Orden y limpieza en el puesto de trabajo: las 5 S

El orden y la limpieza en el puesto de trabajo son fundamentales cuando se busca la eficacia operativa. Si estn presentes el desorden, la suciedad u otros elementos innecesarios, las ineficiencias afloran en los procesos en forma de prdidas de tiempos, retrasos, desperfectos e incluso riesgo de accidentes. Hay que eliminar todas estas interferencias que provocan estos problemas, para evitar lo anterior, y tambin si se quiere mantener un determinado nivel de calidad. Para lograrlo, se puede implantar un programa de orden y limpieza, que no se trata de una aplicacin informtica, sino de una metodologa de trabajo que permite eliminar el despilfarro provocado por el desorden y la suciedad. La ms conocida de todas es la metodologa de las 5 S, heredada de Toyota, que contempla cinco puntos clave en los que cualquiera debe fijarse para mantener un puesto de trabajo en perfecto estado. Veamos cada uno de los cinco puntos por separado: Seiri: Separar elementos innecesarios La primera S, se traduce del japons como separar elementos innecesarios. Para ello, hay que identificar en el puesto de trabajo los elementos necesarios y, una vez hecho, separarlos de los innecesarios, eliminando todos aquellos que no sean imprescindibles. Papeles, herramientas que no se usan habitualmente, cualquier cosa que no se usa, debe ser eliminada del puesto, dejando slo lo imprescindible para la ejecucin de las tareas.

Seiton: Situar elementos necesarios La segunda S promueve que, una vez que se tienen los elementos necesarios en el puesto y se han filtrado los innecesarios, llega la hora de situarlos de forma ordenada e identificada. Para lograrlo, hay que decidir la ubicacin de cada elemento (lo ms cerca del lugar donde se va a usar cada uno); poner los medios para posicionar cada uno (muebles, estanteras, tarimas,); sealizar el lugar asignado para cada elemento (es muy tpico ver los cuadros de herramientas con la silueta de cada una); marcar en la herramienta el lugar que le corresponde (en determinado cajn, estantera,); revisar el sistema y evitar que quede algo innecesario dentro y algo necesario fuera. Cuanto ms visual sea el sistema, ms fcil ser seguirlo para las personas que trabajen en el puesto. Seiso: Suprimir suciedad La tercera S invita a mantener ordenado y limpio el puesto de trabajo y las herramientas, lo que favorece el ambiente de trabajo y ayuda a reducir los defectos, accidentes y a mantener un nivel de calidad. Esto es como aquellos que se suele decir que lo mejor para no limpiar, es no manchar. Tal cual. Seiketsu: Sealizar anomalas La cuarta S propugna evitar la suciedad y el desorden mediante la estandarizacin, la formacin del personal y una gestin visual y la mejora de las operaciones de orden y limpieza. Marcar elementos que

fallan, solucionar las averas, pintar zonas de trabajo, son algunos ejemplos de deteccin de anomalas, es decir, elementos que no funcionan como deberan. Shitsuke: Seguir mejorando La quinta S propone la mejora continua del sistema, tan tpica en la metodologa de trabajo de Toyota. Al final, se trata de aplicar el ciclo anterior una y otra vez para ir afinando cada vez ms y no parar nunca de trabajar en esta faceta. Siempre se puede mejorar porque, con el paso del tiempo, van surgiendo nuevos condicionantes o necesidades a los que hay que dar solucin. Esta metodologa se puede implantar en cualquier organizacin, industrial o de servicios. Para ello, debe enfocarse como un proyecto en s mismo. Si se quiere tener xito, el apoyo desde la direccin de la empresa debe ser total y es muy bueno que sta predique con el ejemplo y haga un seguimiento del mismo. Tambin es necesaria la motivacin del personal con el proyecto, ayudndoles a comprender las ventajas y a incorporar disciplina y hbito, as como un lder para coordinar las acciones de orden y limpieza que se vayan a llevar a cabo, a pie de mquina, y para poder mantenerlo a lo largo del tiempo, evitando caer en la dejadez y controlando que se siguen las pautas anteriormente marcadas, en las 5 S.

