Frigorfico La Estancia Descripcin de Procedimiento Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido

Descripcin de Procedimiento
Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido

Tipo Procedimiento !eferencia Versin "#$

%rupo &

'abi(itacin Profesiona(

)utoriz *os+ Chain#

P,gina " de "$ Vigencia "-.""./$$&

Frigorfico La Estancia Descripcin de Procedimiento Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido

A. Objetivo: Estructurar un es0uema de (as etapas y pasos a cump(ir a efectos de permitir (a 1enta de productos a (os c(ientes, (a entrega y e( cobro de( pedido B. Alcance: Desde 0ue se concreta una 1enta hasta (a entrega de (a misma, gestin y registracin de (a cobranza# C. mbito de Aplicacin: Todas (as sucursa(es# D. Introduccin: 2na 1ez recibido e( pedido se contro(a e( stoc3 disponib(e 0ue de no e4istir se pone en marcha (a fabricacin de( producto# 2na 1ez 0ue e( producto esta disponib(e se (o en1a a depsito para e( armado de( pedido para su posterior entrega por medio de transportes propios o de terceros, rea(izando (os mismos e( cobro# E. Sectores Relacionados: Ventas, Despacho, Cobranzas, Depsito, Facturacin# . ormularios:
a. b. c. d. e. f. 5ota de Pedido# Factura# 'o6a de !uta# !emito# P(ani((a de Distribucin !ecibo

!. Cuerpo "rincipal #entas: "# E( 1endedor recibe de( c(iente e( pedido, formu(ando por trip(icado (a 5ota de Pedidos, entregando e( origina( a( c(iente para 0ue (e 0uede como comprobante y e( dup(icado, trip(icado y cuadrup(icado, a( Encargado de Ventas para tener como comprobante de( pedido 0ue rea(izo e( c(iente# /# E( Encargado de Ventas en1a e( cuadrup(icado de (a 5ota de Pedidos a (a %erencia de Cr+ditos y Cobranzas para 1a(idar si e( c(iente es moroso# Cr$ditos % Cobran&as: 7# E( encargado de Cr+ditos y Cobranzas recibe e( cuadrup(icado de (a 5ota de Pedidos 1erifica (a morosidad de( c(iente# 8# 9i tiene deuda, e( pedido se suspende hasta 0ue se regu(arice (a situacin, por (o 0ue (a 5ota de Pedido se archi1a transitoriamente# &# 9i e( c(iente no tiene deuda e( encargado de Cr+ditos y Cobranzas autoriza (a 1enta en1iando 'irmada e( cuadruplicado de (a 5ota de Pedido a( Departamento de Ventas#

#entas:
Tipo Procedimiento !eferencia Versin "#$ %rupo & 'abi(itacin Profesiona( )utoriz *os+ Chain# P,gina / de "$ Vigencia "-.""./$$&

