Unidad 4

Tipos de manuales
02/12/2013 lvarez Zamudio Mara del Carmen, Prez alinas n!ela "imee Ca#rera $onz%lez "s&le', (imnez lvarez )vonne

4.4.2 Tipos de Manuales.

Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e informacin en forma sistmica y organizada . Tambin es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar. Pueden distinguirse los manuales de: Organizacin: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada rea. Departamental: dic os manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser lle!adas a cabo las acti!idades realizadas por el personal. Las normas estn dirigidas al personal en forma diferencial seg"n el departamento al que se pertenece y el rol que cumple Poltica: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuaci#n y direcci#n de una empresa en particular. Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna acti!idad de manera correcta. Tcnicas: estos manuales e$plican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las tcnicas. Bienvenida: su funci#n es introducir bre!emente la istoria de la empresa, desde su origen, asta la actualidad. Incluyen sus objeti!os y la !isi#n particular de la empresa. %s costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derec os y obligaciones en el mbito laboral. Puesto: determinan espec&ficamente cuales son las caracter&sticas y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso. Mltiple: estos manuales estn dise'ados para e$poner distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, ms bien generales o e$plicar la organizaci#n de la empresa, siempre e$presndose en forma clara. Finanzas: tiene como finalidad !erificar la administraci#n de todos los bienes que pertenecen a la empresa. %sta responsabilidad est a cargo del tesorero y el controlador. Sistema: debe ser producido en el momento que se !a desarrollando el sistema. %st conformado por otro grupo de manuales.

T POS ! "#$%#" M #&TOS

%$isten los manuales que son elaborados en tomos de ojas intercambiables y los que se consultan por pantalla. La elaboraci#n cuidadosa de los manuales y su adecuada di!ulgaci#n y control facilitan el $ito de la empresa en sus diferentes acti!idades, independientemente de que su elaboraci#n sea en ojas o !isibles en computadora. Tiene como prop#sito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las acti!idades en !igor. %l manual debe presentar una descripci#n detallada de las rutinas de trabajo, acompa'ada de los respecti!os grficos que faciliten su percepci#n y retenci#n, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento. Los manuales requieren de ciertas caracter&sticas que son: ( )atisfacer las necesidades reales de la empresa* ( +ontar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conser!aci#n* ( ,acilitarla localizaci#n de las orientaciones y disposiciones especificas* ( -iagramaci#n que corresponda a su !erdadera necesidad* ( .edacci#n simple corta y comprensible* ( /acer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios* ( 0ozar de adecuada fle$ibilidad para cubrir di!ersas situaciones* ( Tener un proceso continuo de re!isi#n y actualizaci#n* ( ,acilitar a tra!s del dise'o, su uso, con!ersaci#n y actualizaci#n* y ( %star debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

'('()(* De Organizacin+ De departamentos+ De polticas+ De procedimientos+ De puestos espec,icos(

MANUAL: -ocumento que contiene informaci#n !lida y clasificada sobre una determinada materia de la organizaci#n. %s un compendio, una colecci#n de te$tos seleccionados y fcilmente localizables. M-&%-. D# O"/-& 0-1 2&: -ocumento que contiene informaci#n !lida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organizaci#n. )u contenido son organigramas y descripci#n departamental, de funciones y de productos.

Manual de Organizacin D "#1TO"

Ubicacin Organizacional:

1cupa el primer ni!el dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarqu&a dentro de la organizaci#n.

Coordinacin:

%ste puesto tiene coordinaci#n con todos los dems puestos del organigrama.

Descripcin Genrica del Puesto:

2dministra, coordina y super!isa todos los recursos de la organizaci#n 3materiales, umanos y financieros4, para alcanzar los objeti!os propuestos por la empresa.

Descripcin Espec !ica:

Lle!a a cabo una junta peri#dica para la elaboraci#n del 5Plan 0eneral de -esarrollo 2nual5 de la empresa. Participa en la elaboraci#n del presupuesto de ingresos y egresos, junto con el encargado del departamento de 2dministraci#n y ,inanzas. Participa en la elaboraci#n y modificaci#n de los planes de estudio en uni#n con el departamento 2cadmico. 2prueba la elaboraci#n de documentos mediante su firma tales como: +ertificados, boletas y constancias de estudio.

