Gua de ayuda a la planificacin de la formacin en TICs

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Gua de ayuda a la planificacin de la formacin en TICs

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 SPRI, Sociedad para la Promocin y Reconversin Industrial, S.A. ISBN 84-88940-91-2 Depsito legal BI-1469-02

ndice
0. INTRODUCCIN ............................................................................................................................................................................................... 8 0.1. Descripcin del procedimiento ......................................................................................................................................... 10

1 2 3 4

INFORMACIN BSICA DE LA EMPRESA ....................................................................................................................... 1.1. Objetivos ............................................................................................................................................................................................................. 1.2. Cuestionario de formacin bsica de la empresa ............................................................................... 1.3. Plan general del estudio.............................................................................................................................................................

14 15 15 17

NIVEL DE DIGITALIZACIN DE LA EMPRESA......................................................................................................... 18 2.1. Descripcin ...................................................................................................................................................................................................... 19

GRUPOS DE DEMANDA................................................................................................................................................................................. 20 3.1. Definicin de grupos de demanda .............................................................................................................................. 21 3.2. Clasificacin de grupos de demanda ...................................................................................................................... 21

DIMENSIN ESTRATGICA DE LA INFORMACIN (DEI)...................................................................... 4.1. Objetivos ............................................................................................................................................................................................................. 4.2. Cuestionario DEI ...................................................................................................................................................................................... 4.3. Resultados .........................................................................................................................................................................................................

24 25 25 26

EXPLOTACIN DE LA BASE DE DATOS ................................................................................................................................ 28 5.1. Descripcin.................................................................................................................................................................................................. 5.2. GRUPO A .......................................................................................................................................................................................................... 5.2.1. Necesidades ......................................................................................................................................................................... 5.2.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 5.3. GRUPO B .......................................................................................................................................................................................................... 5.3.1. Necesidades ......................................................................................................................................................................... 5.3.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 5.4. GRUPO C ........................................................................................................................................................................................................... 5.4.1. Necesidades ......................................................................................................................................................................... 5.4.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 5.5. GRUPO D .......................................................................................................................................................................................................... 5.5.1. Necesidades ......................................................................................................................................................................... 5.5.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 5.6. GRUPO E ........................................................................................................................................................................................................... 5.6.1. Necesidades ......................................................................................................................................................................... 5.6.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 5.7. GRUPO F ........................................................................................................................................................................................................... 5.7.1. Necesidades ......................................................................................................................................................................... 5.7.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 5.8. GRUPO G .......................................................................................................................................................................................................... 5.8.1. Necesidades ......................................................................................................................................................................... 5.8.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 5.9. GRUPO H .......................................................................................................................................................................................................... 5.9.1. Necesidades ......................................................................................................................................................................... 5.9.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa ..... 5.10. GRUPO I ............................................................................................................................................................................................................ 5.10.1. Necesidades ..................................................................................................................................................................... 5.10.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 5.11. GRUPO J ........................................................................................................................................................................................................... 5.11.1. Necesidades ..................................................................................................................................................................... 5.11.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa . 29 29 29 29 30 30 30 31 31 31 32 32 32 33 33 33 34 34 34 35 35 35 35 35 36 36 36 37 37 37 37

ndice

6 7 8

FILTRADO DE CONTENIDOS.................................................................................................................................................................. 38 6.1. DESCRIPCIN .............................................................................................................................................................................................. 39

PLANIFICACIN DE LA FORMACIN ................................................................................................................................. 42 7.1. DESCRIPCIN .............................................................................................................................................................................................. 43

EVALUACIN DE LA FORMACIN ............................................................................................................................................ 8.1. DESCRIPCIN .............................................................................................................................................................................................. 8.2. GUAS DE EVALUACIN ............................................................................................................................................................... 8.2.1. Grupo de demanda A ................................................................................................................................................. 8.2.2. Grupo de demanda B ................................................................................................................................................. 8.2.3. Grupos de demanda C, D, E ............................................................................................................................. 8.2.4. Grupos de demanda F, G, H ............................................................................................................................. 8.2.5. Grupos de demanda I, J ....................................................................................................................................... 8.3. CONCLUSIONES .........................................................................................................................................................................................

44 45 46 46 46 47 49 50 51

Anexos A.1. Procedimiento de diagnstico del nivel de digitalizacin ............................................... 53 A.2. Base de datos de oferta formativa ......................................................................................................................... 65 A.3. Ejemplo prctico de aplicacin de la gua de ayuda a la planificacin de la formacin en TICs .............................................................................................................. 79

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Introduccin

Introduccin

El constante proceso de cambio en el que est inmersa la empresa ha provocado la necesidad de un aprendizaje continuo, no slo de conceptos sino tambin de capacidades y habilidades para el desempeo de nuevas actividades y la asuncin de nuevas responsabilidades. El problema de las empresas en la sociedad de la informacin es el de adoptar retos estratgicos sin tener en cuenta si la organizacin, como un todo, es capaz de entender, asimilar y disponer de los conocimientos, valores y habilidades que le permitan luchar por lograr los objetivos marcados. La falta de estas capacidades o simplemente la falta de apoyos provocan dudas estratgicas en todos los niveles de la empresa. Son todava muy pocas la organizaciones que antes de afrontar una estrategia realizan un dilogo entre los agentes relacionados para analizar las diferentes implicaciones, ventajas, riesgos, etc. Ante la aparicin de nuevas formas de gestin y las nuevas tecnologas de la informacin y comunicacin (en adelante NTIC) se hace patente un desconocimiento de las aplicaciones existentes, beneficios, utilizaciones potenciales, etc. Dudas estratgicas como pueden ser la implantacin de un sistema integrado, del teletrabajo o el desarrollo de una plataforma de comercio electrnico pueden condicionar el devenir de una empresa. La orientacin ptima del desarrollo de actividades formativas se centra en la consecucin del mapa de conocimientos bsicos de la organizacin que en el mbito de este documento se identifica como mapa de oferta formativa de la empresa y no nicamente en la respuesta a una necesidad puntual. De este modo, una capacitacin integral de la empresa posibilitar la consecucin de retos y objetivos de mayor dimensin. Desgraciadamente, son muchas las empresas de nuestro entorno que desconocen esta realidad, por lo que sus esfuerzos se ven adulterados por su nfasis en el da a da. El objetivo de esta gua es el de servir de ayuda para la identificacin de las necesidades formativas en el mbito de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, en las empresas, as como la seleccin y planificacin de las acciones adecuadas que sirvan para dar respuesta a dichas necesidades.

0.1 Descripcin del procedimiento

El desarrollo de la formacin que desde este documento quiere promoverse tiene los siguientes objetivos: Referirse a la empresa en su conjunto, a travs de las personas de las que depende la toma de decisin en negocios y en el rea tcnica. Facilitar una progresiva adopcin de las soluciones, para ir evaluando y resolviendo los impactos de los cambios organizativos inherentes al proceso. Ser muy personalizable como forma de generar un alto inters en la resolucin de un problema o en el diseo de una oportunidad para la empresa interesada. El procedimiento para la correcta utilizacin de este documento viene explicado paso a paso a continuacin: I. Informacin bsica de la empresa
PASO 1

CUESTIONARIO DE INFORMACIN BSICA DE LA EMPRESA

PLAN GENERAL DEL ESTUDIO

Se trata del comienzo de todo el proceso y tiene como objeto que el consultor tome contacto con la realidad de la empresa y, entre el consultor y el personal de la empresa, quede fijado el objetivo que sta persigue con el plan de formacin. Se adjunta un cuestionario destinado a facilitar el conocimiento de los datos relevantes de la empresa que sern utilizados con diferentes fines posteriormente. El resultado de la fase ser la obtencin del plan general del estudio.

II. Nivel de digitalizacin de la empresa

PASO 2

CUESTIONARIO DE NIVEL DE DIGITALIZACIN

El objetivo en este segundo paso es identificar en cul de los niveles de digitalizacin considerados se encuentra la empresa. La empresa se encontrar en uno de los cuatro primeros niveles, siendo el quinto el nivel ptimo de digitalizacin que la PYME puede alcanzar.

NIVEL DE DIGITALIZACIN DE LA EMPRESA

III. Grupo de demanda

PASO 3
PLAN GENERAL DEL ESTUDIO

NIVEL DE DIGITALIZACIN

Con la informacin recogida en el plan general del estudio y conociendo su nivel de digitalizacin, el consultor procede en este paso a identificar a cul de los diez grupos de demanda pertenece la PYME. Los grupos de demanda son colectivos homogneos que agrupan a las empresas en funcin de sus necesidades formativas. Estos grupos de demanda ofrecen una serie de reas sobre las que deber incidir la formacin.

