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OPINIÓN

Gestión del tiempo Víctor J. Pizarro

Consultor de Altran

“A lo largo de los últimos años, se está comprobando que la correc-

ta gestión del tiempo permite mejorar la destreza de un Project Manager URGENTE NO URGENTE
en todos los ámbitos.
CUADRANTE 1 CUADRANTE 2
Tanto a nivel personal como profesional, la gestión del tiempo per-
mite al PM organizar su tiempo y el de su grupo de una manera eficaz Tareas Tareas
Crisis Prevención
y eficiente, lo que se traduce en una optimización de recursos y tareas Problemas apremiantes Planificación
para lograr el éxito de los proyectos” Vencimiento de fechas Estudio nuevas oportunidades

Resultado Resultado
Son numerosas las tareas que una persona tiene que desarrollar Estrés agotamiento Visión, perspectiva
diariamente, algunas más importantes que otras. Otras son peque- Apaga fuegos Disciplina
ñas partes por hacer para conseguir un objetivo mayor; o incluso Reducción de crisis

pequeños detalles que uno deja en el tintero en forma de “cuando CUADRANTE 3 CUADRANTE 4
tenga un hueco lo haré”. Tareas Tareas
Poniendo un ejemplo más claro, un Project Manager (PM) se Interrupciones Trivialidades
encuentra con infinidad de tareas diarias tales como: revisar co- Llamadas, correos Pérdida de tiempo
Cuestiones inmediatas
rreo, reuniones de seguimiento, supervisión de trabajo, llamadas
con el cliente,… y un largo etcétera del que cada uno, por su pro- Resultado Resultado
pia experiencia, podría sacar numerosos ejemplos. Concenctracion en plazos cortos Irresponsabilidad
Se siente importante, exclui-
Es por ello que toda esta serie de tareas necesita de una organi- do del control
zación, una gestión llevada a cabo por una metodología específica No cree en planes y metas
apoyada en herramientas desarrolladas para tal fin. En el presente
Stephen R. Covey1 distingue cuatro cuadrantes en los cuales
artículo se pretenden citar algunas de las consideradas “buenas
podemos identificar las tareas cotidianas diferenciando según
prácticas” recogidas tanto de autores como de libros especializados
su importancia y/o urgencia. Según Covey hay una tendencia
en este arte.
natural a atender las tareas que son urgentes, descuidando
En una primera instancia se podría citar una de las caracterís-
las que son realmente importantes, simplemente por el mero
ticas más necesarias para hacer una correcta gestión de nuestras ta-
hecho de su carácter.
reas: la administración. Y es que, una administración efectiva de-
termina la calidad de nuestras respuestas. La administración de las
tareas diarias es uno de los principales temas de debate entre los ex- Para Covey el cuadrante perfecto es aquel donde residen las co-
pertos en el tema. A la administración la sigue la organización y la sas importantes pero no urgentes: construir relaciones, redactar un
ejecución, según prioridades. Éste es un punto muy importante enunciado de la misión personal, la planificación de largo alcance,
pues no es fácil distinguir y establecer las prioridades de lo que re- la ejercitación, el mantenimiento preventivo... todas aquellas co-
almente es importante. sas que sabemos que hay que hacer, pero solemos eludir porque no
son urgentes.
“Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas sino ha- Covey habla de la precaución por no recaer en los cuadrantes
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cia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de in-
anición a los problemas.” (Peter Drucker)
1 Nacido el 24 octubre de 1932 (Salt Lake City, Utah Estados Unidos), es
conocido por ser el autor del libro de gran éxito: “Los 7 Hábitos de la Gen-
te Altamente Efectiva” y fundador de FranklinCovey Company, una com-
pañía que ofrece sus servicios profesionales a nivel mundial y cuya espe-
cialidad consiste en vender cursos y seminarios de formación para la
Gestión de Negocio, herramientas para aumentar la Productividad, así
como también la Gestión del Tiempo, tanto para individuos como para
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donde no haya importancia, pues se les atribuyen el carácter de
irresponsabilidad y no suele conllevar resultados buenos. Un ejem-
plo de ello pueden ser las interrupciones, algunas llamadas, algunas
cartas, ajetreos inútiles, e incluso actividades agradables.
Sólo restaría citar el cuadrante con carácter de urgencia e im-
portancia, un cuadrante a evitar por sus posibles y más que seguras
desembocaduras: estrés, agotamiento, administración de crisis, el
“siempre apagando incendios”. Es un cuadrante que crece expo-
nencialmente hasta que llega a dominar a la persona que se sumer-
ge en él.
“Lo que importa más, nunca puede estar a la merced de lo que im-
porta menos”. (Goethe)
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Otro punto de gran importancia es la capacidad para rechazar ficadas nos permite desviar nuestra atención a otro tipo de activi-
oportunidades por muy atractivas que parezcan. Hay que tener pre- dades.
sente la disponibilidad de cada uno para la realización de una labor Covey en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”
coherente y con ello una consecución correcta de sus deberes. Asi- distingue entre productores (todos ellos que hacen las cosas por sí
mismo, se debe realizar una planificación previa antes de realizar solas) y administradores (personas capaces de delegar para la con-
asignaciones a personas con mucho volumen de trabajo para salva- secución de la actividad). Un productor emplea una hora de esfuer-
guardarnos de la consecución óptima de los fines. “Quien mucho zo en producir una unidad, mientras que un administrador, por me-
abarca, poco aprieta”. dio de la delegación efectiva, puede producir diez, quince o cien
Para llevar a cabo una buena administración del tiempo pode- unidades. Un PM debe ser un buen administrador.
mos apoyarnos en herramientas. A continuación se van a citar una Por otro lado, la delegación puede ser efectuada con dos ap-
serie de ellas que han sido desarrolladas a lo largo de generaciones. titudes distintas, una en la que se realiza un seguimiento ex-
En un primer momento surgieron los planificadores de tareas; haustivo de cada paso realizado por la persona en la que se de-
su objetivo principal era proporcionar un lugar donde plasmar las lega y otra en la que no importan tanto los procedimientos
tareas que llegan a nuestra conciencia. Después aparecieron las como los resultados obtenidos. En el primer caso, el resultado
agendas cuyo fin no era otro que registrar compromisos futuros de de la delegación no obtendría los beneficios positivos que ésta
modo que podamos estar presentes en el sitio y momento oportu- puede traer consigo, pues la persona que delega, tendrá que in-
nos. Les siguieron los planificadores materiales y planificadores de vertir mucho tiempo en el seguimiento y corrección de las ac-
metas; un buen planificador tiene que apoyarse en sus valores y con ciones de la persona en la que se delega. El segundo caso no
ello establecer metas, así como planificar día a día y establecer conlleva un gasto tan importante de energía y tiempo, sino que
prioridades. la persona que delega transmite al delegado los resultados espe-
La tendencia evolutiva natural de las herramientas en la que rados, únicamente advirtiendo de los casos que podrían conlle-
muchos autores coinciden podrían destacar los siguientes puntos: var a un posible fracaso (basándose en experiencias previas).
• Coherencia, para imponer una armonía entre los elementos Con esta segunda opción se podrá desviar la atención de esta
que nos rodean. tarea y así centrarse en otras.
• Equilibrio, en todos los ámbitos de la vida, tanto personal co- Resumiendo lo expuesto aquí, se podrían resaltar los siguientes
mo profesional. puntos como los más importantes para que un PM lleve a cabo una
• Centrarse en el segundo cuadrante, la mejor manera es una adecuada gestión de su tiempo:
organización con una visión más • Administración, organiza-
amplia, una organización semanal. ción y ejecución de las tareas se-
Así se podrá hacer una mejor ad- gún prioridades. Basándose en va-
ministración de las tareas sin tener lores y fijando metas.
que estar siempre atendiendo a • Centrar las acciones en lo
apagar los fuegos diarios y no aca- Logramos todo lo que hacemos por medio realmente importante y analizar
bar de realizar lo verdaderamente con detalle las tareas de carácter
importante. La clave no es dar de la delegación: en el tiempo o en otras urgente. Prestar atención en no
prioridad a lo que está en la agen- descuidar las tareas importantes.
da, sino ordenar en la agenda las
personas. Si delegamos en el tiempo, • Capacidad para rechazar
prioridades. oportunidades muy atractivas si
pensamos en términos de eficiencia
• Una dimensión humana, pa- nuestra planificación de tareas es-
ra tener en cuenta al recurso hu- y si delegamos en personas, pensamos tá altamente saturada.
mano empleado en las tareas. • Apoyo en herramientas des-
• Flexibilidad, hay que hacer- en términos de efectividad arrolladas para una adecuada ges-
la a nuestra medida. tión, sobre todo, los planificadores
• Ser portátil, llevarla en todo materiales semanales.
momento consigo por la aparición • Capacidad para delegar en
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de nuevas ideas o nuevas situacio- personas aptas y cualificadas, aten-

