Improving our Education System Through Total Quality Management

The concept of total quality management (TQM) is quite popular in management circles today. TQM refers to a set of philosophies that re-orient management systems to focus on the efficient achievement of organizational objectives in order to exceed customer expectations and maximize stakeholder value. In the last two decades, TQM have enabled Japanese companies increase their competitive advantage in costs and quality, and to consequently gain significant global market share in a number of variety of industries. TQM in many ways is formalized common sense. Being customer-driven, it impacts on every process, job, and person in the organization. It becomes necessary to develop a systems approach to the organization taking into full consideration the nature of the interaction between departments. As such, facts and ideas generation, measurement and feedback systems, team work, cross-functional activities, customer interface, all become important beacons in the pursuit of excellence through TQM. While TQM was pioneered in the manufacturing sector, its benefits have been brought to service and public sector organizations. Federal Express (FedEx) and Florida Power and Light (FPL) are classic testimonies to the benefit of TQM to the service sector. FedEx processes close to a million parcels a day with an error rate of 1%. FPL is one of the most efficiently-runned public utilities in the world. Many educational institutions in the US and Canada are applying TQM techniques to improve their organizational effectiveness and the quality of their programs. It is my opinion that TQM techniques, if properly applied in schools, can benefit the St. Lucian public immensely. Are we practicing a total quality approach in our schools in St. Lucia? I believe not. As in many other countries around the world, our schools: are not customer-driven; rarely consult the stakeholders in defining a mission; are highly departmentalized with little communication across departments; place little value on the opinions of persons outside administrative circles, do not practice continuous improvement; rarely manage by facts; are inflexible; rarely strive for excellence; do not benchmark their performance against " the leaders"; and they manage through a system of control versus facilitation. What kind of performance can you expect from our schools? Ill let you answer that question for yourself - I do not want to put words in your mouth. A total quality approach to running our schools is necessary for the following reasons: 1) We live in an extremely dynamic world with depleting resources. Since schools have to equip learners to function to their fullest potential in such an environment,

then the schools themselves must be dynamic and flexible. 2) The expectations of students, industry, parents, and the public in general vis vis educational priorities, costs, accessibility, programs, and relevancy, make it imperative for schools to undergo continual assessment and improvement. 3) Economic conditions have created greater concern about economic well-being and career flexibility. Schools have to respond to this real fear of career obsolescence and career inadequacy. 4) Funding resources for education are diminishing at a rapid rate. Schools have to find innovative ways of cutting costs without cutting quality. There is a false notion that quality is expensive. Quite the contrary, quality programs are very cost-efficient. There are several barriers to implementing total quality in education: 1) There is often a conflict between administration and academic functions. The two groups often form parallel worlds without a sharedvision or mission for the school. A total quality approach requires that the two groups work together to meet customer expectations; 2) Within the academic group, there is often too much divisionalization - I belong to the science subgroup vs. the arts and languages subgroup. Identity with the entire school must take precedence over subgroup identity; 3) Most schools have entrenched cultural practices and beliefs that may create resistance to change. The teaching profession is highly individualistic vs. team-based. Schools often claim a uniqueness that exempts them from having to change. There is a tendency to place the responsibility for poor performance on individuals as opposed to the system. The teacher was terrible, the student was ill-prepared, the text was in adequate. TQM requires that the entire (management) system be accountable; 4) The concept of a customer may be difficult to adopt in an academic environment; and 5) The need for control, measurement, and feedback systems for the purposes of standardization is somewhat foreign to academic environments. There may be the fear of stifling creativity. TQM promotes creativity as well as the standardization of processes that will yield desired outcomes. Dont be too quick to "shoot TQM in the foot". With creativity and ingenuity, these hurdles can be overcome. To successfully implement a total quality approach to education we must do the following: 0) Obtain COMMITMENT to total quality from the Minister of Education; 1) Recognize a school as a system with interacting subsystems, namely, a social/cultural subsystem dealing with human interactions and motivation, a technical subsystem involving the transformation processes, and a management subsystem that integrates the whole; 2) Identify all the customers and stakeholders; 3) Develop and communicate throughout the school a shared vision and mission that re-enforce the needs of its customers; 4) Analyze the behavior of the school; 5) Develop goals and objectives consistent with the vision and mission; 6) Study the impact of each major process on the ability meet the schools goals and objectives; 7) Develop measurement and feedback systems for each major process

(such as curriculum development, student intake, teaching, etc.); 8) Form crossfunctional teams to improve major processes. Ensure that all the customers of each process are directly involved in the improvement effort; 9) Train all teams in techniques consistent with the nature of their activity; 10) Implement systems to hold the gains that are made; 11) Document all improvement exercises; 12) Repeat Steps 112. Sounds like common sense? Common wisdom, unfortunately, does not translate to common practice. While school administrators are aware of these tools, more often than not, few can boast that they systematically apply these them. The benefits do not come from knowing them, they come from applying them!!! What can we expect from a total quality approach to education? Increased customer satisfaction, improved programs, improved responsiveness to changes in the economic environment, cost reductions, improved student performance, increase teacher motivation, increased flexibility, improved cooperation between teachers and administration, greater parental and public involvement in our schools, and others too numerous to mention. You dont believe me? If you dont, I understand your cynicism, but first ask the Minister of Education to try it before you give up. Let us be one of the few, if not the first, to pioneer the Total Quality approach to education in the Caribbean. With the state of our economy, we cannot afford not to embark on what is along fruit-bearing term journey.

