ESTUDIO EXPLORATORIO PARA EVALUAR DESDE EL PUNTO DE VISTA DE MERCADEO LA

PROPUESTA DE PROFESIONALIZAR LA TECNOLOGÍA EN ARCHIVÍSTICA QUE OFRECE LA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

LUCAS DAVID MESA BEDOYA

LINA MARCELA ECHEVERRI CARDONA

LEIDY CAROLINA MARÍN SÁNCHEZ

CONSULTORIO ADMINISTRATIVO III

ASESORA

CRISTINA LOPEZ GÓNZALEZ.

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

MEDELLÍN

2009

1
 AGRADECIMIENTOS

A la Universidad de Antioquia por su constante preocupación en la formación de profesionales

idóneos para nuestro país.

A nuestra asesora por su acompañamiento y apoyo para el buen desempeño en el proceso de

asesoría del proyecto.

A los gestores del proyecto por su interés y entusiasmo por el aprendizaje mutuo durante el
proceso.

2
 TABLA DE CONTENIDO

1. RESUMEN EJECUTIVO __________________________________________________ 4

2. INTRODUCCIÓN ______________________________________________________ 5
3. TEMA_______________________________________________________________ 6
4. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ___________________________________________ 7
5. PROBLEMÁTICA ______________________________________________________ 8
6. JUSTIFICACIÓN _______________________________________________________ 9
7. OBJETIVOS__________________________________________________________ 10
7.1. OBJETIVO GENERAL _____________________________________________________ 10
7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS _________________________________________________ 10

8. DELIMITACIÓN ______________________________________________________ 11
8.1. DELIMITACIÓN ESPACIAL_________________________________________________ 11
8.2. DELIMITACIÓN TEMPORAL _______________________________________________ 11
8.3. DELIMITACIÓN CONCEPTUAL _____________________________________________ 11

9. DISEÑO METODOLÓGICO ______________________________________________ 12

10. MARCO TEÓRICO___________________________________________________ 14
10.7. INVESTIGACIÓN DE MERCADOS._________________________________________ 32

11. RESULTADOS ______________________________________________________ 41

12. CONCLUSIONES ________________________________________________________ 51
13. RECOMENDACIONES ____________________________________________________ 52
14. BIBLIOGRAFÍA _________________________________________________________ 53
15. CIBERGRAFÍA __________________________________________________________ 53

3
 1. RESUMEN EJECUTIVO

La constante evolución las tecnologías de la información y la comunicación han hecho que la

gestión documental de las empresas también evolucione para obtener soluciones rápidas y
eficientes que les permita ser competitivas en el mercado. Lo anterior adicionado a los cambio
normativos y nuevas legislaciones exigen también que la formación que se imparte en las
universidades avance igualmente.

La Escuela de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia es consciente de todo ello, por lo

que vio la necesidad de entregar al mercado profesionales competentes en esta área y bajo los
requerimiento de la ley 594 de 2000 y el proyecto de ley 036 de 2007 el cual pretende darle
continuidad a la ley antes mencionada.

Con relación a lo anterior, la Escuela de Bibliotecología decidió solicitar a los estudiantes de

Administración de Empresas la realización de una investigación de mercados en la cual se
pueda detectar la demanda de profesionales en archivística.

La investigación se realizó por medio de un estudio exploratorio en el cual se indagó a

expertos del tema sobre su opinión de la profesionalización de la archivística por medio de
encuestas que se enviaron por correo electrónico. El método utilizado para la recolección de
los datos fue el Método Delphi.

Después de la recolección de las encuesta se hizo el análisis correspondiente con lo cual se

pudo detectar que las empresas necesitan que sus archivos sean llevados por personas
idóneas y con las habilidades necesarias para desempeñar dicha labor. Estas habilidades son
las que se pretenden desarrollar en la formación académica que brinda la Escuela de
Bibliotecología de la Universidad de Antioquia.

4
 2. INTRODUCCIÓN

La larga historia de los archivos en el mundo occidental pone en evidencia cómo la

permanente preocupación por la normatividad, la legislación y los reglamentos, se genera por
la naturaleza jurídica de los documentos y del valor probatorio y testimonial que se les ha
reconocido a lo largo de los siglos.

Desde la época de la Colonia se ha visto el interés manifiesto por proteger la documentación

de los archivos reales, tanto así que hoy gran parte de dicha documentación es custodiada y
puesta al servicio de los ciudadanos por parte del Archivo General de la Nación. Sin embargo,
no todos los documentos corrieron con la misma suerte ya que muchos de ellos fueron
maltratados y sufrieron deterioros físicos (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y
faltantes), químicos (oxidación de tinta y soporte débil) y biológicos (ataque de hongos,
insectos, roedores, etc.), aun los de la época republicana y los del actual siglo XXI.

En las últimas décadas se ha presentado una intensa transformación del papel de los archivos,
tanto a nivel conceptual y documental como empírico, en el contexto de las nuevas políticas
de información y de la denominada “gestión integral” del patrimonio cultural. Por lo anterior
se hace cada vez más exigente la necesidad de formar adecuadamente a las personas que se
encuentran frente a los archivos.

En respuesta a esta necesidad de formación para los archivistas, la escuela de Bibliotecología

de la Universidad de Antioquia, ha decidido profesionalizar la tecnología en archivística que
actualmente ofrece pero para esto se hace necesario investigar si en la actualidad existen
empresas que demande profesionales en esta área.

La facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Antioquia, a través del su Consultorio

Administrativo y el presente proyecto, busca alcanzar una mejor integración en la propuesta
de profesionalización de la tecnología en archivística y al mismo tiempo contribuir con la
adecuada formación profesional de sus estudiantes.

En este trabajo se presenta una investigación de mercados donde se puede evidenciar si

efectivamente las empresas estarían dispuestas a contratar dichos profesionales.

5
 3. TEMA

Asesoría para evaluar desde el punto de vista del mercadeo la propuesta hecha por la escuela de
Bibliotecología de profesionalizar la tecnología en archivística que actualmente dicta la
universidad de Antioquia.

6
 4. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La Escuela de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia ofrece la tecnología en Archivística y

ha propuesto convertirla en carrera profesional. Esta decisión debe estar fundamentada con
estudios de mercados que evidencien la demanda existente, pero el tiempo que requieren y altos
costos han hecho necesario que se opte por una asesoría de los estudiantes de administración de
empresas de la Universidad de Antioquia.

7
 5. PROBLEMÁTICA

Archivar es una actividad que está ganando importancia debido a que los flujos de información
que producen las organizaciones cada vez son mayores, haciendo que esta tarea sea más
compleja. La archivística no es una labor que debe dársele a cualquiera, sino que exige los
conocimientos de un profesional.

Toda empresa debe reunir de forma ordenada los archivos y documentos que circulan en el
negocio, guardar de manera ordenada el material reunido y disponer de los documentos o
archivos rápidamente cuando sea necesario. Los documentos son importantes para la
administración, la toma de decisiones y la formación de las personas.

Los Sistemas de Calidad exigen que la información este organizada de manera correcta de tal
forma que permita la verificación de los hechos. Por eso toda empresa que desee certificarse en
gestión de la calidad debe contar con un buen sistema de archivo.

El Estado ha visto la necesidad de valorar la profesión en archivística es por esto que el Congreso
de la República de Colombia está cursando un proyecto de Ley que reglamenta el ejercicio
profesional de la disciplina archivística.

La Escuela de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia ofrece actualmente la Tecnología en

Archivística y viendo las exigencias de mercado ha querido convertir dicha tecnología en carrera
profesional. Para sustentar su decisión ha solicitado una asesoría de los estudiantes de
Administración de Empresas de la Universidad de Antioquia con el fin de que evalúen desde un
punto de vista del mercadeo la viabilidad de llevar este proyecto a cabo.

8
 6. JUSTIFICACIÓN

El Consultorio Administrativo de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de

Antioquia tiene como objetivo afianzar, por medio de la práctica, los conocimientos adquiridos
por los estudiantes durante su formación académica para así formar profesionales íntegros.

La asesoría que se brindará a la escuela de Archivística servirá para evaluar desde el punto del
mercadeo la existencia de una necesidad de profesionales en archivística. Este proyecto,
permite el crecimiento profesional y el perfeccionamiento de las competencias necesarias
para el administrador tales como las relaciones interpersonales, comunicación efectiva,
liderazgo, capacidad de escucha, capacidad de análisis y habilidad de negociación.

9
 7. OBJETIVOS

7.1. OBJETIVO GENERAL

Evaluar desde el punto de vista del mercadeo la propuesta hecha por la escuela de Bibliotecología
de profesionalizar la tecnología en archivística que actualmente dicta la universidad de Antioquia.

7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Analizar la información entregada por la Escuela de Bibliotecología.

Investigar sobre el perfil de profesional en Archivística que ofrecen las diferentes

universidades del país.

Definir una metodología para Identificar la necesidad que tienen las empresas
colombianas de contratar profesionales en Archivística.

Realizar el trabajo de campo que permita recopilar la información.

Hacer una comparación entre la información recopilada y la entregada por la Escuela de

Bibliotecología.

Recomendar la profesionalización de la tecnología en archivística.

10
 8. DELIMITACIÓN

8.1. DELIMITACIÓN ESPACIAL

El proyecto de investigación se desarrollara en la ciudad de Medellín, realizando entrevistas a las

personas expertas en el tema en las locaciones que se dispongan para las reuniones.

8.2. DELIMITACIÓN TEMPORAL

El proceso de asesoría y de consultoría se llevara a cabo desde el 4 de marzo del 2009, fecha en la
que se dio la primera reunión, hasta el 2 de junio de 2009, día en que se presentará el trabajo final
a las respectivas autoridades.

8.3. DELIMITACIÓN CONCEPTUAL

Este proyecto estará delimitado por los conocimientos adquiridos en la universidad relacionados
todas con las áreas aplicativas a la asesoría para la elaboración de investigación de mercados,
abarcando temas como definición de objetivos, variables de medición, instrumentos de medición,
recopilación de datos y análisis de datos, apoyado por los conocimientos y aptitudes que nos
pueden proveer los gestores del proyecto, para brindarles una metodología investigativa
organizada, clara y concluyente que le ofrezca información relevante para una toma de decisiones
eficaz y una ejecución de acciones estratégicas, en pro de su desarrollo actual y futuro.

11
 9. DISEÑO METODOLÓGICO

La asesoría se realizó a través de un modelo de asesoría por recursos donde se desempeña el

papel de experto ofreciendo un consejo experimentado y exponiendo lo que de hacerse en cada
caso. 1

Para llevar a cabo la asesoría se tuvo en cuenta la siguiente metodología:

1. INICIACIÓN
En esta fase se realiza el primer contacto con el cliente donde se pretende conocer la organización
y como se puede contribuir a solucionar los problemas. En la primera reunión se busca obtener
mayor información, que se aclaren los papeles respectivos y se elabore un plan de tareas basado
en un análisis preliminar del problema. Esta fase es de gran importancia ya que de las relaciones
que se establezcan desde el principio depende todo el trabajo que sigue. En esta etapa se debe
lograr un intercambio de expectativas, metas y responsabilidades. De acuerdo al calendario del
parque del emprendimiento este proceso debe evacuarse máximo en dos reuniones.

2. DIAGNÓSTICO
Se debe realizar un diagnóstico que permita identificar el problema que se solucionará. El objetivo
del diagnostico es definir los problemas que afronta la organización, examinar detalladamente las
causas y preparar toda la información. El diagnóstico debe entregarse tres semanas después de
comenzar el proceso de asesoría.

1
GOMEZ, Diego; MUNERA, Isaías. La Asesoría y la Consultoría como Estrategia Administrativa.
Trabajo de grado. Especialización en Asesoría y Consultoría de Organizaciones. Universidad de
Antioquia –SENA.1998.Pág. 7

12
3. PLANIFICACIÓN DE MEDIDAS
Esta etapa es conocida como plan de acción, como su nombre lo indica se busca realizar un plan
que permita solucionar el problema. Se debe realizar una propuesta y un cronograma de
actividades.

