CUESTIONARIO

ANALISIS Y DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

1. Realice 3 definiciones de tres autores diferentes sobre Auditoria interna
y Auditoria Externa.
Segn Juan Ramn Santillana Gonzlez, en su libro Auditora (2000: 17),
define a la auditora como: Auditora interna es una funcin independiente de
evaluacin establecida dentro de una organizacin, para examinar y evaluar
sus actividades como un servicio a la misma organizacin. Es un control cuyas
funciones consisten en examinar y evaluar la adecuacin y eficiencia de otros
controles
Ramiro Andrade Puga, en su libro Auditora, (1998: 37), defi ne como: El
examen posterior y sistemtico que realiza un profesional auditor, de todas o
parte de las operaciones o actividades de una entidad con el propsito de
opinar sobre ellas, o de dictaminar cuando se trate de estados financieros.
El ILACIF (Manual Latinoamericano de Auditora Profesional en el sector
Pblico), la define como: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de
las operaciones ejecutadas con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y emitir
un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.
La recopilacin y evaluacin de datos sobre informacin de una entidad para
determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin y
los criterios establecidos. La auditora debe ser realizada por una persona
competente e independiente.
[Gustavo Alonso Cepeda].
Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones ejecutadas
con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y emitir un informe que contenga
comentarios, conclusiones y recomendaciones
[Kell Zeigler].
2. Realiza un cuadro sinptico entre Auditoria Interna y Auditoria Externa.
AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA
- La auditora interna,
independientemente de ser ella misma
parte integrante del sistema total de
control superior, es la principal
herramienta para la revisin y evaluacin
de los resultados logrados.
Cumple con una doble misin: primero
como parte integrante del control
superior; es decir, un medio para obtener
- Esta auditora es utilizada cuando la
empresa no cuenta con los recursos
suficientes para sostener un programa
interno y cuando se requiere de una
opinin de carcter independiente.

- Para efectuar la consultora
administrativa hay que tener en cuenta
tres aspectos principales:
y mantener el control. En segundo lugar,
es el medio principal para la medicin y
evaluacin de resultados.

- Es as como la Auditora Interna
pretende realizar un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa
de una empresa, institucin o
departamento, o de cualquier entidad y
de sus mtodos de operacin, y velar por
el empleo que le d a sus recursos
humanos y materiales.

- La estructura organizativa es la base
sobre la cual una empresa planifica,
ejecuta y controla actividades que
contribuyen al logro de sus metas y
objetivos.

- El objetivo fundamental de la Auditora
Interna es descubrir deficiencias o
irregularidades en alguna de las partes
de las empresas examinadas, y apuntar
hacia sus posibles soluciones. Su
finalidad es auxiliar a la direccin para
lograr que la administracin sea optima.

- Se interesa tambin por determinar y
valorar los mtodos y el desempeo en
todas las reas. Los factores de todas
esas evaluaciones abarcan el panorama
econmico, lo apropiado de la estructura
organizativa, la observancia de polticas y
procedimientos, la exactitud y confianza
en los controles, los mtodos protectores
adecuados, las causas de personal y
equipo y los sistemas de funcionamiento
satisfactorios.

- Es la encargada de evaluar el
cumplimiento de las normas externas e
internas de proteccin, as como los
procedimientos y controles establecidos,
recomendando y asesorando a la
Administradora en la implementacin de
aquellos que se consideren convenientes
para que las operaciones se realicen con
seguridad y eficiencia logrando el
mejoramiento efectivo de la empresa.

- Funciones a desarrollar por la unidad de
auditora administrativa.

Investigacin constante de planes y
objetivos.
A. Un proyecto que incluya el propsito y
los recursos (humanos-materiales-
tcnicos)
B. El tiempo requerido.
C. El dinero de que se dispone.

- El proyecto implicar una
responsabilidad compartida entre el
cliente y el Licenciado en Administracin
consultor. De esta relacin se derivar
que los funcionarios y subordinados
involucrados conozcan y entiendan la
actividad que se va a realizar.

