Manual de Elaboración de Documentación Militar 2012 Sin Clave

COMANDO CONJUNTO DE
LAS FUERZAS ARMADAS

2012
MANUAL DE ELABORACIN DE DOCUMENTACIN MILITAR DE FF.AA 2012
INDICE GENERAL

TEMA PGINA

A. INTRODUCCIN 01

B. PROPSITO 02

C. ALCANCE 02

CAPITULO I
GENERALIDADES

A. GENERALIDADES I-1

CAPITULO II
BASES CONCEPTUALES

D. LA COMUNICACIN II-1

E. EL BUEN USO DEL IDIOMA II-2

F. EL DOCUMENTO II-3
G. PASOS PARA REDACTAR LOS DOCUMENTOS II-3

CAPITULO III
COMUNICACIN MILITAR

A. DEFINICIN III-1
B. CARACTERSTICAS GENERALES DE LA REDACCIN MILITAR. III-1

C. TIPOS Y CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACIN MILITAR III-3

CAPITULO IV
NORMAS ESPECFICAS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS MILITARES

A. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS MILITARES IV-1

1. MEMBRETE Y/O ENCABEZADO (ZONA 1) IV-1
2. CUERPO O TEXTO DEL DOCUMENTO (ZONA 2) IV-3
3. CIERRE O FINAL DEL DOCUMENTO IV-14


CAPITULO V
CLASES DE DOCUMENTOS MILITARES

A. ACTA DE REUNIN V-1

B. DECRETO, ACUERDO y RESOLUCIN V-7

C. CERTIFICADO V-11

D. CONVOCATORIA V-13

E. DESPACHO V-15

F. DIPLOMA V-16

G. REGULACIN, DIRECTIVA E INSTRUCTIVOS V-19

H. ESQUELA V-25

I. INFORME V-27

J. MEMORANDO V-30

K. OFICIOS V-34

L. ORDEN GENERAL V-37

M. PARTE MILITAR V-43

N. SOLICITUD (ORGANO REGULAR) V-45

O. TARJETAS V-48

P. MENSAJE MILITAR V-50

Q. SOBRES Y FUNDAS PARA DESPACHO V-53

R. DISPOSICIONES GENERALES V-56

CAPITULO VI

MANEJO DOCUMENTAL EN FUERZAS ARMADAS

A. PROCESO DE GESTIN DE LA DOCUMENTACIN MILITAR VI-1

B. PRSTAMO DE DTOS Y ENTREGA DE INFORM. MILITAR VI-6

CAPTULO VII
ARCHIVO DE DOCUMENTOS

A. BASE LEGAL PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS VII-1

B. NORMAS PARA EL ARCHIVO VII-2

1. INTRODUCCIN VII-2
2. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO VII-3
3. DE LA CLASIFICACIN INTERNA DEL ARCHIVO VII-3
4. DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO VII-4
5. HOJA DE REFERENCIA CRUZADA VII-6
6. NORMAS PARA LA CONSERVACIN Y ELIMINACION VII-7

INTRODUCCIN

Las Fuerzas Armadas del Ecuador, son una institucin militar cimentada en las bases
de la disciplina, el honor y la lealtad; cuya formacin y doctrina rebasan la mstica del
profesionalismo a favor de la entrega desinteresada al servicio de nuestra Patria; por
ello, mantiene estndares, procesos y normas exigentes que permiten la uniformidad
de todo su accionar.

En estos principios de igualdad, radica la importancia y necesidad de mantener
normada la diagramacin y estructura de los documentos generados en las
dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, Comando Conjunto, Comandos
Generales de las Fuerzas, entidades adscritas y dependientes al mencionado
Ministerio, con el objeto de facilitar el proceso de preparacin, elaboracin, revisin,
aprobacin y despacho de los documentos administrativos; agilitando sustancialmente
su trmite, permitindoles cumplir el ciclo de vida de los documentos una vez que
reposen en los archivos respectivos en forma correcta para su futura localizacin.

Los sistemas y programas informticos que tenemos a nuestro servicio, permiten que
los procesos y trmites de la documentacin sean gestionados, registrados y
archivados rpidamente; estos medios por lo tanto deben ser empleados al mximo;
as tenemos el sistema CERO PAPELES implementado por las Fuerzas y que
gubernamentalmente se est implementando en todos las instituciones con el fin de
desburocratizar los trmites administrativos. Por lo tanto debe existir la integracin de
la tecnologa con la elaboracin de documentacin, mejorando ostensiblemente la
gestin documental de las instituciones.

La restructuracin organizacional de Fuerzas Armadas por procesos, las Secretaras
Generales, asumen su rol al desarrollar y mantener el sistema de normalizacin
administrativa institucional, determinando acciones para la optimalizacin,
racionalizacin y estandarizacin de normas, procedimientos y formatos de la
documentacin administrativa.

Considerando las nuevas tcnicas y procesos administrativos de manejo y elaboracin
de los documentos oficiales, que implica una renovacin constante en las prcticas del
trabajo, basados principalmente en las normas tcnicas ecuatorianas NTE INEN
2410:2010, NTE INEN 24:09:2011 emitido por el instituto ecuatoriano de normalizacin
INEN.

Esta es la razn primordial para que la Institucin Militar se maneje por un solo
MANUAL que los identifique y los gue en la elaboracin documental administrativa
estndar. Es por ello que la actualizacin del MEDOMI es muy importante, porque
permitir integrar a los Manuales que independiente las Fuerzas han estado llevando.

Es nuestra integracin como Fuerzas Armadas, la que nos encamina en la
estandarizacin de todos los sistemas, procesos y procedimientos en todos los mbitos
que se involucran las actividades castrenses y que se involucran directamente en el
acontecer nacional.

PROPSITO

Normar los procedimientos para la elaboracin, trmite y archivo efectivo de la
documentacin militar.

ALCANCE

Las normas y procedimientos en el presente manual, son de aplicacin obligatoria para la
elaboracin de toda documentacin administrativa oficial militar originada en Fuerzas
Armadas y entidades adscritas al Ministerio de Defensa Nacional.

De su correcta aplicacin, sern responsables los comandantes en todos los niveles.

I- 1

CAPITULO I

GENERALIDADES

A. GENERALIDADES

1. DEFINICIN

El MEDOMI, es un instrumento de trabajo y gua prctica de uso permanente, que
contiene normas, instrucciones y procedimientos que permiten estandarizar y
racionalizar la elaboracin, manejo, trmite y archivo de la documentacin
administrativa oficial generada en Fuerzas Armadas y entidades adscritas al
Ministerio de Defensa Nacional.

2. GLOSARIO.-

a. Abreviatura. Es la representacin reducida de una palabra mediante la
supresin de letras finales o centrales, y que suele cerrarse con punto.

b. Acrnimo. Abreviatura conformada por diferentes letras iniciales y no iniciales
de una razn social.

c. Anexo. Textos y elementos que acompaan a los documentos.

d. Asunto. Sntesis del contenido del texto.

e. Calificacin del Documento. Nivel de seguridad de los documentos.

f. Circular. Textos de igual contenido dirigidos a un grupo de personas para dar
conocimiento de algo

g. Cdigo de referencia. Conjunto de letras y nmeros que identifican al
documento.

h. Copia. Fiel reproduccin del documento para conocimiento de uno o ms
destinatarios.

i. Datos del destinatario. Ttulo, nombres y apellidos completos, cargo, ubicacin
o modo de entrega a la o las personas a quienes se remite el documento

j. Datos del firmante. Ttulo, nombres y apellidos completos, cargo de la persona
que firma el documento.

k. Datos de la entidad remitente. Informacin que permita localizar y
comunicarse con la entidad emisora del documento.

l. Dependencia interna. Comprende todas las unidades administrativas definidas
en una estructura orgnica funcional.

m. Despedida. Palabra o frase final de cortesa.
I- 2

n. Destinatario. Organizacin, persona natural o jurdica a quien se remite el
documento.

o. Elaborador. Es la persona responsable que redacta, transcribe o digita el
contenido del documento.

p. Elementos. Partes que pueden distinguirse separadamente del documento.

q. Entidad. Organizacin, persona natural o jurdica.

r. Espacio. Distancia horizontal de escritura o espacio vaco entre letra y letra.

s. Fecha. Da, mes y ao de emisin del documento.

t. Firma. Nombre y apellido, o ttulo, que una persona escribe de su propia mano
en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su
contenido.

u. Firmante. Responsable del contenido del documento.

v. Interlnea. Distancia entre dos renglones de un escrito.

w. Lneas especiales. Informacin de referencias, anexos, copias e inciales de
identificacin de las personas que participan en la elaboracin del documento.

x. Logotipo. Identificacin de la entidad mediante grupos de letras, abreviaturas,
guarismos, grficos, imgenes, eslganes, etc., fundidos en un solo bloque para
facilitar la composicin tipogrfica.

y. Lugar. Nombre del sitio geogrfico en donde se elabora el documento.

z. Modelo. Esquema que define la distribucin de zonas para la elaboracin de
los documentos objeto de esta norma tcnica.

aa. Remitente. Entidad que emite el documento.

bb. Rengln. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal en una
sola lnea.

cc. Rbrica. Rasgo o conjunto de rasgos de forma determinada, que como parte
de la firma pone cada cual despus de su nombre o ttulo, y que a veces va
sola, esto es, no precedida del nombre o ttulo de la persona que rubrica.

dd. Rbrica abreviada. Rasgo o conjunto de rasgos que en ciertas actuaciones
judiciales o administrativas se usa para indicar la responsabilidad del contenido
del documento sin necesidad de firmar.

ee. Saludo o vocativo. Lnea de cortesa.

I- 3

ff. Sigla. Abreviatura conformada por la letra inicial de cada palabra de los
nombres propios de personas, entidades, unidades de gestin, etc.

gg. Texto. Cuerpo del documento que contiene el tema tratado.

hh. Espacio: distancia horizontal de escritura

ii. Hora: registro del tiempo en que se inicia o termina una actividad, sesin,
reunin

jj. Naturaleza de la reunin: carcter de ordinaria o de extraordinaria

kk. Orden del da: relacin de temas que se han de tratar en una reunin

ll. Ttulo: denominacin especfica del nombre del al reunin

mm. Desarrollo: descripcin de los asuntos tratados en una reunin

nn. Denominacin del documento: nombre que identifica al documento

II- 1

CAPITULO II

BASES CONCEPTUALES
A. LA COMUNICACIN

1. DEFINICIN

La comunicacin es un proceso que tiene por finalidad transmitir mensajes que sean
comprendidos y recordados, utilizando los diferentes canales para la comunicacin;
sta tiene dos fases fundamentales e inseparables como la transmisin y la
recepcin.

2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN

a. Emisor

Persona o personas que envan mensajes.

b. Receptor

Persona o personas que reciben el mensaje del emisor; se lo conoce tambin
como: decodificador, descifrador, intrprete o destinatario.

Cuando el receptor despus de recibir el mensaje, procede a analizar,
comprender y decodificar para aceptar o rechazar su contenido, esto le
convierte, al codificar la respuesta, en emisor de una comunicacin de retorno.

c. Canales de comunicacin

Son los medios mediante los cuales se transmiten, reciben o difunden los
mensajes, a fin de que llegue con precisin, claridad y efectividad al receptor. Se
clasifican en:

1) Canales Naturales

Medios que el hombre posee de una manera innata y que se relacionan con el
exterior; es el caso de los cinco sentidos: vista, tacto, gusto, odo y olfato.

2) Canales Artificiales

Son los medios que el hombre ha creado para transmitir los mensajes a travs
del tiempo y el espacio, los cuales se ponen de manifiesto en el cine, radio,
televisin, telefax, correo electrnico, fotografa, vdeo, va web, etc.

d. El mensaje

Es la informacin transmitida y constituida por imgenes, signos, sonidos, etc.,
que va a ser captada por el receptor. Por la calidad de un mensaje se puede dar
cuenta de la educacin, instruccin, inteligencia, sensibilidad, etc., de los
II- 2

interlocutores. Se consideran tres factores en el mensaje: cdigo, contenido y
procedimiento.

1) Cdigo

Es un conjunto de smbolos que se estructuran, de tal manera que tengan
algn significado para el receptor y ste, a la vez, entienda la informacin que
le transmite el emisor; para que se establezca la comunicacin, es
indispensable que ambos comprendan el mensaje, lo cual solo es posible si
utilizan, el mismo cdigo.

2) Contenido

Est integrado por el material seleccionado por el emisor para expresar su
propsito, suele ocurrir que, por no tener claro lo que se pretende expresar, se
dice una cosa por otra; y, en consecuencia, se altera el sentido de la
comunicacin.

3) Procedimiento

Es el modo o forma de expresin del mensaje; este factor implica varios
criterios por los que puede optar el emisor con relacin al cdigo y al
contenido de ste; as se amplan las posibilidades de eleccin personal,
relativas a datos, evidencias, afirmaciones, expresiones, secuencias, amplitud,
profundidad, etc.; esto permite que el mismo mensaje se pueda decir de
diferentes maneras, siempre y cuando su contenido no se interprete de otra
forma.

B. EL BUEN USO DEL IDIOMA

Un buen escrito requiere tres condiciones: propiedad, correccin y eficacia.

1. PROPIEDAD

Es la utilizacin de la palabra que corresponde al sentido preciso de lo que se desea
expresar. Para escribir con propiedad se requiere conocer y manejar de manera
adecuada los sinnimos. Hay sinnimos perfectos como por ejemplo, casa =
vivienda, carro = vehculo. As como tambin sinnimos imperfectos como por
ejemplo: gozo = deleite, gusto = satisfaccin = placer, palabras que expresan una
sensacin de agrado de modo diferente.

2. CORRECCIN

Se refiere al uso de las palabras adecuadas segn el diccionario y a las normas
gramaticales del idioma que se emplea.

3. EFICACIA

Es la capacidad de expresar lo que el autor desea transmitir. Toda comunicacin
escrita debe ser expresada de una manera clara y lgica, estar construida de tal
II- 3

forma que los dems entiendan exactamente lo que se desea decir y no lo contrario;
para lograr esto, es necesario dar nfasis a cada oracin y al texto en general.

C. EL DOCUMENTO

1. DEFINICIN
Es un registro de informacin contenida en un medio de almacenamiento, tales
como: papel, micro-film, medios magnticos pticos o electrnicos, sonoros;
producida, recibida y conservada por cualquier unidad administrativa en
cumplimiento de sus obligaciones legales o en ejercicio de sus actividades o
funciones, sin importar su fuente o fecha de elaboracin. Su clasificacin es:
a. Pblico

Se considera informacin pblica, todo documento en cualquier formato que se
encuentre en poder de las instituciones pblicas y de las personas jurdicas a las
que se refiere la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentran bajo su
responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.

Para la aplicacin del concepto de la informacin pblica, respecto a su
elaboracin, manejo y archivo de documentos, las Fuerzas Armadas como
Institucin del Estado ha considerado a esta informacin como documentacin
ordinaria.

Por lo tanto, documentacin Ordinaria es aquella que se elabora de manera
rutinaria y el conocimiento de su contenido, por mandato de la Ley, no tiene
restriccin en la Institucin o fuera de ella.

b. Reservado

En concordancia con la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica, es aquella que no procede el derecho a acceder a la
informacin pblica, derivada de sus derechos personalsimos y fundamentales,
especialmente aquellos sealados en la Constitucin Poltica de la Repblica.

Se considera informacin reservada, aquella informacin pblica personal que no
est sujeta al principio de publicidad y comprende aquella documentacin
calificada de manera motivada por el Consejo de Seguridad Nacional, por
razones de defensa nacional, de conformidad con la Constitucin Poltica de la
Repblica.

D. PASOS PARA REDACTAR LOS DOCUMENTOS

1. ELECCIN DEL TEMA

Implica definir la idea general sobre lo que se va a redactar; es necesario considerar
que, si se quiere redactar bien un documento, no se debe improvisar, pues est
comprobado que generar ideas sin relacin, conlleva a emplear ms tiempo.

II- 4

2. BSQUEDA DE INFORMACIN

Es el proceso necesario para recopilar los datos a fin de dominar el tema. El mtodo
ms til para recabar informacin es el cuestionario, en el que se generan preguntas
para obtener respuestas.

3. ELABORACIN DE UN BOSQUEJO

a. La idea principal o tema.
b. La seleccin de ideas a las respuestas dadas al cuestionario.
c. Ideas con enunciados claros.
d. El orden en que se va a desarrollar el tema.

4. REDACCIN DEL BORRADOR

a. Expresar el mensaje por escrito tomando en consideracin la secuencia del
bosquejo. Pensar en la forma en que se centralicen las ideas, pues no se trata
de realizar una lista de enunciados independientes, sino de un conjunto de ideas
bien estructuradas.

b. Emplear palabras de enlace utilizando preposiciones y frases adverbiales de
avance, pausa y retroceso en la narrativa del tema, tales como: a, de, para, y,
por, desde, hacia, tambin, asimismo, adems, porque, por supuesto, si, que,
especialmente, en realidad, pero, sin embargo, por otra parte, etc.

c. Leer con atencin, revisar la claridad de las ideas, corregir las palabras mal
empleadas, utilizar sinnimos, cambiar una oracin a otro lugar si el caso lo
amerita o utilizar un ejemplo para completar ciertos datos.

5. REDACCIN DEFINITIVA

Consiste en pasar a limpio el tema redactado luego de haber rectificado su
vocabulario, errores ortogrficos gramaticales y ordenar bien las ideas.


III-1

CAPITULO III

COMUNICACIN MILITAR

A. DEFINICIN

1. COMUNICACIN MILITAR

La comunicacin militar es el proceso por el cual se crean las condiciones de
interaccin entre los organismos militares, institucionales y personales a travs de
las diferentes clases de documentos, cuya finalidad es la transmisin intencionada
de un mensaje; encaminada a una eficiente gestin operativa y administrativa de
fuerzas armadas, organismos y entidades adscritas al ministerio de defensa
nacional.

2. REDACCIN MILITAR

Es el arte de expresar militarmente por escrito, disposiciones, requerimientos o
informacin de carcter militar, a ser trasmitida por el miembro de la Institucin
Armada, de una manera corts, claro y conciso; empleando con destreza las reglas,
normas y preceptos gramaticales de la composicin.

B. CARACTERSTICAS GENERALES DE LA REDACCIN MILITAR.

Todo tipo de redaccin, como cualquier manifestacin literaria o artstica, debe poseer
dos elementos bsicos, que son la forma y el fondo, ya que de nada sirve tener ideas
originales y acertadas, si no se pueden expresar con la debida correccin. Tampoco
reporta utilidad tener un amplio dominio del idioma si no se tiene nada que decir.

1. DE FORMA

La forma, el cmo decirlo, es el modo particular que se posee de expresar una idea,
lo que llamamos tcnicamente redactar.

Resulta un poco difcil instituir normas rgidas y concretas sobre la manera de
redactar, ya que la expresin de nuestros pensamientos, sentimientos, emociones,
vivencias y conceptos est sujeta a fenmenos tanto artsticos como cientficos. En
el primer caso, la expresin de nuestros pensamientos est atada al entorno y
variaciones del momento, del lugar, la moda, etc. En el segundo, est cambiando a
cada instante por los procesos de la fontica, la lingstica y la gramtica, debido a
que el idioma evoluciona da a da

Para que la comprensin de los documentos sea bien entendida o aplicada, se debe
considerar las siguientes caractersticas:

a. Claridad

Los documentos debern ser redactados en forma concreta y simple, sin
redundancias ni formas literarias de manera que sean fciles de comprender. Se

III-2

descartar el uso de palabras difciles o poco conocidas a fin de que los
destinatarios entiendan el propsito de su contenido con el menor esfuerzo y si
lugar a dudas. Tenga en cuenta las concordancias, la correlacin de tiempo, el
empleo adecuado de las proposiciones, etc. No escriba prrafos muy largos;
stos, si no estn bien escritos, dan impresin de pesadez y de escasa agilidad.
Emplee prrafos cortos, puntos y aparte, frases breves.

b. Precisin

Los documentos contendrn todos los elementos necesarios utilizando el
vocabulario exacto, para lograr claridad en la informacin que se suministra.
Debe evitar el uso de barbarismos o vulgarismos de mal gusto, que son
sinnimos de pobreza de vocabulario. Prefiera siempre la palabra concreta, que
designe objetos o seres, a la palabra abstracta.

c. Concisin

Concisin es la expresin de los conceptos con la menor cantidad de palabras
posibles y con la mayor exactitud, los documentos incluirn solamente los
factores esenciales en su contenido, para que se expresen las ideas en forma
concisa y objetiva. No deben usarse dos o tres palabras cuando stas puedan
ser remplazadas por una.

La oracin puede ser ms larga o ms corta; pero, siempre concisa, usando
correctamente los signos de puntuacin, interrogacin o de admiracin; caso
contrario, modifican radicalmente el sentido de la frase y dificultan la comprensin
de la misma.

2. DE FONDO

Toda redaccin debe versar, claramente, sobre algn tema propuesto de antemano.
Entonces, las ideas sugieren dicho asunto y que han de servir para su desarrollo,
constituyen el fondo de la redaccin. En otros trminos, el fondo equivale a qu
decir; no importa el tema o extensin, debe ser un todo armnico; con una lgica
comprensible; con un orden, pulcritud y sentido, para ello es necesario tener en
cuenta las pautas siguientes:

a. Integridad

Los documentos contendrn todos los elementos necesarios y esenciales,
utilizando el vocabulario preciso, para lograr exactitud y claridad en las ideas e
informacin que se desea transmitir.

Si ni se maneja o no se conoce a fondo la temtica que desea tratar, es
importante referirse a ella cabalmente. Se aconseja documentarse sobre el tema
propuesto, para de ese modo aduearse de su contenido.

b. Unidad

El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo debe
aplicarse a cada oracin y prrafo, sino tambin a todo su escrito, si se tiene que

III-3

considerar ms de un tema prepare un documento por separado, para evitar
contrasentidos, repeticin de ideas, falta de lgica, incoherencias, etc.

c. Brevedad

Evite redundancia, generalmente son impropias en una redaccin simple y
sencilla. Se descartar el uso de palabras difciles o poco conocidas; tenga en
cuenta que su finalidad es comunicar su pensamiento y no hacer gala de sus
conocimientos.

d. Correccin

Se refiere a que el escrito est libre de errores, ya sean de ndole gramatical, de
la presentacin formal o del tono apropiado. La revisin consta de dos tareas
bsicas:

1) Evaluar

Consiste en releer el borrador y en verificar que se cumplan con los propsitos
preestablecidos y en identificar los errores. Este tipo de evaluacin debe
hacerse teniendo en mente el texto ideal, el mensaje que se quiere comunicar
y el estilo ms apropiado de acuerdo con el destinatario.

2) Corregir

Consiste en decidir cul es la mejor tctica para enmendar o mejorar los
puntos que requieren correccin.

e. Seguridad

Todo documento por su importancia o contenido deber ser elaborado, calificado,
manejado, custodiado y archivado conforme a las normas establecidas en los
reglamentos y doctrinas de seguridad.

f. Cortesa

Los documentos deben ser redactados en trminos corteses (amables, atentos,
agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulacin.

C. TIPOS Y CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACIN MILITAR

1. POR SU CONTENIDO

- Acta de Reunin
- Decreto
- Acuerdo
- Resolucin
- Certificado
- Convocatoria
- Despacho
- Diploma

III-4

- Regulacin
- Directivas
- Instructivos
- Esquela
- Informe
- Mensaje Militar
- Memorando
- Oficio
- Orden General
- Parte militar
- Solicitud
- Tarjetas
- Sobres y fundas (correo militar)

2. POR SU PRIORIDAD

a. Normal (N)

Son los documentos cuyo trmite no reviste urgencia y no obliga a una prioridad
en su elaboracin y despacho.

b. Urgente (U)

Son los documentos que por su contenido deben ser inmediatamente
transmitidos al receptor y tienen que ser tramitados tan pronto como son
recibidos.

c. Urgentsimo (W)

Son los documentos o mensajes cuya prioridad est determinada
fundamentalmente en situaciones de emergencia; su informacin se transmite
generalmente por vas de comunicaciones rpidas y automticas.

