Comptabilit

EFT Direct Guide de lutilisateur

Guide de lutilisateur de Sage 50 EFT Direct

Avant de commencer ..................................................................................................................................................... 1 Matriel et logiciel requis......................................................................................................................................... 1 Prendre des arrangements avec votre banque ....................................................................................................... 1 Obtenir de l'aide ...................................................................................................................................................... 2 Les manuels .................................................................................................................................................... 2 Aide en ligne .................................................................................................................................................... 2 Installation de Sage 50 EFT Direct................................................................................................................................. 2 Configuration du programme ......................................................................................................................................... 3 Lancement de Sage 50 EFT Direct ......................................................................................................................... 3 Saisie des dtails de votre entreprise ..................................................................................................................... 3 Ajout des renseignements sur votre banque ........................................................................................................... 4 Ajout des renseignements sur les employs, fournisseurs et clients ...................................................................... 5 Ajout des renseignements sur l'employ ......................................................................................................... 5 Ajout des renseignements sur le fournisseur ................................................................................................... 6 Ajout des renseignements sur le client ............................................................................................................ 6 Installation du matriel et du logiciel de transmission ............................................................................................. 7 Envoi d'un fichier test votre banque ..................................................................................................................... 7 Utilisation de Sage 50 EFT Direct .................................................................................................................................. 7 Prparation des transactions dans Sage 50 ........................................................................................................... 7 Cration d'un fichier contenant les renseignements que vous souhaitez envoyer votre banque ......................... 8 Cration d'un fichier de paie ............................................................................................................................ 8 Cration d'un fichier pour faire des paiements aux fournisseurs...................................................................... 9 Cration d'un fichier pour recouvrer les paiements des clients ...................................................................... 10 Transmission des fichiers la banque .................................................................................................................. 11 Assurez-vous que la banque ait reu le fichier correctement ................................................................................ 11 Maintenance................................................................................................................................................................. 11 Modification de votre numro d'origine ou code d'identification ............................................................................ 11 Modification d'un employ, fournisseur ou client................................................................................................... 12 Supprimer une compagnie .................................................................................................................................... 12 Changer un mot de passe ..................................................................................................................................... 12 Impression des rapports ....................................................................................................................................... 12 Noms de fichiers et copies de sauvegarde ........................................................................................................... 13

Guide de lutilisateur iii

Avant de commencer

Guide de lutilisateur de Sage 50 EFT Direct

Sage 50 EFT Direct vous permet de transfrer facilement et rapidement les donnes de vos fichiers comptables vers une banque ou autre institution financire, des fins de dpt direct et de retraits de fonds. Ce programme simple mais pourtant puissant facilite l'utilisation du virement lectronique de fonds (EFT) pour payer les fournisseurs, recouvrer les paiement des clients et rmunrer les employs par dpt direct. L'utilisation de Sage 50 EFT Direct ne change en rien vos donnes de Sage 50dition canadienne. Ce programme lit les donnes de Sage 50 pour crer ses propres fichiers et ensuite les transfrer votre banque, en laissant vos donnes de Sage 50 intactes. Ce manuel explique ce dont vous avez besoin pour installer et configurer Sage 50 EFT Direct et, il dcrit les tches que vous effectuez le plus couramment.

Avant de commencer
Matriel et logiciel requis
Langue utilise dans les versions

La langue de votre systme d'exploitation dtermine la langue affiche dans l'interface de Sage 50 EFT Direct. Par exemple, si vous souhaitez travailler dans Sage 50 EFT Direct en franais, vous devez donc l'installer sur un systme d'exploitation Microsoft Windows en franais.

Assurez-vous que votre systme inclut le bon matriel et le bon logiciel. Vous en aurez besoin pour excuter Sage 50 EFT Direct sans problme avec Sage 50dition canadienne. Vrifiez l'emballage de Sage 50 afin de prendre connaissance de la configuration minimale pour la version la plus rcente du programme. Les exigences sont les mmes pour Sage 50 EFT Direct que pour Sage 50dition canadienne.
IMPORTANT!

Si vous avez effectu une mise niveau partir d'une version antrieure de Sage 50 EFT Direct, vous devez copier vos fichiers de donnes EFT de votre dossier d'installation actuel C:\Program Files\EFTSIMPLY.

