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Chapitre 1 :
SAGE SAARI est un progiciel spcialis dans le traitement des travaux comptables qui a vu le jour depuis les annes 90 par la socit SAGE. Il fait partie de la famille des logiciels conus par sage savoir : SAGE SAARI : gestion commerciale SAGE SAARI : paie et ressources humaines SAGE SAARI : immobilisation SAGE SAARI : moyens de paiement SAGE SAARI :TELBAC (cest un logiciel de tlcommunication pour la gestion bancaire) SAGE SAARI existe en deux versions : Version Mac INTOCHT ( cette version comporte 30 lignes) Version Windows : dans laquelle on trouve la ligne 100 et la ligne 500
II. Lenvironnement
Il sagit essentiellement de mettre en vidence les principaux outils qui permettront dexploiter la version Windows ligne 100 ; ces outils ne sont envisags qu lissue du lancement et de la mise en route du logiciel.
Au dmarrage du progiciel SAGE SAARI ; une fentre principale saffiche et se compose comme suit : La barre des titres La barre des menus La barre des outils I. La barre des titres Elle est situe sur la range suprieure de la fentre ( cran) . elle permet dafficher le nom du programme ( comptabilit ) ainsi que le nom du dossier ouvert
NB : Pour supprimer une barre doutils : Slectionner et cliquer sur fentre Slectionner et cliquer sur barre doutils Dans la bote de dialogue, slectionner la barre doutils supprimer et cliquer sur le bouton MASQUER puis sur OK
V. LE MENU ETAT
Il permet dditer les diffrents tats comptables et financiers. Il sagit : Du compte Du brouillard Du grand livre De la balance Du bilan Du compte de rsultat
Dfinition de la longueur des comptes Indiquer la longueur des comptes analytiques(il sagit dun nombre de chiffres bien dfini) Indiquer la longueur des comptes gnraux(il sagit galement dun nombre de chiffres bien dfini) NB : ce nombre ne doit pas dpasser 13 Application voir cas pratique nI NB : si pendant le travail, on est but un problme de manipulation et que la machine propose dutiliser la maintenance pour le rsoudre ; on referme la fentre en question : On va dans dmarrer ; On se situe dans le dossier initial et on choisit loption maintenance On renseigne les informations proposes et on clique sur Fin pour terminer (la maintenance sera donc assure automatiquement.) II. LANALYSE DES COMPTES SELON SAGE SAARI On distingue trois(3) catgories de comptes dans la nomenclature de SAGE SAARI : Les comptes gnraux :qui constituent le plan comptable gnral Les comptes des tiers : qui constituent le plan comptable des tiers Les comptes analytiques : qui constituent le plan comptable analytique
A. Comptes gnraux
II. LA PROCEDURE DE CREATION DUN JOURNAL DANS SAGE SAARI A. La cration dun journal de vente
Pour crer un journal des ventes, on doit suivre la procdure ci-aprs : On slectionne et on clique sur menu structure On slectionne et on clique sur code journaux On utilise lune des quatre mthodes vues prcdemment pour ouvrir la fiche du journal des ventes On remplit cette fiche de la manire suivante : Saisir le code du journal des ventes Indiquer le type du journal ( vente ) Saisir lintitul du journal ( journal de vente ) Fermer la fiche par la croix
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D/Procdure de dtermination des cls de rpartition des charges dans les sections analytiques
*Slectionner et cliquer sur menu structure *Afficher le plan comptable *Dans ce plan comptable, slectionner un compte de charge ( classe 6 ) et faites double clique pour ouvrir la fiche de ce compte de charge *Cliquer sur longlet analytique *Slectionner chaque section analytique et indiquer leurs taux de rpartition *Puis valider enfin par la touche entre du clavier pour enregistrer la rpartition de cette section Voir cas pratiques
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Slectionner et cliquer successivement sur le menu structure et sur libell Activer le menu contextuel ou utiliser lune des trois autres mthodes pour ouvrir la fiche de libells Remplir cette fiche de la manire suivante : Saisir lintitul du libell Saisir galement le raccourci du libell Fermer la fiche par la croix
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Une bote de dialogue apparat contenant gauche le dossier comptable qui contient les informations et droite le dossier comptable o on doit copier les informations Positionner ensuite le curseur au ct gauche du dossier comptable qui contient les informations *Activer le menu contextuel : *Slectionner et cliquer sur slectionner tout ; les informations seront noircies du ct gauche *Cliquer sur le bouton ouvrir et slectionner dans la bote de dialogue ; le nom du dossier comptable o on doit mettre les informations et cliquer sur ouvrir *Cliquer sur le bouton copier Enfin cliquer sur le bouton OK Application : Voir cas pratiques
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Le J A des achats Le J A des ventes Le J A des effets recevoir sorties Le J A des effets payer rentres Le J A des oprations diverses NB : Chaque entreprise cre le nombre de J A de son choix.