- Uno de los factores ms importantes
para el trabajo del consultor, y del cual
depende su xito, es que el personal
participante est preparado para prestar
el servicio que se compromete a dar, ya
que, cuando el servicio es el adecuado
para el cliente, este tender a utilizar la
consultora en nuevas reas haciendo
una extensin del servicio contratado.

BENEFICIOS:

Experiencia: El servicio de consultara
ya tiene los formularios, procedimientos y
conocimientos requeridos para conducir
la auditora eficientemente, reduciendo
por lo tanto, el tiempo que tendr que
invertir la organizacin.

Objetividad: Puesto que el servicio de
consultara no es parte de la
organizacin, est mejor posicionado
para proporcionar un juicio realista de las
tareas que requieran correcciones o
actuacin

Ahorro de gastos: El uso de recursos
internos para la auditora no es
beneficioso en trminos de efectividad de
costo para las grandes organizaciones.
Datos del Gartner Group, por ejemplo,
muestran la diferencia entre los costos de
auditora interna y externa de una
organizacin con altos volmenes de
trabajo.
Estudio de las polticas y sus prcticas.
Revisin constante de la estructura
orgnica.
Estudio constante de las operaciones de
la empresa.
Analizar la eficiencia de la utilizacin de
recursos materiales y humanos.
Revisin constante del equilibrio de
cargas de trabajo.
Revisin de los mtodos de control.

BENEFICIOS:

La auditora interna permite determinar
si los sistemas y procedimientos
establecidos son efectivos para alcanzar
los objetivos fijados y asegurar el
cumplimiento de las polticas
establecidas.
La auditora interna hace
recomendaciones para el mejoramiento
de las polticas, procedimientos,
sistemas, etc.
La auditora interna suministra un medio
de proveer un mayor grado de delegacin
de autoridad y, si es necesario, un medio
para facilitar la descentralizacin de las
operaciones.

3. Segn tus conocimientos, realice una definicin especfica de auditoria
Interna y auditoria Externa. Con tus propias palabras y de un ejemplo de
cada una.
La auditora externa es un proceso de examen y anlisis de determinados
sistemas de la empresa llevado a cabo por una persona o entidad
especializada ajena a la entidad.
La auditora interna es un proceso cuya responsabilidad parte de la Alta
Gerencia de las compaas, y se encuentra diseado para proporcionar una
seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organizacin.
4. Porque es importante hacer auditoria en la empresa?
Las auditorias en los negocios son muy importantes, por cuanto la gerencia sin
la prctica de una auditoria no tiene plena seguridad de que los datos
econmicos registrados realmente son verdaderos y confiables. Es la auditoria
que define con bastante razonabilidad, la situacin real de la empresa.
Una auditoria adems, evala el grado de eficiencia y eficacia con que se
desarrollan las tareas administrativas y el grado de cumplimiento de los planes
y orientaciones de la gerencia.
5. Cules son las ventajas y desventajas de las Auditoras Internas y
Externas.
AUDITORIA INTERNA
VENTAJAS
1. Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organizacin y de administracin.
2. Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de la empresa,
que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.
3. Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificacin de los
datos contables y financieros.
4. Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrtica que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.
5. Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros.
DESVENTAJAS
1. No puede ser del todo parcial ya que las personas que la realizan estn
dentro de la empresa y por lo tanto puede influir en la toma de decisiones.
2. Manejo de los reportes de avances y resultados a su conveniencia
3. Preferencia por un rea, unidad administrativa o persona
4. Mayor conformismo en la medicin de avances y resultados
5. Conferir ms importancia a los medios que a los fines de la auditoria

