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INTRODUCCION

Las Normas Técnicas Colombianas, tienen como objetivo


principal crear herramientas que faciliten la gestión
documental en las empresas oficiales privadas, con el fin de
simplificar y organizar la presentación y el manejo de sus
comunicaciones.

Las Normas deben verse como guías flexibles que permitan su


adaptación a las necesidades y características de cada empresa
y a su vez, contribuyan a la disminución de tiempos y costos con
buena calidad.

La NTC 3393, fue ratificada por el Consejo Directivo el 21 de


Agosto de 1996. Esta norma esta sujeta a ser actualizada
permanentemente con el objeto de que corresponda en todo
momento a las necesidades y exigencias actuales.
¿ QUE ES UNA CARTA?

Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona


envía a otra para comunicarse con ella.

¿ QUE ES UNA CARTA COMERCIAL?

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones


comerciales entre empresas o personal naturales;
igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus
empleados. ( R.A.E.)
DEFINICIONES
 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras,
iniciales o no de una razón social.

 Anexo: documento o elemento que acompaña la carta.


 Apostrofe: Signo ortográfico ( ‘ ) que, para efectos de esta
norma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indican un
millón.
 Asunto: Síntesis del contenido de la carta.
 Copia: Fiel reproducción de un documento
 Datos del remitente: Razón social, logotipo, ciudad, dirección,
apartado, teléfono, fax, telex y dirección electrónica y NIT de
quien envía la comunicación
 Despedida: Palabra o frase final de cortesía.
Destinatario: Persona o grupo a quien se le dirige la comunicación.
 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del
documento.
 Espacio: Distancia horizontal de escritura.
 Estilo: Orden en la distribución de las diferentes líneas que
conformen la carta.
 Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
 Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión
se le denomina renglón.
 Líneas especiales: Anexos e Identificación del transcriptor.
 Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
 Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que
identifican a una persona natural o jurídica.
 Modelo: Esquema de distribución de zonas, que le permite a la
empresa la diagramación de su papelería.
 Número o referencia: Identificación consecutiva del
documento
 Razón social: nombre que identifica a una empresa.
 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
 Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres
escritos en sentido horizontal.
 Saludo o vocativo: línea de cortesía.
 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de
cada palabra de una razón social.
 Texto: cuerpo del mensaje.
 Transcriptor: persona responsable de digitar el
documento.
 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un
conjunto de datos impresos o escritos.
CLASIFICACION

Para un cumplimiento total y efectivo de esta norma se


establecen dos (2) Modelos para la diagramación de la
primera hoja y dos Estilos.

-Modelos

Modelo 1 : Consta de tres zonas. En las zonas 1 y 2 se


resaltan los datos del remitente. La zona 3 se deja
libre para el sello de registro o fecha de recibo.

Modelo 2 : Tiene solo dos zonas. En la zona 1 se


imprimen los datos del remitente. La zona 3 la dejamos
para la misma función del Modelo 1.
-Estilos

Bloque Extremo: Todas la líneas parten de el margen


izquierdo.

Bloque: Las líneas de numero, fecha, asunto, firma y cargo se


colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho.

REQUISITOS

-Márgenes
Superior Entre 3 y 4 cm
Inferior Entre 2 y 3 cm
Lat. Izquierda Entre 3 y 4 cm
Lat. Derecha Entre 2 y 3 cm
-Zonas

Zona 1: Destinada para la impresión de la razón social de la


empresa (Sigla o acrónimo, logotipo y NIT). Para esta zona
necesitamos de 14 cm horizontales y entre 3 a 4 cm
verticales, desde cada borde correspondiente.

Zona 2: Espacio solamente para la impresión de dirección,


apartado, dirección electrónica, fax, teléfono y otras
menciones según disposiciones legales. Lo estipulado para
esta zona encontramos entre 1,5 y 2 cm desde el borde
inferior de la hoja y horizontalmente la puede abarcar toda.

Zona 3: Espacio que se deja en blanco para que el


destinatario imprima el sello de registro o la fecha del recibo
del documento.
PARTES DE LA CARTA

Numero (Referencia)
La numeración es consecutiva según lo establece el Código
de Comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas del margen
superior.

Fecha
Datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de
envío. Se escribe a 2 a 3 interlineas del Numero.

Datos del destinatario


Se dirige que forma personalizada, es decir a un
funcionario especifico. Estos datos se escriben de 4 a 6
interlineas. Hay que recordar que estos datos pueden
ocupar hasta ocho lineas.
Organización de los Datos del Destinatario
-Titulo Académico
- Nombre del destinatario
- Cargo
- Empresa
- Dirección o Apartado
- Nombre de la ciudad
- País (Si la carta va al exterior)

 Asunto (línea opcional)


En si, es la síntesis del tema de la carta, expresada en
máximo cuatro (4) palabras, la inicial en mayúscula y sin
subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del
destinatario.
 Saludo o vocativo
En damas el saluda se acostumbra el nombre y en caballeros
el apellido. Se escribe a 3 interlineas cuando no hay asunto
y a 2 cuando lo hay.

 Texto
Se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortes.
En primera persona del plural (nosotros), ya que se
representa un grupo empresarial.
En lo posible tratar un solo tema en la carta, sin errores
técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable.

Se escribe de 4 a 6 interlineas de los datos del


destinatario, si no hay asunto. Si lo hay a 3 interlineas.
 Paginas subsiguientes
Se utilizan hoja en blanco que contengan impreso solo el
logotipo o la razón social. El primer párrafo se escribe a 2 y
4 interlineas del encabezado. La ultima pagina debe
contener por lo menos un párrafo, antes de la despedida.