4. APLICACIÓN O IMPLEMENTACIÓN
En esta etapa es donde se comienza a ejecutar el plan de acción que anteriormente se definió.
Durante esta pueden surgir nuevos problemas que conlleven a corregir el diseño inicial del plan de
acción.

5. TERMINACIÓN
En esta fase se evalúa el desempeño durante el proceso de asesoría. Se evalúa el enfoque
adoptado, los cambios introducidos y los resultados logrados. El asesor se retira de la organización
y se finaliza el proceso de consultoría en común acuerdo.

13
 10. MARCO TEÓRICO

10.1. ARCHIVISTICA

La archivística es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas

concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se
mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

La archivística es una ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración,

clasificación, ordenamiento, interpretación, y todo estoy con el fin de precisar su esencia e
historia, la sistematización de los archivos es su primordial preocupación, para de esta forma
ofrecerlos como fuente para su conocimiento y servicio público.

10.1.1. FUNCIONES DEL ARCHIVO

Unificar criterios sobre:

Métodos de organización de los fondos documentales.

Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria.

La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación documental.

El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.

Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia.

Definir las unidades y el sistema de almacenamiento.

Creación y prestación de los servicios del Archivo.

Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentación en custodia.

Rediseño de Servicios de información.

Capacitación al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, organización y control de la

documentación que a diario manejan.

Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:

La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.

La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental.

14

La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.

Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:

La definición de la Información contenida en los nuevos formatos y su uso.

La disposición final del documento.

La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento.

El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.

10.1.2. En Colombia, la formación en archivística y bibliotecología es promovida por

las siguientes universidades y centros de formación:

Universidad de La Salle. Facultad de Sistemas de Información y Documentación.

Universidad de Antioquia Escuela Interamericana de Bibliotecología – EIB.

Universidad del Quindío. Ciencia de la información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística.

Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de Comunicación y Lenguaje. Carrera de Ciencia

de la Información - Bibliotecología.

Inpahu.

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.

10.1.3. Entre las instituciones archivísticas se destacan:

Archivo General de la Nación. Ente rector de la política archivística colombiana.

Archivo de Bogotá. Ente rector de la política archivística del Distrito Capital.

10.1.4. Entre las agrupaciones gremiales y profesionales más reconocidas en el área de

la archivística y la bibliotecología se encuentran:

Colegio Colombiano de Archivistas – CCA.

Sociedad Colombiana de Archivistas.

Asociación de Egresados de Bibliotecología y Archivística de la Universidad de la

Salle – ASEBIAR.

15

Asociación de Bibliotecólogos Javerianos – ABJ.

CISA (en constitución).

10.2. Análisis de la ley 594 de 2000

La ley 594 de 2000 por “medio de la cual se dicta la ley general de archivos y algunas disposiciones
afines con la archivística, establece las reglas básicas por medio de las cuales se debe regular las
funciones y el campo de acción del profesional de la archivística”2.

Antes de establecer los lineamientos que hacen parte de la ley, define algunos términos que se
usan cotidianamente en el campo de la archivística, para de esta forma enfocar la interpretación
estos términos en función al campo de la archivística. Posteriormente establece cuales son los
órganos asesores, coordinadores y ejecutores, y como deben realizarse todos los procedimientos y
actividades alrededor de la administración de archivos.

“Dentro de la ley 594 de 2000 se establecen los principios generales que, según la ley, deben regir
la función de la archivística. Estos son:

• Fines de los archivos: el objetivo de los archivos es proveer información de forma

organizada, para el uso de los ciudadanos, por medio de la cual se facilite su participación,
de la forma que lo dicte la ley.

• Importancia de los archivos: los archivos se deben proteger ya que son el patrimonio
histórico y sirven a la vez para tomar las decisiones basados en los antecedentes que se
encuentran registrados en ellos.

• Institucionalidad e instrumentalidad: los documentos institucionalizan todas las decisiones

que se tomen en los diferentes campos administrativos y sirven, a su vez, de herramienta
para sustentar las decisiones.

• Responsabilidad: los servidores públicos son responsables de la organización,

conservación, uso y manejo de los documentos y los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso que le den a los mismos.

• Dirección y coordinación de la función archivística: El Archivo General de la Nación es la

entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística y de esta
forma proteger el patrimonio documental como riqueza cultural de la nación.

2
Objeto, ámbito aplicación, definiciones fundamentales y principios generales. Artículo 4. Ley 594 de 2000.

16
 • Administración y acceso: es una obligación del Estado la administración de los archivos
públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establezca la Ley.

• Racionalidad: Los archivos cumplen la función de informar, dinamizar la acción del Estado
y le dan sentido a las decisiones de la administración pública.

• Modernización: El Estado se encarga del desarrollo de la infraestructura y la organización

de los sistemas de información, para de esta manera, hacer más eficientes los programas
de administración de documentos y archivos.

• Función de los archivos: Los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
función probatoria, garantizadora y perpetradora.

• Manejo y aprovechamiento de los archivos: el manejo que se le debe dar a los recursos
informativos debe estar contemplado dentro de lo que establece el Estado y la sociedad,
y está prohibida cualquier otra práctica.

• Interpretación: Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se

interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios
internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano”3.

A continuación se hace una breve explicación de los componentes o disposiciones que hace la ley:

Órganos asesores, coordinadores y ejecutores.

El Sistema Nacional de Archivos comprende un conjunto de instituciones, regulados por el Archivo

General de la Nación, que trabajan de manera conjunta la administración y gestión de los centros
de información, del patrimonio documental y se encargan de diseñar y proveer los mecanismos
para que las personas tengan acceso a la información y a los documentos que necesiten.

Así mismo, las entidades que conforman el Sistema Nacional de Archivos son las encargadas de
diseñar y llevar a cabo todos los procesos de seguimiento y coordinación, así como también la
planeación, programación, asistencia técnica, ejecución, control, los desarrollaran las entidades
que conforman el Sistema Nacional de Archivos, todas estas actividades las deben desarrollar
teniendo en cuenta lo que se estipula en los programas y planes de desarrollo, tanto nacional
como de las entidades territoriales.

Toda la descripción de las actividades que le corresponden al Sistema Nacional de Archivos en lo

que respecta a el manejo de los archivos, se encuentra definido en el artículo 5 y 6 de la ley 594 de
2000.

3
Objeto, ámbito aplicación, definiciones fundamentales y principios generales. Artículo 4. Ley 594 de 2000.

17
Administración de archivos.

Todo lo relacionado con la administración y gestión de archivos es responsabilidad del Estado.

Además, el Estado tiene la tarea de diseñar y desarrollar los sitios apropiados para la conservación
de los archivos. En este caso, las instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos
pueden implementar cualquier tecnología que les permita administrar y conservar los archivos de
una manera optima, pero siempre teniendo en cuenta que se cumplan con los requerimientos y
las exigencias para la buena conservación y que se pueda dar un uso eficiente y seguro a todos los
documentos que se administran.

“El Estado es propietario de toda la documentación pública y el debe tener un control pleno de
todos los recursos documentales que son parte de su posesión, pero si el Estado lo considera
necesario, este puede contratar con personas naturales o jurídicas para que presten los servicios
de custodia, organización y conservación de los documentos, siempre que cumplan con los
requisitos que la ley exija para la prestación de estos servicios”4.

“Todos los funcionarios que realicen o cumplan funciones de archivo deben realizar constantes
capacitaciones para estar actualizados en cuanto a las necesidades que el medio exija de las
labores que estos realizan y, deben cumplir con unos rigurosos códigos de ética profesional ya que
la actividad que desempeñan está directamente relacionada con la estabilidad de las
instituciones”5.

Gestión de documentos.

“Las entidades públicas tienen la obligación de diseñar programas para la gestión de los
documentos, teniendo en cuenta los principios y procesos (recepción, distribución, consulta,
organización, recuperación y disposición final de los documentos) archivísticos”6. Es importante
también, que “se tenga en cuenta el ciclo vital de los documentos que se administran, para de esta
forma clasificarlos, de acuerdo a su utilización o consulta, en archivos de gestión, archivos
centrales o archivos históricos”7.

La ley establece que “el Ministerio de la Cultura, por medio del Archivo General de la Nación se
encargue de reglamentar la administración de documentos tales como historias clínicas, historias
laborales, documentos contables, documentos notariales y todos los documentos que realicen las
entidades privadas que prestan servicios públicos”8.

4
Administración de archivos. Articulo 14. Ley 594 de 2000.
5
Administración de archivos. Articulo 15. Ley 594 de 2000.
6
Gestión de documentos. Articulo 21. Ley 594 de 2000.
7
Gestión de documentos. Articulo 23. Ley 594 de 2000.
8
Gestión de documentos. Articulo 25. Ley 594 de 2000.

18
Acceso y consulta de los documentos.

En cuanto a lo relacionado con las consultas, los artículos 27, 28 y 29 hacen la aclaración de que
documento se pueden consultar y que documentos tienen restricciones.

La ley aclara que cualquier persona puede consultar y copiar todos los documentos públicos, salvo
“aquellos que tienen un carácter de reserva legal. Los documentos que se encuentran cobijados
bajo esta modalidad, pueden ser vistos por el publico una vez hayan transcurrido treinta años de
su expedición”9 y los documentos que se encuentran en condiciones de deterioro deben ser
consultados por medio de sistemas que no pongan en riesgo su conservación.

Salida de documentos.

Los documentos de archivo pueden ser retirados temporalmente y pueden ser puestos en
exposición a nivel nacional o internacional solo si se cumplen con las medidas que garanticen la
integridad, seguridad y conservación de los mismos y si el Archivo General de la Nación lo autoriza.

TITULO VIII

Control y vigilancia.

En cuanto a lo relacionado con el control y la vigilancia de los documentos que son considerados
de interés para el Estado, ya sean de una entidad pública o de interés cultural, “son manejados y
controlados por el Archivo General de la Nación, sin importar si estos documentos son propiedad
de personas naturales o jurídicas de orden privado. Además, el Archivo General de la Nación tiene
dentro de sus competencias, el poder de realizar visitas para inspeccionar si las entidades que
administran los documentos de interés público, están cumpliendo con lo establecido en la ley para
la administración de estos y, en caso de no estén realizando bien la tarea, debe hacer los
correctivos necesarios e informar la situación anómala a los órganos competentes, para que se
realice la sanción al responsable administrativo”10.

Archivos privados.

Los archivos privados son aquellos documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas
de orden privado. Aquellos documentos privados, que el Estado considere de importancia cultural,
científica, social, entre otros, y que estén en propiedad de personas naturales o jurídicas deben ser
inscritos en el Registro Nacional para que de esta forma el público en general tenga acceso a estos
documentos.

El Estado se encarga de brindar la atención y el seguimiento que necesiten todos los centros
especializados (iglesias, enseñanza, partidos políticos, etc.) donde se encuentra los documentos
que son de interés público.

9
Acceso y consulta de los documentos. Articulo 28. Ley 594 de 2000.
10
Control y vigilancia. Articulo 32, 33, 34 y 35. Ley 594 de 2000.

19
Todos los poseedores de documentos que son de interés cultural deben informar cualquier acción
que se pretenda realizar con los documentos a el Archivo General de la Nación, si no lo hacen, el
Estado les impondrá unas multas que van de acuerdo a la gravedad de la situación ocurrida.

El concepto de archivos privados de la Ley 594 de 2000 se encuentra expuesto en los artículos 36,
37, 38, 39, 40, 41, 42 y 43.

Donación, adquisición y expropiación.

El Archivo General de la Nación y todas entidades que hacen parte de ella pueden recibir
donaciones de documentos que son considerados de interés nacional y también puede
expropiarlos, apoyada por la Constitución Política, en caso de que los documentos privados se
encuentren en peligro de deterioro, perdida y cualquier otra situación que vaya en contra de la
integridad de estos.

