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Captulo 47: Cmo ordenar los datos de la tabla por otras claves

Muchas veces slo nos bastar con ordenar la tabla de acuerdo con un determinado criterio (campo) para encontrar el dato que buscamos. Por ejemplo, podemos ordenar un archivo con di-recciones por cdigo postal y obtendremos un listado de clientes por proximidad; aparecern jun-tos todos aquellos que correspondan a la misma zona postal. Los botones de ordenar (ascendente y descendente) permiten establecer un ordena-miento de la tabla. Este criterio de ordenamiento es guardado como una propiedad de la tabla (veremos luego este tema) por lo que, a menos que se lo modifique, los datos de la misma se mostrarn, en adelante, ordenados de acuerdo con este criterio. El procedimiento es ms que sencillo: 1. Pulsemos en cualquiera de los registros sobre la columna de NOMBRE. 2. Pulsemos el botn de Ordenamiento ascendente. La tabla quedar ordenada alfabticamente por nombre. 3. Pulsemos el botn de Ordenamiento descendente y el orden de la tabla se invertir. 4. Pulsemos sobre la columna de LOCALIDAD. 5. Pulsemos El botn de Ordenamiento ascendente. La tabla quedar ordenada alfabticamente por localidad. De este modo, pulsando la columna y luego el botn correspondiente lograremos un orde-namiento rpido de la tabla. Cmo ordenar por ms de un campo Si necesitramos elaborar una hoja de ruta para un reparto, publicidad, socios de un club, afiliados a un partido poltico, etc., le ahorraramos mucho tiempo y esfuerzo al repartidor si orde-nramos el padrn correspondiente por localidad, y dentro de cada localidad por calle y nmero. De este modo se podr organizar un recorrido con un mnimo de desplazamiento y prdida de tiempo. Para ordenar por ms de una columna (en este caso necesitamos un ordenamiento por LO-CALIDAD, DIRECCIN) si las mismas son contiguas y

estn dispuestas en ese orden, seleccio-naremos ambas y ordenaremos; por el contrario, si la posicin relativa de las columnas no es la adecuada debemos acomodarlas previamente, cosa que aprendimos a hacer en el captulo ante-rior. 1. Pulsemos sobre el rtulo LOCALIDAD y liberemos el botn. 2. Pulsemos nuevamente ese rtulo y arrastrmoslo a la izquierda del rtulo de DIRECCIN. 3. Pulsemos nuevamente sobre el rtulo LOCALIDAD, mantengamos pulsada la tecla Shift y pulsemos ahora sobre el rtulo DIRECCIN, para seleccionar ambas columnas. 4. Pulsemos el botn de ordenamiento ascendente y observemos qu ha ocurrido. Los registros han quedado ordenados por LOCALIDAD, pero todos los que corresponden a la misma localidad estn a su vez ordenados por el nombre de la calle. De este modo, todos los clientes (o socios) que vivan en la misma calle de la misma locali-dad aparecern juntos, y algo ms; si quien ingres las direcciones tuvo la precaucin de dejar a la izquierda de los nmeros los espacios necesarios para que los mismos terminen todos en la misma posicin, los registros aparecern ordenados tambin de acuerdo a su ubicacin dentro de la misma calle (cada calle que tenga ms de un socio comenzar por aqul que tenga la numera-cin menor y terminar con el valor mayor). Si se tratara de un padrn importante, seguramente hallaremos el nmero en un campo aparte, y en ese caso seguiramos el mismo procedimiento, pero ordenando por LOCALIDAD, CALLE y NMERO. Cmo definir manualmente el ordenamiento de una tabla Los botones que vimos nos permiten ordenar de acuerdo a una, dos o ms columnas si se encuentran dispuestas en forma contigua, pero si las columnas no estuvieran juntas o se dispusie-ran en un orden distinto al del criterio que queremos establecer debemos recurrir al cuadro de Propiedades de la tabla. Si, por ejemplo, se nos solicitara que elaboremos un informe del monto facturado a distintos clientes, por PROVINCIA, LOCALIDAD y DIRECCIN, haremos lo siguiente: 1. Pasemos a modo diseo para la tabla de Clientes.

2. Pulsemos con el botn derecho del mouse en cualquier parte de la cuadrcula de diseo; aparecer un men emergente del que elegiremos la opcin Propiedades. Trabajaremos ahora sobre la ventana de propiedades de la tabla (figura 4.6).

Figura 4.6 Encontraremos cargado en el campo Ordenar por: al ltimo orden que hayamos establecido con el botn Ordenar; en caso de que hayamos efectuado el ejercicio anterior, esta sera Clien-tes.Localidad, Clientes.Direccin (figura 4.6). Esto muestra que al pulsar el botn hemos modifi-cado las propiedades de la tabla. Aqu no estamos restringidos slo a columnas contiguas y podemos escribir el nombre de cualquiera de las columnas segn el orden que necesitemos establecer. 3. En el campo Ordenar por escribamos codprovin,localidad,direccin. No es necesario colocar aqu el prefijo Clientes, antecediendo al nombre del campo. 4. Pasemos nuevamente al modo hoja de datos; se nos pedir autorizacin para guardar los cambios del diseo, contestaremos S y veremos los datos de la tabla ordenados de acuerdo con los parmetros especificados. 5. Volvamos a acceder al cuadro de propiedades y borremos el contenido del campo Ordenar por:, para los prximos ejercicios necesitaremos la tabla sin ese orden.