo recibidas por correo y por ventas de mostrador?
5. Existe una verificacin interna de concordancia entre totales diarios de asientos en el registro de entradas de efectivo con el total de pases

a cuentas por cobrar y resmenes diarios de caja? CONTABILIZACIN CORRECTA 1. Se tiene estrictamente prohibido que el personal de contabilidad maneje efectivo? 2. Existe una verificacin interna de las fechas de los asientos contables con las fechas que aparecen en los resmenes diarios de caja? 3. Existe aprobacin de supervisores respecto de la clasificacin de cuentas al contabilizarlas? 4. Los pases al registro auxiliar de cuentas por cobrar se efectan en forma independiente de la contabilizacin en el diario y su pase al mayor general? SALVAGUARDA 1. Todos los cheques que se reciben se endosan restrictivamente "para abono en cuenta"? 2. Se utilizan cajas registradoras, cajas de seguridad y bvedas para proteger el efectivo antes de que sea depositado? 3. Todas las entradas de efectivo se depositan diariamente en forma intacta? 4. Existe una verificacin interna de concordancia entre fichas de depsito validadas y los resmenes diarios de caja? CONTROL POSTERIOR 1. Peridicamente se hacen comparaciones independientes de saldos segn registros de caja y bancos con el efectivo que se tiene disponible y con el efectivo que se tiene en el banco? 2. Se efecta un envo independiente de los estados de cuenta mensuales a los clientes? 3. Existe un seguimiento de las diferencias reportadas por los clientes respecto a estados de cuenta mensuales que se les envan?

Por ejemplo, el objetivo de control de totalidad respecto a pagos parciales de clientes se relaciona con la afirmacin de totalidad de la cuenta que se increment (efectivo) y la afirmacin de existencia por la cuenta que disminuy (cuentas por cobrar). Si los controles de totalidad inefectivos permiten que un cobro no se registre, la cuenta por cobrar ya no existir. De manera similar, el objetivo de control de totalidad con respecto a transacciones de ventas de contado se relaciona con la afirmacin de totalidad para las cuentas que se incrementaron y la afirmacin de existencia respecto a la cuenta que disminuy (inventario) en virtud de que los artculos ya se han vendido y no existen ms. En los captulos 13 y 14 se explicar la correlacin del riesgo de control con el riesgo de deteccin y el diseo de pruebas sustantivas para las afirmaciones especficas en estas cuentas. CICLO: Ingresos TIPO DE TRANSACCIN: Entradas de efectivo Afirmaciones en estados financieros Cuentas incrementadas Cuentas Disminuidas Caja Ventas Cuentas por cobrar, inventario Costo de ventas Existencia Totalidad Precisin aritmtica, valuacin y presentacin en estados financieros y revelacin. Existencia de totalidad Correccin aritmtica, totalidad, existencia y valuacin. Integridad Existencia Lo mismo que incrementadas Lo mismo que incrementadas Lo mismo que incrementadas para cuentas

Objetivos de control Validez Totalidad Contabilizacin correcta

Salvaguarda Control posterior

para para

cuentas cuentas

Errores potenciales, controles necesarios y pruebas de controles La metodologa para identificar estos factores para transacciones de entradas de efectivo es la misma que para las transacciones de ventas. En la figura 8-10 se presenta un listado representativo de estos factores. Al realizar pruebas de controles respecto al objetivo de control de validez, los asientos del registro diario de entrada de efectivo deben compararse con los resmenes diarios de caja. En contraste, para el objetivo de control de totalidad, los resmenes diarios de efectivo deben cotejarse contra los asientos que aparecen en el diario. Malversacin de las entradas de efectivo La malversacin de fondos de efectivo constituye un acto deliberado de mal manejo de entradas en efectivo. Pudiera involucrar ya sea una distraccin temporal o permanente de entradas de efectivo para el uso individual de la persona que perpeta el acto no autorizado. Esta malversacin generalmente est asociada con la cobranza a clientes, pero tambin puede afectar a otros tipos de entradas de efectivo. Una condicin que propicia esta malversacin existe cuando una persona que maneja entradas de efectivo tambin maneja el registro auxiliar de clientes. El auditor deber evaluar la probabilidad de malversacin llegando a tener una comprensin de la separacin de funciones dentro de la recepcin y el registro de cobranza a los clientes.

Posibles errores e irregularidades

Procedimientos de control necesarios

Posibles pruebas de controles

VALIDEZ Pudieran registrarse ficticias de efectivo

entradas

Podran existir malos manejos con la cobranza a clientes TOTALIDAD Las cobranzas por correo podran ser sujetos de malos manejos antes de hacerse el listado previo Una venta de contado podra no estar registrada Recibos vlidos pudieran no estar contabilizados

Avisos de remesa y listado previo de ingresos por correo Listados de cajas registradoras de las ventas de mostrador Separacin de funciones entre la recepcin de efectivo y el pase o afectacin del registro auxiliar de clientes Vigilancia de los supervisores de los procedimientos seguidos en el Departamento de correspondencia. Vigilancia de supervisores de los procedimientos de caja registradora. Verificacin interna de: Listado previo contra remesas Resumen diario de caja con listado previo y con arqueos de caja
Resumen diario de caja con suma de

Examinar la documentacin de respaldo Examinar la documentacin de respaldo Observar la separacin de funciones

Observar los procedimientos de operacin del Departamento de correspondencia. Investigacin del supervisor respecto a hallazgos. Examinar evidencia verificacin interna. de

entradas diarias de efectivo segn diario y pases al registro auxiliar de clientes CONTABILIZACIN CORRECTA Los asientos en el diario por las entradas de efectivo podran estar incorrectos en cuanto a monto, periodo o clasificacin. Separacin de funciones entre la contabilizacin en el diario y pase al mayor general y al auxiliar de cuentas por cobrar. Verificacin interna de las fechas de registro con las fechas de resmenes diarios de caja. Aprobacin de supervisores respecto a clasificaciones de cuentas en el registro diario de entradas de efectivo. Observar funciones. separacin de

Examinar evidencia verificacin interna.

de

Examinar evidencia de aprobacin; investigar con el supervisor.

SALVAGUARDA El efectivo pudiera ser sustrado antes de depositarIo.

Depsito del efectivo en cajas registradoras, cajas de seguridad o bvedas. Exigir que los cheques recibidos sean endosados estrictamente "para abono en cuenta" Depositar el efectivo diariamente en forma intacta. Verificacin interna de la ficha de depsito validada con el resumen diario de efectivo.

Observar la seguridad fsica, investigar respecto del acceso. Examinar los cheques pendientes de depositar en lo concerniente al endoso en ellos. Observar procedimiento; investigar con el supervisor del cajero. Examinar evidencia de verificacin interna. Examinar evidencia

CONTROL SUBSECUENTE Los saldos de la partida de efectivo en caja y bancos pudiera no corresponder con las cantidades de efectivo disponibles y en el banco.

Comparaciones independientes peridicas de saldos en registros de caja y bancos con los recuentos o arqueos de efectivo y con las conciliaciones bancarias.

Con el fin de ilustrar esta malversacin, supongamos que en un da determinado los listados de la caja registradora totalizan 600 dlares y el dinero recibido por correo consisti de un pago parcial con un cheque por 200 dlares del cliente A. La persona mal intencionada habra de posesionarse de los 200 dlares pero en efectivo y destruir toda evidencia relacionada con la recepcin por correo salvo el cheque del cliente. El asiento en el diario de entradas de efectivo habra de coincidir con el listado de la caja registradora y la ficha de depsito habra de indicar 400 dlares en efectivo y el cheque del cliente A por 200 dlares. Estos hechos podran tabularse de la siguiente manera: Asiento en el diario de entradas de efectivo $600 ___ ___ $600 Ventas de contado $600 ___ $600 Ficha de depsito bancario Efectivo Cheque de A $400 $200 $600

Ingreso real Efectivo Cheque de A $600 $200 $800

Documentacin Listado de la caja registradora

En un esfuerzo por ocultar el faltante, el defraudador generalmente intenta mantener los saldos segn libros y los saldos segn bancos en concordancia de manera que una conciliacin bancaria no haya de detectar la irregularidad, y corregir la cuenta del cliente dentro de un plazo de tres a cuatro das del cobro real de manera tal que cualquier discrepancia en la cuenta del cliente pueda explicarse como un retraso al recibir el dinero o bien en afectar la cuenta auxiliar. Para lograr esto ltimo, tal distraccin de fondos se traslada a otra cuenta del cliente varios das despus como sigue:

Recepcin real Efectivo Cheque de A $500 $300 $800

Documentacin Listado de la caja registradora Cheque de A $500 $200 $700

Asiento en el diario de entradas de efectivo Ventas de contado Cheque de A $500 $200 $700

Ficha de depsito bancario Efectivo Cheque de A $400 $300 $700

El faltante total es ahora de 300 dlares. Observe en ambos casos que los totales de las ltimas dos columnas concuerdan. Por lo tanto, una comparacin de totales no habr de detectar la malversacin. Sin embargo, una comparacin de los detalles del diario de entradas de efectivo con los detalles de la ficha de depsito habrn de detectar el faltante. Si la malversacin existe a la fecha del balance, la confirmacin de saldos de clientes tambin podra detectar la irregularidad. PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS Las transacciones de entradas de efectivo pueden procesarse en un sistema electrnico por cada uno de los mtodos de procesamiento de datos descritos en el captulo 7. El siguiente estudio de caso ilustra el uso de registro en lnea/procesamiento en batch. Descripcin del sistema de entradas de efectivo R.E. Birk Company utiliza los departamentos anteriormente descritos en este captulo para el procesamiento manual de entradas de efectivo. Los cheques de los clientes se reciben en el Departamento de correspondencia en donde son endosados y anotados en un listado previo. Conforme se muestra en la grfica de flujo de la figura 811, el Departamento de cuentas por cobrar recibe los cheques, los avisos de remesas y una copia del listado previo del Departamento de correspondencia. Personal autorizado de cuentas por cobrar procede luego a conta bilizar las entradas de efectivo directamente a una computadora utilizando terminales. Los datos de entrada son editados por la computadora y el empleado de cuentas por cobrar recibe una respuesta inmediata de cualquier dato equivocado en la pantalla. Conforme se refleja en la grfica de flujo, se tienen dos corridas de computadora. En la corrida 1, los datos de entradas son editados y sorteados. Los resultados de esta corrida consisten en diferencias que aparecen impresas e informes de control, as como un archivo de transacciones vlidas de entradas de efectivo. En la corrida 2, se procesa el archivo de entradas de efectivo vlidas. Los resultados de esta corrida constituyen un archivo maestro de cuentas por cobrar en una forma legible por la mquina, un informe impreso de pagos individuales de clientes, otro de diferencias y de control y tres impresiones que corresponden al registro y depsito de las entradas de efectivo. El Departamento de cuentas por cobrar realiza diariamente una comparacin detallada del informe de actividad de clientes con los avisos de remesa y los listados previos. Adems, el Departamento de caja efecta un depsito bancario despus de cotejar los cheques recibidos del Departamento de cuentas por cobrar con el resumen diario de caja y el listado previo. La evidencia de la actividad d_ caja y el depsito bancario se envan luego al Departamento de tesorera. Consideracin de la estructura de control de PED La consideracin del auditor de la estructura de control de PED para las transacciones de entradas de efectivo es similar a los procedimientos descritos anteriormente respecto a las transacciones de ventas. Los controles de entrada y salida que dejan una huella visible de las transacciones se prueban recurriendo a documentos fuente y revisando las conciliaciones de batch y otros totales de control. Los controles programados en las corridas 1 y 2 no dejan huella de transacciones. Por lo tanto, la prueba de controles se realiza a travs de la

computadora utilizando datos de prueba. Se preparan datos de prueba vlidos y no vlidos para verificar los controles incorporados en las rutinas edit de entradas de efectivo en la corrida 1 y el programa lgico de la corrida 2. Con base en las pruebas de controles generales y las pruebas de controles de aplicacin, el auditor evala el riesgo de control para transacciones de entrada de efectivo y determina la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas de saldos. TRANSACCIONES DE AJUSTE A VENTAS Las transacciones de ajuste a ventas consisten en otorgamiento de descuentos por pronto pago a los clientes; autorizacin de devoluciones y rebajas sobre venta; determinacin de cuentas incobrables. El auditor podr utilizar un cuestionario de control interno para recabar informacin acerca de controles para ajustes a las ventas. Con frecuencia preguntas relativas a la ejecucin de estas transacciones incluirn lo siguiente: Se aprueban todos los descuentos por pronto pago? Se aprueban, por personal de ventas, todas las devoluciones y rebajas sobre ventas? Se utilizan notas de crdito prenumeradas para devoluciones y rebajas sobre ventas? Existe una separacin de funciones entre la aprobacin de devoluciones y rebajas sobre ventas y la expedicin de notas de crdito? Todas las cuentas por cobrar que se cancelen por incobrables constan por escrito? Existe una separacin de funciones entre la aprobacin de cancelaciones de cuentas malas y la cobranza a los clientes? Pueden ocurrir una gran variedad de errores con las transacciones de ajuste de ventas. Por ejemplo, los descuentos por pronto pago podrn ser incorrectamente calculados o pudieron haberse otorgado descuentos cuando la cobranza se hizo despus de que haba transcurrido el periodo de descuento. De manera similar, la cantidad de acreditamiento relacionado con una devolucin o rebaja sobre ventas pudo haberse determinado incorrectamente. Diversas irregularidades son posibles cuando no existe una adecuada segregacin de funciones en la ejecucin y registro de transacciones de ajuste de ventas. Esto es particularmente cierto cuando una persona maneja las entradas de efectivo y adems maneja el registro auxiliar de cuentas por cobrar. En dicho caso, el empleado podr abonar sin autorizacin a la cuenta de un cliente una nota de crdito, y posteriormente malversar el pago a cuenta que haga el cliente. De manera alternativa, un empleado podr cancelar una cuenta como si fuera incobrable, y luego malversar la remesa. A fin de poder evaluar el riesgo de control por abajo del mximo para afirmaciones de estados financieros afectados por transacciones de ajuste a ventas, es necesario que el auditor realice pruebas de controles. Dado que las transacciones ficticias de ajuste a ventas proporcionan un medio para ocultar irregularidades a medida que ocurran, las pruebas con frecuencia se concentran en controles relacionados con el objetivo de validez de control. Tales pruebas habran de incluir: Volver a calcular los descuentos por pronto pago y determinar que los pagos de clientes fueron recibidos dentro del perodo de descuento. Inspeccionar notas de crdito de devoluciones sobre ventas sobre indicacin de apropiada aprobacin, los reportes de recepcin que acompaan y sirven como evidencia de los artculos realmente devueltos. Inspeccionar autorizaciones por escrito y documentacin de respaldo, como la correspondencia con el cliente o agencias de cobranza, para respaldar la cancelacin de cuentas malas. COMENTARIOS FINALES El ciclo de ingresos de una entidad comprende las actividades relacionadas con ventas, entradas de efectivo y transacciones de ajuste a ventas. Cada uno de los objetivos de control y todos los procedimientos de control son aplicables a estas transacciones. Al evaluar el riesgo de control, es necesario que el auditor considere los posibles errores e irregularidades, los controles necesarios y las posibles

pruebas de controles para cada tipo de transacciones. Un sistema de PED puede afectar la naturaleza de los procedimientos de control y el seguimiento de auditora para ventas y transacciones de entradas de efectivo. Al probar controles de PED, el auditor podr utilizar tanto la prueba de datos como el software generalizado de auditora. PREGUNTAS DE REPASO a. Cules son las caractersticas distintivas del ciclo de ingresos? b. Identifique los tipos de transacciones incluidas dentro del ciclo de ingresos de una compaa comercial. De qu manera los pronsticos y presupuestos de ventas y el afianzamiento a los empleados contribuyen al entorno de control de una compaa relacionada con transacciones del ciclo de ingresos? Seale los objetivos de control para las operaciones de ventas a crdito. En cuanto a transacciones de ventas, qu procedimientos de control contribuyen para alcanzar los objetivos de control de validez y de totalidad, y los objetivos de control de salvaguarda y control posterior? Identifique los objetivos de control para cada una de las siguientes preguntas en un cuestionario de control interno en la Compaa Gerber. a. Existe una aprobacin de nuevos clientes por parte de supervisores? b. Existe una verificacin interna de las fechas del registro con las fechas del embarque? c. Se elabora un resumen diario de ventas y se compara en forma independiente con las facturas de ventas que se emiten? d. Existe un envo mensual de estados de cuenta a los clientes en forma independiente? Qu procedimientos de control pueden evitar o detectar los siguientes errores e irregularidades? a. Las facturas de ventas que podran estar incorrectas. b. Las facturas de ventas que podran estar mal contabilizadas en cuanto a monto, periodo o clasificacin de cuentas. c. Las ventas ficticias podran ser registradas. Supongamos que las preguntas del numeral anterior fueren contestadas afirmativamente. Indique una prueba de controles para cada procedimiento de control. a. Indique las relaciones entre los objetivos de control para las transacciones de ventas y las afirmaciones en los estados financieros respecto a cuentas por cobrar. b. De qu manera, si acaso, las relaciones diferiran respecto a las afirmaciones en los estados financieros relacionados con inventarios? Compare las verificaciones efectuadas por el control de datos, y el registro de datos en el estudio de caso del PED para ventas. Identifique los totales de control disponibles para el control de datos en el estudio de caso del PED para ventas. a. Qu tipos de documentacin contribuyen al objetivo de control de validez respecto a las transacciones de entrada de efectivo? b. Qu otro procedimiento de control es importante para satisfacer el objetivo de control? Por qu? a. De qu manera puede una compaa minimizar el riesgo de distraccin de efectivo antes de que exista la documentacin relativa? b. De qu manera contribuye una caja registradora al objetivo de totalidad respecto a las transaccio nes de entradas de efectivo? Explique el uso de la separacin de funciones y verificacin interna independiente para satisfacer el objetivo de

control de correcta contabilizacin para las transacciones de entradas de efectivo. a. Qu premisas respaldan la salvaguarda del efectivo? b. De qu manera un sistema de buzn contribuye a la salvaguarda del efectivo? a. Identifique tres preguntas en un cuestionario de control interno que involucran el procedimiento de control de verificacin interna independiente. b. Respecto a cada pregunta, indique el objetivo de control relevante. Indique los procedimientos de control necesarios para evitar o detectar los siguientes posibles errores e irregularidades: a. Pudieran contabilizarse entradas de efectivo ficticias. b. Entradas de efectivo vlidas podran no contabilizarse. c. El efectivo podr robarse o malversarse antes de ser depositado. Seale las posibles pruebas de controles para cada uno de los siguientes controles necesarios: a. Vigilancia de supervisor de los procedimientos que se llevan a cabo en el Departamento de correspondencia. b. Verificacin interna de concordancia de fichas de depsitos validadas con el resumen diario de caja. c. Guarda del efectivo en cajas registradoras, en cajas de seguridad o en bvedas. d. Separacin de funciones entre la recepcin del efectivo y el pase al registro auxiliar de cuentas por cobrar. a. Para cada uno de los controles necesarios en la pregunta anterior identifique el objetivo de control relevante. b. Indique otro procedimiento de control que se relaciona con cada objetivo identificado en el inciso anterior. a. Qu se entiende por malversacin (lapping)? b. Qu procedimiento de control puede impedir esta irregularidad? a. Qu aprobaciones son importantes al ejecutar transacciones de ajuste a las ventas? b. Indique dos posibles aplicaciones de la separacin de funciones al ejecutar estas transacciones. PREGUNTAS OBJETIVAS DE EXAMENES PROFESIONALES Indique la mejor respuesta para cada una de las siguientes preguntas de opcin mltiple. Estas preguntas se relacionan con la estructura de control interno sobre transacciones de ventas: Para lograr un buen control interno, qu departamento deber realizar las actividades de comparar los documentos de embarque con las rdenes de venta y preparar resmenes diarios de ventas? a. Facturacin b. Embarque c. Crdito d. Ordenes de venta Un auditor selecciona una muestra del archivo de documentos de embarque para determinar si fueron elaboradas las facturas respectivas. Esta prueba se realiza para satisfacer el objetivo de auditora de: a. Exactitud b. Totalidad c. Valuacin d. Existencia Para determinar si los controles internos operan efectivamente para minimizar los errores o fallas al facturar un embarque, el auditor deber seleccionar una muestra de transacciones de un universo representado por: a. Archivo de rdenes de clientes b. Conocimientos de embarque

c. Archivo de facturas de venta Smith Corporation tiene numerosos clientes. Un archivo de clientes se conserva en discos. Cada archivo de clientes contiene nombre, direccin, lmite de crdito y saldo de la cuenta. El auditor desea poner a prueba este archivo para determinar si los lmites de crdito se han expedido. El mejor procedimiento a seguir para el auditor sera: a. Desarrollar datos de prueba provocando que algunos saldos de cuenta superen el lmite de crdito y as determinar si el sistema detecta tales situaciones apropiadamente. b. Desarrollar un programa para comparar lmites de crdito con los saldos de cuenta e imprimir los detalles de cualquier cuenta cuyo saldo supere el lmite de crdito. c. Solicitar un listado de todos los saldos de cuentas, de manera que puedan verificarse manualmente contra los lmites de crdito. d. Solicitar un listado con una muestra de saldos de cuentas, de manera que puedan individual mente compararse contra los lmites de crdito. Estas preguntas se relacionan con la estructura de control interno sobre transacciones de entradas de efectivo. Para lograr el control interno ms efectivo, los estados de cuenta bancarios mensuales deben recibirse directamente del banco y ser revisados por el: a. Contralor b. Encargado de las entradas de efectivo c. Encargado de las salidas de efectivo d. Auditor interno Qu de lo siguiente considerara el auditor que constituya una funcin incompatible, si el cajero recibe remesas del Departamento de correspondencia? a. El cajero se encarga de afectar las tarjetas del registro auxiliar de cuentas por cobrar. b. El cajero hace el depsito diariamente en un banco de la localidad. c. El cajero prepara el depsito diario. d. El cajero endosa los cheques. Las preguntas siguientes aparecen en un cuestionario de control interno. Qu pregunta, si se contesta NO, habra que revelar que el cajero distrajo para su propio uso efectivo recibido de un cliente en mostrador y luego procedi a cancelar la cuenta como mala? a. Se elaboran anlisis de antigedad de saldos de cuentas por cobrar peridicamente, y son analizados por un funcionario responsable? b. Los asientos de diario son aprobados por un funcionario responsable? c. El efectivo recibido es entregado al cajero por la persona que abre la correspondencia? d. Se separan y se entregan directamente al Departamento de contabilidad los avisos de remesas que acompaan al dinero recibido? Al actualizar un archivo computarizado de cuentas por cobrar, qu de lo siguiente habra de utilizarse como control batch para verificar la correccin de pase a libros y registros por las remesas de efectivo? a. La suma de ventas netas. b. La suma de los depsitos de efectivo menos los descuentos aprovechados por los clientes. c. La suma de entradas de efectivo ms los descuentos aprovechados por los clientes. d. La suma de ventas netas ms descuentos aprovechados por los clientes.
PREGUNTAS DE AMPLIO ALCANCE

El cuestionario de control interno en la auditora de Powers Company incluye las siguientes preguntas. 1. Existe una aprobacin de supervisores sobre nuevos clientes? 2. Se obtiene la aprobacin del crdito antes de realizar la venta?