.ecluta y selecciona el personal necesario para la organizaci#n. 6igila la asistencia y el comportamiento del personal, as& como de los alumnos de la instituci#n. +olabora en la realizaci#n de las campa'as publicitarias de la instituci#n, junto con el departamento de 7ercadotecnia. 2utoriza permisos y prestamos respecti!os al personal acadmico, as& como permisos a los alumnos. D#F & 1 2& D# M-&%-. D# PO.3T 1-S: -ocumento que incluye las intenciones o acciones generales de la administraci#n que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las pol&ticas son la actitud de la administraci#n superior. Las pol&ticas escritas establecen l&neas de gu&a, un marco dentro del cual el personal operati!o pueda obrar para balancear las acti!idades y objeti!os de la direcci#n superior seg"n con!enga a las condiciones del organismo social. O45etivo del Manual de Polticas: Presentar una !isi#n de conjunto de la organizaci#n para su adecuada organizaci#n. Precisar e$presiones generales para lle!ar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrati!a. Proporcionar e$presiones para agilizar el proceso decisorio. )er instrumento "til para la orientaci#n e informaci#n al personal. ,acilitar la descentralizaci#n, al suministrar a los ni!eles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. )er!ir de base para una constante y efecti!a re!isi#n administrati!a

M-&%-.#S D# P"O1#D M #&TOS %n manual de procedimientos: es el documento que contiene la descripci#n de acti!idades que deben seguirse en la realizaci#n de las funciones de una

unidad administrati!a, o de dos # ms de ellas. %l manual incluye adems los puestos o unidades administrati!as que inter!ienen precisando su responsabilidad y participaci#n. )uelen contener informaci#n y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda au$iliar al correcto desarrollo de las acti!idades dentro de la empresa. %n el se encuentra registrada y transmitida sin distorsi#n la informaci#n bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrati!as, facilita las labores de auditoria, la e!aluaci#n y control interno y su !igilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. %tilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripci#n de tareas, ubicaci#n, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecuci#n. 2u$ilian en la inducci#n del puesto y al adiestramiento y capacitaci#n del personal ya que describen en forma detallada las acti!idades de cada puesto. )ir!e para el anlisis o re!isi#n de los procedimientos de un sistema. Inter!iene en la consulta de todo el personal. 8ue se desee emprender tareas de simplificaci#n de trabajo como anlisis de tiempos, delegaci#n de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informaci#n o bien modificar el ya e$istente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y e!itar su alteraci#n arbitraria. -etermina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. ,acilita las labores de auditoria, e!aluaci#n del control interno y su e!aluaci#n. 2umenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben acer y c#mo deben acerlo. 2yuda a la coordinaci#n de acti!idades y e!itar duplicidades. +onstruye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. M-&%-. D# B #&6#& D%stos aspectos se complementan a menudo mediante un manual de bien!enida. %n ste se describen las pol&ticas de la compa'&a, normas, prestaciones y otros temas relacionados. 2 continuaci#n se muestran los temas com"nmente cubiertos en los programas de inducci#n de nue!os empleados. T#M-S D# .- O"/-& 0- 2& /.OB-. /istoria de la compa'&a.

%structura de la compa'&a. 9ombre y funciones de los ejecuti!os principales. %structura de edificios e instalaciones. Periodo de prueba. 9ormas de seguridad. -escripci#n del proceso de producci#n. Pol&ticas y normas.

P"#ST-1 O&#S ! S#"6 1 OS -. P#"SO&-. Pol&tica salarial y de comprensi#n. 6acaciones y d&as feriados. +apacitaci#n y desarrollo. 2ccesoria profesional. )eguros indi!iduales y de grupos. Programas de jubilaci#n. )er!icios mdicos especiales. )er!icios de cafeter&a y restaurantes.

P"#S#&T-1 O&#S 2l super!isor. 2 los capacitadores. 2 los compa'eros de trabajo. 2 los subordinados.

F%&1 O&#S ! D#B#"#S #SP#13F 1OS :bicaci#n del puesto de trabajo. Labores a cargo del empleado. 9ormas especificas de seguridad. -escripci#n del puesto. 1bjeti!o del puesto. .elaci#n con otros puestos.