GRUPO DE DEMANDA

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IV. Dimensin estratgica de la informacin

PASO 4
CUESTIONARIO DE DIMENSIN ESTRATGICA DE LA INFORMACIN

PLAN GENERAL DEL ESTUDIO

DIMENSIN ESTRATGICA DE LA INFORMACIN

El siguiente paso consiste en definir cmo afecta la dimensin estratgica de la informacin a la PYME. La dimensin estratgica de la informacin es un factor que analiza la cantidad de informacin que la empresa debe manejar en funcin de cuatro variables (nmero de clientes, nmero de proveedores, nmero de productos y nmero de centros operativos/estructura organizativa). Para definir este factor, el consultor deber cumplimentar el cuestionario de dimensin estratgica de la informacin y analizar la informacin obtenida conjuntamente con el plan general del estudio.

V. Explotacin de la base de datos de oferta formativa

PASO 5

GRUPO DE DEMANDA

El siguiente paso consiste en obtener de la base de Datos de oferta formativa los contenidos correspondientes al grupo de demanda de la empresa. La base de datos de oferta formativa que se entrega en formato digital est organizada en base a los grupos de demanda. Las acciones formativas recomendadas para cada uno de los grupos de demanda se obtienen por niveles (directivo, operativo y tcnico).

CONTENIDOS GENERALES

VI. Filtrado de contenidos

PASO 6
DIMENSIN ESTRATGICA DE LA INFORMACIN

PLAN GENERAL DEL ESTUDIO

Una vez se han obtenido los contenidos generales, la labor del consultor se centrar en filtrar esos contenidos de acuerdo a las caractersticas particulares de la PYME. Mientras el grupo de demanda ha servido en el paso anterior para obtener los contenidos generales, el plan general del estudio y la dimensin estratgica de la informacin servirn en este paso para filtrar estos contenidos y obtener el Mapa de oferta formativa.

FILTRADO DE LOS CONTENIDOS

Los resultados obtenidos, tras el filtrado de los contenidos resultantes de la explotacin de la base de datos de oferta formativa, debern ser debidamente estructurados por el consultor, de modo que la formacin quede planificada de acuerdo a las necesidades de la PYME, segn los objetivos fijados y dentro del plazo temporal estimado. El consultor, basndose en la informacin obtenida al analizar la dimensin estratgica de la informacin y el plan general del estudio, deber planificar la formacin adaptando los resultados y dando lugar al mapa de oferta formativa adaptado a la empresa.

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A continuacin se ofrece un grfico global del conjunto de fases que hay que llevar a cabo para llegar al mapa de oferta formativa:

MAPA DE OFERTA FORMATIVA

PASO 1 INFORMACIN BSICA DE LA EMPRESA

PASO 2 NIVEL DE DIGITALIZACIN

PASO 3 GRUPO DE DEMANDA

PASO 4 DIMENSIN ESTRATGICA DE LA INFORMACIN PASO 5 EXPLOTACIN DE LA BASE DE DATOS

PASO 6 FILTRADO DE CONTENIDOS

MAPA - OFERTA FORMATIVA

Una vez llegados a este punto, el consultor estar en disposicin de planificar la formacin adecuada a las necesidades de la empresa y su posterior evaluacin (ver apartados 7 y 8 de esta gua). El Anexo-3 recoge un ejemplo prctico de aplicacin de este procedimiento, el cual servir para ilustrar al consultor a la hora de utilizar esta gua de ayuda a la planificacin de la formacin en TICs.

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Informacin bsica de la empresa

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1.1 Objetivos

Informacin Objetivos debsica la Gua de la empresa

El objetivo a la hora de obtener la informacin bsica de la empresa es concretar y consensuar los objetivos y caractersticas del plan de formacin a fin de garantizar que la PYME entienda, asuma e interiorice las razones por las que le es conveniente realizar este estudio y determinar el alcance del trabajo (personas involucradas, responsable por parte de la PYME, plazo temporal en el que se extiende el plan de formacin, etc.). Adems ser necesario identificar los datos generales de la empresa tales como razn social, sector de actividad, etc. El consultor contar con ayuda del personal de la empresa y se valdr, en caso de ser necesario, de documentacin de la PYME que el personal pueda suministrarle. A continuacin se recoge el cuestionario de informacin bsica de la empresa que puede servir de gua al consultor para realizar esta labor.

1.2 Cuestionario de informacin

bsica de la empresa
A. Informacin general de la empresa:
Razn social Direccin Telfono Fax Pgina Web Sector de actividad (industrialdistribucinservicios) Ao de creacin de la empresa Forma jurdica/evolucin Reparto de capital (%) Cifra de facturacin Evolucin de la facturacin Beneficios/prdidas Estrategia de la empresa (costesdiferenciacinespecializacin)

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B. Informacin sobre el personal de la empresa

B.1. Datos del mximo responsable de la empresa Nombre Puesto/cargo que ocupa Telfono E-mail Aos en el cargo B.2. Datos del personal de la empresa Nmero de trabajadores Evolucin histrica Categora profesional Trabajadores de planta Personal administrativo Cuadros intermedios Tcnicos/ingenieros Cuadros directivos/gerente Grado de cualificacin medio

C.

reas de inters de la empresa C.1. Ha realizado acciones formativas en la empresa los ltimos 2 aos? En que rea? Estrategia/gestin general Finanzas/contabilidad Marketing/ventas Produccin/calidad Tecnologas de la informacin Idiomas Otros C.2. A quin iban dirigidas estas acciones formativas? Trabajadores de planta Personal administrativo Cuadros intermedios Tcnicos/ingenieros Cuadros directivos/gerente C.3. En caso de no haber realizado acciones formativas, por qu razn? Falta de tiempo Falta de presupuesto Inadecuacin de la oferta formativa Otras razones

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C.4. Cules de las siguientes reas considera claves para el xito de su empresa? Clasifique del 1 al 7: Estrategia/gestin general Finanzas/contabilidad Marketing/ventas Produccin/calidad Tecnologas de la informacin Gestin de calidad Servicio postventa/servicio de asistencia tcnica C.5. Conoce los siguientes trminos relacionados con las NTIC?

ddd
ERP / CRM Intranet / extranet e-commerce CAD / CAM / CAE PDM Gestin del conocimiento Teletrabajo SAT / telemanteniemiento

No

Algo

Medio

Bastante

1.3 Plan general del estudio

Como resultado de este cuestionario y tras su anlisis, el consultor obtendr el plan general del estudio. A continuacin se describe la estructura que este plan debe tener.

I. Objetivos
Es el apartado donde se recoge el grado de implicacin de la empresa con el proyecto y, por lo tanto, las probabilidades de xito del mismo.

II. Alcance
En funcin del grado de implicacin de la empresa, el proyecto ser ms o menos ambicioso y el consultor definir la amplitud del alcance del mismo.

III. Datos generales de la empresa

Estos datos se obtendrn mediante el cuestionario de informacin bsica de la empresa y sirven para que el consultor tome contacto con la realidad de la empresa. Se trata de informacin que ser de gran utilidad en el futuro del proyecto.

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Nivel de digitalizacin de la empresa

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2.1 Descripcin

Nivel de digitalizacin de la empresa

Existen varios mecanismos que pueden considerarse vlidos para obtener el nivel de digitalizacin de la empresa, por lo que no resulta imprescindible la utilizacin de un procedimiento en concreto. Resultar igualmente vlido un procedimiento especfico como otros procedimientos ms generales que traten este tema en concreto. Junto a este documento se adjunta un procedimiento de diagnstico exclusivo para la identificacin del nivel de digitalizacin de la empresa. (Ver Anexo 1), aunque podr emplearse la gua de Autodiagnstico para PYMES en la utilizacin de las TICs editada por SPRI. De forma general se establecen cinco niveles de digitalizacin que reflejan la progresiva adopcin de NTIC por parte de cualquier empresa.
NIVEL V digitalizacin NIVEL IV transaccin NIVEL III interaccin NIVEL II informacin NIVEL I ofimtica

Servicios electrnicos compartidos Aplicaciones integradas Actividades remotas

Formalizar intercambios Aplicaciones no integradas Comunicaciones

Correo Web INTERNET

Ordenadores, ofimtica y comunicaciones bsicas

Nivel inicial, denominado ofimtica. Se trata de un nivel bsico en el que la empresa nicamente dispone de ordenadores, ofimtica y comunicaciones bsicas, sin disponer de ningn tipo de aplicaciones. Los niveles intermedios, segundo y tercero, se diferencian principalmente en la formalizacin de intercambios. Mientras en el segundo nivel, nivel informacin, los intercambios no estn formalizados, el nivel tres, nivel interaccin, supone una formalizacin apoyada en medios digitales. En ambos casos la empresa dispone de aplicaciones aisladas y de acceso a internet. Los niveles superiores de transaccin y digitalizacin suponen estados avanzados en los que las empresas cuentan con aplicaciones integradas y procesos digitalizados en mayor o menor medida. Muy pocas empresas se encuentran en el nivel cuatro de digitalizacin, mientras el nivel cinco queda reservado a excepciones puntuales y puede considerarse el nivel objetivo. Tras la aplicacin del procedimiento de diagnstico digital, el consultor habr logrado posicionar a la empresa en uno de los cinco niveles de digitalizacin mencionados, encontrndose ahora en disposicin de abordar el tercer paso de esta gua.

