Tutorial de Formulas y Grficos en Excel.

Introduccin:
Excel es una aplicacin del paquete bsico de Microsoft Office basada en una hoja de calculo cuya unidad bsica es la celda, donde en dicha hoja el usuario es capaz de realizar distintas funciones como, bases de datos, grficos, clculos, generacin de macros y lenguaje de programacin, estas capacidades complementan una amplia gama de tareas para distintas ramas de la informtica as como reas de la administracin, contadura y Ciencias naturales. Una hoja de clculo es una tabla cuyas celdas pueden contener: Texto Valores numricos, fechas y datos horarios Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas.

Formulas y Funciones:
Frmula.- Es una forma breve de expresar informacin de modo simblico (como en una frmula matemtica o una frmula qumica), o una relacin general entre cantidades. Una frmula describe tpicamente un clculo, como una suma, que ser realizada sobre una o ms variables. A menudo, las frmulas tienen el formato implcito de una instruccin o comando. En la terminologa de una hoja de clculo informtica, una frmula es habitualmente una cadena de texto que contiene referencias de celdas, como: =A1+A2 donde A1 y A2 describen "celdas" (columna A, fila 1 o 2) dentro de la hoja de clculo. El resultado aparecer en la celda que contiene dicha frmula (por ejemplo, en A3, debajo de los valores anteriores). El signo = precede el segundo trmino (derecha) de la frmula que indica la celda en la que estn almacenados los datos. La parte izquierda o primer miembro de la frmula se omite en estos casos pues el resultado se almacena en el lugar en que se encuentra la frmula y sera redundante decir A3=A1 + A2 , si la frmula est almacenada en A3. La mayora de los programas de computacin, no pueden manejar una lgica simblica y slo trabajan con cantidades numricas y deben respetarse los requerimientos sobre las unidades en la introduccin de datos.

Partes fundamentales en la hoja de calculo

Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de Excel. Mediante frmulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmulas se pueden utilizar para mltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos financieros, estadsticos y cientficos. Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la frmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin AVERAGE(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias frmulas, ya que las funciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y reducen la posibilidad de errores tipogrficos. Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las funciones aceptan informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayora de los casos, el resultado es un valor numrico, pero tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, matrices o informacin sobre la hoja de clculo.

Manejo de Formulas
Al manejar formulas en este programa podemos realizarlas tanto en la celda como en la barra de referencias. La frmula debe empezar con un signo igual (=).Despus, la frmula se ir conformando paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos:

1.-Con el ratn seleccionar una celda o la zona derecha de la barra de herramientas.

3 2.-Iniciar la introduccin de datos con el signo igual (=).Para que Excel reconozca que se introducirn valores numricos y por consiguiente una frmula. 3.-Colocar nmeros, celdas seleccionadas , funciones, separndolos por los signos de operacin (por ejemplo: +, -, *, /). 4.-Para terminar solo hacer clic en Enter.

Asistente de Funciones
El uso de funciones puede simplificarse, sobre todo cuando existen muchos datos a calcular. El Asistente de Funciones es el encargado de ayudarnos en este proceso. Este sirve para identificar formulas y tenerlas a la mano atraves de una opcin colocada en la barra de herramientas con el signo sigma y de esta manera seleccionar fcilmente alguna funcin y si no estamos seguros de que sea la correcta nos proporciona una breve explicacin tanto de la funcin como de cada uno de sus argumentos. Para insertar una funcin con sus argumentos en una hoja de clculo se puede seguir el siguiente proceso: 1.-Seleccionar la celda en la que desee introducir la funcin (celda activa). 2.-Hacer clic sobre el botn sigma (colocado en la parte superior de la barra de herramientas) para mostrar el cuadro de funciones como se muestra en la figura . En este cuadro de dilogo se debe elegir la funcin que se desea utilizar. En cuadros de dilogo posteriores se podrn elegir los argumentos.

2.1.-El cuadro de dilogo de la figura muestra las distintas categoras de funciones disponibles en Excel. Estas categoras clasifican el gran nmero de funciones disponibles en grupos ms reducidos. Excel muestra tambin una lista de las funciones utilizadas ms recientemente.. En la parte inferior del cuadro de

dilogo aparece una breve descripcin de la funcin seleccionada, as como4 de sus argumentos.

