MANUAL EMPRESARIAL DA CONTABILIDADE

1 A Contabilidade 1.1 Objetivo deste Manual O Objetivo deste manual de orientar os executivos, pequenos e mdios empresrios de como realizada a contabilidade em suas empresas, assim informando-o de como realizado os procedimentos, andamentos e finalizaes. 1.2 Competncias de cada Departamento Identificamos a seguir os assuntos tratados e servios executados em cada departamento: _ Depto Pessoal: Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de encargos trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como RAIS, Informe de Rendimentos e demais assuntos previdencirios e trabalhistas. _ Depto Fiscal: Notas Fiscais (Entrada/Sada/Servios), apurao de impostos (federais, estaduais e municipais), registro e apurao de livros e demais obrigaes mensais, trimestrais e anuais do ICMS, IPI e ISS e demais tributos como Gia, Dctf, e Declan. _ Departamento Contbil: Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros Dirio/Razo/Correo Monetria/Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica e demais assuntos contbeis. _ Legalizaes: Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certides negativas e fichas cadastrais. _ Expedio: Retirada e entrega de documentos aos clientes. _ Recepo: Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax em geral _ Assessoria: Orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista e jurdica, atendimento a cliente em geral. _ Consultoria: Dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso, informao sobre vencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de pagamento, e informaes de toda rotina operacional vinculada aos servios contratados com nossa empresa.

2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSA ORGANIZAO CONTBIL Com a finalidade de orientar V.Sas, elaboramos alguns procedimentos dirigidos aos documentos fiscais e contbeis, a fim de que possamos atend-los com maior rapidez e cumprir os prazos legais. 2.1 Departamento Fiscal: 1. As notas fiscais de compras de mercadorias, matrias primas, ativo imobilizado, e as de vendas e prestao de servios, devem ser ordenadas e enviadas ou sero retiradas no incio de cada ms, para registro e/ou classificao e posterior contabilizao. 2. Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos devero ser enviados no original ou por xerox, na qual seja legvel a autenticao bancria, ou deve ser anotada a data de pagamento. 2.2 Departamento Pessoal: 1. Rescises contratuais, recibos de frias, comprovantes e folhas de pagamento, planilhas de comisses e variveis de salrios, documentos para registro de empregados, etc., devem ser encaminhados sempre em tempo hbil para que se possa proceder ao processamento das rotinas, conforme prazos mencionados no item 4 deste. 2.3 Departamento Contbil: 1. Extratos Bancrios: verificar a seqncia da movimentao da conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o perodo faltante, ou solicitar um extrato mensal (pelo computador); 2. Depsito Bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. Por exemplo, recebimento de duplicata, anexar cpia desta; 3. Avisos de Cobrana: anexar cpias das duplicatas; 4. Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias, aplicaes, dbitos, crditos, etc.; 5. Contratos de seguros, emprstimos, financiamentos, etc., enviar uma cpia do contrato e do pagamento das parcelas; 6. Despesas com conduo e correio: usar o vale despesas para cada item; 7. Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza, brindes, conservao, manuteno, e outras pequenas despesas somente podero ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal do consumidor ou nota fiscal de servios; 8. Os recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cpia da mesma ao depsito ou anotar a data do recebimento no verso; 9. Ticket de mquinas registradoras (supermercados) notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (scios) no devem ser enviadas, pois no possuem valor contbil. 3- DOCUMENTOS LEGAIS Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser guardados em pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para utilizao no cumprimento de obrigaes acessrias, so os seguintes:

3.1 Principais 3.1.1 Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social; 3.1.2 - Alteraes Contratuais e Atas de Assemblias Gerais; 3.1.3 - DECA Declarao Cadastral Secretaria da Fazenda; 3.1.4 - Carto do CNPJ; 3.1.5 - Carto de Inscrio na Prefeitura; 3.1.6 - Matrcula no INSS; 3.2 Acessrios 3.2.1 Ficha de Cadastro Nacional de Empresas Junta Comercial; 3.2.2 - Ficha de Inscrio no CNPJ; 3.2.3 - Fichas de Alterao no CNPJ; 3.2.4 - Fichas de Alterao da DECA 3.2.5 - Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal; 3.2.6 - Guias de Alterao na Prefeitura; 3.2.7 - Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos; 3.2.8 - Termo de Opo pelo SIMPLES; 3.2.9 - Alvars de Funcionamento; 3.3. De Afixao Obrigatria 3.3.1 Legislao Federal 1 Tributria: PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SIMPLES Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do simples federal. 2 - Sade Pblica: PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS PARA MENORES. Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros 3 Trabalhista: a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORES Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores. b) ESCALA DE REVEZAMENTO Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso. c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema. d) QUADRO DE HORRIO Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que no adotarem registros manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle de horrio. e) SEGURANA DO TRABALHO

Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras. 4 - Defesa do Consumidor CONDIES DE VENDA PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms, quando refixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%. Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios. 3.3.2 Legislao Estadual 1 - Tributria CARTAZ SONEGAR CRIME Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal. 2 Defesa do Consumidor CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL, PROCON, DISQUEDENNCIA e IPEM) Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios. 3 Fiscalizao Sanitria CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios, abertos presena do pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado. Observaes: 1. Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao consumidor. 2 - Consulte nossa empresa sobre outras especificaes dos mencionados cartazes e documentos que devem ser afixados. 3 - Consulte nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos de afixao obrigatria no mbito da legislao municipal. 4 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL 4.1 - Cuidados Especiais O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a empresa e seus empregados ou pela exigidade de prazos para a execuo das muitas rotinas envolvidas, aliada s severas multas quando de sua no observncia. Outra questo de enorme importncia quanto ao aspecto das vrias fontes da legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de vrios outros Regulamentos especficos, sempre dever ser verificada a Conveno Coletiva de

Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isto porque, no mais das vezes, so assegurados direitos e vantagens, muitas vezes enormemente variveis de uma para outra categoria de trabalhadores. Evidentemente, por tudo isto, as consideraes aqui expressas no esgotam o assunto. Sempre que surgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com o nosso departamento de pessoal. Abaixo listamos as ocorrncias e prazos mais comuns dentro dessa rea de atividade: 4.2- Admisso de Funcionrios A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro do funcionrio. Deve-se evitar, sempre que possvel, a contratao ou demisso no perodo em que a folha de pagamento esteja sendo processada, ou seja, aps o dia 20 de cada ms. 4.2.1- Documentos Para a Admisso CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original) Ficha de Admisso Atestado do Exame Mdico Admissional 1 Foto 3X4 Cpia do Carto do Pis Cpia da Cdula de Identidade (RG) Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF) Cpia do Ttulo de Eleitor Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH)- para os motoristas Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista Cpia da Certido de Casamento Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes Cpia do Carto da Criana dos filhos menores de 14 anos e Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade. Na Ficha de Admisso devero constar no mnimo os principais dados do funcionrio, tais como: Nome, Endereo, Estado Civil, Funo, Data da Admisso, Salrio (por ms, hora ou tarefa) e horrio de trabalho. As cpias de documentos fornecidas devero ser devolvidas ao empregado, aps sua utilizao, no prazo mximo de 5 (cinco) dias, tendo em vista ser crime a reteno de documentos, ainda que sob a forma de cpia (Lei 5553/68). A nica exceo quanto cpia do Carto da Criana, que dever permanecer anexa Ficha de Salrio Famlia, para eventual prova junto fiscalizao. A CTPS deve ser devolvida em, no mximo, 48 horas. 4.2.2 Contrato de Experincia Quando da contratao, o procedimento indicado o de que o contrato de experincia seja firmado por escrito. A sua falta torna o contrato por prazo indeterminado, com o nus da necessidade de concesso do aviso-prvio para dispensa do empregado e da multa de 50% do FGTS, se houver interesse na extino do contrato de trabalho. O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo mximo considerado como experimental de noventa dias. O mais comum que se contrate