3. Existe una verificacin interna de cantidades, precios y verificacin matemtica de facturas de ventas? 4. Existe un seguimiento independiente de inconformidades de clientes respecto a estados de cuenta mensuales? 5. Existen controles fsicos sobre el registro auxiliar de clientes? 6. Se utilizan documentos prenumerados y se lleva un control sobre ellos? 7. Existe una aprobacin de supervisores respecto a la clasificacin de cuentas al contabilizarlas? 8. Existe una conciliacin independiente peridica del registro auxiliar de clientes con la cuenta control del mayor general? 9. Se elabora un resumen diario de ventas y se compara en forma independiente con las facturas de ventas? 10. Existe una orden de ventas, documento de embarque y factura de venta aprobada para cada venta? Resuelva a. Identifique el objetivo de control con el que cada pregunta se relaciona. b. Identifique un error o una irregularidad que pudiera surgir de una respuesta negativa a cada pregunta. c. Identifique una posible prueba de controles para una respuesta afirmativa a cada pregunta. (Presente sus respuestas en forma tabular utilizando una columna por separado para cada parte.) Suponga los siguientes errores e irregularidades que ocurrieron en Lane Company al procesar operaciones de ventas. 1. No fue facturado un embarque a un cliente. 2. Una factura de venta fue correctamente contabilizada pero no se pas al registro auxiliar de cuentas por cobrar. 3. Las ventas se facturan a precios no autorizados. 4. Una factura de venta fue incorrectamente totalizada. 5. Una orden de venta fue incorrectamente surtida y embarcada. 6. Las ventas fueron efectuadas a clientes que se catalogaron como de crdito dudoso. 7. No fue contabilizada una factura de ventas. 8. Fueron robados los registros de un cliente. 9. Los asientos de ventas fueron clasificados incorrectamente. 10. Una orden de venta muestra cantidades incorrectas. Resuelva a. Indique el objetivo de control asociado con cada error o irregularidad. b. Identifique los procedimientos de control que pudieran prevenir o detectar cada suceso. c. Identifique una posible prueba de controles para cada procedimiento en el inciso anterior. (Presente sus respuestas en forma tabular, utilizando diferentes columnas para cada parte.) Una grfica de flujo de las actividades de ventas a crdito en Top Manufacturing Corporation se muestra en la pgina que sigue. Resuelva Indique lo que cada una de las letras con cdigo B hasta P representan. No comente acerca de lo adecuado o inadecuado de la estructura de control interno. En la pgina que sigue se presenta una grfica de flujo parcialmente tenninada de un sistema de ventas a crdito. La grfica muestra las operaciones de ventas a crdito de Bottom Manufacturing Corporation. Se recibe una orden de compra y se prepara una orden de venta en seis tantos a partir de sta. Las seis copias se distribuyen inicialmente como sigue: Copia 1: copia de facturacin, al Departamento de facturacin. Copia 2: copia de embarque, al Departamento de embarque. Copia 3: copia de crdito, al Departamento de crdito.

Copia 4: copia de solicitud de mercanca, al Departamento de crdito. Copia 5: copia del cliente, al cliente. Copia 6: copia de orden de ventas, archivo de rdenes de venta en el Departamento de orden de venta. Cuando cada una de las copias de orden de venta llega al departamento correspondiente o destino, requiere de procedimientos especficos de control interno y de documentos relacionados. Algunos de los procedimientos y documentos relacionados se indican en la grfica de flujo. Otros procedimientos y documentos se sealan con las letras a hasta r. Resuelva Enumere los procedimientos o documentos internos que se marcan con las letras c a r en la grfica de flujo del sistema de ventas a crdito de Bottom Manufacturing Corporation. Organice sus respuestas como sigue (observe que una explicacin de las letras a y b que aparecen en la grfica de flujo se muestra como ejemplo): Letra de smbolo de grfica de flujo a b Procedimientos o documento interno Prepare la orden de ventas de seis tantos Archive por nmero de orden

Ajax IDC., un cliente al que se audita, recientemente instal un nuevo sistema de PED para procesar en forma ms eficiente los registros de embarque, de facturacin y de cuentas por cobrar. Una ayudante logr obtener una compresin de la estructura de control interno relacionado con el nuevo sistema. Ella determin la siguiente informacin respecto al nuevo sistema de PED y el procesamiento y control de las notas de embarque y facturas a los clientes. Cada funcin principal computarizada, por ejemplo, facturacin, embarques, manejo de cuentas por cobrar, etc., estn permanentemente asignadas a un operador de cmputo especfico, quien es responsable de hacer los cambios en los programas, correrlos y conciliar la bitcora de la computadora. La responsabilidad de la custodia y control sobre cintas magnticas y documentacin de sistemas se rota al azar entre operadores de cmputo sobre una base mensual para evitar que cualquier persona pueda tener acceso a las cintas y documentacin en todo momento. Cada programador y operador de cmputo tiene acceso a la sala de computacin o centro de clculo va una tarjeta magntica y un cdigo digital que es diferente para cada tarjeta. El analista de sistemas y el supervisor de los operadores de cmputo no tienen acceso al centro de clculo. La documentacin del sistema de PED consiste de lo siguiente: listado de programas, listado de errores, logs y despliegue de registros. Para mejorar la eficiencia, los totales batch y controles de procesamiento se omiten del sistema. Ajax embarca sus productos directamente de dos almacenes que luego envan notas de embarque al Departamento de contabilidad general. All el empleado de facturacin registra el precio al artculo y controla la secuencia numrica de las notas de embarque. El empleado de facturacin tambin prepara listados diarios de tiras de mquinas sumadoras de las unidades embarcadas e importes de las ventas. Los avisos de embarque y las tiras de mquinas sumadoras se remiten al Departamento de clculo para procesamiento. La computadora produce: . Una factura con tres copias que se remite al empleado de facturacin. . Un registro diario de ventas que muestra los totales de unidades embarcadas y los importes de ventas que el operador de la computadora compara con las tiras de mquinas sumadoras. El empleado de facturacin remite dos copias de cada factura al cliente y conserva una tercera en un archivo de facturas vigentes que sirve como un detalle del registro de cuentas por cobrar.

Resuelva Describa una recomendacin especfica para corregir cada falla en los controles internos del nuevo sistema de PED y para corregir cada una de las fallas e ineficiencias en los procedimientos para procesar y controlar las notas de embarque y facturas de clientes. La grfica de flujo de la pgina que sigue revela las operaciones relacionadas con los procesos de ventas, facturacin, embarque y cobranza utilizadas por Newton Hardware, mc. Resuelva Identifique las fallas en la estructura de control interno relacionadas con las actividades de: a. El empleado de almacn b. El auxiliar de contabilidad A c. El empleado de cobranzas No identifique fallas relacionadas con el empleado de ventas o con los auxiliares de contabilidad B o C. No comente recomendaciones respecto a la correccin de estas fallas. Harris, contador pblico, ha sido contratado para auditar los estados financierosde Spartan Drug Store Inc., que es un negocio detallista de tamao mediano que vende una gran variedad de artculos para consumo. Todas las ventas son en efectivo o con cheque. Los cajeros utilizan cajas registradoras para procesar estas transacciones. No se recibe efectivo por correo y tampoco se hacen ventas a crdito o amparadas con tarjetas de crdito. Resuelva Construya el segmento del cuestionario de control interno "Procesamiento de cobranzas de contado" respecto a "Entradas de efectivo" que deber utilizarse en la evaluacin de la estructura de control interno para Spartan Drug Store, mc. Cada pregunta deber generar las respuestas S o NO. No comente acerca de los controles internos respecto a ventas en efectivo. El cuestionario de control interno para Ripken Company incluye las siguientes preguntas: 1. Todos los cheques que se reciben por correo se estampan de inmediato o se les pone el sello "para abono en cuenta"? 2. Se efectan comparaciones peridicas independientes de los saldos de caja y bancos con el efectivo disponible y con el efectivo en bancos? 3. Se preparan listados previos para los ingresos por correo? 4. Existen arqueos diarios de efectivo y en forma independiente, y conciliaciones con lecturas de la caja registradora? . 5. Se obtiene una ficha de depsito validada para cada depsito bancario? 6. Se deposita intacto todo el efectivo recibido? 7. Los listados previos y los cheques se comparan en forma independiente con los resmenes diarios de caja? 8 Se tienen cajas registradoras, cajas de seguridad y bvedas para proteger el efectivo antes de ser depositado? 9. Existe una supervisin respecto a la operacin en el Departamento de correspondencia y respecto a los procedimientos de la caja registradora? 10. Existe una verificacin interna de las fechas de registro con las fechas que aparecen en los resmenes diarios de efectivo? Resuelva a. Identifique el objetivo de control con el cual se relaciona cada pregunta. b. Identifique un error o irregularidad que pudiera surgir de una respuesta negativa a cada pregunta. c. Identifique una posible prueba de controles para una respuesta afirmativa a cada pregunta. (Presente sus

respuestas en forma tabular con una columna para cada parte.) Suponga que los siguientes errores e irregularidades ocurrieron en Janz Company al procesar transacciones de entradas de efectivo. 1. A una remesa por correo se le dio un mal uso despus de haberse recibido. 2. Una venta de contado no fue contabilizada. 3. Existi un faltante de 5 dlares en la lectura de la caja registradora debido a errores cometidos al dar cambio. 4. Ingresos registrados fueron destinados a uso personal antes de ser depositados. 5. La cuenta de caja fue sumada incorrectamente. 6. Un ingreso en listado previo no fue contabilizado. 7. Un cobro contabilizado en el diario no afect la cuenta del cliente. 8. Fue robado efectivo del escritorio del cajero. 9. Los cheques adjuntos no concuerdan con el listado previo. 10. Un depsito real no concuerda con la ficha de depsito. Resuelva a. Indique el objetivo de control asociado con cada error o irregularidad. b. Identifique el procedimiento o procedimientos de control que pudieran evitar o detectar cada evento. c. Identifique una posible prueba de controles para cada procedimiento en el inciso anterior. (Presente sus respuestas en forma tabular utilizando columnas por separado para cada parte.) La poblacin de Commuter Park opera un lote de estacionamiento privado cercano a la estacin de ferrocarril para beneficio de los habitantes del lugar. El vigilante emite calcomanas prenumeradas anuales para estacionamiento a todos aquellos residentes que presenten una forma de solicitud y demuestren ser vecinos de la poblacin. Esta calcomana se pega al auto y permite que el residente se estacione dentro del lote durante 12 horas si se colocan cuatro monedas de veinticinco centavos en el parqumetro. Las solicitudes se conservan en las oficinas del estacionamiento. El vigilante est atento a que slo los residentes lo utilicen, y que todos aquellos que se estacionen hayan pagado la cuota de parqumetro. Una vez a la semana el vigilante, quien tiene la llave maestra para todos los medidores, recoge las monedas de stos y los coloca en una caja de acero sellada. El vigilante entrega la caja al edificio de custodia de la poblacin en donde se procede a abrirla y las monedas se cuentan manualmente por el empleado del Departamento de custodia, quien registra la cantidad total de efectivo contado, en un "Reporte de efectivo semanal". Este reporte se remite al Departamento contable del municipio. El empleado del Departamento de custodia coloca el efectivo en una caja de seguridad y al siguiente da el efectivo es recogido por el tesorero de la ciudad, quien manualmente cuenta de nuevo el efectivo, Resuelva Describa las fallas en los controles existentes y recomiende una o ms mejoras para cada falla con el fin de fortalecer el control interno para las entradas de efectivo del estacionamiento. Organice su hoja de respuestas como sigue: Falla Recomendaciones para mejorar

Le ha pedido el consejo fideicomisario de una iglesia de la localidad que revise sus procedimientos contables. Como parte de este estudio, usted ha preparado los siguientes comentarios relacionados con la colecta que se hace en los servicios semanales y control de registro de contribuciones por parte de los feligreses:

l. El consejo fideicomisario de la iglesia ha delegado la responsabilidad de la administracin financiera y de la auditora de registros financieros al comit de finanzas. Este grupo prepara el presupuesto anual y aprueba los desembolsos mayores pero no se ve involucrado en colectas ni lleva registros. No se ha considerado necesario elaborar auditora en aos recientes debido que el mismo empleado afianzado ha mantenido los registros de la iglesia y a su vez ha sido secretario de finanzas durante 15 aos. 2. Las colectas del servicio semanal se recogen por un grupo de aclitos. El encargado cuenta la colecta en la iglesia despus que termina el servicio dominical. Luego, coloca la colecta en la caja de seguridad de la iglesia y la marca con una nota con la cantidad contada. Al da siguiente el secretario de finanzas abre la caja de seguridad y cuenta la colecta de nuevo. Conserva alrededor de 100 dlares para cubrir los desembolsos de efectivo para la prxima semana y deposita el dinero restante de la colecta en forma intacta. Para facilitar el depsito, se les pide a las personas acostumbradas en cubrir su aportacin semanal con cheque, que lo expidan al portador. Resuelva Describa las fallas y recomiende mejoras a procedimientos para cobranza realizada en los servicios semanales. Organice sus respuestas utilizando el siguiente formato: Fallas Recomendacin para mejorar

La grfica de flujo de la pgina que sigue revela las actividades relacionadas con el embarque, facturacin y proceso de cobranza utilizado por Smallco Lumber Company. Resuelva Identifique fallas en la estructura de control interno relacionada con las actividades de: el empleado de almacenes, el auxiliar contable nm. 1, el auxiliar contable nm. 2, y el empleado de cobranza. En Harnilton Company, proveedor de bienes y servicios, varios departamentos se ven involucrados en el procesamiento de quejas con clientes y en la emisin de cualquier nota de crdito resultante. A continuacin presentamos una lista de los departamentos. l. Recepcin 2. Ventas 3. Produccin 4. Servicio a clientes 5. Cuentas por cobrar Resuelva Explique brevemente la funcin de control que cada uno de los departamentos anteriores realiza cuando procesa quejas y emite notas de crdito. La Art Appreciation Society opera un museo para el beneficio y disfrute de la comunidad. Durante las horas en que el museo se encuentra abierto al pblico, dos empleados se colocan en la entrada y cobran una cuota de entrada de cinco dlares a persona no miembro. Los miembros de Art Appreciation Society pueden ingresar gratuitamente al presentar su tarjeta de membresa. Al final del da, uno de los empleados entrega el dinero al tesorero. Este cuenta el efectivo en presencia del empleado y lo coloca en una caja de seguridad. Cada viernes por la tarde, el tesorero y uno de los empleados entrega todo el efectivo que se tiene en la caja de seguridad al banco, y recibe una ficha de depsito validada que

proporciona la base para la anotacin semanal en el registro de entradas de efectivo. El consejo de directores de Art Appreciation Society ha identificado la necesidad de mejorar su control interno sobre cuotas de admisin en efectivo. El consejo ha determinado que el costo para instalar equipos o casillas de venta o modificar la distribucin fsica del museo habr de superar el beneficio que pudiera derivarse. Sin embargo, el consejo ha aceptado que la venta de boletos de admisin debe ser una parte integral de los esfuerzos de mejora. El consejo de directores de Art Appreciation Society ha pedido a Smith revisar el control interno sobre cuotas de admisin en efectivo y proporcionar sugerencias para mejorar. Resuelva Seale fallas en control interno existente sobre cuotas de admisin en efectivo que Smith deba identificar y recomiende una mejora para cada una de las fallas identificadas. Organice la respuesta conforme se indica en el siguiente ejemplo ilustrativo:
Falla Recomendacin

l. No existe base para establecer la l. Deben expedirse boletos de admisin prenumerados al pagar la documentacin de personas que cuota de admisin. pagan al entrar. ESTUDIO DE CASO Hasta tiempos recientes Consolidated Electricity Company emple un sistema de procesamiento batch para registrar la recepcin de pagos de clientes. La siguiente narracin describe los procedimientos involucrados en este sistema. El pago del cliente y el aviso de remesa (una tarjeta perforada) se reciben en las oficinas del tesorero. Un empleado de cuentas por cobrar en la oficina del tesorero captura la entrada de efectivo en un aviso de remesa y remite la tarjeta perforada al Departamento de PED. El ingreso de efectivo se aade a un listado en cinta de control y luego se archiva para depsito posteriormente en el da. Cuando las fichas de depsito se reciben del Departamento de PEO durante el da (aproximadamente 2:30 PM de cada da), los recibos de caja se sacan del archivo y se depositan con la ficha de depsito original. La segunda copia de la ficha de depsito y cinta de control se comparan para exactitud antes de que se haga el depsito, y luego se archivan juntos. En el Departamento de PEO, los avisos de remesa recibidos del Departamento de tesorera se conservan hasta las 2:00 P.M., diariamente. En ese momento, los pagos de clientes se procesan para actualizar los registros en cinta magntica y se prepara una ficha de depsito en triplicado. Durante el proceso de actualizacin, los datos se leen, no destructibles, de la cinta maestra de cuentas por cobrar, son procesados y luego registrados en una cinta maestra nueva. El original y segunda copia de la ficha de depsito se remiten luego al Departamento de tesorera. La anterior cinta maestra (en nmero de orden del cliente) y la tercera copia de la ficha de depsito se almacenan y archivan en un lugar seguro. La cinta maestra actualizada de cuentas por cobrar se conserva en el sistema para procesamiento el siguiente da. Consolidated Electricity Company ha revisado y rediseado su sistema computarizado de manera que tenga capacidades en lnea. Los nuevos procedimientos de entrada de efectivo, descritos a continuacin, se disean para obtener ventaja del nuevo sistema. El pago del cliente y el aviso de remesa se reciben en el Departamento de tesorera como antes. Una terminal con rayos catdicos se localiza en el Departamento de tesorera para registrar los ingresos de efectivo. Un operador captura el nmero de cliente y el pago, con base en el aviso de remesa y los cheques. La recepcin de efectivo se registra dentro del sistema despus de que el operador ha confirmado que la cantidad y cuenta apropiada aparecen en la pantalla. Entonces, el pago se procesa en lnea contra el archivo de cuentas por cobrar que se lleva en disco magntico. Los ingresos de efectivo se archivan para depositarlos posteriormente en el da. Los avisos de remesa se archivan en el orden que se procesan; estas tarjetas habrn de conservarse hasta el siguiente da laborable y luego habrn de destruirse. La computadora imprime una ficha de depsito en duplicado a las 2:00 P.M., abarcando a todas las entradas de efectivo desde que se hizo el ltimo depsito. Las fichas de depsito se

remiten al Departamento de tesorera. Los ingresos en efectivo se eliminan del archivo y se depositan con la ficha de depsito original; el duplicado de la ficha de depsito se archiva para preferencia futura. Cada da al cierre de las horas de trabajo (5:00 P.M.), el Departamento de PED prepara un registro de la actividad de entradas de efectivo en una cinta magntica. Luego esta cinta se guarda en un lugar seguro, en prevencin de mal funcionamiento de los sistema; despus de 10 das laborales, la cinta se cede para otros usos. Resuelva a. Prepare una grfica de flujo de sistemas para los nuevos procedimientos de cobro de efectivo en lnea de la compaa. b. Han creado algn problema de estructura de control interno para la compaa los nuevos procedimientos de entradas de efectivo, conforme fueron diseados e implementados por Consolidated Electricity Company? Explique su respuesta.

Captulo 9
Consideraciones de control interno: ciclo de erogaciones Despus de concluir un estudio cuidadoso de este capitulo, usted ser capaz de: Explicar las actividades y tipos principales de transacciones del ciclo de erogaciones. Sealar las funciones y objetivos de control relacionado con operaciones de compra y desembolsos de efectivo. Preparar cuestionarios de control interno para estas transacciones en el ciclo de erogaciones. Explicar las relaciones de los objetivos de control para estas transacciones con la evaluacin del riesgo de control de las afirmaciones relacionadas en los estados financieros. Identificar errores e irregularidades potenciales, controles necesarios, y posibles pruebas de controles para compras y transacciones de desembolsos de efectivo. Describir los procedimientos que podran utilizarse al realizar pruebas de controles de PED en compras y aplicaciones de desembolsos de efectivo.

Este captulo comienza con una explicacin del ciclo de erogaciones y las con _raciones de materialidad y de riesgo de auditora relativos. Posteriormente, se explicar la aplicacin de los tres elementos de una estructura de control interno a las transacciones de compras y desembolsos de efectivo, incluyendo las descripcio nes de las funciones y los objetivos de control. Luego, habrn de considerarse los procedimientos del auditor para obtener una comprensin de la estructura de control y evaluacin del riesgo de control para estos tipos de transacciones. La organizacin y el contenido del captulo son similares a los empleados en el captulo anterior, salvo que los dos tipos de transacciones cubiertas en este captulo se tratan conjuntamente, y no por separado. NATURALEZA DEL CICLO DE EROGACIONES El ciclo de erogaciones abarca a las actividades asociadas con la adquisicin y pago de activos fijos, bienes y servicios y mano de obra. Existen tres tipos de transacciones en este ciclo: compras, desembolsos de efectivo y nmina. Los primeros dos tipos de transacciones se consideran en este captulo; el tercero se comenta en el captulo 10. En el presente captulo, el trmino "inventario" incluye tanto el inventario de mercancas para una compaa comercial como el de materias primas para una compaa manufacturera. Este ciclo no incluye la adquisicin de valores a corto o largo plazos, el redimir los pasivos a largo plazo, o la recomer de acciones representativas del capital social. Estas transacciones se consideran como parte de los ciclos de inversin y de financiamiento, respectivamente, y se explican en el captulo 15. LA MATERIALIDAD Y EL RIESGO DE AUDITORA Con frecuencia las transacciones del ciclo de erogaciones afectan ms cuentas de los estados financieros que

todos los dems ciclos combinados. Dentro del balance general, por ejemplo, el ciclo de erogaciones impacta en todos los activos circulantes, excepto en las inversiones temporales y cuentas por cobrar, en todos los activos fijos y activos intangible s y en muchos pasivos circulantes. Los efectos en el estado de resultados tambin son muy importantes dado que las transacciones de este ciclo involucran gastos importantes, por ejemplo, sueldos y salarios, impuestos, servicios, publicidad y reparaciones. Por lo tanto, el auditor trata de conservar a un nivel muy bajo el riesgo de auditora cuidando que los estados financieros en conjunto no estn incorrectos como consecuencia del ciclo de transacciones de erogaciones. El volumen de transacciones del ciclo de erogaciones es generalmente elevado y los inventario s son vulnerables a prdidas como consecuencia de obsolescencia, deterioro y robo. Como resultado, la probabilidad de errores o irregularidades importantes (riesgo inherente) es elevado y el auditor acude al control interno para prevenir y detectar tales sucesos. La consideracin del auditor respecto a la estructura de control interno para el ciclo de erogaciones proporciona la base para evaluar el riesgo de control que errores o irregularidades puedan ocasionar en los estados financieros derivados de estas transacciones. Esta evaluacin, a su vez, determina la cantidad del riesgo de deteccin que el auditor pueda aceptar al realizar pruebas sustantivas de los saldos del ciclo de erogaciones. COMPRENSION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO La estructura de control interno para el ciclo de erogaciones consiste de tres elementos: entorno de control, sistema contable y procedimientos de control. ENTORNO DE CONTROL El auditor debe tener una perfecta comprensin de la estructura organizativa del cliente respecto a las actividades del ciclo de erogaciones. La grfica de organizacin en la figura 9-1 ilustra un enfoque de asignacin de autoridad y responsabilidad para estas actividades entre tres vicepresidentes y un contralor. Los mtodos de control administrativos aplicables al ciclo de erogaciones incluyen el empleo de presupuestos. Muchas compaas preparan presupuestos de efectivo, gastos de operacin y de inversiones en bienes de capital. El riesgo de control relacionado con las actividades del ciclo de erogaciones podr reducirse cuando la administracin ha adoptado mtodos apropiados para desarrollar tales presupuestos, comparar la actuacin real con lo planeado, comunicar variaciones a los niveles apropiados de administracin, y tomar medidas correctivas apropiadas y oportunas respecto de estas variaciones. Deben implementarse polticas de personal y prcticas para asegurar que slo el personal competente y con integridad est involucrado en transacciones de compras y desembolsos de efectivo. Los agentes de compras, por ejemplo, podrn tener trato personal directo con los proveedores y podrn participar intensamente en negocia ciones concernientes a precios, especificaciones de calidad y trminos. Con frecuencia ese personal se encuentra sujeto a numerosas presiones por proveedores solcitos. En estos casos la falta de integridad de un agente de compra podra conducir a la entrega de comisiones ilcitas por parte de los proveedores, y a que los agentes de compra hagan los pedidos a los proveedores en donde puedan sacar provecho propio. De manera similar, la deshonestidad entre los empleados del Departamento de recepcin y empleados de almacenes podra conducir a irregularidades en el procesamiento y custodia de artculos recibidos. Tambin son importantes personal calificado y de confianza en la contabilizacin y pago de las facturas de compras. El afianzamiento de personas autorizadas para firmar cheques, custodios de fondos de caja chica y empleados del almacn se considera una prctica comn. SISTEMA CONTABLE Podrn utilizarse mtodos manuales y computados para procesar transacciones de compra y de desembolsos de efectivo. Cada mtodo incluye ya sea el uso de un diario de compras o de un registro de cuentas por pagar para registrar las compras. Cuando se utiliza un diario de compras, generalmente se lleva un registro auxiliar de cuentas por pagar. En un sistema en base a comprobantes, el archivo de aquellos no liquidados sustituye al mayor auxiliar de cuentas por pagar. Dentro de este captulo habr de suponerse un sistema de cuentas por pagar

