Sie sind auf Seite 1von 79

1

APLIKASI PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS RASMI DI SEKOLAH


DISAMPAIKAN OLEH : ALIAS BIN YOOP PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH PPD KLANG

1.

DEFINISI MAJLIS RASMI

Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan di sekolah atau pejabat dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan atau organisasi. Ia dijalankan dengan dengan lancar, elok, bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program, pertuturan, pakaian dan sebagainya.
2

DEFINISI PROTOKOL
Berasal daripada bahasa Yunani yang menggabungkan dua kata dasar protos yang bermaksud yang pertama dan koll bererti pelekat. Ini bermakna protokol itu pada asalnya membawa makna pelekat yang pertama atau tanda taraf atau status. Secara ringkasnya, protokol berkaitan dengan peraturan dalam penganugerahan darjah kebesaran, susunan keutamaan, panggilan hormat, jemputan, tempat duduk dan sebagainya.
3

DEFINISI ETIKET
Menurut beberapa pendapat, etiket ialah;

a. b. c. d. e.

Peraturan pergaulan / budi bahasa Hukum-hukum adab tertib Ketetapan dalam tingkah laku sosial Kesopanan dan bertimbang rasa Peraturan / cara melakukan sesuatu

Kesimpulannya, etiket ialah peraturanperaturan yang berkaitan dengan citarasa, kesesuaian, adab tertib, penampilan, kesopanan dan sebagainya semasa menghadiri sebarang majlis sama ada majlis rasmi atau majlis tidak rasmi.
4

PENUBUHAN JAWATANKUASA PROTOKOL PERINGKAT SEKOLAH Ahli-Ahli Jawatankuasa :

Guru Panitia Agama Islam Guru Panitia Bahasa Melayu Guru Panitia Bahasa Inggeris Penyelaras Badan Beruniform Penyelaras Sukan Dan Permainan Penyelaras Kelab Dan Persatuan Juruacara Rasmi Sekolah Pengurus Pentas/Guru Kemahiran Hidup.
5

MAJLIS RASMI DAN FORMAL

Contoh :
Perhimpunan Pagi Perhimpunan Mingguan Hari Ucapan dan Anugerah

Kecemerlangan Sekolah Kejohanan Sukan Tahunan Sekolah Pameran Kerjaya Kursus Kepimpinan Ketua Pelajar
7

Contoh Aturcara Majlis Perhimpunan Pagi 0730 pagi 0735 pagi 0740 pagi Para pelajar berada di tapak perhimpunan Para guru mengambil tempat Para Pentadbir mengambil tempat Ketibaan Tamu Kehormat (Pengetua) Nyanyian Lagu Negaraku Nyanyian Lagu Negeri Selangor Nyanyian Lagu Sekolah Doa Ucapan Guru / Pentadbir Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian) Penyampaian Hadiah dan Sijil Persembahan Tetamu meninggalkan majlis Majlis bersurai

0830 pagi 0835 pagi

MAJLIS TIDAK RASMI DAN FORMAL

Contoh :
Mesyuarat Agung PIBG Pelancaran Kempen Menabung di
Maybank

10

MAJLIS RASMI DAN TIDAK FORMAL

11

Contoh :
Jamuan Hari Guru Hari Kantin

12

MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK FORMAL

13

Contoh :
Majlis oleh pihak swasta atau NGO
- Sambutan Hari Keluarga - Persembahan Aneka Ragam

14

PEKELILING MAJLIS RASMI

Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian Sekolah.

KEBERANGKATAN DYMM SULTAN / TYT SPI Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah
15

1.

MENGUNDANG ORANG KENAMAAN

Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin mengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan ke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahaja dikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Kementerian Pelajaran. Undangan untuk upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada. Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai tinggi kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui Pengarah Pelajaran Negeri.

SPI Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991 Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke 16 Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan

2.