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B- Le compte support.
Chaque JA est reprsent par un compte support qui il donne son nom. Ainsi par exemple, dans Le J A de caisse, le compte support est le compte caisse. NB : Dans Le J A de ventes, le compte ventes donne son nom au journal auxiliaire mais le compte support est le compte client. C- Le trac dun journal auxiliaire. Pour la conception du trac du journal auxiliaire, il faut rechercher larticle le plus complet qui fait intervenir le compte support. NB : Afin de ne pas multiplier indfiniment le nombre de colonnes du journal auxiliaire, on prvoit toujours une colonnes divers destines accueillir les comptes qui nont pas de colonne spcifique. Exemple de trac dun J A journal auxiliaire de ventes. Article le plus complet 411 673 701 702 7071 4431 447811 Trac du journal Compter dbiter 411 673 Compte crditer 701 702 7071 Divers N
Dates Libells
4431
Mtt
Totaux
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Utilisation Au cours du mois de janvier, lentreprise MOUAHA a effectu les oprations suivantes : 5/1 ventes de marchandises crdit brut : 1.250.000, remise 2%, escompte 1%, TVA 19,25%, prcompte 1%. Facture n v 405 ZOLLO . 15/1 ventes de produit finis crdit. Brut 5.000.000, remise 1%, escompte 2%, TVA 19,25%, prcompte 5%. Facture n v 412 SIANI . 28/1 ventes de marchandises crdit. Brut 2.000.000, rabais 2%, escompte 2%, droit daccises 25%, TVA 19,25%, prcompte 1,65%. Facture n v 415 TCHONKO . TAF : 1) Reconstituer les factures v 405, v 412, v 415. 2) Procder lenregistrement au journal auxiliaire de ventes. 3) Centraliser le journal auxiliaire des ventes au journal gnral. Solution Facture Le 5/1 Fre n v 405 Doit ZOLLO BRUT Remise 2% Net commercial Escompte 1% Net financier TVA 19,25% Prcompte 1% Net payer TTC 1.250.000 25.000 1.225.000 12.250 1.212.750 233.454 12.127.5 1.458.331,5
1 MOUAHA
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MOUAHA Doit SIANI BRUT Remise 1% Net commercial Escompte 2% Net financier TVA 19,25% Prcompte 1% Net payer TTC MOUAHA 28/1 Doit TCHONKO
5.000.000 50.000 4.950.000 99.000 4.851.000 933.817,5 48.510 5.833.327.5 Le Fre n v 415
BRUT Rabais 2% Net commercial Escompte 2% Net financier Droit daccises 25%
2.000.000 40.000 1.960.000 39.200 1.920.800 480.200 2.401.000 462.192.5 39.616.5 2.902.809
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Procdons lenregistrement. Compte crditer 701 702 1.225.000 1.960.000 4.950.000 Divers N Mtt 447811 12.127,5
Dates Libells 5/1 Fre n v 405 15/1 Fre n v 412 28/1 Fre n v 415 Totaux
Compter dbiter 411 673 1.458.331,5 12.250 5.833.327.5 2.902.809 99.000 39.200
7071 -
4431 233.544
10.194.468 3
150.450
3.185.000
4.950.000
1.629.464
480.200
Centralisation 31/1 411 673 701 702 4431 447811 44782 CLIENTS 10.194.468 Escompte accords 150.450 ventes marchandises ventes des produits finis tat TVA facturs/ventes Etat prcompte /ventes tat droit daccises prlev S/JA des ventes du mois de janvier
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Totaux
100.000
100.000
b) J A de banque crdit 571 601 602 611 4452 4453 447819 521 773
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JA de banque crdit Compter dbiter Compte crditer 52 773 585 601 602 100.000 100.000 -
611 -
Divers N Mtt
Totaux
100.000
100.000
2. Centralisation. 57 52 caisse banque S/JA de caisse recettes caisse 52 banque S/JA de banque crdit 100.000 100.000 100.000 100.000
57
100.000 100.000
100.000 100.000
Conclusion. Tout se passe comme si on avait effectu un retrait de 200.000 F de la banque ; comme si on avait dpos 200.000 F dans la caisse. Il ya donc une erreur de double enregistrement. pour viter cette erreur, nous devons faire intervenir les comptes de virements internes. B/Intervention des comptes de virements internes. Reprenons les enregistrements ci-dessus en remplaant au J A de caisse recettes le comptes 52 banque par le compte 585 virement de fonds. Et en remplaant dans le journal auxiliaire de banque crdit le compte 57 caisse par le compte 585 virement de fonds. ( pour faciliter ce travail, nous allons barrer lisiblement sur les journaux auxiliaire ci-dessus les colonnes concernes pour substituer directement).