dentro de un sistema manual y de PED. Los registros contables tambin incluyen el diario de salidas de efectivo o registro de cheques, el mayor general y los registros auxiliares para inventarios, activos fijos y gastos de fabricacin. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Como podra esperarse, las cinco categoras de procedimientos de control autorizacin, separacin de funciones, documentos y registros, acceso y verificacin interna independiente- son aplicables al ciclo de erogaciones. Habremos de integrar nuestro comentario acerca de estos procedimientos en una explicacin de funciones y objetivos de control relacionados con transacciones de compras y desembolsos en efectivo. FUNCIONES Y OBJETIVOS DE CONTROL Las transacciones de compras (adquisiciones) y desembolsos de efectivo (pagos) involucran la adquisicin de bienes y servicios de terceros y el pago posterior de los pasivos en que se haya incurrido. La parte relacionada con adquisiciones en este ciclo va ms all de la compra de mercancas para reventa o materias primas para uso dentro de la produccin. Compras tambin incluye los mtodos y procedimientos que culminan en la adquisicin de otros activos (propiedad, planta, equipo, intangibles y pagos anticipados) e infinidad de gastos de operacin cotidianos, tales como publicidad, reparaciones, servicios y seguros. Las transacciones de desembolsos de efectivo, por su parte, consisten de preparacin, firma y envo de cheque a los vendedores y proveedores de servicios por los beneficios que se han recibido. Un listado completo de las funciones para compras y desembolsos de efectivo es el siguiente: . Requisicin de bienes, de otros activos y de servicios. . Ordenar los vales contenidos en la orden de compra. . Recepcin de los artculos. . Almacenamiento de los artculos recibidos para inventario. . Preparacin del comprobante de pago. . Pago del pasivo y afectacin de registros conducentes. . Contabilizacin. . Actualizacin del archivo de cuentas por pagar no liquidadas y de los registros de inventarios. . Proteccin de los registros contables, de los documentos no utilizados y del inventario en existencia. . Mantener la correccin en los saldos de proveedores, inventario y caja. La realizacin de estas funciones involucra a varios departamentos y numerosos procedimientos de control. Los objetivos de control para las transacciones de compras y de desembolsos de efectivo son los siguientes: Validez. Las transacciones de compras y desembolsos de efectivo registradas representan eventos que efectivamente han ocurrido. Totalidad. Se registran todas las transacciones vlidas de compras y desembolsos de efectivo. Contabilizacin correcta. Los detalles de los documentos fuente de compras y desembolsos de efectivo son correctos y estn debidamente contabilizados y registrados en cuanto a importe, periodo y clasificacin. Salvaguarda. Existen reas de seguridad y medios de guarda con acceso exclusivo al personal autorizado, para conservar los registros contables, documentos no utilizados, equipo para firmar cheques y para el inventario que se tenga en existencia. Control posterior. El saldo de cuentas por pagar concuerda con el archivo de comprobantes no liquidados y los registros de inventarios concuerdan con el inventario fsico.

En las siguientes secciones se explica la aplicacin de los procedimientos de control a cada uno de estos

objetivos. Adems, muchos de los controles clave se ilustran e identifican en una grfica de flujo para el sistema de compras y de desembolsos de efectivo en la figura 9-2.
Validez. Es necesaria una documentacin apropiada para establecer la validez de las transacciones de compras y desembolsos de efectivo. Los documentos clave para ordenar bienes y servicios son la requisicin de compras y la orden de compra. Para registrar y pagar el pasivo, los documentos clave son la cuenta por pagar y el cheque.

Transacciones de compras. Las requisiciones de compra podrn originarse en los almacenes respecto a los artculos inventariados, o de cualquier otro departamento para aquellos artculos no inventariados. Cada requisicin deber contener o especificar el artculo y las cantidades deseadas. Las rdenes de compra se preparan en el departamento de compras. Cada orden deber contener una descripcin precisa de los artculos y servicios deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor. Conforme se indica en la figura 9-2, la orden de compra se enva al proveedor y se distribuyen copias internamente a los departamentos de almacn, (u otro departamento que haya iniciado la operacin), de recepcin y de cuentas por pagar. En la copia que se enva al departamento de recepcin, la cantidad deber ocultarse de manera tal que los empleados que reciban el pedido efecten el recuento de los artculos cuando esto suceda. Los reportes de recepcin proporcionan la documentacin respecto a los artculos recibidos. En el reporte de recepcin, el personal del departamento deber indicar la cantidad y la descripcin de los artculos, as como el nombre y domicilio del proveedor. Al entregar los artculos al almacn o departamento originador, los empleados de recepcin debern firmar de recibido. La autorizacin se requiere en las tres funciones de compra descritas anteriormente: iniciar la solicitud; turnar la orden; y recibir los artculos. La mayor parte de las compaas permite autorizaciones generales para fines operativo s normales, mismos que generalmente se extienden a compras de inventarios y materias primas cuando ha llegado a los puntos de reordenamiento, a trabajos normales de reparaciones y mantenimiento y para situaciones similares. En contraste, las polticas empresariales frecuentemente requieren de autorizacin especfica para desembolsos capitalizables (adquisiciones de activos fijos) y para celebrar contratos de arrendamiento. Operando dentro de estas polticas, el personal designado est autorizado para iniciar trmites de compra. Cada solicitud deber ir firmada por un supervisor con responsabilidad presupuestal para esta categora de desembolso. El Departamento de compras tiene la autoridad para colocar (o emitir) rdenes de compra para mercancas y servicios que han sido solicitados. Antes de colocar una orden, el departamento de compras deber determinar cul es el mejor proveedor y respecto a los bienes de mayor valor deber solicitar varias cotizaciones para poder comparar condiciones. Cada una de las rdenes de compra deber ir firmada por un agente de compras autorizado. Una orden de compra vlida representa la autorizacin de recibir los bienes y servicios solicitados. El registro del pasivo comienza con la preparacin de la cuenta por pagar en el departamento de cuentas por pagar. Conforme se muestra en la figura 9-2, la cuenta por pagar se prepara en duplicado despus de que se han agrupado y cotejado un conjunto de documentos de respaldo (orden de compra, reporte de recepcin y factura del proveedor). Otros tipos de documentacin de apoyo, tales como copias de los contratos, podrn requerirse cuando la cuenta por pagar se relacione con servicios y activos arrendados. Cada cuenta por pagar deber ser autorizada posteriormente por personal autorizado de ese departamento. La documentacin original y la de respaldo se archiva por fecha de vencimiento en un archivo de cuentas por pagar no liquidadas y una copia se remite al Departamento de contabilidad para contabilizar en el registro de cuentas por pagar. En sus fechas de vencimiento, las cuentas por pagar y los documentos de soporte se extraen del archivo de cuentas por pagar no liquidadas y se remiten al Departamento de tesorera para su pago. Transacciones de desembolsos de efectivo . El Departamento de tesorera es el responsable de la expedicin de cheques al recibir las facturas y comprobantes a pagar del Departamento de cuentas por pagar. Los cheques para pago normalmente constan de un taln, similar al cheque recibo para nmina, que identifica la factura o facturas que se estn pagando por nmero de factura del proveedor. A este documento se le conoce con el nombre de

aviso de envo. De manera alternativa, una copia de las facturas del proveedor, o porciones de ellas podrn adjuntarse a los cheques cuando stos se remiten. Antes de preparar un cheque, el personal de tesorera deber revisar la cuenta por pagar para asegurarse de que exista la documentacin de respaldo y las firmas autorizadas. La cuenta por pagar debidamente aprobada constituye la autorizacin para pago. Antes de que se firme el cheque, la persona responsable de firmarlos deber verificar que el beneficiario e importe que aparezcan en el cheque coincidan con los de la cuenta por pagar. Con el fin de evitar que sta sea presentada para pago en forma duplicada, la cuenta por pagar y los documentos de respaldo debern sellarse, perforarse o cancelarse cuando el cheque sea firmado. Otros controles, que refuerzan la validez de los desembolsos de efectivo son requerir que todos los desembolsos (salvo los de monto pequeo que se cubren con caja chica) se hagan con cheque, y prohibir que los cheques se expidan al portador y evitar que se firmen cheques en blanco. Totalidad El empleo de rdenes de compra, reportes de recepcin, cuentas por pagar, y cheques prenumerados, y el buen manejo de todos los documentos constituyen controles importantes para satisfacer el objetivo de control de totalidad para las transacciones de compras y desembolsos de efectivo. Puesto que las solicitudes de compra pueden originarse en cualquier departamento, rara vez se numeran por anticipado. En el control de todos los documentos, deber existir un seguimiento peridico de documentos no cotejados, por ejemplo, discrepancias entre rdenes de compra o facturas de venta referentes a reportes de recepcin no existentes. Para asegurarse de que se contabilicen todas las cuentas por pagar, es costumbre que el departamento respectivo prepare un resumen diario de este tipo de cuentas conforme se muestra en la figura 9-2. La correccin del resumen la verifica un supervisor de cuentas por pagar. Posteriormente, el resumen es comparado por el supervisor del Departamento de contabilidad con el total de asientos hechos en el registro de cuentas por pagar en el da. De manera similar, la preparacin y verificacin del resumen diario de cheques en el Departamento de tesorera y la comparacin subsecuente por un supervisor de contabilidad con el total de asientos en el registro de cheques ayuda a asegurar que todos los desembolsos de efectivo se han contabilizado. Contabilizacin correcta Satisfacer el objetivo de contabilizacin correcta para compras requiere que un segundo empleado en el Departamento de cuentas por pagar y verificar, verifique tanto la descripcin del artculo, cantidades y precios en la cuenta por pagar con el reporte de recepcin, orden de compra y factura del proveedor, como la correccin matemtica de la factura del proveedor y la cuenta por pagar. Un supervisor de cuentas por pagar deber vigilar la oportunidad de preparacin de la cuenta respectiva comparando la fecha de dichas cuentas con las fechas de los reportes de recepcin. Adems, un supervisor de contabilidad deber vigilar la oportunidad del registro comparando las fechas de los asientos en el registro de cuentas por pagar con las fechas que aparecen en esas cuentas. Tambin deber aprobar y supervisar el Departamento de contabilidad general la correcta clasificacin de cuentas en el registro de cuentas por pagar. Conforme se muestra en la figura 9-2, una separacin adecuada de funciones incluye mantener el archivo de cuentas por pagar no liquidadas en el departamento respectivo y mantener el registro de dichas cuentas en el Departamento de contabilidad general. Esto contribuye a crear la base de procedimientos de verificacin interna que comentaremos posteriormente con el ttulo de control subsecuente. La correccin en el registro para desembolsos de efectivo se favorece por el procedimiento previamente explicado de exigir que las personas que firmen cheques verifiquen la concordancia de los cheques con las cuentas por pagar que se estn liquidando. Un supervisor de contabilidad deber vigilar la oportunidad del registro comparando la fecha de los cheques con los asientos en el registro de cuentas por pagar. Deber ejercitarse particular cuidado al registrar cheques expedidos cercanos a la fecha de cierre del periodo contable. Los cheques no constituyen erogaciones Me sino hasta en tanto sean enviados por conteo o entregados a los beneficiarios. Una separacin de funciones apropiada al procesar desembolsos en efectivo se logra preparando y expidiendo cheques en del Departamento de tesorera y registrando los cheques en el Departamento de contabilidad conforme se muestra en la figura 9-2.

Salvaguarda Los controles de acceso son esenciales para proteger registros, documentos y activos relacionados con transacciones de compras y desembolsos en efectivo. Respecto a las compras, el acceso deber estar restringido a documentos tales como rdenes de compra no utilizadas y facturas por pagar, y para el archivo de no liquidadas y los registros de inventarios. Los controles fsicos sobre inventario s incluyen tener bajo llave los almacenes y bodegas. El acceso a reas de almacenamiento slo deber estar permitido a personal autorizado. Respecto a desembolsos de efectivo, los cheques no utilizados y los cheques firmados que no se han enviado debern conservarse en reas protegidas con acceso restringido. El equipo para firmar cheques lo es el aparato protector de impresin de montos y placas con firmas de cheques, debern estar accesibles exclusivamente al personal autorizado. Para garantizar que los cheques firmados no sean alterados o entregados a un beneficiario impropio, las personas que firman cheques deben controlar los envos por conteo. El acceso al efectivo en el banco se restringe notificando al banco los nombres de las personas autorizadas para firmar cheques y que aparezcan en el archivo del banco muestras de las firmas registradas. Control posterior Dos importantes controles facilitan satisfacer este objetivo de control para las transacciones de compras. En primer lugar, debe existir una conciliacin mensual independiente del saldo de cuentas por pagar con el archivo de facturas y comprobantes pendientes de liquidacin. Las cuentas por pagar no liquidadas deben conciliarse tambin, cuando sea posible, con los estados de cuenta de los proveedores. En segundo trmino, mediante recuentos fsicos, debern compararse los registros de inventarios con las unidades en existencia. Esto puede realizarse sobre una base cclica en donde podrn verificarse segmentos de inventario designados, sobre una base rotativa. La comparacin independiente de los saldos de banco registrados en libros con las cantidades que aparecen en los estados bancarios constituye el principal control para satisfacer el objetivo de control posterior para desembolsos de efectivo. La conciliacin bancaria mensual la debe preparar una persona no involucrada en el procesamiento o registro de los desembolsos de efectivo. OBTENCIN DE UNA COMPRENSIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL Una comprensin de los procedimientos de control relacionados con transacciones de compras y desembolsos de efectivo se obtiene a travs de la experiencia previa con el cliente, investigacin, observacin y examen o inspeccin de documentos. Por ejemplo, el auditor podr investigar acerca de los procedimientos seguidos para aprobar rdenes de compra, observar procedimientos del Departamento de recepcin e inspeccionar los documentos de respaldo y cuentas por pagar dentro de la seccin respectiva. Como en el caso de otros tipos de transacciones, es til el uso de cuestionarios para obtener y documentar la comprensin del auditor del sistema para procesar compras y desembolsos de efectivo. En las figuras 9-3 y 9-4 se ilustran las preguntas representativas para estos tipos de transacciones. Adems, si el cliente no tiene una grfica de flujo del sistema que el auditor pueda examinar y copiar para sus papeles de trabajo, el auditor podr preparar una similar a la grfica de flujo ilustrada en la figura 9-2. EVALUACIN DE RIESGO DE CONTROL Como en el caso de las transacciones del ciclo de ingresos, al evaluar el riesgo de control es til relacionar los objetivos de control para transacciones de compras y desembolsos de efectivo con las afirmaciones en los estados financieros ligados a cuentas afectadas por estas transacciones. Las relaciones se muestran en la figura 95 conjuntamente con las cuentas que incrementan y disminuyen por estos dos tipos de transacciones. Existen similitudes en las relaciones de los objetivos de control y las afirmaciones entre transacciones de compras y desembolsos de efectivo y los tipos de transacciones comentadas en el captulo 8. Por ejemplo, las relaciones de los objetivos de validez e integridad respecto a las afirmaciones de existencia e integridad para las cuentas incrementadas como consecuencia de compras, al igual que en ventas. El razonamiento de las relaciones

mostradas en la figura 9-5 para estos dos objetivos de control es como sigue: Controles de validez inadecuados pueden permitir que se registren compras ficticias. Como resultado, las cuentas incrementadas, tales como almacn, estarn sobrevaluadas (afirmacin de existencia). Controles de validez inadecuados podrn permitir que se contabilicen desembolsos de efectivo ficticios. Por lo tanto, las cuentas que disminuyen, como caja, estarn subvaluadas (afirmacin de totalidad). Controles de totalidad inadecuados podrn permitir que compras vlidas no se registren. Por lo tanto, las cuentas incrementadas por ejemplo inventarios- se subestimarn (afirmacin de totalidad). Controles de totalidad inadecuados podrn permitir que no se registren desembolsos vlidos de efectivo. Por lo tanto, las cuentas disminuidas, como caja, se sobrevaluarn (afirmacin de existencia). Un anlisis ms profundo de la figura 9-5 revela que los objetivos de control para la contabilizacin correcta salvaguarda y control posterior se relacionan con ms de una afirmacin y que las relaciones son las mismas para las cuentas incrementadas y las disminuidas. Un procedimiento de control importante para satisfacer el objetivo de control posterior es el de realizar recuentos de inventarios peridicamente y compa rarlos con los registros de inventarias perpetuos. Cuando este procedimiento revele una cantidad en existencia en exceso de lo contabilizado, el registro se encuentra subvaluado o incompleto. Por el contrario, si la cantidad en existencia es inferior, el registro se encuentra sobrevaluado y una parte del saldo no existe. Un faltante en inventario podr ser resultado de sustracciones a ste, o errores al llevar los registros de inventarios perpetuos (afirmacin de correccin aritmtica en el trabajo). Al realizar recuentos fsicos, podrn observarse artculos daados u obsoletos que habrn de provocar ajustes de reduccin en los inventarios (afirmacin de valuacin).

Cuestionario de control interno

CICLO: Erogaciones

TIPO DE TRANSACCIN: Compras S No

VALIDEZ 1. Se requiere una requisicin autorizada para cada compra? 2. Se requiere una orden autorizada para cada compra? 3. Se requiere una orden de compra antes de que el Departamento de recepcin pueda aceptar un embarque 4. Se cuentan, se inspeccionan y se comparan los artculos con la orden de compra al recibirse? 5. Las facturas y comprobantes son aprobados por personal autorizado? TOTALIDAD 1. Las rdenes de compra, los reportes de recepcin y las cuentas por pagar estn prenumerados y se lleva un control de registro sobre ellos? 2. Se elabora diariamente un resumen de facturas y comprobantes y se concilia en forma independiente con las cuentas por pagar expedidas? 3. Existe una verificacin interna de la concordancia del total diario del registro de facturas y comprobantes por pagar con el resumen diario de cuentas por pagar? CONTABILIZACIN CORRECTA 1. Existe una verificacin interna que compare los documentos de respaldo con descripciones de artculos, cantidades y precios que aparecen en las facturas y comprobantes por pagar? . 2. Se verifica internamente la correccin matemtica de las facturas de proveedores con las cuentas por pagar? 3. Existe una separacin de funciones para el registro de las facturas y comprobantes por pagar y el mantener el archivo de cuentas por pagar no liquidadas? 4. Existe una verificacin interna de fechas en los asientos en el registro de facturas y comprobantes por pagar con las fechas de reportes de recepcin? 5. Existe una aprobacin de supervisores para la clasificacin de cuentas en el registro de cuentas por pagar? SALVAGUARDA 1. Existen controles fsicos respecto a documentos no utilizados, el archivo de facturas y comprobantes por pagar y los registros de inventarios? 2. Es fsicamente segura el rea de almacenes y slo tiene acceso a ella personal autorizado? CONTROL POSTERIOR 1. Existe una conciliacin peridica del archivo de facturas y comprobantes por pagar no liquidados con el control de cuentas por pagar? 2. Se determina la concordancia de los registros de inventarios con los artculos en existencia mediante recuentos peridicos de inventarios fsicos?

Cuestionario de control interno

CICLO: Erogaciones
VALIDEZ

TIPO DE TRANSACCIN: Desembolso de efectivo S No

1. Para que se pueda expedir un cheque se requiere que se tenga una cuenta por pagar autorizada acompaada de la documentacin de soporte? 2. Las personas que firman cheques verifican la aprobacin de las facturas y comprobantes por pagar? 3. Se hace la anotacin de pagado en las facturas y comprobantes por pagar y en los documentos de respaldo cuando se firman los cheques? 4. Todos los pagos se hacen con cheque (salvo aquellos que se hacen por caja chica)? 5. Se tiene prohibido que se expidan cheques al portador? 6. Se tiene prohibido que se firmen cheques en blanco? TOTALIDAD 1. Todos los cheques estn prenumerados y se lleva un control sobre ellos? 2. Se elabora diariamente un resumen de cheques expedidos y en forma independiente se compara contra los cheques expedidos? 3. Existe una verificacin independiente de concordancia del total diario del registro de cheques con el resumen diario de cheques expedidos? CONTABILIZACIN CORRECTA 1. Existe una verificacin interna para concordar al beneficio del cheque con el importe del cheque lo indicado en la cuenta por pagar? 2. Existe una separacin de funciones entre la expedicin de cheques y la contabilizacin de los cheques? 3. Existe una verificacin interna comparando las fechas de anotacin en el registro de cheques con las fechas de los cheques? SALVAGUARDA 1. Se utiliza equipo protector de cheques al imprimir las cantidades en los cheques? 2. Se guardan en un lugar seguro (al cual slo tenga acceso personal autorizado? los cheques no utilizados y los cheques pendientes de ser enviados, as como el equipo para elaborar cheques? 3. La persona encargada de firmar cheques mantiene el control de envo de los cheques? CONTROL POSTERIOR 1. Se realizan conciliaciones bancarias independientes y peridicas?

Al determinar la efectividad de los controles para satisfacer objetivos de control es necesario identificar posibles errores para cada objetivo; identificar los controles necesarios para evitar o detectar los errores; y realizar pruebas de los controles. Estos pasos se explican en las siguientes secciones. El auditor podr efectuar tanto una evaluacin inicial cuanto final del riesgo de control respecto a algunas afirmaciones, tal como se ha explicado en captulos anteriores. La evaluacin o evaluaciones del auditor del riesgo de control deber quedar asentada en los papeles de trabajo.