3.-Despus de seleccionar la funcin deseada se clica en el botn OK y se siguen las instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de dilogo que aparece, que permite definir los argumentos. 4.-Al completar este cuadro se clica en el botn OK para completar la funcin e insertarla en la celda activa. *La funcin consultar la formula muestra el resultado obtenido a medida que se introducen los argumentos pudiendo llevar a otras funciones. Opciones y Funciones predeterminadas en Excel: Funciones ms recientemente utilizadas. Todas las funciones disponibles. Funciones Financieras. Funciones para manejo de fechas y horas. Funciones matemticas y trigonomtricas. Funciones estadsticas. Funciones de bsqueda y referencia.

 Funciones para usar bases de datos. Funciones para manipulacin de texto.

Graficas
Elementos Bsicos en la creacin de grficos
Esta funcin tiene como objetivo interpretar o representar a travs de formas geomtricas, (lneas, vectores, superficies o smbolos), manifestar visualmente la relacin matemtica o correlacin estadstica que guardan entre s algn fenmeno. Tambin puede ser un conjunto de puntos, que se plasman en coordenadas cartesianas, y sirven para analizar el comportamiento de un proceso, o un conjunto de elementos o signos.

Barra de herramientas grafica

La barra de herramientas para grficos, puede seleccionarse directamente en el men contextual o seleccionando insertar (grafico) . En esta opcin al seleccionar la insercin se despliega un men donde es posible elegir el tipo de grfico deseado.

Creacin de grfico bsico:

1.-Seleccionar los datos a representar.

2. Seleccionar la opcin insertar (Grafico ) en la barra de herramientas

A continuacin aparece el primero de una serie de cuadros de dilogo del Asistente para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el grfico deseado.

Seleccin de objetos grficos

Un grficos esta compuesto de ttulos, leyendas, marcadores , texto, ejes y la propia rea de grfico. Podemos configurar los grficos, aadiendo objetos, o elegir un formato especifico para modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto grfico, es necesario seleccionarlo.

Grficos en Excel
Microsoft Excel ya no proporciona el Asistente para grficos, pero se pueden crear grficos bsicos a partir de pasos sencillos y auxiliados, haciendo clic en tipo de grfico, en la barra de herramientas Insertar. Los grficos se utiliza para mostrar una serie de datos numricos en formato grfico para que sea ms fcil comprender

grandes cantidades de datos y la relacin entre diferentes series de datos. Para crear un grfico en Excel:

Comenzamos por introducir datos numricos en una tabla u hoja de clculo. Posteriormente graficaremos los datos en una tabla, seleccionando el tipo de e Insertando en una hoja de datos Creacin de grafica partir de datos en una hoja

Elementos en una grafica

Un grfico posee varios elementos algunos se muestran por defecto, otros se pueden

aadir dependiendo de la necesidad del usuario. Podemos cambiar la visualizacin 8 de los elementos de un grfico movindolos atraves de la hoja o seleccionando con el botn derecho de nuestro mouse, cambiando su tamao y formato. Tambin podemos eliminar elementos que no queramos mostrar. 1.-El rea de grfico(el grafico en s y todos sus elementos) 2.-El rea de trazado(es el rea del grafico delimitada por los ejes) 3.-Los datos (son valores individuales trazados en un grfico representados con barras, columnas, lneas o pasteles) 4.-Eje X (muestra categoras) y Y (muestra valores) a lo largo del eje que trazan los datos en el grfico. 5.-Leyenda (identifica los diseos o colores asignados a una serie de datos o categoras en un grfico 6.-Ttulo del eje (texto descriptivo para el eje o grfico) 7.-Etiqueta de datos (proporciona informacin adicional acerca de un punto especifico en el grafico)

Creacin de un grafico
1. En la hoja de trabajo, organizar los datos que desee representar en un grfico. Los datos pueden estar dispuestos en filas o columnas - Excel determina automticamente la mejor manera de representar los datos en el grfico. 2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar para el grfico. NOTA: Si las celdas que desea representar en un grfico no se encuentran en un rango continuo, puede seleccionar celdas no adyacentes o rangos, siempre y cuando la seleccin se forma un rectngulo Tambin puede ocultar las filas o columnas que no quieren representar en el grfico. 3. Vaya a la pestaa Insertar, en la barra de herramientas 4. Damos clic en el tipo de grfico y, a continuacin, hacemos clic en un subtipo de grfico del men desplegable que aparecer. 5. Nuevamente clickeamos en cualquier parte del grfico insertado para activarlo. Al hacer clic en el grfico, aparecer la Herramientas de grficos que permite agregar diseo, presentacin y formato a las pestaas. 6. El grafico ser automticamente incluido en la hoja de clculo. Sera asignado un nombre automticamente.