3. POR SU CALIFICACIN

En concordancia con la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica (LOTAIP) y su Reglamento General, la documentacin puede ser calificada
de manera motivada como reservados, determinando que la elaboracin, manejo,
custodia y seguridad de la informacin calificada como reservada se sujete a las
regulaciones emitidas por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas sobre la
materia, es as que la documentacin militar se clasifica en: Ordinaria, Calificada

a. Documentacin Ordinaria.- Los documentos sin calificacin se denominan
Ordinarios (O).

b. Documentacin Calificada.-

1) Restringida (T)


III-5

Es la que contiene informacin de conocimiento solo del personal de Fuerzas
Armadas, cuya difusin podra afectar actuaciones administrativas u originar
interpretaciones o comentarios negativos para la institucin militar.

2) Confidencial (C)

Es aquella que debe ser conocida exclusivamente por la persona o funcionario
interesado en el asunto y cuya difusin podra afectar investigaciones y/o la
autoridad y reputacin de un miembro de las Fuerzas Armadas. (Fuente: R-T-
3-IV
1
)

3) Reservada (R)

Es la informacin y material militar que, sin estar contempladas en las
calificaciones de secretsima o secreta, requieren limitacin en su
conocimiento y distribucin, para evitar efectos perjudiciales a la institucin
militar o seguridad nacional. (Fuente: R-T-3-IV)

4) Secreta (S)

Es aquella que contiene informacin o material cuya revelacin no autorizada
podra ocasionar graves consecuencias para la seguridad nacional, tales
como: (Fuente: R-T-3-IV)

- Poner en peligro las relaciones internacionales del Ecuador.
- Poner en peligro la efectividad de programas militares y polticas
directamente relacionadas con la seguridad nacional.
- Comprometer planes militares de defensa u operaciones de inteligencia.
- Comprometer planes o proyectos de desarrollo cientfico o tecnolgico de
importancia para la seguridad nacional.
- El Escalafn Militar, al constar el detalle de todo el personal militar.

5) Secretsima (SS)

Es aquella que contiene informacin cuya revelacin no autorizada podra
incidir en un peligro excepcionalmente grave para la nacin, con las
siguientes consecuencias: (Fuente: R-T-3-IV)

- Originar un rompimiento de las relaciones diplomticas, un ataque armado
o guerra contra el Ecuador.
- Comprometer los planes militares en vigencia.
- Afectar gravemente los intereses nacionales.

1
Reglamento para la elaboracin, manejo, custodia, difusin y seguridad de la informacin militar clasificada


IV-1

CAPTULO IV

NORMAS ESPECFICAS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS
MILITARES

A. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS MILITARES

Para efectos de diagramacin
1
se tiene tres reas para la distribucin de la estructura
de los documentos y se tomar en cuenta que la orientacin es segn la posicin
normal de lectura.

rea 1.- Membrete y/o Encabezamiento.- Est ubicado en la parte superior del
documento; cubre todo el ancho de la pgina y tiene una altura de 4 cm.

rea 2.- Cuerpo o texto.- Es la redaccin que contiene toda la informacin motivo por
el cual se elabora el documento.

rea 3.- Cierre o final del documento.- rea libre destinada para el sello de registro
del documento, datos y pie de firma del remitente, lneas especiales y sello de
calificacin.

1. MEMBRETE Y/O ENCABEZADO (REA 1)

Toda la documentacin y comunicacin oficial originada en las Fuerzas Armadas,
Organismos y Entidades adscritas al Ministerio de Defensa Nacional, tendrn
obligatoriamente impreso el membrete institucional que les corresponda.

Los escudos del Ecuador e Institucionales que se usen, sern los que
reglamentariamente se encuentren en vigencia, con un dimetro de 1,7 cm., as
tenemos:

Repblica del Ecuador

Ministerio de Defensa Nacional

1
Diagramacin: Trmino utilizado en la NORMA NTE INEN 2410

IV-2

Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas

Fuerza Terrestre

Fuerza Naval

Fuerza Area

a. Ejemplos de encabezados:

1) Encabezado utilizado en: oficios, memorandos y solicitudes

2) Encabezado utilizado en: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, Regulaciones,
Directivas, Instructivos, Informes, Mensaje Militar, Certificados, Ordenes
Generales, Convocatorias, Parte Militar, Actas.

REPBLICA DEL ECUADOR

El Ecuador ha sido, es y ser
pas Amaznico

FUERZA AREA
COMANDANCIA GENERAL


IV-3

FUERZA NAVAL
DIRECCIN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

2. CUERPO O TEXTO DEL DOCUMENTO (REA 2)

a. Cdigo de referencia.

Este formato ser estndar para los siguientes documentos: oficio, memorando,
mensaje militar, regulacin, directiva, instructivo, informe y acta

Ejemplo: CCFFAA-G3-2012-0015-O-OF
FT-G2-2012-023-S-MM
FN-COGMAR-2012-0045-R-REG
FA-EE-G-2012-0134-C-OF

b. Datos del destinatario.

Estos datos son de suma importancia para el escrito, porque en este se detallan
los datos del destinatario a quien va dirigido el documento, constituido
generalmente por:

1) Tratamiento y/o ttulo acadmico.

S
i
g
l
a
s

d
e

l
a

I
n
s
t
i
t
u
c
i
n
S
i
g
l
a
s

d
e

l
a

U
n
i
d
a
d

g
e
n
e
r
a
d
o
r
a

d
e
l

d
o
c
u
m
e
n
t
o

(
D
e
p
e
n
d
e
n
c
i
a
)
A
o

d
e

e
l
a
b
o
r
a
c
i
n
N
m
e
r
o

s
e
c
u
e
n
c
i
a
l

q
u
e

c
o
r
r
e
s
p
o
n
d
a
C
a
l
i
f
i
c
a
c
i
n

d
e
l

d
o
c
u
m
e
n
t
o
A
c
r
n
i
m
o

d
e
l

t
i
p
o

d
e

d
o
c
u
m
e
n
t
o
Comando Conjunto CCFFAA G-3 2012 0015 O OF
Fuerza Terrestre FT G-2 2012 0023 S MM
Fuerza Naval FN COGMAR 2012 0045 R REG
Fuerza Area FA EE-G 2012 0134 C OF

IV-4

Para el personal militar se escribir el tratamiento (Seor, Seora, Seorita)
seguido de ste, el grado jerrquico correspondiente, la clasificacin y/o
especialidad, de conformidad con las abreviaturas
2
de los grados militares
utilizados en cada una de las Fuerzas, con letra Arial 11, tipo oracin sin
negrillas, ejemplo:

Seorita Teniente de Corbeta

Seor Crnl. EMC. Avc.

Seor Teniente General

Seor General de Divisin

Seor Capitn de Navo

Seor Capt. Tc. Avc.

Para el personal de servidores pblicos, personas naturales o jurdicas, se
combina el tratamiento con el ttulo profesional (de tenerlo) con letra Arial 11,
tipo oracin sin negrillas, ejemplos:

Seora Licenciada

Seor Arquitecto

2) Nombre del destinatario.

En la siguiente lnea, se escribe el nombre y apellido, en letra Arial 11, tipo
oracin sin negrillas; de preferencia se escribe los dos apellidos. Se respetar,
si se conoce, el formato de cmo escribe los nombres y apellidos la o las
autoridades o personas a quien se dirige el oficio. Tambin se debe tomar en
cuenta al contestar una comunicacin, de hacerlo de la misma forma como
aparece en el documento recibido, ejemplo:

Seor Teniente de Corbeta
Enrique Prez Olmedo

Seora Economista
Jeanette Montalvo Garca

3) Cargo

Se escribe el cargo completo con letra Arial 11, tipo oracin y negrillas,
ejemplo:

2
La abreviatura del grado jerrquico ser o estar sujeta a las establecidas en cada una de las Fuerzas,
respectando la regla ortogrfica de la Real Academia de la Lengua Espaola.

IV-5

Seor Capitn de Navo
Enrique Prez Olmedo
Director de Recursos Humanos

Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos lneas
para guardar armona con los datos restantes, ejemplo:

Seor Doctor
Manuel Espinoza Castro
Jefe de la Seccin Documental y
Archivo Digital

En caso de funcionarios encargados, subrogantes dentro del mbito civil, y
accidental o interino en el mbito militar, se aumentar la palabra completa en
condicin de aposicin, ejemplo:

Seor Mayo. Tc. Avc.
Pablo Pinto Suarez
Jefe del Departamento de Evaluacin, Interino

Seor Arquitecto
Pablo Pinto Suarez
Jefe del Departamento de Investigacin, Subrogante

Para dos destinatarios el encabezado ser: el tratamiento (Seores -Seoras -
Seoritas), la descripcin del grado jerrquico tipo oracin el nombre y dos
apellidos y la palabra Presentes bajo el segundo destinatario. Ejemplo:

Seores
Teniente de Navo-AD
Silvana Lomas Bosmediano

Servidor Pblico
Santiago Andrade Piedra
Presentes

Para ms de dos destinatarios el formato ser: el tratamiento (Seores-
Seoras-Seoritas), la frase LISTA DE DISTRIBUCIN en maysculas
negrilla y la palabra Presentes, los destinatarios sern listados en la lnea
especial Distribucin. Ejemplo:

Seores
LISTA DE DISTRIBUCIN
Presentes


IV-6

4) Empresa o entidad.

En la lnea siguiente, se escribe la denominacin de la institucin, empresa,
entidad o la razn social, con o sin la sigla o acrnimo, separados por un
guin, con letra Arial 11, en negrillas, con maysculas,

a) Para las Fuerzas Armadas e instituciones pblicas se escribe el nombre
completo en maysculas sostenidas. ejemplo:

Leonardo Barreiro Muoz
3

Jefe del Comando Conjunto
COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS

Seor Brigadier General
Enrique Velasco Dvila
Comandante General
FUERZA AREA ECUATORIANA

Seor General de Divisin
Fabin E. Narvez Regalado
Director de Educacin y Doctrina Conjunta

Seor Crnl. EMC.
Arturo Villegas S.
Comandante de la I-D.E. SHYRIS
FUERZA TERRESTRE

Seor
Santiago Vallejo Cerda
Director General de Operaciones
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR

b) Para empresas se escribe con el nombre completo con letra Arial 11, con
mayscula sostenida y respetando las denominaciones segn como hayan
sido registradas, CA. LTDA., S. A. y otras que pueda contener la razn
social. Ejemplo:

Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones
ALBATROS TOURS CA. LTDA.

3
Al responder una comunicacin, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento
recibido.

IV-7

5) Direccin o casilla postal (Si es necesario).

En la siguiente lnea, en letra Arial 11, sin negrillas y minsculas, se puede
escribir la direccin o la casilla postal (Una de las dos), pero es la misma
direccin o nmero de casilla postal que se registra en el sobre. Ejemplo:

Seor
Enrique Prez Olmedo
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR - SENAE
Avenida 9 de Octubre 400 y Padre Solano

Seor
Enrique Prez Olmedo
ECUADOR BOTTLING COMPANY - EBC
Isaac Albenis 203 y El Morln

Seor
Enrique Prez Olmedo
Casilla Postal n.o: 17-11-1105

Para las autoridades del nivel de Presidencia de la Repblica, Ministro de
Estado, Jefe del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y Comandantes
de Fuerza, se escribir la frase: En su Despacho. Para las dems autoridades
se escribir la palabra: Presente, en letra arial 11 sin negrilla.

Ejemplo:

Leonardo Barreiro Muoz
Jefe del Comando Conjunto
En su Despacho

Seor Crnl. EMT. Avc.
Patricio Proao E.
Director de Personal, Interino
Presente

6) Lugar (Ubicacin geogrfica).

Se identifica la localidad por su nombre, seguido de las categoras polticas de
divisin territorial superiores. Cuando se escribe dentro de la misma localidad
se escribe el nombre local o su sustantivo comn; si se trata de un funcionario

IV-8

pblico, el lugar puede ser reemplazado por En su Despacho, Ciudad o
Presente, (este ltimo cuando la entrega es personal). Ejemplo:

a) Para destinatario local:

Seor
Enrique Prez Olmedo
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR - SENAE
Ciudad

b) Para destinatario de otra localidad:

Seor
Enrique Prez Olmedo
Quito, Pichincha

Seor
Enrique Prez Olmedo
THE COCA COLA COMPANY
Atlanta, Georgia, Estados Unidos de Norteamrica

c) Para destinatario de otra localidad rural:

Seor
Enrique Prez Olmedo
Representante Comunitario COMUNA LA ESPERANZA
Shandia, La Joya de los Sachas,
Napo

d) Para destinatario pblico:

Seora
Narcisa Arias
Presidenta del Concejo
GOBIERNO MUNICIPAL DE SGSIG
En su Despacho

Seora
Narcisa Arias
Presidenta del Concejo
GOBIERNO MUNICIPAL DE SGSIG
Sgsig, Azuay

e) Los calificativos como "Excelentsimo", "Ilustrsimo", se utilizarn
exclusivamente para el Presidente de la Repblica, altas dignidades,
diplomacia en el exterior y cargos religiosos. Si no se conoce el nombre del

IV-9

Destinatario, se mencionar solo la funcin y dependencia en letras
maysculas, ejemplo:

Excelentsimo seor
Embajador
EMBAJADA DE ALEMANIA
Ciudad

Ilustrsimo Doctor
MINISTRO DE JUSTICIA CIVIL
En su despacho

c. Presentacin e identificacin del texto.

Esta parte del documento corresponde al contenido de la informacin que se
transmite al destinatario. Dependiente de su extensin, el texto puede contener
uno o ms prrafos, debindose escribir con interlineado sencillo y a una
interlnea entre prrafos.

El texto deber guardar simetra, esttica y buena presentacin con una
redaccin clara, breve y directa, sin errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni
de puntuacin; no se utilizar abreviaciones; de usarse siglas o acrnimos debe
constar junto a su significado.

Siempre que se responda o se derive a otro trmite debe hacerse referencia al
nmero y fecha del documento o al nmero de trmite. Si son varias referencias
se listarn en las lneas especiales, en lo posible tratar un solo tema en cada
documento.

d. Tipo de letra y tamao

El tipo y el tamao de la letra que se utilizar para la elaboracin de las
comunicaciones y dems documentos administrativos deben facilitar la lectura
del texto. Se utilizar como tipo de letra Arial
4
y el tamao de la letra ser de
entre 10 a 12 puntos.

e. Terminologa y tratamiento

El tratamiento escrito en la correspondencia y comunicacin militar tendr
obligatoriamente una terminologa culta y de cortesa militar, resaltando el trato
que debe mantenerse entre superiores y subordinados, viceversa y de la misma
promocin.

1) De acuerdo al destinatario, se utilizar los siguientes trminos:

- Dgnese, para dirigirse a un Superior.
- Srvase, para dirigirse a un Subordinado
- Dgnese/Srvase, para dirigirse a Jerrquicos Mayores y Menores.
- Agradecer, para dirigirse a jerarquas iguales o de la misma promocin.

4
El tipo de letra est basada en la Norma NTE INEN 2410

IV-10

2) Si la comunicacin va dirigida a un Superior, se mencionar su grado
anteponiendo la palabra mi. Ejemplo:

- Anexo al presente se dignar encontrar usted mi Coronel

3) Si la comunicacin va dirigida a subalternos, se indicar nicamente el grado
anteponiendo la palabra seor. Ejemplo:

- Adjunto al presente se servir encontrar usted, seor Teniente

f. Escritura de nmeros

De acuerdo al Sistema Internacional de Unidades, se determinan algunas normas
que se aplicarn a nivel Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Armadas y
entidades adscritas, referentes a la escritura de nmeros, cifras numricas,
fechas y horas, de la siguiente manera:

1) Nmeros, cifras numricas y valores

Cuando dentro del texto se expresen nmeros, valores monetarios, cifras o
cantidades numricas en los documentos, stos se podrn ser escritos en cifras
(nmeros arbigos) o escritos con palabras. Ejemplo:

- 123, 45, 34, veintinueve, cuatro, doscientos cincuenta y cuatro.

Se podrn combinar la expresin de nmeros en cifras y en palabras (entre
parntesis), en los documentos que por razones de seguridad deben aclarar
con exactitud las cantidades, como por ejemplo: contratos, asuntos financieros,
presupuestarios, legales, estados, etc. Ejemplo:

- 34 (treinta y cuatro); 456 (cuatrocientos cincuenta y seis).

Los nmeros de ms de cuatro cifras, tanto en la parte entera como la decimal,
sern separados en grupos de tres dgitos utilizando un espacio en blanco (no
con el punto) para separar los miles y la coma se utilizar para separar los
decimales. Ejemplo:

- 34 567; 567 888; 1 234 456 321; 341 987,345 664.

Cuando se escriba un nmero entero, no es necesario escribir la coma decimal ni
los ceros a su derecha. Ejemplo:

- 34,00 por 34; 134 289,00 por 134 289.

No se recomienda que el mismo texto se mescle nmeros en cifras y en
palabras. Ejemplo:

- 54 camiones, 15 camionetas, trece tanques anfibios. Se debe escribir

- 54 camiones, 15 camionetas, 13 tanques anfibios.

IV-11

Se pueden escribir en letras los nmeros que se expresan en una sola palabra,
esto es, del cero al veintinueve, las decenas (treinta, cincuenta), las centenas
(doscientos, trescientos), los nmeros redondos (trescientos mil, dos millones),
los nmeros inferiores a cien (noventa y nueve, setenta y tres); los nmeros
tcnicos no excesivamente complejos, no se usan smbolos o abreviaciones
sino el sustantivo. Ejemplo:

- El vehculo tctico HWWMV consume diecisis kilmetros por hora de diesel.
- El recorrido tiene treinta metros.

Se escribirn en cifras, aquellos escritos en ms de tres palabras. Ejemplo:

- es ms claro 32 423 usuarios que, treinta y dos mil cuatrocientos veintitrs
usuarios.
- 35 465 solicitudes, 35 vehculos HWWMV, 3456 raciones.
- 3 documentos anexos, 8 viviendas fiscales, 9 (nueve) personas detenidas
entregadas a la Polica Nacional, 125 condecoraciones.
- El C-130 llevar a la 19 B.S NAPO 18 350 lb. de abastecimientos Cl. I.
- El presupuesto entregado es de 1 345 115,852 (un milln trescientos
cuarenta y cinco mil ciento quince, ocho cientos cincuenta y dos milsimas).
- $ 15,69 (quince, 69/100 dlares)

2) Horas

Para la designacin de la hora, se considera el modelo de 24 horas del da
(para evitar ambigedades y confusiones que causa el modelo de 12 horas)
expresado con cuatro dgitos: dos dgitos para la hora y dos para los
minutos, separados por los dos puntos (:), se podr colocar la letra (h) al
final: 06:30, 12:30, 14:28 h.

Para designar la hora militar se eliminaran los dos puntos: 1330, 1450,
2355, 0115, 0559.

3) Fechas

a) La fecha se representa en forma mixta o alfanumrica, es decir el mes
en letras abreviadas, se escribir de la siguiente manera: dos dgitos
para el da (dd), tres primeras letras para el mes (MMM) y cuatro dgitos
para el ao (aaaa), iniciando con el da y separados cada elemento por un
guin y para la elaboracin de documentos oficiales ser representada
en forma total, en el orden de, da, mes y ao y solo las fechas
histricas e importantes ir el mes con mayscula: Ejemplo:

- 25-MAY-015; 25-MAY-2015, 25 de mayo del 2015 (fecha normal).
- 10 de Agosto del 2006 (fecha histrica e importante)

b) Para la designacin de la fecha militar (grupo fecha-hora), se expresar
en el siguiente orden: el da en dos dgitos, la hora militar con cuatro

IV-12

dgitos, el mes en tres letras maysculas y el ao con cuatro dgitos;
separando los grupos con un guin, ejemplo:
270630-FEB-2012
27 0630 - FEB - 2015
DA HORA MES AO

c) La fecha y hora puede ser expresada utilizando el denominado tiempo
universal coordinado (UTC) dividido en husos o zonas horarias
centrados sobre el meridiano de Greenwich, con lo que es posible fijar el
tiempo cronomtrico mundial o tiempo promedio de Greenwich.
Estar compuesta por seis dgitos y una letra mayscula, cuya
combinacin de elementos son: da (dos dgitos), hora origen (cuatro
dgitos, para la hora con referencia a Greenwich), Letra mayscula de la
zona horaria (Z para hora universal, A, B, C, D, E,.R para la hora local
en Ecuador continental, S para la hora local en Ecuador insular, T., X,
Y; total 24 zonas). Se complementar separado de un guin por tres
letras maysculas del mes, separado con guin se concluye con los
cuatro dgitos del ao. Este sistema es muy utilizado por la Fuerza Naval.

As por ejemplo, a continuacin expresamos la hora en el mismo instante
en varios lugares del mundo.

- 270600R-FEB-2015. Hora en el Ecuador Continental.
- 270500S-FEB-2015. Hora en el Ecuador Insular.
- 271100Z-FEB-2015. Hora universal en Greenwich.
- 271200A-FEB-2015. Hora en Roma.
- 271900H-FEB-2015. Hora en Pekn.
- 270300H-FEB-2015. Hora en Los ngeles.

g. Texto con esquematizacin

Toda documentacin militar que deba subdividirse en temas, subtemas, partes o
incluir clasificaciones para identificar numrica o literalmente un texto, tales como
ttulos, subttulos, captulos, subcaptulos, prrafos, etc. utilizar como regla
general una identificacin para cada uno de sus niveles de presentacin,
denominados nomencladores, que no son otra cosa que smbolos empleados

IV-13

para la ordenacin, numeracin, clasificacin y jerarquizacin de las ideas,
dependiendo de la clase o tipo de documento, especialmente en informes,
directivas, instructivos y otros afines.

La identificacin a travs de los nomencladores es utilizado por el sistema
romano, que se basa en nmeros y letras (romanos y arbigos; maysculas y
minsculas), mediante el cual cada divisin o subdivisin se inicia debajo de la
primera letra o nmero que encabeza lo que es objeto de divisin.

La dualidad se logra manteniendo la secuencia: un nmero y letra o letra y nmero;
pero, por lo menos deben existir un mnimo dos numerales o literales para
aplicarlos, caso contrario se lo considera como un bloque.

Este orden o jerarqua hace alusin a que cada clase de elemento haga columna
entre s; esto es, romanos debajo de romanos; maysculas debajo de maysculas;
arbigo debajo de arbigos, letras minsculas debajo de letras minsculas, y as
sucesivamente, tal como se indica a continuacin:

I. NIVEL 1 MAYSCULAS, NEGRILLA Y SUBRAYADO (1 nomenclador)
II.
A. NIVEL 2 MAYSCULAS, NEGRILLA Y SUBRAYADO (2 nomenclador)

1. Nivel 3 Tipo oracin, negrilla y subrayado (3 nomenclador)
2.
a. Nivel 4 Tipo oracin y negrilla (4 nomenclador)
b.

1) Nivel 5 Tipo oracin y negrilla (5 nomenclador)
2)

a) Nivel 6 Tipo oracin y negrilla (6 nomenclador)
b)

(1) Nivel 7 Tipo oracin y negrilla (7 nomenclador)
(2)

(a) Nivel 8 Tipo oracin y negrilla (8 nomenclador)
(b)
- Nivel 9 Tipo oracin sin negrilla (9 nomenclador)
-

h. Texto en bloque

Se utiliza cuando el contenido del documento corresponde un solo antecedente,
propsito o disposicin; en este caso, el texto se distribuir en uno o ms
prrafos y no ser necesario el uso del esquema numerado.

El uso de vietas es factible cuando se requiere listar informacin; en todos los
casos, se evitar subdivisiones innecesarias en beneficio de la presentacin y
comprensin del documento.