PENYAMPAIAN UCAPAN

Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja

i. Pengetua / Guru Besar ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah iii. Tamu Kehormat / VIP
Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT [Sempena Hari Keputeraan Sahaja], penyampaian ucapan seperti berikut i. Pengetua / Guru Besar ii. Wakil Kementerian Pelajaran iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989 Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah

17

ATUR CARA MAJLIS


Atur cara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.30 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Selepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.
18

Contoh Aturcara Majlis 0730 pagi 0740 pagi 0800 pagi 1030 pagi 1120 pagi 1200 t/hari Para peserta mengambil tempat Para tetamu mengambil tempat Ketibaan Tamu Kehormat Perarakan masuk Tamu Kehormat Nyanyian Lagu Negaraku Doa Ucapan Pengerusi Jawatankuasa Pengelola Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian) Penyampaian Hadiah dan Sijil Penyampaian Cenderamata kepada Tamu Kehormat Persembahan Tetamu meninggalkan majlis Jamuan Ringan Majlis bersurai

19

PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAH

a.

Petikan Surat Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985 ( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawai dan Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan )

Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan lain-lain pegawai perkhidmatan pelajaran adalah sentiasa menjadi tumpuan pemerhatian pelajar-pelajar dan masyarakat, baik di dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat serta mempunyai pengaruh ke atas pendidikan pelajar-pelajar, termasuk menyemai akhlak dan nilai hidup yang baik. Untuk mencapai matlamat ini, guru-guru dan lain-lain pegawai pelajaran sewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuai apabila bertugas di dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat. Oleh yang demikian, di samping pakaian yang kemas dan bersih, pakaian yang berpatutan dan bersesuaian bagi guru-guru / pensyarah serta pegawai-pegawai dan kakitangan perkhidmatan pendidikan adalah penting. Pakaian seumpama ini adalah melambangkan disiplin dan imej profesion perguruan.
20

PAKAIAN
PENDAHULUAN Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yang dapat memperlihatkan personaliti dan penampilan imej keperibadian seseorang. Pakaian seseorang dapat mencerminkan; a. Kedudukan ekonomi b. Tahap pendidikan c. Tahap kedudukan sosial d. Kerjaya e. Moral / tahap boleh dipercayai f. Imej diri g. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari segi : fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan bentuk badan.
21

JENIS-JENIS PAKAIAN RASMI


a. Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris) b. Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam) c. Pakaian kebangsaan (warna bebas)

d. Lounge Suit

e. Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang)


f. Pakaian kerja (bertugas) g. Batik lengan panjang

22

KESESUAIAN PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau kategori majlis adalah seperti berikut :

Majlis penuh istiadat Majlis formal Majlis separa formal Majlis tidak formal

23

KESESUAIAN PAKAIAN
BAGI LELAKI :

Baju Baju kemeja yang dicadangkan ialah hendaklah berwarna putih / cerah, berlengan panjang dan berkolar. Baju hendaklah dimasukkan ke dalam dan tangan baju tidak dilipat. Seluar Seluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang slack, berwarna hitam atau gelap. Pemilihan warna ini perlu untuk disesuaikan dengan warna baju dan tali leher. Tali Leher Bagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher yang dipakai mestilah jenis tali leher yang diikat secara manual. Ikatan tali leher jenis simpul segi tiga dan hujungnya mencecah
kepada tali pinggang.

24

BAGI KAUM WANITA Perkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan kepada pemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian yang dipakai hendaklah tidak mencolok mata serta menutup aurat

Pakaian yang dicadangkan ialah pakaian kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing dan lain-lain pakaian yang sesuai.
Kasut sukan, jeans, slack, seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka atau yang mencolok mata, tidak boleh dipakai.

25

KESESUAIAN PAKAIAN WANITA a. b. c. d. e. Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang. Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja (sepasang / sedondon) Elakkan memakai pakaian berwarna-warni melebihi empat warna Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang bersesuaian dan tidak keterlaluan. Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang hari dan pewangi yang kuat baunya di sebelah malam. Elakkan penggunaan lebih daripada satu pewangi pada satu masa. Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk kasut hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna pakaian serta majlis yang dihadiri.

f.

