I Obligacin de llevar Registro de Costos

rea Tributaria
Ficha Tcnica
Autora : Dra. Jenny Pea Castillo Ttulo : Obligacin de llevar Registro de Costos RTF N : 17660-10-2011 Exp. : 14112-2009 Asunto : Multas Fuente : Actualidad Empresarial N 275 - Segunda Quincena de Marzo 2013

1. Argumentos de la recurrente
La recurrente indica que no se encuentra obligada a llevar registros de costos, debido a que de acuerdo con el artculo 35 del Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, se encuentra exonerada de llevar dicho registro por tratarse de una empresa comercial. Asimismo, agrega que la referida norma induce a mencionar que todos los contribuyentes en general se encuentran en la obligacin de llevar Registro de Costos, por lo que de acuerdo con la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT el Registro de Costos est destinado para aquellas en que se vinculen con un proceso de produccin o proceso productivo, no siendo su caso por ser una empresa comercializadora.

control de los costos incurridos en el proceso productivo. Para estos efectos, este registro debe contener la informacin mensual de los diferentes elementos del costo, segn las normas tributarias, relacionadas con el proceso productivo del periodo y que determinan al costo de produccin respectivo. Con respecto a la obligacin de llevar este registro, se encuentran obligados a llevarlo, aquellos contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente al anterior hayan sido mayores a mil quinientas (1,500) Unidades Impositivas Tributarias del ejercicio en curso. Conforme lo establecido en el literal a) del artculo 6 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/ SUNAT, los datos de cabecera son los siguientes:
- Denominacin del registro. - Periodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. - Nmero de RUC del deudor tributario. - Apellidos y nombres, denominacin y/o razn social de este.

En folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios.

Adems de las formalidades sealadas, debe considerarse que el Registro de Costos debe ser legalizado, por un notario o, a falta de estos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualesquiera de dichas provincias. El Registro de Costos no podr tener un atraso mayor a tres (3) meses, contados desde el da hbil siguiente al cierre del ejercicio gravable.

2. Argumentos de la Administracin
La Sunat establece que conforme lo establecido en el inciso a) del artculo 35 del Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, cuando los ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido mayores a 1,500 UIT, los contribuyentes debern llevar un sistema de contabilidad de costos cuya informacin deber ser registrada en los siguientes registros: Registros de Costos, Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas y Registro de Inventario Permanente Valorizado. En ese sentido, el contribuyente se encuentra en la obligacin de llevar dicho registro, sin embargo, no lo hizo por eso se le coloc la infraccin establecida en el inciso 1 del artculo 177 del TUO del Cdigo Tributario.

Toda esta informacin deber indicarse en todos los folios que se utilicen. Sin embargo, tratndose del Registro de Costos llevado en forma manual, bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada periodo o ejercicio. Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Costos, el sujeto obligado deber efectuar dicha anotacin1:
En orden cronolgico. De manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido alteradas Totalizando sus importes. De no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable se registrar la leyenda SIN OPERACIONES en el folio correspondiente. En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artculo 87 del Cdigo Tributario2.

3.2. Excepcin a la obligacin de observar el formato y la informacin mnima En relacin con la obligacin de observar el Formato y la Informacin mnima del Registro de Costos, es importante recordar que la Sptima Disposicin Complementaria y Final de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicacin. En efecto, de acuerdo con la norma antes citada, la utilizacin de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatorio, excepto, cuando los libros o registros sean llevados mediante hojas sueltas o continuas. Como se observa de lo anterior, solo en tanto se lleve el Registro de Costos en forma manual, existir la obligacin de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Registro de Costos en hojas sueltas o continuas, no existir la obligacin de observar el citado formato. 3.3. Obligacin o no de llevar el Registro de Costos para una empresa que no tiene proceso productivo Es mucha la discusin con respecto al llevado del Registro de Costos en el
llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efecten inversin extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante decreto supremo refrendado por el ministro de Economa y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrn llevar la contabilidad en dlares de los Estados Unidos de Amrica.

3. Anlisis de la resolucin
3.1. Particularidades del Registro de Costos El Registro de Costos es un registro auxiliar tributario destinado al
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1 Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Costos que se lleve en hojas sueltas o continuas. 2 De acuerdo con esta disposicin, los libros y registros deben ser