por quarenta e cinco dias, renovando-se o perodo de experincia por outro, de mais quarenta e cinco dias. Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do funcionrio, o contrato de experincia no pode superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente a necessidade da concesso de aviso-prvio e do pagamento da multa de 50% do FGTS para a resciso contratual. 4.3 Resciso do Contrato de Trabalho 4.3.1 - Aviso Prvio O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso do contrato de trabalho e tem a durao de 30 dias. Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo empregador, o horrio normal do empregado ser reduzido de duas horas dirias, podendo a reduo ser convertida em ausncias de sete dias corridos. Se a resciso for promovida pelo empregado e o mesmo no conceder o aviso prvio ao empregador, este poder descontar os salrios correspondentes ao prazo respectivo. O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia, contado a partir da data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de servio na empresa haver necessidade de homologao no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho, previamente agendados. 4.3.2 Documentos Necessrios -Empregados com menos de 1 ano: Termo de Resciso de Contrato; CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Aviso Prvio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); Atestado Mdico Demissional. -Empregados com mais de 1 ano: Termo de Resciso de Contrato; Cheque administrativo nominal ao ex-funcionrio no valor das verbas rescisrias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depsito bancrio. CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Comprovante de Aviso Prvio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador). Atestado Mdico Demissional; 06 ltimas guias do FGTS GFIP;

 GRFP paga. GRs das contribuies sindical, assistencial e confederativa do empregado referentes ao exerccio; Carta de Preposto. 4.3.3 Cuidados Especiais na Dispensa Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se opere nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenizao adicional correspondente ao valor de um ms do salrio do empregado. Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva aplicvel, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como situaes especiais de estabilidade (funcionrio em fase de alistamento, com determinada idade e/ou tempo de servio, gestantes, etc.). 4.4 Frias 4.4.1 Frias Normais e Coletivas A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias, sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de 1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salrio normal, a ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio. 4.4.2 Concesso A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador. Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro. Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos de idade, as frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, ter direito a frias coincidentes com as frias escolares. 4.4.3 Frias Coletivas Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a um estabelecimento especfico da empresa. Neste caso, dever ser feita comunicao com no mnimo 15 dias de antecedncia ao Ministrio do Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, alm da afixao de avisos nos locais de trabalho. 4.4.4 Comunicao e Anotao As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedncia mnima de trinta dias. A concesso das frias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo das mesmas.

4.4.5 Perda do Direito No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdncia Social por mais de 6 meses, ainda que descontnuos. No pode ser procedido desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo, haver reduo do perodo de gozo, sempre que o funcionrio tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo. 4.4.6 Pagamento O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivo perodo. 4.5 - Horrio de Trabalho 4.5.1 Durao A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8 horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao. 4.5.2 Trabalho Noturno O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal. 4.5.3 Trabalho aos Domingos O trabalho aos domingos, exceto algumas atividades especficas, requer autorizao prvia dos rgos do Ministrio do Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislao local. A remunerao das horas trabalhadas aos domingos no mnimo 100% superior s horas normais. 4.5.4 Horas Extras A jornada poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remunerao mnima das horas extras 50% superior da hora normal. Contudo, muitas das convenes coletivas tm fixado este percentual em patamares superiores. 4.5.5 Controle de Ponto As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de freqncia atravs de livro ou registro de ponto, que demonstre a hora de entrada e sada dos funcionrios. Dever ainda conter prassinalado o horrio de almoo e portar a

assinatura do empregado. Lembramos que h Convenes Coletivas que exigem a anotao do ponto para qualquer nmero de empregados, o que, alis, um procedimento recomendvel. 4.5.6 - Intervalo para repouso e alimentao Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas dever ser concedido um intervalo mnimo de 1 hora para repouso e alimentao. Este intervalo no computado na durao do trabalho e no dever ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas e inferiores a seis, dever ser observado intervalo mnimo de 15 minutos. H, ainda, situaes especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas. 4.5.7 - Intervalo entre jornadas O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11 horas. 4.5.8 Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so iguais em direitos e deveres, pela prpria diferena natural existente, a legislao estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como, por exemplo, o perodo para amamentao. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos e convenes coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas especficas, at pelas condies prprias de determinadas atividades e tarefas. 4.6 Remunerao 4.6.1 Pagamento dos salrios A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1 ms, devendo ser efetuado at o 5 dia til do ms subseqente ao vencido. 4.6.2 Adiantamento Salarial A quase totalidade das convenes coletivas e os prprios usos e costumes do mercado determinam a concesso de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a data em que efetuado o pagamento mencionado no item 4.6.1. 4.6.3 Itens que integram os salrios Alm do valor fixo estipulado, devero ser considerados para efeito de remunerao tambm as comisses, percentagens, gratificaes, dirias para viagens quando excedentes a 50% do salrio do empregado, e abonos.

