Vjeba II

Standardne forme poslovnih pisama

Bitne funkcije poslovnog pisma

Poslovno pismo se odlikuje sljedeim funkcijama: 1) Daje prvi utisak o firmi i ono predstavlja ogledalo firme. Zato poslovnom pismu treba posvetiti posebnu panju. Pri tome treba voditi rauna o strukturi pisma, o sadraju i obliku pisma; 2) pismo reprezentuje firmu; 3) pisma su preporuioci, posrednici i savjetnici; 4) pisma su jeftino i isplativo sredstvo komuniciranja. Ona tede vrijeme i novac.

Principi pisanja
Pisani poslovni iskaz sadrajem i formom je u funkciji izvravanja poslovnog zadatka, i zato je neophodno da: jezik bude jasan i jednostavan, pravopisna tanost i sintaksa budu na visini i da se vodi rauna o ekonominosti sadraja Dobro napisan poslovni iskaz je precizan, jasan i gramatiki taan.

Struktura pisanog poslovnog iskaza:

1. poetak ili otvaranje iskaza, 2. uvoenje u poruku, 3. poruka ili sutina iskaza, 4. zakljuak ili rezime iskaza, 5. pozdrav sa potpisom, ili samo potpis.

Pravila dobrog pisanja

Za dobar pisani poslovni iskaz potrebno je: misli izraavati loginim redom, saeto i pravilno; pisati rijeima koje najbolje izraavaju misao; provjeriti znaenje rijei da bi se izbjegla dvosmislenost; izbjegavati opirna izlaganja; pisati u utivom tonu, staloeno i bez emocija.

Preporuke za pisanje
poslovno pismo treba pisati kratkim reenicama da bi bilo pregledno i itljivo; poslovni stil treba biti kratak, jasan i konkretan; bez velikog uvoda, ukazivanje na bitne elemente poruke i obezbjeivanje povratne komunikacije;

jezik poslovnog pisma je knjievni, uz potovanje bitnih karakteristika pisanja;

pismo se pie jasnim stilom;

pismo mora biti napisano pristojno, u ozbiljnom tonu;

pri pisanju se ne smije zanemariti interpunkcija jer izostavljanje zareza na nekim mjestima moe izazvati zabunu;

Preporuke za pisanje (nastavak)

treba

izbjegavati pisanje vie poruka u jednom pismu, naroito suprotnih poruka koje mogu izazvati nedoumicu;

pri pisanju treba koristiti poslovnu terminologiju i odreene skraenice, treba izbjegavati neobine skraenice i strane rijei;
ton pisma mora biti primjeren i utiv, ak i kada su u pitanju neprijatne vijesti; odgovor na neutivo pismo treba da bude posebno pristojan i korektan; pisanje poslovnog pisma ne smije da se shvati kao ablonski posao; poslovnim pismom se ostvaruje cilj na nain da ga onaj kome je upueno proita u jednom dahu i osjeti potrebu da odmah odgovori.

Pravila profesionalnog komuniciranja

Ekspeditivnost. To podrazumijeva da se svaki poslovni iskaz vrlo brzo proslijedi i da se izvri uvid u sadraj i obezbijedi povratna informacija u to kraem roku. Ukoliko, usljed sticaja okolnosti, nije mogue odmah odgovoriti, potrebno je obratiti se partneru i nagovijestiti da e puni odgovor na njegovo pismeno obraanje uslijediti u odreenom vremenu. uvanje poslovne i slubene tajne. Ono to se smatra slubenom tajnom propisuje se zakonom. Slubena tajna u okviru firme je regulisana internim aktima firme. Moe se rei da svi podaci firme predstavljaju poslovnu tajnu, a posebno oni koji su tako oznaeni, tj. na kojima stoji naznaka povjerljivo, strogo povjerljivo, poslovna tajna i dr.

Pravila profesionalnog komuniciranja (nastavak)

Tanost i preciznost izraavanja. To je vano pravilo pisane i usmene komunikacije. Ono znai potovanje jezike i komunikacijske kompetentnosti. Jezik i stil poslovnog iskaza treba da uine sadraj poruke preciznim, jasnim i strunim. Administrativno-tehnika obrada podrazumijeva pripremu, ekspediciju, uvanje i odlaganje svih vrsta pisanog poslovnog komuniciranja. To je arhiviranje dokumenata i njemu se posveuje posebna panja. Urednost i estetski izgled poslovnog iskaza. Poslovno pismo je ogledalo onoga ko ga alje. Preko poslovnog pisma moe se stei utisak o poslovnom partneru, bolje nego na osnovu drugih izvora

Vrste formi
Blok forma Zupasta forma Kombinovana forma Slobodna forma

Blok forma
Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumijeva da pasusi poinju u istoj ravni i da se izmeu pasusa pravi red razmaka. I podaci primaoca i ostali dijelovi pisma takoe su poravnati sa osnovnim sadrajem pisma. Primjer:

Primjer blok forme

Zupasta forma
Nasuprot prethodnoj, u zupastoj formi se pasusi ne razdvajaju redom razmaka, nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Pasusi se razlikuju po tome to se poetak svakog od njih malo uvlai. Podaci se ovdje mogu ispisati u sredini strane, poput naslova. Va potpis, odnosno potpis poiljaoca se stavlja u desnom dijelu strane. Primjer:

Primjer zupaste forme

Kombinovana forma
Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi, osim to se podaci primaoca, kao i potpis poiljaoca stavljaju u desni dio strane. Primjer:

Primjer kombinovane forme

Slobodna forma
Generalno nije neophodno da se potpuno pridravate svih pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata se moe mijenjati, sve dok ne naruavate jasnost odvajanja pasusa, sadrajnost, preglednost i urednost pisma. Svi neophodni elementi moraju biti na broju i na prvi pogled mora biti uoljivo ko pie kome. U prvom planu mora biti osnovna svrha pisma, kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija. Primjer "slobodne forme :

Primjer slobodne forme