25/4/2014

Gesto Documental - Arquivologia - Apostila Grtis - Apostilas - Ok Concursos

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Gesto Documental
O que Gesto Documental?

Gesto Documental um conjunto de normas, procedimentos e mtodos de trabalho que permitem a tramitao, produo, avaliao, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funes so: fornecer evidncias, conduo transparente das atividades e controle de informaes. Relativa Gesto Documental, a Constituio Federal prev, em seu Artigo 216, Pargrafo 2:

2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

Origem e Objetivos da Gesto Documental

Considerando-se as exigncias do amplo acesso s informaes do governo, e com a prioridade de se racionalizar e simplificar esse procedimento, algumas normas foram estabelecidas para que garantisse agilidade e preciso na recuperao de documentos e eliminao daqueles cujos valores estivessem esgotados. Para isso, parmetros tcnicos de gesto documental foram determinados para a produo, tramitao, avaliao, uso e arquivamento de documentos. Essa medida contribuiu para o atendimento eficaz s demandas da sociedade, no que diz respeito transparncia e acesso rpido e facilitado s informaes do governo. Segundo o livro Gesto Documental Aplicada, de Ieda Pimenta e Hilda Delatorre, a Gesto Documental tem por objetivos:

Assegurar o pleno exerccio da cidadania; Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes; Promover a transparncia das aes administrativas; Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada; Agilizar o processo decisrio; Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe; Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos; Racionalizar a produo dos documentos; Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e eliminao de documentos; Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente.

Princpios Arquivsticos
Conhecidos por serem um marco principal que diferencia a arquivstica de outras cincias documentrias, os princpios arquivsticos so divididos em: Princpio da Provenincia De acordo com esse princpio, os arquivos devem ser organizados de acordo com as atividades exercidas pela instituio, fixando a identidade do documento ao seu produtor ou ao profissional responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Os arquivos no devem ser misturados aos outros de origem distinta, respeitando-se a sua individualidade dentro de um contexto orgnico de produo. Princpio da Organicidade Os conjuntos documentais so um reflexo do que representam as relaes administrativas orgnicas; portanto, o princpio da organicidade diz respeito ao espelho da estrutura, funes e relaes internas e externas de uma entidade, gerados pelos arquivos. Princpio da Unicidade Em funo do contexto em que foram produzidos e independente de sua forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo so caracterizados pela propriedade de conservar um carter nico. Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Destruio no autorizada ou qualquer forma de disperso indevida devem ser evitados, de acordo com o princpio de integridade, que defende que os fundos de arquivo devem ser preservados.

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Princpio da Cumulatividade

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De acordo com esse princpio, o arquivo possui trs caractersticas em sua formao, como ser progressivo, natural e orgnico.

Fases da Gesto
A gesto de documentos se divide em trs fases bsicas, so elas: Produo de documentos (1 Fase) Esta fase trata da elaborao de documentos, de acordo com atividades especficas executadas por um rgo ou setor. Prioriza-se a criao de documentos teis e descarta-se a produo dos que no so essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automao e a reprografia. Utilizao de documentos (2 Fase) O fluxo percorrido pelos documentos um exemplo desta fase, pois esse processo fundamental para que a sua funo administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos aps cessar seu trmite, tambm um exemplo desta fase. Destinao de documentos (3 Fase) Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais sero preservados, baseando-se em anlise, seleo e fixao de um prazo de guarda.

Nveis de Aplicao
So quatro os nveis em que a aplicao de um programa de gesto de documentos pode ser desenvolvida. So eles: Nvel mnimo Nesse nvel, estabelecido que o rgo deve, como base em procedimentos, reter e eliminar documentos, assim como recolher aqueles que possuem valor permanente, de acordo com a instituio arquivstica pblica. Nvel mnimo ampliado Serve de complemento ao nvel mnimo, existindo de um a mais centros de arquivamento intermedirio. Nvel intermedirio Nvel mnimo e ampliado esto juntos nesta categoria que adota programas bsicos para elaborao e gesto de formulrios, alm de correspondncia e implantao de sistemas de arquivos. Nvel mximo Todas as atividades acima descritas esto inclusas nesse nvel, que complementado por gesto de telecomunicaes, diretrizes administrativas e utilizao de recursos da automao.

Modelos de Gesto Documental

Existem alguns modelos de arquivos estabelecidos para a realizao de atividades pertinentes instituio, por exemplo: formulrio de proposta de atualizao da tabela de temporalidade e/ou plano de classificao documental; modelo de espelho que acompanha documentos para arquivo; termo de transferncia de documentos; relao de eliminao de documentos; termo de eliminao de documentos; edital de cincia de eliminao de documentos e termo de retirada de documentos.

Gesto de Arquivos Correntes

O desenvolvimento de atividades internas rotineiras de uma instituio requer a existncia de documentos correntes. Consequentemente, a classificao, o registro, autuao, controle da tramitao, expedio e o arquivamento facilitam o acesso s informaes que se encontram contidas neles. Tais operaes tcnicas caracterizam o que se pode chamar de servios de gesto de documentos correntes.

Definies e Conceitos Bsicos da Gesto Documental

Documento
Qualquer informao registrada, independente do formato ou suporte, conhecida como documento. H dois tipos: O Documento eletrnico registro no meio eletrnico e que existe apenas no mundo virtual e o Documento fsico informaes geralmente registradas no papel.

Processo
Quando um documento avulso ou o conjunto deles so autuados e implica responsabilidade administrativa, tcnica, ou financeira, com o objetivo de esclarecer um determinado assunto. instrudo por despachos ou insero de outros documentos de anlise, informaes e decises, durante a sua tramitao.

Recebimento de documentos
Quando o documento ou processo passa pela primeira etapa de tratamento, d-se o nome de recepo.

Trmite
O Trmite definido por toda a movimentao realizada por um processo ou documento, de uma unidade para outra, interna ou externamente.

Autuao
A partir do momento em que um processo criado, ocorre a autuao. Essa ao geralmente decorre de um documento avulso.

Juntada
Unio de um processo a outro, ou a um documento avulso com NUP.

Arquivamento

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Nome que se d ao conjunto de documentos que so produzidos e recebidos, de acordo com o exerccio de atividades por instituies pblicas ou privadas, independente da natureza ou suporte deles, sendo mantidos em um local apropriado. < Anterior Prximo >

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