26

Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut :

MAJLIS (a) Jamuan Makan Malam Formal (b) Jamuan Makan Malam Tidak Formal (c) Jamuan Makan Tengahari Rasmi

WANITA Baju Kurung Baju Kebaya Labuh Baju Melayu Moden Baju Kebaya Baju Kurung

LELAKI Baju Kebangsaan Lounge Suit Baju Batik Lengan Panjang

Baju Batik Lengan Panjang Lounge Suit Pakaian Kerja Baju Batik Lengan Panjang
27

(d) Jamuan Makan Tengahari Tidak Rasmi

Baju Melayu Moden

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam lima bentuk, iaitu : Ringkasan senarai, Senarai nama, Senarai mengikut keutamaan, Senarai jawapan kehadiran, Senarai hadir.

28

Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori tetamu kehormat, ada empat orang, maka nama keempat-empat orang tamu kehormat tersebut hendaklah dicatatkan dalam senarai beserta butir-butir lain yang lengkap, seperti: (a) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada PJK, PPN, AMN, SMS dsb), (b) Nama isteri, (c) Jawatan atau pangkat, (d) Alamat pejabat lengkap, (e) Nombor telefon pejabat, (f ) Alamat rumah lengkap, (g) Nombor telefon rumah, (h) Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon.
29

Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan, iaitu senarai tetamu dari Senarai Nama disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan Susunan Keutamaan

Persekutuan atau Negeri, atau mana-mana agensi yang berkenaan. Semasa menyediakan senarai ini,
memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan ditulis, misalnya :
Dato Abdul Ghafar Bin Mahmud (KPPM), Tuan Abdullah Bin Mad Yunus (Pengarah Pelajaran Negeri), Hajah Kamariah Binti Salim (Pegawai Pelajaran Daerah).
30

1 2 3

4 7

31

PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN


Kad Jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut: 6.6.1 Nama majlis, 6.6.2 Pihak penganjur, 6.6.3 Logo agensi, 6.6.4 Tempat majlis, 6.6.5 Ruang nama jemputan, 6.6.6 Tarikh majlis diadakan, 6.6.7 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir, 6.6.8 Masa ketibaan tetamu, 6.6.9 Panduan pakaian, 6.6.10 Nama dan nombor telefon rujukan, 6.6.11 Atur cara majlis, 6.6.12 Pelan ke tempat majlis, 6.6.13 Kad jawapan (mengikut keperluan), 6.6.14 Pelekat kereta (jika perlu) 32

SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA


PENASIHAT PENGERUSI TIM.PENGERUSI NAIB PENGERUSI SETIAUSAHA BENDAHARI : (Ikut Kesesuaian Tamu Kehormat) : Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan : Penolong Kanan : Pengerusi LPS / YDP PIBG : Guru yang dilantik dalam mesyuarat : Orang yang sama dalam JK Induk

33

AHLI JAWATANKUASA

AJK Jemputan AJK Disiplin AJK Peralatan AJK Pameran AJK Persembahan AJK Buku Atur Cara AJK Keceriaan & Kebersihan AJK Seranta AJK Santapan / Jamuan AJK Persiapan Pentas AJK Persiapan Dewan AJK Persiapan Tempat Jamuan AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat AJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian AJK Fotografi & Rakaman * AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri AJK Penyediaan Teks Ucapan, * Pengacara Majlis Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa * * * * * *

34

SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN


Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. JKR Bomba TNB Polis Majlis Daerah Pejabat DYMM Bahagian Majlis SUK Penerangan Tentera Pejabat Kesihatan Pejabat Agama JPN / PPD Jabatan Bahan / Peralatan Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler, Air Pancut, Kipas. Pancutan air untuk membersihkan kawasan Menyediakan generator / keselamatan letrik Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan Jamuan Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara Latihan Perbarisan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans Pembaca Doa, Teks Doa Penyelenggaraan, Khidmat Bantu 35 Catatan

PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS


P.Jaga

P1

P8
P3

KANTIN

P2

P8

P4

TAPAK PERASMIAN
BILIK DARJAH BILIK DARJAH
P6 P7 MAKMAL SAINS P5
MAKMAL KOMPUTER

PADANG PERMAINAN

BILIK DARJAH

36

PELAN LAKAR PENTAS


Susunan utama atas pentas;