Conservación de documentos.

Todos los documentos de interés nacional deben ser cuidados y protegidos para que se puedan
conservar en buenas condiciones y el público tenga acceso a ellos. Para este caso, el Archivo
General de la Nación puede disponer de una serie de acciones que permitan la protección de los
documentos. Todas las actividades relacionadas con la conservación y reproducción de los
documentos esta explicada en los artículos 46, 47, 48 y 49 de la Ley 594 de 2000.

Estímulos a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental de la nación.

El Estado le otorga a las personas naturales y jurídicas que realicen actividades que vayan en pro
de la conservación de los documentos que son considerados patrimonio de la Nación. “Estos
premios pueden ser becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones
honorificas”11

Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para
las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos
contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como
a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con
base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

Disposiciones finales.

En cuanto al control y cumplimiento de lo que está pactado en la Ley 594 de 2000, el Archivo
General de la Nación debe ser apoyado por los organismos de control como lo establece la ley en
el artículo 51.

11
Estímulos a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental de la nación. Articulo 50, Ley 594 de
2000.

20
En el caso de las vigencias y derogaciones, la Ley le da vigencia a todo lo que sea aprobado por
esta y derogara todo lo que sea contrario a las disposiciones ya descritas en la Ley.

10.3. Análisis del proyecto de ley no. 036 de 2007 por el cual se reglamenta el ejercicio
profesional de la disciplina archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones.

Lo que se busca con la profesionalización de la Archivística es generar los espacios para que la
profesión se pueda desarrollar más, para que se realice más investigación en este campo y para
que se especialice la docencia y se preparen mejor a los profesionales de la Archivística. El
proyecto de ley busca darle continuidad a la ley actual (Ley 594 DE 2000) y permite también
mejorar la formación profesional para de esta forma perfeccionar las actividades que se
desarrollan en la aplicación de esta profesión.

El proyecto de ley hace mucho énfasis en la formación ética que deben tener los profesionales de
este campo, ya que la profesión tiene en sus manos el patrimonio documental de la Nación y este
es de gran importancia para el desarrollo de nuestra sociedad y el país en general.

El proyecto de ley No. 036 de 2007 plantea el reconocimiento del ejercicio profesional del
archivista. Por medio de este proyecto se pretende dar claridad a todo lo relacionado con la
profesión de la archivística y de esta forma fortalecer las instituciones que demandan
profesionales idóneos en las ciencias de la información y la documentación.

Por medio del proyecto de ley se busca que las personas, responsables del patrimonio documental
del país, se especialicen en todo lo que concierne con la “clasificación, descripción, selección,
valoración, conservación, preservación, microfilmación, digitalización, restauración, custodia de
documentos, y por medio de estas actividades planear, diseñar y coordinar todos los procesos de
la administración documental”12. Además, el proyecto de ley hace énfasis en que la
profesionalización de la archivística abrirá las puertas a la docencia y el desarrollo de investigación
científica en todas las instituciones de educación superior.

El proyecto de ley establece que “las personas con formación técnica o tecnológica en archivística
podrán realizar las funciones de auxiliares de la archivística”13. Además, el proyecto de ley propone
un artículo transitorio por medio del cual, las personas que hayan realizado durante los diez años
anteriores a la aprobación del proyecto de ley, la actividad de la archivística, se deben someter a
un examen para poder obtener la inscripción en el Registro Único Profesional Archivístico, que los
acredite para seguir ejerciendo las actividades de la archivística

Los expertos en la archivística deben ser éticos en la gestión de administración de los archivos. Las
personas registrada como profesionales en archivística se deben encargar de la gerencia y la
administración de la información y de dirigir a los auxiliares, que en este caso son los técnicos o
tecnólogos en archivística, en las actividades relacionadas con la gestión documental de las
organizaciones.

12
Profesión de la Archivística, Campos de Acción, artículo 2.
13
Profesión de la Archivística, Profesiones auxiliares de la Archivística, articulo 3.

21
En Colombia existen instituciones educativas que ofrecen programas de pregrado, tecnológicos y
técnicos que se encargan de formar los profesionales en archivística. Las instituciones que ofrecen
programas de formación en archivística y afines son: la Universidad de La Salle, La Universidad del
Quindío, La Universidad Sur colombiana, La Universidad del Tolima, La Universidad de Antioquia y
el SENA.

El proyecto de ley No. 036 hace mucho énfasis en los deberes éticos que tienen los profesionales
de la archivística. Estos principios éticos se encuentran registrados, en el proyecto de ley, con el
nombre de código de ética para el ejercicio de la profesión de archivística y sus profesiones
auxiliares. En este punto se hace referencia al manejo de la información, a las acciones que se
realizan con el material que se administra, al acceso, a la información, que se debe dar al público,
al código contencioso administrativo y a la constitución política.

10.4. PERFIL PROFESIONAL DEL ARCHIVÍSTA

Debido a la utilización en los archivos de nuevas tecnologías en la producción, procesamiento y

difusión de la información; a la exigencia de tener procesos debidamente documentados exigidos
por la norma de calidad ISO 9000, la GP 1000 y el modelo estándar de control interno; ha surgido
la necesidad que los archivos sean administrados por personal eficiente de tal manera que le
permitan a las organizaciones ser más competitivas en este mundo cambiante de hoy.

En la sociedad colombiana muchas personas desconocen realmente cual es la importancia de las

funciones que desempeña un archivista, algunos consideran que realizan una labor muy sencilla y
sin ninguna transcendencia; y más aun cuando el avance de la tecnología tiende a disminuir la
intervención del personal de archivos, remplazándolo por personal con conocimientos en
informática y sistemas.

En el ámbito empresarial, los archivistas juegan un papel importante, ya que son los profesionales
que gestionan los documentos a la largo de todo su ciclo de vital, son los custodios de los
documentos probatorios de los derechos de los ciudadanos y de los derechos patrimoniales de la
sociedad o de las organizaciones que los generan. Los archivos son la memoria histórica de
cualquier organización convirtiéndose en fuentes de consulta, apoyo a la toma de decisiones
administrativas; sirviendo de información y soporte en el trámite de demandas de orden legal,
administrativo o fiscal.

22
11.4.1 Algunas de las funciones que desarrolla el profesional de la archivística son:

Analizar, procesar y suministrar información manual o automatizada.

Administrar unidades de información.

Impulsar el desarrollo de los archivos, mediante la organización técnica y la

implementación de servicios que faciliten el acceso a los documentos que los
conforman de acuerdo con la Ley General de Archivos u otras de carácter
institucional. Aplicar las normas legales y archivísticas.

Implementar sistemas de información manuales y automatizados para optimizar el

acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información.

Utilizar las nuevas tecnologías.

Contribuir a la democratización del acceso a la información y la documentación.

Realizar investigaciones sobre organización administración, procesamiento,

diseminación, acceso, almacenamiento, recuperación, distribución.

Detectar tendencias y necesidades de información.

Promover e incentivar la lectura.

Orientar usuarios en el uso de los recursos de las unidades de Información.

Han existido muchos debates sobre el lugar que ocupa la Archivística en el ámbito de las Ciencias
de la Información y de la Documentación. En muchas ocasiones se hace más hincapié en remarcar
la especificidad de la Archivística que en señalar los contenidos que son (o deberían ser) comunes.
Entre otras razones porque esto no hace otra cosa que perpetuar una fractura de la profesión, que
desde hace décadas se trata de evitar. Se ha considerado que uno de los problemas principales es
la ausencia de una titulación específica. Por esta razón, nos encontramos, título en mano, con dos
perfiles de futuros archiveros:

Por un lado, el de aquellas personas que proceden de Escuelas Universitarias y

Facultades de Documentación, que cuentan con una formación más centrada en
esas áreas troncales.

Por otro, el de aquellos que proceden de otras titulaciones con un perfil

generalmente más historicista o, si queremos, tradicional.

23
En cualquiera de los dos casos, la formación en Archivística tiene que pasar por la realización de
másteres y postgrados de contenidos más o menos homogéneos, cursos de mejor o peor pelaje,
unos esfuerzos autodidactas condicionados por una escasa literatura profesional en español, y la
realización de prácticas a través de becas y contratos temporales generalmente mal pagados y que
ofrecen un escaso margen de aprendizaje.

En ese trayecto, ambos perfiles tendrían que haber ido confluyendo; sin embargo, esa trayectoria
común no es tan usual como parece: como es normal, la formación especializada de unos y otros
tiende más:

A perfeccionar unos conocimientos que ya se poseían de la etapa de formación

universitaria; o bien a adquirir nuevos conocimientos que entran dentro del
campo visual que cada uno de estos perfiles les permite distinguir.

Y a orientar una futura carrera profesional, condicionada también por ese campo
visual reducido.

Si nos centramos en esta última cuestión, podemos ver como:

Aquel con un perfil de “archivero-documentalista” está más preparado para

trabajar en la empresa privada, bien a través de empresas de servicios
documentales (en el sentido amplio), bien directamente; en las que, en muchos
casos, actuará de chico/a para todo: archivero-bibliotecario-documentalista-gestor
de la innovación… No sólo porque para la empresa sea más rentable contar con un
profesional multidisciplinar, en lugar de varios especialistas; sino porque, en
ciertos casos, el volumen de trabajo en este ámbito no lo requiera. Otros
representantes de este perfil optarán por hacerse un hueco en las universidades:
desarrollarán una actividad científica centrada generalmente es aspectos muy
específicos, por lo general nuevos, y plasmados en artículos de escasa
trascendencia para los intereses del perfil contrario. Si alguno/a consigue acceder
a la docencia, se verá obligado/a a impartir asignaturas que probablemente se
alejen de la columna vertebral del corpus archivístico (del mismo modo que otro,
especializado por ejemplo en cibermetría, se puede ver obligado a impartir
asignaturas de Archivística, si el no hacerlo puede significar perder una
oportunidad laboral más que interesante). Todo ello será visto por los
representantes del otro perfil como una apropiación indebida de funciones, lo que
puede generar rechazo hacia todo aquello que se considere “propio de
bibliotecarios” aunque sea algo elemental como parte del cuerpo común de
conocimientos de las distintas ramas.

El que tiene un perfil formativo de “archivero-historiador” está en principio más

capacitado para opositar a alguno de los cuerpos de archiveros de las
Administraciones Públicas, a través de unas pruebas selectivas destinadas por lo
general a reclutar “archiveros integrales”, capaces de actuar a lo largo de todo el

24
 ciclo de vida de los documentos, pero cuyos temarios y pruebas terminan
decantándose hacia este mismo perfil, entre otras razones, porque son miembros
de este perfil los que elaboran los temarios, y porque los puestos de trabajo que
nutrirán serán sobre todo los de los archivos históricos. Y ése es precisamente el
objetivo del futuro archivero que procede de éste perfil formativo: trabajar en un
archivo histórico. No obstante, tendrá que afrontar el diseño y gestión de sistemas
de información en un mundo de nuevos usuarios, nuevas tecnologías y nuevas
normas, algo para lo que quizás no estaba preparado, por lo que tendrá que seguir
formándose o perpetuar la imagen del archivero-erudito decimonónico. No
obstante, no todos terminarán trabajando en un archivo histórico: algunos se las
tendrán que ver con la gestión de documentos desde sus primeras fases y con los
desafíos que supone la irrupción (desde hace ya unos años) de los documentos
electrónicos. Entonces, o se dan de bruces con sus carencias formativas y no saben
reaccionar, o se verán obligados a cierto reciclaje profesional. En cualquier caso,
los “archiveros-documentalistas” también se verán amenazados: por estar en
cierta desventaja a la hora de acceder a la función pública, al tener que afrontar
pruebas y enfrentarse a tribunales más propios del perfil historicista; por una
literatura profesional (artículos, manuales) producida por este sector que no llega
a cumplir con sus expectativas o sus intereses; o por encontrar en puestos que
consideran más acordes con su formación a personas que proceden de Facultades
de Historia.

