Managementul Proiectelor

CAPITOLUL VI ANALIZA ECONOMIC I PLANIFICAREA PROIECTULUI

6.1. Planificarea economic, etap a managementului proiectelor Lucrrile de specialitate relev importana primordial a gestiunii proiectului, care include planificarea, realizarea i controlul tuturor resurselor necesare a fi utilizate n materializarea obiectivelor propuse. Schema logic din fig. 6.1 nominalizeaz principalele etape dintr un algoritm de lucru n managementul proiectelor, utilizat mai ales n condiiile implementrii unui soft specializat !"icrosoft #ro$ect, #rimavera, %SS#&" etc.' care impune respectarea unor proceduri de lucru succesive( analiza problemei, culegerea datelor, modelarea funcional, structura ierarhic a activitilor, planificarea activitilor, bugetarea activitilor i ealonarea cheltuielilor, responsabilizarea actorilor, gestiunea costurilor. #lanificarea economic se succede logic dup ce structura activitilor a fost ierarhizat nominaliz)ndu se pentru fiecare activitate caracteristicile eseniale( durata, costul, resursele necesare* urmeaz apoi modelul #+,-, o reea n care activitile sunt nlnuite n succesiunea logic a efecturii lor, graficul .antt relev)nd pe un calendar datele de nceput i sf)rit ale activitilor. /n cadrul planificrii economice se identific toate datele necesare definirii resurselor utilizate se ealoneaz cheltuielile, se nominalizeaz sursele bugetare i n final se gestioneaz mi$loacele financiare astfel nc)t planul economic s fie respectat concomitent cu celelalte anga$amente( performanele anga$ate i termenele promise. +0ist situaii $ustificate c)nd bugetele prevzute iniial sunt depite, dar motivarea trebui s fie foarte serioas( modificarea performanelor prevzute iniial !o performan mai mare necesit bugete mai substaniale'

104

Managementul Proiectelor

4aietul de sarcini funcional Specificaia tehnic a nevoilor

Structura funcional

Structura produs

Structura activitilor

%urat
4ost ,esurse

Lista etapelor

Structura ierarhizat a activitilor

,eeaua #ert

&rganizarea activitilor

Loturi de activiti .rafic .antt

5locare durate

#lanificarea activitilor

4 5locare resurse 3ugete pe activiti +alonare cheltuieli

#lanificare economic

5ctiviti de nivel inferior 4onsolidarea organigramei activitilor de nivel inferior

.estiunea costurilor, duratelor performanelor 1igura 6.1 2 Schema logic n managementul proiectelor

105

Managementul Proiectelor

reducerea termenelor de e0ecuie !idem' coninutul de noutate al proiectului abordat calamiti, situaii limit, elemente cu totul neprevzute. 6.2. Gestiunea costurilor unui proiect Costul reprezint sarcina sau cheltuiala suportat de ctre un agent economic pentru a realiza o activitate productiv sau a utiliza un produs sau un ansamblu de activiti. Preul reprezint un echivalent monetar al produsului, un parametru esenial al tranzaciei comerciale. #reul devine pentru utilizator un element de cost, astfel nc)t se impune a se enuna o serie de consideraii generale. 1. 6u trebuie confundat noiunea de cost i de pre 7. 4ostul atribuit unei funcii reprezint ansamblul cheltuielilor necesare de a fi efectuate pentru a materializa funciunea. 8. 1r specificaii e0prese, costul se confund cu costul unitar care se regsete pe unitatea de produs. 9. 4ostul trebuie considerat dependent de natura i conte0tul aciunii derulate. :. 4osturile sunt obligatorii pentru realizarea aciunilor i nu trebuie negli$ate nici ;costurile de cesiune< pe care organizaia le suport prin susinerea din interior a unor activiti specifice proiectului. 6. 5provizionrile de materiale nu pot fi omise din costurile previzionate la fel cum trebuie inut cont i de alte activiti( administrative, logistic, controale, recepii, dar i de ta0e, amortizri etc. .estiunea costurilor unui proiect comport o serie de aspecte deosebit de rafinate i delicate, cu un grad ridicat de risc, datorate unor condiii de lucru mai mult sau mai puin $ustificate( depirea bugetului prevzut prin e0ecutarea unor activiti suplimentare neincluse n proiectul iniial stagnarea activitilor datorit unor defectuoase aprovizionri sau a unor subcontractri neonorate la timp

