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Ressourcenverwaltung
Projektron BCS 7.8

Webbasierte Projektmanagement-Soware

Rechtliche Hinweise
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Projektron BCS 7.8

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis
1 ber diese Dokumentation ....................................................................................................... 9 1.1 Inhalt und Aufbau der Dokumentation ..................................................................................... 9 1.2 Zielgruppe und Voraussetzungen ............................................................................................ 11 1.3 Typografische Konventionen ................................................................................................... 12 1.4 Hinweise .................................................................................................................................. 12 2 Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen ..................................................... 15 2.1 Ressourcenverwaltung im berblick ....................................................................................... 15 2.2 Rubriken zur Ressourcenverwaltung im Arbeitsbereich Intern............................................... 16 2.3 Verfgbare Objekttypen und Assistenten ............................................................................... 24 2.4 Ressourcenverwaltung: Allgemeine Vorgehensweise............................................................. 26 3 Anlegen von Ressourcen ......................................................................................................... 27 3.1 Anlegen von Ressourcen: Relevante Ansichten ...................................................................... 27 3.1.1 Ansicht Firmenbaum .................................................................................................... 27 3.1.2 Ansicht Organisationsstruktur ...................................................................................... 28 3.1.3 Ansicht Personengruppen ............................................................................................ 29 3.2 Anlegen von Ressourcen: Schritt fr Schritt ............................................................................ 30 3.2.1 Organisationsstruktur anzeigen ................................................................................... 30 3.2.2 Interne Organisationsgruppe anlegen.......................................................................... 32 3.2.3 Interne Organisation anlegen....................................................................................... 33 3.2.4 Interne Abteilung anlegen ............................................................................................ 35 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen....................................................................................... 37 3.2.6 Ressource anlegen........................................................................................................ 46 3.2.7 Anmeldenamen anlegen .............................................................................................. 49 3.2.8 Personengruppe erstellen ............................................................................................ 50 3.2.9 Mitarbeiter kopieren .................................................................................................... 52 3.2.10 Subtyp ndern .............................................................................................................. 54 4 Mitarbeiterdatenverwaltung ................................................................................................... 57 4.1 Mitarbeiterdatenverwaltung: Relevante Ansichten ................................................................ 57 4.1.1 Ansicht Stammdaten .................................................................................................... 57 4.1.2 Ansicht Intern ............................................................................................................... 58 4.1.3 Ansicht Einsatzort ......................................................................................................... 60 4.1.4 Ansicht Fhigkeiten ...................................................................................................... 60 4.1.5 Ansicht Rundschreiben-Optionen ................................................................................ 61 4.1.6 Ansicht Benutzerkonto ................................................................................................. 62 4.1.7 Ansicht Einstellungen ................................................................................................... 63 4.1.8 Ansicht Zustndigkeiten ............................................................................................... 64 4.1.9 Rubrik PM-Zeiterfassung .............................................................................................. 66 Projektron BCS 7.8 3

Inhaltsverzeichnis 4.2 Mitarbeiterdatenverwaltung: Schritt fr Schritt .....................................................................67 4.2.1 Stammdaten bearbeiten...............................................................................................67 4.2.2 Mitarbeiterinterna ndern ...........................................................................................68 4.2.3 Einsatzort eintragen .....................................................................................................69 4.2.4 Fhigkeiten einfgen ....................................................................................................70 4.2.5 Rundschreiben-Optionen festlegen..............................................................................72 4.2.6 Benutzerkonto bearbeiten ...........................................................................................73 4.2.7 Einstellungen bearbeiten..............................................................................................75 4.2.8 Stellvertreter zuordnen ................................................................................................79 4.2.9 Eigene Zustndigkeiten bearbeiten ..............................................................................80 4.2.10 Fr Dritte buchen..........................................................................................................81

5 Ressourcenmanagement .........................................................................................................83 5.1 Ressourcenmanagement: Relevante Ansichten ......................................................................83 5.1.1 Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben ........................................................................83 5.1.2 Ansicht Aufgabenliste ...................................................................................................84 5.1.3 Ansicht Aufgabendiagramm .........................................................................................85 5.1.4 Ansicht Auslastungsdiagramm .....................................................................................85 5.1.5 Ansicht Auslastungsgebirge ..........................................................................................86 5.1.6 Ansicht Einsatzplan eines Mitarbeiters ........................................................................87 5.1.7 Ansicht Einsatzplan einer Abteilung .............................................................................89 5.1.8 Ansicht Aufwandsplan ..................................................................................................90 5.1.9 Ansicht Ressourcenauslastung von Abteilungen und Mitarbeitern .............................91 5.1.10 Ansicht Grundlasten .....................................................................................................95 5.1.11 Ansicht Urlaubsplan ......................................................................................................96 5.1.12 Ansicht Werkzeuge .......................................................................................................97 5.2 Ressourcenmanagement: Schritt fr Schritt............................................................................97 5.2.1 Eigene Projekte und Aufgaben eines Mitarbeiters anzeigen .......................................97 5.2.2 Auslastungsdiagramm eines Mitarbeiters anzeigen ....................................................99 5.2.3 Auslastungsgebirge eines Mitarbeiters anzeigen .......................................................101 5.2.4 Einsatzplan einer Abteilung auswerten ......................................................................103 5.2.5 Aufwandsplan eines Mitarbeiters auswerten ............................................................105 5.2.6 Ressourcenauslastung einer Abteilung auswerten ....................................................107 5.2.7 Grundlasten einer Abteilung auswerten ....................................................................110 5.2.8 Personendaten rekursiv ndern .................................................................................111 6 Mitarbeitercontrolling ........................................................................................................... 113 6.1 Mitarbeitercontrolling: Relevante Ansichten ........................................................................113 6.1.1 Ansicht Buchungen .....................................................................................................113 6.1.2 Ansicht Buchungen pro Tag ........................................................................................114 6.1.3 Ansicht Aufwnde/Projekt..........................................................................................115 6.1.4 Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe............................................................................115 4 Projektron BCS 7.8

Inhaltsverzeichnis 6.1.5 Ansicht Personalkosten/Projekt ................................................................................. 116 6.1.6 Ansicht Arbeitszeitauswertung eines Mitarbeiters .................................................... 117 6.1.7 Ansicht Aufwandsdiagramm ...................................................................................... 120 6.1.8 Ansicht Anwesenheit .................................................................................................. 122 6.1.9 Ansicht Spesen am Mitarbeiter .................................................................................. 123 Mitarbeitercontrolling: Schritt fr Schritt ............................................................................. 124 6.2.1 Buchungen eines Mitarbeiters auswerten ................................................................. 124 6.2.2 Buchungen einer Abteilung pro Tag auswerten ......................................................... 125 6.2.3 Aufwnde pro Projekt fr einen Mitarbeiter prfen ................................................. 126 6.2.4 Aufwandsliste pro Aufgabe auswerten ...................................................................... 127 6.2.5 Personalkosten eines Mitarbeiters pro Projekt auswerten ....................................... 128 6.2.6 Arbeitszeitauswertung eines Mitarbeiters analysieren ............................................. 129 6.2.7 Aufwandsdiagramm eines Mitarbeiters auswerten................................................... 130 6.2.8 Spesen anzeigen ......................................................................................................... 131 6.2.9 Spesen als geprft markieren..................................................................................... 133

6.2

7 Organisationscontrolling ....................................................................................................... 135 7.1 Organisationscontrolling: Relevante Ansichten .................................................................... 135 7.1.1 Ansicht Mitarbeiterinterna......................................................................................... 135 7.1.2 Ansicht Buchungen ..................................................................................................... 136 7.1.3 Ansicht Buchungen pro Tag........................................................................................ 136 7.1.4 Ansicht Fehlende Buchungsbesttigungen ................................................................ 137 7.1.5 Ansicht Aufgabe/Zeitraum ......................................................................................... 138 7.1.6 Ansicht Mitarbeiter/Zeitraum .................................................................................... 139 7.1.7 Ansicht Projektaufwand/Abteilung ............................................................................ 140 7.1.8 Ansicht Aufwnde/Projekt ......................................................................................... 141 7.1.9 Ansicht Aufwnde/Mitarbeiter .................................................................................. 142 7.1.10 Ansicht Aufwnde/MA/Projekt .................................................................................. 143 7.1.11 Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe ........................................................................... 144 7.1.12 Ansicht Personalkosten/Projekt ................................................................................. 144 7.1.13 Ansicht Personalkosten/Mitarbeiter .......................................................................... 145 7.1.14 Ansicht Spesen/Mitarbeiter ....................................................................................... 146 7.1.15 Ansicht Arbeitszeitkonten abnehmen ........................................................................ 146 7.1.16 Ansicht Arbeitszeitauswertung einer Abteilung......................................................... 147 7.1.17 Ansicht Import ............................................................................................................ 148 7.1.18 Ansicht Export ............................................................................................................ 149 7.2 Organisationscontrolling: Schritt fr Schritt .......................................................................... 149 7.2.1 Feiertagskalender fr Abteilungen ndern ................................................................ 150 7.2.2 Fehlende Buchungsbesttigungen prfen ................................................................. 150 7.2.3 Aufgaben fr einen Zeitraum auswerten ................................................................... 152 7.2.4 Aufwnde pro Mitarbeiter und Projekt anzeigen ...................................................... 153 7.2.5 Mitarbeiterdaten importieren.................................................................................... 154 Projektron BCS 7.8 5

Inhaltsverzeichnis 7.2.6 Abteilungsdaten exportieren......................................................................................155 8 Berichte ................................................................................................................................ 157 8.1 Berichte: Relevante Ansichten ...............................................................................................157 8.1.1 Ansicht Berichtserstellung ..........................................................................................157 8.1.2 Ansicht Berichte ..........................................................................................................158 8.1.3 Ansicht Berichtsauftrge ............................................................................................158 8.1.4 Bericht Mitarbeiter-Spesennachweis .........................................................................159 8.1.5 Bericht Monatsbersicht ............................................................................................161 8.1.6 Bericht Zeitnachweis ..................................................................................................163 8.1.7 Bericht bersicht Abrechenbarkeit ............................................................................163 8.2 Berichte: Schritt fr Schritt ....................................................................................................164 8.2.1 Bericht erstellen..........................................................................................................164 8.2.2 Berichte bearbeiten ....................................................................................................165 8.2.3 Berichtsauftrge anlegen............................................................................................167 9 Verwaltung global ................................................................................................................. 171 9.1 Verwaltung global: Relevante Ansichten ...............................................................................171 9.1.1 Suche ..........................................................................................................................171 9.1.2 Ansicht Whrung ........................................................................................................172 9.1.3 Ansicht Umrechnungskurse ........................................................................................173 9.1.4 Ansicht Kostenstellen .................................................................................................174 9.1.5 Ansicht Kostentrger ..................................................................................................175 9.1.6 Ansicht Kostenarten ...................................................................................................175 9.1.7 Ansicht Arbeitsorte .....................................................................................................176 9.1.8 Ansicht Lnderkodierungen........................................................................................176 9.1.9 Ansicht Fhigkeiten ....................................................................................................177 9.1.10 Ansicht Funktionen .....................................................................................................178 9.1.11 Ansicht Artikelarten ....................................................................................................179 9.1.12 Ansicht Schlagwrter ..................................................................................................181 9.1.13 Ansicht Textblock-Vorlagen ........................................................................................182 9.1.14 Ansicht Zuschlagsregeln .............................................................................................183 9.2 Verwaltung global: Schritt fr Schritt ....................................................................................184 9.2.1 Suche ausfhren .........................................................................................................184 9.2.2 Whrungen einfgen ..................................................................................................185 9.2.3 Umrechnungskurse einfgen......................................................................................186 9.2.4 Kostenstellen anlegen ................................................................................................187 9.2.5 Kostenstellen bearbeiten............................................................................................189 9.2.6 Fhigkeiten anlegen....................................................................................................190 9.2.7 Fhigkeiten bearbeiten ...............................................................................................192 9.2.8 Funktionen anlegen ....................................................................................................192 9.2.9 Schlagwrter anlegen .................................................................................................194 6 Projektron BCS 7.8

Inhaltsverzeichnis 9.2.10 Textblockvorlage erstellen ......................................................................................... 195 9.2.11 Zuschlagsregeln definieren......................................................................................... 197 9.2.12 Zuschlagsregeln bearbeiten ....................................................................................... 198 9.2.13 Zuschlagsregeln lschen ............................................................................................. 198 10 Projektron BCS-Ansichten im Detail ....................................................................................... 199 10.1 Ansichten auf Mitarbeiterebene ........................................................................................... 200 10.1.1 Ansicht Intern im Detail.............................................................................................. 200 10.1.2 Ansicht Einstellungen im Detail .................................................................................. 203 10.1.3 Ansicht Einzelbuchen (PM-Zeiterfassung) im Detail .................................................. 207 10.1.4 Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben im Detail....................................................... 211 10.1.5 Ansicht Aufgabenliste im Detail ................................................................................. 213 10.1.6 Ansicht Aufgabendiagramm im Detail........................................................................ 214 10.1.7 Ansicht Auslastungsdiagramm im Detail .................................................................... 216 10.1.8 Ansicht Auslastungsgebirge im Detail ........................................................................ 217 10.1.9 Ansicht Einsatzplan im Detail ..................................................................................... 219 10.1.10 Ansicht Aufwandsplan im Detail ............................................................................. 221 10.1.11 Ansicht Buchungen im Detail .................................................................................. 223 10.1.12 Ansicht Buchungen pro Tag im Detail ..................................................................... 225 10.1.13 Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe im Detail ......................................................... 226 10.1.14 Ansicht Aufwandsdiagramm im Detail .................................................................... 228 10.1.15 Ansicht Anwesenheit im Detail ............................................................................... 229 10.1.16 Ansicht Personalkosten/Projekt im Detail .............................................................. 230 10.1.17 Ansicht Berichte im Detail ....................................................................................... 233 10.1.18 Ansicht Berichtsauftrge im Detail.......................................................................... 234 10.2 Ansichten auf Organisations- und Abteilungsebene ............................................................. 235 10.2.1 Ansicht Organisationsstruktur im Detail .................................................................... 235 10.2.2 Ansicht Fehlende Buchungsbesttigungen im Detail ................................................. 236 10.2.3 Ansicht Aufgabe/Zeitraum im Detail .......................................................................... 237 10.2.4 Ansicht Mitarbeiter/Zeitraum im Detail ..................................................................... 238 10.2.5 Ansicht Projektaufwand/Abteilung im Detail............................................................. 240 10.2.6 Ansicht Aufwnde/Projekt im Detail .......................................................................... 242 10.2.7 Ansicht Aufwnde/Mitarbeiter im Detail ................................................................... 244 10.2.8 Ansicht Spesen/Mitarbeiter im Detail ........................................................................ 246 10.2.9 Ansicht Arbeitszeitauswertung einer Abteilung im Detail ......................................... 247 10.2.10 Ansicht Arbeitszeitkonten abnehmen im Detail ..................................................... 251 10.2.11 Ansicht Aufwnde/MA/Projekt im Detail................................................................ 254 10.2.12 Ansicht Personalkosten/Mitarbeiter im Detail ....................................................... 256 10.2.13 Ansicht Ressourcenauslastung im Detail................................................................. 258 10.2.14 Ansicht Urlaubsplan im Detail ................................................................................. 262 10.2.15 Ansicht Grundlasten im Detail ................................................................................ 263 10.2.16 Ansicht Werkzeuge im Detail .................................................................................. 265 Projektron BCS 7.8 7

Inhaltsverzeichnis 10.2.17 Ansicht Import im Detail..........................................................................................266 10.3 Ansichten auf globaler Ebene ................................................................................................270 10.3.1 Ansicht Umrechnungskurse im Detail ........................................................................270 10.3.2 Ansicht Arbeitsorte im Detail .....................................................................................272 10.3.3 Ansicht Artikelarten im Detail ....................................................................................273 10.3.4 Ansicht Textblock-Vorlagen im Detail.........................................................................274 10.3.5 Ansicht Personengruppen im Detail ...........................................................................276 A1 Umfang der dokumentierten Software ................................................................................... 277 A2 Verfgbare Konfigurationen .................................................................................................. 279 A3 Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation ................. 283 A4 Begleitinformationen zum Produkt ........................................................................................ 285 Stichwortverzeichnis ................................................................................................................... 287

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Die vorliegende Dokumentation befasst sich mit dem Thema Ressourcenverwaltung.

1.1 Inhalt und Aufbau der Dokumentation


Nachfolgend werden die Inhalte und der Aufbau dieser Dokumentation kurz vorgestellt. Kapitel Kapitel 1 ber diese Dokumentation, S. 9 Inhalt Bietet Informationen zum Aufbau der vorliegenden Dokumentation und der Gesamtdokumentation von Projektron BCS. Nennt Zielgruppen und Voraussetzungen fr die Benutzung. Erlutert verwendete typografische Konventionen und Hinweise. Fhrt in die Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS ein. Stellt Rubriken in der Projektron BCSAnsichtsauswahl fr die Ressourcenverwaltung vor. In diesem Kapitel wird gezeigt, wie Ressourcen angelegt werden. Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen der Ressourcenanlage. Dieses Kapitel bringt Ihnen die Mitarbeiterdatenverwaltung nher, zum Beispiel wie Sie das Benutzerkonto des Mitarbeiters verwalten oder die Zustndigkeiten bearbeiten. Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen der Mitarbeiterdatenverwaltung. In diesem Kapitel werden relevante Ansichten des Ressourcenmanagements vorgestellt. Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen des Ressourcenmanagements.

Kapitel 2 Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen, S. 15

Kapitel 3 Anlegen von Ressourcen, S. 27

Kapitel 4 Mitarbeiterdatenverwaltung, S. 57

Kapitel 5 Ressourcenmanagement, S. 83

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ber diese Dokumentation Kapitel Kapitel 6 Mitarbeitercontrolling, S. 113 Inhalt Alle Auswertungen, die Sie auf Mitarbeiterebene durchfhren knnen, werden hier aufgezeigt. Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen des Mitarbeitercontrollings. Auch auf der Organisations- und Abteilungsebene gibt es Auswertungen, die interessant fr die Ressourcenverwaltung sind. Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen des Organisationscontrollings. Auf allen Ebenen knnen Sie diverse Berichte erstellen lassen, die die Auswertungen nochmals zusammenfassen. Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen der Berichtserstellung. Die Verwaltung auf globaler Ebene steht in diesem Kapitel im Vordergrund. Hier werden viele Einstellungen vorgenommen, die in spteren Ansichten genutzt werden. Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen der Verwaltung globaler Vorgaben. Stellt Informationen zu den Ansichtseinstellungen ausgewhlter Projektron BCS-Ansichten, die in dieser Dokumentation vorkommen, zur Verfgung. Beschreibt verfgbare Filter, Optionen, Spalten und deren Ausprgungen ausfhrlich. Beschreibt Funktionalitten, die in der Standardversion inaktiv sind, zu Dokumentationszwecken jedoch aktiviert wurden.

Kapitel 7 Organisationscontrolling, S. 135

Kapitel 8 Berichte, S. 157

Kapitel 9 Verwaltung global, S. 171

Kapitel 10 Projektron BCS-Ansichten im Detail, S. 199

Kapitel A1 Umfang der dokumentierten Software, S. 277

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ber diese Dokumentation Kapitel Kapitel A2 Verfgbare Konfigurationen, S. 279 Inhalt Enthlt Informationen zu Konfigurationsmglichkeiten fr die Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS. Erlutert prototypische Benutzer und die fr sie vorgesehenen Lizenzen, Rollen und Zuordnungen. Enthlt Informationen fr die Installation von Projektron BCS, Support und Updates.

Kapitel A3 Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCSDokumentation, S. 283 Kapitel A4 Begleitinformationen zum Produkt, S. 285

Tabelle 1-1: Dokumentation Ressourcenverwaltung im berblick

1.2 Zielgruppe und Voraussetzungen


Diese Dokumentation richtet sich an Personalmanager, Controller und SystemAdministratoren, die mit Projektron BCS Ressourcen, wie zum Beispiel Organisationen, Mitarbeiter und Personengruppen verwalten und auf entsprechenden Ebenen auswerten. Die Rechte fr die Ressourcenverwaltung haben ausschlielich Benutzer mit den Rollen Adress-Administrator, Controller, Kontaktmanager oder System-Administrator. Sie bentigen hierfr die Lizenz Personalmanager, Controller oder System-Administrator. Alle Dokumentationen basieren auf der Standardversion von Projektron BCS. Falls fr Ihr Projektron BCS-System unternehmensspezifische Konfigurationen vorgenommen wurden, knnen einzelne Ansichten, Aktionen und Attribute von der Standardversion abweichen. Daten, die Sie in den Screenshots der Dokumentationen finden, zum Beispiel Projekte, Aufgaben oder Termine, wurden eigens zu Demonstrationszwecken erstellt und sind als Beispiele zu verstehen. Wichtig: Beachten Sie, dass nicht alle Funktionen und Objekte jedem Benutzer zur Verfgung stehen. Das Rechtesystem von Projektron BCS blendet beispielsweise zahlreiche Bearbeiten-Modi fr Mitarbeiter aus, die dem Projektleiter dennoch zur Verfgung stehen. Mehr Informationen zum Rechtesystem finden Sie in der Dokumentation Administration. Um in Projektron BCS mit der Ressourcenverwaltung arbeiten zu knnen, sollte der Benutzer ber folgende Kenntnisse verfgen: Grundlegende Techniken bei der Arbeit mit dem Betriebssystem Navigation in Projektron BCS Grundkenntnisse im Projektmanagement

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ber diese Dokumentation Wichtig: Beachten Sie zustzlich zu dieser Dokumentation die Dokumentation Navigation, in der die grundlegenden Funktionen von Projektron BCS vorgestellt werden.

1.3 Typografische Konventionen


Im Mengentext dieser Dokumentation heben sich bestimmte Wrter und Wortgruppen durch eine spezielle Formatierung ab. Die folgende Liste erlutert die verwendeten Auszeichnungen: Fettschrift Kennzeichnet alle Oberflchenelemente von Projektron BCS (zum Beispiel Schaltflchen, Mens, Werte einer vorgegebenen Liste). Meneintrge sind zustzlich durch einen senkrechten Strich | getrennt.

Kursivschrift

Kennzeichnet Listenpunkte und Querverweise.

Festbreitenschrift Kennzeichnet Quelltexte, Werte aus Beispielen und Pfade (Dateinamen, Ordner).

1.4 Hinweise
An bestimmten Stellen in der Dokumentation finden Sie gesonderte Informationen in Form von Hinweisen. Folgend sind die unterschiedlichen Arten von Hinweisen erlutert.

Hinweis Achtung
Dieser Hinweis warnt Sie bei bestimmten Aktionen in Projektron BCS vor unerwnschten Folgen (beispielsweise Datenverlust). Er ist gekennzeichnet durch ein rotes Symbol in Form eines Warndreiecks. Der Hinweis enthlt Informationen ber die Art und Quelle der Gefahr, die Folgen bei Missachtung und die Vermeidung. Beispiel: Achtung! Lschen einer Buchung Eine gelschte Buchung kann nicht wiederhergestellt werden. Besttigen Sie das Lschen einer Buchung nur, wenn Sie sich sicher sind.

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Hinweis Wichtig
Dieser Hinweis informiert Sie ber wichtige Zusammenhnge oder Voraussetzungen in Verbindung mit bestimmten Funktionen von Projektron BCS. Beispiel: Wichtig: Buchungen knnen nur eine bestimmte Zeit rckwirkend bearbeitet werden. Als Einschrnkungen bestehen Ihre persnliche Buchungsfrist sowie ein mglicher Buchungsabschluss.

Hinweis Tipp
Tipps geben Ihnen ntzliche Hinweise, wie Sie mit Projektron BCS bestimmte Aktionen besonders schnell und einfach durchfhren knnen. Beispiel: Tipp: Sie knnen die Wiedervorlage als erledigt markieren, wenn Sie auf den Link OK klicken.

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen


In diesem Kapitel sind grundlegende Informationen zu der Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS zusammengestellt. Kapitel 2.1 Ressourcenverwaltung im berblick, S. 15 vermittelt Informationen zum Konzept und zu verfgbaren Mitteln der Ressourcenverwaltung in Projektron BCS. Kapitel 2.2 Rubriken zur Ressourcenverwaltung im Arbeitsbereich Intern, S. 16 informiert Sie ber die Rubriken und Ansichten im Arbeitsbereich Intern, die fr die Ressourcenverwaltung in Projektron BCS verwendet werden knnen. Kapitel 2.4 Ressourcenverwaltung: Allgemeine Vorgehensweise, S. 26 bietet einen Einblick in die allgemeine Vorgehensweise bei der Ressourcenverwaltung.

2.1 Ressourcenverwaltung im berblick


Diese Dokumentation beschreibt die Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS. Die Ressourcenverwaltung findet im Arbeitsbereich Intern statt. In den dort enthaltenen Ansichten finden Personalmanager, Programmleiter und Controller alle wichtigen Daten, die in Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen, dessen Abteilungen und den einzelnen Mitarbeitern stehen. Neben der Ressourcenverwaltung mit grundlegenden Informationen zum Anlegen von Organisationseinheiten, Mitarbeitern und Sachressourcen finden Sie hier auch Informationen zur Auslastungsanalyse und Auswertung von Abteilungen und Mitarbeitern. Wichtig: Beachten Sie zustzlich zu dieser Dokumentation die Dokumentation Navigation, in der die grundlegenden Funktionen von Projektron BCS vorgestellt werden.

Wichtig: Beachten Sie, dass nicht alle Funktionen und Objekte jedem Benutzer zur Verfgung stehen. Das Rechtesystem von Projektron BCS blendet beispielsweise zahlreiche Bearbeiten-Modi fr Mitarbeiter aus, die dem Projektleiter dennoch zur Verfgung stehen. Mehr Informationen zum Rechtesystem finden Sie in der Dokumentation Administration.

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

2.2 Rubriken zur Ressourcenverwaltung im Arbeitsbereich Intern


Rubriken auf globaler Ebene
Der Arbeitsbereich Intern bietet auf globaler Ebene in der Ansichtsauswahl die folgenden Rubriken zur Ressourcenverwaltung in Projektron BCS:

Abbildung 2-1: Arbeitsbereich Intern, Ansichtsauswahl, Rubriken fr die Ressourcenverwaltung auf globaler Ebene

berblick Firmenbaum Zeigt eine hierarchische Baumstruktur der Firma mit Abteilungen und Mitarbeitern an. Ermglicht den Zugriff auf Telefonnummern, E-Mail-Adressen, sowie die Erstellung von Terminen und Terminkalender fr die einzelnen Mitarbeiter und das Wiedervorlagen Einfgen weiterer Objekte. Mitarbeiterliste Zeigt eine alphabetische Liste der Mitarbeiter an. Ermglicht den Zugriff auf Telefonnummern, Mobiltelefonnummern, E-Mail-Adressen, Terminkalender und sowie die Erstellung von Terminen , Wiedervorlagen fr die einzelnen Mitarbeiter. Notizen Ressourcenliste Zeigt eine alphabetische Liste der materiellen Ressourcen an. Ermglicht den Zugriff auf Terminkalender sowie die fr die Ressourcen. Erstellung von Terminen Personengruppen Zeigt eine Liste vorhandener Personengruppen in Projektron BCS. Ermglicht es, Personengruppen zu bearbeiten oder zu lschen und neue Personengruppen zu erstellen.

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Suche Personensuche Organisationssuche Anmerkungssuche Dateisuche Wiedervorlagensuche Erfassung Fehlende Zeigt eine alphabetische Liste der Mitarbeiter, deren Buchungsbesttigungen Buchungsbesttigung fehlt. Ermglicht den Zugriff auf die Kontaktdaten und das Datum des letzten Buchungsabschlusses der einzelnen Mitarbeiter. Zuschlagsregeln Zeigt die vorhandenen Zuschlagsregeln. Ermglicht das Hinzufgen neuer Zuschlagsregeln, die bei Mitarbeitern angewandt werden knnen. Mehrwhrungen Whrungen Listet alle Whrungen auf, die in Projektron BCS hinterlegt sind. Neue Whrungen lassen sich hier hinzufgen, sowie fr den produktiven Gebrauch aktivieren oder deaktivieren. Umrechnungskurse Zeigt die Umrechnungskurse der Whrungen nach Datum oder einzeln aufgelistet. Neue Umrechnungskurse lassen sich hier eintragen. Verwaltung Kostenstellen Kostentrger Kostenarten Arbeitsorte Lnderkodierungen Fhigkeiten Verwaltet die Kostenstellen. Verwaltet die Kostentrger. Verwaltet die Kostenarten. Verwaltet die Arbeitsorte des Unternehmens, die einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden knnen. Verwaltet die Lnderkodierungen. Verwaltet die Qualifikationen, die Mitarbeitern zugeordnet werden knnen. Ermglicht die Suche nach Mitarbeitern und Personen. Ermglicht die Suche nach Organisationen. Ermglicht die Suche nach Anmerkungen in E-Mails, Berichten und vielen anderen Kategorien. Ermglicht die Suche nach Berichtsdokumenten, Rechnungen und anderen in Projektron BCS abgelegten Dokumenten. Ermglicht die Suche nach Wiedervorlagen.

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Funktionen Artikelarten Schlagwrter Textblock-Vorlagen Verwaltet die Funktionen, die innerhalb des Unternehmens ausgebt werden. Verwaltet die Artikelarten, die in Rechnung gestellt werden knnen. Verwaltet die Schlagwrter. Diese ermglichen beispielsweise die Verschlagwortung von Tickets. Verwaltet die Textblock-Vorlagen, die bei der Angebotserstellung und Rechnungsstellung verfgbar sind.

Rubriken auf Abteilungsebene


Auf Ebene einer Abteilung sind die folgenden Rubriken und Ansichten relevant fr die Verwaltung:

Abbildung 2-2: Arbeitsbereich Intern, Ansichtsauswahl, Rubriken fr die Ressourcenverwaltung auf Abteilungsebene

Eigenschaften Info Stammdaten Intern Organisationsstruktur Enthlt Informationen ber die jeweilige Abteilung und eine alphabetische Auflistung aller Mitarbeiter. Enthlt die Stammdaten der Abteilung. Enthlt die Interna der Abteilung. Enthlt eine alphabetische Auflistung aller Mitarbeiter der Abteilung. Ermglicht den Zugriff auf die Telefonnummern und E-MailAdressen der Mitarbeiter. 18 Projektron BCS 7.8

Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Mitarbeiterinterna Enthlt eine alphabetische Auflistung aller Mitarbeiter der Abteilung und den dazugehrigen Interna, wie zum Beispiel die Arbeitszeiten, Stundensatz oder Feiertagskalender. Enthlt eine Auflistung aller Personengruppen der Abteilung. Ermglicht es, Personengruppen zu bearbeiten oder zu lschen und neue Personengruppen zu erstellen. Beobachtungen Eigene Beobachtungen Dateiablage Enthlt die Beobachtungen der Abteilung. Enthlt die Beobachtungen der Mitarbeiter der Abteilung. Enthlt einen berblick ber die Dateiablage der Abteilung. Es besteht die Mglichkeit, die Dateiablage hier nachtrglich zu bearbeiten. Projekte Eigene Projekte und Aufgaben Ressourcen Ressourcenauslastung Auslastungsgebirge Grundlasten Zeigt die Ressourcenauslastung der Mitarbeiter der Abteilung. Zeigt die Ressourcenauslastung der Mitarbeiter der Abteilung in einer grafischen Darstellung als Auslastungsgebirge. Zeigt die Grundlasten, die geplante Soll-Auslastung auf Daueraufgaben, der Mitarbeiter der Abteilung. Bietet die Mglichkeit, die Grundlasten gegebenenfalls anzupassen. Einsatzplan Zeigt den aktuellen Einsatzplan der Mitarbeiter der Abteilung in tabellarischer Form. Hier kann festgelegt werden, wie lange ein Mitarbeiter an einer bestimmten Aufgabe arbeiten soll. Projektaufwand / Abteilung Urlaub und Freizeit Urlaubs- und FZABudgets Enthlt in tabellarischer Form eine Auflistung der Urlaubs- und FZA-Budgets der Mitarbeiter der Abteilung. Hier kann das Urlaubsbudget angepasst werden. Zeigt die aktuellen Aufwnde der Abteilung in den verschiedenen Projekten und Daueraufgaben. Bietet einen berblick ber die Projekte und Aufgaben der Abteilung.

Personengruppen

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Urlaubs- und FZATermine Enthlt eine Auflistung aller Urlaubs- und FZA-Termine der Mitarbeiter der Abteilung. Hier kann ebenfalls die Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubs- und FZA-Terminen erfolgen. Urlaubsplan Zeigt in tabellarischer Form die Urlaubs- und FZA-Termine der Mitarbeiter der Abteilung. Dies hilft bei der Koordinierung von Urlaubsantrgen.

Erfassung Buchungen Buchungen pro Tag Enthlt eine Auflistung der Buchungen der Mitarbeiter der Abteilung. Zeigt die Mitarbeiter der Abteilung und deren Buchungen zusammengefasst fr einen Tag.

Fehlende Listet die Mitarbeiter der Abteilung und deren Kontaktdaten auf Buchungsbesttigungen und zeigt, welche Mitarbeiter noch keinen Buchungsabschluss gesetzt haben. Auswertungen - Aufwnde Aufgabe/Zeitraum Mitarbeiter/Zeitraum Aufwnde/Projekt Aufwnde/Mitarbeiter Aufwandsliste pro Aufgabe Aufwnde/MA/Projekt Enthlt eine tabellarische Auflistung ber die gebuchten Zeiten fr eine Aufgabe. Enthlt eine tabellarische Auflistung ber die gebuchten Zeiten der einzelnen Mitarbeiter. Zeigt, wie viele Aufwnde fr ein Projekt geleistet wurden im Vergleich zu den Planwerten. Zeigt, wie viele Aufwnde pro Mitarbeiter geleistet wurden im Vergleich zu den Planwerten. Listet auf, wie viel Aufwand fr eine Aufgabe gebucht wurde. Enthlt die Aufwnde einzelner Mitarbeiter fr Aufgaben in einem Projekt.

Auswertungen - Kosten Personalkosten/Projekt Zeigt die Personalkosten der Projekte im Vergleich zu den Planwerten.

Personalkosten/Mitarbeiter Zeigt die Personalkosten der einzelnen Mitarbeiter im Vergleich zu den Planwerten. Spesen/Mitarbeiter Listet die Spesen der einzelnen Mitarbeiter auf.

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Arbeitszeiten Arbeitszeitauswertung Besteht aus den Unteransichten Mitarbeiterbersicht und bersicht gebuchter Zeiten. Listet die gebuchten Zeiten der Mitarbeiter inklusive Pausen, Urlaub und Krankheit auf. SOLL und IST Werte lassen sich hier vergleichen. Besteht aus den Unteransichten Vorliegende Abschlsse und Fehlende Abschlsse. Arbeitszeitkonten knnen hier geprft und abgenommen werden.

Arbeitszeitkonten abnehmen

Berichte Berichtserstellung Berichtsauftrge Berichte Die Berichte auf Abteilungsebene knnen in dieser Ansicht erstellt werden. Berichte, die in bestimmten Abstnden immer wieder erzeugt werden sollen, knnen hier beauftragt und eingesehen werden. Listet alle Berichte der Abteilung auf.

Rubriken auf Mitarbeiterebene


Auf Ebene eines Mitarbeiters sind die folgenden Rubriken und Ansichten relevant fr die Verwaltung:

Abbildung 2-3: Arbeitsbereich Intern, Ansichtsauswahl, Rubriken fr die Ressourcenverwaltung auf Mitarbeiterebene

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Eigenschaften Info Stammdaten Intern Zeigt allgemeine Informationen und Kontaktdaten des Mitarbeiters. Zeigt die Stammdaten des Mitarbeiters. Zeigt interne Angaben ber den Mitarbeiter, wie zum Beispiel Stundenlohn, Arbeitszeiten und berstunden. An dieser Stelle knnen auch Interna-nderungen vorgenommen werden. Privat Einsatzort Zeigt die privaten Kontaktdaten des Mitarbeiters. Zeigt Kontaktdaten des Mitarbeiters, falls diese vom eigentlichen Abteilungsstandort abweichen. Dies trifft zum Beispiel auf Mitarbeiter zu, die fr einen bestimmten Zeitraum bei einem Kunden arbeiten und daher andere Kontaktdaten besitzen. Zeigt die Fhigkeiten, Sprachkenntnisse und Zertifikate des Mitarbeiters. Diese knnen hier ebenfalls bearbeitet oder neue hinzugefgt werden. Rundschreiben-Optionen Zeigt die aktuellen Einstellungen fr Rundschreiben, beispielsweise welche Art von Serienmails der Mitarbeiter erhalten soll und welche nicht. Beobachtungen Zeigt die Beobachtungen des Mitarbeiters. Beobachtungen durch andere knnen hier angelegt werden. Eigene Beobachtungen Dateiablage Zeigt die eigenen Beobachtungen des Mitarbeiters. Zeigt die Dateiablage des Mitarbeiters. Hier lsst sich die Dateiablage ebenfalls nachtrglich bearbeiten. Zugang und Rechte Benutzerkonto Zeigt die Einstellungen des Benutzerkontos des Mitarbeiters. An dieser Stelle kann man Passwortnderungen vornehmen oder das Benutzerkonto deaktivieren. Einstellungen Nutzerlizenzen Enthlt die allgemeinen Einstellungen des Mitarbeiters fr Projektron BCS. Listet die Nutzerlizenzen des Mitarbeiters auf. Neue Lizenzen knnen hier vergeben werden. Zustndigkeiten Zeigt die Personen, die fr diesen Mitarbeiter zustndig sind und welche Art von Zustndigkeit vorliegt.

Fhigkeiten

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Eigene Zustndigkeiten Enthlt eine Auflistung der eigenen Zustndigkeiten ber Abteilungen oder Personen und welche Art von Zustndigkeit vorliegt. Rollen Zeigt die Rollen des Mitarbeiters. Neue Rollen knnen in dieser Ansicht vergeben werden. Projekte Aufgabenliste Aufgabendiagramm Eigene Projekte und Aufgaben Ressource Ressourcenauslastung Auslastungsdiagramm Auslastungsgebirge Einsatzplan Zeigt die Ressourcenauslastung des Mitarbeiters. Zeigt die Ressourcenauslastung des Mitarbeiters in grafischer Form als Diagramm. Zeigt die Ressourcenauslastung des Mitarbeiters in grafischer Form als Auslastungsgebirge. Listet in tabellarischer Form die Aufgaben und Termine des Mitarbeiters in bestimmten Zeitrumen auf. Listet die Aufgaben des Mitarbeiters auf. Zeigt die Aufgaben des Mitarbeiters in grafischer Form als Diagramm an. Listet die eigenen Projekte und Aufgaben des Mitarbeiters auf.

Spesen Spesenerfassung Spesen Dient zur Erfassung von Spesen des Mitarbeiters. Gibt einen berblick ber die Spesen des Mitarbeiters.

Auswertungen - Aufwnde Buchungen Buchen pro Tag Aufwnde/Projekt Aufwandsliste pro Aufgabe Auswertungen - Kosten Personalkosten/Projekt Zeigt die Personalkosten des Mitarbeiters pro Projekt. Listet alle Buchungen des Mitarbeiters auf. Fasst die Buchungen des Mitarbeiters tageweise zusammen. Zeigt, welche Aufwnde der Mitarbeiter pro Projekt gettigt hat. Zeigt, welche Aufwnde der Mitarbeiter pro Aufgabe innerhalb eines Zeitraums gettigt hat.

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Arbeitszeiten Arbeitszeitauswertung Gibt eine Arbeitszeitauswertung des Mitarbeiters wieder. Die Differenz zwischen SOLL und IST-Arbeitszeit ist hier deutlich zu erkennen. Aufwandsdiagramm Anwesenheit Zeigt eine grafische Darstellung der Aufwnde des Mitarbeiters pro Tag in einem Diagramm. Wenn der Mitarbeiter Arbeits- und Pausenzeiten bucht, zeigt die Ansicht Anwesenheit und Pausen des Mitarbeiters.

Berichte Berichtserstellung Berichtsauftrge Berichte Die Berichte auf Mitarbeiterebene knnen in dieser Ansicht erstellt werden. Berichte, die in bestimmten Abstnden immer wieder erzeugt werden sollen, knnen hier beauftragt und eingesehen werden. Listet alle Berichte des Mitarbeiters auf.

2.3 Verfgbare Objekttypen und Assistenten


Mitarbeiter und Ressourcen werden in einer hierarchischen Struktur aus Organisationseinheiten im Arbeitsbereich Intern verwaltet. Die hierarchische Struktur kann beliebig tief sein und folgende Elemente enthalten: Organisationsgruppe Organisationsgruppen ermglichen es Ihnen, mehrere Organisationen unter einer Gruppe abzulegen. Sie knnen so beispielsweise als interne Organisationen angelegte Niederlassungen eines greren Unternehmens in einer Gruppe zusammenfassen. Neue Organisationsgruppen knnen Sie entweder direkt auf oberster Ebene oder unterhalb einer anderen Organisationsgruppe ber Neu | Organisationsgruppe anlegen. Beim Anlegen einer Organisationsgruppe untersttzt Sie der Assistent zum Organisationsgruppe anlegen. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.2 Interne Organisationsgruppe anlegen, S. 32. Interne Organisation Interne Organisationen bilden typischerweise Unternehmen oder Zweigstellen ab. Eine Organisation kann auf der obersten Ebene oder unterhalb einer Organisationsgruppe eingefgt werden. Beim Anlegen einer internen Organisation untersttzt Sie der Assistent zum Interne Organisation anlegen. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.3 Interne Organisation anlegen, S. 33.

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Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Interne Abteilung Eine interne Abteilung dient zum Beispiel der Unterscheidung von Fachabteilungen desselben Unternehmens. Eine Abteilung kann unterhalb von Organisationen oder anderen Abteilungen eingefgt werden. Der Abteilung knnen weitere Abteilungen sowie Mitarbeiter, Platzhalter, Anmeldenamen und Ressourcen zugeordnet werden. Beim Anlegen einer internen Abteilung untersttzt Sie der Assistent zum Interne Abteilung anlegen. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.4 Interne Abteilung anlegen, S. 35. Mitarbeiter Beschftigter Ihrer Organisation. Neue Mitarbeiter knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen. Beim Anlegen eines internen Mitarbeiters untersttzt Sie der Assistent zum Mitarbeiter anlegen. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen, S. 37. Mitarbeiter (ehemalig) Ehemaliger Beschftigter Ihrer Organisation. Ehemalige Mitarbeiter knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen. Beim Anlegen eines ehemaligen Mitarbeiters untersttzt Sie der Assistent zum Mitarbeiter (ehemalig) anlegen. Die Eingabemglichkeiten gleichen denen des Mitarbeiters. Freier Mitarbeiter Mitarbeiter, der Aufgaben fr Ihre Organisation ausfhrt, ohne direkt im Unternehmen eingegliedert zu sein. Freie Mitarbeiter knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen. Beim Anlegen eines Freien Mitarbeiters untersttzt Sie der Assistent zum Freier Mitarbeiter anlegen. Die Eingabemglichkeiten gleichen denen des Mitarbeiters. Zustzlich kann in der Ansicht Stammdaten die Adresse des Freien Mitarbeiters eingegeben werden. Platzhalter Platzhalter fr einen internen Mitarbeiter, wenn bei der Teamplanung eine genaue personelle Zuordnung nicht mglich ist. Platzhalter knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen. Beim Anlegen eines Platzhalters untersttzt Sie der Assistent zum Platzhalter anlegen. Die Eingabemglichkeiten sind beschrnkter als bei Mitarbeitern, da es sich um keine konkrete Person handelt. Ressource Eine Ressource ist ein materieller Gegenstand oder Raum, der ebenfalls in Projektron BCS verwaltet wird. Eine Ressource kann unterhalb einer Organisation oder Abteilung eingefgt werden. Beim Anlegen einer Ressource untersttzt Sie der Assistent zum Ressource anlegen. Die Eingabemglichkeiten sind beschrnkter als bei Mitarbeitern. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.6 Ressource anlegen, S. 46. Projektron BCS 7.8 25

Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen Anmeldename Ein Anmeldename ist ein Zugang zu Projektron BCS, der an keine bestimmte Person gebunden ist. Anmeldenamen knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen. Beim Anlegen von Anmeldenamen untersttzt Sie der Assistent zum Anmeldename anlegen. Die Eingabemglichkeiten sind beschrnkter als bei Mitarbeitern. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.7 Anmeldenamen anlegen, S. 49.

2.4 Ressourcenverwaltung: Allgemeine Vorgehensweise


Die Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS erfolgt im Arbeitsbereich Intern. Nach der Einrichtung Ihres Projektron BCS-Systems durch den Administrator knnen Sie neue Ressourcen, zum Beispiel Organisationen, Abteilungen, Mitarbeiter oder auch Personengruppen, anlegen. Mehr Informationen finden dazu Sie in Kapitel 3 Anlegen von Ressourcen, S. 27. Nachdem Sie neue Mitarbeiter angelegt haben, haben Sie viele Mglichkeiten die Daten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Welche Ansichten Ihnen dabei zur Verfgung stehen sehen Sie in Kapitel 4 Mitarbeiterdatenverwaltung, S. 57. Das Ressourcenmanagement auf Mitarbeiter- und Organisationsebene wird in Kapitel 5 Ressourcenmanagement, S. 83 erlutert. Projektleiter, Personalmanager und Controller finden hier Erluterungen der Projektron BCS-Ansichten fr die Auslastungsanalyse und Einsatzplanung der einzelnen Mitarbeiter. In diesem Handbuch werden Ihnen ebenfalls Ansichten des Controllings vorgestellt. Mehr Informationen zum Mitarbeitercontrolling finden Sie in Kapitel 6 Mitarbeitercontrolling, S. 113. Die Informationen zum Organisationscontrolling finden Sie in Kapitel 7 Organisationscontrolling, S. 135. Auswertungen knnen Sie sich in spezifischen Berichten ausgeben lassen. Informationen dazu finden Sie in Kapitel 8 Berichte, S. 157. In Kapitel 9 Verwaltung global, S. 171 wird die globale Verwaltung dargestellt, hier finden Sie wichtige Ansichten zu den Themen Whrungen, Kostenstellen, Funktionen und Zuschlagsregeln.

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Anlegen von Ressourcen

Anlegen von Ressourcen


In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie in Projektron BCS neue interne Ressourcen anlegen. Als Ressourcen werden Organisationseinheiten wie Organisationsgruppen, Organisationen, Abteilungen und Mitarbeiter, aber auch Sachressourcen, Anmeldenamen oder Platzhalter verstanden. Beim Anlegen von Ressourcen werden Sie von Assistenten untersttzt. Eine Liste aller Objekttypen und Assistenten finden Sie in Kapitel 2.3 Verfgbare Objekttypen und Assistenten, S. 24.

3.1 Anlegen von Ressourcen: Relevante Ansichten


Dieser Abschnitt stellt Ansichten zum Anlegen interner Ressourcen vor, die fr Personalmanager und Programmleiter relevant sind. Sie erfahren, welche Mglichkeiten diese Ansichten bieten, und knnen sich schnell einen berblick ber das jeweilige Thema verschaffen.

3.1.1

Ansicht Firmenbaum
Die Ansicht Firmenbaum finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick. Die Ansicht Firmenbaum zeigt alle internen Organisationsgruppen, Organisationen, Abteilungen und Mitarbeiter Ihres Projektron BCS-Systems in einer hierarchischen Baumstruktur. Sie erhalten so einen schnellen berblick ber alle internen Organisationseinheiten und deren Strukturierung. Sie sehen die Telefonnummern und E-Mail-Adressen aller Organisationseinheiten. Auf der Hierarchieebene der Mitarbeiter haben Sie ber die Symbole , und Zugriff auf die Terminkalender der Personen und knnen Termine und Wiedervorlagen erstellen. Neue Organisationsgruppen und interne Organisationen erstellen Sie ber das Men Neu. ber die Ansichtseinstellungen knnen Sie zustzlich die Spalte Neu einblenden, um auf Organisations- und Abteilungsebenen weitere interne Abteilungen, Mitarbeiter und Ressourcen hinzuzufgen. Sie knnen die Ansicht filtern, um beispielsweise externe, freie oder ehemalige Mitarbeiter auszublenden oder mit in die Ansicht einzubeziehen. Eine Auswahl an Voreinstellungen ist bereits standardmig installiert. Mit einem Klick auf den Namen der angezeigten Strukturelemente wechseln Sie direkt zur entsprechenden Detailansicht.

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Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-1: Firmenbaum

3.1.2

Ansicht Organisationsstruktur
Die Ansicht Organisationsstruktur finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf Ebene einer Organisationsgruppe, Organisation oder Abteilung in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften. Die Ansicht Organisationsstruktur zeigt einen hierarchischen berblick ber die betrachtete Organisation oder Abteilung. Im Unterschied zur Ansicht Firmenbaum stehen Ihnen in dieser Ansicht eine Reihe von Bearbeitungsmglichkeiten zur Verfgung. Die Kontaktdaten Ihrer Abteilungen, Mitarbeiter und Ressourcen werden angezeigt und lassen sich im Bearbeiten-Modus direkt in der Ansicht ndern. ber das Men Ausgewhlte Zeilen lassen sich die angezeigten Mitarbeiter, Abteilungen und Ressourcen verschieben, fr die Bearbeitung anderer Benutzer sperren oder lschen. ber das Men Neu fgen Sie neue interne Abteilungen, Mitarbeiter, Platzhalter, Anmeldenamen oder Sachressourcen ein. ber den alphabetischen Filter zeigen Sie nur Strukturelemente eines bestimmten Anfangsbuchstabens an.

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Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-2: Organisation, Organisationsstruktur

3.1.3

Ansicht Personengruppen
Die Ansicht Personengruppen finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick. In Projektron BCS knnen Sie nicht nur Organisationsgruppen, Organisationen und Abteilungen anlegen, sondern auch Personengruppen. Mit Personengruppen bilden Sie Rollen in Ihren Unternehmen ab, die von der Unternehmenshierarchie unabhngig sind, zum Beispiel Teamleiter, Projektleiter oder Prozessverantwortliche. Eigenschaften einer Personengruppe bertrgt Projektron BCS automatisch auf alle Gruppenmitglieder. Dabei handelt es sich zum einen um Rechte auf Projekte und Organisationseinheiten und zum anderen um eine gemeinsame E-Mail-Adresse. Rechte auf eine interne oder externe Organisationseinheit vergeben Sie in der Ansicht Eigene Zustndigkeiten. Rechte auf ein Projekt vergeben Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Ebene des gewnschten Projekts in der Ansicht Teamplanung. In dieser Ansicht haben Sie im Bereich Auswahl und in der Unteransicht Personengruppen die Mglichkeit, Personengruppen dem Projekt zuzuordnen. Welchen Projekten und Aufgaben eine Personengruppe zugeordnet wurde, sehen Sie in der Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben an der Personengruppe. Fr jede Personengruppe knnen Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Alle Gruppenmitglieder erhalten E-Mails, die an diese Adresse gerichtet sind. Eine Personengruppe legen Sie sowohl auf der globalen Ebene an als auch auf den Ebenen der internen Organisationsgruppe, Organisation oder Abteilung.

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Anlegen von Ressourcen Wichtig: Beachten Sie, dass der BCS-Baustein Personen / Gruppen aktiviert sein muss, um die Ansicht Personengruppen nutzen zu knnen. Bei Bedarf wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Abbildung 3-3: Personengruppen

3.2 Anlegen von Ressourcen: Schritt fr Schritt


In diesem Abschnitt knnen Sie anhand von ausfhrlichen Klick-fr-Klick-Anleitungen erfahren, wie Sie in Projektron BCS ein konkretes Handlungsziel erreichen knnen. Es wird Schritt fr Schritt erklrt, wie Sie zu dem in der berschrift genannten Ziel kommen. Die einzelnen Handlungsanleitungen sind so zusammengestellt und angeordnet, dass deren Gesamtheit ein typisches oder wahrscheinliches Handlungsszenario abbildet.

3.2.1

Organisationsstruktur anzeigen
1. Lassen Sie sich die Organisationsstruktur anzeigen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Organisationsstruktur.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-4: Interne Organisation, Organisationsstruktur

3. ffnen Sie die Hierarchieebene so weit, dass alle Mitarbeiter sichtbar sind. 3.1. Klicken Sie auf das Symbol . 3.2. Whlen Sie im Auswahlmen die gewnschte Gliederungsebene. 4. Wenn Sie nach bestimmten Mitarbeitern suchen und berprfen wollen, in welcher Abteilung sie arbeiten, klicken Sie in der Zeile Auswahl (Name) auf den Anfangsbuchstaben des Nachnamens des betreffenden Mitarbeiters. Die Ansicht zeigt alle Mitarbeiter, deren Nachname mit dem gewhlten Anfangsbuchstaben beginnt, sowie die Abteilung der Mitarbeiter. 5. Fgen Sie gegebenenfalls einen neuen Mitarbeiter ein. 5.1. Klicken Sie das Symbol . 5.2. Klicken Sie auf den Link Spalten. 5.3. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Neu. 5.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden.
Die Spalte Neu mit dem Symbol

wird angezeigt.