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Dsormais, la centralisation sera obtenue ainsi quil suit : 57 585 caisse virement de fonds S/JA de caisse recettes virement de fonds banque S/JA de banque crdit 100.000 100.000 100.000 100.000
585 52
Report du journal au grand livre 57 caisse 585 virement de fond 100.000 100.000 100.000
52
banque 100.000
Conclusion : Lintervention du compte 585 permet dviter lerreur du double enregistrement. C/Liaisons entre les journaux auxiliaires par les comptes de virements internes Le nouveau plan comptable prconise les comptes de virements Internes ci-aprs : 585 Virement de fonds 588 Autres virements de fonds. Les comptes 585 peuvent se subdiviser comme suit : 5850. 5851. 5852. 5853. 5854. 5855. 5856. 5857. Achats Ventes Caisse Crdit Banque crdit CCP Crdit Effets recevoir sortis 5856 5856 5856 ** 5850 5850 5855 5850 5852 Virements de fonds Effets lescompte Effets lencaissement. Effets domicilis Effets pays Effets encaisss. Achats au comptant. Ventes au comptant. Caisse dbit 5857 Banque dbit 5857 5850 CCP Dbit 5857 5850 5850 Effets pays rentres ** 5854 5853 5853
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I.
LA SAISIE CLASSIQUE DES ECRITURES COMPTABLES DANS LES JOURNAUX DANS SAGE SAARI
Une saisie dcriture comptable dans un journal comporte deux (2 ) tapes
savoir :
B)Saisie de mouvements comptables proprement dite dans la fiche de saisie SAGE SAARI
Dans SAGE SAARI, les saisies classiques des critures se passent en ligne dcriture ; chaque numro de compte constitue une ligne dcriture. Pour saisir le jour de la pice comptable dans SAGE SAAR, I il faut : -Saisir le jour de la pice comptable dans la premire colonne et appuyer une fois sur la touche tabulation du clavier ou alors positionner le curseur la colonne suivante et cliquer sur cette colonne - Dans la deuxime colonne, saisir le numro de la pice comptable ( il sagit du rang de la pice comptable , rang dans lordre chronologique) et appuyer une fois sur la touche tabulation pour aller la troisime colonne - Dans la troisime colonne, saisir ensuite le numro exacte de la rfrence de la pice comptable et appuyer une fois sur la touche tabulation pour aller la quatrime colonne - Dans la quatrime colonne, saisir le numro de compte dbiter ( pour chercher le numro de compte, taper au moins les deux premiers chiffres de ce compte et appuyer une fois sur la touche tabulation pour faire apparatre la plan comptable gnral - Slectionner et cliquer dans cette liste, le numro de compte cherch dbiter et cliquer sur le bouton 0K pour enregistrer ce numro de compte dbiter et appuyer sur la touche tabulation pour aller la cinquime colonne - Dans la cinquime colonne, saisir ensuite le numro de compte des tiers dbiter ( si on ne connat pas ce numro ,on tape les deux premiers chiffres, appuyer sur la
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touche tabulation pour faire apparatre le plan des tiers, slectionner le tiers voulu et cliquer sur le bouton OK) et appuyer sur la touche tabulation pour progresser la sixime colonne Dans la sixime colonne, saisir ensuite le libell de lopration correspondante la pice comptable et appuyer sur la touche tabulation pour passer la septime colonne - Dans la septime colonne, saisir si possible la date de lchance et appuyer sur la touche tabulation pour progresser la huitime colonne - Dans la huitime colonne, saisir le montant dbiter. Lorsquon a fini la premire ligne dcriture, pour enregistrer la ligne suivante, on peut procder de la manire suivante : Soit on active le menu contextuel pour slectionner et cliquer sur ajouter nouvel lment afin de faire descendre la premire ligne dcriture au dessus et laisser la place la nouvelle ligne dcriture Soit on clique sur licne ajouter de la barre doutil de navigation Soit on valide une fois sur la touche entr du clavier N.B : avant denregistrer les oprations dans les journaux, il faut toujours prciser les codes des journaux Application : Voir cas pratiques
II. RECHERCHE DES ECRITURES COMPTABLES DANS SAGE SAARI LIGNE 100
Pour effectuer la recherche des critures comptables, on doit suivre la procdure suivante : Slectionner et cliquer sur le menu traitement Slectionner et cliquer sur recherche dcriture cela fera apparatre le menu gnral recherche dcriture Slectionner dans ce menu , et laide de la liste droulante : o Ecriture ( gnral ou analytique ) o Compte (gnral, tiers, section ) o Date (date dcriture ou de saisie ) o Numro de la pice, rfrence de la pice de trsorerie o Le ou les codes journaux o Les montants ( dbit ou crdit ) o Les montants analytique (dbit ou crdit ) Cliquer enfin sur le bouton OK pour lancer la recherche dcriture : un tableau reprsentant la liste des critures trouves va apparatre agrandir le journal , et procder la recherche des critures
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III. A)
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Lettrage automatique Lettrage en Type Type tiers Tiers de A Date de A Puissance UN monnaie courante/ devise numro pice client/fournisseur nom du tiers mme nom du tiers 01-01-200 Delettrer OK Annuler
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Cocher la case ( lettrage rapide des comptes solds) Valider en cliquant sur OK Cliquer sur toutes les critures lettres
Slection des critures Date de A Code journal de pice de tiersde chance de montant de 01/01/200 31/12/200 JAH JB5 numro de pice numro de pice N cpte de tiers mme Ncpte de tiers OK Annuler
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Cliquer sur OK pour que la slection soit prise en compte : on remarquera que le programme va proposer une lettre majuscule comme repre de lettrage. Cliquer sur les lignes dcritures lettrer, puis sur le bouton lettrer/ pointer . on constatera une lettre qui pourra safficher dans chacune des lignes dcritures dans la colonne lettrage . refermer la fentre dinterrogation, puis le journal . N.B : Un compte de tiers est toujours lettrable manuellement.