Prendre des arrangements avec votre banque

1. Prenez contact avec les reprsentants de votre succursale pour les informer de votre intention dutiliser le programme de dpt direct. 2. Demandez au personnel de la banque de vous donner un numro dutilisateur (parfois appel un numro du code de lutilisateur, numro dorigine ou dorganisation ou numro du client). La banque utilise ce numro pour vous identifier.
Guide de lutilisateur 1

Installation de Sage 50 EFT Direct

3. Demandez-lui une copie des directives pour faire le suivi des transactions EFT. Normalement, ce manuel dcrit les critres spciaux de formatage, la compatibilit de logiciel et dautres questions techniques prendre en compte. 4. Installez le matriel et le logiciel requis pour envoyer vos donnes votre banque. Vous avez besoin d'une connexion Internet et d'un programme de transmission. La plupart des banques vous donneront leur propre programme de transmission avec un guide expliquant la manire de lutiliser.

Obtenir de l'aide
Les manuels Ce manuel inclut un aperu des informations sur linstallation, la configuration et lexcution de Sage 50 EFT Direct. Lisez-le attentivement avant dinstaller le programme, puis consultez-le au besoin lorsque vous utilisez Sage 50 EFT Direct.

Aide en ligne LAide en ligne inclus dans Sage 50 EFT Direct complte ce manuel. Pour afficher l'Aide, cliquez sur le menu Aide ou appuyez sur la cl de fonction F1. Dans l'Aide, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris pour afficher un menu contenant des commandes additionnelles, telles que Imprimer. Dans la plupart des crans, vous pouvez galement dplacer le pointeur de la souris sur un champ, afin dafficher une ligne de texte qui vous indique linformation requise pour ce champ.

Installation de Sage 50 EFT Direct

Licence requise

Vous devez acheter une licence pour utiliser Sage 50 EFT Direct. Consultez le Contrat de licence de l'utilisateur final de Sage 50 (CLUF) pour prendre connaissance des modalits d'utilisation. 1. Double-cliquez sur le fichier Setup.exe. Le programme dinstallation devrait commencer automatiquement. 2. Suivez les directives d'installation lcran. Le programme sera install sur C:\Program Files\EFTSIMPLY, moins que vous ne choisissiez une adresse diffrente. 3. Redmarrez votre ordinateur.

Guide de lutilisateur 2

Configuration du programme

Configuration du programme
Lancement de Sage 50 EFT Direct
1. Dans Windows, choisissez Dmarrer, Programmes, Sage 50 EFT Direct. 2. Si vous lancez Sage 50 EFT Direct pour la premire fois, le programme vous demandera si vous dsirez crer une nouvelle compagnie. Rpondez Oui, puis passez la section suivante, Saisie des dtails sur votre compagnie. Sinon, une fentre contenant une liste d'entreprises que vous avez dj dfinies s'affiche. Slectionnez l'entreprise que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.
Modifications dans les enregistrements de Sage 50

Remarque : Si vous avez dj dfini une entreprise, le programme importe automatiquement les nouveaux employs, fournisseurs et clients qui ont t ajouts Sage 50 depuis la dernire fois que vous avez utilis Sage 50 EFT Direct. Le programme vrifie galement les enregistrements supprims dans Sage 50 et, vous demande de confirmer si vous souhaitez supprimer aussi ceux de Sage 50 EFT Direct. 3. Si vous ouvrez une entreprise cre avec Sage 50 Comptabilit (Lancement 2014.1 ou ultrieure) pour laquelle vous avez dfini des mots de passe, vous devez donc entrer le nom et le mot de passe de lutilisateur qui a accs aux logiciels des tiers.

Saisie des dtails de votre entreprise

Avant d'utiliser Sage 50 EFT Direct pour envoyer les donnes financires votre banque, vous devez fournir des dtails sur votre entreprise, afin de vous lier aux donnes de l'entreprise dans Sage 50. La premire fois que vous lancez Sage 50 EFT Direct, la fentre Crer une compagnie s'affiche automatiquement.
Modifier les informations de l'entreprise plus tard

Si vous devez modifier les informations plus tard, choisissez Profil de compagnie, Maintenance de la compagnie, puis effectuez les changements.

1. Dans la fentre Crer une compagnie, ajoutez ou changez les informations, au besoin. Si vous avez besoin daide, appuyez sur la touche F1. Vous pouvez galement dplacer le pointeur de la souris sur un champ, afin dafficher une ligne de texte qui vous indique linformation requise pour ce champ. Numro dorigine ou Numro d'identification : Entrez les 10 chiffres que votre banque vous a donns pour utiliser les transactions EFT. Ce numro peut tre appel un numro dutilisateur, numro de code, numro dorganisation ou numro du client. Rpertoire de travail : Entrez ladresse de vos fichiers de donnes EFT. Il s'agit normalement de C:\Program Files\EFTSIMPLY\Data, moins que vous n'ayez choisi une adresse diffrente lors de l'installation du logiciel Sage 50 EFT Direct.