CICLO: Erogaciones

TIPO DE TRANSACCIN: Compras y desembolsos de efectivo

Afirmaciones en estados financieros Cuentas aumentadas Cuentas disminuidas

por las compras

Almacn

por desembolsos de efectivo

Bancos

Activos fijos
Objetivo de control Activos y gastos miscelneos

Cuentas por pagar Totalidad Existencia Lo mismo que cuentas incrementadas por compras Lo mismo Lo mismo

Validez Totalidad Contabilizacin correcta Salvaguarda Control posterior

Existencia Totalidad Correccin en registro, valuacin y presentacin en estados financieros y revelacin Existencia y totalidad Correccin en registro, existencia, totalidad y valuacin

ERRORES POTENCIALES Y CONTROLES NECESARIOS En la primera columna de las figuras 9-6 y 9-7, respectivamente, aparece un listado representativo de errores e irregularidades que pudieran ocurrir en el procesamiento de transacciones de compras y desembolsos de efectivo. Tal como se indic en captulos anteriores, los datos se desarrollan a partir del conocimiento general que tiene el auditor de estas transacciones y directrices adaptadas al cliente. La segunda columna en las figuras 9-6 y 9-7 identifica los procedimientos de control que son necesarios para evitar o para detectar cada uno de los errores o irregularidades. La informacin recabada al comprender la estructura de control interno del cliente habr de revelar al auditor si los controles necesarios han sido diseados y puestos en operacin. PRUEBA DE CONTROLES La tercera columna de las figuras 9-6 y 9-7 identifica posibles pruebas de controles para determinar la efectividad de los controles sobre compras y transacciones de efectivo. Ejemplos del uso de las tcnicas de investigacin, observacin, inspeccin y repeticin de actuacin se incluyen en ambas tabulaciones. Algunas pruebas de controles podrn realizarse simultneamente con los procedimientos de auditora encaminados a una suficiente comprensin de la estructura de control para planear la auditora. En tal caso, forman parte de la base para una evaluacin inicial del riesgo de control. Otras pruebas de controles se realizan durante el trabajo intermedio para poder respaldar una reduccin adicional planeada de riesgo de control respecto a ciertas afirmaciones. El grado de prueba o alcance generalmente est inversamente relacionado con el nivel planeado de riesgo de control. Las consideraciones relacionadas con la direccin de pruebas son las mismas que para otro tipo de transacciones. Por ejemplo, al probar controles relacionados con el objetivo de validez para compras, los asientos del registro de cuentas por pagar deben compararse con los documentos de respaldo. De manera similar, los asientos en el registro de cheques expedidos deben compararse contra los cheques devueltos por el banco (sistema estadounidense). Al probar controles relacionados con el objetivo de control de totalidad, tanto las cuentas por pagar como los cheques deben rastrearse contra los asientos que aparecen en el registro de cuentas por pagar y en el registro diario de cheques expedidos, respectivamente. Los resultados de las pruebas de control debern quedar asentados en los papeles de trabajo.

Posibles errores e irregularidades VALIDEZ Pudieran registrarse compras ficticias

Procedimientos de control necesarios

Posibles pruebas de controles

Las compras reales podran no estar autorizadas TOTALIDAD Las compras pudieran no estar contabilizadas

Para cada una de las compras se requiere de una solicitud de compra, orden de compra, reporte de recepcin, factura de proveedor y cuenta por pagar Aprobacin departamental de las solicitudes de compra, rdenes de compras y cuentas por pagar

Examinar evidencia de compras

Observar procedimientos de aprobacin; examinar evidencia documental de aprobaciones

Utilizar y controlar rdenes de compra prenumeradas, reportes de recepcin y cuentas por pagar Verificacin interna del resumen diario de facturas y comprobantes por pagar contra cuentas por pagar expedidas y total diario en registro de cuentas por pagar.

Examinar evidencia de manejo y control de documentos prenumerados Examinar resmenes diarios y evidencia de verificacin interna

CONTABILIZACIN CORRECTA Las facturas y comprobantes pudieran ser incorrectos

Las facturas y comprobantes por pagar pudieran ser incorrectamente contabilizados en cuanto a monto, periodo o clasificacin

Verificacin interna de descripcin de artculos, cantidades y precios que aparecen en las facturas y comprobantes de pago contra documentos de respaldo, y correccin matemtica de cuentas por pagar y facturas de los proveedores Separacin de funciones entre llevar el registro de facturas y comprobantes por pagar y el archivo de cuentas por pagar no liquidadas. Verificacin interna de las fechas que aparecen en los asientos de registro de cuentas por pagar respecto a las fechas que aparecen en reportes de recepcin Verificar que se haya autorizado la correcta clasificacin de cuentas en el registro de cuentas por pagar

Examinar evidencia de verificaciones internas; repetir verificaciones

Observar funciones

la

separacin

de

Repetir el trabajo comparando fechas Examinar la evidencia de que se hayan hecho las aprobaciones

SALVAGUARDA Los artculos pudieran robados

ser

Se requiere tener reas de almacenamiento cerradas y que slo el personal autorizado tenga acceso a stas

Observar la seguridad fsica; investigar en cuanto al acceso

Posibles errores e irregularidades CONTROL SUBSECUENTE Las facturas y comprobantes por pagar registrados podrn no coincidir con el archivo de cuentas por pagar y/o cantidades que aparecen en los estados de cuenta de proveedores Los artculos en existencia podrn no coincidir con los registros de inventarios perpetuos

Procedimientos de control

Posibles pruebas

Necesarios Conciliaciones peridicas del archivo de facturas y comprobantes por pagar con la cuenta de proveedores

de controles Examinar evidencia conciliaciones de

Recuentos peridicos de inventarios fsicos y comparaciones con registros

Observar inventarios

recuentos

de

Posibles errores e irregularidades VALIDEZ Los cheques pudieran expedirse para erogaciones no autorizadas

Procedimientos de control

Posibles pruebas

Necesarios Para cada cheque debe existir una cuenta por pagar y documentos de respaldo La persona que firma el cheque deber verificar la aprobacin de la cuenta por pagar Cancelacin de las cuentas por pagar y los documentos de respaldo para cada cheque expedido Utilizar y prenumerados controlar cheques

de controles Examinar documentacin respecto a cheques expedidos Observar verificacin aprobaciones de

Las cuentas por pagar autorizadas podran presentarse dos veces para pago TOTALIDAD Los cheques podran no estar contabilizados CONTABILIZACIN CORRECTA Los cheques pudieran estar incorrectos Los cheques pudieran estar mal contabilizados en cuanto a importe, periodo o clasificacin

Examinar cuentas por pagar liquidadas y documentos de respaldo para cancelacin Examinar evidencia del uso y del control de cheques prenumerados Examinar evidencia interna de verificaciones Repetir la verificacin interna Observar separacin de funciones Repetir verificaciones comparando fechas

Verificacin interna del resumen diario de cheques contra cheques expedidos y totales del registro de cheques que se obtiene diariamente Comparar la cuenta por pagar mediante verificacin interna del beneficiario del cheque e importe Separacin de funciones en cuanto a expedicin y registro de cheques Verificacin interna de las fechas en los cheques con las fechas que aparecen en registro de cheque

Posibles errores e irregularidades SALVAGUARDA Los cheques podran alterados despus de firmados ser ser

Procedimientos de control

Posibles pruebas

necesarios Utilizar equipo protector de cheques para imprimir importes Control de envo de cheques por la persona que los firma Tener un rea de custodia cerrada para cheques no utilizados, reservada exclusivamente a personas autorizadas Realizar conciliaciones independientes bancarias

de controles Examinar la impresin de cheques Observar el envo por conteo Observar seguridad fsica; investigar en cuanto a acceso

Los cheques no utilizados pudieran ser robados CONTROL SUBSECUENTE Los saldos de las cuentas bancarias segn libros pudieran no coincidir con lo indicado en los estados de cuenta bancarios

Examinar evidencia conciliaciones

de

CORRELACIN DEL RIESGO DE CONTROL CON EL RIESGO DE DETECCIN Las evaluaciones de la eficiencia de los controles para satisfacer objetivos de control en las transacciones de compras y desembolsos de efectivo deben combinarse con las afirmaciones respecto a otro tipo de transacciones relevantes. Por ejemplo, al evaluar el riesgo de control para las afirmaciones relacionadas con efectivo, el auditor deber combinar las evaluaciones de los objetivos de control para transacciones de entradas y salidas de efectivo que correspondan a cada afirmacin. El riesgo de control resultante para cada afirmacin se correlaciona luego con el riesgo de deteccin para proporcionar la base con el fin de determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. Estos pasos se explican en los comentarios sobre pruebas sustantivas en los captulos 13 y 14. PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS El PED puede utilizarse para ejecutar y registrar operaciones de compra y desem bolsos de efectivo. A continuacin se presenta un estudio de caso con una explicacin de la metodologa para realizar pruebas de controles en un sistema de PED. DESCRIPCIN DEL SISTEMA En Huran, mc. el mtodo de registro en batch procesamiento en batch es utilizado para procesar cuentas por pagar autorizadas, cheques para pagos y reportes relacionados. El acceso al sistema se realiza a travs de una cinta magntica y se conservan los datos de archivo en este medio. En la figura 9-8 se presenta una grfica de flujo de las principales caractersticas del sistema. Conforme se muestra en la grfica de flujo, el Departamento de control de datos verifica y asienta los totales de control recibidos del Departamento de cuentas por pagar. Luego, enva las facturas y comprobantes por pagar y el formato de remesa al Departamento de registro de datos, donde las cuentas por pagar son registradas y verificadas en una cinta. La cinta de transacciones de compras se remite al procesamiento de cmputo donde se accesa mediante dos corridas del computador. Corrida l. Esta corrida involucra la edicin de datos respecto a la razonabilidad y totalidad, balanceando los datos. De esta corrida resulta un listado vlido de transacciones de compras y se hace un listado impreso de discrepancias y de totales de control. Corrida 2. Conforme se indica en la figura 9-8, esta corrida involucra el procesamiento de cintas de transacciones de compras vlidas con las cintas de archivos maestros de cuentas por pagar y de inventarios. Los listados de esta corrida consisten de cintas actualizadas procedentes del archivo maestro y vales impresos de discrepancias y totales de control, y el registro de cuentas por pagar. El procesamiento de cheques tambin requiere de dos corridas de cmputo. Corrida 3. En esta corrida, el archivo maestro de cuentas por pagar se lee con el fin de identificar las facturas

y comprobantes por pagar atrasados en su pago, y se produce un listado de cuentas por pagar vencidas. Corrida 4. Conforme se muestra en la grfica de flujo, esta corrida involucra el procesamiento de cintas de cuentas por pagar vencidas para preparar los cheques, afectando el registro de cheques y actualizando el archivo maestro de cuentas por pagar. CONSIDERACIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL DE PED La metodologa para obtener una comprensin de la estructura de control de PED y probar la efectividad de los controles de PED se explica en el captulo 7. El impacto de los controles generales de PED en el procesamiento de operaciones de compras y desembolsos de efectivo deber considerarse, al igual que los controles especficos respecto a stas. Cualquier control que sirve de base para una evaluacin planeada de riesgo de control abajo del mximo deber probarse en cuanto a su efectividad. Se centra la atencin en el resto del estudio del caso, en el uso generalizado de datos de prueba y software de auditora para probar controles de aplicacin de PED en relacin con operaciones de compra. Estas tambin pueden utilizarse al probar los controles de aplicacin para desembolsos de efectivo. Los datos de prueba podrn utilizarse para las verificaciones de edit programados en la corrida 1 y la lgica de programa en la corrida 2. Los datos de prueba incorrectos para la corrida 1 podrn incluir:. . Nmero del proveedor faltante o equivocado. . Nmero de cdigo de distribucin de compras que pudiera fallar o estar equivocado. . Falta de importe monetario. . Falta la indicacin de fecha de pago. . No se indican las condiciones o trminos de pago. . Caracteres alfabticos dentro de un campo numrico. Podrn utilizarse tanto datos equivocados como correctos al probar los controles en la corrida 2. Estos ltimos podrn comprender una compra por una cantidad negativa o una compra con datos no vlidos. Otras pruebas incluyen revisar la conciliacin de totales de control generados en las corridas 1 y 2 con los totales batch preparados en cuentas por pagar y agrupados en datos de control, y revisar los reportes de diferencias de las corridas 1 y 2 e investigar acerca de la accin de seguimiento llevada a cabo por el Departamento de control de datos. Las aplicaciones del software generalizado de auditora a los archivos maestros se asemejan a la descrita en el captulo 8 para el archivo maestro de cuentas por cobrar. Por lo tanto, el software puede utilizarse para seleccionar al azar una muestra de cuentas de inventarios o proveedores. A partir de la evidencia recabada al probar los controles de PED, el auditor procede a evaluar el riesgo de control y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas de saldos de inventario s y de cuentas por pagar. COMENTARIOS FINALES El ciclo de erogaciones de una entidad se relaciona con la adquisicin y pago de activos fijos, bienes y servicios y mano de obra. El alcance de este captulo se ha restringido a las transacciones de compras y los desembolsos de efectivo. Cada uno de los elementos de la estructura de control interno es aplicable a estas dos clases de transacciones. Al realizar pruebas de controles, el auditor hace un amplio uso de las facturas y comprobantes por pagar, de cheques pagados y de los registros de las cuentas por pagar y de cheques expedidos. Se habr de prestar mayor atencin al ciclo de erogaciones en el captulo siguiente, en donde se explicarn e ilustrarn los controles para las transacciones relativas a nminas. PREGUNTAS DE REPASO Describa la naturaleza del ciclo de erogaciones y los principales tipos de transacciones que se incluyen ciclo. en este

a. Es la importancia relativa, o materialidad, un factor al auditar las transacciones del ciclo de erogaciones? Explique. b. Explique la aplicacin de los factores de riesgo de auditora a las transacciones del ciclo de erogaciones.

a. Identifique los departamentos de una compaa que se relacionan directamente con las transaccio nes de compras y desembolsos de efectivo. b. Qu departamentos se ven involucrados en el registro de estas operaciones? Seale las funciones que se aplican a las transacciones de compras y desembolsos de efectivo. Identifique y seale los objetivos de control que son aplicables a las transacciones de compras y desembolsos de efectivo. a. Qu documentos contribuyen al objetivo de control de validez respecto a las transacciones de compra? b. Qu autorizaciones se requieren para satisfacer el objetivo de validez para las transacciones de compras? Explique en la grfica de flujo de la figura 9-2 la ruta de los siguientes documentos: solicitud de compra; orden de compra; reporte de recepcin y facturas, y comprobantes por pagar. a. Qu procedimientos de control contribuyen al objetivo de control de totalidad para los desembolsos de efectivo? b. Qu procedimientos de control son importantes en la salvaguarda de las operaciones de salidas de efectivo? De qu manera contribuye el procedimiento de control de verificacin interna independiente al objetivo de contabilizacin correcta respecto a compras y a desembolsos de efectivo? Identifique y explique los procedimientos de control que son esenciales para satisfacer el objetivo de control subsecuente de seguimiento. Identifique tres preguntas de un cuestionario de control interno para transacciones de compras que involucran la autorizacin de supervisores, e indique el objetivo de control al cual pertenece cada una de las preguntas. Identifique tres preguntas de un cuestionario de control interno para transacciones de desembolsos de efectivo que involucran a la persona que firma cheques, e indique el objetivo de control al cual pertenece cada pregunta. Respecto a las cuentas incrementadas por compras, qu objetivos de control se relacionan con las afirmaciones en estados financieros respecto a existencia, totalidad y valuacin? Con respecto a las cuentas que disminuyen por desembolsos de efectivo, qu afirmaciones se relacionan con un solo objetivo de control y que afirmaciones se ven afectadas por ms de un objetivo de control? Identifique los procedimientos de control necesarios, y posibles pruebas siguientes errores e irregularidades: a. Las cuentas por pagar podran estar incorrectamente contabilizadas. b. Los cheques pudieran no estar contabilizados. Para cada uno de los siguientes controles necesarios identifique los posibles errores e irregularidades y las posibles pruebas de controles: a. Aprobacin departamental de solicitudes de compra, rdenes de compra y facturas y comprobantes por pagar. b. Verificacin interna del resumen diario de cheques contra los cheques expedidos y el total diario de registro de cheques. Indique una aplicacin de cada uno de los cuatro procedimientos de auditora que pudieran utilizarse al probar controles sobre las transacciones de compra. Para cada procedimiento, identifique el procedimiento de control necesario relacionado y los posibles errores e irregularidades. a. Cul es el objetivo de probar los controles de las transacciones de compras que se relacionan con el objetivo de control de validez? b. Cul es el objetivo de probar los controles para transacciones de desembolsos de efectivo que corresponden al objetivo de control de totalidad?

a. Qu aspectos del sistema de PED en la figura 9-8 podran ser datos de prueba probados? b. Identifique los tipos de datos incorrectos que podran utilizarse para probar la corrida de seleccin y edicin. Qu pruebas de controles dentro de un sistema de PED pueden realizarse sin la computadora? PREGUNTAS OBJETIVAS DE EXAMENES PROFESIONALES Indique la mejor respuesta para cada una de las siguientes preguntas de opcin mltiple. Estas preguntas se relacionan con procedimientos de control interno sobre transacciones de compras y desembolsos de efectivo. l. El control interno se fortalece cuando la cantidad de mercanca ordenada se omite en la copia de la orden de compra enviada a: a. Departamento que inici la solicitud de compra. b. Departamento de recepcin. c. Agente de compras. d. Departamento de cuentas por pagar. 2. Cul de los siguientes procedimientos para desembolsos de efectivo no deber ser realizado por el Departamento de cuentas por pagar? a. Comparar la factura del proveedor con el reporte de recepcin. b. Cancelar la documentacin de respaldo despus del pago. c. Verificar la correccin matemtica de la factura del proveedor. d. Firma de una persona autorizada, para el pago de facturas y; comprobantes por pagar. 3. En un sistema de cuentas por pagar debidamente diseado, una cuenta por pagar es elaborada despus de que la factura, la orden de compra, la solicitud de compra y el reporte de recepcin han sido verificados. El siguiente paso en el sistema ser: a. Cancelar los documentos que sirven de respaldo de la transaccin. b. Registrar el importe del cheque en el registro de cheques. c. Aprobar para pago las facturas y comprobantes. d. Hacer el registro del importe de la cuenta por pagar en el mayor auxiliar de gastos. 4. Para fines de un control interno eficiente, cul de las siguientes personas deber ser responsable del envo por conteo de los cheques firmados? a. El recepcionista b. El tesorero c. El empleado de cuentas por pagar d. El empleado de nminas Estas preguntas se relacionan con las pruebas de controles para transacciones de compras y desem bolsos de efectivo. l. Un auditor realiza una prueba de controles para determinar si ya ha recibido toda la mercanca por la cual el cliente ha sido facturado. El universo respecto de esta prueba consiste de: a. Toda la mercanca recibida b. Todas las facturas de los proveedores c. Todos los cheques cancelados d. Todos los reportes de recepcin 2. Un cuestionario de control interno indica que se requiere un reporte de recepcin aprobado que acompae toda solicitud de cheque para pago de mercanca. Cul de las siguientes pruebas de controles proporciona la mayor seguridad que este control est operando adecuadamente? a. Seleccionar y examinar los cheques cancelados y asegurarse de que los reportes correlativos de recepcin no tengan una fecha anterior a los cheques.

b. Seleccionar y examinar los cheques cancelados y asegurarse de que los reportes de recepcin correlativos no estn fechados despus de la fecha de los cheques. c. Seleccionar y examinar los reportes de recepcin y asegurarse de que los cheques cancelados relacionados no tiene fecha anterior a los reportes de recepcin. d. Seleccionar y examinar los reportes de recepcin y asegurarse de que los cheques cancelados no tienen fecha posterior a los reportes de recepcin. 3. El ciclo de compra de materiales de un cliente comienza con solicitudes de los departamentos usuarios y concluye con la recepcin del material y el reconocimiento de un pasivo. El objetivo primario de un auditor es revisar este ciclo con el fin de: a. Evaluar la confiabilidad de la informacin generada como resultado del proceso de compra. b. Investigar el manejo fsico y la contabilizacin de adquisiciones anormales de materiales. c. Considerar la necesidad de estar presente al realizar el recuento fsico del inventario anual si este sistema no est funcionando adecuadamente. d. Asegurarse de que los materiales que se pidan, reciban y paguen estn disponibles. 4. Qu de lo siguiente habra de considerarse como la mejor prueba para determinar si las rdenes de compra se procesan sobre base oportuna? a. Determinar las fechas de las facturas de proveedores no pagadas. b. Comparar las fechas de rdenes de compra seleccionadas contra las solicitudes de compra. c. Seleccionar un conjunto de nmeros de rdenes de compra y examinar todos los nmeros del talonario. d. Comente los procedimientos de proceso con personal operativo y observe la ruta real de las compras. PREGUNTAS DE AMPLIO ALCANCE Green, contador pblico ha sido contratado para auditar los estados financieros de Star Manufacturing mc. La compaa es una entidad de tamao medio que produce innumerables variedades de artculos para el hogar. Todas las adquisiciones de materiales se procesan a travs de las funciones de compras, recepcin, cuentas por pagar y tesorera. Resuelva Prepare el segmento del cuestionario de control interno "compras" que se debe utilizar para la evaluacin de la estructura de control interno para utilizarse en la evaluacin de la estructura de control interno de Star. Cada pregunta deber conducir a una respuesta S o NO. No prepare el cuestionario de control interno para los segmentos de recepcin, cuentas por pagar y tesorera. No comente acerca de los controles internos sobre compras. Las siguientes preguntas aparecen en los cuestionarios de control interno de Sax Company: l. Se utilizan cheques prenumerados? 2. Todo cheque se encuentra amparado por una cuenta por pagar autorizada? 3. Todo documento de respaldo se cancela despus del pago? 4. Se practican recuentos fsicos de inventario en existencia? 5. La persona que firma cheques los enva por conteo as como el aviso de remesa? 6. Existen prohibiciones para expedir cheques al portador? 7. Se contabilizan todas las facturas y comprobantes? 8. Se elaboran resmenes de cheques que se comparan con totales de registro de cheques? 9. Se requiere de una orden autorizada para cada compra? 10. Se obtiene un recibo firmado del almacn o cualquier otra persona que recibe artculos a su entrega? 11. Se comparan las rdenes de compras, reportes de recepcin y facturas de proveedores al elaborar las cuentas por pagar? 12. Se verifican internamente las facturas y comprobantes por pagar respecto a su correccin? 13. Se encuentran almacenados los bienes en sitios de acceso restringido? 14.Existe una aprobacin de supervisores respecto a las clasificaciones de cuentas del registro de cuentas por

pagar? Resuelva a. Identifique el objetivo de control con el cual se relaciona cada pregunta. b. Identifique el error o la irregularidad que pueda resultar por no contestar a la pregunta. c. Mencione una posible prueba de control para el procedimiento de control suponiendo una respuesta posmv A a cada pregunta. (Presente sus respuestas en forma tabular empleando una columna de separacin para cada una de ellas). Al obtener y comprender la estructura de control interno de la compaa Shelby, identifique los siguientes errores potenciales e irregularidades que pudieran ocurrir. l. Pueden robarse las mercancas del almacn. 2. La cantidad del voucher puede no coincidir con la del cheque que cubre el pago. 3. Pueden presentarse a pago los voucher varias veces. 4. Un cheque puede ser usado por una persona no autorizada. 5. Los cheques pueden ser alterados despus de ser firmados. 6. Una compra puede no registrarse en el voucher. 7. Las mercancas que se encuentran pueden no coincidir con los registros del inventario. 8. Un voucher puede estar clasificado errneamente en el activo diario. 9. El balance del banco por libros puede no coincidir con el balance por banco. 10. Un cheque puede registrarse en el talonario en la fecha equivocada. 11. Puede ser inadecuado usar cheques vencidos. 12. Los pagos registrados pueden no coincidir con el archivo de voucher que faltan por pagar. 13. Puede registrarse una compra ficticia. 14. Pueden no autorizarse las compras actuales. Resuelva a. Identifique el objetivo de control que se relaciona con cada posible aseveracin errnea. b. Identifique el control necesario para evitar o para detectar cada aseveracin errnea. c. Identifique una posible prueba de controles para cada control necesario. (Presente sus respuestas en forma tabular utilizando una columna especial para cada parte.) Formas debidamente diseadas y utilizadas facilitan la adhesin a polticas y procedimientos prescritos de control interno. Una de ellas podr ser la orden de compra con mltiples copias; una de stas ser para enviarse al proveedor. Ordinariamente las copias restantes habran de distribuirse entre los departamentos de almacn, compras, recepcin y de contabilidad. La siguiente orden de compra en realidad se emplea por National Industrial Corporation: Resuelva a. Adems del nombre de la compaa, qu otra informacin necesaria recomendara el auditor que se incluya en la orden de compra ilustrada?