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I. comptes.
La gestion des extraits La commande gestion des extraits permet le suivi de ces extraits de
Les extraits peuvent tre saisis manuellement. Au lancement de cette commande, le programme affiche la liste des banques et des comptes cres dans le fichier comptable. Cette liste prsente tous les comptes bancaires enregistrs par la commande banque du menu structure. Le programme vous permet de saisir ou de modifier vos extraits de compte : Drouler le menu traitement Prendre la commande gestion des extraits , une fentre des comptes bancaires va souvrir Slectionner dans cette fentre un compte bancaire en faisant un clique : la liste des extraits des comptes bancaires souvrira. Cliquer sur le bouton ajouter de la barre doutil de navigation : la fentre qui souvrira vous permettra de saisir lextrait de compte bancaire Saisir sur lextrait de compte : La date du nouveau solde La date de lopration (date du mouvement ) :jour, mois et anne . Exemple : 15/12/2005 La date de valeur (en jour, mois et anne ) Le libell Exemple : chque/ fournisseur Le numro de la pice Les montants dbits ( en positif) et les montants crdits( en ngatif ) Exemple : dbit : 500 000 ; crdit : -400 000 Aprs avoir saisi lextrait de compte ,fermer les fentres en pressant CTRL+ F5 II. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL Les comptes banques tenus par lentreprise ont leurs rciproques dans la comptabilit des tablissements bancaires concerns (le compte client dans la comptabilit de la banque ). En raison de cette rciprocit des comptes banques tenus par lentreprise et les comptes clients tenus par les banques concerns, les soldes doivent tre gaux , mais de sens inverse. Mais ces soldes ne sont pas toujours gaux et les diffrence proviennent gnralement du dcalage de temps dans lenregistrement des oprations ou des erreurs denregistrement. Le rapprochement bancaire consiste identifier les oprations qui sont lorigine des diffrences et retrouver les soldes identiques (rciproques ) Le programme SAGE SAARI possde une commande permettant de raliser cette opration trs facilement. Pour accder cette commande on doit suivre la procdure ci- aprs : Drouler le menu traitement Prendre la commande rapprochement bancaire manuel et cliquer.
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Slectionner laide de la liste droulante, le code dun journal de banque et valider une fois par la touche entre du clavier : Les critures proposes par dfaut sont celles qui nont pas fait lobjet dun rapprochement bancaire ; il sagit donc des mouvements bancaires auxquels aucune pice de trsorerie nest rattache. Pour enregistrer les rfrences de lextrait des comptes : Taper une fois sur la touche tabulation pour faire passer le curseur dans la zone pice ou bien cliquer avec le pointeur de la souris et taper extrait et date (jour, mois et anne ) et valider une fois avec la touche du clavier : le relev ou lextrait de compte va apparatre - Cliquer sur les diverses lignes dcritures lignes dcritures dont on constate la prsence dans le relev ou lextrait : on constatera que la colonne pice trsorerie se complte. Si on a ralis tous les rapprochements avec soin, le montant de cette dernire zone doit indiquer le montant du votre ( celui qui est imprim au bas du relev). Lorsque tous les rapprochements ont t raliss, le bouton imprimer le rapprochement permet de lancer ldition de ltat de rapprochement. Cet tat donne la liste des critures restant rapprocher et celles que vous venez de rapprocher III/ LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE
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