Manual de Operaciones Borrador

MANUAL DE OPERACIONES
INTRODUCCIN
El presente MANUAL DE OPERACIONES, del Colegio Bautista Beln, est diseado como parte de las herramientas, destinadas al fortalecimiento de esta institucional impulsado por el Consejo de Administracin el cual representa a la Iglesia. El contenido del Manual define las tareas y responsabilidades, vinculadas con la realizacin de las mltiples actividades del desarrollo del Colegio, las cuales no deben considerarse limitativas, sino como una gua para la mejor consecucin de los objetivos y metas del Colegio. Lo expuesto en el Manual va orientado a proporcionar a sus usuarios en la institucin, orientaciones y respaldo terico, es decir un marco de referencia, que describe el alcance de las atribuciones que corresponden a los diferentes cargos que forman la estructura de direccin y administracin de la institucin, con el fin de que su aplicacin prctica y disciplinada resulte en un servicio satisfactorio para los estudiantes la razn de ser del Colegio. Como todo estudio de investigacin, el Manual constituye el resultado de la recoleccin, clasificacin, anlisis y sntesis de la informacin, relativa al quehacer del grupo de trabajo que conforman el esqueleto funcional, como base a su vez, en la construccin del modelo general de la estructura de organizacin y sus diferentes unidades operativas. Dado que el contenido de este documento pertenece al sector dinmico por excelencia, resulta lgico pensar que estar sujeto a sufrir modificaciones en dependencia del crecimiento, evolucin o cambios en general que se produzcan en el entorno acadmico, y que presionen a la institucin a realizar ajustes tenues o drsticos de adaptacin en las funciones y la organizacin, conforme las nuevas realidades que sean enfrentadas en su momento.
Colegio Bautista Beln, Barrio San Judas, de la vuelta los Cocos 75 varas hacia arriba, Telfonos: 2260-3209, 2260-0193 email:
COLEGIO BAUTISTA BELEN