Orden de compra

Enviar factura exclusivamente a

297 Harding Dr. Brons, N.Y. 10461 A _________________________________ _________________________________ _________________________________ Embrquese a _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

Fecha de embarque

Embrquese por conducto de

Trminos de descuento

Trminos de flete

Descuentos por pronto pago

Descuento especial

Cantidad

Descripcin

Condiciones de compra 1. 2. El proveedor ser el responsable de flete adicional al menos que se obtenga permiso previo. Favor de acusar recibo de esta orden 3. 4. Favor de notificar de inmediato si no pueden surtirnos la orden Todos los artculos debern de ser empacados en forma individual

b. Qu funciones primarias de control interno se satisfacen con las copias de la orden de compra que se distribuyen a los departamentos de almacn, compras, recepcin y contabilidad? Dunbar Camera Manufacturing fuc. es un fabricante de cmaras de cine de elevado costo para pelculas de alta precisin, en las que las especificaciones de las partes componentes son vitales para el proceso de manufactura. Dunbar compra lentes de cmara muy costosos y grandes cantidades de lminas metlicas y tornillos. Dunbar ordena stos y las lentes y se facturan unitariamente por los proveedores. El metal laminado se ordena por Dunbar y se factura por los proveedores sobre la base de su peso. El empleado de recepcin es responsable de documentar la calidad y la cantidad de mercanca recibida. Su comprensin de la estructura de control interno revela que se estn utilizando los siguientes procedimientos: 1. Reporte de recepcin. Las rdenes de compra debidamente aprobadas y prenumeradas se archivan numricamente. La copia enviada al empleado de recepcin es un duplicado exacto de la copia enviada al proveedor. Los recibos de mercancas se registran en el duplicado por el empleado de recepcin. 2. Metal laminado. La compaa recibe el metal laminado por ferrocarril. El ferrocarril independientemente pesa el metal laminado y reporta el peso y fecha de recepcin en un conocimiento de embarque que acompaa a toda mercanca entregada. El empleado de recepcin slo verifica el peso sealado en el conocimiento de embarque y lo compara contra la orden de compra. 3. Tornillos. El empleado de recepcin abre los cartones que contienen tornillos y luego los inspecciona y pesa su contenido. El peso se convierte a nmero de unidades por medio de grficas de conversin. El empleado de recepcin verifica luego la cantidad calculada contra la orden de compra. 4. Lentes para cmara. Cada lente de cmara es entregada en un cartn corrugado, individual. Los cartones son contados a medida que son recibidos por el empleado de recepcin y la cantidad de cartones se compara contra las rdenes de compra. Resuelva

a. Explique por qu son o no adecuados los procedimientos de control interno en su aplicacin individual a los reportes de recepcin y recepcin de lmina de metal, tornillos y lentes para caras. No comente acerca de recomendaciones para mejorar. b. Qu distorsiones pueden surgir en los estados financieros como consecuencia de fallas en la estructura de control interno y cmo ocurren stas? Taylor, un contador pblico, ha sido contratado para auditar los estados financieros de University Books, fuc. Esta empresa mantiene un considerable fondo revolvente de caja, exclusivamente para comprar libros usados a los alumnos, pagndoles en efectivo. El fondo de caja es activo todo el ao debido a que una universidad cercana ofrece una gran variedad de cursos con diferentes fechas de iniciacin y terminacin durante el ao. Para cada compra se elaboran recibos y peridicamente se presentan comprobantes de reembolso. Resuelva Elabore un cuestionario de control interno para el fondo revolvente de caja de University Books. El cuestionario de control interno debe conducir a respuestas S o NO. N o comente acerca de los controles internos, sobre los libros que son comprados. Durante 19-4 la Compaa XY adquiri 10 millones de dlares en equipo de oficina bajo su sistema "especial" de ordenar; sus rdenes especiales oscilan desde 5 000 hasta 30 000 dlares. Las rdenes "especiales" incluyen artculos de bajo volumen que se han incluido dentro del presupuesto autorizado del usuario. Los jefes de departamento incluyen en su presupuesto anual solicitudes de los tipos de equipo y su costo estimado. El presupuesto, que limita los tipos e importes monetarios de equipo 'de oficina que un jefe de departamento puede solicitar, es aprobado al inicio del ao por el consejo de administracin. Los jefes de departamento preparan una solicitud de compra para equipo y remiten la solicitud al Departamento de compras. El sistema de pedidos "especiales" de XY funciona como sigue: Compras. Al recibir una solicitud de compras uno de los cinco compradores verifica que la persona que solicita el equipo sea el jefe de departamento. Luego, el comprador selecciona el proveedor apropiado buscando dentro de diversos catlogos que se tengan en archivo. Despus, el comprador telefonea al proveedor, solicitando cotizacin de precios y luego dan al proveedor una orden verbal. Se procesa una orden de compra prenumerada y luego el original se enva al proveedor, una copia al jefe de departamento y una copia al departamento de recepcin, una copia a cuentas por pagar y una copia se deja en el archivo de solicitudes pendientes. Cuando el comprador es informado oralmente por el Departamento de recepcin que el artculo ha sido recibido, el comprador transfiere la orden comprada del archivo de pendientes de surtir al archivo de surtido. Una vez al mes el comprador revisa el archivo de no surtido para un seguimiento y acelerar las rdenes pendientes. Cuentas por pagar. Al recibir una orden de compra, el empleado de cuentas por pagar archiva la orden de compra en un archivo de rdenes de compra pendientes. Cuando se recibe la factura del proveedor, se le compara contra la orden de compra aplicable y se crea una cuenta por pagar, cargando a la cuenta de equipo del departamento que solicit los bienes. Las facturas pendientes de pago se archivan por fecha de vencimiento y es entonces cuando se prepara el cheque. La factura y la orden de compra se archivan por nmero de orden de compra en un archivo de facturas pagadas y, luego, el cheque se enva al tesorero para su firma. Tesorero. Los cheques recibidos diariamente del Departamento de cuentas por pagar se separan en dos grupos: aquellos por valor superior a 10 000 dlares y los de 10 000 dlares o menos. Los cheques por 10 000 dlares o menos se firman con facsmil. El cajero custodia el equipo y placas para firmar cheques y adems conserva una bitcora del uso de este equipo para firmar cheques. Todos los cheques por valor superior a 10 000 dlares son firmados por el tesorero o por el contralor. Resuelva Describa las fallas de control interno relacionadas con las compras y pagos de rdenes "especiales" de la Compaa XY para cada una de las siguientes funciones:

a. Compras b. Recepcin c. Cuentas por pagar, y d. Tesorero Usted ha concluido la auditora de actividades dentro del Departamento de compras de Zale Company. El departamento consta de 30 compradores, siete supervisores, un gerente y personal de oficina. Las compras totalizan 500 millones de dlares al ao. Su auditora revel las siguientes condiciones: 1. La compaa no tiene reglas formales para conflicto de intereses. Su anlisis produjo evidencia de que uno de los 30 compradores del departamento posee un inters sustancial en un proveedor importante y que sus adquisiciones ordenadas al mismo, ascienden a 50 000 dlares al ao. Los precios que cobra el proveedor son competitivos. 2. Los compradores seleccionan las fuentes propuestas sin tomar en cuenta los listados de cotizaciones de los proveedores para su revisin. Sus pruebas revelan que se incurri en costos ms elevados a causa de tal prctica. 3. Los compradores que dan origen a cotizaciones escritas de los proveedores, la reciben de stos directamente a travs del Departamento de correspondencia. En una prueba de 100 compras basada en cotizaciones de proveedores competidores, usted descubre que en 75 casos los que cotizaron ms bajo fueron seleccionados para las rdenes de compra. 4. Las solicitudes de compra recibidas en el Departamento de compras de otros departamentos de la compaa deben ir firmadas por personas autorizadas. Al examinar 200 solicitudes se encontr que slo tres, todas por cantidades pequeas, no fueron debidamente firmadas. El comprador que emiti las tres rdenes acept las solicitudes debido a que no entendi el procedimiento aplicable. El personal de oficina encargado de la revisin de las solicitudes las entregaron al comprador por error. Resuelva Para cada una de las cuatro condiciones seale: a. El riesgo, si lo hubiera, en que se incuite si se permite que persista cada condicin descrita anteriormente. b. El control, si lo hubiera, que se recomendara para evitar que contine la condicin descrita. El auditor Long ha sido contratado para examinar y dictaminar acerca de los estados financieros de Maylow Corporation. Al obtener una comprensin de los controles internos de la empresa sobre las compras, a Long se proporcion la siguiente grfica de flujo para las compras: Resuelva a. Identifique los procedimientos relacionados con requisiciones o solicitudes y rdenes de compra que Long pudiera esperar encontrar si los controles de Maylow sobre compras son efectivos. Por ejemplo, las rdenes de compra se preparan solamente despus de considerar el tiempo para ordenar y la cantidad a ordenar. No comente acerca de la efectividad del flujo de documentos tal como se presenta en la grfica de flujo o sobre la separacin de funciones. b. Cuales son los factores a considerar para determinar: l. El momento para hacer el pedido 2. La cantidad a pedir En la pgina siguiente se muestra una grfica de flujo de un sistema manual para realizar transacciones de compra y desembolsos de efectivo. Resuelva

Indique lo que signifique cada una de las letras de la A, a la L. No comente acerca de lo adecuado o lo inadecuado del sistema. El auditor Antony prepar la grfica de flujo de la pgina 317 que muestra la funcin de compra de materias primas de uno de sus clientes, una compaa manufacturera de tamao medio, desde la preparacin de los documentos iniciales hasta que se preparan las facturas para pago en la seccin de cuentas por pagar. La grfica de flujo constituye una parte del trabajo realizado para llegar a comprender el control interno. Resuelva Identifique y explique las fallas de control interno que son evidentes en la grfica de flujo. Incluya las fallas de control interno resultantes de actividades desarrolladas o no desarrolladas. Todos los documentos son prenumerados. ConSport Corporation es un mayorista regional de artculos deportivos. La grfica de flujo que aparece en la pgina 319 y la descripcin que le sigue revelan el sistema actual de distribucin de efectivo de ConSport. 1. El Departamento de cuentas por pagar autoriza para pago todas las facturas (1) por la compra de inventarios. Las facturas son comparadas con las requisiciones de compra (PR), rdenes de compra (po) y reportes de recepcin (IT). El empleado de cuentas por pagar fija su atencin en el nombre del proveedor y revisa los documentos cuando son combinados. 2. Cuando se agrupan todos los documentos de una factura, se elabora una cuenta por pagar con dos copias (DV) y la transaccin se anota en el registro de cuentas por pagar (VR). La cuenta por pagar y documentos de respaldo se archivan por orden alfabtico de proveedor. 3. Diariamente se prepara una pliza de diario en dos copias que resume los asientos en el registro de cuentas por pagar. La primera copia se remite al Departamento de mayor general y la segunda copia se archiva por fecha en el Departamento de cuentas por pagar. 4. El archivo de proveedores se examina diariamente respecto a las cuentas por pagar relacionadas con facturas que se deban pagar. Ambas copias de los comprobantes de egresos que deben pagarse, se remiten al Departamento de tesorera conjuntamente con los documentos de respaldo. El cajero prepara un cheque para cada proveedor, firma el cheque y lo contabiliza en el registro de cheques expedidos (CR). La copia 1 del comprobante de egresos se adjunta a la copia del cheque y se archiva por nmero de orden del cheque en el Departamento de tesorera. La copia 2 y los documentos de respaldo se regresan al Departamento de cuentas por pagar y se archivan alfabticamente por nombre de proveedor. 5. Se prepara una pliza con dos copias que resume los cheques de cada da. La copia 1 se enva al departamento de mayor general y la copia 2 se archiva por fecha en el Departamento de tesorera. 6. El cajero recibe el estado de cuenta bancaria mensual con los cheques cancelados y prepara la conciliacin bancaria (BR). Si se requiere un ajuste como consecuencia de la conciliacin bancaria, se prepara una pliza de diario con dos copias. La copia 1 se enva al Departamento de mayor general. La copia 2 se aade a la copia 1 de conciliacin bancaria y se archiva por mes en el Departamento de tesorera. La copia 2 de la conciliacin bancaria se remite al Departamento de auditora interna. Resuelva El sistema de desembolsos de efectivo de ConSport Corporation tiene algunas fallas. Estudie el sistema de desembolsos de efectivo y para cada falla dentro del sistema. a. Identifique dnde se encuentra la falla utilizando el nmero de referencia que aparece a la izquierda de cada smbolo.

b. Describa la naturaleza de la falla. c. Haga una recomendacin sobre cmo corregir la falla. Utilice el siguiente formato al preparar su respuesta
Nmero de referencia Naturaleza de la falla

Recomendacin para corregir falla

ESTUDIO DE CASO Daly Company considera que tiene problemas concretos dentro de sus funciones de control interno particularmente en las reas de compra, recepcin y desembolsos de efectivo. Su despacho ha sido contratado para examinar estas reas y para reportar sus hallazgos. La compaa est involucrada en una actividad de procesamiento altamente especializado con ventas netas anuales de aproximadamente 25 millones de dlares. La naturaleza del negocio es tal que no todas la compras se reciben en slo un embarque y existen muchas rdenes sin surtir, lo cual ocasiona problemas en el Departamento de produccin para satisfacer oportunamente necesidades de materia prima. Se ha acordado que no se requiere una separacin de los departamentos de recepcin y almacenes. La grfica de flujo de la pgina anterior (preparada por su ayudante) ilustra y describe todos los procedimientos que se realizan. Los departamentos se encuentran distribuidos a travs de toda la planta, que es grande. Resuelva a. Elabore un listado de los puntos fuertes y puntos dbiles de la estructura de control interno respecto a compras, recepcin y desembolsos de efectivo. b. Para cada falla, recomiende uno o ms cambios para mejorar la eficiencia de los controles.

Captulo 10
Consideraciones de control interno: Ciclo de transacciones de nminas y produccin
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Cuando haya concluido de estudiar este captulo usted deber ser capaz de: Explicar la aplicacin de los objetivos y procedimientos de control a las transacciones relacionadas con nminas y produccin. Preparar cuestionarios de control interno para transacciones de nminas y manufactura. Explicar las relaciones de los objetivos de control para estas transacciones con la evaluacin del riesgo de control para afirmaciones relacionadas con estados financieros. Identificar posibles errores e irregularidades, controles necesarios, y pruebas de controles para transacciones de nminas y produccin. Describir los efectos del PED en una estructura de control de la entidad con respecto a transacciones sobre nminas

Este es el tercero y ltimo captulo sobre las consideraciones de control interno relacionado con ciclos de transacciones. Dos ciclos son cubiertos en este captulo. En primer trmino, el ciclo de erogaciones se concluye explicando los controles que se relacionan con las transacciones sobre nminas. En segundo lugar, se considera el ciclo de produccin y las transacciones de manufactura que le son relativas.

.TRANSACCWNES RELACIONADAS CON NMINAS Las transacciones relacionadas con nminas involucran los eventos y las actividades que tienen que ver con las compensaciones a ejecutivos y empleados. Este tipo de transacciones incluye personal asalariado, obreros a quienes se les paga por hora y a destajo, comisiones a vendedores, bonos a ejecutivos, planes de pensiones y de participacin de utilidades, pago de vacaciones, prestaciones a empleados (por ejemplo, seguros), e impuestos sobre nminas. Este captulo habr de centrarse en nminas de empleados a quienes se les paga por hora trabajada. Con frecuencia, el procesamiento de las transacciones en esta parte del ciclo de erogaciones ha evolucionado y se ha convertido en sistemas de nminas bien organizadas que generalmente contiene controles internos eficientes. Adems, el auditor muy probablemente habr de encontrar significativas similitudes en sistemas de nminas de diferentes compaas, incluyendo amplias aplicaciones de procesamiento electrnico de datos. CONSIDERACIONES ADICIONALES SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL El entorno de control que se describe en el captulo 9 se aplica a todas las transacciones del ciclo de erogaciones. Los siguientes comentarios se aplican exclusivamente a transacciones sobre nminas. Con frecuencia se asigna la responsabilidad general sobre cuestiones de personal al vicepresidente de relaciones industriales, laborales o administracin de la fuerza de trabajo. La figura 9-1 muestra cuatro departamentos que reportan o dependen de este vicepresidente: personal, prestaciones, seguridad de la planta y relaciones sindicales. Los departamentos que son particularmente importantes para transacciones de nminas son: personal, tomadura de tiempo y nmina. En la figura 9-1 tomadura de tiempos y de nminas dependen del contralor. Las personas que laboren en estos tres departamentos debern ser conocedoras de leyes estatales y federales y de legislaciones aplicables a transacciones sobre nminas. El sistema contable para las transacciones de nminas slo requiere de contabi lidad general de empresas no manufactureras. Sin embargo, tambin se requiere de un departamento de contabilidad de costos dentro de una empresa manufacturera. Una variedad de cuentas de gastos tales como comisiones sobre ventas, sueldos de oficina e impuestos sobre nminas podrn utilizarse en costos de nminas en empresa no manufactureras. En una empresa manufacturera la mano de obra directa se le carga a manufactura en proceso y la mano de obra indirecta se le carga a una cuenta denominada gastos de fabricacin. Aun cuando generalmente no se consideran como registros contables, la mayor parte de las compaas, por requerimiento legal, mantienen registros individuales de percepciones que muestran ingresos brutos, deducciones de nmina y pago neto para el ao, dividido por periodos de pago. Estos registros proporcionan la base para preparar las declaraciones de impuestos sobre nminas requeridos por dependencias estatales y federales. La presentacin y el pago de impuestos de nminas se encuentra ms all del alcance de este captulo. Con frecuencia se utiliza una cuenta bancaria especial para el pago de nminas. Cuando se emplea este sistema, de la cuenta bancaria normal de compaa se expide un cheque que se deposita en la cuenta bancaria de la nmina. Los cheques individuales se expiden a cargo de esta cuenta. El empleo de una cuenta bancaria para nminas reduce el riesgo de fraudes en nminas, que resulta en una segregacin de funciones adicional al efectuar desembolsos de efectivo y facilita la conciliacin de la cuenta bancaria general. FUNCIONES Y OBJETIVOS DE CONTROL Las siguientes funciones se encuentran asociadas con las transacciones de nminas: . Contratacin de empleados. . Autorizacin de cambios en nminas. . Preparacin de datos de asistencia y toma de tiempo. . Preparacin de la nmina. . Actualizacin de los registros de ingresos de empleados. . Pago a empleados. . Contabilizacin de las transacciones sobre nminas y su pase a cuentas de mayor. . Proteccin de las registros de nminas, documentos y sueldos no reclamados. . Correccin en la cuenta bancaria especial para nminas.

La realizacin de estas funciones generalmente involucra a personas de diferentes departamentos y una gran variedad de procedimientos de control. Considerados en conjunto, estos controles deben alcanzar como resultado los siguientes objetivos de control para las transacciones de nminas: Validez. Las transacciones de nminas registradas representan eventos que efectivamente han ocurrido. . Totalidad. Todas las transacciones vlidas sobre nminas se registran. Contabilizacin correcta. Son correctos los detalles de documentos de la nmina y los documentos fuente estn correctamente contabilizados y registrados en cuanto a monto, periodo y clasificacin. Salvaguarda. Los registros de nmina, fondos para nminas, sueldos no reclamados y documentos de nmina no utilizados se guardan, en un lugar seguro y el acceso se encuentra prohibido a personal no autorizado. Control posterior. El saldo bancario de nminas segn libros concilia peridicamente con el saldo segn el estado de cuenta bancario.

La aplicacin de procedimientos de control a estos objetivos de control se explica a continuacin y se ilustran e identifican los controles clave en la grfica de flujo de un sistema de nmina en la figura 10-1. Validez La documentacin adecuada es importante para satisfacer el objetivo de validez. Cada funcin, incluyendo el pago de nmina, debe estar documentada. La documentacin incluye tarjetas reloj y tarjetas de tiempo para obreros pagados por hora, un registro de nminas y cheques para el pago de nminas. Conforme se indica en la figura 10-1, la documentacin comienza en el departamento de personal con una notificacin por escrito de cada contratacin, conjuntamente con la tarifa de salario inicial y las deducciones sobre nminas. La validez de tiempo trabajado por los empleados pagados por hora se fortalece cuando se utilizan relojes tomadores de tiempo para registrar el tiempo laborado. Los relojes de tiempo registran automticamente el tiempo trabajado cuando una tarjeta especial se inserta en el reloj. Para evitar que un empleado marque ms de una tarjeta, se requiere que una guardia o polica vigile la operacin de las tarjetas de reloj. Respecto a los empleados de fbrica, las horas en las tarjetas de reloj deben estar amparadas por boletas de tiempo que muestren el tipo de trabajo realizado (mano de obra directa e indirecta). Las horas de las boletas de tiempo deben coincidir con las horas totales de acuerdo con las tarjetas de reloj para cada empleado. Conforme se indica en la figura 10-1 el departamento de tomadura de tiempo es el responsable de la informacin tanto sobre asistencias como de la toma de tiempo. La autenticidad de las transacciones de nminas se incrementa cuando las primeras estn debidamente autorizadas y aprobadas. Adems de las autorizaciones del departamento de personal, debern existir la aprobacin del tiempo laborado, por el departamento de tomadura de tiempo, y la aprobacin de la nmina por el departamento de nminas. Estas aprobaciones deben hacerse por el supervisor del empleado y por el jefe del departamento de nminas, respectivamente. La nmina autorizada proporciona la base para preparar los cheques de nminas que son firmados en el departamento de tesorera por la persona autorizada. El departamento de personal deber expedir un aviso de terminacin al concluir el contrato de un empleado o al ser despedido o retirado. La notificacin debe ser lo ms rpida posible para evitar que personal que ya no labore siga apareciendo en la nmina. La mala disposicin de cheques expedidos a estas personas ha sido motivo de muchos fraudes de nminas. La separacin de funciones entre personal dedicado a contratacin, tomadura de tiempo, preparacin de la nmina y pago de la misma tambin contribuye a la validez de las transacciones. En tal caso sera necesaria la confabulacin de varias personas para permitir que sea procesada una transaccin ficticia sobre nminas. Totalidad Como en el caso de otros tipos importantes de transacciones, el uso de documentos prenumerados se considera esencial para satisfacer el objetivo de control de totalidad respecto a las transacciones de nminas. Por lo tanto, las formas de autorizacin del departamento de personal y cheques de nminas deben ser prenumeradas y controladas.

