CONCEITOS E FERRAMENTAS

INSTRUTORA: MORGANA BECHEPECHE ANTAR SADLER

O curso tem por objetivo capacitar os participantes a identificar os desperdiadores de tempo no trabalho, estabelecer prioridades, planejar tarefas, solucionar o problema das interrupes , conhecer e aplicar tcnicas que aumentaro a eficcia e eficincia do cotidiano do trabalho.

O que tempo Princpios para boa administrao do tempo Os desperdiadores de tempo Vantagens do planejamento de atividades Ferramentas e tcnicas para estabelecer prioridades, planejar e executar as tarefas Consideraes finais

Tempo a maior demanda do mundo moderno. A tecnologia e informatizao reduziram distncias e prazos e imprimiram um ritmo alucinante para a rotina diria em qualquer ramo de atividade.

O tempo pode ser dividido em duas categorias: o tempo medido e o tempo vivido. Na realidade, o que nos importa o tempo vivido. Por isso, quando acaba o ms e voc sente que no conseguiu realizar nada que havia planejado, porque alguma coisa est errada.

 Isso

porque o tempo a coisa mais democrtica que existe: todos ns temos, todos os dias, as mesmas 24 horas disponveis. "O problema no o tempo, mas como voc vivencia o tempo", alerta Hilsdorf.

O tempo algo muito relativo. Um comercial de TV de 30 pode fazer vender milhes em produtos e custa em mdia, R$ 150 mil em cadeia nacional, em horrio nobre da TV Globo. Mas o que voc faria com 30 segundos num telefonema de prospeco de um novo cliente?

corpo humano suporta at no mximo 4 minutos sem respirar, depois desse tempo, vrios comprometimentos podem surgir, levando inclusive morte. Mas o que voc faria com 4 minutos numa reunio?

Voc precisa de um dia de 48 horas? Cuidado! hora de rever seus hbitos e seus relacionamentos. Faa o melhor possvel para superar esta fase atual da sua vida e eleja novos critrios para tomar decises de tal forma que as suas atividades profissionais caibam na sua agenda de trabalho.

Nos tempos de hoje, aquele profissional que est sempre dizendo que no tempo para mais nada, no percebido como uma pessoa ocupada ou importante, mas como algum que no sabe organizar seu tempo, sua vida pessoal e profissional. hora de rever prioridades!

Todos os dias fazemos escolhas mentais daquilo que vamos fazer e aquilo que vamos deixar de fazer, o certo que nunca conseguimos realizar tudo que temos pela frente num s dia. Mas se tomarmos alguns cuidados, mudarmos alguns hbitos, poderemos ganhar tempo e terminar o dia com uma percepo melhor sobre nossa produtividade.

Para saber administrar o tempo, fundamental conhecer-se a si mesmo. "Voc precisa saber qual o seu horrio mais produtivo -manh, tarde ou noite- e direcionar as atividades mais importantes para este horrio", destaca Elza Tsuzaki, bacharel em Administrao de RH e Servio Social.

Ela orienta que tambm importante cuidar da alimentao, j que comer alimentos nutritivos e que tragam energia faz toda a diferena na qualidade de vida. E estar bem fisicamente fundamental na rotina diria. Profissionais estressados e cansados tm maior dificuldade de administrar o tempo.

2.1. Ao telefone planeje o que vai falar, qual o objetivo da sua ligao, anote todas as informaes que precisa e todas que obtiver, assim voc no precisar re-ligar evitando desperdcio de tempo. Faa o registro por escrito das suas ligaes, as que recebeu, as que efetuou, anote: nome, telefone, o que conversou e o que ficou encaminhado com aquela pessoa.

2.1. Ao telefone No prximo contato, presencial, on line ou telefnico, voc poder partir do ponto que comeou e ainda realizar o que foi combinado. Reserve dois horrios do seu dia para fazer ligaes, um pela manh, outro tarde mas no passe o dia inteiro intercalando ligaes com planejamento.

2.2. Recados no aceite recados verbais e no d recados verbais. Passe sempre por escrito identificando: para quem; de quem; data; hora; telefone, mensagem e remetente (voc). Evite passar recados verbais no corredor, num momento em que a outra pessoa est claramente com foco em outra atividade...