Meningkatkan Sistem Pendidikan kami Melalui Pengurusan Kualiti Menyeluruh

Konsep pengurusan kualiti menyeluruh (TQM ) adalah sangat popular di kalangan pengurusan hari ini. TQM merujuk kepada satu set falsafah sistem pengurusan semula timur untuk memberi tumpuan kepada pencapaian yang cekap objektif organisasi untuk melebihi jangkaan pelanggan dan memaksimumkan nilai pemegang saham . Dalam dua dekad yang lalu, TQM telah membolehkan syarikat-syarikat Jepun meningkatkan kelebihan daya saing mereka dalam kos dan kualiti, dan seterusnya mendapat bahagian pasaran global yang ketara dalam beberapa pelbagai industri. TQM dalam banyak cara dirasmikan akal. Sebagai pelanggan- didorong, ia memberi kesan pada setiap proses , pekerjaan , dan orang dalam organisasi. Ia menjadi perlu untuk membangunkan satu pendekatan sistem kepada organisasi dengan mengambil kira sepenuhnya jenis interaksi antara jabatanjabatan . Oleh itu, fakta-fakta dan idea generasi sistem , pengukuran dan maklum balas, kerja berpasukan, aktiviti silang fungsi , antara muka pelanggan, semua menjadi beacon penting dalam

mengejar kecemerlangan melalui TQM.

Walaupun TQM telah mempelopori dalam sektor pembuatan , faedah yang telah dibawa kepada perkhidmatan dan organisasi sektor awam. Federal Express ( FedEx ) dan Florida Kuasa dan cahaya ( FPL) adalah bukti klasik untuk manfaat TQM kepada sektor perkhidmatan. FedEx memproses hampir satu juta bungkusan sehari dengan kadar kesilapan 1%. FPL adalah salah satu kemudahan awam yang paling berkesan - runned di dunia. Banyak institusi pendidikan di Amerika Syarikat dan Kanada menggunakan teknik TQM untuk meningkatkan keberkesanan organisasi mereka dan kualiti program mereka.

Ia adalah pendapat saya bahawa teknik TQM , jika digunakan dengan betul di sekolah-sekolah , boleh mendapat manfaat St Lucian awam amat. Adakah kita mengamalkan pendekatan kualiti menyeluruh di sekolah-sekolah di St Lucia ? Saya tidak percaya. Seperti dalam banyak negara-negara lain di seluruh dunia, sekolah-sekolah kita : tidak didorong oleh pelanggan; jarang berunding dengan pihak berkepentingan dalam menentukan misi ; sangat departmentalized dengan komunikasi yang sedikit di jabatan; nilai sedikit berlaku pada pendapat orang yang di luar kalangan pentadbiran, tidak mengamalkan penambahbaikan yang berterusan ; jarang diuruskan oleh fakta; adalah fleksibel ; jarang berusaha untuk mencapai kecemerlangan , jangan penanda aras prestasi mereka terhadap " pemimpin ", dan mereka berjaya melalui sistem kawalan berbanding kemudahan. Apakah jenis prestasi anda boleh harapkan dari sekolah-sekolah kita ? Saya akan memberitahu anda menjawab soalan itu untuk diri sendiri - saya tidak mahu meletakkan kata-kata di dalam mulut anda.

Pendekatan kualiti menyeluruh untuk menjalankan sekolah-sekolah kita adalah perlu bagi sebab-sebab berikut : 1) Kita hidup dalam dunia yang sangat dinamik dengan sumber yang berkurangan . Sejak sekolah perlu melengkapkan pelajar untuk berfungsi untuk potensi mereka sepenuhnya dalam persekitaran sedemikian , maka sekolah-sekolah sendiri mestilah dinamik dan fleksibel. 2) jangkaan pelajar , industri , ibu bapa dan orang ramai secara umum vis vis keutamaan pendidikan , kos , kemudahan , program, dan perkaitan , membuat ia penting untuk sekolah-sekolah untuk menjalani penilaian berterusan dan pembaikan. 3) Keadaan ekonomi telah mewujudkan kebimbangan yang lebih besar kira-kira kesejahteraan ekonomi dan kerjaya fleksibiliti. Sekolah-sekolah perlu bertindak balas kepada ketakutan ini sebenar usang kerjaya dan kekurangan kerjaya. 4 ) Sumber Pembiayaan pendidikan yang semakin berkurangan pada kadar yang pesat. Sekolah-sekolah perlu mencari cara-cara inovatif untuk mengurangkan kos tanpa memotong kualiti. Terdapat tanggapan palsu bahawa kualiti adalah mahal. Agak bertentangan program kualiti , adalah sangat kos efektif.

