ASISTENTE ADMINISTRATIVO

I.

DEFINICIN DEL PUESTO: El asistente administrativo ejecuta los procesos administrativos del rea, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestacin efectiva del servicio.

II.

REPORTA: A la gerencia de administracin y finanzas

III. SUPERVISA: No supervisa a ningn rgano IV. FUNCIN GENERAL: Asistir eficientemente en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. V. FUNCINES ESPECFICAS:

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. Participa en la elaboracin del proyecto de presupuesto de la unidad. Participa en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos de trabajo. Apoya en la realizacin del informe del Balance de cada proyecto. Llena formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creacin de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

Organiza ficheros por cualquiera de los mtodos; manuales o informticos, que resulten ms adecuados a los fines perseguidos. Realiza seguimiento a los pagos para su cancelacin oportuna. Realiza requerimientos con respecto al pedido de equipos y materiales para la oficina de acuerdo a las necesidades y controla sus existencias. Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados, que le son entregados por la gerencia administrativa.

Apoya en la entrega de cheques correspondientes a la nmina, revisa los recibos y enva al archivo general. Brinda apoyo en el trmite de los depsitos bancarios y mantiene registro de los mismos. Tramita las solicitudes de servicios de mantenimiento y reparaciones de los equipos y/o enseres de la oficina. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. Brinda apoyo logstico en actividades especiales. Recopila, clasifica y analiza informacin para los planes y programas. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. Atiende e informa al pblico en general. Elabora las solicitudes de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por la Gerencia Administrativa. Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la informacin sobre proveedores y subcontratistas. Informa a los proveedores sobre la cancelacin de las facturas. Mantiene informado la Gerencia Administrativa sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. Recibe oficios, formatos y otros documentos relacionados a la Gerencia Administrativa. Archiva y lleva el control de los documentos oficiales de la Gerencia Administrativa. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razn del puesto que desempea. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.