2013

COMUNICACIN EFECTIVA
FORMAS USUALES EN LA COMUNICACIN EMPRESARIAL.
En el documento podremos encontrar las formas ms usuales de comunicacin en un nivel empresarial, donde mediante la carta, el circular, aviso, memo, acta y convocatoria, logramos la efectividad en dicha comunicacin.

ERNESTO FLORES LARA [Seleccionar fecha]

COMUNICACIN EFECTIVA

13 de abril de 2013

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE COAHUILA.

ALUMNO: ERNESTO FLORES LARA PROFESOR: ING. JAVIER ARREDONDO VALLE. MATERIA: COMUNICACIN EFECTIVA (PRIMER SEMESTRE). CARRERA: INGENIERIA MECANICO ELECTRICISTA. .

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LA CIRCULAR----PAGINA 4,5,6 Y 7. LA CARTA----------PAGINAS 8 Y 9. EL AVISO------------PAGINA 10. EL MEMO-----------PAGINAS 11 Y 12. CONVOCATORIA-PAGINAS 13 Y 14. EL ACTA-----------PAGINAS 15,16 Y 17.

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1) Qu es la circular? "es un escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitacin de asuntos oficiales, mercantiles o industriales. El estilo en la redaccin de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel. Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS La circular Voluntaria, es aquella que tiene la funcin principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son: Ofrecer los servicios de algn negocio Dar a conocer un nuevo producto Enviar lista de productos y precios Remisin de catlogos Avisos al personal (internos) Invitaciones, etc. La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relacin comercial con nuestros clientes, por ejemplo: Apertura de negocio Cambio de domicilio

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COMUNICACIN EFECTIVA Establecimiento de una sucursal Nombramiento de apoderado Designacin, ratificacin o remocin de apoderado Nombramiento de distribuidores Traspaso de negocio Clausura Liquidacin o quiebra de empresa Constitucin de una sociedad Dar a conocer el nombre de los administradores Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria Aumento o disminucin de capital

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Entre otros, por lo cual debemos saber cules son los requisitos para dar a conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular. Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son de dos tipos: de aviso y de trasmisin de rdenes. Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numrico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, as como el destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales). Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero ste ser el mismo para varias personas. EJEMPLO (Circular obligatoria) SERVICIOS JURDICOS ESPECIALIZADOS AV. JUREZ 545 TEL 044333 490 9997 CIRCULAR No 1

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COMUNICACIN EFECTIVA AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA EMPRESA ASUNTO: CIERRE DE EMPRESA

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Por este conducto se les informa que a partir de la presente se cerrarn las puertas de este centro laboral, ya que se encuentra en estado de quiebra, por lo cual los interesados al respecto debern pasar a las oficinas citadas en la parte superior a resolver su traslado o liquidacin, segn sea el acuerdo correspondiente. Agradeciendo de antemano las atenciones prestadas al presente, se despide de ustedes. ATENTAMENTE Guadalajara Jalisco, 4 de Septiembre de 2001 LIC. GREGORIO IIGUEZ ROMERO REPRESENTANTE LEGAL C.c.p. Archivo GIR/air SERVICIOS JURDICOS ESPECIALIZADOS AV. JUREZ 545 TEL 044333 490 9997 Guadalajara Jalisco AL PBLICO EN GENERAL Por este conducto hacemos de su conocimiento que a partir de la presente el sr. Enrique Mrquez Estrada, ha dejado de laborar para esta empresa, por lo cual no nos haremos responsables de los actos o compromisos contrados a nombre nuestro por el mencionado a partir de esta fecha. Agradeciendo de antemano las atenciones que se sirvan prestar al presente y esperando contar con su comprensin, se despide. ATENTAMENTE Guadalajara Jalisco, 2 de Mayo del 2002

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Ejemplo de modelo carta empresarial. Cuando nos decidimos a escribir un modelo carta empresarial, tenemos que pensar siempre en la persona que recibir dicha carta empresarial, y no pensar que nos dirigimos a la empresa en cuestin a nivel general.

La persona que se encarga de leer las cartas empresariales, seguramente disponga de poco tiempo o valore su tiempo como valioso y no quiera perder demasiado el tiempo con lecturas vanas o carentes de contenido. Por ello debemos expresarnos de manera clara y concisa, explicando brevemente los motivos por los que redactamos la carta empresarial, con una exposicin clara de las ideas y pensamientos que queremos transmitir.

La carta empresarial puede versar sobre distintas materias, como son el caso de las cartas para solicitar empleo, o solicitar un catlogo, o pedir un aumento de sueldo, o quejarnos por un producto defectuoso...etc. La carta empresarial debe cuidar sobre todo el lenguaje y la forma de expresin. Se deben evitar las faltas de ortografa, por lo que se recomienda utilizar un procesador de textos, conseguiremos una carta escrita por ordenador, mucho mejor formato que a mano, y a la vez nos corregir los errores tipogrficos o faltas de ortografa. Un lenguaje cordial y una despedida amistosa, no importa que la carta empresarial sea de queja por algn fallo de ellos, nos despediremos siempre con cordialidad y con educacin.

En la siguiente pgina tenemos un ejemplo de carta empresarial. empresarial.