IV-14

3. CIERRE O FINAL DEL DOCUMENTO

Consta de: Despedida, datos del firmante, firma y rbrica, copias y las lneas
especiales.

a. Despedida

Es la expresin que cierra el tema; se escribe con letra Arial 11 en minsculas y
sin negrillas a una interlnea despus del texto: Ejemplo:

Atentamente,

La palabra Atentamente, para dirigir a entidades no adscritas al Ministerio de
Defensa Nacional, puede ir precedida de otras frases de despedida, ejemplos:

- Agradecemos su gentil colaboracin.
- Nos despedimos cordialmente y esperamos su respuesta.
- Aprovecho la oportunidad para expresar mis sentimientos de consideracin y
alta estima.
- Con sentimientos de consideracin.

Opcionalmente, a rengln seguido se escribir el lema o eslogan utilizado por
cada entidad. Ejemplo:

Atentamente,
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

b. Datos del Firmante

Se sita de cinco interlneas de la frase anterior, se escribe al comienzo los
nombres y apellidos con la primera letra de cada nombre en maysculas y el
resto en letras minsculas, a regln seguido el grado militar conforme al siguiente
detalle:

- Para Oficiales Generales, la palabra completa del grado sin abreviaturas.

- Para Oficiales Superiores, Subalternos y personal de Voluntarios, tripulantes y
aerotcnicos, se lo har utilizando abreviaturas o palabras completas de los
grados militares, respetando las normas establecidas para el efecto en cada
Fuerza; al siguiente regln, se escribe el cargo o funcin con maysculas y
negrillas; el tratamiento al personal de Servidores Pblicos, ser anteponiendo a
su apellido su ttulo, ejemplo: Licenciado, Doctor, Ingeniero etc., y a la falta de
ste, las palabras: "seor", "seora" o "seorita".

- Con respecto al cargo, es suficiente escribir la funcin y no repetir el nombre de
la institucin, unidad o reparto; porque ya consta en el encabezamiento, ejemplo:

- En los documentos y comunicaciones oficiales, se har constar
exclusivamente el nombre, grado y funcin de las autoridades que los
autentican y legalizan. No se incluirn los ttulos acadmicos civiles obtenidos
por el personal militar.

IV-15

- La autoridad responsable de la ejecucin del documento, rubrica su firma
manuscrita, en el espacio existente entre la despedida y los datos del firmante,
evitando que los rasgos caligrficos cubran, rayen o tachen los datos del
firmante.

- Las autoridades que dispongan del certificado de firma electrnica, emitida por
la Entidad de Certificacin (Banco Central del Ecuador), pueden utilizar la
firma electrnica que tiene su equivalencia y la misma validez legal de la firma
manuscrita y que se encuentra amparada por la Ley de Comercio Electrnico,
Firmas Electrnicas y Mensaje de Datos. Con esta firma pueden realizarse
trmites a travs del internet o intranet con el gobierno, compras pblicas,
gestin documental (Cero papeles), Trmites judiciales y notariales, comercio
electrnico, etc. NTE INEN 2 410 2011-189 -10. Ejemplos:

Primer ejemplo:

Carlos Tapia Arias
Coronel - E.M.
DIRECTOR

Segundo ejemplo:

Juan Silva T.
Capitn de Corbeta - SS
COMANDANTE

Tercer ejemplo:

Ing. Luis Almagro Ros
JEFE DE DEPARTAMENTO

Cuarto ejemplo: Con firma electrnica TOKEN (Banco central)

Documento firmado electrnicamente

Carlos Enrquez Contreras
General de Divisin
JEFE DEL COMANDO CONJUNTO


IV-16

Quinto ejemplo: Correcto e incorrecto

Carlos Tapia Arias
Capitn de Navo - EMC
SECRETARIO GENERAL DE LA FUERZA NAVAL
(Incorrecto, porque en el encabezado ya se indica la unidad)

Carlos Tapia Arias
Mayor Tec. Avc.
SECRETARIO GENERAL
(Correcto)

- El documento cuyo texto ocupe toda la extensin de la pgina y que no diera
lugar para consignar el pie de firma, continuar al reverso, sin necesidad de
otra hoja, escribiendo en el anverso nicamente la ltima frase del ltimo
prrafo, para considerar la continuidad del tema; en el resto de casos se
ocupar hojas aparte, pero en ningn caso se pondr el pie de firma en hojas
vacas.

- Cuando se trate de documentos con calificacin reservada, en la que
sobrasen espacios en blanco, en una pgina, deber escribirse en el centro la
siguiente frase: INTENCIONALMENTE EN BLANCO.

- En el caso de dos o ms firmantes, se distribuyen uno bajo el otro al margen
izquierdo, segn los datos e interlneas de separacin, considerando el
Reglamento de Ceremonial Pblico vigente.

c. Legalizacin de Documentos

Accin mediante la cual, una autoridad titular de un cargo o funcin, autoriza la
ejecucin o puesta en vigencia de las disposiciones o el contenido del
documento. El acto se materializa con su firma original o firma electrnica de la
autoridad que lo origina, o del oficial que lo hace por delegacin del titular
conforme a las normas contempladas en la Ley de Comercio Electrnico, firmas
electrnicas y mensajes de datos; as como los sellos oficiales de la organizacin
que emite el documento y con el sello oficial de la organizacin que emite el
documento que se colocar al costado derecho de la firma.

Cuando existan documentos que deban ser legalizados por dos o ms personas,
el pie de firma ir en orden de precedencia jerrquica. Por ningn concepto el pie

IV-17

de firma se escribir en hojas independientes, cuando por ser extenso el texto y
no permite el espacio escribir el pie de firma en esa hoja, sino al reverso de la
ltima hoja del escrito.

Cuando el texto ocupe toda la pgina y no diera lugar para consignar el pie de
firma, o no alcancen los elementos de Distribucin, Copia, o las iniciales para la
sumilla; entonces a cuatro renglones del final del texto del oficio, se escribir,
Atentamente a regln seguido la frase: DIOS, PATRIA Y LIBERTAD y al
reverso de la hoja a siete espacios verticales del borde superior, (3,5 cm
aproximadamente), continuando el pie de firma, conteniendo nombre, apellidos,
grado y cargo respectivamente. Ejemplo:
ANVERSO (lado principal de la hoja)

REVERSO (lado opuesto de la hoja) (borde superior de la hoja)

Para la legalizacin de la documentacin militar se deber considerar las
siguientes situaciones:

1) Legalizacin por la autoridad titular que emite el documento

Toda documentacin ser firmada por el titular del reparto o dependencia.

2) Legalizacin por la autoridad subrogante (por ausencia del titular)

A falta temporal de la autoridad o por expresa autorizacin del titular del
reparto o dependencia que emite el documento, lo podr hacer el oficial que
le sigue en la lnea de comando de acuerdo a la Ley, con lo cual asumir y
aceptar las responsabilidades correspondientes que demanden su
contenido; la subrogacin o reemplazo puede ser ACCIDENTAL, INTERINO
o ENCARGADO; en este caso, se aumentar la palabra completa en
condicin de aposicin, con minsculas a continuacin de la funcin del
titular, conforme al siguiente detalle:

por lo anteriormente expuesto, se dignar/servir disponer el
envo de las observaciones que coadyuven al mejoramiento continuo de las
normas y procedimientos de ...etc.
(2 interlneas)
Atentamente,

(Siete espacios verticales o 3,5 cm aproxim.)

Richard Chvez Paredes
Capitn de Navo-EM
DIRECTOR DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

DISTRIBUCIN: DIGEDO DIRINT DIRDAD SECGAR Archivo


IV-18

a) Accidental

Cuando por circunstancias operativas, tcticas o administrativas, el
comandante o el titular deba ausentarse, este debe autorizar a quien le siga
en la cadena de mando, que ejerza el comando del reparto o dependencia
con el carcter de Accidental, hasta por un plazo no mayor a 60 das;
debiendo esta autoridad legalizar la documentacin. Esta nueva condicin,
deber constar en los datos del firmante del documento con letra minscula
y negrilla a continuacin del cargo y funcin separada con una coma,
ejemplo:

Eduardo Castro Estrella
Teniente Coronel - CSM.
COMANDANTE, Accidental

b) Interino

Cuando por circunstancias de fuerza mayor o inesperadas, el Comandante
o Titular, que se ausente definitivamente de su funcin, sea por Baja,
Disponibilidad, fallecimiento o por relevo del mando (Por mal desempeo),
la autoridad inmediata o funcionario designado temporalmente hasta
nombramiento de nuevo titular y en plazo no mayor de sesenta das, este
ejercer el comando del reparto o dependencia con el carcter de Interino,
debiendo la documentacin ser legalizada por esta autoridad, escribiendo
esta condicin en los datos del firmante del documento con letra minscula
y negrilla a continuacin del cargo y funcin separada con una coma,
ejemplo:

Andrs Carrillo Andrade
General de divisin (S.P)
MINISTRO, Interino

c) Encargado

En ausencia del titular y por disposicin emitida en acuerdo o decreto, se
autoriza a quien le siga en la cadena de mando o a otra autoridad a que
ejerza el comando del reparto o dependencia con el carcter de
Encargado, en un plazo no mayor de sesenta das, debiendo legalizar la
documentacin escribiendo esta condicin en los datos del firmante del
documento con letra minscula y negrilla a continuacin del cargo y funcin
separada con una coma, ejemplo:


IV-19

Andrs Carrillo Andrade
General de divisin (S.P)
MINISTRO, Encargado

d) Firma Por:

Cuando por circunstancias operativas, tcticas o administrativas, el
Comandante o el titular deba ausentarse por perodos muy cortos de
tiempo, y no se haya considerado ninguna de las condiciones anteriores, el
siguiente en la cadena de mando, deber firmar los documentos haciendo
constar sus datos como firmante, debajo de estos, a una interlnea, se
escribir con negrillas y minsculas la palabra Por: luego se escribir
abreviado el grado, los nombres y apellidos y la funcin del comandante o
titular, ejemplo:

Carlos Alberto Fuertes
Mayor Plto. Avc.
JEFE DE LOGSTICA

Por: Tcrn. EM Luis Antonio Castillo COMANDANTE

d. Sello del Reparto

En toda la correspondencia y comunicacin oficial elaborada en las Fuerzas
Armadas, incluido los documentos digitalizados, deber imprimirse el sello del
reparto, dependencia, reparto, unidad, etc., originador del documento, previo
al trmite y despacho respectivo y se colocar al lado derecho de la firma de la
autoridad que legaliza el documento y tendr las siguientes caractersticas:

1) El Sello del Reparto tendr una forma circular y ser impreso en color azul:
Estar compuesto por dos crculos: interior y exterior. El crculo interior, tendr
el escudo de la unidad. El crculo exterior de doble lnea tendr un dimetro de
cuatro cm. En la parte superior central del sello llevar el nombre de la unidad
o reparto militar con letra Courier New y en la parte inferior central del crculo
con letras maysculas de menor tamao de la anterior, ir el nombre de la
unidad, reparto, direccin, seccin o departamento originador del documento.
Las unidades administrativas subordinadas como Departamentos, Divisiones,
etc. podrn aadir su nombre abreviado si as lo desean con letras maysculas
y minsculas bajo el nombre del Reparto.


IV-20

Ejemplo:

e. Lneas Especiales

Se escriben a una interlnea del pie de firma, se usar un tamao de letra dos
puntos tipogrficos ms pequeo que el usado en el texto. En caso de ser
necesario listar varios elementos de las lneas especiales se podr utilizar
guiones, numerales o literales.

1) Referencias.

Datos de cdigos y/o fechas de documentos relacionados al texto que se
contesta. Ejemplo:

Referencia:
- Oficio Nro. SRI-DA-2010-0009-O; 2011-10-23

Referencias:
a. Oficio Nro. SRI-DA-2010-0009-O; 2011-10-23
b. Memorando Nro. SR-DF-2010-0520; 2010-11-12

2) Anexos.

A una interlnea del ltimo dato, se escribe la palabra de la siguiente manera:
Anexo o Anexos. En el caso de no haberse descrito en el texto el o los
anexos, se debe detallar luego de la palabra anexos. Es opcional detallar
entre parntesis la cantidad de hojas, o cualquier detalle adicional sobre el
anexo. Ejemplo:

Anexo:
- A Informe de estudio de pre factibilidad

Anexos:
1. A Informe de estudio de pre factibilidad
2. B Planos topogrficos de la zona
3. C Disco compacto

Anexos:
1. A Informe de estudio de pre factibilidad
2. B Planos topogrficos de la zona (dos planos)
3. C Disco compacto (uno)


IV-21

3) Copia.

A una interlinea de los anexos, si los hay, se escribe la palabra Copia, sin
abreviar y seguida de dos puntos (:), la primera letra en mayscula y el resto
en minscula. A continuacin se listan el o los destinatarios con los siguientes
datos: tratamiento, nombre, cargo y entidad. Si se dirige a un funcionario de la
misma entidad del remitente, se omite el nombre de la entidad. Si se dirige a
una unidad administrativa se puede omitir el nombre y cargo. Ejemplo:

Copia: BGRL. Csar Ramos,
Director General de Logstica FAE

Copia: Director General de Logstica FAE

Copia: BGRL. Csar Ramos

El original de la documentacin militar deber ser dirigido a la autoridad de la
dependencia que tiene relacin con el asunto que trata la comunicacin, se
distribuirn copias exclusivamente a aquellas que requieran tomar
conocimiento del asunto, a efectos de anticipar acciones o proporcionar
informacin con relacin al tema tratado.

Cuando se trate de documentacin ordinaria, la distribucin se efectuar
consignando la secuencia de las mismas en orden jerrquico de la
dependencia a la que se remite el documento.

Cuando se trate de documentacin con calificacin de reserva,
obligatoriamente se enumerar la distribucin de los mismos. Para la
calificacin de los documentos, deber observarse las normas del Reglamento
para la Elaboracin, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentacin
Militar Calificada.

4) Identificacin del responsable y el transcriptor.

Despus de escribir los anexos y copias, si los hubiere; se escriben las siglas,
como procedimiento de aceptacin de la responsabilidad de elaboracin y de
supervisin del documento.

A dos interlneas del ltimo asunto, se escriben de izquierda a derecha con
maysculas la letra inicial del nombre y del o los apellidos (total 03 letras), del
o de los responsables del contenido del texto, y a continuacin, en
minsculas, la letra inicial del nombre y de el o los apellidos de la persona que
elabor el documento. Las iniciales de cada participante se separarn con
barras inclinadas.

No se deben escribir las inciales identificadoras de la autoridad que legaliza el
documento, ejemplo:

MRC/JAE/pts
TCA/inc


IV-22

5) Toda comunicacin oficial, que ocupe ms de una pgina ser numerada
desde la primera a la ltima pgina, a 1,5 cm del borde inferior derecho de la
hoja, indicando el nmero de hoja con referencia al total de hojas. (1 de 4). Si
utiliza una sola hoja, sta no debe numerarse. De la segunda hoja en adelante
debe mantener el membrete (Encabezado), el cdigo de referencia y la fecha
del documento.

6) Datos de la Entidad.

Los datos de la entidad remitente se escriben en letra Arial 8 y constan los
siguientes aspectos: direccin, apartado, telfono, facsmil, tlex, direccin
electrnica de correo, pgina Web, ciudad, pas y dems datos de la entidad,
la misma que se encontrar en la parte inferior del documento como pie de
pgina separado por una lnea continua del cierre del documento, ejemplo:

E2 La Exposicin S4-71 y Vela
Telf. (593) 2 2583042
www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec

f. Sello de Calificacin

Se lo realizar de conformidad con las normas contempladas en el Reglamento
para la Elaboracin, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentacin Militar
Calificada RT3-IV.

Una vez autorizado la calificacin del documento se lo estampar con sello de
caucho en la parte central, superior e inferior de cada hoja constar la clasificacin
de CONFIDENCIAL y RESERVADO en tinta azul y con letras de mayor tamaa
que las del contenido de la hoja y para SECRETO y SECRETISIMO con tinta roja.

En caso de que la comunicacin que se enva contiene documentacin calificada
que se anexa, sta obligatoriamente deber tener la misma calificacin de sus
anexos, que por ningn motivo ser diferente.

g. Aspectos Generales

1) Para documentos impresos, cuando el texto del documento ocupe ms de
una pgina, el firmante debe rubricar abreviadamente debajo del ltimo
rengln limitando lo escrito en cada pgina, con el fin de proteger la
integridad de la informacin y la firma del documento.

2) Todas las pginas de cualquier documento deben tener impreso los datos de
la entidad.

3) Toda documentacin podr ser elaborada en papel tamao A4 o A5
considerando la extensin del texto del documento, y debe tener el gramaje
adecuado, segn la tecnologa de impresin que se utilice. La calidad, el color
y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las hojas.


IV-23

4) El papel de las copias que quedan en la entidad, puede ser de diferente
gramaje y tipo que el del documento original (Se procurar usar papel
reciclable).

5) Si el documento contiene ms de una pgina, el siguiente prrafo del texto, a
partir de la segunda pgina se inicia a dos interlneas del cdigo del
documento.

6) La ltima pgina debe contener, como mnimo, el prrafo final del texto o
parte de ste antes de la despedida.

7) La comunicacin protocolar, diplomtica y consular estar sujeta a
especificaciones numricas, alfanumricas y de diagramacin propias de la
entidad emisora y del uso.

8) El orden en el que se liste a los destinatarios o se mencione a los
funcionarios pblicos debe ser aquel que consta en el Reglamento de
Ceremonial Pblico o la normativa que se encuentre vigente.


V-1

CAPTULO V

CLASES DE DOCUMENTOS MILITARES

A. ACTA DE REUNIN

1. DEFINICIN

Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una sesin: puntos
tratados, acuerdos adoptados y resoluciones por parte de organismos colegiados
legalmente conformados o por conformacin dispuesta por la Autoridad
competente.

Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado
asunto; as como, documentos de sustento en la toma de actos administrativos.

Las actas se clasifican en: registradas
1
y no registradas

2. ELABORACIN

a. Ttulo. Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se
debe aclarar cuando el carcter de la reunin sea extraordinario.

b. Numeracin. Las actas registradas de las entidades pertenecientes a la industria
de la defensa se numeran de manera consecutiva y sin interrupcin. En las
actas de los organismos reguladores de la carrera militar, comando conjunto,
frente militar, comits internos, etc, pueden iniciarse numeracin cada ao.

c. Presentacin. Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se
destinen para el efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden
llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del
organismo y con la numeracin continua para cada uno.

d. En el acta debe contener los siguientes datos:

Fecha y hora de la reunin
Nombre del grupo o entidad que se rene
Nombre y cargo de los participantes
Tipo de reunin: ordinaria, extraordinaria, etc.
Aprobacin del acta de la reunin (si procede)
Listado de documentacin presentada en la reunin
Descripcin del desarrollo de la reunin: propuestas, intervenciones,
votaciones, etc.
Resoluciones adoptadas
Firma del secretario y del presidente o director

e. De la redaccin:

1
Norma Tcnica NTE INEN 2409 De 2011-07

V-2

1) Se redacta en tiempo pasado
2) Ningn prrafo del acta se inicia con gerundio
3) El acta no se debe redactar en lenguaje telegrfico; tampoco debe presentar
errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
4) La presentacin de originales y copias deben ser impecables, sin borrones
ni repisados.

f. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 3 cm
3 INFERIOR 2 cm
4 IZQUIERDO 3 cm
5 DERECHO 2 cm

b. Encabezamiento

Conforme a lo establecido en el Captulo IV, artculo 9, solo en la primera hoja y
sin usar la herramienta de Word para encabezados, lo que permitir imprimir
original y no difuminado o como marca de agua en la parte superior.

1) Ttulo. El nombre de la reunin y su naturaleza, se escriben centrados, en
mayscula sostenida, a doble interlnea del logo smbolo (Puede utilizarse
negrilla para resaltar)

2) Denominacin del documento y numeracin. Despus del ttulo a doble
interlnea se ubica la palabra ACTA, en mayscula sostenida, centrada y a
continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.

Ejemplo:
ACTA Nro. 001

3) Fecha. Contra el margen izquierdo, a doble interlnea de la denominacin del
documento se escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida

CONSEJO DE GENERALES

REUNIN ORDINARIA

ACTA Nro. FA-COGFAE-2012-007-ACT

V-3

de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la
reunin y la fecha completa (da, mes, ao), separados por coma (,).

Ejemplo:

FECHA: Quito, Distrito Metropolitano, 15 de mayo de 2012

4) Hora. Contra el margen izquierdo, a 1,5 interlnea de la fecha se digita la
palabra HORA, en mayscula sostenida, y seguida de dos puntos (. Al
frente se anotan la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.

Ejemplos:

HORA: De las 09.15 a las 10:25 horas

HORA: De 14:20 a 16:00 horas

5) Lugar. Contra el margen izquierdo, a 1,5 interlnea de la hora se anota la
palabra LUGAR, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se anota el sitio de la reunin.

Ejemplos:

LUGAR: INEN-Saln de sesiones

LUGAR: Comando General Sala de sesiones

6) Asistentes. Contra el margen izquierdo, a 1,5 interlneas del lugar se escribe
la palabra ASISTENTES, en maysculas sostenida y seguida de dos puntos
(:). Al frente se escribe la relacin de nombres con mayscula inicial, a
interlnea sencilla. El cargo que desempea cada uno en la reunin se separa
del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido para la
reunin. En caso de igual jerarqua, en orden alfabtico por apellidos.

Ejemplo:

ASISTENTES: TGrl. Leonardo Barreiro Muoz, Jefe del COMACO
Grad.Marco Vera, Comandante General Fuerza Terrestre
BGrl. Enrique Velasco, Comandante General Fuerza Area

7) En reuniones integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a
diferentes empresas o entidades, se seguir un orden alfabtico por
entidades.

Ejemplo:

ASISTENTES: Representantes de Empresas
Oscar Javier Solano, ANDES LTDA.
Jess Alberto Alczar J., Internacional S.A.


V-4

8) Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye
como primer anexo en el acta y se especifica as:

ASISTENTES: Lista adjunta (20 personas)

9) Invitados. A continuacin de la lista de asistentes, a 1,5 interlnea del ltimo
nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayscula sostenida
seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se
escriben con mayscula inicial, a interlnea sencilla.

10) Ausentes. Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de
dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, a 1,5 interlneas del
ltimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Ejemplo:

AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificacin)
Javier Surez Q., Delegado (sin justificacin)

11) Contra el margen izquierdo, a doble interlnea del ltimo nombre, se har
constar la verificacin o constatacin del qurum reglamentario y la
instalacin de la reunin.

12) Pginas subsiguientes. Para las pginas subsiguientes de las actas, se
establecen los siguientes requisitos:

a) Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamao que el de la primera
hoja y que no tenga impresin alguna.

b) El encabezado se sita a 3 cm del borde superior, contra el margen
izquierdo y con mayscula inicial. Se identifica el documento con el
nombre de la reunin y el nmero correspondiente separados por guin.
En la misma lnea, contra el margen derecho se escribe el nmero de la
pgina, sin precederlo del smbolo (#) ni la abreviatura (Nro.).

Ejemplo:

Margen izquierdo Margen derecho

Reunin Consejo de Generales Acta Nro. 007 2

c) El primer rengln de texto se inicia a doble interlnea del encabezado.


V-5

c. Cuerpo

1) Orden del da. Contra el margen izquierdo, a doble interlnea del ltimo nombre
y con mayscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DA seguida de
dos puntos (:). A 1,5 interlneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los
temas motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndose con nmeros
arbigos. Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y
subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlnea sencilla. Entre
tema y tema se dejan 1,5 interlneas.

Ejemplo:

ORDEN DEL DA:

1. Lectura del orden del da.
2. Lectura del Acta anterior.
3. Informe de cumplimiento de las resoluciones, disposiciones o
4. Acciones.
5. Anlisis de casos.
6. Asuntos varios

2) Desarrollo. Contra el margen izquierdo, a doble interlnea del ltimo tema y con
mayscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos
puntos (:). A 1,5 interlneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se
inicia el primer tema identificndose con nmero arbigo y escritura en negrilla
si se desea resaltar. A 1,5 interlneas del ttulo del tema se inicia el desarrollo
del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y 1,5
entre prrafos.