10.5. EL SECTOR DE LA ARCHIVÍSTICA

El desarrollo del sector de bibliotecas y archivos ha tenido en los últimos 15 años un avance
significativo en los aspectos legal y normativo, organizacional, tecnológico, educativo y laboral, lo
cual se evidencia en un sector fuerte con una dinámica continua, aunque con niveles disímiles, el
cual es hoy por hoy reconocido en el ámbito latinoamericano, por su alto grado de desarrollo.

La utilización de las nuevas tecnologías ha ido permeando la sociedad colombiana, aunque todavía
dista mucho de los niveles alcanzados en los países más desarrollados; sin embargo, este avance
es cada vez más evidente en la cultura de nuestras comunidades, las cuales reclaman un lugar en
la sociedad de la información. En el terreno de lo institucional, las tecnologías han revolucionado
el acceso al conocimiento y a la información para miles de trabajadores de todos los sectores de
nuestra sociedad. Este desarrollo igualmente está marcado por el fenómeno de la globalización,
que ha eliminado las fronteras entre los hombres.

En los últimos 15 años, los avances tecnológicos en todos los órdenes, han modificado las
estructuras de las organizaciones, haciéndolas más planas gracias al desarrollo en las
comunicaciones.

Este escenario ha impactado directamente a los sectores relacionados con la información y

particularmente a las bibliotecas y archivos, los cuales se han visto afectados por igual de manera
positiva y negativa con este desarrollo.

25
Aunque la archivística tradicional ha desarrollado por más de 100 años una serie de principios,
normas, técnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados que permiten
una adecuada organización de los archivos y de los documentos, los cuales se aplican de manera
generalizada en todo el mundo, estos avances no se han aplicado de manera homogénea en todos
los archivos del país, siendo lo más afectados los archivos del sector público, y dentro de éstos los
archivos de los municipios y los departamentos.

Por otro lado, algunos archivos, han incorporado las nuevas tecnologías de la información a su
trabajo, pasando en muchos casos por encima del desarrollo tradicional del archivo, en un intento
por cerrar la brecha del subdesarrollo archivístico de nuestras instituciones, desconociendo la
aplicación de los principios universales de la archivística.

Debido al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos y a la reglamentación de la Ley 594 del
2000, los archivos públicos continuarán su desarrollo principalmente con el fin de ajustarse a la
normatividad vigente, lo cual significa que continuarán aplicando conocimientos técnicos en
materia de administración de archivos, organización, descripción, selección y conservación de
documentos, diseño de servicios archivísticos, gestión documental, elaboración y aplicación de
tablas de retención documental.

Las exigencias del mercado de software continuarán presionando, principalmente a los sectores
directivos de las organizaciones, para que incorporen aplicaciones de gestión documental,
recuperación de información, tablas de retención documental y otros modelos tecnológicos
emergentes tales como gestión del conocimiento, gestión de contenidos, herramientas del flujo de
trabajo, entre otros.

El uso de tecnologías como la digitalización que permiten simultáneamente la disminución de

espacio y la facilidad para recuperar los documentos así como la protección del original, se irá
masificando en los archivos, gracias a la reducción en el costo y el mejoramiento de los estándares
técnicos de los productos resultantes de este proceso.

Las aplicaciones de documento electrónico serán cada vez más comunes, no sólo debido al
desarrollo de un mercado en este aspecto, con nuevos proveedores de software y la aparición de
nuevos productos sino debido a que los archivistas se están familiarizando con dichas tecnologías,
demandando cada vez más su utilización.

El uso de la información demandará igualmente de tecnologías que faciliten la prestación de los

servicios en el archivo, tales como fotocopiadoras, impresoras y escáneres, entre otros.

En materia de seguridad de la información, los archivos deben preocuparse por la protección de la

integridad de los documentos electrónicos, lo cual supone la aplicación de tecnologías apropiadas
que incluyan la posibilidad de certificación de los documentos, la firma digital, la no repudiación,
entre otros.

En relación con nuevos adelantos tecnológicos, el desarrollo de Internet, las exigencias de llevar la
administración pública a la Web, las políticas del gobierno en cuanto a la divulgación de los

26
documentos públicos, y el derecho de todo ciudadano a vigilar a sus gobernantes gracias a las
veedurías ciudadanas, son un elemento de presión para que el sector público implemente
servicios archivísticos basados en la Web; esto supone de entrada, la necesidad de trabajar con
estándares internacionales para la creación y publicación de los documentos electrónicos, a partir
de estructuras como XML, EAD, OAI, entre otras, las cuales facilitan, no sólo la descripción
uniforme de documentos, sino su recuperación y el intercambio de información entre organismos.

En materia tecnológica el computador se convertirá, en todos los archivos, en la principal

herramienta de trabajo del archivista, pues su desarrollo está asociado al desarrollo de la
tecnología, y el PC es actualmente el instrumento más importante de este desarrollo, tanto para
propósitos técnicos como administrativos. El computador personal permitirá automatizar de
manera paulatina, principalmente en los archivos públicos, algunas de las tareas archivísticas
como la elaboración de informes y estadísticas pasando por el control de préstamos y
transferencias hasta la automatización de los instrumentos de descripción y la posibilidad de
contar con programas informáticos para la gestión integral de los documentos.

La microfilmación continuará siendo el método tecnológico más apropiado para la adecuada

preservación de documentos de valor permanente y como mecanismo de uso a información que
debe protegerse de la manipulación. Sin embargo, los avances tecnológicos están trayendo nuevas
opciones que requieren una adecuada preparación del archivista, y entre las cuales se destacan los
sistemas híbridos, que permiten obtener un archivo digital de un microfilme o un microfilme de un
archivo digital.

El desarrollo de la Intranet es indispensable en un mundo como el de hoy. Muchos de los servicios

que el archivo puede proveer se pueden prestar a través de las redes, y la intranet facilita la
comunicación entre el archivista y sus usuarios; se puede usar para que los documentos que una
organización produce puedan ser visibles o accesibles cuando se necesiten sin necesidad de
trasladarse al archivo.

En materia tecnológica, el archivista deberá mantener una posición mediadora entre los avances
de la tecnología y las implicaciones en la preservación de la memoria de las organizaciones; lo cual
significa que su misión es garantizar el acceso a las nuevos soportes, analizando de manera
adecuada los niveles de obsolescencia y la actualización de las tecnologías, para proponer la
adquisición e incorporación de dichos adelantos sin sacrificar la perdurabilidad más que de los
medios, de la información.

Al comparar los perfiles de formación que ofrecen los programas de las Universidades en Ciencia
de la Información en La Salle, Javeriana, Antioquia, Quindío y Tolima, se observa una tendencia
marcada hacia la formación de profesionales en aspectos como:

• Tecnologías de la Información y la comunicación.

27
 • Habilidades Administrativas.

• Gestión empresarial.

• Flexibilización en las áreas de desempeño.

• Gestión del conocimiento.

• Aporte social del profesional como agente de cambio.

• Tratamiento de los nuevos formatos y su preservación.

De igual forma, respondiendo a la demanda del sector productivo, las diferentes universidades
están aumentando la formación de los futuros profesionales en el manejo de las nuevas
tecnologías de la información y la comunicación, y en especial en la forma como éstas afectan el
desarrollo de la función natural de bibliotecas y archivos, así como de otras unidades de
información.

Así mismo, se están realizando esfuerzos por mejorar la formación integral del los profesionales en
estas dos áreas, en la medida en que las universidades están ampliando los perfiles ocupacionales
de sus egresados, de tal forma que puedan incorporarse a los diferentes sectores del mercado
laboral, mediante el dominio de competencias específicas en los diferentes campos de las ciencias
de la información.

Una clara tendencia del sector tiene que ver con al aumento de la demanda de personas con
formación técnica y tecnológica principalmente en el sector de archivos; no obstante esta misma
tendencia se evidencia de manera tácita en algunas de las ofertas de empleo que se dirigen el
sector de bibliotecas, que demanda profesionales con conocimientos técnicos especializados, en
áreas para la cuales las facultades de bibliotecología han reducido sustancialmente la formación.

Por otro lado, la amplia oferta de capacitación no formal que existe en el país muestra una
marcada orientación a actualizar al personal de archivos y bibliotecas en aspectos técnicos o en
áreas de la formación disciplinar cuyos conocimientos son útiles para el desempeño de un cargo o
el desarrollo de una función técnica. Esto indica que no existe un inventario real de las
necesidades de capacitación que permita orientar este tipo de formación; de otro lado, las
entidades que ofrecen esta capacitación tienen una mejor adaptabilidad a las necesidades
cambiantes del entorno, respondiendo de manera más eficiente a la demanda del sector. Esta
tendencia se mantendrá mientras el sector formal (IES) no esté en condiciones de responder
rápidamente a la demanda; de igual forma, las asociaciones profesionales y de bibliotecas,
seguirán ofreciendo educación no formal a sus miembros y a la comunidad en general.

Una última tendencia tiene que ver con la modalidad de educación y formación ofrecida. De
acuerdo con el análisis de la oferta formativa, en los niveles de la formación técnico, tecnológico,
profesional y de postgrado, está caracterizada por una modalidad presencial o semi-presencial en

28
los principales centros urbanos, y un incremento de la formación virtual en regiones apartadas de
estos centros, o en donde por sus características resulta costosa la formación presencial.

El desarrollo del sector está asociado a la consolidación de una industria de la información cuyo
génesis es el mismo sector que potencialmente utiliza sus servicios. Dentro de este contexto, la
amplia cantidad de empresas que hoy en día ofrecen servicios en el sector de archivos y
bibliotecas es resultado de la demanda de servicios del mismo sector, muchos de los cuales no se
ofrecían en el mercado o simplemente no existían.

En el sector de archivos por ejemplo, algunas de las empresas que hoy atienden las necesidades de
los archivos, se crearon debido a las exigencias de la Ley 80 de 1989 y posteriormente de la Ley
594 del 2000; así, en la medida en que la reglamentación de la ley vaya avanzando, de igual forma
crecerá el sector proveedor, bien mediante la creación de nuevas empresas o la transformación de
otras.

En el mediano y largo plazo, las necesidades en uno y otro sector seguirán aumentando, por dos
razones fundamentales:

 La descompensación de la matrícula en programas de bibliotecología y archivística

frente a la demanda del sector, siendo la primera deficitaria, pues no alcanza a
cubrir satisfactoriamente las necesidades de las instituciones en cuanto a personal
calificado.

 La reducción en la formación técnica, debido al cambio en los currículos de los

programas universitarios en estos dos campos, lo que hace que los profesionales
prefieran vincularse en cargos de nivel directivo, administrativo, de servicios o de
énfasis tecnológico.

Precisamente este fenómeno está generando un nuevo escenario en el cual los profesionales en
las áreas de estudio, se están orientando a la creación de empresas especializadas en proveer
servicios a bibliotecas y archivos, ya que la problemática del país en estos sectores requiere aún
varios años antes de ser resuelta, al menos en los aspectos técnicos propiamente dichos.

El desarrollo de las competencias laborales debe estar dirigido a mejorar el desempeño del
personal en las diferentes unidades de información, considerando la heterogeneidad de los
diferentes subsectores, pero además, mejorará las condiciones laborales ofrecidas como cargo,
salarios y ubicación geográfica, ya que en la formación se habrá de tener en cuenta la flexibilidad
del mercado, pues se tenderá a formar personas para emplearse poniendo a disposición las
competencias alcanzadas en la formación.

En relación con otras áreas ocupacionales, las funciones de archivos están inmersas en el contexto
empresarial, constituyéndose en uno de los ejes de la gestión administrativa en las organizaciones.
En el sector de los archivos, existe una evidente relación con otras áreas como la administrativa,

29
particularmente con el subárea de correspondencia y con el área de informática y
telecomunicaciones.