BARISAN BENDERA

LATAR BELAKANG PENTAS

BARISAN BENDERA

MEJA HADIAH

MEJA

RUANG BERI HADIAH

LALUAN PENERIMA HADIAH

37

PERSIAPAN DEWAN
Penatar layar hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja, iaitu logo, nama majlis, tarikh, tempat dan perasmi.Tempat duduk tetamu di atas pentas (kerusi tetamu, meja kopi, air mineral dan gelas, jambangan bunga, meja hadiah / sijil, rostrum, troli, permaidani, penatar layar, kipas angin, lampu dan siar raya); Di bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid, koir, pentas kumpulan muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca doa, pendeklamasi puisi, kain hiasan pentas, hiasan bunga atau pokok hidup). Rostrum dan mikrofon untuk juruacara, pengerusi pelaksana dan perasmi yang berucap. Kedudukan tetamu khas Kedudukan juruacara Dulang, troli hadiah dan alas Ruang persembahan (multimedia, koir / nasyid / sajak / gamelan ).

38

5. SUSUNAN KEUTAMAAN
TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAAN Susunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakat termasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukan kerajaan dan orang awam.

BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN a. Susunan tempat duduk b. Susunan atur cara c. Susunan bendera d. Tertib ketibaan dan kepulangan e. Penyampaian ucapan

39

KEDUDUKAN PENANDA DI LANTAI PENTAS

PENERIMA

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS


Menggambarkan taraf, susunan keutamaan, kekananan serta pentingnya seseorang itu dalam majlis yang berkenaan. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK DI ATAS PENTAS Tetamu yang paling hampir sekali dengan tetamu kehormat adalah tetamu yang terkanan sekali. Kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.

41

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS a.


Susunan Bagi Dua Tempat Duduk
1 2

b. Susunan Bagi Empat Tempat Duduk


3 1 2 4

42

c.

Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk


2 1 3

d.

Susunan Bagi Lima Tempat Duduk


4 2 1 3 5

43

f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan Tetamu Kehormat Bersama Isteri

5 (S)

3 (S)

1 (S)

2 (I)

4 (I)

6 (I)

44

SUSUNAN BENDERA Pengibaran bagi semua bendera negeri adalah mengikut keutamaan negeri-negeri. Susunan keutamaan negeri pula mengikut susunan keutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan Yang Terutama Yang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini, susunan keutamaan bendera-bendera adalah seperti berikut ; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Malaysia Kedah Pahang Perak Perlis Selangor Negeri Sembilan Johor Kelantan 10. 11. 12. 13. 14. 15. Terengganu Sarawak Pulau Pinang Melaka Sabah W/P Kuala Lumpur / Labuan / Putrajaya 16. Sekolah /Agensi
45

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS ( PROGRAM PERINGKAT KEBANGSAAN)

10

11

12

13

14

15

1. 2. 3. 4. 5.

Malaysia Kedah Pahang Perak Perlis

6. Selangor 7. N/Sembilan 8. Johor 9. Kelantan 10.Terengganu

11. 12. 13. 14. 15.

(KL / Labuan / Putrajaya)

Sarawak Pulau Pinang Melaka Sabah Wilayah Persekutuan

46

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS ( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR)

10

11

12

13

14

15

1. 2. 3. 4. 5.

Malaysia SELANGOR Kedah Pahang Perak

6.Terengganu 7. Perlis 8. N / Sembilan 9. Johor 10.Kelantan

11. 12. 13. 14. 15.

Melaka Sabah Sarawak P. Pinang W / Persekutuan

47

6.

PENGIBARAN BENDERA
PENGIBARAN DUA BENDERA

Bendera Malaysia hendaklah dikibarkan di sebelah kanan dan diikuti bendera negeri sebelah kiri bendera Malaysia

Bendera Malaysia

Bendera Negeri

48

PENGIBARAN TIGA BENDERA


Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengahtengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera negeri berasa di sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di sebelah kiri bendera Malaysia.

Bendera Negeri

Bendera Malaysia

Bendera Agensi/Sekolah

49

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA ( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR)

15

13

11

10

12

14

1. 2. 3.

Malaysia SELANGOR Kedah

6. Perlis 7. Negeri Sembilan 8. Johor

11. Sarawak 12. P. Pinang 13. Melaka

4.
5.

