Herramientas para la Gestin de Proyectos La Gestin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades necesarias para

alcanzar los objetivos del proyecto. Las herramientas de gestin de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto. Adems, hay que sealar que la administracin eficiente de un proyecto implica la utilizacin de procesos de gestin especficos para cada una de las etapas del mismo: inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre. Existe una gran variedad de herramientas que son utilizadas para la gestin de proyectos, y dado a esta enorme variedad, podramos decir que el principal problema no es encontrar herramientas sino identificar cual es la que mejor se adapta a nuestras necesidades. Entiendo que, de acuerdo a las herramientas ya estudiadas, el anlisis de Valor Ganado y el Diagrama de Gantt son de mi inters ya que las considero dentro de las ms eficientes. Estas herramientas se caracterizan por lo siguiente: La Tcnica del Valor Ganado es una herramienta que desarrolla e integra los parmetros tcnicos, de costes, y de planificacin en una nica herramienta. Es un mtodo de medicin de rendimiento muy utilizado en direccin de proyectos, en el que se integran costes, plazos y alcance. Las ventajas de la aplicacin de esta tcnica son muchas pero tambin su coste asociado es significativo. Es un sistema simple de gestin y control de proyectos, que proporciona datos crebles. Integra en una nica tcnica, el trabajo, la planificacin y el coste, utilizando para ello, la estructura de descomposicin del proyecto (EDP). Proporciona una identificacin temprana de los problemas, mediante el uso de los ndices de rendimiento del coste (CPI) y de la planificacin (SPI). Permite predecir con una cierta seguridad, dentro de un rango, el coste final del proyecto. Es posible predecir, mediante el ndice de rendimiento del trabajo que queda por completar (TCPI), el comportamiento futuro del proyecto, y actuar en consecuencia para corregir las desviaciones. Diagrama de Gantt: herramienta bsica que se utiliza para realizar la planificacin del trabajo de un proyecto. Es un

diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas as como las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzocomienzo). Dentro de las dos herramientas antes citadas, considero la del Valor Ganado de suma importancia ya que nos permite rastrear problemas desde el inicio de un proyecto, permitindonos tomar decisiones de una manera ms crtica y oportuna. Sin embargo, a pesar de considerar la herramienta del Valor Ganado como la ms importante, la realidad es que, en el mbito laboral que me desenvuelvo, la herramienta ms utilizada es el Diagrama de Gantt por ser ms fcil de comprender y manejar.

Hoy en da, toda empresa de cualquier tipo y tamao, puede contar -gracias a los avances tecnolgicos y a la disponibilidad de herramientas- con un buen sistema de gestin que le resulte accesible y que la acompae en su crecimiento. En este sentido, es especialmente necesario que toda pyme o micropyme, opte por el uso de herramientas de gestin que le sirvan tanto en la operatoria diaria como para poder medir todas las variables relacionadas a su negocio. El objetivo es lograr una planificacin de las actividades en el mediano y largo plazo que le redunden en beneficios operativos y econmicos. Un buen sistema de gestin permite -por ejemplo- obtener indicadores y estadsticas, contar con alertas impositivas, poder suscribirse al sistema de facturacin electrnica, poder reconocer cul es el producto de mayor y menor rendimiento y llevar una contabilidad en lnea. Permite tambin, administrar la informacin de los proveedores, de los costos y los valores que deben tener los productos de la empresa, entre otras funcionalidades. Una de las principales ventajas que brinda contar con un sistema de gestin es que logra establecer un planeamiento estratgico de la compaa, facilitando a sus directivos el enfoque en lo realmente