3) A dos interlneas se enumeran y se desarrollan uno por uno los temas que se
tratan y se aprueban en la reunin con sus respectivas resoluciones o
decisiones por parte del Organismo, los prrafos se separan con una interlnea.

4) Las actas deben recoger la informacin de manera detallada, completa y
clara, para que se puedan localizar fcilmente los contenidos.

5) El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una
reunin o sesin, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de
opiniones.

6) Toda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles
intrascendentes. Los prrafos deben ser concisos, claros y que hagan
nfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa,
se anotan las discrepancias.

7) Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin, pero no es
necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.


V-6

8) Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes,
se hace con su nombre completo.

9) Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a
favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los
resultados y los nombres completos.

10) En caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de
acuerdo con los normas legales y reglamentarias debe presidir la reunin;
as como, la persona que acta como secretario de la misma.

11) En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre
de quien preside la sesin y de quien acta como secretario.

12) En caso de actas registrada y en las que por seguridad se considere
conveniente, el presidente coloca su sumilla en la parte inferior izquierda de
cada hoja.

13) En actas registradas firman el Presidente y el Secretario o, en su defecto, el
funcionario competente.

14) Adems, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta
para elaborar un acta:

a) La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a
las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una
persona por su nombre y despus por su cargo, sino que ha de hacerse
de forma homognea.

b) La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los
hechos y a las personas implicadas en la reunin. Deben evitarse, por
tanto, los trminos que impliquen apreciaciones subjetivas.

d. Cierre

1) Firma, nombre y cargo. El nombre completo de los firmantes responsables de
conformidad con las normativas internas de cada uno de los organismos y se
escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial, de cuatro a seis
renglones a partir de la ltima lnea del acta. El cargo se anota a interlnea
sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.

2) Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que
el de mayor jerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el
mismo rengln hacia la derecha.

Ejemplo:

Manuel Chacn Correa Juan Camilo Ponce
Presidente Secretario


V-7

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis
interlneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el nmero de firmas es impar,
la ltima se centra.

3) Firmas responsables. Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las
cuales mnimo dos aparecen en la pgina donde finaliza el texto. En el posible
caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la frase Pasan
firmas, seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen
derecho.

4) Anexos. Cuando en una reunin se presentan documentos que sustentan una
informacin, stos se detallan en el desarrollo y se adjuntan el acta. A doble
interlneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra
Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayscula inicial. A dos
espacios la cantidad; de preferencia clarificar el nmero de hojas.

Ejemplo:

Anexos: cinco (5 hojas)

Ver ejemplo Anexo A (ACTA DE REUNIN)

B. DECRETO, ACUERDO y RESOLUCIN

1. DEFINICIN.

Son declaraciones unilaterales, efectuadas en ejercicio de la funcin administrativa
que produce efectos jurdicos individuales de forma directa, mediante documentos
en los que se hace constar la o las decisiones tomadas por la autoridad competente,
para la ejecucin y cumplimiento de las diferentes actividades que requiere su
gestin.

a. El Decreto

Ser emitido nicamente por el seor Presidente de la Repblica, por pedido del
seor Ministro de Defensa Nacional, en ejercicio de las polticas inherentes a su
cargo y funcin, tales como: Designaciones y/o nombramientos para
cumplimiento de funciones en el exterior, ascensos, despachos, disponibilidades
y bajas de oficiales Generales y Coroneles, aprobacin de reglamentos a las
leyes orgnicas y ordinarias; y las dems de que por su competencia se requiera.

b. El Acuerdo

Ser emitido por el seor Ministro de Defensa Nacional a pedido de los seores
Comandantes Generales de Fuerza, en ejercicio de las polticas inherentes a su
cargo y funcin, tales como: Designaciones y/o nombramientos para
cumplimiento de funciones o comisiones en el exterior, ascensos, despachos,
disponibilidades y bajas de oficiales superiores, subalternos, personal de tropa,
aprobacin de reglamentos internos; y las dems de que por su competencia se
requiera.

V-8

c. La Resolucin

Ser emitido los seores Comandantes Generales de Fuerza y Subsecretario de
Defensa, en ejercicio de las polticas inherentes a su cargo, funcin y delegacin
respectiva por la Autoridad competente, tales como: Designaciones y/o
nombramientos para cumplimiento de funciones o comisiones en el exterior,
ascensos, despachos, disponibilidades y bajas de oficiales superiores,
subalternos, personal de tropa; y las dems de que por su competencia se
requiera.

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

Conforme a lo establecido en el Captulo IV, artculo 9. En la parte superior el
escudo de 1,7 cm., a una interlnea del escudo el nombre de la institucin en letra
Arial 12, maysculas y negrillas, luego a interlnea seguida en letra Arial 11,
maysculas y negrillas el nombre de la Direccin, Departamento o unidad
subordinada donde se elabora, de conformidad al nivel que se realice este tipo de
documentos:

1) Identificacin del Decreto, Acuerdo o Resolucin.

A tres interlneas del encabezado del documento, se escribe la palabra
DECRETO o ACUERDO o RESOLUCIN, seguido de la abreviatura de
nmero (Nro.) y con el espacio para el nmero de sucesin del documento
con letra Arial 11, mayscula, subrayado y negrillas, ejemplo:

DECRETO Nro. 002

ACUERDO Nro. 029

RESOLUCIN Nro. 128


V-9

ACUERDO MINISTERIAL Nro. __________
2) Nombre, grado y funcin de la autoridad.

A tres interlneas de la identificacin del acuerdo y de idntica manera como
se expresa el pie de firma, se escribe el nombre, grado y funcin de la
autoridad; centrado, letra Arial 11 y negrilla.

DR. ENRIQUE A. BASTIDAS L.
MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

Ejemplo:

PARA DECRETOS EJECUTIVOS


DECRETO EJECUTIVO Nro. _____

RAFAEL CORREA DELGADO
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA

PARA LOS ACUERDOS MINISTERIALES

DR. ENRIQUE A. BASTIDAS L.
MINISTRO DE DEFE NSA NACIONAL


V-10

PARA RESOLUCIONES

c. Texto

1) A tres interlneas del nombre, grado y funcin, se escribe en Arial 11, centrada
y negrillas, la palabra CONSIDERANDO:

2) A dos interlneas se redactarn las razones o la base legal correspondiente
que respalde el acuerdo a emitirse.

3) A tres espacios verticales se colocar la palabra DECRETA: ACUERDA: o
RESUELVE: centrada en letra Arial 11 y negrillas.

4) A dos interlneas, se redacta el o los artculos acordados, en letra Arial 11,
minsculas y justificado, los artculos que se han decidido aprobar, colocando
la abreviacin de artculo Art. Seguido del numero en el orden ascendente, en
letra Arial 11, negrillas y minsculas; respetando que el texto del prrafo
justificado y cubierto a un espacio a la derecha de la abreviacin del artculo,
ejemplo:

Art. 01 Aprobar los cursos que el personal militar de las Fuerzas Armadas
podr realizar en la Escuela de las Amricas de los Estados Unidos
de Norteamrica..

Art. 02 Calificar a las unidades.

Nota: En caso de que se trate de un solo artculo se colocar Art. nico

d. Cierre

1) A dos interlneas de la redaccin del texto, se coloca una disposicin final de
la autoridad, en el caso del DECRETO, el seor Presidente dispone la

COMANDANCIA GENERAL

RESOLUCIN Nro. _______

Enrique Velasco Dvila
Brigadier General
COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA AREA


V-11

autoridad que se encarga de la ejecucin del Decreto y de la publicacin en el
Registro Oficial; en el caso de los acuerdos y resoluciones, el seor Ministro,
Comandantes del CC.FF.AA, F.T, F.N o F. A, o los funcionarios que por
delegados tengan la responsabilidad de la elaboracin de este tipo de
documentos, disponen la publicacin y comunicacin a sus subordinados por
medio de la orden general de la Institucin, ejemplo:

En el Decreto:

De la ejecucin del presente Decreto, que entrar en vigencia a partir de la
presente fecha, sin perjuicio de su publicacin en el Registro Oficial,
encrguese al seor Ministro de Defensa Nacional.

En los Acuerdos y Resoluciones: Con letras maysculas se escribe:

PUBLQUESE Y COMUNIQUESE

2) A dos interlneas, se escribe, el lugar y fecha de emisin del documento con
letra Arial 11, minsculas, ejemplo:

Dado en el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito D.M., el veintisiete de
febrero del 2015.

3) A cinco interlneas, se escribe el pie de firma de la o las autoridades que
legalizan el documento, alineado al margen izquierdo del documento, como
dicta la norma del presente manual, se firma con tinta azul o electrnicamente
y se coloca el sello del reparto.

Dr. Enrique A. Bastidas J.

4) A tres interlneas, se escribe las iniciales identificadoras de responsabilidad
con sus respectivas rbricas.

Ver ejemplo Anexo B (DECRETO, ACUERDO y RESOLUCIN)

3. CERTIFICADO

1. DEFINICIN.

Son documentos emitidos por las autoridades respectivas de las instituciones,
direcciones, departamentos, unidades o repartos militares, a pedido del interesado,
que manifiesta que lo dicho en el certificado es verdadero. Se emitir certificados con
este formato nicamente para asuntos institucionales.

Nota: En certificados personales, no se utilizar este formato.

V-12

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

De conformidad con la normativa constante en el Captulo IV, Letra A. numeral 1,
del MEDOMI.

FUERZA TERRESTRE

c. Cuerpo

1) A tres interlneas del encabezado se escribe CERTIFICADO centrado en Arial
12, negrillas y subrayado.

2) A tres interlneas del nombre del documento, desde el margen izquierdo, iniciar
escribiendo en tercera persona la certificacin, utilizando las palabras: El
Suscrito, seguido del grado, nombres, apellidos y cargo de la autoridad que
emite el documento, seguido de la frase: a peticin verbal del interesado, con
letra Arial 11, minsculas.

3) A tres interlneas y centrado se escribe la palabra CERTIFICA: en letra Arial 11,
maysculas, negrillas.

4) A tres interlneas y alineados al margen izquierdo, iniciar el texto que
corresponda de acuerdo al caso solicitado, con letra Arial 11, minsculas.

5) A dos interlneas ir la siguiente frase: El interesado utilizar el presente
certificado: y a continuacin se escribir el destinatario a quien va dirigido el
documento.


V-13

Nota: No se recomienda extender la certificacin de la siguiente manera: El
interesado utilizar este documento para los fines que creyere convenientes,
dentro de los trminos legales correspondientes, porque este certificado puede
usarse para otros fines.

1) A tres interlneas y al margen derecho, se detallar el lugar y fecha de
expedicin.

d. Cierre

1) A cinco interlneas del final del texto, se concluir con el pie de firma, con
nombres y apellidos, grado y funcin, de acuerdo a lo establecido en la norma
del captulo IV del presente manual.

2) A dos espacios ir la palabra Copia: en negrillas y minsculas; a continuacin
se nombrar la unidad, autoridad o lugar donde se encuentran los mismos.

3) A dos espacios, conforme la norma se escribir las siglas de quienes aprueban,
supervisan y elaboran el documento.

4) Como pie de pgina utilizando las herramientas de WORD, se colocar como
lneas especiales los datos de la entidad, direccin, nmeros telefnicos, e-mail,
etc.

Ver ejemplo Anexo C (CERTIFICADO)

4. CONVOCATORIA

1. DEFINICIN.

Documento mediante el cual se cita a los miembros de un organismo, a fin de que
asistan a un lugar o acto determinado para tratar asuntos de su competencia.

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

De conformidad con la normativa constante en el Captulo IV, Letra A. numeral 1,
del MEDOMI.


V-14

FUERZA TERRESTRE

c. Texto

1) A dos interlneas, se centrado, en Arial 11, negrilla, tipo oracin se escribe
Sesin/Reunin Ordinaria Nro. --------- con el nmero secuencial de la
sesin que corresponda.

Ejemplo. Sesin Ordinaria Nro. 004-2012

2) A cuatro interlneas, se escribe centrado, en Arial 12, negrillas, maysculas y
subrayado la palabra CONVOCATORIA:

3) A tres interlneas del ttulo en Arial 11, se iniciar el texto de la convocatoria, la
separacin entre prrafos ser de dos interlneas.

4) A dos interlneas y alineado al centro se escribir ORDEN DEL DA, en Arial 11,
maysculas y negrillas. En el texto constar numerado el orden del da de la
reunin.

5) A dos interlneas de ser necesario se escribir la palabra Nota: en Arial 11,
negrillas y al margen izquierdo de la hoja.

6) A dos interlneas se redactar cualquier nota aclaratoria referente a la reunin.

7) A tres interlneas y al margen derecho se escribir el lugar y fecha de
expedicin de la convocatoria.

c. Cierre

1) A cinco espacios verticales del lugar y fecha ir el pie de firma de la autoridad
que convoca.

2) Como pie de pgina utilizando las herramientas de WORD, se colocar como
lneas especiales los datos de la entidad, direccin, nmeros telefnicos, e-mail,
etc.

Ver ejemplo Anexo D (CONVOCATORIA).


V-15

5. DESPACHO

1. DEFINICIN.

Ttulo que expide el Presidente de la Repblica a los cadetes que egresan de las
Escuelas Superiores Militares, y a los oficiales, en caso de ascensos o canje de los
mismos. Se puede utilizar la hoja de material especial para su elaboracin.

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 3,0 cm.

b. Encabezamiento

1) Logotipo

Franja de la Bandera del Ecuador de 15 cm x 2 cm.
Escudo del Ecuador de 1,7 cm de dimetro en el centro de la franja.

2) Nombre y funcin del seor Presidente de la Repblica

Se escribir el nombre del seor Presidente de la Repblica en el centro del
encabezamiento del documento en letra Arial 28, minsculas y negrilla.

A espacio seguido, centrado, la funcin en letra Arial 16, minsculas, sin
negrillas, as: Presidente Constitucional de la Repblica del Ecuador.

c. Texto

1) A dos interlneas del encabezamiento, se escribe la siguiente frase:
Atendiendo al mrito y servicio del seor: seguido del grado y especialidad del
cadete u oficial del ascendido con letra Arial 14, minsculas, sin negrillas.

2) A tres interlneas espacios con letra Arial 16, maysculas, negrillas y centrado;
se har constar los nombres del cadete u oficial que asciende al inmediato
grado superior o que recibe los canjes de despacho.

3) A tres interlneas, se escribe la siguiente frase en Arial 14, minsculas y sin
negrillas, donde consta la fecha y el nmero del decreto ejecutivo, as: Tiene a
bien ascenderle a su inmediato grado superior, con fecha 27 de octubre del
2004, segn Decreto Ejecutivo No. 50.

V-16

4) A dos interlneas, se escribe la siguiente frase en Arial 14, minsculas y sin
negrillas; donde se autoriza a la autoridad competente la imposicin del nuevo
grado, as: Por lo tanto, el Jefe a quien corresponda le pondr en posesin del
referido Grado de:

5) A tres interlneas con letra Arial 16, maysculas, negrillas y centrado; se har
constar el nuevo grado de ascenso con el arma, servicio o especialidad.

6) A tres interlneas con letra Arial 14, maysculas, sin negrillas, las frases de
legalidad con la cual se autoriza que ostente el nuevo grado, as:

Guardndole y hacindole guardar los fueros, honores y privilegios que le
competen.

Tmese razn de este DESPACHO en las oficinas respectivas para los fines
legales.

7) A dos interlneas con letra Arial 14, maysculas, sin negrillas se escribe el
lugar y fecha en que se emiti el despacho, ejemplo:

Dado en el Palacio Nacional y refrendado por el Ministerio de defensa
Nacional, en Quito, D.M., el diez de Agosto del dos mil once

d. Cierre

1) A seis interlneas con letra Arial 11, se escribe los pies de firma de las
personas que legalizan el despacho en orden de precedencia jerrquica, a la
izquierda el pie de firma del seor Ministro de Defensa Nacional y al derecho
el pie de firma del seor Presidente de la Repblica.

2) La impresin del sello se lo puede realizar con sello seco por la seguridad e
importancia del documento.

3) A tres interlneas con letra Arial 11, minsculas y sin negrillas, se anotar el
nmero del registro que asigna la Secretara General del Ministerio de defensa
nacional, en forma secuencial, alineado al margen derecho, ejemplo:

Anotado al folio Nro. 19

Ver ejemplo Anexo E (DESPACHO)

A. DIPLOMA

1. DEFINICIN.

Documento que la institucin militar otorga al personal militar y servidores pblicos
para validar ascensos, condecoraciones, cursos, seminarios auspiciados o dictados
por los organismos de las Fuerzas Armadas.


V-17

a. Clasificacin

1) Condecoraciones

De acuerdo a lo estipulado en el Reglamento General de Condecoraciones
Militares, se conceder diplomas para todo el personal de las Fuerzas
Armadas.

2) Aprobacin de cursos o seminarios

Se otorgar diplomas por aprobacin de cursos o seminarios, siempre que la
duracin del mismo supere las 40 horas acadmicas; caso contrario, se
extender un CERTIFICADO DE ASISTENCIA, el cual mantendr las mismas
caractersticas del diploma.

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA Cartulina de hilo blanco INEN A-4
2 SUPERIOR 0,5 cm.
3 INFERIOR 0,5 cm.
4 IZQUIERDO 0,5 cm.
5 DERECHO 0,5 cm.

b. Encabezamiento

1) Condecoraciones

a) Escudo del Ecuador a colores de 3,5 cm de dimetro, en el centro del
bloque superior.

b) A los extremos del Escudo del Ecuador, se utilizar un marco decorativo
estandarizado de acuerdo a la clase de condecoracin otorgada, conforme
al Reglamento de Condecoraciones, (Amarillo primera clase, azul segunda
clase y rojo tercera clase).

2) Cursos y seminarios

a) Se usarn los escudos institucionales en lugar del escudo del Ecuador,
cuando se otorguen diplomas o certificados de la participacin de cursos y
seminarios.

b) Los diplomas y certificados emitidos para cursos y seminarios se
diferenciarn de los otorgados por condecoraciones.

G. Texto

1) Para condecoraciones

V-18

a) Debajo del Escudo del Ecuador, ir el nombre de MINISTERIO DE
DEFENSA NACIONAL que otorga el diploma en letra times new roman 20,
negrillas y centrada.

b) A una interlnea, ir el nombre de la institucin que lo confiere, con letra
times new roman 18, negrillas y centrada, en caso de que el seor Ministro
de Defensa Nacional o el seor Presidente otorguen el diploma, se har
constar la funcin, ejemplo:

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

c) A dos interlneas y alineado a la izquierda, ira la frase: Considerando que
el seor: en letra times new roman 14, cursiva y sin negrillas.

d) A continuacin de seor:, se escribe el grado, arma, servicio, especialidad
o el ttulo (Personal civil) seguido de los apellidos y nombres, en letra
Edwardian Script ITC de 35 a 40, maysculas y negrillas.

e) A una interlnea se redactar, la parte literal reglamentaria, en letra, times
new roman 14, minsculas, cursiva y sin negrillas

f) A dos interlneas se escribir el nombre de la condecoracin, en letra
mayscula times new roman 24, cursiva y negrilla, utilizando la herramienta
de WordArt, con la intencin de rellenar las letras del color respectivo del
diploma (Segn la clase de condecoracin, amarillo, azul y rojo) con borde
de color negro y grosor 0,25.

g) A una interlnea, se har constar la siguiente frase: En testimonio de lo
cual se le otorga el presente DIPLOMA, con letra times new roman 14,
minsculas, cursiva y sin negrillas a excepcin de la palabra DIPLOMA que
va en negrillas y maysculas.

h) A tres espacios, se escribir el lugar y la fecha, alineado al margen derecho
con letra times new roman 14, cursiva y sin negrilla, ejemplo:

Dado en Quito D.M., a 25 de abril del 2012

i) A cuatro espacios constar los pies de firma de las dos mximas
autoridades que confieren el diploma, el mismo que se lo realizar dentro
de un cuadro de texto, sin relleno y sin contorno, con letra times new roman
12, cursiva y negrilla, ejemplo:

2) Para cursos o seminarios

a) Como marco del diploma se utilizarn formatos estandarizado de cada
Fuerza, Unidades, Institutos, Escuelas, etc., los mismos que debern
Dr. Carlos Andrade Garca

V-19

diagramarse consideran que el escudo de la institucin o de la unidad
quede en el centro, similar como queda el escudo del Ecuador en los
diplomas para condecoraciones.

b) Debajo del Escudo de la Institucin, ir el nombre de la Fuerza que otorga
el diploma o certificado en letra times new roman 20, negrillas y centrada.

c) A continuacin a una interlnea, ir el nombre de la Unidad, Sector,
Reparto, etc, que lo confiere, en letra times new roman 18, negrillas y
centrada.

d) A dos interlneas y alineado a la izquierda, ira la frase con el tratamiento:
Considerando que el seora/seorita/seor:, en letra times new roman
14, cursiva y sin negrillas.

e) A continuacin del tratamiento, se escribe la abreviacin del Grado o ttulo
(Personal civil), seguido del arma, servicio, tcnico, especialista, junto a los
apellidos y nombres, en letra maysculas, Edwardian Script ITC 28 y
negrillas.

f) A rengln seguido se redactar, la parte literal del tema o asunto que trata
el motivo del diploma, lugar de capacitacin, la fecha de inicio y finalizacin
y el tiempo de duracin en horas, con letra times new roman 16, cursiva y
sin negrilla. Separado con punto y coma, se har constar la siguiente frase:
; en testimonio de lo cual se le otorga el presente: con letra times new
roman 16, minsculas, cursiva y sin negrillas.

g) A dos interlneas y centrado se escribe la palabra D I P L O M A (letras
azules) o C E R T I F I C A D O (letras rojas), segn sea el caso, con letra
times new roman 32, negrillas, centrado y maysculas con un espacio de
separacin entre las letras.

h) A tres espacios, se escribir el lugar y la fecha, alineado al margen derecho
con letra times new roman 16, cursiva y sin negrilla, ejemplo:

Dado en Quito D.M., a 25 de abril del 2012

H. Cierre

1) A cuatro espacios constar los pies de firma de las autoridades que confieren
el diploma o certificado, el mismo que se lo realizar dentro de un cuadro de
texto, sin relleno y sin lnea contorno, con letra times new roman 12, cursiva y
negrilla.

Ver ejemplo Anexo F (DIPLOMA y CERTIFICADO)

G. REGULACIN, DIRECTIVA E INSTRUCTIVOS

Son documentos de suma importancia para la institucin, que permiten emitir normas,
reglas, directrices, guas, actividades, instrucciones y procedimientos; que basados en
las normas legales vigentes, permitan cumplir y ejecutar con eficiencia las actividades

V-20

institucionales, a fin de lograr la optimizacin de la gestin administrativa, tcnica,
financiera, desarrollo e investigacin.

Una de las polticas internas de la Institucin militar, es la de optimizar la descentralizacin
administrativa, dando facultades de decisin a todos las unidades subordinadas,
referentes a la elaboracin y administracin de este tipo de documentos, respetando
siempre el mbito de su competencia, funcin y jerarquizacin de los documentos.

1. DEFINICIONES:

a. Regulacin

Es un documento que sirve para normar y regular la ejecucin de las
disposiciones, directrices, polticas de comando, rdenes o lneas de conducta,
que basados en las normas legales y reglamentarias se promueve e instruye al
cabal cumplimiento de las acciones de una determinada actividad, en
cumplimiento a la ejecucin de tareas y actividades generales o especficas en la
Institucin o en las unidades subordinadas, segn el nivel que las genere, en
cumplimiento a las atribuciones contempladas en las Leyes y Reglamentos
aplicables para tal efecto.

Este tipo de documento es de carcter permanente hasta que finalice su vigencia
con una derogacin o modificacin.