Guide de lutilisateur 3

Configuration du programme

AVERTISSEMENT!

Si vous utilisez Vista, Windows 7 ou Windows 8, vous devriez entrer une autre adresse que celle du dossier Fichiers de programmes pour vos fichiers de donnes EFT. Cela permet d'assurer que Vista, Windows 7 ou Windows 8 ne rachemine pas vos fichiers dans un dossier Magasin virtuel pour que vous puissiez plutt les voir dans Sage 50 EFT Direct. Si vous utilisez Sage 50 EFT Direct avec plus dune entreprise, assurezvous de conserver les donnes de chaque entreprise dans un rpertoire (dossier) spar. Sinon, vous risquez de remplacer les donnes dune entreprise par une autre. Rpertoire Sage 50 : Entrez ladresse de vos fichiers de donnes de Sage 50. Nom du fichier Sage 50 : Slectionnez le fichier contenant vos donnes de Sage 50. Si vous conservez des enregistrements de plusieurs entreprises, choisissez le fichier dans la liste. Fichier de gnration de Paie, CF et CC : Entrez le nom du fichier que Sage 50 EFT Direct cre pour inclure les donnes que vous envoyez votre banque. Elle peut vous demander d'utiliser un nom spcifique.

Utilisez des dossiers (rpertoires) diffrents pour diffrentes entreprises.

Prenez note du nom du fichier!

Prenez note du nom et du rpertoire (dossier) qui contiennent le fichier de gnration car vous en aurez besoin au moment de la configuration de votre programme de transmission.

1. Sans fermer la fentre Crer une compagnie, passez la section suivante pour ajouter les informations sur votre banque.

Ajout des renseignements sur votre banque

Modifier les informations de la banque plus tard

Si vous devez modifier ces informations plus tard, choisissez Profil de compagnie, puis Maintenance de la compagnie. Slectionnez la nouvelle banque et entrez le nouveau numro dorigine, puis suivez les directives lcran Sage 50 EFT Direct. 1. Dans la fentre Crer une compagnie dans Sage 50 EFT Direct, cliquez le bouton TFE (EFT). 2. Fournissez les renseignements demands lcran, y compris les champs ciaprs. Si vous avez besoin daide, appuyez sur la touche F1. Vous pouvez galement dplacer le pointeur de la souris sur un champ, afin dafficher une ligne de texte qui vous indique linformation requise pour ce champ.

Guide de lutilisateur 4

Configuration du programme

Pour les entreprises canadiennes, incluez ces champs

N institution pour retours : Tapez le numro de l'institution fourni par votre banque. Concernant les banques canadiennes, le numro a trois segments sous format 0-001-12345. N compte pour retours : Si vous ne pouvez pas virer des fonds, ( par exemple, un employ a ferm un compte), les fonds seront retourns au compte que vous spcifiez ici. N du centre de donnes : Tapez le numro fourni par votre banque. Certaines banques ne demandent pas ce numro. Champs rservs pour l'organisation : Tapez le numro fourni par votre banque. Certaines banques ne demandent pas ce numro. lment d'identification : Ce champ est uniquement utilis par l'ACP standard. Vous devez entrer des zros dans ce champ pour l'Alberta Treasury Branch. Code de rglement : Seule la Caisse Populaire Desjardins utilise prsentement ce champ. Enregistrement de fichier : Certaines banques ne demandent pas ces renseignements. Code de transaction (Comptes fournisseurs et Comptes clients) : Entrez le code de transaction standard de l'ACP ou acceptez le code affich. La plupart des banques acceptent les codes affichs. 3. Cliquez sur le bouton Fermer pour retourner l'cran Crer une compagnie. Cliquez sur Ajouter pour sauvegarder vos saisies. Le programme importe tous les employs, fournisseurs et clients depuis vos donnes de Sage 50. 4. Allez la section suivante pour ajouter des informations sur les employs, fournisseurs et clients.

Ajout des renseignements sur les employs, fournisseurs et clients

Lorsque vous avez ajout les informations pertinentes sur votre banque durant le processus de configuration, Sage 50 EFT Direct importe automatiquement les donnes sur vos employs, fournisseurs et clients. Avant d'utiliser ces informations, vous devez ajouter des dtails sur les comptes bancaires et les montants que vous utiliserez pour ces paiements et encaissements.