importante, con la seguridad garantizada del resto de los procesos, ya que se evita la sobrecarga de trabajos y la dificultad para acceder a la informacin del negocio. Si bien la primera etapa del proceso de implementacin es ardua, el sistema generar, en un mediano plazo, la posibilidad de organizar estratgicamente la informacin y permitir obtener mejores resultados administrativos. Dentro de este tipo de paquetes de herramientas de gestin se encuentran, como principal, los ERP -Enterprise Resource Planning-, enfocados hacia la gestin administrativa, impositiva y contable de las empresas, que permiten tener informacin detallada de la operatoria diaria de toda cualquier actividad comercial y productiva. Como complemento, encontramos el CRM -Customer Relationship Management, que permite llevar un registro y gestin de los clientes. Todo CRM funciona como una gran base de datos, que ayuda a detectar oportunidades de venta y seguimientos de postventa. Por otro lado, encontramos tambin el sistema tablero de comando, que es una herramienta que organiza distintos indicadores para calcular y obtener reportes ms especficos de una operatoria. Los sistemas pueden implementarse de dos maneras: o bien en las propias oficinas de los clientes; o bien, se puede alquilar el uso en servidores tercerizados. Lo importante a remarcar es que, al momento de implementar un sistema de gestin, se opte por la metodologa que mejor se adapte a la necesidad de la empresa. En este sentido, es recomendable tener presente un presupuesto mayor, con el fin de obtener un sistema que pueda ser diseado a medida de los requerimientos del propio negocio y no optar por soluciones estandarizadas. Como fue mencionado, es importante destacar que implementar un sistema de gestin no es una tarea sencilla; implica un compromiso de cada uno de los miembros de la compaa, especialmente sus Directivos. Sin embargo, los resultados valen el esfuerzo realizado. Informatizarse y organizar los procesos internos de una empresa son una gran decisin para optimizar la gestin y, en consecuencia, optimizar resultados.

CENTRARSE EN LA APLICACIN DE HERRAMIENTAS DE GESTION ES LO MEJOR PARA LOGRAR RESULTADOS Conocer herramientas de cobertura de clientes, mejorar las tcnicas de ventas y de negociacin, aprender a conformar y manejar una base de negocios, es la mejor forma de enfrentar la bsqueda de resultados en cualquier poca econmica. He ledo atentamente las publicaciones acerca de la crisis y lo nico claro es que se sabe cmo empez, pero no hay ninguna claridad acerca de cuando terminar. Tambin he revisado las recomendaciones de especialistas que se dedican a preparar vendedores, y solo dan recomendaciones generales, basadas en el sentido comn y que en tiempos de auge o crisis, est probado que no dan ningn resultado salvo entretener a los vendedores con cursos divertidos y poco importantes para la razn con lo que se les mide: los resultados. He tomado conocimiento de las medidas econmicas para palear la crisis, y de ah se desprende que favorecen a todos en general, pero a nadie en particular. De esta forma el empresario debe concluir que tiene dos caminos: aguantar hasta que la crisis pase o ponerse a trabajar para crecer a pesar de la crisis. Como sola decir Peter Drucker, la recomendacin es " hacer que las cosas sucedan "; su clsica, simple y concisa definicin de gestin. Para hacer que las cosas sucedan, dbemos entonces aprender a manejar herramientas de gestin. Como consultor activo en el escenario latinoamericano, y en una carrera que llega a los 15 aos de consultora especializada en recursos humanos de ventas y en desarrollo e implementacin de modelos de gestin comercial, mi recomendacin en el sentido de ponerse a trabajar usando las herramientas de gestin es clave. Administrar la Cartera de Clientes, Administrar la Cartera de Productos, Administrar la Base de Negocios, Administrar la Cartera de Proyectos, Utilizar herramientas concretas de Cierre de Ventas y de Tcnicas de Negociacin. Generar planes efectivos de cobertura de mercado, y enfocar a los resultados y no a los problemas, es el camino correcto.

En la prctica, el rea de ventas se caracteriza por su improvisacin, genialidad y sintomaticidad; sin embargo, esto la convierte en campo frtil para las tecnologas blandas que, basadas en teoras psicolgicas vlidadas en grandes empresas, trabajan en procesos de motivacin, enfoques psicolgicos de moda y teoras que apuntan a procesos ms que a resultados. En el fondo, buscan las respuestas dentro de la empresa, aplicando teoras motivacionales, desarrollo organizacional, etc., olvidando que los recursos, las relaciones y los resultados estn fuera de la empresa y que hay que luchar por ellos. Para potenciar los recursos, mejorar las relaciones y asegurar los resultados de su empresa, no dude en adoptar herramientas de gestin, tanto para su personal como para su empresa, a travs de seminarios, coaching, desarrollo e implementacin de modelos de gestin, etc.CM