106

Managementul Proiectelor

nendeplinirea obiectivului propus la nivelul performanelor anga$ate repartiia necorespunztoare a bugetelor alocate i necorelarea acestora cu termenele sau problemele tehnologice estimarea necorespunztoare a volumului i distribuiei bugetului necesar pentru realizarea proiectului /n atare condiii, orice demers care s previn situaiile total defavorabile ale unui impas financiar al proiectului trebuie s conin i s defineasc clar( care sunt costurile proiectului !clasificare i nominalizare' cum se estimeaz costurile !categoriile i precizia estimrii' care sunt metodele de optimizare a costurilor cum se realizeaz controlul i eficientizarea costurilor 6.2.1. Clasificarea costurilor 4osturile se definesc prin( c)mpul de aplicaie al costurilor coninutul costurilor momentul de calcul al costurilor 5stfel, dup c)mpul de aplicaie se disting( costuri pentru funciunea economic !cercetare, aprovizionare, producie, v)nzare, etc.' costuri n funcie de zona de e0ploatare !costul pentru locul de munc, de atelier, de uzin, etc.' costuri pe activitatea de e0ploatare !produse, familii de produse' costuri pe centre de responsabilitate !studii de pia, dezvoltare, industrializare' alte costuri !pe departamente, pe clieni, etc.' /n funcie de coninutul su se disting !cele mai uzuale'(

107

Managementul Proiectelor

costul manoperei directe* valoarea dat direct personalului ce i aduce contribuia la concepia i realizarea subsistemelor constitutive ale proiectului costul manoperei indirecte* valoare prin care se recompenseaz personalul care ntreine echipamentele, gestionarii de la magazii, etc. costul managementului proiectului* include costurile aferente activitilor de conducere a proiectului costul componentelor i pieselor necesare pentru realizarea proiectului n toate fazele sale, de la prototip p)n la materializarea sa ca un bun dat pentru e0ploatare cost primar, constituit ca suma tuturor costurilor directe !manoper i materiale' utilizate pentru realizarea proiectului costuri de amortisment al echipamentelor utilizate n proiect costul de achiziie a echipamentelor necesare proiectului !maini, instrumente de msur' costuri variabile* se efectueaz proporional cu volumul produciei i include n principal salarizarea direct, materiile prime, materialele, energia !costul primar' costuri indirecte* costuri de regie, care reprezint sumele prevzute pentru administrarea proiectului, asigurarea dotrilor, ntreinere, iluminat, etc., n general activiti susintoare ale activitii de baz costuri fi0e* costuri care rm)n neschimbate i se efectueaz indiferent de volumul produciei realizate !chirii, ta0e, asigurri, administraie' costuri de contract* costuri care regrupeaz o serie de anga$amente efectuate n cadrul proiectului de o serie de factori e0terni. /n funcie de momentul calculului se remarc urmtoarele categorii de costuri( costul constatat, un cost istoric i real calculat aposteori, costul prestabilit, calculat apriori, nainte de a demara activitile, un cost previzionat, care susine decizia.