 Despedida
Es la expresión de cortesía que se escribe a 2 interlineas
del texto, en cualquiera de los dos estilos.

 Remitente
Este se escribe a 4 y 6 interlineas de la despedida, en
mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. Queda recordar
que si utiliza estilo Bloque extremo parten del margen
izquierdo y si es estilo Bloque parten del centro de la hoja
hacia el margen derecha.
 Líneas especiales
Entre estas líneas especiales encontramos:
- Anexos: Detallan y soportan el texto, enunciando y
clarificando en numero de hojas. Se escribe a 2 interlineas
del remitente.

-Copia: Se escribe la palabra copia, sin abreviar y seguida de


dos puntos. A 2 interlineas del firmante o de la línea de
anexos si la hay. Aquí se relacionan colocando el tratamiento,
nombre, cargo y empresa.

- Identificación del transcriptor: Se anota el nombre con


mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona
responsable que realizo la trascripción. Se escribe a 2
interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito.
ASPECTOS GENERALES

 Uso de mayúsculas y minúsculas


Las palabras escritas en mayúsculas sostenida no se dividen y
es conveniente tildar sus vocales. El uso de las mayúsculas es
concreto y no se debe exagerar su uso.

En minúscula se escriben los días, meses, puntos cardinales y


las estaciones del año. Se debe distinguir entre el nombre y el
termino genérico.

Ejemplo:

Banco de la Republica Gracias a su banco, nuestra


Gerente General Habrá reunión de gerentes
 División silábica y división mecanográfica
Para determinar la división silábica o mecanográfica, se emplea
es guión (-), siendo uno solo, seguido de la letra donde se parte
la palabra.

- Para la división silábica:


Es incorrecto separar un silaba y no poner el guión
correspondiente y no se debe colocar una raya debajo de la
letra donde se divide la palabra.

-Para la división mecanográfica:


No dividir nombres propios ni apellidos, como tampoco dividir
palabras en el primer y ultimo renglón de la pagina.

No dividir palabras que contengan x intermedia y si se hace no


dejarla como extremo en el lugar de la partición.
 Escritura de números
Para escribir un numero con su respectivo símbolo de unidad
de medida, separados por un especio en blanco. Luego del
símbolo no debe escribirse signo de puntuación, sino que se
deja un especio separando el símbolo del signo.
Ej: 1 m , 1 g , 1 cm .
Grupos de tres cifras, separa con un espacio hacia la
izquierda. Ej: 23 456 m
Números que representan año no se separan con punto, ni con
espacio. Ej: Año 1996
Si se escribe la fecha completa, se coloca en orden de día,
mes y año. Ej: Se celebrara el 12 de febrero de 1997.
Para abreviar fechas, con el orden año, mes, día, se hace así:
- 2000-04-28
- 96-11-01
En las normas, los números no se separan con puntos ni
con espacios. Ej: Norma Técnica Colombiana 3393
Para representar dinero los decimales se separan con
comas, las unidades de mil con puntos y las de millón con
apostrofo.
Para expresar cantidades en letras, hay que tener en
cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe en
una sola palabra, y del treinta y uno en adelante en tres
palabras.
Para documentos legales los números se escriben en
cifras y en letras.

Los números de teléfono se separan en grupo y con


espacios; el indicativo entre paréntesis.
Los números de cedula se separan con puntos, y si la
población no es una capital, entre paréntesis añadimos
el nombre del departamento.
Ej: C.C. 32.397.330 de Medellín
C.C. 19.825.367 de Honda (Tolima)
 Transcripción textual de documentos
Para destacarla se deja una sangría de 4 espacios tanto a
derecha como a izquierda, también se coloca entre comillas y
puntos suspensivos indicando que hay texto que no es
necesario incluir.

 Denominaciones femeninas
Estos títulos y cargos se escriben en su respectivo genero
como lo establece la Real Academia Española.
Ej:
Alcaldesa Abogada
Ministra Arquitecta
Presidenta Sicóloga
 Abreviaturas
En este tipo de documento comercial es inaceptable el uso de
las abreviaturas, a excepción de las que forman parte de su
razón social de la empresa. Ej: Rojas Hermanos S.A.
 Carta de un solo párrafo
Para darle estética a esta opción de carta, se dejan 3
interlineas entre el margen superior y el numero; otras 3
entre el numero y la fecha.
Un máximo de 6 interlineas para los datos del destinatario.
El párrafo se escribe a interlineación de 1,5 a 2 entre
renglones y el doble de lo elegido para la despedida.
Las líneas especiales pueden estar a 3 interlineas.
 Visto bueno
Se ubica contra el margen izquierdo, de 4 a 6
interlineas del cargo del firmante.
 Plegado de la carta
Para un doblez convencional, se lleva el borde inferior a
3 o 4 cm arriba de la mitad y se trae el borde superior
de la hoja hacia abajo. Se inserta en el sobre de manera
que al sacarla quede en posición de lectura.
 Recomendaciones
-El tipo y tamaño de la letra debe facilitar la lectura del
texto.
- La cinta que se utiliza para la impresión del documento
debe garantizar y mantener nitidez al documento.
- El uso de resaltador, notas al margen y subrayados
afectan la preservación y conservación del documento.
- El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos
aceleran el deterioro del documento.
Muchas Gracias

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