Ajout des renseignements sur l'employ 1. Au menu Employ, slectionnez Maintenance des employs. 2. Slectionnez un employ, puis cliquez sur le bouton Modifier. 3. Fournissez les renseignements sur les banques et les comptes bancaires sur lesquels vous dposerez le chque de paie de chaque employ. Entrez d'abord des montants (en dollar) fixes. Par exemple, un employ qui reoit 1 000 $ par semaine peut mettre 50 $ dans un compte d'pargne et diviser le reste entre deux comptes de chques. Le pourcentage total du reste des montants doit totaliser 100 pour cent. Dpt direct : Cochez la case pour activer le Dpt direct de l'employ. Normalement, vous cocheriez cette case. Cependant, vous la dcocheriez si, par exemple, vous avez planifi dmettre un chque manuel (imprim) lemploy au lieu de le rmunrer par dpt direct.
Guide de lutilisateur 5

Configuration du programme

Actif : Cochez la case pour inclure le montant sur cette ligne dans le fichier que vous envoyez la banque. Normalement, vous cocheriez cette case, moins que lemploy ne veuille pas quun montant soit dpos sur le compte pour une priode de paie spcifique. Total du montant actuel : Le montant dans le fichier de paie de Sage 50 EFT Direct que vous tes sur le point de produire. Total du dernier montant : Le montant dans le fichier que vous avez cr tout rcemment. 4. Cliquez le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos saisies, puis rptez les tapes 1 3 pour vos autres employs.

Ajout des renseignements sur le fournisseur 1. Au menu Fournisseur, slectionnez Maintenance des fournisseurs. 2. Slectionnez un fournisseur, puis cliquez sur le bouton Modifier. 3. Fournissez les renseignements sur la banque et le compte sur lequel vous souhaitez dposer les paiements faits au fournisseur. Code de transaction : Tapez le code de transaction que votre banque vous a donn. Dpt direct : Cochez la case Dpt direct pour fournisseur pour la mettre l'tat Actif. Normalement, vous cocheriez cette case. Par contre, vous la dcocheriez si, par exemple, vous avez planifi dmettre un chque manuel (imprim) au fournisseur, au lieu de le payer par dpt direct. Actif : Cochez la case pour inclure le montant sur cette ligne dans le fichier que vous envoyez la banque. Normalement, vous cocheriez cette case, moins que le fournisseur ne veuille pas quun montant soit dpos sur le compte. Total du montant actuel : Le montant dans le fichier de comptes fournisseurs (paiements) de Sage 50 EFT Direct que vous tes sur le point de produire. Total du dernier montant : Le montant dans le fichier que vous avez cr tout rcemment. 4. Cliquez le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos saisies, puis rptez les tapes 1 3 pour vos autres fournisseurs.

Ajout des renseignements sur le client 1. Au menu Client, slectionnez Maintenance des clients. 2. Slectionnez un client, puis cliquez sur le bouton Modifier. 3. Fournissez les renseignements sur la banque et le compte sur lequel vous souhaitez recouvrer les paiements verss par chaque client. Code de transaction : Tapez le code de transaction que votre banque vous a donn. Dbit prautoris : Cochez la case Dbit prautoris pour ce client afin de la mettre l'tat Actif. Normalement, vous cocheriez cette case. Par contre, vous la dcocheriez si, par exemple, vous avez recouvr un chque manuel (imprim)
Guide de lutilisateur 6

Utilisation de Sage 50 EFT Direct

du client, au lieu dun paiement effectu par dpt direct. Actif : Cochez la case pour inclure le montant sur cette ligne dans le fichier que vous envoyez la banque. Normalement, vous cocheriez cette case, moins que le client ne veuille pas quun montant soit tir du compte pour une raison quelconque. Total du montant actuel : Le montant dans le fichier de comptes clients (encaissements) de Sage 50 EFT Direct que vous tes sur le point de crer. Total du dernier montant : Le montant dans le fichier que vous avez cr tout rcemment. 4. Cliquez le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos saisies, puis rptez les tapes 1 3 pour vos autres clients.

Installation du matriel et du logiciel de transmission

Pour transmettre des informations votre banque, vous avez besoin d'une connexion Internet et d'un programme de transmission. La plupart des banques vous donneront leur propre programme de transmission avec un guide expliquant la manire de lutiliser.

Envoi d'un fichier test votre banque

Lorsque vous avez termin l'installation, procdez un essai blanc. Suivez les tapes la section suivante, Utilisation de Sage 50 EFT Direct, pour crer un fichier que vous enverrez la banque, puis vrifiez auprs de la banque pour vous assurer qu'il a t reu correctement. Vrifiez si les relevs bancaires correspondent vos relevs que vous lui avez envoys.