En el caso de la subárea correspondencia, aunque los cargos asociados a ésta se ubican dentro de
la escalas de cargos administrativos de cualquier organización, su estrecha relación con la gestión
documental, hace necesario deslindarla del área administrativa y ubicarla en el área archivística,
ya que la teoría moderna en este campo, como las normas que sobre el particular expide el
Archivo General de la Nación, involucran a los procesos de correspondencia con el manejo integral
del documento en cualquier organización.

Existen cargos tanto en los archivos como en las bibliotecas que están relacionados con el manejo
de tecnología; de este resultado se desprende la necesidad de realizar un estudio, sobre la
formación y capacitación en el área de informática y telecomunicaciones en los diferentes niveles
de cargos, pues es claro que las competencias en este campo son un elemento esencial para la
vinculación del personal y para el desempeño laboral en estos dos sectores.

Es posible identificar:

 Incremento en la solicitud de personas con formación técnica, y por consiguiente

en el empleo, para desempeñar cargos que requieren conocimientos técnicos,
apoyados en el saber hacer. En este nivel igualmente existe una baja oferta de
personal calificado, siendo el SENA la única entidad que ofrece formación en este
nivel.

 Debido a la naturaleza y características del sector, para el desempeño de cargos o

posiciones intermedias dentro de los archivos y bibliotecas, el sector empleador
necesita contar con personal con formación tecnológica, formado para el
desempeño de ocupaciones en una determinada especialidad.

 Cambio en la orientación de la oferta de empleo para el sector profesional,

caracterizado por perfiles de cargos gerenciales, con habilidades administrativas y
técnicas para el manejo de macro proyectos así como de proyectos de
outsourcing.

 Aumento de la modalidad de contratación por servicios y a término fijo,

principalmente en proyectos de outsourcing, con salario integral, lo que se traduce
en altos niveles de rotación e inestabilidad laboral.

30
  Incremento del ingreso salarial de los profesionales del sector, tanto en los niveles
técnicos, como tecnológico y profesionales, debido principalmente a la relación
entre oferta y demanda, por cuanto existe un déficit de personal calificado para
atender las necesidades de los sectores de bibliotecas y archivos.

 Nuevas alternativas en la jornada laboral en el sector de bibliotecas, debido a la

necesidad de ampliar los servicios de la biblioteca, situación que puede favorecer
la creación de programas de formación en media jornada.

10.6. LA TECNOLOGÍA EN ARCHIVÍSTICA DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

La Tecnología en Archivística, es un programa académico de la Escuela Interamericana de

Bibliotecología, creado en el año 2005, que busca formar un tecnólogo integral, con las siguientes
características:

Profesional consciente de la importancia que tienen los archivos de las

instituciones públicas y privadas, como recurso corporativo decisivo, vital y
estratégico.

Promotor cultural, con gran responsabilidad por la protección del patrimonio

documental de la Nación, fuente esencial para el desarrollo cultural, científico y
tecnológico del país.

Líder en la gestión de la información, el diseño y el desarrollo de programas de

administración de documentos y archivos.

Gestor del conocimiento, capaz de insertarse de forma activa en la propia

organización, estableciendo canales de comunicación con los centros de decisión,
gestión e investigación de las organizaciones.

Emprendedor, capaz de proponer y desarrollar proyectos archivísticos pertinentes

a las necesidades de información que demanda el medio.

La Tecnología, se imparte actualmente en Medellín y en tres sedes de la Universidad: Sonsón,

Yarumal y El Carmen de Viboral, con registro calificado del Ministerio de Educación Nacional
(Resoluciones 829, 3603, 3602 y 832, respectivamente). Además, se encuentra creado para otras
sedes de la Universidad: Andes, Turbo, Caucasia y Puerto Berrío, con sus respectivos Registros
Calificados.

31
El desarrollo de nueve (9) cohortes tanto en Medellín, como en las tres sedes mencionadas, ha
develado la necesidad de evaluar el pregrado y atender la demanda del medio en cuanto a la
posibilidad de profesionalizar y ofrecer a las instituciones públicas y privadas un archivista
profesional con las competencias requeridas para administrar los archivos a partir de una
formación integral, en los diversos aspectos y procesos archivísticos: selección, organización,
descripción, valoración y conservación de los documentos, así como en procesos de
administración, investigación y teoría archivística.

10.7. INVESTIGACIÓN DE MERCADOS.

Philip Kotler define la investigación de mercados como la función que vincula al consumidor, al
cliente y al público con el mercadólogo, por medio de información14. El proceso consiste en
reunir, registrar y analizar datos con el fin de ayudar a la toma de decisiones. En el caso concreto
de las empresas privadas, la investigación de mercados ayuda a la dirección a comprender su
ambiente, identificar problemas y oportunidades y evaluar y desarrollar alternativas de acción del
marketing. En el caso de las organizaciones públicas, la investigación de mercados contribuye a
una mejor comprensión del entorno, a fin de tomar mejores decisiones de tipo económico,
político y social.

Por lo tanto, puede afirmarse que la investigación de mercados es una herramienta muy poderosa
para la toma de decisiones, que ayuda a disminuir el riesgo al que están sujetas las instituciones en
general.

Establecimiento de la necesidad de realizar la investigación de mercados

Uno de los aspectos clave de un proyecto de investigación de mercados es determinar la

necesidad de una Investigación de mercados. Es un paso imprescindible antes de empezar
cualquier proyecto, y si se hace adecuadamente, puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

Puede ser posible que la información ya esté disponible, otra organización puede haber realizado
un estudio muy parecido, reciente y que proporcione la información necesaria para tomar una
decisión. Por esto antes de embarcarse en un proyecto de investigación es importante averiguar
que el estudio no se haya realizado antes.

A veces, simplemente no hay suficiente tiempo para una Investigación de mercados. Hay
problemas que requieren una respuesta inmediata. Aunque alguna investigación puede realizarse
en un intervalo de tiempo relativamente corto, la mayoría, como encuestas personalizadas,
requieren semanas o meses de trabajo.

Frecuentemente, no hay recursos disponibles para desarrollar una Investigación de mercados. Si

se lleva a cabo internamente, requiere personal, recursos y presupuesto. Si se realiza
externamente, por una empresa de investigación, requiere dinero y algo de tiempo del personal.

KOTLER, Philip, ARMSTRONG, Gary. Mercadotecnia, Capitulo 4: Investigaciones de Mercado y sistemas

de Información. Tercera edición. Prentice Hall, 1994. México.

32
Si no hay suficiente dinero para dedicarlo a una Investigación de mercados, sólo se tiene que dar
un mejor destino a estos recursos.

Incluso cuando los fondos y otros recursos para llevar a cabo una investigación están disponibles,
siempre hay que balancear sus costos con su valor potencial. Algunas decisiones tienen poco
impacto mientras otras decisiones pueden ser muy importantes y justificar una investigación.

Definición del problema

La definición del problema es el paso individual más importante en el desarrollo de una

Investigación de mercados ya que sirve de guía para el resto del estudio. Una clara formulación del
problema es la clave de una buena Investigación de mercados, se dice que un problema bien
definido está medio resuelto. Parte del trabajo de un investigador de mercado consiste en trabajar
junto con el cliente para determinar correctamente el problema.

Establecimiento de objetivos de investigación

Los objetivos de la investigación, aunque relacionados y determinados por la definición del

problema, tienen que definirse de tal manera que cuando se alcancen, proporcionen la
información necesaria para solucionar el mismo. Una buena manera de establecer los objetivos de
investigación es preguntarse, qué información se necesita para resolver el problema.

Determinación del diseño de investigación

Cada proyecto de investigación es diferente por lo que se han definido métodos y procedimientos
para recoger y analizar los datos para cada caso. De hecho, existen tres tipos de diseños de
investigación:
• Diseño de Investigación Exploratoria: La investigación exploratoria se define como la
recolección de información de una manera no estructurada e informal, se suele utilizar para
definir el problema. Sin embargo, los investigadores de mercado pueden realizar la
investigación exploratoria de una manera formal utilizando procedimientos que ayudan a los
gerentes a definir el problema o hacer los síntomas más claros.
• Diseño de investigación descriptiva: Los diseños de investigación descriptiva se refieren al
conjunto de métodos y procedimientos que describen variables de marketing. Los estudios
descriptivos describen estas variables respondiendo a las preguntas ¿quién?, ¿qué?, ¿por qué?
y ¿cómo?, estos tipos de estudios de investigación pueden describir las actitudes, intenciones
y comportamientos de los consumidores o de la competencia.
• Diseño de Investigación Causal: La investigación causal permite determinar la causalidad, es
decir, qué variable hace que cambie otra variable. La variable que causa el cambio se llama
variable independiente y la variable que es afectada por estos factores se llama variable
dependiente. Aunque los diseños de investigación causal proporcionan un alto grado de
comprensión de las variables estudiadas, suelen requerir complejos y caros experimentos.
Incluso con experimentos no muy caros, no es fácil controlar o, por lo menos, medir todos los
factores que pueden causar el fenómeno que se estudia. Por esta razón, los diseños de
investigación causal son poco frecuentes en el sector de investigación de mercados.

33
Identificación de tipos y fuentes de información
Básicamente, se puede diferenciar dos tipos de información que están a disposición de los
investigadores de mercados: datos secundarios y datos primarios.
• Datos Secundarios: Como su nombre indica, es la información que ha sido recogida con algún
otro propósito. Es decir, se utiliza con un propósito que es secundario con respecto a su
función original. Muchos problemas de marketing pueden resolverse mediante la utilización
de datos secundarios. Estos casi siempre se utilizan en cualquier proyecto de investigación
porque su recogida es rápida y relativamente barata. Los datos secundarios se suelen utilizar
para llevar a cabo investigaciones exploratorias que, como se ha señalado antes, sirven
frecuentemente para definir el problema.
Sin embargo, hay algunos problemas con los datos secundarios. Por ejemplo, pueden ser
obsoletos o la información puede no tener el formato adecuado para el problema en cuestión
y pueden surgir dudas acerca de la integridad de la organización que ha recogido y presentado
los datos.

• Datos Primarios
Información recopilada por primera vez. Ayuda a resolver el problema de la investigación
actual. Debido a muchos tipos de problemas, los datos secundarios pueden simplemente ser
insuficientes o no existir. De Información Para La Investigación De Mercados.
La información primaria puede ser de dos tipos cualitativa y cuantitativa. El método cualitativo
busca conocer y comprender las opiniones, comportamientos, hábitos y motivaciones de las
personas objeto de estudio. A diferencia de los métodos cuantitativos no se pretende conocer
el número de personas que realizan una actividad determinada o piensan de cierto modo, sino
que se pretende conocer el cómo y el por qué de su comportamiento u opinión.

Determinación de los métodos de recolección de datos secundarios

Una forma de obtener datos secundarios es a través de las bases de datos en línea, que son un
conjunto de información pública accesible para cualquier persona que tenga un computador
adecuado. Otra fuente es la información interna que posea el cliente, la cual es muy barata y fácil
de conseguir. También podemos mencionar como fuentes de información secundaria los
documentos que publican las empresas de investigaciones de mercado, las asociaciones de
empresas, las universidades, el gobierno, entre otras.

Determinación de los métodos de recolección de datos primarios

Los datos primarios pueden recogerse a través de encuestas, observación, entrevistas o paneles
grupales. A diferencia de los datos secundarios estos son más costosos de obtener y tardan más
tiempo, pero su costo se compensa con la utilidad que proporcionan.
Con la observación se recoge información primaria, tanto cualitativa como cuantitativa. Es un
método de campo que se suele utilizar como complemento de otros métodos de recogida de
información. Permite tener muchos detalles sobre el elemento observado aunque puede

34
incomodar al sujeto que está siendo observado o investigado. Algunos tipos de observación que
son:

• Observación Natural: El investigador no modifica ningún elemento del entorno.

• Observación Manipulada: El investigador altera el entorno para observar reacciones.
• Observación estructurada: el investigador conoce perfectamente la situación que va a
investigar y solo anota los datos que considera relevantes para el estudio.
• Observación no estructurada: El investigador no sabe lo que puede ocurrir y toma nota de
todo lo que observa.