AUDITORA EXTERNA
VENTAJAS
1. Proporciona a la direccin y a los propietarios de la empresa unos
estados financieros certificados por una autoridad independiente e imparcial.
2. Proporciona asesoramiento a la gerencia y a los responsables de las
distintas reas de la empresa en materia de sistemas contables y financieros,
procedimientos de organizacin y otras numerosas fases de la operatoria de
una empresa.
3. Suministra informacin objetiva que sirva de base a las entidades de
informacin y clasificacin crediticia.
4. Servir de punto de partida en las negociaciones para la compraventa de
las acciones de una empresa.
5. Reducir y controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones
anormales.
6. Liberar implcitamente a la gerencia de sus responsabilidades de
gestin.
DESVENTAJAS:
1. Deficiente del Plan de emergencia
2. Deferencias en la contabilidad
3. Conocimiento relativo de la cultura organizacional
4. No conocer las expectativas de los clientes de la organizacin
5. Presin del personal originada por su temor a lo desconocido y/o prdida
del empleo
6. Actitud impersonal ante la dinmica de la organizacin
7. Resistencia al cambio
6. Que requisitos tienen que reunir las personas que realizan las
auditorias Inter, y exter.
Son muchas y variadas las condiciones y requisitos, que debe evaluar los
responsables de la seleccin de grupos de auditora, o funcionarios que aspiren
a convertirse en auditores de entidades privadas y del estado, por lo que a
continuacin relaciono algunas premisas a considerar:
Ttulo profesional y conocimientos en reas afines a los procesos misionales y
apoyo de las organizaciones.
Reconocida experiencia en la metodologa y normas aplicables en el proceso
auditor, con especial entrenamiento en el manejo de procesos operativos,
administrativos, legales, financieros contables y de gestin a travs de perfiles
interdisciplinarios.
Visin global del negocio objeto de auditora, con tacto para fijarse tareas en lo
material, relevante e importante.
Conocimiento en normas legales de la organizacin y sus procesos.
Concebir la planeacin como una cultura para lograr los resultados y poder
administrar la auditoria con calidad.
Capacidad de manejar excelentes condiciones de trabajo en equipo para
encarar eficientemente relaciones interpersonales con el grupo de auditora y la
organizacin auditada.
Poseer habilidades y capacidad tcnica, para realizar su labor.
Ser analtico, creativo, buen observador y sensato al momento de generar
juicios.
Poseer espritu de instructor y docente como una manera de propiciar el
mejoramiento y el logro de la calidad del organismo auditado y su entorno.
Con sus resultados y actuaciones lograr el reconocimiento y respeto del
auditado.
Independencia de criterios frente al organismo auditado, reconociendo e
informando las inhabilidades e incompatibilidades que se presente.
Capacitarse en forma continua, en temas inherentes a la auditoria y lo
relacionado con las organizaciones, competencias y procesos.
Tener la capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el de
anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un momento
determinado.
Capacidad de anlisis y visualizacin sobre las consecuencias de las
actuaciones presentes, con el nimo de tomar una decisin acertada sobre las
diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.
Poseer valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de
pertenencia, como tambin el de conciencia social que le desarrolla el
conocimiento de la Auditoria y sus resultados.
Capacidad de afrontar los retos que se le presente en el ejercicio de su funcin
de auditor.
Contar con la suficiente capacidad y destreza para comunicarse de manera oral
y escrita como fundamento, rigor y clave de todas sus actuaciones.
7. Cuales con las herramientas que se utilizan para realizar las auditorias
Int y Ext.