Frigorfico La Estancia Descripcin de Procedimiento Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido :# E( Encargado de Ventas recibe de( depto# de Cr+ditos y Cobranzas e( cuadrup(icado de (a 5ota de Pedido firmada y 1erifica si e( pedido es un pedido com;n o si es un pedido especia(# <# 9i es un pedido C=>25 e( Encargado de Ventas en1a e( trip(icado y e( cuadrup(icado firmado de (a 5ota de Pedidos a (a %erencia de Depsito, para 0ue se encargue de( armado de( pedido seg;n (o so(icitado por e( c(iente, y e( dup(icado de La 5ota de Pedidos (o archi1a transitoriamente para informes internos# -# 9i no es un pedido com;n y es un pedido E9PEC?)L, e( Encargado de Ventas en1a e( trip(icado y cuadrup(icado firmado de (a 5ota de Pedidos a (a %erencia de Depsito para 0ue autorice (a fabricacin de( contenido de (a nota de pedido# Depsito: @# La %erencia de Depsito recibe e( trip(icado y cuadrup(icado firmado de (a 5ota de Pedido y e( gerente de Depsito (a estudia y autoriza, mediante su firma en e( trip(icado, (a fabricacin de( contenido de (a nota de pedido especia(, informando a (a %erencia de Produccin para (a puesta en marcha de (a fabricacin, y adem,s informa a( c(iente p(azo mnimo de entrega# "$# La %erencia de Depsito recibe e( trip(icado de (a 5ota de Pedidos com;n firmada, en base a (a cua( efectuara e( armado de( pedido# ""# Verifica si hay mercadera disponib(e para armar e( pedido# "/# De no haber 9toc3 disponib(e informa a Produccin (a situacin y esta pone en marcha (a Fabricacin de( producto so(icitado o fa(tante# "7# 2na 1ez 1erificado (a disponibi(idad de 9toc3, se en1a a Despacho e( trip(icado (a 5ota de Pedido Firmada# Despac(o "8# E( Encargado de Despacho recibe e( trip(icado firmado de (a 5ota de pedido con (a 0ue rea(iza e( pedido y comp(eta en (a co(umna obser1aciones de (a misma (a mercadera 0ue se 1a a entregar# "&# E( Encargado de Despacho reen1a a Depsito (a 5ota de Pedido# Depsito: ":# E( Encargado de Deposito recibe e( trip(icado de (a 5ota de Pedidos y super1isa e( Pedido fsico contra (a nota de Pedido, si esta correcto se reen1a a Facturacin e( trip(icado de (a 5ota de Pedidos firmada para 0ue se rea(ice (a factura y remito correspondiente# ?nforma a 1entas e( estado de( Pedido# acturacin: "<# E( Encargado de Facturacin recibe e( trip(icado de (a 5ota de Pedido en1iada por %erencia de Depsito# )( recibir (a 5ota de Pedidos confecciona (a factura origina( con tres copias y rea(iza (a siguiente distribucin =rigina( y dup(icado a( Departamento de Despacho# Trip(icado a( Departamento de Cr+ditos y Cobranzas# Cuadrup(icado a Contadura# Tambi+n genera remito por trip(icado y (o distribuye de (a siguiente manera =rigina(, dup(icado y trip(icado a( Departamento de Deposito# 5ota de pedidos a Depsito#
Tipo Procedimiento !eferencia Versin "#$ %rupo & 'abi(itacin Profesiona( )utoriz *os+ Chain# P,gina 7 de "$ Vigencia "-.""./$$&

Frigorfico La Estancia Descripcin de Procedimiento Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido Luego da (a ba6a de stoc3# Contadur)a: "-# E( Contador recibe de facturacin e( cuadrup(icado de (a factura para rea(izar (os asientos correspondientes# Cr$ditos % Cobran&as: "@# E( Encargado de Cr+ditos y Cobranzas recibe de facturacin e( trip(icado de (a factura para rea(izar un contro( posterior# Deposito /$# E( Encargado de Deposito recibe de Facturacin e( trip(icado de La nota de pedidos firmada y !emito por trip(icado y rea(iza e( contro( de( remito contra (a nota de pedidos, si esta correcto en1a origina( y dup(icado de( remito a despacho y archi1a tempora(mente e( trip(icado de( remito y destruye (a nota de pedidos# Despac(o: /"# E( Encargado de Despacho recibe de facturacin e( origina( y dup(icado de (a factura y a su 1ez recibe de Depsito e( origina( y dup(icado de( remito con respecto a (a cua( prepara e( pedido y organiza (as entregas de acuerdo a (as zonas y f(etes, para (o cua( confecciona una 'o6a de !uta para e( transportista y (a P(ani((a de Distribucin de Pedidos# //# E( Encargado de Despacho entrega (a 'o6a de !uta, origina( de (a Factura, e( !emito por dup(icado, (a p(ani((a de distribucin y (a mercadera a( transportista# /7# E( transportista de1ue(1e firmada (a P(ani((a de Distribucin de Pedidos a( Encargado de Despacho y (uego sa(e a repartir (os pedidos# Cr$ditos % Cobran&as: /8# E( Encargado de Cobranzas recibe de( transportista e( remito origina( firmado por e( C(iente# Verifica si es c(iente especia( con e( remito contra e( archi1o de C(ientes# /&# 9i es C(iente especia( archi1a e( origina( de( remito 6unto con e( trip(icado de (a factura transitoriamente hasta 0ue se efect;e e( cobro de (a misma# /:# 2na 1ez recibido e( pago de( C(iente 1erifica si es en efecti1o o no, a( ser en efecti1o genera un !ecibo y contro(a si 1iene por correo o no# /<# )( ser por correo (e firma una p(ani((a a( correo dando constancia de( pago recibido y se (a de1ue(1e a( correo. /-# )( no ser por correo (a persona 0ue trae e( dinero presenta un recibo e( cua( cobranzas deber, firmar y entregar(o nue1amente a (a persona# /@# 9i e( Pago no es en efecti1o, e( Encargado de Cr+ditos y Cobranzas rea(iza un contro( de (a cuenta bancaria mediante ?nternet, corroborando e( estado de (a misma para confirmar 0ue se rea(izo e( pago# 7$# 9i e( C(iente no es especia( e( encargado de cr+ditos y cobranzas (e hace firmar a( transportista un recibo de6ando constancia de( dinero recibido# 7"# E( Encargado de Cobranzas (e hace firmar a( responsab(e de( pago e( recibo y (o archi1a con e( trip(icado de (a factura# 7/# Cobranzas contro(a 0ue e( pago rea(izado coincida con e( trip(icado de (a factura y e( origina( de( remito#
Tipo Procedimiento !eferencia Versin "#$ %rupo & 'abi(itacin Profesiona( )utoriz *os+ Chain# P,gina 8 de "$ Vigencia "-.""./$$&

