SATU PROSES PERTUKARAN MAKLUMAT DAN IDEA DI ANTARA DUA ATAU LEBIH MANUSIA UNTUK MENGHASILKAN TINDAKBALAS YANG

DIHARAPKAN

 PEMINDAHAN MAKLUMAT PEMBELAJARAN

PEMUJUKAN (INFLUENCE)
HIBURAN

SOSIALISASI

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI

PENGIRIM Seseorang yang mempunyai maklumat, keinginan dan tujuan bagi menyampaikannya kepada orang lain PENGKODAN (ENCODES) Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri simbol (perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan) MESEJ Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin disampaikan dan yang diterima SALURAN Kaedah penghantaran yang digunakan seperti memo, surat, telefon, bersemuka, mesyuarat

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI

PENERIMA Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim dan menerima simbol berkenaan PENTERJEMAH KOD (DECODES) Mentafsir simbol, menterjemahkannya menjadi maklumat dan kemudian memahami mesej MAKLUMBALAS Reaksi penerima terhadap mesej yang diperolehi GANGGUAN Penerima tidak dapat menerima maklumat dengan jelas atau tepat sebagaimana yang disampaikan oleh penyampai.

PENGIRIM MESEJ DIHASRAT GANGGUAN

PENERIMA MESEJ DITAFSIR

MESEJ DI ENCODES

SIMBOL DIHANTAR
SALURAN KOMUNIKASI

SIMBOL DITERIMA

SIMBOL DI DECODES

MAKLUMBALAS DIPERIKSA

MAKLUMBALAS DIHANTAR

JENIS KOMUNIKASI
SEHALA
Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan maklumbalas penerima Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima

DUA HALA
Penerima memberikan maklumbalas pada pengirim Membolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya jika mesej yang diterima kurang tepat Membolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil tindakan yang betul

KOMUNIKASI BUKAN LISAN

POSTURE cara duduk, berdiri, lentok badan GESTURE isyarat tangan, mata, angkat bahu, memek muka PROXIMITY jarak, kedekatan SUARA tinggi, rendah APPEARANCE kekemasan, cara berpakaian, jenis pakaian MASA cepat, lambat

KOMUNIKASI KE BAWAH (Downward Communication) KOMUNIKASI KE ATAS (Upward Communication) KOMUNIKASI MENDATAR (Lateral Communication)

Pelaku
Superior menghantar mesej kepada subordinat

Bentuk
Autoritatif (kuasa dan autoriti)

Tujuan
Memberi arahan Memaklumkan peraturan Meminta maklumat

Kebaikan
Tugas cepat dilaksana Berkesan dalam suasana kritikal

Kekurangan
Rasional mungkin tidak difahami Motivasi staf mungkin terjejas

Pelaku
Subordinat menghantar mesej kepada superior

Bentuk
Demokratik dan konsultatif (penyertaan)

Tujuan
Memberi maklumbalas Mengemukakan idea Menyampaikan hasrat

Kebaikan
Prestasi subordinat diketahui Tindakan pembetulan dilakukan Penambahbaikan dirancang

Kekurangan
Maklumat bersifat selektif Tidak digemari superior Kurang diberi perhatian

Pelaku
Mesej disampaikan antara bahagian/unit/ seksyen/rakan sekerja

Bentuk
Selari dan dua hala

Tujuan
Membentuk kerjasama Memupuk semangat berpasukan

Kebaikan
Mempercepat aliran maklumat Meningkatkan kordinasi

Kekurangan
Sukar untuk dicapai Hanya berkesan jika semua pihak mendapat faedah

Boleh saya jelaskan sesuatu?

PENGURUS DAN KOMUNIKASI

Silakan

Menggalakkan staf memberi idea Bersedia mendengar Reaksi yang positif Memaklumkan staf perkembangan semasa dalam jabatan Beri pujian/teguran yang wajar kepada staf Menjelaskan rasional tindakannya Memaklumkan pengurusan atasan mengenai sumbangan stafnya

EGO

BAHASA (SEMANTIK)

TAFSIRAN

SENDER

SALURAN TIDAK TEPAT

RECEIVER

PREJUDIS & EMOSI

KURANG KEMAHIRAN

JARAK FIZIKAL

HALANGAN KOMUNIKASI DI KALANGAN SUBORDINAT

BIMBANG bos marah TAKUT bos black-list jika banyak cakap ANGGAPAN bos yang dapat kredit PERCAYA bos sibuk dan tiada masa PREJUDIS bos ada anak emas

 MENGAMALKAN DASAR PINTU TERBUKA MENDAPATKAN MAKLUMBALAS TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT MENJADI PENDENGAR YANG BAIK

KENAPA KITA TIDAK MENDENGAR DENGAN BAIK?

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baik untuk diperkatakan Kita tidak sedar faedah mendengar Kita fikir kita tahu apa yang akan diperkatakan Terlalu banyak halangan Kita tidak suka si penyampai mahupun mesejnya Fikiran kita tertutup Kita hanya hendak dengar apa yang kita hendak dengar Kita cepat membuat kesimpulan Kita biarkan fikiran kita melayang Kita dengar hanya untuk membolehkan kita menyampuk percakapan

TEKNIK MENDENGAR
Memandang kepada penyampai Tanya untuk mendapat keterangan jika kurang jelas Jangan buat penyampai bercakap tergesagesa Beri perhatian rapi kepada mesej yang disampaikan Jangan ganggu penyampai Jangan tukar tajuk sewaktu penyampai mengemukakan pandangannya

PETUA KOMUNIKASI BERKESAN (FORMULA 7K)

1.

KEPERCAYAAN
Penyampai perlu memperolehi kepercayaan dari pendengar dan pendengar perlu bersikap positif

2.

KEBENARAN
Mesej hendaklah mempunyai kebenaran/kesahihan

3.

KEFAHAMAN
Kandungan mesej hendaklah difahami selaras dengan hasrat penyampai

ASAS KOMUNIKASI BERKESAN

4.

KEJELASAN
Pilihan kata-kata dan simbol yang tepat, mudah dan tidak mengelirukan untuk mempastikan kejelasan mesej

5.

KEUPAYAAN
Penyampai perlu memahami keupayaan pendengar untuk memahami mesej

ASAS KOMUNIKASI BERKESAN

6.

KAEDAH
Pemilihan wacana (medium) komunikasi hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan juga sasarannya

7.

KESINAMBUNGAN
Idea hendaklah ada kaitan dan urutan antara satu sama lain

Komunikasi yang berkesan akan dapat mengubah cara seseorang berfikir, seterusnya boleh mengubah perilakunya kepada yang dikehendaki.
Komunikasi yang berkesan perlu disampaikan dengan akhlak yang baik.

Komunikasi yang berkesan bukan setakat untuk memberi maklumat, tetapi untuk bertindak dan berubah.