nes a tener en cuenta.
Otra gran característica de un PM que sea un buen gestor del
tiempo es la propiedad de delegar actividades.
Logramos todo lo que hacemos por medio de la delegación: en
el tiempo o en otras personas. Si delegamos en el tiempo, pensamos
en términos de eficiencia y si delegamos en personas, pensamos en
términos de efectividad.
Mucha gente es reacia a delegar en otras personas, piensan que
son ellos mismos quienes tienen que hacer todas esas tareas y es
precisamente la acción de la delegación, la actividad que por sí so-
la potencia nuestra fuerza. La delegación en personas aptas y cuali-
diendo a los resultados obtenidos y descuidando los métodos apli-
cados.
Para terminar, me gustaría citar a Platón, que definió el tiem-
po como “una imagen inmóvil de la eternidad, donde ésta deja de ser la
mera negación de la temporalidad para convertirse en su fundamento”,
mientras que yo podría definirlo más sencillamente como “un me-
dio por el cual la persona planifica de manera única los actos de los que
es consecuente”, con ello dejar esta anotación reflexiva para que ca-
da uno pueda analizar y efectuar de la mejor forma posible la ges-
tión de su tiempo, pues éste, es único y cada segundo de él, lo dis-
frutaremos sólo una vez en la eternidad. e 107