Por la verdad y la virtud
Seores Consejo de Administracin Colegio Bautista Beln
Managua, Viernes 15 de enero de 2010
Sus manos Estimado Seores:
Atencin Luis Rosales Yuri Navarrete Luis Carcache
Cumpliendo compromiso adquirido con ustedes en el mbito que en el ao 2010 dicha institucin vaya tomando fuerza y una estructura solida de control interno, entrego para su revisin 35 pginas, correspondientes a los cargos revisados segn mi apreciacin. Dicho manual est integrado por criterios tcnicos, en los cuales hay cargos que la institucin no cuenta pero por proyectar algo con visin de fututo estn expuestos. La metodologa consisti en revisar los cargos de base, de manera que en los primeros aparecieran en detalle las actividades y se eliminara la repeticin de las mismas en los cargos ascendentes, y a la vez lograr en estos una definicin de funciones ms ejecutivas y gerenciales, lo cual facilita delinear responsabilidades de mayor contenido para dichos cargos superiores. Es oportuno hacer notar que hay cargos que aparecen en el organigrama, que no estaban contenidos en el Manual de Funciones, y que en los cargos de organizacin se adicionaron algunos para discutir su incorporacin. Las funciones y actividades descritas como no fueron objeto de muchas observaciones se dan por ajustadas a la realidad, principalmente en el rea administrativa. Se entiende que por ser la versin borrador involucradas. Cordialmente. el documento admite mejoras por parte de las personas
lvaro Altamira Crcamo Contador Pblico Autorizado
DESCRIPCION DE CARGO
SECRETARIA ACADEMICA Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: Enero 2010 Jefe Inmediato: Direccin Acadmico Funciones del cargo Asistir a la Directora Acadmica en sus diferentes actividades, como son las de comunicacin por diferentes medios, participacin en eventos dentro del centro, proveyndole de los documentos indispensables y los avisos oportunos, para que cumpla su agenda de manera organizada y puntual, respondiendo adems porque los Padres de Familia sean atendidos. Actividades del cargo Atender las comunicaciones telefnicas, fax, E. Mail, que reciba o enve la Directora Acadmica. Asegurar con insistencia que lleguen a su destino las comunicaciones encomendadas. Identificar la institucin y el cargo con amabilidad permanente al comunicarse. Tener disponible una gua particular de telfonos conforme intereses de la Direccin Acadmica. Construir de manera clara los mensajes enviados y recibidos. Procesar la redaccin de la correspondencia de cartas o memos emanados por la Direccin Acadmica. Llevar registr por orden de destinatario, cronolgico y contino de la correspondencia. Monitorear la llegada al destino final de la correspondencia emanada. Obtener el respectivo recibido conforme, fecha y hora de la entrega de correspondencia. Dar seguimiento y los avisos previos sobre compromisos del Director segn su agenda. Anotar nombres de personas, representacin, institucin y temas en agenda del director. Recepcionar los documentos en general que tengan como destino final la Direccin Acadmica. Armar flder con documentos bsicos relativos a intervenciones o reuniones con el personal a cargo. Responder por la buena atencin del pblico que asista a reuniones. Orientar al pblico y contactarlos con otros ejecutivos cuando as corresponda al caso. Velar por la presentacin y orden de la oficina, y de su atencin personal. Administrar con la privacidad que demanda el cargo el archivo de la documentacin. Conservar con buen funcionamiento los equipos de trabajo a su cargo, al igual que la presentacin de la oficina, y cuando el caso lo requiera con apoyo de mantenimiento Ejecutar otras tareas relacionadas con el cargo.
Nombre del cargo: Secretaria Ejecutiva Acadmica Dependencia: Director Acadmico
Fecha de revisin:
Anlisis del cargo A) Requisitos intelectuales: Educacin: Licenciada en administracin de Empresas, Secretaria Ejecutiva. Experiencia: Dos aos, preferiblemente con experiencia en cargos similares. Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativa, ponderada, y responsable y buena presentacin personal
B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones, as como valores e informacin confidencial que la Direccin Acadmica le asigne bajo su custodia. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades, excepto por estrs causado por las exigencias propias del cargo.
ENCARGADO DE LABORATORIO Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: Fecha de revisin: ENERO 2010 Jefe Inmediato Responsable de Soporte Tcnico Funciones del cargo Cooperar con su jefe inmediato en la supervisin de los usuarios de los equipos para asegurar su conservacin y evitar el manejo impropio, lo mismo que cuidar del funcionamiento continuo de dichos equipos, de manera que proporcionen el beneficio esperado en el proceso de aprendizaje de la comunidad acadmica, lo cual implica a su vez dar asesoramiento tcnico siguiendo los lineamientos de la direccin acadmica. Actividades del cargo Actuar de conformidad con las guas de su dependencia. Revisar que los diferentes programas instalados en el laboratorio funcionen bien. Asistir a los docentes informticos en las necesidades que se presenten cuando se imparten las materias correspondientes en el laboratorio. Controlar la entrada y salida de los docentes informticos al laboratorio. Ocuparse de la limpieza y mantenimiento de los teclados. Garantizar el adecuado funcionamiento de las redes y la actualizacin de los antivirus. Apoyar el mantenimiento, limpieza y funcionamiento del Hardware y Software de los equipos informticos de la institucin. Auxiliar en la revisin diaria del estado del servicio de Internet y las cuentas de correo electrnico de la universidad. Solicitar de acuerdo con su jefe, los suministros de accesorios y repuestos para los equipos informticos. Ejecutar tareas similares a las descritas para el cargo.
Nombre del cargo: Encargado de Laboratorio Computo Dependencia: Direccin Acadmica y Administrativa
DESCRIPCIN DE CARGO / ENCARGADOE LABORATORIO Anlisis del cargo A) Requisitos intelectuales: Educacin: Tcnico Superior en Sistema / Computacin o Cursando el quinto ao de la carrera de Ingeniera de sistemas o Computacin. Experiencia: dos aos, periodo que se juzga necesario para adquirir las habilidades y la familiarizacin total de su campo de actividad. Aptitudes: Inteligencia, iniciativa, eficiente, equilibrado, creativo, paciencia y cortesa. B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere tanto esfuerzo fsico como mental. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones, as como de los equipos de laboratorios en el horario nocturno que le corresponde. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades.
DESCRIPCION DEL CARGO