8. Cul es la estructura o el formato que se emplea realizar las auditorias
Int y Ext.
Planificacin de la Auditoria
La preparacin de una auditora es la mxima importancia para que resulte
satisfactoria y eficaz. La preparacin de auditoras se puede dividir en cuatro
elementos:
Determinacin del mbito de auditora
El auditor debe asegurarse de qu procesos o rea(s) debe examinar. sta es
una informacin que ser proporcionada por el Programa de Auditora y/o el
personal responsable de la programacin de la auditora. Esto se puede saber
por sentido comn pero es muy importante que se comprenda claramente la
magnitud de la auditora, de lo contrario la naturaleza global del Programa de
Auditora se ver comprometida.
Sin embargo, esto no slo lo deben comprender el auditor y quien programa la
auditora, porque existe una parte importante en ella que desempea un papel
clave en el proceso de auditora, es decir, el auditado. Si ellos no estn
involucrados en esta etapa tan temprana de la auditora, existe el riesgo de
malentendidos y problemas durante la misma. Si se plantea este tema por
primera vez en la reunin de apertura, ser demasiado tarde. Mientras se
acuerda el mbito en la etapa de preparacin, se puede tambin concretar el
itinerario de auditora - vase ms adelante en esta seccin.
Estudio de documentacin relevante
Una vez, establecido el mbito de auditora, se desarrollar un estudio inicial
que, consistir en una revisin general de:
0 El manual de calidad y los procedimientos de aplicacin (si estn
disponibles), al rea auditada.
0 Reglamentacin, especificaciones tcnicas, etc., que tpicamente se aplican
al rea auditada.
0 Los resultados de la ltima auditora del rea, adems de los (documentos de
trabajo disponibles (ej., listas de comprobacin) relacionados con esa rea.
0 Informes de anlisis de accin correctora relativos al rea.
En esta etapa la revisin no se realizar en profundidad, y el auditor debe tener
en cuenta:
0 Que el mbito de auditora sea adecuado.
0 Tiempo necesario para preparar las listas de control (Compatible con el
tiempo asignado).
0 Tiempo necesario para realizar la auditora (Compatible con el tiempo
asignado).
0 Tengo experiencia y conocimientos para hacer esto?
En dicha etapa, tambin resulta til que el auditor revise su propio
Procedimiento de Auditora para asegurarse de que lo ha comprendido, y
teniendo en cuenta especialmente los cambios desde que se vio involucrado en
el proceso de auditora.
Durante la preparacin de una auditora en particular, puede que no existan
procedimientos formales para el proceso que se va a auditar. En este caso,
tendremos que preparar muchas preguntas que formularemos durante la
auditora y comprender los siguientes aspectos del proceso:
0 Objetivos/ metas/ puntos de mira
0 Entradas
0 Etapas del proceso
0 Salidas
0 Controles
0 Mecanismos
0 Medidas
0 Resultados
Acordar un itinerario de auditora
Establecer un dilogo entre el auditor y el responsable del rea que se va a
auditar, antes de la fecha de auditora, facilita el desarrollo de la misma. Sin
embargo, el auditor deber cumplir con su propio procedimiento y lo har de
manera formal, ej, memorndum, notificacin formal, visita, etc.
Sin tener en cuenta la manera en que se hace esto, el auditor deber
establecer lo siguiente:
0 Duracin total de la auditora.
0 Ubicacin y hora de inicio.
0 mbito y reas que se van visitar.
0 Agenda, detallando el progreso de la auditora, siempre y cuando sea de
aplicacin, ej. si hay que visitar varios departamentos.
0 Planificar la reunin final para aprobar los resultados de la auditora y debatir
los requisitos de la accin correctora.
0 Personal responsable que deber estar relacionado con la auditora, en cada
etapa de la misma.
Tal y como se ha establecido previamente, si esto no se comprende claramente
durante la preparacin de esta etapa, aumentar el grado de incomprensin. El
dilogo en esta etapa establece el "tono" de la auditora, y puede afectar al
compromiso y nivel de cooperacin que se muestra en el rea durante sta y
posteriores auditoras.
Preparacin de la documentacin de trabajo
El formato y la cantidad de documentos de trabajo utilizados durante la
auditora, depende de los requisitos de procedimiento de la empresa y/o de la
preferencia de los auditores en particular. Normalmente incluirn listas de
comprobacin y formatos estndar utilizados para informar de las no
conformidades u observaciones.
Un tema de debate es si se debe utilizar una lista de comprobacin ya utilizada,
o una nueva. Aunque es preferible una lista nueva, puede que no resulte
prctica en cuanto a los recursos disponibles. Se podran utilizar listas de
comprobacin disponibles, pero se deben revisar comparndolas con la
documentacin relevante, y establecer as su aplicacin contina.
Contenido de las listas de comprobacin
Cuando se audite un Procedimiento o rea, se deben tener en cuenta ciertos
aspectos generales. Cuando se prepare una lista de comprobacin se
considerar cada uno de estos puntos:
CONTENIDOS DE LA LISTA DE COMPROBACIN
0 Cuestiones para comprender mejor lo siguiente:
o Proceso
o Etapas del proceso
o Controles del proceso
0 Mtodos para verificar la conformidad y eficacia:
o Preguntas o Registros o Informes
o Actividades
0 Detalles de rutas de auditora
Se utilizan diferentes formatos para la elaboracin de listas de control:
0 Tabuladas con campos para:
o Puntos que se deben incluir o verificar
o Mtodo que se va a utilizar
o Referencia del sistema
o Notas del auditor
0 Diagramas de flujo
0 Mapas Mentales
0 Anotaciones del propio procedimiento
El auditor probar formatos diferentes y utilizar el que prefiera.
Procesos de auditora
Cuando realcennos una auditora, verificaremos procesos dentro del sistema
ele gestin. La estructura del Sistema de Gestin se puede representar en dos
procesos diferentes:
1. Vertical - relacionado con lo propuesto por la Poltica de Calidad, Objetivos
de Calidad y Planificacin de Calidad.
2. Horizontal - relacionado con el proceso de realizacin del producto (El
proceso &un cliente a cliente).
Tambin es importante comprender la definicin de auditora a un proceso que
es:
Comprobar la capacidad de un proceso para cumplir con objetivos/ metas /
requisitos. Como auditores, debemos finalizar el proceso de auditora y
verificar el vertical y el horizontal.
9. De qu forma se prepara una auditoria en una empresa.
Con anterioridad a la llegada de los auditores para el inicio de su trabajo, la
empresa debe tener la administracin puesta al da y, por supuesto, la
contabilidad que va a ser auditada debe estar cerrada.
El auditor necesita una serie de documentacin contable bsica para realizar
su trabajo, que es conveniente que est preparada con anterioridad a la fecha
de inicio del trabajo de auditora. Este listado constituir un check-list de
informacin a comprobar.
10. Que conceptos debe tener el informe final de auditoras.
El informe final de auditora debe ser lo ms claro, objetivo y formal posible,
para ser usado como una herramienta gua por la organizacin para normalizar
las situaciones que se pudieran haber presentado, as como para tener la
evidencia en la prxima auditoria de que todas las observaciones han sido
resueltas.
El informe de auditora debe tener al final un resumen de las no conformidades
-en el caso que se hubieran presentado-, aclarando que documento y/o
requisito normativo se est incumpliendo.
Para la lectura y entrega del informe se debe realizar una reunin con el
Representante de la Direccin, y si fuera posible con la Alta direccin y las
personas que la Direccin disponga, (normalmente con los gerentes o jefes de
reas). Aqu el auditor debe presentar todas las no conformidades y
oportunidades de mejora, y escuchar de parte de los responsables las posibles
medidas que se tomaran en la accin correctiva.