5.5.

Klicken Sie in der gewnschten Ebene auf das Symbol und whlen Sie im Auswahlmen den Eintrag Mitarbeiter. Der Assistent zum Anlegen eines Mitarbeiters wird geffnet. Fahren Sie fort, wie in Kapitel 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen, S. 37 beschrieben.

5.6.

Sie haben die Organisationsstruktur angezeigt.

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Anlegen von Ressourcen

3.2.2

Interne Organisationsgruppe anlegen


Eine interne Organisationsgruppe kann auf oberster Ebene oder unterhalb einer bereits bestehenden Organisationsgruppe eingefgt werden. Im Folgenden wird eine Organisationsgruppe auf oberster Ebene ber die Ansicht Firmenbaum angelegt. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Organisationsgruppe. Der Assistent zum Organisationsgruppe anlegen wird geffnet. 1. Stammdaten 4. Legen Sie die Stammdaten der Organisationsgruppe an. 4.1. Geben Sie im Bereich Organisation den Namen und das Krzel der Organisationsgruppe an. 4.2. Geben Sie im Bereich Kommunikation die Kontaktdaten fr die Organisationsgruppe ein. 4.3. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung gegebenenfalls eine Bemerkung ein, die zum Beispiel erklrt, um was fr eine Organisationsgruppe es sich handelt und welche Organisationen sie vereint. 4.4. Geben Sie im Bereich Adresse die Adressdaten der Organisationsgruppe ein. 4.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Stammdaten der Organisationsgruppe werden gespeichert. 5. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet.

Abbildung 3-5: Assistent zum Organisationsgruppe anlegen, Dateiablage

2. Dateiablage 6. Legen Sie gegebenenfalls eine Dateiablage fr die Organisationsgruppe an. 6.1. Wenn Sie den automatisch erstellten Namen fr die Dateiablage im Eingabefeld Verzeichnisname ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch. 6.2. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen 6.3. Wenn Sie fr alle untergeordneten Objekte der Organisationsgruppe automatisch eine Dateiablage angelegen mchten, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Automatisch fr untergeordnete. Whlen Sie gegebenenfalls eine Vorlage aus, nach der die Dateiablage angelegt werden soll.

6.4.

Tipp: Mehr Informationen zu Dateiablagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage. 6.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Sie haben eine Dateiablage fr die Organisationsgruppe angelegt.

7. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.


Sie haben eine interne Organisationsgruppe angelegt.

3.2.3

Interne Organisation anlegen


Eine Organisation kann auf oberster Ebene oder unterhalb einer Organisationsgruppe eingefgt werden. Im Folgenden wird eine Organisation unterhalb einer Organisationsgruppe angelegt. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Interne Organisation. Der Assistent zum Interne Organisation anlegen wird geffnet. 1. Stammdaten 4. Legen Sie die Stammdaten der Organisation an.

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Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-6: Assistent zum Interne Organisation anlegen, Stammdaten

4.1. 4.2.

Geben Sie im Bereich Organisation einen Namen und ein Krzel fr die Organisation ein. Geben Sie im Bereich Kommunikation die Kontaktdaten der Organisation ein.

Tipp: Geben Sie bei der Organisation die allgemeinen Kontaktdaten ein, zum Beispiel die Telefonnummer der Zentrale. Geben Sie spezielle Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner direkt bei der entsprechenden Person ein. Es ist wichtig, dass Sie die Kommunikationsdaten sorgfltig eintragen. Sie werden als Voreinstellung beim Einfgen von Abteilungen und Personen bernommen.

Tipp: Geben Sie als E-Mail-Adresse der Organisation den Domainnamen ein, der fr alle Benutzer der Organisation gleich ist, zum Beispiel @projektron.de. Wenn Sie unterhalb der Organisation Personen einfgen, wird diese E-Mail-Adresse bernommen. Sie knnen die persnliche E-Mail-Adresse der Person durch Hinzufgen des benutzerspezifischen Teils der Adresse vervollstndigen, zum Beispiel peter.programmleiter@projektron.de. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Bemerkung zu der neuen Organisation ein. 4.4. Geben Sie im Bereich Adresse eine Adresse fr die neue Organisation an. 4.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Stammdaten der Organisation werden gespeichert. 4.3. 5. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen 2. Dateiablage 6. Legen Sie gegebenenfalls eine Dateiablage fr die Organisation an. 6.1. Wenn Sie den automatisch erstellten Namen fr die Dateiablage im Eingabefeld Verzeichnisname ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch. 6.2. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein. 6.3. Wenn Sie fr alle untergeordneten Objekte der Organisation automatisch eine Dateiablage angelegen mchten, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Automatisch fr untergeordnete. 6.4. Whlen Sie gegebenenfalls eine Vorlage aus, nach der die Dateiablage angelegt werden soll. Tipp: Mehr Informationen zu Dateiablagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage. 6.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Dateiablage der Organisation wird gespeichert. 7. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.
Sie haben eine interne Organisation angelegt.

3.2.4

Interne Abteilung anlegen


Eine Abteilung kann unterhalb von Organisationen oder anderen Abteilungen eingefgt werden. Der Abteilung knnen Abteilungen, Personen, externe Mitarbeiter und Kundenlogins zugeordnet werden. 1. Whlen Sie die Organisation, unter der Sie eine neue interne Abteilung einfgen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Men Neu | Interne Abteilung. Der Assistent zum Interne Abteilung anlegen wird geffnet. 1. Stammdaten 3. Legen Sie die Stammdaten der internen Abteilung an.

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Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-7: Assistent zum Interne Abteilung anlegen, Stammdaten

3.1. 3.2.

Geben Sie im Bereich Organisation einen Namen und ein Krzel fr die Abteilung ein. Geben Sie im Bereich Kommunikation die Kontaktdaten der Abteilung ein, falls die geerbten Kontaktdaten der Organisation nicht mit denen der Abteilung bereinstimmen.

Tipp: Geben Sie bei der Abteilung die allgemeinen Kontaktdaten ein, zum Beispiel die Telefonnummer der Zentrale. Geben Sie spezielle Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner direkt bei der entsprechenden Person ein. Es ist wichtig, dass Sie die Kommunikationsdaten sorgfltig eintragen. Sie werden als Voreinstellung beim Einfgen von Personen bernommen.

Tipp: Geben Sie als E-Mail-Adresse der Abteilung den Domainnamen ein, der fr alle Benutzer der Abteilung gleich ist, zum Beispiel @projektron.de. Wenn Sie unterhalb der Abteilung Personen einfgen, wird diese E-Mail-Adresse bernommen. Sie knnen die persnliche EMail-Adresse der Person durch Hinzufgen des benutzerspezifischen Teils der Adresse vervollstndigen, zum Beispiel peter.programmleiter@projektron.de. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Bemerkung zu der neuen Abteilung ein. 3.4. Geben Sie im Bereich Adresse eine Adresse fr die neue Abteilung an. 3.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Stammdaten der Abteilung werden gespeichert. 3.3. 36 Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen 4. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet. 2. Dateiablage 5. Legen Sie gegebenenfalls eine Dateiablage fr die Abteilung an. 5.1. Wenn Sie den automatisch erstellten Namen fr die Dateiablage im Eingabefeld Verzeichnisname ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch. 5.2. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein. 5.3. Wenn Sie fr alle untergeordneten Objekte der Abteilung automatisch eine Dateiablage angelegen mchten, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Automatisch fr untergeordnete. 5.4. Whlen Sie gegebenenfalls eine Vorlage aus, nach der die Dateiablage angelegt werden soll. Tipp: Mehr Informationen zu Dateiablagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage. 5.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Dateiablage der Abteilung wird gespeichert. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.
Sie haben eine interne Abteilung angelegt.

3.2.5

Internen Mitarbeiter anlegen


Mitarbeiter knnen nur unterhalb einer internen Organisation oder Abteilung angelegt werden. 1. Whlen Sie die Organisationseinheit, in der Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Men Neu | Mitarbeiter. Der Assistent zum Mitarbeiter anlegen wird geffnet. 1. Stammdaten 3. Legen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters an. 3.1. Geben Sie im Bereich Name den vollstndigen Namen Ihres Mitarbeiters sowie gegebenenfalls Titel und ein Krzel ein.

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Anlegen von Ressourcen 3.2. Passen Sie im Bereich Kommunikation die Kommunikationsdaten des Mitarbeiters an, die von der bergeordneten Organisation oder Abteilung bernommen wurden. Whlen Sie im Auswahlmen Stelle die Funktion des Mitarbeiters in der Organisation. Geben Sie in das Eingabefeld Raum die Beschreibung des Raums ein, in dem der Mitarbeiter sein Bro hat. Blenden Sie bei Bedarf weitere Attribute ber die Ansichtseinstellungen ein und ergnzen Sie die entsprechenden Daten. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Stammdaten Ihres Mitarbeiters werden gespeichert.

3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

4. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Intern wird geffnet. 2. Intern Im Schritt Intern hinterlegen Sie Internadaten des Mitarbeiters, zum Beispiel seinen internen Stundensatz, den Basisurlaub, die Kostenstelle sowie sein Arbeitszeitmodell. Die Angaben werden in verschiedenen Ansichten fr Berechnungen und Auswertungen genutzt. Ihre Interna- nderungen gelten immer ab einem bestimmten Zeitpunkt, somit lassen sich auch nderungen in der Zukunft abbilden. Ausfhrliche Informationen zur Ansicht Intern eines Mitarbeiters finden Sie in der Dokumentation Arbeitszeitkonto. 5. Geben Sie die Internadaten des Mitarbeiters ein.

Abbildung 3-8: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Intern

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen 5.1. Whlen Sie im Auswahlmen Arbeitsort den Standort, an dem der Mitarbeiter arbeitet.

Tipp: Arbeitsorte werden auf globaler Ebene im Arbeitsbereich Intern verwaltet. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.1.7 Ansicht Arbeitsorte, S. 176. 5.2. 5.3. Geben Sie in das Eingabefeld Bildungsabschluss den Bildungsabschluss des Mitarbeiters ein. Wenn Sie einen Termin fr einen Buchungsabschluss setzen wollen, geben Sie in das Eingabefeld MA-Buchungsabschluss das gewnschte Datum ein. Der Mitarbeiter kann fr den Zeitraum vor diesem Buchungsabschlussdatum keine Buchungen mehr vornehmen oder bearbeiten. Wenn Sie ein Spesenabschlussdatum festlegen wollen, bis zu dem alle Spesen in Projektron BCS erfasst sein mssen, geben Sie in das Eingabefeld Aktuelles Spesenabschlussdatum das gewnschte Datum ein. Geben Sie in das Eingabefeld Basisurlaub (Vorgabe) die Zahl der Tage ein, die der Mitarbeiter im Jahr Urlaub hat. Dieser Wert wird als Vorlage beim Anlegen eines Urlaubsbudgets fr den Mitarbeiter verwendet. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Urlaubsverwaltung. Whlen Sie im Auswahlmen Tagesbuchungsfrist, wie viele Tage Ihr Mitarbeiter rckwirkend buchen kann. Wenn Sie unbegrenzt rckwirkende Buchungen zulassen wollen, whlen Sie den Eintrag -1. Whlen Sie im Auswahlmen Monatsbuchungsfrist, wie viele Tage Ihr Mitarbeiter rckwirkend fr den letzten Monat buchen kann. Wenn Sie unbegrenzt rckwirkende Buchungen zulassen wollen, whlen Sie den Eintrag -1. Whlen Sie im Auswahlmen Subtyp, welche Art von Person Sie anlegen, zum Beispiel Mitarbeiter oder Freier Mitarbeiter. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Ihre Eingaben werden gespeichert.

5.4.

5.5.

5.6.

5.7.

5.8. 5.9.

Arbeitszeitmodell definieren 6. Definieren Sie das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters. 6.1. Klicken Sie im Bereich nderungen auf das Men Neu | nderung. Die Ansicht Interna-nderung wird in einem neuen Fenster geffnet. 6.2. 6.3. Geben Sie in das Eingabefeld nderungstermin ein Datum ein, ab dem das Arbeitszeitmodell gltig sein soll. Legen Sie die Standortwhrung fest und geben Sie in das Eingabefeld Satz Intern den internen Stundensatz Ihres Mitarbeiters ein. Der interne Stundensatz unterscheidet sich vom externen Stundensatz, der je nach Projekt festgelegt werden kann.

Projektron BCS 7.8

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Anlegen von Ressourcen Tipp: Der Stundensatz ist wichtig fr verschiedene Auswertungen und Kalkulationen insbesondere auf Projektebene. 6.4. Whlen Sie im Auswahlmen der Spalte Kostenstelle, von welcher vordefinierten Kostenstelle der Lohn des Mitarbeiters abgehen soll.

Tipp: Kostenstellen werden auf globaler Ebene im Arbeitsbereich Intern verwaltet. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.1.4 Ansicht Kostenstellen, S. 174. 6.5. 6.6. Whlen Sie im Auswahlmen Status den Status des Mitarbeiters innerhalb der Organisation, beispielsweise Angestellter oder Student. Whlen Sie im Auswahlmen Feiertagskalender den Feiertagskalender, der fr Ihren Mitarbeiter gelten soll. Ist hier kein Kalender angegeben, wird der Standardkalender von Projektron BCS verwendet. Wenn Sie verhindern wollen, dass der Mitarbeiter mehr Aufwnde buchen kann, als durch die Summe seiner Soll-Arbeitszeit und den maximal erlaubten berstunden des Tages vorgegeben ist, aktivieren Sie das Kontrollkstchen berbuchen von Soll + max. berstunden verbieten? Geben Sie in die Eingabefelder im Bereich Arbeitszeit die Anzahl der Sollstunden und Minuten des Mitarbeiters am jeweiligen Arbeitstag ein.

6.7.

6.8.

Tipp: Das Arbeitszeitmodell ist wichtig fr Auswertungen ber die Ressourcenauslastung und die Terminplanung. 6.9. Geben Sie im Bereich berstunden gegebenenfalls die Anzahl der maximal erlaubten berstunden ein, die der Mitarbeiter am entsprechenden Wochentag arbeiten darf.

Tipp: Alternativ zur Eingabe der berstundenanzahl am jeweiligen Wochentag knnen Sie dem Mitarbeiter auch ber das Eingabefeld Max. berstunden in Prozent einen Prozentwert fr maximal erlaubte berstunden vorgeben, beispielsweise 25%. Projektron BCS errechnet automatisch die berstundenanzahl anhand des Arbeitszeitsolls des jeweiligen Tages und sperrt die Felder der Wochentage fr manuelle nderungen. 7. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Das Arbeitszeitmodell und die Interna-nderungen des Mitarbeiters werden gespeichert. 8. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Benutzerkonto wird geffnet. 3. Benutzerkonto 9. Richten Sie die Zugangsdaten des neuen Mitarbeiters ein. 40 Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-9: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Benutzerkonto

9.1.

Geben Sie in das Eingabefeld Anmeldename einen Benutzernamen ein, mit dem sich der Mitarbeiter in Zukunft anmeldet.

Tipp: Projektron BCS generiert automatisch einen Benutzernamen, den Sie beibehalten oder ndern knnen. 9.2. Wenn Sie selbst ein Passwort fr den Mitarbeiter festlegen wollen, geben Sie in die Eingabefelder Passwort und Wiederholen das Passwort ein.

Tipp: Falls Sie das Benutzerkonto zu einem spteren Zeitpunkt zum Bearbeiten ffnen, wird das Passwort aus Sicherheitsgrnden nicht mehr angezeigt. Es ist jedoch immer noch in Projektron BCS hinterlegt. 9.3. 9.4. Wenn Sie dem Mitarbeiter die Zugangsdaten als E-Mail senden wollen, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Zugangsdaten als E-Mail senden. Wenn Sie wollen, dass Projektron BCS automatisch ein Passwort erzeugt, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Zufallspasswort erzeugen. Der Mitarbeiter wird automatisch bei seiner ersten Anmeldung in Projektron BCS aufgefordert, sein Passwort zu ndern. Wenn Sie wollen, dass beim Anmelden des Mitarbeiters in Projektron BCS ein Passwortnderungsdatum geprft wird, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Passwortnderungsdatum prfen?. Geben Sie in das Eingabefeld Passwortnderungsdatum das Datum ein, an dem der Mitarbeiter sein Passwort ndern soll. Der Mitarbeiter wird bei Erreichen des Datums bei der Anmeldung von Projektron BCS gezwungen, sein Passwort zu ndern.

9.5.

9.6.

Projektron BCS 7.8

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Anlegen von Ressourcen 9.7. Mit dem Aktivieren des Kontrollkstchens Passwortnderung beim nchsten Login erzwingen? wird Projektron BCS unabhngig vom eingestellten Passwortnderungsdatum den Mitarbeiter bei der nchsten Anmeldung zu einer Passwortnderung auffordern.

Tipp: Projektron BCS lsst keine zuvor benutzten Passwrter zu und prft das neue Passwort direkt auf seine Qualitt hinsichtlich der Lnge und der Zeichen. Bei einer erfolgreichen Passwortnderung wird automatisch ein neues Passwortnderungsdatum gesetzt. 9.8. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Benutzerkonto aktiv, um den Zugang fr die Benutzung frei zu schalten. 9.9. Geben Sie in das Eingabefeld Start den Beginn der Gltigkeit des Benutzerkontos ein. 9.10. Geben Sie in das Eingabefeld Ende das Ende der Gltigkeit des Benutzerkontos ein. 9.11. Whlen Sie im Auswahlmen Sprache die Sprache fr den Mitarbeiter aus.

Wichtig: Beachten Sie, dass diverse Sprachpakete dem Mitarbeiter nur zur Verfgung stehen, wenn ihm dementsprechende Nutzerlizenzen zugewiesen wurden. 9.12. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Zugangsdaten Ihres Mitarbeiters werden gespeichert. 10. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Privat wird geffnet. 4. Privat 11. Geben Sie die persnlichen Daten des Mitarbeiters ein.

Abbildung 3-10: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Privat

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen 11.1. Geben Sie in die Eingabefelder Anschrift (privat), PLZ (privat) und Stadt (privat) die persnlichen Adressdaten des Mitarbeiters ein. 11.2. Geben Sie in die Eingabefelder Telefon (privat), Fax (privat) und Mobil-Telefon (privat) die privaten Nummern des Mitarbeiters ein. 11.3. Geben Sie in das Eingabefeld E-Mail-Adresse (privat) die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. 11.4. Geben Sie gegebenenfalls weitere E-Mail-Adressen ein. Geben Sie in das Eingabefeld Weitere E-Mail-Adressen (privat) eine E-MailAdresse ein. Klicken Sie neben dem Eingabefeld Weitere E-Mail-Adressen (privat) auf das Symbol . Die E-Mail-Adresse wird in die Liste Weitere E-Mail-Adressen (privat) bernommen. Tipp: Geben Sie alle bekannten E-Mail-Adressen eines Mitarbeiters ein, damit die E-Mails von allen Adressen in der Kontakthistorie des Mitarbeiters angezeigt werden. Hier eingegebene Adressen werden fr den E-Mail-Import genutzt. Nehmen Sie gegebenenfalls weitere Anpassungen der E-Mail-Adressen vor. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Fgt einen Eintrag aus dem Eingabefeld der Liste hinzu. Lscht markierte Eintrge aus der Liste. Ersetzt markierte Eintrge durch die Eingabe im Eingabefeld. Verschiebt markierte Eintrge schrittweise nach oben. Verschiebt markierte Eintrge schrittweise nach unten. 11.5. Geben Sie in das Eingabefeld Homepage (privat) die private Homepage des Mitarbeiters ein. 11.6. Geben Sie in das Eingabefeld Geburtsdatum das Geburtsdatum des Mitarbeiters klicken ein. Sie knnen das Datum manuell eingeben oder auf das Symbol und ein Datum whlen. 11.7. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die persnlichen Daten des Mitarbeiters werden gespeichert. 12. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Rollen wird geffnet. 5. Rollen 13. Whlen Sie die Rollen aus, ber die der Mitarbeiter verfgen soll.

Projektron BCS 7.8

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Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-11: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Rollen

13.1. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl die Kontrollkstchen neben den Rollen, die Sie dem Mitarbeiter zuweisen wollen. Tipp: Die Auswahlmglichkeiten sind durch die Lizenzen beschrnkt, die dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Mehr Informationen ber die Rechte, die mit den einzelnen Rollen verbunden sind, finden Sie in der Dokumentation Administration. 13.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. 13.3. Wenn Sie eine zugewiesene Rolle wieder entfernen wollen, aktivieren Sie im Bereich Zugeordnete Systemrollen das Kontrollkstchen der Rolle und klicken Sie auf die Schaltflche Entfernen. 13.4. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Rollen des Benutzers werden gespeichert. 14. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Nutzerlizenzen wird geffnet. 6. Nutzerlizenzen 15. Ordnen Sie dem Mitarbeiter Nutzerlizenzen zu.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-12: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Nutzerlizenzen

15.1. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl die Kontrollkstchen neben den Lizenzen, die Sie dem Mitarbeiter zuweisen wollen. Tipp: Informationen ber die Rechte, die mit den einzelnen Nutzerlizenzen verbunden sind, finden Sie in der Dokumentation Administration. 15.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. 15.3. Wenn Sie eine zugewiesene Lizenz wieder entfernen wollen, aktivieren Sie im Bereich Zugeordnete Lizenzen das Kontrollkstchen der Nutzerlizenz und klicken Sie auf die Schaltflche Entfernen. Wichtig: Eine Kombination aus Rolle und Nutzerlizenz ist notwendig, damit sich der Mitarbeiter in Projektron BCS anmelden kann. 15.4. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Nutzerlizenzen des Mitarbeiters werden gespeichert. Projektron BCS 7.8 45

Anlegen von Ressourcen 16. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet. 7. Dateiablage 17. Legen Sie eine Dateiablage fr den Mitarbeiter an. 17.1. Wenn Sie den automatisch eingetragenen Verzeichnisnamen der Dateiablage ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch. 17.2. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Das Eingabefeld Verzeichnisname wird fr die Bearbeitung freigeschaltet. 17.3. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein. 17.4. Aktivieren Sie den Optionsschalter fr die gewnschte Art der Dateiablage. Tipp: Jede Vorlage enthlt eine Verzeichnisstruktur, die bereits Dokumente (zum Beispiel Dokumentvorlagen) enthalten kann. Es knnen beliebig viele Vorlagen zur Auswahl gestellt werden. Mehr Informationen zur Verwaltung von Dokumentvorlagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage. 17.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Dateiablage Ihres Mitarbeiters wird gespeichert. 18. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.
Sie haben einen internen Mitarbeiter angelegt.

3.2.6

Ressource anlegen
Ressourcen knnen nur unterhalb einer internen Organisation oder Abteilung angelegt werden. 1. Whlen Sie die Organisationseinheit, in der Sie eine neue Ressource anlegen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Men Neu | Ressource. Der Assistent zum Ressource anlegen wird geffnet. 1. Stammdaten 3. Geben Sie die Stammdaten der Ressource ein.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-13: Assistent zum Ressource anlegen, Stammdaten

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

Geben Sie in das Eingabefeld Bezeichnung eine Beschreibung fr die Ressource ein. Geben Sie in das Eingabefeld E-Mail gegebenenfalls eine E-Mail-Adresse ein. Geben Sie in das Eingabefeld Raum ein, wo sich die Ressource befindet. Fgen Sie gegebenenfalls in den Bereich Beschreibung eine erklrende Bemerkung zur Ressource ein. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Stammdaten der Ressource werden gespeichert.

4. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Intern wird geffnet. 2. Intern 5. Geben Sie die Interna der Ressource ein. 5.1. Whlen Sie im Auswahlmen Arbeitsort den Standort der Ressource aus.

Tipp: Arbeitsorte werden auf globaler Ebene im Arbeitsbereich Intern verwaltet. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.1.7 Ansicht Arbeitsorte, S. 176. 5.2. Fgen Sie gegebenenfalls weitere nderungen hinzu. Klicken Sie im Bereich nderungen auf das Men Neu | nderung. 47

Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen


Das Fenster Interna-nderung wird geffnet.

5.3. 5.4. 5.5.

Geben Sie in das Eingabefeld nderungstermin ein Datum ein, ab dem die nderung gltig sein soll. Legen Sie die Standortwhrung fest. Geben Sie in das Eingabefeld der Spalte Stundensatz Intern den internen Stundensatz der Ressource ein. Der interne Stundensatz unterscheidet sich vom externen Stundensatz, der je nach Projekt festgelegt werden kann.

Tipp: Der Stundensatz ist wichtig fr Kalkulationen und Auswertungen insbesondere auf Projektebene. 5.6. Whlen Sie im Auswahlmen der Spalte Kostenstelle, von welcher vordefinierten Kostenstelle der Lohn des Mitarbeiters abgehen soll.

Tipp: Kostenstellen werden auf globaler Ebene im Arbeitsbereich Intern verwaltet. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.1.4 Ansicht Kostenstellen, S. 174. 5.7. Whlen Sie im Auswahlmen Feiertagskalender den Feiertagskalender, der fr Ihre Ressource gelten soll. Ist hier kein Kalender angegeben, wird der Standardkalender von Projektron BCS verwendet. Wenn Sie keine Feiertage fr die Ressource bercksichtigen wollen, whlen Sie den Eintrag Keine Feiertage.

Tipp: Das Arbeitszeitmodell der Ressource ist wichtig fr Auswertungen ber die Ressourcenauslastung und die Terminplanung. 5.8. Geben Sie in die Eingabefelder im Bereich Arbeitszeit die Anzahl der Stunden ein, an denen die Ressource zur Verfgung steht. 5.9. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Das Arbeitszeitmodell und die Interna-nderungen der Ressource werden gespeichert. 5.10. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Interna der Ressource werden gespeichert. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Nutzerlizenzen wird geffnet. 3. Nutzerlizenzen 7. Ordnen Sie der Ressource gegebenenfalls Nutzerlizenzen zu. 7.1. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl die Kontrollkstchen neben den Lizenzen, die Sie der Ressource zuweisen wollen.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen Tipp: Fr die Verwaltung von Ressourcen gibt es eine Lizenz, welche die Zeiterfassung durch Dritte ermglicht. Eine Anmeldung ist mit dieser Lizenz nicht mglich. Mehr Informationen zu den Rechten, die mit einzelnen Nutzerlizenzen verbunden sind, finden Sie in der Dokumentation Administration. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. Wenn Sie eine zugewiesene Lizenz wieder entfernen wollen, aktivieren Sie im Bereich Zugeordnete Lizenzen das Kontrollkstchen der Nutzerlizenz und klicken Sie auf die Schaltflche Entfernen. 7.4. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Nutzerlizenzen Ihrer Ressource werden gespeichert. 7.2. 7.3. 8. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet. 4. Dateiablage 9. Legen Sie gegebenenfalls eine Dateiablage fr die Ressource an. 9.1. Wenn Sie den automatisch eingetragenen Verzeichnisnamen der Dateiablage ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch. 9.2. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Das Eingabefeld Verzeichnisname wird fr die Bearbeitung freigeschaltet. 9.3. 9.4. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein. Aktivieren Sie den Optionsschalter fr die gewnschte Art der Dateiablage.

Tipp: Jede Vorlage enthlt eine Verzeichnisstruktur, die bereits Dokumente (zum Beispiel Dokumentvorlagen) enthalten kann. Es knnen beliebig viele Vorlagen zur Auswahl gestellt werden. Mehr Informationen zur Verwaltung von Dokumentvorlagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage. 9.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Dateiablage der Ressource wird gespeichert.

10. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.


Sie haben eine Ressource angelegt.

3.2.7

Anmeldenamen anlegen
Anmeldenamen knnen nur unterhalb einer internen Organisation oder Abteilung angelegt werden. 1. Whlen Sie die Organisationseinheit, in der Sie einen Anmeldenamen anlegen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum.

Projektron BCS 7.8

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Anlegen von Ressourcen Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Men Neu | Anmeldename. Der Assistent zum Anmeldename anlegen wird geffnet. 3. Fgen Sie mit Hilfe des Assistenten die relevanten Daten ein. Die einzelnen Assistenten-Schritte gleichen denen des Assistenten zum Mitarbeiter anlegen und werden in Kapitel 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen, S. 37 ausfhrlich erklrt. 1.3.

Abbildung 3-14: Assistent zum Anmeldename anlegen, Stammdaten

4. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.


Sie haben einen Anmeldenamen angelegt.

3.2.8

Personengruppe erstellen
1. Whlen Sie die Organisationseinheit, in der Sie eine Personengruppe erstellen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Personengruppen. Wenn Sie auf globaler Ebene die Personengruppen aller Organisationen angezeigt bekommen mchten, klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Personengruppen.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-15: Intern, Personengruppen

3. Klicken Sie auf das Men Neu | Personengruppe. Die Ansicht Stammdaten wird in einem neuen Fenster geffnet.

Abbildung 3-16: Personengruppe, Stammdaten

4. Geben Sie in das Eingabefeld Betreff den Namen der Personengruppe ein. 5. Geben Sie in das Eingabefeld Krzel eine Kurzbezeichnung fr die Personengruppe ein. 6. Geben Sie in das Eingabefeld E-Mail eine E-Mail-Adresse fr die Personengruppe ein. Alle Mitglieder der Personengruppe erhalten E-Mails, die an diese Adresse gerichtet sind. Projektron BCS 7.8 51

Anlegen von Ressourcen 7. Geben Sie im Bereich Beschreibung eine Beschreibung Ihrer Personengruppe ein. 8. Fgen Sie Ihrer Personengruppe Mitglieder hinzu. 8.1. Klicken Sie im Bereich Mitglieder auf das Symbol . Die Ansicht Organisationen/Personen wird in einem neuen Fenster geffnet. 8.2. Wenn Sie den internen oder externen Firmenbaum zur Auswahl der Personen anzeigen wollen, klicken Sie auf die Schaltflchen Intern oder Extern.

Tipp: Alternativ knnen Sie die gewnschten Personen auch mit Hilfe der Suchmasken ber die Schaltflchen Mitarbeiter und ext. Personen finden. ffnen Sie die Baumstruktur so, dass der gewnschte Mitarbeiter oder die externe Person sichtbar ist. 8.4. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen der gewnschten Personen. 8.5. Klicken Sie auf die Schaltflche Ausgewhlte Zeilen bernehmen. Die gewhlten Personen erscheinen in der Liste im Bereich Mitglieder. Das Fenster Organisationen/Personen wird geschlossen. Wenn Sie ein Mitglied aus der Liste entfernen wollen, markieren Sie die gewnschte Person und klicken Sie auf das Symbol . 9. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Die eingegebenen Daten zur Personengruppe werden gespeichert. Sie knnen das Fenster jetzt schlieen.
Sie haben eine Personengruppe erstellt.

8.3.

8.6.

3.2.9

Mitarbeiter kopieren
In Projektron BCS ist es mglich, sowohl interne Mitarbeiter als auch Personen externer Organisationen zu kopieren. Die folgenden Schritte erlutern das Vorgehen zum Kopieren eines Mitarbeiters. Informationen zum Kopieren einer externen Person finden Sie in der Dokumentation Kontaktverwaltung. 1. Whlen Sie den gewnschten Mitarbeiter. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. Die Ansicht Firmenbaum wird geffnet. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik bersicht auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des Mitarbeiters. 2. Klicken Sie im Aktionsmen auf den Eintrag Kopieren. Das Dialogfenster Kopieren wird geffnet. 1.2.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen

Abbildung 3-17: Mitarbeiter kopieren, Dialogfenster

3. Geben Sie in das Eingabefeld Nachname den Nachnamen des Mitarbeiters ein. 4. Geben Sie in das Eingabefeld Vorname den Vornamen des Mitarbeiters ein. 5. Klicken Sie auf das Symbol , um die Organisation oder Abteilung zu whlen, in welche Sie den Mitarbeiter kopieren wollen. Die Ansicht Organisationen/Personen wird in einem neuen Fenster geffnet. 6. Ordnen Sie den Mitarbeiter bei Bedarf einer internen Organisation oder Abteilung zu. 6.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 6.2. ffnen Sie die Hierarchietiefe so, dass die gewnschte interne Organisation oder Abteilung sichtbar ist. 6.3. Whlen Sie in der Zeile der gewnschten internen Organisation oder Abteilung den Optionsschalter. Die Ansicht Organisationen/Personen wird geschlossen.
Die ausgewhlte interne Organisation oder Abteilung erscheint im

Dialogfenster in der Zeile Abteilung.

7. Ordnen Sie den Mitarbeiter bei Bedarf einer externen Organisation zu. 7.1. Klicken Sie in der Ansicht Organisationen/Personen auf die Registerkarte Extern. 7.2. ffnen Sie die Hierarchietiefe so, dass die gewnschte externe Organisation sichtbar ist. 7.3. Whlen Sie in der Zeile der gewnschten externen Organisation den Optionsschalter. Projektron BCS 7.8 53

Anlegen von Ressourcen


Die Ansicht Organisationen/Personen wird geschlossen. Die ausgewhlte externe Organisation erscheint im Dialogfenster in der Zeile

Abteilung.

8. Whlen Sie im Bereich Optionen, welche Zuordnungen des Referenzmitarbeiters fr den kopierten Mitarbeiter bernommen werden sollen.
Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung:

mit Nutzerlizenzen mit Rollen mit eigenen Zustndigkeiten

Bei aktiviertem Kontrollkstchen werden alle Nutzerlizenzen des Referenzmitarbeiters mit in die Kopie bernommen. Bei aktiviertem Kontrollkstchen werden alle Rollen des Referenzmitarbeiters mit in die Kopie bernommen. Bei aktiviertem Kontrollkstchen werden die eigenen Zustndigkeiten des Referenzmitarbeiters mit in die Kopie bernommen. Dass bedeutet, dass der kopierte Mitarbeiter fr die gleichen Personen zustndig ist, wie der Referenzmitarbeiter. Bei aktiviertem Kontrollkstchen werden alle Zustndigkeiten des Referenzmitarbeiters mit in die Kopie bernommen. Das bedeutet, dass alle fr den Referenzmitarbeiter zustndigen Personen auch fr dessen Kopie zustndig sind. Bei aktiviertem Kontrollkstchen werden alle dem Referenzmitarbeiter zugeordneten Projekte und Aufgaben auch dessen Kopie zugeordnet.

mit Zustndigkeiten

mit Zuordnungen

Tipp: Die Sichtbarkeit der Eintrge im Bereich Optionen lsst sich konfigurativ anpassen. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. 9. Klicken Sie auf die Schaltflche OK. Der Mitarbeiter wird kopiert.
Die Ansicht Kontakthistorie des neu entstandenen Mitarbeiters wird geffnet. Sie haben einen Mitarbeiter kopiert.

3.2.10 Subtyp ndern


Sie knnen den Subtyp eines Objektes ndern und gegebenenfalls auch das bergeordnete Objekt. Dieses Beispiel beschreibt die nderung des Subtyps eines Mitarbeiters in einen externen Mitarbeiter. Voraussetzungen Alle notwendigen Attribute aus dem ursprnglichen Objekt mssen in das neue Objekt bernommen werden knnen.

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Projektron BCS 7.8

Anlegen von Ressourcen 1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Subtyp Sie ndern wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Whlen Sie im Aktionsmen der Ansicht den Eintrag Subtyp ndern. Das Dialogfenster Subtyp ndern wird geffnet.

Abbildung 3-18: Dialogfenster, Subtyp ndern

3. Whlen Sie im Auswahlmen Neuer Subtyp den Eintrag Externer Mitarbeiter. 4. Verschieben Sie den jetzt externen Mitarbeiter in die zugehrige externe Organisation oder Abteilung. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . Das Fenster Organisationen/Personen wird geffnet. 4.2. 4.3. Klicken Sie auf die Schaltflche Extern. Whlen Sie in der Zeile der gewnschten Organisation oder Abteilung den Optionsschalter. Das gewhlte Unternehmen wird in das Eingabefeld Verschieben nach bernommen.

5. Klicken Sie auf die Schaltflche OK.


Sie haben den Subtyp eines Mitarbeiters gendert.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung

Mitarbeiterdatenverwaltung
Alle Einstellungen, die beim Anlegen eines Mitarbeiters im Assistenten vorgenommen wurden, knnen auch, nachdem der Mitarbeiter angelegt wurde, auf dessen Objektebene erfolgen. Die Einstellungen, die in Kapitel 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen, S. 37 erklrt wurden, werden in diesem Kapitel nicht erneut aufgegriffen, sie lassen sich jedoch alle auf Mitarbeiterebene in der Rubrik Eigenschaften aufrufen und durch Wechseln in den Bearbeiten-Modus bearbeiten. Die gleiche Vorgehensweise gilt fr auch fr alle anderen Ressourcen, wie Organisationen, Abteilungen oder Sachressourcen.

4.1 Mitarbeiterdatenverwaltung: Relevante Ansichten


Dieser Abschnitt stellt Ansichten der Mitarbeiterdatenverwaltung vor, die fr Personalmanager und Programmleiter relevant sind. Sie erfahren, welche Mglichkeiten diese Ansichten bieten und knnen sich schnell einen berblick ber das jeweilige Thema verschaffen.

4.1.1

Ansicht Stammdaten
Die Ansicht Stammdaten finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften. In der Ansicht Stammdaten sehen Sie die Basisattribute eines internen Mitarbeiters. Name, Adresse, Kommunikationsdaten und sonstige Daten werden angezeigt. ber die Voreinstellung Alle Informationen knnen Sie sich alle verfgbaren Attribute einblenden. Im Bearbeiten-Modus knnen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters anpassen. Im Bereich Sonstiges knnen Sie die Stellvertreterregelung aktivieren. Stellvertreter erhalten damit das Recht fr das Urlaubsmanagement des Mitarbeiters. ber das Men Neu knnen Sie eine Wiedervorlage fr den Mitarbeiter erstellen.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-1: Interner Mitarbeiter, Stammdaten

4.1.2

Ansicht Intern
Die Ansicht Intern finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften. In dieser Ansicht werden interne Daten des Mitarbeiters, zum Beispiel sein interner Stundensatz, der Basisurlaub oder die Kostenstelle, hinterlegt. Diese Daten haben einen zeitlichen Bezug, so dass viele Einstellungen, zum Beispiel das Arbeitszeitmodell, der Stundensatz, der Feiertagskalender oder die Kostenstelle, fr einen bestimmten Zeitraum definiert werden knnen. Das Datum der nderung wirkt sich unter anderem auch auf die Projektauswertungen aus. So werden die Personalkosten mit dem jeweils gltigen internen Stundensatz des Mitarbeiters berechnet. Einstellungen, die in dieser Ansicht vorgenommen werden, dienen als Grundlage vieler Auswertungen des Mitarbeitercontrollings. Im Arbeitsbereich Projekte kann eine Auswertung der Buchungen und Kosten nach Mitarbeiterkostenstellen erfolgen. Im Bereich Arbeitszeiten wird das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters definiert. Das Arbeitszeitmodell legt fest, wie viele Stunden an welchen Wochentagen der Mitarbeiter zu leisten hat (seine Soll-Arbeitszeiten).Die Soll-Arbeitszeiten werden fr die Berechnung

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung der Auslastungsprognose des Mitarbeiters herangezogen. Sie wirken sich auerdem auf Aufwandsdiagramme und die Auswertungen der Arbeitszeiten aus. Die Summe der Arbeitszeiten wird im Bereich Sonstiges in der Zeile Wochenstunden angezeigt. Ergnzend zu den Arbeitszeiten der einzelnen Wochentage kann definiert werden, wie viele berstunden fr die einzelnen Tage mglich wren, wenn es viel Aufwand abzuarbeiten gibt. Der Wert fr die maximalen berstunden wird bei der Verteilung der Auslastung in der Ansicht Ressourcenauslastung bercksichtigt. Es ist mglich fr den Mitarbeiter die Tagesbuchungsfrist und die Monatsbuchungsfrist einzustellen. Sie bestimmt, wie lange der Mitarbeiter rckwirkend buchen kann. Der Eintrag -1 bedeutet zum Beispiel, dass rckwirkende Buchungen uneingeschrnkt mglich sind. Sie knnen auch verhindern, dass der Mitarbeiter an einem Tag mehr Aufwnde bucht, als die Summe seiner Soll-Arbeitszeit und der definierten berstunden ausmacht. Sie sehen, an welchem Tag der Mitarbeiter zuletzt seinen Buchungsabschluss und seinen Spesenabschuss gesetzt hat. Im Bereich Sonstiges knnen Sie auerdem den Feiertagskalender des Mitarbeiters und seinen Status (zum Beispiel Angestellter oder Student) einsehen. Diese Werte knnen mittels einer Interna-nderung angepasst werden.

Abbildung 4-2: Mitarbeiter, Intern

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung

4.1.3

Ansicht Einsatzort
Die Ansicht Einsatzort finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften. In der Ansicht Einsatzort sehen Sie Adress- und Kontaktdaten eines Mitarbeiters, die von den persnlichen Daten abweichen. Dies bietet die Mglichkeit, Kontaktdaten fr Mitarbeiter zu pflegen, die vorbergehend oder dauerhaft an einem anderen Einsatzort ttig sind - zum Beispiel bei einem Kunden. Aufgrund des vernderten Einsatzortes knnen dem Mitarbeiter auch andere Feiertage zustehen. ber eine Interna-nderung in der Ansicht Intern knnen Sie den Feiertagskalender des Mitarbeiters anpassen.

Abbildung 4-3: Interner Mitarbeiter, Einsatzort

4.1.4

Ansicht Fhigkeiten
Die Ansicht Fhigkeiten finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften. In dieser Ansicht knnen Sie definieren, ber welche Qualifikationen, etwa Fachkompetenzen, Zertifikate, Sprachkenntnisse oder persnliche Fhigkeiten, Ihre Mitarbeiter verfgen. Eine neue Fhigkeit fgen Sie im Bearbeiten-Modus ber Neu | Fhigkeiten ein. Analog knnen Sie so auch die Zertifikate und Sprachkenntnisse fr den Mitarbeiter einfgen. Alle eingefgten Fhigkeiten stellt Projektron BCS in einer Baumansicht dar. Wenn Sie przisieren wollen, in welchem Grad eine Fhigkeit bei einem Mitarbeiter ausgeprgt ist, knnen Sie in der Spalte Stufe die passende Fhigkeitsstufe whlen. Tipp: Fhigkeiten werden im Arbeitsbereich Intern auf globaler Ebene angelegt und gepflegt. Sie finden die Ansicht Fhigkeiten in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-4: Mitarbeiter, Fhigkeiten

4.1.5

Ansicht Rundschreiben-Optionen
Die Ansicht Rundschreiben-Optionen finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften. In dieser Ansicht knnen Sie Einstellungen vornehmen, die den Versand und Empfang von Rundschreiben aus Projektron BCS betreffen. Mehr Informationen zu Rundschreiben finden Sie in der Dokumentation Kontaktverwaltung. Im Eingabefeld Serienmail-Signatur kann fr den Mitarbeiter eine persnliche Signatur (Footer) hinzugefgt werden, die unter jede ausgehende Serienmail gesetzt wird. In den Auswahlfeldern Gewnschte Serienmails und Serienmailsperre knnen bestimmte Serienmails explizit gefordert oder gesperrt werden. Unter Serienmail-Kontaktperson kann eine Person ausgewhlt werden, in deren Namen die Serienmails versendet werden sollen. Die Serienmail-Anrede gibt an, wie der Mitarbeiter bei eingehenden E-Mails angesprochen wird. Wichtig: Beachten Sie, dass der BCS-Baustein Rundschreiben aktiviert sein muss, um die Ansicht Rundschreiben-Optionen nutzen zu knnen. Bei Bedarf wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-5: Mitarbeiter, Rundschreiben-Optionen

4.1.6

Ansicht Benutzerkonto
Die Ansicht Benutzerkonto finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Zugang und Rechte. In dieser Ansicht sehen Sie die Daten des Projektron BCS Benutzerkontos des Mitarbeiters. Sie knnen hier den Anmeldenamen, sowie das Passwort ndern. Ebenfalls knnen Sie angeben, ob ein Zufallspasswort erzeugt werden soll - dies geschieht meist beim Anlegen eines neuen Benutzers - oder ob eine Passwortnderung erzwungen werden soll. Die Passwortnderung kann zeitlich definiert werden und am definierten nderungsdatum wird beim Anmelden in Projektron BCS eine Passwortnderung erzwungen. Bereits genutzte Passwrter werden nicht mehr zugelassen und die Qualitt das Passworts (Lnge und Zeichen) wird dabei geprft. Bei einem erfolgreich genderten Passwort wird automatisch ein neues nderungsdatum gesetzt. Das Benutzerkonto kann in dieser Ansicht auch deaktiviert oder nur fr einen bestimmten Zeitraum freigeschalten werden. Ebenfalls kann - je nach vorhandener Lizenz - eine Sprachumgebung fr den Mitarbeiter vorgegeben werden.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-6: Mitarbeiter, Benutzerkonto

4.1.7

Ansicht Einstellungen
Die Ansicht Einstellungen finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Zugang und Rechte. Mit Hilfe der Einstellungen knnen Mitarbeiter ihre Ansichten personalisieren und grundlegende individuelle Benutzereinstellungen vornehmen. Weitere Informationen zur Navigation und Personalisierung der Oberflche finden Sie in der Dokumentation Navigation. Es kann zum Beispiel eingestellt werden, welches Design fr den Mitarbeiter gelten soll oder welche Zeiterfassungsmaske ihm angezeigt wird. Genauso knnen beispielsweise auch persnliche Kategorien fr Notizen angelegt werden und individuell die Breite der Grafiken in Pixel angegeben werden. E-Mail-Benachrichtigungen fr Aufgaben und eigene Ticketnderungen knnen hier gewhlt werden.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-7: Mitarbeiter, Einstellungen

4.1.8

Ansicht Zustndigkeiten
Die Ansicht Zustndigkeiten finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Zugang und Rechte. Zustndigkeiten sind Funktionen, die Mitarbeiter Ihres Unternehmens fr interne und externe Mitarbeiter, Abteilungen, Organisationen und Organisationsgruppen bernehmen knnen. Fr eine Organisationseinheit knnen Sie beispielsweise einen Abteilungsleiter und fr eine Person einen Stellvertreter festlegen. Projektron BCS unterscheidet zwischen den Ansichten Zustndigkeiten und Eigene Zustndigkeiten. In der Ansicht Zustndigkeiten sehen Sie, wer und mit welchem Zustndigkeitstyp fr die aktuell ausgewhlte Person oder Organisationseinheit zustndig ist. In der Ansicht Eigene Zustndigkeiten sehen Sie, fr welche Personen oder Organisationseinheiten und mit welchem Zustndigkeitstyp die aktuell ausgewhlte Person zustndig ist. Zustndigkeiten sind mit Rechten verbunden, die je nach Zustndigkeitstyp variieren:

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung Abt.Leiter (Abteilungsleiter) Kundenbetreuer Abt.Mitglied (Abteilungsmitglied) (Leser) Sekretariat Stellvertreter Vertragsleser Vertragsmanager Leserechte und Schreibrechte auf interne Organisationen und Personen Leserechte und Schreibrechte auf externe Organisationen und Personen Leserechte auf interne Organisationen und Personen

Schreibrechte auf Termine von anderen Personen bernahme von Aufgaben von anderen Personen Leserechte auf Vertrge Leserechte und Schreibrechte auf Vertrge

Tipp: Die Liste der Zustndigkeitstypen kann Ihr Systemadministrator durch Konfiguration erweitern. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Administration.

Tipp: Den Zustndigkeitstyp Kundenbetreuer kann Ihr Systemadministrator so konfigurieren, dass die zustndigen Kundenbetreuer automatisch Rechte auf die Kundenprojekte erhalten. Mehr Informationen finden Sie auf dem Supportserver der Projektron GmbH im Arbeitsbereich FAQs als FAQ 320.

Abbildung 4-8: Eigene Zustndigkeiten

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung

4.1.9

Rubrik PM-Zeiterfassung
Ansichten der Rubrik PM-Zeiterfassung finden Sie in der Ansichtsauswahl im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines internen Mitarbeiters. Im Arbeitsbereich Intern knnen Sie auf der Ebene des internen Mitarbeiters in den Buchungsansichten der Rubrik PM-Zeiterfassung Aufwnde stellvertretend erfassen. Unter PM-Zeiterfassung versteht man eine stellvertretende Zeiterfassung, zum Beispiel durch einen Personalmanager. Die PM-Zeiterfassung ist dann sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter, zum Beispiel auf Reisen, seine Aufwnde nicht selbst erfassen kann. Fr die PM-Zeiterfassungen stehen hnlich wie im Arbeitsbereich Mein BCS die Buchungsansichten Einzelbuchen, Tagesbuchen, Wochenbuchen, Offline-Zeiterfassung und Buchungsabschluss zur Verfgung. In diesen Ansichten knnen Sie fr einen Mitarbeiter neue Buchungen erfassen, bestehende Buchungen ndern oder den Buchungsabschluss durchfhren. Wichtig: Beachten Sie, dass im Standard von Projektron BCS nur die Rollen Systemadministrator und Adress-Administrator sowie die Zustndigkeit Abteilungsleiter das Recht zum Buchen fr Dritte besitzen. Dieses Recht kann unternehmensspezifisch konfiguriert und anderen Rollen oder Zustndigkeiten zugewiesen werden. Die Konfiguration erfolgt vom Systemadministrator in der Ansicht Seitenrechte-Definition in der Seite Person unter Personen bearbeiten im Men Einzelbuchen. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Administration. Korrekturbuchungen Eine Sonderart des Buchens fr Dritte ist die Korrekturbuchung. Sie wird vom Personalverantwortlichen vorgenommen. Der Mitarbeiter kann eine Korrekturbuchung weder lschen noch ndern. Korrekturbuchungen knnen Sie mit und ohne Auswirkung auf die Ist-Arbeitszeit des Mitarbeiters vornehmen. Wenn Sie eine Buchung lediglich einer anderen Aufgabe zuweisen oder die Abrechenbarkeit der Buchung ndern und diesen Vorgang dokumentieren wollen, knnen Sie eine Korrekturbuchung ohne Auswirkung auf die Ist-Arbeitszeit ausfhren. Dabei wird eine Buchung mit negativem Aufwand auf die ursprngliche Aufgabe und eine Buchung mit positivem Aufwand auf die neu ausgewhlte Aufgabe erzeugt. Wenn Sie dagegen auf die Aufgaben vom Typ Korrektur plus und Korrektur minus buchen, fhren Sie Korrekturbuchungen mit Auswirkung auf die Ist-Arbeitszeit des Mitarbeiters durch. Mehr Informationen zur Korrekturbuchungen mit Auswirkung auf die Ist-Arbeitszeit des Mitarbeiters finden Sie in der Dokumentation Arbeitszeitkonto.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-9: Mitarbeiter, Rubrik PM-Zeiterfassung

4.2 Mitarbeiterdatenverwaltung: Schritt fr Schritt


In diesem Abschnitt knnen Sie anhand von ausfhrlichen Klick-fr-Klick-Anleitungen erfahren, wie Sie in Projektron BCS ein konkretes Handlungsziel erreichen knnen. Es wird Schritt fr Schritt erklrt, wie sie zu dem in der berschrift genannten Ziel kommen. Die einzelnen Handlungsanleitungen sind so zusammengestellt und angeordnet, dass deren Gesamtheit ein typisches oder wahrscheinliches Handlungsszenario abbildet.

4.2.1

Stammdaten bearbeiten
1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Stammdaten Sie bearbeiten wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Stammdaten. 3. Nehmen Sie die gewnschten nderungen vor. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen, S. 37 im Abschnitt 1.Stammdaten. 4. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Die Eingaben werden gespeichert.

Tipp: Alternativ knnen Sie auch bestimmte Attribute fr eine Menge von Mitarbeitern in einem Schritt bearbeiten. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.1.2 Ansicht Organisationsstruktur, S. 28, Kapitel 5.1.12 Ansicht Werkzeuge, S. 97 und Kapitel 5.2.8 Personendaten rekursiv ndern, S. 111.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung
Sie haben die Stammdaten eines Mitarbeiters bearbeitet.