DIRECCION ADMINISTRATIVA Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Consejo de Administracin Funciones del cargo Trabajar en estrecha colaboracin con el contador institucional encargado de los ingresos y egresos. Asimismo, supervisar los registros contables para evitar errores y asegurar la pureza de los estados financieros. Cumplir con los planes de accin de los mandos superiores y mediante el anlisis de opciones adoptar decisiones que resuelven situaciones, con los recursos bajos su mando, de manera que suban a la direccin superior nicamente los aspectos que estn fuera de su competencia, en especial el resguardo material y registro contable de los medios de pagos e ingresos, el patrimonio, y del movimiento, proteccin y uso racional de bienes y servicios adquiridos para asegurar el funcionamiento del Colegio y su liquidez monetaria. Actividades del cargo Dirigir la ejecucin de funciones de sus subalternos. Impulsar las actividades de los cargos dentro de su dependencia y supervisar que se cumplan con eficacia en trminos de tiempo, eficiencia y con uso racional de recursos. Evaluar y dictaminar los informes de produccin en los cargos bajo su dependencia. Adoptar y aplicar medidas correctivas y disciplinarias cuando se cometen errores que afecten el logro de los objetivos institucionales y dar estmulos en casos contrarios. Cumplir con las disposiciones del Consejo de Administracin. Disear y verificar la implementacin de estrategias de desarrollo y proyeccin institucional, que permitan el logro exitoso de objetivos y misin del Colegio. Dirigir y coordinar las actividades del personal de administrativa. Planificar las actividades de la direccin a corto y mediano plazo. Evaluar, dictaminar e informar sobre la produccin o resultados del personal a su cargo. Velar por el mantenimiento de relaciones cordiales y respeto con los recursos humanos. Administrar los contratos de bienes o servicios con agentes externos. Dar seguimiento y recomendar acciones sobre rendimiento o agotamiento de los bienes inmuebles. En base a los informes para toma de decisin de administracin, presentar planes de accin a la consideracin del Consejo de Administracin. Responder por la presentacin correcta y acertada de los informes financieros y circular en tiempo los estados financieros. Cuando los casos lo demanden hacer gestiones en instituciones pblicas o privadas (INSS, Bancos, etc.) Representar al Colegio en eventos especiales por mandato superior. Coordinar con la direccin acadmica las acciones de respaldo a su funcionamiento. Colegio Bautista Beln, Barrio San Judas, de la vuelta los Cocos 75 varas hacia arriba, Telfonos: 2260-3209, 2260-0193 email:
Nombre del cargo: Directora Administrativa Dependencia: Consejo de administracin
Fecha de revisin:
Calcular el lmite de antigedad mnimo de la cartera en mora y vigilar su nivel. Revisar documentos emitidos ligados al movimiento de saldos en la cartera. Supervisar y evaluar los procesos de cotizacin, tiempo de pedido, compromisos de pago, los valores de mximos y mnimos de las existencias en librera y de su proteccin. Velar por la eficacia de los controles, disciplinas y orden de los registros en la librera. Intervenir en el flujo de efectivo, en especial las operaciones de pago y todas sus formas. Preparar informacin gerencial para toma de decisiones, proyeccin y control de presupuesto de efectivo y egresos, estados financieros pro-forma y reales del perodo. Analizar la posicin financiera de la institucin y actual como principal asesor dando opciones para conservar la liquidez financiera permanente, este ltimo punto esencial en una organizacin con visin de futuro. Anlisis del cargo
A)
Requisitos intelectuales: Educacin: Lic. En Contadura Pblica y Finanzas o Administracin de Empresas, con dominio de un Experiencia: Cuatro aos, preferiblemente con experiencia en cargos similares. Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativo, y responsable.
B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades.
CONTADOR INSTITUCIONAL Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Consejo de Administracin Funciones del cargo Responsable de mantener actualizados en el tiempo, los registros en cantidades y valores de los bienes de capital y los inventarios de la institucin, verificar existencias de inventarios, con muestreos al azar, efectuar las conciliaciones peridicas del flujo monetario, velar por la sanidad de la cartera de cobro, y monitorear el cumplimiento de las obligaciones con terceros, producir los informes regulares provenientes de las operaciones a su cargo, manejar ordenadamente los archivos, y obedecer las instrucciones de sus superiores inmediatos en tareas similares dentro de su dependencia o de la institucin. Actividades del cargo Hacer las conciliaciones bancarias y reportar de inmediato los resultados. Reportar la situacin de saldos y cheques flotantes de las cuentas bancarias. Mantener actualizado el catlogo del inventario circulante. Manejar con eficiencia el sistema del inventario circulante. Controlar los niveles mnimos y mximos de los inventarios, al igual que los saldos. Chequear que los movimientos de entrada y salida de bodega, se hagan conforme los cdigos del catalogo de inventarios. Realizar inventarios selectivos peridicamente e informar los resultados. Administrar eficientemente el sistema de activo fijo. Mantener actualizado el catalogo de activos fijos. Levantar el inventario de activo fijo en las fechas que corresponda. Elaborar comprobantes contables de depreciacin del activo fijo por centro de costo. Monitorear y reportar la situacin de la cartera de cobro y de pago a proveedores. Encargarse del archivo y custodia de los documentos contables. Ejecutar otras tareas similares dentro de su dependencia.
Nombre del cargo: Contador Institucional. Dependencia: Direccin Administrativa
Fecha de revisin:
Anlisis del cargo A) Requisitos intelectuales: Educacin: Licenciado en Contadura Pblica y Finanzas. Experiencia: Dos aos, preferiblemente con experiencia en cargos similares. Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativa, y responsable.
B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades.
CAJERO Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Direccin Administrativa Funciones del cargo Responsable de la caja, y en consecuencia del manejo y proteccin del dinero que ingrese en concepto de pagos y ventas de artculos promocionales, o de uso selectivo de los estudiantes u otras personas, al igual que, del control y entrega de los egresos en forma de cheques o efectivo siguiendo lo dispuesto en la normativa respectiva, cuidando del cumplimiento de elaborar los informes requeridos por su jefe inmediato, adems de prestar cooperacin en otras actividades que le sean factibles por su ubicacin de cargo y espacial. Actividades del cargo Recepcin de ingresos y emisin de recibos. Ventas de artculos (camisetas, gorras, manuales, kit de herramientas, tarjeta telefnica y otros en su caso). Apoyar las actividades de matrcula y abrir nuevas cuentas de ingresos de matriculas. Entregar cheques a proveedores los das martes y viernes. Pagar a los docentes y personal administrativo de manera quincenal. Arqueos y elaboracin del informe diario de caja. Elaborar informe de cierre por turno si aplicase. Elaboracin del informe mensual de los ingresos de caja bajo cualquier concepto. Atender las llamadas telefnicas y dar mensajes cuando no est la recepcionista. Ejecutar otras tareas que le sean factibles por su ubicacin de cargo y espacial.
Nombre del cargo: Cajero Dependencia: Direccin Administrativa
Fecha de revisin:
DESCRIPCIN DE CARGO / CAJERO Anlisis del cargo A) Requisitos y Constancias: Educacin: Tcnico Medio o Tercer ao de Administracin de Empresas / Contadura Pblica. Experiencia: seis meses, experiencia en caja o cargos similares. Aptitudes: Inteligencia, iniciativa, equilibrado, creativo, paciencia, cortesa y honradez. Constancia: Certificado de polica actualizado y carta de sus dos ltimos trabajos.
B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayor esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones, as como de las prdidas o faltantes de efectivo o valores en resguardo en caja. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: Existen condiciones consideradas peligrosas para el desempeo de sus actividades por lo que se deber recurrir a la pliza de fidelidad.