Pahang
Perak

9. Kelantan
10. Terengganu

14. Sabah
15. Wilayah Persekutuan
50

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI TENGAH (PROGRAM DI NEGERI SELANGOR)

14

12

10

11

13

15

1. 2. 3. 4. 5.

Malaysia SELANGOR Kedah Pahang Perak

6. Perlis 7. Terengganu 8. Negeri Sembilan 9. Johor 10. Kelantan

11. Melaka 12. 13. 14. Sabah Sarawak Pulau Pinang

15. W/Persekutuan

51

6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain.

6.10.1 Gambar DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di-Pertuan Agong dan DYMM Raja Permaisuri Agong

DYMM Yang DiPertuan Agong

DYMM Raja Permaisuri Agong

Gambar DYMM dan Pemerintah Negeri


3 1 2 4

Perdana Menteri

DYMM Yang DiPertuan Agong

DYMM Raja Permaisuri Agong

Sultan Negeri

Sultanah Negeri

Menteri Besar

6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain. 6.10.1 Susunan gambar di Negeri Selangor 3 1 2 4

Perdana Menteri

DYMM Yang Dipertuan Agong

DYMM Raja Permaisuri Agong

DYMM Sultan Selangor

Timb. Perdana Menteri

Gambar Pegawai Kanan

TIMB.
PENGARAH

PENGARAH

PPD

RUJUKAN KEHORMAT
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat. Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis. Panggilan hormat yang menjadi amalan sekarang ini ialah; Bil. 1. 2. 3. 4. 5. Jawatan YDP Agong Permaisuri Agong Perdana Menteri TPM Menteri /TM S/U Parlimen Panggilan hormat untuk penyandang Seri Paduka Baginda Seri Paduka Baginda Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Berhormat Panggilan hormat untuk pasangan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia

6.

Yang Di Pertua DN \ DR

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

54

7.

Timbalan YDP DN / DR Ahli Parlimen Tun & Toh Puan Tan Sri & Puan Sri Datuk/Dato/Datin Ketua Hakim Negara

Yang Berhormat Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Arif

Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia

8. 9. 10. 11. 12.

13.
14.
15.

Hakim Besar Malaya / Borneo


Hakim Mahkamah Agong/Tinggi Ketua Setiausaha Negara Panglima Angkatan Tentera

Yang Arif
Yang Arif Yang Berbahagia Yang Amat Setia

Yang Berbahagia
Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia

16.

55

17. 18. 19. 20.


21. 22.

Ketua Polis Negara Ketua Turus Tentera Pegawai Polis / Tentera KSU Speaker Dewan Undangan Negeri Menteri Besar/ Ketua Menteri Ahli Dewan Undangan Negeri SUK /PU/PKN Ketua Jabatan Raja / Tengku Profesor / Doktor Mufti Kadi / Ulama

Yang Amat Setia Yang Setia Yang Berbahagia Yang Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Berhormat Yang Berhormat Yang Berusaha Yang Mulia Yang Berbahagia Sahibus Samahah Sahibul Fadhilah

Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Mulia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia

23. 24. 25.

26.
27. 28.

56

PENGACARA MAJLIS YANG BAIK


a. b. d. e. f. g. h. i. j. h. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan jelas sebutannya / tidak pelat. Kelajuan penyebutannya sederhana Cergas dan cepat dalam pergerakannya Tidak gugup / gagap dalam percakapannya Tidak mempunyai darah gemuruh Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasi Tahu menggunakan budibicara Sentiasa bersifat sabar Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombong Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat dan protokol dalam majlis-majlis rasmi

57

CONTOH TEKS JURUACARA

Nama Majlis Tempat Tarikh Hari

: : : :

Perhimpunan Kebangsaan Guru 1Malaysia Dewan Besar,SMK Tinggi Klang 26 Jun 2011 Khamis

Cue (0830) Semua hadirin mengambil tempat. Pengumuman (ANN). Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi. Cue (0835) Menerima isyarat apabila tamu kehormat tiba. Semua hadirin berdiri. Pengumuman (ANN). Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia, diiringi oleh Pengarah Pelajaran Selangor dan Timbalan Pengarah Pelajaran Selangor. Cue (0840) Nyanyian Lagu Negaraku - Setelah Tetamu Kehormat duduk, semua hadirin duduk.
58