4.2.2

Mitarbeiterinterna ndern
Um bei einem Mitarbeiter wichtige Einstellungen zum Feiertagskalender, Arbeitszeitkonto und Freizeitausgleich vorzunehmen, bedarf es einer zeitlich terminierten nderung seiner Internadaten. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Arbeitszeitkonto. 1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Mitarbeiterinterna Sie ndern wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Intern. 3. Klicken Sie im Bereich nderungen auf das Men Neu | nderung. Die Ansicht Stammdaten der Interna-nderung wird in einem neuen Fenster geffnet.

Abbildung 4-10: Mitarbeiter, Interna-nderung, Einstellungen vornehmen

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung 4. Geben Sie in das Eingabefeld nderungstermin das Datum ein, zu dem die nderungen in Kraft treten sollen. 5. Wenn Sie den Feiertagskalender des Mitarbeiters ndern wollen, whlen Sie im Auswahlmen Feiertagskalender den passenden Kalender fr den Mitarbeiter aus. Wenn Sie den Eintrag Systemfeiertagskalender whlen, wird der Feiertagskalender Ihrer Projektron BCS Konfiguration genommen. 6. Wenn Sie das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters aktivieren wollen, aktivieren Sie im Bereich Arbeitszeitkonto das Kontrollkstchen Arbeitszeitkonto aktivieren. 7. Wenn Sie dem Mitarbeiter den bertrag von berstunden auf sein Freizeitausgleichsbudget ermglichen wollen, aktivieren Sie im Bereich Arbeitszeitkonto das Kontrollkstchen Freizeitausgleich. 8. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben Mitarbeiterinterna gendert. Die nderung erscheint in der Liste im Bereich

nderungen.

4.2.3

Einsatzort eintragen
1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Einsatzort Sie eintragen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Einsatzort.

Abbildung 4-11: Mitarbeiter, Einsatzort

3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 4. Geben Sie in das Eingabefeld Einsatzort eine Beschreibung des Einsatzortes ein, zum Beispiel den Namen des Kunden. 5. Geben Sie in die weiteren Eingabefelder die Adressdaten und Kontaktdaten des Mitarbeiters am Einsatzort ein. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Tipp: Bitte beachten Sie, dass durch einen anderen Einsatzort dem Mitarbeiter gegebenenfalls weitere Feiertage zustehen. Die Anpassung des Feiertagskalenders knnen Sie in der Ansicht Intern durch eine Interna-nderung durchfhren. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 4.2.2 Mitarbeiterinterna ndern, S. 68.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung
Sie haben den Einsatzort eines Mitarbeiters eingetragen.

4.2.4

Fhigkeiten einfgen
Sie knnen Mitarbeitern Fhigkeiten, Sprachen und Zertifikate zuweisen. Im Folgenden wird beispielhaft das Einfgen von Fhigkeiten erlutert. 1. Whlen Sie den Mitarbeiter, fr den Sie eine neue Fhigkeit einfgen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Fhigkeiten.

Abbildung 4-12: Mitarbeiter, Fhigkeiten

Fhigkeit hinzufgen 3. Fgen Sie dem Mitarbeiter eine neue Fhigkeit hinzu. 3.1. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 3.2. Klicken Sie auf das Men Neu | Fhigkeiten. Das Dialogfenster Fhigkeiten wird geffnet.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-13: Dialogfenster Fhigkeiten

3.3.

Whlen Sie aus der Auswahlliste eine Fhigkeit aus oder klicken Sie auf das . Symbol Die Ansicht Klassifikatoren wird in einem neuen Fenster geffnet. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Fhigkeit sichtbar ist. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen in der Zeile der gewnschten Fhigkeit. Klicken Sie auf die Schaltflche Ausgewhlte Zeilen bernehmen. Die gewnschte Fhigkeit wird in die Auswahlliste des Dialogfensters bernommen. Klicken Sie auf die Schaltflche OK.

3.4. 3.5. 3.6.

3.7.

Fhigkeitsstufe anpassen 4. Passen Sie gegebenenfalls die Fhigkeitsstufe des Mitarbeiters an. 4.1. Whlen Sie in der Zeile der gewnschten Fhigkeit im Auswahlmen der Spalte Stufe die gewnschte Ausprgung. Standardmig stehen Ihnen die Ausprgungen Einsteiger, Fortgeschrittener und Experte zur Verfgung. 4.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben Fhigkeiten eines Mitarbeiters eingefgt.

Tipp: Fhigkeiten werden global fr alle Abteilungen, Organisationen, Organisationsgruppen und Mitarbeiter verwaltet. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.1.9 Ansicht Fhigkeiten, S. 177 und Kapitel 9.2.6 Fhigkeiten anlegen, S. 190.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung

4.2.5

Rundschreiben-Optionen festlegen
1. Whlen Sie den Mitarbeiter, fr den Sie die Rundschreiben-Optionen festlegen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Rundschreiben-Optionen.

Abbildung 4-14: Mitarbeiter, Rundschreiben-Optionen

3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 4. Geben Sie im Eingabefeld Serienmail-Signatur die Signatur fr den Mitarbeiter an, die am Ende eines Rundschreibens erscheinen soll. 5. Whlen Sie in der Auswahlliste Gewnschte Serienmails die Kategorien der Rundschreiben, die der Mitarbeiter explizit erhalten soll. 5.1. Klicken Sie auf gewnschte Kategorie. 5.2. Klicken Sie auf die Schaltflche , um Kategorien zu bernehmen. , um Kategorien zu entfernen. 5.3. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltflche 6. Whlen Sie in der Auswahlliste Serienmailsperre die Kategorien der Rundschreiben, die der Mitarbeiter nicht erhalten soll. 6.1. Klicken Sie auf gewnschte Kategorie. 6.2. 6.3. Klicken Sie auf die Schaltflche , um Kategorien zu bernehmen. , um Kategorien zu entfernen. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltflche

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung Wichtig: Beachten Sie, dass Eintrge der Auswahlliste Serienmailsperre Vorrang vor Eintrgen der Auswahlliste Gewnschte Serienmails haben. 7. Geben Sie eine Kontaktperson Ihres Unternehmens an, in deren Namen Serienmails verschickt werden. 7.1. Klicken Sie neben dem Eingabefeld Serienmail-Kontaktperson auf das Symbol . Die Ansicht Projektauswahl wird in einem neuen Fenster geffnet. 7.2. 7.3. Klicken Sie auf die Registerkarte Organisationen/Personen. Whlen Sie in der Zeile des gewnschten Mitarbeiters den Optionsschalter. Der Mitarbeiter wird als Kontaktperson bernommen. Das Fenster Projektauswahl wird geschlossen.

8. Geben Sie in das Eingabefeld Serienmail-Anrede eine persnliche Anrede fr den Mitarbeiter ein, welche in der Serienmail erscheinen soll. 9. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben die Rundschreiben-Optionen eines Mitarbeiters festgelegt.

4.2.6

Benutzerkonto bearbeiten
1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Benutzerkonto Sie bearbeiten mchten. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Zugang und Rechte auf den Link Benutzerkonto. 3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten.

Abbildung 4-15: Mitarbeiter, Benutzerkonto

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung 4. Geben Sie in das Eingabefeld Anmeldename einen Benutzernamen ein, mit dem sich der Mitarbeiter in Zukunft anmeldet. Tipp: Projektron BCS generiert automatisch einen Benutzernamen, den Sie beibehalten oder ndern knnen. 5. Wenn Sie selbst ein Passwort fr den Mitarbeiter festlegen wollen, geben Sie in die Eingabefelder Passwort und Wiederholen das Passwort ein. Tipp: Falls Sie das Benutzerkonto zu einem spteren Zeitpunkt zum Bearbeiten ffnen, wird das Passwort aus Sicherheitsgrnden nicht mehr angezeigt. Es ist jedoch immer noch in Projektron BCS hinterlegt. 6. Wenn Sie dem Mitarbeiter die Zugangsdaten als E-Mail senden wollen, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Zugangsdaten als E-Mail senden. 7. Wenn Sie wollen, dass Projektron BCS automatisch ein Passwort erzeugt, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Zufallspasswort erzeugen. Der Mitarbeiter wird automatisch bei seiner ersten Anmeldung in Projektron BCS aufgefordert, sein Passwort zu ndern. 8. Wenn Sie wollen, dass beim Anmelden des Mitarbeiters in Projektron BCS ein Passwortnderungsdatum geprft wird, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Passwortnderungsdatum prfen?. 9. Geben Sie in das Eingabefeld Passwortnderungsdatum das Datum ein, an dem der Mitarbeiter sein Passwort ndern soll. Der Mitarbeiter wird bei Erreichen des Datums bei der Anmeldung von Projektron BCS gezwungen, sein Passwort zu ndern. 10. Mit dem Aktivieren des Kontrollkstchens Passwortnderung beim nchsten Login erzwingen? wird Projektron BCS unabhngig vom eingestellten Passwortnderungsdatum den Mitarbeiter bei der nchsten Anmeldung zu einer Passwortnderung auffordern. Tipp: Projektron BCS lsst keine zuvor benutzten Passwrter zu und berprft das neue Passwort direkt auf seine Qualitt hinsichtlich der Lnge und der Zeichen. Bei einer erfolgreichen Passwortnderung wird automatisch ein neues Passwortnderungsdatum gesetzt. 11. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Benutzerkonto aktiv, um den Zugang fr die Benutzung frei zu schalten. 12. Geben Sie in das Eingabefeld Start den Beginn der Gltigkeit des Benutzerkontos ein. 13. Geben Sie in das Eingabefeld Ende das Ende der Gltigkeit des Benutzerkontos ein. 14. Whlen Sie im Auswahlmen Sprache die Sprachumgebung fr den Mitarbeiter aus. Wichtig: Beachten Sie, dass diverse Sprachpakete dem Mitarbeiter nur zur Verfgung stehen, wenn ihm dementsprechende Nutzerlizenzen zugewiesen wurden.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung 15. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.


Sie haben das Benutzerkonto eines Mitarbeiters bearbeitet.

4.2.7

Einstellungen bearbeiten
1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Einstellungen Sie bearbeiten mchten. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Zugang und Rechte auf den Link Einstellungen.

Abbildung 4-16: Mitarbeiter, Einstellungen

Tipp: Ihre eigenen Einstellungen knnen Sie auf jeder Ebene in Projektron BCS aufrufen, indem Sie im Benutzermen auf den Eintrag Einstellungen klicken.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung Webseiten 3. Passen Sie das Aussehen und Verhalten der Weboberflche von Projektron BCS an. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Startseite, welche Ansicht dem Mitarbeiter nach seiner Anmeldung in Projektron BCS standardmig angezeigt wird. 3.2. Whlen Sie im Auswahlmen Thema (Benutzeroberflche) die gewnschte Zusammenstellung an Hintergrundbildern fr die Arbeitsbereiche. 3.3. Wenn Sie verhindern wollen, dass Zeilen in Listen per Mausklick farblich hervorgehoben werden knnen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Mouseover Highlighting in Listen. 3.4. Wenn Sie verhindern wollen, dass Ansichtsinhalte dynamisch nachgeladen werden, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Dynamisch HTML nachladen. Wichtig: Beachten Sie, dass bestimmte Funktionalitten in Projektron BCS nicht mehr verfgbar sind, wenn die Option Dynamisch HTML nachladen deaktiviert ist. Dazu zhlt beispielsweise die Stoppuhr in der Navigationsleiste oder die Darstellung von Inhalten beim ffnen einer Baumstruktur. Wenn Sie wollen, dass in Auswertungsansichten, die nach einem bestimmten Datumsintervall gefiltert sind (beispielsweise Monat), statt den proportionalen Werten fr das Intervall immer die Gesamtwerte angezeigt werden, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Auswertungen: Auftrags-, Plan- und Restwerte proportional berechnen. Auswirkungsbeispiel: Die Ansicht berblick auf Projektebene zeigt standardmig alle Projektkosten der gesamten Laufzeit. Wird in der Ansicht als Auswertungszeitraum Monat eingestellt, werden bei aktivierter Option Auswertungen: Auftrags-, Plan- und Restwerte proportional berechnen die Werte fr Auftrag, Plan und Rest als gleichverteilt betrachtet und in Relation zur Gesamtlaufzeit auf den angezeigten Monat herunter gerechnet. Sie erkennen herunter gerechnete Werte an der kursiven Darstellung. Bei deaktivierter Option Auswertungen: Auftrags-, Plan- und Restwerte proportional berechnen hingegen werden unabhngig vom Auswertungszeitraum der Ansicht immer die Gesamtwerte der Laufzeit in normalem Schriftschnitt angezeigt. 3.6. Whlen Sie im Auswahlmen Seitenhilfstexte anzeigen, ob und wann Seitenhilfstexte angezeigt werden sollen. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Navigation. 3.7. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Einstellungen werden gespeichert. Downloads 4. Passen Sie die Einstellungen fr Listendownloads an. 4.1. Whlen Sie im Auswahlmen Spalten-Trennzeichen den Feldseparator (Trennzeichen) aus, den Ihre Version von Microsoft Excel verwendet. Fr mehr Informationen nutzen Sie auch den Tooltip des Auswahlmens. 4.2. Wenn Sie unterhalb von Listenansichten einen zweiten Download-Link fr reimportierbare CSV-Downloads einblenden wollen, aktivieren Sie das 76 Projektron BCS 7.8 3.5.

Mitarbeiterdatenverwaltung Kontrollkstchen CSV/Daten-Download bei Listen/Bumen fr Re-Import einblenden. 4.3. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Einstellungen werden gespeichert. Benachrichtigungen 5. Passen Sie die Benachrichtigungseinstellungen fr Aufgaben an. 5.1. Wenn Sie wollen, dass der Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhlt, wenn er einer neuen Aufgabe zugeordnet wird, aktivieren Sie im Bereich Benachrichtigungen das Kontrollkstchen Benachrichtigungsmail bei Neuzuordnungen. 5.2. Wenn Sie wollen, dass der Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhlt, wenn eine neue Aufgabe in der Aufgabenliste erscheint, aktivieren Sie im Bereich Benachrichtigungen das Kontrollkstchen E-Mail bei neuen Eintrgen in der Aufgabenliste. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Einstellungen werden gespeichert. E-Mails unterdrcken bei eigenen nderungen 6. Passen Sie die Benachrichtigungseinstellungen fr eigene Ticketnderungen an. 6.1. Wenn Sie nach eigenen nderungen an Tickets keine E-Mail-Benachrichtigung erhalten wollen, whlen Sie im Auswahlmen E-Mails unterdrcken bei eigenen nderungen von Tickets den Eintrag Ja. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 10.1.2 Ansicht Einstellungen im Detail, S. 203. 6.2. Wenn Sie nach Einfgung eines eigenen Kommentars an einem Ticket keine EMail-Benachrichtigung erhalten wollen, whlen Sie im Auswahlmen E-Mails unterdrcken bei eigenen nderungen von Ticket-Kommentaren den Eintrag Ja. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 10.1.2 Ansicht Einstellungen im Detail, S. 203. Zeiterfassung 7. Nehmen Sie Einstellungen fr die Zeiterfassung des Mitarbeiters vor. 7.1. Wenn Sie wollen, dass bei der Zeitfassung Startzeit und Endzeit einer Buchung nicht angezeigt werden, sondern nur die Zeitdauer eines Aufwands gebucht wird, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Einzelbuchen: Vorgabe mit Start- und Endzeit. 7.2. Wenn der Mitarbeiter einen Warnhinweis erhalten soll, wenn er eine Aufgabe als Fertig markiert, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Warnhinweis, wenn Aufgabe auf "Fertig" gesetzt wird. 7.3. Wenn der Mitarbeiter beim Tagesbuchen Anwesenheiten und Pausen erfassen soll, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Tagesbuchen: Erfassen von Anwesenheiten und Pausen. 7.4. Geben Sie gegebenenfalls in die Eingabefelder Anwesenheit-Startzeit und Anwesenheit-Endzeit die blichen Anwesenheitszeiten des Mitarbeiters ein. 7.5. Geben Sie in das Eingabefeld Pausenlnge die bliche Pausenlnge des Mitarbeiters ein. Projektron BCS 7.8 77

Mitarbeiterdatenverwaltung Tipp: Die eingegebenen Zeiten fr Anwesenheit-Startzeit und Anwesenheit-Endzeit werden in der Ansicht Tagesbuchen des Mitarbeiters als Voreinstellung, im Kalender (fr die Erweiterung des dargestellten Zeitbereichs) sowie in der Einsatzplanung verwendet. 7.6. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Einstellungen werden gespeichert.

Termin 8. Passen Sie Terminkategorien und Sichtbarkeit an. 8.1. Wenn Sie dem Mitarbeiter benutzerspezifische Terminkategorien zur Verfgung stellen wollen, geben Sie im Bereich Termin in das Eingabefeld Terminkategorien den Namen der Kategorie ein. 8.2. 8.3. Klicken Sie auf die Schaltflche , um die Terminkategorie zu bernehmen. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltflche , um die Terminkategorie zu entfernen. 8.4. Wenn Sie die Standard-Sichtbarkeit der Termine des Mitarbeiters ndern wollen, whlen Sie im Auswahlmen Standard-Sichtbarkeit den gewnschten Eintrag. Tipp: Nutzen Sie den Tooltip am Auswahlmen, um zu erfahren, wie sich die Einstellungen auswirken. 8.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Einstellungen werden gespeichert.

Sonstiges 9. Passen Sie gegebenenfalls die brigen Einstellungen an. 9.1. Wenn Sie dem Mitarbeiter benutzerspezifische Kategorien fr seine Notizen anlegen wollen, geben Sie in das Eingabefeld Kategorien fr Notizen den Namen der Kategorie ein. 9.2. 9.3. 9.4. Klicken Sie auf die Schaltflche , um die Notizkategorie zu bernehmen. , um die Notizkategorie zu Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltflche entfernen. Falls Ihr Projektron BCS-System mit Ihrer Telefonanlage gekoppelt ist, geben Sie in das Eingabefeld z.Zt. erreichbar unter Tel. gegebenenfalls eine Telefonnummer fr die Nebenstelle ein, unter der der Mitarbeiter erreichbar ist. Mehr Informationen erhalten Sie am Tooltip des Eingabefeldes. Geben Sie in das Eingabefeld Standard-Diagrammbreite (in Pixel) bei Bedarf die Breite ein, in der Diagramme des Mitarbeiters standardmig dargestellt werden sollen. Whlen Sie im Auswahlmen Orientierung des Zuordnungscontrols, ob in Zuordnungsansichten (beispielsweise Teamplanung) die Ansichtsbereiche horizontal oder vertikal angeordnet werden sollen.

9.5.

9.6.

78

Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung 9.7. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Einstellungen werden gespeichert.

Tastenkombination ber eine Tastenkombination fr die Schaltflche Bearbeiten knnen Sie schnell zwischen dem Anzeigen-Modus und Bearbeiten-Modus einer Projektron BCS-Ansicht wechseln. ber eine Tastenkombination fr die Schaltflche Abbrechen knnen Sie eine Eingabe in einer Ansicht abbrechen. ber eine Tastenkombination fr die Schaltflche Ansichtsauswahl knnen Sie die Ansichtsauswahl aufrufen. 10. Legen Sie bei Bedarf fr die gewnschten Schaltflchen Tastenkombinationen an. 10.1. Whlen Sie in der Zeile der gewnschten Schaltflche in den Auswahlmens die gewnschten Eintrge. 10.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Zum Test hier klicken. 10.3. Drcken Sie die entsprechende Tastenkombination. Wenn Sie die Tastenkombination korrekt angewendet haben, erscheint in der Schaltflche die grn unterlegte Meldung Tastenkombination erkannt. Tipp: Falls die Tastenkombination beim Testen trotz korrekter Eingabe von Projektron BCS nicht erkannt wird, ist diese Tastenkombination bereits von Ihrem PC-System oder von Ihrem Webbrowser vorbelegt.
Sie haben die Einstellungen eines Mitarbeiters bearbeitet.

4.2.8

Stellvertreter zuordnen
1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dem Sie einen Stellvertreter zuordnen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. Tipp: Wenn Sie sich selbst einen Stellvertreter zuordnen wollen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Benutzermen und whlen Sie den Eintrag In "Intern" anzeigen. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Zugang und Rechte auf den Link Zustndigkeiten. 3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 4. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl das Kontrollkstchen neben dem Mitarbeiter, der Stellvertreter werden soll. 5. Whlen Sie bei diesem Mitarbeiter in der Spalte Zustndigkeitstyp im Auswahlmen den Eintrag Stellvertreter.

Projektron BCS 7.8

79

Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-17: Mitarbeiter, Zustndigkeiten

6. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. Der gewhlte Mitarbeiter erscheint in der Liste im Bereich Zustndigkeiten. 7. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.
Sie haben einem Mitarbeiter einen Stellvertreter zugeordnet.

4.2.9

Eigene Zustndigkeiten bearbeiten


1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen eigene Zustndigkeiten Sie bearbeiten wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Zugang und Rechte auf den Link Eigene Zustndigkeiten.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeiterdatenverwaltung

Abbildung 4-18: Mitarbeiter, Eigene Zustndigkeiten

3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 4. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl die Kontrollkstchen neben den Mitarbeitern, Abteilungen oder Organisationen, fr die der ausgewhlte Mitarbeiter eine Zustndigkeit bernehmen soll. 5. Whlen Sie bei diesen Mitarbeitern, Abteilungen oder Organisationen in der Spalte Zustndigkeitstyp ber die Auswahlmens den gewnschten Zustndigkeitstyp. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. Die neuen Zustndigkeiten werden im Bereich Zustndigkeiten angezeigt. 7. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.
Sie haben eigene Zustndigkeiten eines Mitarbeiters bearbeitet.

4.2.10 Fr Dritte buchen


1. Whlen Sie den Mitarbeiter, fr den Sie eine Buchung durchfhren mchten. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. ffnen Sie die gewnschte Ansicht zur Erfassung der Zeiten des Mitarbeiters. 2.1. Wenn Sie einzelne Aufwnde erfassen wollen, klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik PM-Zeiterfassung auf den Link Einzelbuchen. 2.2. Wenn Sie Aufwnde fr einen Tag erfassen wollen, klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik PM-Zeiterfassung auf den Link Tagesbuchen.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeiterdatenverwaltung Wenn Sie Aufwnde fr eine Woche erfassen wollen, klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik PM-Zeiterfassung auf den Link Wochenbuchen. Die gewnschte Ansicht zur Zeiterfassung wird geffnet. Abbildung 4-19, S. 82 zeigt als Beispiel die Ansicht Einzelbuchen. 2.3.

Abbildung 4-19: Mitarbeiter, Einzelbuchen

3. Buchen Sie fr den gewhlten Mitarbeiter die gewnschten Zeiten.

Sie haben Zeiten fr Dritte gebucht.

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement
Dieses Kapitel enthlt Informationen ber die Projektron BCS-Ansichten des Ressourcenmanagements im Arbeitsbereich Intern. Im Fokus der Auswertungen stehen die Ressourcenauslastung und die Einsatzplanung der einzelnen Mitarbeiter. Als Abteilungsleiter, Controller oder Geschftsfhrer besteht jedoch auch Bedarf an bersichten, Auswertungen und Auslastungsprognosen fr Abteilungen oder das gesamte Unternehmen. Entsprechend aggregierte Ansichten stehen daher auf allen Hierarchieebenen Ihres Unternehmens zur Verfgung. Das Ressourcenmanagement ist nur mit der Personalmanagerlizenz mglich. ber die Rolle Adressadministrator oder Controller stehen Ihnen dann ber alle Mitarbeiter die entsprechenden Auswertungen zur Verfgung. ber die Zuordnung als Abteilungsleiter erhalten Sie nur die Auswertungsrechte an den Ihnen zugeordneten Mitarbeitern und Abteilungen.

5.1 Ressourcenmanagement: Relevante Ansichten


Dieser Abschnitt stellt Ansichten fr das Ressourcenmanagement vor, die fr Programmleiter und Controller relevant sind. Sie erfahren, welche Mglichkeiten diese Ansichten bieten und knnen sich schnell einen berblick ber das jeweilige Thema verschaffen.

5.1.1

Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben


Die Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene einer Abteilung, Organisation, Organisationsgruppe oder eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Projekte. Auf Mitarbeiterebene erhalten Sie in dieser Ansicht eine bersicht ber die Projekte und Aufgaben, an denen der Mitarbeiter gerade arbeitet. Die Ansicht zeigt nur direkte Zuordnungen. Auf Abteilungs-, Organisations- oder Organisationsgruppenebene sehen Sie deshalb nur Projekte, denen die Organisationseinheit direkt zugeordnet ist, beispielsweise als interne Kundenorganisation bei innerbetrieblichen Projekten. Sie knnen die Liste nach verschiedenen Kriterien filtern und nach Prioritten und Daten sortieren. Sie knnen direkt auf die angezeigten Projekte und Aufgaben zugreifen. Projektron BCS zeigt alle zugeordneten Aufgaben unabhngig von deren Bearbeitungsstatus an. Zu den jeweiligen Aufgaben knnen Sie die bergeordneten Unterprojekte und Projekte sowie den Zuordnungstyp und die Laufzeit einblenden. Wenn Sie einen Mitarbeiter in bestimmten Projekten und Aufgaben durch einen anderen Mitarbeiter ersetzen wollen, steht Ihnen unter Ausgewhlte Zeilen | TeamMitglied ersetzen ein geeignetes Werkzeug zur Verfgung.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement

Abbildung 5-1: Mitarbeiter, Eigene Projekte und Aufgaben

5.1.2

Ansicht Aufgabenliste
Die Ansicht Aufgabenliste finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Projekte. In dieser Ansicht finden Sie die Aufgaben eines Mitarbeiters in tabellarischer Darstellung. Anhand der Ampeln erkennen Sie, ob der Mitarbeiter den Planaufwand und den Zeitplan zur Bearbeitung der Aufgabe einhlt. ber Filter knnen Sie die Ttigkeiten fr einzelne Projekte auflisten und Zusatzinformationen zum Inhalt der Aufgaben mit Hilfe der Beschreibungen einblenden. Die Aufgabenliste im Arbeitsbereich Intern entspricht der Aufgabenliste, die der Mitarbeiter in seinem persnlichen Bereich Mein BCS einsehen kann.

Abbildung 5-2: Mitarbeiter, Aufgabenliste

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement

5.1.3

Ansicht Aufgabendiagramm
Die Ansicht Aufgabendiagramm finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Projekte. In dieser Ansicht finden Sie einen grafischen berblick der Aufgabenliste des Mitarbeiters in Form eines Diagramms. Sie knnen nachvollziehen, fr welche Zeitrume der Mitarbeiter in Projekten verplant ist. Den Fortschritt der Aufgabenbearbeitung knnen Sie ber das Auswahlmen Fortschritt einblenden. Den Fortschritt stellt Projektron BCS als einen grnen Balken dar. Bei der Berechnung der Werte bercksichtigt Projektron BCS die Restaufwnde, die der Mitarbeiter gegebenenfalls angegeben hat. Zeitraumspezifische Ansichten und grafische Anpassungen ermglichen die Hervorhebung wesentlicher Details der Aufgaben. Wenn Sie auch Betriebsaufgaben und Daueraufgaben des Mitarbeiters einblenden wollen, aktivieren Sie in den Ansichtseinstellungen unter Optionen das Kontrollkstchen Betriebs-/Daueraufgaben.

Abbildung 5-3: Mitarbeiter, Aufgabendiagramm

5.1.4

Ansicht Auslastungsdiagramm
Die Ansicht Auslastungsdiagramm finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressource. In dieser Ansicht finden Sie einen berblick der Mitarbeiterauslastung in Form eines Gantt-Diagramms. In diesem Diagramm stellt Projektron BCS den zeitlichen Verlauf der Projekte und Aufgaben dar, denen der Mitarbeiter zugeordnet ist. Der rote Balken zeigt die Restaufwnde des Mitarbeiters.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement In den Ansichtseinstellungen knnen Sie im Auswahlmen Fortschritt den berechneten Fortschritt als einen grnen Balken zustzlich einblenden. Detailinformationen zu den Aufwandswerten erhalten Sie als Tooltip, wenn Sie den Mauszeiger ber dem Balken ruhen lassen. Mit dem Datumsfilter knnen Sie fr die Grafik weitere Auswertungszeitrume whlen, zum Beispiel Woche oder Quartal.

Abbildung 5-4: Mitarbeiter, Auslastungsdiagramm

5.1.5

Ansicht Auslastungsgebirge
Die Ansicht Auslastungsgebirge finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene einer Abteilung, Organisation, Organisationsgruppe oder eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressource. In dieser Ansicht finden Sie eine weitere Auswertung der Auslastung Ihrer Mitarbeiter in Form eines Diagramms. Projektron BCS zeigt, in welchen Projekten und zu wie viel Prozent der Mitarbeiter im gewhlten Zeitraum ausgelastet ist. Die Belastung des Tages wird prozentual nach Projekten als Gebirge aufgezeigt, in dem die Aufgaben des Mitarbeiters nach Farben differenziert werden knnen. Sie knnen zwischen gleichbleibenden Belastungen, etwa aus den Grundlasten, und den Auslastungsspitzen unterscheiden. Sie knnen die Auslastung des Mitarbeiters prozentual oder in absoluten Zahlen anzeigen. Absolute Zahlen zeigen die Auslastung in Personentagen (PT). Ein Personentag umfasst im Standard 8 Stunden pro Tag.

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement Im Diagramm werden von unten nach oben erst Betriebsttigkeiten aufgefhrt. Darber folgen Aufgaben aus Projekten, nach Startdatum sortiert. Oben im Diagramm werden Urlaub, Termine und Krankheit angezeigt. Die Legende zeigt die Farben der Elemente. Hier werden von oben nach unten Krankheit, Termine, Urlaub, Betriebsttigkeiten und Aufgaben aus Projekten aufgefhrt. ber Filtereinstellungen knnen Sie die Auswertungseinheiten und Zeitrume anpassen. ber das Auswahlmen Auslastungsverteilung knnen Sie whlen, wie Projektron BCS die Planaufwnde des Mitarbeiters verteilen soll. Wenn Sie zum Beispiel den Eintrag Linear whlen, verteilt Projektron BCS den Aufwand gleichmig ber die Laufzeit der Aufgabe. Der Eintrag Optimiert bewirkt, dass die Verteilung der Planaufwnde an die bestehende Auslastung des Mitarbeiters angepasst wird. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Projektplanung.

Abbildung 5-5: Mitarbeiter, Auslastungsgebirge

5.1.6

Ansicht Einsatzplan eines Mitarbeiters


Die Ansicht Einsatzplan finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressource. In dieser Ansicht knnen Sie einsehen, welche Aufgaben, Termine und Projekte fr den der Mitarbeiter in dem gewhlten Zeitraum eingeplant sind. Im Bearbeiten-Modus der Ansicht knnen Sie darber hinaus Termine anlegen, die dem Mitarbeiter signalisieren, an welchen Tagen und wie lange er an einer bestimmten Aufgabe arbeiten soll. Neben den Projektaufgaben zeigt Projektron BCS auch Urlaub, Krankheit und ressourcenrelevante Termine.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement In den Ansichtseinstellungen im Filter Objekttyp knnen Sie whlen, ob Sie zum Beispiel nur Aufgaben und Termine oder auch zustzlich Projekte und Unterprojekte des Mitarbeiters sehen wollen. ber die Terminierung einzelner Aufgaben an bestimmten Tagen knnen Sie die Einsatzplanung des Mitarbeiters beeinflussen und gezielte Schwerpunkte der tglichen Arbeit pro Mitarbeiter setzen. Als Ergebnis haben Sie einen ressourcenrelevanten Arbeitstermin fr den Mitarbeiter erzeugt. Zustzlich knnen Sie den Status der Projekte und Aufgaben in den Ansichtseinstellungen als Spalte Status einblenden. Sie knnen die Krzel aller Personen einblenden, die zusammen mit dem gewhlten Mitarbeiter an einem Projekt oder einer Aufgabe beteiligt sind. Bei Bedarf knnen Sie zudem berfllige Aufgaben einblenden, deren Bearbeitung bereits vor Beginn des Auswertungszeitraums abgeschlossen sein msste. Die betroffenen Aufgaben werden durch ein Warnsymbol gekennzeichnet. Ein Datumsfilter ermglicht die gezielte Betrachtung frei whlbarer Auswertungszeitrume. Nur bei der Ansicht von Aufgaben knnen Sie ber die Auswahl der Termindauer ber das Auswahlmen Einsatzschwerpunkte fr einen Mitarbeiter pro Tag definieren. Die Dauer des Termins kann der Mitarbeiter oder der Personalverantwortliche anpassen. Sie knnen die geplanten und gebuchten Aufwnde sowie die Restaufwnde des Mitarbeiters auf den einzelnen Aufgaben einblenden. Sie knnen fr die Planung der noch verfgbaren Zeit ebenfalls die Spalte Verbleibender Rest t einblenden. Die Spalte zeigt den Restaufwand abzglich aller Termine, die mit dem Restaufwand verrechnet werden sollen. Sie knnen zustzlich die Ressourcenauslastung des Mitarbeiters einblenden, um beispielsweise freie Kapazitten zu erkennen.

Abbildung 5-6: Mitarbeiter, Einsatzplan

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement

5.1.7

Ansicht Einsatzplan einer Abteilung


Die Ansicht Einsatzplan finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene einer Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressourcen. Als Personalverantwortlicher finden Sie in dieser Ansicht einen berblick ber die Aufgabenzuordnungen und Projektzuordnungen aller Mitarbeiter der gewhlten Organisationseinheit in einem bestimmten Zeitraum. Der Einsatzplan zeigt, an welchen Projekten und Aufgaben die Mitarbeiter in der nchsten Zeit arbeiten und welche Termine sie haben. In Verbindung mit der Ressourcenauslastung erhalten Sie hier den berblick, in welchen Projekten Ihre Mitarbeiter zeitgleich eingesetzt sind. Neben den Projektaufgaben zeigt Projektron BCS auch Urlaub und Krankheit. In der Auswahlliste Objekttyp knnen Sie whlen, welche Projektron BCS-Objekte Sie sehen wollen, etwa Termine und Aufgaben. In den Ansichtseinstellungen knnen Sie den Status und die Prioritt der Projekte und Aufgaben als zustzliche Spalten einblenden. Wenn Sie die Aufgaben angezeigt haben, knnen Sie im Bearbeiten-Modus der Ansicht fr jeden Mitarbeiter Vorgaben machen, an welchen Tagen er sich wie lange mit einer bestimmten Aufgabe beschftigen soll. Im Standard von Projektron BCS knnen Sie zwischen den Zeitrumen ganztgig oder ein, zwei, vier und sechs Stunden whlen. Sobald Sie fr einen Mitarbeiter an einem Tag einen Zeitraum gewhlt und Ihre Eingaben gespeichert haben, erstellt Projektron BCS im Terminkalender des Mitarbeiters einen Termin vom Typ Arbeit, der die ausgewhlte Dauer hat. So erhlt der Mitarbeiter einen Hinweis von Ihnen, welche Aufgaben er an einem Tag bevorzugt bearbeiten soll. Ein Datumsfilter ermglicht die gezielte Betrachtung frei whlbarer Auswertungszeitrume. ber den Filter knnen Sie auch Ihre Ansicht auf ausgewhlte Mitarbeiter beschrnken. Sie knnen die geplanten und gebuchten Aufwnde sowie die Restaufwnde der Mitarbeiter auf den einzelnen Aufgaben einblenden. Sie knnen fr die Planung der noch verfgbaren Zeit ebenfalls die Spalte Verbleibender Rest t einblenden. Die Spalte zeigt den Restaufwand abzglich aller Termine, die mit dem Restaufwand verrechnet werden sollen. Sie knnen die Krzel aller Personen einblenden, die zusammen mit dem gewhlten Mitarbeiter an einem Projekt oder einer Aufgabe beteiligt sind. Bei Bedarf knnen Sie zudem berfllige Aufgaben einblenden, deren Bearbeitung bereits vor Beginn des Auswertungszeitraums abgeschlossen sein msste. Die betroffenen Aufgaben werden durch ein Warnsymbol gekennzeichnet. Sie knnen zustzlich die Ressourcenauslastung der Mitarbeiter einblenden, um beispielsweise freie Kapazitten zu erkennen.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement

Abbildung 5-7: Interne Abteilung, Einsatzplan

5.1.8

Ansicht Aufwandsplan
Die Ansicht Aufwandsplan finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressource. In dieser Ansicht sehen Sie die geplanten internen Aufwnde des Mitarbeiters. Der Aufwandsplan dient der strukturierten Planung von internen Aufwnden. Aufgefhrt werden alle Projekte und Aufgaben, denen der Mitarbeiter zugeordnet ist und bei denen Planaufwnde fr den Mitarbeiter vorhanden sind. Die im Aufwandsplan vergebenen Planaufwnde fr Aufgaben werden den Mitarbeitern im Arbeitsbereich Mein BCS in der Ansicht Aufgabenliste angezeigt und dienen als Vorgaben fr die Bearbeitung der Aufgaben. Planaufwnde werden fr die Berechnung der Auslastung des Mitarbeiters genutzt. In dieser Ansicht knnen Sie die geplanten Aufwnde in den Projekten und die Restwerte sehen und anpassen. Die Auslastung und freie Kapazitt des Mitarbeiters knnen eingeblendet werden. Die Ist-Werte der Aufgaben sowie der interne und externe Stundensatz knnen eingeblendet werden. Die Ansicht kann nach dem Planungsmodell der Projekte eingeschrnkt werden. Das Anzeigeformat der Aufwnde kann gewhlt werden. Die Zuordnung des Mitarbeiters zu bestimmten Projektstrukturelementen kann entfernt werden, wenn der Mitarbeiter nicht mehr an der Aufgabe oder dem Projekt arbeiten soll.

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement

Abbildung 5-8: Mitarbeiter, Aufwandsplan

5.1.9

Ansicht Ressourcenauslastung von Abteilungen und Mitarbeitern


Die Ansicht Ressourcenauslastung finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene einer Abteilung, Organisation, Organisationsgruppe oder eines Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressourcen. Die Ressourcenauslastung kann fr einzelne Personen, Abteilungen und die ganze Firma eingesehen werden. ber die Ansichtsoption Aufwandsplanung bestimmen Sie, welche Aufwandsplne fr die Berechnung der Auslastung verwendet werden. Die Einstellung Bottom-up bewirkt, dass top-down-geplante Aufwnde von der Auslastungsberechnung ausgeschlossen werden. Bei Wahl der Einstellung Top-down werden keine bottom-up-geplanten Aufwnde bercksichtigt, sondern nur die top-down-geplanten Aufwnde auf Projekt-, Unterprojekt- und Aufgabenebene. bergeordnete und untergeordnete Top-downPlne werden dabei miteinander verrechnet. Mit der Einstellung Gegenlufig werden sowohl die Restaufwnde auf Aufgabenebene als auch die Top-down-Planaufwnde auf Projektebene bercksichtigt. bergeordnete Top-down-Planaufwnde werden mit untergeordneten Top-down- und Bottom-up-Planaufwnden verrechnet. Falls bei einer Ressource eine berlastung festgestellt wird, kann die Aufgabe, die zur berlastung fhrt, direkt in dieser Ansicht verschoben werden. Dies ist ber Ausgewhlte Zeilen | Aufgaben zeitlich verschieben mglich. Die Verschiebung knnen Sie in Tagen oder als konkretes Datum eingeben. Bei der Verschiebung kann die Mindestarbeitszeit definiert werden, die allen betroffenen Mitarbeitern fr die zu verschiebende Aufgabe an einem Tag zur Verfgung stehen soll. Falls die Mindestarbeitszeit nicht erreicht werden kann (zum Beispiel aufgrund von Urlaub oder weiterer Termine), wird dieser Tag bei der Verschiebung der Aufgabe nicht bercksichtigt und die Aufgabe um einen Tag weiter in die Zukunft verschoben.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement Aufgaben, die der Abteilung zugeordnet, aber noch nicht auf bestimmte Mitarbeiter verteilt wurden, knnen einem virtuellen Abteilungsmitarbeiter (Platzhalter) zugeordnet werden (Symbol ). Dieser kann bei der weiteren Planung durch einen konkreten Mitarbeiter ersetzt werden. Die Laufzeiten der Projekte und Aufgaben knnen auf Wunsch ber die Option Laufzeiten anzeigen grafisch angezeigt werden. Rckwrts und vorwrts gerichtete Pfeile an den Projektstrukturelementen signalisieren, dass diese jeweils vor dem ersten in der Ansicht angezeigten Tag angefangen haben oder nach dem letzten angezeigten Tag enden. Das Startdatum und Enddatum der Unterprojekte und Aufgaben sowie deren Dauer und Status knnen zustzlich eingeblendet werden. In den Ansichtseinstellungen knnen Sie Filter einblenden, um die Mitarbeiter zum Beispiel anhand deren Fhigkeiten, Sprachkenntnissen oder Zertifikaten zu filtern.

Abbildung 5-9: Interne Abteilung, Ressourcenauslastung

Prozentzahlen

Wahlweise knnen auch die Prozentzahlen eingeblendet werden.

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement

Abbildung 5-10: Ressourcenauslastung, Prozentzahlen

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement Absolute Zahlen Zeigt die berlastung in absoluten Zahlen an. In rot hinterlegten Feldern wird angezeigt, wie viel Mehrarbeit an einem Tag insgesamt anfllt, gemessen am Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters fr diesen Tag.

Abbildung 5-11: Ressourcenauslastung, Absolute Zahlen

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Ressourcenmanagement Freie Kapazitten Wahlweise knnen auch die freien Kapazitten in Stunden angezeigt werden.

Abbildung 5-12: Ressourcenauslastung, Freie Kapazitten

5.1.10 Ansicht Grundlasten


Die Ansicht Grundlasten finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene einer Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressourcen. In dieser Ansicht erhalten Sie einen berblick ber die Grundlasten der betreffenden Abteilung. Die Ansicht zeigt die Abteilungsmitglieder, denen Grundlasten zugeordnet sind. Sie knnen auf einen Blick sehen, welcher Aufgabe die jeweilige Grundlast zugeordnet ist, wie viel Aufwand tatschlich fr die Aufgabe angefallen ist und inwiefern dieser Wert von den Plandaten abweicht. Grundlasten knnen fr Daueraufgaben und Betriebsaufgaben definiert werden. Ihre Planung erfolgt direkt bei der entsprechenden Aufgabe.

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Ressourcenmanagement

Abbildung 5-13: Interne Abteilung, Grundlasten

5.1.11 Ansicht Urlaubsplan


Die Ansicht Urlaubsplan finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene einer Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Urlaub und Freizeit. Im Urlaubsplan werden die Urlaubs- und FZA-Termine der Mitarbeiter in kalendarischer Form dargestellt. Die Koordination und Abstimmung von Urlaubs- und FZA-Terminen wird hierdurch schon vor der Genehmigung vereinfacht. Beim Halten des Mauszeigers ber dem Symbol , wird im Tooltip der Betreff des Termins angezeigt. Je nach Status, wie zum Beispiel Geplant, Beantragt, Genehmigt oder Genommen, sind die Termine mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet. Neben den Urlaubs- und FZA-Terminen sehen Sie hier auch Termine, zu denen Mitarbeiter aus Krankheitsgrnden abwesend sind. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Urlaubsverwaltung.

Abbildung 5-14: Interne Abteilung, Urlaubsplan

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement

5.1.12 Ansicht Werkzeuge


Die Ansicht Werkzeuge finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene einer Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Administration. Werkzeuge werden genutzt, wenn unternehmensweite oder abteilungsweite nderungen vorgenommen werden sollen. Die Ansicht Werkzeuge besteht aus den Bereichen Bedingungen und Werte. Im Bereich Bedingungen werden die zu ndernden Objekte nach bestimmten Attributen gefiltert. Im Bereich Werte werden die durchzufhrenden nderungen festgelegt. Im Rahmen der Ressourcenverwaltung sind die Werkzeuge Rekursive Attributnderung von Organisationen und Rekursive Attributnderung von Personen besonders wichtig.

Abbildung 5-15: Interne Abteilung, Werkzeuge

5.2 Ressourcenmanagement: Schritt fr Schritt


In diesem Abschnitt knnen Sie anhand von ausfhrlichen Klick-fr-Klick-Anleitungen erfahren, wie Sie in Projektron BCS ein konkretes Handlungsziel erreichen knnen. Es wird Schritt fr Schritt erklrt, wie sie zu dem in der berschrift genannten Ziel kommen. Die einzelnen Handlungsanleitungen sind so zusammengestellt und angeordnet, dass deren Gesamtheit ein typisches oder wahrscheinliches Handlungsszenario abbildet.

5.2.1

Eigene Projekte und Aufgaben eines Mitarbeiters anzeigen


1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen eigene Projekte und Aufgaben Sie anzeigen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Projekte auf den Link Eigene Projekte und Aufgaben.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement

Abbildung 5-16: Mitarbeiter, Eigene Projekte und Aufgaben

Ansicht filtern 3. Filtern Sie die Ansicht gegebenenfalls nach Projekten und Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum starten oder enden. 3.1. Whlen Sie im Bereich des Auswertungszeitraums im linken Auswahlmen den gewnschten Eintrag, beispielsweise Start. 3.2. Whlen Sie im rechten Auswahlmen einen Auswertungszeitraum, beispielsweise Monat. 3.3. Whlen Sie mit den Symbolen oder dem Symbol den gewnschten Monat. Die Ansicht zeigt nur Projekte und Aufgaben des Mitarbeiters, die im gewhlten Monat beginnen.

Aufgaben ohne Planaufwand ausblenden 4. Zeigen Sie bei Bedarf nur Projekte und Aufgaben an, deren geplanter Aufwand grer als 0 ist. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . 4.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 4.3. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Planwert grer 0. 4.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden.

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement
Die Ansicht zeigt nur Projekte und Aufgaben des Mitarbeiters, deren

geplanter Aufwand grer als 0 ist. Daueraufgaben oder Betriebsttigkeiten, die mit keinem Planaufwand belegt sind, werden ausgeblendet.

Teammitglied ersetzen 5. Ersetzen Sie bei Bedarf den Mitarbeiter in bestimmten Projekten oder Aufgaben durch einen oder mehrere andere Mitarbeiter. 5.1. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen der Projektstrukturelemente, in denen der Mitarbeiter ersetzt werden soll. 5.2. Klicken Sie auf das Men Ausgewhlte Zeilen | Team-Mitglied ersetzen. Das Dialogfenster Team-Mitglied ersetzen wird geffnet. Im Feld Zu ersetzender Mitarbeiter wird der aktuelle Mitarbeiter angezeigt. Geben Sie in das Eingabefeld Neu zuzuordnende Mitarbeiter den Namen des Mitarbeiters ein, der den aktuellen Mitarbeiter ersetzen soll, oder klicken Sie auf das Symbol , um den Mitarbeiter aus der Organisationsstruktur zu whlen. Sie knnen auch mehrere Mitarbeiter whlen. 5.4. Deaktivieren Sie optional die Kontrollkstchen Mitarbeiter in Workflows ersetzen und Mitarbeiter in Checklisten ersetzen, um den aktuellen Mitarbeiter in Workflows und Checklisten beizubehalten. 5.5. Klicken Sie auf die Schaltflche OK. Der Mitarbeiter wird in den gewhlten Projektstrukturelementen durch den oder die neuen Mitarbeiter ersetzt. Vorhandene Planaufwnde des ersetzten Mitarbeiters werden gleichmig auf die ersetzenden Mitarbeiter verteilt. 5.3.
Sie haben eigene Projekte und Aufgaben eines Mitarbeiters angezeigt.

5.2.2

Auslastungsdiagramm eines Mitarbeiters anzeigen


1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Auslastungsdiagramm Sie anzeigen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressource auf den Link Auslastungsdiagramm.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement

Abbildung 5-17: Mitarbeiter, Auslastungsdiagramm

Auswertungszeitraum whlen 3. Whlen Sie einen Auswertungszeitraum, zum Beispiel den aktuellen Monat. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Datum den Eintrag Monat. oder dem Symbol Whlen Sie mit den Symbolen gewnschten Monat. Der gewhlte Monat wird im Diagramm dargestellt. 3.2. Diagramm anpassen 4. Passen Sie die Breite der Grafik gegebenenfalls so an, dass das Auslastungsdiagramm die Bildschirmbreite ausfllt. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . 4.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 4.3. Geben Sie im Eingabefeld Breite (in Pixel) die Anzahl der Pixel ein, zum Beispiel 1000. 4.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Das Diagramm fllt die Bildschirmbreite aus. Passen Sie die Grafikbreite bei Bedarf noch einmal an. Fortschritt einblenden 5. Blenden Sie bei Bedarf den Fortschritt ein. 5.1. 100 Klicken Sie auf das Symbol . Projektron BCS 7.8 den

Ressourcenmanagement 5.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 5.3. Whlen Sie im Auswahlmen Fortschritt den Eintrag Berechnet. 5.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Der Projektfortschritt wird in grnen Balken eingeblendet. Die Lnge des grnen Balkens wird prozentual zum Projektfortschritt des Projektelements dargestellt. Der Fortschritt wird als Verhltnis gebuchter Aufwnde zu den geplanten Aufwnden (unter Beachtung der Restaufwandsschtzungen) berechnet. Der Fortschrittsbalken der Unterprojekte berechnet sich aus dem Fortschritt der darunter liegenden Aufgaben. Der Tooltip der Balken zeigt den Projektfortschritt in Stunden an.
Sie haben das Auslastungsdiagramm eines Mitarbeiters angezeigt.

5.2.3

Auslastungsgebirge eines Mitarbeiters anzeigen


1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Auslastungsgebirge Sie anzeigen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressource auf den Link Auslastungsgebirge.

Abbildung 5-18: Mitarbeiter, Auslastungsgebirge

Projektron BCS 7.8

101

Ressourcenmanagement Auswertungszeitraum whlen 3. Whlen Sie einen Auswertungszeitraum, zum Beispiel den aktuellen Monat. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Datum den Eintrag Monat. oder dem Symbol Whlen Sie mit den Symbolen Monat. Der aktuelle Monat wird im Auslastungsgebirge dargestellt. 3.2. Diagramm anpassen 4. Passen Sie die Breite der Grafik gegebenenfalls so an, dass das Auslastungsdiagramm die Bildschirmbreite ausfllt. Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie auf den Link Optionen. Geben Sie im Eingabefeld Breite (in Pixel) die Anzahl der Pixel ein, zum Beispiel 1100. 4.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Das Diagramm fllt die Bildschirmbreite aus. Passen Sie die Grafikbreite bei Bedarf noch einmal an. Nach Prioritt filtern 5. Sehen Sie sich die Auslastung des Mitarbeiters auf Projekten mit hoher Prioritt an. 5.1. Klicken Sie auf das Symbol . 5.2. Klicken Sie auf den Link Filter. 5.3. Whlen Sie im Auswahlmen Prioritt den Eintrag Hoch. 5.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. In der Ansicht wird ausschlielich die Auslastung der Projekte mit der hchsten Prioritt angezeigt. Nach Auftragswahrscheinlichkeit filtern 6. Bercksichtigen Sie in der Auswertung nur sichere Projekte. 6.1. Klicken Sie auf das Symbol . 6.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 6.3. Whlen Sie im Auswahlmen Angebotene Projekte den Eintrag Ohne. 6.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Projekte mit einer Wahrscheinlichkeit unter 100% werden ausgeblendet. Aufwandsplanung whlen 7. Whlen Sie bei Bedarf, welche Aufwandsplne fr die Berechnung der Auslastung verwendet werden. 7.1. Klicken Sie auf das Symbol . 7.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 7.3. Whlen Sie im Auswahlmen Aufwandsplanung den gewnschten Eintrag. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 10.1.8 Ansicht Auslastungsgebirge im Detail, S. 217. 4.1. 4.2. 4.3. den aktuellen

102

Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement 7.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die Auslastung wird auf Basis der gewhlten Aufwandsplne berechnet.

Auslastung in absoluten Zahlen anzeigen 8. Zeigen Sie bei Bedarf die Auslastung in Personentagen an. 8.1. Klicken Sie auf das Symbol . 8.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 8.3. Whlen Sie im Auswahlmen Anzeige den Eintrag Absolute Zahlen. 8.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die Auslastung wird in absoluten Zahlen in Personentagen angezeigt.
Sie haben das Auslastungsgebirge eines Mitarbeiters angezeigt.

5.2.4

Einsatzplan einer Abteilung auswerten


1. Whlen Sie die Organisationseinheit, fr die Sie den Einsatzplan auswerten wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressourcen auf den Link Einsatzplan.