Su promulgacin ser a nivel de: Jefe de Comando Conjunto y Comandantes de
Fuerza, considerando que su aplicacin es general para toda la Institucin.

b. Directiva

Es un documento que sirve para direccionar las disposiciones, rdenes o lneas
de conducta, que basados en las normas legales, reglamentarias y reguladoras
vigentes, se promueve e instruye al cabal cumplimiento de las acciones de una
determinada actividad, en cumplimiento a la ejecucin de tareas y labor
generales o especficas en la Institucin o en las unidades subordinadas, segn
el nivel que las genere, a la que deben sujetarse y cumplir todas las unidades
operativas y administrativas a quienes se encuentran dirigida para cumplir tareas
de accin, planificacin, direccin, ejecucin y control.

Este tipo de documento son de carcter temporal, es decir que tiene un inicio y
un fin.

Su promulgacin ser a nivel de: Jefe de Comando Conjunto, Comandantes de
Fuerza, Divisiones/Brigadas/Repartos/Direcciones, considerando que su
aplicacin es de carcter especfico y temporal.

c. Instructivo

Son documentos escritos que contendrn las acciones, instrucciones,
procedimientos administrativos, tcnicos u operativos a fin de cumplir

V-21

disposiciones impartidas por las Regulaciones y/o directivas o simplemente para
cumplir actividades internas de la unidad.

Los instructivos se limitarn a clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Portada o cartula

Las Regulaciones, Directivas e Instructivos, debern contener una portada o
cartula diagramada y rotulada en una hoja dividida en tres reas, cada una con
doble marco: un exterior de 3 puntos de grosor y un interior de 1 punto de grosor.

1) rea superior:

- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 6,5 cm. y la interior de 15,0 x
6,0 cm.

- Sello de la Institucin, unidad o reparto: A tres interlneas del marco superior,
centrado, impreso en color negro de 3 cm. de dimetro.

- Nombre del originador de la Directiva: A dos interlneas del sello, en letra Arial
14 a 16, maysculas, negrillas y centrado

- Sede del originador, a dos interlneas del nombre del originador, se coloca el
nombre de la ciudad en donde se elabor el documento, en letra Arial 14,
Minsculas, negrilla y centrado.

2) rea central

- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 13,0 cm. y la interior de 15,0
x 12,5 cm.

- En la parte superior constar la palabra REGULACIN, DIRECTIVA o
INSTRUCTIVO, dependiendo del documento en Arial 18, negrillas, subrayado
y centrado.

- A tres interlneas del nombre del documento, se escribe la identificacin del
documento, con letra Arial 16, centrado, negrilla y mayscula, segn lo

V-22

especificado en el Cap. IV del presente manual, ejemplo:

CCFFAA G-3 - 2012 - 015 - REG - O

- Luego en el espacio sobrante de esta rea, se centrar el nombre o asunto
del documento entre comillas con letra Arial 18, maysculas y negrillas.

3) rea inferior

4,5 cm.

- Centrado en el rea se colocar el ao de aprobacin del documento, en letra
Arial 18, negrillas.

c. Encabezado

El encabezado se constituir en el membrete de la primera hoja del documento,
incluyendo los anexos y apndices si lo tuvieren.

Dentro del encabezado constatar:

1) Sello de la institucin: a 1 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el
sello de la institucin, unidad, sector o reparto impreso en color negro.
2) Nombre de la institucin: A interlnea seguida se colocar el nombre de la
institucin, en letra Arial 12, mayscula, negrilla y centrado.
3) Nombre de la Unidad generadora: A interlnea seguida, se escribe el nombre
de la Institucin, Direccin, Departamento, Unidad, Sector o Reparto
generador del documento, en letra Arial 11, maysculas, negrillas y centrado.
4) Nombre del documento: A interlnea seguida, se escribir la palabra:
REGULACIN, DIRECTIVA o INSTRUCTIVO; en letra Arial 14, maysculas,
centrada, negrillas y subrayado.
5) Serie de identificacin del documento: A rengln seguido, debajo del nombre
del documento, se escribir la serie o nomenclatura del documento, en letra
Arial 12, mayscula, negrilla y centrada.
6) Fecha: seguido del cdigo de referencia se escribir la fecha de aprobacin
del documento, en letra Arial 12, minscula y en negrilla


V-23

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

REGULACIN

MDN-PER-2012-035-DIR-O del 7 de marzo de 2012

7) Para la identificacin de las siguientes hojas del documento principal y de sus
anexos, se utilizar la herramienta para encabezado de Word, escribiendo el
cdigo de referencia de la documento con la fecha de elaboracin, ubicndole
en la parte superior derecha de la hoja en letra Arial 8, sin negrillas, ejemplo:

MDN-PER-2012-035-DIR-O del 07 de marzo del 2012

d. Texto

1) Ttulo:
Se escribe el nombre del documento, seguido del asunto o razn para la que
se elabora dicho documento, en letras Arial 11, maysculas, justificado y con
negrillas, ejemplo:

ASUNTO: NORMAR LOS PROCEDIMENTOS PARA ELABORACIN DE
RESOLUCIONES Y OTROS TRMITES ADMINISTRATIVOS
PARA EL PERSONAL DE LA FUERZA NAVAL QUE POR LAS
SIGUIENTES RAZONES DEBE SALIR AL EXTERIOR:
LICENCIAS, PERMISO, COMISIN DE ESTUDIOS Y
TRATAMIENTO MDICO ESPECIALIZADO.

2) Estructura:

La organizacin del texto debe regirse a las normas dictadas en el Cap. IV,
jerarquizacin de los nomencladores, en letra Arial 11, alineado a la izquierda,
en negrillas, minsculas solo la palabra Referencias: y en maysculas el
resto de nomencladores; todo el texto ser escrito con alineacin justificada,
en Arial 11:

Referencias:
- Car..
- Inform.

A. ANTECEDENTES:
B. PROPSITO:
C. DISPOSICIONES:
1. Generales:
2. Especficas:
D. VIGENCIA:
E. DEROGATORIA:

V-24

e. Cierre:

1) Pie de firmas:

A cinco espacios del elemento anterior DEROGATORIA, ir la firma de la
autoridad respectiva con todos sus elementos, tal como se presenta en el Cap.
IV del MEDOM.

2) Sello del reparto:

Se estampar al lado derecho del pie de firma.

3) Anexos:

De existir en el documento, se escribirn a dos espacios del pie de firma y
alineado a la izquierda, la palabra Anexos: con letra Arial 11, minsculas y
negrillas, a continuacin a un espacio, se enumerndolos con vietas
(numerales) cada anexo en orden, con letra Arial 11, combinacin de
maysculas y minsculas sin negrillas.

4) Distribucin:

Se escribir a dos espacios del Pie de firma o de los anexos, la palabra
Distribucin: con letra Arial 11, minsculas y negrillas, a continuacin a un
espacio, se escriben en forma sucesiva las siglas de las Instituciones,
Direcciones, Departamentos, Unidades o Repartos subordinados que deban
tomar conocimiento del documento, respetando el orden jerrquico de las
mismas.

5) Sumillas de responsabilidad:

A dos espacios de la Distribucin, segn sea el caso, se escribir con
maysculas y en orden jerrquico de mayor a menor (de izquierda a derecha) las
iniciales y sumillas respectivas de las personas que ordenan, o intervienen en la
elaboracin, supervisin y control del documento.

6) Pie de pgina:

Usando las herramientas de WORD, se escribir el pie de pgina la
numeracin de las pginas en letra Arial 11, centrada y minsculas.

Ejemplo:

Para las pginas del texto de la regulacin/directiva/instructivo

2 8


V-25

Para las pginas que corresponde a los anexos de la
regulacin/directiva/instructivo

A 1

Para las pginas que corresponde a los apndices de los anexos de la
regulacin/directiva/instructivo

A I - 1

7) Sello seco de seguridad:

Para garantizar su originalidad y autenticidad se estampar el sello seco del
Ministerio, Institucin, Unidad o Reparto militar; en el sector inferior derecho de
todas las pginas, incluyendo los anexos y apndices.

Ver ejemplo Anexo G (REGULACIN, DIRECTIVA O INSTRUVTIVO.)

H. ESQUELA

1. DEFINICIN.

Es una comunicacin o documento protocolario, oficial o epistolar, de estilo
determinado y generalmente de uso social.

Anexo A
Apndice I
Pgina 1
Anexo A
Pgina 1

V-26

2. ELABORACIN.

Tambin la esquela puede ser elaborada en papel martillado o de hilo de 70 a 80 gr.
en tamao A6, imprimiendo el documento en su cara frontal nicamente, para luego
introducirla en el sobre respectivo.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA
INEN A6, cartulina de hilo o kimberly de 80 gramos
de color blanco. Exclusivo para condolencia, con la
lnea gruesa negra en la parte superior izquierda.
2 SUPERIOR 1,5 cm.
3 INFERIOR 2,0 cm.
4 IZQUIERDO 2,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

1) A 1,5 cm. del borde superior, se coloca el escudo a color o dorado de la
Institucin, Unidad, Sector o Reparto de 2,5 cm. de dimetro.

2) A interlnea seguida del escudo, se escribir la denominacin del cargo en
tercera persona, tipo de letra Edwardian Script ITC 28.

c. Texto

Se iniciar con la frase de cortesa: "Saluda atentamente" con letra Arial 11,
cursiva, minsculas y sin negrillas; a continuacin con negrillas y minsculas, el
ttulo profesional o grado, nombres y apellidos completos, la funcin o cargo del
destinatario; luego continua la redaccin del texto que corresponda de acuerdo a
la ocasin, con letra Arial 11, cursiva, minsculas y sin negrillas.
d. Cierre

1) A cinco interlneas de la ltima lnea del texto, se escribe el pie de firma, segn
dicta la norma del presente manual.

2) Se escribir el grado, apellidos y nombres del remitente, seguido de la frase de
cortesa aprovecha la oportunidad para reiterar a

3) Se colocar el ttulo profesional o grado del destinatario en negrillas, seguido de
la frase el testimonio de su distinguida consideracin.

4) Lugar y fecha de emisin.

NOTA: Para expresar sentimientos de condolencia, en el bloque superior izquierdo
de la esquela y el sobre, ir impresa una lnea oblicua de 5 mm de color negro.

Ver ejemplo Anexo H (ESQUELA)

V-27

I. INFORME

1. DEFINICIN.

Es una comunicacin escrita veraz y concreta para informar al escaln superior, que
proporciona de manera sistemtica, datos y resultados logrados a travs del
estudio, investigacin, anlisis y evaluacin de un tema determinado, con el
propsito esencial de presentar un diagnstico de la situacin actual, instruir,
informar y determinar las conclusiones y recomendaciones que sean pertinentes.

Existen los siguientes tipos de informes: al instante, accidentes terrestres, fluviales y
areos, contacto, inspeccin de prevencin de accidentes, junta evaluadora e
investigadora, descubrimientos, situacin de operaciones, traspaso, peridico de
inteligencia, personal, preliminar, comando, no peridicos, nicos, etc.

a. Normas para la redaccin de un informe

1) Saber previamente sobre lo que se va a informar y si es posible indicar la
finalidad que se persigue.
2) Recopilar todos los elementos de juicio que se puedan reunir.
3) Ordenar con lgica la informacin encontrada.
4) Ser objetivo, apoyndose en datos y hechos posibles de constatar, evitando la
subjetividad.
5) Ser breves, claros y precisos.

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

El encabezado se constituir en el membrete de la primera hoja del documento,
incluyendo los anexos y apndices si lo tuvieren.

Dentro del encabezado constatar:

1) Sello de la institucin: a 1 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el
institucin, en letra Arial 12, mayscula, negrilla y centrado.

V-28

4) Nombre del documento: A interlnea seguida, se escribir la palabra:
INFORME; en letra Arial 14, maysculas, centrada, negrillas y subrayado.
5) Serie de identificacin del documento: A rengln seguido, debajo del nombre
del documento, se escribir la serie o nomenclatura del documento, en letra
Arial 12, mayscula, negrilla y centrada.
6) Fecha: Junto a la serie de identificacin, se escribir la fecha de aprobacin
del documento, en letra Arial 12, minscula y en negrilla.

FUERZA TERRESTRE
SECRETARIA GENERAL

INFORME
FT-SG-2015-001-INF-O del 24 de Marzo del 2015

Para la identificacin de las siguientes hojas del documento principal y de sus
anexos, se utilizar la herramienta de Word respectiva, escribiendo el cdigo de
referencia de la documento con la fecha de elaboracin (Igual como en el
encabezado anterior), ubicndole en la parte superior derecha de la hoja en letra
Arial 8, sin negrillas de igual manera que se lo hizo en el encabezado anterior,
ejemplo:

FT-SG-2015-001-INF-O del 24 de marzo del 2015
c. Texto

1) Ttulo:
Se inicia escribiendo la palabra INFORME, seguido de la frase QUE
PRESENTA EL SR. (A.) o (TA.) seguido del grado, apellidos y nombres, la
funcin que desempea, seguido de AL SR. (A.) o (TA.) con el grado,
apellidos, nombres y funcin del destinatario; a continuacin ir la palabra
SOBRE y luego se escribir en forma detallada las razones que llevan a
presentar el informe, en letra Arial 11, maysculas, justificado, con negrillas y
ocupando el ancho de los mrgenes establecidos, ejemplo:

INFORME QUE PRESENTA EL CRNL. E.M.C CARRILLO GABRIEL,
COMANDANTE DEL C.O.T, AL SR. GRAD. SANTILLAN OSCAR, JEFE DEL
ESTADO MAYOR DE LA FUERZA TERRESTRE, SOBRE LAS ACCIONES
EJECUTADAS EN LA OPERACIN ESCORPIN I REALIZADA POR EL
C.O No. 1 NORTE EN LA PROVINCIA DE ESMERALDAS DEL 03/08-MAY-
012.


V-29

2) Estructura:

La organizacin del texto debe regirse a las normas dictadas en el Cap. IV,
jerarquizacin de los nomencladores, en letra Arial 11, alineado a la izquierda,
en negrillas y en maysculas, todo el texto ser escrito con alineacin
justificada, en Arial 11:

d. Cierre:

1) Pie de firmas:

A cinco interlneas de las recomendaciones, ir la firma de la autoridad
respectiva con todos sus elementos, tal como se presenta en el Cap. IV del
MEDOMI.



3) Anexos:

De existir en el documento, se escribirn a dos interlneas del pie de firma y
alineado a la izquierda, la palabra Anexos: con letra Arial 11, minsculas y
negrillas, a continuacin a un espacio, se enumerndolos con vietas (-) cada
anexo en orden, con letra Arial 11, combinacin de maysculas y minsculas
sin negrillas.

4) Distribucin:

Se escribir a dos espacios del Pie de firma o de los anexos, la palabra
Distribucin: con letra Arial 11, minsculas y negrillas, a continuacin a un
espacio, se escriben en forma sucesiva las siglas de las Instituciones,
Direcciones, Departamentos, Unidades o Repartos subordinados que deban
tomar conocimiento del documento, respetando el orden jerrquico de las
mismas.


A dos espacios de la Distribucin, segn sea el caso, se escribir con
maysculas y en orden jerrquico de mayor a menor (de izquierda a derecha) las
iniciales y sumillas respectivas de las personas que ordenan, o intervienen en la
elaboracin, supervisin y control del informe.
A. ANTECEDENTES:

B. ANALISIS o DESARROLLO:

C. CONCLUSIONES:

D. RECOMENDACIONES:

V-30

6) Pie de pgina:

numeracin de las pginas en letra Arial 11, centrada y minsculas. Ejemplo:

2 - 8

Ver ejemplo Anexo I (INFORME)

J. MEMORANDO

1. DEFINICIN.

Es un documento de breve contenido que se utiliza para impartir
disposiciones; requerir informes, adquisicin de abastecimientos, pago de
viticos, etc., y de inmediato cumplimiento.

Se lo emplea para dirigirse nica y exclusivamente del superior jerrquico
al subordinado dentro del mismo Reparto.

El memorando adopta la modalidad de circular, cuando una misma
disposicin tiene el propsito de comunicar un asunto a varias personas u
organismos.

El memorando no debe exceder de una pgina, si el contenido es mayor a una
pgina se deber usar el formato de oficio.

2. ELABORACIN.

La elaboracin de este documento se debe mantener siempre una buena
presentacin y esttica proporcional en las interlneas, pudiendo variar los espacios
verticales que se dictan a continuacin, considerando la extensin del texto a
elaborar.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado


V-31

1) De conformidad a la Norma Tcnica Ecuatoriana NTE INEN 2410: 2010,
numeral 3.1.1.1, literal a); el encabezado se ubica en la parte superior y cubre
el ancho de los mrgenes establecidos con una altura mxima de 4 cm.

2) En el margen izquierdo se escribe REPBLICA DEL ECUADOR en letra Arial
7 y maysculas.

3) A espacio seguido, debajo y centrado a la frase anterior, se ubica la imagen
del Escudo del Ecuador color negro de 1.7 cm. de dimetro.

4) A espacio seguido del escudo y bajo este se utilizar el lema institucional que
se encuentre vigente distribuido estticamente en una o dos lneas en letra
Arial 7 y minsculas.

5) Al centro se escribe el nombre de la entidad o la razn social, en mayscula
en letra Arial 16 a 20 y negrillas.

6) A rengln seguido, debajo del nombre de la entidad se escribe el nombre de la
unidad administrativa responsable del documento, en letra Arial 14 a 18,
mayscula y negrillas. (Siempre don nmeros menos que el nombre de la
institucin)

7) Al margen derecho se ubicar el sello de la Institucin, unidad o reparto de
forma circular de color negro de 1.7 cm. de dimetro.

8) La imagen del Escudo del Ecuador se usar de acuerdo a la Resolucin 24-
047 del Congreso Nacional relativa a su uso o la norma que se encuentre
vigente.

9) El encabezado estar limitada en la parte final por una lnea negra continua de
1 punto de grosor, que cubra el largo de su estructura. Ejemplo:


COMANDO CONJUNTO DE FF.AA.
DIRECCIN DE OPERACIONES

SE IMPRIME EL LEMA QUE
SE ENCUENTRE VIGENTE

c. Cuerpo

1) Cdigo de referencia.
A dos interlineas del encabezado y al margen derecho, se escribir la
identificacin del documento anteponiendo la palabra Memorando No.: y
conforme el Cap. IV, Art. 9, numeral 2 del presente manual, se escribe el
cdigo de referencia en letra Arial 11, maysculas y negrillas. Ejemplo:


V-32

Memorando No.: CCFFAA-G-3-2012-015-M-O
Memorando Circular No.: CUINMA-PER-2012-215-MC-O

2) Lugar y fecha.

Debajo y a una interlinea del cdigo de referencia, se escribe el lugar de
origen y la fecha de envo, con letra Arial 11 y minsculas. Ejemplo:

Quito DM, 09 de septiembre del 2015

3) Datos del destinatario.

A tres interlneas de la fecha, anteponiendo la palabra PARA: se dirige en
forma personalizada, indicando el tratamiento, grado o ttulo acadmico, los
nombres y apellidos, debajo de este en la siguiente lnea, se coloca el cargo
del funcionario.

En caso de que sea varios funcionarios se enlistan uno debajo del otro, en
letra Arial 11, combinacin de maysculas y minsculas. Ejemplo:

PARA: Capitn de Fragata I.M
Mauricio Madera Rivera
Comandante del BIMLOR.
Capitn - I
Javier Morales Quintana
Oficial de logstica del B.I.Mot 38

PARA: Teniente - Tec. Avc.
Carlos Arteaga Tapia
Teniente de Fragata-SU
Alex Zapata Dvila

PARA: Teniente de Navo-SS
Ing. Santiago Criollo Paredes
Servidor Pblico
Arq. Paulina Hidalgo Coba

PARA: JEFE DE DPTO. GESTION DOCUMENTAL
JEFE DE DPTO. NORMALIZACIN ADMINISTRATIVA

4) Asunto.

A una interlnea de los datos del destinatario, se escribe el vocablo Asunto:
con minsculas y negrillas, a continuacin en minsculas y sencillas, se
escribe en forma resumida sin afectar al sentido, una sntesis de documento,
ejemplo:

Asunto: Entrega de dotacin de Intendencia.


V-33

5) Texto.

A dos interlneas del asunto, se escribe el cuerpo del texto, no se utiliza saludo
de cortesa.

d. Cierre:

Se consideran las mismas especificaciones dispuestas en el Cap. IV, Art. 9,
Numeral. 3 del presente manual

1) Despedida.

Es la expresin que cierra el tema; se escribe a una interlnea despus del
texto: Ejemplo:

Atentamente,

La palabra Atentamente, para dirigir a entidades no adscritas al Ministerio de
Defensa Nacional, puede ir precedida de otras frases de despedida, ejemplos:

- Agradecemos su gentil colaboracin.
- Nos despedimos cordialmente y esperamos su respuesta.
- Aprovecho la oportunidad para expresar mis sentimientos de consideracin
y alta estima.
- Con sentimientos de consideracin.

Luego de estas frase a una interlinea se escribir la despedida, Atentamente,
todo este texto ir en letra Arial 11, minsculas y sin negrillas.

Opcionalmente, a interlnea seguida se escribir el lema o eslogan utilizado
por cada entidad, ejemplo:

Atentamente,

2) Datos del firmante.

Se sita de tres a seis interlneas de la despedida; se aplica la norma
dispuesta en el presente manual en el Cap. IV, Art.9, Num. 3, lit. b.



4) Lneas especiales.

Se escriben a una interlnea del pie de firma con letra Arial 9, minsculas y
sencillas; conforme a la norma dispuesta en el presente manual en el Cap. IV,
Art.9, Num. 3, lit. d. Se pueden incluir: Referencias:, Anexos:, Copias:.

Ver ejemplo Anexo J (MEMORANDO)

V-34

K. OFICIOS

1. DEFINICIN.

Es un documento escrito que contiene informacin sobre aspectos administrativos,
operativos o particulares relacionados con asuntos pblicos o privados, con el
carcter de oficial que permite la intercomunicacin entre personas y/o instituciones,
constituyndose en el medio ms importante de la comunicacin oficial, tanto militar
como para organismos pblicos, privados y personas particulares.

Un oficio es el material escrito o documento por medio del cual podemos dar a
conocer asuntos relacionados con la administracin militar.

El oficio militar sirve para impartir rdenes y disposiciones, comunicar el
cumplimiento de las mismas; remitir documentos oficiales y de manera general, para
tramitar y dejar constancia de toda clase de asuntos oficiales.

La calificacin del oficio, ser de acuerdo a su importancia y contenido, segn el
Reglamento para la elaboracin, manejo y custodia de la documentacin calificada.

El oficio adopta la modalidad de circular, cuando un mismo asunto tiene el propsito
de comunicar a varias autoridades.

2. ELABORACIN.

La elaboracin de este documento se debe mantener siempre una buena
presentacin y esttica proporcional en las interlneas, pudiendo variar los espacios
verticales que se dictan a continuacin, considerando la extensin del texto a
elaborar.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado

El encabezado se ubica en la parte superior de la hoja de idntica manera como
se establece en el MEMORANDO, ejemplo:


V-35


COMANDO CONJUNTO DE FF.AA.
DIRECCIN DE OPERACIONES

SE IMPRIME EL LEMA QUE
SE ENCUENTRE VIGENTE

c. Cuerpo

1) Cdigo de referencia.
A tres interlineas del encabezado y al margen derecho, se escribir la
identificacin del documento anteponiendo la palabra Oficio No.: o Oficio
Circular No.:, conforme el Cap. IV, Art. 9, Num. 2 del presente manual, se
escribe el cdigo de referencia en letra Arial 11, maysculas y negrillas.
Ejemplo:
Oficio No.: CCFFAA-G-3-2012-015-OF-S
Oficio Circular No.: CCFFAA-G-3-2012-015-OFC-O
2) Lugar y fecha.

Debajo y a dos interlineas del cdigo de referencia, se escribe el lugar de
origen y la fecha de envo, con letra Arial 11 y minsculas. Ejemplo:

Quito DM, 09 de septiembre del 2015

3) Asunto.