Para asegurarse de que slo se prepare un cheque para cada empleado, un supervisor del departamento de nminas debe verificar la cantidad de cheques enviados al departamento de tesorera con el nmero de cheques sealados en el registro de nminas. Conforme se indic en la figura 10-1, un control necesario para cumplir con la totalidad en registros contables lo constituye la verificacin interna independiente de los asientos de diario con el resumen de distribucin de costos de mano de obra y el registro de nminas. Correccin en el registro Los documentos fuente para los asientos contables son el registro de nminas y el resumen de distribucin de costo de mano de obra. La preparacin del registro de nminas involucra el clculo de ingresos brutos, las deducciones de nminas y pago neto para cada empleado respecto al periodo de pago. Al calcular los ingresos brutos es necesario costear las boletas de tiempo aplicando a las horas trabajadas las tarifas de pago autorizadas. El costeo de las boletas de tiempo con frecuencia se verifica en forma independiente. Las deducciones de nminas se basan en las autorizaciones del departamento de personal. Para asegurar la correccin de los clculos, se acostumbra tener a un segundo empleado del departamento de nminas que verifique todas las cantidades. Los datos verificados de nmina para cada empleado se tabulan posteriormente en un registro de nminas y ste es aprobado por el jefe del departamento respectivo. Conforme se muestra en la figura 10-1, el registro de nminas proporciona la base para: . Preparar cheques individuales de nminas. . Registrar en tarjetas individuales de empleados sus percepciones y dems datos de la nmina. Antes de que los cheques sean firmados en el departamento de tesorera, los detalles de aqullos deben compararse con los datos de registro de nminas. Despus de que los cheques de nminas sean firmados, los nmeros de los cheques se anotan en el registro de nminas para indicar que se le ha pagado al empleado. Conforme se ilustra en la figura 10-1, el resumen de la distribucin de costo de mano de obra se prepara en el departamento de contabilidad de costos. El resumen muestra la distribucin de salarios brutos de fbrica incluidos en el registro de nminas a la cuenta de manufactura en proceso y a la de gastos indirectos de fabricacin. Despus de verificar que coincidan los totales de los dos documentos, la nmina y su pago se contabilizan en el departamento de contabilidad general. Salvaguarda Los controles fsicos son importantes para satisfacer el objetivo de control de salvaguarda. Los registros de las nminas por ejemplo, los registros de percepciones de empleados- deben conservarse en un lugar a prueba de incendio y en archivos protegidos y el acceso a ellos debe permitirse slo al personal del departamento de nminas. Los documentos de nmina no utilizados por ejemplo, tarjetas de tiempo y cheques para nminasdeben ser guardados en reas seguras y el acceso a ellas debe permitirse slo a personal autorizado. Desde el punto de vista del control, es mucho mejor pagar a los empleados con cheque. que pagarles en efectivo. Los cheques de nminas deben distribuirse directamente a los empleados, previa identificacin, por personal del departamento. de tesorera, que podr tener el puesto de pagador de nmina. Los cheques no deben enviarse al departamento de nminas para distribucin dado que el departamento entonces habr de mantener control tanto de la preparacin como del pago de nmina. El objetivo de salvaguarda tambin pertenece a la custodia de cheques no reclamados de nmina. Tales cheques deben guardarse en una caja de seguridad o bveda en el departamento de tesorera. Los cheques debern distribuirse exclusivamente previa identificacin del empleado. Control posterior Este objetivo de control se satisface a travs de conciliaciones peridicas independientes de la cuenta bancaria de nminas con el saldo que revela el estado de cuenta que el banco enva. La persona que elabora la conciliacin no debe tener responsabilidad alguna relacionada con la elaboracin, pago o registro de la nmina.

COMPRENSIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL El proceso para obtener una comprensin de los procedimientos de control de las transacciones de nminas es el mismo empleado para otro tipo de transacciones dentro del ciclo de erogaciones. Por ejemplo, el auditor podr observar el marcaje de relojes de tiempo por los empleados, investigar con el jefe del departamento de nmina acerca de la elaboracin de la nmina y revisar las grficas de flujo de la compaa, como la que se ilustra en la figura 1O-l. El uso de cuestionario de control interno es til para obtener la comprensin y un cuestionario ya llenado proporciona documentacin importante de la comprensin del auditor. En la figura 10-2 se muestra un listado de preguntas representativo para transacciones de nminas. EVALUACIN DEL RIESGO DE CONTROL El auditor est obligado, conforme a la segunda norma de trabajo de campo, a evaluar el riesgo de control para todas las afirmaciones importantes en los estados financieros con respecto a las transacciones de nminas. Un enfoque til a esta evaluacin es considerar la eficiencia de los controles al satisfacer los objetivos de control en relacin con las transacciones de nminas. La figura 10-3 muestras las relaciones entre estos objetivos y las afirmaciones de los estados financieros. Las relaciones son las mismas respecto de otros tipos de transacciones en el ciclo de erogaciones. Los pasos para evaluar la efectividad de los controles al satisfacer los objetivos de control son tambin idnticos. Estos procedimientos consisten en identificar fallas potenciales para cada objetivo, identificar los controles necesarios para evitar o detectar fallas y realizar pruebas de controles. En las secciones siguientes se explica cada paso. El auditor podr efectuar una evaluacin inicial y final del riesgo de control para algunas afirmaciones relacionadas con las transacciones de nminas. La evaluacin del auditor del riesgo de control deber quedar documentada en los papeles de trabajo. Potenciales, afirmaciones errneas y controles necesarios El punto de partida para evaluar el riesgo de control es identificar posibles errores que pudieran ocurrir en afirmaciones relacionadas con los saldos de transacciones sobre nminas. Un listado representativo de los posibles errores e irregularidades agrupados por objetivos de control se muestra en la columna 1 de la figura 104. Estos datos los desarrolla el auditor por su conocimiento acerca de las transacciones sobre nminas y puntos de referencia con listados previos de pasos a seguir (checklist) proporcionados por el despacho de auditores. La columna 2 de la figura 10-4 identifica los procedimientos de control necesarios para prevenir o detectar cada uno de los errores e irregularidades. El auditor sabr si esos controles han sido diseados y puestos en operacin por el cliente al llegar a tener una comprensin de los controles 'del cliente para las transacciones de nminas. Pruebas de controles En la columna 3 de la figura 10-4 se ilustran posibles pruebas de controles. Estas pruebas son desarrolladas con base en la experiencia del auditor y, en algunos casos, de los listados de verificacin proporcionada por el despacho de auditora. Un examen de la columna 3 revela que cada uno de los cuatro procedimientos de auditora investigacin, observacin, inspeccin de documentos y repeticin de operaciones- podrn ser utilizados al realizar las pruebas. Al disear las pruebas, el auditor est ms preocupado por la validez del objetivo de control que por el objetivo de totalidad. Esto significa que existe mayor riesgo de auditora en una sobrevaluacin del gasto de nminas que en una subvaluacin. Por lo tanto, la direccin o sentido de las pruebas deber ir del asiento de diario al documento fuente. Las pruebas de controles del auditor deben estar documentadas en los papeles de trabajo.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CICLO: Gastos TIPO DE TRANSACCIN: Nminas

VALIDEZ

Si

No

1. Autoriza el departamento de personal las contrataciones, tarifas de pago por hora, deducciones de nmina y los retiros o despidos? 2. Est respaldado el tiempo de trabajo por tarjetas de reloj y tarjetas de tiempo? 3. Existe aprobacin de supervisores sobre el tiempo trabajado por cada empleado? 4. Existe aprobacin de supervisores de nmina? 5. Existe un cheque de nmina debidamente autorizado y fumado para cada pago de salarios? TOTALIDAD 1. Se utilizan y registran cheques prenumerados exclusivos para nminas? 2. Se concilian las horas reportadas en las tarjetas de tiempo con las que se muestran en las tarjetas de reloj? 3. Existe verificacin interna para concordar los cheques de la nmina con sus correspondientes datos de registro? 4. Existe verificacin interna para concordar los asientos contables respecto a la nmina, con su registro y los resmenes de costos de mano de obra que le son relativos? CORRECCIN EN EL REGISTRO 1. Existe verificacin interna sobre la correccin aritmtica de la nmina y el registro para la misma? 2. Son verificadas en forma independiente las tarjetas de tiempo ya costeadas en cuanto a tarifas de tiempo y correccin aritmtica? 3. Es independiente el personal que registra las transacciones de nmina de aquel que la prepara y la paga? 4. Existe verificacin interna de concordancia de las fechas de registro con las que se muestran en el auxiliar de nminas y los cheques relativos que se expiden? 5. Existe aprobacin de supervisores de la clasificacin de cuentas al registrarla? CONTROL SUBSECUENTE 1. Existen conciliaciones peridicas e independientes de la cuenta bancaria especial para la nmina?

CICLO: Gastos

TIPO DE TRANSACCIN: Nminas

Afirmaciones en estados financieros

Objetivo de control

Cuentas aumentadas al contabilizar la nmina Manufactura en proceso Gastos indirectos de fabricacin Gastos por sueldos Sueldos y salarios por pagar Existencia Totalidad Correccin en registro, valuacin, presentacin y revelacin en estados financieros Existencia y totalidad Correccin en registro, totalidad y valuacin

Cuentas disminuidas por el pago de la nmina

Bancos

Sueldos y salarios por pagar Totalidad Existencia Lo mismo aumentadas Lo mismo aumentadas Lo mismo aumentadas

Validez Totalidad Contabilizacin correcta Salvaguarda Control posterior

que que que

para para para

cuentas cuentas cuentas

Presenciar la distribucin de los cheques en el pago de nminas constituye una prueba importante de los controles. Al realizar esta prueba, el auditor observar que: . Exista una adecuada segregacin de- funciones entre la elaboracin de la nmina y su pago. . Cada empleado reciba slo un cheque. . Cada empleado se presente con alguna placa o tarjeta de identificacin. . Exista un control adecuado y disposicin de los cheques no reclamados. Presenciar la distribucin de cheques de nminas proporciona evidencia respecto a la efectividad de los controles referentes a los objetivos de control relacionados con la validez y salvaguarda de las transacciones de nminas. CORRELACIN DEL RIESGO DE CONTROL CON EL RIESGO DE DETECCIN En general, la evaluacin del riesgo de control para afirmaciones especficas y la correlacin del riesgo de control con el riesgo de deteccin es la misma para transacciones de nminas que respecto a otras. Por ejemplo, las afirmaciones relacionadas con el trabajo en proceso y gastos indirectos de fabricacin tambin dependen de las evaluaciones de los objetivos de control relacionados con transacciones de manufactura en el ciclo de produccin. Sin embargo, las evaluaciones de riesgo de control para afirmaciones concernientes a sueldos y salarios por pagar y al gasto por salarios son hechas exclusivamente sobre la base de la eficiencia de los objetivos de control para las transacciones de nminas. Estas dos cuentas no se ven afectadas por ninguna otra operacin.

Posibles errores

e irregularidades VALIDEZ Podrn contabilizarse transacciones ficticias

Procedimientos de control necesarios Autorizaciones del departamento de personal para contratacin, fijar tarifas de salario, niveles de puestos y terminacin Tarjeta de reloj, tarjetas de tiempo y datos del registro de nminas de cada cheque para pago de nmina Datos autorizados y aprobados para cada cheque de nmina Entrega de cheques por pagador de nmina a empleados que presenten identificacin apropiada Utilizar y controlar los cheques prenumerados para nminas Verificacin interna de nmero de cheques de nmina contra registro de nmina Verificacin interna de asientos sobre nminas contra registro de nminas y total de resumen de costo de mano de obra Verificacin interna de tarifa autorizada de salarios, clculos y concordancia con registro de nminas Separacin de funciones entre la preparacin y contabilizacin de la nmina Verificacin interna de fechas de asientos con fechas en documentos fuente Aprobacin de supervisor para clasificaciones de cuenta

Posibles pruebas de controles

Examinar autorizaciones aprobaciones

Examinar evidencia de documentacin de respaldo Examinar autorizaciones y aprobaciones Examinar distribucin de cheques

Transacciones reales de nminas podran no estar autorizadas Cheques de nminas podran distribuirse a personal no autorizado TOTALIDAD Transacciones vlidas de nminas podran no estar contabilizadas

Examinar evidencia de uso y control de cheques Examinar evidencia de verificacin interna Repetir la verificacin interna

CONTABILIZACIN CORRECTA Los cheques para nmina pudieran estar incorrectos La nmina podra estar incorrectamente contabilizada en cuanto a monto, tiempo y clasificacin

Examinar evidencia de verificaciones internas; repetir verificaciones Observar la funciones separacin de de

Examinar evidencia verificacin interna

Investigar con el supervisor con respecto a errores de clasificacin Observar rea de guarda, investigar acerca del acceso Revisar las conciliaciones

SALVAGUARDA Los sueldos no reclamados podran ser robados CONTROL POSTERIOR La cuenta bancaria de nminas tal vez no coincida en su saldo con lo indicado por el estado de cuenta bancario

Guarda de salarios no reclamados en bveda, con acceso restringido Realizar conciliaciones bancarias peridicas en forma independiente

La correlacin del riesgo de control con el riesgo de deteccin y el diseo de pruebas sustantivas respecto a saldos de cuentas afectadas por transacciones de nminas se explicarn en captulos posteriores. PROCESAMIENTO ELECTR@NICO DE DATOS Es muy comn procesar transacciones de nmina por computadora. Puesto que estas se realizan sobre una base regular al [mal de cada periodo de nmina, se acostumbra utilizar procesamiento batch. Sin embargo, tambin debe reconocerse que pudieran acontecer numerosos cambios en las tarifas de salarios, clasificaciones de puestos y deducciones de nminas durante un periodo de nmina. Por lo tanto, muchas compaas permiten al departamento de personal el acceso en lnea al archivo maestro de datos del personal empleado que se lleva en la computadora. A continuacin se describe un estudio de caso del sistema de nminas que tiene capacidad de acceso en lnea. Descripcin del sistema En la Hart Company, el mtodo de procesamiento de registro en batch/procesamiento en batch es utilizado para realizar tres funciones de nmina: preparacin del registro de nminas, elaboracin de los cheques para nminas y actualizacin del archivo maestro de sueldos de empleados. La cinta magntica se utiliza para los datos de entrada y los archivos maestros se mantienen en disco magntico. Adems, el procesamiento del registro en lnea/procesamiento en lnea se utiliza para actualizar el archivo maestro de datos del personal. En la figura 10-5 se muestra una grfica de flujo del sistema de nminas. Los procedimientos manuales de control respecto a la nmina son similares a los descritos en los estudios de caso de PED anteriores. Estos controles incluyen la preparacin de totales batch y la forma de transmisin batch del departamento de nminas y la revisin y verificacin de totales batch en el departamento de control de datos. La cinta de transaccin de nminas se utiliza como entrada para la primera de dos corridas de procesamiento. Corrida 1. En esta corrida, las transacciones de nmina se clasifican por nmero de empleado y los datos se verifican mediante una rutina de chequeo edito Los resultados emitidos consisten de una cinta de transacciones vlidas de nmina y de un informe de control y divergencias, que se enva al departamento de control de datos. Corrida 2. En esta corrida, la cinta de transacciones vlidas de nmina se procesa utilizando el programa de aplicacin de Hart Company. Este programa da acceso al archivo maestro de datos del personal que contiene las tarifas actuales de salarios y deducciones de nminas, y al archivo maestro de percepciones, que contiene los datos de percepciones acumuladas en el ao. El resultado de esta corrida consta de un archivo maestro de percepciones actualizado, cheques para nmina, el registro de nminas y un informe de total de controles y excepciones. Los cambios en el archivo maestro de datos del personal se hacen exclusivamente por el departamento de personal. El acceso a las terminales en lnea se restringe entregando llaves a los usuarios autorizados. Tambin existen los cdigos de acceso como proteccin al archivo maestro de datos del personal y al programa que lo actualiza. Consideracin de la estructura de control interno La consideracin del auditor de los controles generales de PED se explic en el captulo 7. A continuacin se explica la prueba de los controles de aplicacin en Hart Company. En la corrida 1, el auditor utiliza datos de prueba que contienen condiciones de nmina no vlidas, tales como: Que falte el nmero de identificacin de un empleado o que sea incorrecto. Que las horas totales en las tarjetas de reloj estn en desacuerdo con las horas indicadas en las tarjetas de tiempo. Tarjetas de tiempo que contengan rdenes de trabajo equivocadas. Horas de tarjeta de reloj ms all de un lmite predeterminado. Con base en el reporte de divergencias y control, generado por la computadora al procesar los datos de prueba, el

auditor determina si los controles para detectar stas y otras condiciones inadecuadas estn operando con efectividad. El auditor tambin compara los resultados impresos con los resultados esperados para asegu rarse si se han incluido todas las transacciones vlidas. Para la corrida 2, el alcance de la prueba de controles de aplicacin depende de la eficacia de los controles generales relacionados con la seguridad de los archivos y con la documentacin de cambios a los programas. El auditor elige utilizar un software generalizado de auditora para probar los archivos maestros. Para el archivo de datos de personal, se obtiene al azar una muestra de empleados. Se imprimen las tarifas de salarios y las deducciones para estos empleados y se consultan las autorizaciones del departamento de personal. El software tambin es utilizado para hacer en este archivo de personal una prueba de razonabilidad de tarifas de pago. La computadora se emplea para buscar en el mismo archivo tarifas de salarios anormales, cambios mltiples en tarifas dentro de periodos especficos y cambios en tarifas ms all de un porcentaje especificado. Los resultados generados por el software generalizado de auditora se cotejan manualmente por el auditor contra las formas autorizadas que emite el departamento de personal. De manera similar, el auditor utiliza software generalizado para probar los controles que corresponden al archivo maestro de percepciones del empleado. Una prueba de razonabilidad podr incluir criterios de seleccin como percepciones brutas excesivas, exageradas retenciones de impuestos y retenciones de seguro social por encima de lo requerido legalmente. Con base en la evidencia obtenida de la prueba de controles, el auditor evala el riesgo de control para las afirmaciones importantes en los estados financieros, como las de valuacin respecto al gasto por salarios. Luego, el auditor correlaciona el riesgo de control con el riesgo de deteccin y determina la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas para cuentas afectadas por transacciones de nminas. EL CICLO DE PRODUCCION NATURALEZA DEL CICLO DE PRODUCCIN El ciclo de produccin se relaciona con la transformacin de las materias primas en productos terminados. Este ciclo incluye la planeacin y control de los tipos y cantidades de artculos o mercancas que se deban manufacturar, los niveles de inventarios a mantener y las transacciones y eventos relacionados con el proceso de manufactura. Las transacciones en este ciclo comienzan en el punto en donde las materias primas son requeridas para la produccin y concluyen con la transferencia del producto manufacturado al almacn respectivo. La funcin contable asociada con este ciclo comprende un sistema de contabilidad de costos que podr incluir costos estndares y registros perpetuos de inventarios. El ciclo de produccin se mezcla con los ciclos de erogaciones y de ingresos. El primero involucra la adquisicin de bienes y servicios que se necesitan en la produccin; el ltimo, la venta subsecuente de los artculos terminados a los clientes. IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORA En una compaa manufacturera, los inventarios (materias primas, produccin y productos terminados) y el costo de ventas son generalmente importantes para la posicin financiera de la compaa, los resultados de las operaciones y el flujo de efectivo. Por lo tanto, el auditor trata de mantener un bajo nivel de riesgo de auditora y que los estados financieros no estn equivocados en virtud de errores importantes en las transacciones del ciclo de produccin. El volumen de transacciones de manufactura, en el ciclo de produccin, generalmente es elevado. Como resultado, existen numerosas oportunidades de que ocultan errores e irregularidades. Para evaluar la probabilidad de que puedan existir errores significativos en los estados financieros es necesario que el auditor determine la efectividad de los controles internos respecto a estas transacciones. La evaluacin que hace el auditor respecto al riesgo de control se correlaciona luego con el riesgo de deteccin al determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas de saldos afectados por las transacciones del ciclo de produccin. COMPRENSIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Cada uno de los elementos de la estructura de control corresponde a las transacciones del ciclo de produccin.

Entorno de control En la estructura organizativa de una compaa manufacturera, un funcionario con el puesto de vicepresidente de operaciones, de manufactura o produccin tiene la responsabilidad global de la produccin. La persona tiene autoridad de lnea sobre la planeacin y el control de la produccin y de cada uno de los departamentos de esta ltima rea. Los mtodos de control de la administracin incluyen presupuestos, comparacin de resultados reales con resultados planeados y comunicacin de hallazgos a niveles apropiados de la administracin, y la investigacin de variaciones en los estndares, as como tomar apropiadas y oportunas medidas correctivas. Las polticas y procedimientos de personal incluyen la contratacin de empleados para el departamento de produccin, la capacitacin para adquirir las habilidades necesarias en el proceso de produccin y el establecimiento de criterios de promociones e incrementos salariales. Sistema contable El sistema contable para compaas manufactureras consta de libros diarios, un mayor general y registros auxiliares para materias primas, produccin en proceso y productos terminados. El sistema incluir un sistema de costeo por rdenes o por procesos y emplear costos reales o estndares. En un sistema de costos por rdenes los costos de manufactura se acumulan por trabajos u rdenes y el registro auxiliar de produccin en proceso est representado por hojas de costos de rdenes individuales. En el sistema de costos por procesos, los primeros se acumulan por departamentos o por procesos. Procedimientos de control Cada una de las categoras de procedimientos de control son aplicables al ciclo de produccin. Los controles especficos podrn comprender procedimientos de autorizacin, separacin de funciones, documentos y registros, controles de acceso y verificacin interna independiente. FUNCIONES Y OBJETIVOS DE CONTROL Las siguientes funciones se aplican a las transacciones de manufactura: Expedicin de rdenes de produccin. Requisicin de materias primas. Procesamiento de materias primas. Transferencia de produccin terminada al almacn de productos terminados. Contabilizacin de transacciones en diario y pase a mayores. Actualizacin de registros auxiliares. Proteccin de materias primas, produccin en proceso y productos terminados. Mantenimiento de la correccin de los registros auxiliares.