Projektron BCS 7.8

103

Ressourcenmanagement

Abbildung 5-19: Interne Abteilung, Einsatzplan

Auswertungszeitraum whlen 3. Whlen Sie einen Auswertungszeitraum, zum Beispiel die aktuelle Woche. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Datum den Eintrag Woche. Klicken Sie auf die Symbole die gewnschte Woche aus. Die gewhlte Woche wird dargestellt. Projekte einblenden 4. Blenden Sie zustzlich die Projekte ein. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 104 Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie auf den Link Spalten. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Projekt. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Projektron BCS 7.8 3.2. oder auf das Symbol und whlen Sie

Ressourcenmanagement
Die Ansicht zeigt zustzlich die Projekte der Aufgaben an.

Ressourcenauslastung einblenden 5. Blenden Sie zur besseren Orientierung die Ressourcenauslastung der Mitarbeiter ein. 5.1. Klicken Sie auf das Symbol . 5.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 5.3. Whlen Sie im Auswahlmen Ressourcenauslastung, wie die Ressourcenauslastung angezeigt werden soll, beispielsweise durch Horizontale Balken. 5.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden.
Die Ressourcenauslastung wird fr jeden Mitarbeiter als erste Zeile eingeblendet.

Tipp: Die Ressourcenauslastung wird nur eingeblendet, wenn in den Ansichtseinstellungen als erstes Sortierkriterium die Person oder Ressource eingestellt ist. berfllige Aufgaben einblenden 6. Blenden Sie Aufgaben ein, die bereits vor dem gewhlten Zeitraum beendet sein mssten. 6.1. Klicken Sie auf das Symbol . 6.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 6.3. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden.
Das Symbol

kennzeichnet Aufgaben, die bereits vor dem gewhlten Zeitraum beendet sein mssten.

Bearbeitung bestimmter Aufgaben veranlassen 7. Geben Sie einem Mitarbeiter die Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe vor. 7.1. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 7.2. Whlen Sie in der Zeile des Mitarbeiters im Auswahlmen der Spalte des gewnschten Tages (je nach gewhlter Zeiteinheit) die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter an der Aufgabe arbeiten soll. 7.3. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Projektron BCS erstellt im Terminkalender des Mitarbeiters einen Termin vom Typ Arbeit, der die ausgewhlte Dauer hat.
Sie haben den Einsatzplan einer Abteilung ausgewertet.

5.2.5

Aufwandsplan eines Mitarbeiters auswerten


1. Whlen Sie den gewnschten Mitarbeiter. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Namen des gewnschten Mitarbeiters.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement 1.4. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressource auf den Link Aufwandsplan.

Auswertungszeitraum whlen 2. Whlen Sie einen Auswertungszeitraum, zum Beispiel den aktuellen Monat. 2.1. Whlen Sie im Auswahlmen Datum den Eintrag Monat. Whlen Sie mit den Symbolen oder dem Symbol Monat. Die Aufwnde des aktuellen Monats werden angezeigt. Ansicht nach Projektplanungsmodell filtern 3. Zeigen Sie bei Bedarf nur Projektstrukturelemente eines bestimmten Projektplanungsmodells an. 3.1. Klicken Sie auf das Symbol . 3.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 3.3. Whlen Sie im Auswahlmen Planungsmodell-Auswahl den gewnschten Eintrag. 3.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Es werden nur Projektstrukturelemente des gewhlten Projektplanungsmodells angezeigt. Auslastung einblenden 4. Zeigen Sie bei Bedarf die Auslastung des Mitarbeiters an. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . 4.2. Klicken Sie auf den Link Spalten. 4.3. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen Auslastung, Auslastung % und Freie Kapazitt. 4.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Auslastung und freie Kapazitt des Mitarbeiters werden an den Projektstrukturelementen angezeigt. Aufwnde anpassen 5. Passen Sie bei Bedarf die Aufwnde des Mitarbeiters fr ein Projektstrukturelement an. 5.1. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 5.2. Geben Sie in der Zeile des Projektstrukturelements in der Spalte Plan t in die Eingabefelder den neuen Aufwandswert ein. 5.3. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Die Aufwnde der Projektstrukturelemente werden angepasst. Restwerte anpassen 6. Passen Sie bei Bedarf die Restaufwandsschtzung fr ein Projektstrukturelement an. 6.1. Aktivieren Sie in der Zeile des Projektstrukturelements in der Spalte Rest t das Kontrollkstchen. 6.2. Geben Sie in der Spalte Rest t in die Eingabefelder den neuen Restwert ein. 106 Projektron BCS 7.8 2.2. den aktuellen

Ressourcenmanagement 6.3. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Die Restaufwandsschtzungen der Projektstrukturelemente werden angepasst. 7. Sie haben den Aufwandsplan eines Mitarbeiters ausgewertet.

5.2.6

Ressourcenauslastung einer Abteilung auswerten


1. Whlen Sie die gewnschte Organisation oder Abteilung. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. ffnen Sie die Baumstruktur so, dass die gewnschte Abteilung sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Abteilung. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressourcen auf den Link Ressourcenauslastung. Auswertungszeitraum whlen 3. Whlen Sie den Auswertungszeitraum der Ressourcenauslastung. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Datum den gewnschten Betrachtungszeitraum wie Quartal, Monat oder Woche. 3.2. Whlen Sie mit den Symbolen gewnschte Datum. oder dem Symbol das

Wichtig: Beachten Sie, dass eine Auswertung der Ressourcenauslastung in der Vergangenheit nicht mglich ist. 3.3. 3.4. 3.5. Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie auf den Link Optionen. Whlen Sie im Auswahlmen Zeiteinheiten die Zeiteinheit, in der die Ansicht dargestellt werden soll. 3.6. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Der gewhlte Zeitraum wird eingeblendet. Auslastungszusammensetzung anzeigen 4. Wenn Sie einen berblick ber die Auslastungszusammensetzung eines Mitarbeiters erhalten wollen, platzieren Sie den Mauszeiger ber dem gewnschten Auslastungsbalken. Der Tooltip der entsprechenden Auslastungsbalken gibt Ihnen genauere Informationen, wie hoch die Auslastung oder berlastung genau ist und wie sie sich verteilt. Die Gesamtauslastung in Prozent und Stunden sowie die Aufteilung der Auslastung in Stunden wird angezeigt. Die Auslastung von Platzhaltern wird nicht durch Balken, sondern durch die Belegungszeit in Stunden dargestellt.

Projektron BCS 7.8

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Ressourcenmanagement Details der Ressourcenauslastung einblenden 5. Blenden Sie die Details der Ressourcenauslastung fr die berlasteten Mitarbeiter ein. 5.1. Klicken Sie neben dem Namen des gewnschten Mitarbeiters auf das Symbol . 5.2. Klicken Sie bei Bedarf neben dem Namen der Projekte auf das Symbol , um die zugehrigen Aufgaben anzuzeigen. Die Aufgaben, an denen die Mitarbeiter arbeiten, und die Auslastung ber die Laufzeit des Projekts werden angezeigt. Tipp: Die Verteilung der Aufwnde findet zunchst linear statt. Bei starker Belastung werden Aufgaben nach hinten verschoben. Aufgaben, die den Mitarbeiter zu mehr als 50% beanspruchen, werden fett markiert. berschreitungen von 100% werden rot angezeigt. Der Tooltip zeigt den Stundenanteil der Auslastung auf der Aufgabe im Vergleich zur tglichen Soll-Arbeitszeit.

Abbildung 5-20: Projekt, Ressourcenauslastung, Aufgaben eines Mitarbeiters

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Projektron BCS 7.8

Ressourcenmanagement Projekte mit hoher Prioritt ansehen 6. Sehen Sie sich bei Bedarf die Auslastung Ihres Teams auf Projekten mit hoher Prioritt an. 6.1. Klicken Sie auf das Symbol . 6.2. Klicken Sie auf den Link Filter. 6.3. Whlen Sie im Auswahlmen den Eintrag Prioritt. 6.4. Whlen Sie im ersten Auswahlmen Prioritt den Eintrag grer/gleich. 6.5. Whlen Sie im zweiten Auswahlmen Prioritt den Eintrag Hoch. 6.6. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. In der Ansicht wird ausschlielich die Auslastung der Projekte mit der hchsten Prioritt angezeigt. Aufwandsplanung whlen 7. Whlen Sie bei Bedarf, welche Aufwandsplne fr die Berechnung der Auslastung verwendet werden. 7.1. Klicken Sie auf das Symbol . 7.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 7.3. Whlen Sie im Auswahlmen Aufwandsplanung den gewnschten Eintrag. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 10.2.13 Ansicht Ressourcenauslastung im Detail, S. 258. 7.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die Auslastung wird auf Basis der gewhlten Aufwandsplne berechnet. Auslastung in Prozentzahlen einblenden 8. Blenden Sie bei Bedarf die Auslastung in Prozentzahlen ein. 8.1. Klicken Sie auf das Symbol . 8.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 8.3. Whlen Sie im Auswahlmen Anzeige den Eintrag Prozentzahlen. 8.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die Auslastung wird in den Balken in Prozentzahlen angezeigt. Weitere Informationen einblenden 9. Blenden Sie bei Bedarf weitere Spalten zur Information ein, zum Beispiel Fhigkeiten der Mitarbeiter. Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie auf den Link Spalten. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen der Spalten, die Sie einblenden wollen, zum Beispiel Fhigkeiten. 9.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die gewhlten Spalten werden eingeblendet.
Sie haben die Ressourcenauslastung einer Abteilung ausgewertet.

9.1. 9.2. 9.3.

Projektron BCS 7.8

109

Ressourcenmanagement

5.2.7

Grundlasten einer Abteilung auswerten


1. Whlen Sie die Organisationseinheit, in der Sie die Grundlasten der Mitarbeiter auswerten wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressourcen auf den Link Grundlasten.

Abbildung 5-21: Interne Abteilung, Grundlasten

Auswertungszeitraum whlen 3. Whlen Sie einen Auswertungszeitraum, zum Beispiel das aktuelle Quartal. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Datum den Eintrag Quartal. Klicken Sie auf die Symbole oder auf das Symbol den gewnschten Zeitraum, zum Beispiel 4. Quartal 2012. Das gewhlte Quartal wird dargestellt. Hohe Grundlasten erkennen 4. berprfen Sie, welche Mitarbeiter in diesem Quartal mehr als 40 Stunden fr Grundlasten ttig waren. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . 110 Projektron BCS 7.8 3.2. und whlen Sie

Ressourcenmanagement 4.2. 4.3. 4.4. Klicken Sie auf den Link Filter. Whlen Sie im Auswahlmen Filter hinzufgen/entfernen den Eintrag Ist t. Whlen Sie im Auswahlmen den Eintrag grer und geben Sie in das Eingabefeld h den Wert 40 ein. 4.5. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Es werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die in diesem Quartal mehr als 40 Stunden fr Grundlasten ttig waren.

Planwert fr Grundlast anpassen 5. Passen Sie gegebenenfalls den Planwert der Grundlast an, beispielsweise wenn die Differenz zwischen Plan Grundlast und Ist Grundlast zu gro ist. 5.1. 5.2. 5.3. Klicken Sie am Ende der gewnschten Zeile auf das Symbol Passen Sie die prozentualen Werte an. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. .

Sie haben die Grundlasten angepasst.

Tipp: Sie gelangen zurck zu der Ansicht Grundlasten, indem Sie neben dem Symbol und den entsprechenden Eintrag auswhlen.
Sie haben die Grundlasten einer Abteilung ausgewertet.

klicken

5.2.8

Personendaten rekursiv ndern


Als Beispiel fr die Nutzung eines Werkzeugs wird im Folgenden beschrieben, wie Sie mit dem Werkzeug Rekursive nderung von zeitlichen Personendaten Stundenstze und Feiertagskalender aller Mitarbeiter einer Organisationseinheit ndern knnen. 1. Whlen Sie die Organisationseinheit, bei der Sie eine rekursive nderung von zeitlichen Personendaten vornehmen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Administration auf den Link Werkzeuge. 3. Whlen Sie im Auswahlmen Werkzeuge den Eintrag Rekursive nderung von zeitl. Personendaten. 4. Klicken Sie auf die Schaltflche Werkzeug auswhlen.

Projektron BCS 7.8

111

Ressourcenmanagement

Abbildung 5-22: Interne Abteilung, Werkzeuge: Rekursive nderung von zeitlichen Personendaten

5. Whlen Sie im Bereich Bedingungen im Auswahlmen Subtyp den Eintrag gleich. 6. Whlen Sie in der Auswahlliste den Eintrag Mitarbeiter. 7. Klicken Sie auf das Symbol . 8. ndern Sie im Bereich Werte die Werte, die rekursiv fr alle Mitarbeiter der Organisationseinheit bernommen werden sollen. 8.1. Geben Sie im Eingabefeld nderungstermin an, ab wann die nderung gltig sein soll. 8.2. Legen Sie im Eingabefeld Stundensatz Intern einen neuen internen Stundensatz fr die Abteilung fest. 8.3. ndern Sie beispielsweise fr alle Mitarbeiter der Abteilung den Feiertagskalender und whlen Sie einen geeigneten Feiertagskalender fr Ihren Standort aus dem Auswahlmen. Wichtig: Beachten Sie, dass die nderungen, die Sie mit diesem Werkzeug durchfhren, nicht rckgngig gemacht werden knnen! Sie knnen jedoch weiterhin jeden Datensatz nachtrglich einzeln ndern.

Tipp: Eingabefelder, die keine Werte enthalten, werden ignoriert. 9. Klicken Sie auf die Schaltflche Ausfhren.
Sie haben Personendaten ber ein Werkzeug rekursiv gendert.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling

Mitarbeitercontrolling
Dieses Kapitel erlutert Ansichten des Mitarbeitercontrollings im Arbeitsbereich Intern. Im Fokus der Auswertungen stehen die Auslastung, die Arbeitszeiten und die Projektaufwnde der einzelnen Mitarbeiter. Als Abteilungsleiter, Controller oder Geschftsfhrer besteht jedoch auch Bedarf an bersichten, Auswertungen und Auslastungsprognosen fr Abteilungen oder das gesamte Unternehmen. Entsprechend aggregierte Ansichten stehen daher auf allen Hierarchieebenen Ihres Unternehmens zur Verfgung. Das Mitarbeitercontrolling ist nur mit der Personalmanagerlizenz mglich. ber die Rolle Adressadministrator oder Controller stehen Ihnen dann ber alle Mitarbeiter die entsprechenden Auswertungen zur Verfgung. ber die Zuordnung als Abteilungsleiter erhalten Sie nur die Auswertungsrechte an den Ihnen zugeordneten Mitarbeitern und Abteilungen.

6.1 Mitarbeitercontrolling: Relevante Ansichten


Dieser Abschnitt stellt Auswertungsansichten fr das Mitarbeitercontrolling vor, die fr Controller und Programmleiter relevant sind. Sie erfahren, welche Mglichkeiten diese Ansichten bieten und knnen sich schnell einen berblick ber das jeweilige Thema verschaffen.

6.1.1

Ansicht Buchungen
Die Ansicht Buchungen finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. In dieser Ansicht knnen Sie die einzelnen Buchungen des Mitarbeiters einsehen und auswerten. Sie knnen alle Buchungen eines Auswertungszeitraums anzeigen lassen. ber die Filter knnen Sie whlen, welche Buchungen Sie anzeigen wollen, zum Beispiel nur abrechenbare oder solche mit einer bestimmten Leistungsart. Zu den einzelnen Buchungen knnen Sie ber die Spalte Beschreibung auch die Bemerkungen des Mitarbeiters einblenden. Ebenfalls knnen die Spalten Dauer inkl. Zuschlge und Zuschlagsregel eingeblendet werden. Dadurch sehen Sie, welche Zuschlagsregeln fr die Buchung des Mitarbeiters zutreffen. Tipp: Zuschlagsregeln werden im Arbeitsbereich Intern in der Ansicht Zuschlagsregeln definiert.

Projektron BCS 7.8

113

Mitarbeitercontrolling

Abbildung 6-1: Mitarbeiter, Buchungen

6.1.2

Ansicht Buchungen pro Tag


Die Ansicht Buchungen pro Tag finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. In dieser Ansicht erhalten Sie eine tageweise Auswertung von Soll-Arbeitszeit und IstArbeitszeit des Mitarbeiters. Die Auswertung kann nach unterschiedlichen Zeitrumen erfolgen. ber den Filter Nur Tage mit Ist t knnen Sie gezielt Tage whlen, an denen der Mitarbeiter seine Soll-Arbeitszeit berschritten oder unterschritten hat. Der Eintrag > 100% zeigt nur Tage mit einer berschreitung der Soll-Arbeitszeit. Der Eintrag < 100% zeigt nur Tage mit einer Unterschreitung der Soll-Arbeitszeit. Der Eintrag Alle Tage zeigt alle Tage im Auswertungsraum an.

Abbildung 6-2: Mitarbeiter, Buchungen pro Tag

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling

6.1.3

Ansicht Aufwnde/Projekt
Die Ansicht Aufwnde/Projekt finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. In dieser Ansicht sehen Sie die geplanten Aufwnde des Mitarbeiters fr alle Projekte, Unterprojekte und Aufgaben, bei denen er mit dem Zuordnungstyp Mitarbeiter zugeordnet wurde. Sie knnen die Planwerte sowohl fr Bottom-up-Projekte als auch fr Top-downProjekte anzeigen. In der Spalte Ist knnen Sie nachvollziehen, ob und wie viel Aufwand der Mitarbeiter im gewhlten Auswertungszeitraum auf den Projekten geleistet hat. Sie knnen die Aufwnde des Mitarbeiters nach deren Abrechenbarkeit und den Leistungsarten filtern.

Abbildung 6-3: Mitarbeiter, Aufwnde/Projekt

6.1.4

Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe


Die Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. In dieser Ansicht sehen Sie die aufsummierten gebuchten Aufwnde des Mitarbeiters pro Aufgabe fr einen bestimmten Zeitraum. Zwischensummen pro Projekt ermglichen einen berblick ber die Aufwnde einzelner Projekte im gewhlten Zeitraum.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeitercontrolling Mit Filterfunktionen knnen Sie die Arbeitszeit des Mitarbeiters in Bezug auf bestimmte Projekte und Aufgaben auswerten.

Abbildung 6-4: Mitarbeiter, Aufwandsliste pro Aufgabe

6.1.5

Ansicht Personalkosten/Projekt
Die Ansicht Personalkosten/Projekt finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Kosten. In dieser Ansicht knnen Sie die Aufwnde des Mitarbeiters mit seinem internen Stundensatz auswerten. Anhand dieser bersicht knnen einschtzen, ob die Ist-Personalkosten des Mitarbeiters die geplanten Personalkosten gegebenenfalls berschreiten. Ampelbewertungen machen deutlich, ob Planberschreitungen erst prognostiziert oder schon eingetreten sind.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling

Abbildung 6-5: Mitarbeiter, Personalkosten/Projekt

6.1.6

Ansicht Arbeitszeitauswertung eines Mitarbeiters


Die Ansicht Arbeitszeitauswertung finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Arbeitszeiten. In dieser Ansicht erhalten Sie einen komprimierten berblick ber die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters aus drei verschiedenen Perspektiven. Jede Perspektive spiegelt sich in einer der drei verfgbaren Unteransichten wider, Aktueller Stand, bersicht gebuchter Zeiten und bersicht Monate. Unteransicht Aktueller Stand In dieser Unteransicht knnen Sie den aktuellen Stand der Arbeitszeiten, des Urlaubsbudgets und der Urlaubstermine des Mitarbeiters einsehen. Falls der Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto hat und ein Freizeitausgleich (kurz: FZA) fr ihn mglich ist, wird auch der Stand seines FZA-Budgets und seiner FZA-Termine angezeigt. Der aktuelle Stand kann im Filter Ende des Auswertungszeitraums eingestellt werden. Es steht der aktuelle Tag (Eintrag heute), der vorangehende Tag (Eintrag gestern) und der letzte Tag des aktuellen Monats (Eintrag Ende des Monats) zur Verfgung. Unter Stand zum Stichtag wird der Stand des Urlaubsbudgets und des Arbeitszeitkontos zum letzten Stichtag (Tag, an dem der Stand des Arbeitszeitkontos zuletzt berechnet wurde) angezeigt. Falls das Arbeitszeitkonto nicht aktiv ist, wird der letzte Tag des vorangehenden Monats als Stichtag verwendet.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeitercontrolling Unter Auswertung vom .. bis einschlielich (gestern, heute, Ende des Monats) wird berechnet, wie viele Buchungen auf welche Ttigkeiten der Mitarbeiter im angegebenen Zeitraum vorgenommen hat. Falls der Mitarbeiter seine berstunden mit FZA-Terminen ausgleichen kann, werden die in diesem Zeitraum genommenen FZA-Termine ebenfalls bercksichtigt. Unter Stand bis einschlielich (gestern, heute, Ende des Monats) erhalten Sie Informationen, wie viele Urlaubstage und FZA-Budget dem Mitarbeiter aktuell zur Verfgung stehen.

Abbildung 6-6: Arbeitszeitauswertung, Aktueller Stand mit Arbeitszeitkonto

Unteransicht bersicht gebuchter Zeiten Wenn der Mitarbeiter die Ansicht Tagesbuchen zur Zeiterfassung benutzt und seine Anwesenheitszeiten regelmig eintrgt, sehen Sie in dieser Ansicht in der Position Arbeitszeit dessen tatschliche Arbeitszeit als Differenz aus Anwesenheitszeiten und Pausenzeiten. Die tatschlichen Arbeitszeiten werden den Soll-Arbeitszeiten gegenbergestellt, um Mehrarbeitszeit und Minderarbeitszeit im Auswertungszeitraum zu berechnen. In der Position Saldo sehen Sie die Differenz zwischen der Ist-Arbeitszeit und SollArbeitszeit im ausgewhlten Zeitraum. 118 Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling Der vom Mitarbeiter eventuell genommene Freizeitausgleich wird in der Position Genommener FZA gesondert angegeben. Diese wird zur Position Saldo addiert und die Summe unter Saldo inkl. Genommener FZA angezeigt. Die Positionen Allgemeines und Betriebsaufgaben sind nicht obligatorisch. Sie werden nur angezeigt, falls entsprechende Buchungen oder Termine im ausgewhlten Zeitraum tatschlich stattgefunden haben.

Abbildung 6-7: Arbeitszeitauswertung, bersicht gebuchter Zeiten

Unteransicht bersicht Monate In dieser Unteransicht werden die Anwesenheitszeiten und Arbeitszeiten des Mitarbeiters monatsweise zusammengefasst. Sie knnen auswerten, in welchem Monat wie viele Urlaubstage, FZA-Termine und Krankheitstage der Mitarbeiter hatte, wie viele Projektbuchungen angefallen sind und was der jeweilige monatliche Saldo des Mitarbeiters ausmacht.

Abbildung 6-8: Arbeitszeitauswertung, bersicht Monate

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeitercontrolling

6.1.7

Ansicht Aufwandsdiagramm
Die Ansicht Aufwandsdiagramm finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Arbeitszeiten. Das Aufwandsdiagramm ist eine grafische Darstellung der Tagesbuchungen des Mitarbeiters in einem gewhlten Auswertungszeitraum. Im Aufwandsdiagramm erkennen Sie auf einen Blick, an welchen Tagen der Mitarbeiter weniger oder mehr als in seinem Arbeitszeitmodell vorgesehen gebucht hat. Diese Auswertung stellt die grafische Umsetzung der Ansichten Buchungen und Buchungen pro Tag dar. Genaue Werte fr die Buchungen knnen Sie in Form der Tooltips ber den Balken anzeigen. Wochenenden und Feiertage werden wie in anderen Diagrammen grau hinterlegt, halbe Feiertage werden nur im Titel gekennzeichnet und zeigen einen weien Hintergrund. Die Ansicht steht in zwei Modi zur Verfgung. Im ersten Modus sehen Sie aufsummierte Werte der Buchungen pro Tag, im anderen stellt Projektron BCS einzelne Buchungen dar. Sie knnen den Modus ber die Option Summenwerte je Tag umschalten. Modus Summenwerte je Tag In der Standardvoreinstellung stellt Projektron BCS die Soll-Arbeitszeiten als gelbe Balken den Ist-Arbeitszeiten in Form von grnen und gegebenenfalls roten Balken grafisch gegenber. Dabei sind Tage mit einer Unterschreitung der Soll-Arbeitszeit mit roter Farbe markiert. In diesem Modus knnen Sie Schwellwerte fr die rote Markierung angeben. Die Schwellwerte im Auswahlmen Warnungsgrenze Soll bercksichtigen den Schwankungsbereich der Summe von gebuchten Aufwnden um die Soll-Arbeitszeit, zum Beispiel 15 Minuten oder 30 Minuten. Wenn Sie die Option Schwankungsbereich vom Soll zeigen aktivieren und einen Schwellwert whlen, zeigt Projektron BCS alle Buchungen, die die gewhlte Abweichung von der Soll-Arbeitszeit berschreiten oder unterschreiten, rot und gestreift an. ber den Link des Datums knnen Sie zur Ansicht Tagesbuchen des Mitarbeiters wechseln, um die Buchungen dort im Detail anzusehen. Tipp: Die verschiedenen Aufwandsarten knnen per Konfiguration kenntlich gemacht und mit unterschiedlichen Farben versehen werden. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an den Support der Projektron GmbH.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling

Abbildung 6-9: Mitarbeiter, Aufwandsdiagramm, Summenwerte je Tag

Modus Einzelne Buchungen ber die Option Summenwerte je Tag knnen Sie durch Deaktivieren des Kontrollkstchens die Buchungen eines Tages auch als einzelne Balken anzeigen. In diesem Modus markiert Projektron BCS alle Buchungen, die sich zeitlich berschneiden, mit roter Farbe. Die Namen der Aufgaben der Buchungen sind eingerckt dargestellt, um die einzelnen Tage besser identifizieren zu knnen. ber den Link des Aufgabennamens knnen Sie zur Ansicht Einzelbuchen des Mitarbeiters wechseln, um die Buchungen dort im Detail anzusehen.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeitercontrolling

Abbildung 6-10: Mitarbeiter, Aufwandsdiagramm, Einzelne Buchungen

6.1.8

Ansicht Anwesenheit
Die Ansicht Anwesenheit finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Arbeitszeiten. Die Ansicht Anwesenheit bietet einen berblick ber die Buchungen der Anwesenheit, Pausen und Reisezeiten im gewhlten Zeitraum, die in der Ansicht Tagesbuchen vorgenommen wurden. Sie erhalten dadurch einen projektunabhngigen Nachweis ber die persnlichen Arbeitszeiten des Mitarbeiters. ber den Filter Subtyp knnen Sie whlen, welche Art von Anwesenheit, etwa Reisezeiten oder Pausen, Sie anzeigen wollen. Zeitraumfilter ermglichen die Auswertungen unterschiedlicher Zeitrume. Einzelne Eintrge fr die Anwesenheit und Pausen knnen Sie in dieser Ansicht lschen.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling

Abbildung 6-11: Mitarbeiter, Anwesenheit

6.1.9

Ansicht Spesen am Mitarbeiter


Die Ansicht Spesen finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Spesen. In dieser Ansicht haben Sie die Mglichkeit, die Spesen eines Mitarbeiters zu prfen. Mgliche Spesen werden von den Mitarbeitern in der Rubrik Spesen erfasst und einem Projekt oder Betriebsttigkeiten zugewiesen. Die einzelnen Spesen sind mit dem jeweiligen Projekt und dem Mitarbeiter verknpft, so dass Sie auf beiden Ebenen die Kosten kontrollieren knnen. In der Standardansicht ist als Zeitraum der Abrechnungsmonat ausgewhlt. Sie knnen alternativ den Filter entsprechend nach Belegdatum einstellen und so sehen, wann die einzelnen Spesenkosten tatschlich angefallen oder vom Mitarbeiter entrichtet worden sind. Zu den eigenen Spesen kann der Mitarbeiter einen Spesenbericht erstellen, den er ausgedruckt und unterschrieben weitergeben kann. Auch sind die erfassten Spesen im Bericht Projektkostenbericht enthalten. In dieser Ansicht knnen Sie die Spesen des Mitarbeiters prfen und sie anschlieend auf den Status Geprft oder Ausgezahlt setzen. In der Spalte Verkaufsbetrag sehen Sie, welcher Wert dem Kunden gegenber abgerechnet wird. Wenn Sie das Modul Abrechnung/Rechnungsstellung aktiviert haben, knnen Sie zudem die Rechnung einblenden, in der die Spesen dem Kunden berechnet wurden. Bei Bedarf knnen Sie die Spesen des Mitarbeiters wieder in den Status Angelegt zurcksetzen. Dazu steht Ihnen in der Ansicht Spesenerfassung der Meneintrag Ausgewhlte Zeilen | Freigegebene Spesen zurcksetzen zur Verfgung. In der Ansicht Werkzeuge auf Organisationsebene besteht auerdem die Mglichkeit, Spesen rekursiv fr alle Mitarbeiter einer Organisation in einen gewnschten Status zu setzen.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeitercontrolling Kostenrechnungsattribute der Spesen Bei den Spesen sind die Kostenrechnungsattribute Kostentrger, Kostenstelle, Mitarbeiter-Kostenstelle und Kostenart definiert. Die Attribute Kostentrger und Kostenstelle werden von der Aufgabe bernommen, auf die die Spesen gebucht werden. Das Attribut Mitarbeiter-Kostenstelle wird aus den zum Reisezeitpunkt gltigen internen Daten bernommen, hinterlegt in der Interna-nderung. Die Kostenart der Spesen ist stets dieselbe und wird per Konfiguration als solche definiert. Im Standard von Projektron BCS ist dies die Kostenart Reisekosten.

Abbildung 6-12: Mitarbeiter, Spesen

6.2 Mitarbeitercontrolling: Schritt fr Schritt


In diesem Abschnitt knnen Sie anhand von ausfhrlichen Klick-fr-Klick-Anleitungen erfahren, wie Sie in Projektron BCS ein konkretes Handlungsziel erreichen knnen. Es wird Schritt fr Schritt erklrt, wie sie zu dem in der berschrift genannten Ziel kommen. Die einzelnen Handlungsanleitungen sind so zusammengestellt und angeordnet, dass deren Gesamtheit ein typisches oder wahrscheinliches Handlungsszenario abbildet.

6.2.1

Buchungen eines Mitarbeiters auswerten


1. Whlen Sie den gewnschten Mitarbeiter. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde auf den Link Buchungen. 3. Whlen Sie einen Auswertungszeitraum, zum Beispiel den aktuellen Monat.

124

Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling 3.1. Whlen Sie im Filter Auswertungszeitraum im Auswahlmen den Eintrag Monat. 3.2. Klicken Sie auf die Symbole oder , um ein Datum auszuwhlen. Die Buchungen des gewhlten Zeitraums werden angezeigt.

4. Blenden Sie bei Bedarf Beschreibungen der gettigten Buchungen ein. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . 4.2. Klicken Sie auf den Link Spalten. 4.3. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Beschreibung. 4.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die Spalte Beschreibung mit Erluterungen zu den Buchungen wird eingeblendet. 5. Prfen Sie den Abnahmestatus der Buchungen. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie auf den Link Spalten. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Abnahme. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die Spalte Abnahme mit dem Abnahmestatus der Buchungen wird eingeblendet. Bei der Rechnungsstellung werden nur Buchungen mit dem Status Abgenommen bercksichtigt.

Sie haben die Buchungen eines Mitarbeiters ausgewertet.

6.2.2

Buchungen einer Abteilung pro Tag auswerten


1. Whlen Sie die gewnschte Abteilung oder Organisation. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. ffnen Sie die Baumstruktur so, dass die gewnschte Abteilung oder Organisation sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der Abteilung oder Organisation. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde auf den Link Buchungen pro Tag. 3. Lassen Sie die Tage anzeigen, an denen die Ist-Arbeitszeit der Mitarbeiter die SollArbeitszeit um eine bestimmte Prozentzahl berschreitet, zum Beispiel um 10%. Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie auf den Link Filter. Whlen Sie im rechten Auswahlmen Nur Tage mit Ist t den Eintrag gleich. Whlen Sie im linken Auswahlmen Nur Tage mit Ist t den Eintrag mit der gewnschten Abweichung in Prozent, in diesem Fall >110%. 3.5. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Es werden nur Tage angezeigt, an denen die Ist-Arbeitszeit die Soll-Arbeitszeit um 10% oder mehr berschreitet, das heit die Ist-Arbeitszeit mehr als 110% der SollArbeitszeit betrgt. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Projektron BCS 7.8

125

Mitarbeitercontrolling
Sie haben Buchungen tageweise ausgewertet.

6.2.3

Aufwnde pro Projekt fr einen Mitarbeiter prfen


1. Whlen Sie den gewnschten Mitarbeiter. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde auf den Link Aufwnde/Projekt.

Abbildung 6-13: Intern, Aufwnde/Projekt

3. Prfen Sie in der Spalte Ist t die gebuchten Aufwnde eines Mitarbeiters fr ein Projekt. Im Beispiel der Abbildung 6-13, S. 126 betragen die gebuchten Aufwnde des Mitarbeiters Peter Programmleiter1 fr das Projekt Website DIW 22t 04:00h. 4. Prfen Sie in der Spalte Rest t die voraussichtlich noch anfallenden Aufwnde. Im Beispiel betragen die Restaufwnde des Mitarbeiters Peter Programmleiter1 fr das Projekt Website DIW 12t 02:00h. 5. Prfen Sie in der Spalte BU Plan t die Summe der internen Aufwnde, die fr den Mitarbeiter fr ein Projekt bottom-up geplant wurde. Im Beispiel betragen die geplanten internen Aufwnde fr den Mitarbeiter Peter Programmleiter1 fr das Projekt Website DIW 35t 04:00h.

126

Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling 6. Prfen Sie in der Spalte BU Plan t die Differenz zwischen den geplanten Aufwnden und den voraussichtlichen Gesamtaufwnden (Summe aus Ist t und Rest t). Drohende berschreitungen werden in roter Schrift hervorgehoben. Im Beispiel werden die geplanten Aufwnde des Mitarbeiters Peter Programmleiter1 fr das Projekt Website DIW voraussichtlich um 06:00h unterschritten. 7. Prfen Sie in der Spalte Pt die Abweichung von den geplanten Aufwnden mit Hilfe der Ampel. Fr den Mitarbeiter Peter Programmleiter1 wird das Projekt Website DIW mit dem Symbol bewertet, da weniger als 80% der geplanten Aufwnde gebucht wurden.
Sie haben die intern geplanten Aufwnde eines Projekts fr einen Mitarbeiter geprft.

6.2.4

Aufwandsliste pro Aufgabe auswerten


1. Klicken Sie auf die Registerkarte Mein BCS. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen auf den Link Aufwandsliste pro Aufgabe. 3. Lassen Sie sich alle Aufwnde eines bestimmten Zeitraums anzeigen, zum Beispiel alle Aufwnde des aktuellen Monats. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Auswertungszeitraum die gewnschte Zeiteinheit, zum Beispiel Monat. 3.2. Legen Sie den gewnschten Zeitraum fest, zum Beispiel Mrz 2011. Benutzen Sie gegebenenfalls die Symbole oder das Symbol . Fr den ausgewhlten Zeitraum werden alle Aufwnde angezeigt. 4. Filtern Sie die Ansicht nach einem bestimmten Projekt. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . 4.2. Klicken Sie auf den Link Filter. 4.3. Whlen Sie im Auswahlmen Projekt den Eintrag gleich. 4.4. Geben Sie in das Eingabefeld Projekt den Namen des gewnschten Projekts ein. 4.5. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Alle Aufwnde der Aufgaben des gewhlten Projekts werden angezeigt. 5. Zeigen Sie Zwischensummen fr jedes Unterprojekt an. 5.1. Klicken Sie auf das Symbol . 5.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 5.3. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Zwischensummen. 5.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. 5.5. Klicken Sie auf den Spaltentitel der Spalte Unterprojekt. Die Aufwnde werden nach Unterprojekt gruppiert. In der Spalte Dauer wird in einer grau hinterlegten Zeile die Summe der Aufwnde je Unterprojektgruppe angezeigt.
Sie haben die Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe ausgewertet.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeitercontrolling

6.2.5

Personalkosten eines Mitarbeiters pro Projekt auswerten


1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Personalkosten Sie auswerten wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Kosten auf den Link Personalkosten/Projekt.

Abbildung 6-14: Mitarbeiter, Personalkosten/Projekt

Wenn Sie den Auswertungszeitraum anpassen wollen, whlen Sie im Auswahlmen Auswertungszeitraum den gewnschten Eintrag, beispielsweise Monat. 4. ffnen Sie die Baumstruktur so, dass die gewnschten Strukturelemente der Projekte sichtbar sind. 5. Prfen Sie in der Spalte Ist P die gebuchten Personalkosten des Mitarbeiters in den verschiedenen Projekten.

3.

128

Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling Im Beispiel der Abbildung 6-14, S. 128 entstehen durch den Mitarbeiter Programmleiter1, Peter Personalkosten am Projekt Website DIW in Hhe von 8.950,00 . 6. Prfen Sie in der Spalte Rest P die voraussichtlich noch anfallenden Personalkosten des Projekts. Im Beispiel betragen die Restpersonalkosten fr das Projekt Website DIW noch 4.850,00 . 7. Prfen Sie in der Spalte P(Kost.) die Abweichung vom Personalkostenplan mit Hilfe der Ampel. Im Beispiel zeigt beim Unterprojekt Texte das Symbol , dass die Ist-Kosten von 175,00 die geplanten Kosten (Spalte BU Plan P) von 1.600,00 nicht berschritten haben. Die Kostenberschreitung ist eine Prognose.
Sie haben die Personalkosten eines Mitarbeiters in seinen Projekten ausgewertet.

6.2.6

Arbeitszeitauswertung eines Mitarbeiters analysieren


1. Whlen Sie den gewnschten Mitarbeiter. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Arbeitszeiten auf den Link Arbeitszeitauswertung. 3. Klicken Sie auf die Schaltflche bersicht gebuchter Zeiten. 4. Whlen Sie den Auswertungszeitraum. 4.1. Whlen Sie im Auswahlmen Datum die gewnschte Zeiteinheit, zum Beispiel Monat oder Jahr. 4.2. Legen Sie den gewnschten Zeitraum fest. Benutzen Sie dazu die Symbole oder das Symbol . Der Auswertungszeitraum wird gewhlt. 5. Analysieren Sie die Arbeitszeiten des Mitarbeiters fr den ausgewhlten Zeitraum. 5.1. Prfen Sie anhand der Position Projektbuchungen, wie viele Stunden der Mitarbeiter im ausgewhlten Zeitraum an Projekten gearbeitet hat. 5.2. Prfen Sie anhand der Position Krankheit, wie viele Stunden sich der Mitarbeiter im ausgewhlten Zeitraum krank gemeldet hat. 5.3. Prfen Sie anhand der Position Saldo, ob der Mitarbeiter seine Soll-Arbeitszeiten im ausgewhlten Zeitraum vollstndig erbracht hat. Falls in dieser Position ein negativer Wert erscheint, hat der Mitarbeiter weniger gearbeitet, als sein Arbeitszeitmodell vorsieht. 5.4. Prfen Sie anhand der Position Anwesenheit und Pause, wie viele Stunden der Mitarbeiter anwesend war und wie lange er Pausen gemacht hat.
Sie die Arbeitszeitauswertung eines Mitarbeiters analysiert.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeitercontrolling

6.2.7

Aufwandsdiagramm eines Mitarbeiters auswerten


1. When Sie den gewnschten Mitarbeiter. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Arbeitszeiten auf den Link Aufwandsdiagramm. Das Aufwandsdiagramm mit eingeblendeten Summenwerten aller Buchungen je Tag wird angezeigt. Falls der Mitarbeiter an einem Tag keine Buchungen erfasst hat, sehen Sie einen gelben Balken, der die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters an diesem Tag abbildet. 3. Wechseln Sie von der Summendarstellung je Tag zur Darstellung der einzelnen Buchungen an einzelnen Tagen. 3.1. Klicken Sie auf das Symbol . 3.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 3.3. Deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Summenwert je Tag. 3.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die Balken fr die einzelnen Buchungen des Mitarbeiters werden angezeigt (siehe Abbildung 6-15, S. 131).
Buchungen ohne Angabe der Startzeit und Ende werden mit einem blauen Balken

dargestellt. Die Dauer des Aufwands wird vor dem Aufgabennamen in der linken Spalte eingeblendet.

Buchungen mit Angabe der Startzeit und Ende werden mit einem grnen Balken

dargestellt und entsprechen der Zeitangabe im Diagramm. In Abbildung 6-15, S. 131 ist zum Beispiel am 20.12.12 die Buchung auf die Aufgabe Projektsteuerung mit der Startzeit 14 Uhr und dem Ende 17 Uhr zu finden.

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Projektron BCS 7.8

Mitarbeitercontrolling

Abbildung 6-15: Zeiterfassung, Aufwandsdiagramm ohne Summenwerte je Tag (Wochenansicht)

4.

Passen Sie die Darstellung des Aufwandsdiagramms gegebenenfalls an. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . 4.2. Klicken Sie auf den Link Optionen. 4.3. Geben Sie einen hheren Wert im Eingabefenster Breite (in Pixel) ein, um die Breite des Diagramms zu vergrern, zum Beispiel 1000. 4.4. Whlen Sie im Auswahlmen Zoom einen hheren Wert, um das gesamte Diagramm zu vergrern, zum Beispiel 130%. 4.5. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die Darstellung des Aufwandsdiagramms wird entsprechend Ihren Einstellungen angepasst.

Sie haben das Aufwandsdiagramm eines Mitarbeiters ausgewertet.

6.2.8

Spesen anzeigen
Mehr Informationen zu Spesen und deren Bearbeitungen finden Sie in der Dokumentation Spesen. 1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Spesen Sie anzeigen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Spesen auf den Link Spesen.

Projektron BCS 7.8

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Mitarbeitercontrolling

Abbildung 6-16: Mitarbeiter, Spesen

Auswertungszeitraum anpassen 3. Passen Sie gegebenenfalls den Auswertungszeitraum an. 3.1. Whlen Sie im Filter Zeitraum im ersten Auswahlmen die gewnschten Speseneintrge, zum Beispiel Abrechnungsmonat. 3.2. Whlen Sie im Filter Zeitraum im zweiten Auswahlmen die gewnschte Zeiteinheit, zum Beispiel Monat. 3.3. Klicken Sie auf die Symbole oder auf das Symbol und whlen Sie den gewnschten Zeitraum. Alle Speseneintrge des gewhlten Zeitraums werden aufgelistet und knnen einzeln bearbeitet werden.

Spesenliste bearbeiten 4. Bearbeiten Sie die aufgelisteten Spesen. 4.1. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 4.2. Geben Sie in der Spalte Belegdatum in das Eingabefeld das Belegdatum einer Spese ein oder klicken Sie auf das Symbol , um das Datum direkt auszuwhlen. 4.3. Whlen Sie in der Spalte Abr. im Auswahlmen die Abrechenbarkeit der Spesen. 4.4. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Speseneintrag bearbeiten 5. Bearbeiten Sie die Stammdaten eines Speseneintrags. 5.1. Klicken Sie neben einem einzelnen Speseneintrag auf das Symbol . Die Stammdaten des Speseneintrags werden in einem neuen Fenster geffnet. Nehmen Sie die gewnschten nderungen vor. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Spesen. Projektron BCS 7.8

5.2. 132

Mitarbeitercontrolling 5.3. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Die nderungen werden gespeichert. Das Fenster Stammdaten wird geschlossen. , um

Klicken Sie in der Ansicht Spesen in der Navigationsleiste auf das Symbol die Ansicht zu aktualisieren. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben die Spesen eines Mitarbeiters angezeigt.

5.4.

6.2.9

Spesen als geprft markieren


1. Whlen Sie den Mitarbeiter, dessen Spesen Sie prfen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Spesen auf den Link Spesen. 3. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen der Speseneintrge, die Sie als geprft markieren wollen. 4. Klicken Sie auf das Men Ausgewhlte Zeilen | Spesen als geprft markieren. Das Dialogfenster Spesen als geprft markieren wird geffnet. 5. Klicken Sie auf die Schaltflche OK.
Sie haben Speseneintrge als Geprft markiert.

Tipp: Spesen, die mit dem Status Geprft versehen sind, knnen nicht mehr vom Mitarbeiter, aber vom Spesenprfer erneut angepasst werden.

Projektron BCS 7.8

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Organisationscontrolling

Organisationscontrolling
Dieses Kapitel erlutert die Ansichten des Organisationscontrollings im Arbeitsbereich Intern. Im Fokus der Auswertungen stehen die Auslastung, die Arbeitszeiten und die Projektaufwnde der Abteilungen oder Organisationen.

7.1 Organisationscontrolling: Relevante Ansichten


Dieser Abschnitt stellt Organisationscontrolling Ansichten vor, die fr Anwender relevant sind. Sie erfahren, welche Mglichkeiten diese Ansichten bieten und knnen sich schnell einen berblick ber das jeweilige Thema verschaffen.

7.1.1

Ansicht Mitarbeiterinterna
Die Ansicht Mitarbeiterinterna finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften. In dieser Ansicht finden Sie einen berblick aller Interna der Mitarbeiter, die zu den ausgewhlten Organisationseinheiten gehren. Kapazitten der Abteilungsmitarbeiter, bei denen Arbeitszeitmodelle hinterlegt sind, werden nach Wochentagen geordnet angezeigt und die Soll-Arbeitszeit fr die gesamte Organisationseinheit aufsummiert. Hier finden Sie auch die internen Stundenstze der Mitarbeiter sowie deren Feiertagskalender. In der Unteransicht Personensuche knnen Sie nach bestimmten Mitarbeitern gezielt suchen, indem Sie unterschiedliche Suchfilter verwenden. ber das Symbol knnen Sie eine neue Interna-nderung einfgen.

Abbildung 7-1: Interne Abteilung, Mitarbeiterinterna, Firmenbaum

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135

Organisationscontrolling

7.1.2

Ansicht Buchungen
Die Ansicht Buchungen finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung. In dieser Ansicht knnen Sie alle Buchungen der Mitarbeiter einer Abteilung im gewhlten Zeitraum einsehen. In den Ansichtseinstellungen knnen Sie Filter einblenden, um die Buchungen etwa nach deren Abrechenbarkeit oder Leistungsart zu filtern. Wenn Sie das Kontrollkstchen Beschreibung aktivieren, knnen Sie die Ttigkeit der Mitarbeiter im Rahmen einer Buchung inhaltlich nachvollziehen. Im unteren Bereich der Ansicht zeigt Projektron BCS in der Zeile Summe zum einen die Summe der Aufwnde auf der aktuell angezeigten Seite, zum anderen in der Zeile Gesamtsumme die Gesamtsumme aller Aufwnde im gewhlten Zeitraum. Im Bearbeiten-Modus der Ansicht knnen Sie die Buchungen anpassen, etwa die Beschreibung, die Abrechenbarkeit oder den Aufgabenbezug ndern. Die gebuchte Dauer des Aufwands knnen Sie dagegen nicht bearbeiten.

Abbildung 7-2: Interne Abteilung, Buchungen

7.1.3

Ansicht Buchungen pro Tag


Die Ansicht Buchungen pro Tag finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung. In dieser Ansicht erhalten Sie eine tageweise Auswertung von Soll-Arbeitszeit und IstArbeitszeit Ihrer Abteilung oder Ihres Unternehmens. Die Auswertung kann nach unterschiedlichen Zeitrumen erfolgen. ber den Filter Nur Tage mit Ist t knnen Sie gezielt Tage whlen, an denen der Mitarbeiter seine Soll-Arbeitszeit berschritten oder unterschritten hat. Der Eintrag > 100% zeigt nur Tage mit einer berschreitung der Soll-Arbeitszeit. Der Eintrag < 100% zeigt nur Tage mit einer Unterschreitung der Soll-Arbeitszeit. Der Eintrag Alle Tage zeigt alle Tage im Auswertungsraum.

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Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling

Abbildung 7-3: Interne Abteilung, Buchungen pro Tag

7.1.4

Ansicht Fehlende Buchungsbesttigungen


Die Ansicht Fehlende Buchungsbesttigungen finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung. In dieser Ansicht knnen Sie anhand des Datums der letzten Buchungsbesttigungen erkennen, wie aktuell die Buchungen der Mitarbeiter sind. Je nher das Datum einer Buchungsbesttigung am aktuellen Tag liegt, desto aktueller sind die Buchungen des jeweiligen Mitarbeiters. Das Datum in der Spalte MA-Abschl. gibt an, wann der Mitarbeiter zuletzt seinen Buchungsabschluss durchgefhrt und dadurch seine Buchungen verbindlich besttigt hat. Falls ein Mitarbeiter noch nie einen Buchungsabschluss vorgenommen hat, ist diese Spalte leer. Sie knnen ber die als Links dargestellten E-Mail-Adressen E-Mails an Mitarbeiter verschicken, um sie beispielsweise an ihren Buchungsabschluss zu erinnern. Zustzlich knnen Sie in der Spalte Aktuelles Spesenabschlussdatum anzeigen, wann die Mitarbeiter zuletzt ihre Spesenabschlsse gesetzt haben.

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Organisationscontrolling

Abbildung 7-4: Interne Abteilung, Fehlende Buchungsbesttigungen

7.1.5

Ansicht Aufgabe/Zeitraum
Die Ansicht Aufgabe/Zeitraum finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. In dieser Ansicht haben Sie die Mglichkeit, sich ber auswhlbare Indikatoren ber die angefallenen Aufwnde eines bestimmten Zeitraums zu informieren. Es wird nicht nach einzelnen Mitarbeitern differenziert, sondern die Gesamtleistung der entsprechenden Abteilung oder Organisation betrachtet. Nach welchen Indikatoren die Inhalte dargestellt werden, ist in den Ansichtseinstellungen auswhlbar. Darstellbar sind alle Buchungen (Ist t), nur die abrechenbaren Buchungen (Ist t (ABR)), die gebuchten Personalkosten (Ist P) und die gebuchten abrechenbaren Personalkosten (Ist ext P (ABR)). Sie knnen mehrere Indikatoren whlen und die Werte gegenbergestellt anzeigen. Sie knnen zum Beispiel alle Buchungen (Ist t) den abrechenbaren Buchungen (Ist t (ABR)) gegenberstellen. Die Werte aus den Aufgaben werden fr hhere Ebenen entsprechend aufsummiert. In den Ansichtseinstellungen knnen Sie das Auswertungsintervall bestimmen. Zur Auswahl steht eine Summierung nach Tagen, Monaten, Quartalen oder Jahren.

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Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling

Abbildung 7-5: Interne Abteilung, Aufgabe/Zeitraum

7.1.6

Ansicht Mitarbeiter/Zeitraum
Die Ansicht Mitarbeiter/Zeitraum finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. In der Ansicht Mitarbeiter/Zeitraum kann auf Abteilungsebene oder Organisationsebene nach unterschiedlichen Indikatoren und ber Zeitrume hinweg betrachtet werden, welche Aufwnde die einzelnen Mitarbeiter gebucht haben. Nach welchen Indikatoren die Auswertung stattfindet, whlen Sie in den Ansichtseinstellungen. Darstellbar sind alle Buchungen (Ist t), nur die abrechenbaren Buchungen (Ist t (ABR)), die gebuchten Personalkosten (Ist P) und die gebuchten abrechenbaren Personalkosten (Ist ext P (ABR)). Sie knnen mehrere Indikatoren whlen und die Werte gegenbergestellt anzeigen. Sie knnen zum Beispiel alle Buchungen (Ist t) den abrechenbaren Buchungen (Ist t (ABR)) gegenberstellen. Die Gesamtsumme der Aufwnde jedes Mitarbeiters im ausgewhlten Zeitraum sehen Sie in der Spalte . In der Spalte Durchschnitt knnen sie prfen, wie viel Zeit der Mitarbeiter durchschnittlich pro Auswertungsintervall des Zeitraums aufgewendet hat. Dabei werden nur Auswertungsintervalle bercksichtigt, in denen Aufwnde erfasst wurden. Die Spalte Durchschnitt (alle Spalten) zeigt ebenfalls, wie viel Zeit der Mitarbeiter durchschnittlich pro Auswertungsintervall des Zeitraums aufgewendet hat. Hierbei werden jedoch alle Intervalle bercksichtigt, unabhngig davon, ob Aufwnde erfasst wurden. In den Ansichtseinstellungen unter Optionen bestimmen Sie das Auswertungsintervall. Zur Auswahl steht eine Summierung nach Tagen, Monaten, Quartalen oder Jahren.