Técnicas de Recolección de datos primarios cuando se emplea el método cualitativo

Los métodos cualitativos facilitan la obtención de la información en grupos reducidos de personas
que no representan un número importante de la población que se pretende estudiar.
Las técnicas cualitativas más utilizadas se pueden agrupar en Técnicas proyectivas, pseudocompra,
entrevistas en profundidad y técnicas de grupo. A continuación se hará una explicación de cada
una:

• Técnicas Proyectivas: Son técnicas indirectas muy relacionadas con la psicología donde el
individuo desplaza al exterior aspectos o vivencias interiores. Buscan encontrar la motivación
auténtica o razón oculta de cierto comportamiento, induciendo a las personas a estímulos
ambiguos que generen una respuesta espontánea. Los test más aplicados son los siguientes:

o Test de libre asociación de palabras: Pretende que el individuo responda lo primero

que se le venga a la mente en relación con una determinada palabra. Una forma de
aplicar este test es pidiéndole a la persona que cite sinónimos o antónimos de una
lista de palabras que se le entrega. Otra puede ser presentando una lista de palabras
para que el entrevistado agrupe aquellas que tengan un significado similar dentro del
conjunto de términos dados (objetos, empresas, marcas o personas).
o Test de Frases incompletas: Consiste en presentar al entrevistado una serie de frases
en las que faltan algunas palabras intermedias para que el entrevistado las complete.
Se le puede pedir al entrevistado que complete frases relacionadas con productos,
marcas, personas o empresas. También es muy utilizado que al individuo se le
entregue el inicio de una historia para que el encuestado la termine.
o Test de apercepción temática(TAT): Test proyectivo en el que el paciente expresa sus
intereses, esperanzas y temores, a través de los relatos que inventa, tomando como
punto de partida una serie de escenas ambiguas. Se compone de láminas a blanco y
negro que se presentan al sujeto, quien elabora historias a partir de ellas. Su análisis le
permite al profesional inferir los deseos, esperanzas, temores, conflictos y
experiencias encubiertos que el sujeto proyecta en ellas.
o Test de Frustración de Rosenzweig: Este test consiste en que el individuo al que se
somete el test tiene que completar una conversación en una viñeta. La valoración e
interpretación de las pruebas objetivas es compleja y requiere formación específica
por parte de los profesionales que las utilizan
o Test de respuesta a imágenes: Esta técnica consiste en presentar imágenes y permitir
que el entrevistado exprese sus opiniones.

35
• Pseudocompra: Se le conoce como técnica de cliente oculto o incógnito. Consiste en
presentarse como un cliente potencial y actuar como un comprador cualquiera. El objetivo de
la pseudocompra es analizar la actitud del vendedor, los argumentos de venta que utiliza, las
marcas ofrecidas al cliente, las soluciones dadas a los problemas planteados por el falso
comprador, el aspecto interior y exterior del local, las características personales del vendedor
y su apariencia, el flujo de clientes en el local, entre otras.
• Entrevista en profundidad15: Es una técnica donde el investigador interactúa con un solo
individuo y le anima a que opine sobre un producto o situación particular. Es necesario que se
realice en un ambiente relajado y agradable para que el entrevistado responda abiertamente.
La persona que realiza la entrevista debe dominar el tema, ser capaz de responder cualquier
inquietud que se le presente al entrevistado y tener la habilidad de retomar el tema cuando
este se haya desviado.
o Entrevista clínica: Se trata de indagar sobre los procesos psicológicos por los un
paciente actúa de una manera determinada. En el mercadeo se hace de forma similar
ya que se busca conocer las opiniones de un individuo con el fin de identificar sus
motivaciones.
o Entrevista Libre: El entrevistador hace preguntas abstractas y las improvisa sobre la
marcha, en función de las respuestas del individuo. Se desarrolla sin un cuestionario
previamente establecido, aunque dentro de unos determinados objetivos. El
entrevistador debe permitir a la persona entrevistada expresarse libremente sobre el
área de investigación cuando el primero se aleje considerablemente de las mismas.
o Entrevista Semi-estructurada: el entrevistador tiene un cuestionario generalmente
poco extenso a complementar que puede desarrollar con cierta libertad.
o Entrevista estructurada: es la que se desarrolla de acuerdo con un cuestionario
previamente establecido y según las instrucciones concretas recibidas por el director
de la investigación. El entrevistador debe regirse en todo momento por las órdenes
recibidas para lograr que la información recogida sea uniforme.
• Técnicas de grupo: Es un método de recolección de datos donde el investigador interactúa con
varias personas con el fin de conocer actitudes u opiniones de los participantes.

o Discusión de grupo: Es una técnica en la que se reúne a varias personas para que
discutan libremente sobre un tema específico. El número de participantes oscila entre
ocho y quince. El investigador en esta técnica actúa como moderador de la reunión y
debe lograr que todos los asistentes opinen. La reunión tarda alrededor de una y dos
horas. Se debe grabar todo lo tratado en la reunión ya que luego debe ser analizado
detalladamente.

o Brainstorming: Conocido como lluvia o tormenta de ideas es un tipo particular de

reunión de grupo cuyo único fin es crear ideas. La tormenta de ideas se distingue,

15
Investigación cualitativa Escrito por Juan Báez y Pérez de Tudela, Báez y Pérez de Tudela

36
 también, de una reunión de grupo porque en este tipo de reuniones sólo pueden
participar expertos. Esta técnica suele dividirse en dos fases: fase de generación de
ideas y fase de selección de ideas. En la primera fase se trataría de producir el mayor
número posible de ideas no haciendo ningún tipo de crítica, mientras que en la
segunda fase se realizaría un análisis y selección de las ideas anteriores. En esta fase, si
se suelen poner a las ideas posibles pegas, comentarios para quedarnos con las ideas
más relevantes.

o Phillips 66: La principal ventaja de esta técnica es que permite agrupar o reunir a un
número de personas comprendido entre 50 y 100, es decir, permite trabajar con
colectivos de tamaño medio. El procedimiento que se sigue a la hora de aplicar esta
técnica distingue las siguientes fases: Inicialmente se reúne a todos los participantes
en una sala y se les propone un determinado tema a debatir. A continuación, se les
invita a separarse en pequeñas comisiones, de 6 a 10 personas, para discutir sobre ese
tema en salas aisladas. Luego en cada comisión se elige un coordinador y los
participantes nombran un portavoz. En esa comisión, los participantes debaten sobre
el tema y extraen las principales conclusiones de su discusión. Se vuelve a reunir de
nuevo a todos los participantes y los portavoces de cada comisión exponen los
resultados obtenidos, para que posteriormente se debatan sobre estas conclusiones.
Hay que dejar bien claro que lo que se pone en común son las conclusiones y no el
tema a tratar, esto se realiza para no tener que partir de cero.

o Método Delphi: En el método Delphi se trabaja con un grupo de expertos

independientes que no tengan nada que ver con la empresa que se encarga de la
investigación. En este caso no va a ver comunicación oral, sino que la comunicación va
a ser por escrito. Las fases o etapas del método Delphi son las siguientes: En la
primera fase se define el problema a estudiar, en la segunda fase se realizaría la
selección de los expertos, en un número de 20 a 25, siendo todos especialistas en el
tema a tratar, en la tercera fase se les envía a los expertos una carta con la descripción
del problema objeto de estudio y con una pregunta muy general acerca del estudio,
una vez que los expertos seleccionados han respondido a esa pregunta se extraen los
principales aspectos mencionados por ellos, y se elabora a partir de estos aspectos
mencionados un cuestionario, la quinta fase consistiría en el envío de los cuestionarios
a los expertos en los que se le piden estimar algunos aspectos concretos de tipo
cuantitativo, una vez que los expertos responden al cuestionario se trata la
información recibida y se calcula medidas de tendencia, como la mediana, y se calcula
también la dispersión de los datos. Todos estos datos se calculan para ver hasta qué
punto hay consenso entre los expertos seleccionados. En la séptima fase se envía los
resultados obtenidos a los expertos y se les pide que revisen su posición. Si el experto
dice que permanece en su posición tiene que explicar o argumentar las razones que le
mueven a dar esa opinión, y lo mismo para el caso en el que diga que no mantiene su
primera respuesta. Finalmente se repiten las dos últimas fases para intentar que la
dispersión de la información sea lo más pequeña posible. El objetivo es alcanzar una
evaluación consensuada sobre el tema objeto de estudio.

37
Técnicas de Recolección de datos primarios cuando se emplea el método cuantitativo
A la hora de obtener datos primarios por método cuantitativo las encuestas son el método más
utilizado. El tipo que se elija depende de los recursos que se posean:
• Encuesta por correo postal: Se envía la encuesta, la dirección a donde debe ser devuelta una
vez sea diligenciada y una carta que explica la importancia de responder la encuesta y los
agradecimientos por participar de esta. El costo de realizar este tipo de encuesta es bajo y se
llega a un gran número de personas, aunque la tasa de respuesta es muy bajo y no se tiene
control ni veracidad de la encuesta.
• Encuestas Telefónicas: Los cuestionarios deben ser muy cortos y con preguntas muy fáciles de
contestar. La respuesta a las preguntas que se formulan es inmediata por lo que el tiempo de
recolección de la información es muy rápido. La comunicación es directa lo que hace que el
rechazo sea menor que en las encuestas por correo postal, aunque el costo es más alto.
• Encuestas Personales: Son el método de obtención de información primaria cuantitativa más
directo. Son confiables por qué se sabe quien responde y se evita la influencia otras personas.
Permiten resolver dudas al encuestado y utilizar materiales de apoyo. La tasa de respuesta
suele ser mayor que en los demás métodos aunque el coste es muy alto.
• Encuestas Electrónicas: Se envían y responden con rapidez y permite utilizar material de
apoyo. Sin embargo el cuestionario debe ser corto para que se obtenga una buena tasa de
respuesta.

También se emplea como método de recolección de información cuantitativa los paneles. Estos se
caracterizan porque la información se recoge periódicamente para analizar comportamientos
históricos. Los más conocidos son paneles de consumidores, de detallistas y de audiencias.

Diseño de cuestionarios para recogida de datos

Hay dos métodos básicos que se utilizan para recoger información: hacer preguntas y observar.
Ambos métodos de recogida utilizan formularios estandarizados, llamados cuestionarios, que
registran la información comunicada por los encuestados o el comportamiento de los encuestados
observado por el investigador. Existen dos tipos de cuestionarios:
• Estructurados: Listan preguntas que tienen opciones de respuestas predeterminadas.
• No Estructurados: Tienen preguntas abiertas y/o preguntas basadas en respuestas previas.
Ambos cuestionarios pueden ser:
• Encubiertos: El encuestado desconoce el verdadero objeto del estudio.
• Descubiertos: El encuestado es consciente del propósito y/o de promotor del estudio.
Hay que tener cuidado al diseñar un cuestionario que intente obtener información objetiva de los
encuestados. Esto significa evitar tanto las respuestas ambiguas como las respuestas sugeridas.
Determinación del plan y el tamaño de muestreo
Es importante determinar un plan de muestreo y el tamaño de la muestra. El grupo que se quiere
estudiar se llama población. Estudiar todos los miembros de la población es poco frecuente, pero
suele realizarse cuando la población es muy pequeña. Por el contrario, cuando la población es muy