2.2. Recados
Combine na sua empresa um local para colocar os recados (por exemplo, um espeto em cima da mesa de cada um) e todos devem ter o hbito de verificar se novos recados foram deixados e dar retorno. Recados tambm podem ser passados por e mail, pela intranet, depender dos procedimentos adotados pela empresa.

2.3. Internet - quando tiver que comunicar algo urgente, talvez o e mail no seja suficiente, use um torpedo ou uma ligao de apoio. Ao enviar um e mail importante, ligue e certifique-se de que a pessoa recebeu, parece absurdo mas necessrio. Responda aos e mails que receber ou, ao menos confirme que recebeu, isso evitar que a outra pessoa ligue perguntando e vocs economizam tempo

2.3. Internet :
Habitue-se a ler seus e mails diariamente, mas reserve um horrio para isso, ou dois horrios, um pela manh e outro tarde, mas no passe o dia intercalando e mails com ligaes e planejamento. Mantenha seu catlogo de endereos on line organizado e atualizado, uma grande perda de tempo ficar perguntando o e mail de algum de rotina ou re-enviar o mesmo e mail vrias vezes.

2.3. Internet : D preferncia a receber e passar tarefas por e mail, sempre que possvel, combine isso com a sua gerncia/ diretoria Organize seu programa de correio eletrnico em pastas laterais, por cliente, por nome, use o melhor critrio de acordo com sua atividade;

2.3. Internet : Mantenha na caixa de entrada apenas os e mails cujo assunto voc ainda tem pendncias a resolver, o restante, delete ou transfira para as pastas laterais. Use as ferramentas que seu correio eletrnico oferece como marcar as lidas, confirmao de leitura, assinatura personalizada com seu cel, etc.

2.3.1. Textos de e mails as pessoas tm cada vez menos tempo de ler longos e mails, por isso, seja preciso na comunicao. O corpo dos e mails servem para passar informao, confirmar agendar, encaminhar uma informao em anexo. Enfim so textos curtos e devem deixar clara a mensagem. Deve conter o nome da pessoa, um cumprimento, a mensagem em no mximo trs linhas e a assinatura. Quando for agenda, destaque em tpicos dia, hora, local e pauta. Informaes a serem encaminhadas devem vir em anexo.

2.3.2. Redes sociais se voc no utiliza as redes sociais como ferramenta de trabalho, no devem ser acessadas em horrio comercial, elas dispersam a ateno e funcionam como fortes desperdiadores de tempo. Se utilizar profissionalmente, reserve uma parte do dia para atualizar, mas no passe o dia fazendo um pouquinho de cada coisa.

2.5. Contato presencial/reunies um dos maiores desperdiadores de tempo so reunies mal planejadas, iniciadas com atraso e sem hora para terminar. Uma boa reunio convocada com pauta, dia, local e horrio para comear e terminar. Reunies servem para trocar informaes e tomar decises. A troca de informaes vem sendo substituda a passos largos pelos e mails, portanto, use as reunies preferencialmente para tomar decises.

2.6. Garantir a compreenso das tarefas que lhe foram confiadas - quando receber uma tarefa, repita com suas prprias palavras aquilo que lhe pediram para que voc tenha certeza que compreendeu da forma como quem passou pediu. Repita esse processo at ter clareza da tarefa.

2.6. Garantir a compreenso das tarefas

Faa isso tambm quando passar uma tarefa. Caso por algum motivo voc no consiga realizar a tarefa que lhe foi confiada, busque uma alternativa, se mesmo assim no conseguir, mantenha o gestor informado para receber novas orientaes. Nunca deixe de cumprir uma tarefa e nunca deixe de informar ao solicitante. Lembre-se: cumprir uma tarefa acompanh-la at a sua concluso e ter certeza de que as necessidades de quem solicitou foram plenamente atendidas.

2.7. Prazo da tarefa sempre que receber ou passar uma tarefa, defina o prazo. Temos uma tendncia de considerar a ltima tarefa que recebemos como a prioridade e nem sempre isso necessrio. Muitas vezes, somos vtimas das emergncias que ns mesmos criamos. Ao definir o prazo possvel classificar a prioridade da tarefa.