Mover grfico en hoja nueva

1. En la ficha Diseo, en el grupo Ubicacin, hacemos clic en Mover grfico. 2. Elegimos el lugar donde deseamos que el grfico sea colocado y damos clic insertar 3. Renombramos la tabla y listo.

Cambiar nombre de Tabla

1. Damos clic en el grfico. 2. Elegimos Diseo, Propiedades, clickeamos en el nombre de grfico 3.Al aparecer el cuadro de texto renombramos. 4. Pulsamos ENTER.

Cambiar diseo grfico

1. Damos clic en cualquier parte del grfico. 2. Ir a Herramientas de grficos y diseo. 3. En los diseos grficos, hacemos clic en el diseo que queramos utilizar. Para ver todos los diseos disponibles, haga clic en Ms .

Cambiar el estilo grfico

1. Damos clic en cualquier parte del grfico. 2. Diseo, Estilos de diseo, clic en estilo deseado. *Para ver todos los estilos predeterminados de grficos, clic en Ms informacin.

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Grfico, Ejes y Ttulos

Para hacer ms fcil entendible una grafico, podemos agregar ttulos y ejes. Para agregar un ttulo de grfico: 1. Hacemos clic en cualquier parte del grfico. 2. Diseo, Etiquetas y clic en el Ttulo del grfico. 3. Clic en Ttulo Centrado. 4. Al aparecer el cuadro de texto renombrar. NOTA: Tambin puede utilizar los botones de la barra de herramientas ( Inicio, grupo y Fuente). Para dar formato a todo el ttulo, tambin podemos hacerlo dando clic derecho, Formato de ttulo y opciones de formato. Para agregar ttulos de eje: 1.Clic en cualquier parte del grfico. 2. Diseo, Etiquetas, clic en los Ttulos de ejes. 3.Dependiendo del eje seguiremos el paso a continuacin descrito: a). Para agregar un ttulo al eje horizontal seleccionamos dicho eje, hacemos clic en Ttulo de eje horizontal primario, y luego nuevamente clic en la opcin que desee. b). Para agregar un ttulo al eje vertical, clickeamos en el Ttulo de eje vertical primario y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. 4. Al aparecer el cuadro de texto renombramos 5. Para quitar un ttulo de eje, damos clic en Ttulo de eje, clic en el ttulo de eje a eliminar, y luego clic en borrar.

Etiquetas de datos
1. Seguir los siguientes pasos:

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a. Hacer clic en el rea del grfico para aadir una etiqueta de datos a uno o varios elementos. b. Hacer clic en los datos para agregar una etiqueta de datos a todo los elementos. c. Hacer clic en cada dato para agregar una etiqueta o una base de datos para cada elemento

2. Diseo, Etiquetas, clic en Etiquetas de datos y posteriormente elegimos la de nuestro agrado. 3. Los cuadros de texto aparecer en el rea de su grfico basado en su seleccin. 4. Hacemos clic en el cuadro de texto para modificar el texto. 5. Para quitar etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y posteriormente borrar

Leyenda

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Al crear un grfico aparece una leyenda, la cual puede ser ocultada o cambiada de lugar despus de crear el grfico. 1. Hacemos clic en el grfico que desea mostrar u ocultar una leyenda. 2. Diseo, grupo Etiquetas, damos clic en Leyenda. 3. Siga uno de estos procedimientos: a)Para ocultar la leyenda, damos clic en Ninguno. b)Para mostrar una leyenda, damos clic en la opcin de presentacin que deseamos. c)Para opciones adicionales, damos clic en Ms opciones de leyenda y, a continuacin, seleccionamos la deseada. NOTA: Para quitar rpidamente una leyenda de un grfico, puede seleccionarlo y, a continuacin, presione SUPRIMIR. Tambin podemos hacer clic en la leyenda y despus dar clic en Eliminar.

Bibliografa:
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