38
grande los investigadores de mercados estudian subconjuntos de la población, llamados muestras,
con el fin de recoger información de manera eficiente.
Hay que tener cuidado al diseñar la muestra. Es importante notar que, dado que una muestra
representa parte de la población que se está estudiando, las características de la muestra no
coincidirán exactamente con las características de la población. La diferencia entre los datos de la
muestra y los verdaderos, aunque desconocidos, datos de la población, se llama error de
muestreo. Afortunadamente, como se puede ver, es posible medir la magnitud del error de
muestreo que tiene cierta estimación de la muestra de alguna variable de la población o
parámetro.
Hay 3 cuestiones fundamentales referentes al muestreo.
• Población: Hay que determinar quién o quizás qué muestrear al definir el problema.
• Elemento muestral: Una unidad de la entidad que se está estudiando. El elemento muestral
puede ser un vendedor de supermercado, un cabeza de familia o una tienda minorista. Un
aspecto importante también es el marco muestral, una lista de la que se extraen los elementos
muéstrales.
• Tamaño muestral: Determina cuántos elementos muéstrales se estudiarán.
Trabajo de campo
Es la fase donde los trabajadores de campo establecen el contacto con los encuestados, aplican los
cuestionarios o las formas de observación, anotan los datos y devuelven las formas llenas para
procesarlas. Los datos de la investigación de mercados rara vez los recogen los diseñadores del
estudio.
Los investigadores tienen dos opciones principales para recolectar los datos: crear su propio
equipo de trabajo o contratar una empresa que haga el trabajo de campo. En cualquiera de los
casos, la acumulación de los datos requiere de personal especializado, aunque por lo general los
que recopilan los datos tienen poco estudio o capacitación en investigación.
Durante la recolección de datos pueden ocurrir muchos errores, llamados errores no muéstrales,
porque son atribuibles a factores diferentes de errores muéstrales. Tales errores incluyen:
• Selección de elementos muéstrales erróneos para entrevistar
• Entrevistas a sujetos que ofrecen información falsa intencionadamente
• Contratación de entrevistadores que rellenan cuestionarios ficticios
• Errores no muéstrales accidentales, por ejemplo, al copiar erróneamente la información en el
cuestionario, que pueden cometer incluso los entrevistadores honestos
No hace falta decir que los buenos investigadores de mercado deben ser conscientes de los
errores que podrían ocurrir durante la recolección de datos y deberían poner en marcha planes
para reducir estos errores. A diferencia de los errores muéstrales, los errores no muéstrales que
podrían existir en un estudio no se pueden medir. Por lo tanto, es importante conocer las posibles
causas de errores no muéstrales y tomar las medidas apropiadas para limitar su incidencia.

39
Análisis de datos
Se necesita algún tipo de análisis de datos para dar a los datos brutos algún significado. El análisis
de datos implica la introducción de los datos en el computador, inspección de errores y ejecución
de tablas de contingencia, gráficos y varios tests estadísticos.
• Limpieza de los datos. Proceso durante el cual se comprueban los datos brutos para verificar
que son correctos y están apuntados en el lugar adecuado del cuestionario.
• Codificación. Habitualmente, el análisis de datos se lleva a cabo con la ayuda de un programa
de un análisis de datos computarizado que, en la mayoría de los casos, sólo permite entradas
numéricas. La codificación es el proceso de asignar a todas las categorías de respuesta un valor
numérico; es decir, hombres = 1, mujeres = 2 y así sucesivamente.
• Tabla de contingencia. Contabilización real del número de observaciones que caen dentro de
cada categoría posible de respuesta. Como se puede ver, hay varios empleos de la tabulación,
algunos dedicados a la limpieza de los datos y otros que permiten al investigador entender lo
que significan los datos recogidos. El examen de dos o más categorías de respuesta a la vez,
llamado tabla de contingencia, es otra forma de análisis de datos.
• Representación gráfica. La representación gráfica de las variables del estudio suele ofrecer
una forma muy simple y eficaz de entender la distribución de los datos.
• Tests estadísticos. Finalmente, para analizar los datos se utilizan también varios tipos de
estadísticos como: medias, frecuencias, correlaciones, análisis de series temporales, análisis de
la regresión, etc.

Preparación del informe final de investigación

El último paso en el proceso de una Investigación de mercados es preparar y presentar el informe
final, una de las más importantes fases de toda Investigación de mercados. Su importancia no
puede menospreciarse, porque es el informe, o su presentación, el que comunica de modo
apropiado los resultados del estudio.
Hay formatos estandarizados de un informe de Investigación de mercados, tales como la
introducción, la metodología, los resultados, etc. Se podrían incluir gráficos para representar
visualmente la información. Los gráficos son valiosos cuando los gerentes quieren tomar
decisiones a partir de los resultados de la investigación.
A veces, los investigadores no sólo realizan un informe escrito, sino que también realizan una
presentación oral de los métodos de investigación utilizados para llevar a cabo el estudio así como
los descubrimientos encontrados.

40
11. RESULTADOS

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

La Escuela Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia no cuenta con un

estudio de mercados que soporte la decisión de hacer un ciclo de profesionalización de la
tecnología en archivística que actualmente ofrece. La necesidad de profesionalizar esta disciplina
fue identificada a través de la legislación dada por el Archivo general de la Nación, las necesidades
del medio y entre otras del proyecto de ley 036 del 2007 que actualmente cursa en el senado y
que busca que la profesión en archivística pueda desarrollarse más, se realice más investigación en
este campo, se especialice la docencia y se preparen mejor a los profesionales de la Archivística.

PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN

• ¿Qué actividades debe desarrollar un Profesional en Archivística?

• ¿Qué actitudes y aptitudes debe tener un Profesional en Archivística?

• ¿Cuáles son los aportes que hace un Profesional en Archivística a las empresas y a la
sociedad?

• ¿Cuáles son las funciones y responsabilidades que desarrolla el personal encargado del
archivo de las empresas donde labora el grupo expertos?

• ¿Qué formación tienen las personas que actualmente están a cargo del archivo?

• ¿Se Considera conveniente la contratación de un Profesional en Archivística?

• ¿Cuánto está dispuesto el mercado a remunerarle a un Profesional en Archivística?

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar si el mercado colombiano exige un Profesional en Archivística, a través de la

elaboración de un Estudio de Mercados exploratorio basado en la consulta a expertos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Conocer el contexto de la archivística en Colombia.

• Analizar la normatividad vigente y el proyecto de ley 036 de 2007 que actualmente está
cursando en el senado.

41
 • Identificar los elementos de la metodología de investigación de mercados que permite
abordar el estudio.

• Definir una metodología de consulta a expertos y realizar el trabajo de campo con el fin de
recolectar los datos.

• Determinar los aportes que hace un Profesional en Archivística a las empresas y a la

sociedad

• Conocer las funciones y responsabilidades que actualmente desarrolla el personal

encargado del Archivo

• Conocer cuáles actividades debe desarrollar un Profesional en Archivística

• Identificar la formación que tienen las personas que actualmente están manejando el
archivo

• Conocer las actitudes y aptitudes que debe tener un Profesional en Archivística

• Indagar sobre cuánto está dispuesto el mercado a remunerarle un Profesional en

Archivística

• Identificar la conveniencia de contratar un Profesional en Archivística

• Analizar los datos recopilados en la investigación.

• Entregar los resultados de la investigación y las recomendaciones a la Escuela de

Bibliotecología de la Universidad de Antioquia.

DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

El diseño de la investigación que se va a realizar es exploratorio, ya que se busca indagar sobre las
opiniones de expertos nacionales en archivística. El objeto es obtener una investigación preliminar
de la situación y con recursos que son limitados. Esta investigación está caracterizada por su
flexibilidad, se espera encontrar oportunidades potenciales y que sirva de base para la formulación
más precisa del problema en futuras investigaciones.

DEFINICIÓN DEL TIPO DE FUENTE DE INFORMACIÓN

En ésta investigación se recopilarán datos a través de fuentes primarias y secundarias. Como

fuente primaria, se realizará una consulta a expertos que permitirá obtener información de
primera mano. Y como fuentes secundarias, se remitirá ley 594 de 2000, proyecto de ley 036 de
2007 y a literatura que proporcionarán las herramientas para encontrar la solución al problema
anteriormente planteado.

DEFINICIÓN DE TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

42
Se decidió utilizar el método cualitativo ya que se cuenta con un marco muestral de un grupo
reducidos de personas expertas en archivística a nivel nacional. El propósito es interactuar con los
expertos con el fin de conocer actitudes u opiniones frente a la profesión en archivística.
El método de recolección de datos que más se adaptó a la situación fue el método Delphi donde se
trabaja con un grupo de expertos independientes que no tengan relación directa con la empresa
que se encarga de la investigación. La comunicación se da de forma escrita y se van a seguir los
siguientes pasos:

1. Selección de los expertos.

2. Envío de una carta a los expertos donde se describe del problema objeto de estudio y se les
hace una pregunta muy general acerca del estudio.
3. Análisis de las respuestas enviadas por los expertos.
4. Con la información recopilada anteriormente se elabora un cuestionario.
5. Envío de los cuestionarios a los expertos en los que se le piden estimar algunos aspectos
concretos de tipo cuantitativo
6. Análisis de los datos recopilados en la encuesta y se busca que haya consenso entre los
expertos.
7. Envío a los expertos de los resultados obtenidos y se les pide revisar su posición. Si el experto
permanece en su posición inicial debe explicar o argumentar las razones que le motivan a dar
esa opinión, y lo mismo para el caso en el que diga que no continúa con su primera respuesta.
8. Finalmente se repiten las dos últimas fases para intentar que la dispersión de la información
sea lo más pequeña posible. El objetivo es alcanzar una evaluación consensuada sobre el tema
objeto de estudio.

DEFINICIÓN DISEÑO DE CUESTIONARIOS PARA RECOGIDA DE DATOS

Se diseño un cuestionario de 11 preguntas, de las cuales 6 son abiertas, 2 dicotómicas, 2 usando
una escala de calificación y 1 de selección múltiple. El cuestionario se elaboró de tal manera que
facilitará, en la medida en que una investigación de estas características lo permite, la respuesta
por parte de los expertos.
Preferentemente se buscaba que las respuestas pudieran ser cuantificadas y ponderadas. Se
formularán cuestiones relativas al grado de importancia (prioridad), la fecha de realización de un
determinado evento (en este caso la Ley que hasta ahora un proyecto).
En ocasiones, se recurre a respuestas categorizadas (Si/No; Mucho/Medio/Poco; Muy de acuerdo/
De acuerdo/ Indiferente/ En desacuerdo/Muy en desacuerdo) y después se tratan las respuestas
en términos porcentuales tratando de ubicar a la mayoría de los consultados en una categoría.
Para este estudio se ha definido una escala de 1 a 5

43
 No____

ENCUESTA PARA EXPERTOS EN LA PROFESIÓN ARCHIVÍSTICA

La escuela de bibliotecología de la Universidad de Antioquia está realizando un estudio de

mercados para identificar si el mercado colombiano exige un Profesional en Archivística. La
necesidad de profesionalizar esta disciplina fue identificada, entre otras a través del proyecto de
ley 036 del 2007 que actualmente cursa en el senado y que busca que la profesión en archivística
pueda desarrollarse mejor, se realice más investigación en este campo, se especialice la docencia
y se prepare mejor a los profesionales de la Archivística.

1. ¿Cuál considera usted que es el aporte que el profesional en Archivística brinda a las
empresas y a la sociedad?

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_________________________

2. ¿Cuál es la formación profesional de la persona encargada del archivo de la empresa en la

actualidad?

________________________________________________________________________

3. ¿Cuáles son las funciones que desarrolla la persona encargada del archivo de la empresa?

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
__________________________________________________

44
 4. ¿La persona encargada del Archivo tiene empleados a cargo?

SI _____ NO ______

Si la respuesta anterior fue SI pasar a la siguiente pregunta, de lo contrario remítase a la # 10

5. ¿Cuántas personas tiene a cargo y cuál es la profesión de cada una?

6. Califique con una X el grado de formación que debe tener un Profesional en Archivística
en las siguientes áreas del conocimiento, siendo 1 el menor grado y 5 el mayor grado

ÁREA DEL CONOCIMENTO 1 2 3 4 5

Administración de redes y sistemas de archivos
Gestión de proyectos archivísticos
Creación y aplicación de programas de gestión documental
Diseño de políticas archivística en el ámbito institucional
Aplicación de procesos de gestión de la calidad en el contexto
archivístico
Gestión y difusión del patrimonio documental
Diseño e implementación de servicios archivísticos
Investigación y docencia en el área archivística
Dirección de instituciones relacionadas con el patrimonio
documental
Creación e implementación de programas de recuperación de la
memoria y la identidad de la nación
Evaluación, selección y aplicación de las TIC´s para el trabajo
Archivístico
Emprendimiento

7. ¿En que otra(s) área(s) del conocimiento cree que debería formarse un Profesional en
Archivística?