Utilisation de Sage 50 EFT Direct

Lorsque vous avez configur Sage 50 EFT Direct, afin quil fonctionne avec Sage 50, compltez les tapes suivantes pour transmettre les renseignements votre banque. Ces tapes sont dcrites en dtail plus loin dans cette section et dans l'Aide en ligne de Sage 50 EFT Direct. 1. Dans Sage 50, prparez les transactions transmettre par dpt direct. 2. Dans EFT Direct, crez un fichier contenant les renseignements sur la paie, les comptes fournisseurs ou comptes clients que vous avez extraits de Sage 50. 3. Transmettez les fichiers votre banque.

Prparation des transactions dans Sage 50

Avant de crer un fichier que vous enverrez votre banque, assurez-vous que les enregistrements de Sage 50 sont jour. Saisissez les montants de chques de paie, paiements et encaissements inclure dans le fichier que vous envoyez la banque.

Guide de lutilisateur 7

Utilisation de Sage 50 EFT Direct

Cration d'un fichier contenant les renseignements que vous souhaitez envoyer votre banque
Lorsque vous avez utilis Sage 50 pour saisir les transactions que vous voulez envoyer votre banque, utilisez le programme Sage 50 EFT Direct pour crer un fichier contenant les renseignements sur la paie, les comptes fournisseurs ou comptes clients que vous avez extraits de Sage 50. Ce fichier doit tre prsent sous le format tabli par votre banque.

Cration d'un fichier de paie 1. Au menu Gnration de fichier, choisissez EFT Direct Gnration de paye. 2. Fournissez les renseignements sur les priodes de paie et les dates. Date fin de priode gale : Assurez-vous dutiliser la mme date de fin de priode que celle vous utilisez dans Sage 50. Si la date ne concorde pas, Sage 50 EFT Direct ne pourra pas trouver les chques de paie inclure dans le fichier. Numro de cration : Normalement, vous ne devriez pas changer ce numro. Le programme Sage 50 EFT Direct incrmente automatiquement ce numro chaque fois que vous crez un fichier. Vous le changeriez seulement si vous recrez un fichier prcdent. Date de cration : Le programme inscrit cette date. Normalement, vous ne la changeriez pas, moins que votre banque demande une date spcifique. 3. Slectionnez une des options suivantes pour dterminer le moment o les fonds seront dposs sur les comptes des employs. Utiliser la date de chque de lemploy : Slectionnez cette option pour utiliser la date du chque de paie que vous avez saisie dans Sage 50. La banque dposera des fonds sur les comptes des employs cette date. Utiliser la date par dfaut de disponibilit des fonds : Slectionnez cette option pour spcifier la date laquelle la banque traitera le fichier, c'est--dire, la date laquelle la banque dposera des fonds sur les comptes de vos employs. Utilisez cette option si vous devez rmunrer vos employs une date ultrieure. 4. Cliquez sur Continuer pour commencer lextraction des renseignements de la paie de Sage 50 et ouvrir lcran Slection des paies dans Sage 50 EFT Direct. 5. Fournissez les informations l'cran Slection des paies. Double-cliquez dans le champ Slectionner pour inclure les employs dans le fichier que vous envoyez la banque, ou alors cochez la case Slectionner tous.
Vrifiez les chques de paie contrepasss dans Sage 50.

Prenez note que si vous avez contrepass un chque de paie dans Sage 50, le fichier de paie cr dans Sage 50 EFT Direct contient seulement la transaction rectifie. Dpt direct : Ce champ est mis Oui si vous avez activ loption Dpt direct pour l'employ, lcran Maintenance des employs. Les employs ayant ltat Non seront exclus du fichier.

L'tat du dpt direct doit tre mis Oui

6. Cliquez sur le bouton Gnration pour crer le fichier de dpt direct et imprimez le rapport Dpt direct. 7. Vrifiez le rapport Dpt direct. Si les informations sont exactes, cliquez sur Oui pour confirmer la cration dun fichier de paie. Le programme cre alors le fichier
Guide de lutilisateur 8

Utilisation de Sage 50 EFT Direct

et affiche le nom et ladresse du fichier. Si le rapport contient des erreurs, cliquez sur Non pour lannuler. Corrigez les erreurs, puis rptez les tapes de 1 7.