4.6.4 Garantias A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no pode haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios com diferena de tempo de servio na mesma funo inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade. o chamado paradigma. 4.6.5 Vale Transporte O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e parte do custeio das despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de trabalho. devido aos trabalhadores em geral. custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve ser comprovada atravs de recibo emitido pelas empresas autorizadas venda deste. 4.6.6 Outras Vantagens e Benefcios Se por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa, ou ainda por determinao de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva forem concedidos benefcios in natura, os mesmos no podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens adicionais so: Ticket Refeio Cesta Bsica Assistncia Mdica 4.7 - 13 Salrio 4.7.1 Normas Gerais A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13 Salrio. O dcimo terceiro salrio devido razo de 1/12 da remunerao do ms de dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para este efeito, so considerados como ms completo as fraes iguais ou superiores a quinze dias. 4.7.2- Antecipado por ocasio da concesso de frias A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por ocasio da concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de janeiro do ano a que se refere. 4.7.3 Prazo para Pagamento Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias, a mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela dever ser paga at o dia 20 de dezembro do respectivo ano. 4.8 - Obrigaes Legais em Geral 4.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho

A legislao estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeo do Trabalho que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para verificao e eventuais anotaes dos autos de infrao e dos termos de ocorrncia. Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados devero ser apresentados fiscalizao, sempre que solicitados. 4.8.2 - Normas Regulamentadoras Com o fim de criar regulamentos de Segurana , Higiene e Medicina do Trabalho, foram institudas as NR Normas Regulamentadoras. As mesmas dispem sobre vrios aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre os principais aspectos que as NR abordam, ressaltamos: PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes EPI Equipamentos de Proteo Individual 4.8.3 Estojo de Primeiros Socorros O empregador dever manter em cada um de seus estabelecimentos o material necessrio prestao de primeiros socorros, de acordo com o risco da atividade. Este material deve ser guardado em local adequado e aos cuidados de pessoa treinada para esse fim. 4.9 Inscrio dos Scios ou Diretores na Previdncia Social So segurados obrigatrios da previdncia social, na qualidade de contribuintes individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no empregado e o membro de conselho de administrao na sociedade annima; todos os scios, nas sociedades em nome coletivo e de capital e indstria; o scio gerente e o scio cotista que recebam remunerao decorrente de seu trabalho na sociedade por cotas de responsabilidade limitada, urbana ou rural. Para tais segurados filiados at 28.11.99, a contribuio previdenciria ser correspondente a 20% (vinte por cento) dos valores constantes de uma escala de salrios-base, dividida em classes variveis entre R$ 200,00 e R$ 1.561,56 (04/2002), cuja progresso decorre do tempo de contribuio em cada uma delas. O contribuinte individual inscrito aps 28.11.99, dever contribuir obrigatoriamente sobre o valor total da remunerao percebida decorrente do trabalho (pr-labore). 4.10 Penalidades As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar entre 7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao. Consulte sempre nossa organizao contbil. 5 SERVIOS DE TERCEIROS Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de terceiros, a saber: 5.1- Pessoas Fsicas

Pessoas Fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas nas Prefeituras Municipais, e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomos), Nota Fiscal de Servios ou Recibos. Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes: _ Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autnomo), descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, endereo completo, pois essas informaes sero necessrias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatrios; _ Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda Devido, quando couber, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo e exigir a declarao de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem; _ O valor bruto dos servios prestados deve ser includo na base de clculo do INSS a fim de garantir o recolhimento da quota previdenciria. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante s legislaes previdencirias e trabalhista: A legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vnculo empregatcio, se a relao apresentar as caractersticas prprias para tanto, implicando em srios riscos de aes trabalhistas ou autuaes administrativas, sendo necessrios cuidados especiais na administrao desses casos. 5.2 Pessoas Jurdicas A empresa que se utilizar da contratao de servios prestados por pessoas jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes: _ Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, alm das demais situaes; _ Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil; _ Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados; _ Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades, bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto-reteno; _ Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos em lei, que de 11%, e em caso afirmativo descontar o valor desse imposto. 6 DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA Um bom controle da documentao que envolve as movimentaes e operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de contabilidade, uma vez que estas operaes representam a quase totalidade da movimentao contbil e financeira das empresas. Essas operaes so as seguintes: Pagamentos; Recebimentos; Emprstimos Bancrios; Descontos de Ttulos; Cobrana Bancria;

