L'AACC a labor ce modle de grille budgtaire utilisable dans le cadre d'un appel d'offres portant sur un colloque, afin

de faciliter l'acheteur institutionnel l'identification des postes inhrents ce type de manifestations. Cette grille budgtaire n'est ni ferme, ni exhaustive, les postes peuvent tre modifis ou complts en fonction des besoins spcifiques de chaque donneur d'ordre ou des ides proposes par l'agence d'vnement. Il s'agit d'un modle pour un colloque ponctuel, qui n'a pas vocation se substituer aux BPU conus pour un accompagnement vnementiel sur la dure.

MODELE BUDGET COLLOQUE

Les actions/supports/outils doivent tre chiffrs en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de complter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Montant en Montant en HT TTC 1. Conception gnrale, dfinition du cadre global. Inputs stratgiques et cration. Recommandations de moyens logistiques et techniques, validation de la faisabilit du projet. Sous total 1 2. Recherches d'une location de salle
Etude et analyse des besoins, recherches de sites : disponibilit, configurations possibles Reprages Etude des cots de location et des prestations annexes fournies par le site Analyse des avantages/inconvnients Analyse des cots X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

Sous total 2 3. Editions, documents de communication : conception, rdaction (hors impression)

Cration de l'identit visuelle de l'vnement et de ses dclinaisons graphiques Invitation / Programme (format en cm, nombre de pages) Dossier d'accueil des participants (X pages, X exemplaires) - chemise du dossier - rsum d'intervenants - biographies - autres contenus Badges (personnaliss / presse) Signaltique et ses dclinaisons Fiches pour sance questions/rponses Excution des documents au format de chaque support Ralisation de la synthse de dbats - Actes (plnires et X ateliers) X jour(s) concepteur/rdacteur X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet senior X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

4. Inscription participants, gestion, relances

Sous total 3

Constitution de la base de donnes participants : intgration et uniformisation des fichiers fournis (hors saisie complmentaire), ddoublonnage Conception, ralisation de la plateforme d'inscription en ligne - licence et mise en place pour l'vnement (import de la base de donnes, formulaire d'inscription, hbergement, maintenance) - personnalisation spcifique du formulaire pour les ateliers - intgration du programme du colloque - enqute en ligne - paiement et ligne et facturation - demande de visa - envoi de mails (pr-invitation, invitation, confimation, relance, attestation de prsence, remerciements etc) Conception des contenus des mails - pr-invitation - confirmation participation + informations pratiques - remerciement + information actes, synthses etc Gestion des inscriptions et confirmations : listings, tiquettes, suivi des inscriptions, reporting Relances participants (tlphoniques ou mail) Gestion logistique des intervenants : contacts, suivi, identification des besoins, informations pratiques Intgration dans la plateforme de slides, infos pratiques, synthses de dbats, photos, vidos etc) X jour(s) directeur logistique X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet logistique X jour(s) chef de projet senior

5. Conception, ralisation documents audiovisuels et de dynamisation

Interview audio (comprenant tournage, montage, quipe technique) Interview vido (comprenant tournage, montage, quipe technique) Reportage vido ou micro trottoir (comprenant tournage, montage, quipe technique) Infodcor Rdaction du synopsis, corrections, modifications Squenage pour l'vnement ou pour le web Vote lectronique (conception, mise en place, location botiers) Questions par SMS Conception, ralisation du kit d'animation (diaporama, masque powerpoint, slides et adaptations) X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet senior X jour(s) directeur de production

Sous total 4

6. Equipement et production technique (salle non quipe)

Sous total 5

MODELE BUDGET COLLOQUE

Les actions/supports/outils doivent tre chiffrs en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de complter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Salle plnire
X micros + sonorisation Ecran (format) en location Vidoprojecteur, optique et support, distributeur et cran de retour scne Eclairage scne traditionnel sans automatique Enregistrement dbats audio sur CD Rom Post-productiion audio pour mise en ligne sur le web X PC + cbles Installation technique, vrification, techniciens son, lumire, vido, infographiste Mobilier Location, livraison, installation, dmontage Captation vido Post-production vido et squenage pour mise en ligne sur le web

Montant en HT

Montant en TTC

Par salle d'atelier

X micros + sonorisation Ecran (format) en location Vidoprojecteur, optique et support, distributeur et cran de retour scne Eclairage scne traditionnel sans automatique Enregistrement dbats audio sur CD Rom Post-productiion audio pour mise en ligne sur le web X PC + cbles Installation technique, vrification, techniciens son, lumire, vido, infographiste Mobilier Location, livraison, installation, dmontage Captation vido Post-production vido et squenage pour mise en ligne sur le web Frais de rgie et frais de vie des techniciens, transport Reprage, prparation, montage, exploitation, dmontage X jour(s) rgisseur gnral X jour(s) directeur de production X jour(s) chef de projet senior