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Qu es un aviso? Es un comunicado en el cual se notifica o advierte algn hecho. Por lo regular va dirigido a varias personas con el nombre de la institucin o persona que lo emite. La carta de aviso, tiene como finalidad hacer una prevencin a aquella persona a la que va dirigida. La carta de aviso es muy utilizada por los bancos y las empresas que prestan un servicio que debe ser pagado mensualmente como es el caso de las empresas de televisin por cable o de telefona, a travs de la carta aviso, ellas informan a su cliente sobre promociones o adeudos, cuando en los registros del acreedor no se encuentra registrado un pago, es comn realizar un simple aviso, con la finalidad de recordar al interesado la circunstancia planteada, e informa de las comisiones e intereses generados o por generarse por ese incumplimiento.

Ejemplo de aviso:

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Un memorndum es, en su aceptacin bsica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o accin. Tambin puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar. En el mundo diplomtico, un memorndum es una comunicacin menos solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos ms importantes. Generalmente, los memorndum diplomticos no se encuentran firmados. El memorando o memorndum es un escrito breve por el que se intercambia informacin entre diferentes departamentos de una organizacin para comunicar alguna indicacin, recomendacin, instruccin o disposicin. En algunos pases, tambin es utilizado para incluir una sancin o falta de un empleado y figurar en su currculo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

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EJEMPLO DE MEMO:

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Convocatoria es algo o alguien que convoca. El concepto tambin se utiliza para nombrar al escrito o anuncio con que se convoca. . Para comprender este concepto, debemos saber que el verbo convocar refiere a citar o llamar a una o ms personas para que asistan a determinado acto o lugar. Por ejemplo: El presidente hizo una amplia convocatoria para que todos los sectores acompaen

el proyecto de ley, La convocatoria incluy varios nombres que sorprendieron a los especialistas, El sacerdote se mostr dispuesto a aceptar una convocatoria por parte del intendente para sumarse al movimiento.
En el mbito del deporte, deporte la convocatoria es el listado de jugadores que confecciona un entrenador para afrontar un partido o un torneo. El director tcnico de un equipo de ftbol realiza convocatorias todas las semanas, para definir qu jugadores formarn el plantel en cada fecha de un campeonato. Para un Mundial, el entrenador de un seleccionado debe presentar una convocatoria de ms de una veintena de jugadores que disputarn los partidos correspondientes.

Lee todo en: Definicin de convocatoria - Qu es, Significado y Concepto http://definicion.de/convocatoria/#ixzz2QLqTrB1i

EJEMPLO DE CONVOCATORIA EN SIGUIENTE PGINA.

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El acta es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carcter oficial, as como de los acuerdos tomados en ellas. La colocacin de las anotaciones o registros se har precisamente siguiendo el Orden del da, da que ha de figurar en la convocatoria de la reunin. El responsable de dar fe de este documento es el secretario, por medio de su firma. Tambin firman los restantes miembros que conforman el rgano rector que convoca la reunin. Las actas quedan inscritas en el libro de registro habilitado para tal fin y que es conocido como Libro de actas. actas Este libro debe ir diligenciado, que es una indicacin que figura en su primera hoja citando que se trata de un libro de actas perteneciente a una determinada organizacin, asociacin, fundacin, etc., y foliado, es decir, las hojas han de ir numeradas correlativamente. No obstante y debido a la utilizacin de programas informticos, las actas podrn confeccionarse en hojas separadas que, numeradas correlativamente, son luego encuadernadas para conformar el Libro de actas. El acta se divide en las siguientes partes: inicio, contenido y final. - Inicio. Consta de tres bloques: El primero comienza citando la localidad donde se celebra la reunin, la fecha, la hora y el lugar (sala de conferencias, auditorio, sala de cine...), y el nombre de la sociedad, organizacin o fundacin que se rene. En un segundo bloque se relacionan los asistentes y ausentes, si hubiese, indicando su cargo dentro de la organizacin a la que representan. Se comienza por el cargo de mayor responsabilidad para ir decreciendo en orden jerrquico. Cuando la redaccin se hace de forma manuscrita, la relacin de los asistentes y ausentes figura en el margen izquierdo, separada del cuerpo del acta por una lnea divisoria siguiendo la costumbre mercantil. Ahora bien, si se confecciona este documento utilizando un medio informtico, esa distribucin vara, ya que la relacin de asistentes y ausentes pasa a formar parte del propio cuerpo del acta. El resto sigue la distribucin normal (Fig. 7.2 y Fig. 7.3). A continuacin, y ya dentro del tercer bloque, figura el Orden del da, da que es la relacin ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar y fiel reflejo del que aparece en la convocatoria de la reunin que origina el acta. Los temas que se tratan estn colocados en orden, de mayor a menor importancia. Si es una primera reunin, el ltimo punto es el de la lectura y

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aprobacin, si procede, de esa acta. Si ste obedece a sucesivas reuniones, este punto puede aparecer bien el primero, haciendo referencia a la aprobacin del acta de la reunin inmediatamente anterior, o bien en el ltimo punto, para que sea aprobado en la misma reunin, si procede. - Contenido. En este apartado se recogern de forma ordenada las deliberaciones que afectan a los temas tratados, as como las de los acuerdos tomados; en definitiva, refleja el desarrollo de la reunin. - Final. Este ltimo apartado comienza con la siguiente frase: No habiendo ms asuntos que tratar se levanta la sesin a las horas minutos horas del da de la fecha. A continuacin, figurarn las antefirmas y firmas del secretario, o bien la del cargo que convoca la reunin, as como las de los dems cargos directivos. Si la organizacin o empresa contemplase la figura del presidente en sus estatutos, ste dar el visto bueno (V B) al acta con su firma, que, por regla general, estampar al margen izquierdo.

EN LA SIGUIENTE PAGINA EJEMPLO EJEMPLO DE ACTA. ACTA.

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