Seja pontual e procure cobrara pontualidade, sempre que possvel, dos envolvidos no mesmo processo que voc. Ningum gosta de esperar e atrasar uma reunio desperdia o tempo de todos os envolvidos, no apenas o seu. Comece compromissos na hora marcada e termine tambm.

Caso voc perceba que no ser possvel concluir no tempo, use os minutos restantes para um novo encaminhamento. Caso necessite faltar, negocie sua agenda e sempre que possvel, procure passar suas tarefas urgentes para outra pessoa fazer.

Dar retorno das tarefas solicitadas ou como est indo o encaminhamento, as dificuldades encontradas, alm de informar o interlocutor da tarefa sobre o andamento dela permitir encontrar formas de otimizar o tempo, caso haja dificuldades na forma original como a tarefa foi passada.

Nem sempre possvel cumprir as tarefas nos prazos acordados. Em vez de virar uma noite e arcar com as conseqncias ou deixar de cumprir, aprenda a negociar, oferecendo opes de um novo prazo. Mas no deixe de fazer e nem use esse recurso como sinnimo de procrastinao.

Um dos maiores problemas do gerenciamento do tempo no saber dizer no. A maioria das pessoas quando nos pede algo, quer que aquela solicitao seja uma prioridade, por isso, importante que tenhamos a capacidade de dizer quando poderemos fazer, negociar os prazos ou as tarefas que j temos para fazer, inverter prioridades, enfim, proteger nossa sade emocional e nossa produtividade.

No importa a ferramenta que voc use para planejar e organizar suas tarefas, mas preciso atualizar diariamente pois o cenrio muda e fazendo uma atualizao diria pode-se ganhar tempo, sem perder nenhuma informao importante.

Deve estar limpo e organizado, mesa cheia no sinal de pessoa muito ocupada, sinnimo de desorganizao. Reserve um local para as pessoas colocarem documentos quando voc estiver fora, reserve um local para seus recados.

Mantenha em cima da sua mesa apenas o que voc usa de modo cotidiano, agenda, caderno, etc. Materiais de trabalho, tire apenas o que voc vai trabalhar naquele momento e depois guarde e pegue outro. Por exemplo, se voc vai fazer ligaes, precisa da lista com banco de dados; mas no precisa da pasta com as anotaes da ltima reunio que voc tem um relatrio a fazer.

Nada mais triste que perder um negcio por estar com a roupa inapropriada. No mundo dos negcios, ande sempre bem vestido, pronto para qualquer ocasio.

No mundo da informtica, no existe tempo para passar a limpo. Organize suas anotaes de modo que seja feita de uma nica vez. Fazer rascunho, anotar em papeizinhos para depois passar a limpo, alm de obrigar voc a fazer a mesma tarefa duas vezes, perdendo um tempo precioso que no se tem, quando acaba o rascunho, inconscientemente d-se a tarefa por concluda, ela no sai do rascunho e no concluda nunca.

Tudo que vamos fazer precisa de mtodo. Isso significa PLANEJAR sua ao antes de executar. Por exemplo, se vai visitar vrios clientes, faa uma rota diria por localizao geogrfica, voc ganhar tempo assim. No planejar um mtodo implica, quase sempre, em re-trabalho e perda de tempo. Pergunte-se: qual a melhor maneira de executar essa tarefa?

Sempre que depender de servios de terceiros, d preferncia em primeiro solicitar a tarefa ao outro e depois fazer a sua. Enquanto o outro executa o que voc solicitou, voc executa a sua, caso contrrio, voc vai ficar com a tarefa parada esperando as informaes de terceiros.

Esse um grande desafio gerencial: tudo que envolve servios de terceiros deve ser planejado com antecedncia, com plano B e folga no prazo que o outro pediu para executar o solicitado.

Uma tima maneira de ganhar tempo visualizar a tarefa concluda e rodar o filme de trs para frente. Ou seja anotar, planejar, agendar tudo que voc vai precisar e em quais prazos para que sua tarefa esteja concluda. Quais tarefas so predecessoras, antecessoras, sucessoras ou concomitantes.