 Leasing; Despesas Bancrias; Outras operaes. 6.1 - Pagamentos Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de qualquer natureza, atravs da rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home banking. Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cpia do documento de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc..) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, ttulo, depsito, guias de recolhimento de impostos e contribuies, etc..). 6.2 - Recebimentos Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros. Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma a permitir a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..). Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento apartado, de todas informaes necessrias ao seu bom controle. Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles internos que definam em curto espao de tempo como trat-los nos registros financeiros e contbeis. 6.3 - Emprstimos Bancrios Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem ser obtidos junto ao mercado financeiro. O departamento financeiro deve documentar de maneira sumria as principais caractersticas de cada contrato, a fim de dar cincia a todos os envolvidos, tais como: Tipo e natureza do contrato; Valor do emprstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carncia; Encargos (juros, spread, etc..); Garantias; Outras que julgar conveniente. Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado nossa empresa para que tenhamos subsdios adequados ao registro correto das operaes. 7 Despesas e Custos

Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabilizao das despesas/custos, e como document-laperante a legislao fiscal. 7.1- As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentao idnea, notas fiscais ou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos itens ou servios e sua devida quitao. Ex: Nunca deveremos lanar despesas de manuteno de veculos, se a empresa no possui absolutamente nenhum veculo. 7.2- Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil nossa organizao contbil para clculo dos mesmos. Ex: Recibo de aluguel, RPA recibo de pagamento a autnomos, etc. 7.3- As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e telefone nossa organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS. 7.4- A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos so reconhecidos pela legislao. 7.5- Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagas com cheque nominal. 7.6- Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitido a elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em Km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc), sempre com todos os comprovantes anexos. 7.7- Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex: Manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc. Observao: Qualquer dvida que eventualmente aparea na apresentao dos documentos para serem lanados em despesas/custos, etc., consulte sempre o nosso Depto. Contbil. 8. ESTOQUES 8.1 - Conceito O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias; e pelas mercadorias nas empresas comerciais.

8.2 - Inventrio Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total. Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo). Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela legislao, bem como outras formas de avaliao praticadas em situaes especficas. Consulte nosso departamento contbil no caso de dvida sobre o melhor mtodo. A legislao do Estado do Rio de Janeiro concede prazo de 60 dias para a escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga quando determina que o o inventrio ser escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do livro de Controle da Produo e do Estoque, sujeitam o contribuinte a multa elevada. O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte nosso departamento contbil para maiores esclarecimentos. A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra, devero ser estornados. As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio seguinte, bem como, os imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio. Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veculos, etc., no precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio. 9- COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E PRODUTOS. As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade. As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no esquecendo de anotar a data de recebimento da mercadoria.

 vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas registradores e notas fiscais simplificadas. 9.1 Escriturao dos Livros Fiscais As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto fazse necessrio o envio peridico da primeira via, organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestao de servios. 9.2 - Classificao A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada pelo prprio comprador, pois este sabe para que e porque a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimbo prprio para este fim. 9.3 Controle Financeiro das Compras Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo. As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento, e sempre vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo prprio, esclarecendo quanto sua quitao. Salientamos que a simples referncia de venda vista, no quita a nota fiscal. 9.4 Transferncias e Remessas Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou filiais, e os recebimentos por remessas de ou para conserto ou industrializao, previstos na legislao vigente devero receber uma orientao especial de nossa organizao contbil.

9.5 Devolues de Compras As devolues de compras devem receber um tratamento prprio, nos termos da legislao fiscal, devendo receber uma orientao especial de nossa organizao contbil. 10. IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA 10.1 - Conceito Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), maquinas, computadores, moveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. 10.2 - Aquisio Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura, recibo, etc.).

