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Conceito de Arquivo e de Documento

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Conceito de Arquivo e de Documento

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O conceito de arquivo tem mltiplas acepes, conforme o seu enquadramento. Podemos falar de um edifcio, de um servio, de um acto administrativo ou de um conjunto documental. Interessa-nos trabalhar com a definio de Arquivo enquanto conjunto documental.

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O Arquivo um conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva ou por um organismo ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao

Dicionrio Terminologia Arquivstica. Lisboa: IBL, 1993

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Retenhamos da definio:
Conjunto orgnico de documentos. Independente da data, forma e suporte material No exerccio de uma actividade

Conservados a ttulo de prova/informao

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Um documento de arquivo no fruto da vontade de uma instituio ou servio, ele fruto sim das funes atribudas a determinada instituio ou servio, como forma de concorrer para a resoluo dos assuntos decorrentes dessas funes.

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Um DOCUMENTO a unidade constituda pela informao e respectivo suporte. Ou seja, o conjunto de dados que so transmitidos atravs de sinais ou combinao de sinais e o suporte utilizado para proceder a essa operao.

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Documento de Arquivo um documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial...
Dicionrio Terminologia Arquivstica. Lisboa: IBL, 1993

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Os documentos que encontramos nos nossos servios, podem apresentar caractersticas muito diferentes.
Podem ser de papel ou de plstico.

Podem ler-se directamente ou precisar de uma mquina para os ler.

podem conter apenas texto (documentos textuais) ou conter grficos, imagens, maps, etc (documentos grficos) ou ainda mostrar uma imagem em movimento ou um som (documentos de imagem e sonoros).

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Mesmo os documentos em papel, podem ter um formato diferente, integrados apenas por uma ou duas folhas, reflexo de um acto administrativo apenas (documento simples), ou por um conjunto de folhas que reflectem vrios actos administrativos, como por exemplo um processo (documento complexo).

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Os documentos, independentemente das suas caractersticas, so os elementos que as instituies utilizam para atingir os seus fins, atravs do trabalho desenvolvido em cada servio, nos quais tramitam os documentos, mas onde estes no se devem acumular ou conservar.

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Os documentos nascem ou recebem-se nos servios de cada instituio, formando o seu arquivo, mas depois de um certo perodo deixam de ser necessrios junto desses mesmos servios e, se no so retirados ou eliminados, produzir-se- uma acumulao que ir impedir a normal circulao de outros documentos, que devero ter a sua normal tramitao.

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Os documentos, para alm de algumas das suas caractersticas j enunciadas tm um valor especfico, que pode ser dado pela sua informao ou pelo facto de serem garante de determinados direitos.

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Estes valores podem ser:

Administrativo/probatrio Legal/fiscal Histrico

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O valor administrativo/probatrio um valor inerente aos prprios documentos de arquivo, uma vez que estes consignam ou comprovam direitos e obrigaes e so reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Por esta razo, a este valor se chama por vezes o valor primrio do documento, ou seja, o valor do documento porque cumpre directamente a funo para a qual foi administrativamente criado.

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O valor legal/fiscal o que conferido aos documentos pela legislao em vigor, e que os tornam demonstrativos de direitos da prpria administrao ou dos cidados. A legislao confere a vrios documentos em particular, a funo de comprovar determinados actos, posse, etc. Na maior parte das vezes, a prpria legislao a pronunciar-se sobre o tempo necessrio para a conservao desses documentos pelas instituies.

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O valor histrico atribui-se quando a informao que o documento comporta, ultrapassa a razo primeira para a qual o documento foi criado e assume uma importncia efectiva para o desenvolvimento do conhecimento histrico. Por esta razo, se chama por vezes a este valor o valor secundrio no porque tenha menos importncia, mas porque o valor que assume no deriva directamente da razo pela qual o documento foi criado.

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O valor histrico fundamental, no sentido de resguardar a memria das instituies e do pas, mas raras vezes ele tido em conta nas instituies.

Inventa-se o Arquivo Morto

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Se no existir um sistema de arquivo correctamente implantado, uns e outros continuaro na sua marcha lenta para destruio.

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Podemos assim, perante o conhecimento do valor que os documentos assumem, traar um ciclo de vida para os mesmos, baseado nesses valores.

Teoria das trs idades

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Primeira idade: na qual os documentos circulam e os assuntos esto em tramitao. Tm um uso frequente e, o seu conjunto resulta no Arquivo Corrente de uma determinada unidade orgnica.

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Segunda idade: os documentos perdem valor administrativo, mas a sua conservao necessria j que tm um valor legal e/ou fiscal e so consultados com muita frequncia pela Administrao ou pelos cidados. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Intermdio de uma instituio.

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Terceira idade: os documentos tm valor histrico e a sua consulta feita por investigadores. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Histrico.

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Perante esta teoria, poderemos compreender melhor a necessidade das instituies criarem um Sistema de Arquivo, que crie e regulamente as prticas de utilizao dos documentos, baseado num conjunto de rgos onde se tratem os documentos de acordo com a sua utilidade para a gesto administrativa, para os cidados e para os investigadores, atravs de pessoal devidamente preparado e que ser o sistema por onde correr o fluxo documental da instituio.

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O sistema de arquivo, permitir que se guardem os documentos enquanto detm alguma utilidade e atendendo ao seu valor, ou que se proceda sua eliminao, transcurrido o tempo necessrio em que se esgote o seu valor administrativo e fiscal, e caso no tenham valor histrico. Evita-se assim, a anormal acumulao de documentos, sabendo ns que, de todos os documentos produzidos ou recebidos por um servio ou instituio, s uma percentagem muito pequena deve chegar ao arquivo histrico, para conservao definitiva.

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Este sistema de arquivo devidamente adaptado s necessidade de cada instituio. Assim, se uns organismos baseiam o seu sistema nos Arquivos Correntes de cada unidade orgnica (servio, seco, etc.), outros haver que tero a necessidade de criar, para alm deste arquivos correntes, um servio de Arquivo Central, um de Arquivo Intermdio e um de Arquivo Histrico

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As diferenas sero dadas pela anlise de vrios parmetros como:

Volume documental Espao de arquivo disponvel Possibilidade de contacto entre arquivos correntes e estruturas intermdias Metros lineares de documentao histrica Pessoal especializado Sensibilidade da instituio para a valorizao do arquivo

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Uma realidade se destaca logo como possvel, nas instituies que criam sistemas de arquivo, que o facto de junto dos servios apenas circularem e se arquivarem os documentos que se encontram em tramitao, ou seja com vigncia administrativa. Aps perderem essa vigncia, outro servio se encarregar deles, de acordo com um plano prestabelecido pela instituio