Frigorfico La Estancia Descripcin de Procedimiento Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido 77# )sienta e( pago en una P(ani((a Diaria de Cobros para ((e1ar un contro( de (os cobros rea(izados y en1a (os 1a(ores recibidos a( Departamento de Tesorera para dar ingreso a (a Ca6a 6unto con (a P(ani((a Diaria de Cobros# *esorer)a: 78# !ecibe de Cobranzas (os 1a(ores recibidos y (a P(ani((a Diaria de Cobros y de1ue(1e a Cobranzas dicha P(ani((a firmada# Cr$ditos % Cobran&as: 7&# !ecibe (a P(ani((a Diaria de Cobros firmada por Tesorera# 7:# )rchi1a definiti1amente (a Factura, e( origina( de !emito firmado y (a P(ani((a Diaria de Cobros en1iando e( dup(icado de( !emito a Contadura# Contadur)a: 7<# E( Contador recibe e( !emito y rea(iza (os asientos correspondientes#

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Frigorfico La Estancia Descripcin de Procedimiento Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido Re'erencias: "# /# 7# 8# &# :# <# 9e toma e( pedido de( c(iente y se genera (a nota de pedido# 9e en1a (a nota de pedido a cobranzas# 9e recibe (a nota de pedido y se 1erifica (a morosidad de( c(iente# )rchi1ar nota de pedido hasta 0ue se regu(arice (a deuda# En1iar nota de pedido firmada y autorizada a 1entas# !ecibir nota de pedido firmada y 1erificar tipo de pedido# 9i es un pedido C=>25 e( Encargado de Ventas en1a e( trip(icado y e( cuadrup(icado firmado de (a 5ota de Pedidos a (a %erencia de Depsito -# 9i es un pedido E9PEC?)L, e( Encargado de Ventas en1a e( trip(icado y cuadrup(icado firmado de (a 5ota de Pedidos a (a %erencia de Depsito @# Depsito recibe e( trip(icado y cuadrup(icado firmado de (a 5ota de Pedido y e( gerente de Depsito (a estudia y autoriza, mediante su firma en e( trip(icado, (a fabricacin# "$# Depsito recibe e( trip(icado de (a 5ota de Pedidos com;n firmada# ""# Verifica si hay mercadera disponib(e para armar e( pedido# "/# De no haber 9toc3 disponib(e informa a Produccin (a situacin "7# 2na 1ez 1erificado (a disponibi(idad de 9toc3, se en1a a Despacho e( trip(icado (a 5ota de Pedido Firmada# "8# E( Encargado de Despacho recibe e( trip(icado firmado de (a 5ota de pedido# "&# E( Encargado de Despacho reen1a a Deposito (a 5ota de Pedido# ":# E( Encargado de Deposito recibe e( trip(icado de (a 5ota de Pedidos# "<# E( Encargado de Facturacin recibe e( trip(icado de (a 5ota de Pedido en1iada por %erencia de Depsito# )( recibir (a 5ota de Pedidos confecciona (a factura origina( con tres copias y rea(iza (a siguiente distribucin a# =rigina( y dup(icado a( Departamento de Despacho# b# Trip(icado a( Departamento de Cr+ditos y Cobranzas# c# Cuadrup(icado a Contadura# Tambi+n genera remito por trip(icado y (o distribuye de (a siguiente manera d# =rigina(, dup(icado y trip(icado a( Departamento de Deposito# e# 5ota de pedidos a Depsito# Luego da (a ba6a de stoc3# "-# E( Contador recibe de facturacin e( cuadrup(icado de (a