No mundo moderno no cabem expresses imprecisas quanto ao tempo. Troque daqui a poucopor dentro de X minutos; troque vou dar uma passada apor estarei a tal hora; troque vou pela manh por vou s 9h; troque assim que eu puder por poderei tal dia e tal hora; troque o mais rpido possvel por o prazo mais curto que posso ...

A percepo do tempo pode ser diferente para voc e para a pessoa com quem voc est falando, por isso, a preciso gera maior organizao, elimina expectativas, aprimora o bom o atendimento e faz ganhar tempo.

Procure organizar seu tempo com horrios para realizar suas tarefas. Por exemplo, em vez de interromper uma tarefa para fazer uma ligao, tire um tempo e faa todas as ligaes de uma vez; em vez de abrir seu correio eletrnico para responder a um e mail, abra e responda a todos de uma vez; em vez de ir rua fazer servio externo uma vez, liste tudo e v apenas uma vez. Vai funcionar todo o tempo? Claro que no, mas se voc criar essa rotina, vai otimizar muito o seu tempo.

Administrar o tempo exige disciplina, organizao, motivao e esforo, mas o grande problema que nem sempre estamos dispostos a isso. Para conseguirmos, teremos que ter disposio para sermos apenas racionais e ter um controle rgido do tempo. No vai funcionar o tempo todo, mas pode funcionar na maioria do tempo. No queremos controlar o tempo, queremos administr-lo melhor.

1 Conversas fora de hora na segunda-feira voc est com uma lista imensa de tarefas a realizar mas, como de hbito, fica um bom tempo falando sobre como foi o fim de semana. Aquela tia do interior liga no meio da tarde para saber das novidades...Tenha disciplina para saber qual a melhor hora de conversar sobre assuntos alheios ao ambiente profissional mas faa com delicadeza para no criar problemas de relacionamento.

O que fazer com aquele colega que chega bem no momento que voc est repleto de coisas por fazer? Nesta hora, voc precisa ser franco, dizer que est muito ocupado no momento e cortar logo o papo. No caso dos lderes e superiores, o problema se torna ainda maior, j que a gama de pessoas interessadas em falar com eles e passar problemas e pendncias imensa.

O ideal, segundo o consultor e autor do livro "Socorro, Roubaram meu tempo" Marcelo Thalenberg, instaurar a poltica de portas abertas: Voc permite ser interrompido, mas com regras: todos os dias das 14h s 15h, por exemplo. "O que no pode acontecer a poltica de porta arrombada: qualquer pessoa pode te acessar, a qualquer hora do dia. Supondo que voc no seja o mdico plantonista do pronto-socorro nem um representante do Corpo de Bombeiros, isto no se faz necessrio, a no ser que seja um problema de extrema urgncia", diz Thalenberg.

Fique atento tambm com o colega que chega na sua mesa com um baita problemo e, sem pestanejar, solta a bomba: estou com um problema com o cliente X. Ser que voc no pode conversar com ele em meu nome? Ou ento: estou com dificuldades de entender este relatrio. Voc pode fazer um resumo dele para mim? O que aconteceu?

Este um profissional muito esperto, que no quer problemas e acabou transferindo a atividade dele para voc. No se intimide e diga que, infelizmente, estar muito ocupado nos prximos dias. Voc pode at dar uma outra sugesto, mas no fazer o trabalho por ele. Isso s atrasar ainda mais as suas atividades.

Reunies onde tudo discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genricos onde tudo - ao mesmo tempo nada exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional.

Bate-papo no corredor, televiso, revistas, tudo motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando.

Alguns profissionais no tm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vo surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade quelas que so mais importantes.

Seja desmotivado, exercendo h muito tempo a mesma funo, anos na mesma empresa: seja qual for a razo muitas vezes o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e processos novos em sua rea de atuao.

Deixar para amanh tarefas que poderiam ser feitas hoje. A conseqncia o acmulo de trabalho e projetos mal feitos. trabalhar apagando incndio .