Projektron BCS 7.8

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Organisationscontrolling

Abbildung 7-6: Interne Abteilung, Mitarbeiter/Zeitraum

7.1.7

Ansicht Projektaufwand/Abteilung
Die Ansicht Projektaufwand / Abteilung finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf Ebene einer Organisation in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Ressourcen. In der Ansicht Projektaufwand / Abteilung erhalten Sie eine bersicht ber die Auslastung der einzelnen Abteilungen der internen Organisation fr einen bestimmten Zeitraum. Alle untergeordneten Abteilungen der gewhlten Organisation werden in Spalten aufgelistet. Die Projekte, in denen die Mitarbeiter der angezeigten Abteilungen eingeplant sind, werden in Zeilen dargestellt. Projektron BCS bercksichtigt nur Mitarbeiter und Platzhalter, die den angezeigten Abteilungen direkt angehren. In weiteren Unterabteilungen vorhandene Mitarbeiter werden nicht in die Auswertung mit einbezogen. Fr jede Abteilung knnen Sie die Auslastung im entsprechenden Projekt in Tagen ablesen. Zustzlich wird fr jede Abteilung die Last aus Terminen, Urlaub und Krankheit angezeigt. Die Zeile Grundlasten zeigt die Summe der Aufwnde aus Betriebsaufgaben der Mitarbeiter. In der Zeile Gesamtauslastung werden Projektlast, Grundlast sowie Lasten durch Termine, Urlaub und Krankheit aufsummiert. Die Kapazitt einer Abteilung ergibt sich aus den im Arbeitszeitmodell festgelegten Arbeitszeiten aller angehrigen Mitarbeiter. In der Zeile Kapazitt frei knnen Sie sehen, wie viel freie, noch nicht verplante Zeit in jeder Abteilung zur Verfgung steht. berschreitet die Gesamtauslastung die freie Kapazitt, wird der Wert in roter Farbe hervorgehoben. Das prozentuale Verhltnis der Gesamtauslastung zur Kapazitt einer Abteilung knnen Sie in der Zeile Kapazittsauslastung ablesen. In der Spalte Summe Rest werden die Werte aller Abteilungen auf Organisationsebene summiert. Weitere Spalten knnen Sie ber die Ansichtseinstellungen einblenden, beispielsweise die Planaufwnde und Ist-Aufwnde der Projekte im gewhlten Zeitraum sowie Basisplne, Projektleiter, Kunden und Beschreibungen der Projekte.

140

Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling

Abbildung 7-7: Interne Abteilung, Projektaufwand/Abteilung

7.1.8

Ansicht Aufwnde/Projekt
Die Ansicht Aufwnde/Projekt finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. Als Personalverantwortlicher knnen Sie in dieser Ansicht prfen, welche Aufwnde die Abteilung oder die gesamte Organisation im ausgewhlten Auswertungszeitraum auf einzelne Projekte gebucht hat. ber das Einblenden der Top-down- und Bottom-up-Planung wird transparent, ob die internen Planwerte fr die Aufwnde von der Abteilung eingehalten werden konnten. ber die Abrechenbarkeit erhalten Sie einen berblick, welche der erbrachten Leistungen fakturierbar sind. Kursive Planwerte weisen Sie darauf hin, dass Sie einen Auswertungszeitraum betrachten, der nicht die gesamte Laufzeit der Projekte umfasst. Kursive Planwerte wurden anteilig fr den betrachteten Zeitraum herunter gebrochen.

Projektron BCS 7.8

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Organisationscontrolling

Abbildung 7-8: Interne Abteilung, Aufwnde/Projekt

7.1.9

Ansicht Aufwnde/Mitarbeiter
Die Ansicht Aufwnde/Mitarbeiter finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. Auf dieser Seite sehen Sie die summierten Auftragswerte und Planwerte der Mitarbeiter fr alle Projekte, Unterprojekte und Aufgaben, denen sie zugeordnet sind. In der Spalte Ist t knnen Sie nachvollziehen, ob und wie viel Aufwand die Mitarbeiter im angegebenen Auswertungszeitraum auf den Projekten geleistet haben. In der Spalte Ist t inkl. Zuschlge wird Ihnen der gebuchte Aufwand inklusive eventuell gegebener Zuschlge angezeigt. Sie knnen auswerten, welche Leistungen der Mitarbeiter abrechenbar und welche nicht abrechenbar sind. Auftragswerte werden in dieser Auswertung nicht als Auswertungsparameter herangezogen, sondern die internen Planwerte stehen im Vordergrund.

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Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling

Abbildung 7-9: Interne Abteilung, Aufwnde/Mitarbeiter

7.1.10 Ansicht Aufwnde/MA/Projekt


Die Ansicht Aufwnde/MA/Projekt finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. In der Ansicht Aufwnde/MA/Projekt sehen Sie die summierten gebuchten Aufwnde der einzelnen Mitarbeiter pro Projekt fr einen bestimmten Zeitraum. Zwischensummen pro Mitarbeiter ermglichen einen berblick ber die gesamten Aufwnde einzelner Mitarbeiter. Eine Summenbildung ber alle Mitarbeiter gibt Ihnen den Gesamtberblick ber die Aufwnde der Abteilung.

Abbildung 7-10: Interne Abteilung, Aufwnde/MA/Projekt

Projektron BCS 7.8

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Organisationscontrolling

7.1.11 Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe


Die Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde. In der Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe sehen Sie die aufsummierten Aufwnde der jeweiligen Organisationseinheit pro Aufgabe fr einen bestimmten Auswertungszeitraum. Die Summe aller Aufwnde wird in der unteren, grau hinterlegten Zeile angezeigt. Sie knnen die Ansicht filtern, beispielsweise nach der Abrechenbarkeit, der Leistungsart oder einem bestimmten Projekt.

Abbildung 7-11: Interne Abteilung, Aufwandsliste pro Aufgabe

7.1.12 Ansicht Personalkosten/Projekt


Die Ansicht Personalkosten/Projekt finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Kosten. Die Leistung Ihrer Abteilung in den einzelnen Projekten steht im Fokus dieser Auswertung. Hier wird nicht nach Mitarbeitern differenziert, sondern die Gesamtleistung der Abteilung betrachtet. Abweichungen von den jeweiligen internen Projektbudgets sind hier besonders augenfllig. ber Filter knnen Sie die Top-down-Werte und die Bottom-up-Werte wahlweise als Referenzwerte in dieser Auswertung heranziehen.

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Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling

Abbildung 7-12: Interne Abteilung, Personalkosten/Projekt

7.1.13 Ansicht Personalkosten/Mitarbeiter


Die Ansicht Personalkosten/Mitarbeiter finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Kosten. In dieser Ansicht knnen Sie die Aufwnde der Mitarbeiter, multipliziert mit ihren internen Stundenstzen, auswerten. Betrachtet wird in dieser Ansicht der Wert der gebuchten Stunden der Mitarbeiter unabhngig von einzelnen Projekten. Mit der bersicht knnen Sie die Planeinhaltung durch die Mitarbeiter nachvollziehen und auswerten, ob die Budgetvorgaben pro Mitarbeiter und fr Ihre Abteilung insgesamt eingehalten werden.

Abbildung 7-13: Interne Abteilung, Personalkosten/Mitarbeiter

Projektron BCS 7.8

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Organisationscontrolling

7.1.14 Ansicht Spesen/Mitarbeiter


Die Ansicht Spesen/Mitarbeiter finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Kosten. In dieser Ansicht knnen Sie sehen, welche Mitarbeiter im Auswertungszeitraum Spesen erfasst haben und welche Spesenbetrge bereits fakturiert wurden. Sie knnen sich die Zwischensummen pro Abteilung sowie die Gesamtsumme anzeigen lassen. Um Spesen eines Mitarbeiters genauer zu prfen oder zu bearbeiten, knnen Sie mit Klick auf den Namen des Mitarbeiters auf die Mitarbeiterebene wechseln und ber die Ansichtsauswahl die Ansicht Spesen ffnen.

Abbildung 7-14: Interne Abteilung, Spesen/Mitarbeiter

7.1.15 Ansicht Arbeitszeitkonten abnehmen


Die Ansicht Arbeitszeitkonten abnehmen finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Arbeitszeiten. Die Ansicht teilt sich in die Unteransichten Vorliegende Abschlsse und Fehlende Abschlsse. In dieser Ansicht wird der Arbeitszeitkontostand mehrerer Mitarbeiter, die zu einer Abteilung oder Organisation gehren, als Liste prsentiert. Als Personalverantwortlicher knnen Sie die Arbeitszeitkonten mehrerer Mitarbeiter auf einmal prfen und abnehmen. Sie sehen nur die Mitarbeiter, bei denen das Arbeitszeitkonto aktiviert ist. In der Unteransicht Vorliegende Abschlsse sehen Sie die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter, die im gewhlten Zeitraum ihr Arbeitszeitkonto geschlossen haben. Sie knnen auf einen Blick erkennen, welche Mitarbeiter ihr Arbeitszeitkonto abgeschlossen haben und wann dies geschehen ist. Zu jedem Mitarbeiter erhalten Sie Informationen ber die Soll-Arbeitszeit und IstArbeitszeit, auszuzahlende berstunden, fr den Freizeitausgleich vorgemerkte berstunden und den Stand des Arbeitszeitkontos.

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Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling

Abbildung 7-15: Interne Abteilung, Arbeitszeitkonten abnehmen, Vorliegende Abschlsse

In der Unteransicht Fehlende Abschlsse listet Projektron BCS Mitarbeiter auf, die ihr Arbeitszeitkonto im gewhlten Zeitraum noch nicht geschlossen haben. Auch Mitarbeiter, die noch nie einen Abschluss des Arbeitszeitkontos durchgefhrt haben, erscheinen in der Liste.

Abbildung 7-16: Interne Abteilung, Arbeitszeitkonten abnehmen, Fehlende Abschlsse

Tipp: Mehr Informationen ber Arbeitszeitkonten und deren Verwaltung finden Sie in der Dokumentation Zeiterfassung.

7.1.16 Ansicht Arbeitszeitauswertung einer Abteilung


Die Ansicht Arbeitszeitauswertung finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Arbeitszeiten. Die Ansicht teilt sich in die Unteransichten Mitarbeiterbersicht und bersicht gebuchter Zeiten. Die Unteransicht Mitarbeiterbersicht stellt fr einen ausgewhlten Zeitraum die Arbeitszeiten von einzelnen Mitarbeitern einer Abteilung Ihres Unternehmens dar. ber die Anwesenheitszeiten und Pausenzeiten wird die Ist-Arbeitszeit des Mitarbeiters und der Abteilung transparent. Buchungen auf Projekte werden in der Spalte Projektbuchungen gesondert angegeben. Projektron BCS 7.8 147

Organisationscontrolling Urlaubszeiten und Krankheitszeiten werden ebenfalls gesondert aufgefhrt und fr die Abteilung aufsummiert. Ein Saldo zeigt, ob Arbeitszeiten der Mitarbeiter oder der Abteilung von der SollArbeitszeit abweichen. Der von den Mitarbeitern genommene Freizeitausgleich fr geleistete berstunden wird in der Spalte Genommener FZA angegeben. In der Spalte Saldo inkl. Genommener FZA sehen Sie, was den Saldo jedes Mitarbeiters einschlielich genommenen Freizeitausgleichs ausmacht. In der Unteransicht bersicht gebuchter Zeiten erhalten Sie die Arbeitszeitauswertung fr die gesamte Abteilung ohne eine Aufschlsselung der Zeiten nach Mitarbeitern.

Abbildung 7-17: Interne Abteilung, Arbeitszeitauswertung, Mitarbeiterbersicht

7.1.17 Ansicht Import


Die Ansicht Import finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Administration. Die Ansicht Import ermglicht Ihnen, Mitarbeiterdaten aus anderen Systemen zu importieren. Fahren Sie mit der Maus ber das Symbol die Importformate zu erhalten. , um im Tooltip nhere Informationen ber

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Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling

Abbildung 7-18: Interne Abteilung, Import

7.1.18 Ansicht Export


Die Ansicht Export finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Abteilung, Organisation oder Organisationsgruppe in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Administration. Der Export ermglicht Ihnen, Daten in andere Systeme zu exportieren. Fr den Export von Mitarbeiterdaten ist ein Standardexport im CSV-Format mglich. Hierbei werden die internen Attributnamen (Schlssel) als Spaltenberschriften ausgegeben. Es werden alle zum Objekt bekannten Attribute exportiert sowie eine Spalte mit der Gliederungsebene. Weitere Exportschemata knnen konfiguriert werden. Fahren Sie mit der Maus ber das Symbol fr weitere Informationen zum Export.

Abbildung 7-19: Interne Abteilung, Export

7.2 Organisationscontrolling: Schritt fr Schritt


In diesem Abschnitt knnen Sie anhand von ausfhrlichen Klick-fr-Klick-Anleitungen erfahren, wie Sie in Projektron BCS ein konkretes Handlungsziel erreichen knnen. Es wird Schritt fr Schritt erklrt, wie sie zu dem in der berschrift genannten Ziel kommen. Die einzelnen Handlungsanleitungen sind so zusammengestellt und angeordnet, dass deren Gesamtheit ein typisches oder wahrscheinliches Handlungsszenario abbildet. Projektron BCS 7.8 149

Organisationscontrolling

7.2.1

Feiertagskalender fr Abteilungen ndern


1. Whlen Sie die Organisationseinheit, dessen Feiertagskalender Sie ndern wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Intern. 3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 4. Whlen Sie im Auswahlmen Feiertagskalender den passenden Kalender fr Ihr Bundesland. Wenn Sie den Eintrag Systemfeiertagskalender whlen, wird der Feiertagskalender Ihrer Projektron BCS-Konfiguration gewhlt.

Abbildung 7-20: Interne Abteilung, Intern, Auswahl des Feiertagskalenders

5. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Tipp: Um den Feiertagskalender rekursiv fr alle Mitarbeiter einer Abteilung zu ndern, befolgen Sie die Handlungsanweisungen in Kapitel 5.2.8 Personendaten rekursiv ndern, S. 111.
Sie haben den Feiertagskalender fr eine Abteilung gendert.

7.2.2

Fehlende Buchungsbesttigungen prfen


1. Whlen Sie die Organisationseinheit, die Sie auf fehlende Buchungsbesttigungen berprfen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern.

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Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung auf den Link Fehlende Buchungsbesttigungen. 1.2.

Abbildung 7-21: Interne Abteilung, Fehlende Buchungsbesttigungen

3. Prfen Sie, von welchen Mitarbeitern Buchungsabschlsse ausstehen. Die Spalte MA-Abschl. zeigt das Datum des letzten Buchungsabschlusses des jeweiligen Mitarbeiters. Im Beispiel der Abbildung 7-21, S. 151 hat unter anderem Stefan Entwickler3 bislang noch gar keinen Buchungsabschluss gettigt. Der letzte Buchungsabschluss von Doris Entwickler1 liegt auch schon etwas lnger zurck. In beiden Fllen ist die Zuverlssigkeit von Projektauswertungen nicht gewhrleistet, da eventuell angefallene Aufwnde in der Vergangenheit aufgrund der fehlenden Buchungsbesttigungen der Mitarbeiter nicht bercksichtigt werden. 4. Wenn Sie die Sortierung absteigend oder aufsteigend nach dem Datum des letzten Buchungsabschlusses ordnen wollen, klicken Sie auf den Titel der Spalte MA-Abschl.. 5. Suchen Sie bei Bedarf einen bestimmten Mitarbeiter innerhalb der Organisationseinheit. 5.1. 5.2. 5.3. Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie auf den Link Filter. Geben Sie im Eingabefeld Nachname den Anfang des Nachnamens des Mitarbeiters ein. 5.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Mitarbeiter, deren Nachname mit der angegebenen Buchstabenkombination beginnt, werden angezeigt. 6. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Mitarbeiter wegen fehlender Buchungsbesttigungen anhand der Telefonnummer und E-Mail-Adresse in der Spalte Kontaktdaten.
Sie haben eine Organisationseinheit auf fehlende Buchungsbesttigungen geprft.

Projektron BCS 7.8

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Organisationscontrolling

7.2.3

Aufgaben fr einen Zeitraum auswerten


1. Whlen Sie die gewnschte Abteilung oder Organisation. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde auf den Link Aufgabe/Zeitraum.

Abbildung 7-22: Interne Abteilung, Aufgabe/Zeitraum

3. ffnen Sie die Hierarchietiefe so, dass alle Aufgaben sichtbar werden. 3.1. Klicken Sie auf das Symbol . 3.2. Whlen Sie im Auswahlmen die gewnschte Gliederungsebene. Die Baumstruktur erweitert sich je nach gewhlter Gliederungsebene und zeigt alle zugehrigen Unterprojekte und Aufgaben. 4. Legen Sie den Auswertungszeitraum fest. 4.1. Whlen Sie im Auswahlmen Auswertungszeitraum den Zeitraum, den Sie betrachten wollen, zum Beispiel Jahr. 4.2. Klicken Sie auf die Symbole oder auf das Symbol den gewnschten Zeitraum, zum Beispiel 2012. Der gewhlte Auswertungszeitraum wird bernommen. und whlen Sie

5. Legen Sie das Auswertungsintervall fest. 152 Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling 5.1. 5.2. 5.3. Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie auf den Link Optionen. Whlen Sie im Auswahlmen Auswertungsintervall den gewnschten Eintrag, zum Beispiel Monate. 5.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die bereits geleisteten Aufwnde (Ist t) im gewhlten Auswertungszeitraum werden auf die Aufgaben heruntergebrochen und, entsprechend dem gewhlten Auswertungsintervall unterteilt, angezeigt.

6. Blenden Sie weitere Indikatoren ein. 6.1. Whlen Sie in der Auswahlliste Indikatoren den gewnschten Eintrag. 6.2. 6.3. Klicken Sie auf die Schaltflche . Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden. Die gewnschten Indikatoren werden angezeigt.

Sie haben die Aufgaben einer bestimmten Abteilung fr einen bestimmten Zeitraum

ausgewertet.

7.2.4

Aufwnde pro Mitarbeiter und Projekt anzeigen


1. Whlen Sie die gewnschte Abteilung oder Organisation. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Aufwnde auf den Link Aufwnde/MA/Projekt.

Abbildung 7-23: Interne Abteilung, Aufwnde/MA/Projekt

Projektron BCS 7.8

153

Organisationscontrolling 3. Legen Sie den Auswertungszeitraum fest. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Auswertungszeitraum den Zeitraum, den Sie betrachten wollen, zum Beispiel Monat. 3.2. Klicken Sie auf die Symbole oder auf das Symbol den gewnschten Zeitraum, zum Beispiel Juli. Der gewhlte Auswertungszeitraum wird bernommen. und whlen Sie

Sie haben die Aufwnde pro Mitarbeiter und Projekt angezeigt.

7.2.5

Mitarbeiterdaten importieren
1. Whlen Sie die gewnschte Abteilung oder Organisation. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Administration auf den Link Import.

Abbildung 7-24: Interne Abteilung, Import

3. 4. 5. 6.

Whlen Sie die gewnschte Importkonfiguration. Klicken Sie auf die Schaltflche Datei auswhlen. Whlen Sie die Datei aus, die importiert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltflche Importieren.

Der Import wird ausgefhrt. Sie haben Mitarbeiterdaten importiert.

154

Projektron BCS 7.8

Organisationscontrolling

7.2.6

Abteilungsdaten exportieren
1. Whlen Sie die gewnschte Abteilung oder Organisation. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen der gewnschten Organisationseinheit. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Administration auf den Link Export.

Abbildung 7-25: Interne Abteilung, Export

3. Whlen Sie die gewnschte Exportkonfiguration. 4. Klicken Sie auf die Schaltflche Exportieren. 5. Whlen Sie ffnen und klicken Sie auf die Schaltflche OK. Die Abteilungsdaten werden als CSV-Datei exportiert und geffnet.
Sie haben Abteilungsdaten exportiert.

Projektron BCS 7.8

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Berichte

Berichte
Die folgenden Abschnitte befassen sich mit der Rubrik Berichte, welche Ihnen im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Organisationseinheit und der Ebene des Mitarbeiters zur Verfgung steht. Mehr Informationen ber die Erstellung von Kostenberichten und Projektberichten finden Sie in der Dokumentation Projektcontrolling und in der Dokumentation Multiprojektcontrolling.

8.1 Berichte: Relevante Ansichten


Dieser Abschnitt stellt Berichtsansichten vor, die fr Anwender relevant sind. Sie erfahren, welche Mglichkeiten diese Ansichten bieten und knnen sich schnell einen berblick ber das jeweilige Thema verschaffen.

8.1.1

Ansicht Berichtserstellung
Die Ansicht Berichtserstellung finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichte. In der Ansicht Berichtserstellung haben Sie die Mglichkeit auf Mitarbeiterebene verwaltungsrelevante Berichte mit Hilfe von Vorlagen zu erstellen. Folgende Berichtsvorlagen stehen Ihnen zur Verfgung: Mitarbeiter-Spesennachweis: Sie bekommen einen berblick ber die Spesen Ihres Mitarbeiters. Monatsbersicht: Der Bericht erlaubt einen berblick ber die Arbeitszeiten Ihres Mitarbeiters. Die Nutzung von Arbeitszeitkonten ist notwendig fr die Erstellung dieses Berichts. Mehr Informationen zum Thema Arbeitszeitkonten finden Sie in der Dokumentation Arbeitszeitkonto. Zeitnachweis: In diesem Bericht fasst Projektron BCS die Projektbuchungen, Anwesenheiten, Fehlzeiten und Arbeitszeitsalden der Mitarbeiter zusammen. bersicht Abrechenbarkeit: In diesem Bericht werden die abrechenbaren, ausweisbaren und nicht abrechenbaren Aufwnde der Mitarbeiter zusammengefasst. Der Dateiname gibt Auskunft darber, wann der Bericht generiert wurde. Die Berichte knnen in verschiedenen Formaten gespeichert und direkt aus Projektron BCS heruntergeladen werden. Die Berichte knnen von Ihrem Administrator nach Bedarf angepasst werden. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation BIRT-Berichtserstellung.

Projektron BCS 7.8

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Berichte

Abbildung 8-1: Mitarbeiter, Berichtserstellung

8.1.2

Ansicht Berichte
Die Ansicht Berichte finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichte. Die Ansicht Berichte ermglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer Berichte. An dieser Stelle werden die Berichte bei ihrer Erstellung automatisch gespeichert und knnen nachtrglich bearbeitet oder gelscht werden. Bei der Bearbeitung knnen Sie zu einzelnen Berichten Bemerkungen hinterlassen und die Verschlagwortung zur Erleichterung ihrer Verwaltung nutzen. Zustzlich einblendbare Spalten knnen Aufschluss ber das Dateiformat und die Gre der Datei geben. Sie knnen die bersicht Ihrer Berichte nach bestimmten Kriterien filtern, beispielsweise nach Name oder Zeitraum.

Abbildung 8-2: Mitarbeiter, Berichte

8.1.3

Ansicht Berichtsauftrge
Die Ansicht Berichtsauftrge finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichte. Berichtsauftrge ermglichen Ihnen die automatische Generierung von Berichten zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten. In der Ansicht finden Sie einen berblick ber alle bestehenden Berichtsauftrge. An dieser Stelle knnen Sie auch neue Berichtsauftrge einfgen.

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Projektron BCS 7.8

Berichte Die Ansicht kann nach dem nchsten Erstellungsdatum gefiltert werden. Bei der Erstellung eines Berichtsauftrags kann festgelegt werden, in welchem Format und zu welchem Zeitpunkt eine bestimmte Berichtsart generiert werden soll. Zustzlich knnen Sie Wiederholungen angeben, beispielsweise ob der Bericht jeden Monat erstellt werden soll.

Abbildung 8-3: Mitarbeiter, Berichtsauftrge

8.1.4

Bericht Mitarbeiter-Spesennachweis
Den Bericht Mitarbeiter-Spesennachweis generieren Sie in der Ansicht Berichtserstellung im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichtserstellung. Der Bericht Mitarbeiter-Spesennachweis fasst Spesen des Mitarbeiters in einem Dokument zusammen. Sie knnen ber die Eingabefelder Start und Ende einen Zeitraum auswhlen, fr den die Spesen fr den Bericht bercksichtigt werden sollen. Falls Sie keine Eingaben machen, wird der aktuelle Monat als Berichtszeitraum automatisch eingestellt. Dabei werden Spesen angezeigt, die im ausgewhlten Zeitraum tatschlich angefallen sind. Der Abrechnungsmonat wird nicht bercksichtigt. Der Bericht enthlt alle im ausgewhlten Zeitraum angefallenen Spesen unabhngig von ihrem Status. Sie knnen fr Ihren Bericht ein oder mehrere Ausgabeformate auswhlen, zum Beispiel PDF oder XLS. Der Bericht kann zum Beispiel dazu dienen, Spesen durch den Mitarbeiter durch dessen Unterschrift besttigen zu lassen. Auch der Personalverantwortliche kann mit seiner Unterschrift signalisieren, dass die Spesen des Mitarbeiters von ihm geprft und zur Auszahlung freigegeben wurden.

Projektron BCS 7.8

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Berichte

Abbildung 8-4: Bericht Mitarbeiter-Spesennachweis

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Projektron BCS 7.8

Berichte

8.1.5

Bericht Monatsbersicht
Den Bericht Monatsbersicht generieren Sie in der Ansicht Berichtserstellung im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichtserstellung. Der Bericht Monatsbersicht fasst die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters fr den ausgewhlten Zeitraum zusammen. Vor der Erstellung des Berichts whlen Sie das Startdatum fr die Auswertung. Die Voraussetzung fr die Erstellung des Berichts ist, dass fr den ausgewhlten Mitarbeiter das Arbeitszeitkonto mindestens einen Monat vor dem eingestellten Zeitraum aktiv ist. Der Bericht steht nur im PDF-Format zur Verfgung. Der Bericht listet tageweise die Ist-Arbeitszeit des Mitarbeiters auf und stellt sie der SollArbeitszeit gegenber. Nachtarbeit und Arbeit am Wochenende wird gesondert ausgewiesen. Falls Anwesenheitszeiten erfasst werden, knnen Sie auch diese dem Bericht entnehmen. Am Ende des Berichts finden Sie die Summe der Arbeitszeiten, bezogen auf den Berichtszeitraum. Auszuzahlende berstunden, fr den Freizeitausgleich (FZA) vorgesehene berstunden, verfgbares FZA-Budget und der aktuelle Stand des Arbeitszeitkontos werden ebenfalls angegeben.

Projektron BCS 7.8

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Berichte

Abbildung 8-5: Bericht Monatsbersicht

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Projektron BCS 7.8

Berichte

8.1.6

Bericht Zeitnachweis
Den Bericht Zeitnachweis generieren Sie in der Ansicht Berichtserstellung im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Organisationseinheit oder des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichtserstellung. In diesem Bericht fasst Projektron BCS die Projektbuchungen, Anwesenheiten, Fehlzeiten und Arbeitszeitsalden der Mitarbeiter zusammen. Sie knnen den Bericht knnen Sie sowohl auf der Ebene des Mitarbeiters oder auf der Ebene einer Organisationseinheit, etwa einer Abteilung, erstellen. Bei der Erstellung des Berichts knnen Sie whlen, bis zum welchem Zeitpunkt der Nachweis generiert wird. Dabei wird im Bericht der Monat bercksichtigt, in den der gewhlte Tag fllt. Wenn Sie die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter nicht ausgeben wollen, knnen Sie das Kontrollkstchen Zeige Anwesenheitstabelle deaktivieren. Nachdem der Bericht erstellt wurde, finden Sie ihn in der Ansicht Berichte.

Abbildung 8-6: Bericht Zeitnachweis

8.1.7

Bericht bersicht Abrechenbarkeit


Den Bericht bersicht Abrechenbarkeit generieren Sie in der Ansicht Berichtserstellung im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Organisationseinheit oder des Mitarbeiters in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichtserstellung. In diesem Bericht knnen Sie die abrechenbaren, ausweisbaren und nicht abrechenbaren Aufwnde der Mitarbeiter in einem PDF-Dokument zusammenfassen. Der Bericht steht sowohl auf der Ebene des Mitarbeiters als auch auf der Ebene einer internen Organisationseinheit zur Verfgung. Sie whlen den Zeitraum fr die Berichtserstellung und ob Sie die gebuchten Aufwnde umgerechnet in Tage ausgeben wollen. Falls Sie den Bericht auf der Ebene einer internen Organisationseinheit ausfhren, knnen Sie entscheiden, ob Sie auch Zwischensummen, etwa fr Organisationen oder Abteilungen, in den Bericht aufnehmen wollen. Im Bericht sehen Sie, welche Mitarbeiter abrechenbare Aufwnde geleistet haben und auf welche Projekte diese gebucht wurden.

Projektron BCS 7.8

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Berichte Sie knnen auerdem ber die Links in den Zeilen der Organisationseinheiten direkt zu diesen Organisationseinheiten in Projektron BCS wechseln.

Abbildung 8-7: Bericht bersicht Abrechenbarkeit

8.2 Berichte: Schritt fr Schritt


In diesem Abschnitt knnen Sie anhand von ausfhrlichen Klick-fr-Klick-Anleitungen erfahren, wie Sie in Projektron BCS ein konkretes Handlungsziel erreichen knnen. Es wird Schritt fr Schritt erklrt, wie sie zu dem in der berschrift genannten Ziel kommen. Die einzelnen Handlungsanleitungen sind so zusammengestellt und angeordnet, dass deren Gesamtheit ein typisches oder wahrscheinliches Handlungsszenario abbildet.

8.2.1

Bericht erstellen
Als Beispiel wird die Erstellung der Berichte Mitarbeiter-Spesennachweis und Monatsbersicht dargestellt. Mehr Informationen zu Berichten und deren Erstellung finden Sie in der Dokumentation BIRT-Berichtserstellung. 1. Whlen Sie den Mitarbeiter, fr den Sie einen Bericht erstellen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste. 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichte auf den Link Berichtserstellung.

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Projektron BCS 7.8

Berichte

Abbildung 8-8: Mitarbeiter, Berichtserstellung

3. Erstellen Sie einen Mitarbeiter-Spesennachweis. 3.1. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Mitarbeiter-Spesennachweis. 3.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Berichte auswhlen. 3.3. Geben Sie in die Eingabefelder Start und Ende den gewnschten Berichtszeitraum ein. 3.4. Geben Sie an, in welchem Format der Bericht erstellt werden soll, indem Sie das entsprechende Kontrollkstchen aktivieren. Sofern Sie entsprechende Berichtsvorlagen hinterlegt haben, stehen Ihnen die Formate PDF, DOC, XLS, PPT und HTML zur Verfgung. 4. Klicken Sie auf die Schaltflche Berichte erstellen. Der Bericht wird erstellt. Sie werden automatisch in die Ansicht Berichte weitergeleitet. Ihr Bericht wird in der Liste angezeigt. 5. Erstellen Sie den Bericht Monatsbersicht. 5.1. Wechseln Sie zunchst zurck in die Ansicht Berichtserstellung. 5.2. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Monatsbersicht. 5.3. Klicken Sie auf die Schaltflche Berichte auswhlen. 5.4. Geben Sie ein Startdatum ein, um den Auswertungsmonat zu bestimmen. Der Monat des Startdatums legt den Auswertungsmonat fest. 5.5. Klicken Sie auf die Schaltflche Berichte erstellen. Der Bericht wird erstellt. Sie werden automatisch in die Ansicht Berichte weitergeleitet. Ihr Bericht wird in der Liste angezeigt.
Sie haben Berichte erstellt.

8.2.2

Berichte bearbeiten
Mehr Informationen zu Berichten und deren Bearbeitung finden Sie in der Dokumentation BIRT-Berichtserstellung. 1. Whlen Sie den Mitarbeiter, fr den Sie einen Bericht bearbeiten wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste.

Projektron BCS 7.8

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Berichte 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichte auf den Link Berichte.

Abbildung 8-9: Mitarbeiter, Berichte

3. Suchen Sie gegebenenfalls nach dem Bericht mit Hilfe des Filters Erstellt am. 3.1. Whlen Sie im Auswahlmen Erstellt am den entsprechenden Eintrag. 3.2. Whlen Sie mit den Symbolen oder dem Symbol den gewnschten Zeitraum. Die Berichte, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden, werden angezeigt.

4. Suchen Sie gegebenenfalls nach dem Bericht mit Hilfe des Filters Name. 4.1. Klicken Sie auf das Symbol . 4.2. Klicken Sie auf den Link Filter. 4.3. Whlen Sie im Auswahlmen Name den entsprechenden Eintrag, zum Beispiel beginnt mit. 4.4. Geben Sie in das Eingabefeld den Namen ein. 4.5. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden.
Die Berichte, die Ihrer Filterung entsprechen, werden angezeigt.

Tipp: Durch Aktivieren des Kontrollkstchens Fix knnen Sie Ihre jeweiligen Filtereinstellungen als permanente Anzeige einstellen. Alternativ knnen Sie Ihre individuellen Einstellungen speichern, indem Sie auf die Schaltflche Merken klicken. 5. Klicken Sie in der Zeile des gewnschten Berichts auf das Symbol . Die Stammdaten des Berichts werden in einem neuen Fenster geffnet.

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Projektron BCS 7.8

Berichte

Abbildung 8-10: Berichte, Bericht bearbeiten

6. Geben Sie in das Eingabefeld Name gegebenenfalls einen abweichenden Namen ein. 7. Whlen Sie im Auswahlmen Status den Bearbeitungsstatus des Berichts. In der Standardkonfiguration gibt es den Status Entwurf, Genehmigt und Veraltet. 8. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Bemerkung zu dem Bericht ein. 9. Whlen Sie passende Schlagwrter fr Ihren Bericht aus. 9.1. Klicken Sie auf die Schaltflche . 9.2. ffnen Sie die Hierarchie so, dass alle Schlagwrter sichtbar werden. Klicken Sie hierfr auf das Symbol und whlen Sie die entsprechende Gliederungsebene. 9.3. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen der passenden Schlagwrter. 9.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Ausgewhlte Zeilen bernehmen. Sie haben Schlagwrter ausgewhlt. 10. Geben Sie in das Eingabefeld Freie Schlagwrter Schlagwrter ein, die in der Liste Schlagwrter nicht vorhanden sind. 11. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben einen Bericht bearbeitet.

8.2.3

Berichtsauftrge anlegen
Mehr Informationen zu Berichtsauftrgen und deren Erstellung finden Sie in der Dokumentation BIRT-Berichtserstellung. 1. Whlen Sie den Mitarbeiter, fr den Sie einen Bericht beauftragen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Mitarbeiterliste.

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Berichte 1.3. Klicken Sie auf den Link mit dem Namen des gewnschten Mitarbeiters. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Berichte auf den Link Berichtsauftrge.

Abbildung 8-11: Mitarbeiter, Berichtsauftrge

3. Klicken Sie auf das Men Neu | Berichtsauftrag. Der Assistent zum Berichtsauftrag anlegen wird in einem neuen Fenster geffnet.

Abbildung 8-12: Berichtsauftrag, Assistent zum Berichtsauftrag anlegen, Stammdaten

4. Geben Sie in das Eingabefeld Betreff eine Beschreibung fr den Berichtsauftrag ein. 5. Whlen Sie im Auswahlmen Status den gewnschten Eintrag. In der Standardkonfiguration gibt es die Status Geplant, Offen und Veraltet. Nur wenn der Status Offen gewhlt ist, werden Berichte entsprechend des Berichtsauftrags erstellt. 6. Whlen Sie im Auswahlmen Bericht die gewnschte Berichtsart aus. In der Standardkonfiguration gibt es die Berichtsarten Monatsbersicht und Mitarbeiter-Spesennachweis. Mehr Informationen dazu finden Sie in Kapitel 8.1.1 Ansicht Berichtserstellung, S. 157. 7. Klicken Sie auf die Schaltflche Parameteransicht aktualisieren.

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Projektron BCS 7.8

Berichte
Unterhalb der Formatauswahl werden Ihnen die von der Berichtsart abhngigen

Datumsparameter eingeblendet, die Sie ausfllen mssen.

8. Klicken Sie auf das gewnschte Dateiformat. . 9. Klicken Sie auf die Schaltflche 10. Geben Sie in den Zeilen Start und Ende den Zeitraum ein, den der Bericht umfassen soll. Datumswerte werden gesondert eingetragen, da sie bei jeder Ausfhrung anders gesetzt werden sollen. 10.1. Geben Sie in die linken Eingabefelder fr Start und Ende eine Zahl fr einen Tag ein. 10.2. Whlen Sie in den rechten Auswahlmens fr Start und Ende einen Bezugszeitraum. Wenn Sie als Bezugszeitraum die Woche whlen, stehen die Zahlen 1 bis 7 fr die Wochentage Sonntag bis Samstag. Wenn Sie als Bezugszeitraum den Monat whlen, stehen die Zahlen fr den entsprechenden Tag des Monats, zum Beispiel 1 fr den ersten, 10 fr den zehnten Tag des Monats. Es knnen negative Werte eingegeben werden, um einen variablen Tag bezogen auf das Ende eines Bezugszeitraums zu whlen. Wenn beispielsweise der letzte Tag des aktuellen Monats gewhlt werden soll, kann dies durch die Angabe -1 aktueller Monat ausgedrckt werden. Als Bezugszeitraum stehen aktuelle Woche, Monat, Jahr und Quartal sowie Vorwoche, Vormonat, vorheriges Quartal und Vorjahr zur Verfgung. Der Bezugszeitraum bezieht sich auf das aktuelle Ausfhrungsdatum zum Zeitpunkt der Berichterstellung. Beispiel: Die Angabe 2 Vorwoche fr Start und 6 Vorwoche fr Ende entspricht den Datumswerten von Montag bis Freitag aus der vorhergehenden Woche. Die Angabe 1 Vorwoche fr Start und 7 Vorwoche fr Ende entspricht den Datumswerten von Sonntag bis Samstag aus der vorhergehenden Woche. Die Angabe 1 Vormonat fr Start und 15 Vormonat fr Ende entspricht den Datumswerten vom ersten bis 15. Tag des Vormonats. Die Angabe 1 Vormonat fr Start und -1 Vormonat fr Ende entspricht den Datumswerten vom ersten bis zum letzten Tag des Vormonats. Wichtig: Beachten Sie, dass die Woche in dieser Datumslogik mit Sonntag beginnt und mit Samstag endet. Sonntag ist also der 1. Tag und Samstag der 7. Tag.

Tipp: Fr den Bericht Monatsbersicht gibt es nur die Mglichkeit einen Starttermin festzulegen, da der Bericht immer einen Monat umfasst. 11. Geben Sie im Bereich Termin und Wiederholung die Wiederholungsregel ein. 11.1. Geben Sie in das Eingabefeld nchstes Erstellungsdatum das nchste Erstellungsdatum des Berichts manuell oder klicken Sie auf das Symbol den Kalenderassistenten zu nutzen. Projektron BCS 7.8

, um

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Berichte 11.2. Bestimmen Sie das Intervall der Wiederholungen. Geben Sie in das Eingabefeld und das Auswahlmen einen Zeitraum ein, zum Beispiel alle 2 Wochen. 11.3. Whlen Sie den entsprechenden Optionsschalter, der die gewnschte Anzahl an Wiederholungen festlegt.
Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung.

insgesamt -mal bis zum ohne Begrenzung

Gibt die Anzahl an Wiederholungen an, zum Beispiel insgesamt 2 -mal. Gibt ein Datum an, bis zu dem der Berichtsauftrag ausgefhrt werden soll. Der Berichtsauftrag soll ohne zeitliche Begrenzung laufen.

Das nchste Erstellungsdatum wird bei jeder Ausfhrung neu berechnet und gespeichert. Wenn Sie als Wiederholung eine Regel der Form x -mal eingegeben haben, wird diese nach der Ausfhrung auf (x-1)-mal gesetzt.

12. Geben Sie im Bereich Mailversand die Personen an, die den Bericht erhalten sollen. 12.1. Klicken Sie auf die Schaltflche . Das Fenster Organisationen/Personen wird geffnet. 12.2. ffnen Sie die Hierarchietiefe durch Klick auf das Symbol . 12.3. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen bei den entsprechenden Personen. 12.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Ausgewhlte Zeilen bernehmen. Sie haben Personen angegeben, an die der Bericht per E-Mail verschickt werden soll. 13. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.
Sie haben einen Berichtsauftrag erstellt, der ber eine zeitgesteuerte Systemaktivitt

(Cronjob) luft. Bei der nchsten Ausfhrung des Cronjobs wird der Berichtsauftrag bercksichtigt und zu gegebenem Zeitpunkt an die angegebenen Personen per E-Mail verschickt und bei dem betreffenden Mitarbeiter in der Ansicht Berichte abgelegt.

In dem Beispiel in Abbildung 8-12, S. 168 wird ab dem 08.10.2012 einmal monatlich am letzten Monatstag ein Spesennachweis fr Doris Entwickler1 generiert.

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Projektron BCS 7.8

Verwaltung global

Verwaltung global
In diesem Kapitel werden verwaltungsrelevante Funktionen vorgestellt, die Ihnen auf objektbergeordneter Ebene zur Verfgung stehen. Einige Funktionen, die schon in anderen Dokumentationen enthalten sind, werden an dieser Stelle nicht mehr aufgegriffen. Das betrifft zum einen die E-Mail-Import-Funktionen, die bereits in der Dokumentation EMail-Import erklrt sind und zum anderen die kostenrelevanten Funktionen, die in den Dokumentationen Projektplanung und Faktura erklrt werden. Die Erstellung von Firmen-Dateivorlagen ist Thema der Dokumentation Dateiablage.

9.1 Verwaltung global: Relevante Ansichten


Dieser Abschnitt stellt globale Verwaltungsansichten vor, die fr Anwender relevant sind. Sie erfahren, welche Mglichkeiten diese Ansichten bieten und knnen sich schnell einen berblick ber das jeweilige Thema verschaffen.

9.1.1

Suche
Die Suche im Arbeitsbereich Intern ermglicht es, die Daten in diesem Arbeitsbereich nach den verschiedensten Attributen zu filtern und zu durchsuchen. Personensuche Sucht nach internen Personen. Sie knnen beispielsweise bei einem verpassten Anruf ber die Telefonnummer die Person finden, die versucht hat Sie zu erreichen. Sucht nach internen Organisationen und Abteilungen. Beispielsweise knnen Sie ber den Sitz oder die Postleitzahl nach Firmen suchen. Sucht nach Memos, Checklisteneintrgen und vielen weiteren Anmerkungstypen. Sucht nach Dateien, die in Projektron BCS abgelegt sind. Hier knnen Sie beispielsweise nach Berichtsdokumenten und Rechnungen suchen. Sucht nach Wiedervorlagen. Sie knnen zum Beispiel durch Angabe des Erstellers eine gesuchte Wiedervorlage wiederfinden.

Organisationssuche

Anmerkungssuche Dateisuche

Wiedervorlagensuche

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global

Abbildung 9-1: Intern, Organisationssuche

9.1.2

Ansicht Whrung
Die Ansicht Whrung finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Mehrwhrungen. Die Ansicht Whrung bietet Ihnen einen berblick ber die im System vorhandenen Whrungen. Wenn Sie fr Ihre Arbeit weitere Whrungen bentigen, knnen Sie ber Neu | Neue Whrung neue Whrungen anlegen. ber das Symbol gelangen Sie direkt zu den Stammdaten der jeweiligen Whrung, um diese bearbeiten zu knnen. Die Spalte Aktiv informiert Sie darber, welche Whrungen aktuell im System aktiv sind. In vielen Ansichten in Projektron BCS ist es mglich, zwischen verschiedenen Whrungen zu whlen. Als aktiv markierte Whrungen stehen in diesen Ansichten zur Verfgung, inaktive Whrungen hingegen sind zwar im System hinterlegt, im produktiven Einsatz aber nicht whlbar. Im Bearbeiten-Modus knnen Sie eine oder mehrere Whrungen aktivieren und Beschreibungen hinzufgen. Standardmig wird die Rolle System-Administrator bentigt, um auf die Ansicht Whrung zugreifen zu knnen. Ihr Systemadministrator kann ber die Ansicht Aktionsrechte die bentigten Rollen bei Bedarf neu definieren.

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Projektron BCS 7.8

Verwaltung global

Abbildung 9-2: Intern, Whrung

9.1.3

Ansicht Umrechnungskurse
Die Ansicht Umrechnungskurse finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Mehrwhrungen. Die Ansicht Umrechnungskurse ermglicht Ihnen einen berblick ber alle in Projektron BCS erfassten Umrechnungskurse. Die Ansicht teilt sich in die Unteransichten Umrechnungskurse nach Datum und Umrechnungskurse einzeln. Das Startdatum gibt an, wann der Umrechnungskurs eingefgt wurde. Sobald ein neuer Umrechnungskurs eingegeben wird, wird dieser verwendet. ltere Umrechnungskurse bleiben jedoch weiterhin bestehen. Falls die gewnschten Umrechnungskurse noch nicht vorhanden sind, knnen Sie ber Neu | Umrechnungskurs neue Umrechnungskurse einrichten. Wenn Sie einen Umrechnungskurs von einer Whrung in die andere eingeben, so wird automatisch auch der reziproke Umrechnungskurs erzeugt. Beispielsweise wird der Umrechnungskurs von Dollar in Euro automatisch errechnet und in die Liste aufgenommen, wenn ein Umrechnungskurs von Euro in Dollar eingefgt wird. Bestehende Umrechnungskurse knnen ndern, indem Sie in der Unteransicht Umrechnungskurse nach Datum auf den Link des jeweiligen Umrechnungskurses oder in der Unteransicht Umrechnungskurse einzeln auf das Symbol klicken. Wenn ein Umrechnungskurs verndert wird, so ist vorgesehen, dass fr alle Whrungen neue Kurse angegeben werden. Andernfalls wird eine Warnung ausgegeben. Umrechnungskurse knnen nur gelscht werden, wenn keine Projekte oder Buchungen vorhanden sind, die auf den Kurs zurckgreifen. Fr das Einfgen neuer Umrechnungskurse ist standardmig die Rolle SystemAdministrator notwendig. Um Umrechnungskurse bearbeiten oder lschen zu knnen, bentigen Sie die Rolle Projekt-Administrator oder Rechnungsmanager. Ihr Systemadministrator kann ber die Ansicht Aktionsrechte die bentigten Rollen bei Bedarf neu definieren.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global Tipp: Die Umrechnungskurse knnen auch ber einen Datei-Import als CSV-Datei eingelesen werden. Dies ist im Arbeitsbereich Administration unter Werkzeuge | Import mglich. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Abbildung 9-3: Intern, Umrechnungskurse einzeln

9.1.4

Ansicht Kostenstellen
Die Ansicht Kostenstellen finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. Eine Kostenstelle ist ein rumlich oder organisatorisch abzugrenzender Teil einer Organisation, an dem Kosten anfallen. Kostenstellen entsprechen zum Beispiel einzelnen Abteilungen oder Maschinen. In dieser Ansicht definieren Sie Kostenstellen, die in Ihrer Organisation auftreten. Neue Kostenstellen knnen ber das Men Neu | Neue Kostenstelle angelegt werden. ber das Symbol kann eine Kostenstelle bearbeitet werden. Im Bearbeiten-Modus der Ansicht knnen ein oder mehrere Kostenstellen fr den produktiven Einsatz aktiviert oder deaktiviert und ebenfalls bearbeitet werden.

Abbildung 9-4: Intern, Kostenstellen

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Projektron BCS 7.8

Verwaltung global

9.1.5

Ansicht Kostentrger
Die Ansicht Kostentrger finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. Ein Kostentrger ist ein Objekt, dem im betriebswirtschaftlichen Rechnungswesen Kosten zugerechnet werden, zum Beispiel eine Ware oder Dienstleistung. Grundstzlich knnen auch andere Objekte als Kostentrger gewhlt werden, zum Beispiel ein Prozess (Prozesskostenrechnung) oder ein Kunde (Kundenprofitabilittsrechnung). In dieser Ansicht definieren Sie Kostentrger, die in Ihrer Organisation auftreten. Neue Kostentrger legen Sie ber das Men Neu | Neuer Kostentrger an. ber das Symbol kann der jeweilige Kostentrger bearbeitet werden. Im Bearbeiten-Modus knnen ein oder mehrere Kostentrger fr den produktiven Einsatz aktiviert oder deaktiviert und ebenfalls bearbeitet werden.

Abbildung 9-5: Intern, Kostentrger

9.1.6

Ansicht Kostenarten
Die Ansicht Kostenarten finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. Die Kostenart klassifiziert die angefallenen Kosten in der Kostenrechnung. Kostenarten sind zum Beispiel Personalkosten, Wartungskosten und Betriebskosten, Zinsen, Administrationskosten oder Marketingkosten. In dieser Ansicht definieren Sie Kostenarten, die in Ihrer Organisation auftreten. Neue Kostenarten knnen ber das Men Neu | Neue Kostenart angelegt werden. ber das Symbol kann eine Kostenart in der Detailansicht bearbeitet werden. Im Bearbeiten-Modus der Ansicht bearbeiten Sie die Attribute aller angezeigten Kostenarten auf einmal und aktivieren sie fr den produktiven Einsatz.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global

Abbildung 9-6: Intern, Kostenarten

9.1.7

Ansicht Arbeitsorte
Die Ansicht Arbeitsorte finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. In dieser Ansicht definieren Sie Arbeitsorte, die Sie Ihren Mitarbeitern spter zuweisen knnen. Neue Arbeitsorte knnen ber das Men Neu | Arbeitsort angelegt werden. Mit einem Klick auf das Symbol kann der jeweilige Arbeitsort in der Detailansicht bearbeitet werden. Im Bearbeiten-Modus der Ansicht knnen ein oder mehrere Arbeitsorte fr den produktiven Einsatz aktiviert oder deaktiviert und ebenfalls bearbeitet werden.

Abbildung 9-7: Intern, Arbeitsorte

9.1.8

Ansicht Lnderkodierungen
Die Ansicht Lnderkodierungen finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. In dieser Ansicht sehen Sie die im System hinterlegten Lnder und deren Aktivierungsstatus.

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Projektron BCS 7.8

Verwaltung global Beim Anlegen neuer interner oder externer Organisationen in Projektron BCS knnen Sie bei der Angabe des Landes ber ein Auswahlmen auf die hier aktivierten Lnder zurckgreifen. Die Spalte ID zeigt die Kodierung des jeweiligen Landes nach ISO-3166-1 in Form eines Krzels. In der Spalte Status sehen Sie, ob ein Land fr die Verwendung in Ihrem System aktiviert ist. ber das Men Ausgewhlte Zeilen aktivieren oder deaktivieren Sie zuvor markierte Lnder fr die Verwendung in Ihrem Projektron BCS-System.

Abbildung 9-8: Intern, Lnderkodierungen

9.1.9

Ansicht Fhigkeiten
Die Ansicht Fhigkeiten finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. In dieser Ansicht definieren Sie Fhigkeiten, Sprachen und Zertifikate, die Sie Ihren Mitarbeitern spter zuweisen knnen. Neue Fhigkeiten, Sprachen und Zertifikate knnen ber das Men Neu anlegen. ber das Symbol bearbeiten Sie die jeweilige Fhigkeit, die Sprache oder das Zertifikat in der Detailansicht.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global Im Bearbeiten-Modus der Ansicht bearbeiten Sie die Attribute der angezeigten Fhigkeiten, Sprachen und Zertifikate und aktivieren oder deaktivieren sie fr den produktiven Einsatz.

Abbildung 9-9: Intern, Fhigkeiten

9.1.10 Ansicht Funktionen


Die Ansicht Funktionen finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. Funktionen dienen dazu, die unterschiedlichen Ttigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu differenzieren. Mitarbeiter knnen innerhalb von Aufgaben oder Projekten verschiedene Funktionen einnehmen. Funktionen knnen fr die Abrechnung mit kunden- oder projektspezifischen externen Stunden- und Tagesstzen belegt werden und erleichtern dadurch die Rechnungsstellung. Die Ansicht Funktionen zeigt alle globalen Funktionen mit den hinterlegten Stzen und dem Aktivierungsstatus. Sie knnen neue Funktionen anlegen und jeder Funktion beliebig viele Funktionskostenstze hinzufgen. Funktionskostenstze haben einen zeitlichen Bezug, der ber das Gltigkeitsdatum definiert wird. Dieses Datum wird in der Spalte Gltig ab angezeigt. Eine Funktion kann nur eine Whrung auf einmal haben. Deshalb kann es sinnvoll sein, Funktionen nach Whrungen sortiert in Gruppen zusammenzufassen. Idealerweise werden alle Funktionen einer Whrung in der zugehrigen Landessprache benannt. Bestehende Funktionen knnen ber das Symbol bearbeitet werden. Im Bearbeiten-Modus der Ansicht knnen Sie alternativ die Attribute aller Funktionen in einem Schritt bearbeiten und beispielsweise fr den produktiven Einsatz aktivieren oder deaktivieren. 178 Projektron BCS 7.8

Verwaltung global Tipp: Mehr Informationen ber die Verwendung von Funktionen und Funktionsstzen in Projekten finden Sie in der Dokumentation Projektplanung.