7. Scnographie spcifique
Conception, plans d'implantation Dcor scnique Autres X jour(s) rgisseur gnral X jour(s) directeur de production X jour(s) chef de projet senior

Sous total 6

Sous total 7 8.Personnel d'accueil/vestiaire, scurit, nettoyage

Htesses d'accueil Personnel vestiaire Personnel scurit Prestation nettoyage X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

Mobilier d'accueil

9. Mobilier accueil, vestiaire, autres

Sous total 8

Mobilier vestiaire Autres mobilier (diffusion publications etc) X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

9. Restauration
Caf d'accueil Pause Djeuner Open bar Repas intervenants Repas quipe Cration d'office Location de benne Autres (cocktail de clture, dner) X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

Sous total 9

10. Journalistes animateurs

Identification et proposition de journaliste animateur Prparation, briefing, suivi, rptition avec les intervenants, transmission des messages cls, articulations des discours Gestion logistique du (des) journaliste(s) en cas d'un colloque en province ou l'tranger X jour(s) directeur conseil

Sous total 9

MODELE BUDGET COLLOQUE

Les actions/supports/outils doivent tre chiffrs en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de complter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste)
X jour(s)chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique

Montant en HT

Montant en TTC

11. Accompagnement experts, intervenants, modrateurs

Identification et proposition d'intervenants et experts

Sous total 10

Contact intervenants/experts, prparation, rptition, suivi de l'intervention de chacun et articulations des intervenants / experts en lien avec le journaliste animateur ou modrateur Kit d'animation des sances ( hors conception graphique du masque ; voir point 5) Conception, rdaction du conducteur gnral de l'vnement et de chaque sance identifiant les temps de parole et lments cls de contenus de chaque intervention Rcupration des slides finaliss des intervenants, vrification et ventuelles suggestion de corrections Gestion logistique et suivi des intervenants avec identification de ses besoins, courriers informations pratiques et utiles (contact, plan d'accs, coordonnes htel, lieu de l'vnement, remboursement frais etc) X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique

12. Traduction
Traduction langues Traduction langue des signes et/ou vlotypie X jour(s) chef de projet logistique

Sous total 11

13. Retransmission internet de la captation vido (voir point 6)

Liaison Internet (matriel, encodage, technicien, ligne IP ou Numeris) Retransmission X jour(s) directeur de production X jour(s) chef de projet senior

Sous total 12

13. Reportage photo

Sous total 13

Reportage photos avec livraison d'un CD photo (libre de droit) incluant les photos en basse dfinition + les "planches contact" X jour(s) photographe X jour(s) chef de projet pour brief, encadrement, contrle, choix

14. Bilan de la manifestation

Conception, dition du questionnaire de satisfaction (ou questionnaire en ligne) Analyse des rponses (quanti et quali) Saisie des participants prsents et non pr-inscrits Bilan des inscriptions/participations Rdaction du bilan de la manifestation X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique

Sous total 13

Sous total 14 15. Frais d'exploitation (talkies...), frais de rgie et bureau de production, frais de vie quipe (restauration, hbergement, transport ), coursiers, dplacements, reprages Sous total 15 16. Droits SACEM et SDRM Sous total 16 Sous total frais techniques Honoraires agence (en nombre de jours identifis ou en forfait). Management, coordination, pilotage du projet et post-production. Management et pilotage gnral du
Direction du projet global. Conseil permanent, recommandations, dfinition du plan d'action, des tapes de travail, de moyens humains, des outils. Management et coordination des quipes. Directeur conseil / directeur de projet base X jours Pilotage oprationnel du projet. Co-animation des quipes avec le Directeur Conseil. Supervision et planning de travail. Prparation et co-animation des runions de travail internes et externes (ODJ et CR, mise jour des "to do list") Chef de projet senior base X jours Conception de l'ensemble des principes logistiques inhrents l'vnement. Suivi de la ralisation. Management des quipes logistiques. Directeur Logistique, base X jours Suivi de l'ensemble des postes logistiques de l'vnement Chef de projet Logistique, base X jours Coordination et suivi de l'ensemble des postes lis la production technique de l'vnement. Suivi financier. Management des quipes techniques (rgisseur, assistants). Post-production de l'vnement. Directeur de Production, base X jours

Sous total honoraires de coordination, pilotage, suivi et conduite de projet Marge de gestion et d'administration du projet de x % (hors moyens humains) SOUS TOTAL EVENEMENT

MODELE BUDGET COLLOQUE

Les actions/supports/outils doivent tre chiffrs en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de complter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Frais postaux (ventuels) Assurances spcifiques lies l'vnement Htellerie : base X chambres intervenants (TTC) + parking + remboursement frais train intervenants TOTAL EVENEMENT Montant en HT Montant en TTC