PROTOCOLO DEL PROCESO DE DOTACIN DE MATERIALES EDUCATIVOS- 2014

PROCESO DEL PROCESO DE DOTACIN DE MATERIALES EDUCATIVOS - 2014

Finalidad: Este protocolo tiene por finalidad, mostrar los diferentes hitos que se tienen que implementar para poder asegurar la dotacin oportuna de materiales educativos y fungibles a nivel nacional como parte de los compromisos de gestin de las regiones para garantizar el Buen Inicio del Ao Escolar 2014. Norma Legal: Directivas del ao escolar 2013 2014 ACCIONES A REALIZAR: Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las siguientes actividades: Protocolo e instrumentos para la asistencia tcnica a las UGEL para la distribucin oportuna de materiales educativos para el inicio del ao escolar 2014. Elaborar cuadros de distribucin con cantidades, pesos y fechas de entrega de los materiales educativos por UGEL (3 trimestre 2013 y 1 semestre 2014) Elaborar cronograma de distribucin de materiales educativos del MINEDU a UGEL para buen inicio del ao escolar 2014 Elaborar cuadro de criterios y orientaciones para el modulado y distribucin de materiales educativos de las UGEL a las IIEE Elaborar modelo de TDR individuales y multiservicios para distribucin de materiales de UGEL a IIEE (modulado, almacn y transporte) Elaborar modelo de especificaciones tcnicas para la adquisicin del kit de material fungible Identificar los materiales fungibles del kit que requieren autorizacin sanitaria de acuerdo a la Direccin General de Salud ambiental. Elaborar un consolidado sobre la ejecucin presupuestal del PELA por actividad y unidad ejecutora Elaborar listado de requerimientos de informacin a la Unidad de Estadstica (IIEE, aulas, estudiantes, etc.) incluyendo porcentaje por incremento de cobertura (inicial y primaria) FECHA (Cumplimiento del hito) 20 setiembre

HITOS HITO N 01: Elaborar protocolo con herramientas para la asistencia tcnica a regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotacin de material educativo y fungible a las IIEE

RESPONSABLE DIGEBR

VERIFICACIN Protocolo con herramientas

(Dayana Terrones, Rodolfo Paz)

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HITOS HITO N 02: Elaborar, aprobar y publicar la Directiva de Distribucin y gestin de materiales educativos HITO N 03 Preparar condiciones para la distribucin en las UGEL

ACCIONES A REALIZAR: Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las siguientes actividades: Identificar las IIEE, estudiantes y aulas que recibirn materiales educativos en 2014 en inicial, primaria y secundaria con proyeccin por incremento de cobertura Identificar las IIEE y aulas a las que se destinar el kit de material fungible por unidad ejecutora. Elaborar el modelo de gestin de la distribucin de materiales (Flujo de procesos y definicin de roles) Formular lineamientos con procedimientos para dar de baja a materiales educativos distribuidos a UGEL y DRE. Formular lineamientos del nuevo proceso de gestin y monitoreo de la distribucin. Gestionar la aprobacin de la directiva. Elaborar propuesta tcnica para habilitar o mejorar las condiciones de los almacenes de materiales educativos en las UGEL e identificar condiciones bsicas a cumplir al 2014. Elaborar directorio de los almacenes o lugares de recepcin de los materiales educativos por cada UGEL Listado de indicadores de condiciones que deben cumplir las UGEL para la distribucin de materiales. Capacitar a promotores de materiales educativos para habilitar almacenes en las UGEL. Habilitar almacenes u otros centros de recepcin de las UGEL Verificar cumplimiento de condiciones para la distribucin en las UGEL a cargo de los promotores.

FECHA (Cumplimiento del hito)

RESPONSABLE

VERIFICACIN

30 octubre

DIGEBR / OAAE (Dayana Terrones, Rodolfo Paz, Mnica Daz)

Directiva aprobada y publicada

31 octubre

OGA (UABASalmacn) UGEL Director DIGEBR (Dayana Terrones) DIGEBR / UABAS (Dayana Terrones, Rodolfo Paz) DIGEBR (promotores)/ UGEL

31 octubre

Reporte de cumplimiento de condiciones para la distribucin en las UGEL

5 noviembre 29 noviembre

27 Diciembre 7 enero 2014

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HITOS HITO N 04 Comunicacin social para la dotacin oportuna y uso de materiales educativos

ACCIONES A REALIZAR: Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las siguientes actividades: Preparar el plan de comunicaciones para la campaa por los materiales educativos en el Buen Inicio del ao escolar 2014. Implementacin de la opcin de asistencia tcnica para contratacin de servicios y compra de fungibles en la Mesa de Ayuda. Establecer alianzas con instituciones del estado y sociedad civil para apoyar distribucin a IIEE ms dispersas o de difcil acceso y hacer vigilancia social. Capacitar a promotores de materiales educativos y comunicadores de UGEL para impulsar campaa por los materiales educativos en el Buen Inicio del ao escolar 2014. Realizar campaa de informacin a la comunidad educativa sobre los materiales a distribuir en 2014. Elaborar cronograma de distribucin de materiales de UGEL a IIEE (3 trimestre 2013 y 1 trimestre 2014) Capacitar a las unidades ejecutoras de las regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotacin de materiales educativos y fungibles a las IIEE en 2014, en el marco de los compromisos de gestin de las regiones. Identificar estrategias alternativas que faciliten la llegada oportuna de los materiales a las IIEE ms dispersas o de difcil acceso en cada regin. Localizar los almacenes o lugares de recepcin de los materiales educativos por cada UGEL Entregar modelos de ET del kit de material fungible y TDR de servicios para la distribucin (multiservicios e individual) para adaptar a las realidades de cada regin. Gestionar contrataciones para la adquisicin y distribucin de