RESPONSABLE DE BODEGA Y COMPRAS Ubicacin del cargo Nombre del cargo: Fecha de elaboracin: Responsable de Bodega, Compras y Suministro. ENERO 2010 Dependencia: Jefe Inmediato: Direccin Administrativa. Direccin Administrativa Funciones del cargo Responsable de las actividades operativas de bodega, compras y los suministros de la institucin, con el respaldo del asistente de bodega a quien deber dirigir y supervisar en el cumplimiento de sus funciones y las actividades asignadas a dicho cargo, asumiendo adems las obligaciones de buscar los mejores precios y calidad de productos mediante cotizaciones, al igual que la proteccin y control de inventarios de los bienes en bodega de manera que no se produzcan prdidas de los mismos y preserven su utilidad. Actividades del cargo Comunicar al jefe de los requerimientos y necesidades en base al control de existencias. Para los bienes ms sensitivos calcular el tiempo pedido. (orden de compra/recepcin). Realizar las compras en tiempo oportuno y cantidades para evitar agotamientos. Cotizar pedidos siguiendo los procedimientos de la normativa respectiva. Ejecutar la accin de compra y asumir compromisos conforme la normativa de pagos. Codificar las entradas y salidas de bodega de acuerdo al catalogo de inventarios para insertar al sistema automatizado sino preparar una hoja en formato sencillo en Excel y que permita rpido visualizar por grupo lo que se tiene. Cuidar el orden, limpieza y sanidad ambiental del local, mobiliario y existencias. Efectuar inventariaros mensuales conciliados con los saldos contables, levantar lista de existencias obsoletas o de prdidas, evaluar la situacin e informar a su jefe al respecto. Elaborar cuadros con informe para toma de decisiones, tato en lo referente a la seguridad de las instalaciones, de proteccin a las existencias, variaciones de consumo segn los estndares establecidos, en trminos monetarios, de cantidades.
Fecha de revisin:
DESCRIPCIN DE CARGO / RESPONSABLE DE BODEGA Y COMPRAS Anlisis del cargo A) Requisitos y Constancias: Educacin: Tcnico en administracin o contabilidad. Experiencia: Un ao, preferiblemente con experiencia en manejo de bodega e inventarios. Aptitudes: Inteligencia, iniciativa, eficiente, equilibrado, creativo, paciencia y cortesa. Constancias: Certificados de polica y salud, carta de sus dos ltimos empleos.
B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere tanto esfuerzo fsico como mental. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. As de los inventarios asignados bajo su custodia. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Director Administrativo. Funciones del cargo Hacer cumplir los planes de accin provenientes de la Direccin Superior, y mediante la seleccin de alternativas adoptar decisiones que resuelvan situaciones, con los recursos puestos bajo su mando, de manera que suban a la categora jerrquica superior, nicamente aspectos que estn fuera de su competencia. Actividades del cargo Dirigir la ejecucin de funciones de su personal de base, subalterno y asistente. Impulsar las actividades de los cargos dentro de su dependencia y supervisar que se cumplan con eficacia en trminos de tiempo, eficiencia y con uso racional de recursos. Evaluar y dictaminar los informes de resultados en los cargos bajo su dependencia. Adoptar y aplicar las medidas correctivas cuando se cometan errores que afecten sensiblemente el logro de los objetivos institucionales y estimular en casos contrarios. Gerencia los recursos humanos de la institucin: elaborar los contratos del personal y docentes; controlar la asistencia de trabajo (permisos, entradas, salidas-tarjetas); proveer los uniformes; vigilar la atencin del almuerzo: y elaborar las liquidaciones. Manejar el arrendamiento del mdulo de cafetera. Preparar las solicitudes de cheques por compras y servicios conforme las normativas. Garantizar el mobiliario y equipo para las oficinas y aulas estudiantiles. Resguardar las llaves de las diferentes reas de la institucin. Ejecutar otras tareas relacionadas con el cargo. Con los recursos a su cargo cumplir instrucciones de sus superiores en tareas similares.
Nombre del cargo: Asistente Administrativo. Dependencia: Direccin Administrativa
Fecha de revisin:
DESCRIPCIN DE CARGO / ASISTENTE ADMINISTRATIVO Anlisis del cargo A) Requisitos y Constancias: Educacin: Tcnico en Administracin de Empresas. Experiencia: Tres aos, con experiencia en cargos similares. Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativo, responsable, que pueda trabajar bajo presin. Constancias: Certificado de polica y carta de su ltimo empleo.
B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayor esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos fsico para el desempeo de sus actividades, excepto por estrs causado por las exigencias propias del cargo.
RECEPCIONISTA Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe inmediato: Asistente Administrativo Funciones del cargo Actuar como centro de recepcin de las comunicaciones, principalmente con las solicitudes de llamadas hacia fuera ligadas al quehacer del colegio, interesndose porque se realice la comunicacin cuando no se conecte en un primer intento, e igualmente, responder con cortesa a las personas que llamen, identificar la institucin en el momento de la recepcin, y agotar esfuerzos para que se produzca el contacto telefnico, recibir mensajes y pasarlos en cuanto localice al destinatario, y atender con amabilidad e informacin sobre el colegio o de localizacin de personas u oficinas, a quienes lleguen a su lugar de trabajo. Actividades del cargo Hacer llamadas al exterior confirmando que obedece a trabajos del colegio. Recibir llamadas del exterior y responder siempre con amabilidad. Agotar esfuerzos para que se realice el contacto telefnico hacia o desde el exterior. Identificar a la institucin como inicio de las llamadas hacia o desde el exterior. Recibir mensajes y hacerlos llegar con claridad y oportunamente al destinatario. Entregar mensajes al exterior y monitorear que sean recibidos o se tengan respuestas. Recibir y entregar correspondencia con apoyo de terceros. Conocer el paquete acadmico del colegio y sus proyecciones. Saber la distribucin espacial de aulas y oficinas y del personal de la institucin. Disponer siempre del calendario de eventos y material informativo. Preocuparse con ayuda de conserjes por una ntida presentacin de la recepcin. Atender con cortesa a quienes le visiten y velar que logren los fines de su presencia. Matricular alumnos, registrarlos en libro y remitir la hoja de matrcula a registro. Asumir tareas de protocolo en los eventos del colegio. Participar en la presentacin de la oferta educativa a los nuevos alumnos.
Nombre del cargo: Recepcionista Dependencia: Direccin Administrativa.
Fecha de revisin:
DESCRIPCIN DE CARGO / RECEPCIONISTA Anlisis del cargo A) Requisitos yConstancias: Educacin: Secretaria ejecutiva. Experiencia: seis meses, periodo que se juzga necesario para adquirir las habilidades y la familiarizacin total de su campo de actividad. Aptitudes: Inteligencia, iniciativa, eficiencia, creativa, paciencia, cortesa y especial presentacin personal. Constancia: de buena salud. A) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayor esfuerzo mental. B) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones, as como del manejo de la correspondencia e informacin que llega a sus manos. C) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones consideradas peligrosas para el desempeo de sus actividades.
RESPONSABLE DE FOTOCOPIADORA
Nombre del cargo: Responsable de Fotocopiadora Dependencia: Direccin Administrativa
Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Asistente Administrativo Funciones del cargo
Fecha de revisin:
Responder por el uso racional del equipo a su cargo, cuidando que funcione constantemente en ptimas condiciones, para dar el servicio de fotocopiado y engargolado como funcin bsica, a las personas que le presenten rdenes debidamente autorizadas por quienes posean competencia para este acto, e informar oportunamente a sus superiores para que sean atendidas por especialistas, las averas que sean detectadas y no puedan ser reparadas por personal de la institucin. Actividades del cargo Cuando se precise obtener firma de autorizacin del jefe en esquelas de fotocopias. Realizar el copiado de documentos requeridos por la institucin. Copiar documentos a estudiantes previa cancelacin y presentacin del recibo de caja. Encolochar documentos con la debida autorizacin. Retirar y entregar material en las distintas dependencias cuando as corresponda. Llevar el respectivo control y registro de unidades procesadas. Entregar diariamente a su jefe inmediato el arqueo diario de unidades procesadas. Encargarse del mantenimiento preventivo diario de su equipo de trabajo. Contactar al rea de servicios tcnicos, para mantenimiento del equipo o requerimiento de tner. Cooperar dentro de su dependencia en tareas relacionadas con el cargo.
DESCRIPCIN DE CARGO / RESPONSABLE DE FOTOCOPIADORA Anlisis del cargo A) Requisitos intelectuales: Educacin: Tcnico en secretariado. Experiencia: Tres meses, periodo que se juzga necesario para adquirir las habilidades y la familiarizacin total de su campo de actividad. Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativo, y responsable. B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere tanto esfuerzo fsico como mental. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades.
RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO
Nombre del cargo: Responsable de Mantenimiento. Dependencia: Direccin Administrativa
Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Asistente Administrativo Funciones del cargo
Fecha de revisin:
Dar mantenimiento preventivo directamente, asumir las reparaciones menores, y con autorizacin contratar tcnicos externos, si fuera preciso hacer reparaciones mayores o se requieran para el servicio de mantenimiento peridico, de manera que la infraestructura fsica e instalaciones no se deterioren aceleradamente, tengan buena presentacin, y sobre todo, que estn siempre en funcionamiento dando el servicio que justifica su existencia, para satisfaccin del personal, estudiantes y visitantes, y permitan asimismo la ejecucin ininterrumpida de las labores acadmicas, misin esencial del colegio. Actividades del cargo Asegurar el funcionamiento continuo de aires acondicionados, planta elctrica, planta telefnica y dems equipos similares. Mantener en ptimas condiciones la planta elctrica de emergencia de la institucin. Velar por la adecuada distribucin de las lneas telefnicas y su reparacin oportuna. Revisar las instalaciones elctricas, su distribucin, proteccin y uso racional. Hacer las tareas que le correspondan en las reas de carpintera, albailera y fontanera. Vigilar las diferentes instalaciones de servicio general y protegerlas contra daos. Dar mantenimiento a la infraestructura fsica y sus instalaciones. Responder por la proteccin, uso apropiado y funcionamiento de la infraestructura fsica y sus instalaciones, con los medios de trabajo puestos a su disposicin, o con la contratacin de apoyo externo obteniendo previamente la autorizacin respectiva. Supervisar los trabajos encomendados a contratistas externos (mejoras no significativas). En caso de necesidad, conducir el medio asignado de transporte. Ejecutar otras tareas de cooperacin dentro de la institucin.
DESCRIPCIN DE CARGO / RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO Anlisis del cargo A) Requisitos y Constancias: Educacin: Tcnico medio en Electricidad. Experiencia: Seis meses, con experiencia en el campo de mantenimiento y reparacin de equipos instalaciones de electricidad, albailera, fontanera, carpintera, etc. Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativo, y responsable. Constancia de su ltimo trabajo en el ramo. B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere esfuerzo fsico. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: Existen algunas condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades, especialmente en las elctricas.
CONDUCTOR Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Asistente Administrativo Funciones del cargo Conducir con cautela y prudencia los vehculos que le sean asignados, cuidar la presentacin, mantenimiento y buen funcionamiento de las unidades, responder directamente a su jefe inmediato o el ejecutivo con el cual deba cumplir su jornada de trabajo, asumir la custodia y proteger los bienes o documentos que le sean encomendados para su traslado y entrega, as como a las personas que conduzca en su unidad, y asistir con buena disposicin en los eventos y dems actividades en que sea notaria su presencia. Actividades del cargo . Chequeo constante y limpieza de la unidad a su cargo y de otras que se le asignen. Controlar y realizar el mantenimiento preventivo permanente. Encargarse de las reparaciones menores que estn a su alcance. Ocuparse de las reparaciones mayores y que estas se hagan en talleres responsables. Obtener cotizaciones para efecto de las reparaciones de las unidades. Supervisar en la medida de lo posible las reparaciones de las unidades. Obtener la aprobacin de sus superiores para dar a reparar los vehculos. Ejecutar su labor usando rutas crticas que le deben ser indicadas por su superior. Realizar como parte de sus tareas: Pagos de los servicios pblicos; mensajera; cotizaciones; compras; distribucin de material de promocin del colegio. Obedecer rdenes de la persona a cargo de una misin informar al final de la misma. Cuando se requieran sus servicios, apoyar los eventos de la institucin
Nombre del cargo: Conductor. Dependencia: Direccin Administrativa.
Fecha de revisin:
DESCRIPCIN DE CARGO / CONDUCTOR Anlisis del cargo A) Requisitos y Constancias: Educacin: Bachiller. Experiencia: Cinco aos, experiencia comprobada como conductor profesional, y que posea licencia de conducir de categoras de 1 a 7. Aptitudes: Iniciativa, eficiente, responsable, educado, honrado y de buenas costumbres. Constancias: De polica, de salud y de sus ltimos dos empleos. A) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo fsico. B) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. C) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: Existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades, por la profesin de conductor la cual est sujeta a permanente riesgos.
JARDINERO Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe inmediato: Asistente Administrativo Funciones del cargo Conservar en ptimas condiciones de presentacin y limpieza, las reas verdes de la institucin, as como los equipos destinados a esta labor, ayudar en la realizacin de tareas de mantenimiento, y sostener una relacin de ayuda mutua con el resto del personal de base para el cumplimiento de sus tareas.
Nombre del cargo: Jardinero. Dependencia: Direccin Administrativa
Fecha de revisin:
Actividades del cargo Conservar limpias las diferentes reas verdes de la institucin. Realizar la irrigacin de las reas verdes en las horas adecuadas. Ocuparse de la limpieza de los alrededores del edificio y reas de necesarias. Solicitar en tiempo los materiales indispensables para la ejecucin constante de su tarea. Apoyar actividades del rea de mantenimiento, tales como: reparar puertas, cambiar cerraduras, cambiar transformadores en mal estado, hacer cambios de lmparas cuando sea necesario, traslado de materiales y equipos, etc. Preparar planta de energa, en casos de emergencia.