8. Califique con una X el grado de desarrollo que debe tener un Profesional en Archivística
en las siguientes competencias humanas, siendo 1 el menor grado y 5 el mayor grado.

COMPETENCIAS HUMANAS 1 2 3 4 5

45
Ética
Orden
Liderazgo
Trabajo en Equipo
Responsabilidad

9. ¿Qué otra(s) competencia(s) humana(s) cree que debería desarrollar un Profesional en

Archivística y por qué?

10. ¿Cuánto considera que el mercado está dispuesto a pagarle a un Profesional en

Archivística por concepto de salario? Marque una X en una de las siguientes opciones

____ 2 SMLV a 3 SMLV

____ 3 SMLV a 4 SMLV

____ 4 SMLV a 5 SMLV

____ Más de 5 SMLV

11. ¿Considera que las empresas deberían contratar un Profesional en Archivística?

SI _______ NO _______

¿Por qué?___________________________________________________________________

46
TRABAJO DE CAMPO

Las encuestas se enviaron a través de correos electrónicos desde el departamento de

Bibliotecología. El número de encuestas que nos respondieron fueron 6.

ANÁLISIS DE LOS DATOS

1. Dentro de los aportes que brinda un profesional en archivística a la sociedad los expertos
mencionan:

• Responsabilidad de la memoria colectiva

• Liderazgo en los procesos de organización, descripción, tecnificación y servicio de la
información de las instituciones
• Conservación del patrimonio documental de la sociedad.
• Institucionalización de las decisiones administrativas
• Apoyo en las gestiones de administración, conocimiento, producción documental y los
sistemas de información
• Organización técnica de los documentos
• Servicio informativo oportuno y satisfactorio para los usuarios
• Integrador requerido para que las organizaciones puedan salir del limbo
• Potenciación de la gestión del conocimiento
• Transparencia en la gestión de las organizaciones
• Correcto funcionamiento de los valores democráticos de una sociedad

2. Se encontró que dentro de las profesiones de los expertos se encuentran

• Administrador documental
• Administrador de empresas
• Bibliotecóloga
• Especialista en Administración de Empresas, Capacitación y actualización en
Archivística
• Abogado
• Archivista profesional
• Estudiante sexto semestre de Ingeniería Industrial

3. Las funciones que desempeñan son en su mayoría

• Implementación de las herramientas informáticas

• Manejo de la mensajería
• Socialización y capacitación al personal de la organización
• Levantamiento de perfiles, cargos y flujos documentales
• Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los archivos de gestión, central e
histórico
• Asesoría en temas del programa de gestión documental

47
• Dirección de proyectos de organización documental
• Orientar y coordinar el servicio al cliente en la recepción
• Coordinación de la infraestructura necesaria para la ubicación de los documentos y archivos
• Reglamentación de los procesos y procedimientos para la gestión documental
• Organización de fondos documentales acumulados
• Elaborar Documentos de planeación (Red de Procesos, Plan de Calidad y Flujograma
segmentado por responsabilidades)
• Verificación, control y soporte permanente al Archivo.
• Manejo del personal a su cargo

4. Todos los expertos tienen personal a cargo. El menor número de personas que se tienen a
cargo son 9 y el mayor 30. La mayor parte son bachilleres, mensajeros, técnicos, auxiliares
administrativos, tecnólogos y en menor proporción son abogados, antropólogos e ingenieros
de sistemas.

5. Los expertos sugieren que se forme a un profesional en archivística en un muy alto grado en
las siguientes áreas del conocimiento:

• Gestión de proyectos archivísticos

• Creación y aplicación de programas de gestión documental
• Diseño de políticas archivísticas en el ámbito institucional
• Aplicación de procesos de gestión de la calidad en el contexto archivístico
• Gestión y difusión del patrimonio documental
• Diseño e implementación de servicios archivísticos
• Gestión y difusión del patrimonio documental

Los expertos sugieren que se forme a un profesional en archivística en un alto grado en las
siguientes áreas del conocimiento:

• Administración de redes y sistemas de archivos

• Dirección de instituciones relacionadas con el patrimonio documental
• Creación e implementación de programas de recuperación de la memoria y la
identidad de la nación
• Evaluación, selección y aplicación de las TIC´s para el trabajo Archivístico

Los expertos sugieren que se forme a un profesional en archivística en un menor grado en las
siguientes áreas del conocimiento

• Investigación y docencia en el área archivística

48
6. Las áreas de conocimiento que los expertos sugieren que se incluyan en la formación de un
profesional en Archivística son:

• Gestión del conocimiento

• Gestión de Calidad
• Derecho
• Gestión Pública
• Elaboración y Evaluación de Proyectos
• Áreas humanísticas
• Historia institucional
• Diplomática
• Normas técnicas internacionales
• Administración de Personal

7. La mayoría de Los expertos sugieren que se forme a un profesional en archivística en un muy

alto grado en las siguientes competencias humanas:

• Ética
• Responsabilidad

8. En menor medida los expertos opinan que se forme en un alto grado a un profesional en
archivística en las siguientes competencias humanas:

• Orden
• Liderazgo
• Trabajo en Equipo

9. Las competencias humanas sugeridas por los expertos fueron:

• Relaciones interpersonales
• Trabajo bajo presión
• Atención al detalle
• Organización
• Creatividad y dinamismo
• Innovación
• Confidencialidad e Integridad

10. Los expertos consideran que a un Profesional en Archivística debería pagársele por concepto
de salario, de 3 a 4 SMLV. Otros opinan que más de 5 SMLV.

49
11. Los expertos opinan que debería contratarse un Profesional en Archivística. Dentro de las
razones se encuentran:

• Es la persona que tiene la formación para liderar los procesos relacionados con el
manejo de los documentos y los archivos, desde la elaboración de un documento
hasta la propuesta y gestión de proyectos.

• La profesión debe tener espacio en las empresas

• El archivista es prenda de garantía de continuidad del conocimiento en las empresas lo

que permite construir y mantener la memoria institucional de las entidades.

• Los archivistas son los llamados a atender y solucionar las necesidades propias de la
gestión documental.

• Las competencias profesionales adquiridas en una universidad deben encontrar su

papel social y una vía para lograrlo es la vinculación que hacen las instituciones de los
mismos.

• Para que hagan un adecuado manejo de su documentación e información y generar

valor a partir de ello y volver estratégico ese conocimiento.

• No había, ni suele haber, medios humanos y materiales que permitan describir cada
unidad documental. De ahí se deriva la lentitud en la recuperación, en la búsqueda, de
las unidades documentales que necesitan los usuarios a causa de una información que
contienen.

• No poseemos de forma automática un procedimiento para buscar los documentos en

papel. Nos hace falta que se dé una adecuación de las nuevas tecnologías a nuestro
método de trabajo.

• Debemos profundizar es el de las nuevas tecnologías y el de las tecnologías de la

información, todas ellas aplicadas a la gestión documental

50
 12. CONCLUSIONES

• Las personas encargadas de los archivos no sólo tienen el deber de custodiar y conservar
el patrimonio documental de las instituciones tanto públicas como privadas, sino que
además cumplen una función social dentro de lineamientos éticos para que se lleve a cabo
el correcto funcionamiento de la gestión documental.

• La profesión de las personas que están encargadas del archivo dentro de las
organizaciones que fueron encuestadas corresponde en su mayoría a áreas diferentes a
las de la archivística como por ejemplo abogados o estudiantes de ingeniería industrial. De
esta manera se puede destacar que en la actualidad las empresas están delegando la
administración de sus archivos a personas que si bien pueden desempeñar su trabajo de
manera eficiente, no tienen las bases teóricas y los conocimientos que tendría un
profesional en archivística.

• Según los expertos se deben enfatizar en el desarrollo de competencias humanas como la

ética y la responsabilidad ya que estas son consideradas bases fundamentales en el
ejercicio de la profesión de archivística.

• Dentro de las respuestas de los expertos se encontró que realmente las empresas deben
contratar un profesional en archivística ya que son ellos quienes tienen los conocimientos,
habilidades y competencias necesarias para llevar a cabo los procesos documentales de la
organización de una manera eficiente y dentro de las normas legales y éticas que exige
dicha profesión.

51
 13. RECOMENDACIONES

• La Escuela de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia debería ofrecer el programa

de Profesional en Archivística ya que se hace necesario desde dos puntos de vista
diferentes, el primero, es el resultado de lo que se establece en el proyecto de ley 036 de
2007, que exige la contratación de profesionales en archivística para la gestión de las
funciones relacionadas con este campo, en las empresas y, el segundo, es la necesidad
inherente de profesionales en archivística para desempeñar los cargos de administración
de archivos, ya que el mercado tiene una gran demanda y, como resultado de la demanda
y la poca oferta, los cargos de administración de archivos son desempeñados por
profesionales de otras artes, como el derecho, la ingeniería, entre otros.

• Se debe enfatizar en el desarrollo de habilidades humanas como por ejemplo: innovación,

atención al detalle, trabajo bajo presión, relaciones interpersonales, organización,
creatividad, dinamismo, confidencialidad e integridad.

• Incluir y enfatizar dentro del plan de estudios áreas del conocimiento como por ejemplo:
Gestión del conocimiento, gestión de Calidad, derecho, gestión Pública, elaboración y
evaluación de proyectos, áreas humanísticas, historia institucional, diplomática, normas
técnicas internacionales, administración de personal.

• Es necesario diseñar estrategias para proyectar la disciplina de la archivística al público en

general, con el fin de cautivar un mayor número de personas que, a su vez, se interesen
por la archivística y surja en ellas la necesidad de formarse en este campo.

• Profundizar en la utilización y aplicación de las nuevas tecnologías de la información a la

gestión documental ya que ellas permiten realizar con mayor eficiencia la labor
archivística, facilitando así la conservación y ubicación de los documentos que son
importantes para la generación de ventaja competitiva en una empresa o para la
conservación del patrimonio documental que es de interés público y así puedan acceder
con mayor facilidad a ella.

52
 14. BIBLIOGRAFÍA

LAMB, Charles W., HAIR, Joseph F., MCDANIEL, Carl (1998) "Marketing" Cuarta Edición.
International Thompson Editores. México.

GÓMEZ S., Humberto (1.999) "Gerencia Estratégica" Sexta Edición. 3R Editores. Bogotá.

KOTLER, Philip y KELLER, Kevin Lane. Dirección de Marketing. Edición 12. Editorial Prentice Hall.
España, 2006. 816p

MACKATHY, E. Jerome. Marketing: Como obtener información par ala toma de decisiones, Cap. 5,
undécima edición

Báez y Pérez de Tudela, Juan. Investigación cualitativa.

LAMB, Charles W. HAIR, Joseph F. MC DANIEL, Carl. Marketing: Los sistemas de apoyo a las
decisiones y las investigaciones de mercado.

KOTLER, Philip, ARMSTRONG, Gary. Mercadotecnia, Capitulo 4: Investigaciones de Mercado y

sistemas de Información. Tercera edición. Prentice Hall, 1994. México.

15. CIBERGRAFÍA

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2000/ley_0594_2000.html

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http://ascolbi.org/v3/index.php?option=com_content&task=view&id=94&Itemid=32

http://archivista.wordpress.com/2008/02/25/archivistica-y-documentacion-1-los-perfiles-del-
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http://mesaarchivosybibliotecas.blogspot.com/2008/07/estudio-caracterizacin.html

SENA: http://grupotpa14senatlantico.blogspot.com/2008/11/perfil-ocupacional-del-archivistica-
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