Wichtig: Beachten Sie, dass der BCS-Baustein Funktionen aktiviert sein muss, um Funktionen nutzen zu knnen. Bei Bedarf wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Abbildung 9-10: Intern, Funktionen

9.1.11 Ansicht Artikelarten


Die Ansicht Artikelarten finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. Artikel sind Produkte und Leistungen, die einem Kunden angeboten und in Rechnung gestellt werden. Artikel sind jedoch weder nach Aufwand abrechenbar, noch gehren sie in die Kategorie der Sachkosten. Wenn Sie ein Angebot erstellen, knnen Sie Angebotspositionen entweder manuell oder unter Eingabe einer Menge aus global angelegten Artikelarten erstellen. In der Ansicht Artikelarten erhalten Sie einen berblick ber alle im System vorhandenen Artikel als Baumansicht.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global

Abbildung 9-11: Intern, Artikelarten

ber das Symbol knnen Sie die Stammdaten eines Artikels bearbeiten. Neben anderen rechnungsrelevanten Daten knnen Sie hier den Artikeln die gewnschte Artikelwhrung zuweisen. Alle im System aktiven Whrungen stehen dafr zur Auswahl. Artikelarten knnen als Aktiv gekennzeichnet werden und sind damit zur Verwendung freigegeben. In die Gruppe der Inaktiven fallen beispielsweise Artikelarten, die nicht mehr gewhlt werden sollen, aber in alten Daten verwendet werden, oder Gruppen von Artikelarten, beispielsweise Dienstleistungen. Artikelarten knnen Kategorien zugeordnet werden und Ihnen bei der Erstellung eines Angebots passend zur Angebotskategorie angezeigt werden. Wenn Sie ein Angebot beauftragen, werden fr Angebotspositionen, die aus einer Artikelart erstellt wurden, die Vorlagen-Projekte oder Aufgaben dieser Artikelart unter das Angebotsprojekt kopiert. Sie knnen an einer Artikelart mehrere Artikelartpreise erstellen. Dabei legen Sie fest, ab welchem Startdatum der Preis fr eine Artikelart gltig ist. Bei Bedarf knnen Sie neue Artikel ber das Men Neu | Artikelart anlegen. Ein Artikel kann nur eine Whrung auf einmal haben. Deshalb kann es sinnvoll sein, Artikelarten nach Whrungen sortiert in Gruppen zusammenzufassen. Idealerweise sind dann alle Artikelarten einer Whrung in der zugehrigen Landessprache benannt. Markiert man ein oder mehrere Artikel, knnen ber das Men Ausgewhlte Zeilen | Neue Artikelartpreise neue globale Artikelartpreise an den jeweiligen Artikelarten hinzugefgt werden, wobei die Werte der zuvor gltigen Artikelartpreise kopiert werden. Hierbei kann das Gltigkeitsdatum gewhlt werden, ab wann die neuen Artikelartpreise gltig sein sollen. Dieses Datum wird in der Spalte Preise gltig ab angezeigt. An den Stammdaten einer Artikelart werden, sofern vorhanden, deren Artikelartpreise angezeigt. 180 Projektron BCS 7.8

Verwaltung global Sowohl in der Ansicht Artikelarten als auch an einer Artikelart selbst, knnen ber das Men Ausgewhlte Zeilen neue Artikelartpreise eingefgt und anschlieend im Bearbeiten-Modus angepasst werden. Um Artikelarten einfgen, bearbeiten oder lschen zu knnen, wird die Rolle SystemAdministrator, Projekt-Administrator oder Rechnungsmanager bentigt. Tipp: Ausfhrliche Informationen zu Artikeln finden Sie in der Dokumentation Rechnungsstellung.

Abbildung 9-12: Artikelart, Stammdaten

9.1.12 Ansicht Schlagwrter


Die Ansicht Schlagwrter finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. In der Ansicht Schlagwrter knnen Sie global Schlagwrter anlegen und verwalten, um diese dann zum Beispiel Tickets zuweisen zu knnen. Schlagwrter knnen mit einer Beschreibung, einer deutschen und englischen Bezeichnung versehen und hierarchisch angeordnet werden. Projektron BCS 7.8 181

Verwaltung global Neue Schlagwrter knnen Sie ber das Men Neu anlegen. ber das Symbol bearbeiten Sie ein Schlagwort. Im Bearbeiten-Modus der Ansicht knnen Sie alle angezeigten Schlagwrter auf einmal bearbeiten und fr den produktiven Einsatz aktivieren oder deaktivieren.

Abbildung 9-13: Intern, Schlagwrter

9.1.13 Ansicht Textblock-Vorlagen


Die Ansicht Textblock-Vorlagen finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung. Mit der Ansicht Textblock-Vorlagen knnen Sie Standardtexte als Textblockvorlagen erstellen und bearbeiten, um die Angebotserstellung effizient zu gestalten. Sie knnen zu einem Angebot mehrere Textblcke erstellen, die im PDFAngebotsbericht ausgegeben werden. Textblockvorlagen knnen mit Kategorien verknpft werden. Bei der Angebotserstellung knnen Sie sich alle Textblockvorlagen der gewnschten Kategorie anzeigen lassen. Zustzliche, individuelle Textblcke knnen Sie bei der Angebotserstellung erstellen. Bei internationalen Projekten empfehlen wir Ihnen beim Anlegen von Textblockvorlagen, sowohl Betreff als auch Text in der jeweiligen Sprache zu erstellen und auf die richtigen Whrungssymbole im Text zu achten. Neue Textblockvorlagen knnen Sie ber das Men Neu anlegen. ber das Symbol bearbeiten Sie eine Textblockvorlage. Im Bearbeiten-Modus knnen alle angezeigten Textblockvorlagen auf einmal bearbeitet werden.

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Projektron BCS 7.8

Verwaltung global

Abbildung 9-14: Intern, Textblock-Vorlagen

9.1.14 Ansicht Zuschlagsregeln


Die Ansicht Zuschlagsregeln finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung. In dieser Ansicht knnen Sie Regeln definieren, nach denen Zuschlge vergeben werden - beispielsweise fr die Arbeit an Feiertagen oder im Bereitschaftsdienst. Jede Regel beschreibt, fr welche Leistungsart, welche Arbeitszeit und ab welchem Tag sie gilt. Zudem hlt eine solche Regel fest, wie hoch der Zuschlag im Verhltnis zu der tatschlich geleisteten Arbeit ausfallen soll und mit welchem Stundensatz der Aufschlag zu vergten ist. Im Bearbeiten-Modus der Ansicht knnen neue Zuschlge angelegt oder vorhandene Zuschlagsregeln angepasst werden. Zuschlagsregeln knnen fr einen bestimmten Gltigkeitszeitraum angelegt werden. Wichtig: Beachten Sie, dass der BCS-Baustein Zeiterfassung/Zuschlge aktiviert sein muss, um Zuschlge nutzen zu knnen. Bei Bedarf wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Abbildung 9-15: Intern, Zuschlagsregeln

Projektron BCS 7.8

183

Verwaltung global

9.2 Verwaltung global: Schritt fr Schritt


In diesem Abschnitt knnen Sie anhand von ausfhrlichen Klick-fr-Klick-Anleitungen erfahren, wie Sie in Projektron BCS ein konkretes Handlungsziel erreichen knnen. Es wird Schritt fr Schritt erklrt, wie sie zu dem in der berschrift genannten Ziel kommen. Die einzelnen Handlungsanleitungen sind so zusammengestellt und angeordnet, dass deren Gesamtheit ein typisches oder wahrscheinliches Handlungsszenario abbildet.

9.2.1

Suche ausfhren
Im Folgenden wird beispielhaft die Organisationssuche erlutert. Personensuche, Anmerkungssuche, Dateisuche und Wiedervorlagensuche funktionieren auf identische Weise. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. Organisationen suchen 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Suche auf den Link Organisationssuche.

Abbildung 9-16: Organisationssuche

3. Geben Sie die gewnschten Suchbegriffe ein. Wenn Sie zum Beispiel nach der Abteilung Entwicklung suchen wollen, geben Sie in das Eingabefeld Organisationsname Entwicklung ein. 4. Klicken Sie auf die Schaltflche Suchen. Die Suchergebnisse werden in einer Liste dargestellt. 5. Fgen Sie gegebenenfalls weitere Suchfelder hinzu. 5.1. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Suche. 5.2. Whlen Sie im Auswahlmen Weitere Suchfelder den entsprechenden Eintrag. 5.3. Klicken Sie auf den Link Feld hinzufgen. 6. Fhren Sie gegebenenfalls innerhalb einer gefundenen Organisation eine weitere Suche aus. 184 Projektron BCS 7.8

Verwaltung global 6.1. Wenn Sie innerhalb einer gefundenen Organisation nach weiteren Organisationen suchen wollen, klicken Sie auf das Symbol . 6.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Suche. Sie gelangen zur Ansicht Organisationssuche zurck. Ihre Suchbegriffe sind noch vorhanden. Im Bereich Datensatz wird die Organisation angezeigt, in der gesucht werden soll. Geben Sie die gewnschten Suchbegriffe ein. Klicken Sie auf die Schaltflche Suchen. Die Suche wird innerhalb der gewhlten Organisation ausgefhrt.

6.3. 6.4.

Personen suchen 6.5. Wenn Sie innerhalb einer gefundenen Organisation nach Personen suchen wollen, klicken Sie in der Ergebnisansicht in der Zeile der gewnschten Organisation auf das Symbol . Die Ansicht Personensuche wird geffnet. Im Bereich Datensatz im Eingabefeld Abteilung wird die Abteilung angezeigt, in der gesucht werden soll. 6.6. 6.7. Geben Sie die gewnschten Suchbegriffe ein. Klicken Sie auf die Schaltflche Suchen. Die Suche wird innerhalb der gewhlten Organisation ausgefhrt.

Neue Suche starten 7. Wenn Sie die Suchbegriffe ndern wollen, klicken Sie in der Ergebnisansicht auf die Schaltflche Neue Suche. Sie gelangen zur Ansicht Organisationssuche zurck. Ihre Suchbegriffe sind noch vorhanden. 8. Nehmen Sie die gewnschten nderungen vor. 9. Klicken Sie auf die Schaltflche Suchen.
Sie haben nach Organisationen und Personen gesucht.

9.2.2

Whrungen einfgen
Voraussetzungen Die BCS-Bausteine Whrungen / Allgemein und Whrungen / Mehrwhrungen wurden von Ihrem Systemadministrator aktiviert. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Mehrwhrungen auf den Link Whrungen. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Neue Whrung. Das Fenster Whrungen wird geffnet.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global

Abbildung 9-17: Whrungen, Stammdaten

4. Geben Sie in das Eingabefeld Whrungsabkrzung die Abkrzung der Whrung ein. Es wird empfohlen - wie in den vorkonfigurierten Whrungen - den ISO-4217 Code zu verwenden, da auf diese Weise doppelte Eintragungen vermieden werden. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Aktiv, um die Whrung fr die Verwendung freizuschalten. 6. Geben Sie gegebenenfalls einen bergeordneten Klassifikator an, um eine Struktur in Ihre Whrungen zu bringen. 6.1. Klicken Sie neben dem Eingabefeld bergeordnet auf das Symbol . 6.2. Whlen Sie den gewnschten bergeordneten Klassifikator, indem Sie den entsprechenden Optionsschalter whlen. 7. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Beschreibung der Whrung ein. 8. Geben Sie in die Eingabefelder Bezeichnung (deutsch) und Bezeichnung (englisch) gegebenenfalls auf Deutsch und Englisch umschreibende Ausdrcke fr die Whrung an. 9. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben eine Whrung eingefgt.

9.2.3

Umrechnungskurse einfgen
Voraussetzungen Die BCS-Bausteine Whrungen / Allgemein und Whrungen / Mehrwhrungen wurden von Ihrem Systemadministrator aktiviert. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Mehrwhrungen auf den Link Umrechnungskurse. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Umrechnungskurs.

186

Projektron BCS 7.8

Verwaltung global
Das Fenster Umrechnungskurs wird geffnet.

Abbildung 9-18: Umrechnungskurs, Stammdaten

4. Whlen Sie im Auswahlmen Originalwhrung den gewnschten Eintrag. 5. Whlen Sie im Auswahlmen Zielwhrung den gewnschten Eintrag. Tipp: Falls eine bentigte Whrung nicht im Auswahlmen vorhanden ist, sehen Sie zunchst in der Ansicht Whrungen nach, ob die Whrung schon in Projektron BCS eingetragen ist. Falls die Whrung schon angelegt ist, klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten und aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkstchen in der Spalte Aktiv. Falls Sie die Whrung in der bersicht nicht finden knnen, mssen Sie die Whrung neu anlegen. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.2.2 Whrungen einfgen, S. 185. 6. Geben Sie in das Eingabefeld Umrechnungskurs den Umrechnungskurs von der Originalwhrung in die Zielwhrung ein. 7. Geben Sie in das Eingabefeld Start manuell oder ber das Symbol dem der Umrechnungskurs aktuell war. 8. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben einen Umrechnungskurs eingefgt.

das Datum ein, an

9.2.4

Kostenstellen anlegen
Im Folgenden wird beispielhaft das Anlegen einer Kostenstelle erlutert. Kostentrger und Kostenarten verfgen ber die gleichen Attribute und werden auf gleiche Art und Weise angelegt. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung auf den Link Kostenstellen. Einzelne Kostenstelle anlegen 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Neue Kostenstelle. Die Stammdaten der Kostenstelle werden in einem neuen Fenster geffnet.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global

Abbildung 9-19: Kostenstelle, Stammdaten

4. Geben Sie in das Eingabefeld ID die Bezeichnung der Kostenstelle ein, zum Beispiel Entwicklung. 5. Das Kontrollkstchen Aktiv ist im Standard aktiviert. Wenn Sie die Kostenstelle momentan nicht nutzen und nicht anzeigen wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Aktiv. 6. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Beschreibung der Kostenstelle ein. 7. Geben Sie in das Eingabefeld Bezeichnung (deutsch) die deutsche Bezeichnung der Kostenstelle ein. 8. Geben Sie in das Eingabefeld Bezeichnung (englisch) gegebenenfalls die englische Bezeichnung der Kostenstelle ein. Tipp: Die Bezeichnungen in den eingegebenen Sprachen werden je nach Spracheinstellung des Benutzers angezeigt. 9. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Tipp: Sie knnen Kostenstellen aus einer Konfigurationsdatei bernehmen, wenn diese von einem Administrator eingerichtet wurde. Aktivieren Sie in der Ansicht Kostenstellen die Kontrollkstchen der Kostenstelle, unterhalb derer Sie die neuen Kostenstellen einfgen wollen. Klicken Sie auf das Men Ausgewhlte Zeilen | Aus Konfiguration bernehmen. 10. Ordnen Sie gegebenenfalls eine Kostenstelle unterhalb einer anderen Kostenstelle an. 10.1. Klicken Sie am Ende der Zeile der jeweiligen Kostenstelle auf das Symbol Das Fenster Stammdaten wird im Bearbeiten-Modus geffnet. 10.2. Klicken Sie neben dem Eingabefeld bergeordnet auf das Symbol 188 . .

Projektron BCS 7.8

Verwaltung global
Die Ansicht Verschieben wird in einem neuen Fenster geffnet.

10.3. Klicken Sie auf den Optionsschalter der Kostenstelle, die der neuen Kostenstelle bergeordnet werden soll. Die Eingabe wird in das Auswahlmen bergeordnet bernommen. 10.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Mehrere Kostenstellen anlegen 11. Fgen Sie gegebenenfalls mehrere Kostenstellen in einem Schritt ein. 11.1. Wechseln Sie zur Ansicht Kostenstellen. 11.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 11.3. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen der Kostenstelle, unterhalb derer die neuen Kostenstellen eingefgt werden sollen. 11.4. Klicken Sie auf das Men Ausgewhlte Zeilen | Neue Kostenstellen. 11.5. Geben Sie in das Eingabefeld Anzahl die Anzahl der Kostenstellen ein, die angelegt werden sollen. 11.6. Klicken Sie auf die Schaltflche OK. 11.7. Klicken Sie auf das Symbol der bergeordneten Kostenstelle. Die untergeordneten Kostenstellen werden angezeigt. 11.8. Nehmen Sie in den Eingabefeldern die gewnschten Einstellungen vor. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.2.5 Kostenstellen bearbeiten, S. 189. 11.9. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben eine Kostenstelle eingerichtet.

9.2.5

Kostenstellen bearbeiten
Im Folgenden wird beispielhaft das Bearbeiten von Kostenstellen erlutert. Das Vorgehen ist in den Ansichten Kostentrger und Kostenarten identisch. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung auf den Link Kostenstellen. 3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global

Abbildung 9-20: Intern, Kostenstellen bearbeiten

4. Geben Sie in die Eingabefelder der entsprechenden Spalten die gewnschten nderungen ein. Sie knnen die IDs, Bezeichnungen und Beschreibungen der Kostenstellen ndern. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Aktiv, wenn Sie die Kostenstelle nutzen und anzeigen wollen. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben Kostenstellen bearbeitet.

9.2.6

Fhigkeiten anlegen
Im Folgenden wird beispielhaft das Anlegen von Fhigkeiten erlutert. Die Vorgehensweise beim Anlegen von Sprachen und Zertifikaten ist identisch. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung auf den Link Fhigkeiten. Einzelne Fhigkeit anlegen 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Fhigkeit. Das Fenster Fhigkeiten wird geffnet.

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Projektron BCS 7.8

Verwaltung global

Abbildung 9-21: Fhigkeiten, Stammdaten

4. Geben Sie in das Eingabefeld ID die Bezeichnung der Fhigkeit ein, zum Beispiel Vertriebsttigkeiten. 5. Das Kontrollkstchen Aktiv ist im Standard aktiviert. Wenn Sie die Fhigkeit momentan nicht nutzen und nicht anzeigen wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Aktiv. 6. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Beschreibung der Fhigkeit ein. 7. Geben Sie in das Eingabefeld Bezeichnung (deutsch) die deutsche Bezeichnung der Fhigkeit ein. 8. Geben Sie in das Eingabefeld Bezeichnung (englisch) gegebenenfalls die englische Bezeichnung der Fhigkeit ein. Tipp: Die Bezeichnungen in den eingegebenen Sprachen werden je nach Spracheinstellung des Benutzers angezeigt. 9. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. 10. Ordnen Sie gegebenenfalls eine Fhigkeit unterhalb einer anderen Fhigkeit an. 10.1. Klicken Sie am Ende der Zeile der jeweiligen Fhigkeit auf das Symbol Das Fenster Stammdaten wird im Bearbeiten-Modus geffnet. 10.2. Klicken Sie neben dem Eingabefeld bergeordnet auf das Symbol Das Fenster Auswahl zum Verschieben ffnet sich. . .

10.3. Whlen Sie den Optionsschalter der Fhigkeit unter die Sie die zuvor gewhlte Fhigkeit verschieben wollen. Die Fhigkeit wird unter die gewhlte Fhigkeit verschoben. 10.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global Mehrere Fhigkeiten anlegen 11. Legen Sie gegebenenfalls mehrere Fhigkeiten in einem Schritt an. 11.1. Wechseln Sie zur Ansicht Fhigkeiten. 11.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 11.3. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen der Fhigkeiten, unterhalb derer die neuen Fhigkeiten eingefgt werden sollen. 11.4. Klicken Sie auf das Men Ausgewhlte Zeilen | Neue Fhigkeiten. 11.5. Geben Sie in das Eingabefeld Anzahl die Anzahl der Fhigkeiten ein, die angelegt werden sollen. 11.6. Klicken Sie auf die Schaltflche OK. 11.7. Klicken Sie auf das Symbol der bergeordneten Fhigkeit. Die untergeordneten Fhigkeiten werden angezeigt. 11.8. Nehmen Sie in den Eingabefeldern die gewnschten Einstellungen vor. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.2.7 Fhigkeiten bearbeiten, S. 192. 11.9. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben Fhigkeiten angelegt.

9.2.7

Fhigkeiten bearbeiten
1. 2. 3. 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung auf den Link Fhigkeiten. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. Geben Sie in der entsprechenden Spalte in das Eingabefeld die gewnschte nderung ein. Sie knnen die IDs, Bezeichnungen und Beschreibungen der Fhigkeiten, Sprachen und Zertifikate ndern. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Aktiv, wenn Sie die Fhigkeit nutzen und anzeigen wollen. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.

Sie haben Fhigkeiten bearbeitet.

9.2.8

Funktionen anlegen
Voraussetzungen Der BCS-Baustein Funktionen wurde von Ihrem Systemadministrator aktiviert. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung auf den Link Funktionen. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Funktion. Die Stammdaten der Funktion werden in einem neuen Fenster geffnet.

192

Projektron BCS 7.8

Verwaltung global

Abbildung 9-22: Funktion, Stammdaten

4. Geben Sie in das Eingabefeld ID die Bezeichnung der Funktion ein. 5. Das Kontrollkstchen Aktiv ist im Standard aktiviert. Wenn Sie die Fhigkeit momentan nicht nutzen und nicht anzeigen wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Aktiv. 6. Geben Sie eine bergeordnete Funktion an, um eine Struktur in Ihre Funktionen zu bringen. 6.1. Klicken Sie neben dem Eingabefeld bergeordnet auf das Symbol . 6.2. Whlen Sie die gewnschte bergeordnete Funktion, indem Sie den entsprechenden Optionsschalter whlen. 7. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Beschreibung der Funktion ein. 8. Whlen Sie im Auswahlmen Whrung extern die Whrung, in welcher der Funktionskostensatz gegenber Externen abgerechnet werden soll. 9. Geben Sie in das Eingabefeld Standardstundensatz Extern einen externen Stundensatz fr die Funktion ein. 10. Geben Sie in das Eingabefeld Standardtagessatz Extern einen externen Tagessatz fr die Funktion ein. 11. Geben Sie in die Eingabefelder Bezeichnung (deutsch) und Bezeichnung (englisch) gegebenenfalls auf Deutsch und Englisch umschreibende Ausdrcke fr die Funktion an. 12. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben eine Funktion angelegt.

Projektron BCS 7.8

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Verwaltung global

9.2.9

Schlagwrter anlegen
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung auf den Link Schlagwrter. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Schlagwort. Die Stammdaten des neuen Schlagworts werden in einem neuen Fenster geffnet.

Abbildung 9-23: Schlagwort, Stammdaten

4. Geben Sie in das Eingabefeld Schlagwort die Bezeichnung des Schlagworts ein, zum Beispiel Suche. 5. Das Kontrollkstchen Aktiv ist im Standard aktiviert. Wenn Sie das Schlagwort momentan nicht nutzen und nicht anzeigen wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen Aktiv. 6. Das Kontrollkstchen Verffentlicht ist im Standard deaktiviert. Wenn Sie das Schlagwort fr externe Ansichten den Kunden zur Verfgung stellen wollen, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Verffentlicht. 7. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Beschreibung des Schlagworts ein. 8. Geben Sie in das Eingabefeld Bezeichnung (deutsch) die deutsche Bezeichnung des Schlagworts ein. 9. Geben Sie in das Eingabefeld Bezeichnung (englisch) gegebenenfalls die englische Bezeichnung des Schlagworts ein. Tipp: Die Bezeichnungen in den eingegebenen Sprachen werden je nach Spracheinstellung des Benutzers angezeigt. 194 Projektron BCS 7.8

Verwaltung global 10. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. 11. Ordnen Sie gegebenenfalls ein Schlagwort unterhalb eines anderen Schlagworts an. 11.1. Klicken Sie in der Zeile des entsprechenden Schlagworts auf das Symbol Die Stammdaten des Schlagworts werden in einem neuen Fenster im Bearbeiten-Modus geffnet. 11.2. Klicken Sie neben dem Eingabefeld bergeordnet auf das Symbol . Die Ansicht Verschieben wird in einem neuen Fenster geffnet. 11.3. Klicken Sie auf den Optionsschalter des Schlagworts, das dem zuvor gewhlten Schlagwort bergeordnet sein soll. Das neue Schlagwort wird dem soeben gewhlten Schlagwort untergeordnet. 12. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben ein Schlagwort angelegt.

9.2.10 Textblockvorlage erstellen


1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Verwaltung auf den Link Textblockvorlagen. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Textblockvorlage. Die Stammdaten der Textblockvorlage werden in einem neuen Fenster geffnet.

Abbildung 9-24: Textblockvorlage, Stammdaten

Projektron BCS 7.8

195

Verwaltung global 4. Geben Sie in das Eingabefeld Betreff eine interne Kurzbeschreibung der Textblockvorlage ein, zum Beispiel DE_Schlussbestimmungen. Tipp: Bei internationalen Projekten knnen Sie im Betreff zum Beispiel durch ein Krzel auf die jeweilige Sprache der Textblockvorlage hinweisen. Dies hilft Ihnen bei der Erstellung eines Angebots ber die Filtereinstellungen schneller die gewnschten Textblockvorlagen zu finden. 5. Geben Sie in das Eingabefeld berschrift eine berschrift fr die Textblockvorlage ein, zum Beispiel Schlussbestimmungen. 6. Geben Sie in das Eingabefeld Text den Text der Textblockvorlage ein. 7. Whlen Sie im Auswahlmen Subtyp die Art des Textblocks. 8. Whlen Sie in der Auswahlliste Kategorien die Kategorie der Textblockvorlage, zum Beispiel Standard. 8.1. Markieren Sie in der linken Auswahlliste die gewnschten Kategorien. 8.2. Klicken Sie auf die Schaltflche . Die Kategorien werden in die rechte Auswahlliste bernommen.

9. Whlen Sie im Auswahlmen Position, an welcher Stelle der Textblock im PDFAngebotsbericht eingefgt werden soll. 9.1. Wenn der Textblock im Bereich der Angebotspositionen oberhalb der Angebotspositionen eingefgt werden soll, whlen Sie den Eintrag ber Angebotspositionen. 9.2. Wenn der Textblock im Bereich der Angebotspositionen unterhalb der Angebotspositionen eingefgt werden soll, whlen Sie den Eintrag unter Angebotspositionen. 9.3. Wenn der Textblock vor dem Bereich der Angebotspositionen in der Einleitung des Angebots eingefgt werden soll, whlen Sie den Eintrag Einleitung. 9.4. Wenn der Textblock nach dem Bereich der Angebotspositionen am Schluss des Angebots eingefgt werden soll, whlen Sie den Eintrag Schluss. 10. Geben Sie in das Eingabefeld Nummer eine Zahl zur Angabe der Position des Textblocks innerhalb der Textblcke ein, um die Reihenfolge der Textblcke festzulegen. 11. Wenn die Textblockvorlage der passenden Kategorie beim Anlegen eines Angebots automatisch zum Angebot bernommen werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Erforderlich. 12. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine interne Beschreibung des Textblocks ein. 13. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern.
Sie haben eine Textblockvorlage erstellt.

196

Projektron BCS 7.8

Verwaltung global

9.2.11 Zuschlagsregeln definieren


1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung auf den Link Zuschlagsregeln. 3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 4. Klicken Sie auf das Men Neu | Zuschlag. Das Dialogfenster Zuschlag wird geffnet.

Abbildung 9-25: Zuschlag, Dialogfenster

5. Geben Sie in das Eingabefeld Gltig ab ein Datum ein, ab dem die Zuschlagsregel und whlen Sie das gewnschte Datum. gelten soll, oder klicken Sie auf das Symbol 6. Whlen Sie im Auswahlmen Leistungsart die entsprechende Leistungsart, mit der die Zuschlagsregel verknpft werden soll. 7. Whlen Sie im Auswahlmen Tag die Tage, fr welche die Zuschlagsregel gelten soll. 8. Geben Sie in die Eingabefelder Startzeit und Endzeit gegebenenfalls die Startzeit und die Endzeit ein, in der die Zuschlagsregel greifen soll. 9. Geben Sie in das Eingabefeld Zuschlagsfaktor einen Prozentwert an, mit dem die Dauer der Buchung multipliziert wird, um den Zuschlag oder den Abschlag zu berechnen. Tipp: Wenn Sie 100,00% eingeben, bleibt die Dauer der Buchung unverndert. Wenn Sie 150,00% eingeben, wird die Dauer der Buchung um 50% erhht. Wenn Sie 50,00% eingeben, wird die Dauer der Buchung um 50% verringert. 10. Geben Sie in das Eingabefeld Gesonderter Stundensatz Intern einen vom internen Stundensatz des Mitarbeiters abweichenden Stundensatz fr diese Zuschlagsregel an. Wird dieses Feld freigelassen, wird der bliche interne Stundensatz des Mitarbeiters herangezogen. 11. Klicken Sie auf die Schaltflche OK. Die neue Zuschlagsregel wird in die Ansicht Zuschlagsregeln bernommen.
Sie haben Zuschlagsregeln definiert.

Projektron BCS 7.8

197

Verwaltung global

9.2.12 Zuschlagsregeln bearbeiten


1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung auf den Link Zuschlagsregeln. 3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten.

Abbildung 9-26: Intern, Zuschlagsregeln

4. Geben Sie in die Eingabefelder in den entsprechenden Spalten die gewnschte nderung ein. Sie knnen Gltigkeitszeitrume, Leistungsarten, Tage, Startzeit und Endzeit, Zuschlagsfaktor und gesonderte interne Stundenstze ndern. 5. Geben Sie abschlieend in die Eingabefelder der Spalte Reihenfolge die Nummern fr die Reihenfolge ein, in der Projektron BCS die Zuschlagsregeln anwenden soll. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Die nderungen werden gespeichert.
Sie haben Zuschlagsregeln bearbeitet.

9.2.13 Zuschlagsregeln lschen


1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung auf den Link Zuschlagsregeln. 3. Klicken Sie auf die Schaltflche Bearbeiten. 4. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen der Zuschlagsregeln, die Sie lschen wollen. 5. Klicken Sie auf das Men Ausgewhlte Zeilen | Lschen. Das Dialogfenster Lschen wird geffnet. Achtung! Lschen einer Zuschlagsregel Eine gelschte Zuschlagsregel kann nicht wiederhergestellt werden. Besttigen Sie das Lschen einer Zuschlagsregel nur, wenn Sie sich sicher sind. 6. Klicken Sie auf die Schaltflche Lschen.
Die ausgewhlten Zuschlagsregeln werden gelscht.

198

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10 Projektron BCS-Ansichten im Detail


In diesem Kapitel werden ausgewhlte Projektron BCS-Ansichten dieser Dokumentation im Detail beschrieben. Sie knnen fr jede dieser Ansichten nachschlagen, welche Ansichtseinstellungen, zum Beispiel Optionen und Spalten, in der jeweiligen Ansicht zur Verfgung stehen und welche Bedeutung und Ausprgungen sie haben. Die Ansichtseinstellungen, darunter Filter, Optionen, Spalten und Sortierung, finden Sie in jeder Ansicht, wenn Sie auf das Symbol klicken. Der Bereich Optionen wird nur dann auf Abbildungen gezeigt und im Text beschrieben, wenn die entsprechenden Optionen ansichtsspezifisch sind und nicht in der Dokumentation Navigation erlutert werden. Verfgbare Spalten werden in der Reihenfolge vorgestellt, in der sie bei Einblendung aller Spalten in der entsprechenden Ansicht erscheinen. Spaltengruppen werden in fett-kursiver Schrift hervorgehoben. Der Bereich Sortierung wird nicht vorgestellt.

Projektron BCS 7.8

199

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1 Ansichten auf Mitarbeiterebene


10.1.1 Ansicht Intern im Detail

Abbildung 10-1: Mitarbeiter, Intern, Ansichtseinstellungen

Bereich Intern Arbeitsort Bildungsabschluss Zeigt den Arbeitsort des Mitarbeiters. Zeigt den Bildungsabschluss des Mitarbeiters.

MA-Buchungsabschluss Zeigt das Datum des letzten Buchungsabschlusses. Buchungen vor diesem Datum knnen nicht mehr bearbeitet werden.

200

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Aktuelles Zeigt, bis zu welchem Datum alle Spesen erfasst sind. Spesenabschlussdatum Basisurlaub (Vorgabe) Bereich Sonstiges Kostenstelle Standortwhrung Status Stundensatz Intern Zeigt, welcher Kostenstelle der Mitarbeiter zugeordnet ist. Zeigt die Standortwhrung des Mitarbeiters, sofern die Mehrwhrungsfhigkeit im System aktiviert ist. Zeigt den Status des Mitarbeiters innerhalb der Organisation, zum Beispiel Angestellter oder Student. Zeigt den internen Stundensatz des Mitarbeiters. ber den Stundensatz, multipliziert mit den Aufwnden, werden die Personalkosten errechnet. Zeigt den Feiertagskalender, der fr die Projektplanung verwendet wird. Falls kein Kalender angegeben ist, wird der Standardkalender von Projektron BCS verwendet. Zeigt die Anzahl der Wochenstunden des Mitarbeiters, summiert aus den Soll-Arbeitszeiten der einzelnen Tage. Zeigt die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter im Jahr Urlaub hat.

Feiertagskalender

Wochenstunden

Bereich Buchungsbeschrnkungen Tagesbuchungsfrist Zeigt, wie viele Tage der Mitarbeiter rckwirkend buchen kann. Der Eintrag -1 bedeutet, dass der Mitarbeiter unbegrenzt rckwirkend buchen kann. Zeigt, wie viele Tage der Mitarbeiter rckwirkend fr den letzten Monat buchen kann. Der Eintrag -1 bedeutet, dass der Mitarbeiter unbegrenzt rckwirkend buchen kann. Zeigt, ob der Mitarbeiter an einem Tag mehr buchen darf als die Summe seiner Soll-Arbeitszeit und der maximal zulssigen berstunden, falls sie definiert sind.

Monatsbuchungsfrist

berbuchen von Soll + max. berstunden verbieten? Bereich Arbeitszeiten Arbeitszeit (Mo) - (So)

Zeigt den Wert der Soll-Arbeitszeit fr den jeweiligen Wochentag.

Projektron BCS 7.8

201

Projektron BCS-Ansichten im Detail Bereich berstunden Max. berstunden (Mo) Zeigt die Anzahl der erlaubten berstunden am jeweiligen Wochentag. Der Wert wird im Ressourcenmanagement - (So) bercksichtigt. Max. berstunden in Prozent Legt fest, wie viel Prozent der Soll-Arbeitszeit an einem Tag dem Mitarbeiter als maximal zulssige berstunden zur Verfgung steht. Falls ein Wert eingegeben wird, werden die maximal zulssigen berstunden in den Eingabefeldern Max. berstunden (Mo) - (So) automatisch berechnet.

Bereich Datensatz Subtyp Zeigt den Subtyp der Person, zum Beispiel Mitarbeiter oder Externer Mitarbeiter.

Bereich nderungen
nderungstermin Optionen Mit Wochenenden Zeigt Arbeitszeiten und berstundenregelungen fr Samstage und Sonntage an. Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Spalten nderungstermin Standortwhrung Satz Intern Kostenstelle Feiertagskalender Wochenstunden Arbeitszeit Zeigt das Datum, ab dem die nderungen der Interna-Daten gltig sind. Zeigt die am Standort des Mitarbeiters gltige Whrung. Zeigt den internen Stundensatz des Mitarbeiters. Zeigt die Kostenstelle eines Mitarbeiters. Zeigt den Feiertagskalender, der fr den Mitarbeiter gltig ist. Zeigt die Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters pro Woche. Die Spaltengruppe Arbeitszeit zeigt die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters pro Wochentag gem Arbeitszeitmodell. Zu der Spaltengruppe gehren die Spalten Mo bis So und Wochenstunden. Zeigt die Arbeitszeiten des Mitarbeiters fr jeden Arbeitstag. Die Spaltengruppe Max. berstunden zeigt die berstundenbegrenzungen eines Mitarbeiters pro Wochentag. Zu der Spaltengruppe gehren die Spalten Mo bis So.

Mo - So Max. berstunden

202

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Mo - So Arbeitszeitkonto Zeigt die erlaubten berstunden eines Mitarbeiters pro Wochentag. Die Spaltengruppe Arbeitszeitkonto zeigt die Einstellungen fr das Arbeitszeitkonto eines Mitarbeiters. Zu der Spaltengruppe gehren die Spalten aktiv, FA, FZA, kompensiert und Max. Tra.. Zeigt, ob fr den Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto aktiv ist. Zeigt, ob berstunden finanziell ausgeglichen werden drfen. Zeigt, ob berstunden durch Freizeit ausgeglichen werden drfen. In diesem Fall werden berstunden auf das Budget fr Freizeitausgleichstermine bertragen. Zeigt die Anzahl der berstunden, die automatisch mit dem Gehalt abgegolten sind. Zeigt den maximal erlaubten Stand des Arbeitszeitkontos zum Stichtag.

aktiv FA FZA

kompensiert Max. Tra.

10.1.2 Ansicht Einstellungen im Detail

Abbildung 10-2: Mitarbeiter, Einstellungen

Projektron BCS 7.8

203

Projektron BCS-Ansichten im Detail Webseiten Startseite Thema (Benutzeroberflche) Die gewhlte Ansicht erscheint bei jeder Anmeldung als Startseite. Definiert die Hintergrundbilder.

Mouseover Highlighting Hebt in Listen den Listeneintrag optisch hervor, auf dem sich die in Listen Maus gerade bewegt. Dynamisch HTML nachladen Ldt die Seite beim Aufklappen von Bumen nicht komplett nach, sondern nur den aufzuklappenden Ast.

Auswertungen: Betrachtet Auftrags-, Plan- und Restwerte bei Auswertungen Auftrags-, Plan- und immer als gleichverteilt und rechnet sie gegebenenfalls bei Restwerte proportional Betrachtung von bestimmten Zeitrumen herunter. berechnen Seitenhilfstexte anzeigen Zeigt, ob die Seitenhilfstexte angezeigt werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Immer: Zeigt alle Seitenhilfstexte in den entsprechenden Ansichten. Nie: Blendet alle Seitenhilfstexte aus. Ansichtsspezifisch: Bietet die Mglichkeit, in der jeweiligen Ansicht zu entscheiden, ob der Seitenhilfstext dort angezeigt wird. Downloads Feldseparator fr Listen- Ermglicht bei Downloads von Listen beim Trennungszeichen auszuwhlen zwischen Komma, Semikolon oder Tabulator. Downloads CSV/Daten-Download bei Listen/Bumen fr Re-Import einblenden Benachrichtigungen Benachrichtigungsmail bei Neuzuordnung E-Mail bei neuen Eintrgen in der Aufgabenliste Sendet automatisch eine E-Mail bei der Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Aufgabe. Sendet automatisch eine E-Mail, wenn neue Aufgaben in der Aufgabenliste erscheinen. Enthlt im Gegensatz zur CSV/Ansicht beim Download die Formatierung, die fr einen Re-Import notwendig ist.

204

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail E-Mails unterdrcken bei eigenen nderungen von Tickets Gibt an, ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn Sie selbst eine nderung an einem Ticket vorgenommen haben. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Standard: Die Einstellung des Systemadministrators fr alle Benutzer wird bernommen. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Ja: Sie erhalten nach eigenen nderungen eines Tickets keine E-Mail-Benachrichtigung. Nein: Sie erhalten nach eigenen nderungen eines Tickets eine E-Mail-Benachrichtigung. von TicketKommentaren Gibt an, ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn Sie selbst einen Kommentar an einem Ticket verfasst haben. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Standard: Die Einstellung des Systemadministrators fr alle Benutzer wird bernommen. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Ja: Sie erhalten nach eigenen Kommentaren an Tickets keine E-Mail-Benachrichtigung. Nein: Sie erhalten nach eigenen Kommentaren an Tickets eine E-Mail-Benachrichtigung. Zeiterfassung Einzelbuchen: Vorgabe mit Start- und Endzeit Warnhinweis, wenn Aufgabe auf "Fertig" gesetzt wird Zeigt in der Einzelbuchenmaske die Mglichkeit, eine Start- und Endzeit fr die Buchungen anzugeben. Warnt den Mitarbeiter, wenn er eine Aufgabe als Fertig markiert.

Tagesbuchen: Erfassen Wenn das Kontrollkstchen aktiviert ist, werden in der von Anwesenheiten und Tagesbuchen-Maske Eingabefelder fr die Erfassung der Pausen Anwesenheit und Pausenzeit eingeblendet. Anwesenheit - Startzeit Erscheint als Anwesenheit-Startzeit in der Tagesbuchen-Maske. Die Zeit kann manuell gendert werden. Anwesenheit - Endzeit Tagesbuchen: Pausenlnge Erscheint als Anwesenheit-Endzeit in der Tagesbuchen-Maske. Die Zeit kann manuell gendert werden. Wird automatisch als Pausenzeit in der Tagesbuchen-Maske eingetragen. Die Zeit kann manuell gendert werden.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Termine Terminkategorien Legt Terminkategorien an. Beim Anlegen eines Termins kann eine Kategorie zugeordnet werden. Dies ermglicht zum Beispiel die Filterung nach Kategorien. Standard-Sichtbarkeit Definiert, ob Termine standardmig fr Andere sichtbar sind. Dies kann bei dem jeweiligen Termin manuell gendert werden.

Sonstiges Kategorien fr Notizen Ermglicht eine Strukturierung der Notizen. Nach Kategorien kann gefiltert werden.

z. Zt. erreichbar unter Abweichend von den Stammdaten kann hier die aktuelle Tel. (zur Zeit erreichbar Telefonnummer gepflegt werden. unter der Telefonnummer) StandardDiagrammbreite (in Pixel) Orientierung des Zuordnungscontrols Ermglicht eine Standardeinstellung fr die Diagrammbreite.

Legt fest, ob bereits zugeordnete Objekte und noch nicht zugeordnete Objekte nebeneinander (horizontal) oder untereinander (vertikal) dargestellt werden.

Tastaturkrzel fr Schaltflche "Bearbeiten" Schaltflche "Abbrechen" Schaltflche "Ansichtsauswahl" Legt eine Tastenkombination fr den Wechsel zwischen Anzeigen-Modus und Bearbeiten-Modus einer Ansicht fest. Legt eine Tastenkombination fr den Abbruch einer Eingabe in einer Ansicht fest. Legt eine Tastenkombination fr das Aufrufen der Ansichtsauswahl fest.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1.3 Ansicht Einzelbuchen (PM-Zeiterfassung) im Detail

Abbildung 10-3: Mitarbeiter, Einzelbuchen fr Dritte, Ansichtseinstellungen

Buchungsdatum

Zeigt den gewnschten Tag der Zeiterfassung.

Bereich Anwesenheit/Pause/Summe
Spalten Eintrag Start Gibt die Art der gebuchten Zeit an. Bestimmt die Startzeit des Aufwands.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Ende Dauer Bestimmt die Endzeit des Aufwands. Zeigt die Dauer des Aufwands. Diese wird aus Startzeit und Endzeit automatisch berechnet, kann aber auch manuell eingegeben werden, wenn Startzeit und Endzeit nicht eingetragen werden. Zeigt eine Erluterung zum gebuchten Aufwand. Dies ermglicht Ihnen und dem Projektleiter im Nachhinein, den Projektverlauf und Ttigkeitsverlauf nachzuvollziehen.

Beschreibung

Bereich Einzelbuchen
Bereich Aufgabenauswahl Kunde Projekt Aufgabe Bereich Aufgabenstand Plan t Ist t Rest t Zeigt den fr Sie geplanten Aufwand fr die Aufgabe. Zeigt die bereits auf die Aufgabe gebuchten Aufwnde. Zeigt den Restaufwand oder, falls der Mitarbeiter eine Restaufwandsschtzung vorgenommen hat, seine letzte Restaufwandsschtzung. Gibt den Kunden an, fr den die Aufgabe durchgefhrt wird. Gibt das Projekt an, zu dem die Aufgabe gehrt. Gibt die Aufgabe an, auf welche gebucht werden soll.

Bereich Zeit Dauer Zeigt die Dauer des Aufwands. Diese wird aus Startzeit und Endzeit automatisch berechnet, kann aber auch manuell eingegeben werden, wenn Startzeit und Endzeit nicht eingetragen werden.

Bereich Buchung Abrechenbarkeit Bestimmt, ob der gebuchte Aufwand dem Kunden gegenber abgerechnet werden kann. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Abrechenbar Ausweisbar Nicht abrechenbar Leistungsart Bestimmt die Leistungsart der Aufgabe. Mit der Leistungsart wird die Leistung einer Kostenstelle klassifiziert, damit eine interne Leistungsabrechnung realisiert werden kann. Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail

Wichtig: Beachten Sie, dass die Leistungsarten der Aufgabe auf Ihr Unternehmen angepasst werden mssen.

Korrekturbuchung

Veranlasst bei Aktivierung des Kontrollkstchens eine Korrekturbuchung.

Bereich Beschreibung Beschreibung Zeigt Erluterungen zur Buchung an.

Bereich Restaufwandsschtzung/Abschluss der Bearbeitung Fertig Rest t Zeigt an, ob die Aufgabe abgeschlossen ist. Gibt die Restaufwandsschtzung an. Diese kann mit Aktivieren des Kontrollkstchen auch manuell eingegeben werden.

Erluterung zur Gibt Anmerkungen zur Restaufwandsschtzung an. Restaufwandsschtzung

Bereich Buchungen des Tages


Filter Aufgabenname Spalten Pfad Projekt Unterprojekt Aufgabe Bebuchte Anmerkung Bebuchter Termin Startzeit Ende Dauer Projektron BCS 7.8 Zeigt den Projektpfad der Aufgabe, auf die Aufwnde gebucht sind. Zeigt den Namen des Projekts, zu dem die Aufgabe gehrt. Zeigt den Namen des Unterprojekts. Zeigt den Aufgabennamen. Zeigt die Anmerkung, z.B. das Ticket, auf die sich die Buchung bezieht. Zeigt den Termin, auf den sich die Buchung bezieht. Zeigt die Startzeit einer Buchung. Zeigt das Ende einer Buchung. Zeigt die Dauer der Bearbeitung einer Aufgabe. 209 Filtert die Ansicht nach dem Namen der Aufgabe.

Projektron BCS-Ansichten im Detail Lschen Beschreibung Plan t Ist t Rest t Ermglicht es, ausgewhlte Buchungen beim Speichern zu lschen. Zeigt Erluterungen zum gebuchten Aufwand. Zeigt den geplanten Aufwand fr die Aufgabe. Zeigt die bereits auf die Aufgabe gebuchten Aufwnde. Zeigt den Restaufwand oder, falls der Mitarbeiter eine Restaufwandsschtzung vorgenommen hat, seine letzte Restaufwandsschtzung. Zeigt die Abrechenbarkeit der Aufgabe. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung; ABR: Abrechenbar AUS: Ausweisbar N/A: Nicht abrechenbar Leistungsart Zeigt die Leistungsart der Aufgabe. Mit der Leistungsart wird die Leistung einer Kostenstelle klassifiziert, damit eine interne Leistungsabrechnung realisiert werden kann. Fertig Aufgabenstart Aufgabenende Bei Aktivierung des Kontrollkstchens wird die Aufgabe als Beendet markiert Zeigt den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe startet. Zeigt den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe endet.

Abrechenbarkeit

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1.4 Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben im Detail

Abbildung 10-4: Mitarbeiter, Eigene Projekte und Aufgaben, Ansichtseinstellungen

Zeitraum

Ermglicht die Auswahl eines Zeitraums und der Angabe, ob sich der gewhlte Zeitraum nach dem Startdatum oder Enddatum richtet. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Start: Zeigt Aufgaben und Projekte, die im ausgewhlten Zeitraum starten. Ende: Zeigt Aufgaben und Projekte, die im ausgewhlten Zeitraum fertig gestellt werden mssen.

Filter Name Status Prioritt Filtert die Ansicht nach Worten im Namen der Aufgaben und Projekte. Filtert die Anzeige von Aufgaben und Projekten nach Bearbeitungsstatus. Filtert die Anzeige von Aufgaben und Projekten nach Prioritt.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Optionen Gruppen-Zuordnungen bercksichtigen Planwert grer 0 Bercksichtigt Aufgaben und Projekte, bei denen der Mitarbeiter ber eine Gruppe zugeordnet wurde. In der Spalte Verknpfung ber erscheint dann die jeweilige Gruppe. Zeigt Aufgaben und Projekte, bei denen der Planwert einen positiven Wert hat.

Spalten Zuordnungstyp Projekt Unterprojekt Zugeordnete Aufgabe/Projekt Art der Verknpfung Verknpfung ber Status Start Ende Details Zeigt den Zuordnungstyp an, mit dem der Mitarbeiter der Aufgabe zugeordnet ist, zum Beispiel MA fr Mitarbeiter. Zeigt das der Aufgabe bergeordnete Projekt. Zeigt den erweiterten Projektpfad der Aufgabe. Zeigt konkret die Aufgaben, nicht nur die bergeordneten Projekte. Zeigt an, ob der Mitarbeiter der Aufgabe direkt oder ber eine Gruppe zugeordnet wurde. Wenn der Mitarbeiter ber eine Gruppe verknpft wurde, wird hier die konkrete Gruppe angezeigt. Zeigt den Status der Aufgabe. Zeigt das Startdatum der Aufgabe. Zeigt das Enddatum der Aufgabe. Zeigt bei Klick auf das Symbol Zuordnungstyps. weitere Details des

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1.5 Ansicht Aufgabenliste im Detail

Abbildung 10-5: Mitarbeiter, Aufgabenliste, Ansichtseinstellungen

Filter Projekt Aufgabe Optionen Beschreibung Workflow Zeigt in der Spalte Aufgabe die Beschreibung der Aufgaben. Zeigt nur die Aufgaben, deren aktuellen Workflow-Schritten Sie zugeordnet sind. Filtert die Aufgaben nach dem Namen der Projekte, zu denen Sie gehren. Filtert die Aufgaben nach ihrem Namen.

Keine Personengruppen- Zeigt, wenn aktiviert, keine Zuordnungen zu Personengruppen. Zuordnungen Planwert grer 0 Zeigt nur Aufgaben, bei denen der Wert des Planaufwands grer als Null ist.

Spalten Projekt Unterprojekt Aufgabe Zeigt den Projektnamen. Zeigt den Namen des Unterprojekts. Zeigt den Aufgabennamen.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Direkt/Gruppe Status Prio (Prioritt) Zeigt an, ob die Aufgabe direkt zugeordnet wurde oder ber eine Personengruppe erfolgte. Zeigt den aktuellen Status der Aufgabe, wie zum Beispiel Offen oder Geschlossen. Zeigt die Prioritt der Aufgabe. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Hoch Normal Niedrig BU Plan t Ist t Rest Zeigt den Planaufwand der Aufgabe. Zeigt den Zeitaufwand, der bereits auf die Aufgabe gebucht wurde. Zeigt den Restaufwand oder, falls der Mitarbeiter eine Restaufwandsschtzung vorgenommen hat, die zuletzt geschtzte Zeitdauer fr die Abarbeitung der Aufgabe. Die Schtzung kann auch durch den Projektleiter erfolgen. Zeigt den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe endet.

Aufgabenende

10.1.6 Ansicht Aufgabendiagramm im Detail

Abbildung 10-6: Mitarbeiter, Aufgabendiagramm, Ansichtseinstellungen

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Datum Optionen Projekttiefe Bestimmt, in welcher Hierarchietiefe die Projektstruktur angezeigt wird. Filtert die Aufgaben nach Zeitraum.

Tipp: Die angezeigte Projekttiefe knnen Sie auch manuell einstellen, indem Sie auf das Symbol links vom Namen des Projektstrukturelements klicken.

Breite (in Pixel) Zoom Fortschritt

Bestimmt die Breite der Grafik. In der Standardeinstellung betrgt die Breite der Grafik 750 Pixel. Bestimmt die Gre der Balken und die Schriftgre. Blendet bei der Auswahl des Eintrags Berechnet den berechneten Bearbeitungsfortschritt der Aufgabe in Form eines grnen Balkens ein. Der Fortschritt wird aus dem Verhltnis gebuchter Aufwnde zu den geplanten Aufwnden, ergnzt durch den Restaufwand, berechnet. Tooltips zeigen die genauen Werte. Blendet zustzlich Betriebsaufgaben und Daueraufgaben ein, denen der Mitarbeiter zugeordnet ist. Blendet nur Aufgaben ein, bei denen ein Planaufwand angelegt wurde.