11. Que es un sistema de Gestin de Calidad?
Los Sistemas de Gestin de la Calidad son un conjunto de normas y
estndares internacionales que se interrelacionan entre s para hacer cumplir
los requisitos de calidad que una empresa requiere para satisfacer los
requerimientos acordados con sus clientes a travs de una mejora continua, de
una manera ordenada y sistemtica.
12. Enuncie cuantas y cules son las normas de gestin de calidad, (Iso,
Icontec, etc.) y explquelas.
ISO 9000: 2005 - Describe los trminos fundamentales y las definiciones
utilizadas en las normas.
ISO 9001: 2008 - Valora la capacidad de cumplir con los requisitos del cliente.
ISO 9004: 2009 - Considera la eficacia y la eficiencia de un Sistema de Gestin
de la Calidad y por lo tanto el potencial de mejora del desempeo de la
organizacin. (Mejora Continua).
ISO 19011: 2002 - Proporciona una metodologa para realizar auditoras tanto a
Sistemas de Gestin de la Calidad como a Sistemas de Gestin Ambiental.
Todas estas normas juntas forman un conjunto coherente de normas de
Sistemas de Gestin de la Calidad que facilitan la mutua comprensin en el
comercio nacional e internacional.
13. Por ultimo realiza una auditoria interna en un campo donde t puedas
realizarla, ejemplo, Empresa, supermercado, tu familia, una tienda, un
colegio, una escuela, un club, un conjunto cerrado de vivienda, la
universidad, un departamento especfico, un rea, en fin se los dejo a su
libre eleccin.