O original ou uma cpia dever ser enviada a nossa organizao contbil para registro fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte um dos nossos scios. Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal, e na compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma e antes de envia-lo para efetivar a transferncia. Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija, tambm, a nota fiscal correspondente. No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurana. Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina, etc., consulte um dos nossos scios sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio: a vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio. Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois alm de diversas exigncias burocrticas h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.). No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao), consulte-nos sobre as implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao. 10.3 - Venda Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo. Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes. Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo contribuinte. Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo ao comprador. Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes. No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido. recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado. 11- Vendas e Circulao de Produtos e Mercadorias e Prestao de Servios As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as empresas, a obrigao de pagamento de vrios impostos, tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E COFINS; e, Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas comporo a base de clculo para a apurao do IRPJ (imposto de renda da pessoa jurdica) e da CSLL (contribuio social sobre o lucro lquido); e, Se optante pelo Simples, as ME ou EPP, pagaro esse imposto com base nas suas vendas, o mesmo acontecendo para as

optantes do Regime Simplificado, com relao ao ICMS. As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao vigente, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operao . O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico. Consulte o nosso departamento fiscal. obrigatria a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica seqencial. Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no momento da sada das mercadorias, sendo necessrio a assinatura do recebedor no respectivo canhoto. As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques prdatados, cobrana bancria, carto de crdito, etc. 11.1 Escriturao dos Livros Fiscais As notas fiscais, bem como os cupons fiscais devero ser escriturados em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dos equipamentos prprios de cupons fiscais, nossa organizao contbil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim, obedecendo a periodicidade estabelecida em nosso Contrato de Prestao de Servios. 11.2 Prestadoras de Servios Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda/Pis-Cofins-Csll e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servios, nos termos de legislaes especficas, consulte nosso departamento fiscal. As empresas dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o recibo ou documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cpia para nossa organizao contbil para o devido registro contbil . 11.3 - Transferncias e Remessas As transferncias para depsitos ou filiais, bem como as remessas para beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas anteriormente, ficam obrigadas a situaes especficas, devendo ser consultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais. 11.4 Devolues de Vendas A legislao prev condies e especificaes legais prprias s devolues de vendas, devendo ser consultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais. 12- RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS

Este tpico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais so os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidao e guarda desses documentos. 12.1- Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure paglos dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se no o fizer fique ciente de que incidir multa, juros de mora e correo a ser aplicado na efetiva liquidao do tributo, bem como de eventuais notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do no pagamento do mesmo. 12.2- Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no ms imediatamente anterior, para que se efetue o lanamento de baixa das mesmas. 12.3- Apresentamos adiante relao dos principais tributos classificados por esfera de governo, cdigo e vencimento: TRIBUTOS FEDERAIS CDIGO VENCIMENTO IRPJ- LUCRO REAL ESTIMATIVA MENSAL 5993 DIA 30 * CSSL- LUCRO REAL 2484 DIA 30 * IRPJ TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO 2089 DIA 30 # CSSL TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO 2372 DIA 30 # IPI 1o DECNDIO 1097 DIA 20 + IPI 2o DECNDIO 1097 DIA 30 + IPI 3o DECNDIO 1097 DIA 10 * SIMPLES FEDERAL 6106 DIA 20 * COFINS 2172 DIA 20 * PIS FATURAMENTO 8109 DIA 20 * INSS GPS/PATRONAL 1007 DIA 10 * INSS GPS/FUNCIONRIOS SIMPLES 2003 DIA 10 * INSS GPS/FUNCIONRIOS - GERAL 2100 DIA 10 * GFIP FGTS 0115 DIA 07 * PIS/COFINS/CSLL(S/NF.ACIMA 5.000,00 POR MS/CLIENTE) 5952 10 DIA MS SEGUINTE IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PJ A PJ 1708 10o DIA @ IRRF- S/COMISSES DE PJ A PJ 8045 10o DIA @ IRRF- S/ALUGUIS 3208 10o DIA @ IRRF- S/SALRIO OU PR-LABORE 0561 10o DIA @ IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PF A PJ 0588 10o DIA @ * do ms seguinte ao fato gerador # do ms seguinte ao final do TRIMESTRE de encerramento + do ms corrente ao fato gerador @ til da semana seguinte ao fato gerador OBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento cai em feriado ou fim de semana, EXCETO no SIMPLES e INSS; nestes casos PRORROGA-SE.