H profissionais que no conseguem viver sem o 'dito' e, de ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um suplcio. Tocando incessantemente no meio de reunies e projetos o celular um inimigo da concentrao e da produtividade.

Checar a caixa de entrada toda hora, perder tempo com mensagens que nada tem a ver com o trabalho, acessar e atualizar suas redes sociais no seu horrio mais produtivo, ficar com o MSN aberto enquanto trabalha...so atitudes que fazem com que o profissional perca tempo e no consiga dar conta de todas as suas tarefas.

Ser gentil, educado, paciente, manter uma boa relao com os colegas pode ajudar a ganhar tempo. Por um lado, quando precisar de algo, ter pessoas mais cooperativas com sua tarefa. Por outro lado, um relacionamento ruim no trabalho poder consumir uma boa parte do seu dia para resgatar a relao com algum que preciso ter um clima de harmonia.

Por mais organizados e disciplinados que possamos ser, o certo que todos os dias, temos uma quantidade de tarefas muito maior a realizar do que de fato conseguiremos executar e a todo momento, temos que escolher, aquelas que faremos e aquelas que vamos deixar de lado, para o dia seguinte, a prxima semana, o prximo ms...

Ao realizarmos essas escolhas, o grande risco deixarmos de monitorar as tarefas que no foram realizadas e acabar esquecendo delas e de repente, quando nos damos conta, elas viraram uma emergncia. Quando trabalhamos assim, nossa vida profissional se transforma numa rotina de apagar incndios e ao final de algum tempo, estaremos estressados, com riscos de doenas psicossomticas, com problemas de relacionamento pessoais e profissionais e com uma enorme sensao de estarmos trabalhando muito, realizando pouco e ainda desvalorizados.

Quando chegamos a esse ponto, achamos que a soluo mudar de emprego, de ramo, de cidade, mudar para o campo, etc. mas a origem desses problemas pode ser a postura pessoal que ser levada com voc, onde quer que esteja.

Por isso, o primeiro passo decidir organizar-se. O segundo encontrar um bom mtodo para fazer isso. O terceiro colocar em prtica.

Quando planejamos nossas tarefas temos inmeras vantagens, veja algumas: O planejamento funciona como um guia, com ele, voc saber onde quer chegar e quando; Planejar permite visualizar o TODO e o realizado, assim, podemos medir a produtividade, negociar prazos, dar feed back, dizer no com uma justificativa bem fundamentada;

Distribuir as atividades por dia, semana ou ms Inserir novas atividades dentro de um contexto de atividades bem estabelecido para ter uma previso de volume de tarefas e quando poder realizar a nova demanda. Melhora a auto-estima e auto-confiana, contribuindo para o aumento da produtividade e sensao de prazer na vida pessoal e profissional. Permite Previso; Racionalidade; Quantificao.

Estabelecer prioridades:
Diferena entre urgncia, importncia e prioridade:

Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administrao do tempo no saber a diferena entre urgncia, importncia e prioridade.

Urgncia est ligado ao tempo, ao prazo de execuo e de incio da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importncia o quanto aquela tarefa ir agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais e os objetivos da empresa (isso inclui expectativas de clientes internos e externos) dependendo da tarefa.

A prioridade da tarefa surge a partir da combinao de seu grau de urgncia e importncia. Nem sempre a tarefa mais urgente igualmente a mais importante, porm aquelas que so urgentes e importantes so as que devemos priorizar. Existem quatro combinaes diferentes resultantes da classificao de urgncia e importncia como veremos a seguir.

Essa tcnica de gerenciamento de tempo recomendvel sua aplicao para um perodo mais longo como uma semana de atividades ou um ms, porm, nada impede que seja aplicada tambm para o uso dirio. Vrias empresas que usam esse mtodo, adotaram fazer a matriz na sexta-feira ao final do dia ou na segunda, logo pela manh e ao longo da semana, fazer as alteraes e atualizaes necessrias.