Cration d'un fichier pour faire des paiements aux fournisseurs 1. Au menu Gnration de fichier, choisissez EFT Direct Gnration de CF. 2. Slectionnez une des options suivantes utiliser pour produire une liste de fournisseurs que vous voulez payer. Date transaction : Slectionnez cette option, puis entrez une plage de dates pour la transaction traiter. N chque : Slectionnez cette option, puis entrez une plage de numros de chque pour la transaction traiter. 3. Fournissez les informations dans les champs. Numro de cration : Normalement, vous ne devriez pas changer ce numro. Le programme Sage 50 EFT Direct incrmente automatiquement ce numro chaque fois que vous crez un fichier. Vous le changeriez seulement si vous recrez un fichier prcdent. Date de cration : Le programme inscrit cette date. Normalement, vous ne la changeriez pas, moins que votre banque demande une date spcifique. 4. Slectionnez une des options suivantes pour dterminer le moment o les fonds seront dposs sur les comptes des fournisseurs. Utiliser la date de chque du fournisseur : Slectionnez cette option pour utiliser la date du chque de paiement que vous avez saisie dans Sage 50. La banque dposera les fonds sur les comptes des fournisseurs cette date. Utiliser la date par dfaut de disponibilit des fonds : Slectionnez cette option pour spcifier la date laquelle la banque traitera le fichier, c'est--dire, la date laquelle la banque dposera les fonds sur les comptes de vos fournisseurs. Utilisez cette option si vous devez payer vos fournisseurs une date ultrieure. 5. Cliquez sur Continuer pour commencer lextraction des renseignements sur les comptes fournisseurs (paiements) de Sage 50 et ouvrir lcran Slection des comptes fournisseurs dans Sage 50 EFT Direct. 6. Fournissez les informations l'cran Slection des comptes fournisseurs. Double-cliquez dans le champ Slectionner pour inclure les fournisseurs dans le fichier que vous envoyez la banque ou alors cochez la case Slectionner tous.
L'tat du dpt direct doit tre mis Oui

Dpt direct : Ce champ est mis Oui si vous avez activ loption Dpt direct pour le fournisseur, lcran Maintenance des fournisseurs. Les fournisseurs ayant ltat Non seront exclus du fichier. 7. Cliquez sur le bouton Gnration pour crer le fichier de dpt direct et imprimez le rapport Dpt direct. 8. Vrifiez le rapport Dpt direct. Si les informations sont exactes, cliquez sur Oui pour confirmer la cration dun fichier. Le programme cre le fichier et affiche le nom et ladresse du fichier.

Guide de lutilisateur 9

Utilisation de Sage 50 EFT Direct

Si le rapport contient des erreurs, cliquez sur Non pour lannuler. Corrigez les erreurs, puis rptez les tapes de 1 8.

Cration d'un fichier pour recouvrer les paiements des clients 1. Au menu Gnration de fichier, choisissez EFT Direct Gnration de CC. 2. Slectionnez une des options suivantes utiliser pour produire une liste de clients auprs desquels vous recouvrez les paiements. Date transaction : Slectionnez cette option, puis entrez une plage de dates pour la transaction traiter. N encaissement : Slectionnez cette option, puis entrez une plage de numros d'encaissement traiter. 3. Remplissez les champs requis. Numro de cration : Normalement, vous ne devriez pas changer ce numro. Le programme Sage 50 EFT Direct incrmente automatiquement ce numro chaque fois que vous crez un fichier. Vous le changeriez seulement si vous recrez un fichier prcdent. Date de cration : Le programme inscrit cette date. Normalement, vous ne la changeriez pas, moins que votre banque demande une date spcifique. 4. Slectionnez une des options suivantes pour dterminer le moment o vous souhaitez que la banque dpose les fonds sur votre compte. Utiliser la date du reu du client : Slectionnez cette option pour utiliser la date d'encaissement que vous avez saisie dans Sage 50. La banque dposera des fonds sur vos comptes cette date. Utiliser la date par dfaut de disponibilit des fonds : Slectionnez cette option pour spcifier la date laquelle la banque traitera le fichier, c'est--dire, la date laquelle la banque dposera des fonds dans vos comptes. Utilisez cette option si vos clients planifient de vous payer une date ultrieure. 5. Cliquez sur Continuer pour commencer lextraction des renseignements sur les comptes clients (encaissements) de Sage 50 et ouvrir lcran Slection des comptes clients dans Sage 50 EFT Direct. 6. Fournissez les informations l'cran Slection des comptes clients. Doublecliquez dans le champ Slectionner pour inclure les clients dans le fichier que vous envoyez la banque, ou alors cochez la case Slectionner tous.
L'tat du dbit prautoris doit tre mis Oui

Dbit prautoris : Ce champ est Oui si vous avez activ loption Dbit prautoris pour le client, lcran Maintenance des clients. Les clients ayant ltat Non seront exclus du fichier. 7. Cliquez sur le bouton Gnration pour crer le fichier Dbit prautoris et imprimez le rapport Dbit prautoris. 8. Vrifiez le rapport Dbit prautoris. Si les informations sont exactes, cliquez Oui pour confirmer la cration dun fichier. Le programme cre le fichier et affiche le nom et ladresse du fichier. Si le rapport contient des erreurs, cliquez sur Non pour lannuler. Corrigez les erreurs, puis rptez les tapes de 1 8.