La realizacin de estas funciones involucra la intervencin de varias personas en diferentes departamentos y una variedad de procedimientos de control. En conjunto, la estructura de control debe permitir que se alcancen los siguientes objetivos para las transacciones de manufactura: Validez. Transacciones de manufactura que se hayan registrado representan eventos que efectivamente han ocurrido. Totalidad. Todas las transacciones vlidas de manufactura se han registrado. Contabilizacin correcta. Los detalles de transacciones de manufactura se capturan con precisin en documentos fuente y se encuentran debidamente contabilizados en el diario y efectuado su pase contable en cuanto concierne a importe, periodo y clasificacin de cuentas. Salvaguarda. Existen controles fsicos adecuados con respecto a inventarios de manufactura y el acceso se encuentra restringido. Control posterior. Los registros auxiliares relacionados con la produccin concuerdan con las cuentas de

control y los saldos en libros coinciden con el inventario en existencia. A continuacin se describe la aplicacin de procedimientos especficos de control a estos objetivos. Validez Una documentacin adecuada es esencial para establecer la validez de las transacciones de manufactura contabilizadas. La documentacin incluye lo siguiente: Orden de produccin, que especifica el tipo y cantidad de artculos a manufacturar. Requisiciones de materiales, que indican la cantidad de materias primas que salen del almacn. Tarjetas de tiempo, que indican la mano de obra directa e indirecta utilizada en la produccin. La evidencia de validez tambin se denota por la debida autorizacin de transacciones de manufactura. La autorizacin comienza en el departamento de planeacin y control de produccin a travs de la expedicin de una orden de fabricacin. A su vez, sta sirve de base para incuitir en materiales, mano de obra y gastos indirectos de manufactura. Todas las requisiciones de materiales y tarjetas de tiempo deben estar firmadas o aprobadas por personal autorizado. Tambin debe existir autorizacin de la administracin con respecto a la tasa de aplicacin de gastos indirectos que se utilizar para asignarlos a la produccin. Totalidad En el grado que sea posible, todos los documentos debern estar prenumerados y deber llevarse posteriormente un control sobre ellos. Por ejemplo, numerar por anticipado las rdenes de produccin proporciona una base para controlar operaciones de esta clase y asegurarse de que toda la produccin est registrada. El uso de totales diarios o batch de materiales directos y mano de obra directa utilizada en la produccin contribuye al objetivo de totalidad. Estos totales proporcionan una base para determinar que todas las requisiciones de materiales y boletas de tiempo se han costeado. Algunas compaas preparan resmenes diarios por separado para materiales directos y mano de obra directa. Los totales en los resmenes son comparados con los asientos de diario correspondientes y pases a registros auxiliares. Contabilizacin correcta La verificacin interna independiente es importante para cumplir con el objetivo de contabilizacin correcta. Este procedimiento de control se utiliza ampliamente al establecer la correccin de los documentos fuente. Por ejemplo, en la contabilidad de costos una segunda persona verifica los clculos de costos de materiales en las requisiciones de estos ltimos y los costos de mano de obra en las boletas de tiempo. Una revisin independiente de los asientos, hecha por un supervisor de contabilidad, contribuye a establecer que las transacciones se registren en el periodo contable apropiado y estn debidamente clasificadas. Todos los costos del periodo deben cargarse a los resultados, y todos los costos de produccin deben asignarse a produccin en proceso. La separacin de funciones es importante para asegurar la correccin de pases al registro auxiliar. Los empleados del departamento de contabilidad que actualicen estos registros no deben preparar las plizas contables sobre las transacciones de manufactura. Salvaguarda La guarda de los inventarios de produccin en almacenes cerrados y en bodegas se considera importante para satisfacer este objetivo de control. Adems, el acceso a estas reas deber limitarse a slo personal autorizado. La proteccin de la produccin en proceso dentro de una lnea de ensamble consistir en la supervisin o vigilancia a cargo de empleados encargados de la seguridad de la planta y supervi sores y, adems, por el etiquetado de los artculos. Control posterior Con el fin de satisfacer este objetivo de control debern llevarse registros de inventarios perpetuos para

compararlos con los artculos en existencia a intervalos razonables. Adems, deben existir conciliaciones peridicas independientes de los registros auxiliares con las cuentas de control. COMPRENSIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Al igual que en los otros ciclos, el auditor est obligado a obtener una suficiente comprensin de los tres elementos de la estructura de control como para planear la auditora de las transacciones y saldos del ciclo de produccin. Los procedimientos para obtener tal comprensin consisten en la experiencia previa adquirida del cliente, investigaciones, observacin e inspeccin de la documentacin. Por ejemplo, al obtener una comprensin del entorno de control, el auditor podr revisar la grfica de organizacin para determinar las lneas de autoridad dentro del departamento de produccin e investigar acerca de los mtodos de control que sobre la produccin tenga la administracin. Al obtener una comprensin del sistema contable el auditor podr investigar acerca del tipo de sistema de contabilidad de costos utilizado por la compaa y examinar cualquier registro de inventario perpetuo que se mantenga. El uso de un cuestionario de control interno es til para obtener una comprensin de los elementos de control interno que se aplican al ciclo de produccin. Adems, el cuestionario de control interno resuelto proporciona una documentacin importante para los papeles de trabajo del auditor. En la figura 10-6 se muestra un listado representativo de preguntas relacionadas con procedimientos de control para transacciones de manufactura. EVALUACIN DEL RIESGO DE CONTROL Al igual que en el caso de otros tipos de transacciones el auditor deber, en ltima instancia, evaluar el riesgo de control para todas las afirmaciones importantes que se hacen en los estados financieros con respecto a los saldos de cuentas afectadas por transacciones de manufactura. Para este efecto, son reconocidas dos categoras de transacciones de manufactura: la asignacin de costos a la produccin en proceso y la transferencia de los costos de la produccin terminada al almacn de productos acabados. Al asignar costos, se incrementa la manufactura en proceso y disminuyen las cuentas apropiadas de materia prima, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricacin. Al transferir los costos de manufactura al almacn de productos acabados, ste se incrementa y disminuye la manufactura en proceso. Las relaciones entre los objetivos de control y afirmaciones en los estados financieros es similar a las relaciones para otro tipo de transacciones. Por ejemplo, el objetivo de control de validez se relaciona con la afirmacin de existencia para produccin en proceso cuando los costos de manufactura son asignados, y al almacn de productos acabados cuando se transfieren de produccin en proceso.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CICLO: Produccin

TIPO DE TRANSACCIN: Manufactura SI NO

VALIDEZ 1. Se tiene una orden de produccin para cada trabajo? 2. Se exige una requisicin de materiales para los materiales directos usados? 3. Se requieren boletas de tiempo para la mano de obra directa incurrida? 4. Se tiene una hoja de costo del trabajo para cada orden de fabricacin? 5. Se obtiene constancia de recepcin de la persona que recibe cuando los artculos se transfieren entre departamentos? 6. Se aprueban todas las rdenes de produccin?

TOTALIDAD 1. Se utilizan rdenes de produccin prenumeradas y se lleva un control de ellas? 2. Se prepara un resumen diario del costo del material directo y se concilia en forma independiente con los costos de material directo incurrido? 3. Se elabora un resumen diario de costo de mano de obra directa y se concuerda en forma independiente con los costos incurridos de mano de obra directa? 4. Los asientos diarios de materiales directos y mano de obra directa se concilian en forma independiente con los resmenes diarios de costos? 5. Los incrementos a productos terminados se verifican en forma independiente con las rdenes de produccin terminada? CONTABILIZACIN CORRECTA 1. Existe una verificacin interna de la correcta aplicacin de los gastos indirectos de fabricacin a las hojas de costos por rdenes? 2. Existe una debida separacin de funciones entre la contabilidad general y la contabilidad de costos? 3. Existe una verificacin interna de que coincidan las fechas de registro con las fechas que aparecen en los resmenes diarios y rdenes de produccin terminada? 4. Existe aprobacin de supervisores en relacin con la clasificacin correcta de cuentas en el momento de su registro? SALVAGUARDA 1. Se identifica y marca la produccin en proceso durante la produccin? 2. Las materias primas y los productos terminados se guardan en almacenes seguros? CONTROL POSTERIOR 1. Existe una conciliacin independiente y peridica de las hojas de costos de productos no terminados con productos en proceso? 2. Existe una conciliacin independiente y peridica de lo contenido en registros de inventarios perpetuos para materias primas y productos terminados con el existente? Los pasos para determinar la eficiencia de los controles para satisfacer los objetivos de control para transacciones de manufactura son idnticos a los de las transacciones sobre nmina. En las secciones siguientes se explica la aplicacin de aqullos. El auditor podr hacer una evaluacin inicial y otra final del riesgo de control para ciertas afirmaciones conforme se explic con anterioridad. Las afirmaciones del auditor debern quedar documentadas en los papeles de trabajo. La evaluacin del riesgo de control se correlaciona luego con el riesgo de deteccin y se disean pruebas sustantivas apropiadas para completar la auditora. Errores potenciales y controles necesarios El proceso de identificar errores potenciales y controles necesarios para transacciones de manufactura es idntico al que se utiliza para otros tipos de transacciones. Una lista representativa de estos datos se muestra en las columnas 1 y 2 de la figura 10-7. Posibles errores e irregularidades VALIDEZ Podran contabilizarse transacciones de manufactura ficticias. Procedimientos necesarios de control Orden de produccin aprobada para cada orden. Requisiciones de materiales y boletas de tiempo autorizadas para cada orden.
Posibles pruebas de controles

Examinar rdenes respecto a debida autorizacin. Examinar documentos para comprobar si contienen firma autorizada.

TOTALIDAD Transacciones de manufactura vlidas pudieran no estar contabilizadas.

Utilizar y controlar rdenes de produccin y documentos prenumerados. Verificacin interna de resmenes diarios de costos con totales de control, asientos diarios y pase diario a registros auxiliares. Verificacin interna de correccin de cargos por costos de materiales directos y mano de obra directa, as como cargos por gastos indirectos. Separacin de funciones entre contabilizar en diarios y paso a registros auxiliares. Verificacin interna de fechas de asientos con fechas en documentos fuente. Aprobacin por supervisores para la clasificacin de cuentas. Almacenamientos de materias primas y artculos terminados en reas protegidas con acceso exclusivo a personas autorizadas. Identificar y marcar la produccin en proceso durante la produccin. Verificacin interna peridica de concordancia. Recuentos independientes peridicos de artculos en existencia y comparacin con registros

Examinar evidencia de uso y control de todos los documentos. Examinar evidencia verificacin interna; verificaciones. de repetir

CONTABILIZACIN CORRECTA Los documentos fuente podran ser incorrectos.

Examinar evidencia verificacin interna.

de

Las transacciones de manufactura tal vez estn incorrectas en cuanto a monto, periodo y clasificacin.

Observar funciones.

la

separacin

de de

Examinar evidencia verificacin interna.

Examinar evidencia de aprobacin.

SALVAGUARDA Los inventarios de produccin podran perderse o ser robados.

Observar controles fsicos; investigar acerca de accesos. Inspeccionar Identificaciones.

CONTROL POSTERIOR Los mayores auxiliares pudieran no coincidir con cuentas control del mayor general. Los registros de inventarios perpetuos tal vez no coinciden con los artculos en existencia. Pruebas de controles

Examinar evidencia verificacin interna.

de

Revisar evidencia de recuentos, observar recuentos y comparaciones.

En la columna 3 de la figura 10-7 se ilustran posibles pruebas de controles. Al igual que en ejemplos anteriores, los cuatro procedimientos de auditora investigacin, observacin, verificacin y repeticin del trabajo- se incluyen en las pruebas posibles. Al llevadas a la prctica, el auditor debe estar consciente de que la evidencia obtenida a travs de estos procedimientos vara considerablemente en cuanto a la seguridad que proporciona sobre la efectividad operativa de controles especficos. Por ejemplo, la evidencia obtenida con la repeticin del trabajo es el procedimiento que ms seguridad otorga. El auditor tambin debe reconocer que las normas de auditora generalmente aceptadas requieren evidencia de la efectividad operativa de los controles durante todo el ao que se est auditando. En consecuencia, debe determinar posteriormente si sern necesarias pruebas adicionales de los controles en fechas cercanas a la del cierre de ejercicio.

COMENTARIOS FINALES Lo explicado en este captulo en lo referente a las consideraciones de la estructura de control pertenecientes a las operaciones de nminas cierra el cubrimiento dado a las transacciones ms importantes dentro del ciclo de erogaciones. En combinacin con el tratamiento a las operaciones de manufactura pertenecientes al ciclo de produccin, este captulo completa la explicacin de las responsabilidades del auditor para cumplir con la segunda norma de trabajo de campo para tres ciclos de transacciones. Ahora procederemos al captulo que concluye la Parte II de este texto, donde se centra la atencin en el empleo del muestreo como tcnica de auditora para llevar a cabo pruebas de controles. Este tema es aplicable a todos los tipos de transacciones importantes que se han tratado en ste y en los dos captulos anteriores. PREGUNTAS DE REPASO a. Qu departamentos se ven involucrados en las funciones de personal y de nminas? b. Qu se entiende por cuenta bancaria especial? Qu funciones estn asociadas con las transacciones de nminas? Seale los objetivos de control para las transacciones de nminas. a. Indique las categoras de procedimientos de control que son aplicables al objetivo de control de validez para las transacciones de nminas. b. Qu documentos son tiles para satisfacer este objetivo de validez? a. Identifique los principales usos de un registro de nminas. b. De qu manera, si la hubiera, el registro de nminas contribuye al objetivo de control de totalidad? Pam Puran sostiene que la verificacin interna independiente tan slo se aplica al objetivo de contabilizacin correcta. Explique a Pam cmo este procedimiento de control tambin contribuye a otros objetivos de control para las transacciones de nminas. a. Indique tres aplicaciones especficas de aprobacin por supervisores de transacciones sobre nminas e identifique el objetivo de control con el cual se relaciona cada aplicacin. b. Qu controles son importantes para satisfacer el objetivo de control posterior? Ned North seala que son similares las relaciones entre los objetivos de control para transacciones de nminas y las afirmaciones relacionadas en estados financieros, sin importar si el saldo de la cuenta incrementa o disminuye. Tiene razn Ned? Explique. Pueden utilizarse cuatro procedimientos de auditora al realizar pruebas de los controles de nminas. Indique una aplicacin para cada procedimiento y seale el control necesario con el cual se relaciona. Identifique un posible error e irregularidad, el procedimiento de control necesario y las posibles pruebas de controles que pertenecen a los objetivos de control de validez y totalidad para las transacciones de nminas. a. Explique los objetivos del auditor al presenciar el pago fsico de la nmina. b. Qu objetivos de control estn relacionados con esta prueba de controles? a. Identifique las corridas de computadora que fueron utilizados en el estudio de caso de PED. b. Qu corridas podrn probarse mediante el uso de datos de prueba? a. Explique la naturaleza del ciclo de produccin. b. Qu relacin existe entre ste y otros ciclos? a. Identifique las funciones del ciclo de produccin.

b. Seale los objetivos de control aplicables a este ciclo. a. Identifique y describa cuatro documentos que contribuyen a satisfacer el objetivo de validez para las transacciones de manufactura. b. Qu autorizaciones son importantes a fin de satisfacer el objetivo de validez para estas transacciones? Explique el uso de los totales diarios o batch y los resmenes de costos diarios para satisfacer el objetivo de control de totalidad respecto a transacciones de manufactura. Qu procedimientos de control son necesarios al satisfacer el objetivo de control de contabilizacin correcta para las transacciones de manufactura? a. Identifique las preguntas de un cuestionario de control interno que pertenezcan a los controles de acceso para transacciones de manufactura. b. Para cada pregunta indique el objetivo de control al cual pertenece. Identifique un posible error e irregularidad y un control necesario relacionado, as como una posible prueba de control relacionada con la validez y el objetivo de totalidad para las transacciones de manufactura. Podrn utilizarse cuatro procedimientos de auditora al realizar pruebas de controles. a. Presente un ejemplo de cada procedimiento al realizar pruebas de controles para transacciones de manufactura. b. Para cada ejemplo, seale los controles necesarios y posibles errores e irregularidades con los que se relaciona. PREGUNTAS OBJETIVAS DE EXMENES PROFESIUNALES Indique la mejor respuesta para cada una de las siguientes preguntas de opcin mltiple. Estas preguntas se relacionan con las transacciones de nminas del ciclo de erogaciones. Los numerales del 1 al 3 se basan en la seccin de un sistema de grfica de flujo para aplicaciones de nminas que se muestra en la pgina que sigue. 1. El smbolo A podra representar: a. Clculo del salario bruto. b. Datos de nmina accesada. c. Preparacin de cheques de salarios. d. Verificacin de tarifas de salarios. 2. El smbolo B podra representar: a. Clculo del pago neto. b. Separacin de las tarjetas de reloj equivocadas. c. Validacin de los datos de la nmina. d. Preparacin del registro de las nminas. 3. El smbolo C podra representar: a. Tarjetas de reloj registradas en batch. b. Cheques de nminas no reclamados. c. Tarjetas de reloj equivocadas. d. Un reporte equivocado. 4. Un control interno efectivo sobre la funcin de nminas sera: a. Verificacin por parte de un empleado del departamento de nminas de que lo contenido en las tarjetas de tiempo concuerde con las horas de tarjeta de reloj para cada empleado. b. Conciliacin de los totales en tarjetas de tiempo con los reportes de trabajo preparados por empleados responsables de estos trabajos especficos.

c. Custodia de registros de autorizacin de salarios, por el supervisor del departamento de nminas. d. Preparacin de asientos de diario respecto de transacciones de nmina por un empleado que reporta al supervisor del departamento de personal. 6. Cul de los siguientes departamentos tiene la responsabilidad para autorizar cambios en tarifas de salarios? a. Personal b. Nmina c. Tesorera d. Tomadura de tiempo Estas preguntas se relacionan con el ciclo de produccin. l. Los objetivos de control interno para el ciclo de produccin tienen el fin de proporcionar seguridad de que las transacciones estn debidamente ejecutadas y registradas y que: a. Se mantiene la salvaguarda adecuada de productos en proceso y productos terminados. b. Las rdenes de produccin se encuentran prenumeradas y firmadas por el supervisor. c. Las compras de materias primas son autorizadas por el departamento de compras. d. Se establece una verificacin interna independiente de los reportes de actividad. 2. Qu de lo siguiente constituye una pregunta que el auditor podra esperar encontrar en la seccin de ciclo de produccin de un cuestionario de control interno? .a. Las facturas de los proveedores de materias primas son autorizadas para pago por un empleado, quien es independiente de la funcin de desembolsos de efectivo? b. Los cheques firmados por compra de materias primas son enviados por conteo directamente despus de su firma sin regresarse a la persona que autoriza el procedimiento de la factura? c. Todas las entregas de materias primas del almacn estn basadas en documentos autorizados de requisicin? d. Los detalles de desembolsos individuales para materias primas se concilian con el total que se pasa a la cuenta respectiva de mayor general? 3. El auditor pone a prueba las cantidades de materiales cargados a productos en proceso haciendo un rastreo con: a. Registros de costos b. Registros de inventarios perpetuos c. Reportes de recepcin d. Requisiciones de materiales PREGUNTAS DE AMPLIO ALCANCE Las siguientes preguntas fueron incluidas en un cuestionario de control interno para los procedimientos de control para transacciones de nminas en Pena Company: 1. Todas las tarifas de salarios, deducciones de nminas y terminaciones son autorizadas por el departamento de personal? 2. Se utilizan relojes marcadores y tarjetas de reloj? 3. Aprueba un supervisor el tiempo trabajado por cada empleado? 4. Existe verificacin interna sobre la correccin de clculos en la nmina? 5. Existe aprobacin de la nmina por supervisores? 6. Los cheques de nmina son firmados y entregados o distribuidos por personal del departamento de tesorera? 7. Existe una verificacin interna de los cheques de nmina contra los datos del registro de nmina? 8. Se verifican las boletas de tiempo costeadas en relacin con la correccin de tarifas y la correccin matemtica? 9. Los sueldos no reclamados son controlados por un empleado del departamento de tesorera? 10. Los registros de personal y de percepciones de empleados se conservan en archivos protegidos?

11. Las contrataciones son autorizadas por el departamento de personal? 12. Se lleva una supervisin del marcaje de tarjetas de tiempo o de reloj? Resuelva a. Indique el objetivo de control con el cual se relaciona cada pregunta. b. Identifique un error e irregularidad que pudiere ocurrir si se diera una respuesta a cada pregunta. c. Identifique una posible prueba de controles suponiendo que se diera una respuesta afirmativa a cada pregunta. (Presente sus respuestas en forma tabular utilizando columnas separadas para cada parte.) Al obtener una comprensin del procedimiento de control para las transacciones de nminas en Montoye Company usted identifica los siguientes peligros posibles: 1. Empleados ficticios pudieran aparecer en la nmina. 2. Podra emplearse una tarifa no autorizada de pago para calcular percepciones brutas de los empleados. 3. Podr pagrsele a un empleado por horas extras no autorizadas. 4. Podr incurrirse en un error matemtico al calcular el pago neto de un empleado. 5. Pudiera librarse un cheque para nminas por una cantidad incorrecta. 6. Podr entregarse un cheque para nminas a un beneficiario no autorizado. 7. Las boletas de tiempo de un empleado pudieran no coincidir con las horas que aparecen en las tarjetas de reloj. 8. Un empleado despedido podra no ser removido de la nmina. 9. Podran ser robados sueldos no reclamados. 10. Podran no ser registrado un cheque para nminas. 11. Podran utilizarse clasificaciones de cuentas incorrectas para registrar la nmina. 12. El saldo de la cuenta bancaria de nminas pudiera no coincidir en el saldo del estado de cuenta bancaria. Resuelva a. Indique el objetivo de control asociado con cada una de las fallas potenciales. b. Identifique un procedimiento de control que pudiera evitar o detectar cada falla. c. Identifique una posible prueba de controles para cada procedimiento de control del inciso anterior. (Presente sus respuestas en forma tabular utilizando columnas separadas para cada parte.) En Sumet Company dos empleados fueron despedidos por falsificar sus registros de tiempo. Ellos haban alterado las horas extras en sus tarjetas de tiempo despus de que sus supervisores haban aprobado las horas realmente trabajadas. Varias semanas antes, la compaa discontinu el empleo de relojes marcadores. Desde entonces los supervisores de planta han sido los responsables de registrar manualmente las tarjetas de tiempo y aprobar las horas por las que se ha de pagar a los empleados. Hacen los registros con lpiz los supervisores o sus secretarias. Despus de hacer las anotaciones para la semana, las tarjetas de reloj se aprueban y se colocan en estantes afuera de las oficinas de los supervisores para ser recogidas por los tomadores de tiempo. A veces los tomadores de tiempo no recogen rpidamente las tarjetas de tiempo. Resuelva Suponiendo que la compaa no desea volver a usar relojes de tiempo, mencione tres recomendaciones para evitar que se repita la situacin descrita arriba. Para cada recomendacin, indique cmo podra desalentar reportes fraudulentos de horas trabajadas. Kowal Manufacturing Company emplea alrededor de 50 trabajadores de produccin y tiene los siguientes procedimientos de nmina: El capataz de la fbrica entrevista a los solicitantes y se contrata o rechaza a los solicitantes. Al contratrsele el solicitante prepara una forma W-4 (Certificado de exencin de retenciones del empleado) y se le entrega al

capataz, quien anota en la esquina de la forma W -4 la tarifa por hora de pago al nuevo elemento y luego la entrega al empleado de nminas como aviso de que el trabajador ha sido contratado. El capataz notifica verbalmente al departamento de nminas de los ajustes de salarios. Las existencias de tarjetas de reloj en blanco son conservadas en una caja cercana a la entrada a la fbrica. Cada uno de los trabajadores recoge una tarjeta de reloj los lunes por la maana, anota su nombre y tambin la hora de llegada y la hora en que se retira de la fbrica. Al final de la semana, los trabajadores depositan las tarjetas de tiempo en una caja cercana a la puerta de la fbrica. Las tarjetas de tiempo que se han llenado son recogidas de la caja el lunes por la maana por un empleado de nminas. Dos empleados de nminas dividen las tarjetas alfabticamente, uno tomando la seccin de la nmina de la A, a la L y el otro tomando la seccin de la M a la Z. Cada empleado es totalmente responsable de su seccin de la nmina. Ellos calculan el salario bruto, las deducciones y el salario neto, pasando los detalles a los registros de percepciones de empleados, y preparan y numeran los cheques de nminas. Algunos empleados son automticamente eliminados de la nmina cuando no entregan una tarjeta de reloj. El contador en jefe firma los cheques de nmina manualmente y son entregados al capataz; ste distribuye los cheques a los trabajadores en la fbrica y hace arreglos en relacin con la manera como se les entregarn a los trabajadores que no estn presentes. El contador en jefe concilia la cuenta bancaria para nminas y formula las declaraciones trimestrales y anuales de impuestos sobre nminas. Resuelva a. Identifique los errores o las irregularidades que pudieran ocurrir en los procedimientos de Kowal Company. b. Para cada error o irregularidad del inciso anterior, presente las soluciones que recomienda. En relacin con su auditora de estados financieros de Olympia Manufacturing Company, un contador pblico est revisando los procedimientos para acumular horas de mano de obra directa. Se entera de que toda la produccin se lleva a cabo conforme el sistema de costos por rdenes y que a todos los empleados se le cubren salarios por hora, pagando una y media veces las horas extras laboradas. El proceso de registro (imput) de horas de mano de obra directa en Olympia en relacin con las nminas y la determinacin del costo de la orden se resume en la grfica de flujo de la pgina que sigue. Los pasos A y C se realizan en el departamento de tomadura de tiempo, el B en los departamentos operativos de la fbrica y el D en el departamento de auditora y control de nminas, el E en preparacin de datos (perforacin) y el paso F en las operaciones de cmputo. Resuelva Para cada paso del procesamiento de entrada de A hasta F: a. Enumere los posibles errores o discrepancias que pudieran surgir. b. Enumere los procedimientos de control correspondiente para cada error o discrepancia. Nota: Sus comentarios de los procedimientos de Olympia debern limitarse a procesos de entrada en relacin con las horas de mano de obra directa conforme se muestra en A hasta F de la grfica de flujo. No comente acerca de procedimientos de personal relacionados con contratacin, promocin, terminacin y autorizacin de tarifas de salario. En el paso F no comente acerca del equipo, programa de computadora y operaciones generales de cmputo. Organice su respuesta para cada paso de acceso-procesamiento de la siguiente manera:

Paso

Posibles errores o discrepancias

Procedimientos de control

Usted examina los papeles de trabajo que contienen una descripcin narrativa del sistema fabril de nmina de Tenney Corporation. Una parte de esa narracin es la siguiente: Los empleados de la fbrica marcan las tarjetas de reloj cuando llegan o salen del taller. Al final de cada semana, el departamento de tomadura de tiempo recoge las tarjetas de reloj y prepara las notas de control batch por duplicado por departamentos mostrando el total de horas y el nmero de empleado. Las tarjetas de reloj y las notas de control batch originales se remiten a la seccin de contabilidad del departamento de nminas. Las segundas copias de las notas de control batch se archivan por fecha. En la seccin de contabilidad de nminas, las tarjetas de transaccin de nminas se llenan con los datos de las tarjetas de reloj y, a partir del control batch de notas, por cada batch se llena una tarjeta de total batch. Las tarjetas de transaccin batch y las tarjetas de total batch se envan al departamento de procesamiento de datos en donde son seleccionadas por nmero de empleado dentro del batch. Cada batch es editado por un programa de computadora que checa la validez del nmero del empleado contra el archivo maestro de listado de empleados y el total de horas y nmero de empleados contra la tarjeta de total batch. Se produce un listado impreso detallado por batch y por nmero de empleado que indica los batches que no coincidieran y tambin aquellos nmeros de empleados que estn incorrectos. El listado se regresa a contabilidad de nminas para resolver todas las diferencias. En busca de documentacin, usted descubri una grfica del flujo del sistema de nminas que incluye todos los smbolos apropiados pero estarn parcialmente titulados. La porcin de esta grfica de flujo descrita por la narracin anterior aparece en la pgina que sigue. Resuelva a. Enumere sus respuestas de la 1 a la 17. Junto al de su respuesta, indique el smbolo apropiado (nmero de documento, descripcin del proceso y orden del archivo) aplicable a cada smbolo numerado en la grfica de flujo. b. Las grficas de flujo constituyen ayudas que un auditor podr utilizar para determinar y evaluar la estructura de control interno de un cliente. Enumere las ventajas de utilizar grficas de flujo en este contexto. Generous Loan Company tiene 100 sucursales. Cada oficina tiene un gerente y cuatro o cinco subordinados. Los gerentes de las sucursales preparan la nmina semanal incluyendo sus propios sueldos y pagan a los empleados del efectivo que tienen disponible. El empleado fIrma de recibido en la hoja de nmina. Las horas trabajadas por el personal que devenga por horas se insertan en la hoja de nminas con base en las tarjetas de reloj preparadas por los empleados y aprobadas por el gerente. Las hojas de nmina semanales se envan a la oficina central conjuntamente con los estados contables y los informes. La casa matriz recopila los registros de percepciones de empleados y elabora las declaraciones de impuestos sobre nminas, tanto federales como estatales, con base en las hojas semanales de nminas. Los sueldos son fijados por cdulas de evaluacin de puestos que lleva a cabo la casa matriz. Los ajustes a los sueldos, promociones y transferencias de empleados de tiempo completo son autorizados por un comit de salarios de la casa matriz basado en las recomendaciones de los gerentes de la sucursales y los supervisores de rea. Los gerentes de las sucursales avisan al comit de sueldos y salarios acerca de nuevos empleados de tiempo completo y de las terminaciones. Los empleados de tiempo parcial y eventuales son contratados sin informar al comit de salarios. Resuelva a. En su comprensin de la estructura de control interno, de qu manera podran distraerse los fondos para nminas? b. Indique sus recomendaciones para mejorar. c. Piensa que algunas fallas pudieran considerarse relevantes? Explique. Como parte de la auditora a Manor Company se le pide que revise y examine las transacciones de nmina de la

planta Galena. Sus exmenes revelan que todas las operaciones aritmticas fueron correctas. Se emplearon las tarifas por hora apropiadas y los salarios y deducciones fueron calculados correctamente. El registro de nminas fue debidamente sumado, totalizado y afectado. Diversas personas de planta fueron entrevistadas para asegurarse acerca de los procedimientos utilizados en el departamento. Usted determina que: l. El empleado de nminas recibe las tarjetas de tiempo de los diferentes supervisores de departamento al final de cada periodo de pago, verifica la tarifa por hora del empleado con la informacin proporcionada por el departamento de personal y registra las horas normales y extraordinarias para cada empleado. 2. El empleado de nminas enva las tarjetas de reloj al departamento de procesamiento de datos de la planta para recopilacin y procesamiento. 3. El departamento de procesamiento de datos regresa las tarjetas de tiempo con los cheques impresos y el registro de nminas al empleado de nminas a la conclusin del procesamiento. 4. El empleado de nminas verifica la tarifa por hora y las horas trabajadas por cada empleado comparando el detalle del registro de nminas con las tarjetas de reloj. 5. Si se descubren errores, el empleado de nminas cancela el cheque generado por computadora, prepara cheque por la cantidad correcta y ajusta al registro de nminas correspondiente. otro

6. El empleado de nminas obtiene el facsmil para firmar cheques y procede a firmar los cheques de nminas. 7. Un empleado del departamento de nminas recoge los cheques y los conserva hasta que son entregados a los supervisores de departamento para distribucin entre los empleados. Resuelva a. Identifique los inconvenientes de los procedimientos que se estn empleando en el departamento de nminas de la planta Galena y sugiera medidas correctivas. b. Identifique las debilidades si existieran que usted considera importantes y las razones para as considerarlas. Los papeles de trabajo de un auditor contienen una descripcin narrativa de un segmento del sistema de nminas de Croyden Factory y la grfica de flujo de la pgina que sigue. Narracin La estructura de control interno con respecto al departamento de personal est funcionando bien y no se incluye en la grfica de flujo que acompaa. Al inicio de cada semana de trabajo, el empleado de nmina nm. 1 revisa los archivos del departamento de nminas para determinar el nivel de empleo de los trabajadores de la fbrica y luego prepara tarjetas de tiempo y las distribuye a cada persona a medida que arriban a su trabajo. Este empleado de nminas, quien tambin es responsable de la custodia de equipo para firmar cheques, verifica la identidad de cada beneficiario antes de entregar al capataz los cheques firmados. Al final de cada semana de trabajo, el capataz distribuye los cheques de nmina en relacin con la semana de trabajo anterior. Conjuntamente con esta actividad, el capataz revisa las tarjetas de reloj de los empleados para la presente semana, anota las horas ordinarias y horas extras trabajadas en forma resumida, e inicia las tarjetas de reloj antes mencionadas. Luego, el capataz entrega todas las tarjetas de reloj y cheques de nminas no reclamadas al empleado de nminas nm. 2. Resuelva a. Con base en la narracin y grfica de flujo, cules son las fallas en la estructura de control interno?

b. Con base en la narracin y en la grfica de flujo, qu investigaciones deben hacerse con respecto a aclarar a existencia de posibles fallas adicionales dentro de la estructura de control interno? Nota: No comente acerca de la estructura de control interno del departamento de personal. En la auditora de Husar Company a usted se le asigna el trabajo de control interno relacionado con las transacciones de manufactura. En los papeles de trabajo del ao anterior usted encuentra las siguientes preguntas del cuestionario de control interno que parecen ser relevantes para el presente ao. 1. Se identifica a la produccin en proceso durante la produccin? 2. Existe una orden de fabricacin para cada trabajo? 3. Los asientos diarios con respecto a materiales directos y mano de obra directa son verificados contra resmenes diarios de costos? 4. Existen conciliaciones peridicas independientes de las hojas de costos para la produccin no terminada con la produccin en proceso? 5. Existe una verificacin interna de la correcta aplicacin de los gastos indirectos de fabricacin a las hojas de costos? 6. Las rdenes de produccin estn prenumeradas y se lleva un control sobre ellas? 7. Existe una aprobacin por supervisores de las clasificaciones de cuentas al contabilizarlas? 8. Las materias primas y los productos terminados estn debidamente guardados en reas de almacenamiento protegidas? 9. Existe aprobacin de supervisores con respecto a cada orden de fabricacin? 10. Se prepara un resumen diario del costo de mano de obra directa y se compara con los costos de mano de obra directa incurridos? 11. Existe una adecuada separacin de funciones entre contabilidad general y contabilidad de costos? 12. Existen conciliaciones independientes de registros de inventario perpetuo con los inventarios en existencia? Resuelva a. Indique el objetivo de control con el cual se relaciona cada una de las preguntas. b. Identifique un posible error que pudiera ocurrir si se diera una respuesta negativa a cada pregunta. c. Identifique una posible prueba de controles para el procedimiento de control suponiendo que se diera una respuesta afirmativa a cada pregunta. (Presente sus respuestas en forma tabular con diferentes columnas para cada parte.) Al auditar los controles internos relacionados con las transacciones de manufactura en Belinda Company usted determina los siguientes posibles errores e irregularidades que pudieran ocurrir: 1. Una tasa predeterminada de gastos indirectos de fabricacin no autorizada podra utilizarse al distribuirlos a la produccin en proceso. 2. Costos de materiales directos y mano de obra directa no autorizados podran cargarse a la cuenta de manufactura en proceso. 3. Se podran afectar cuentas errneas al contabilizar las transacciones. 4. Los registros de inventario perpetuo pudieran no coincidir con las existencias de inventario. 5. Podra perderse produccin en proceso durante la produccin. 6. Podra perderse y no contabilizarse una orden de produccin. 7. Podran no contabilizarse todos los costos de materiales directos en registros y libros. 8. Podran contabilizarse las transacciones en periodos equivocados. 9. Podran ser robadas materias primas en el almacn. 10. Pudiera terminarse una orden de produccin ficticia. 11. La suma de las hojas de costos de la produccin no terminada podra no coincidir con el saldo de la cuenta de produccin en proceso. 12. Los costos de mano de obra directa en una tarjeta de tiempo podran ser incorrectos por razn de un error matemtico.

Resuelva a. Indique el objetivo de control que corresponde a cada falla. b. Identifique un procedimiento de control que pudiera evitar o detectar cada error. c. Identifique una prueba de controles posibles para cada procedimiento de control en el inciso anterior. (Presente sus respuestas en forma tabular utilizando columnas por separado para cada parte.) Usted ha sido contratado por la administracin de Alden Inc..para revisar sus controles internos sobre compra, recepcin, almacenamiento y expedicin de materias primas. Usted ha preparado los siguientes comentarios que describen los procedimientos de Alden: 1. Materias primas, que consisten primordialmente de componentes electrnicos de elevado costo, son conservadas en un almacn bien protegido. El personal de almacenes incluye al supervisor y cuatro empleados. Todos estn bien entrenados, son competentes y estn debidamente afianzados. Las materias primas slo salen del almacn con autorizacin por escrito u oral de uno de los capataces de produccin. 2. No se tienen registros de inventarios perpetuos; por lo tanto, los empleados de almacn no conservan registros de artculos recibidos o entregados. Para compensar la falta de registros de inventario perpetuo es llevado a cabo un recuento de inventario fsico mensualmente por empleados de almacn que estn bien supervisados. Se siguen procedimientos apropiados al efectuar los recuentos de inventarios. 3. Despus del recuento fsico, el supervisor del almacn compara las cantidades contadas contra un nivel de reorden predeterminado. Si el recuento respecto a una pieza determinada se encuentra por abajo del nivel de reorden, el supervisor anota el nmero de pieza en una solicitud de compra de material y lo enva al empleado de cuentas por pagar. El empleado de cuentas por pagar prepara la orden de compra respecto a una cantidad de reorden predeterminada para cada pieza y enva la orden de compra al proveedor a quien se le hizo la ltima compra. 4. Cuando los materiales ordenados llegan a Alden, son recibidos por los empleados de almacn. Estos cuentan las mercancas y verifican el conocimiento de embarque del transportista. Los conocimientos de embarque de todos los proveedores son iniciados, fechados y archivados en el almacn para que sirvan como reportes de recepcin. Resuelva a. Describa las fallas de control interno y recomiende soluciones a los procedimientos de Alden con respecto a compra, recepcin, almacenamiento y expedicin de materias primas. Organice su hoja de respuestas como sigue:
Fallas Soluciones recomendadas

b. Considera que algunas de las fallas sean significativas? Explique. Jameson Company produce una variedad de productos qumicos para uso de fabricantes de plsticos. La planta opera dos turnos, cinco das por semana, realizndose trabajo de mantenimiento durante el tercer turno y en los sbados, conforme se requiera. Acaba de ser concluida una revisin realizada por personal del nuevo departamento de auditora interna corporativo y los comentarios respecto al control de inventarios no fueron favorables. Los comentarios de los auditores se orientaron primordialmente al control de ingredientes de materias primas y materiales de mantenimiento. Los ingredientes de materias primas son entregados en la parte posterior de la planta, firmados de recibido por uno de los empleados del departamento de granel y se almacenan cerca de donde se lleva a cabo su proceso

inicial. Se entregan membretes de recepcin al supervisor durante el da y los transfiere al departamento de control de inventarios al final del mismo. El departamento de control de inventarios calcula el uso de ingredientes, por medio de reportes semanales de produccin real y frmulas estndar. Los inventarios fsicos son tomados trimestralmente. Las solicitudes de compra son preparadas por el departamento de control de inventarios y son muy frecuentes los pedidos urgentes. A pesar de la necesidad de surtir rdenes o pedidos urgentes, al superintendente de produccin le llega regularmente memoranda del contralor indicando que debe haber demasiado inventario en virtud de que es muy elevado el valor monetario del inventario de ingredientes. Las piezas de mantenimiento y accesorios se reciben y se almacenan en Un almacn. Existe un empleado de almacn en cada uno de los turnos operativos. Las requisiciones de almacn deben fumarse por todo lo que salga del mismo; sin embargo, no siempre se sigue esta prctica. El almacn se queda abierto cuando el empleado sale, debido a la necesidad de obtener piezas rpidamente. El almacn tambin est abierto durante el tercer turno de manera que la cuadrilla de mantenimiento puede obtener las piezas conforme lo necesite. Las solicitudes de compra son preparadas por el empleado de almacn y el inventario fsico se realiza sobre una base de recuento cclico. Los pedidos urgentes son frecuentes. Resuelva a. Identifique las fallas en los procedimientos de control interno utilizados en Jameson Company con respecto al inventario de ingredientes y al material de mantenimiento e inventario de accesorios. b. Recomiende soluciones que debieran instituirse para cada una de estas reas. Kent County Grain and Milling Company decidi estimular la venta de su harina incluyendo un cupn redimible por cincuenta centavos en todo saco de harina de 25 y 50 libras de harina producida despus del 1 de octubre de 19-0. La compaa proyecta que 150000 cupones habrn de estar en poder de clientes antes de terminar las campaas promocionales del 31 de marzo de 19-1. Cuando usted inici su trabajo de fin de ao 10 de enero de 19-1 para el ao de calendario que concluy e131 de diciembre de 19-0, el contralor de Kent County Grain and Milling Company le solicit que examinara los registros contables y controles internos aplicables a los cupones de harina. En su examen de los registros contables y controles internos usted descubri lo siguiente: 1. Un registro perpetuo de los cupones recibidos de la imprenta se afecta con base en una copia de boleta de recepcin; los cupones daados son reportados en forma oral por un capataz de lnea y los cupones utilizados se registran con base en una copia de los informes de produccin de sacos de harina empaquetados. Un resumen del registro perpetuo al 31 de diciembre de 19-0 es como sigue: Cupones recibidos hasta la fecha Cupones daados y destruidos Cupones incluidos dentro de sacos de 25 libras de harina Cupones incluidos en sacos de harina de 50 libras 150 000 2 000 50 000 25 000 73 000

En existencia segn registro 2. Los cupones no utilizados se conservan en un almacn conjuntamente con la papelera y accesorios y son disponibles con facilidad. Al recibir un paquete de la imprenta no se hace recuento de los cupones; sin embargo, la cantidad de paquetes multiplicado por la cantidad indicada en cada paquete se registra en la boleta de recepcin que posteriormente se coteja en la oficina contra una copia de la factura del proveedor. 3. En ocasiones los cupones son daados por la maquinaria que mecnicamente los inserta en los sacos. El superintendente de produccin seala que l piensa que el capataz de lnea destruy estos cupones. Como se mencion con anterioridad, el capataz reporta verbalmente la cantidad de cupones daados al superintendente de produccin, cada da.

4. El capataz de lnea toma una cierta cantidad de cupones no utilizados del almacn cada da con base en la produccin programada para dicho da. 5. La correspondencia que contiene cupones enviados por conteo a la compaa para ser redimidos se abre en primer trmino en el departamento de correspondencia. Los cupones son enviados luego al departamento de caja, en donde se redimen en efectivo de un fondo especial creado para este fin. El cajero coloca una unidad monetaria de cincuenta centavos en un sobre con direccin, sella el sobre y lo regresa al departamento de correspondencia para su destino final. El cajero sella de "pagado" el cupn indicando la fecha. 6. Una vez por semana, el fondo de cupones del cajero se reembolsa de la misma manera que cualquier fondo de caja. 7. Las quejas de los clientes que no reciben las monedas de cincuenta centavos se envan al cajero para su disposicin. Usted tambin se ha enterado que se realiz un inventario fsico de cupones no utilizados a131 de 19-0, la harina que contena 50 000 cupones fue vendida a establecimientos comerciales de la compaa. Adems, para el 31 de diciembre de 19-0, 37 500 cupones haban sido redimidos y pagados, y se estimaba que slo 50% de los dems cupones en circulacin en ese momento habran de redimirse. Resuelva a. Prepare un informe al contralor mencionando las fallas en los actuales procedimientos de control con respecto al manejo de cupones redimibles y sus recomendaciones para mejorar. b. Determine el asiento que se deba correr para registrar el pasivo de la compaa con respecto a cupones no redimidos al 31 de diciembre de 19-0. Indique el mtodo utilizado para calcular el pasivo. c. Identifique las fallas, si las hubiera, que considere que son importantes. Explique detalladamente. ESTUDIO DE CASO Vane Corporation es una empresa manufacturera que tiene 18 aos de estar operando. Durante este periodo, la compaa ha pasado de ser un negocio muy pequeo y familiar a una empresa manufacturera de tamao medio con varios departamentos. A pesar de su crecimiento, varios de los procedimientos empleados por Vane Corporation han estado en operacin desde que el negocio fue iniciado. Hasta hace poco Vane Corporation decidi computarizar su funcin de nminas. La funcin de nminas opera de la siguiente manera: cada trabajador recoge una tarjeta de tiempo semanal un lunes por la maana y escribe su nombre y nmero de identificacin. Estas tarjetas en blanco se mantienen cerca de la entrada a la fbrica. Los trabajadores anotan en la tarjeta de tiempo la hora de arribo diario y de salida. El siguiente lunes, el capataz de la fbrica recoge las tarjetas de tiempo de la semana anterior, y las enva al departamento de procesamiento de datos. En este departamento, las tarjetas de reloj son utilizadas para preparar el archivo semanal de tiempos. Este archivo se procesa conjuntamente con el archivo maestro de nminas que se mantiene en cinta magntica conforme al nmero de identificacin del trabajador. Los cheques son elaborados por la computadora afectando la cuenta de cheques ordinaria y se les imprime la firma del tesorero. Despus de que el archivo de nminas ha sido actualizado y los cheques preparados, stos se envan al capataz de la fbrica, quien los distribuye a los trabajadores o los conserva para que los trabajadores ausentes los recojan posteriormente. El capataz notifica al departamento de procesamiento de datos acerca de las nuevas contrataciones y bajas. Cualquier cambio en el salario por hora u otros cambios que afecten nminas, normalmente los comunica el capataz al departamento de procesamiento de datos. Los trabajadores tambin llenan una tarjeta de tiempo de trabajo respecto a cada trabajo individual que realizan cada da. Las boletas de tiempo se recopilan diariamente y se envan al departamento de contabilidad de costos, en donde son utilizadas para preparar un anlisis de distribucin de costos. Un anlisis adicional de la funcin de nminas revela lo siguiente:

1. Los salarios brutos de un trabajador nunca superan 300 dlares por semana. 2. Los incrementos salariales nunca superan 0.55 centavos de dlar por hora para los trabajadores de fbrica. 3. No se permiten ms de 20 horas extras cada semana. 4. La fbrica emplea 150 trabajadores en diez departamentos. La funcin de nmina no ha estado operando satisfactoriamente por cierto tiempo, pero han surgido an ms problemas desde que la nmina se comput. El capataz ha indicado que le agradara un reporte semanal que incluyera retrasos, ausentismo y tiempo ocioso de manera de poder determinar la cantidad de tiempo productivo perdido y la razn para ello. Los siguientes errores e inconsistencias fueron encontrados durante los ltimos periodos de pago: 1. Un cheque de nmina no fue procesado adecuadamente debido a que el empleado se equivoc al anotar su nmero de identificacin al llenar su tarjeta de reloj. 2. A un trabajador se le expidi un cheque por 1 531.80 dlares cuando debi haberse hecho por 153.81 dlares. 3. No fue tomado en cuenta un cheque a favor de un trabajador, y este error no se detect hasta que los cheques de dicho departamento fueron distribuidos por el capataz. 4. Parte del archivo maestro de nmina fue destruido cuando el carrete de cinta fue accesado por error en un drive equivocado y utilizado como cinta de desecho. El departamento de procesamiento de datos intent restablecer la porcin destruida de la fuente original de documentos y dems registros. 5. Un trabajador recibi un cheque por una cantidad considerablemente mayor de la correcta. Una investigacin posterior revel que fueron perforadas 84 en lugar de 48 horas de trabajo. 6. Varios registros del archivo maestro de nminas fueron omitidos y no se incluyeron en el archivo maestro de nmina actualizado. Durante varios periodos de pago esto no se pudo detectar. 7. Al procesar cambios no rutinarios, un operador de computador incluy un incremento salarial para uno de sus amigos de la fbrica. Esto fue descubierto casualmente por otro empleado. Resuelva Identifique las fallas en control dentro del procedimiento de nmina y procesamiento de computadora tal como es llevado en Vane Corvo Recomiende los cambios necesarios para corregir la estructura de control. Aitegle sus respuestas bajo el siguiente formato columnar:
Falla de control Recomendaciones