Pengumuman (ANN). YAB Tan Sri Muhyidin b. Haji Mohd Yasin Timb. Perdana Menteri, Malaysia merangkap Menteri Pelajaran Malaysia, Yang Berbahagia, Tuan Haji Mahmod Bin Karim, Timbalan Pengarah Pelajaran,Jabatan Pelajaran Selangor, Ketua-Ketua Sektor, Jabatan Pelajaran Selangor, Pegawai-Pegawai Pelajaran, Pejabat Pelajaran Daerah, Seluruh Negeri Selangor, Para Pengetua, Para Guru Besar, guru-guru dan para tetamu yang dihormati sekalian. Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat dan hidayahNya, maka dapat kita hadir dalam Majlis Perhimpunan Guru 1Malaysia yang berlangsung di SMK Tinggi Klang. Bagi memberkati majlis, dijemput Al-Fadhil Ustaz Fadhil Bin Fadli untuk memimpin bacaan doa. Dipersilakan.

59

BUKU ATUR CARA


Buku atur cara ialah sebuah buku maklumat yang amat penting bagi majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkan di dalam buku ini perlu dirancang oleh satu jawatankuasa, disemak dan diluluskan oleh pengerusi pengelola. Peranan buku atur cara sangat penting dalam majlis rasmi, seperti majlis konvokesyen, majlis graduasi, pertandingan kemahiran kokurikulum, perasmian sekolah, perkhemahan dan seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan. Buku atur cara juga digunakan semasa majlis peringkat dalaman yang dirasmikan oleh orang kenamaan tempatan

60

Kandungan Buku Atur Cara : Kata alu-aluan (Perasmi, Pengerusi Pengelola, Pengerusi Pelaksana); Senarai jawatankuasa (Pengelola, Pelaksana dan Ahli Jawatankuasa Kecil);

Senarai peserta;
Atur cara majlis pembukaan dan penutupan; Penghargaan; Iklan (jika ada).

61

AHLI JAWATANKUASA INDUK

AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA AHLI JAWATANKUASA KECIL

62

MASALAH YANG DIHADAPI


Bil.
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Jenis
Ruang Perasmian/ Tapak Perhimpunan Laluan Masuk Ke Sekolah Kawasan Perparitan Hadapan Sekolah Pagar Sekolah Penutup Longkang Bilik Rehat DiRaja

Masalah
Ruang Sempit dan Air Bertakung Keadaan Becak dan berlopak Semak dan tersumbat Tapak Pagar Jerlus dan tiada berpagar Pecah dan Membahayakan Tiada

Cadang Penyelesaian
Diluaskan serta diturap semula Diturap semula Dibersihkan Digantikan dengan yang baru Digantikan dengan yang baru Pengubahsuaian bilik darjah yang ada

Tindakan
JKR / JPN JKR / JPN Majlis Daerah JPN / PPD JPN / PPD JKR / JPN

7.
8. 9.

Pondok Pengawal
Tekanan Air Tandas

Sudah Daif
Sangat Rendah Kerana Paip yang ada sudah uzur Rosak dan Tersumbat

Dibaiki dan dicat semula


Gantian paip baru Dibaiki

JPN / PPD
JPN / JBA JPN / PPD 63

JADUAL KERJA
TARIKH 31.1.2010 2.2.2010 10.2.2010 17.2.2010 29.2.2010 Minggu 1 Mac 2010 PERKARA Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh DYMM Sultan Selangor Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan Mesyuarat JK Induk 1 Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, t.tangan bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, MB, Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBD, PPD dll Mesyuarat JK Pengelola 2 Mesyuarat JK Induk 2 Raptai Majlis sebenar berjalan Menghantar Surat Penghargaan Mesyuarat Penutup TINDAKAN Pejabat SUK / JPN Pengetua Pengetua Pengetua JPN / PPD Pengetua

30.2.2010

JPN / PPD

8.3.2010 18.4.2010 23 & 25 .4. 2010 29.4.2010 3.5.2010 10.5.2010

Pengetua JPN / PPD JPN / PPD Semua Yang Terlibat Pengetua 64 JPN / PPD / Pengetua

CONTOH UPACARA SAMBUTAN


4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN a. Penyambut Tetamu Utama

b.