Orden y Limpieza El orden y la limpieza no slo son necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, sino tambin un requisito legal. El RD 486/97 sobre Lugares de Trabajo, ya establece la obligacin de mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado. La falta de orden y limpieza en el lugar de trabajo crea un problema, por un lado disminuye la eficiencia, y por otro, prepara el escenario para los accidentes. Cules son los beneficios del orden y la limpieza?

Se disminuyen los riesgos de accidentalidad. Se logra el mayor aprovecho del espacio. Se hace un buen unos de los recursos disponibles. Se genera confianza en los clientes, proveedores y visitantes. Se aunmenta nuestro rendimiento en el trabajo puesto que se reduce el tiempo invertido en la bsqueda de objetos. Se mantienen inventarios en el mnimo necesario. Se estimulan comportamientos seguros de trabajo. Se genera un ambiente de trabajo agradable. Cundo un lugar est en orden? Un lugar est en orden cuando no hay cosas innecesarias, y las necesarias estn en su lugar. Cuando las cosas estn organizadas de acuerdo con la clase de material, la frecuencia con la que se utilizan y las personas que las necesitan. Cuando se han eliminado los pasos innecesarios y reducidas las distancias para el transporte y suministro de las materias primas o productos elaborados. Por todo ello, te proponemos que: Selecciones: elimina lo innecesario, y clasifica lo til. Ordenes: coloca lo que vayas a necesitar en un lugar adecuado, y fcilmente accesible. Logra una cultura de limpieza, "evitando ensuciar y limpiando enseguida" Mantenlo: conserva lo que has logrado conserva hbitos y actua con conviccin a travs de procedimientos. Porque al fin y al cabo, despus de tantas horas de nuestras vidas destinadas a nuestro puesto de trabajo, tampoco estar tan mal que ese puesto de trabajo, como espacio fsico, sea un poquito ms agradable ms all del diseo del mobiliario... No creis? Un lugar de trabajo ordenado y limpio constituye un importante aporte a favor de la Higiene y seguridad laboral y puede verse reflejado en: Aumento de la produccin

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Mejor control de las materias primas Ahorro de tiempo y Disminucin del riesgo de accidentes Son slo algunas de las ventajas en la aplicacin de un programa de Orden y Limpieza. El desorden y la falta de aseo en los lugares de trabajo, los transforma en sectores riesgosos, sucios, desagradables, poco atractivos e incmodos. El permitir que se mantenga este ambiente de trabajo tiene un costo alto con un saldo negativo, ocasiona accidentes, incendios, derroche y desperdicios, lo que repercute muy negativamente la higiene y seguridad en el trabajo. Uno de los logros ms importantes de un lugar de trabajo limpio y ordenado, adems de facilitar el control de accidentes, es simplificar el trabajo y, por lo tanto hacerlo ms productivo y ms agradable. Es recomendable consultar programas ya implementados de Higiene y Seguridad con casos exitosos y experiencias en la materia para aprovechar al mximo sus contenidos y aplicarlos en forma particular a su empresa. Las certificaciones ambientales, calidad y Seguridad y salud ocupacional, nos obligan a tener un estndar muy superior a lo que tenemos hoy en Orden y Limpieza. Es por esto que el objetivo es mejorar el entorno y lugar de trabajo acorde a los estndares requeridos. CONCEPTO GENERAL DE ORDEN Y LIMPIEZA Hay ciertos consensos culturales respecto de: ORDEN: colocacin de las cosas en el lugar que les corresponde. LIMPIEZA: aseo de lugar, dejndolo libre de suciedad y desechos. Dichos conceptos estn relacionados con PROLIJIDAD, CONFORT y BIENESTAR PERSONAL. Ahora, llevando el tema al lugar de trabajo, Orden y Limpieza se definen de igual forma, pero toma un significado y un valor distinto en el mbito laboral. Est relacionado principalmente con: SEGURIDAD E HIGIENE FUNCIONALIDAD PRODUCTIVIDAD Para la Asociacin Chilena de Seguridad ACHS -El orden en el trabajo comprende todas las operaciones. Este orden considera al trabajador y al proceso productivo. Mantener adecuadas condiciones de orden, adems del aseo, crean un ambiente seguro y grato; es decir, producen un clima favorable para el trabajo productivo y seguro La Asociacin Chilena de Seguridad ACHS explica en su Revista EL ORIENTADOR con respecto al orden del escritorio, por ejemplo, ms que un orden especfico se recomienda que sea un lugar funcional donde los materiales que se necesiten estn al alcance. Demorarse en encontrarlos contribuye al deterioro del estado de nimo y consume las energas que se necesitan para rendir bien en el trabajo.