Mantenha essa matriz em local de fcil visualizao e consulta. Escolha a forma que melhor atende s suas necessidades. Veja algumas opes: Elaborar e manter na tela do computador, atualizando-a ao longo da semana, sempre que necessrio. Imprimir e colar num caderno, utilizando a pgina do verso para anotaes; Imprimir a que foi elaborada e ter um modelo em branco para lanar novas tarefas ao longo da semana. Imprimir e colar num mural pessoal, prximo mesa.

Uso da metodologia: Liste todas as tarefas da semana Classifique cada uma delas em um dos quadrantes da matriz. Classificao pelas cores voc poder incrementar sua matriz de prioridades utilizando as cores para facilitar a visualizao, por exemplo: Pinte de verde as que voc j executou Pinte de vermelho, as emergncias reais

Essa matriz dinmica, ela poder ser alterada, atualizada ao longo do dia, da semana, de uma hora para outra...enfim, o importante voc ter clareza em tudo que tem para executar e em quais prazos, para que nada deixe de ser feito e para que voc mesmo no construa emergncias desnecessrias.

As alteraes/atualizaes podem ser : Incluir novas tarefas; Excluir tarefas concludas Mudar uma tarefa de quadrante importante lembrar que a classificao nos quadrantes exige uma deciso muito pessoal e envolve bom senso e equilbrio. Temos uma tendncia de classificar quase tudo no primeiro quadrante e acabar esquecendo as tarefas do quarto quadrante.

h) Transporte de tarefas de uma semana para outra, transfira as tarefas que no foram realizadas para os quadrantes adequados, assim, voc no deixar de realizar nenhuma das suas atividades.

Por dia da semana faa um quadro com cada dia da semana e insira as atividades. Por cliente liste todas as tarefas relacionadas a cada cliente Por cliente x dia da semana cruzamento dos dois critrios acima, permite maior preciso na relao o que fazer x quando fazer. Por grupo de atividades ao longo de um perodo de tempo dia ou semana.

O Mapa Estratgico refere-se a um perodo mais longo de tempo, uma semana ou ms, j o Mapa Dirio funciona como uma espcie do detalhamento do Mapa Semanal e ainda prev a insero de novas tarefas que podem surgir ao longo do dia. A sinergia entre estas duas ferramentas permitir uma organizao e planejamento bastante preciso para melhor otimizao do tempo.

Fazer reunies e no anotar um grande desperdcio de tempo. Se voc no tem um formulrio prprio ou organize para anotaes em reunies, use um caderno. Anote a data, a hora, os participantes, a pauta. Depois v registrando as decises tomadas e principais consideraes sobre cada assunto.

Ao final, coloque um sub- ttulo denominado encaminhamentos para que voc possam resumir o que ficou decidido e os prximos passos, bem como, quem vai fazer o qu. Certifique-se de que todos tiveram o mesmo entendimento que voc. Se necessrio coloque ainda um ltimo item denominado prximo encontro: __/__ para registrar a data, horrio e local do prximo contato, seja ele por telefone, e mail ou presencial.

1 Divida seu caderno por datas coloque data em todas as pginas do seu caderno. Use a frente para listar as tarefas e o verso para fazer as anotaes ao longo do dia. 2 - Liste as tarefas - anote no seu caderno tudo que voc tem a fazer e que lhe solicitaram. Lance tarefas antecessoras e predecessoras na data a ser realizada.

3 Priorize - analise e priorize antes de comear a executar. Nunca comece suas tarefas dirias pela ordem que lhe passaram ou que voc anotou, nem sempre a primeira tarefa anotada a mais urgente. Nesta anlise, transporte para outra data algumas tarefas. 4 Monitoramento - ao longo do dia, v ticando o que realizou, ao final do dia, use um marca-texto para pintar de verde tudo que foi feito e transporte para o dia seguinte o que no foi realizado.

Muitas pessoas usam a agenda inadequadamente. A agenda no deve ser usada para listar suas tarefas dirias, no haver espao para todos os registros, muito menos para fazer as anotaes de uma reunio. A agenda deve ser utilizada exclusivamente para registrar compromissos, de preferncia presenciais, visitas a clientes, reunies externas, internas, etc. Anote dia, hora, local, se necessrio um ponto de referncia, o nome e telefone do seu contato, caso necessite remanejar e a pauta.