Procesos Administrativos

En una oficina, el diagrama de proceso puede indicar el recorrido de una hoja de tiempos, de un vale de materiales, de una orden de compra u otro documento cualquiera, a traves de sus diversas fases. El diagrama puede iniciarse con la primera anotacion en el documento y recoger todas sus fases hasta que se archiva o se destruye. Una empresa se puede representar a traves de un triangulo; donde la parte de encima estara el directorio; el gerente general; sub-gerentes; jefes de departamentos; jefes de secciones y asi sucesivamente hasta llegar a los barredores; porteros y serenos. Como fluye la informacion de la empresa; de arriba hacia abajo; conforme va descendiendo la informacion tiene que ser mas detalla; la informacion que fluye de abajo para arriba; tiene que ser mas resumida; hasta llegar a la gerencia general y directorio. Existen muchos documentos dentro de la empresa; por ejemplo elaborar un programa de produccion; tiene que estar un plan de ventas donde indique que vender y cuanto vender; el programa de produccion tiene que contemplar que productos, que cantidades y cuando producir; esto se eleva a gerencia financiera; la misma que elabora un plan financiero para la empresa; contemplando los desembolsos en funcion del tiempo. Recien estariamos en condiciones de definir; que producir, cuanto producir. Este es un ejemplo de un documento adminsitrativo.

El proceso es un pedido de pequenas herramientas; el diagrama empieza en la mesa del supervisor y termina en la mesa de la mecanografa en el departamento de compras; todo esto sucede en el departamento de laboratorio de investigacion. Propuesta de pedido escrita por el supervisor(un copia); sobre la mesa del supervisor(esperando la ordenanza); por la ordenanza al secretario del interventor; sobre la mesa del secretario(en espera de ser mecanografiada); mecanografiado de la propuesta de pedido(copia de la propuesta original); por el secretario al interventor; sobre la mesa del interventor(esperando la aprobacion); examen y aprobacion del interventor; sobre la mesa del interventor(esperando la ordenanza); al departamento de compras; sobre la mesa del agente de compras(esperando su aprobacion); examen y aprobacion; sobre la mesa del agente de compas(esperando la ordenanza); a la mesa de la mecanografa; sobre la mesa de la mecanografa(esperando el mecanografiado del pedido); mecanografiado del pedido; en la mesa de la mecanografa( esperando su envio a la oficina central).

Se pide levantar el proceso de este documento administrativo; criticarlo y proponer mejoras.

x Mtodo actual Mtodo propuesto AUJETO DEL DIAGRAMA pedidos de pequeas herramientas El diagrama empieza en la mesa del supervisor y termina en la mesa de la mecangrafa en el departamento de compras. DEPARTAMENTO laboratorio de Investigacin DISTANC IA EN METROS TIEMPO EN MINUTOS SIMBOLOS DEL DIAGRMA

DIAGRMA DE PROCESO
FECHA 10-12-47 HECHO POR J.C.H. DIAGRAMA N R 136 HOJA N 1 DE 1 DESCRIPCION DEL PROCESO . . . .

Propuesta de pedido escrita por el supervisor (una copia) Sobre la mesa del supervisor (esperando al ordenanza) 19,5 Por el ordenanza al secretario del interventor Sobre la mesa del secretario (en espera de ser mecanografiada) Mecanografiado de la propuesta de pedido (copia de la propuesta original) 4,5 Por el secretario al interventor Sobre la mesa del interventor (esperando la aprobacin) Examen y aprobacin del interventor Sobre la mesa del interventor (esperando al ordenanza) 6 Al departamento de compras Sobre la mesa del agente de compras (esperando su aprobacin)

Examen y aprobacin
Sobre la mesa del agente de compras (esperando al ordenanza) 1,5 A la mesa de la mecangrafa Sobre la mesa de la mecangrafa (esperando el mecanografiado del pedido) Mecanografa del pedido En la mesa de la mecangrafa (esperando su envi a la oficina central)

31,5

Total

Diagrama de recorrido de este documento administrativo; metodo actual. El supervisor redacta la propuesta de pedido que es escrita a maquina por el secretario, aprobada por el interventor y por el agente de compras; finalmente, se mecanografia el pedido definitivo. Una vez teniendo los dos diagramas; se debe hacer la critica a los dos procesos Disenar el Proceso propuesto

LABORATORIO DE INVESTIGACION

Oficina del supervisor

Agente de compras

Oficinas

Secretario

Interventor

Mtodo actual x Mtodo propuesto AUJETO DEL DIAGRAMA pedidos de pequeas herramientas El diagrama empieza en la mesa del supervisor y termina en la mesa de la mecangrafa en el departamento de compras. DEPARTAMENTO laboratorio de Investigacin DISTANCIA EN METROS TIEMPO EN MINUTOS SIMBOLOS DEL DIAGRMA

DIAGRMA DE PROCESO
FECHA 10-12-47 HECHO POR J.C.H. DIAGRAMA N R 136 HOJA N 1 DE 1 DESCRIPCION DEL PROCESO . . . .

Propuesta de pedido escrita por triplicado por el supervisor Sobre la mesa del supervisor (esperando al ordenanza) 22,5 Por el ordenanza al agente de compras En la mesa del agente de compras (esperando la aprobacin) Examen y aprobacin por el agente de compras Sobre la mesa del agente de compras (esperando su envi a la oficina central)

RESUMEN METODO ACTUAL Operaciones Transporte Esperas Inspecciones Distancia recorrida en metros 3 4 8 2 31,5 METODO PROPUESTO 1 1 3 1 22,5 DIFERENCIA 2 3 5 1 9

22,5

Total

LABORATORIO DE INVESTIGACION

Oficina del supervisor

Agente de compras

Oficinas

Secretario

Interventor