A dos interlneas de la fecha y alineado a la izquierda, se escribe el vocablo
Asunto: con minsculas y negrillas, a continuacin en minsculas y sencillas,
se escribe en forma resumida sin afectar al sentido, una sntesis de
documento, ejemplo:

Asunto: Remitiendo informe de la Operacin TORMENTA V


A tres interlneas del asunto, escribiremos los datos del destinatario, conforme
el Cap. IV, Art. 9, Numeral 2, literal b. del presente manual

- Tratamiento y/o ttulo acadmico para personal civil
- Tratamiento, grado jerrquico para personal militar
- Nombre del destinatario.
- Cargo del funcionario.
- Institucin, empresa o entidad.
- Direccin o casilla postal.
- Lugar.


V-36

5) Texto.

El texto es la parte ms importante del oficio, ya que contiene la informacin
de la comunicacin, por consiguiente su redaccin ser amplia, clara, concisa
y con cortesa, evitando en lo posible el uso de abreviaturas, respetando las
reglas gramaticales, sintaxis y ortografa de la Lengua Espaola, de tal manera
que las ideas se encuentren concatenadamente unidas y en prrafos no muy
extensos.

El texto iniciar a una interlnea de la frase "De mi Consideracin: ", el mismo
que se escribe a dos interlneas de los datos del destinatario.

A dos interlneas del saludo, se escribe el resto del texto, alineado a la
izquierda, con el bloque justificando, en letra Arial 11, minsculas y sencillas.

Siempre que se responda o se derive a otro trmite debe citarse las
referencias que estn descritas en la lnea especial del mismo nombre.

No se enumeran los prrafos. Cuando existan subdivisiones dentro de un
prrafo, stos sern identificados con nmeros arbigos, seguidos de un punto
(1.) o se utilizar vietas con el guin (-).

d. Cierre:

1) Despedida.

A dos interlneas del final del texto, al margen izquierdo de la hoja, ir la
palabra Atentamente, con una coma al final, y a rengln seguido,
manteniendo esttica hacia el lado izquierdo de la hoja con maysculas el
lema DIOS, PATRIA Y LIBERTAD, conforme el Captulo IV. Ejemplo:

Atentamente,

2) Datos del firmante.

Se sita a cinco interlneas de la despedida; se aplica la norma dispuesta en el
presente manual en el Cap. IV.


Se estampar al lado derecho del pie de firma. se aplica la norma dispuesta en
el presente manual en el Cap. IV.

6) Lneas especiales.

Se escriben a una interlnea del pie de firma, con letras Arial 9, minsculas y
sin negrillas; conforme a la norma dispuesta en el presente manual en el Cap.
IV, Se pueden incluir: Referencias:, Anexos:, Copias:, identificacin de
responsable y datos de la entidad.

V-37

Ver ejemplo Anexo K (OFICIO)

L. ORDEN GENERAL

1. DEFINICIN.

Documento oficial restringido de uso exclusivo para personal de FF.AA de publicacin
diaria o peridica, que se elabora en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas y Comandos Generales de Fuerza; sirve para dar
oportunamente el valor legal a las disposiciones constantes en decretos, acuerdos,
resoluciones y ms aspectos relacionados con el desenvolvimiento institucional.

2. ELABORACIN.

Este documento ser elaborado en un editor de archivos PDF para establecer
claves de seguridad y evitar cambios o modificaciones en los mismos; tambin
facilitar el envo de la orden general va internet o intranet, sirviendo a todos los
usuarios de Fuerzas Armadas que necesiten conocer esta informacin con mayor
alcance, rapidez y seguridad.

El texto debe ser distribuido ocupando el ancho de la hoja delimitado por los
mrgenes, utilizando en la impresin las dos caras de la hoja.

a. Portada o cartula

Las rdenes Generales, debern contener una portada o cartula diagramada y
rotulada en una hoja dividida en tres reas, cada una con doble marco: un exterior
de 3 puntos de grosor y un interior de 1 punto de grosor.

4) rea superior:

6,0 cm.

- Escudo del Ecuador o de la Institucin: A una interlnea del marco superior,
centrado, impreso en color negro de 3 cm. de dimetro.

- Nombre del escaln superior del originador de la Orden general: A una
interlnea del escudo, en letra Arial 16, maysculas, negrillas y centrado

- Nombre de la institucin: A interlnea seguida del nombre del escaln
superior, se escribe el nombre de la Institucin que emite la orden general,
con letra Arial 14, maysculas, negrillas y centrado.

- Nombre del originador: A interlnea seguida del nombre de la institucin, se
escribe, el nombre de Secretara General encargada de la elaboracin de la
orden, con letra Arial 14, Minsculas, negrilla y centrado.


V-38

5) rea central

- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 13,0 cm. y la interior de 15,0
x 12,5 cm.

- En la parte superior constar las palabras ORDEN GENERAL DEL y a
continuacin las siglas de la institucin que emite la orden, con letra Arial 18,
negrillas, subrayado y centrado, ejemplo:

ORDEN GENERAL DEL M.D.N

- A tres interlneas del nombre del documento, se escribe los datos informativos
de la orden, en el que se hacen constar el nmero, fecha y nmero de
pginas, en letra Arial 16, negrillas, minsculas, cada uno de estos
identificadores, estar separado por dos interlneas, a la misma altura de
estos datos informativos, se complementa la informacin con la numeracin,
la fecha y la cantidad de pginas, en letra Arial 16, minsculas y sin negrillas.

- Debajo de las anteriores con la misma consideracin de diseo, las
instituciones deben establecer sistema de registros de seguridad de acceso
automticos con programacin JAVA o PHP, es decir, que cuando estos
documentos se abran a travs del internet o intranet con las respectivas
claves, este documento identifique al usuario que la abri. Los datos que se
consideran son: Su nombre del usuario y la direccin de acceso, ejemplo:

Nmero: 173

Fecha: 23 de noviembre del 2012

Nmero de pginas: 11

6) rea inferior

4,5 cm.

- Centrado en el rea se escribe DOCUMENTO RESTRINGIDO, con letra Arial
14, maysculas, centrado y negrillas y debajo de este se escribe USO
EXCLUSIVO PERSONAL FF.AA, en letra Arial 12, maysculas, centrado y
negrillas.

b. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.
4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

V-39

c. Encabezado

1) Escudo de la institucin

Se imprimir centrado a 1,5 cm. del borde superior de la hoja, el Escudo del
Ecuador (a colores o blanco y negro) para las ordenes generales del Ministerio
de Defensa y los escudos Institucionales para las ordenes generales del
Comando Conjunto y los Comandos Generales de Fuerza, de 1.7 cm. de
dimetro a colores o blanco y negro.

2) Calificacin del documento

A la altura del escudo del Ecuador o Institucional, en la parte superior derecha,
encuadrado dentro de un rectngulo de 6 cm. x 1 cm., se escribir las
palabras: DOCUMENTO RESTRINGIDO en letra Arial 11, negrillas,
maysculas y debajo de estas las palabras USO EXCLUSIVO PERSONAL
FF.AA, en letra Arial 8, negrillas y maysculas, ejemplo:

3) Nombre de la entidad o la razn social

A una interlnea del escudo, se escribe REPBLICA DEL ECUADOR (para
las rdenes del, M.D.N), o MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (para las
rdenes del Comando Conjunto) o COMANDO CONJUNTO DE FUERZAS
ARMADAS (Para las Fuerzas) o con letra Arial 16, negrillas y maysculas.

A interlnea seguida, se escribe el nombre de la Institucin donde se elabora la
orden general, en letra Arial 14, negrillas, maysculas y centrado.

A interlnea seguida, se escribe, SECRETARA GENERAL, ente responsable
de la elaboracin de las rdenes generales en las instituciones, en letra Arial
12, negrillas, maysculas y centradas, ejemplo:

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
SECRETARA GENERAL

d. Cuerpo

1) Identificacin de hojas. (A partir de la 2 hoja)
DOCUMENTO RESTRINGIDO
USO EXCLUSIVO PERSONAL FF.AA

V-40

Se identificarn todas las hojas de la orden general, utilizando la herramienta
informtica que permita en forma automtica, imprimir en cada una de ellas el
nombre, nmero y fecha de la orden general, la misma que debe ser ubicada
en la parte superior derecha de la hoja, en letra Arial 09, sencillas, con
maysculas y minsculas respectivamente, ejemplo:

ORDEN GENERAL MDN Nro. 036 del 15 de mayo del 2102

2) Nombre del documento y nmero de referencia.
A dos interlneas del encabezado, alineado a la izquierda ir el nombre del
documento ORDEN GENERAL, a continuacin se escribe el smbolo de
nmero seguido de los dos puntos Nro.:, luego se escribe el nmero
secuencial con tres dgitos, el que comenzar del 001, con letra Arial 11,
negrillas, subrayado y maysculas, ejemplo:

ORDEN GENERAL No.: 015

3) Fecha de elaboracin.
En el mismo rengln del nombre del documento, alineado a la derecha, se
escribe la fecha de elaboracin de la orden general, compuesto del nombre
del da, separado con una coma, se escribir el nmero del da, el artculo
de, el nombre del mes, el artculo del y el nmero del ao con cuatro
dgitos, con letra Arial 11, negrillas, subrayado y minsculas, ejemplo:

ORDEN GENERAL No.: 015 Martes, 23 de agosto del 2012

4) Texto.

A dos interlneas del ttulo de los documentos, se escribe alineado al margen
izquierdo la abreviacin de Artculo con el nmero de sucesin, a continuacin
el nombre del documento con el nmero de sucesin; separado con punto y
raya, el nombre de la autoridad que lo emite; separado con punto y raya, el
grado que ostenta; separado con punto y raya, la funcin que cumple, con letra
Arial 11, negrillas, maysculas y minsculas respectivamente, ejemplo:

Vista la delegacin conferida mediante Acuerdo Ministerial No. 247 del 10 de
Febrero de 2010, publicado en la Orden General No. 028 de la misma fecha y
de conformidad con lo previsto en el Art. 25 del Reglamento Interno para el
Personal Civil de las FF. AA., concdase la respectiva autorizacin a la seora
servidora Pblica Delgado Delgado Susana Lilian, perteneciente al Hospital
General N 1 de las Fuerzas Armadas, para que por sus propios medios, en uso
de 07 das de permiso descontables de las vacaciones anuales del ao 2011,
se ausente del pas a Miami-EE. UU., a partir del 03 de marzo de 2011.

Tambin se respetar el orden de precedencia y de jerarquizacin
administrativa que posee la documentacin, siendo la siguiente:

a) Decretos.
b) Acuerdos Ministeriales.
c) Resoluciones Ministeriales.

V-41

d) Acuerdos del Comando Conjunto.
e) Resoluciones del Comando Conjunto.
f) Acuerdos de las Fuerzas
g) Resoluciones de las fuerzas.
h) Disposiciones.
i) Derogaciones.
j) Varios.
- Condecoraciones.
- Saludos a unidades.
- Nombramientos a cursos.
- Cancelaciones de cursos.
- Autorizaciones.
- Informativos.
- Rectificaciones
- Felicitaciones.
- Invitaciones.
- Acuerdos de condolencia.
- Servicio de guardia.

A dos interlneas de la designacin del artculo, dependiendo del documento,
se escribe la palabra CONSIDERANDO, con letra Arial 11, maysculas,
centrada y negrillas, ejemplo:

CONSIDERANDO

A dos interlneas del considerando, se escriben las referencias, el marco legal
y las razones del porque se dicta dicho documento, en letra Arial 11,
minsculas y sencilla, ejemplo:

En ejercicio a la delegacin conferida mediante el Art. 11 del Acuerdo
Ministerial No. 1380 del 05 de octubre de 2011, publicado en la Orden General
Ministerial No. 194 de la misma fecha previo el cumplimiento del Art. 10 del
mismo Acuerdo, en nombre y representacin del seor Ministro de Defensa
Nacional.

A dos interlneas del considerando, dependiendo del documento, se escribir
la palabra decreta, acuerda, resuelve, autoriza, con letra Arial 11, maysculas,
centrada y negrillas, ejemplo:

DECRETA
ACUERDA
RESUELVE
AUTORIZA

A continuacin se transcriben textualmente las decisiones o disposiciones
tomadas por las respectivas autoridades, ejemplo


V-42

Art. nico.- Autorizar al siguiente miembro, (03) tres das de Licencia para el
Cumplimiento de Servicios Institucionales en el Exterior de
acuerdo al detalle que se indica:

CLASE: Licencia para el Cumplimiento de Servicios Institucionales
LUGAR: Pasto-Colombia
DURACIN: Del 02 al 04 de marzo de 2011
NMINA: S.P. VALENZUELA ARIAS FABRICIO
JUSTIFICACIN: Cumplir las funciones de conductor del vehculo que
transportar a la comisin que participar en la XI
SICOMFRON en cumplimiento al Acta de la XXIII Reunin
Ordinaria de la Comisin Binacional Fronteriza
COMBIFROM.
ASIGNACIN: La asignacin de dos (02) das de viticos corrern a cargo
del presupuesto del Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas.

Publquese y comunquese.

Dado en el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, en Quito a los cinco
das del mes de marzo del dos mil once.- f) ERNESTO GONZLEZ V.- General
de Ejrcito.- JEFE DEL COMANDO CONJUNTO DE LAS FF. AA.- f) JULIO
MANCHENO PRIAS.- General de Divisin.- JEFE DEL E. M. DEL C. C. DE LAS
FF. AA. f) DIEGO BENALCAZAR CANO.- Capitn de Navo-EMC.- DIRECTOR
DE PERSONAL DEL C. C. DE LAS FF. AA.

Se respetar en el desarrollo de los artculos de los decretos, acuerdos,
resoluciones y otros, que el texto justificado no sea alineado a la izquierda y
debajo de la abreviacin ART. 01.-, ejemplo:

d. Cierre

1) Mensaje del da.

A dos interlneas del ltimo artculo, alineado al margen izquierdo, se escribe
las palabras MENSAJE DEL DA, en letra Arial 11, negrillas y maysculas; y
bajo estas, se escribe entre comillas el mensaje, separados por el punto y
raya (.-) el autor de dicha frase, en letra Arial 11, maysculas sin negrillas,
ejemplo:

MENSAJE DEL DA:

PARA MEDIR LA VIRTUD DE UN HOMBRE, NO HAY QUE MIRAR SUS
ESFUERZOS EXTRAORDINARIOS, SINO SU VIDA COTIDIANA.- Pascal
Blas

2) Pie de firma de la autoridad que ordena la publicacin en forma horizontal.

A dos interlneas del mensaje, se escribe FIRMA LA ORDEN.- con letra Arial
11, maysculas y negrillas.


V-43

A seis interlneas se escribe el pie de firma de la autoridad, como dicta las
normas del presente manual, en letra Arial 11, centrado; junto al pie de firma
se debe estampar el sello de la institucin, ejemplo:

FIRMA LA ORDEN.-

Carlos Humberto Velastegu
Coronel E.M.C
SECRETARIO GENERAL

3) Iniciales identificadoras.

A tres espacios del pie de firma de seor Secretario General, se coloca las
sumillas de responsabilidad, en letra Arial 11, sin negrillas, ejemplo:

PSC/LO

4) Pie de pgina.

numeracin de las pginas en letra Arial 11, centrada y minsculas. Ejemplo:

2 de 8

Ver ejemplo Anexo L (ORDEN GENERAL)

M. PARTE MILITAR

1. DEFINICIN.

Documento escrito o informacin verbal generalmente breve, que en forma clara,
precisa y oportuna hace llegar el subalterno al superior jerrquico para dar aviso o
noticia de un hecho, acontecimiento o novedad.

En las Fuerzas Armadas existen los siguientes tipos de partes: guerra, informacin
de misin, novedades, accidentes, diario, comando, situacin inmediata, diario de
personal, etc.

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 2,5 cm.

V-44

4 IZQUIERDO 3,0 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado

1) Sello de la institucin: a 1,7 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el
institucin, en letras Arial 14, maysculas, negrilla y centrado.
3) Nombre de la Unidad generadora: A interlnea seguido, se escribe el nombre
4) Nombre del documento: A una interlnea, dependiendo del documento, se
escribir la palabra: PARTE MILITAR; en letra Arial 14, maysculas,
centrada, negrillas y subrayado, ejemplo:

FUERZA TERRESTRE
COMANDO DE OPERACIONES TERRESTRE

PARTE MILITAR

d. Texto

1) Ttulo:
Se inicia escribiendo la palabra PARTE, a continuacin las palabras QUE
PRESENTA EL SR. (A.) o (TA.) seguido del grado, apellidos y nombres, la
funcin que desempea, seguido de AL SR. (A.) o (TA.) con el grado,
apellidos, nombres y funcin del destinatario; a continuacin ir la palabra
SOBRE y luego se escribir en forma detallada las razones que llevan a
presentar el informe, en letra Arial 11, maysculas, justificado, negrillas,
ocupando todo el frente que permitan los mrgenes y debajo del bloque una
lnea horizontal de 1 punto de grosor, ejemplo:

PARTE QUE PRESENTA EL SR. MAYO. DE ARMA ANDRADE GARZON
CARLOS ALBERTO, COMANDANTE DEL BATALLON DE INFANTERA
Nro. 3 PICHINCHA, AL SR. CRNL. DE E.M. CORDERO CABRERA JHON
FERNADO, COMANDANTE DE LA BRIGADA DE INFANTERIA Nro. 1 EL
ORO, SOBRE EL ACCIDENTE DEL SR. CBOP. DE ARMA JADAN DIAZ
LUIS ENRIQUE SUCITADO EL DIA JUEVES 14 DE MAYO DEL 2012.

2) Desarrollo:

A continuacin del ttulo del parte, se escribe en forma clara, precisa, concisa
y resumida la novedad presentada; evitando que el resumen de a entender

V-45

alguna otra razn, actividad o acciones de dicho evento, con letra Arial 11,
maysculas, minsculas, negrillas y sencillas respectivamente con texto
justificado, segn el siguiente formato:

1. ANTECEDENTES

(Se expresar en forma sucinta, todas las razones y motivaciones que
hacen necesario elaborar el parte militar).

2. RELACIN CIRCUNSTANCIAL DE LOS HECHOS

(Se expresar en forma detallada y concisa, el ambiente circunstancial y
entorno al acontecimiento ocurrido).

3. ACCIONES TOMADAS

(Se expresar en forma concreta, todas las actividades efectuadas, antes,
durante y despus del acontecimiento ocurrido, enumerando toda la base
legal correspondiente)

e. Cierre:

1) Fecha:

A dos interlneas del desarrollo del parte, ir el lugar y fecha de presentacin
del documento, alineado al margen derecho de la hoja, en letras Arial 11,
minsculas y sin negrillas.

2) Pie de firmas:

A cinco interlneas de la fecha, ir el pie de firma de la persona que eleva el
parte.


Si le corresponde a la persona que emite el parte por su grado y funcin,
estampar al lado derecho del pie de firma el sello.

Ver ejemplo Anexo M (PARTE MILITAR)

N. SOLICITUD (ORGANO REGULAR)

1. DEFINICIN.

Es la comunicacin tipo oficio que se dirige a determinada autoridad o Reparto,
siguiendo el rgano Regular respectivo, con el fin de alcanzar un beneficio o peticin
conforme lo dictan las leyes, reglamentos y normas pertinentes. Este documento tiene
el carcter de oficial cuando se refiere a asuntos relacionados a la carrera militar.

2. ELABORACIN.

V-46

Para la impresin de este documento, se lo realiza en ambas caras de la hoja (En
caso la extensin de la solicitud sea ms de una cara).

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4
2 SUPERIOR 2,5 cm.
3 INFERIOR 3,0 cm.
4 IZQUIERDO 2,5 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado

El encabezado se ubica en la parte superior y cubre todo el ancho de la pgina
con una altura mxima de 4 cm., de idntica manera como se establece en el
oficio.

c. Texto

El texto de la solicitud, detalla el requerimiento o peticin del solicitante en forma
muy puntual y sucinta, se lo realiza con letra Arial 11, con minsculas,
maysculas, negrillas y sencillas en forma combinada segn lo que se est
tratando.

1) Lugar y fecha.

A tres interlneas del encabezado y hacia el margen derecho, se escribir el
lugar y fecha de presentacin de la solicitud, de acuerdo al formato del oficio,
ejemplo:
Ambato, 23 de agosto del 2012


A tres interlneas del encabezado, escribiremos los datos del destinatario de la
autoridad mxima a la que luego del rgano regular se desea llegar, similar a
oficio.

3) Cuerpo de la solicitud:

A continuacin de los datos del destinatario, se escribe el ttulo del
documento, iniciando con la presentacin personal: anteponiendo el YO,
seguido del Grado o Ttulo (Personal Civil), Apellidos y nombres del solicitante
con maysculas y negrillas, a continuacin, el nmero de cdula de identidad
o pasaporte; la funcin y unidad a la que pertenece, a continuacin la frase de
cortesa para llegar a solicitar su peticin; as: pasando por el respectivo
rgano regular de mis inmediatos superiores a usted, mi .., muy
respetuosamente me permito; a dos interlneas de este texto, se escribe en

V-47

negrillas, centros y maysculas la palabra SOLICITAR:, luego a dos
interlneas, se expone los motivos de la solicitud, ejemplo:

Yo, CAPT. DE C.B DANIEL A. CSPEDES S., portador de la cdula de
identidad No. 000456789-1, prestando mis servicios en la Brigada de
Caballera Blindada No. 11 GALAPAGOS como Comandante del G.C.B 2/3,
pasando por el respectivo rgano Regular de mis inmediatos superiores a
usted mi TENIENTE CORONEL, me permito;

SOLICITAR:

Se digne concederme la autorizacin respectiva, para abandonar el
pas, por mis propios medios a ITALIA, en uso de 12 das de mi licencia
anual planificada a partir del 15 al 22 de mayo del 2012.

f. Cierre:

1) Pie de firmas:

La firma ir alineada al margen izquierdo, con el mismo principio de lo que se ha
venido tratando en el presente manual. Para terminar la solicitud, a cinco
interlneas de las razones o motivos de la solicitud, se escribe el pie de firma con
el trmino de SOLICITANTE; de existir documentos de respaldo o
sustentatorios, se adjuntarn a la misma, ejemplo:

Daniel A. Cspedes S.
Capitn - C.B
SOLICITANTE

2) Endosos.

A dos interlneas del pie de firma y hacia el margen izquierdo se escribirn los
endosos necesarios de las autoridades que deben intervenir en el respectivo
rgano regular (mnimo tres) para autorizar o no el pedido del solicitante.

El primer endoso pertenece a la autoridad o a su comandante directo; el
segundo al Oficial, jefe de Recursos Humanos de la unidad y el tercero al
Comandante de la unidad.

La estructura de los endosos poseen tres componentes: 1) La funcin de la
autoridad en letra mayscula seguido de (.-), 2) El lugar y fecha del trmite en
letras minsculas, seguido de (.-), 3) La frase .- la presente ELVESE a
conocimiento del seor (a/ita): 4) Luego el grado apellidos y nombres y funcin
de la siguiente autoridad a quien debe dirigirse el trmite para su autorizacin

V-48

en letras maysculas y 5) La frase final del endoso , para su trmite
respectivo.; a dos interlneas se escribe la palabra OPININ, seguido de
puntos suspensivos que ocupen 5 cm., donde la autoridad podr emitir su
criterio de la autorizacin (FAVORABLE o DESFAVORABLE) de forma
manuscrita con tinta azul. A cinco interlneas de la opinin, ira el pie de firma de
la autoridad al margen izquierdo con el sello respectivo de la unidad, ejemplo:

PRIMER ENDOSO:

EL COMANADANTE DEL G.C.B 3.- Riobamba, 05 de abril del 2012.- Vista la
presente solicitud, ELVESE a conocimiento del seor TCRN. E.M JAIME
POZO ALVARADO, JEFE DEL DPTO. DE RECURSOS HUMANOS DE LA 11
B.C.B GALPAGOS, para su trmite respectivo.