Betriebs/Daueraufgaben Planwert grer 0

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Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1.7 Ansicht Auslastungsdiagramm im Detail

Abbildung 10-7: Mitarbeiter, Auslastungsdiagramm, Ansichtseinstellungen

Datum Optionen Breite (in Pixel) Zoom Fortschritt

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Bestimmt die Breite der Grafik. Bestimmt die Gre der Balken und die Schriftgre. Blendet bei der Auswahl des Eintrags Berechnet den berechneten Bearbeitungsfortschritt der Aufgabe in Form eines grnen Balkens ein. Der Fortschritt wird aus dem Verhltnis gebuchter Aufwnde zu den geplanten Aufwnden, ergnzt durch den Restaufwand, berechnet. Tooltips zeigen die genauen Werte. Der Eintrag Ausblenden blendet den Fortschrittsbalken aus.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1.8 Ansicht Auslastungsgebirge im Detail

Abbildung 10-8: Mitarbeiter, Auslastungsgebirge, Ansichtseinstellungen

Datum Filter Prioritt

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Zeigt nur die Strukturelemente mit der gewhlten oder hheren Prioritt.

Nicht zu bercksichtigen Gibt an, welche Projekte nicht bercksichtigt werden sollen. Projekte Zustzlich einzubeziehende Projekte Bindet zustzlich Projekte in der Darstellung ein.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Optionen Zeiteinheiten Angebotene Projekte Gibt die Zeiteinheit der Ansicht an, zum Beispiel Tage, Wochen oder Monate. Zeigt die Auslastung unter Bercksichtigung der Auftragswahrscheinlichkeit der angebotenen Projekte. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Ohne: Die geplanten Aufwnde der angebotenen Projekte mit einer Wahrscheinlichkeit unter 100% werden nicht in der Ansicht bercksichtigt. Mit Wahrscheinlichkeit: Bercksichtigt die geplanten Aufwnde nur anteilig zur Projektwahrscheinlichkeit in der Ressourcenauslastung. Immer zu 100%: Die Planaufwnde der angebotenen Projekte werden in vollem Umfang bercksichtigt. Aufwandsplanung Bestimmt, welche Aufwandsplne fr die Berechnung der Auslastung verwendet werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Gegenlufig: Sowohl die Restaufwnde auf Aufgabenebene als auch die Top-down-Aufwandsplne auf Projektebene werden bei der Berechnung bercksichtigt. Es findet eine Verrechnung von bergeordneten Top-down-Planaufwnden mit untergeordneten Top-down-Planaufwnden und untergeordneten Bottom-up-Planaufwnden statt. Der grere Restwert wird bei der Ressourcenauslastung bercksichtigt. Bottom-up: Nur die Restaufwnde auf Aufgabenebene werden bei der Berechnung bercksichtigt. Top-downgeplante Aufwnde werden von der Auslastungsberechnung ausgeschlossen. Top-down: Nur die top-down-geplanten Aufwnde auf Projektebene werden bei der Berechnung bercksichtigt. Es findet eine Verrechnung bergeordneter Top-down-Plne mit untergeordneten statt. Der grere Restwert wird bei der Ressourcenauslastung bercksichtigt. Bottom-up-geplante Aufwnde werden nicht bercksichtigt. Grundlasten und zu bercksichtigende Termine, die nicht mit den Aufgaben verrechnet werden, werden immer bercksichtigt. Anzeige Legt die Darstellung der Auslastung fest. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Absolute Zahlen: Die Auslastung wird in absoluten Zahlen in Personentagen angezeigt. Prozentzahlen: Die Auslastung wird in Prozent angezeigt.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Auslastungsverteilung Zeigt die hypothetische Auslastung bei Verteilung nach bestimmten Kriterien. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Linear: Die Restaufwnde werden gleichmig ber die Restdauer verteilt. Optimiert: Die berlastungsanzeigen, die bei linearer Verteilung entstehen knnen, werden durch zeitliches Verschieben der Lasten reduziert. Optimiert (mit RTTP): Zeigt die optimierte Lastenverteilung unter Bercksichtigung der Ressourcentreuen Terminplanung, vorausgesetzt es wurde mit Ressourcentreuer Terminplanung (RTTP) gearbeitet. Breite (in Pixel) Wochenende Bestimmt die Breite der Grafik. Zeigt Wochenenden.

10.1.9 Ansicht Einsatzplan im Detail

Abbildung 10-9: Mitarbeiter, Einsatzplan, Ansichtseinstellungen

Datum

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Filter Objekttyp Filtert die Ansicht nach den Objekttypen Projekt, Unterprojekt, Aufgabe und Termin und bestimmt so, welche Objekttypen bei der Auswertung bercksichtigt werden.

Optionen Zeiteinheiten Bestimmt die Unterteilung des Auswertungszeitraums. Es knnen Tage, Wochen oder Monate dargestellt werden. Bei tageweiser Aggregation fr Quartale oder Jahre kann der Seitenaufbau entsprechend lnger dauern. Zeigt Wochenenden. Blendet eine Zeile mit der Auslastung ein. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Horizontale Balken: Pro Mitarbeiter wird ein horizontaler Balken pro Zeiteinheit ausgegeben. Vertikale Balken: Pro Mitarbeiter wird ein vertikaler Balken pro Zeiteinheit ausgegeben. Prozentzahlen: Die Auslastung wird in Prozentzahlen ausgegeben. Absolute Zahlen: Die Auslastung wird in absoluten Zahlen (Stunden und Minuten) ausgegeben. Freie Kapazitten: Es werden freie Kapazitten der Mitarbeiter angezeigt. Freie Kapazitten liegen vor, wenn die Soll-Arbeitszeit hher ist als die bereits geplanten Aufwnde fr den Mitarbeiter. Planwert grer als 0 berfllige Aufgaben Zeigt nur Projektstrukturelemente, bei denen der Wert des Planaufwands grer als 0 ist. Zeigt Aufgaben, die bereits vor den gewhlten Zeitraum beendet sein mssten.

Wochenende Ressourcenauslastung

Spalten Aufgabe/Projekt Projekt Projektpfad Mit Wem Start Ende Status Zeit die Liste der zugeordneten Projekte und Aufgaben. Zeigt, zu welchem Projekt eine Aufgabe gehrt. Zeigt den gesamten Projektpfad der Aufgabe. Zeigt die Krzel aller an der Aufgabe beteiligten Personen. Zeigt das Anfangsdatum der Aufgabe. Zeigt das Enddatum der Aufgabe. Zeigt den Bearbeitungsstatus der Aufgabe.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Plan t Ist t Rest t Verbleibender Rest t Zeigt den Aufwand, der fr die Bearbeitung der Aufgabe durch den Mitarbeiter intern geplant ist. Zeigt den gebuchten Aufwand des Mitarbeiters auf die Aufgabe. Zeigt den Restaufwand, der fr die Bearbeitung der Aufgabe voraussichtlich bentigt wird. Zeigt den Restaufwand der Aufgabe abzglich aller zuknftigen Termine, die mit der Aufgabe verknpft sind und mit dem Aufgabenaufwand verrechnet werden sollen.

10.1.10 Ansicht Aufwandsplan im Detail

Abbildung 10-10: Mitarbeiter, Aufwandsplan, Ansichtseinstellungen

Zeitraum Filter Status

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Filtert die Ansicht nach Status der Projekte.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Optionen Anzeigeformat fr Zeitdauer PlanungsmodellAuswahl Bestimmt das Format, in dem die Aufwnde angezeigt werden. Bestimmt anhand des Planungsmodells der Projekte, welche Projektstrukturelemente angezeigt werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Alle: Projektstrukturelemente aller Planungsmodelle werden angezeigt. Nur Bottom-up: Es werden nur Projektstrukturelemente aus bottom-up-geplanten Projekten angezeigt. Nur Top-down: Es werden nur Projektstrukturelemente aus top-down-geplanten Projekten angezeigt. Nur Top-down, nur Projekte: Es werden nur top-downgeplante Projekte angezeigt. Spalten Betreff Start Ende Status Aufwandsplanung Gesamt Auslastung Auslastung % Freie Kapazitt Plan t Erwartet t Zeigt den Namen des Projektstrukturelements. Zeigt das Startdatum des Projektstrukturelements. Zeigt das Enddatum des Projektstrukturelements. Zeigt den Status des Projektstrukturelements. Die Spaltengruppe blendet die Spalten Auslastung, Auslastung %, Freie Kapazitt, Plan t, Erwartet t, Ist t, Rest t, Satz Intern, Plan P und Satz Extern ein oder aus. Zeigt die Auslastung des Mitarbeiters als Balken. Zeigt die Auslastung des Mitarbeiters in Prozent. Zeigt die freie Kapazitt des Mitarbeiters in Stunden und Minuten. Zeigt den geplanten Aufwand des Mitarbeiters fr das Projektstrukturelement. Zeigt den erwarteten Aufwand des Mitarbeiters fr das Projektstrukturelement. Der Wert wird als Summe aus Ist t und Rest t berechnet. Zeigt den gebuchten Aufwand des Mitarbeiters auf das Projektstrukturelement. Zeigt den erwarteten Restwert des Mitarbeiters im Projektstrukturelement. Zeigt den internen Stundensatz des Mitarbeiters.

Ist t Rest t Satz Intern

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Plan P Zeigt die geplanten internen Personalkosten, die sich aus dem internen Stundensatz des Mitarbeiters und dem geplanten Aufwand ergeben. Zeigt den Verrechnungssatz fr Aufwnde, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird.

Satz Extern

10.1.11 Ansicht Buchungen im Detail

Abbildung 10-11: Interne Abteilung, Buchungen, Ansichtseinstellungen

Auswertungszeitraum

Filtert die Buchungen nach dem Zeitraum.

Filter im Arbeitsbereich Mein BCS Projekt Aufgabe Beschreibung Filtert nach Namen der Projekte mit erfassten Aufwnden, zu denen die Aufgaben gehren, auf die gebucht wurde. Filtert nach Namen der Aufgaben, auf die gebucht wurde. Filtert nach Buchungen mit einem bestimmten Beschreibungstext.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Filter im Arbeitsbereich Intern Abnahme Filtert die Ansicht nach Abnahmestatus der Buchungen. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Abgenommen Nicht abgenommen Zurckstellen Abrechenbarkeit Filtert die Ansicht nach Abrechenbarkeit der Buchungen. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: ABR: Abrechenbar AUS: Ausweisbar N/A: Nicht abrechenbar Beschreibung Leistungsart Projekt/Aufgabe Filtert die Ansicht nach Wrtern in der Beschreibung der Buchungen. Filtert die Ansicht nach Leistungsart. Filtert die Ansicht nach Name des Projekts oder der Aufgabe einer Buchung.

Spalten Mitarbeiter Pfad Projekt Unterprojekt Aufgabe Bebuchte Anmerkung Zeigt den Mitarbeiter, der die Buchung vorgenommen hat. Zeigt den Projektpfad der Aufgabe. Zeigt den Projektnamen. Zeigt den Namen des Unterprojekts. Zeigt den Namen der Aufgabe. Buchungen knnen mit Bezug auf Anmerkungen, beispielsweise Tickets, erstellt werden. Wenn beispielsweise Aufwnde auf eine Aufgabe gebucht wurden, auf die sich auf ein Ticket bezieht, zeigt die Spalte das entsprechende Ticket. Buchungen knnen mit Bezug auf Termine erstellt werden. Wenn Aufwnde auf eine Aufgabe an einem Termin gebucht wurden, zeigt die Spalte den entsprechenden Termin. Zeigt die Beschreibung, die der Mitarbeiter zu der jeweiligen Buchung vorgenommen hat. Zeigt das Datum der Buchung. Zeigt die Startzeit einer Ttigkeit. Zeigt das Ende einer Ttigkeit.

Bebuchter Termin

Beschreibung Datum Startzeit Ende

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Dauer Leistungsart Zeigt die gebuchte Dauer der Ttigkeit. Zeigt die Leistungsart der Aufgabe. Mit der Leistungsart wird die Leistung einer Kostenstelle klassifiziert, damit eine interne Leistungsabrechnung realisiert werden kann. Zeigt die gebuchte Dauer einschlielich Zuschlgen, die sich aus den gegebenenfalls zutreffenden Zuschlagsregeln ergeben. Zeigt die auf die Buchung zutreffende Zuschlagsregel. Zeigt den Abnahmestatus der Buchung. Bei der Rechnungsstellung werden nur abgenommene Buchungen und Sachkosten fakturiert. Sofern nicht angepasst, haben Buchungen standardmig den Status Abgenommen.

Dauer inkl. Zuschlge Zuschlagsregel Abnahme

10.1.12 Ansicht Buchungen pro Tag im Detail

Abbildung 10-12: Interne Abteilung, Buchungen pro Tag, Ansichtseinstellungen

Datum Filter Nur Tage mit Ist t

Zeigt den Auswertungszeitraum fr Ihre Buchungen an.

Filtert die Anzeige nach berschreitung oder Unterschreitung der tglichen Soll-Arbeitszeit, zum Beispiel nach folgenden Werten. >100%: Zeigt nur Tage, an denen es berschreitungen der tglichen Soll-Arbeitszeit ber 100% gibt. <100%: Zeigt nur Tage, an denen es Unterschreitungen der tglichen Soll-Arbeitszeit unter 100% gibt. Alle Tage: Zeigt die Salden aller Tage im Auswertungsraum.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Spalten Mitarbeiter Datum SOLL Ist t Saldo inkl. Genommener FZA (Saldo inklusive genommenem Freizeitausgleich) Zuschlge Einzelbuchen Zeigt den Mitarbeiter, der die Buchung vorgenommen hat. Zeigt das Datum. Zeigt die Soll-Arbeitszeit an diesem Tag. Zeigt die Summe der Buchungen an diesem Tag (Ist-Arbeitszeit). Zeigt die Differenz aus Soll-Arbeitszeit und gebuchten Zeiten pro Tag. Der genommene Freizeitausgleich wird fr den Berechnungszeitraum bercksichtigt. Negative Differenzen werden in Rot angezeigt. Zeigt den anhand der zutreffenden Zuschlagsregeln errechneten Zuschlag auf die geleistete Arbeitszeit. Blendet das Symbol ein, mit dessen Hilfe die Buchung in die Ansicht Einzelbuchen geladen werden kann. Diese Spalte ist nur im Arbeitsbereich Mein BCS verfgbar. Tagesbuchen Blendet das Symbol ein, mit dessen Hilfe die Buchung in die Ansicht Tagesbuchen geladen werden kann. Diese Spalte ist nur im Arbeitsbereich Mein BCS verfgbar.

10.1.13 Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe im Detail

Abbildung 10-13: Mitarbeiter, Aufwandsliste pro Aufgabe, Ansichtseinstellungen

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Auswertungszeitraum Filter Projekt Aufgabe Leistungsart Filtert die Buchungen nach den Namen der Projekte, zu denen sie gehren. Filtert die Buchungen nach den Namen der Aufgaben, zu denen sie gehren. Filtert nach der Leistungsart der Aufgabe. Mit der Leistungsart wird die Leistung einer Kostenstelle klassifiziert, damit eine interne Leistungsabrechnung realisiert werden kann. Filtert die Ansicht nach der Abrechenbarkeit der Aufwnde. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Abrechenbar Ausweisbar Nicht abrechenbar Dieser Filter steht nur im Arbeitsbereich Intern zur Verfgung. Optionen Zwischensummen Zeigt die Zwischensummen aller zu einem Projekt gehrenden Buchungen. Die Zwischensummen sehen Sie in der Spalte Dauer in der freien Zeile unterhalb der Aufgaben, die jeweils zu einem Projekt gehren. Die Zwischensummen sind grau hervorgehoben. Zeigt den Auswertungszeitraum fr Ihre Buchungen.

Abrechenbarkeit

Spalten Projekt Zeigt den Namen des Projekts, zu dem die Aufgabe gehrt.

Unterprojekt Aufgabe Dauer

Zeigt den Namen des Unterprojekts, zu dem die Aufgabe gehrt. Zeigt den Namen der Aufgabe. Zeigt die aufsummierten persnlichen Arbeitszeiten pro Aufgabe im Auswertungszeitraum. Diese Spalte steht nur im Arbeitsbereich Mein BCS zur Verfgung.

Ist t

Zeigt die gebuchten Aufwnde in Tagen, Stunden und Minuten. Diese Spalte steht nur im Arbeitsbereich Intern zur Verfgung.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1.14 Ansicht Aufwandsdiagramm im Detail

Abbildung 10-14: Mitarbeiter, Aufwandsdiagramm, Ansichtseinstellungen

Auswertungszeitraum Optionen Breite (in Pixel) Zoom Summenwerte je Tag

Bestimmt den Auswertungszeitraum fr die Buchungen.

Bestimmt die Breite des Diagramms. Die Standardeinstellung sind 750 Pixel. Bestimmt die Gre der Balken und die Schriftgre. Zeigt bei Aktivierung des Kontrollkstchens die Summe der einzelnen Buchungen grafisch in einem Balken. Falls das Kontrollkstchen deaktiviert ist, werden die einzelnen Buchungen angezeigt. Falls die Buchungen als reine Dauer ohne Angabe der Startzeit und Ende erfasst wurden, werden sie in Form von blauen Balken angezeigt und fangen im linken Bereich bei 0 h an. Falls die Buchungen mit Startzeit und Ende erfasst wurden, werden sie in Form von grnen Balken angezeigt, die an der entsprechenden Stelle im Diagramm platziert werden.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Warnungsgrenze Soll Legt den Schwankungsbereich der Buchungen um die SollArbeitszeit fest. Damit lsst sich die Frbung des Balkens steuern, falls der Mitarbeiter in der Summe am jeweiligen Tag mehr oder weniger unter Bercksichtigung des hier festgelegten Schwankungsbereichs gebucht hat. Zeigt den Schwankungsbereich von der Soll-Arbeitszeit.

Schwankungsbereich vom Soll zeigen

10.1.15 Ansicht Anwesenheit im Detail

Abbildung 10-15: Mitarbeiter, Anwesenheit, Ansichtseinstellungen

Datum

Bestimmt den Auswertungszeitraum fr die Anwesenheitszeiten und Pausenzeiten.

Filter Subtyp Filtert die Buchungen nach dem Subtyp. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Anwesenheit Pause Reise

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Spalten Datum Subtyp Beschreibung Startzeit Endzeit Anwesenheit Pause Zeigt das Datum der Buchung. Gibt an, ob es sich um Pause, Anwesenheit oder Reise handelt. Zeigt die Beschreibung, die zu der Buchung eingetragen wurde. Zeigt die Startzeit der Anwesenheit oder Pause. Zeigt das Ende der Anwesenheit oder Pause. Zeigt die Dauer der Anwesenheit. Zeigt die Dauer der Pause.

10.1.16 Ansicht Personalkosten/Projekt im Detail

Abbildung 10-16: Mitarbeiter, Personalkosten/Projekt, Ansichtseinstellungen

Auswertungszeitraum

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Filter Leistungsart Abrechenbarkeit Filtert die Ansicht nach der Leistungsart. Die Leistungsart kann beim Buchen angegeben werden. Filtert die Ansicht nach Abrechenbarkeit der Personalkosten. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Abrechenbar: Es werden nur die dem Kunden gegenber abrechenbaren Personalkosten angezeigt. Ausweisbar: Es werden nur Kosten angezeigt, die gegenber dem Kunden ausweisbar aber nicht abrechenbar sind. Nicht abrechenbar: Es werden ausschlielich die dem Kunden gegenber nicht abrechenbaren Personalkosten angezeigt. Optionen Anzeigewhrung Whlt die Whrung, in der die Kosten angezeigt werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Nutzerwhrung: Zeigt die Whrung des angemeldeten Benutzers. Projektwhrung: Zeigt die Whrung des aktuellen Projekts. Zustzlich stehen alle momentan im System aktivierte Whrungen zur Verfgung, zum Beispiel Euro oder US-Dollar. Spalten Name Status Zeigt den Namen des Projektstrukturelements. Zeigt den Status des Projektstrukturelements. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Top-down-Plan Geplant Angeboten Beauftragt Offen Unterbrochen Geschlossen

Die Spaltengruppe zeigt die Gegenberstellung von Top-downVorgaben fr die interne Personalkostenplanung und den internen Ist-Kosten der Projektstrukturelemente. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten TD Plan P, TD Plan Diff P und TD Plan P. Zeigt die interne Top-down-Planung der Personalkosten, die auf Projektebene, Unterprojektebene oder Arbeitspaketebene vorgegeben wurden. Diese mssen nicht stringent sein, sondern knnen auch fr einzelne Elemente Teilbudgets vorgeben. 231

TD Plan P

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail TD Plan Diff P Zeigt die Differenz zwischen den top-down-geplanten Personalkosten auf dieser Projektstrukturebene und der Summe der geplanten Personalkosten der darunter liegenden Strukturebene Zeigt die Differenz zwischen den top-down-geplanten Personalkosten und der Summe aus Ist-Kosten und Restpersonalkosten. Die Spaltengruppe zeigt die intern geplanten Personalkosten. Die Personalkosten fr die Projekte werden als Summe der Personalkosten der Aufgaben berechnet. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten BU Plan P und BU Plan P. Zeigt die intern geplanten Personalkosten. Sie werden als Summe der Planwerte auf Aufgabenebene berechnet. Zeigt die prognostizierte berschreitung oder Unterschreitung der geplanten Kosten. Sie wird berechnet als Differenz zwischen den bottom-up-geplanten Personalkosten und der Summe aus Ist-Kosten und Restpersonalkosten. Die Spaltengruppe zeigt die bereits realisierten und die bis zum Projektabschluss erwarteten Personalkosten des Mitarbeiters. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten P(Kost.), Ist P und Rest P. Zeigt die Aufgaben und Unterprojekte, die kritisch die intern geplanten Personalkosten erreichen oder berschreiten. Zeigt die Summe aller in den Projektstrukturelementen bereits gebuchten Personalkosten. Fr die Berechnung werden die Aufwandsbuchungen mit den internen Stundenstzen multipliziert. Zeigt die Summe aller bis zum jeweiligen Projektende noch erwarteten Personalkosten.

TD Plan P

Bottom-up-Plan

BU Plan P BU Plan P

Ist

P(Kost.) Ist P

Rest P

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1.17 Ansicht Berichte im Detail

Abbildung 10-17: Mitarbeiter, Berichte, Ansichtseinstellungen

Erstellt am Optionen Nur Dateien Spalten Name Pfad Gre MIME-Typ Berichtsart Erstellt am Erstellt von Gendert am Gendert von

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Zeigt nur Dateien und keine Ordner.

Zeigt den Namen der erstellten Datei. Der Name enthlt die Berichtsart sowie Datum und Uhrzeit der Berichtserstellung. Zeigt den Berichtspfad. Zeigt die Dateigre des Berichts. Zeigt das Format der Datei, zum Beispiel application/pdf, wenn es sich um ein PDF-Dokument handelt. Zeigt den Typ des Berichts. Zeigt Datum und Uhrzeit der Berichtserstellung. Zeigt den Namen des Berichterstellers. Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten Berichtsbearbeitung. Zeigt den Namen des letzten Bearbeiters.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.1.18 Ansicht Berichtsauftrge im Detail

Abbildung 10-18: Mitarbeiter, Berichtsauftrge

nchstes Erstellungsdatum Spalten Bericht nchstes Erstellungsdatum Wiederholung

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Zeigt die Berichtsart. Zeigt das Datum der nchsten Berichtserstellung. Zeigt in welchem Rhythmus der Bericht erstellt wird und ob es eine zeitliche Begrenzung gibt.

234

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.2 Ansichten auf Organisations- und Abteilungsebene


10.2.1 Ansicht Organisationsstruktur im Detail

Abbildung 10-19: Interne Organisation, Organisationsstruktur, Ansichtseinstellungen

Auswahl (Name) Filter Name Subtyp Spalten Name PLZ Stadt Telefon Mobil-Telefon E-Mail Zustndig fr

Filtert die Ansicht nach Anfangsbuchstaben der Nachnamen.

Filtert die Ansicht nach Namen. Filtert die Ansicht nach Subtyp.

Zeigt den Namen der Mitarbeiter. Zeigt die Postleitzahlen der Mitarbeiter. Zeigt die Stdte der Mitarbeiter. Zeigt die Telefonnummern der Mitarbeiter. Zeigt die Mobiltelefonnummern der Mitarbeiter. Zeigt die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter. Zeigt die Zustndigkeiten der Mitarbeiter.

Projektron BCS 7.8

235

Projektron BCS-Ansichten im Detail Neu Zeigt eine Spalte, die direktes Einfgen eines weiteren Mitarbeiters oder einer Ressource unterhalb des jeweiligen Objekts ermglicht. Zeigt, ob das Objekt derzeit gesperrt ist und wer die Sperrung eingerichtet hat.

Gesperrt von

10.2.2 Ansicht Fehlende Buchungsbesttigungen im Detail

Abbildung 10-20: Interne Abteilung, Fehlende Buchungsbesttigungen, Ansichtseinstellungen

Fehlende Filtert die Ansicht nach Zeitraum. Mitarbeiterbuchungsabschlsse zum Ende Filter Nachname Vorname Spalten Nachname Kontaktdaten MA-Abschl. Zeigt den Namen des Mitarbeiters. Zeigt die Kontaktdaten des zugeordneten Mitarbeiters, wie Telefonnummer, Mobilfunknummer und E-Mail-Adresse. Zeigt das Datum, zu welchem der Mitarbeiter zuletzt seine Buchungen durch einen Mitarbeiter-Buchungsabschluss besttigt hat. Filtert die Ansicht nach Nachnamen der Mitarbeiter. Filtert die Ansicht nach Vornamen der Mitarbeiter.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Aktuelles Zeigt das Datum, zu welchem der Mitarbeiter zuletzt einen Spesenabschlussdatum Spesenabschluss durchgefhrt hat.

10.2.3 Ansicht Aufgabe/Zeitraum im Detail

Abbildung 10-21: Interne Abteilung, Aufgabe/Zeitraum, Ansichtseinstellungen

Auswertungszeitraum Optionen Auswertungsintervall

Filtert die Ansicht nach dem Zeitraum.

Bestimmt das Zeitintervall, fr welches die Aufwnde pro Aufgabe summiert werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Tage Monate Quartale Jahre

Spalten Aufgabe Auswertung Zeigt die Aufgabe, die ausgewertet wird Die Spaltengruppe zeigt Indikatoren zur Auswertung der gebuchten Zeiten. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten Ist t, Ist t (ABR), Ist P und Ist ext P (ABR).

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Ist t Ist t (ABR) Ist P Ist ext P (ABR) Zeigt alle bisher geleisteten Aufwnde. Zeigt die bisher geleisteten abrechenbaren Aufwnde. Zeigt die angefallenen internen Personalkosten. Zeigt die abrechenbaren externen Personalkosten. Zeigt die Gesamtsumme der Aufwnde oder Personalkosten der Aufgaben im gewhlten Auswertungszeitraum.

10.2.4 Ansicht Mitarbeiter/Zeitraum im Detail

Abbildung 10-22: Interne Abteilung, Mitarbeiter/Zeitraum, Ansichtseinstellungen

Auswertungszeitraum Optionen Auswertungsintervall

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Bestimmt das Zeitintervall, fr welches die Aufwnde pro Mitarbeiter summiert werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Tage Monate Quartale Jahre

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Summe/Durchschnitt Zeigt die Summen und Durchschnittswerte pro Auswertungsintervall fr den gewhlten Zeitraum. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Summe: Zeigt die Summe der Aufwnde jedes Mitarbeiters im gewhlten Zeitraum. Durchschnitt: Zeigt den Durchschnitt der Aufwnde jedes Mitarbeiters pro Auswertungsintervall des Zeitraums. Es werden nur Intervalle bercksichtigt, in denen Aufwnde erfasst wurden. Durchschnitt (alle Spalten): Zeigt den Durchschnitt aller Aufwnde jedes Mitarbeiters pro Auswertungsintervall des Zeitraums, unabhngig davon, ob in einem Intervall tatschlich Zeiten erfasst wurden. Spalten Mitarbeiter Auswertung Zeigt den Mitarbeiter. Die Spaltengruppe zeigt Indikatoren zur Auswertung der gebuchten Zeiten. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten Ist t, Ist t (ABR), Ist P und Ist ext P (ABR). Zeigt alle bisher geleisteten Aufwnde. Zeigt die bisher geleisteten abrechenbaren Aufwnde. Zeigt die angefallenen internen Personalkosten. Zeigt die abrechenbaren externen Personalkosten. Zeigt, abhngig vom eingestellten Indikator, die Gesamtsumme der Aufwnde oder Personalkosten der Mitarbeiter im gewhlten Auswertungszeitraum. Zeigt, abhngig vom eingestellten Indikator, den Durchschnitt der Aufwnde jedes Mitarbeiters pro Auswertungsintervall des Zeitraums. Es werden nur Intervalle bercksichtigt, in denen Aufwnde erfasst wurden. Zeigt, abhngig vom eingestellten Indikator, den Durchschnitt aller Aufwnde jedes Mitarbeiters pro Auswertungsintervall des Zeitraums, unabhngig davon, ob in einem Intervall tatschlich Zeiten erfasst wurden.

Ist t Ist t (ABR) Ist P Ist ext P (ABR)

Durchschnitt

Durchschnitt (alle Spalten)

Projektron BCS 7.8

239

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.2.5 Ansicht Projektaufwand/Abteilung im Detail

Abbildung 10-23: Interne Organisation, Projektaufwand/Abteilung, Ansichtseinstellungen

Datum Filter Status

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Filtert die Ansicht nach Status. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Geplant Angeboten Beauftragt Offen Unterbrochen Geschlossen

Kunde Prioritt

Filtert die Ansicht nach Kunden. Filtert die Ansicht nach Prioritt der Projekte.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Projekte Projektname Spalten Projekt Status Projekt-ID Beschreibung Projektleiter Kunde Prio Datumsangaben Start Ende Letzte Anmerkung des PL Basisplan Basisplan Start Basisplan Ende Restaufwand je Abteilung Summe Rest BU Plan t BU Plan t BU Plan t (Gesamt) Zeigt das Projekt. Zeigt den Status des Projekts. Zeigt die eindeutige ID des Projekts. Zeigt die Beschreibung des Projekts. Zeigt den Namen des Projektleiters. Zeigt den Namen der Kundenorganisation. Zeigt die Prioritt des Projekts. Die Spaltengruppe zeigt die Laufzeit der Projekte in den Spalten Start und Ende. Zeigt das Startdatum des Projekts. Zeigt das Enddatum des Projekts. Zeigt den letzten Protokolleintrag des Projektleiters. Protokolleintrge knnen in der Ansicht Anmerkungen des Projektleiters eingefgt werden. Zeigt die Laufzeitangaben des speziellen Basisplans eines Projekts, falls vorhanden. Zeigt das Startdatum des speziellen Basisplans. Existiert noch kein Basisplan fr ein Projekt, enthlt diese Spalte keine Eintrge. Zeigt das Enddatum des speziellen Basisplans. Existiert noch kein Basisplan fr das Projekt, enthlt diese Spalte keine Eintrge. Die Spaltengruppe zeigt die Auslastung aller Abteilungen der gewhlten Organisation in den Projekten im gewhlten Zeitraum. Zeigt die aufsummierte Auslastung fr alle Abteilungen im entsprechenden Projekt im gewhlten Zeitraum. Die Spaltengruppe zeigt die intern geplanten Aufwnde der Projekte in den Spalten BU Plan t und BU Plan t (Gesamt). Zeigt die intern geplanten Aufwnde der Projekte im gewhlten Auswertungszeitraum. Zeigt die intern geplanten Aufwnde fr die gesamte Laufzeit des jeweiligen Projekts. Filtert die Ansicht nach Projekten. Filtert die Ansicht nach Projektnamen.

Projektron BCS 7.8

241

Projektron BCS-Ansichten im Detail Ist t Ist t Ist t (Gesamt) Die Spaltengruppe zeigt die bereits gebuchten Aufwnde der Projekte in den Spalten Ist t und Ist t (Gesamt). Zeigt die gebuchten Aufwnde der Projekte im gewhlten Auswertungszeitraum. Zeigt die gebuchten Aufwnde fr die gesamte Laufzeit des jeweiligen Projekts.

10.2.6 Ansicht Aufwnde/Projekt im Detail

Abbildung 10-24: Interne Abteilung, Aufwnde/Projekt, Ansichtseinstellungen

Auswertungszeitraum Filter Leistungsart

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Filtert die Ansicht nach der Leistungsart, die beim Buchen der Aufwnde angegeben wurde. Leistungsarten mssen unternehmensspezifisch konfiguriert werden.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Abrechenbarkeit Filtert die Ansicht nach der Abrechenbarkeit der Aufwnde. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Abrechenbar: Es werden nur die dem Kunden gegenber abrechenbaren Aufwnde angezeigt. Ausweisbar: Es werden nur Aufwnde angezeigt, die gegenber dem Kunden ausweisbar aber nicht abrechenbar sind. Nicht abrechenbar: Es werden ausschlielich die dem Kunden gegenber nicht abrechenbaren Aufwnde angezeigt. Optionen Werte aufrunden Spalten Name Status Zeigt den Namen des Projektstrukturelements. Zeigt den Status des Projektstrukturelements. Der Status Offen bezeichnet den Status, in dem das Element aktiv bearbeitet wird. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Top-down-Plan Geplant Angeboten Beauftragt Unterbrochen Offen Geschlossen Zeigt auf Tage und Stunden aufgerundete Aufwandswerte.

Die Spaltengruppe zeigt die Gegenberstellung von Top-downVorgaben fr die interne Aufwandsplanung und internen IstAufwnden der Projekte. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten TD Plan t, TD Plan Diff t und TD Plan t. Zeigt die intern geplanten Top-down-Aufwnde, die auf Projektebene, Unterprojektebene oder Arbeitspaketebene eingegeben wurden. Diese mssen nicht stringent sein, sondern knnen gezielt fr einzelne Projektstrukturelemente Teilbudgets vorgeben. Zeigt die Differenz zwischen dem top-down-geplanten Aufwand auf dieser Projektebene und der Summe der geplanten Aufwnde der darunter liegenden Projektebene. Zeigt die Differenz zwischen den top-down-geplanten Aufwnden und der Summe aus Ist-Aufwnden und Restaufwnden.

TD Plan t

TD Plan Diff t

TD Plan t

Projektron BCS 7.8

243

Projektron BCS-Ansichten im Detail Bottom-up-Plan Die Spaltengruppe zeigt die intern bottom-up-geplanten Aufwnde. Der Planaufwand fr das Projekt wird als Summe der geplanten Aufwnde der Aufgaben berechnet. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten BU Plan t, BU Plan t und Pt. Zeigt die intern geplanten Aufwnde. Sie werden als Summe der geplanten Aufwnde auf Aufgabenebene berechnet. Zeigt die prognostizierte berschreitung oder Unterschreitung der geplanten Aufwnde. Sie wird berechnet als Differenz zwischen den bottom-up-geplanten Aufwnden und der Summe aus Ist-Aufwnden und Restaufwnden. Zeigt die Aufgaben und Unterprojekte, die kritisch die intern geplanten Aufwnde erreichen oder berschreiten. Die Spaltengruppe zeigt die bereits realisierten und die bis zum Projektabschluss erwarteten Aufwnde. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten Ist t und Rest t. Zeigt die Summe aller in den Projektstrukturelementen gebuchten Aufwnde. Zeigt die Summe aller bis zum Projektende noch erwarteten Aufwnde.

BU Plan t BU Plan t

Pt Ist

Ist t Rest t

10.2.7 Ansicht Aufwnde/Mitarbeiter im Detail

Abbildung 10-25: Interne Abteilung, Aufwnde/Mitarbeiter, Ansichtseinstellungen

244

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Auswertungszeitraum Filter Leistungsart Filtert die Ansicht nach der Leistungsart, die beim Buchen angegeben werden kann. Leistungsarten mssen unternehmensspezifisch konfiguriert werden. Filtert die Ansicht nach der Abrechenbarkeit der Aufwnde. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Abrechenbar: Es werden nur die dem Kunden gegenber abrechenbaren Aufwnde angezeigt. Ausweisbar: Es werden nur Aufwnde angezeigt, die gegenber dem Kunden ausweisbar aber nicht abrechenbar sind. Nicht abrechenbar: Es werden ausschlielich die dem Kunden gegenber nicht abrechenbaren Aufwnde angezeigt. Optionen Werte aufrunden Spalten Name BU Plan t BU Plan t Zeigt den Namen der Organisation, der Abteilung oder der Mitarbeiter. Zeigt die intern geplanten Aufwnde. Zeigt die prognostizierte berschreitung oder Unterschreitung der geplanten Aufwnde. Sie wird berechnet als Differenz zwischen den bottom-up geplanten Aufwnden und der Summe aus Ist-Aufwnden und Restaufwnden. Zeigt durch eine Ampel, welche Projektstrukturelemente die intern geplanten Aufwnde kritisch erreichen oder berschreiten. Zeigt die Summe der gebuchten Aufwnde. Zeigt die Summe der gebuchten Aufwnde einschlielich Zuschlgen, die sich aus gegebenenfalls zutreffenden Zuschlagsregeln ergeben. Zeigt die Summe aller bis zum Projektende noch erwarteten Aufwnde. Zeigt auf Tage und Stunden aufgerundete Aufwandswerte. Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Abrechenbarkeit

Pt Ist t Ist t inkl. Zuschlge

Rest t

Projektron BCS 7.8

245

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.2.8 Ansicht Spesen/Mitarbeiter im Detail

Abbildung 10-26: Interne Abteilung, Spesen/Mitarbeiter, Ansichtseinstellungen

Zeitraum (Eingefgt)

Filtert die Spesen-Summen nach Datum. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Eingefgt: Filtert die Ansicht nach dem Einfgedatum des Speseneintrags. Aktualisiert am: Filtert die Ansicht nach dem letzten Aktualisierungsdatum des Speseneintrags. Abrechnungsmonat: Filtert die Ansicht nach dem Abrechnungsmonat der Speseneintrge. Belegdatum: Filtert die Ansicht nach dem Datum des Spesenbelegs. Fr Reisekosten bedeutet das die Filterung nach dem Reisestartdatum.

Optionen Anzeigewhrung Whlt die Whrung, in der die Kosten angezeigt werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Nutzerwhrung Zeigt die Whrung des angemeldeten Benutzers. Projektwhrung Zeigt die Whrung des aktuellen Projekts. Zustzlich stehen alle momentan im System aktivierten Whrungen zur Verfgung, zum Beispiel Euro oder US-Dollar. Zwischensummen Bildet Zwischensummen der Spesen abhngig vom Sortierkriterium wie Abteilung.

246

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Werte aufrunden Rundet Werte auf und unterdrckt die Anzeige der Nachkommastellen.

Spalten Organisation Abteilung Mitarbeiter Ist Spesen (netto) Ist Spesen (brutto) Fakturiert Spesen + Vorschau Zeigt den Namen der Organisation des Mitarbeiters, der Spesen gebucht hat. Zeigt den Namen der Abteilung des Mitarbeiters, der Spesen gebucht hat. Zeigt den Namen des Mitarbeiters, der Spesen gebucht hat. Zeigt die Summe der Spesenbetrge. Zeigt die Summe der Spesenbetrge inklusive Mehrwertsteuer. Zeigt die Summe der fakturierten Spesenbetrge und der Spesen in Vorschau-Rechnungen.

10.2.9 Ansicht Arbeitszeitauswertung einer Abteilung im Detail

Mitarbeiterbersicht

Abbildung 10-27: Interne Abteilung, Arbeitszeitauswertung (Mitarbeiterbersicht), Ansichtseinstellungen

Datum

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Projektron BCS 7.8

247

Projektron BCS-Ansichten im Detail Optionen Nur aktive Logins Spalten Betreff Anwesenheit Zeigt den Namen des Mitarbeiters. Die Spaltengruppe zeigt Details der Anwesenheitszeiten des jeweiligen Mitarbeiters im ausgewhlten Zeitraum. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten Anwesenheit, Pause und Arbeitszeit. Zeigt die Summe der gebuchten Anwesenheitszeiten im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Summe der gebuchten Pausenzeiten im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Differenz aus Anwesenheitszeiten und Pausenzeiten im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Summe aller Projektbuchungen im gewhlten Zeitraum. Die Spaltengruppe zeigt die Abrechenbarkeit der Buchungen. Zu dieser Spaltengruppe gehren die Spalten ABR, ABR%, N/A und N/A%. Zeigt die Anzahl der Stunden, die gegenber dem Kunden abgerechnet werden knnen. Zeigt das prozentuale Verhltnis der abrechenbaren Zeit zu allen Zeiten. Zeigt die Anzahl der Stunden, die gegenber dem Kunden nicht abgerechnet, aber ausgewiesen werden knnen. Zeigt das prozentuale Verhltnis der nicht abrechenbaren Zeit zu allen Zeiten. Zeigt die Summe der im gewhlten Zeitraum angefallenen Urlaubszeiten. Zeigt die Summe der im gewhlten Zeitraum angefallenen Krankheitszeiten. Zeigt die Ist-Arbeitszeit im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters, die er laut Arbeitszeitmodell im gewhlten Zeitraum zu leisten hat. Zeigt nur Mitarbeiter mit aktiviertem Benutzerkonto.

Anwesenheit Pause Arbeitszeit Projektbuchungen Abrechenbarkeit

ABR ABR% N/A N/A% Urlaub Krankheit IST SOLL

248

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Saldo Zeigt die Differenz zwischen Ist-Arbeitszeit und Soll-Arbeitszeit im gewhlten Zeitraum. Der Saldo kann positiv (Mehrarbeitszeit) oder negativ (Minderarbeitszeit) ausfallen. Ein negativer Saldo wird rot angezeigt. Genommener FZA Zeigt den Freizeitausgleich, der im Auswertungszeitraum genommen wurde.

Saldo inkl. Genommener Zeigt den Saldo inklusive genommenen Freizeitausgleich im Auswertungszeitraum. FZA Zuschlge Zeigt die Summe zustzlicher Zeiten, die aufgrund einer zutreffenden Zuschlagsregel mit dem Zuschlagsfaktor errechnet wurde. Die Spaltengruppe zeigt die Anzahl der Stunden, die auf spezielle Aufgaben gebucht wurden. Die Spalten dieser Spaltengruppe werden individuell konfiguriert. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Feiertage Zeigt die Anzahl der Stunden, die durch Feiertage von der Arbeitszeit entfallen sind.

Spezielle Aufg.

bersicht gebuchter Zeiten

Abbildung 10-28: Interne Abteilung, Arbeitszeitauswertung, bersicht gebuchte Zeiten

Datum

Whlt den Auswertungszeitraum.

Projektron BCS 7.8

249

Projektron BCS-Ansichten im Detail Positionen Anwesenheit Pause Arbeitszeit Projektbuchungen Betriebsaufgaben Allgemeines Urlaub Krankheit IST SOLL Saldo Zeigt die Summe der gebuchten Anwesenheitszeiten im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Summe der gebuchten Pausenzeiten im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Differenz aus Anwesenheitszeiten und Pausenzeiten im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Summe aller Projektbuchungen im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Summe der Aufwnde, die im gewhlten Zeitraum auf Betriebsaufgaben gebucht wurden. Zeigt die Summe der Aufwnde, die im gewhlten Zeitraum auf die Betriebsaufgabe vom Typ Allgemeines gebucht wurden. Zeigt die Summe der im gewhlten Zeitraum angefallenen Urlaubszeiten. Zeigt die Summe der im gewhlten Zeitraum angefallenen Krankheitszeiten. Zeigt die Ist-Arbeitszeit im gewhlten Zeitraum. Zeigt die Soll-Arbeitszeit der Mitarbeiter, die sie laut Arbeitszeitmodell im gewhlten Zeitraum zu leisten haben. Zeigt die Differenz zwischen Ist-Arbeitszeit und Soll-Arbeitszeit im gewhlten Zeitraum. Der Saldo kann positiv (Mehrarbeitszeit) oder negativ (Minderarbeitszeit) ausfallen. Ein negativer Saldo wird rot angezeigt. Genommener FZA Zeigt den Freizeitausgleich, der im Auswertungszeitraum genommen wurde.

Saldo inkl. Genommener Zeigt den Saldo inklusive genommenen Freizeitausgleich im FZA Auswertungszeitraum. Zuschlge Hinweis Zeigt den anhand der zutreffenden Zuschlagsregeln errechneten Zuschlag auf die geleistete Arbeitszeit. Zeigt das Erstellungsdatum der Auswertung und weist gegebenenfalls auf Besonderheiten hin.

250

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.2.10 Ansicht Arbeitszeitkonten abnehmen im Detail

Abbildung 10-29: Interne Abteilung, Arbeitszeitkonten abnehmen, Ansichtseinstellungen

Datum Filter Nachname Abgeschlossen

Filtert die Abschlsse der Arbeitszeitkonten nach dem Zeitraum.

Filtert die Arbeitszeitkonten nach dem Nachnamen des Mitarbeiters. Zeigt wahlweise abgeschlossene Arbeitszeitkonten (Ja), nicht abgeschlossene Arbeitszeitkonten (Nein), alle Arbeitszeitkonten (Alle).

Abgenommen

Zeigt wahlweise abgenommene Arbeitszeitkonten (Ja), nicht abgenommene Arbeitszeitkonten (Nein), alle Arbeitszeitkonten (Alle).

Spalten Mitarbeiter Stichtag Soll Zeigt den Namen des Mitarbeiters. Zeigt den Tag der Berechnung des Arbeitszeitkontos. Zeigt die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters, die in seinem Arbeitszeitmodell hinterlegt ist.

Projektron BCS 7.8

251

Projektron BCS-Ansichten im Detail Projektbuchungen krank Urlaub Zeigt, wie viele Stunden der Mitarbeiter auf Projektaufgaben gebucht hat. Zeigt die Anzahl der Stunden fr Krankheit im Berechnungszeitraum. Zeigt die Anzahl der Stunden fr Urlaub im Berechnungszeitraum.

K.-plus (Korrektur-plus) Zeigt, wie viele Stunden der Personalverantwortliche auf die Aufgabe vom Typ Korrektur plus gebucht und somit dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters gutgeschrieben hat. K.-minus (Korrekturminus) Daueraufg (Daueraufgaben) Zeigt, wie viele Stunden der Personalverantwortliche auf die Aufgabe vom Typ Korrektur minus gebucht und somit vom Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters abgezogen hat. Zeigt die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter im Berechnungszeitraum auf Daueraufgaben gebucht hat.

allgem. (Aufgaben vom Zeigt die Aufwnde, die der Mitarbeiter auf Aufgaben vom Typ Typ Allgemein) Allgemein gebucht hat. Ist Zeigt die Summe der geleisteten Stunden und der Sonderstunden (zum Beispiel Stunden, die der Personalverantwortliche auf die Aufgabe vom Typ Korrektur plus gebucht hat). Dieser Wert entspricht der Position Ist in der Ansicht Arbeitszeitauswertung. Zeigt den Stand des Arbeitszeitkontos zum vorangehenden Stichtag. Zeigt den Saldo des Arbeitszeitkontos fr den Berechnungszeitraum. Als Berechnungszeitraum gilt die Zeit zwischen vorangehendem Stichtag und Stichtag. Der Saldo kann positiv (Mehrarbeitszeit) oder negativ (Minderarbeitszeit) ausfallen. Ein negativer Saldo wird rot angezeigt. Genommener FZA Saldo inkl. Genommener FZA abgegolten Zeigt die Stunden, die im Berechnungszeitraum als Freizeitausgleich (FZA) genommen wurden. Zeigt den Saldo inklusive genommenen Freizeitausgleich im Berechnungszeitraum. Zeigt die Anzahl der berstunden im Berechnungszeitraum, die mit dem Gehalt abgegolten sind.

Stand (vorangehender Stichtag) Saldo

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail verfallen (P) (verfallen fr diese Abrechnungsperiode) Zeigt die Anzahl der berstunden fr den Berechnungszeitraum, die nicht mehr bercksichtigt werden (verfallen). Der Berechnungszeitraum ist in der Regel der vorhergehende Monat. Es kann auch mehr als ein Monat in den Berechnungszeitraum fallen, zum Beispiel bei der erstmaligen Berechnung des Arbeitszeitkontos. Die berstunden verfallen, wenn ihre Anzahl im gegebenen Monat hher ist als der Wert im Eingabefeld Max. berstunden in der aktuellen Interna-nderung des Mitarbeiters. Abgegolten/Verfallen Zuschlge Zeigt die berstunden, die im Berechnungszeitraum mit dem Gehalt abgegolten sind. Zeigt die Summe zustzlicher Zeiten, die aufgrund einer zutreffenden Zuschlagsregel mit dem Zuschlagsfaktor errechnet wurde.

Verfgbare berstunden Zeigt die berstunden, die fr Freizeitausgleich und/oder Auszahlung verwendet werden knnen. Auszahlung FZA-Budget Zeigt die Anzahl der berstunden, die ausgezahlt werden sollen. Zeigt die Anzahl der berstunden, die an das Freizeitausgleichsbudget bertragen werden. Negative Werte sind mglich: In diesem Fall wird Zeit an das Arbeitszeitkonto zurck bertragen. Kommentar verfallen (S) (verfallen fr den gesamten Kontostand) Zeigt den Kommentar des Mitarbeiters zur Verteilung der berstunden. Zeigt die Anzahl der berstunden fr den gesamten Zeitraum, die nicht mehr bercksichtigt werden (verfallen). Dies tritt ein, wenn die Anzahl der berstunden im gegebenen Monat hher ist als der Wert im Eingabefeld Max. berstunden in der aktuellen Interna-nderung des Mitarbeiters. Zeigt Korrekturen des Arbeitszeitkontos, die der Personalverantwortliche vorgenommen hat.

Korrektur

Korrektur-Beschreibung Zeigt die Bemerkung des Personalverantwortlichen zu seinen Korrekturen des Arbeitszeitkontos. Stand Zeigt den Stand des Arbeitszeitkontos zum Stichtag.

Verfgbares FZA-Budget Zeigt das verfgbare Freizeitausgleichsbudget zum Stichtag. ber. am (berechnet am) Zeigt das Datum, an dem der Stand des Arbeitszeitkontos zuletzt berechnet wurde.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Abgeschlossen Zeigt die Schaltflchen Schlieen oder ffnen, mit deren Hilfe der Mitarbeiter oder der Personalverantwortliche das Arbeitszeitkonto schlieen oder ffnen kann. Der Mitarbeiter kann das Arbeitszeitkonto nur ffnen, wenn dieses vom Personalverantwortlichen noch nicht abgenommen wurde. In diesem Fall sieht er in der Spalte abgenommen den Eintrag Nein. ges. am (geschlossen am) Abgenommen Zeigt das Datum, an dem das Arbeitszeitkonto zuletzt geschlossen wurde. Sicht des Mitarbeiters: Zeigt durch die Eintrge Ja und Nein, ob das Arbeitszeitkonto vom Personalverantwortlichen abgenommen wurde. Sicht des Personalverantwortlichen: Zeigt die Schaltflchen Abnehmen oder Zurckgeben, mit deren Hilfe der Personalverantwortliche das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters abnehmen oder die Abnahme wieder zurckziehen kann.

abg. am (abgenommen Zeigt an, wann der Personalverantwortliche den letzten Abschluss abgenommen hat. am) Beschreibung Zeigt die Erluterung zur Berechnung des ArbeitszeitkontoStands. In der Regel enthlt die Beschreibung Informationen zum Rechenweg, auf dem der Arbeitskonto-Stand ermittelt wurde.

10.2.11 Ansicht Aufwnde/MA/Projekt im Detail

Abbildung 10-30: Interne Abteilung, Aufwnde/MA/Projekt, Ansichtseinstellungen

254

Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Auswertungszeitraum Filter Leistungsart Filtert die Ansicht nach der Leistungsart, die beim Buchen angegeben wurde. Leistungsarten mssen unternehmensspezifisch konfiguriert werden. Filtert die Ansicht nach der Abrechenbarkeit der Aufwnde. Zur Auswahl stehen die Punkte Abrechenbar, Ausweisbar und Nicht abrechenbar. Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Abrechenbarkeit

Optionen Zwischensummen Spalten Betreff Krzel Projekt Projekt-ID Zeigt den Mitarbeiter. Zeigt die Krzel der Mitarbeiter. Zeigt den Namen des Projekts, dem die Aufwnde zugerechnet werden. Zeigt die dem jeweiligen Projekt zugehrige Projekt-ID. Zeigt Zwischensummen der Aufwnde pro Mitarbeiter.

aggr. Aufwnde Zeigt die aggregierten Aufwnde des Mitarbeiters auf dem (aggregierte Aufwnde) angegebenen Projekt. in % Zeigt gebuchte Aufwnde in Prozentzahlen.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.2.12 Ansicht Personalkosten/Mitarbeiter im Detail

Abbildung 10-31: Interne Abteilung, Personalkosten/Mitarbeiter, Ansichtseinstellungen

Auswertungszeitraum Filter Leistungsart

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Filtert die Ansicht nach der Leistungsart, die beim Buchen angegeben wurde. Leistungsarten mssen unternehmensspezifisch konfiguriert werden. Filtert die Ansicht nach der Abrechenbarkeit der Personalkosten. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Abrechenbar: Es werden nur die dem Kunden gegenber abrechenbaren Personalkosten angezeigt. Ausweisbar: Es werden nur Kosten angezeigt, die gegenber dem Kunden ausweisbar aber nicht abrechenbar sind. Nicht abrechenbar: Es werden ausschlielich die dem Kunden gegenber nicht abrechenbaren Personalkosten angezeigt.