DESCRIPCIN DEL CARGO / JARDINERO Anlisis del cargo A) Requisitos y constancias: Educacin: Primaria aprobada. Experiencia: No se requiere mayor experiencia. Aptitudes: Eficiente, responsable, honrado y de buenas costumbres. Constancia: De salud y de su ltimo trabajo. B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo fsico. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades.
CONSERJE Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe inmediato: Asistente Administrativo Funciones del cargo Asegurar la limpieza y aseo permanente de las diferentes reas fsicas de la institucin, dar asistencia en la atencin de las personas que visiten la institucin, y cooperar con las secretarias de los directivos ejecutando tareas que estn a su alcance segn sus capacidades. Actividades del cargo Aseo y limpieza de las reas que le sean asignadas del complejo fsico que comprende: todas las instalaciones; reas de recepcin; Laboratorios; Aulas; Oficinas; Servicios Higinicos; bodegas; entre otros. Asegurar que no falten los utensilios para el aseo y limpieza del rea a su cargo. Mantener existencias apropiadas de provisiones para atender al pblico y directivos Atender al pblico que asista a los diferentes eventos del colegio. Informar a su jefe inmediato del deterioro en los bienes que observe durante su labor. Cooperar con los vigilantes, notificndoles de situaciones que ameriten su intervencin. Cuidar de los utensilios y equipos puestos a su cargo. Ejecutar tareas que faciliten el trabajo de las secretarias de los directivos y que estn a su alcance segn sus capacidades, en especial cuando estn asignadas de forma permanente en un puesto de trabajo.
Nombre del cargo: Conserje. Dependencia: Direccin Administrativa
Fecha de revisin:
DESCRIPCIN DEL CARGO / CONSERJE Anlisis del cargo A) Requisitos y constancias: Educacin: Primaria Aprobada. Experiencia: No se requiere mayor experiencia. Aptitudes: Eficiente, responsable, educada, honrada, de buenas costumbres y presentacin. Constancias: De polica, de salud, y de los dos ltimos trabajos desempeados B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo fsico. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeo de sus actividades.
VIGILANTE Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Asistente Administrativo Funciones del cargo Vigilar y proteger el patrimonio fsico y tangible de la institucin, cuidar el parqueo de quienes estn en el recinto en su calidad de funcionarios, personal, estudiantes o visitantes, y por la seguridad de las personas que transitan en su interior, auxilindose de las autoridades competentes cuando los casos lo demanden. Actividades del cargo Acatar las orientaciones emanadas de su superior. Controlar el acceso de entradas y las salidas de personas ajenas a la institucin. Atender y orientar con cortesa al pblico que acuda a su puesto de trabajo. Recibir correspondencia y atender las llamadas internas que le hagan a su puesto. Fuera de las horas laborables ordinarias recibir mensajes e informar a su superior. No permitir el acceso al colegio personas armadas o en estado de ebriedad. Mantener contacto con vigilantes privados en el cuido de vehculos visitantes. Proteger los activos fsicos de la institucin e informar cualquier anomala. Encargarse de la revisin del personal en su salida cuando as se le ordene. Limpiar y resguardar las armas de seguridad de la institucin. Preservar la presentacin y buenas condiciones de la caseta de seguridad. Informar a sus superiores de cualquier anomala que ocurra durante su turno. Registrar en el libro de control de los vigilantes tanto interno como externo.
Nombre del cargo: Vigilante. Dependencia: Direccin Administrativa
Fecha de revisin:
DESCRIPCIN DEL CARGO / VIGILANTE Anlisis del cargo A) Requisitos y Constancias: Educacin: Primaria aprobada. Experiencia: Dos aos en cargos similares y con hoja limpia. Aptitudes: Iniciativa, educado, buenas costumbres, honrado, que sepa manejar armas de fuego y si es posible con conocimiento en defensa personal Constancias: De la polica, de salud y de los dos ltimos empleos. B) Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico: Las actividades que desarrolla requieren mayormente esfuerzo fsico, por lo tanto la persona debe ser de contextura fsica fuerte. C) Responsabilidades Implcitas: Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeo de sus funciones. D) Condiciones de trabajo: Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: Existen condiciones de riesgos fsicos por la actividad propia del cargo.
CATEGORAS DE LA ORGANIZACION
DIRECCIN SUPERIOR
Dirigentes con autoridad preponderante sobre los estratos o grupos homogneos de la estructura de organizacin de la institucin, encargados de llevar la entidad hacia el logro de los objetivos y metas de corto y largo plazo, en consecuencia, son los responsables de la planificacin, ejecucin y evaluacin de resultados de las actividades que son propias del colegio, y de su Proyeccin nacional.
DIRECTIVOS
Grupo con capacidad decisoria y de retroalimentacin a la Direccin Superior: para efecto de los ajustes de la planificacin institucional que le adapten a la evolucin del medio, esencialmente en el mbito acadmico; diseadores de propuestas de las normativas y responsables de su aplicacin prctica; al igual que, de las funciones de las unidades operativas; custodios del manejo de las relaciones humanas del personal; y actores principales en las relaciones pblicas con los agentes externos.
PERSONAL DE APOYO
El consejo de administracin es de apoyo para las directrices que sirve, y con capacidad analtica para resolver mediante la seleccin de alternativas los problemas tpicos que se le presenten, con los recursos puestos a su disposicin, de manera que suban al estrato superior nicamente las decisiones fuera de su competencia funcional, constituyen el enlace entre la lnea de direccin y la operativa.
CATEGORAS DE LA ORGANIZACIN
EJECUTIVOS DE APOYO
Personal sujeto a la autoridad de los ejecutivos, que forman la primera lnea de contacto operativo y de relacin entre la institucin y los diferentes actores que intervienen en el quehacer universitario, acadmico y operativo.
ASISTENTES
Personal operativo destinado, a la ejecucin de las tareas orientadas al ejercicio de las atribuciones especficas de las Direcciones.
SUBALTERNOS
Personal que se desempea en la lnea final operativa, caracterizada por tareas dentro del mbito especfico catalogado como de servicios.
PERSONAL DE BASE
Personal que se desempea en la lnea final de servicios, caracterizada con tareas que faciliten la labor de los ejecutivos en los primeros estratos de la organizacin, de presentacin fsica institucional y de seguridad para el personal y sus bienes, al igual que, de quienes ingresan al campus.
CARGOS DE LA ORGANIZACION
DIRECCIONES
IGLESIA BAUTISTA BELEN CONSEJO DE ADMINISTRACION DIRECTORA ADMINISTRADORA DIRECCION DE FINANZAS DIRECTORA ACADEMICA
DIRECCIN ACADMICA DIRECCIN ADMINISTRATIVA DIRECTIVOS:
ASISTENTE ADMINISTRATIVO EJECUTIVOS:
COORDINADOR DE ESCUELA CONTADOR ENCARGADO RESP. REGISTRO ACADMICO RESPONSABLE BIBLIOTECA ENCARGADO BIENESTAR ESTUD. RESPONSABLE SOPORTE TCNICO EJECUTIVOS DE APOYO: RESPONSABLE BODEGA Y COMPRAS
CARGOS DE LA ORGANIZACIN
DOCENTES SECRETARIA ACADEMICA SECRETARIA DE ADMINISTRACIN ASISTENTE DE LABORATORIO ASISTENTES: ASISTENTE DE BODEGA
ADMISIN CAJERO RECEPCIONISTA RESPONSABLE FOTOCOPIADORA RESPONSABLE MANTENIMIENTO SUMINISTROS SUBALTERNOS
PERSONAL DE BASE
CONDUCTOR JARDINERO CONSERJE VIGILANTE
Atribuciones especficas del Consejo de Administracin del Colegio Bautista Beln.