Sambutan
* * * * * * * * * * * * Pembuka pintu kereta Penyemat rozet Jambangan bunga (tetamu bawa isteri) Penyampai bunga ( -sda- ) Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung, kompang, silat Perbarisan jika ada Pentas menerima tabik hormat Barisan guru, kakitangan dan PIBG Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM) Pancaragam (ikut keperluan) Koir Menandatangani buku pelawat ( tempat / peralatan / buku pelawat )

dll

65

PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRAN


Atur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan: Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut; Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibat dalam majlis tersebut; Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunas- lunas protokol yang diterima; Untuk mengawal masa; Untuk menjadi panduan masa akan datang; Sebagai rekod. Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut : Masa; Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci;

Pegawai yang bertanggungjawab.


Atur cara pentadbiran ialah dokumen yang sangat penting sebagai garis panduan terperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran, senarai semak hendaklah juga disediakan untuk membantu juruacara mengendalikan majlis dengan lancar.
66

ATURCARA PENTADBIRAN
Pergerakan/Masa P1 (10,00 pg ) Acara Keberangkatan tiba DYMM di pintu hadapan sekolah Tatacara Semua jemputan telah berada di tempat masing-masing.

P2 (10.02 pg)
P3 (10.05 pg)

DYMM Sultan dan Permaisuri turun dari kenderaan di Raja


Rombongan DYMM berdua di arak ke pentas di Raja dan mengambil tempat di atas pentas di Raja

Disambut oleh dif-dif kehormat (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)
Diiringi oleh pancaragam sekolah.., Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahar * Nyanyian Lagu Negeri Perak * Persembahan murid * Ucapan Aluan Pengetua * Ucapan Menteri Pendidikan * Titah Ucapan Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque * DYMM membuka tirai plaque * Bacaan Doa * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM & Warga 67

P4 (11.15 pg)

Upacara Perasmian

P5 ( 11.30pg) P6 (12.00tgh) P7 (12.30tgh) P8 (1.15tgh) Sekolah

Lawatan ke Makmal Komputer Lawatan ke Makmal Sains Jamuan Tengahari Bergambar & Bersurai

PERANAN PENYAMBUT TETAMU Yang berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis: Maklumat Penyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan. Atur Cara Keraian yang Berkenaan Penyambut tetamu mestilah mengetahui atur cara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

68

Susunan Tempat Duduk


Penyambut tetamu hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.

Kawasan yang Diperuntukkan


Penyambut tetamu hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diperuntukkan baginya.

Tempat-tempat Penting
Penyambut tetamu hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting, seperti bilik menunggu, pintu masuk, pintu keluar, tempat jamuan dan tandas.

Senarai Tetamu yang Dijemput


Penyambut tetamu mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.

Senarai Tamu Khas


Selain senarai kesemua tamu yang dijemput, senarai tamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan terperinci.

69

Pakaian Penyambut Tetamu Penyambut tetamu hendaklah memakai pakaian yang sesuai dan lengkap mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian mencolok mata bagi perempuan adalah tidak sesuai. Cara Menyambut Tetamu Tetamu hendaklah disambut dengan hormat, diberikan buku atur cara serta ditunjukkan tempat duduk secara hormat. Mengenali Tetamu Seboleh-bolehnya penyambut tetamu hendaklah mengenali tetamu yang disambut. Jika tetamu tidak dikenali, penyambut tetamu hendaklah bertanya dengan cara hormat.
70

Ketibaan Penyambut Tetamu


Penyambut tetamu hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut tetamu hendaklah melaporkan diri kepada pegawai bertugas dan mengambil senarai tetamu. Beliau hendaklah mengenal pasti tempat duduk tetamu kehormat yang di bawah kawalannya.

Pertanyaan dan Teguran


Jika ada apa-apa pertanyaan, perlu dijawab dengan sopan. Sebarang teguran daripada tetamu, hendaklah diterima secara terbuka dan diambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut tetamu sendiri kurang pasti.