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Grupos de demanda

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3.1 Definicin de grupos de demanda

Grupos de demanda

Un grupo de demanda puede definirse como el conjunto de PYMEs con un mismo nivel de digitalizacin y que adems cumplen con otras caractersticas comunes. En el nivel ms bajo de digitalizacin, por ejemplo, las PYMEs formarn parte de uno u otro nivel de demanda en funcin de la sensibilidad empresarial en nuevas tecnologas de la informacin y comunicacin (NTIC), en niveles intermedios ser el sector/actividad lo que determinar el grupo de demanda y en niveles superiores de digitalizacin lo har el tipo de estrategia buscada. Si bien cada grupo de demanda rene a un grupo de PYMEs con similares caractersticas, es lgico pensar que las necesidades formativas de las PYMEs situadas en un grupo de demanda sern las mismas, as como diferentes de las necesidades de otros grupos. Es decir, el grupo de demanda al que pertenece una PYME determinar en gran medida sus necesidades formativas.

3.2 Clasificacin de grupos de demanda

El objetivo es determinar el grupo de demanda en que estara posicionada la PYME en funcin de las variables analizadas hasta ahora. Para ello se utilizarn los documentos obtenidos anteriormente, es decir, el nivel de digitalizacin de la PYME y el plan general del estudio. La primera diferenciacin que se realiza a la hora de determinar los grupos de demanda es por el nivel de digitalizacin. As, teniendo en cuenta los cuatro primeros niveles de digitalizacin, se diferencia entre el nivel ms bajo, nivel I, los niveles intermedios, niveles II y III, y el nivel ms alto, nivel IV. La razn de esta clasificacin se debe a que PYMEs con las mismas caractersticas digitales tendrn las mismas demandas y necesidades en relacin a las NTIC. El quinto nivel de digitalizacin es el nivel objetivo a alcanzar y, por lo tanto, no se considera en los grupos de demanda. Dentro del grupo de PYMEs situadas en el nivel de digitalizacin I, denominado ofimtico, el factor que determina el grupo de demanda es la sensibilidad de la direccin de la empresa hacia las NTIC. Por un lado encontramos PYMEs con una mentalidad poco abierta a nuevos mtodos de trabajo, a la incorporacin de nuevas tecnologas y con poca o ninguna visin de las posibilidades que se les ofrecen. La principal causa de que existan PYMEs que se encuadren dentro de este grupo est en la mentalidad del dueo o gestor de la empresa, por lo que ser ah donde habr que influir para que la empresa avance en la digitalizacin.

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Al otro lado tenemos aquellas PYMEs que tienen una mentalidad de mejora, de progreso y abiertas a la introduccin de cambios y nuevas tecnologas. As, aparecen los dos primeros grupos de demanda: Grupo A: Baja sensibilidad al valor de las NTIC para el negocio. Grupo B: Expectativa al valor de las NTIC para el negocio. Entre las empresas situadas en los niveles II y III de digitalizacin aparece el factor actividad como aspecto esencial a la hora de determinar el grupo de demanda. As se hace una clara diferenciacin entre empresas incluidas en cada una de las siguientes actividades: servicios, distribucin e industria. En base a este factor diferencial, los tres grupos de demanda dentro del nivel II de digitalizacin son los siguientes: Grupo C: Empresas de servicios Grupo D: Empresas de distribucin Grupo E: Empresas industriales As mismo, para empresas situadas en el nivel de digitalizacin III diferenciaremos tres nuevos grupos de demanda en base al factor actividad: Grupo F: Empresas de servicios Grupo G: Empresas de distribucin Grupo H: Empresas industriales A partir del nivel IV de digitalizacin, las NTIC no son ya meros instrumentos o herramientas facilitadoras, sino que redefinen los negocios existentes y crean otros nuevos, constituyndose en autntico elemento motor de la estrategia empresarial. En este sentido, el factor que determinar el grupo de demanda de las PYMEs ser el tipo de estrategia buscada y que el consultor extraer tras valorar el plan general del estudio obtenido como resultado del Paso 2. Los dos grupos dentro de este IV nivel sern: Grupo I: Bsqueda de ventajas competitivas basadas en NTIC Grupo J: Integracin cadena valor

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La siguiente tabla recoge el grupo de demanda correspondiente a la empresa objeto de anlisis en funcin del nivel de digitalizacin y de la informacin extrada del plan general del estudio:

Nivel I + Plan General del Estudio Baja sensibilidad valor de las NTIC Expectativa valor de las NTIC Nivel II + Plan General del Estudio Servicios Distribucin Industrial Nivel III + Plan General del Estudio Servicios Grupo F Distribucin Industrial Grupo G Grupo C Grupo D Grupo E Grupo A Grupo B

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Grupo H Grupo I Nivel IV + Plan General del Estudio Integracin cadena valor Bsqueda ventajas competitivas Grupo J

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Dimensin estratgica de la informacin (DEI)

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4.1 Objetivos

Dimensin estratgica de la informacin (DEI)

El objetivo es definir la situacin de la empresa respecto a las variables que forman el factor dimensin estratgica de la informacin: nmero de productos, nmero de clientes, nmero de proveedores y nmero de centros operativos/organizacin de la empresa. A continuacin se recoge un cuestionario que el consultor puede utilizar para definir la influencia del factor dimensin estratgica de la informacin en la empresa. De este cuestionario se pretenden obtener caractersticas que, junto con el nivel de digitalizacin de la PYME y el plan general del estudio, determinarn las necesidades de formacin de la PYME, por lo que las respuestas se debern ajustar lo ms posible a la realidad. Todo desajuste ir en contra de los intereses de la empresa.

4.2 Cuestionario DEI

A. CLIENTES
A.1. A.2. A.3. A.4. A.5. A.6. Nmero total de clientes Nmero de clientes habituales Nmero de ofertas (comercializacin) Nmero de transacciones (pedidos recibidos) Existencia de clientes internacionales Dependencia de los clientes: Imponen, tecnolgicamente, las pautas a seguir?

B. PROVEEDORES
B.1. B.2. B.3. B.4. B.5. B.6. B.7. Nmero total de proveedores Nmero de proveedores habituales Nmero de referencias que se compran Nmero de presupuestos solicitados Nmero de transacciones (pedidos realizados) Existencia de proveedores internacionales Dependencia de los proveedores: Imponen tecnolgicamente las pautas a seguir?

C. PRODUCTOS
C.1. Nmero de productos que la empresa fabrica y comercializa C.2. % de estandarizacin de productos comercializados

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D. CENTROS OPERATIVOS / ORGANIZACIN

D.1. Nmero de centros operativos D.2. Cul es la organizacin interna de la empresa (centros de coste, etc.)

4.3 Resultados
La dimensin estratgica ejerce de factor personalizador para cada empresa, de forma que necesidades formativas peculiares sean igualmente tenidas en cuenta. Cada una de las cuatro variables de las que est formado el factor dimensin estratgica de la informacin (clientes, proveedores, productos y centros operativos/organizacin de la empresa) tendr influencia y sern, por lo tanto, origen de nuevas necesidades formativas en caso de implicar el manejo de un volumen de informacin elevado para la empresa. A continuacin se exponen los criterios a utilizar para poder evaluar si cada una de las cuatro variables que engloba el factor dimensin estratgica de la informacin genera la necesidad de manejar grandes cantidades de informacin. Existen algunos indicadores considerados clave para cada una de las variables, mientras que otros indicadores servirn de apoyo. Clientes Existe una serie de componentes que influyen sobre la cantidad de informacin que la empresa debe manejar en relacin con sus clientes. Dentro de estos componentes, los ms importantes son las que hacen ver el volumen de transacciones (pedidos/ofertas) que la empresa debe manejar. Independientemente del nmero de clientes habituales o totales de la empresa o de su carcter nacional o internacional, para ayudar a comprender la complejidad de la informacin que se maneja, resultan especialmente significativos los indicadores que miden el grado de actividad en relacin con sus clientes. En caso de que estos indicadores identifiquen la necesidad de manejar grandes volmenes de informacin, la variable se convertir en fuente de nuevas demandas formativas para la empresa. El nmero de clientes totales y habituales de la empresa, adems de para comprender la complejidad de la informacin que se maneja, puede ser til para analizar el grado de dependencia de la empresa hacia sus clientes, pues esto puede igualmente ser fuente de nuevas demandas formativas derivadas de imposiciones por parte de los clientes. Proveedores Al igual que ocurre con los clientes, existen muchos componentes relacionados con los proveedores cuyo alto grado puede suponer nuevas demandas formativas. Sin embargo, el nmero de proveedores es el indicador clave en este apartado, siendo ste, apoyado por otros indicadores de menor relevancia, el que indique la cantidad de informacin que la empresa debe manejar respecto a sus proveedores. Productos Independientemente de si se trata de una empresa que fabrica/transforma gran cantidad de productos, el indicador ms importante de esta variable es el nmero de productos que la empresa comercializa. Una empresa que no fabrique ningn producto puede dedicarse a la comercializacin de un elevado nmero de ellos y, por lo tanto, demandar una formacin especfica, relacionada con la necesidad de gestin de carteras voluminosas y por tanto con necesidades especficas de sistemas soporte.