TRIBUTOS ESTADUAIS CDIGO VENCIMENTO ICMS- REGIME DE APURAO NORMAL 021-3 DIA 20 * ICMS-REGIME SIMPLIFICADOESTIMATIVAME/EPP 022-1 # * do ms seguinte ao fato gerador (PRORROGA-SE o recolhimento quando o vencimento cai em feriado e fim de semana) # data vencimento de acordo com o penltimo algarismo do n. de inscrio TRIBUTOS MUNICIPAIS PERODO VENCIMENTO ISS- SOBRE FATURAMENTO MENSAL 10 # ISS SOC. CIVIL PROF. REGULAMENTADA MENSAL 10 # # do ms seguinte ao fato gerador IMPORTANTE: QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA NA CONFERNCIA DAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC., CONSULTE SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL. 13 ARQUIVO Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos: Documentos Contbeis e Documentos Legais. 13.1 Documentos Contbeis Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data, em alguns casos em ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por ms, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa. Os principais documentos contbeis so: - notas de compra/servios - notas de vendas/servios - extratos bancrios - duplicatas pagas - comprovantes de despesas/custos - cpias de cheques - comprovantes de dbitos/crditos bancrios - outros documentos contabilizados 13.2 Documentos Legais Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos: 100 - FEDERAL 200 - ESTADUAL 300 - MUNICIPAL 400 - MINISTRIO DO TRABALHO 500 - CONTRATOS 600 - INSS 700 - SINDICAL 800 - DIVERSOS Por sua vez, cada setor dividido em:

100 - Federal 101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) 102 - Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica 103 - Ficha de Alterao do CNPJ 104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ 105 - Certido Negativa Conjunta Receita e Procuradoria 106 - Comunicaes de Aumento de Capital 107 - Demonstrativos dos Duodcimos 108 - CNAE 109 - Comunicaes de IPI e IRPJ 110 - DIRF 111 - Carto do CNPJ 112 - Notificaes - Auto de Infraes 113 - Baixa do CNPJ 114 - Certido Negativa por Encerramento de Atividades 115 - Programa de Alimentao ao Trabalhador 116 - DNER 117 - Defesas 118 - Utilidade Pblica 119 - Parcelamentos 120 - Termo de Opo Simples 121 - Autorizao do DAC 122 - IPEM 123 - Diviso de Censura de Diverses Pblicas 124 - CADE SDE 200 - Estadual 201 - Declarao Cadastral (DECA) 202 - Declarao do ndice de Participao dos Municpios (DIPAM) 203 - Demonstrativo das Operaes Interestaduais GIA 204 - Certido Negativa do ICMS 205 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais 206 - Auto de infrao 207 - Parcelamento do ICMS 208 - Notificaes 209 - Ficha de Inscrio do Contribuinte DECA 210 - Declaraes 211 - Alvar de Utilizao Secretaria de Sade 212 - Modelos de Notas Fiscais 213 - Comprovao ZONA FRANCA 214 - Conselho Regional de Educao 215 - Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma) 216 - IBDF IBAMA 217 - Defesas 218 - Licena da Diviso do Exerccio Profissional 219 - Utilidade Pblica

220 - Declarao de Microempresa 221 - Laudos Tcnicos 222 - Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados 223 - Vigilncia Sanitria 300 - Municipal 301 - Guia de Inscrio ou Atualizao ISS 302 - Ficha de Inscrio no ISS FDC 303 - Taxas de Licena Letreiro / Especiais 304 - Certido Negativa do ISS 305 - Pedido de Vistoria 306 - Comunicados 307 - Imposto Predial 308 - Auto de Infrao e Intimao 309 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais 310 - Habite-se / Auto Vistoria 311 - Alvar de Funcionamento 312 - Defesas 313 - Utilidade Pblica 314 - Declarao de Microempresa 315 - Parcelamentos 316 - Cancelamentos 317 - Regime Especial 318 - Certido de Transformao de Uso 319 - Certido/Protocolo da Instalao Comercial 400 Ministrio do Trabalho 401 - Cadastro de Empresas 402 - Relao de Empregados Menores 403 - RAIS / DCPIS 404 - CIPA 405 - Certificados de Aprendizagem SENAI 406 - Reclamaes Trabalhistas Defesas 407 - Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao 408 - Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI 409 - Defesas 410 - Acordo de Compensao 411 - Laudos Tcnicos 500 - Contratos 501 - Contrato Social - Ata de Constituio 502 - Alteraes de Contrato 503 - Contrato de Locao 504 - Contrato de Uso de Veculos 505 - Cadastro da JUCESP 506 - Contrato de Assessoria 507 - Contrato de Prestao de Servios