108

Managementul Proiectelor

6.2.2. Estimarea costurilor i clasele de precizie &biectivul unei estimri l formeaz costul previzionat al proiectului, in)ndu se cont de trei categorii de elemente( definirea clar, fr echivoc, a performanelor tehnice ce se doresc a fi obinute prin proiectul respectiv planificarea riguroas a activitilor proiectului cu precizarea resurselor necesare realizrii activitilor e0istena unor informaii certe asupra unor preuri pentru materiale i echipamente, dar i asupra unor cheltuieli ce vor fi efectuate cu salarizarea, managementul sau subcontractrile din proiect. +stimrile efectuate sunt utile pentru c( permit $ustificarea deciziei de a implementa proiectul sau de a continua activitile dintr un proiect n derulare reprezint un instrument de control asupra modului n care se realizeaz proiectul. %up norma 516&, = :> 2 1>: ?8>@ termenul de estimare definete n acelai timp( o funcie !de estimare'( obiectivul funciei !de estimare' este de a furniza rapid, av)nd la baz documentaia tehnic a proiectului i elementele statistice de care se dispune, costul previzionat al prestaiei sau al subansamblului proiectului o operaie, care va crea o valoare adugat pentru produsul program un rezultat al operaiei de estimare, care se e0prim ntr o clas de precizie. 51A-+# clasific estimrile n patru clase, n funcie de precizia asigurat( ordin de mrime, estimarea preliminar, estimarea de baz i estimarea detaliat. 5. Ordinul de mrime reprezint o estimare apro0imativ, rapid cu o precizie de 8>B obinut prin analogie cu alte proiecte sau cu a$utorul unor rate globale. Se cunosc nevoile, natura produsului, funciunile principale i prin e0trapolarea rezultatelor

109

Managementul Proiectelor

obinute n proiecte similare se construiete un plan de costuri apro0imativ. &rdinele de mrime sunt utilizate n cazuri de urgen c)nd nu e0ist timp pentru analiz mai detaliat. 3. Estimarea preliminar, se bazeaz pe un studiu de fezabilitate de$a e0istent, cunosc)ndu se principalele costuri cu echipamentele i dotrile necesare. 5re o precizie de 7>B i beneficiaz de un decupa$ ierarhizat al activitilor ce vor fi efectuate. +stimarea preliminar este prima e0primare bugetar a proiectului. 4. Estimarea de baz, prezint costurile pe activiti i posturi de e0ecuie cu o precizie de 1>B, iar riscurile sunt i ele evaluate. Se realizeaz astfel un buget al obiectivelor care va fundamenta decizia de investiie n proiect. %. Estimarea detaliat, are o precizie de :B i permite evaluarea unei oferte de prestaie care se identific cu oferta clientului 5ceast estimare este riguroas i analitic, dureaz i cost. 6.3 Optimizarea costurilor proiectului &ptimizarea costurilor cuprinde un comple0 de activiti prin care se realizeaz cel mai avanta$os compromis ntre performane, termene i costuri. 5cest compromis rezult dup multiple negocieri ntre actorii implicai n proiect, mai ales pe relaia clientCfurnizor precum i n urma unor analize comparative ntre diferitele soluii funcionale i tehnice. A. Optimizarea costurilor pe relaia client/furnizor, comport patru etape de negociere compromisul nevoieCfunciune( utilizatorul i e0prim dorinele n termeni de performane, termene i cost de achiziie !i utilizare', iar furnizorul formuleaz o propunere cu cel mai bun cost global compromisul funciunii de serviciuCconcepia produsului( proiectantul caut soluii tehnice conceptuale mai puin costisitoare pentru performanele dorite de utilizator

110

Managementul Proiectelor

compromisul proiectant e0ecutantCfurnizori( se obine din partea furnizorilor !subcontractori, materiale, echipamente' preul cel mai competitiv posibil compromisul concepia produsuluiCrealizare( e0ecutantul se strduiete s optimizeze costurile de producie prin planificarea sarcinilor i gestionarea economic a resurselor. 4ele prezentate nu difer de metoda D%1 !DualitE 1unction %eploEment' a crui principiu director l reprezint e0presia <f ca vocea clientului s fie auzit n ntreprindere<, iar analiza funcional prezentat anterior se constituie ca o procedur de lucru specific optimizrii costurilor. !. Optimizarea costurilor cu a"utorul matricei costuri/funciuni "atricea costuriCfunciuni este specific analizei valorii i ea rspunde la ntrebarea( 4um cifrm costurile funciunilor tiind c funciunea nu corespunde totdeauna unei piese sau unui subansamblu bine precizat. "atricea costuriCfunciuni combina pe principiul clasic al a0elor = i F( lista e0haustiv de funciuni care trebuie s le satisfac produsul pe a0a = i costul elementelor care particip la realizarea funciunii respective, pe vertical fiind niruite piesele constitutive. #entru masa de clcat prezentat n cap. G a prezentei lucrri a fost elaborat o matrice costuriCfunciuni care sintetic este prezentat n tab. 6.1. 1unciunile mesei de clcat sunt( 5 2 1unciune obiectiv 2 5sigur suprafaa de lucru 35 2 1unciune secundar 2 5sigur eliminarea aburilor 4 2 1unciune obiectiv 2 5sigur poziionarea platoului la nlimea dorit % 2 1unciune obiectiv 2 5sigur spri$inirea fierului de clcat n poziia de repaus + 2 1unciune subiectiv 2 5sigur fi0area cordonului fierului de clcat 1 2 1unciune obiectiv 2 ,ezist la fora de apsare .1 2 1unciune secundar 2 1iabil H 2 1unciune subiectiv 2 +stetic ,ezultatele obinute relev faptul c(