Guide de lutilisateur 10

Maintenance

Transmission des fichiers la banque

Pour transmettre des informations votre banque, vous avez besoin d'une connexion Internet et d'un programme de transmission. La plupart des banques vous donneront leur propre programme de transmission avec un guide expliquant la manire de lutiliser. Vrifiez auprs de votre banque pour obtenir des directives.
O trouver les fichiers dans Microsoft Windows XP

Normalement, vous trouverez les fichiers transmettre dans le dossier \EFTSIMPLY\Data, moins que vous n'ayez spcifi un autre dossier (rpertoire) dans le champ Rpertoire de travail lcran Maintenance de la compagnie. Si vous slectionnez le dossier \EFTSIMPLY\Data dans le champ Rpertoire de travail l'cran Maintenance de la compagnie, vous ne pourrez pas voir ces fichiers dans le dossier Donnes tant que vous ne cliquerez pas sur le bouton Compatibilit dans la barre d'outils d'Explorateur Windows. Cela ouvre le dossier de magasin virtuel o vos fichiers ont t rachemins l'aide de la fonction Contrle de compte d'utilisateur. Pour viter cette situation, nous vous conseillons de slectionner un dossier (rpertoire) autre que le dossier Fichiers de programmes dans le champ Rpertoire de travail, afin que vous puissiez voir vos fichiers et les transmettre sans problme.

O trouver les fichiers dans Vista, Windows 7 et Windows 8

Noms des fichiers

Les fichiers que vous crez sont normalement appels PRDIRECT.DAT pour la paie, APDIRECT.DAT pour les paiements aux fournisseurs et ARDIRECT.DAT pour les paiements des clients. Les noms des fichiers peuvent tre diffrents, si vous les avez modifis dans les champs Gnration de fichier l'cran Maintenance de la compagnie.

Assurez-vous que la banque ait reu le fichier correctement

Aprs la transmission du fichier, nous vous conseillons dattendre de trois cinq jours, et puis vrifiez auprs de votre banque si le fichier a t reu et trait correctement, avant de transmettre dautres fichiers. Assurez-vous que le relev bancaire correspond votre propre relev que vous lui avez transmis. Si le fichier nest pas transmis correctement (par exemple, une panne de courant), vous pouvez le retransmettre jusqu ce que vous y parveniez. Sil y a des erreurs dans le fichier, effectuez les corrections ncessaires, puis produisez et transmettez un fichier rectifi.

Maintenance
Modification de votre numro d'origine ou code d'identification
1. Au menu Profil de compagnie, slectionnez Maintenance de la compagnie. 2. Dans le champ Banque, slectionnez une banque autre que celle pour laquelle vous souhaitez modifier le numro d'origine. 3. Dans le champ Banque, slectionnez la banque dorigine.
Guide de lutilisateur 11

Maintenance

4. Dans le champ Numro d'origine ou Numro d'identification, tapez le nouveau numro. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les changements.

Modification d'un employ, fournisseur ou client

1. Au menu Employ, Fournisseur ou Client, slectionnez Maintenance des employs, fournisseurs ou clients. 2. Slectionnez un employ, fournisseur ou client, puis cliquez sur le bouton Modifier. 3. Apportez les changements ncessaires. Si vous avez besoin daide, appuyez sur la touche F1 ou dplacez le pointeur de la souris sur un champ, afin dafficher une ligne de texte qui vous indique les renseignements requis pour le champ. Vous pouvez galement vous reporter Ajouter des informations sur les employs, fournisseurs et clients, au dbut dans ce manuel pour obtenir des informations au sujet des champs individuels.

Supprimer une compagnie

ATTENTION!

Assurez-vous de faire une copie de sauvegarde de vos fichiers Sage 50 EFT Direct avant de supprimer une entreprise. 1. Au menu Fichier, slectionnez Supprimer une compagnie. 2. Slectionnez la compagnie, puis cliquez Supprimer.

Changer un mot de passe

Si vous utilisez les donnes de Sage 50 Comptabilit (Lancement 2014.1 ou ultrieure), vous pouvez seulement changer le mot de passe d'un utilisateur dans Sage 50.