Higiene y seguridad y su relacin con el orden y limpieza

Hay que recordar que tanto el tiempo como la energa son recursos escasos. Emplearlos bien permite un buen desempeo y una mejor calidad de vida En un sentido amplio, el orden y la limpieza pueden involucrar factores psico-socioculturales que inciden en la conducta de los trabajadores. Efectos del orden y limpieza en: SEGURIDAD Reduce riesgos de incidentes y accidentes. Reduce riesgos de enfermedades. Reduce el riesgo de incendios. FUNCIONALIDAD Ampla el espacio disponible para los trabajadores. Se facilitan los trabajos de conservacin y reparacin. Evita prdidas de tiempo. Reduce distracciones y contribuye a mantener el nivel de atencin. Promueve la generacin de hbitos seguros y de orden y limpieza. Favorece el control de materias primas, repuestos, etc. PRODUCTIVIDAD Facilita el trabajo. Mayor eficacia y eficiencia. Mayor calidad y cantidad de produccin, debido al ordenamiento y la eliminacin de desperdicios (residuos) Un mejor aspecto del entorno predispone positivamente al trabajo. Se eleva la moral del trabajo del personal. Los trabajadores se interesan ms por su trabajo. Mejor imagen de organizacin, atrae al cliente externo. De qu manera se promueven el ORDEN Y LA LIMPIEZA desde las empresas? Existen muchas formas de promover en forma constante el orden y la limpieza en las organizaciones. A travs de programas que consideren campaas comunicadas de manera adecuada a todos los empleados de la empresa, de diferentes niveles. El mensaje siempre debe ser claro y debe informar siempre los beneficios que aportar, ya sea por medio de cursos de capacitacin al personal, afiches, sealtica, murales, avisos por intranet, etc. Cmo se generan las deficiencias en orden y limpieza en las organizaciones? Existen Factores organizacionales y Factores Humanos FACTORES ORGANIZACIONALES Carencia de elementos de limpieza Ausencia de personal designado a dichas tareas Falta de reglamentacin sobre el tema

FACTORES HUMANOS, EXCUSAS QUE USA EL PERSONAL: Eso es para trabajadores no calificados No hay tiempo, estamos trabajando Suciedad y desorden es seal de produccin Le corresponde a X! Es una tarea indigna (imaginario arcaico) Est bien as (interpretacin de la norma) No me pagan para limpiar ACCIONES A SEGUIR La organizacin deber definir su compromiso en cuanto al orden y limpieza: Fijar objetivos y delinear acciones concretas en tal sentido. Generar el cambio cultural necesario en todos los niveles. Mostrar al personal los beneficios de adoptar un modo de trabajo limpio y ordenado En este proceso es fundamental considerar que: El orden y limpieza NO son una tarea, es parte integrante del trabajo que se esta ejecutando. Todos los miembros deben ejercitar prcticas de orden y limpieza. Es necesario que la organizacin practique todos los valores que promover en sus empleados. beneficios entre la empresa y los trabajadores. Finalmente, aseguramos que promover una cultura que valore el orden y la limpieza lograr que el capital humano cambie sus acciones hacia una mejora sustentable para s mismo y para la empresa. Mejor clima laboral Reduccin de incidentes y accidentes Baja del ausentismo Mayor productividad = mayor rentabilidad Reduccin de costos fijos