508 - Reunies 509 - Publicaes em Jornais 510 - Atas 511 - Contratos Diversos 512 - Comprovante de Cauo de Locao 513 - Certido Breve Relato JUCESP 514 - Xerox das Exigncias JUCESP 515 - Declarao de Alienao de Participaes Societrias 516 - Baixa de Firma Individual 517 - Notificaes 518 - Defesas 519 - Recadastramento JUCESP 520 - Buscas Jucesp/Cartrios 600 - Inss 601 - Pedido de Matrcula (Inicial) 602 - Certificado de Matrcula 603 - Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC) 604 - Certificado de Regularidade de Situao 605 - Certificado de Quitao 606 - Certificado de Taxa de Seguro 607 - Demonstrativo dos Salrios de Contribuio 608 - Certificado de Aprovao Corpo de Bombeiros 609 - Alteraes: Nome, Endereo, CGC 610 - Declaraes de Rendimento do INSS 611 - Comprovante Inscrio Contribuio Individual 612 - Carns dos Scios 613 - Recadastramento 614 - Autos de Infrao 615 - Defesas 616 - SESI 617 - Termo Ao Fiscal TAF 618 Parcelamentos 700 Sindical 701 - Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador 702 - Conselho Regional de Farmcia 703 - Dissdios Coletivos 704 - Acordos 705 - SENAI 706 - FINAME 707 - Certides e Registros 708 - CRA 709 - CORCESP 710 - Conselho Regional de Contabilidade 711 - CRECI 712 - CREA

713 - Correspondncia Sindicato Patronal 714 - CONAR (Legislao e Processos) 715 - SUSEP 716 - Certido Negativa de Dbito Salarial 717 - Conselho Regional de Medicina 718 - EMBRATUR 719 - Conselho Nacional do Cinema 720 CORE 800 Diversos 801 - CACEX 803 - Certido de Registro de Capital Estrangeiro 804 - Procuraes / Declaraes 805 - Balanos e Balancetes 806 - Documentos dos Scios ( xerox ) 807 - Marcas e Patentes 808 - Correspondncias 809 - Consultas 810 - Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS 811 - Escrituras 812 - Apurao do Ativo Imobilizado 813 - Ajustes de Balano 814 - Laudo de Avaliao 815 - Relatrios 816 - Inventrio 817 Depsito Inicial 818 Cadastro de Fornecedores e Associaes 819 Convocaes 820 - Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica 821 - Cadastro de Bancos 822 - Mapas de Depreciaes 823 - Alvars 824 - Seguros 825 - Carta de Fiana 826 - Eletrobrs 827 - BNDES 828 - Consrcios As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue: PASTA A/1 PASTA B/2 1- Guias de Recolhimento do INSS 9 - Guias de Apurao e Recolhimento do ICMS 2- Guias de Recolhimento e Relao dos Empregados do FGTS 10 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI 3 - Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurdica e Contribuio Social

11 4 - Guias de Recolhimento do ISS 12 5 - Cadastro de Admisso e Demisso dos Empregados 13 - Orientaes e Comunicados 6 - Guias de Recolhimento do PIS, COFINS 14 - Memos Empresa Contbil 7 - Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios de Contribuio Sindical e Assistencial 15 8 - Folhas e Envelopes de Pagamento 16 PASTA C/3 PASTA D/4 17- Balanos 25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendimentos 18- Balancetes 26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore 19- Cadastros e Declaraes 27 20- IBGE 28 21- DCTF - DACON 29 22- 30 23- 31 24- 32 - Documentos dos Autnomos PASTA E/5 FUNCIONRIOS 33- 40 Empregados Desligados 34- 40.1 35- 40.2 36- 40.3 37- 40.4 38- 40.5 39- 40.6 40.7 40.8 40.9 40.10 13.3 Prazos para Guarda de Documentos A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista, previdencirio, etc.). Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos disposio em nossa organizao contbil.