FECHA (Cumplimiento del hito) 31 octubre 29 noviembre

RESPONSABLE OGECOP / DIGEBR (Paola Baltazar, Susy Prez, Cinthia Solari, Aldo Dvila)

VERIFICACIN Plan de comunicaciones Acta de compromisos con aliados Reporte de campaas implementadas

29 noviembre

(OGECOP)

HITO N 05: Brindar asistencia tcnica a las unidades ejecutoras de las regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotacin de materiales educativos y fungibles a las IIEE

(DIGEBR, OGA, OGECOP)

Octubre

Equipo de soporte institucional (OAAE Jos Luis Daz/ SPE / DIGEBR) (13 Consultores OAAE. 5 Consultores de DIGEBR)

Reporte de asistencia tcnica

HITO N 06 (Hito de compromisos

23 setiembre al

DIGEBR /

Contratos

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HITOS de gestin) Gestionar adquisiciones y servicios para la dotacin de materiales educativos y fungibles a las IIEE

ACCIONES A REALIZAR: Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las siguientes actividades: materiales del MINEDU a las UGEL

FECHA (Cumplimiento del hito) 19 Diciembre

RESPONSABLE DIGEIBIR

VERIFICACIN suscritos y devengados (al 30%, 100%) Contratos suscritos y devengados (al 30%)

Gestionar contrataciones para servicios de distribucin de material educativo de UGEL a IIEE Gestionar la adquisicin y distribucin de kit de material fungible a las IIEE.

1 octubre al 20 Diciembre 2 octubre al 20 Diciembre Inicial: 1 noviembre - 30 diciembre; Prim y Secundaria: 2 enero al 14 febrero

GR-Unidades ejecutoras. Director

HITO N 07: Distribuir materiales educativos

Distribuir materiales educativos del MINEDU a las UGEL.

DIGEBR

PECOSA de recepcin de cada material que llega a UGEL publicados en herramienta web Reporte de las UGEL sobre distribucin al 14 de marzo Sistema de informacin para la distribucin de materiales funcionando en SIGMA (Nivel UGEL) Sistema de

HITO N 08: Elaborar e implementar Sistema de Informacin para la distribucin de materiales educativos

Distribuir materiales educativos de las UGEL a las IIEE. Distribuir material fungible, de las UGEL a las IIEE Diseo, validacin y ajuste del sistema de informacin para la distribucin de materiales: Mdulo de materiales en SIGMA (Nivel UGEL) Diseo, validacin y ajuste del sistema de informacin para la distribucin de materiales: Mdulo de materiales en PeruEduca (Nivel IIEE) Establecimiento de campos para los enlaces PeruEduca-

17 febrero al 14 de marzo 2014 20 Diciembre

GR- Unidades ejecutoras Director DIGEBR (monitoreo)/ OFIN (Patricia Cabrerizo, Karen Meza/ Roxana Zambrano)

20 Diciembre

29 noviembre

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HITOS

ACCIONES A REALIZAR: Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las siguientes actividades: SIGMA Implementacin de Interface Verificacin de funcionamiento general Ajustes finales al sistema Diseo de la estrategia de verificacin de calidad de informacin Diseo del plan de verificacin y herramientas parta la misma Ejecucin del plan de verificacin Diseo de la estrategia y herramientas de capacitacin y atencin a consultas Implementacin de herramientas de capacitacin y consulta para uso del sistema de informacin de la distribucin de materiales Diseo de la estrategia y herramientas de comunicacin social del nuevo sistema de informacin para la distribucin de materiales Implementacin de la estrategia de comunicacin social del sistema de informacin para la distribucin

FECHA (Cumplimiento del hito) 3 enero 2014 17 enero 2014 28 febrero 2014 17 enero 2014 31 enero 2014 28 marzo 2014 2 diciembre 2014 13 febrero 2014 02 enero 2014

RESPONSABLE

VERIFICACIN informacin para la distribucin de materiales funcionando en Per Educa (Nivel IIEE)

28 marzo 2014

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FLUJO Y CRONOGRAMA DE LOS HITOS DEL PROCESO Cronograma en Meses y semanas

Setiembre S1 Hito 01 Hito 02 Hito 03 Hito 04 Hito 05 Hito 06 Hito 07 Hito 08 MINEDU GR DRE S2 S3 S4 S1 Octubre S2 S3 S4 S1 Noviembre S2 S3 S4 S1 Diciembre S2 S3 S4 S1 Enero 2014 S2 S3 S4 S1 Febrero 2014 S2 S3 S4 S1 Marzo 2014 S2 S3 S4

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