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Adems del nmero de productos, resulta igualmente significativo el grado de estandarizacin de los productos que se fabrican/transforman. Cuanto mayor sea el grado de personalizacin que la empresa ofrece en sus productos (llegando al caso extremo de fabricacin a medida), aumentar la cantidad de informacin que es necesaria manejar. Resulta especialmente destacable el caso de las empresas industriales, las cuales en caso de fabricar un gran nmero de productos personalizados o fabricar productos a medida (bajo plano, etc.) demandarn formacin relacionada con el diseo y fabricacin de los mismos. Centros operativos/organizacin de la empresa El nmero de centros operativos es equiparable a la organizacin interna de la empresa en la medida en que disponer de centros distribuidos o estar organizada por centros de coste tiene, respecto al grado de informacin a manejar, similares implicaciones. Por este lado resulta sencillo diferenciar si esta variable es fuente de demandas especficas, pues en caso de disponer de centros distribuidos o estar organizada por centros de coste, la empresa demandar formacin concreta para dar solucin a los problemas que esto plantea. Sin embargo, resulta igualmente necesario tener en cuenta la red comercial y de distribuidores de la empresa, pues pese a que puede no ser personal de la empresa (representantes, etc.), influye directamente en la organizacin de la empresa y puede ser fruto de nuevas demandas formativas.

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Explotacin de la base de datos

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5.1 Descripcin

Explotacin de la base de datos

Una vez que se ha determinado el grupo de demanda en que est incluida la PYME, se proceder a localizar en la base de datos las acciones formativas recomendadas que correspondan a dicho grupo de demanda. Los contenidos que se obtienen estn estructurados en tres niveles: directivo, operativo y tcnico. Para conocer ms en detalle como est estructurada la base de datos y los criterios seguidos para su confeccin, revisar el anexo 2. El formato digital en el que se entrega la base de datos hace posible realizar bsquedas y clasificar el mismo en funcin del nivel en la empresa y del grupo de demanda segn el consultor considere ptimo, por lo que este trabajo resulta sencillo y supone un ahorro importante de tiempo. Debe tenerse en cuenta que puede darse el caso de que no existan acciones formativas dirigidas a un nivel de la empresa para un determinado grupo de demanda (por ejemplo no existen contenidos a nivel tcnico para el grupo de demanda A ya que la formacin en este caso ir dirigida nicamente a los niveles directivos), mientras que en otros casos ocurrir que para cada nivel y cada grupo de demanda se sealen varios contenidos. A continuacin se presenta un resumen de las necesidades comunes de las empresas que pertenecen a cada uno de los grupos de demanda y el enfoque que deben tener los contenidos obtenidos al explotar la base de datos.

5.2 Grupo A
Nivel I de digitalizacin. Baja sensibilidad del valor de las NTIC para el negocio.

5.2.1. Necesidades
Las empresas situadas dentro del grupo de demanda A se caracterizan por partir del nivel de digitalizacin ms bajo y por no tener expectativas de mejora en este aspecto a corto plazo. Las empresas incluidas en este grupo demandarn sensibilizacin y formacin, entendida como informacin acerca de las posibilidades existentes en el mercado y de las ventajas que stas supondran para evolucionar en su negocio, ya que el desconocimiento es su mayor barrera. Pese a que el propio gestor o dueo no demandar formacin ni informacin, resulta necesario ensearle las ventajas que obtendr por el avance en la digitalizacin de su empresa, para lo que seminarios y casos reales de empresas similares se antojan como la mejor solucin.

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5.2.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

La empresa cuenta con un nivel directivo o responsable que no est muy sensibilizado respecto a las posibilidades que las NTIC le ofrecen para la mejora de la competitividad de su negocio y, por lo tanto, normalmente no realiza acciones formativas ni adopta ninguna solucin tecnolgica. Los contenidos estarn orientados a la sensibilizacin sobre gestin NTIC. Intentar pasar directamente a explicar las herramientas, aplicaciones, etc., existentes sera contraproducente al no atacar el problema real de este caso. Se trata, probablemente, del paso ms difcil a dar en el proceso de digitalizacin de una empresa. El mximo responsable de la misma, siendo reacio a la adopcin de NTIC, no permite a la empresa avanzar en la digitalizacin. Siendo un problema de mentalidad, la labor a realizar est ms relacionada con la concienciacin y sensibilizacin, mientras que una vez superado este primer grupo de demanda, las necesidades formativas estarn relacionadas con herramientas o aplicaciones en concreto. Respecto a las posibles necesidades particulares de una empresa, no son destacables en este primer grupo de demanda, pues en caso de que el mximo responsable tuviera algn inters, probablemente habra avanzado, aunque slo fuera levemente, en la digitalizacin de su empresa.

5.3 Grupo B
Nivel I de digitalizacin. Expectativa de valor de las NTIC para el negocio.

5.3.1. Necesidades
Estando dispuesto a avanzar en la digitalizacin de la empresa y sin saber hasta qu punto espera llegar, formacin/informacin y posibles ayudas se convierten en los puntos clave para impulsar el proceso. Las subvenciones son un importante incentivo, pues tratndose de PYMEs con recursos escasos y que hasta el momento no han invertido prcticamente ningn dinero en la digitalizacin de la empresa, conseguir y justificar internamente el dinero a emplear en esta labor puede ser el principal problema con el que se encuentren. Mediante la ayuda econmica a travs de subvenciones se puede lograr arrancar una serie de proyectos en este sentido que sirvan para abrir los ojos de las ventajas que se obtienen y comenzar un camino hacia la digitalizacin de la empresa. Adems de subvenciones, la formacin/informacin tambin ser un elemento clave, ayudando a la toma de las mejores decisiones y en caso de desconocer las nuevas tecnologas aplicables, un punto de partida necesario para cualquier PYME.

5.3.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Teniendo en cuenta la gran diferencia existente entre el grupo de demanda anterior y ste respecto a la percepcin de las NTIC como una posible fuente de ventajas competitivas, se tratar de un grupo al que hay que dedicar un gran esfuerzo. Empresas que se encuentran en este grupo pueden ser empresas que hayan cambiado recientemente de mximo responsable y conozcan las ventajas que las NTIC pueden aportarles o empresas que cuentan con un responsable que, aunque aprecia las posibilidades existentes, tenga ciertas barreras para avanzar en la digitalizacin de su empresa: rechazo por la novedad, desconfianza en la madurez de la tecnologa, falta de presupuesto, etc.

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Empresas que se encuentran en este grupo de demanda tienen un gran potencial de mejora en cuanto a la digitalizacin de la empresa, por lo que resulta muy importante que reciban una formacin adecuada en este primer momento. Esta formacin debe servirles para conocer las posibilidades existentes pero, al mismo tiempo, debe hacerles ver el proceso de evolucin lgico, evitando intentos de avanzar demasiado rpido que pueden llegar a frenar el posible recorrido por una mala experiencia. Los contenidos estarn enfocados hacia la informacin y capacitacin sobre gestin NTIC. Siendo ste un enfoque comn a todas las empresas de este grupo de demanda, se trata de un grupo en el que puede haber muchos intereses por parte de la empresa por formarse en NTIC que afecten directamente a reas concretas de la empresa (sobre todo los procesos bsicos de mayor coste administrativo). Es aqu donde la labor del consultor resulta importante a la hora de traducir los intereses generales de la empresa recogidos en el plan general del estudio, en formacin til y lgica para la empresa y su situacin.