Preside las decisiones ms importantes de la institucin. Convoca con el secretario del Consejo de Administracin a reuniones de suma importancia y que todo los decidido quede asentado en acta. Da seguimiento a las actividades acadmicas, financieras. Ejecuta, planifica y coordina los planes de crecimiento y desarrollo de la institucin. Asegura se d cumplimiento a las normas de mantenimiento de las instalaciones fsicas, medios de transporte, maquinaria y equipo. Vela por que los activos de la institucin estn debidamente asegurados. Velar por que los compromisos de ley ante Ministerio de Educacin, y Instituto Nicaragense de Seguro Social. Revisar diariamente los ingresos y egresos de la institucin. Revisar y supervisar las gestiones de cobranza. Aprobar las firmas autorizadas para la emisin de Cheques. Autorizar la emisin de cheques por compras, suministros, importaciones y otros conceptos debidamente soportados. Analizar la informacin financiera suministrada por la Direccin Administrativa Financiera para la toma de decisiones. Ejecutar otras tareas orientadas.
DIRECTOR ACADMICO
Nombre del cargo: Director Acadmico. Dependencia: Consejo de Administracin
Ubicacin del cargo Fecha de elaboracin: ENERO 2010 Jefe Inmediato: Funciones del cargo
Fecha de revisin:
Es el centro de retroalimentacin y asesora de la Direccin, en el rea vital de la institucin como lo es la parte acadmica, en cuanto a ser lder en el mbito de colegios, con una categorizacin que se derive de la calidad de los docentes, el uso de tecnologa de punta, programas actualizados, moderna metodologa educativa y carreras con visin de futuro, que aseguren la excelencia de los bachilleres y resulten para los mismos en un rdito a su inversin, en trminos de esfuerzo y dinero. Actividades del cargo Planificar con sus ejecutivos los planes acadmicos de corto y mediano plazo y someterlos a la consideracin del Consejo de Administracin. Velar por las buenas relaciones docentes/alumnos/ padres de familia/ y el personal. En coordinacin con la Direccin Administrativa garantizar la operatividad acadmica. Participar en la programacin de publicidad y hacer propuestas para el ao acadmico. Con la intervencin de sus ejecutivos, contratar docentes, planificar horarios, exmenes, asignaturas, calendario acadmico, y dems actividades similares. Supervisar cumplimiento de planes educativos, actas de calificaciones, actividades del registro, biblioteca, bienestar estudiantil, soporte tcnico y necesidades de laboratorios. Monitorear asistencia de docentes y hacer informe quincenal de sesiones para planilla. Realizar las evaluaciones de los estudiantes a los profesores, con la presencia de ellos. Preparar el contenido de materias por asignaturas y el manual de informtica c/semestre Coordinar seminarios monogrficos y temas de los alumnos a graduarse. Controlar el mantenimiento de Internet. Desarrollar actividades deportivas con auxilio de bienestar estudiantil. Preocuparse por la presentacin y el estado de la infraestructura y mobiliario educativo. Planificar con la Direccin Administrativa las necesidades de equipo y mobiliario. Resolver problemas acadmicos de estudiantes, con opinin de docentes y coordinador. Cuando el caso le corresponda por competencia dar atencin a estudiantes y pblico.