factura# "@# E( Encargado de Cr+ditos y Cobranzas recibe de facturacin e( trip(icado de (a factura# /$# E( Encargado de Deposito recibe de Facturacin e( trip(icado de La nota de pedidos firmada y !emito por trip(icado# /"# Despacho recibe de facturacin e( origina( y dup(icado de (a factura y a su 1ez recibe de Depsito e( origina( y dup(icado de( remito, para (o cua( confecciona una 'o6a de !uta para e( transportista y (a P(ani((a de Distribucin de Pedidos# //# E( Encargado de Despacho entrega (a 'o6a de !uta, origina( de (a Factura, e( !emito por dup(icado, (a p(ani((a de distribucin y (a mercadera a( transportista# /7# E( transportista de1ue(1e firmada (a P(ani((a de Distribucin de Pedidos a( Encargado de Despacho y (uego sa(e a repartir (os pedidos# /8# E( Encargado de Cobranzas recibe de( transportista e( remito origina( firmado por e( C(iente#
Tipo Procedimiento !eferencia Versin "#$ %rupo & 'abi(itacin Profesiona( )utoriz *os+ Chain# P,gina @ de "$ Vigencia "-.""./$$&

Frigorfico La Estancia Descripcin de Procedimiento Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido /&# 9i es C(iente especia( archi1a e( origina( de( remito 6unto con e( trip(icado de (a factura transitoriamente hasta 0ue se efect;e e( cobro de (a misma# /:# 2na 1ez recibido e( pago de( C(iente 1erifica si es en efecti1o o no, a( ser en efecti1o genera un !ecibo y contro(a si 1iene por correo o no# /<# )( ser por correo (e firma una p(ani((a a( correo dando constancia de( pago recibido y se (a de1ue(1e a( correo. /-# )( no ser por correo (a persona 0ue trae e( dinero presenta un recibo e( cua( cobranzas deber, firmar y entregar(o nue1amente a (a persona# /@# 9i e( Pago no es en efecti1o, e( Encargado de Cr+ditos y Cobranzas rea(iza un contro( de (a cuenta bancaria mediante ?nternet, corroborando e( estado de (a misma para confirmar 0ue se rea(izo e( pago# 7$# 9i e( C(iente no es especia( e( encargado de cr+ditos y cobranzas (e hace firmar a( transportista un recibo de6ando constancia de( dinero recibido# 7"# E( Encargado de Cobranzas (e hace firmar a( responsab(e de( pago e( recibo y (o archi1a con e( trip(icado de (a factura# 7/# Cobranzas contro(a 0ue e( pago rea(izado coincida con e( trip(icado de (a factura y e( origina( de( remito# 77# )sienta e( pago en una P(ani((a Diaria de Cobros y en1a (os 1a(ores a Tesorera 78# !ecibe de Cobranzas (os 1a(ores recibidos y (a P(ani((a Diaria de Cobros y de1ue(1e a Cobranzas dicha P(ani((a firmada# 7&# !ecibe (a P(ani((a Diaria de Cobros firmada por Tesorera# 7:# )rchi1a definiti1amente (a Factura, e( origina( de !emito firmado y (a P(ani((a Diaria de Cobros en1iando e( dup(icado de( !emito a Contadura# 7<# E( Contador recibe e( !emito y rea(iza (os asientos correspondientes#

Tipo Procedimiento !eferencia Versin "#$

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'abi(itacin Profesiona(

)utoriz *os+ Chain#

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