111

Managementul Proiectelor

1unciunile de baz, ale produsului( suprafaa de lucru i eliminarea aburului nu reprezint dec)t 7>B din costul produsului final 1unciunile ;costisitoare< asigur anumite cerine speciale ale consumatorului( poziionarea platoului de lucru la nlimea dorit !ergonomie', rezistena la presiunea de clcare i estetica produsului !:8,IB'. "atricea funciuniCcosturi 5 Subansamblu picior e0terior Subansamblu picior interior Subansamblu platou Subansamblu suport fier Subansamblu fr)n Subansamblu suport nur 4ost total #onderea costurilor 896>> JJ>> 99>>> 8816>1>K1: 1JK>> JJ>> > 11,9 K,6 7K 9,6 7 11,I 7> 18,: 1>> :9>> 86:> 99>>> 8816> 69:>> 1JK>> 7879> 89J7> 7IKK> I879> 77J9> 979J> I:I> 6:J> JJ:> JK9:> 19K78> 77::> 896>> JJ>> 9:IK> JJ1I> :8JI> 8K9JJ> 35 4 % + 1 .1 H -abel 6.1 4ost !lei'

112

Managementul Proiectelor

Antroducerea fi0atorului de cordon pentru a elimina posibila degradare a cordonului reprezint o valoare de apro0imativ 7B pe care unii utilizatori s nu o solicite i n aceste condiii fi0atorul de cordon va fi livrat ca un accesoriu opional. 5semntor trebuie analizat oportunitatea livrrii ca accesoriu opional a suportului de fier de clcat !6,8B'. C. #nformaii asupra costurilor +stimatorul dorete s posede informaii c)t mai complete i mai recente despre costurile materialelor i a serviciilor angrenate n e0ecuia proiectului. +0ist o serie de surse de informaii care trebuie consultate( documente contabile cu privire la proiectele anterioare rapoartele proiectelor realizate costurile interne ale ntreprinderii !salarii, amortismente' cataloage i devize de la furnizori reviste de specialitate cursuri valutare, dob)nzi bancare, etc. 6.4. Bugetul proiectului L3ugetul proiectului reprezint suma pus la dispoziia echipei de proiect pentru a realiza conform e0igenelor caietului de sarcini respect)nd calitatea i termenele impuse< ?8>@. +chipa proiectului trebuie s depun eforturi de a se menine n limita impus de bugetul proiectului, care specific urmtoarele caracteristici eseniale( n plan general, resursele devin prioritare n gestionarea proiectului bugetul reprezint o e0presie financiar a programului de aciune i urmrire a cheltuielilor i echivaleaz cu controlul derulrii proiectului bugetul reprezint cadrul contractual esenial n conducerea proiectului 3ugetul iniial al proiectului trebuie s conin( sarcinile, costurile i eventualele rezerve

113

Managementul Proiectelor

liniile de bugetare modul n care se urmresc costurile abaterile tehnice permise i suporturile bugetare suplimentare aferente acestora. 4onstrucia procesului proiectului nu difer prea mult de cel al unui demers strategic propus de Harvard 3usiness Scholl ?1K@. +l realizeaz o dispersie a resurselor globale pe activiti i pe responsabilii nominalizai. 3ugetele iniiale nu sunt imuabile n timp( n funcie de rezultatele obinute periodic pot fi raportate, decalate, devansate sau rea$ustate.

114

Managementul Proiectelor

104