Terdapat beberapa halangan untuk melaksanakan kualiti menyeluruh dalam pendidikan : 1) Biasanya terdapat konflik di antara pentadbiran dan fungsi akademik. Kedua-dua kumpulan sering membentuk dunia selari tanpa wawasan yang dikongsi atau misi untuk sekolah. Pendekatan kualiti menyeluruh memerlukan kedua-dua kumpulan bekerjasama untuk memenuhi kehendak pelanggan; 2) Dalam kumpulan akademik, sering terdapat terlalu banyak divisionalization - Saya tergolong dalam kumpulan kecil sains vs seni dan bahasa kumpulan kecil . Identiti dengan seluruh sekolah mesti mengatasi identiti kumpulan kecil , 3) Kebanyakan sekolah telah berakar amalan budaya dan kepercayaan yang boleh mewujudkan rintangan kepada perubahan. Profesion perguruan adalah sangat individualistik vs berasaskan pasukan . Sekolah sering menuntut keunikan yang mengecualikan mereka daripada mempunyai kepada perubahan. Terdapat kecenderungan untuk meletakkan tanggungjawab bagi prestasi buruk pada individu berbanding dengan sistem. Guru adalah dahsyat , pelajar itu tidak bersedia , teks itu dalam mencukupi. TQM memerlukan keseluruhan sistem (pengurusan) bertanggungjawab ; 4) Konsep pelanggan mungkin sukar untuk menerima pakai dalam persekitaran akademik dan 5) keperluan untuk kawalan, ukuran , dan sistem maklum balas bagi tujuan penyeragaman agak asing dengan persekitaran akademik. Mungkin ada yang takut menghalang kreativiti. TQM menggalakkan kreativiti serta penyeragaman proses yang akan menghasilkan hasil yang diingini.

Jangan terlalu cepat untuk "menembak TQM di kaki ". Dengan kreativiti dan kepintaran , ini halangan boleh diatasi. Untuk berjaya melaksanakan pendekatan kualiti menyeluruh pendidikan kita perlu melakukan perkara berikut : 0) Dapatkan KOMITMEN kepada jumlah berkualiti dari Menteri Pendidikan : 1) Mengakui sekolah sebagai satu sistem dengan berinteraksi subsistem, iaitu, subsistem sosial / budaya berurusan dengan manusia interaksi dan motivasi, subsistem teknikal yang melibatkan proses transformasi, dan subsistem pengurusan yang mengintegrasikan keseluruhan; 2) Kenal pasti semua pelanggan dan pihak berkepentingan; 3) Membangun dan berkomunikasi di seluruh sekolah satu wawasan dan misi yang semula menguatkuasakan keperluan pelanggannya; 4) Analisis tingkah laku sekolah; 5) Membangunkan matlamat dan objektif selaras dengan visi dan misi ; 6) Kajian kesan daripada setiap proses utama kepada keupayaan memenuhi matlamat dan objektif sekolah ; 7) Membangunkan ukuran dan maklum balas sistem untuk setiap proses utama ( seperti pembangunan kurikulum, pengambilan pelajar , pengajaran, dan lain-lain ); 8 ) Borang pasukan silang fungsi untuk meningkatkan proses utama. Memastikan bahawa semua pelanggan setiap proses yang terlibat secara langsung dalam usaha peningkatan ; 9) Melatih semua pasukan dalam teknik selaras dengan sifat aktiviti mereka; 10) Melaksanakan sistem untuk memegang keuntungan yang dibuat; 11) Dokumen semua latihan peningkatan; 12) Ulang Langkah 1-12 .

Bunyi seperti akal ? Kebijaksanaan biasa, malangnya, tidak diterjemahkan kepada amalan biasa. Walaupun pentadbir sekolah menyedari alat ini, lebih kerap daripada tidak , beberapa boleh berbangga bahawa mereka secara sistematik ini memohon mereka. Manfaat tidak datang dari mengetahui mereka , mereka datang daripada menggunakan mereka !

Apa yang boleh kita harapkan daripada pendekatan kualiti menyeluruh dalam pendidikan ? Peningkatan kepuasan pelanggan, program-program yang lebih baik , tindak balas yang lebih baik kepada perubahan dalam persekitaran ekonomi, pengurangan kos, prestasi pelajar yang lebih baik , peningkatan motivasi guru , fleksibiliti meningkat , kerjasama lebih baik antara guru dan pentadbiran, ibu bapa dan orang ramai penglibatan yang lebih besar di sekolah, dan lain-lain terlalu banyak lagi . Anda tidak percaya? Jika tidak , saya faham sinis anda, tetapi pertama minta Menteri Pendidikan untuk mencuba sebelum anda berputus asa. Marilah kita menjadi salah satu daripada beberapa , jika bukan yang pertama, untuk merintis pendekatan Kualiti Menyeluruh kepada pendidikan di Caribbean. Dengan keadaan ekonomi kita , kita tidak mampu untuk tidak melaksanakan apa yang di sepanjang perjalanan panjang buah -bearing.