5.4 Grupo C
Nivel II de digitalizacin. Empresas de servicios.

5.4.1. Necesidades
En este grupo de demanda se incluyen las empresas cuya especializacin resulta intensiva en servicios y que cuentan ya con ciertos medios digitales que podra decirse constituyen el primer paso para avanzar en la digitalizacin. Las demandas estarn inicialmente relacionadas con las relaciones internas y, ms concretamente, la demanda de herramientas que faciliten el intercambio interno de documentacin. Esta primera demanda servir, probablemente, como punto de partida de posteriores demandas. Una vez que la empresa cuenta con correo electrnico, la formalizacin de los intercambios internos de informacin ser el prembulo de los intercambios con agentes externos. Independientemente de factores que s pueden influir en empresas que se dediquen a otro tipo de actividad, una de las siguientes demandas de una empresa de servicios de nivel II estar orientada al intercambio de informacin con clientes y proveedores. El punto crtico de las empresas de servicios es el trato con sus clientes, por lo que probablemente la demanda venga relacionada con mejorar este trato con los clientes ms que con los proveedores. Respecto a demandas especficas estrechamente ligadas con la actividad productiva de este tipo de empresas, siendo empresas que venden intangibles, demandarn algn tipo de solucin que les permita el manejo estandarizado de la documentacin que generan y utilizan. Tambin podra ser interesante algn tipo de solucin que les permita una gestin avanzada de documentacin o mecanismos para compartir conocimiento.

5.4.2.

Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Las PYMEs situadas en este nivel de digitalizacin contarn por el hecho de incluirse en este grupo, con una serie de contenidos comunes a todas ellas y orientadas hacia la formalizacin de intercambios internos, la formalizacin de intercambios externos y la mejora de los procesos clave. Adems, para este grupo de demanda debern tenerse en cuenta las variables de la dimensin estratgica de la informacin con el fin de filtrar los resultados extrados de la base de datos, segn se realiza en

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el paso 6 del procedimiento. De este modo, si una empresa de servicios situada en este nivel cuenta con un nmero de productos elevado existir otro enfoque en los contenidos orientado hacia el manejo estandarizado de la documentacin. Del mismo modo, si es elevada la variable nmero de clientes, siempre haciendo referencia a la dimensin estratgica de la informacin, destacar el enfoque hacia la gestin de clientes, mientras que si es considerable el nmero de proveedores el enfoque estar orientado con gestin de proveedores. En caso de tratarse de una PYME con centros distribuidos, existir otro enfoque relacionado con gestin interna de la informacin, buscando el que los diferentes centros estn coordinados y compartan informacin. Hay que aclarar que estos enfoques no son excluyentes al no serlo las variables de la dimensin estratgica que los generan. Finalmente, las inquietudes de la PYME servirn para identificar enfoques de contenidos adicionales que personalicen el modelo al caso concreto de cada empresa.

5.5 Grupo D
Nivel II de digitalizacin. Empresas de distribucin.

5.5.1. Necesidades
Las empresas a las que hace referencia este grupo de demanda, son iguales a las del grupo C en cuanto a medios digitales, pero con la diferencia de que de alguna forma su actividad resulta intensiva en distribucin. En este nivel de digitalizacin, factores como el n de clientes, n de productos o n de proveedores, son factores condicionantes de la dimensin de la oportunidad tecnolgica para las empresas de distribucin. Las empresas incluidas en esta actividad, debido al servicio que ofrecen a sus clientes, necesitarn controlar la informacin clave del negocio como rutas, vendedores, transporte, plazas, etc. as como gastos y rentabilidad de las operaciones individuales. Esto puede ser origen de determinadas demandas especficas. Existen otras demandas que sern, en cierta forma, similares a las de las empresas de servicios en lo que se refiere a la satisfaccin de las necesidades de realizar intercambios de informacin con los clientes. Finalmente, teniendo en cuenta que muchos de los empleados de la empresa estarn desplazados y desplazndose continuamente por el trabajo en s, existirn necesidades para mejorar las comunicaciones internas de los empleados. Estas necesidades estarn relacionadas con movilidad y transmisin de informacin al momento.

5.5.2.

Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Los enfoques principales de los contenidos estarn relacionados con la gestin de la informacin crtica del negocio, comunicacin con los empleados desplazados y coordinacin de los mismos. Las variables de la dimensin estratgica de la informacin indican los enfoques ms especficos para cada grupo. En este caso, si el nmero de clientes es alto, existir otro enfoque de contenidos relacionado

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con gestin de clientes, mientras que si la importancia reside en el nmero de proveedores, estar relacionado con la gestin de proveedores. En el paso 6 del procedimiento, al igual que ocurre en el caso anterior, las inquietudes de la PYME servirn para identificar enfoques de contenidos adicionales que personalicen el modelo al caso concreto de cada empresa.

5.6 Grupo E
Nivel II de digitalizacin. Empresas industriales.

5.6.1. Necesidades
Este grupo de demanda incluye a las empresas cuya actividad es intensa en el plano industrial y que son similares a las de los dos grupos anteriores en cuestin de aplicaciones y comunicaciones. Una empresa industrial que se encuentra en el segundo nivel de digitalizacin demandar, sobre todo, soluciones NTIC para reas concretas de su empresa, sin pensar en integraciones, etc., que llegarn segn vaya avanzando en el nivel de digitalizacin. Por esta razn, dependiendo de las caractersticas concretas de la PYME industrial, las demandas sern diferentes. Sin embargo existe una serie de factores comunes a todas las empresas industriales, que supondr demandas genricas como control de stocks/proveedores, de pedidos y facturacin, organizacin de la produccin, etc.

5.6.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Las PYMEs tendrn una serie de contenidos comunes que vienen dados de acuerdo a su nivel de digitalizacin y en funcin de su sector. Estos contenidos estarn orientados hacia planificacin y gestin de la produccin, gestin comercial, y gestin de pedidos. Si adems se tienen en cuenta las variables de la dimensin estratgica, como procede en el Paso 6, y una o varias de ellas suponen un factor determinante o crtico para la empresa, esto generar nuevos enfoques de contenidos para la PYME. As, para la PYME cuyo nmero de productos sea alto se generarn contenidos enfocados hacia el diseo e ingeniera de productos. Ocurrir lo mismo para el caso de las empresas que trabajen bajo pedido, aunque no cuenten con un gran nmero de productos. Si la PYME cuenta con un alto nmero de clientes, destacarn los contenidos enfocados hacia la gestin de clientes, y hacia la gestin de proveedores si ocurre lo mismo con el nmero de proveedores. En caso de contar con centros distribuidos, la mejora de la comunicacin interna/agilidad movimiento informacin sern los enfoques de los nuevos contenidos. Una vez ms, las inquietudes de la PYME servirn para identificar enfoques de contenidos adicionales a la base de datos que personalicen el modelo al caso concreto de cada empresa.

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5.7 Grupo F
Nivel III de digitalizacin. Empresas de servicios.

5.7.1. Necesidades
En este grupo de demanda se incluyen las PYMEs con un nivel de digitalizacin III y adems con una especializacin intensiva en servicios. Dentro de las PYMEs que se dedican a las actividades de servicios, la formalizacin de las relaciones exteriores y la optimizacin del trabajo interno sern, independientemente de cualquier otro factor, las soluciones ms demandadas. En este sentido y, teniendo en cuenta que una PYME de este grupo tendr ejecutivos de viaje, existe la necesidad de mantener en constante contacto a los comerciales con las oficinas centrales. La empresa demandar soluciones que permitan el acceso a la informacin comn como informacin de ventas, detalles de clientes, etc. Adems, buscando agilizar la relacin con los clientes, se generan necesidades relacionadas con la apertura hacia el exterior de la empresa. La empresa necesitar mostrar su oferta al mercado y por ello puede surgir la necesidad de utilizar internet aplicada a la relacin con clientes. El objetivo ltimo ser que la relacin con los clientes pueda realizarse de forma totalmente digital e incluso on-line, avanzando mediante soluciones intermedias que permitan avanzar poco a poco.

5.7.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Los contenidos que correspondern a las PYMEs de este grupo de demanda estarn enfocados a la integracin de aplicaciones y bases de datos/sistemas de informacin integrados, coordinacin interna/intranet, y trabajo a distancia / teletrabajo. Si en el Paso 6 del anlisis de la dimensin estratgica de la informacin resulta que el nmero de clientes, el nmero de proveedores o el nmero de productos es considerado alto, la empresa intentar ofrecer de forma abierta algn servicio relacionado con la variable destacada. En cualquier caso se trata de cosas que no son excluyentes y una empresa puede estar interesada en las posibilidades que internet ofrece para mejorar la relacin con los clientes o con los proveedores y procesos, basndose en el uso de pginas web avanzadas que ofrezcan posibilidades de apertura al exterior de los procesos crticos.