OPINION: Favorable

Luis Fernando Narvez
Teniente Coronel - E.M.
COMANDANTE DEL G.C.B 3

Ver ejemplo Anexo N (SOLICITUD)

O. TARJETAS

1. DEFINICIN

Son comunicaciones de carcter protocolario, particular, con estilo determinado
generalmente de uso social, existen tres tipos de tarjetas: De presentacin y de
Invitacin.

3. ELABORACIN

a. Tarjetas de presentacin.

1) Encabezado

Este documento est elaborado en una tarjeta de 9 cm. x 5,5 cm., el
encabezado consta del Escudo o Insignia de la Institucin, que se coloca a 0,5
cm. del borde superior, en el centro, impreso a colores, en dorado o repujado de
1,5 cm. de dimetro.

2) Texto

A dos interlneas del Escudo, se escriben los nombres y apellidos con letra Arial
8 en minsculas sin negrillas, luego a interlnea seguida; el grado sin
abreviacin en letra Arial 8 en minsculas y sin negrillas; en la interlnea seguida
se escribe el cargo o funcin en letra Arial 8 en maysculas y negrillas.

V-49

3) Cierre

A dos interlneas del texto, se imprime una doble lnea que adorna la tarjeta
para separar el texto del cierre (Para el MDN, color amarillo o dorado; para el
CC.FF.AA, color rojo, azul y celeste; para la FT, color rojo; para la FN color azul
y para la FA color celeste). Luego a una interlnea y utilizando los costados
inferiores de la tarjeta, se escribe: al costado izquierdo, la direccin de la unidad
la misma que se distribuye en dos filas y debajo de esta, la ciudad y pas;
mientras que al costado derecho y a la misma altura de la direccin, se escribe
el e-mail, debajo de este los nmeros telefnicos convencionales y celulares de
la oficina y los nmeros convencional y celulares particulares, todo esto escrito
en letra Arial 7 en minsculas y sin negrillas.

b. Tarjetas de Invitacin.

1) Encabezado

Este documento est elaborado en una tarjeta tamao INEN A6, con una
orientacin de la hoja horizontal, en cartulina de hilo o martillada de 80 a 90
gramos aproximadamente. El encabezado consta del Escudo o Insignia de la
Institucin o de la autoridad, que se coloca a 0,5 cm. del borde superior, en el
centro, impreso a colores, en dorado o repujado de 2,5 cm. de dimetro; a dos
interlneas de Escudo, se escribe el cargo de la autoridad remitente, en letra
Arial 14, minsculas y negrillas

2) Texto

El texto ir escrito en letra Arial 11, minsculas, cursiva y a dos interlneas del
encabezado, al margen izquierdo ir la frase "Tiene el honor de invitar a...",
seguida a esta frase se escribir el grado, nombre, apellido y/o cargo del
destinatario (en negrillas) , anotndose a continuacin en forma sucinta la clase
de evento y, luego ir impresa la frase,.." que ofrecer el"..., dejando el espacio
para la fecha y la hora del evento.

3) Cierre

A dos interlneas del texto y hacia el margen izquierdo ir impreso la palabra
"Lugar:" para anotar la direccin del evento. A interlnea seguida, ir escrito la
palabra "Tenida:" para completar con los datos necesarios. Hacia el margen
inferior derecho ir escrito la frase "Confirmacin:" y nmero de telfono al que
haya que comunicar la aceptacin o excusa de la invitacin, ejemplo:

Ver ejemplo Anexo O (TARJETAS DE PRESENTACIN E INVITACIN)


V-50

P. MENSAJE MILITAR

1. DEFINICIN.

Es un mensaje breve que se enva al destinatario, para tramitar o comunicar
asuntos que tienen prioridad o requieren urgente conocimiento, atencin, accin
inmediata y/o pronta contestacin; enviado a travs de un sistema tcnico o
mensajera

El mensaje militar adopta la modalidad de circular, cuando un mismo asunto tiene el
propsito de comunicar a varios organismos o personas.

Deber estar redactado en forma comprensible, a fin de que su contenido no se
interprete de diferente forma de lo que realmente se quiera informar o comunicar.

En su texto se deber suprimir artculos, conjunciones, interjecciones, palabras cuya
omisin no alteran su contenido.

2. ELABORACIN.

a. Mrgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA
1 HOJA INEN A-4 HORIZONTAL
2 SUPERIOR 2,0 cm.
3 INFERIOR 2,0 cm.
4 IZQUIERDO 2,5 cm.
5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado

1) Sello de la institucin: a 1,7 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el
institucin, en letras Arial 14, maysculas, negrilla y centrado.
4) Nombre del documento: A un espacios, dependiendo del documento, se
escribir la palabra: MENSAJE MILITAR; en letra Arial 12, maysculas,
centrada, negrillas y subrayado, ejemplo:


V-51

FUERZA TERRESTRE
COMANDO DE OPERACIONES TERRESTRE

MENSAJE MILITAR

c. Texto

1) Calificacin del documento.

En la parte superior de la hoja sobre el escudo y al final del documento
centrado y una vez autorizado la calificacin del documento se lo estampar
con sello de caucho de 7 cm. de largo por 7 mm de ancho con letras
maysculas o impreso en computador en letra Arial 18, maysculas y negrillas
la palabra de la calificacin; color azul para CONFIDENCIAL y RESERVADO;
y, rojo para SECRETO y SECRETISIMO.

2) Precedencia.

Es la prioridad e importancia que se da al trmite del documento, en base al
contenido del texto y la rapidez con que desea que llegue el mensaje al
destinatario. La Precedencia es asignada por el originador, de acuerdo a los
siguientes grados: URGENTSIMO (UU), URGENTE (U), PRIORITARIO (P),
NORMAL (N).

El originador del mensaje debe considerar que la importancia del texto no
implica necesariamente urgencia y evitar el uso indebido del grado de
precedencia, ya que tiende a obstaculizar el trfico normal de mensajes que por
regla general, an los de menor precedencia sern entregados inmediatamente
a los destinatarios.

3) Datos de codificacin.

A dos interlneas de la palabra mensaje militar, escribiremos los datos de
codificacin, alineados al margen izquierdo, en letra Arial 11, minsculas y
maysculas, negrillas y sencillas respectivamente, el siguiente orden:

- Nmero: (Cdigo de Referencia):

A dos interlneas de la clasificacin del documento, se escribe la palabra
Nmero:, luego se codifica el nmero del mensaje de idntica manera
como se lo hace para los oficios, considerando la secuencial numrica y en
el espacio del tipo de documento se colocar la Msm de mensaje militar,
ejemplo:

Numero: CUINMA-PER-2012-231456Z-Msm-S


V-52

La codificacin del nmero de referencia o de documento del mensaje militar
estar conformada de la siguiente manera:

o Identificacin de la Institucin
o Identificacin de la Unidad que genera el documento
o Ao en cuatro dgitos
o Nmero secuencial, el mismo que constar de 6 nmeros seguidos de la
letra R, S o Z que corresponde al uso horario respectivo conforme a la
descrito en el Captulo XXXX de este Manual. Los 6 nmeros
corresponder a: los dos primeros al da, los dos siguientes a la hora y
los dos ltimos a los segundos.

Ejemplo:

231456Z, donde 23 es el da, 14 la hora, 56 los minutos y la letra Z, al
uso horario.

- Fecha:

A interlnea seguida, se escribe la palabra Fecha:, a continuacin la fecha
del documento, ejemplo:

Fecha: 12-MAY-2012

- Destinatario

A interlnea seguida, se escribe la palabra Destinatario:, seguido se escribe
la abreviacin de Sr.: o Srs: y las siglas identificadoras de la o las unidades
militares, ejemplo:

Destinatario: Srs.: MDN - CCFFAA CGFT CGFN

4) Cuerpo del mansaje.

Al redactar el mensaje militar, lo ms importante es tener capacidad de
sntesis. Esto se logra expresando, exclusivamente, las ideas principales y
suprimiendo las secundarias; se debe escribir oraciones cortas, separadas por
puntos seguidos y no por comas. Evitar tambin las preposiciones y
conjunciones que no sean estrictamente necesarias. Al final del texto se
concluye con la despedida en forma abreviada Atto., en letra Arial 11,
mayscula y justificada.

g. Cierre:

1) Pie de firma:

A cinco interlneas, ir la firma de la autoridad que firma el mensaje, de acuerdo
a lo establecido en el Cap. IV del este manual.


V-53




A tres interlneas del pie de firma se escribirn las iniciales de responsabilidad
tanto de elaboracin como de supervisin, y se realizarn las respectivas
rbricas.

4) A un regln de las rbricas, se colocar el Grupo de Fecha y Hora de la recepcin
y trasmisin, tanto del originador, del centro de mensaje y la firma del
comunicante responsable del mensaje.

Ejemplo:

G. Fecha-Hora -
Recep/Transm.
G. Fecha-Hora Recep.
Centro Mensaje
Firma: Comunicante responsable

Nota: El trmino Mensaje Oficial, radiograma y telegrama han sido remplazados por el
de Mensaje Militar.

Ver ejemplo Anexo P (MENSAJE MILITAR)

Q. SOBRES Y FUNDAS PARA DESPACHO

Siendo los sobres y las fundas un complemento de los documentos y comunicaciones
militares, servirn para enviar correspondencia calificada y ordinaria a nivel nacional e
internacional y a travs del Correo Militar y valija diplomtica, estos deben
confeccionarse y presentarse de acuerdo a las siguientes normas:

1. En la parte frontal, superior izquierdo, tendr el escudo institucional de 2 cm. de
dimetro, de color negro y bajo este con letra Arial 12, maysculas y negrillas, se
escribir el nombre de la institucin y a interlnea seguida el nombre de la direccin,
departamento, unidad generadora del documento, con letra Arial 11, maysculas y
negrillas.

2. Al extremo derecho del sobre, a la misma altura del nombre de la unidad generadora,
se escribir la codificacin del documento en letra Arial 11, minsculas y negrillas. (En
caso de enviar documentacin calificada, no se hace constar la abreviatura ni el sello
de calificacin en el sobre o funda de despacho.

3. Al cuarto interlneas del nombre de la institucin, al margen izquierdo, irn los datos
del destinatario, en letra Arial 11, como dicta la norma respectiva.


V-54

4. El uso ser exclusivo para remitir esquelas, invitaciones, tarjetas y otros afines, el
membrete ser coloca en la parte superior mismo que ser colocado en la parte
frontal, del borde superior izquierdo, ejemplo:

5. Fundas Grandes

Servirn para remitir correspondencia de mayor volumen; como legajos, paquetes,
libros, y dems documentaciones afines, se elaboran con las siguientes normas:

Tendr impreso en sentido horizontal de la funda, un escudo institucional de 3 cm de
dimetro, a 3 cm del borde superior y 3 cm del izquierdo. A rengln seguido bajo el
escudo, ir centrado el nombre de la Institucin, escrito en letra Arial 16. El sobre
adherido a la funda de Manila quedar a 3 cm. aproximadamente del borde derecho
de la misma.


V-55

(Ver Anexo Q Funda Manila).

6. Sobre para envo de CDs

Se utilizar un sobre de 13.5 cm. X 13.5 cm (cuadrado) diseada exclusivamente
para enviar solamente el disco CD sin el estuche plstico de proteccin. El
sobre deber ser elaborado con el color insignia de la Institucin o puede ser
elaborado en sobres de manila color amarillo. En la parte central va el escudo
de la Institucin a colores o en negro para los sobre de manila, de 7 cm. de
dimetro. A tres interlneas se escribe el nombre de la Institucin, en letra Arial 16,
maysculas y negrilla, a dos interlneas va el nombre del reparto subordinado que
enva la informacin magntica, en letra Arial 12, maysculas y negrillas. El
CD deber estar identificado con marcador negro indeleble, escribiendo con
letra maysculas manuscrita, el nombre o nombres de los documentos, el
nmero de oficio al cual pertenece esa informacin, la fecha y en la parte
superior e inferior la calificacin del mismo, ejemplo:

SECRETO

V-56

7. Normas generales para envo de documentos en sobres y fundas

a. Todo sobre y funda que contenga documentacin oficial, ser engomado y
cerrado, colocando en sus bordes cinta adhesiva, y estampando el sello del
Reparto remitente en la solapa, asegurando su inviolabilidad.

b. Los documentos calificados debern ir dentro de un "sobre interior",
conteniendo el respectivo sello de calificacin en los extremos superior e inferior,
para luego introducirlo en la funda.

c. Hacia el centro del sobre o funda manila, bajo el escudo y el nombre de la
Institucin, ir pegado el sobre terrestre vaco, con la identificacin, nombre,
grado o cargo, direccin y lugar del destinatario tal como fue escrita en la
comunicacin; mientras que la comunicacin y sus anexos irn dentro de la funda
manila. Si es calificado, no ir la letra de calificacin.

d. Las comunicaciones que se tramitan internamente en la unidad, o que son
unidades ubicados dentro de una misma jurisdiccin, pueden ser remitidos sin
sobre, llevndolos en carpetas para su proteccin; salvo de aquellas que tengan
calificacin, cuyos sobres o fundas no llevarn nada escrito en su parte frontal,
nicamente ir la identificacin de la comunicacin y el sello de calificacin,
tratando de esta manera guardar la seguridad e integridad de la informacin.

e. La correspondencia que contenga anexos voluminosos, se despachar en fundas
manila, formando paquetes, y el sobre vaco que contenga la comunicacin, se
pegar con cinta adhesiva en la parte central del bulto, simtricamente, a fin de
que forme una sola unidad, evitando prdida de la comunicacin y sus anexos.

f. Para insertar la comunicacin dentro del sobre, previamente se colocar el
documento en posicin frontal como para leerlo, recogiendo la parte inferior de la
hoja y doblarla hacia arriba, luego se procede al segundo doblez, recogiendo la
parte superior, quedando dividido el documento en tres partes iguales, listo para
insertar en el sobre.

R. DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- Cualquier reforma o actualizacin al Manual para Elaboracin de la
Documentacin Militar en las Fuerzas Armadas (MEDOMI) ser realizada por el
Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, a solicitud de las Secretarias Generales
de Fuerza

SEGUNDA.- La difusin y distribucin del Manual estar bajo responsabilidad del
Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y la ejecutar a travs de los medios de
comunicacin de datos, Internet o red institucional de datos, as como en forma fsica a
travs de rdenes generales y oficios a todos los Comandos Generales de Fuerza.

TERCERA.- Para la aplicacin, elaboracin, supervisin, coordinacin y control, se
considera los siguientes aspectos legales que rigen a la Institucin Militar:
a. Constitucin de la Repblica del Ecuador.
b. Ley Orgnica de la Defensa Nacional.

V-57

c. Ley de Personal de las Fuerzas Armadas.
d. Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica (LOTAIP) y su
Reglamento General.
e. Ley del Sistema Nacional de Archivos.
f. Reglamento para Elaboracin, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentacin
Militar calificada de Fuerzas Armadas (RT3 IV).
g. Reglamento para el Funcionamiento de Microfilmacin y Archivos de las FF.AA.
(Publicado en O.G.M. 043 del 16-OCT-1992).
h. Normas Tcnicas emitidas por el INEN


VI-1

CAPITULO VI

MANEJO DOCUMENTAL EN FUERZAS ARMADAS

A. PROCESO DE GESTIN DE LA DOCUMENTACIN MILITAR

La Gestin de documentos militares, se entiende como un conjunto de
actividades administrativas y tcnicas tendientes al manejo, organizacin y
control de la documentacin producida y recibida por la Institucin, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

1. RECEPCIN

a. Toda documentacin, correspondencia y dems comunicaciones dirigidas a
la Institucin Militar, debern ingresar directamente al Departamento o
Seccin de Gestin Documental y Archivo de la Secretara General, a
travs de la recepcin de documentos, donde se registran, clasificacin,
escanean, e ingresan a un sistema informtico de gestin documental, para
la difusin electrnica en la Institucin o en sus repartos o unidades
correspondientes.

b. Toda documentacin dirigida a un Reparto, Direccin o unidad menor ser
recibida en la secretara de la unidad administrativa encargada de la
recepcin, donde se proceder a registrar, clasificar, escanear y tramitar.

c. El personal designado para recibir las comunicaciones, las clasificarn en
"Calificadas" y/u "Ordinarias"; registrar en el libro correspondiente; pondr
el Sello de Trmite; nmero secuencial de control de ingreso en el margen
superior derecho de la hoja; fecha de recepcin; y pasar al Comandante o
Jefe, para conocimiento, trmite y acciones respectivas.

d. Todos los Repartos, Departamentos y unidades subordinadas, una vez que
reciben las comunicaciones sern responsables de su accin y custodia.

e. En caso de que el documento deba pasar a otra unidad para una nueva
accin, ser devuelto a la secretara de la unidad encargada que origin el
trmite para el registro, control y despacho respectivo.

f. En conclusin toda documentacin generada en una Institucin, Unidad,
Reparto o unidad militar debe ingresar y egresar por la Secretara,
manteniendo de esta manera el control total del manejo de la
documentacin, siendo importante que todas las unidades mantengan un
sistema informtico bsico para este propsito.


VI-2

2. CLASIFICACIN

a. Las comunicaciones recibidas previas a su trmite y de acuerdo a su
Destino se clasifican en: Oficiales (Institucional) y Particulares
(personales).

b. Se deber poner atencin a las comunicaciones calificadas las mismas que
sern ingresadas, tramitadas y archivadas de acuerdo al Reglamento para
Elaboracin, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentacin Militar
Calificada, RT-3-IV

c. Se consideran documentos oficiales los dirigidos en forma impersonal a
cualquier autoridad naval que en razn del cargo les compete conocer, esto
es, cuando en el sobre conste nicamente el cargo, o el nombre y el cargo
de la autoridad naval; correspondencia que pasar a ser propiedad de la
Institucin y por ningn motivo puede ser retenida por alguna personal
militar o servidor pblico de la Institucin.

d. Las comunicaciones y documentos oficiales que traen sello de calificacin
de S, R, C, T, se entregaran directamente al Oficial Jefe del Departamento o
Seccin de la gestin documental y Archivo de la Institucin o al Segundo
Comandante del reparto para su registro en el LIBRO DE
DOCUMENTACIN CALIFICADA.

e. Se considera correspondencia o documento particular, aquella
comunicacin que trae el nombre, grado del destinatario y/o que tenga la
leyenda de "Personal" y se entregarn al destinatario en sobre cerrado.

f. Cuando exista duda, si una comunicacin es oficial o personal, el
encargado de la recepcin, registro y control, consignar una leyenda que
diga: Si no es personal devuelva a esta unidad.

g. Las comunicaciones calificadas solo sern abiertas por el Oficial, Tripulante
o Servidor Pblico responsable de esta tarea y que este calificado para esta
gestin.

3. DISTRIBUCIN

a. Una vez recibida y clasificada la documentacin, es enviada para
conocimiento del Secretario General, quien la distribuir electrnicamente a
travs del sistema informtico o por el sistema mensajero a las diferentes
Direcciones, Departamentos o Secciones, Unidades o Repartos.

b. Las comunicaciones y documentos oficiales que traen sello de calificacin
de S, R, C, T, una vez registrados en el LIBRO DE DOCUMENTACIN
CALIFICADA, se debern entregar personalmente a su destinatario o a su

VI-3

Delegado, quin firmar en el libro de lo recibido, para su accin
correspondiente.

c. De acuerdo a la naturaleza y contenido de las comunicaciones, stas se
enviarn para conocimiento del Comandante, Director o Jefe, salvo el caso
de delegacin expresa a otra autoridad militar.

d. Las comunicaciones con carcter de "urgente" debern ser tramitadas
inmediatamente, previo a la comprobacin como tales y registro respectivo.

e. Una vez tomado conocimiento y accin respectiva de las comunicaciones
recibidas por el Jefe respectivo, la persona responsable proceder a su
distribucin y registro en el Libro correspondiente cuando sea de trmite
interno y; en caso de trmite externo, en el "Registro de Entrega-
Recepcin de Comunicaciones por Mensajero".

f. Cuando existan anexos o valores adjuntos en la correspondencia y
comunicaciones recibidas, se har constar este particular en los libros, as
como el nombre de la persona o personas a las que se entrega la
comunicacin.

g. Los documentos remitidos va fax, no tienen valides legal y jurdica, por lo
que la documentacin deber ser en original o copia certificada.

4. DESPACHO

a. El despacho de la correspondencia debe ser centralizado en cada reparto a
travs de la secretara o unidad encargada de esta tarea.

b. Las comunicaciones deben ser contestadas y despachadas normalmente
en el trmino de 48 horas de recibidas; salvo aquellas que por su trmite
(prioridad) deben ser contestadas en un perodo menor al plazo establecido.
Los documentos que llevan el trmite de Urgente o Urgentsimo debern
ser contestados inmediatamente.

c. La correspondencia oficial de rutina o de naturaleza tcnica, que no
requiera accin, revisin o comentario de los oficiales de la cadena de
mando, puede ser enviada directamente al destinatario, a menos que el
Comandante Superior en la cadena de mando ordene lo contrario: Toda
correspondencia oficial deber ser enviada siguiendo el rgano regular
respectivo. .

d. Cuando se despache un documento va correo militar, quedar constancia
de lo realizado, registrando en formularios de Registro de
Entrega/Recepcin de Comunicaciones por Mensajero con los datos
necesarios y firmas de quienes entregan y reciben.


VI-4

e. Los formularios de registro se encuadernarn en un libretn con una
caratula en cartulina del color representativo de las instituciones militares,
ejemplo:

148 mm

210 mm

f. De acuerdo a la naturaleza, caractersticas del contenido de la
correspondencia recibida, o la urgencia, exijan de un trmite inmediato, la
persona encargada del ingreso cumplir con las normas y procedimientos
determinados para tal efecto.

g. Las comunicaciones ingresadas que no requieran contestacin, sern
entregadas a la autoridad correspondiente y al personal interesado, para su
conocimiento y devuelta al responsable para su registro y archivo
respectivo.

h. Cuando el Jefe del Reparto o unidad determine que se requiera de la
participacin de varias otras oficinas, se sacarn tantas copias como
unidades deban conocer y tomar accin.

5. HOJA Y/O SELLO DE TRMITE

a. Sirve para canalizar y controlar el trmite, despacho y archivo de la
correspondencia que ingresa a un Reparto, Direccin o Unidad
administrativa.

b. La Hoja de trmite deber colocarse frente al documento en la parte
superior izquierdo, mientras que el Sello de Trmite deber estamparse al
reverso de la comunicacin que se recibe, sin que interfiera espacios
escritos (parte superior). Podr ser sello de caucho o impreso en el
computador, si le es posible.

FUERZA NAVAL DEL ECUADOR

REGISTRO DE ENTREGA-
RECEPCIN DE COMUNICACIONES
POR MENSAJERO

REPARTO:(nombre del Reparto usuario)


VI-5

c. Una vez colocado la hoja y/o sello de trmite en el respectivo documento,
se proceder a poner el nmero secuencial de control de ingreso de
documentacin en el margen superior derecho de la comunicacin.

6. REGISTRO Y CONTROL

El registro y control de la correspondencia Ordinaria, se lo har a travs de los
sistemas informticos o en forma manual con ayuda del formato estandarizado
para dicha actividad en el Libro o Bitcora de Registro y Control de
Documentacin Ordinaria (Ingreso y Envo),

El primero de enero de cada ao, todos los Repartos, Direcciones,
Departamentos, etc. a travs de los responsables o encargados de manejar
los registros y archivos de los documentos y comunicaciones, procedern a
abrir los Libros o Bitcoras de Registro y Control de Documentacin
Ordinaria. Es preferible tener libros de 200 hojas aproximadamente con el fin
de distribuir lgica y convenientemente las comunicaciones, se llevarn dos
libros: una para comunicaciones recibidas y otra para comunicaciones
enviadas.