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MANUAL DE OPERACIONES

COLEGIO BAUTISTA BELEN

Seores Consejo de Administracin Colegio Bautista Beln

Managua, Viernes 15 de enero de 2010

Sus manos Estimado Seores:

Atencin Luis Rosales Yuri Navarrete Luis Carcache

lvaro Altamira Crcamo Contador Pblico Autorizado

Nombre del cargo: Secretaria Ejecutiva Acadmica Dependencia: Director Acadmico

DESCRIPCION DEL CARGO

Nombre del cargo: Directora Administrativa Dependencia: Consejo de administracin

Nombre del cargo: Contador Institucional. Dependencia: Direccin Administrativa

Nombre del cargo: Cajero Dependencia: Direccin Administrativa

Nombre del cargo: Asistente Administrativo. Dependencia: Direccin Administrativa

Nombre del cargo: Recepcionista Dependencia: Direccin Administrativa.

Nombre del cargo: Responsable de Fotocopiadora Dependencia: Direccin Administrativa

Nombre del cargo: Responsable de Mantenimiento. Dependencia: Direccin Administrativa

Nombre del cargo: Conductor. Dependencia: Direccin Administrativa.

Nombre del cargo: Jardinero. Dependencia: Direccin Administrativa

Nombre del cargo: Conserje. Dependencia: Direccin Administrativa

Nombre del cargo: Vigilante. Dependencia: Direccin Administrativa

DIRECCIN ACADMICA DIRECCIN ADMINISTRATIVA DIRECTIVOS:

ASISTENTE ADMINISTRATIVO EJECUTIVOS:

ADMISIN CAJERO RECEPCIONISTA RESPONSABLE FOTOCOPIADORA RESPONSABLE MANTENIMIENTO SUMINISTROS SUBALTERNOS

CONDUCTOR JARDINERO CONSERJE VIGILANTE

Atribuciones especficas del Consejo de Administracin del Colegio Bautista Beln.

Nombre del cargo: Director Acadmico. Dependencia: Consejo de Administracin

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