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5.8 Grupo G
Nivel III de digitalizacin. Empresas de distribucin.

5.8.1.

Necesidades

Dentro de las PYMEs que se dedican a las actividades de distribucin y que han alcanzado un nivel de digitalizacin III, las demandas estarn relacionadas con la gestin de clientes y la distribucin. La gestin de clientes abarca toda la informacin relativa a los clientes: informacin general, presupuestos, pedidos, seguimiento de envos, facturacin y pago, etc. La empresa necesitar ofrecer este servicio a sus clientes de forma abierta (internet), lo que probablemente supondr integrar determinadas aplicaciones aisladas hasta ese momento. En relacin a la distribucin, destacan la planificacin de envos, depsitos de distribucin, optimizacin de rutas, etc. Las empresas de distribucin pueden verse de alguna forma obligadas a contar con alguna utilidad que les permita realizar una gestin de distribucin y logstica, y en funcin de ella elegir las rutas ptimas de reparto que les permitan ahorrar costes y ofrecer un servicio a precios ms competitivos.

5.8.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Las PYMEs situadas en este grupo de demanda tendrn ciertos contenidos coincidentes con las del grupo F ya que parte de sus necesidades irn en el mismo sentido, y por ello el enfoque de esos contenidos sern pginas web avanzadas/posibilidades de apertura de procesos crticos, integracin de aplicaciones y bases de datos/sistemas de informacin integrados, coordinacin interna/intranet, y trabajo a distancia/teletrabajo. Adems, debido a necesidades especficas del sector, la gestin de distribucin y logstica es otro enfoque lgico que deber ser tenido en cuenta. Si del anlisis de la dimensin estratgica de la informacin que se aborda en el Paso 6 resulta que el nmero de clientes, proveedores o productos es alto, al igual que en el caso anterior, ser ese el rea que comprenda el proceso crtico de la empresa y el que la empresa intente ofrecer de forma abierta. En cualquier caso se trata de cosas que no son excluyentes y una empresa puede estar interesada en las posibilidades que internet ofrece para mejorar la relacin con clientes o con proveedores.

5.9 Grupo H
Nivel III de digitalizacin. Empresas industriales.

5.9.1. Necesidades
Una vez alcanzado el nivel III de digitalizacin, en el que probablemente la empresa ha dado soluciones aisladas a sus problemas de diseo, produccin, gestin comercial, gestin de pedidos y gestin de la

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informacin relativa a clientes y proveedores, adems de contar con alguna aplicacin relativa a administracin, la empresa buscar la integracin de aplicaciones y apertura hacia el exterior. La integracin de aplicaciones que en este nivel funcionan de forma aislada es algo que llegados a este punto surgir como demanda natural. Una integracin total de las aplicaciones supondra alcanzar un nivel de digitalizacin elevado, por lo que la empresa comenzar por la integracin de determinadas aplicaciones relacionadas con el ncleo de su negocio. En este caso hablamos de la integracin de la produccin con la gestin y la administracin como primer paso. Las demandas relacionadas con los clientes (independientemente del nmero) requerirn cierta integracin de determinados sistemas volcados sobre la pgina web de la empresa. En caso de tratarse de la apertura hacia los proveedores, las empresas desearn realizar sus compras a travs de la red y ligar sus demandas a la produccin de la empresa, de forma que las necesidades generen pedidos de forma digital hacia sus proveedores.

5.9.2. Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Para las PYMEs situadas en el grupo H, PYMEs cuya actividad es intensa en el plano industrial y con un nivel de digitalizacin III, los contenidos estarn enfocados hacia pginas web avanzadas/posibilidades de apertura de procesos crticos, integracin de aplicaciones y bases de datos/sistemas de informacin integrados, coordinacin interna/intranet, y trabajo a distancia/teletrabajo. Si en el anlisis de la dimensin estratgica de la informacin, a realizar en el Paso 6, resulta que el nmero de clientes, proveedores o productos es considerado alto, ser ese el rea que comprenda el proceso crtico de la empresa y el que la empresa intente ofrecer de forma abierta. En cualquier caso se trata de aspectos que no son excluyentes y una empresa puede estar interesada en las posibilidades que internet ofrece para mejorar la relacin con los clientes o con los proveedores.

5.10 Grupo I
Nivel IV de digitalizacin. Integracin cadena valor.

5.10.1. Necesidades
Las PYMEs situadas en el grupo I ya han digitalizado su proceso ms crtico, aunque no est ligado con otras reas de la empresa. Para formar parte de este grupo de demanda, se ha debido determinar que los intereses de la PYME estn dirigidos hacia la integracin de la cadena valor. Las empresas que tengan el objetivo de integrar su cadena de valor y digitalizarla en la medida de lo posible contarn con la integracin de sus procesos como primera necesidad. Llegados a este nivel de digitalizacin la empresa cuenta con algn servicio digitalizado y abierto al exterior, pero tambin cuenta con otra serie de aplicaciones que no han sido integradas y que por lo tanto no estn funcionando de la manera ms eficiente posible. La integracin de la totalidad de ellos es el objetivo final y por lo tanto sus necesidades irn encaminadas hacia ese fin. Las demandas concretas de las PYMEs que busquen integrar su cadena de valor sern, entre otras, integracin del flujo de informacin proveedoresempresaclientes, gestin de la calidad y gestin del conocimiento.

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5.10.2.

Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Los contenidos estarn enfocados hacia la integracin del flujo de informacin proveedoresempresa clientes, la gestin de calidad, la gestin del conocimiento y la cadena de valor virtual.

5.11 Grupo J
Nivel IV de digitalizacin. Bsqueda ventajas competitivas.

5.11.1. Necesidades
En este grupo de demanda estn las PYMEs que an contando con las mismas caractersticas digitales que las situadas en el grupo I, es decir, su proceso crtico est digitalizado, tienen otros intereses, estando enfocados estos hacia la bsqueda de ventajas competitivas. Independientemente de la actividad de la empresa, las supuestas ventajas competitivas de las empresas estn siendo borradas por nuevos competidores que usan la tecnologa para romper con lo establecido. Los conceptos de diferenciacin y liderazgo en costes siguen siendo vlidos, pero las nuevas tecnologas pueden suponer importantes avances en cualquiera de los dos casos. En este caso, las demandas de las PYMEs pueden ser ms de solucin a problemas concretos que se han identificado como claves en la empresa y fuentes de ventaja competitiva. La reduccin de costes puede impulsarse mediante el uso de nuevas tecnologas que permitan a la empresa reducir desperdicios, ahorrar costes en compras y ventas, ahorrar tiempo, mejorar la productividad de las personas, etc. En bsqueda de la diferenciacin, las PYMEs identificarn inicialmente qu factores sern claves en la obtencin de esa diferenciacin para, posteriormente, intentar mejorar su posicin al respecto mediante el uso de nuevas tecnologas.

5.11.2.

Enfoque de contenidos de la base de datos de oferta formativa

Las contenidos correspondientes a este grupo de demanda estarn enfocados hacia la reduccin de costes mediante la utilizacin de NTIC (compras, ventas, reduccin de desperdicios, mejora de la productividad de las personas, etc.), y diferenciacin: mejora del servicio al cliente, marketing personalizado.

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Filtrado de contenidos

1
6.1 Descripcin

Filtrado de contenidos

Una vez se han obtenido todos los contenidos formativos generales tras la explotacin de la base de datos de oferta formativa, la labor del consultor se centrar en filtrar estos contenidos y adecuarlos a las caractersticas particulares de la empresa. Para realizar una correcta adecuacin de los contenidos a la empresa el consultor cuenta por un lado con el plan general del estudio, en el que la empresa mostraba sus principales inquietudes, por otro lado, dispone de la informacin obtenida al analizar la dimensin estratgica de la informacin. La informacin que surge del plan general del estudio y de la dimensin estratgica de la informacin deber ser contrastada con las recomendaciones incluidas en el campo valoracin de la base de datos de oferta formativa. Se trata de un campo que aparece en los planos de negocio y de procesos y que matiza la conveniencia o no de desarrollar la accin formativa en una PYME en funcin de determinadas respuestas obtenidas al cumplimentar los diferentes cuestionarios (sector en el que opera la empresa, respuestas obtenidas en el cuestionario DEI, etc.). Tras el filtrado de la base de datos, conforme a correlacionar el valor presentado en el campo valoracin y de acuerdo a la dimensin estratgica de la informacin, el consultor obtendr finalmente el Mapa de Oferta Formativa como resultado del proceso seguido. Los posibles valores que el campo valoracin puede tomar son los siguientes: Vaco: si el campo valoracin est en blanco, la accin formativa es recomendable para todas las empresas. rea clave estrategia: la pregunta C.4 del cuestionario de informacin bsica de la empresa hace referencia a las reas que el responsable considera claves dentro de su empresa. Los contenidos que tengan este valor en el campo valoracin sern tenidos en cuenta por el consultor nicamente en caso de que la estrategia/gestin general sea considerada clave. rea clave calidad: la pregunta C.4 del cuestionario de informacin bsica de la empresa hace referencia a las reas que el responsable considera claves dentro de su empresa. Los contenidos que tengan este valor en el campo valoracin sern tenidos en cuenta por el consultor nicamente en caso de que produccin/calidad sea considerado clave. rea clave marketing/ventas: la pregunta C.4 del cuestionario de informacin bsica de la empresa hace referencia a las reas que el responsable considera claves dentro de su empresa. Los contenidos que tengan este valor en el campo valoracin sern tenidos en cuenta por el consultor nicamente en caso de que marketing/ventas sea considerado clave. rea clave tecnologas de la informacin: la pregunta C.4 del cuestionario de informacin bsica de la empresa hace referencia a las reas que el responsable considera claves dentro de su empresa. Los contenidos que tengan este valor en el campo valoracin sern tenidos en cuenta por el consultor nicamente en caso de que tecnologas de la informacin sea considerado clave.