El 31 de Diciembre de cada ao, todos los Repartos, Direcciones o Unidades,
a travs de los responsables o encargados de manejar los registros y archivar
los documentos y comunicaciones procedern a cerrar los Libros o Bitcoras
de Registro y Control de Documentacin Ordinaria; para lo cual a partir de
la ltima comunicacin registrada al final de ao (31 Diciembre de cada ao),
se trazar una lnea horizontal a lo largo de toda la hoja y bajo sta, la persona
que realiza el cierre del libro o bitcora deber poner la fecha de cierre y a
cuatro renglones poner la firma, grado y nombres dejando constancia de la
accin realizada, incluyendo el Sello del Reparto en la parte central del lado
izquierdo a fin de evitar alteraciones en los Registros.

7. AUTENTICACIN DE DOCUMENTOS

La Autenticacin se lo define como la afirmacin de verdadero y genuino del
contenido de un documento, en el que una persona autorizada aparece como
testigo de la legalizacin de un documento firmado por un titular.

Todo Director, Jefe de Departamento o Unidades administrativas menores,
tienen la facultad para proporcionar informacin y autenticacin de
documentos y comunicaciones que sean de su competencia y emitidos por
su reparto, bajo su entera responsabilidad.

La persona responsable de la firma de autenticacin, ser delegada y
autorizada por escrito por el Jefe o Comandante del Reparto emisor.

La autenticacin de documentacin calificada de Secreto y Secretsimo solo
ser autorizada y firmada por el Comandante del Reparto emisor.

VI-6

Para autenticar un documento, se utilizar un sello, que estar conformado
por los elementos, tamao y forma siguientes:

El sello tendr como encabezado el Escudo de la Institucin, el nombre de
Institucin, Fuerza, Unidad o Reparto, en letra Arial 12, maysculas y
negrillas y el nombre del Reparto que emite el autenticado, en letra Arial 11,
maysculas y negrillas.

Llevar el ttulo de: AUTENTICACION DEL DOCUMENTO y a continuacin
el detalle de afirmacin y veracidad del contenido del documento, cantidad
de hojas, firma y cargo de la persona autorizada para legalizar la
autenticidad, el tamao del sello ser de 6,5 x 9 cm, ejemplo:
9 cm

6,5 cm

B. PRSTAMO DE DOCUMENTOS Y ENTREGA DE INFORMACIN MILITAR

1. En el mismo reparto

La documentacin requerida en calidad de prstamo, dentro de un mismo
reparto o dependencia, debern ser autorizadas por el oficial responsable de
cada seccin o departamento, debiendo registrarse en el formulario de
control de prstamo de documentos, la misma que contendr en el anverso
los datos de identificacin del documento prestado y en el reverso la
constancia y legalizacin del prstamo y devolucin respectiva.

FUERZA NAVAL
DIRECCIN DE DESARROLLO ADM.

AUTENTICACIN DEL DOCUMENTO

El documento que antecede es fiel copia del original,
siendo autntico en su forma y contenido: Son 09 f.u.

Quito, 29 de enero de 2010


VI-7

2. A otro reparto

Para proporcionar documentos o textos en calidad de prstamo a otro
reparto o dependencia de afuera, la persona que solicita deber hacerlo en
forma oficial al Comandante, Director o Jefe del Reparto en donde reposa el
mismo. Se deber adems, realizar el recibo del prstamo y el registro en el
formulario de control de prstamo de documentos.

3. Militares en servicio activo

Los militares en servicio activo podrn solicitar el prstamo de
documentacin ordinaria en el reparto al que pertenecen o a otro reparto,
previo a realizar una solicitud oficial, con una explicacin de las razones para
tal solicitud.

4. Militares en servicio pasivo

Los militares en servicio pasivo no podrn solicitar el prstamo de
documentacin ordinaria en ningn reparto, pero podrn solicitar copias
certificadas de todo o parte de documentacin ordinaria, previo a realizar una
solicitud oficial, con una explicacin de las razones para tal solicitud.

5. Niveles de Comando que pueden autorizar el prstamo y entrega de
documentacin

El seor/a Ministro de Defensa podr autorizar, cuando se trate de
documentos calificados o que por su naturaleza no lo pueda hacer el Jefe del
Comando Conjunto de Fuerzas Armadas; o este, en caso que no lo puedan
hacer los Comandantes de Fuerzas y as sucesivamente.

Exclusivamente el Jefe de Estado Mayor Operacional, el Jefe de Estado
Mayor Institucional, los Comandantes de Fuerza, los Directores, el Sub-
secretario de Defensa, Jefes del Estado Mayor de las Fuerzas y
Comandantes de repartos tienen bajo su responsabilidad, la facultad para
prestar los documentos oficiales a militares en servicio activo y/o pasivo,
luego de que se han realizados los trmites pertinentes.

6. Personal civil o autoridades civiles

El personal civil o las autoridades civiles que requieran informacin de
documentacin ordinaria de la Fuerza, debern realizar solicitud oficial a la
Autoridad correspondiente, segn lo dicta la Ley de Transparencia y acceso
a la Informacin Pblica; pero cuando se trate de documentacin calificada,
debern hacer la solicitud al Ministro de Defensa Nacional.

En caso que la informacin solicitada sea efectuada por las autoridades de la
Asamblea Nacional, se deber observar las normas contempladas en los

VI-8

artculos 120 numeral 9, Art. 131 de la Constitucin de la Repblica, y de la
Ley Orgnica de la Funcin Legislativa.

7. Control y seguimiento de la documentacin prestada

a. El encargado del manejo y control de la documentacin prestada, ser el
responsable de realizar el seguimiento y recuperacin de la misma; as
como, constatar su integridad y sus anexos, ingresar nuevamente al
archivo, registrando la novedad en el formulario de control para prstamo
de documentos, de encontrar novedad, har el parte correspondiente para
las acciones del caso.

b. El Militar o Servidor Pblico encargado de los documentos o textos del
archivo, deber peridicamente verificar su existencia e informar las
novedades a la autoridad correspondiente, debiendo obligarse a la
reposicin respectiva y en caso de prdida, iniciar las acciones legales y
reglamentarias para tal efecto.

c. Para el prstamo de libros, textos y similares, aquellos repartos que
posean en sus pequeas bibliotecas, debern registrar y controlar esta
accin a travs de tarjetas individuales que estarn insertadas en cada
texto o libro; que al momento del prstamo se registrar en stas todos los
datos necesarios para su control, las mismas que quedarn en poder de la
oficina que presta, hasta su devolucin, ejemplo:

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
Cdigo : 074
TITULO : METODOLOGA PARA DESARROLLO DE PROCESOS
AUTOR: ING. JONNATHAN PAREDES S.
NOMBRE
DEL LECTOR
FECHA RETIRO FIRMA USUARIO
FECHA
ENTREGA
Sara Liz
Carpio P.
20-Oct-06

05-NOV-06

d. Los textos y documentos afines, debern ser ordenados y arreglados por
su naturaleza, siguiendo un orden numrico o alfabtico y controlndose
los mismos a travs de un ndice que sirve a la vez como inventario, el
mismo que debe ser constantemente actualizado.

e. El prstamo de documentos ordinarios se lo har hasta por un plazo
mximo de 72 horas, luego de lo cual deber devolverse a la respectiva
oficina. En casos especiales se podr solicitar una prrroga del plazo
concedido, si el caso amerita.

VI-9

f. Referente al prstamo de documentos calificados, luego de los trmites
oficiales, se les facilitar en el propio reparto y bajo custodia del
responsable, si por situaciones de la cantidad de informacin, necesite ms
tiempo para leer el documento, podr continuar al da siguiente, evitando en
todo momento que el documento salga de la custodia Institucional, salvo
ciertas excepciones en la que las autoridades as lo hayan decidido.

g. Aquellas Unidades que posean un proceso automatizado de recepcin,
registro y control de correspondencia y documentacin, debern mantener
en paralelo con el procedimiento manual hasta lograr determinar el ptimo
y eficaz funcionamiento del proceso digitalizado y automtico, luego del
cual podr eliminarse el proceso manual, previo a la revisin y aprobacin
de las autoridades respectivas.

h. El formato de registro para facilitar o prestar los documentos ordinarios o
clasificados, ser el siguiente:

REGISTRO Y CONTROL DE PRSTAMOS
O
R
D
Autorizado
Por
Fecha
prstam
o
Identificacin y
asunto del
documento
Grado
nombre y
firma del
solicitante
Fecha
entrega


VII-1

CAPTULO VII
ARCHIVO DE DOCUMENTOS

A. BASE LEGAL PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS

El Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos,
dirigido a las Instituciones Pblicas y Privadas, dispuesto por la Ley Orgnica
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, est publicado en el
Registro Oficial No. 67 del 25 de Julio de 2005, la principal base legal para el
manejo de los archivos constan en:
- LA CONSTITUCIN DE LA REPBLICA DEL ECUADOR TITULO III,
Captulo tercero. Seccin cuarta. Art. 91, 92, Publicado en el Registro Oficial
No. 449 del 20 de octubre del 2008

- LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, Publicado en el Registro
Oficial No. 265 del 16 de junio de 1982

- EL REGLAMENTO DE LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Publicado en el Registro Oficial No. 517 del 20 de junio de 1983.

- LA LEY ORGNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIN PBLICA, que en su ART. 10.- CUSTODIA DE LA
INFORMACIN, dice:

Es responsabilidad de las instituciones pblicas, personas jurdicas de
derecho pblico y dems entes sealados en el artculo 1 de la presente
Ley, crear y mantener registros pblicos de manera profesional, para que
el derecho a la informacin se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en
ningn caso se justificar la ausencia de normas tcnicas en el manejo y
archivo de la informacin para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso
a la informacin pblica, peor an su destruccin.

Quienes administren, manejen, archiven o conserven informacin pblica,
sern personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la
dependencia a la que pertenece dicha informacin y/o documentacin, por
las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber
lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultacin, alteracin, prdida
y/o desmembracin de documentacin e informacin pblica. Los
documentos originales debern permanecer en las dependencias a las
que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos generales o
Archivo Nacional.


VII-2

El tiempo de conservacin de los documentos pblicos, lo determinara la
Ley del Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen la
conservacin de la informacin pblica confidencial.

B. NORMAS PARA EL ARCHIVO

1. DEFINICIN

El archivo es un instrumento creado por la administracin con el fin de
recolectar, ordenar, clasificar y sistematizar la informacin para utilizarla en el
momento requerido, el mismo que facilita el normal desenvolvimiento de
cualquier empresa, entidad o institucin; desempeando un papel
importante, porque es la fuente de consulta histrica de los datos y
documentos que en l reposan.

El archivo de documentos en la Institucin Armada, se base en tres principios
bsicos: Orden, Arreglo y Referencia.

a. El ordenamiento de los documentos en el archivo, se har con la ayuda de
ndices y referencias, para encontrar y no para buscar los papeles
archivados, a base de un sistema de archivo que garantice que los
documentos siempre estn en orden para su localizacin oportuna.

b. Las carpetas de los archivos, debern agrupar a un nmero tal de
comunicaciones, que no rebase o incomode su manejo, caso contrario se
abrir otra carpeta identificando su continuacin.

c. El archivo de documentos y referencias se abrir el 01 de enero de cada
ao, conformando el ndice o gua segn el sistema de archivo que se
adopte, cerrndose a fin de ao y elaborando el inventario de los
documentos calificados.

d. Las comunicaciones ordinarias y calificadas sern archivadas por
separado, segn el sistema de archivo que se adopte, debiendo el
material calificado ser archivado por regla general en caja fuerte, de
acuerdo al reglamento para la seguridad de documentos.

e. Las rdenes, regulaciones, informativos de carcter circular de consulta o
de cumplimiento permanente, sern archivadas indistintamente de la
documentacin administrativa.

f. Los repartos, direcciones o unidades que reciben grandes volmenes de
catlogos, revistas, folletos, informes, inventarios, actas, solicitudes,
directivas, planes, etc., se archivarn debidamente clasificados
indistintamente de la documentacin administrativa.


VII-3

g. Los documentos de un mismo asunto como son: oficios, radiogramas u
otros, recibidos y/o enviados se archivarn en forma cronolgica, en un
solo expediente, que no dificulte encontrar los papeles de un archivo,
debiendo abrirse una carpeta especial por asunto.

2. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO

a. Toda dependencia deber contar con una persona calificada, que se
encargue permanentemente del manejo y custodia del archivo en la
dependencia respectiva.

b. El Supervisor del rea, ser el encargado de revisar semestralmente, el
correcto manejo, conservacin y custodia de los archivos, conforme a las
normas e instrucciones de seguridad vigente.

c. La documentacin calificada ser minuciosamente verificada
trimestralmente, comparando con el registro de inventario, a fin de limitar
su diseminacin, prevenir su reproduccin y velar por su integridad,
debiendo existir las actas de novedades respectivas.

d. Los encargados del manejo de la documentacin calificada, antes de ser
relevados del cargo, entregarn mediante acta y previo inventario, los
documentos que estn bajo su responsabilidad, en especial las
comunicaciones secretas y secretsimas.

e. Ninguna persona que labore en las entidades adscritas o dependientes del
Ministerio de Defensa Nacional, designado o no para el manejo y archivo
de correspondencia, puede suministrar informacin, prestar, sacar copias,
exhibir o disponer de documentos sin estar expresamente autorizados.

f. El personal recin graduado y/o nombrado, previo al manejo de un archivo
de documentos, debe recibir la instruccin del personal ms antiguo de la
especialidad de administracin y cumplir los requisitos para encargarse del
manejo, custodia y seguridad de la documentacin militar calificada de
acuerdo al reglamento respectivo.

g. Los Comandantes, Directores o Jefes, deben hacer conocer a las
Secretaras Generales, sobre instrucciones de archivo no contemplados
en este manual o que en la prctica resulten inadecuados, con el fin de
evaluar y establecer la norma respectiva.

3. DE LA CLASIFICACIN INTERNA DEL ARCHIVO

a. Archivo Activo, que est compuesto por la correspondencia y ms
documentos afines, que debe permanecer en la dependencia de uno a
tres aos.


VII-4

b. Archivo Pasivo, que agrupa los documentos que en un tiempo fueron
activos y que luego debern permanecer en condicin de pasivos de
cuatro a quince aos, conforme lo determinan varias leyes de carcter
administrativo-financiero, como es el caso de la documentacin contable y
cuya conservacin o eliminacin (Cortado, guillotinados, rasgados o
triturados para reciclaje, previas actas certificadas con presencia de
inteligencia, fotografas y videos de lo actuado. No se incineran, por
proteccin ambiental), ser de conformidad a sus propias
reglamentaciones.

c. Los repartos, direcciones, unidades y organismos militares, establecern
sus archivos activos y pasivos, de acuerdo a esta norma y conforme vayan
cumpliendo los requisitos de permanencia o conservacin; y se eliminar
(consideracin anterior) o se remitir al archivo pasivo de la Institucin.

d. Los sistemas de archivo de cada dependencia de los repartos u
organismos debern funcionar bajo un esquema descentralizado,
manteniendo su independencia de acuerdo a las funciones institucionales,
mantendrn sus propios archivos.

4. DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

a. Sistema de archivo orgnico por Repartos

1) El archivo por reparto se iniciar, preferentemente con la
correspondencia perteneciente al reparto que archiva la misma, luego
segn el orden indicado en el literal anterior.

2) La correspondencia bajo este sistema, ser archivada
cronolgicamente, cuidando de no abrir carpetas para los repartos que
no tengan documentacin y formando expedientes para aquellos
documentos relacionados a un mismo caso que sern archivados en un
mismo caso, ejemplo:


VII-5

b. Sistema de archivo alfabtico por asuntos

1) Este sistema de archivo, almacena los documentos de acuerdo al rea,
funcin, campo o contenido de la comunicacin y no de acuerdo a la
frase que se coloca al frente de la palabra Asunto, del oficio o
memorando, que sirve simplemente para que el destinatario se entere
en resumen de lo que trata el mismo.

2) En este tipo de archivo se debe establecer los campos genricos,
(seccin mayor) de los documentos a archivarse, luego establecer las
divisiones y subdivisiones que se derivan de la seccin mayor y que
abarcan aspectos relativos a un mismo asunto.

3) La documentacin, por este sistema ir ubicando tanto las secciones
mayores como las divisiones y subdivisiones en orden alfabtico, y
dentro de cada carpeta cronolgicamente, formando expedientes para
casos particulares con los documentos de un mismo asunto, debiendo
archivarse en el orden de recibo o despacho, ejemplo:

c. Archivo numrico - cronolgico

1) Este sistema, es un auxiliar de los dos sistemas de archivo indicados
anteriormente y sirve fundamentalmente para archivar las copias
enviadas o para documentos que contienen numeracin secuencial
peridica.

2) Los documentos con este sistema de archivo, se agruparn en
secuencia numrica, orden cronolgico, cdula de identidad, etc.,
ejemplo:

VII-6

a) Secuencia numrica:

001-AA-0-04
002-AA-0-04, etc.

b) Secuencia cronolgica:

01-ENE-04
20-ENE-04
15-FEB-04, etc.

c) Secuencia cdula de identidad:

061840364-2
090487385-4
180125996-9, etc.

d. Archivo de documentos pendientes o temporales

Su finalidad es recordar algn trabajo que se deba ejecutar en una fecha
determinada. Para arreglar un archivo de este tipo utilice carpetas que
llevan anotado el nmero y da de cada mes, entonces cada da al llegar al
trabajo en esa fecha, unifica los trabajos pendientes, contiene material que
debe ser guardado por corto tiempo.

5. HOJA DE REFERENCIA CRUZADA.

a. Este formulario ser utilizado para facilitar la localizacin rpida y
oportuna que por referirse a varios aspectos, pueden ser guardados en
diferentes asuntos del archivo.

b. El formulario contendr informacin sobre identificacin del documento,
asunto del que trata, referencia del archivo en que se encuentra los
documentos originales y las observaciones.

c. En caso de registros personales o individuales que incluya a varias
personas, con importancia para el personal militar o civil, es mandatorio
la elaboracin de la hoja de referencia cruzada.


VII-7

6. NORMAS PARA LA CONSERVACIN Y ELIMINACIN DEL ARCHIVO

a. De la conservacin del archivo

1) Documentos temporales o transitorios

Son aquellos que durante su permanencia en el archivo activo, pierden
su valor documentario y por tanto pueden ser destruidos al finalizar su
perodo de permanencia luego de un ao completo.

2) Documentos referenciales

Son los que contienen la informacin administrativa y operativa de los
repartos, cuyo valor documentario va perdindose paulatinamente
segn la ley, permanecen en el archivo activo hasta por tres aos,
incluyendo el ao en que fueron ingresados y/o contestados, luego de
lo cual pasan al archivo pasivo en donde debern conservarse entre 8
y 15 aos y aquellos de importancia institucional en el archivo general

VII-8

del Comando General, o a su vez, ser eliminados por no tener valor
alguno, luego de este perodo. (Cortados, guillotinados, rasgados o
triturados para reciclaje, previas actas certificadas con presencia de
inteligencia, fotografas y videos de lo actuado. No se incineran, por
proteccin ambiental).

3) Documentos histricos

Son aquellos que por su importancia y trascendencia, deben ser
conservados indefinidamente, por cuanto contienen informacin de
carcter permanente e histrico para la Institucin y sirven para
elaborar la biografa militar de sus miembros, leyes, reglamentos,
normas, sistemas, estadsticas, etc.

La documentacin histrica por su naturaleza, debe mantenerse el
archivo activo por 3 aos y pasar al archivo pasivo hasta que se
califique su importancia institucional histrica y se traspase al archivo
general del Comando Conjunto.

Los documentos que tienen este carcter son: partes de campaa
militar, inventarios de bienes patrimoniales, ordenes generales, leyes,
reglamentos, decretos, acuerdos ministeriales, registros oficiales, libros
de vida militar, carpetas de documentos personales, escrituras,
informaciones sumarias y judiciales, etc.

Los documentos ordinarios y calificados, de las dos ltimas
clasificaciones anteriores, podrn ser escaneados antes de ser
eliminados, siempre y cuando no afecten a la integridad de la
informacin, contradigan las disposiciones legales que exigen su
permanencia en archivo y que por su importancia y caractersticas
especiales, puedan ser objeto de investigacin histrica.

Los encargados del archivo de cada direccin, reparto o unidad bajo la
supervisin de un oficial, en el mes de enero de cada ao, efectuar
una evaluacin de los documentos para calificar su contenido y
clasificar de acuerdo a esta norma, previo a su custodia o remisin al
archivo para su captacin de imagen (escaneado), segn cada caso,
utilizando el formulario de evaluacin de documentos de archivo.

VII-9

La documentacin calificada que permanece en el archivo, se ir
calificando al trmino de los plazos que se detallan a continuacin y se
descalificar automticamente a los 8 aos de su creacin.

RECALIFICACIN

Los documentos que se tramitan en los juzgados penales y asesoras
jurdicas, que se agreguen a juicios, informaciones sumarias, se
conservarn dentro de los expedientes de cada proceso y los
referenciales o histricos en el mismo caso, se conservarn durante
el tiempo que sean requeridos de acuerdo con la ley.


VII-10

b. De la eliminacin del archivo

La eliminacin de la documentacin de archivo, se realizar cumpliendo
primeramente con las normas establecidas en la Clasificacin de los
documentos para la conservacin, para los distintos tipos de documentos
y previo el visto bueno del Director, Jefe o Comandante del Reparto, con
la participacin de la comisin de eliminacin de documentos, de acuerdo
a la regulacin de inteligencia respectiva.

La eliminacin se entiende por la accin de cortar, guillotinar, rasgar o
triturar el papel para facilitar su reciclaje, por ley est prohibido quemar o
incinerar este material por el impacto ambiental que produce.
La eliminacin de correspondencia y ms documentos afines, se debe
clasificar la documentacin, separando la ordinaria de la calificada, a
continuacin se levantas las actas de todo lo que se va a destruir, una vez
confirmadas las actas, se procede a eliminar la calificada en primera
instancia y luego la ordinaria, posterior a esto una vez terminada la
eliminacin, se debe mezclar todos estos retazos para confundir y evitar
que se puedan sustraer las partes de los documentos, especialmente la
documentacin calificada; luego se colocan en fundas o saquillos para
poder llevarlas hacia las fbricas de papel para que sean licuadas y
preparadas para su posterior uso; durante todo el proceso debe estar
presente la comisin de eliminacin y personal de inteligencia, apoyados
con evidencias fotogrficas y de videos que constaten todo lo actuado.

Se dejar constancia en el informe de eliminacin de documentos, el acta
de acuerdo a la regulacin respectiva.

Los documentos histricos slo podrn ser eliminados, cuando hayan sido
grabados en el sistema de captacin de imgenes (SISTEMA DE
CAPTACIN DE DOCUMENTOS) y no constituyan reliquias histricas.

INFORMACIN COMPLEMENTARIA

Documento:
MEDOMI 2012
TTULO: MANUAL
ADMINISTRATIVO
ELABORACIN
DOCUMENTACIN
Cdigo:

ORIGINAL:
Organismo Ejecutivo:
Direccin de Educacin y Doctrina
Conjunta de las Fuerzas Armadas
(DIEDMIL)

Organismo ejecutor:
Secretaras Generales de Fuerza

REVISIN
Fecha de aprobacin Comisin :
Oficializacin con el Carcter de:
Normativa
Por Acuerdo Ministerial Nro. _____
Publicado en la Orden Ministerial Nro.

Fechas de iniciacin estudio:
Junio de 2011
Fecha de aprobacin final

Comisin Interna del COMACO
Fecha de iniciacin: 2011-09-01

Integrantes de la Comisin de
Elaboracin y Edicin

NOMBRES:

Mayo. Petronio Segarra
Capt. Gonzalo Falcon
Subs. Ignacio Nieto
Lcda. Mnica Pez

Fecha de aprobacin:

INSTITUCIN REPRESENTADA:

COMANDO CONJUNTO FF.AA.
FUERZA TERRESTRE
FUERZA AREA
FUERZA NAVAL

Manual de Elaboración de Documentación Militar 2012 Sin Clave

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originalbeschreibung:

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Manual de Elaboración de Documentación Militar 2012 Sin Clave

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

COMANDO CONJUNTO DE

LAS FUERZAS ARMADAS

Das könnte Ihnen auch gefallen