Impression des rapports

Vous pouvez imprimer une liste de tous les employs, fournisseurs ou clients ou seulement ceux slectionns, ainsi que leurs transactions par dpt direct. Le rapport affiche linstitution, les comptes et les montants de chaque dpt. 1. Au menu Employ, Fournisseur ou Client, slectionnez Liste des employs, Liste des fournisseurs ou Liste des clients. 2. Dans les champs De et , slectionnez la premire et la dernire saisies que vous dsirez inclure. 3. Slectionnez Tous pour inclure tous les employs, fournisseurs ou clients ou alors slectionnez Dpt direct actif ou Dbit prautoris actif pour choisir seulement ceux dont ltat de Dpt direct ou Dbit prautoris est mis Actif. 4. Cliquez sur Visualiser pour afficher le rapport lcran ou cliquez sur Imprimer. Si vous navez pas configur une imprimante, choisissez Vrification de limprimante au menu Fichier et configurez-en une.

Guide de lutilisateur 12

Maintenance

Noms de fichiers et copies de sauvegarde

Noms des fichiers

Les fichiers EFT DIRECT que vous crez sont normalement appels PRDIRECT.DAT pour la paie, APDIRECT.DAT pour les paiements aux fournisseurs et ARDIRECT.DAT pour les paiements des clients. Les noms des fichiers peuvent tre diffrents, si vous les avez modifis dans les champs Gnration de fichier l'cran Maintenance de la compagnie. Le programme cre automatiquement un fichier dhistorique (copie de sauvegarde) pour chaque fichier cr. Le fichier dhistorique prend les quatre premiers caractres du nom de fichier et ajoute un numro de quatre chiffres, bas sur le numro de cration lcran Gnration. Par exemple, si vous crez un fichier Paye en utilisant le numro de cration 12, le programme cre un fichier d'historique appel PRDI0012.DAT, soit une copie exacte du fichier PRDIRECT.DAT qui utilise le numro de cration 12. Si vous avez chang le nom du fichier de gnration l'cran Maintenance de la compagnie, le nom du fichier d'historique utilisera les quatre premiers caractres du nouveau nom.

Guide de lutilisateur 13

Index
A
Adresses des fichiers, 11 Aide en ligne, 2 manuels, 2 Aide en ligne, 2 Ajout des renseignements sur le client, 7 Ajout des renseignements sur le fournisseur, 6 Ajout des renseignements sur l'employ, 5 Ajouter les informations de l'entreprise, 3 Avant l'utilisation de Sage 50 EFT Direct, 1 importation, 2, 3 Envoi d'un fichier la banque, 11 tat du dbit prautoris modification, 7 tat du dbit prautoris (clients), 7 tat du dpt direct employs, 6 fournisseurs, 6 Exigences de l'lment d'identification, 5

F
Fichier de paie, cration, 8 Fichier d'historique, 14 Fichier test, envoi la banque, 7 Fichier, historique, 14 Fichier, transmettre plus d'une fois la banque, 12 Fichiers, sauvegardes automatiques, 14

B
Banque prendre contact avant d'utiliser Sage 50 EFT Direct, 1 transmission des fichiers , 11

I
Importation automatique des nouveaux enregistrements, 2, 3 Importation des nouveaux enregistrements de Sage 50, 2, 3 Impression des rapports, 13 Information de l'employ modification, 12 Information du client modification, 12 Information du fournisseur modification, 12 Informations de lentreprise modification, 3 Informations de la banque modification, 4 Informations de l'entreprise ajouter, 3 Installation de Sage 50 EFT Direct, 2

C
Champs rservs pour l'organisation, 5 Changer le mot de passe, 13 Chques de paye contrepasss dans Sage 50, 9 Chques de paye, contrepasss dans Sage 50, 9 Code de rglement, 5 Code de transaction clients, 7 Code transaction exigences, 5 fournisseurs, 6 Compagnie, suppression, 13 Configuration de Sage 50 EFT Direct, 3 Configuration minimale, 1 Cration d'un fichier CC pour recouvrer les paiements des clients, 10 Cration d'un fichier CF pour effectuer des paiements aux fournisseurs, 9 Cration d'un fichier dans Sage 50 EFT Direct, 8 Cration d'un fichier de paie, 8 Critres de Mise en route, 1

L
Lancement du programme, 3 Les sauvegardes, 14 Logiciel requis, 1

D
Donnes de Sage 50 l'effet d'utiliser Sage 50 EFT Direct, 1

M
Manuel, Sage 50 EFT Direct, 2 Matriel et logiciel requis, 1 Modification de linformation d'un client, 12 Modification de linformation d'un fournisseur, 12 Modification de l'tat du dbit prautoris, 7 Modification de l'tat du dpt direct employs, 6 Guide de lutilisateur Index-1

E
Enregistrements de Sage 50

Sage 50 Comptabilitdition canadienne

Service des ventes : 1-888-261-9610 Service la clientle : 1-888-222-8985 Soutien technique : 1-888-522-2722
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