Actualidad Empresarial

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Anlisis Jurisprudencial

Anlisis Jurisprudencial
caso de una empresa que no cuenta con proceso productivo, sino que solo es una empresa que se dedica a comercializar. La discusin parte en el inciso a) del artculo 35 del Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta que establece que aquellos contribuyentes que se encuentren superando el monto de 1,500 UIT de ingresos brutos anuales, deben llevar un sistema de contabilidad de costos cuya informacin debe ser registrada en: El Registro de Costos, el Registro de Inventario Permanente Unidades Fsicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado, no haciendo distincin alguna respecto al tipo de empresa. Sin embargo, contablemente, cuando nos referimos al proceso de produccin de la empresa nos estamos refiriendo a las etapas de: objeto, insumos, proceso productivo, producto y control de la produccin. El proceso productivo de la gestin de la empresa tiene que ver directamente con la infraestructura de la empresa, es decir, con la planta, maquinaria, equipo de produccin y adems el conocimiento tcnico en la fabricacin del producto. El sistema de produccin es un conjunto de actividades debidamente organizadas con la finalidad de lograr los objetivos trazados por la empresa. El objeto de un sistema de produccin es lograr la mxima contribucin permanente y sostenida en la satisfaccin del cliente, aprovechando al mximo los recursos de la empresa, para cuyo efecto es necesario todava tener en cuenta el procedimiento de Just in Time, como filosofa del trabajo, produccin flexible, relacionada principalmente con la mquina como principal elemento de la produccin. Asimismo, podemos indicar que el costo se encuentra conformado por tres elementos: mano de obra, materiales y gastos indirectos de fabricacin. Toda empresa que cuente con cualquiera de estos elementos debe llevar contabilidad de costos, en el aspecto contable, incluyendo las empresas que brindan servicios3. Muchas personas podran pensar que las empresas que brindan servicios no tienen la obligacin de contar con un registro de costos; sin embargo, en el prrafo 19 de la NIC 2 establece que hasta los proveedores de servicios tienen existencias y deben medir o valuar el costo de produccin. En este caso, el costo va a comprender la mano de obra y otros costos del personal directamente involucrado en la prestacin del servicio, incluyendo al personal de supervisin y otros costos indirectos atribuibles. La mano de obra y los otros relacionados con la venta y con los gastos de administracin del personal en general no se incluyen, pero estos se reconocen como gasto en el periodo en el cual se incurren. En esa lnea, el artculo 62 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta indica lo siguiente: Los contribuyentes, empresas o sociedades que, en razn de la actividad que desarrollen, deban practicar inventario, valuarn sus existencias por su costo de adquisicin o produccin (). Y el inciso e) del artculo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta establece que: Debern contabilizar en un Registro de Costos, en cuentas separadas, los elementos constituidos del costo de produccin por cada etapa del proceso productivo4. Dichos elementos son los comprendidos en la NIC correspondiente, tales como: materiales directos, manos de obra directa y gastos de produccin indirectos. Como podemos apreciar, la norma tributaria s nos da visos de que el llevado del Registro de Costos, se encuentra en funcin de la naturaleza de la empresa. Es por ello que cuando hagamos una lectura del inciso a) del artculo 35 del Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, debemos entender que la exigibilidad de llevar el registro para aquellos que cuenten con ms de 1,500 UIT de ingresos brutos anuales es solo si desde el punto de vista contable el sujeto se encuentra en la obligacin a llevar o no el registro. Es decir, el universo son todos los sujetos que cuenten con un proceso productivo y que, por lo tanto, deben por la propia naturaleza de la empresa llevar este registro. De ese universo, desde el punto de vista tributario, solo se encuentran en la obligacin de llevar el registro de costos aquellos que superen las 1,500 UIT de ingresos brutos anuales. concluy que la Sunat hizo mal al aplicarle al contribuyente la infraccin establecida en el inciso 1 del artculo 177 del TUO del Cdigo Tributario, porque nadie puede exhibir algo que no tiene; por lo tanto, la infraccin que debi de haberle aplicado es la establecida en el inciso 1 del artculo 175 del TUO del Cdigo Tributario, porque el contribuyente no contaba con el registro de costos, es por eso que no pudo exhibirlo. Sin embargo, el Tribunal no se pronuncia respecto a que si se encontraba o no obligado el contribuyente a llevar el Registro de Costos. Una controversia sobre la cual debi pronunciarse porque esa es la mayor discusin entre las partes en el caso. Desde nuestro punto de vista, el contribuyente se dedica a la comercializacin; por lo tanto, por la propia naturaleza de la empresa, no puede llevar contabilidad de costos. En ese sentido, al no encontrarse obligado a llevar el Registro de Costos, no le corresponda ninguna de las dos infracciones. En el supuesto de que se hubiere encontrado obligado a llevar dicho registro por la propia naturaleza del negocio, quizs estaramos frente a una empresa de servicios, s hubiera sido correcto lo resuelto por el Tribunal Fiscal en la resolucin materia de comentario, porque el contribuyente debi de llevar el registro y no lo hizo; por lo tanto, la infraccin que le hubiera correspondido es la establecida en el inciso 1 del artculo 175 del TUO del Cdigo Tributario. Lamentablemente, en la actualidad el criterio que sigue la Administracin es que si el contribuyente supera el monto de 1,500 UIT de ingresos brutos anuales, se encuentra en la obligacin de llevar el Registro de Costos, as no cuente con proceso productivo la empresa, haciendo una lectura literal del inciso a) del artculo 35 del Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta. Por ello se recomienda que para evitar alguna contingencia frente a la Sunat mejor es llevar el registro si se supera el monto de 1,500 UIT de ingresos brutos anuales, aunque sea en blanco y legalizado. Sin embargo, dicha postura es altamente discutible frente a la Sunat y con un alto porcentaje de probabilidad de ganar dentro del procedimiento administrativo.
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4. Conclusin
En la resolucin materia de comentario, el mximo intrprete

3 ISIDRO CHAMBERGO, Guillermo. En: Sistemas de costos, diseo e implementacin en las empresas de servicios, comerciales e industriales. Pacifico Editores. Ao 2012. Pgina 9.

4 El subrayado es nuestro.

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