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 Empresas industriales: uno de los apartados de la pregunta A del cuestionario de informacin bsica de la empresa hace referencia al sector de actividad de la empresa. Los contenidos que tengan este valor en el campo valoracin sern tenidos en cuenta por el consultor nicamente en caso de que la empresa sea industrial. Empresas de servicios: uno de los apartados de la pregunta A del cuestionario de informacin bsica de la empresa hace referencia al sector de actividad de la empresa. Los contenidos que tengan este valor en el campo valoracin sern tenidos en cuenta por el consultor nicamente en caso de que la empresa sea de servicios. Empresas de distribucin: uno de los apartados de la pregunta A del cuestionario de informacin bsica de la empresa hace referencia al sector de actividad de la empresa. Los contenidos que tengan este valor en el campo valoracin sern tenidos en cuenta por el consultor nicamente en caso de que la empresa sea de distribucin. Cuestionario DEI productos destacado: una vez rellenado el cuestionario de dimensin estratgica de la informacin, en caso de que el consultor haya concluido que la variable productos es destacada, la accin formativa ser tenida en cuenta. Cuestionario DEI clientes destacado: una vez rellenado el cuestionario de dimensin estratgica de la informacin, en caso de que el consultor haya concluido que la variable clientes es destacada, la accin formativa ser tenida en cuenta. Cuestionario DEI proveedores destacado: una vez rellenado el cuestionario de dimensin estratgica de la informacin, en caso de que el consultor haya concluido que la variable proveedores es destacada, la accin formativa ser tenida en cuenta. Cuestionario DEI centros distribuidos: una vez rellenado el cuestionario de dimensin estratgica de la informacin, en caso de que el consultor haya concluido que la variable centros distribuidos/organizacin es destacada, la accin formativa ser tenida en cuenta.

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Planificacin de la formacin

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1
7.1 Descripcin

Planificacin de la formacin

Obtenidos los contenidos a incluir en el Plan de Formacin para la PYME, se realizar una planificacin de la formacin adecuada a la empresa en funcin de hitos temporales. La planificacin de la formacin no es ms que la planeacin y el control de la formacin adecuada para cada PYME y nivel (directivo, operacional y tcnico), realizando estimaciones acerca de cunto tiempo requiere cada accin formativa, as como el tiempo total requerido para completar la formacin. Esta planificacin se realizar indicando los hitos temporales, ya que estos puntos permitirn realizar un anlisis de tiempo y del nivel de avance y preparacin para acometer otras fases. Se realizarn, igualmente, anlisis de desviaciones y medidas correctoras en funcin de la criticidad y necesidad de acompaamiento de las acciones. El consultor deber tener en cuenta las rutas formativas, esto es, orden en el que las acciones formativas deben ser llevadas a cabo dentro de la empresa para su mayor aprovechamiento global. Esto puede hacer que para una determinada accin formativa sea necesario seguir una ruta formativa que permita a la PYME obtener los conocimientos previos necesarios. Por ltimo, sealar an ms la importancia de la planificacin si ese proceso formativo tiene como consecuencia una implantacin, ya que el tiempo se convertir en un factor crtico. Toda esta planificacin puede realizarse mediante algn tipo de herramienta que se adapte a sus caractersticas, pero dentro de lo posible deber contar con la supervisin de un consultor.

SEPTIEMBRE
Lunes Martes

1.993
Jueves Viernes
Martes

E OCTUBR
Lunes

Mirco.

6 13 18 25

5 12 19 26

6 13 20 4 27 1 1 18 25

1 2 3 2 3 1 7 8 9 10 9 10 8 14 15 16 17 7 6 16 17 5 5 1 21 22 23 24 4 3 1 3 24 1 2 2 2 1 2 30 28 29 21 31 31 19 20 28 29 30 26 27
Mirco.

Sbado Domingo Domingo Sbado iernes V s e v Jue

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Evaluacin de la formacin

1
8.1 Descripcin

Evaluacin de la formacin

En este documento, a partir del apartado 8.1, se recogen las guas que servirn para valorar si las acciones formativas en las que la PYME participe, entendiendo la PYME como un conjunto, consiguen su objetivo. Dicha evaluacin deber llevarse a cabo pasado un tiempo de haber finalizado dichas acciones formativas o una parte de las mismas. La labor a realizar a la hora de evaluar las acciones formativas, deber contemplar varios aspectos: I. Identificacin de los objetivos marcados para la PYME. La evaluacin de las acciones formativas estar basada en los objetivos marcados en su momento para estas acciones formativas. La primera labor a realizar estar encaminada a recuperar los objetivos entonces marcados y la dimensin temporal de los mismos. Los objetivos marcados para cualquier empresa estarn conformados, por un lado, por un componente general en funcin del grupo de demanda al que pertenezca la empresa y, por otro lado, por componentes particulares basados en sus caractersticas individuales. Los grupos de demanda en los que se incluyen a las PYMES estn formados en funcin de determinadas similitudes de las empresas que los conforman. II. Anlisis del cumplimiento de dichos objetivos. Una vez conocidos los objetivos perseguidos y los plazos estipulados para su cumplimiento, se analizar el cumplimiento de los mismos, debiendo para ello tomar contacto con la realidad de la PYME (mediante entrevistas, etc.) y analizando y evaluando esta realidad. III. Las guas de evaluacin recogidas en este documento tienen como objetivo servir de ayuda para analizar el cumplimiento de los objetivos generales marcados para los diferentes grupos de demanda. IV. Anlisis de las diferencias y sus causas. Las diferencias existentes entre los objetivos marcados y los conseguidos debern ser analizados, identificando las causas de estas diferencias, pudiendo ser debidas a razones tales como la falta de adecuacin de los contenidos, falta de rigor por parte de la PYME, etc. Las acciones formativas van encaminadas dentro de la empresa tanto al nivel directivo como a los niveles operativo y tcnico. Sin embargo, se considera que resulta ms adecuado analizar la empresa como un todo y, por lo tanto, evaluar el xito de las acciones formativas llevadas a cabo en funcin de los beneficios que stas han supuesto para toda ella. A la hora de elaborar las guas de evaluacin con las cuestiones que se debern tener en cuenta para evaluar el cumplimiento de los objetivos, se identifican una serie de criterios que tendrn que desglosarse para cada uno de los niveles, de forma que se pueda valorar el cumplimiento del objetivo general de la empresa.

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8.2 Guas de evaluacin

Las guas de evaluacin estn confeccionadas en funcin de los objetivos que deben cubrir las acciones formativas por grupos de demanda. Para cada uno de los objetivos se determinan una serie de criterios de evaluacin correspondientes.

8.2.1. Grupo de demanda A

El grupo de demanda A est formado por las PYMEs que se encuentran en un nivel de digitalizacin muy bsico (nivel I) y que cuentan con un responsable poco sensibilizado respecto a las posibilidades que las NTIC le ofrecen para la mejora en su negocio. OBJETIVOS A. Sensibilizacin sobre gestin NTIC CRITERIOS DE EVALUACIN La diferencia entre una empresa del grupo de demanda A y el grupo de demanda B reside en la sensibilizacin del directivo respecto al valor de las NTIC. La mejor forma de evaluar si el objetivo se ha conseguido es ver si el directivo de la empresa se ha marcado unos objetivos respecto a las NTIC relacionados con la capacitacin. En caso de haberse marcado objetivos relacionados con la capacitacin se puede afirmar que la empresa ha pasado al grupo de demanda B y, por lo tanto, la formacin ha cumplido su cometido. En este sentido tendr especial relevancia la constatacin de existencia de planes de formacin para los niveles operativos y tcnicos, contactos con proveedores de soluciones, acceso a red, etc.