Kesulitan
Sebarang kesulitan atau masalah hendaklah segera dirujuk kepada pegawai bertugas.

Mudah Senyum
Penyambut tetamu hendaklah kaya dengan senyuman.
71

SAMBUTAN DI DALAM DEWAN


a. b. c. d. e. f. Penyambut tetamu di dewan Pengiring ke pentas utama Pengiring ke tempat duduk bawah pentas Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas Persiapan di atas pentas; ` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh, masa dan tempat diadakan) ` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja ` Alas kerusi dan meja ` Gelas, air mineral dan penutup gelas ` Taging kerusi utama ` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas ` Susunan bendera negeri (jika ada) ` Meja hadiah, hadiah, tray dan alas ` Hiasan pentas (bunga, lampu dll) ` Karpet

72

TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUAN


a. Majlis jamuan yang diadakan bertujuan untuk menggembirakan tetamu.

b.

Peraturan-peraturan yang perlu diketahui;


~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ tatatertib pergaulan cara duduk dan berdiri bersopan santun dan berbudi bahasa saat ketibaan tertib di meja makan tertib semasa makan tertib semasa meninggalkan majlis

73

CARA MAKAN
CARA MAKAN BERDIRI a. Dilarang mengisi pinggan terlalu penuh. b. Memegang pinggan dengan tangan kiri dan sudu di tangan kanan. c. Elakkan mengangkat pinggan terlalu tinggi semasa menyuap makanan. d. Kain lapik (napkin) ada di bawah pinggan. e. Kurangkan pergerakan semasa makan. f. Dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu kehormat berangkat pulang. g. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah.

74

CARA MAKAN DUDUK


a. b. c. d. e. f. g. h. Tiba di tempat jamuan lebih awal 5 15 minit sebelum majlis bermula. Duduk dengan selesa dan rapatkan kaki. Elakkan daripada meletakkan kedua-dua belah siku di atas meja. Gunakan tangan kiri untuk menyenduk nasi dan lauk sekiranya makan dengan tangan. Pastikan gelas minuman berada di sebelah kiri anda. Anda perlu berhenti makan apabila semua tetamu yang seemeja anda sudah berhenti makan. Anda dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu kehormat berangkat pulang. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah sebelum pulang.

75

LARANGAN DI TEMPAT MAKAN


a. b. C. d. e. f. g. h. i. j. k. Bercakap-cakap semasa makan. Menyuap makanan terlalu banyak dalam satu suapan. Memilih-milih makanan Menumpahkan makanan Melaga-lagakan sudu Menerpa ke makanan yang baru dihidang Menolak terus makanan yang dihidangkan Menghisap rokok Meluahkan makanan dari dalam mulut Meninggalkan banyak baki makanan di dalam pinggan Menggigit kuku, mengorek telinga atau mencungkil gigi.

76

PENGACARAAN MAJLIS RASMI


PENDAHULUAN
a. Berperanan penting dalam sesuatu majlis rasmi. b. Dikenali sebagai juruacara atau master of ceremonies (MC)

PERANAN PENGACARA MAJLIS


a. Mengawal Majlis b. Membuat Pengumuman c. Memberi Panduan

77

KESIMPULAN
Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait rapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persiapan dan persediaan awal, keperluan-keperluan yang berkaitan dan juga cara pengendalian sesuatu majlis itu. Kejayaan dari segi persiapan, perancangan dan pengelolaan akan menjadikan majlis berkenaan berjalan lancar dan teratur. Manakala Protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagi sesuatu Majlis Rasmi itu dapat dijalankan dengan lebih kemas mengikuti segala peraturan, susunan, adab tertib, kesesuaian dan dijalankan dengan penuh kesopanan. Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan kepada Pengurusan Majlis Rasmi dan Protokol ini amat perlu kerana ia dapat membantu dalam menentukan kelancaran perjalanan majlis itu. Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihak pengurusan sekolah atau organisasi dalam merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.
Disediakan oleh, ALIAS BIN YOOP, PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH. PPD KLANG. 78

Sekian, Terima kasih.

79

Das könnte Ihnen auch gefallen