Abrechenbarkeit

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Optionen Anzeigewhrung Whlt die Whrung, in der die Kosten angezeigt werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Nutzerwhrung: Zeigt die Whrung des angemeldeten Benutzers. Projektwhrung: Zeigt die Whrung des aktuellen Projekts. Zustzlich stehen alle momentan im System aktivierte Whrungen zur Verfgung, zum Beispiel Eur (Euro) oder USD (USDollar). Werte aufrunden Spalten Name Ist t Ist t inkl. Zuschlge BU Plan P Zeigt den Namen der Organisation, der Abteilung oder des Mitarbeiters. Zeigt die gebuchten Aufwnde in Tagen, Stunden und Minuten. Zeigt die gebuchten Aufwnde einschlielich Zuschlge, die sich aus den gegebenenfalls zutreffenden Zuschlagsregeln ergeben. Zeigt die intern geplanten Personalkosten. Die Planungskosten eines Mitarbeiters werden aus dem verteilten Aufwand multipliziert mit dem internen Stundensatz berechnet. Zeigt die prognostizierte berschreitung oder Unterschreitung der Plankosten. Sie wird berechnet als Differenz zwischen den bottom-up-geplanten Personalkostenbudget und der Summe aus Ist-Personalkosten und Restpersonalkosten. Zeigt die Aufgaben und Unterprojekte, die kritisch die internen Personalkostenplanwerte erreichen oder berschreiten. Zeigt die Summe der in den Projektelementen gebuchten Personalkosten. Fr die Berechnung werden die Aufwandsbuchungen mit den internen Stundenstzen multipliziert. Zeigt die Summe der in den Projektelementen gebuchten Personalkosten einschlielich Zuschlge. Fr die Berechnung werden die Aufwandsbuchungen mit den internen bzw. dem zutreffenden gesonderten internen Stundensatz multipliziert. Zeigt die Summe der bis zum Projektende noch erwarteten Personalkosten. Rundet alle Werte auf und zeigt sie ohne Nachkommastellen.

BU Plan P

P(Kost.) Ist P intern

Ist P inkl. Zuschlge

Rest P

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.2.13 Ansicht Ressourcenauslastung im Detail

Abbildung 10-32: Interne Abteilung, Ressourcenauslastung, Ansichtseinstellungen

Datum

Filtert die Ansicht nach Zeitraum. Fr einen Zeitraum in der Vergangenheit kann keine Ressourcenauslastung berechnet werden.

Filter Mitarbeiter Nachname Fhigkeiten Sprachkenntnisse Zertifikate Filtert die Ansicht nach einem oder mehreren ausgewhlten Mitarbeitern. Filtert die Ansicht anhand der Nachnamen von Mitarbeitern. Filtert die Mitarbeiter nach ihren Fhigkeiten. Filtert die Mitarbeiter nach ihren Sprachkenntnissen. Filtert die Mitarbeiter nach ihren Zertifikaten.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Nicht zu bercksichtigende Projekte Prioritt Zustzlich einzubeziehende Projekte Bestimmt, welche Projekte, Unterprojekte und Aufgaben bei der Auslastungsprognose nicht bercksichtigt werden sollen. Filtert die Ansicht nach Prioritt der Projektstrukturelemente. Bestimmt, welche Projekte, Unterprojekte und Aufgaben zustzlich in die Ressourcenauslastung einbezogen werden sollen, auch wenn sie aufgrund ihres Status (beispielsweise geplant) nicht bercksichtigt werden sollten. Angebotene Projekte werden weiterhin mit der Projektwahrscheinlichkeit gewichtet, so dass sie gegebenenfalls nicht angezeigt werden (bei Projektwahrscheinlichkeit 0%). Projekte, die sowohl an dieser Stelle als auch bei den nicht zu bercksichtigenden Projekten angegeben wurden, werden nicht bercksichtigt. Optionen Zeiteinheiten Angebotene Projekte Gibt die Zeiteinheit der Ansicht an, zum Beispiel Tag, Woche oder Monat. Filtert Projekte nach der Wahrscheinlichkeit der Beauftragung. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Ohne: Projekte mit dem Status Angeboten werden in der Ressourcenauslastung nicht bercksichtigt. Mit Wahrscheinlichkeit: Die geplanten Aufwnde von angebotenen Projekten werden anteilig zur Projektwahrscheinlichkeit in der Ressourcenauslastung bercksichtigt. Immer zu 100%: Die geplanten Aufwnde von angebotenen Projekten werden in vollem Umfang in der Ressourcenauslastung bercksichtigt.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Aufwandsplanung Bestimmt, welche Aufwandsplne fr die Berechnung der Auslastung verwendet werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Gegenlufig: Sowohl die Restaufwnde auf Aufgabenebene als auch die Top-down-Aufwandsplne auf Projektebene werden bei der Berechnung bercksichtigt. Es findet eine Verrechnung von bergeordneten Top-down-Planaufwnden mit untergeordneten Top-down-Planaufwnden und untergeordneten Bottom-up-Planaufwnden statt. Der grere Restwert wird bei der Ressourcenauslastung bercksichtigt. Bottom-up: Nur die Restaufwnde auf Aufgabenebene werden bei der Berechnung bercksichtigt. Top-downgeplante Aufwnde werden von der Auslastungsberechnung ausgeschlossen. Top-down: Nur die top-down-geplanten Aufwnde auf Projektebene werden bei der Berechnung bercksichtigt. Es findet eine Verrechnung bergeordneter Top-down-Plne mit untergeordneten statt. Der grere Restwert wird bei der Ressourcenauslastung bercksichtigt. Bottom-up-geplante Aufwnde werden nicht bercksichtigt. Grundlasten und zu bercksichtigende Termine, die nicht mit den Aufgaben verrechnet werden, werden immer bercksichtigt. Auslastungsverteilung Bestimmt, wie die Auslastung des Mitarbeiters auf die nchsten Tage und Wochen verteilt wird, soweit die Terminierung der Aufgaben dies zulsst. Ziel der Auslastungsverteilung ist eine mglichst gleichmige Belastungsverteilung fr den Mitarbeiter. berlastungen ber 25% pro Tag werden vermieden, sofern dies mglich ist. Falls bei einer Aufgabe der Fertigstellungstermin bereits berschritten ist, kann diese Auslastung nicht weiter verschoben werden. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Linear: Die durch die Restaufwnde gegebene Last der Mitarbeiter wird gleichmig ber die (Rest-)Dauer der Aufgaben verteilt. Optimiert: Die durch lineare Verteilung der Last entstehende berlastungsanzeige wird durch zeitliches Verschieben der angezeigten Auslastung reduziert. Optimiert (mit RTTP): Bercksichtigt - sofern vorhanden - die Ergebnisse der Ressourcentreuen Terminplanung (RTTP). Die Restaufwnde werden in den von der RTTP berechneten Bearbeitungszeiten fr die Mitarbeiter zum frhesten Zeitpunkt eingeplant. Falls dabei berlasten entstehen, wird versucht, diese wie bei der Auswahl Optimiert zu reduzieren. Wochenende 260 Zeigt zustzlich die Tage der Wochenenden. Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Anzeige Legt fest, wie die Ressourcenauslastung dargestellt werden soll. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung: Horizontale Balken: Standardeinstellung, pro Mitarbeiter wird ein horizontaler Balken pro Zeiteinheit ausgegeben. Vertikale Balken: Pro Mitarbeiter wird ein vertikaler Balken pro Zeiteinheit ausgegeben. Prozentzahlen: Die Auslastung wird in Prozentzahlen ausgegeben. Absolute Zahlen: Die Auslastung wird in absoluten Zahlen (Stunden und Minuten) ausgegeben. Freie Kapazitten: Es werden freie Kapazitten der Mitarbeiter angezeigt. Freie Kapazitten liegen vor, wenn die Soll-Arbeitszeit hher ist als die bereits geplanten Aufwnde fr den Mitarbeiter. Mitarbeiter als Liste Laufzeiten anzeigen Zeigt zustzlich zu den Mitarbeitern der gewhlten Abteilung auch die Mitarbeiter aller untergeordneten Abteilungen. Legt fest, ob die Aufgabenlaufzeit und Projektlaufzeit in der Ressourcenauslastungsanzeige durch Farben gekennzeichnet werden soll.

Spalten Betreff Zeigt den Namen des Mitarbeiters sowie die Bezeichnungen der Projektstrukturelemente.

bergeordnetes Objekt Zeigt den Namen des jeweils bergeordneten Projektstrukturelements. Fhigkeiten Sprachen Zertifikate Start Ende Dauer Status Prio Legende Aktuelles Projekt Andere Projekte Zeigt die Fhigkeiten des Mitarbeiters. Zeigt die Sprachkenntnisse des Mitarbeiters. Zeigt die Zertifikate des Mitarbeiters. Zeigt das Startdatum des Projektstrukturelements. Zeigt das Enddatum des Projektstrukturelements. Zeigt die Dauer des Projektstrukturelements in Arbeitstagen. Zeigt den Status des Projektstrukturelements. Zeigt die Prioritt des Projektstrukturelements.

Projektron BCS 7.8

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Grundlast Projekte mit Wahrscheinlichkeit Urlaub Freizeitausgleich Krankheit Termine berstunden berlastung Projektlaufzeit (nur in Projektzeile) Aufgabenlaufzeit (nur in Aufgabenzeile)

10.2.14 Ansicht Urlaubsplan im Detail

Abbildung 10-33: Interne Abteilung, Urlaubsplan, Ansichtseinstellungen

Auswertungszeitraum Filter Mitarbeiter

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

Filtert die Ansicht nach Mitarbeitern.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Optionen Zeitskala Bestimmt die Zeitskala der Ansicht, zum Beispiel Tage, Wochen oder Monate. Bei der Auswahl von Wochen oder Monaten wird die Anzahl der Urlaubstage am Termin angezeigt. Blendet die Wochenenden ein.

Wochenende

Urlaubstermine und Gleitzeittermine Geplanter Urlaubstermin oder FZA-Termin. Beantragter Urlaubstermin oder FZA-Termin. Genehmigter Urlaubstermin oder FZA-Termin. Genommener Urlaubstermin oder FZA-Termin. Krankheitstermin.

10.2.15 Ansicht Grundlasten im Detail

Abbildung 10-34: Interne Abteilung, Grundlasten, Ansichtseinstellungen

Datum

Filtert die Ansicht nach Zeitraum.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Filter Aufgabe Filtert die Ansicht nach Aufgaben. Nutzen Sie die Autovervollstndigen-Funktion im Suchfeld. Dort werden Ihnen nur Aufgaben vorgeschlagen, denen eine Grundlast zugeordnet ist. Ist t Mitarbeiter Filtert nach der Hhe der bis zu diesem Zeitpunkt bereits gebuchten Aufwnde. Filtert die Ansicht nach Mitarbeitern. Nutzen Sie die Autovervollstndigen-Funktion im Suchfeld. Plan Grundlast Status Filtert nach der prozentualen Hhe der geplanten Grundlast. Filtert nach dem Status der Daueraufgaben und Betriebsaufgaben.

Optionen Zwischensummen Spalten Abteilung Mitarbeiter Projekt Aufgabe Plan Grundlast Ist Grundlast Zeigt die Abteilung des Mitarbeiters Zeigt den Namen des Mitarbeiters. Zeigt das der Daueraufgabe bergeordnete Projekt. Zeigt die Aufgabe, auf der die Grundlast verbucht ist. Zeigt die Grundlast als Anteil der Gesamtarbeitszeit. Zeigt die fr Grundlasten geleisteten Aufwnde als Anteil der Gesamtarbeitszeit. (Der Wert entspricht dem Quotienten Ist t/Soll t.) Zeigt die gesamte Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters im ausgewhlten Zeitraum. Zeigt die der Grundlast zugeordneten bereits geleisteten Aufwnde. Zieht Zwischensummen fr die betreffenden Abteilungen.

Soll t Ist t

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.2.16 Ansicht Werkzeuge im Detail

Abbildung 10-35: Interne Abteilung, Werkzeuge

Folgende Werkzeuge stehen in der Ansicht Werkzeuge zur Verfgung. Rekursive nderung von Zeitbezogene Personendaten von Mitarbeitern knnen gendert werden. Im Eingabefeld nderungstermin kann festgelegt zeitl. Personendaten werden, ab wann die nderungen gelten sollen. Rekursive Attributnderung von Anmerkungen Rekursive Attributnderung von Benutzereinstellungen Rekursive Attributnderung von Organisationen Rekursive Attributnderung von Personen Rekursive Spesennderung Attribute von Anmerkungen knnen rekursiv fr alle Anmerkungen des angegebenen Subtyps gendert werden. Sie knnen beispielsweise alle Tickets zu einem Projekt in Bezug setzen. Verschiedene Attribute werden rekursiv fr alle Mitarbeiter gendert. Sie knnen beispielsweise fr alle Mitarbeiter die gleiche Anwesenheitsstartzeit und Anwesenheitsendzeit eingeben. Verschiedene Attribute fr Organisationen werden rekursiv gendert. Sie knnen beispielsweise die Adresse fr die gesamte Abteilung festlegen. Verschiedene Attribute fr Personen werden rekursiv gendert. So kann fr alle Mitarbeiter das Benutzerkonto rekursiv aktiviert werden oder ein Mitarbeiterbuchungsabschlussdatum gesetzt werden. Verschiedene Spesenattribute knnen rekursiv gendert werden. Sie knnen beispielsweise den Status oder die Belegart fr bestimmte Spesen ndern.

Ticket-Modul Werkzeug Das Ticket-Modul-Werkzeug kann einerseits rekursiv fr alle internen und externen Firmen unter der angegebenen Projektgruppe ein gleichnamiges Projekt anlegen und die jeweilige Firma als "Organisation Kunde" zuordnen und andererseits rekursiv alle Personen mit aktivem Benutzerkonto demjenigen Projekt, dem die jeweilige Firma als "Organisation Kunde" zugeordnet ist, als "Kunde Projektleiter" zuordnen und eine Beobachtung erstellen.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Bereiche Bedingungen Werte In diesem Bereich werden die zu ndernden Eintrge gefiltert, zum Beispiel nach Status oder Datum. In diesem Bereich werden die nderungen festgelegt.

10.2.17 Ansicht Import im Detail

Abbildung 10-36: Interne Abteilung, Import

Standard-Importe Anmerkungen Importiert objektbezogene Anmerkungen. Beim Import werden interne Attributnamen (Schlssel) als Spaltenberschriften erwartet. Wichtige Spalten:
name: Interner Name. Dies ist ein Pflichtfeld. subtyp: Der zu importierende Anmerkungstyp (Subtyp). description: Text der Anmerkung. state: Status der Anmerkung.

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Daten im Projektron BCS Import von Einzeldaten im Projektron BCS Format, die sich in Format (Struktur ber einem bestehenden Datenbestand auf derselben Ebene des Importknotens befinden. Es werden keine Informationen zur Fremdschlsselwert) Hierarchie importiert. Beim Import werden interne Attributnamen (Schlssel) als Spaltenberschriften erwartet. Die Zuordnung zu anderen Objekten in der Hierarchie muss ber den entsprechenden Fremdschlssel erfolgen. Wichtige Spalten:
name: Name des Objekts. Dies ist ein Pflichtfeld. typ: Typ des Objekts. Dies ist ein Pflichtfeld. oid: Objekt-Identifikation. Dies ist beim Reimport wichtig. subtyp: Subtyp des Objekts.

Daten im Projektron BCS Import von vollstndigen Kontaktdaten im Projektron BCS Format (Struktur ber Format, die gem Ihrer hierarchischen Gliederung in Projektron BCS zugeordnet werden. Beim Import werden interne Gliederungsebene) Attributnamen (Schlssel) als Spaltenberschriften erwartet. Wichtige Spalten:
name: Name des Objekts. Dies ist ein Pflichtfeld. typ: Typ des Objekts. Dies ist ein Pflichtfeld. oid: Objekt-Identifikation. Dies ist beim Reimport wichtig. Gliederungsebene: Zur Erstellung hierarchisch gegliederter

Daten notwendig. subtyp: Subtyp des Objekts.

Die Daten, die importiert werden sollen, mssen folgende Voraussetzungen erfllen: Trennzeichen fr Eintrge Nicht vorgegeben.

Trennzeichen fr Zeilen Geeignetes Zeichen fr Microsoft Windows oder Unix. Zeichen zur Begrenzung " von Eintrgen

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Adressdaten ACT!-CSV-Daten (Beispiel) Import von externen Firmen und Personendaten aus einer ACTDatei (Customer Relationship Management Tool). Nicht vorhandene Organisationen werden automatisch angelegt. Reihenfolge der Attribute: Beschreibung Anrede Kundengruppe (wird nicht importiert) Briefanrede (wird nicht importiert) Telefon1 (wird nicht importiert) E-Mail E-Mail-Zusatz (wird nicht importiert) Fax (Person) Fax (Unternehmen) Name (Unternehmen) Firma2 (wird nicht importiert) Funktion Geburtsdatum Telefon (Person) Telefon3 (wird nicht importiert) Homepage Interne Kategorie (wird nicht importiert) Land (wird nicht importiert) Telefon4 (wird nicht importiert) Name (Person) Verlaufsprotokoll (wird nicht importiert) Stadt PLZ Postfach (wird nicht importiert) Postfach PLZ (wird nicht importiert) Strae Titel (Person) Vorname (Person) Telefon (Unternehmen)

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Projektron BCS 7.8

Projektron BCS-Ansichten im Detail Mitarbeiter Arbeitszeitmodelle Importiert die Arbeitszeitmodelle Ihrer Mitarbeiter. Spaltentitel: NutzerID: Projektron BCS-ID des bereits existierenden Mitarbeiters. Startdatum: Startdatum der Gltigkeit des Arbeitszeitmodells. Stundensatz: Interner Stundensatz. Kostenstelle: Kostenstelle des Mitarbeiters. SollMo bis SollSo: Sollarbeitszeit Montag bis Sonntag in Stunden und Minuten oder Minuten. ModellID: Externe Identifikationsnummer zur Generierung einer Projektron BCS-ID. Dies ist optional, um mehrmalige Importe zu ermglichen. Die Typendung _JDynUser wird automatisch angehngt. Gedilan Nautilus: Organisationsstruktur Importiert eine interne Organisationsstruktur aus einem Gedilan Nautilus XML-Export. Der Import sollte vor einem Import der Projektstruktur durchgefhrt werden, damit die Personenzuordnungen korrekt vorgenommen werden knnen. Folgende Daten werden importiert: Organisationseinheit: Wird entsprechend der im Modell vorliegenden Hierarchie als Firmen- beziehungsweise Abteilungsstruktur importiert. Stellen: Werden als Platzhalter importiert. Mitarbeiter: Werden als Personen mit Vor- und Nachnamen importiert. Wenn sie einer Stelle untergeordnet sind, wird der Name der Stelle als Funktion verwendet. Mitarbeiter und Stellen werden beim Import der Projektstruktur bei den Zuordnungen bercksichtigt.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Zeitbuchungen Importiert Aufwandsbuchungen Ihrer Mitarbeiter. Spaltentitel:


Buchungsdatum: Datum der Buchung. Startzeit: Startzeit der Buchung. Dauer: Dauer der Buchung in Minuten. Beschreibung: Kurzbeschreibung von maximal 999 Zeichen. Abrechenbar: Abrechenbarkeit der Buchung (Wert true oder false, Standardwert ist true).

Ausweisbar: Ausweisbarkeit der Buchung (Wert true oder false, Standardwert ist true). AufgabenID: Projektron BCS-ID der bebuchten Aufgabe. NutzerID: Projektron BCS-ID des buchenden Mitarbeiters. BuchungsID: Externe Identifikationsnummer zur Generierung einer Projektron BCS-ID. Dies ist optional, um mehrmalige Importe zu ermglichen. Die Typendung _JEffort wird automatisch angehngt.

10.3 Ansichten auf globaler Ebene


10.3.1 Ansicht Umrechnungskurse im Detail

Abbildung 10-37: Umrechnungskurse nach Datum, Ansichtseinstellungen

Umrechnungskurse nach Datum Umrechnungskurse Filtert die Ansicht nach Startdatum der Umrechnungskurse.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Optionen Pseudoumrechnungskurse Blendet die berflssigen Umrechnungskurse aus, wie zum Beispiel den Wechselkurs von Euro in Euro. ausblenden Spalten Start Umrechnungskurse Fehlende Umrechnungskurse Zeigt das Datum, ab dem der Umrechnungskurs gilt. Zeigt die Umrechnungskurse. Zeigt gegebenenfalls fehlende Umrechnungskurse. Die Warnung erscheint, wenn nur ein Teil der Umrechnungskurse aktualisiert wurde und der Rest somit auf einem veralteten Stand ist.

Abbildung 10-38: Umrechnungskurse einzeln, Ansichtseinstellungen

Umrechnungskurse einzeln Umrechnungskurse Filter Originalwhrung Zielwhrung Filtert die Ansicht nach dem Namen der Originalwhrung. Filtert die Ansicht nach dem Namen der Zielwhrung. Filtert die Ansicht nach Startdatum der Umrechnungskurse.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Optionen Pseudoumrechnungskurse Blendet die berflssigen Umrechnungskurse aus, wie zum Beispiel den Wechselkurs von Euro in Euro. ausblenden Spalten Start Originalwhrung Umrechnungskurs Zielwhrung Zeigt das Startdatum des Umrechnungskurses. Zeigt die Originalwhrung. Zeigt den Umrechnungskurs. Zeigt die Zielwhrung.

10.3.2 Ansicht Arbeitsorte im Detail

Abbildung 10-39: Arbeitsorte, Ansichtseinstellungen

Filter Text Filtert die Ansicht nach den eingegebenen Wrtern. Hierbei kann spezifiziert werden, ob bei der Eingabe mehrerer Wrter alle bercksichtigt werden sollen (enthlt alle) oder nur eins der eingegebenen (enthlt eins). Spalten ID Beschreibung Aktiv Zeigt den Namen des Arbeitsorts. Zeigt die Beschreibung des Arbeitsorts. Zeigt, ob der Arbeitsort aktiv ist.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.3.3 Ansicht Artikelarten im Detail

Abbildung 10-40: Artikelarten, Ansichtseinstellungen

Gltigkeit der Artikelpreise Filter Text

Filtert die Artikelarten nach dem Zeitraum der Gltigkeit.

Filtert die Ansicht nach Wrtern in der Beschreibung der Artikelarten.

Spalten ID Beschreibung Aktiv Preise gltig ab Einkaufseinzelpreis Verkaufseinzelpreis Zeigt die Bezeichnung der Artikelart. Zeigt die Beschreibung der Artikelart. Zeigt, ob die Artikelart fr die Verwendung aktiviert wurde. Zeigt das Datum, ab dem die Preise der Artikelart gltig sind. Zeigt den Einkaufspreis der Artikelart fr die Menge 1. Zeigt den Verkaufspreis der Artikelart fr die Menge 1.

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Kostenstelle Kostenart Einheit Leistungsart Zeigt die Kostenstelle der Artikelart. Zeigt die Kostenart der Artikelart. Zeigt die Einheit der Artikelart, beispielsweise Stck, Std. oder Tage. Zeigt die Leistungsart der Artikelart. Die Leistungsart ist frei konfigurierbar, in der Auslieferung Lizenz, Update, Installation, Konfiguration, Programmierung, Datenbernahme, Einfhrung, Support, Schulung. Zeigt die Bezeichnung der konfigurierbaren Artikelgruppen. In der Auslieferung Lizenz, Update, Dienstleistung und Schulung. Zeigt die Kategorie der Artikelart. Die Kategorien sind frei konfigurierbar, in der Auslieferung Dienstleistung, Lizenz, Schulung, Standard, Support. Die Positionsnummer von Artikelarten wird bei der Erzeugung von Angebotspositionen bernommen. Sie dient der Sortierung von Angebotspositionen innerhalb einer Ebene und kann manuell gendert werden. Zeigt das Projekt oder die Aufgabe, die Vorlage fr die Artikelart ist. Die Vorlagen fr Projekte und Aufgaben werden fr die Artikelart in die Auswahlliste bernommen und bei der Beauftragung von Angeboten in das Angebotsprojekt kopiert.

Artikelgruppe Angebotskategorien

Pos.Nr.

VorlagenProjekte/Aufgaben

10.3.4 Ansicht Textblock-Vorlagen im Detail

Abbildung 10-41: Textblock-Vorlagen, Ansichtseinstellungen

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Projektron BCS-Ansichten im Detail Filter Betreff Kategorien Nummer Positionen Spalten Betreff Beschreibung berschrift Text Kategorien Zeigt den Betreff der Textblockvorlage. Zeigt die Beschreibung der Textblockvorlage. Zeigt die berschrift der Textblockvorlage im Dokument. Zeigt den Text der Textblockvorlage. Zeigt die Kategorie, der die Textblockvorlage angehrt. Kategorien unterliegen der internen Konfiguration. In der Auslieferung: Standard, Lizenz, Support, Dienstleistung, Schulung. Die Positionsnummer von Textblockvorlagen wird bei der Erzeugung von Textblcken bernommen. Sie dient der Sortierung von Textblcken innerhalb einer Ebene und kann manuell gendert werden. Zeigt die Position des Textblocks. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung Einleitung: auerhalb der Angebotspositionen, zu Beginn des Angebots ber Angebotspositionen: oberhalb der Angebotsposition unter Angebotspositionen: unterhalb der Angebotsposition Schluss: auerhalb der Angebotspositionen, am Ende des Angebots Erforderlich Zeigt, ob die Textblockvorlage in einem Dokument zwingend erforderlich ist. Filtert die Ansicht nach Wrtern im Betreff der Textblockvorlagen. Filtert die Ansicht nach Kategorien der Textblockvorlagen. Filtert die Ansicht nach der Nummer der Textblockvorlagen. Filtert die Ansicht nach den Positionen der Textblockvorlagen.

Nummer

Position

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Projektron BCS-Ansichten im Detail

10.3.5 Ansicht Personengruppen im Detail

Abbildung 10-42: Personengruppen, Ansichtseinstellungen

Filter Betreff Spalten Betreff Krzel Bezug Mitglieder Zeigt den Namen der Personengruppe. Zeigt die Abkrzung der Personengruppe. Zeigt die verknpfte Organisationseinheit. Zeigt alle Personen, die der Personengruppe angehren. Filtert die Ansicht nach Namen der Personengruppen.

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Projektron BCS 7.8

Umfang der dokumentierten Software

A1 Umfang der dokumentierten Software


Die vorliegende Dokumentation geht mit Ausnahme weniger Abweichungen von der Standardversion von Projektron BCS aus. Individuelle oder unternehmensspezifische Konfigurationen knnen dabei nicht bercksichtigt werden. Folgend ein berblick ber Funktionalitten, die in der ausgelieferten Standardversion inaktiv sind, fr die Dokumentationszwecke jedoch aktiviert werden: Funktionen Ermglicht es, Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen den Projektaufgaben zuzuweisen. Diese Funktionen knnen fr die Abrechnung mit kundenspezifischen oder projektspezifischen externen Stundenstzen belegt werden (Funktionsstze). Ermglicht die Definition von Personengruppen, die Zuordnung von Personen in diese Gruppen und die Verwendung der Gruppen in Workflows und der Teamplanung eines Projekts. Ermglicht den Versand von Massen-E-Mails an vorher definierte Empfnger. Mglichkeit zum Ausschluss einzelner Personen und Angabe von Wunschprferenzen. Ermglicht die Erfassung und Freigabe von Spesen, die Erstellung des Spesenberichts sowie entsprechende Auswertungen und bersichten am Mitarbeiter.

Personen / Gruppen

Rundschreiben

Spesen

Whrungen / Allgemein Aktiviert grundlegende Funktionen zum Pflegen von Whrungen und Umrechnungskursen. Whrungen / Mehrwhrungen Zeiterfassung / Arbeitszeitkonten Zeiterfassung / Erweitert Zeiterfassung / Zuschlge Ermglicht es, Projekte in verschiedenen Whrungen durchzufhren und abzurechnen. Verschiedene Whrungen fr interne Kosten sind verfgbar. Ermglicht die Verwaltung von berstunden und Freizeitausgleichsbudgets, entsprechende Buchungsabschlussoptionen und Abnahmeworkflows. Ermglicht die externe Zeiterfassung und die Zeiterfassung durch den Projektleiter fr sein Team. Ermglicht die Definition von Zuschlgen fr bestimmte Leistungsarten und Zeitrume zum Eingang in die Arbeitszeitauswertung, beispielsweise zur Abbildung von Bereitschaftszeiten oder Wochenendarbeiten.

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Verfgbare Konfigurationen

A2 Verfgbare Konfigurationen
In diesem Abschnitt werden Konfigurationsmglichkeiten fr das Ressourcenverwaltung zusammengestellt, die im Standard nicht aktiv sind, aber von Ihrem Systemadministrator oder dem Support der Projektron GmbH aktiviert werden knnen. Funktionen Kurzbeschreibung Ermglicht es, Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen den Projektaufgaben zuzuweisen. Diese Funktionen knnen fr die Abrechnung mit kundenspezifischen oder projektspezifischen externen Stundenstzen belegt werden (Funktionsstze). Funktionen werden im Arbeitsbereich Intern in der Ansicht Funktionen eingerichtet. Im Arbeitsbereich Extern auf Organisationsebene knnen Funktionsstze in der Ansicht Funktionsstze eingerichtet werden. Im Arbeitsbereich Projekte auf Projektebene knnen Funktionsstze in der Ansicht Funktionsstze eingerichtet werden. Funktionen knnen in verschiedenen Ansichten eingeblendet werden. Um den BCS-Baustein Funktionen zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Relevante Ansichten

Aktivierung

Personengruppen Kurzbeschreibung Ermglicht es, Personengruppen zu definieren, Personen diesen Gruppen zuzuordnen und die Gruppen in Workflows und der Teamplanung eines Projekts zu verwenden. Personengruppen werden im Arbeitsbereich Intern in der Ansicht Personengruppen angelegt. Sie knnen beispielsweise im Arbeitsbereich Projekte in der Ansicht Teamplanung Projektstrukturelementen zugeordnet werden. Um den BCS-Baustein Personen / Gruppen zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Relevante Ansichten

Aktivierung

Rundschreiben Kurzbeschreibung Ermglicht den Versand von Massen-E-Mails an vorher definierte Empfnger. Mglichkeit zum Ausschluss einzelner Personen oder Angabe von Wunschprferenzen. Die Rundschreiben-Optionen einer Person werden in der Ansicht Rundschreiben-Optionen festgelegt. Das Erstellen von Rundschreiben erfolgt im Arbeitsbereich Extern. Um den BCS-Baustein Rundschreiben zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Relevante Ansichten

Aktivierung

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Verfgbare Konfigurationen Spesen Kurzbeschreibung Ermglicht die Erfassung und Freigabe von Spesen sowie die Erstellung eines Spesenberichts und aktiviert Auswertungen und bersichten am Mitarbeiter. Spesen werden in diversen Ansichten verwendet. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Spesen. Um den BCS-Baustein Spesen zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. Fr die Nutzung der Funktionen muss eine sinnvolle Konfiguration des Systemadministrators vorliegen.

Relevante Ansichten Aktivierung

Mehrwhrungsfhigkeit Kurzbeschreibung Ermglicht es, Projekte in verschiedenen Whrungen durchzufhren. Es knnen verschiedene Whrungen fr interne Kosten verwendet werden. Die Mehrwhrungsfhigkeit wirkt sich auf verschiedene Ansichten aus. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Projektarbeit mit mehreren Whrungen mit Projektron BCS. Um den BCS-Baustein Whrungen / Mehrwhrungen zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. Voraussetzung fr die Aktivierung des BCS-Bausteins ist die Aktivierung des BCS-Bausteins Whrungen / Allgemein. Bei Verwendung des BCS-Bausteins Whrungen / Mehrwhrungen sollten die BCS-Bausteine Personalkosten, Sachkosten und Artikel ebenfalls aktiviert sein.

Relevante Ansichten

Aktivierung

Arbeitszeitkonten Kurzbeschreibung Ermglicht die Verwaltung von berstunden und Freizeitausgleichsbudgets, entsprechende Buchungsabschlussoptionen und Abnahmeworkflows. Arbeitszeitkonten werden in diversen Ansichten verwendet. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Arbeitszeitkonto. Um den BCS-Baustein Zeiterfassung / Arbeitszeitkonten zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Relevante Ansichten

Aktivierung

Stellvertretende Zeiterfassung Kurzbeschreibung Relevante Ansichten Ermglicht die externe Zeiterfassung und die Zeiterfassung durch den Projektleiter fr sein Team. Ansichten zur stellvertretenden Zeiterfassung finden Sie auf der Ebene eines Mitarbeiters in der Rubrik PM-Zeiterfassung. Projektron BCS 7.8

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Verfgbare Konfigurationen Aktivierung Um den BCS-Baustein Zeiterfassung / Erweitert zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Zuschlge Kurzbeschreibung Ermglicht die Definition von Zuschlgen fr bestimmte Leistungsarten und Zeitrume zum Eingang in die Arbeitszeitauswertung, beispielsweise zur Abbildung von Bereitschaftszeiten oder Wochenendarbeiten. Zuschlagsregeln werden im Arbeitsbereich Intern in der Ansicht Zuschlagsregeln verwaltet. Zuschlge werden in diversen Ansichten verwendet. Um den BCS-Baustein Zeiterfassung / Zuschlge zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Relevante Ansichten

Aktivierung

Projektron BCS 7.8

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Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation

A3 Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation


In Kapitel 1 dieser Dokumentation werden Zielgruppen genannt, an die sich die vorliegende Dokumentation richtet. Die Dokumentation von Projektron BCS orientiert sich an prototypischen Benutzern mit folgenden Rechteeinstellungen.
Nr. 1 2 Benutzergruppe Programmleiter Projektleiter Lizenzen Programmleiter Projektleiter Rollen ProjektAdministrator Mitarbeiter Zuordnungen Zuordnung als Projektleiter auf der Ebene des Projektstrukturelem ents, fr das der Projektleiter zustndig ist. Zuordnung als Mitarbeiter auf Ebene der Projektstrukturel emente, an denen der Mitarbeiter mitwirkt. Zuordnung als Mitarbeiter auf Ebene der Aufgaben, die der Mitarbeiter bearbeiten soll. 5 Rechnungsmanager Faktura Projektleiter Rechnungsmanager Zuordnung als Projektleiter auf Ebene der Projektstrukturelem ente, fr die der Rechnungsmanager Rechnungen erstellt. Zeiterfassung Arbeitsorganisation Urlaubsmanagement Spesenerfassung Arbeitszeitkonto Rechnungsvorbereitung Rechnungserstellung Zustndigkeiten Kurzbeschreibung der Ttigkeit Multiprojektmanagement Projektmanagement Angebotserstellung

Projektmitarbeiter

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Mitarbeit an Projekten Ticketbearbeitung Dateimanagement Arbeit nach Scrum

Mitarbeiter

Zeiterfasser II

Mitarbeiter

Zuordnung als Mitarbeiter auf Ebene der Aufgaben, die der Mitarbeiter bearbeiten soll.

Projektron BCS 7.8

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Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation


Nr. 6 Benutzergruppe Personalmanager Lizenzen Personalmanager Rollen AdressAdministrator Zuordnungen Zustndigkeiten Kurzbeschreibung der Ttigkeit 7 Kontaktmanager Vertrieb Zuordnung als Vertrieb auf Ebene der Projektstrukturelemente, fr die der Kontaktmanager aus Vertriebssicht zustndig ist. Mitarbeiterdatenverwaltung Urlaubsmanagement Arbeitszeitkontenmanagement Kontaktmanagement Angebotserstellung

Kontaktmanager Mitarbeiter

Vertragsmanager

Vertragsmanager

Mitarbeiter

Zustndigkeit Vertragsmanagement Vertragsmanager auf Ebene der Organisation, deren Vertrge der Vertragsmanager verwaltet. Zustndigkeit Einsehen von Vertrgen Vertragsleser auf Ebene der Organisation, deren Vertrge der Vertragsleser sieht. Projektcontrolling Mitarbeitercontrolling

Vertragsleser

Vertragsleser

Mitarbeiter

10

Controller

Finanzen/ Personal

Controller AdressAdministrator Kontaktmanager

11

Systemadministrator

Administrator

SystemAdministrator

Systemeinrichtung Anlegen von Benutzerkonten Rechtekonfiguration

12

Kunde

Kunde

Kunde

Zuordnung als Projektleiter Kunde auf Ebene der Projektstrukturelem ente, an denen der Kunde mitwirkt. Zuordnung als Kunde Ticket auf Ebene der Projektstrukturelem ente, an denen der Kunde Tickets eintrgt.

Projektarbeit

13

Kunde Ticketsystem

Kunde TicketSystem

Kunde

Ticketerstellung und Ticketbearbeitung als Kunde

Tabelle A3-1: Zielgruppen und ihre Rechteeinstellungen

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Projektron BCS 7.8

Begleitinformationen zum Produkt

A4 Begleitinformationen zum Produkt


Systemvoraussetzungen
Aktuelle Informationen zu den Systemvoraussetzungen finden Sie unter: http://www.projektron.de/bcs/technik/systemvoraussetzungen. Falls Sie Informationen zu den Systemvoraussetzungen fr andere Umgebungen bentigen, knnen Sie ber das Kontaktformular unter http://www.projektron.de/kontakt/kontaktformular/ Kontakt zu uns aufnehmen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Informationen zum Support


Ihre Anregungen und Anpassungswnsche knnen Sie uns jederzeit ber unseren Supportserver als Tickets bermitteln. Den Supportserver finden Sie unter https://support.projektron.de. Ihre Anmeldedaten erhalten Sie in der Regel nach der Administratorschulung oder nach dem Kauf von Projektron BCS. Falls Sie noch ber keine Anmeldedaten verfgen, kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator, Ihren Kundenbetreuer bei der Projektron GmbH oder schicken Sie uns eine Nachricht ber das Kontaktformular unter http://www.projektron.de/kontakt/kontaktformular/. Nach der Anmeldung finden Sie weiterfhrende Informationen zum Projektron BCSSupportserver und der Ticketbearbeitung in der Navigationsleiste im Men Hilfe. Spezielle Fragen und Anregungen zur Dokumentation knnen Sie auerdem an die E-Mail-Adresse dokumentation@projektron.de richten.

Bezug von Updates zu Projektron BCS


Wenn Sie einen Updatevertrag abgeschlossen haben, knnen Sie alle Updates zu Projektron BCS herunterladen und auf Ihrem System installieren. ber das Erscheinen von Updates informieren wir Sie rechtzeitig durch Versand von Release Notes und mit regelmigen Produktprsentationen. ber Termine der Produktprsentationen werden Sie per E-Mail informiert. Um Updates herunterzuladen, mssen Sie ber einen Zugang zum Supportserver https://support.projektron.de verfgen. Sobald ein neues Projektron BCS-Release zur Verfgung steht, knnen Sie im Arbeitsbereich Download auf ein entsprechendes Projekt zugreifen, zum Beispiel Projektron BCS 7.0, und dort die Installationsdateien sowie die aktuellen Release Notes beziehen. Wichtig: Beachten Sie, dass Sie die Installationsdatei nur dann herunterladen knnen, wenn Ihr Supportserver-Zugang mit der Lizenz Administrator ausgestattet ist. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, den zustndigen Kundenbetreuer bei der Projektron GmbH oder kontaktieren Sie uns ber das Kontaktformular unter http://www.projektron.de/kontakt/kontaktformular/, falls im Release-Verzeichnis keine Installationsdateien angezeigt werden. Projektron BCS 7.8 285

Stichwortverzeichnis

Stichwortverzeichnis
A Abteilungsdaten Exportieren 155 Anmeldename Anlegen 49 Anmerkung Suchen 184 Anmerkungssuche 171 Ansicht Anwesenheit 122 Arbeitsorte 176 Arbeitszeitauswertung (Abteilung) 147 Arbeitszeitauswertung (Mitarbeiter) 117 Arbeitszeitkonten abnehmen 146 Artikelarten 179 Aufgabe/Zeitraum 138 Aufgabendiagramm 85 Aufgabenliste 84 Aufwnde/MA/Projekt 143 Aufwnde/Mitarbeiter 142 Aufwnde/Projekt (Abteilung) 141 Aufwnde/Projekt (Mitarbeiter) 115 Aufwandsliste pro Aufgabe 144 Aufwandsliste pro Aufgabe (Mitarbeiter) 115 Aufwandsplan (Mitarbeiter) 90 Auslastungsdiagramm 85 Auslastungsgebirge 86 Benutzerkonto 62 Berichte 158 Berichtsauftrge 158 Berichtserstellung 157 Buchungen (Abteilung) 136 Buchungen (Mitarbeiter) 113 Buchungen pro Tag (Abteilung) 136 Buchungen pro Tag (Mitarbeiter) 114 Projektron BCS 7.8 Eigene Projekte und Aufgaben 83 Einsatzort 60 Einsatzplan 87, 89 Einstellungen 63 Export 149 Fhigkeiten 60, 177 Fehlende Buchungsbesttigungen 137 Firmenbaum 27 Funktionen 178 Grundlasten 95 Import 148 Intern 58 Kostenarten 175 Kostenstellen 174 Kostentrger 175 Lnderkodierungen 176 Mitarbeiter/Zeitraum 139 Mitarbeiterinterna 135 Organisationsstruktur 28 Personalkosten/Mitarbeiter 145 Personalkosten/Projekt 116, 144 Personengruppen 29 Projektaufwand/Abteilung 140 Ressourcenauslastung 91 Rundschreiben-Optionen 61 Schlagwrter 181 Spesen (Mitarbeiter) 123 Spesen/Mitarbeiter 146 Stammdaten (Int. Mitarbeiter) 57 Textblock-Vorlagen 182 Umrechnungskurse 173 Urlaubsplan 96 Whrungen 172 Werkzeuge 97 Zuschlagsregeln 183 Zustndigkeiten 64 Ansichtseinstellungen aller Ansichten 199 Anwesenheit Ansichtsattribute 229 287

Stichwortverzeichnis Filter 229 Spalten 230 bersicht 122 Arbeitsorte Ansichtsattribute 272 Filter 272 Spalten 272 bersicht 176 Arbeitszeitauswertung (Abteilung) Ansichtsattribute 247 bersicht 147 Arbeitszeitauswertung (Mitarbeiter) Analysieren 129 bersicht 117 Arbeitszeitkonten abnehmen Ansichtsattribute 251 Filter 251 Spalten 251 bersicht 146 Arbeitszeitkonto aktivieren 68 Artikelarten 179 Ansichtsattribute 273 Filter 273 Spalten 273 bersicht 179 Assistenten 24 Aufgabe/Zeitraum Ansichtsattribute 237 Auswerten 152 Optionen 237 Spalten 237 bersicht 138 Aufgabendiagramm Ansichtsattribute 214 bersicht 85 Aufgabenliste Ansichtsattribute 213 Filter 213 Optionen 213 Spalten 213 bersicht 84 Aufwnde/MA/Projekt Ansichtsattribute 254 Anzeigen 153 288 Filter 255 Optionen 255 Spalten 255 bersicht 143 Aufwnde/Mitarbeiter Ansichtsattribute 244 Filter 245 Optionen 245 Spalten 245 bersicht 142 Aufwnde/Projekt Ansichtsattribute 242 Filter 242 Optionen 243 Spalten 243 Aufwnde/Projekt (Abteilung) bersicht 141 Aufwnde/Projekt (Mitarbeiter) Prfen 126 bersicht 115 Aufwandsdiagramm Ansichtsattribute 228 Aufwandsdiagramm (Mitarbeiter) Auswerten 130 Aufwandsliste pro Aufgabe Ansichtsattribute 226 Auswerten 127 Filter 227 Optionen 227 Spalten 227 bersicht 144 Aufwandsliste pro Aufgabe (Mitarbeiter) bersicht 115 Aufwandsplan (Mitarbeiter) Ansichtsattribute 221 Auswerten 105 Filter 221 Optionen 222 Spalten 222 bersicht 90 Auslastungsdiagramm Ansichtsattribute 216 Anzeigen 99 bersicht 85 Auslastungsgebirge Projektron BCS 7.8

Stichwortverzeichnis Ansichtsattribute 217 Anzeigen 101 Filter 217 Optionen 218 bersicht 86 B Benutzerkonto Bearbeiten 73 bersicht 62 Berichte 157 Ansichtsattribute 233 Bearbeiten 165 Erstellen 164 Mitarbeiter-Spesennachweis 159 Monatsbersicht 161 Optionen 233 Spalten 233 bersicht 158 bersicht Abrechenbarkeit 163 Zeitnachweis 163 Berichtsauftrge Anlegen 167 Attribute 234 bersicht 158 Berichtserstellung Mitarbeiter-Spesennachweis 159 Monatsbersicht 161 bersicht 157 bersicht Abrechenbarkeit 163 Zeitnachweis 163 Buchen Fr Dritte 81 stellvertretend 66 Buchen fr Dritte 66 Ansichtsattribute 207 Buchungen Ansichtsattribute 223 Filter 223 Spalten 224 Buchungen (Abteilung) bersicht 136 Buchungen (Mitarbeiter) Projektron BCS 7.8 Auswerten 124 bersicht 113 Buchungen pro Tag Ansichtsattribute 225 Filter 225 Spalten 226 Buchungen pro Tag (Abteilung) Auswerten 125 bersicht 136 Buchungen pro Tag (Mitarbeiter) bersicht 114 C Client-Browser 285 D Datei Suchen 184 Dateisuche 171 Dokumentation Aufbau 9 Inhalt 9 Typografische Konventionen 12 Verwendete Hinweise 12 E Eigene Projekte und Aufgaben Ansichtsattribute 211 Anzeigen 97 Filter 211 Mitarbeiter ersetzen 99 Optionen 212 Spalten 212 bersicht 83 Eigenen Zustndigkeiten eines Mitarbeiters Bearbeiten 80 Einleitung 15 Einsatzort Eintragen 69 bersicht 60 Einsatzplan Ansichtsattribute 219 Auswerten 103 289

Stichwortverzeichnis Filter 220 Optionen 220 Spalten 220 bersicht 87, 89 Einstellungen Ansichtsattribute 203 Bearbeiten 75 bersicht 63 Einzelbuchen Filter 209 Spalten 209 Export Abteilungsdaten 155 bersicht 149 F Fhigkeiten Anlegen 190 Bearbeiten 192 Einfgen 70 bersicht 60, 177 Fhigkeitsstufe (Mitarbeiter) Anpassen 70 Fehlende Buchungsbesttigungen Ansichtsattribute 236 Filter 236 Prfen 150 Spalten 236 bersicht 137 Feiertagskalender ndern 68 Feiertagskalender (Abteilung) ndern 150 Festbreitenschrift 12 Fettschrift 12 Firmenbaum bersicht 27 Freizeitausgleich aktivieren 68 Funktionen Anlegen 192 bersicht 178 G Grundlasten 290 Projektron BCS 7.8 Ansichtsattribute 263 Auswerten 110 Filter 264 Optionen 264 Spalten 264 bersicht 95 H Hinweis Achtung 12 Tipp 13 Wichtig 13 I Import Ansichtsattribute 266 Mitarbeiterdaten 154 bersicht 148 Intern Ansichtsattribute 200 bersicht 58 Internadaten ndern 68 Interne Abteilung Anlegen 35 Interne Organisation Anlegen 33 Interne Organisationsgruppe Anlegen 32 Interner Mitarbeiter Anlegen 37 K Kostenarten Anlegen 187 bersicht 175 Kostenstellen Anlegen 187 Bearbeiten 189 bersicht 174 Kostentrger Anlegen 187 bersicht 175 Kursivschrift 12

Stichwortverzeichnis L Lnderkodierungen bersicht 176 Login Anlegen 49 Login Mitarbeiter Bearbeiten 73 M Mitarbeiter Anlegen 37 in Projekten und Aufgaben ersetzen 99 Kopieren 52 Personendaten rekursiv ndern 111 Stellvertreter zuordnen 79 Subtyp ndern 54 Mitarbeiter/Zeitraum Ansichtsattribute 238 Optionen 238 Spalten 239 bersicht 139 Mitarbeiterdaten Importieren 154 Mitarbeiterinterna ndern 68 Optionen 202 Spalten 202 bersicht 58, 135 Mitarbeiter-Spesennachweis bersicht 159 Monatsbersicht bersicht 161 N Notizsuche 171 O Objekttypen 24 Organisation Suchen 184 Organisationsstruktur Ansichtsattribute 235 Projektron BCS 7.8 Anzeigen 30 Filter 235 Spalten 235 bersicht 28 Organisationssuche 171 P Person Suchen 184 Personalkosten/Mitarbeiter Ansichtsattribute 256 Filter 256 Optionen 257 Spalten 257 bersicht 145 Personalkosten/Projekt Ansichtsattribute 230 Auswerten 128 Filter 231 Optionen 231 Spalten 231 bersicht 116, 144 Personengruppen Ansichtsattribute 276 Erstellen 50 Filter 276 Spalten 276 bersicht 29 Personensuche 171 PM-Zeiterfassung 66 Ansichtsattribute 207 Projektaufwand/Abteilung Ansichtsattribute 240 Filter 240 Spalten 241 bersicht 140 Projektron BCS Benutzeruntersttzung 285 Installationsvoraussetzungen 285 Updates 285 R Rekursive nderung Personendaten 111 Ressource 291

Stichwortverzeichnis Anlegen 46 Ressourcenauslastung 91 Abteilungsebene 91 Ansichtsattribute 258 Auswerten 107 Filter 258 Legende 261 Mitarbeiterebene 91 Optionen 259 Spalten 261 Ressourcenverwaltung Allgemeine Vorgehensweise 26 Voraussetzungen 11 Zielgruppe 11 Rubriken Ressourcenverwaltung 16 Rundschreiben-Optionen Festlegen 72 bersicht 61 S Sachressource Anlegen 46 Schlagwrter Anlegen 194 bersicht 181 Skills 60 Software-Aktualisierung 285 Spesen 123 Als geprft markieren 133 Anzeigen 131 Mitarbeiterebene 123 bersicht (Mitarbeiter) 123 Spesen/Mitarbeiter Ansichtsattribute 246 Optionen 246 Spalten 247 bersicht 146 Sprachen 60, 177 Bearbeiten 192 Stammdaten bersicht (Int. Mitarbeiter) 57 Stammdaten (Mitarbeiter) Bearbeiten 67 292 Stellvertreter zuordnen 79 Subtyp ndern 54 Suche Ausfhren 184 bersicht 171 Supportinformationen 285 T Textblock-Vorlagen Ansichtsattribute 274 Erstellen 195 Filter 275 Spalten 275 bersicht 182 U bersicht Abrechenbarkeit 163 Abteilungsebene 163 Mitarbeiterebene 163 bersicht 163 Umrechnungskurse Ansichtsattribute 270 Einfgen 186 Filter 271 Optionen 271, 272 Spalten 271, 272 bersicht 173 Updates 285 Urlaubsplan Ansichtsattribute 262 Filter 262 Optionen 263 bersicht 96 V Vorgehensweise Allgemein 26 W Whrungen Einfgen 185 bersicht 172 Werkzeuge Projektron BCS 7.8

Stichwortverzeichnis Ansichtsattribute 265 Export 149 Import 148 Personendaten rekursiv ndern 111 bersicht 97 Wiedervorlage Suchen 184 Wiedervorlagensuche 171 Z Zeitnachweis 163 Abteilungsebene 163 Mitarbeiterebene 163 bersicht 163 Zertifikate 60, 177 Bearbeiten 192 Zuschlagsregeln Bearbeiten 198 Definieren 197 Lschen 198 bersicht 183 Zustndigkeiten 79 Stellvertreter zuordnen 79 bersicht 64 Zustndigkeiten (eigene) eines Mitarbeiters Bearbeiten 80

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