8.2.2.

Grupo de demanda B

El grupo de demanda B est formado por las PYMEs que tambin se encuentran en un nivel de digitalizacin muy bsico (nivel I) pero con una gran diferencia respecto al grupo de demanda anterior: los responsables de la empresa son conscientes de que las NTIC pueden ser fuente de mejoras en la empresa. OBJETIVOS A. Informacin y capacitacin sobre gestin NTIC CRITERIOS DE EVALUACIN Recepcin de informacin referente a los pasos lgicos a seguir desde la posicin inicial. Oportunidades en el mundo de las NTIC que puedan ser aplicables a la empresa. Competencias que permitan tomar decisiones en relacin a las nuevas tecnologas. Capacitacin directiva vinculada a presupuestos, planificaciones explcitas, declaraciones formales y consensuadas de intenciones, etc.

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8.2.3.

Grupos de demanda C, D, E

Los grupos de demanda C (servicios), D (distribucin) y E (industrial) estn formados por las PYMEs que se encuentran en un nivel de digitalizacin bajo (nivel II) pero que ya han dado sus primeros pasos hacia la digitalizacin de la empresa (correo electrnico, web, etc.). 8.2.3.1. OBJETIVOS COMUNES A LOS TRES GRUPOS A. Gestin de clientes CRITERIOS DE EVALUACIN Planes de implantacin de aplicaciones o bases de datos relacionadas con la gestin de clientes. Presupuestos/intencin de implantacin. Capacitacin del nivel tcnico. Anlisis, diagnstico y/o rediseo de circuitos concretos de relacin con clientes.

B. Gestin de proveedores CRITERIOS DE EVALUACIN Planes de implantacin de aplicaciones o bases de datos relacionadas con la gestin de proveedores. Presupuestos/intencin de implantacin. Capacitacin del nivel tcnico. Anlisis, diagnstico y/o rediseo de circuitos concretos de relacin con proveedores.

8.2.3.2. GRUPO DE DEMANDA C Las empresas del grupo de demanda C son PYMEs de servicios que se encuentran en un nivel de digitalizacin bajo (nivel II), por lo que sus demandas particulares estarn relacionadas con la formalizacin de intercambios y con el manejo estandarizado de la documentacin. OBJETIVOS A. Formalizacin de intercambios internos y externos CRITERIOS DE EVALUACIN Conocimiento de las ventajas que la formalizacin de intercambios aporta a la empresa. Medicin del incremento en el nmero de intercambios internos y externos de la empresa. Nmero de cuentas de correo existentes en la empresa por cada 10 empleados. B. Manejo estandarizado de la documentacin CRITERIOS DE EVALUACIN Conocimiento de herramientas para el manejo estandarizado de documentacin. Presupuestos para la implantacin de aplicaciones. Identificacin y/o diagnstico de los formatos y contenidos documentales, inventario de fuentes de informacin y registros documentales, etc. Intencin de implantacin de aplicaciones.

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8.2.3.3. GRUPO DE DEMANDA D Las empresas del grupo de demanda D son PYMEs de distribucin que se encuentran en un nivel de digitalizacin bajo (nivel II), por lo que sus demandas particulares estarn relacionadas con la comunicacin y coordinacin con los empleados desplazados. OBJETIVOS A. Comunicacin con empleados desplazados CRITERIOS DE EVALUACIN Conocimiento de las posibilidades de comunicacin con empleados desplazados, identificacin de requisitos y posibilidades de mejora. Potencial de una extranet para empleados. Presupuesto o planes de implantacin. Capacitacin tcnica para desarrollo de estas aplicaciones. B. Mejora coordinacin con empleados desplazados CRITERIOS DE EVALUACIN Herramientas para coordinacin de personas desplazadas. Presupuestos o planes de implantacin. Capacitacin tcnica/contacto con proveedores. 8.2.3.4. GRUPO DE DEMANDA E Las empresas del grupo de demanda E son PYMEs industriales que se encuentran en un nivel de digitalizacin bajo (nivel II), por lo que sus demandas particulares estarn relacionadas con la produccin de la empresa (diseo, ingeniera, etc.). OBJETIVOS A. Planificacin y gestin de la produccin CRITERIOS DE EVALUACIN Sistemas de gestin de la produccin. Planes de mejora e implantacin de aplicaciones. Captura y anlisis de datos de produccin para su tratamiento en gestin. B. Diseo e ingeniera de productos CRITERIOS DE EVALUACIN Conocimiento de herramientas CAD, CAM, CAE, etc. Presupuesto o intencin de implantacin de las mismas. Capacitacin de los empleados para el uso de estas herramientas.

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8.2.4.

Grupos de demanda F, G, H

Los grupos de demanda F (servicios), G (distribucin) y H (industrial) estn formados por las PYMEs que se encuentran en un nivel de digitalizacin medio (nivel III) y que, por lo tanto, siguen una trayectoria de digitalizacin que hay que intentar impulsar. Siendo empresas que se encuentran en el mismo nivel de digitalizacin, las acciones formativas recomendadas coinciden en la mayora de los casos. OBJETIVOS COMUNES A LOS TRES GRUPOS A. Integracin de aplicaciones y bases de datos CRITERIOS DE EVALUACIN Presupuestos y planes de integracin de aplicaciones y bases de datos. Capacitacin tcnica para la integracin. Contacto con proveedores B. Trabajo a distancia/teletrabajo CRITERIOS DE EVALUACIN Conocimiento de las posibilidades del teletrabajo (requerimientos, oportunidades y amenazas, etc.). Concienciacin de los empleados hacia el teletrabajo. Presupuestos y planes de puesta en marcha. C. Coordinacin interna/intranet CRITERIOS DE EVALUACIN Valoracin de la intranet como fuente de ventajas para la empresa. Presupuestos y planes de implantacin. Capacitacin del nivel tcnico/contacto con proveedores. Anlisis sobre el uso del correo en circuitos internos.

D. Pginas web avanzadas/apertura de procesos crticos CRITERIOS DE EVALUACIN Evolucin de la pgina web de la empresa. Capacitacin del nivel tcnico. Planes de apertura de servicios a la pgina web. Anlisis de oportunidades y de su viabilidad.

E. Internet y mejora de relaciones con clientes y proveedores CRITERIOS DE EVALUACIN Aplicaciones para la mejora de relaciones con clientes y proveedores. Presupuestos y planes de implantacin. Concienciacin del nivel operativo.

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8.2.5.

Grupos de demanda I, J

Los grupos de demanda I (integracin cadena de valor) y J (bsqueda de ventajas competitivas) estn formados por PYMEs situadas en un nivel alto de digitalizacin (nivel IV). Las NTIC no suponen un interrogante para estas empresas y el sentimiento de miedo frente a la adopcin de nuevas tecnologas desaparece. 8.2.5.1. GRUPO DE DEMANDA I El grupo de demanda I est formado por las PYMEs que persiguen la integracin de su cadena de valor. Una vez abiertos parcialmente al exterior, la empresa buscar una mayor apertura e integracin de todos los agentes que influyen sobre su cadena de valor. OBJETIVOS A. Gestin del conocimiento CRITERIOS DE EVALUACIN Potencial de la gestin del conocimiento, anlisis de oportunidades. Definicin de proyectos concretos en el mbito de la gestin del conocimiento. Catalogacin del conocimiento como activo de la empresa, anlisis del capital intelectual. B. Integracin cadena de informacin proveedoresempresaclientes CRITERIOS DE EVALUACIN Anlisis de intercambios. Identificacin de la informacin clave para la empresa. Planes de integracin. 8.2.5.2. GRUPO DE DEMANDA J El grupo de demanda J est formado por las PYMEs que buscan la obtencin de nuevas ventajas competitivas. La empresa valora el potencial de las NTIC para ayudarle a conseguir determinadas ventajas competitivas y en ese sentido persigue los siguientes objetivos. OBJETIVOS A. Reduccin de costes mediante la utilizacin de NTIC CRITERIOS DE EVALUACIN Identificacin de reas crticas de la empresa y posibilidades que las NTIC ofrecen para la reduccin de costes en las mismas. En algunos casos puede suponer cambios importantes en la empresa para los que deber estar preparado el personal. B. Diferenciacin: mejora del servicio al cliente, etc. CRITERIOS DE EVALUACIN La empresa debe identificar cul es el rea o servicio mediante el que quiere diferenciarse y conocer las posibilidades que las NTIC le ofrecen para dicha diferenciacin.

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